OBJETIVO 2 ALCANCE 2 DEFINICIONES 2 … · departamento de contabilidad su clave de alta en SISPROY, ... secretarias entregaran dicha documentación ya con sus caratulas elaboradas

Departamento de Contabilidad CIR-UCS. Página 1

OBJETIVO 2

2. ALCANCE 2

3. DEFINICIONES 2

4. POLÍTICAS S 2

5. PROCEDIMIENTOS 5

6. GENERALES 7

OBJETIVO 9

2. POLITICAS 9

3. PROCEDIMIENTOS 10

4. TARIFAS PARA VIATICOS 10

5. DE LA COMPROBACION DE GASTOS 11

6. GENERALES 12

OBJETIVO 13

2. ALCANCE 13

3. DEFINICIONES 13

4. POLÍTICAS 13

5. PARA PUNTOS ESPECIFICOS 14

6. PARA IMPARTICION DE CURSOS 15

OBJETIVO 16

2. ALCANCE 16

3. DEFINICIONES 16

4. POLÍTICAS 16


A todo el personal Académico y Administrativo del Centro de Investigaciones Regionales

“Dr. Hideyo Noguchi”, de acuerdo al manual de Políticas y Procedimientos Administrativas de

la UADY nos permitimos realizar las siguientes recomendaciones:

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA

ADMINISTRACIÓN DE EGRESOS

1.-Objetivo:

Establecer las directrices para la comprobación, registro y control de los Egresos

en la UADY

2.-Alcance:

Esta política será aplicable a todas las acciones que generen un egreso en la

institución

3.- Definiciones:

Egresos: Son los desembolsos efectuados para cubrir los gastos autorizados para el funciona miento del Programa ó Departamento.

Erogación: Pagó ó desembolso de dinero

POLÍTICAS

- Todos los proyectos antes de iniciar cualquier trámite de gasto deberán entregar al departamento de contabilidad su clave de alta en SISPROY, en caso de no tenerla deberán solicitar un oficio a la coordinación Académica donde indique que estáen trámite.

- Cuando los egresos deriven de fuentes externas, para Proyectos Especiales, estos deberán apegarse a las disposiciones (políticas) de los convenios correspondientes en primera instancia, seguidamente se apegarán a las políticas establecidas por la UADY.

- Las erogaciones deben corresponder a gastos estrictamente necesarios para el cumplimiento del proyecto o fines del departamento y que estén contemplados en el desglose presupuestario en caso de tratarse de un P.E.

- Las erogaciones realizadas deben cumplir con los requisitos establecidos por las leyes fiscales respectivas, así como las políticas establecidas para cada tipo de gasto.


- La recepción de gastos: Los reembolsos, gastos por comprobar, liquidaciones y devoluciones, se realizaran con sus respectivas secretarias los LUNES Y MARTES, las secretarias entregaran dicha documentación ya con sus caratulas elaboradas el día MIERCOLES a las 8:30 am a la Auxiliar de Contabilidad Silviamira Vázquez para su revisión y se les entregará un contra-recibo con la fecha del pago, en caso de que hubiese algún error se les devolverá el mismo día a su secretaria, para dicha corrección oportuna y regresar a Silviamira el mismo MIERCOLES, para poder seguir con el trámite y respetar la fecha de pago en el área de contabilidad de la UCS. En caso de no entregar a tiempo el documento corregido se reprogramará la fecha de pago en el contra-recibo. Comprobantes: Todo gasto efectuado en territorio nacional deberán cumplir con los

siguientes requisitos fiscales establecidos en el Artículo 29-A del CFF (ver anexo 1), observando además lo siguiente: Expedidos a nombre de la UNIVERSIDAD AUTONOMA DE YUCATAN, calle 60 No. 491-A x 57 Centro RFC. UAY840901-2S1. En caso de que sean facturas deberán tener el precio unitario, importe parcial, IVA, importe final, fecha y deberán ser entregadas con sus archivos PDF y XML correspondientes.

Datos adicionales para los comprobantes: Todos los comprobantes de los P.E. FOMIX, CONACYT (Salud, Ciencia Básica, Cátedras, Infraestructura, etc.) e IMJUVE, deberán tener los datos de la convocatoria, así como el número de proyecto de la fuente fiduciaria.

Codificación de archivos: Deberán estar editados perfectamente bien los archivos XML y PDF al momento de su recepción y enviados al correo electrónico: [email protected](procedimiento1 - Guardado de Facturas)

- Pagos parciales: Cuando el proveedor requiera anticipo, la factura debe ser emitida exclusivamente por el importe del mismo y mencionarlo en el concepto (anticipo o saldo).

*No deberán tener tachaduras o enmendaduras.

*Los comprobantes que amparen la adquisición de bienes ó servicios emitidos en papel térmico, deberán acompañarse de copia fotostática legible.

- Cotizaciones: Toda solicitud de reembolso ó gastos por comprobar de bienes ó servicios los cuales sean de un valor superior a 4 veces el salario mínimo elevados al mes (30 días) vigentes en la ciudad de Mérida (2015 = $ 8,193.61) se deberá acompañar de 3 cotizaciones comparativas de empresas legalmente establecidas (la del proveedor escogido y 2 más) firmadas por parte de cada Proveedor. Se considera en las cotizaciones precio, marca, descripción del artículo, garantía y servicio para solicitar al mejor proveedor.

NOTA: Para que las cotizaciones sean comparativas, deben ser equivalentes (exactamente las mismas características de los productos a adquirir). En el caso de que los proveedores coticen un producto diferente al requerido, deberán anexar constancia de dicha solicitud requerida a cada proveedor con los productos detallados (para que se evidencie que se pidió el mismo producto pero el proveedor cotizó el que tenía en existencia), de igual forma justificar si se adquiere a un proveedor con precio mayor ya sea por marca, tiempo de entrega, calidad, etc.

- Proveedor único: Para la adquisición de bienes y servicios por las que no sea posible obtener las 3 cotizaciones y que por las características de las mismas sean proporcionadas por un solo proveedor en el medio: se deberá anexar un oficio firmado por el responsable del


P.E. ó responsable del laboratorio (en caso de tratarse de ingresos propios) y con el Vo.Bo. Del Director en el que se manifieste haber realizado la investigación de mercado realizada por el área requirente, donde acredite la inexistencia de los bienes y/o servicios con los otros proveedores seleccionados. En caso de que se trate por marca justificar porque se eligió esa en particular.(Formato 11 – Proveedor único)

- Firmas de comprobantes: Todo comprobante de reembolso o liquidación, deberá estar visado por el investigador responsable.

- ADQUISICIONES: Toda compra de artículos de limpieza, oficina, equipos de cómputo, audiovisuales, aires acondicionados, etc. incluidos en el catálogo del subsistema de adquisiciones se realizara de acuerdo al calendario que nos envíe el departamento de Adquisiciones del edificio central (Procedimiento 2 - Compras)

- CALENDARIO DE FECHAS PARA COMPRA A TRAVEZ DEL SUBSISTEMA DE ADQUISICIONES: Es necesario respetar las fechas establecidas por la UADY para la compra y/o alta de materiales y equipos (en caso de que estos no existan en el catálogo).

Para que el departamento de contabilidad pueda proceder con sus requerimientos de compras, deberán enviar al correo de la Srita. Irma Correa May sus solicitudes los siguientes 3 días a la fecha del envío del correo de donde indica que ya se abrieron las fechas de compras. En este mismo correo se les manda los catálogos actualizados de consumibles (materiales de oficina y otros), equipos de cómputo, audiovisual y aires acondicionados con los costos y proveedores asignados. La Srita. Irma Correa May es la encargada de elaborar y enviar la requisición de compras a cada proveedor, así como de recibir los artículos y entregárselos a las personas que lo hayan solicitado. Así mismo, la Srita. Irma Correa May, entregara a la secretaria responsable de cada proyecto y a la Aux. Silviamira Vázquez en caso de Techos Financieros, la factura (pdf y xml) y el formato de pedido o autorización de compra directa debidamente firmada por el responsable de cada proyecto y el Coordinador de la UCS para proceder a tramitar el pago a los proveedores (de forma inmediata, para poder estar dentro de la vigencia del precio).

- COMPRAS FUERA DE CALENDARIO: Se deberá llenar un formato de Excel llamado “Solicitud de compra fuera de calendario” el cual sirve para que se soliciten los artículos que no se encontraron en los catálogos pero que se tienen que comprar a través del departamento de adquisiciones (Procedimiento 2) Nota: Es muy importante justificar si se compró fuera de sistema la razón y si no se ha comprado por qué se requiere.

- EQUIPO DE CÓMPUTO: Toda factura que ampare la compra de equipo, deberá venir con: Marca, Modelo con sus características, Número de serie y el período de la garantía, cuando la factura no contenga las características del equipo tendrá que anexarse su Ficha técnica haciendo referencia en la misma al número de factura.

- PAGOS FORANEOS: Para solicitar el reembolso ó Gasto por Comprobar es necesario anexar la forma de cómo se realizó el pago (ficha, transferencia, estado de cuenta, etc.)

- COMPROBANTES DEL EXTRANJERO: Para realizar la liquidación, ésta deberá venir acompañada por el comprobante del tipo cambiario por la compra de la moneda requerida tomando como fecha del tipo de cambio la del primer comprobante de gastos o el que aparecen el estado de cuenta (en caso de haber pagado con tarjeta de crédito).

- FECHAS DE COMPROBANTES: Todas las solicitudes para reembolso ó liquidación deberán ser con comprobantes (factura, recibos, becas, notas de venta, etc.) expedidos en un plazo no mayor a 60 días, en su defecto por excepción, deberán anexar oficio justificando el retraso en la entrega de dicho(s) comprobante(s).


- PAGO A PROVEEDORES: Toda adquisición de bienes o servicios que sean financiados a través de Presupuesto General o Proyectos Especiales, estos serán pagados mediante las cuentas bancarias de la DGF, a través de transferencias bancarias ó cheques a las cuentas de las dependencias o a la de los proveedores. (Solo en casos especiales a investigadores del centro).

- SOLICITUDES DE BECAS: para poder solicitar el reembolso por este concepto deberá haberse antes cumplido con los REQUISITOS PARA PAGO DE BECAS (ver manual en la página Web del CIR en el apartado de Servicios)

- CHEQUES NOMINATIVOS: El pago por erogaciones que excedan de $2,000.00 deberá

realizarse a través de cheque nominativo con la leyenda PARA ABONO EN CUENTA del beneficiario (para el caso de proveedores).

- PAGO DE CHEQUES: Todo cheque emitido deberá estar acompañado de la póliza correspondiente, donde conste todos los datos del cheque y este al momento de ser cobrado por el interesado, deberá dejar constancia con su nombre, firma ó sello del proveedor y fecha y copia del IFE de quien recogió el cheque.

- TRANFERENCIA DE RUBROS: Es importante que cuando soliciten un reembolso, se compruebe que este rubro cuente con el saldo suficiente para dicha solicitud. En caso contrario, anexar oficio de solicitud de traspaso de rubros (formato 5 o 5ª según corresponda al proyecto).

- Cuando el pago se realice a través de más de una financiadora favor de dejar evidencia en cada una de ellas y mencionar en la factura “vale por $_ “. (Es decir anexar copia de la caratula donde se está pagando el saldo de dicha factura).

- SUBTOTALES Y TOTALES DEL FORMATO UNICO: No se aceptarán enmendaduras ó correcciones en los mismos, solo en caso de la cancelación de un comprobante.(El reembolso o la liquidación serían por menor importe).

PROCEDIMIENTOS

-FORMATO UNICO 1: Para la solicitud de reembolsos, gastos por comprobar así como para la liquidación de los mismos se utilizara un solo formato. (Formato Único 1)

*En los reembolsos en los cuales haya un proveedor con varias facturas, debe enumerar cada una de ellas con su importe respectivo en la columna de Sub-total, colocando únicamente en la columna de Total el importe total de dichas facturas; en caso de que el proveedor solo tenga una factura en el reembolso o liquidación, el importe de la misma se colocara en la columna de Total. (Formato 1 único)

-DATOS CARATULA: Todo proyecto que tenga en su desglose Objetivo, meta y acción, así como rubro y sub-rubro (tal y como vienen en la autorización del Programa) es INDISPENSABLE que estén perfectamente detallados en la carátula.

-CONCEPTO DE GASTO: Es necesario ampliar el concepto por el motivo del gasto. Si es un viaje especificar la duración del mismo, lugar y persona(s) participantes. Si es por alimentos para algún evento mencionarlo con fecha y así sucesivamente).


*En caso de viajes de campo, se anexa formato 2-Aviso de viaje (Indispensable para su trámite).

-BENEFICIARIO: Favor de no olvidar poner el nombre del beneficiario a quien se le emitirá el cheque.

*Si el proyecto tiene becas, así como viajes de campo favor de pasar al inicio de proyecto listado de personas a participar en los trabajos de campo, así como de becarios anexando su IFE con la firma perfectamente legible, para evitar en solicitudes posteriores estar anexando copias de sus IFE’s.

- PAGO de BECAS: es necesario especificar en el RECIBO el período de duración de pago de la misma, además del mes correspondiente que se está solicitando, breve descripción de actividades, tipo de beca (licenciatura, maestría, doctorado o posdoctorado) datos del proyecto, convocatoria, fiduciaria, número del proyecto y número de registro.

-SALARIOS ASIMILABLES: Para toda persona que cobre bajo este régimen ya sean nuevos o actuales, para poder hacerles las retenciones del 4% adicional y ser enterado a la UADY, deberán tramitar su RFC ante la Secretaria de Hacienda y entregarla en el departamento de contabilidad del CIR.

- REEMBOLSO DE GASTOS: Todos los gastos realizados en el municipio de Mérida (Mérida y sus comisarias) cualquiera que sea la fuente fiduciaria y monto, así como los gastos del Presupuesto ordinario, T. F. Pasajes y Viáticos y gasolinas dentro de la República Mexicana, será requisito indispensable para su recuperación entregar facturas CFDI (Comprobantes fiscales digitales por internet) con sus respectivos archivos PDF y XML. (Ver Anexo 1 Artículo 29-A del CFF)

-TRABAJOS DE CAMPO: Para poder ser reembolsados se solicitarán en hoja en blanco conteniendo los siguientes datos ; Nombre del proyecto, grupo de apoyo, breve explicación de actividades a realizar, periodo de colaboración, mes a cobrar, cantidad a cobrar, estando firmado por el colaborador y con el Vo.Bo del responsable del Programa Especial.

-VIAJES DE CAMPO: Para solicitar viajes de campo el formato único deberá estar acompañado del aviso de viaje (formato 2). Estos solo podrán ser solicitados por un mes, (solamente cuando coincida con vacaciones podrán ser solicitados por periodos mayores).

- PROYECTOS ESPECIALES: Para el reembolso o liquidación de viajes de campo, en comisarías en los cuales no expidan comprobante alguno, se solicitarán mediante el formato 7 (Anexo IV)

-Para el reembolso o liquidación de viajes de campo, en comisarias en los cuales no expidan comprobante alguno, se solicitaran mediante el formato 7 - Anexo 4.

*En lugares donde expidan comprobantes (Ticul, Celestun, Valladolid, Espita, Izamal, etc.) únicamente se podrá comprobar o solicitar reembolso de viáticos con comprobantes.(Cuando el gasto rebase los $300.00 la comprobación será mediante factura y si el gasto es igual o menor a $300.00 se aceptaran como comprobantes tanto facturas CFDI como notas de venta, recibos foliados, etc.) NOTA: Esto no aplica al presupuesto ordinario ni T.F. Pasajes y Viáticos.

*Todos los gastos de viajes de campo se enumeraran en el anexo III (Formato 9 – Liquidación de gastos de viaje).


GENERALES

- De las facturas: factura no desglosada, la cual tenga la leyenda se anexa el ticket, si no se encuentra éste no podrá ser reembolsada o liquidada. En caso de facturas de libros estos deben de estar desglosados perfectamente (nombre y precio de cada uno de ellos).

* En el caso de reembolsos o liquidación por adquisición de libros, se traerá el formato único acompañado de la factura y los libros físicamente para tramitar el resguardo en la biblioteca correspondiente (La biblioteca se encargará de contactar al investigador para entregarle los libros en calidad de préstamo por tiempo indefinido).

-Orden comprobante: Los comprobantes se anexarán detrás del reembolso, liquidación ó anexo III tal y en el orden en que están capturados.

-Formatos: Utilizar los proporcionados por el departamento de contabilidad única y exclusivamente, ya que serán los únicos aceptados.

-Tiempo pago de gastos: Favor de verificar calendarios en el momento de dar fecha de pago a proveedores. En caso de algún rechazo x corrección se deberá ingresar el mismo día para que se respete la misma fecha de pago que se les haya proporcionado, en caso de no ser así se reprogramara la fecha del pago.

-Duplicidad de Facturas: Estar pendientes de no duplicar la solicitud de pagos de facturas (han solicitado el monto total de la misma en 2 proyectos o en uno mismo yen gastos del laboratorio, etc.)

-De los Rembolsos de Fondo Fijo: No se pueden solicitar rembolsos con cargo o reposición al fondo Fijo por una cantidad mayor a éste.

-Importe emisión de cheques: Para poder solicitar la emisión de un cheque el importe de este no podrá ser menor a $ 200.00. En el caso exclusivo de Promep el monto mínimo es de $500.00 por Objetivo, Meta y Acción.

- De los gastos por comprobar: No se emitirá cheque x gasto por comprobar si se tiene adeudo a un gasto anterior s/liquidar. El tiempo para la liquidación de gastos es de únicamente 30 días a partir de la fecha en que se emitió el cheque correspondiente al gasto (excepto para el de gastos por comprobar por concepto de viajes que son como máximo 5 días hábiles contados a partir de la fecha de retorno del comisionado).

- Alimentos en viajes de campo: En los casos de solicitar gastos de trabajos de campo para alimentos, los comprobantes solo podrán ser los emitidos en los lugares para donde fueron solicitados (cabeceras).

- Alimentos por trabajo de campo en el Municipio de Mérida: Únicamente se reembolsaran los que tengan comprobantes. Por ningún motivo podrán ser liquidados mediante el anexo 4 (formato 7)

- Giro comercial del proveedor: Al realizar un reembolso o gasto por comprobar el giro comercial que sustenta dicha adquisición deberá ser acorde al bien o servicio a adquirir.


- Cotizaciones: Tendrán una vigencia de 6 meses siempre y cuando correspondan al mismo ejercicio fiscal (año en curso).

- Inscripciones a cursos, simposios, talleres, etc.: Es requisito indispensable para solicitar reembolso o gastos por comprobar para inscripciones, anexar la autorización de viaje (Formato 10), el cual será emitido por la secretaria de la coordinación académica (aun no teniendo gastos relativos a pasajes y viáticos)

- Prorroga Extensión: Proyectos especiales (Fomix, Ciencia Básica, Salud) se solicitará seis meses anteriores a la conclusión del proyecto, tomando como fecha de inicio el día en que se deposite la 1ra. Etapa. (Formato 14 – Modelo de Prorroga)

- Para el pago de equipos y/o artículos que requieren tramite de resguardo: Para poder

pagar cualquier equipo y/o artículo que se haya comprado a través del Presupuesto Ordinario, Ingresos Propios, Programas Especiales y PIFI y que requiera trámite de resguardo ya sea de Control Interno o Bien Mueble, deberá tener su etiqueta o escrito a plumón el número de Inventario que se le haya asignado al bien, en caso de que no se cumpla con este requisito, no se le pagará al proveedor hasta que el departamento de Patrimonio confirme que todo está en regla.



ADMINISTRACIÓN DE PASAJES Y VIATICOS

1.-Objetivo:

Establecer Los criterios para la asignación, comprobación y control de los recursos

asignados por la UADY, a pasajes y viáticos con motivo del desarrollo de sus funciones.

POLÍTICAS

-Para la solicitud, autorización y control de gastos de viaje, todas las dependencias de la UADY deberán apegarse a lo establecido en esta política

-Para autorizar gastos de viajes, estos deberán estar contemplados en el PTA ó en los Proyectos Especiales, bajo la responsabilidad de cada dependencia.

-Los gastos de Pasajes y Viáticos deberán ser autorizados por el titular de la Dependencia

-Los viajes deberán programarse con oportunidad para obtener los mejores precios y mayores beneficios en la adquisición de boletos aéreos ó terrestres y tarifas de hospedaje

-Se autorizaran gastos de viaje a personal académico ó administrativo de la UADY, a estudiantes de la UADY y a personal invitado cuando el objeto de éste sea estrictamente necesario para el desarrollo de actividades relacionadas con las funciones institucionales como son: intercambios académicos, desarrollo de proyectos, participación en eventos como congresos, simposios, trabajos en comités, etc.

- Cuando los fondos provengan de un Programa Especial ó convenio específico, deberán seguirse los criterios aplicables a dicho fondo, siempre y cuando estos se encuentren reconocidos en el propio contrato ó en su defecto vengan por escrito y autorizados por las autoridades correspondientes de dicho fondo; en caso contrario se aplicaran los criterios institucionales mencionados en este procedimiento.

-Los cargos por cancelación ó cambio de vuelo o salida de autobús u hotel, serán cubiertos por la persona autorizada a realizar el viaje, a menos que sean justificados y autorizados por el Director.

- Los pasajes aéreos autorizados solo podrán ser clase turista

-En ningún caso se autorizará hoteles catalogados de Gran Turismo, con excepción de los hoteles sede de los eventos cuya asistencia haya sido autorizada.


PROCEDIMIENTOS

-Cualquier viaje a realizar aéreo ó terrestre, deberá contar con una solicitud(Formato 8 – Solicitud para asistir a eventos) y una autorización (Formato – 10 Autorización de viaje) que entrega a secretaría de la Coordinación académica, misma que deberá sustentarse con convocatoria, invitación u otro documento análogo así como la aceptación del trabajo a presentaren caso de que proceda. (Ver Procedimiento 3- Solicitud de Pasajes y Viáticos)

-Para las comisiones que impliquen viajes al interior del Estado (viajes de campo) únicamente se utilizara el aviso de salida de campo (formato 2)

-En caso que la persona a realizar el viaje se le autorice por medio terrestre utilizando vehículo propio o del Centro, la asignación de combustible se estimara tomando en cuenta el precio del litro de gasolina vigente al inicio del viaje, la cantidad de kilómetros recorridos y el cilindraje del tipo de vehículo que se utilice; considerando el rendimiento por litro de gasolina de acuerdo a la siguiente tabla:

Tipo de Vehículo Rendimiento estimado 4 cilindros 8 Km por litro 6 cilindros 6 Km por litro 8 cilindros 4 Km por litro

* Para viajes de campo autorizados en los Programas Especiales, se tomara esta misma tabla para solicitar la gasolina requerida, tomando en cuenta la distancia a recorrer.

-El monto diario máximo a autorizar y solicitar para hospedaje alimentos y transporte será el siguiente:

TARIFAS PARA VIATICOS

PARA EL INTERIOR DEL ESTADO:

- Hasta $ 350.00 s/comprobantes (alimentos) con anexo 4(formato 7), p/persona, p/viaje

- Hasta $ 380.00 c/comprobantes (alimentos) p/persona, p/viaje - Hasta $ 720.00 c/comprobantes (hospedaje, alim., con pernocta)

p/persona por viaje

PARA REPUBLICA MEXICANA:

- Hasta $ 1,900.00 p/persona por día (hospedaje, alimentos y taxis) - Hasta $ 800.00 p/persona por día sin pernocta (alimentos y taxis.


EXTRANJERO:

- Países en donde el Euro es la moneda de curso legal: Hasta 200.00 Euros (Hospedaje, alimentos y transporte)

- Todos los demás países: Hasta 200.00 Dllrs. ó el equivalente (Hospedaje, alimentos y transporte)

*Tomando en consideración que los importes a solicitar pueden ser menores, según las necesidades consideradas

DE LA COMPROBACION DE GASTOS

-La comprobación de gastos de viaje (pasajes y viáticos) deberá realizarse máximo a los cinco días hábiles en la Dependencia, contados a partir de la fecha de retorno

-Toda la documentación comprobatoria deberá estar firmada por la persona que realizo el viaje, sin tachaduras o enmendaduras y deberán cumplir con los requisitos fiscales vigentes

-Lacomprobación de pasajes aéreos se sustentara con la impresión de la factura electrónica y

su itinerario que deberá generarse al momento de la compra del boleto.

- En el caso de propinas estas no podrán exceder del 10% del consumo facturado en

alimentos. Cuando estas no vengan desglosadas en la factura se aceptarán en hoja en blanco,

a excepción de Techo Financiero Pasajes y Viáticos que solo acepta pagar propinas siempre y

cuando estas se desglosen dentro de la factura. (No se aceptarán hojas en blanco)

-En el caso de transporte (taxis) sin comprobantes, deberá desglosar en hoja en blanco la

fecha, origen, destino e importe por recorrido y proyecto al cual se cargará el gasto. (A

excepción de Techo Financiero Pasajes y Viáticos en el cual no se aceptarán)

- La comprobación de viáticos realizados en pueblos, rancherías o lugares similares donde sea

imposible obtener comprobantes con los requisitos fiscales vigentes, deberán realizarse

mediante el anexo IV(Formato 7–Anexo 4)

- La comprobación del combustible asignado a un viaje( en caso de haberse solicitado y

autorizado) se realizara mediante la factura correspondiente , debiéndose registrar al reverso:

el cálculo del consumo de gasolina (según la tabla antes mencionada), el tipo de vehículo

utilizado y el número de placa.

- Los saldos no utilizados de recursos otorgados por concepto de viáticos, deberán ser

devueltos en efectivo al momento de la comprobación.


-En el caso de que el gasto se haya realizado en moneda extranjera, favor de anexar el tipo

cambiario. (Únicamente se tomara un tipo cambiario por viaje)

-Es requisito indispensable anexar a la liquidación o reembolso de gastos, la constancia de

asistencia al congreso, curso, talleres, estancias académicas, etc.

GENERALES

- En ningún caso se autorizarán consumos de bebidas alcohólicas, ni gastos de índole personal (lavandería, llamadas de larga distancia personales, etc.)

-Al elaborar el formato único 1 para el reembolso o liquidación del viaje, en el campo del concepto de deberá precisar el motivo del viaje, la fecha y el destino donde se realizaron los gastos.

-La solicitud para la asistencia a Eventos Académicos, por ningún motivo deberá ser posterior al evento.

- Los comprobantes deben coincidir con las fechas autorizadas en el formato 10“Autorización de Viaje”



ADMINISTRACIÓN DE INGRESOS

1.- Objetivo

Establecer las directrices de administración, registro y control de los ingresos de la institución.

2.- Alcance

Aplicable a todos los ingresos que obtenga la institución.

3.- Definiciones

INGRESOS POR SERVICIOS DE ENSEÑANZA: Son los que se derivan directamente de la prestación de un servicio o actividad educativa (inscripciones en cualquiera de los niveles educativos; cuotas de cursos de educación continua, diplomados, maestrías, doctorados) y forman parte delos programas educativos de la dependencia. Los ingresos por estos conceptos están exentos de IVA.

INGRESOS NO ACADEMICOS: Son aquellos que se derivan indirectamente de actividades educativas o funcionales de la dependencia (otorgamiento de servicios de apoyo técnico a organizaciones o entidades, cursos de capacitación específicos a instituciones públicas y privadas, la realización de proyectos financiados por entidades públicas, venta de productos derivados de las actividades propias de la dependencia, fotocopias , etc.) Estos servicios están gravados por la Ley al Impuesto al Valor Agregado (IVA).

Proyecto: Es un trabajo planificado que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas con el fin de alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto y un tiempo previamente definidos.

4.- Política

Los ingresos que perciba la institución deberán ser identificados y reflejados en los Estados Financieros de acuerdo con su origen.

El precios de los servicios deberá ser establecido y autorizado por escrito por los directores de las dependencias, deberá ser actualizado cuando menos una vez al año o cuando el costo de los insumos se incrementen.


Los descuentos parciales o totales otorgados al público en general en venta de bienes o prestación de servicios, solo podrán aplicarse a los generen ingresos propios, con sustento en políticas internas formalmente autorizadas en la dependencia correspondiente.

Toda devolución deberá ser autorizada por la autoridad correspondiente, mediante un oficio y registrada contablemente con la documentación comprobatoria.

5.- Para puntos específicos

Los convenios que amparan los ingresos por proyectos de las dependencias, deberán proporcionarse en copia al departamento de Contabilidad para poder iniciar con las solicitudes, trámites y registros de gastos, ya sea un Programa Especial o de Servicios.

Los servicios que se presten a Instituciones Públicas o Privadas que generen ingresos propios a las dependencias, deberán formalizarse mediante la firma de contratos o convenios, previamente autorizados por la oficina del Abogado General.

Para cada proyecto de los mencionados en el punto anterior se deberá elaborar un presupuesto de acuerdo con el formato 12 (Presupuesto por proyecto generador de ingresos propios.) el cual se deberá entregar al departamento de Contabilidad junto con el convenio del proyecto.

Las dependencias para la planeación de las actividades que generen ingresos, deberán considerar lo siguiente:

a) El concepto de la cual se pretenden obtener los ingresos. b) Costos estimados para el desarrollo del mismo, incluyendo el monto del impuesto al valor

agregado. Cuando se trate de ingresos por actividades académicas, deberán llenar el formato 13 (Presupuesto para determinar ingresos académicos).

c) Establecer el precio de venta (por programa, proyecto, servicio, etc. dependiendo del tipo de actividad a realizar).

d) Cuando las actividades que generan ingresos en las dependencias sean rutinarias se procederá a la actualización de los costos y de los precios de venta anualmente; cuando se inicie nuevamente el programa, proyecto o servicio ya existente o cuando existan fluctuaciones significativas en los costos que así lo determinen.

e) En caso de que no hayan cambios a los precios establecidos, ratificarlos por escrito anualmente.

f) Establecer las políticas de cobro: contado y crédito (cuando se otorguen plazos de crédito apegarse a las disposiciones establecidas en el apartado de cuentas por cobrar de este mismo documento).

g) Establecer condiciones que permitan la devolución del ingreso. h) Las devoluciones por servicios (tanto por laboratorios como por cursos donde se haya

expedido una nota de venta únicamente se procederá a su devolución en el mismo mes en que se efectuó el cobro. Para las facturas podrá ser en meses posteriores pero dentro del mismo año fiscal).

i) Establecer los porcentajes de descuento aplicables a la venta de productos o servicios no académicos.

j) Firma de los responsables de la actividad a realizar y visto bueno del director.


6.- Para impartición de cursos

- Si se va a dar un curso el procedimiento es el siguiente:

1. Comunicárselo al Secretario Académico. 2. Avisar por oficio al Director con copia al Secretario Académico y a la Contadora del CIR. 3. En el oficio deberá plasmarse lo siguiente:

Nombre del curso Responsable del curso Nombre y número de colaboradores que impartirán el curso. Número máximo de participantes Periodo del curso Periodo del cobro de la inscripción Tipos de costos (tipos de participantes, tiempos, etc.) Si habrá exentos Si tienen considerado hacer devoluciones especificar en que casos. Lugar sede a realizarse el curso Horario

4. Se anexara junto con el formato 13 (Presupuesto para determinar ingresos académicos)

- Una vez llenado estos requisitos se podrá proceder al cobro o depósito a la cuenta bancaria

del CIR, la cual será proporcionada por el departamento de Contabilidad. - En caso de depósito favor de solicitar al participante la ficha correspondiente y entregarla al

departamento de Contabilidad para poder identificarlo en los registros. - Contabilidad abrirá un registro para cada curso donde se registrarán tanto los ingresos como

los gastos del mismo. - El responsable del curso puede pedir en el momento que lo requiera un informe financiero del

mismo. - Se solicitará al responsable del curso en los primeros días del mismo la lista de participantes

para poder cotejar con los registros del departamento contable ya que hasta los exentos deberán estar registrados.


POLÍTICA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE FONDOS FIJOS

1.-Objetivo:

Establecer los criterios para la asignación y administración de los Fondos Fijos.

2.- Alcance:

Esta política es aplicable a todas las áreas del Centro que tengan bajo su custodia

dinero enefectivo destinado a cubrir gastos menores de operación.

3.- Definiciones:

Fondos Fijos: Es dinero en efectivo destinados a cubrir los gastos menores de

operación correspondientes a una semana y de acuerdo a necesidades específicas.

4.- Políticas:

Deberán ser utilizados para cubrir gastos por importes iguales ó inferiores a $ 1,365.60 (20 salarios mínimos vigentes en la ciudad de Mérida) mayores a este importe se solicitarán por cheque.

Para la autorización de la creación, modificación o cancelación de los fondos fijos deberá llenarse el Formato Autorización de Fondo Fijo. (formato 6).

La solicitud de reembolso deberá realizarse semanalmente.

Para solicitar el reembolso del F.F. los comprobantes deberán estar clasificados

por tipo de gasto en el formato de reembolso correspondiente (formato único 1).

Al momento de tramitar el reembolso correspondiente, a cada secretaria le será entregado un contra-recibo que ampare los reembolsos en tránsito, el cual deberá permanecer en su caja en caso de un arqueo de caja.

En ningún caso el importe de los reembolsos podrá ser superior al importe del

F.F. asignado.

El responsable del F.F. cada vez que realice un retiro en efectivo, deberá dejar constancia con un vale provisional de caja correspondiente, especificando la fecha, concepto, nombre y firma del solicitante, mismo que devolverá cuando se efectúe la comprobación del gasto.


El F.F. debe resguardarse con seguridad en las instalaciones del área a la cual fue asignado y el contador responsable deberá efectuar arqueos cuando menos cada 6 meses a los responsables de los mismos.

Cuando el responsable del F.F. haga mal uso o aplicación del mismo, estará

sujeto a las sanciones legales correspondientes.

Cuando el responsable del F.F. cambie deberá informar al área de contabilidad para actualizar el registro y realizará la entrega de los fondos mediante oficio, asumiendo la responsabilidad la nueva persona asignada. (No se transfiere el efectivo se da por cheque).


FORMATOS Y PROCEDIMIENTOS

FORMATO 1: Formato único

FORMATO 2: Aviso de viaje de Campo

FORMATO 3: Cuadro Comparativo

FORMATO 4: (Eliminado)

FORMATO 5: Cambio de Rubros Proyectos Dependencias

FORMATO 5ª: Cambio de Rubros Proyectos (PROMEP y Kellogs)

FORMATO 6: Control de Fondo Fijo

FORMATO 7: Anexo 4

FORMATO 8: Solicitud para asistir a eventos

FORMATO 9: Anexo III. Liquidación de gastos de viaje

FORMATO 10: Autorización de viaje

FORMATO 11: Proveedor Único

FORMATO 12: Presupuesto por proyecto generador de Ingresos Propios

FORMATO 13: Presupuesto para determinar ingresos académicos

FORMATO 14: Modelo de Prorroga.

Procedimiento 1: Guardado de facturas

Procedimiento 2: Compra a través del depto. De Adquisiciones.

Procedimiento 3: Solicitud de Pasajes y Viáticos.

Procedimiento 3a: Solicitud de Pasajes y Viáticos (PIFI y TECHO FINANCIERO)


Listado 1: Requisitos para el pagó de Becas (Descargar de la página Web del CIR)

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OBJETIVO 2 ALCANCE 2 DEFINICIONES 2 … · departamento de contabilidad su clave de alta en SISPROY, ... secretarias entregaran dicha documentación ya con sus caratulas elaboradas