OBJECTIFS D'UNE RÉUNIONCONSIDÉRATIONS SUR LA PLANIFICATION DE

RÉUNION

ORDRE DU JOUR :CONSIDÉRATIONSGUIDE DE PLANIFICATIONCONSIDÉRATIONS CONCERNANT L'EMPLACEMENT

OBJECTIFS D'UNE RÉUNION

Des études révèlent que 77 % des gens pensent que les réunions hors emplacement sont une nécessité et non un luxe; 85 % d'entre eux pensent que les réunions en personne sont plus susceptibles de donner lieu à une réflexion novatrice; et 82 % pensent que les réunions permettent aux employés de faire ressortir le meilleur d'eux-mêmes.

Une très vaste majorité des personnes participant à des réunions (92 %) considèrent que ces dernières offrent aux employés la possibilité d'apporter leur contribution et indiquent que des réunions productives peuvent contribuer à accroître la satisfaction au travail des employés.

SOURCE : https://e-meetings.verizonbusiness.com/global/en/meetingsinamerica/uswhitepaper.php

Les réunions d'affaires en personne permettent :

• de fédérer les équipes • aux participants de se sentir plus inspirés • aux participants de faire ressortir le

meilleur d'eux-mêmes • d'alimenter une réflexion novatrice • de renforcer les relations d'affaires

Rapport Hilton sur la communication d'entreprise

Laisser les participants être interrompus ou détourner leur attention altère la qualité de la réunion.

Tiré de Psychology Today - lignes directrices pour des réunions réussies

GUIDE DE PLANIFICATION - PARTIE 1

Planifier et animer une réunion d'affaires efficace centrée sur les résultatsPlanification et sens de l'organisation sont essentiels à la tenue d'une réunion ou d'un évènement d'affaires réussi. Concentrez-vous sur les éléments suivants lorsque vous commencez à planifier votre réunion :

•Établissez des objectifs de réunion précis, concis et concrets

•Assurez-vous que l'objectif de votre réunion est en lien avec vos objectifs d'affaires et que la réunion est nécessaire

•Réfléchissez à l'emplacement de la réunion - la taille de la salle, le nombre de participants, la configuration de la salle

•Découvrez ce que les installations ont à vous offrir, assurez-vous de bien comprendre les obligations et les clauses contractuelles

•Dressez une liste des invités - invitez uniquement les personnes nécessaires à la réunion

•Incluez les coordonnées appropriées dans votre liste

•Rédigez (et suivez) un ordre du jour pour la réunion

•Après la réunion, évaluez son efficacité et reliez-la à vos objectifs de réunion

GUIDE DE PLANIFICATION - PARTIE 2

Objectifs fondamentaux de la planification de réunion et d'évènementDe quels aspects devez-vous vous occuper lors de la planification d'une réunion? Bien qu'ils puissent changer d'une réunion à l'autre et d'un secteur à l'autre, vous êtes responsable des aspects suivants :

•Choix du lieu et de l'emplacement

•Hébergements de nuit

•Préparatifs de voyage

•Service de traiteur

•Invitations et ordre du jour

•Matériel audiovisuel

•Conférenciers et divertissements

•Activités récréatives

•Décorations

•Impression de documents

•Cadeaux et prix

GUIDE DE PLANIFICATION - PARTIE 3

Budgétisation de l'évènement : Maîtrisez les coûts de votre réunionFaites plaisir à votre patron en établissant votre budget avant de planifier votre réunion ou votre évènement d'affaires et tenez-vous-y. Suivez ces quelques conseils afin de maîtriser vos coûts :

•Examinez attentivement les contrats pour éviter les surprises lors de la location d'un aménagement

•Demandez à chacun de vos fournisseurs de vous fournir une entente écrite

•Prévoyez une réserve de 10 % dans votre budget pour faire face aux dépenses imprévues

•Examinez attentivement toutes les factures et interrogez-vous sur les frais qui ne correspondent pas à votre estimation

•Gérez les attentes des participants et limitez le nombre de personnes autorisées à accéder au compte général de l’aménagement

•Suivez les frais de logement quotidiennement

•Surveillez les dépenses cachées telles que l'expédition de nuit, les taxes ou les frais de temps supplémentaire

« Ne laissez pas le lieu de la réunion vous détourner de vos objectifs. Les lieux de réunion branchés font un bel effet. Les lieux de réunions inhabituels sont amusants. Ils sont aussi distrayants... Choisissez un lieu de réunion qui permette à vos employés de se concentrer sur la réunion et non pas sur le lieu. »Jeff Haden, OWNERS' MANUAL

Choisissez un lieu de réunion qui répondra à vos besoins.  Recherchez un lieu de réunion qui soit le reflet de l'énergie que vous souhaitez voir les participants déployer.  Demandez une présentation des caractéristiques principales de l’endroit, notamment en vidéo ou au format PowerPoint, et intégrez-la à votre documentation connexe.

La meilleure façon d'obtenir ce que vous voulez et ce dont vous avez besoin pour une réunion réussie est d'effectuer vos recherches et de rédiger une demande de propositions (DP) qui détaille tous les renseignements pertinents concernant votre groupe et vos objectifs de réunion.

➔ Situé près d'Ottawa et de Montréal➔ Navette gratuite à partir de l'aéroport international➔ Vues spectaculaires sur le fleuve et paysages splendides➔ Espace de réunion de 50 000 pieds carrés ➔ 70 salles disposant d'un système de câblage intelligent ➔ Une taille et une configuration de salle selon vos besoins➔ Plus de 500 chambres confortables➔ Salles de banquet pouvant accueillir jusqu'à 500 personnes➔ Accessibilité pour les personnes handicapées➔ Connexion sans fil gratuite partout ➔ Centre d'affaires sur place➔ Laboratoires informatiques pouvant accueillir jusqu'à

24 utilisateurs➔ Soutien audiovisuel et logistique entièrement inclus➔ NAV Spa avec services complets ➔ Piscines et installations de mise en forme ultra modernes➔ Brasserie avec permis idéale pour le réseautage et la

consolidation de l'esprit d'équipe ➔ Restaurant buffet, brasserie et boutique de casse-croûte ➔ Service de traiteur complet et café➔ Engagement sans égal envers la clientèle par un personnel

sympathique➔ Planificateur d'événement et de réunion disponible ➔ Environnement centré sur les résultats de votre entreprise➔ Forfaits tout inclus personnalisés pour répondre à vos besoins➔ Total des coûts disponible à l'avance pour adapter votre

budget

COMMENT DEVENIR LE

HÉROS DE VOTRE RÉUNION

Son environnement spectaculaire et ses forfaits tout

inclus font du CENTRE NAV la destination de choix

pour votre réunion d'entreprise, votre événement ou

encore pour faire une pause. Avec un vaste choix de

services et des commodités ultra modernes, nous

sommes là pour faire de vous le héros de votre

prochaine réunion.

Découvrez comment devenir le héros de votre réunion en vous rendant sur le site Web suivant : www.navcentre.ca/hero