O Impacto das tecnologias da informação na produção · PDF fileO documento arquivístico é: informação registrada, independente da forma ou do suporte Produzida ou recebida

Universidade de Brasília Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação (FACE)Departamento de Ciência da Informação e Documentação (CID) Curso de Arquivologia. Informática Documentária - 182.508Professora: Ivette Kafure

O Impacto das tecnologias da informação na produção documental

Tópicos

O Impacto das tecnologias da informação na produção documental - Profa. Ivette Kafure - 2

1. Produção documental

2. Arquivologia clássica

3. Impacto das tecnologias da informação

4. Nova concepção arquivística

5. Produção documentos digitais

6. Discussão/conclusões

7. Referências bibliográficas

8. Atividade

O documento arquivístico é: informação registrada, independente da forma ou do suporte

Produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade

Que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades

≠

Produção documental

O documento arquivístico digital é: um documento arquivístico, em formato digital: produzido processado e armazenado por um computador


Produção documental

Um bom tratamento realizado nos arquivos correntes, garantiriam:

* uma transferência segura aos arquivos intermediários

* a salvaguarda da memória institucional nos arquivos permanentes

Os arquivos eletrônicos, por serem predominantementeencontrados em fase corrente, até a década de 1980

Eram pouco contemplados por estudos teóricos oupráticos


Ruptura paradigmática: o objeto da Arquivologia desloca-se do “arquivo” para a informação arquivística

Ou seja, a informação gerada pelos processos administrativos e por eles estruturada

Clássica: seu objeto era o arquivo

Identificado como conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma dada administração

Era o arquivo custodiado por uma instituição arquivística

Arquivologia clássica vs ruptura paradigmática


Clássica: suas principais entidades eram os documentos de arquivo como “artefatos” físicos, e

As interações entre estas entidades eram consideradasorgânicas por natureza

Ruptura paradigmática: tem um objeto duplo:

1) a informação arquivística (conteúdo semântico do documento) e

2) seu contexto gerador, ou seja, o processo de criação dos documentos (conteúdo diplomático do documento)

Arquivologia clássica vs ruptura paradigmática


Os usuários, com o acesso às tecnologias dainformação:

• produzem novas demandas e • provocam a realocação ou supressão de

fronteiras que demarcam tais espaços

Emergem espaços informacionais virtuais cuja existência, longe de excluir as instituições documentais tradicionais

sugere-lhes novas possibilidades de gestão da informação

Impacto das tecnologias da informação


Como se aplicaram métodos tecnológicos modernosà produção de documentos

seu crescimento nas últimas décadas tem sido emprogressão antes geométrica do que aritmética

Uma redução na quantidade de tais documentos torna-se essencial, tanto para o próprio governo quanto para o pesquisador

Na eliminação de documentos públicos é preciso que se tenha o máximo cuidado para que seconversem os que têm valor



• O documento mudou, então, de um objeto físico para um objeto conceitual, controlado por meta – dados quecombinam virtualmente conteúdo, contexto e estrutura

• Documentos deixam de ser artefatos fechados

• O documento não é mais um objeto passivo, umregistro de evidência,

• Mas um agente ativo, jogando um papel contínuo na vida de indivíduos, organizações e sociedades



• Os arquivos, à semelhança dos documentos, não maissão considerados como reflexos de uma dada e estáticaordem física de acumulação

• Mas sim como a melhor e mais completa possibilidade dese capturar as múltiplas dinâmicas de criação e autoria que possam estar refletidas em documentos

• O arranjo e descrição concentrando-se menos nos documentos e nos arquivos como entidades físicas e maisna compreensão das múltiplas inter- relações e usos dosdocumentos



Impacto nova concepção arquivística

• O foco transfere-se, agora, do documento em si para o seu contexto de produção

• Do artefato físico para os objetivos de sua criação

• Nos últimos anos os arquivistas começaram a vislumbrar a Arquivística sob um prisma distinto deoutras épocas

• Deixando de considerar as já clássicas fases documentais (corrente, intermediária e permanente)como estanques e distintas entre si

• Para as compreender como integrantes de um mesmo processo


Esta concepção de arquivística integrada retirou osarquivos corrente e intermediário do anonimato

Do ponto de vista dos impactos no universo arquivístico,alguns autores sugerem que existe a necessidade de:

• partir do modelo "arquivos direcionados para os arquivistas"

• para "arquivos direcionados para os usuários“

O desenvolvimento da informática foi a mola propulsorada evolução informacional



• Hoje existe tanta informação disponível para consulta

que se tornou praticamente impossível ler todos os documentos existentes sobre o assunto de interesse

• O conceito de "lugar" torna-se secundário para oprofissional da informação e para os usuários

• Onde a informação se encontra não é o mais importante e sim o acesso à informação



A ênfase na gestão da informação desloca-se:

• do acervo para o acesso, • do estoque para o fluxo da informação• dos sistemas para as redes

Instituições como arquivos, bibliotecas e centros de documentação adquirem:

• novas vocações• renovam funções que lhe são históricas e • superam outras



Produção documentos digitais - dificuldades

O documento de arquivo em ambiente tradicional se caracteriza primordialmente pela sua estabilidade(permanência e durabilidade)

A autenticidade do documento arquivístico está ligada à sua estabilidade

≠

Os documentos processados por um computador podem ser manipulados sem deixar qualquer vestígio

sendo instáveis e extremamente vulneráveis àintervenção humana e à obsolescência tecnológica



• Fragilidade intrínseca do armazenamento digital – degradação física do suporte

• Rápida obsolescência da tecnologia digital: hardware, software e formatos

• Dificuldade em garantir a integridade dos documentos– fácil acesso



• Complexidade e custos da preservação digital

• Dependência social da informação digital: dependênciado documento digital como fonte de prova das funçõese atividades de

* indivíduos,

* instituições e

* governos


Produção documentos digitais - soluções

• Ações arquivísticas para a preservação incorporadas emtodo o ciclo de vida dos documentos, desde a etapa deplanejamento e concepção de sistemas eletrônicos paraque não haja perda nem adulteração

• Ações de preservação que garantam o acesso contínuo aos conteúdos e funcionalidades

• Necessidade de participação ativa dos arquivistas e das instituições arquivísticas no processo de gestão dedocumentos digitais


• Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentesdestrutivos, provendo-se de instalações que anulem oureduzam os efeitos maléficos dos agentes externos e

• Empregando métodos que preservem os materiaisperecíveis, seja na forma original, seja em qualquer outra forma

• As questões legais relativas à manutenção da acessibilidade dos documentos e a garantia de acesso aoscidadãos, precisam ser consideradas com propriedade oupodem acarretar a perda de todo um trabalho técnico

Produção documentos digitais - soluções


Discussão - conclusões

O objeto da arquivística ainda é hoje objeto de discussãoentre os profissionais:

• alguns consideram que deve ser os aspectos relativos àconservação da memória

• outros privilegiam o acesso à informação• outros falam da eficácia administrativa

Os documentos eletrônicos vêm representando um desafio para a teoria arquivística

Falta uma ligação entre as práticas já consolidadas e ofuturo da arquivística


Discussão - conclusõesO grande desafio desta nova era consiste na capacidadede gerir a informação produzida e acumulada no mododigital

Sem esquecer um presente e um passado-passivo dedécadas de documentos gravados em suportescomerciais

Se deve assegurar a proteção dos documentos, qualquerque seja seu suporte e ao mesmo tempo permitir o acessoas informações neles contidas

O tratamento adequado na fase corrente garantirá a preservação e acessibilidade dos documentos no arquivopermanente


Reflexão

Vale dizer, que todo o investimento aplicado na organização de arquivos terá seu retorno compensado pela redução de tempo gasto na recuperação da informação

pois,

Informação não indexada ou indexada incorretamente é informação inacessível ao usuário, e está só é

valiosa quando acessível


Referências bibliográficas

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Identificar a partir da lista de itens, a seguir, quais podem estar relacionados ao impacto das tecnologias da informação na produção documental, justificando sua escolha

Relação entre o conteúdo e o suporte. Conteúdo deve ser separado do suporte de tempos em tempos e transferido para outro

Características das estruturas materiais e lógicas. Aparece de forma evidente ao usuário

Conservação dos documentos. Conservar as unidades materiais sob a melhores condições possíveis

Atividade


Identificação de documentos. Não é uma entidade material, nem pode ser identificada como tal

Relação entre o conteúdo e o suporte. Conteúdo éinseparável do suporte no qual foi registrado

Características das estruturas materiais e lógicas. Não é imediatamente evidente e é habitualmente desconhecida pelo usuário

Consignação e utilização de símbolos. Feito sobre um suporte com o auxílio de símbolos que devem ser decodificados para que o ser humano possa compreender

Atividade


Conservação dos documentos. Deve-se, periodicamente transferir os dados para outros suportes, isto é, efetuar uma cópia para novos dispositivos

Consignação e utilização de símbolos. Feito sobre um suporte com o auxílio de símbolos que o ser humano pode compreender

Identificação de documentos. É uma identidade material

Atividade


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