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gia O Documento de
Arquivo
O Documento de Arquivo
“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e por seus sucessores para efeitos futuros.” - Sólon Buck.
O Documento de Arquivo
Documento é o registro de uma informação, independente da natureza do suporte que a contém.
O Documento de Arquivo
Suporte refere-se ao material físico ou digital no qual a informação é registrada.
Dentre eles: fotografia, mapa, arquivo digital, etc.
O Documento de Arquivo
“O termo Arquivo pode ser usado para:
1- Conjunto de documentos;
2- Móvel para guardar;
3- Local do acervo e órgão/instituição onde será guardado e conservado.”
- Marilena Leite.
O Documento de Arquivo
Funções Básicas:
1- Guarda;
2- Conservação;
3- Disponibilização – função principal.
O Documento de Arquivo
Finalidade do Arquivo: facilitar a consulta dos documentos por seus usuários.
O Ciclo de Vida dos Documentos
Alerta! Assunto campeão em provas!
O Ciclo de Vida dos Documentos
Nomenclaturas diferentes: 3 idades, 3 ciclos, 3 estágios.
O Ciclo de Vida dos Documentos
Refere-se a uma classificação quanto à frequência de uso do documento:
1- Arquivo corrente ou primeira idade;
2- Arquivo intermediário ou segunda idade;
3- Arquivo permanente ou terceira idade.
O Ciclo de Vida dos Documentos
1- Arquivo corrente ou primeira idade: Refere-se à guarda de documentos que são consultados com frequência. Possuem valor primário.
O Ciclo de Vida dos Documentos
2- Arquivo intermediário ou segunda idade: Refere-se à guarda de documentos que não são consultados mais com tanta frequência, e que estão aguardando destinação final em armazenamento temporário, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Possuem valor primário.
O Ciclo de Vida dos Documentos
- Possuem valor primário; - Precisam estar acessíveis, mesmo com
menor utilização;- Deve ser cumprido o PRAZO PRECAUCIONAL.
O Ciclo de Vida dos Documentos
3- Arquivo permanente ou terceira idade:Podemos entender como os arquivos de fato.
- Refere-se à guarda de documentos que devem ser conservados definitivamente por valor histórico ou documental;
- Não possuem mais valor administrativo.
O Ciclo de Vida dos Documentos
Dica importante:
As 3 idades são complementares na busca da conservação e organização adequada.
O Ciclo de Vida dos Documentos
Quanto à localização física:
- Correntes: junto aos órgãos produtores;
- Intermediários: afastados dos órgãos;
- Permanentes: em centros culturais ou instituições de ensino e pesquisa.
O Ciclo de Vida dos Documentos
Quanto ao acesso aos documentos:
- Correntes: restrito ao produtor-responsável;
- Intermediários: acesso pelo público quando autorizado pelo gerador;
- Permanente: liberado ao público.
O Ciclo de Vida dos Documentos
Quanto à transferência e ao recolhimento:
Corrente para intermediário → transferência
Intermediário para permanente → recolhimento
O Ciclo de Vida dos Documentos
Dicas importantes:
Em caso de não existência de arquivo intermediário:
- Um documento permanente pode voltar a ser corrente?
- Documentos recolhidos – 3ª idade –continuam tendo valor?
A avaliação de documentos é feita através de sua própria análise e seleção.
Tem como objetivo fixar prazos para sua guarda e eliminação.
Avaliação de Documentos
Após ser realizada a avaliação do documento, é feita através de sua própria análise e seleção.
- Destinação refere-se ao encaminhamento a guarda temporária ou permanente, eliminação ou microfilmagem.
Destinação
Conjunto de ações que darão destino ao documento.
Objetivos:
A - Reduzir ao essencial os arquivos;
B - Aumentar a recuperação das informações;
C - Conquistar espaço físico.
Plano de Destinação
A avaliação ocorre na fase corrente.
Etapas
Forma-se uma equipe técnica para integrar a Comissão de Avaliação e Destinação Documental.
A equipe deve ser constituída por: arquivistas, profissionais da área, entre outros.
Competência
Existem dois instrumentos de destinação:
- Tabela de temporalidade;
- Lista de eliminação.
Dica Importante
Processo de investigação e sistematização de categorias arquivísticas que sustenta a estrutura de um fundo, sendo um dos seus objetivos principais assegurar através do seu resultado a avaliação das séries documentais.
Identificação de Documentos
Identificação do Órgão Produtor:
- Coleta de dados sobre as informações essenciais a respeito da estrutura orgânica do órgão produtor.
- Objetiva conhecer profundamente o órgão.
Identificação de Documentos
Identificação de tipos documentais:
- Análise dos elementos que identificam os documentos, bem como a elaboração de instrumentos estáveis que normalizem os procedimentos.
Identificação de Documentos
Metodologias:- Diplomática ou Arquivística. - Quando se parte da diplomática, o elemento
inicial é a decodificação do próprio documento, sendo suas etapas: anatomia do texto ao discurso, do discurso à espécie, da espécie ao tipo, do tipo à atividade, da atividade ao produtor.
Identificação de Documentos
Metodologias: - Quando se parte da arquivística, o elemento
inicial necessariamente é a entidade produtora, cujo percurso é: da competência à estrutura, da estrutura ao funcionamento, do funcionamento à atividade refletida no documento, da atividade ao tipo, do tipo à espécie, da espécie ao documento.
Identificação de Documentos
Dica Importante:Enquanto a espécie documental é o objeto da Diplomática, a Tipologia Documental, representando melhor uma extensão da Diplomática em direção à Arquivística, tem por objeto o tipo documental.
Identificação de Documentos
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