Obeh dokladov na Technickej univerzite vo Zvolene – časť ... · Zmluva o poskytnutí NFP ORP podľa projektov –PM odovzdá neodkladne po podpise zmluvy o poskytnutí NFP –

1

TECHNICKÁ UNIVERZITA VO ZVOLENE

Organizačná smernica č. 7/2010

Obeh dokladov na Technickej univerzite vo Zvolene – časť projekty financované zo štrukturálnych fondov EÚ

Zvolen, december 2010

2

3

TECHNICKÁ UNIVERZITA VO ZVOLENE

Organizačná smernica č. 7/2010

OBEH DOKLADOV NA TECHNICKEJ UNIVERZITE VO ZVOLENE – ČASŤ PROJEKTY FINANCOVANÉ ZO ŠTRUKTURÁLNYCH FONDOV EÚ

OBSAH

A. Úvodné ustanovenia ...................................................................................................... 4 1. Účel a dôvod vydania smernice ................................................................................ 4 2. Postavenie Oddelenia riadenia projektov v procese realizácie projektov ŠF EÚ .... 5B. Všeobecné ustanovenia ................................................................................................. 6 1. Definovanie základných činností v procese obehu dokladov .................................. 6 2. Definovanie základných druhov dokladov realizácie projektov ŠF EÚ .................. 6 3. Definovanie kontroly dokladov v procese obehu dokladov ..................................... 8 4. Definovanie zodpovednosti zamestnancov pri schvaľovaní finančných operácií ... 9 5. Povinné náležitosti vybraných dokumentov ........................................................... 10C. Obeh dokladov ............................................................................................................. 11 1. Ostatné registratúrne záznamy ............................................................................... 11 2. Dodávateľská faktúra .............................................................................................. 13 3. Dodávateľská faktúra za nákup majetku ................................................................ 13 4. Dodávateľská faktúra za stavebné práce ................................................................ 17 5. Dodávateľská faktúra za dodávky režijného charakteru ........................................ 17 6. Cestovné príkazy ..................................................................................................... 18 7. Vyúčtovanie nákupu v hotovosti ............................................................................. 19 8. Obeh ostatných dokladov ........................................................................................ 20D. Záverečné ustanovenia ................................................................................................ 24E. Prílohy .......................................................................................................................... 25 Príloha č. 1 Použité skratky .......................................................................................... 26 Príloha č. 2 Vymedzenie pojmov .................................................................................. 27 Príloha č. 3 Delegovanie právomoci a zodpovednosti schvaľovania dokladov ........... 28 Príloha č. 4 Krycí list projektu ...................................................................................... 29

Pôsobnosť: Technická univerzita vo Zvolene

Spracoval: Oddelenie riadenia projektov

Kontrolou dodržiavania poverení:Všetci zamestnanci Technickej univerzity vo Zvolene, ktorí sa zúčastňujú procesu obehu dokladov za projekty financované zo Štrukturálnych fondov EÚ.

Účinnosť: 1. 12. 2010

4

A. Úvodné ustanovenia

1. Účel a dôvod vydania smernice

(1) Účelom tejto organizačnej smernice je stanoviť pravidlá na zabezpečenie jed-notného, optimálneho, plynulého, včasného spracovania dokladov vznikajúcich v procese realizácie projektov financovaných zo Štrukturálnych fondov Európ-skej Únie (ďalej projekty ŠF EÚ).

Smernica popisuje informačné toky a archiváciu dokumentov, právomoci ove-rovania a schvaľovania operácií a dokladov.

(2) Predkladaná smernica nerieši procesy súvisiace s manažovaním projektov ŠF EÚ. Tieto sú súčasťou Organizačnej smernice 6/2006 o spracovaní projektov podporovaných Ministerstvom školstva SR alebo z iných zdrojov na Technickej univerzite vo Zvolene.

(3) Súvisiace predpisy:

• zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,• zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších pred-

pisov,• zákon č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite v znení ne-

skorších predpisov,• zákon č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zme-

ne a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,• Organizačná smernica č. 5/2005 o uplatňovaní zákona č.502/2001 Z. z. o fi-

nančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých záko-nov v znení neskorších predpisov v podmienkach TU vo Zvolene,

• Organizačná smernica č. 6/2006 o spracovaní projektov podporovaných Mi-nisterstvom školstva SR alebo z iných zdrojov na Technickej univerzite vo Zvolene,

• Organizačná smernica 5/2010 o verejnom obstarávaní v podmienkach TU vo Zvolene,

• Organizačná smernica č. 4/2010 o pracovných cestách a cestovných náhra-dách zamestnancov Technickej univerzity vo Zvolene,

• Registratúrny poriadok TU vo Zvolene,• Registratúrny plán TU vo Zvolene,• Organizačný poriadok TU vo Zvolene,• iné právne predpisy SR a EÚ,• iné schválené pravidlá na realizáciu projektov financovaných zo ŠF EÚ ria-

diacimi orgánmi.

5

(3) Obeh dokladov je záväzný pre všetky projekty financované zo ŠF EÚ. V prípade potreby môže kvestor TUZVO v súčinnosti s príslušnou organizač-

nou súčasťou TU ďalej upraviť procesy a obeh dokladov metodickým pokynom, najmä za projekty organizačných súčastí TU (napr. CĎV) alebo za projekty, kde určité fázy procesu spracovania dokladov sa nerealizujú v TU, ale u hlavného partnera (žiadateľa NFP) projektu.

Obeh dokladov projektov financovaných zo ŠF EÚ, realizovaných VŠLP, si tátoorganizačná súčasť primerane upraví v súlade s platnými pravidlami samostatne.

2. Postavenie Oddelenia riadenia projektov v procese realizácie projektov ŠF EÚ

(1) V zmysle Organizačného poriadku Technickej univerzity vo Zvolene jednotli-vé procesy a činnosti súvisiace s realizáciou uzatvorených zmlúv o poskytnutí nenávratného príspevku zo ŠF EÚ koordinuje Rektorát - Oddelenie riadenia projektov (útvar riadený kvestorom).

(2) Poslaním Oddelenia riadenia projektov na TU vo Zvolene je vykonávať činnos-ti, ktoré súvisia s riadením činností súvisiacich s prípravou a realizáciou projek-tov financovaných zo Štrukturálnych fondov EÚ.

(3) Predkladané metodické usmernenie obehu dokladov vyplýva zo skutočnosti, že úlohou ORP je metodicky usmerňovať a koordinovať riadiace kapacity projek-tov ŠF EÚ.

(4) Medzi ďalšie činnosti, ktoré pracovníci oddelenia pre zabezpečenie realizácie

projektov ŠF EÚ vykonávajú, patria: a) vedenie účtovnej evidencie projektu, ktoré predstavuje

• evidenciu, likvidáciu dodávateľských faktúr projektu,• príprava podkladov pre zaraďovanie majetku projektu,• finančný manažment (úhrady platieb) v spolupráci s finančným mana-

žérom projektu,• účtovná likvidácia tuzemských cestovných príkazov, prípadne iných úč-

tovných dokladov projektu,• finančný reporting projektu,• archivácia účtovných dokladov projektu,

b) správa registratúrneho spisu projektu.

6

(4) Oddelenie riadenia projektov úzko spolupracuje s• Ekonomickým oddelením,• Oddelením informačnej sústavy,• Oddelením riadenia ľudských zdrojov,• Oddelením investícií a prevádzky,• Referátom právnym,• Referátom verejného obstarávania,• Referátom pre rozvoj,• Referátom pre vedeckovýskumnú činnosť,• Referátom pre pedagogickú činnosť,• Referátom pre vonkajšie vzťahy,• Referátom celofakultných európskych projektov na Lesníckej fakulte TU vo

Zvolene, • projektovými centrami organizačných súčastí TU vo Zvolene (Centrum ďal-

šieho vzdelávania, Vysokoškolský lesnícky podnik),• ostatnými útvarmi v rámci platnej organizačnej štruktúry TU vo Zvolene.

B. Všeobecné ustanovenia

1. Definovanie základných činností v procese obehu dokladov

Obeh dokladov zahŕňa nasledujúce hlavné činnosti a) prevzatie, príp. vyhotovenie, zaevidovanie dokladov,b) preskúmavanie dokladov z hľadiska vecnej a formálnej správnosti, c) finančná kontrola (schválenie) dokladov,d) zaevidovanie dokladov do účtovného systému,e) zaradenie dokladov do žiadosti o predfinancovanie, refundáciu,f) zaúčtovanie dokladov, realizácia úhrady,g) úschova, archivácia dokladov.

2. Definovanie základných druhov dokladov realizácie projektov ŠF EÚ

Základná kategorizácia dokladov súvisiacich so zabezpečením realizácie akti-vít projektov ŠF EÚ a sú spracovávané pracovníkmi oddelení TUZVO, s uvedením miesta ich uloženia sú uvedené v tab. 1. Uloženie účtovných dokladov projektov ŠF EÚ vychádza a zodpovedá postupom určenými všeobecne zaužívanými pravidlami na vedenie účtovníctva Technickej univerzity vo Zvolene.

7

Tab. 1 Definovanie základných druhov dokladov projektov ŠF EÚ

Druh dokladu Uloženie originálu

Spôsob uloženia Poznámka

Doklad o zaevidovaní projektu do systému evidencie projektov

ORP podľa projektov– evidenčný list projektu t.j.oznámenie o začatí prác na opise projektu, jeho aktivít a rozpočte

Projektový zámer(Krycí list projektu – Príloha č.4)

ORP podľa projektov

obsahuje:a. základné informácie o projekte

(identifikácia, cieľ, prínosy, plán.rozpočet projektu, plán. potreba vlastných zdrojov financovania),

b. písomný súhlas kompetentných zamestnancov na dopracovanie projektu do konečnej podoby,

c. upravuje zodpovednosť za realizáciu projektu a zabezpečenie spolufinancovania.

PM odovzdá neodkladne po schválení rektorom TUZVO

Zmluva o poskytnutí NFP ORP podľa projektov

–PM odovzdá neodkladne po podpise zmluvy o poskytnutí NFP– rozpočet projektu odovzdá v elektronickej forme pre potreby účtovníctva

Dokumentácia verejného obstarávania

RVO / OIP podľa projektov – OIP v prípade VO stavebných prác

ÚD – dodávateľské faktúry ORP podľa projektov

ÚD – bankové výpisy ORP podľa projektov

ÚD – cestovné príkazy (tuzemské) OIS

mesačne podľa osobného čísla zamestnancov

– kópia na ORP podľa projektov v rámci pripravovanej alebo zrealizovanej Žiadosti o platbu (refundáciu).

ÚD – cestovné príkazy (zahraničné) EO

mesačne podľa čísla pokladničného dokladu

– kópia na ORP podľa projektov v rámci pripravovanej alebo zrealizovanej Žiadosti o platbu (refundáciu).

ÚD – vyúčtovanie PHM ORP mesačne podľa projektov

ÚD – vyúčtovanie nákupu v hotovosti ORP mesačne podľa

projektov

ÚD – protokol o škode ORP podľa projektov

ÚD – ostatné interné doklady ORP podľa projektov

Ostatné registratúrne záznamy (došlá, odoslaná pošta, a iné)

ORP podľa registratúrneho čísla v príslušnom registratúrnom spise pre projekt

8

3. Definovanie kontroly dokladov v procese obehu dokladov

Kontrola dokladov vo všeobecnosti zahŕňa predovšetkým činnosti definovanév tab. 2.

Tab. 2 Kontrola dokladov v podmienkach TU vo Zvolene (projekty ŠF EÚ)

Preskúmavanie dokladov

vecná správnosť

potvrdenie vecnej správnosti dodania, prípadne vzniku výdavku, ide o kontrolu:• súladu údajov uvedených v účtovnom doklade so skutočnosťou,• súladu údajov uvedených v účtovnom doklade s položkami rozpočtu

projektu,• súladu údajov uvedených v účtovnom doklade so zmluvou s dodávateľom (faktúry), s procesom VO a pod.

formálna správnosť

ide o kontrolu:• či účtovné doklady obsahujú všetky predpísané náležitosti, • či je záznam o kontrole vecnej správnosti,• či boli operácie, ktoré dokladujú účtovné záznamy nariadené a schválené zodpovednými zamestnancami,• či je operácia v súlade s platnými predpismi,

Predbežná finančná kontrola

I. etapa

• vykonáva sa v čase prípravy a vzniku finančnej operácie,• zameriava sa na dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti, účinnosti

a účelnosti a overuje sa ňou, či je pripravovaná finančná operáciav súlade:– so schválených rozpočtom TU,– so schváleným rozpočtom projektu, – so zmluvami uzatvorenými TU,– s inými rozhodnutiami o hospodárení s verejnými prostriedkami,– či je v súlade so všeobecne záväznými právnymi predpismi,osobitnými

predpismi EÚ,– v súlade s medzinárodnými zmluvami, ktorými je SR viazaná a na

základe ktorých sa SR poskytujú prostriedky zo zahraničia.

II. etapa • vykoná sa pred realizáciou finančnej operácie,• slúži na potvrdenie realizácie finančnej operácie.

Finančná kontrola týkajúca sa finančných operácií súvisiacich s projektmi jeupravená v Organizačnej smernici TU č. 5/2005.

Podľa uvedenej smernice prvú etapu predbežnej finančnej kontroly vykonázodpovedný riešiteľ (gestor) projektu, resp. riešiteľ etapy v prípade, že gestor nie je zamestnancom TU. Druhú etapu predbežnej finančnej kontroly vykoná kvestor, resp. ním písomne poverení zamestnanci rektorátu. Finančná kontrola za operácie týkajúce sa projektov financovaných zo ŠF EÚ a delegovanie právomoci kvestoraTU na vykonanie druhej etapy predbežnej finančnej kontroly týchto operácií jebližšie upravená v ďalšej časti tejto smernice.

Kontrolu dokladov za všetky projekty realizované VŠLP si táto organizačná súčasť upraví samostatne.

9

4. Definovanie zodpovednosti zamestnancov pri schvaľovanífinančných operácií

Účelom tejto časti smernice je definovať zodpovednosti príslušných zamest-nancov na vykonávanie kontroly účtovných dokladov projektov financovaných zoŠF EÚ v podmienkach TU vo Zvolene (tab. 3, tab. 4).

Definovanie zodpovedností vychádzajú z organizačnej smernice č. 5/2005 (časťfinančné operácie týkajúce sa projektov).

Tab. 3 Zodpovednosť zamestnancov pri schvaľovaní finančných operácii (projekty ŠF EÚ)

Účtovný doklad

Formálna a účtovná správnosť dokladu

Vecná správnosť(objednáva dodanie)

Predbežná finančnákontrolaI. etapa

Predbežná finančnákontrola II. etapa

I. Dodávateľská faktúra

ORP – finančnýúčtovník

projektový manažér, príp. zamestnanec poverený PM zodpovedný za plnenie zmluvy

projektový manažér TU – kvestor

II. Vyúčtovanie nákupu v hotovosti

TU – pokladník projektový manažér projektový

manažér TU – kvestor (poverený vedúci EO)

III. Interné účtovné dokladyza projekty (napr. účtovanie refundácie miezd, prevody fin prostr.)


projektový manažér projektový manažér

TU – kvestor (poverený vedúci ORP)

Tab. 4 Zodpovednosť zamestnancov pri schvaľovaní finančných operácii (projekty ŠFEÚ) – cestovné príkazy

Cestovný príkaz

Zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu je príslušný pod

Schválenie pracovnej cesty

Formálna a účtovná správnosť likvidácie dokladu

Predbežná finančná kontrola(I. etapa)

Predbežná finančnákontrola (II. etapa)

a) Cestovný príkaz – príkaz na pracovnú cestu(tuzemský, zahraničný)

Pozn.V prípade zahraničnej pracovnej cesty je schválenie CP viazané na predchádzajúci súhlas vedenia TU alebo vedenia fakulty, resp. rektora TU alebo dekana fakulty

rektorát

vedúci zamestnanec(kvestor/,prorektor/rektor)

ORP – finančnýúčtovník projektový manažér –

fakulta vedúci katedry/ dekan fakulty


ďalšia organizačná súčasť

vedúci organizačnej súčasti


b) Cestovný príkaz – vyúčtovanie pracovnej cesty(tuzemský, zahraničný)

rektorát

vedúci zamestnanec(kvestor/,prorektor/rektor)

ORP – finančnýúčtovník projektový manažér

TU – kvestor(poverený vedúci ORP)

fakulta vedúci katedry/ dekan fakulty


TU – kvestor (poverený vedúci ORP)

ďalšia organizačná súčasť

vedúci organizačnej súčasti


TU – kvestor resp. ním poverení zamestnanci

10

5. Povinné náležitosti vybraných dokumentov

Aby výdavky projektu mohli byť oprávnené musia spĺňať všeobecné pravidlá oprávnenosti výdavkov, ktoré sú konkretizované v Príručke pre prijímateľa.

Výdavok musí byť preukázaný faktúrami, príp. inými účtovnými dokladmi rovnocennej dôkaznej hodnoty, pre ktoré sú odporúčané povinné náležitosti. Pro-jektový manažér, príp. ním poverená osoba je povinný dodávateľa s povinnými ná-ležitosťami oboznámiť.

Ďalšia časť obsahuje sumarizáciu povinných náležitostí pre vybrané dokumen-ty (povinné prílohy Žiadosti o platbu) – Zmluva o dielo, Faktúra.

Z m l u v a o d i e l o (Zmluva s dodávateľom)

Povinné náležitosti

a) identifikácia zhotoviteľa i prijímateľa,b) osoba zodpovedná za plnenie zmluvy,c) identifikácia projektu (kód ITMS),d) predmet plnenia (v súlade s rozpočtom projektu) a jeho špecifikácia,e) zmluvná cena,f) platobné podmienky (splatnosť faktúry minimálne 100 dní),g) ostatné povinné náležitosti zmluvy v zmysle platnej legislatívy,h) podmienky fakturácie predmetu zmluvyi) povinné náležitosti faktúry (viď bod B) s uvedením počtu originálov fa a jej

príloh (odporúčané 3x), 1

j) fakturačná adresa (TUZVO),k) povinné prílohy k faktúre:

– dodací list (preberací protokol) s uvedením výrobných čísel, – certifikát o pôvode tovaru (spolu s prekladom),– protokol o zaškolení personálu (ak vyplýva zo zmluvy),– Čestné vyhlásenie o zhode podľa zákona č. 264/1999 Z.z.– fotodokumentácia (ak vyplýva zo zmluvy)– príp. Čestné vyhlásenie o ekvivalentnej náhrade produktov (podľa

dohody s PM),– pri dodávkach stavebných prác: krycí list, súpis vykonaných prác,

stavebný denník l) pri zmluve o dodávke stavebných prác – prílohou zmluvy: krycí list, výkaz

výmer.

Dôležité Zmluva o dielo musí byť pred podpisom štatutárnym zástupcom TUZVO parafovaná právnikom TUZVO.

Upozornenie pre dodávateľov

Do žiadosti o platbu 15. dňa nasledujúceho mesiaca budú zahrnuté iba faktúry prijaté na TUZVO do 31.dňa bežného mesiaca. Faktúry prijaté v novom účtovnom mesiaci budú zaradené do žiadosti o platbu až v nasledujúcom mesiaci, tj. bude nutné prepracovať dátum splatnosti faktúry o ďalších 30 dní.

Spracované podľa Príručky pre prijímateľa

1 V zmysle Príručky všetky dokumenty ŽoP, podporná dokumentácia, účtovné doklady a účtovné záznamy – musia byť predložené na SORO v jednom rovnopise originálu, resp. overenej kópii. Overená kópia dokumentu – kópia príslušného dokladu s pečiatkou a podpisom štatutárneho orgánu prijímateľa. Odporúča sa využívať iba v prípade, ak povaha účtovného dokladu neumožňuje vyhotoviť viac rovnopisov originálov (napr. pokladničný doklad, cestovný príkaz).

11

F a k t ú r a

Povinné náležitosti faktúry

1. Faktúra za dodanie majetku (investičná fa)

a) kód ITMS projektub) názov Projektu ŠF c) číslo a názov Zmluvy o dielo (príp. uvádzať aj časti Zmluvy v zmysle

podkladov na fakturáciu)d) číslo faktúrye) obchodné meno, sídlo, názov banky a bankový účet TUZVO i dodávateľaf) suma na úhradu v EUR (zaokrúhlená na dve desatinné miesta),g) náležitosti pre účely DPH (sadzba, DIČ a kurz NBS)h) podpis zodpovednej osoby za zhotoviteľa,i) vymenovanie príloh k fa (v zmysle zmluvy).

2. Faktúra za stavebné práce

a) – i) viď bod Faktúra za majetokj) zisťovací protokol o vykonaných stavebných prácach (Krycí list) potvrdený

podpisom a pečiatkou zhotoviteľa, že práce uvedené v priložených doku-mentoch zodpovedajú skutočnosti

k) súpis vykonaných prác (náležitosti Súpisu sú uvedené v Príručke)l) stavebný denník (časti stavebného denníka zodpovedajúce fakturovanému

obdobiu).

3. Faktúra za ostatné služby a dodávky režijného charakteru

a) – i) viď bod Faktúra za majetok

Povinné prílohy faktúry– dodací list (preberací protokol) s uvedením výrobných čísel, – certifikát o pôvode tovaru (spolu s prekladom),– protokol o zaškolení personálu (ak vyplýva zo zmluvy),– Čestné vyhlásenie o zhode podľa zákona č. 264/1999 Z.z.– fotodokumentácia (ak vyplýva zo zmluvy)– príp. Čestné vyhlásenie o ekvivalentnej náhrade produktov (podľa dohody

s PM),– pri dodávkach stavebných prác: krycí list, súpis vykonaných prác, stavebný

denník

C. Obeh dokladov

Táto časť organizačnej smernice vymedzuje obeh dokladov vznikajúcich v pro-cese realizácie projektu financovaného zo ŠF EÚ:

• registratúrne záznamy (mimo účtovných dokladov),• dodávateľská faktúra za nákup dlhodobého a krátkodobého majetku,• dodávateľská faktúra za stavebné práce,• dodávateľská faktúra za ostatné služby a dodávky režijného charakteru,• cestovné príkazy,• vyúčtovanie nákupu v hotovosti,• ostatné doklady.

1. Ostatné registratúrne záznamy

V zmysle Registratúrneho poriadku TU vo Zvolene korešpondencia súvisiaca s realizáciou projektov ŠF EÚ musí byť centrálne evidovaná (registrovaná) v Re-

12

gistratúrnej knihe, ktorá v podmienkach TU vo Zvolene predstavuje serverovú webovú aplikáciu.

Registratúrne spisy projektov ŠF EÚ sú vedené na oddelení ORP. Oddelenie ORP nevedie registratúrne spisy projektov ŠF EÚ, ktoré sú riadené iným centrom riadenia projektov (napr. fakulty alebo organizačnej súčasti).

Registratúrne spisy projektov ŠF EÚ obsahujú nasledovné registratúrne záznamy:

• prichádzajúce záznamy (tab. 5),• odchádzajúce záznamy (tab. 6).

Tab. 5 Obeh dokladu – prichádzajúci registratúrny záznam týkajúci sa projektu ŠF EÚ

Tab. 6 Obeh dokladu – odchádzajúci registratúrny záznam týkajúci sa projektu ŠF EÚ

Por. č. Popis činnosti

Funkcia Komentár

Vystavuje, zabezpečuje

Odovzdáva komu Termín Poznámka

1.

Zaeviduje prichádzajúci registratúrny záznam, zapíše registratúrne číslo záznamu na dokument a odovzdá spracovateľovi

TU – zamestnanec podateľne

ORP – zamestnanec poverený vedúcim ORP

priebežne

prevzatie záznamu potvrdí podpisom

2.

Zabezpečí vybavenie záznamu: odovzdanie kópie dokumentu a založenie originálu do spisu projektu


projektový manažér príp. ním poverená osoba

priebežne

prevzatie záznamu potvrdí podpisom


Funkcia KomentárVystavuje,

zabezpečujeOdovzdáva

komu Termín Poznámka

1.

Vyžiada pridelenie registratúrneho čísla pre príslušnú zásielku a oznámi základnú identifikáciudokumentu (Vec, Odpoveď na dokument R–...)

predkladateľ listovej zásielky za projekt


priebežne

2.

Zaeviduje odchádzajúci registratúrny záznam a pridelené registratúrne číslo záznamu oznámi a zaradí záznam do registratúrneho spisu projektu

ORP – zamestnanec poverený vedúcim ORP alebo určený zamestnanec organizačného útvaru predkladateľa zásielky


priebežne

13

2. Dodávateľská faktúra

V zmysle schválených rozpočtov a kategorizácie výdavkov (kapitálové, bežné) pre projekty ŠF EÚ sa účtovne spracovávajú nasledujúce skupiny dodávateľských faktúr:

• DF za nákup majetku (krátkodobý, dlhodobý, hmotný, nehmotný),• DF za stavebné práce,• DF za dodávky režijného charakteru a ostatné služby.

Pre účely tejto smernice je proces spracovania dodávateľskej faktúry rozdelený do 3. etáp:1. etapa – činnosti a doklady predchádzajúce vystaveniu DF, 2. etapa – činnosti a doklady v procese účtovného spracovania DF, 3. etapa – činnosti a doklady v procese úhrady DF.

V ďalšej časti sú popísané činnosti a doklady z pohľadu ich chronologického vykonávania kompetentnými zamestnancami TU vo Zvolene.

3. Dodávateľská faktúra za nákup majetku

1. etapa DF – činnosti a doklady predchádzajúce vystaveniu DF za nákup majetku

3.Skompletizuje listovú zásielku a odovzdá na podateľňu


TU – zamestnanec podateľne

priebežne

4. Odovzdá originál dokumentu



priebežne

5. Založí prevzatý dokument do registratúrneho spisu projektu


priebežne


Funkcia KomentárVystavuje,

zabezpečujeOdovzdáva


Pokračovanie Tab. 6

14

Tab. 7 Činnosti predchádzajúce vystaveniu DF za nákup majetku (projekty ŠF EÚ) – 1. etapa

Funkcia Komentár

Popis �innosti Vystavuje, zabezpe�uje

Odovzdávakomu Termín Poznámka

1.

Vyplní formulár „Požiadavka na verejné obstarávanie tovarov, stavebných prác a služieb“ v zmysle plánu VO projektu a postúpi

zadávate� VO (projektový manažér, vedúci aktivity, príp. iná pozícia personálnej matice)

manažér VO za projekt priebežne

vzor formuláru je v prílohe Príru�ky pre prijímate�a (napr. príloha �.12a pre oper.progr. VaV, príp. �.16a pre Vzdelávanie)

2.

Pripravuje podklady na zrealizovanie procesu VO rozpo�tovej položky (položiek). Kompletizácia podkladov na návrh zmluvy s dodávate�om. Spracovanie návrhu zmluvy s dodávate�om pod�avzorovej zmluvy a jeho postúpenie na Právny referát TUZVO

manažér VO za projekt právnik priebežne doklady pod�a

dohody s právnikom

3. Schválený návrh zmluvy s dodávate�om odovzdá právnik manažér VO

pod�adohodnutej lehoty

4. Zabezpe�í priebeh a vyhodnotenie procesu verejného obstarávania položky (položiek) a odovzdá informáciu o jeho výsledku

manažér VO za projekt

PM – projektu priebežne

5. PM dá pokyn na kompletizáciu dokumentácie VO a jej odoslanie na schválenie SORO

manažér VO za projekt SORO ihne�

doklady v závislosti od uplatneného postupu VO a v zmysle Príru�ky

6.

Po schválení postupu VO v SORO - postúpi túto informáciu manažérovi VO, kompetentným �lenom matice, zabezpe�í parafovanie zmluvy, podpísanie zmluvy s dodávate�om a dá pokyn k realizácii zmluvného vz�ahu

PM – projektu

právnik

dodávate�

kompetent. pracovníci personálnej matice

priebežnezmluva 5xO (2x zhotovite�, 3x TUZVO)

7. Podpísanú zmluvu s dodávate�om postupuje na založenie k dokumentácii VO ako doklad pre ú�tovné spracovanie súvisiacich faktura�ných dokladov

PM – projektu

Manažér VO

FM – projektu

priebežne

8. Zaeviduje zmluvu do zoznamu uzatvorených zmlúv k projektu

FM – projektu priebežne

9. Zaeviduje dodávate�a do IS SOFIA, vystaví objednávku v zmysle Zmluvy o dielo

Manažér VO projektu, príp. pracovník TUZVO - Referát VO

10.

Zabezpe�í doh�ad nad realizáciou dodávky, podpisom potvrdí vecnú správnos� dokladu o realizácii dodávky a dá dodávate�ovi pokyn k vystaveniu faktúry

zodp.prac. ur�ený PM (môže by� uvedený v zmluve)

priebežne

dodací list alebo preberací protokol s uvedením výrobného �íslazariadenia

15

2. etapa DF – činnosti a doklady v procese účtovného spracovania DF za nákup majetku

Tab. 8 Činnosti v procese účtovného spracovania DF za nákup majetku (projekty ŠF EÚ) – predfinancovanie – 2. etapa

15

Funkcia KomentárPor. �.

Popis �innosti

Vystavuje, zabezpe�uje


1.Preberie z pošty a odovzdá ORP podate��a / príp.

zamestnanec poverený PM projektu

ORP – finan�nýú�tovník

priebežne Fa a prílohy k fa

2.Zaeviduje faktúru v KDF v IS SOFIA, –odsúhlasí fa po formálnej stránke, –vykoná predbežné zaú�tovanie DF – vystaví likvida�ný list fa– skompletizuje fa s prílohami– zabezpe�í overenie procesu obstarávania u manažéra pre VO

– zabezpe�í 3.stup�ové schválenie fa: preverenie vecnej správnosti fa, posúdenie hosp. ú�elnostiplnenia a schválenie finan�nejoperácie (I.,II.etapa finan�nejkontroly)


manažér pre VO

pracovníci pod�azodpovednosti(vi� �as� 4)

priebežne

3.Fa spolu s prílohami (obchodný prípad) postúpi finan�némumanažérovi projektu

ORP–finan�nýú�tovník

FM – projektu

ihne�

4.Zaradenie DF do žiadosti o platbu, spracovanie ŽoP o platbu a jej odoslanie na SORO

FM – projektu

podate��a priebežne

5. Doklad „Záznam z administratívnej kontroly“ príslušnej žiadosti o platbu v SORO postúpi

FM –projektu


ihne�

5.V prípade zahrani�nej DF postúpi podklady k odvedeniu DPH (cla)

Po úhrade DPH da�ovému úradu


EO – referent pre DPH

FM – projektu

ihne�

6. Po úhrade DPH (cla) postúpi informáciu

EO – referent pre DPH


ihne�

7. Skompletizuje príslušné doklady (fa, doklady o zaú�tovaní a úhrade DPH, da�ové priznanie) k žiadosti o refundáciu úhrady DPH a postúpi


FM ihne�

3. etapa DF – �innosti a doklady v procese úhrady DF za nákup majetku

Tab. 9 �innosti v procese ú�tovného spracovania DF za nákup majetku (projekty ŠF EÚ) - predfinancovanie – 3. etapa

Funkcia Komentár Por.�. Popis �innosti Vystavuje,

zabezpe�ujeOdovzdáva


16

3. etapa DF – činnosti a doklady v procese úhrady DF za nákup majetku

Tab. 9 Činnosti v procese účtovného spracovania DF za nákup majetku (projekty ŠF EÚ) – predfinancovanie – 3. etapa

16

Funkcia KomentárPor. �. Popis �innosti Vystavuje,

zabezpe�ujeOdovzdáva komu Termín Poznámka

1.Postupuje informáciu o pripísaní NFP (žiadosti o platbu) na ú�et


FM ihne�

2.Ú�tovne spracuje bankový výpis poskytnutého NFP v prípade samostatného bankového ú�tu za projekt


3. Postúpenie Avíza o poskytnutí NFP FM ORP – finan�nýú�tovník

ihne�

4. Kontrola fondov na faktúre so Záznamom z administratívnej kontroly a Avízom o poskytnutí NFP


ihne�

5. Zaú�tovanie likvidácie DF priradených k danej žiadosti o platbu do hlavnej ú�tovnej knihy a vloženie �ísla ú�tovného dokladu do hlavi�ky likvida�ného listu DF


ihne� zápis ú�tovnéhodokladu,dátumuzaú�tovania na LL a podpis

6. Pripraví platby v zmysle príslušnej žiadosti o platbu do dávky pre systém Štátnej pokladnice a zabezpe�í realizáciu úhrad


do 7 kalendárnych dní od poskytnutia NFP

7. Ú�tovne spracuje bankový výpis úhrad DF


8. Ú�tovne spracuje bankový výpis úhrad DF v prípade úhrad cez bežný ú�et TUZVO

OIS – finan�ný ú�tovník

9. Pripraví podklady k zaradeniu majetku vrátane uvedenia pracoviska a osoby, ktorá majetok prebrala,ozna�í karty nedokon�enýchinvestícii, odsúhlasí rozpo�et pod�afondov, odsúhlasí s obstarávacou cenou) a odovzdá ich EO


EO – ú�tovník majetku

v dohodnutej lehote pod�aPríru�ky

10. Zaradí majetok do centrálnej evidencie majetku a postúpi doklady o zaradení

EO – ú�tovník majetku


v dohodnutej lehote pod�aPríru�ky

Zápis o zaradení HIM a DNHIM

10. Pozna�í doklad o zaradení do LL,zabezpe�í schválenie a podpis Zaradenia majetku zodpovednými osobami (podklad k žiadosti o zú�tovanie platby), vystavuje �estné prehlásenie o zaradení a následnom poistení majetku,doklady odovzdá na kompletizáciu žiadosti o zú�tovanie


FM zodpovedné osoby si pre potreby katedry zabezpe�iakópiupotrebnýchdokladov pre vlastnúevidenciu , (napr. dod.listy Zápisy o zaradení)

11. Archivuje Zápisy o zaradení majetku zo ŠF EÚ

ORP – finan�nýú�tovníkEO – Ú�tovník majetku

12. Archivácia dodávate�ských fa (obchodného prípadu) pod�abankových ú�tov faktúr a pod�ažiadostí o platbu


ORP – originál OIS – kópia ak projekt nemá vlastný BÚ

17

Činnosti v procese účtovného spracovania DF za nákup majetku (systém refundácie)

Spôsob spracovania je totožný s predchádzajúcim obehom dokladov s roz-dielom:• spracovanie, zaúčtovanie, úhrada faktúry sa vykonáva z vlastných prostriedkov,• zaradenie majetku predchádza poukázaniu finančných prostriedkov zo SORO,• uhradené faktúry s príslušnými prílohami a dokladmi úhrad sú zahrnuté do

Žiadosti o platbu (refundáciu),• žiadosť o refundáciu sa účtuje v mesiaci jej odoslania na SORO ako pohľadávka

TUZVO voči ŠR.

4. Dodávateľská faktúra za stavebné práce

Proces spracovania dodávateľskej faktúry za stavebné práce je možné rozčleniť na 3. etapy:

1. etapa – činnosti a doklady predchádzajúce vystaveniu faktúry za stavebné práce2. etapa – činnosti a doklady v procese účtovného spracovania faktúry za sta-

vebné práce3. etapa – činnosti a doklady v procese úhrady faktúry za stavebné práce.

Postupy uvedené v rámci časti C.3 platia aj pre tento druh faktúry. Činnosti súvisiace s verejným obstarávaním vykonáva Oddelenie investícií a pre-vádzky. Vecnú správnosť faktúry potvrdzujú pracovníci Oddelenia investícií a prevádzky.

5. Dodávateľská faktúra za dodávky režijného charakteru

Proces spracovania dodávateľskej faktúry režijného charakteru je možné rozčleniť na 3. etapy:

1. etapa – činnosti a doklady predchádzajúce vystaveniu faktúry 2. etapa – činnosti a doklady v procese účtovného spracovania faktúry3. etapa – činnosti a doklady v procese úhrady faktúry.

Postupy uvedené v rámci časti C. 3 platia aj pre tento druh faktúry.Faktúry nesúvisia s procesom zaradenia majetku.

18

6. Cestovné príkazy

Proces spracovania dokladov – Cestovné príkazy zamestnancov – pre pracovné ces-ty v rámci aktivít projektov financovaných ŠFEÚ vychádza z organizačnej smerniceč.4/2010 TUZVO – o pracovných cestách a cestovných náhradách zamestnancov Technickej univerzity vo Zvolene.

Tab. 10 Cestovné príkazy – tuzemské


Funkcia Komentár

Vystavuje, zabezpečuje Odovzdáva komu Termín Poznámka

1.

Založí (zaeviduje) cestovný príkaz do IS SOFIA – fond 46 (vlastné zdroje)2, Účel cesty: ITMS projekt, číslo položky rozpočtu projektu, vytlačí príkaz na tuzemskú SC a odovzdá ho

Poverený pracovník príslušnej katedry (sekretariát),príp. rektorátu

zamestnanec

1 deň pred nástupom na SC

2. Schváli CP zamestnancapodľa org.smernice TUZVO 4/2010

zamestnanec priebežne

3.Po realizácii pracovnej cesty predloží zamestnanec CP s dokladmi na vyúčtovanie CP

zamestnanecpoverené osoby podľa príslušnosti zamestnanca

priebežne

4. Vyúčtovaný a po formálnej stránke skontrolovaný CP odovzdá

poverené osoby podľa príslušnosti zamestnanca

podateľňa (ORP) priebežne

5. Zaúčtovanie CP, odoslanie na výplatu cez mzdy a archivácia CP

ORP- finančný účtovník

OIS – finančnýúčtovník priebežne

6. Postúpenie skompletizovaného CP (kópiu) pre Žiadosť o platbu

ORP- finančný účtovník

FM –projektu priebežne

2 fond 46 (vlastné zdroje) sa uvádza iba z dôvodu, že ŽoP refundáciu je možné zaslať na SORO až po dosiahnutí určitého objemu finanč-ných prostriedkov, t.j. aby účtovníctvo zodpovedalo skutočnému stavu zdrojov vynaložených na krytie výdavku, po uznaní výdavku sa fondy výdavku preúčtujú.

19

Tab. 11 Cestovné príkazy – zahraničné

19

Funkcia KomentárPor. �.Popis �innosti Vystavuje,

zabezpe�ujeOdovzdávakomu

Termín Poznámka

1.Založí (zaeviduje) cestovný príkaz do IS SOFIA (uvedie správne fondy – aj pre poistenie, fond 46 (vlastné zdroje), Ú�el cesty: ITMS projekt, �íslo položky rozpo�tu projektu, zaeviduje výšku požadovanej zálohy, vytla�í príkaz na zahrani�nú SC

pracovníkpríslušnej katedry (sekretariát)


2. Schváli CP zamestnanca pod�aorg.smernice(vedúcikatedry,útvaru, dekan fakulty, PM)

poverené osoby pod�apríslušnostizamestnanca

priebežne

3. Odovzdajú CP pre ú�ely prípravy zálohy na SC z valutovej pokladne

poverené osoby pod�a príslušnosti zamestnanca

podate��a (EO) priebežne

4. Vyplatenie poskytnutej zálohy EO – referent zodpovedný za zahrani�né SC


5. Zaú�tovanie poskytnutej zálohy pokladník ihne�6. Po realizácii pracovnej cesty predloží

zamestnanec CP s dokladmi na vyú�tovanie CP

zamestnanec poverené osoby pod�apríslušnostizamestnanca

priebežnev zmysle org.smer.�. 4/2010

7. Vyú�tovaný a po formálnej stránke skontrolovaný CP odovzdá

poverené osoby pod�a príslušnosti zamestnanca

podate��a (EO) priebežne

8. Kontrola a zaú�tovanie CP, odovzdanie na výplatu a archiváciu

Zabezpe�í kópiu pre ORP a FM

EO – referent zodpovedný za zahrani�né SC

OIS – finan�nýú�tovníkEO – referent zodpovedný za valutovúpoklad�u

priebežneOIS(vyú�t.v EUR) – cez mzdu, EO(iná mena) –hotovos�

9. Vyplatenie CP v hotovosti (mimo EUR)

EO – referent zodpovedný za valutovúpoklad�u


10. Zaú�tovanie vyplatenia CP a odovzdanie na archiváciu

pokladník EO – referent zodpovedný za valutovúpoklad�u

priebežne

11. Postúpenie skompletizovaného CP pre Žiados� o platbu

ORP –finan�ný ú�tovník

FM – projektu priebežne

7. Vyú�tovanie nákupu v hotovosti

Nákup v hotovosti tovaru príp. služieb sa pri projektoch ŠF EÚ neodporú�a. Je to akceptovate�né len v prípadoch takých položiek rozpo�tu projektu, ako sú notárske, poštovné, príp. iné výdavky, ktoré nie je možné uhradi� bezhotovostne.

Nákup tovaru príp. služieb v zahrani�í je pri projektoch ŠF EÚ zakázaný.

Tab. 12 Vyú�tovanie nákupu v hotovosti

7. Vyúčtovanie nákupu v hotovosti

Nákup v hotovosti tovaru príp. služieb sa pri projektoch ŠF EÚ neodporúča. Je to akceptovateľné len v prípadoch takých položiek rozpočtu projektu, ako sú notár-ske, poštovné, príp. iné výdavky, ktoré nie je možné uhradiť bezhotovostne.

Nákup tovaru príp. služieb v zahraničí je pri projektoch ŠF EÚ zakázaný.

20

Tab. 12 Vyúčtovanie nákupu v hotovosti

20

Tab. 12 Vyú�tovanie nákupu v hotovosti

Funkcia KomentárPor. �. Popis �innosti

Vystavuje, zabezpe�uje

Odovzdávakomu

Termín Poznámka

1.Kompletizuje a predloží doklady z nákupu v hotovosti

zamestnanec FM priebežne

2. Vystaví doklad „Vyú�tovanienákupu v hotovosti“ (napr. poštovné, notárske poplatky),zabezpe�í schválenie predbežnej finan�nej kontroly (I. a II. etapa) a jeho odovzdanie zamestnancovi

FM zamestnanec (predkladate�vyú�tovania)

priebežne vypísanie identifika�nýchúdajov, vrátane uvedenia ú�tuprojektu, z ktorého sa zrealizuje úhrada a rozpísania zdrojov

3. Predloží doklad Vyú�tovanienákupu v hotovosti

zamestnanec EO – pokladník

priebežne

4. Vyplatí finan�né prostriedky EO – pokladník


5. Príkaz na prevod prostriedkov z ú�tu projektu na bežný ú�et a odovzdanie príslušných dokladov

EO –pokladník

ORP –finan�nýú�tovník

6. Odovzdá kópiu dokladu finan�nému manažérovi projektu a zabezpe�í jeho archiváciu na ORP

ORP –finan�nýú�tovník

FM priebežne

7. Zaradí doklad do žiadosti o refundáciu

FM priebežne

8. Obeh ostatných dokladov

(1) Medzi ostatné doklady pre potreby tejto smernice zara�ujeme doklady, ktoré sú vytvárané a odovzdávané medzi pracovníkmi ORP a projektovým manažérom, resp. finan�ným manažérom projektu:

� Podklady pre preú�tovanie vykázaných miezd v rámci aktivít projektu, � Zoznam deklarovaných výdavkov Žiadosti o platbu (refundáciu), � Protokol o škode,� Výkaz �erpania rozpo�tu z IS SOFIA, � Rekapitulácia �erpania rozpo�tu� Výkaz stavu investi�ného majetku, � Žiados� o uzatvorenie poistnej zmluvy na obstaraný majetok za projekt.

Vzory uvedených dokladov (formulárov) sú k dispozícii na Oddelení riadenia projektov.

(2) Podkladom pre preú�tovanie vykázaných miezd projektu sú doklady:

a) �lenenie refundovaných miezd - podklad pre preú�tovanie na dota�né ú�ty (2a), b) �lenenie refundovaných miezd - podklad pre preú�tovanie neoprávnených výdavkov

(2b)

Tab. 13 Podklady pre preú�tovanie refundovaných miezd

8. Obeh ostatných dokladov

(1) Medzi ostatné doklady pre potreby tejto smernice zaraďujeme doklady, ktoré sú vytvárané a odovzdávané medzi pracovníkmi ORP a projektovým manažérom, resp. finančným manažérom projektu:

• Podklady pre preúčtovanie vykázaných miezd v rámci aktivít projektu,• Zoznam deklarovaných výdavkov Žiadosti o platbu (refundáciu),• Protokol o škode, • Výkaz čerpania rozpočtu z IS SOFIA,• Rekapitulácia čerpania rozpočtu• Výkaz stavu investičného majetku,• Žiadosť o uzatvorenie poistnej zmluvy na obstaraný majetok za projekt.

Vzory uvedených dokladov (formulárov) sú k dispozícii na Oddelení riadenia projektov.

(2) Podkladom pre preúčtovanie vykázaných miezd projektu sú doklady:

a) Členenie refundovaných miezd – podklad pre preúčtovanie na dotačné účty (2a),

b) Členenie refundovaných miezd – podklad pre preúčtovanie neoprávnených vý-davkov (2b)

21

Tab. 13 Podklady pre preúčtovanie refundovaných miezd

Dôvodom preúčtovania je zosúladenie zdrojov krytia vyplatených miezd týkajú-cich sa projektu. V zmysle Zmluvy prijímateľ NFP nesmie požadovať na realizáciu oprávnených aktivít projektu dotáciu alebo príspevok ani inú formu pomoci, ktorý by umožnila dvojité financovanie alebo spolufinancovanie zo zdrojov iných rozpoč-tových kapitol ŠR.

(3) Zoznam deklarovaných výdavkov Žiadosti o platbu (refundáciu)

V zmysle Zákona o účtovníctve je potrebné Žiadosť o platbu (refundáciu) úč-tovať ako pohľadávku voči ŠR. Súčasťou Žiadosti o platbu (refundáciu) môžu byť faktúry (uhradené z vlastných zdrojov), poštovné, príp. iné poplatky uhradené v hotovosti, cestovné príkazy, nárokované mzdy za projekt a pod.

Podkladom pre zaúčtovanie Žiadosti o platbu (refundáciu) je Príloha č.1 „Zoznam deklarovaných výdavkov Žiadosti o platbu“ , ktorá je súčasťou odosielanej Žiadosti o platbu (refundáciu).

Tab. 14 Zoznam deklarovaných výdavkov Žiadosti o platbu


Funkcia Komentár

Vystavuje, Odovzdáva komu Termín Poznámka

1.

Zabezpečí spracovanie dokladu 2a podľa pokynov ORP -finančnýúčtovník

PM – projektu

ORP – finančný účtovník

5 dni po odoslaní Žiadosti o platbu (refundáciu)

2. Zabezpečí spracovanie dokladu 2b

PM – projektu

ORP – finančný účtovník

5 dni po obdržaní Záznamu z kontroly

3.

Požiada o prevod finančných prostriedkovv zmysle dokladov 2a, 2b z účtu projektu na dotačný účet

PM – projektu

ORP – vedúci

5 dni po pripísaní refundov. prostriedkov na účet projektu


Funkcia Komentár



1.

Odovzdá Zoznam deklarovaných výdavkov Žiadosti o platbu (refundáciu)

ORP- finančnýúčtovník

FM-projektu

5 dni po odoslaní Žiadosti o platbu (refundáciu)

22

(4) Protokol o škode

Protokol o škode je podkladom pre:• uplatnenie zodpovednosti v prípade zistenia zavinenia za neuznané alebo vrátené

zdroje, na poskytnutie ktorých mala TU nárok z vonkajších zdrojov (EÚ, ŠR) a tieto boli zamietnuté,

• rozhodnutie o spôsobe krytia neuznaných a vrátených prostriedkov mimoroz-počtovými zdrojmi TU tak, aby nedošlo zo strany TUZVO k porušeniu finančnejdisciplíny.

Smernice pre likvidáciu škôd a prácu v škodovej komisie TU z roku 1994, ktoré neboli zrušené ani nahradené inou úpravou určujú, že charakter škody má akýkoľ-vek neproduktívne vynaložený finančný náklad, t.j. aj výdavok na projekt, ktorý mal byť krytý vonkajšími zdrojmi, ale z rôznych dôvodov (napr. rozdiel medzi VO a položkami rozpočtu, subjektívne posúdenie SORO, nedostatky zapríčinené rieši-teľmi projektu a pod.) nebol posúdený ako oprávnený.

Obeh dokladov v procese evidovania a spracovania neoprávnených výdavkov projektu je uvedený v tabuľke 15.

Tab. 15 Protokol o škode

(4) Výkaz čerpania rozpočtu z IS SOFIA

Výkaz čerpania rozpočtu (IS SOFIA Z401) poskytuje prehľad o čerpaní jednotli-vých položiek ekonomickej klasifikácie po zaúčtovaní účtovných dokladov projektuv účtovníctve. Výkaz Z401 je potrebné priebežne kontrolovať na výdavky uplatňo-vané v rámci Žiadostí o platbu s cieľom zabezpečiť, aby všetky výdavky projektu boli zaúčtované na účet projektu.


Funkcia Komentár



1.

Z dokladu Záznam z kontroly, príp. iného dokladu o krátení výdavkov vyhotoví Protokol o škode a odovzdá ho

projektový manažér

tajomník škodovej komisie

Do 5 dní od prijatia Záznamu z kontroly

kópiu odovzdať na ORP

23

Tab. 16 Výkaz čerpania rozpočtu

(5) Rekapitulácia čerpania rozpočtu projektu

Rekapitulácia čerpania rozpočtu projektu je evidencia vedená finančným ma-nažérom projektu, ktorá by mala obsahovať:• prehľad o finančne uzatvorených Žiadostiach o platbu s rekapituláciou zdrojov ich

financovania (samostatne vyčlenené vlastné zdroje na neoprávnené výdavky),• informácie o celkovom plnení rozpočtu projektu (%) za TUZVO i ostatných

partnerov.

Tab. 17 Rekapitulácia čerpania rozpočtu projektu

(6) Výkaz stavu investičného majetku

Tab. 18 Výkaz stavu investičného majetku


Funkcia Komentár



1.Vytlačí Výkaz čerpania rozpočtu z IS SOFIA a odovzdá ho


PM-projektu

5 dni po štvrťročnej účtovnej uzávierke v IS SOFIA

2.

Výkaz čerpania rozpočtu skontroluje na rozpočet projektu a pripomienky postúpi na

PM – projektuFM – projektu

ORP-finančnýúčtovník

5 dní po prevzatí Výkazu čerpania rozpočtu


Funkcia Komentár

Vystavuje, zabezpečuje Odovzdáva komu Termín Poznámka

1.Predloží Rekapituláciu čerpania rozpočtu projektu

FM projektu

ORP- vedúci oddelenia

5 dni po ukončení kalendárneho štvrťroka


Funkcia KomentárVystavuje, zabezpečuje


1.

Vytlačí Výkaz stavu investičného majetku za príslušný projekt z IS SOFIA a odovzdá ho

ORP- finančnýúčtovník

FM-projektu

5 dni po štvrťročnej účtovnej uzávierke v IS SOFIA

2.

Výkaz stavu investičného majetku skontroluje na čerpanie rozpočtových položiek projektu a pripomienky postúpi na

FM-projektu

ORP-Finančný účtovník

5 dní po prevzatí Výkazu stavu investičného majetku

24

(7) Žiadosť o uzatvorenie poistnej zmluvy na obstaraný majetok za projekt

Prílohou žiadosti je zoznam majetku (evidenčné číslo, názov majetku, obstaráva-cia cena), ktorý bude predmetom poistnej zmluvy.

Tab. 19 Žiadosť o uzatvorenie poistnej zmluvy na obstaraný majetok za projekt

TU vo Zvolene uzatvorila s poisťovňou Allianz, Slovenská poisťovňa poist-nú zmluvu, na základe ktorej sa bude poisťovať investičný majetok obstaraný z prostriedkov ŠF EÚ za všetky realizované projekty na TU. Platné a záväzné per-cento ročného poistného je vo výške 0,113 % pre každý zakúpený majetok.

D. Záverečné ustanovenia

(1) Akékoľvek zmeny a doplnky k tejto organizačnej smernici je možné vykonať len písomnými dodatkami podpísanými štatutárnym orgánom TU.

(2) Organizačná smernica č. 7/2010 má celouniverzitnú pôsobnosť. (3) Organizačná smernica č. 7/2010 bola schválená v Kolégiu rektora TU dňa 08. 12.

2010. (4) Táto organizačná smernica č. 7/2010 nadobúda účinnosť dňa 1. 12. 2010

prof. Ing. Ján Tuček, CSc. rektor TU


Funkcia KomentárVystavuje, zabezpečuje


1.Predloží Žiadosť o uzatvorenie poistnej zmluvy na obstaraný majetok za projekt

FM projektu

ORP- vedúci oddelenia

5 dni po ukončení kalendárneho štvrťroka

25

E. Prílohy

Príloha č. 1 Použité skratkyPríloha č. 2 Vymedzenie pojmovPríloha č. 3 Delegovanie právomoci schvaľovania a zodpovednosti za vykonanie

predbežnej finančnej kontroly operácií a účtovných dokladov v pod-mienkach TU vo Zvolene

Príloha č. 4 Krycí list projektu

26

Príloha č. 1 Použité skratky

SORO sprostredkovateľský orgán pod riadiacim orgánom, ktorý koná v jeho mene a bol zriadený za účelom zabezpečenia implementácie operačného progra-mu (napr. Agentúra ministerstva školstva, vedy, výskumu a športu SR pre ŠF EÚ)

CP cestovný príkazDF dodávateľská faktúraEO Ekonomické oddelenieFa faktúraHIM hmotný investičný majetokNHIM nehmotný investičný majetokIMA investičný majetokK kópia dokladuLL likvidačný list faktúry NFP nenávratný finančný príspevokO originál dokumentOIP oddelenie investícií a prevádzkyOIS oddelenie informačnej sústavyORĽZ oddelenie riadenia ľudských zdrojovORP oddelenie riadenia projektovPHM pohonné hmotyPM projektový manažér, príp. ním poverená osobaR registratúra, registratúrny záznamRVO referát verejného obstarávaniaSC služobná cestaTU Technická univerzita vo ZvoleneTUZVO Technická univerzita vo ZvoleneUD účtovný dokladVaV operačný program Veda a výskumVO verejné obstarávaniePríručka Príručka pre prijímateľa NFPŠF EÚ Štrukturálny fond EÚŽoP žiadosť o platbu

27

Príloha č. 2 Vymedzenie pojmov

Obeh dokladovVznik, postupné odovzdávanie, preskúmavanie a schvaľovanie dokladov projektov financovaných zo ŠF EÚ od ich vystavenia alebo doručenia až po ich zaúčtovaniea úschovu.

ProjektSúhrn aktivít a činností, na ktoré sa vzťahuje poskytnutie NFP a ktoré realizuje prijí-mateľ v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP z prostriedkov ŠF EÚ.

RegistratúraSúbor všetkých registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti TU a všetkých záznamov TU doručených, zaevidované v registratúrnom denníku.

Registratúrny záznamInformácia zaevidovaná TU v registratúrnom denníku.

Registratúrny denníkEvidenčná pomôcka správy registratúry, obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní registratúrnych záznamov, uložení a vyradení spisov.

Účtovný doklad (ÚD)Doklad obsahujúci zoznam nárokovaných výdavkov na predfinancovanie alebo re-fundáciu z prostriedkov ŠF EÚ.

Žiadosť o platbuDoklad obsahujúci zoznam nárokovaných výdavkov na predfinancovanie alebo re-fundáciu z prostriedkov ŠF EÚ.

28

Príloha č. 3 Delegovanie právomoci a zodpovednosti schvaľovania dokladov

4

Príloha �. 3 Delegovanie právomoci a zodpovednosti schva�ovania dokladov

Delegovanie právomoci schva�ovania a zodpovednosti za vykonanie predbežnej finan�nej kontroly operácií a ú�tovných dokladov

Pán/pani …………………………………………………….

funkcia ……………………… (meno a priezvisko poverujúceho)

p o v e r u j e m zodpovednos�ou za vykonanie predbežnej finan�nej kontroly

ú�tovných dokladov uvedených v �asti B.4 Organiza�nej smernice �. 7/2010 v �asti:

Doklad 11. etapa predbežnejfinan�nej kontroly

2. etapapredbežnejfinan�nej kontroly

1 vyplni� doklad a zaškrtnú� príslušný typ kontroly

pána/pani ……………………………………………………funkcia ……………….. (meno a priezvisko povereného)

V …………………………., d�a ………………………..

Podpis poverujúceho ………………………………………….

TECHNICKÁ UNIVERZITA VO ZVOLENE T.G. Masaryka 24, 960 53 Zvolen, tel.: 045/ 5333 271,

29

Príloha č. 4 Krycí list projektu

Technická univerzita vo Zvolene Krycí list projektu

01

Grantová schéma / Opera�ný program Opatrenie 1 02 Eviden�né �íslo projektu

03 Názov projektu

04 Za�iatok riešenia projektu

05 Koniec riešenia projektu

06 Žiadate� projektu

Charakteristika projektu

07 Ciele projektu

08 Aktivity projektu

09 Partneri projektu

10 Základné informácie o zodpovednom riešite�ovi (koordinátorovi) projektu

11 Meno a priezvisko, tituly 12 Dátum a podpis

zodpovedného riešite�a

13 Telefón 14 e-mail15 Stanovisko vedúceho katedry

16 Meno a priezvisko, tituly 17

Dátum, podpis vyjadrenie vedúceho katedry

18 Telefón 19 e-mail 20 Stanovisko dekana fakulty, resp. vedúceho organiza�nej sú�asti TUZVO

21 Meno a priezvisko, tituly 22

Dátum, podpis a vyjadrenie dekana, resp. vedúceho org. su�astiTUZVO

23 Telefón 24 e-mail25 Stanovisko riadite�a CIT Technickej univerzity vo Zvolene 2

26 Meno a priezvisko, tituly 27 Dátum, podpis a

vyjadrenie riadite�a CIT

28 Telefón 29 e-mail

25 Stanovisko vedúceho Oddelenia riadenia projektov Technickej univerzity vo Zvolene 3


vyjadrenie riadite�a CIT 32 Telefón 33 e-mail34 Finan�né nároky na projekt

Spolufinancovanie TUZVO (EUR)

35 Celkový rozpo�etprojektu (EUR) 36 Spolufinancovanie

(zodpovedná osoba)

37 Priame bežné náklady (EUR) 38 Nepriame bežné

náklady (EUR)

39 Kapitálové výdavky (EUR) 40 Výška odpisov (EUR)

41 Stanovisko kvestora Technickej univerzity vo Zvolene


vyjadrenie kvestora

44 Stanovisko prorektora Technickej univerzity vo Zvolene


vyjadrenie prorektora

47 Stanovisko rektora Technickej univerzity vo Zvolene


vyjadrenie rektora

1 2 3 vyžaduje sa pre projekty financované zo ŠF EÚ

Documents

Obeh dokladov na Technickej univerzite vo Zvolene – časť ... · Zmluva o poskytnutí NFP ORP podľa projektov –PM odovzdá neodkladne po podpise zmluvy o poskytnutí NFP –