OBSERVACIONES Y SOLICITUD DE ACLARACIÓN A LA … · Lo anterior, atendiendo los principios que rigen la contratación estatal en el sentido de que los pliegos deben ser claros, precisos

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Aclaraciones para la convocatoria:

OBSERVACIONES Y SOLICITUD DE ACLARACIÓN A LA METODOLOGIA Y CRITERIOS DE

SELECCIÓN DE AGENCIA EJECUTORA PARA LA ADMINISTRACION DE RECURSOS , EN EL

MARCO DE LA DECLARACION CONJUNTA DE INTENCION (DCI) , OPERADO POR EL “FONDO

COLOMBIA SOSTENIBLE” (FCS) , PARA LA IMPLEMENTACION DE PROGRAMAS DE

CONSERVACION Y MANEJO SOSTENIBLE DE BOSQUES COMUNITARIOS.

REMITENTE DE LA OBSERVACIÓN: Organización de Estados Iberoamericanos

1-El criterio de calificación: “EXPERIENCIA PREVIA EN ADMINISTRACION Y/O GERENCIA DE

PROGRAMAS O PROYECTOS EN TEMAS RELACIONADOS CON LA (S) LINEAS DE

INVERSIONES”, señala lo siguiente:

“Este criterio se calificará con base en el monto promedio anual de los últimos cuatro

años (2014-2017)) de recursos administrados provenientes de cooperación internacional y/o

banca multilateral en temas relacionados con la (s) línea (s) de inversión.

Se aplicará tres (3) puntos por la experiencia documentada en al menos un proyecto en cada

uno de estos temas, para un total de quince (15) puntos.” (Negrilla fuera de texto).

TEMAS PREVISTOS EN EL PORTAFOLIO Calificación por tema

Experiencia en formulación, ejecución y seguimiento de proyectos REDD +

3

Experiencias en temas de cambio en el uso del suelo

3

Experiencia en temas de MRV 3

Experiencia en encadenamientos productivos

3

Conocimiento probado de las metodologías de VCS y Gold Standard usadas en los proyectos de BIOREDD+

3

Como se observa, el primer párrafo no guarda concordancia con el segundo párrafo, por cuanto

establece un promedio anual de los últimos cuatro años y solicita la experiencia documentada de al

menos un proyecto de cada uno de los temas, de donde se colige que con demostrar una sola

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experiencia basta, sin entrar a promediar ninguno de los años mencionados inicialmente y de ahí se

toma el puntaje de tres puntos, por cada proyecto en cada uno de los temas demostrados, de acuerdo

a la tabla adjunta.

Por lo expuesto, se hace necesario aclarar que basta con demostrar una sola experiencia dentro del

rango de años 2014 a 2017.

De otra parte, en cuanto a los tres primeros temas y el quinto tema previstos en el portafolio

relacionados con REDD +, MRV y metodologías de VCS y Gold Estándar, es necesario observar que

la experiencia es muy cerrada.

Teniendo en cuenta que se trata de criterios de calificación que pueden generar confusión tanto a los

proponentes como al Comité evaluador consideramos pertinente proceder a los ajustes que

consideren pertinentes y así evitar que el Comité evaluador y los proponentes incurran en error.

Lo anterior, atendiendo los principios que rigen la contratación estatal en el sentido de que los pliegos

deben ser claros, precisos y razonables

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Respuesta MADS:

Sobre la especificidad en los temas REDD+, MRV y Metodologías y Estándares, precisamente se desea recalcar que la experiencia sobre estos temas es fundamental con el fin de lograr el adecuado y eficiente desarrollo de los componentes previstos bajo esta convocatoria.

Conforme a lo solicitado se procede a aclarar y ajustar el criterio, eliminando la referencia a los años en los que se puede acreditar la experiencia, según se presenta abajo:

Criterio Factor de ponderación Explicación

Experiencia

previa en

administración

y/o gerencia de

programas o

proyectos en

temas

relacionados con

la(s) línea(s) de

inversiones

PUNTAJE

MÁXIMO 15

- Experiencia en formulación, ejecución y seguimiento de proyectos REDD+ 0 Puntos: sin proyectos acreditables 1 Punto: 1 o más proyectos por un monto total agregado de al menos 1 millón de dólares 2 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de entre 1 y 5 millones de dólares 3 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de más de 5 millones de dólares

- Experiencia en temas de cambio en el uso del suelo 0 Puntos: sin proyectos acreditables 1 Punto: 1 o más proyectos por un monto total agregado de al menos 5 millón de dólares 2 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de entre 5 y 10 millones de dólares 3 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de más de 10 millones de dólares

Se elimina la referencia a los

años con los que se puede

acreditar la experiencia

Este criterio se calificará para

cada uno de los temas

previstos para la línea de

inversión con base en el

monto de recursos

administrados provenientes

de cooperación internacional

y/o banca multilateral.

Se aplicarán hasta tres puntos

por la experiencia

documentada para cada uno

de los siguientes temas:

- Experiencia en formulación, ejecución y seguimiento de proyectos REDD+

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- Experiencia en temas de MRV 0 Puntos: sin proyectos acreditables 1 Punto: 1 o más proyectos por un monto total agregado de al menos 1 millón de dólares 2 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de entre 1 y 5 millones de dólares 3 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de más de 5 millones de dólares

- Experiencia en encadenamientos productivos 0 Puntos: sin proyectos acreditables 1 Punto: 1 o más proyectos por un monto total agregado de al menos 5 millón de dólares 2 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de entre 5 y 10 millones de dólares 3 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de más de 10 millones de dólares

- Conocimiento probado de las metodologías de VCS y Gold Standard usadas en los proyectos de BIOREDD+

0 Puntos: sin proyectos acreditables 1 Punto: 1 o más proyectos que incluyan estas metodologías por un monto total agregado de al menos 1 millón de dólares

- Experiencia en temas de cambio en el uso del suelo

- Experiencia en temas de MRV

- Experiencia en encadenamientos productivos


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2 Puntos: 1 o más proyectos que incluyan estas metodologías por un monto total agregado de entre 1 y 5 millones de dólares 3 Puntos: 1 o más proyectos que incluyan estas metodologías por un monto total agregado de más de 5 millones de dólares

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REMITENTE DE LA OBSERVACIÓN: Fondo Acción

1. Solicitamos hacer pública la Comunicación No. CCO-150/2018 ID EZSHARE- 12023696998-31 de febrero 12 de 2018, ya que la misma es parte integral de los Términos de Condiciones.

Se adjunta la comunicación. La cual podrá ser descargada de la página web, una vez se publiquen los términos de referencia definitivos

2. En los antecedentes de los Términos de Condiciones se describe la Declaración Conjunta de Intención como “(…) una alianza enfocada en REDD+ para apoyar a Colombia a lograr reducciones significativas de GEI asociadas a la deforestación y degradación del bosque (…), posteriormente, se desarrollan las modalidades 1 y 2 de la Declaratoria Conjunta de Intención (DCI). Solicitamos aclarar ¿de qué modalidad provienen los recursos a ser asignados mediante la presente Convocatoria Pública?

La modalidad 2 no será operativa hasta finales de 2018/principios de 2019. Los recursos de la presente convocatoria provienen 1.1 Millones de USD de la Modalidad 1 de la Declaración Conjunta de Intención y el restante presupuesto de apoyos de los gobiernos de Suiza y Suecia.

3. Los principales donantes y aportantes al desarrollo de proyectos REDD+ y de la Estrategia

Nacional REDD+ en Colombia han sido el Gobierno de los Estados Unidos (a través de USAID, operadores de USAID y del Departamento del Tesoro), el Banco Mundial y algunas Corporaciones Autónomas Regionales. En consecuencia, solicitamos incluir en la evaluación la experiencia en el manejo de fondos de estas fuentes en los numerales 1, 2 y 5 del sub capítulo “Evaluación de la calidad” del Capítulo 4 “Evaluación de las Propuestas”.

En los TdR Finales se incluirá un criterio asociado conforme a la recomendación

4. Los Términos de Condiciones consignan que “la canalización de los recursos de la Declaración Conjunta de intención (DCI) se realizará por medio de la Facilidad del Banco Interamericano de Desarrollo – BID- denominada “Fondo Colombia Sostenible”. Adicionalmente los Términos especifican que “Las Agencias Ejecutoras serán responsables por la adquisición de trabajos, servicios de consultoría y otros servicios de acuerdo con la “Políticas para la Adquisición de Bienes y Servicios Financiados por el BID” (GN-2349-9). Como todos los recursos de Noruega en la línea del POA del FCS denominada “Implementación de programas de conservación y manejo sostenible de bosques comunitarios” serían administrados por el BID/FCS y teniendo en cuenta que las Agencias Ejecutoras deben observar las políticas y procedimientos de la banca multilateral, y particularmente del BID, no existe relación de conexidad entre el criterio (Experiencia Especifica Mínima en administración de fondos de Noruega – Especialista

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financiero y contador-) y el objeto a contratar (administración de recursos operados por el Fondo Colombia Sostenible bajo las políticas de adquisición de bienes y servicios del BID). Solicitamos ajustar los criterios de evaluación relacionados con la Experiencia Especifica Mínima en administración de fondos de Noruega requerida para el Especialista Financiero y el Contador. En los TdR Finales se asociará el criterio en mención a experiencia con el BID, en lugar de con Noruega

5. ¿Las propuestas serán recibidas en cualquier momento, entre el 14 de marzo de 2018 y el 2 de abril de 2018 hasta las 11.00 AM? ¿O sólo podrán ser entregadas el día 2 de abril?

Las propuestas pueden ser remitidas en cualquier momento durante el periodo en mención. Sólo se evaluarán las recibidas hasta la fecha y hora límite, y en ningún caso se revisará su contenido antes del periodo de evaluación.

6. Aparentemente el tamaño del Comité de Evaluación variaría entre un mínimo de 3 y un máximo

de 5 personas. ¿Si el Comité está compuesto solamente por tres personas, podrá seleccionar la propuesta ganadora? Sí

7. En la tabla “Línea de inversión en el marco del sector elegible de desarrollo rural resiliente y bajo en emisiones de carbono” se encuentra la línea o componente denominado “Gerencia del Programa”. Posteriormente en los Términos se hace referencia a los Costos de los servicios requeridos, y se señala que se debe presentar una propuesta sobre este ítem. ¿En la elaboración de la propuesta de costos se debe tomar como techo el valor indicado en el componente “Gerencia” de la tabla? ¿O existe un rubro adicional a los U$3.348.400 para cubrir los costos de los servicios requeridos?

Los proponentes pueden o no usar los valores asociados al componente de Gerencia del

programa. El mismo es sólo indicativo. La propuesta financiera deberá basarse sobre el

valor tope de U$3.348.400, y con base en el mismo se descontarán los costos

administrativos que se acuerden entre las partes.

8. En la misma tabla “Línea de inversión en el marco del sector elegible de desarrollo rural resiliente y bajo en emisiones de carbono” aparentemente se establecen topes presupuestales para los componentes así como para los productos y actividades. No es claro en qué parámetros se basaron para establecer estos valores ni tampoco se entiende su utilidad. Sugerimos eliminar

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esta tabla y dejar como referente el monto total de la convocatoria, para que los proponentes tengan la libertad de plantear las actividades más pertinentes para los componentes de gobernanza forestal, proyectos productivos, MRV y gerencia. La tabla tiene un fin indicativo sobre la tipología de acciones que se deberán realizar y cómo se establecieron los requerimientos financieros. En los TdR Finales se retirarán los valores indicativos asociados a las actividades, pero no las actividades. El alcance de las mismas será definido por el MADS en acuerdo con las comunidades asociadas a los proyectos.

9. Con respecto a la Evaluación de Calidad:

a. ¿Cuáles son los factores de ponderación de cada criterio de calificación para la evaluación de la calidad de la propuesta?

A continuación, se describen los factores de ponderación. Los mismos serán incluidos en los Términos de Referencia Finales:


Experiencia

general en

administración de

fondos de

cooperación

técnica no

reembolsable

PUNTAJE

MÁXIMO 30

(se retirarán los puntos extra por

manejo de recursos del BID)

30 puntos para quienes

demuestren manejo:

Mayor a un promedio anual de

USD 4 Millones


demuestren manejo:

Entre USD 3 millones y USD 4

millones promedio anual

Este criterio se calificará

con base en el monto

promedio anual

desembolsado a terceros

durante los últimos cuatro

años (2014-2017) de

recursos administrados

provenientes de

cooperación internacional

y/o banca multilateral,

medido éste como el

promedio de pagos

efectivos realizados a

terceros en USD efectuados

en cada año calendario.

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demuestren manejo:

Entre USD 2 millones y USD 3



demuestren manejo:

Entre USD 1 millón y USD 2


5 puntos para quienes demuestren

manejo:

Menor a USD 1 millón promedio

anual

Como tasa de cambio se usa

1USD=3000COP

Experiencia previa

en administración

y/o gerencia de

programas o

proyectos en

temas

relacionados con

la(s) línea(s) de

inversiones

- Experiencia en formulación, ejecución y seguimiento de proyectos REDD+ 0 Puntos: sin proyectos acreditables 1 Punto: 1 o más proyectos por un monto total agregado de al menos 1 millón de dólares 2 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de entre 1 y 5 millones de dólares

Se elimina la referencia a los

años con los que se puede

acreditar la experiencia


para cada uno de los temas

previstos para la línea de

inversión con base en el

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PUNTAJE

MÁXIMO 15

3 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de más de 5 millones de dólares

- Experiencia en temas de cambio en el uso del suelo 0 Puntos: sin proyectos acreditables 1 Punto: 1 o más proyectos por un monto total agregado de al menos 5 millón de dólares 2 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de entre 5 y 10 millones de dólares 3 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de más de 10 millones de dólares

- Experiencia en temas de MRV 0 Puntos: sin proyectos acreditables 1 Punto: 1 o más proyectos por un monto total agregado de al menos 1 millón de dólares 2 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de entre 1 y 5 millones de dólares 3 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de más de 5 millones de dólares

monto de recursos

administrados provenientes

de cooperación

internacional y/o banca

multilateral.

Se aplicarán hasta tres

puntos por la experiencia

documentada para cada

uno de los siguientes temas:

- Experiencia en formulación, ejecución y seguimiento de proyectos REDD+

- Experiencia en temas de cambio en el uso del suelo

- Experiencia en temas de MRV

- Experiencia en encadenamientos productivos


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- Experiencia en encadenamientos productivos 0 Puntos: sin proyectos acreditables 1 Punto: 1 o más proyectos por un monto total agregado de al menos 5 millón de dólares 2 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de entre 5 y 10 millones de dólares 3 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de más de 10 millones de dólares


0 Puntos: sin proyectos acreditables 1 Punto: 1 o más proyectos que incluyan estas metodologías por un monto total agregado de al menos 1 millón de dólares 2 Puntos: 1 o más proyectos que incluyan estas metodologías por un monto total agregado de entre 1 y 5 millones de dólares 3 Puntos: 1 o más proyectos que incluyan estas metodologías por un monto

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total agregado de más de 5 millones de dólares

Auditorías

externas previas

Ecuación de cálculo:

𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙

=𝐴1 + 𝐴2 + 𝐴3 + 𝐴4

4

Donde A1= Número de auditorías

favorables durante 2013







0 puntos: resultado entre 0 y 0,9

2 puntos: resultados entre 1 y 1,9

4 puntos: resultados entre 2 y 3,9

5 puntos: resultado mayor a 4


con base en el número

promedio anual de los

últimos cuatro años (2013-

2016) de informes de

auditoría externa favorables

preparados para cumplir

obligaciones con

organismos internacionales

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Metodología

/procedimientos

para la gestión de

los fondos,

considerando

Sistema de

Gestión y

Administración

Financiera y los

mecanismos de

gobernanza y

transparencia

a) Sistemas de Gestión, de

Administración Financiera y

Control Interno, incluyendo

manejo y administración de

riesgos fiduciarios, y gestión de

activos.

0 puntos: no cuenta con sistemas

de gestión, administración

financiera y control interno

10 puntos: cuenta con sistemas de

gestión, administración financiera

y control interno establecido hace

1 – 5 años

20 puntos: cuenta con sistemas de

gestión, administración financiera

y control interno establecido hace

más de 5 años

b) Organización y dotación de

personal (adicional al personal

clave)


con base en la propuesta

presentada por cada

proponente en relación con

los procedimientos

administrativos y

financieros que serán

empleados para la

administración de los

recursos y gestión de

activos, considerando el

cumplimiento de normas y

políticas de la banca

multilateral y de

cooperantes

internacionales, el empleo

de Sistemas de Gestión

Financiera, Técnica y

Administrativa y Auditoria

Interna debidamente

certificados y la propuesta

de mecanismos de

gobernanza y transparencia

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Se otorga 1 punto extra por cada

persona adicional que se ofrezca

para apoyar el proceso, hasta un

máximo de 5 puntos extra.

c) Mecanismos de Gobernanza y

Transparencia

0 puntos: no cuenta con

mecanismos de Gobernanza y

Transparencia

10 puntos: cuenta con mecanismos

de Gobernanza y Transparencia

establecidos hace 1 – 5 años

20 puntos: cuenta con mecanismos

de Gobernanza y Transparencia

establecidos hace más de 5 años

Personal Clave

Director Proyecto:

Formación académica y

experiencia general (criterios

habilitantes)

Experiencia específica:

El número de puntos

asignados a cada uno de los

cargos o disciplinas

anteriores será establecido

considerando las hojas de

vida de los profesionales

que se indican en los TdR.

La ponderación se describe

en esta tabla.

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0 puntos: no cumple

2 puntos: mínimo 5 proyectos en el

tema especificado

4 puntos: entre 6 y 10 proyectos en

el tema especificado

6 puntos: más de 10 proyectos en


Especialista Financiero:



habilitantes)


0 puntos: no cumple

2.5 puntos: mínimo 3 proyectos en


5 puntos: más de 3 proyectos en el

tema especificado

Contador:

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habilitantes)


0 puntos: no cumple

2.5 puntos: mínimo 3 proyectos en


4 puntos: más de 3 proyectos en el

tema especificado

b. Experiencia general en administración de fondos: Asumimos que se trata de

desembolsos realizados por la entidad (Agencia Ejecutora) a terceros en los cuatro últimos años. Dado que los desembolsos a terceros y pagos se hacen en pesos, ¿qué tasas de cambio se deben usar para el cálculo de cada año? Efectivamente son recursos destinados a terceros. Usar una tasa de cambio de 3000 COP por cada USD.

c. Experiencia general en administración de fondos: El numeral 4.1 “Evaluación de la calidad” incluye una tabla de criterios y puntajes que otorga 30 puntos a la experiencia general en administración de fondos de cooperación técnica no reembolsable. No obstante, en el cuadro de los rangos relativos a montos de recursos administrados se señala un puntaje máximo de 26 puntos ya que reserva 4 puntos (13%) por “experiencia especifica documentada en manejo de fondos de al menos 1 millón de dólares provenientes del BID”.

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Solicitamos mantener el máximo de 30 puntos de manera general sobre la experiencia descrita en el numeral 1 dado que la asignación de 4 puntos de manera diferencial altera el máximo puntaje asignado a este criterio. Sugerimos que criterios como “experiencia especifica documentada en manejo de fondos de al menos 1 millón de dólares provenientes del BID” sean usados por ejemplo como factor de desempate y no como criterio diferencial de calificación.

En los TdR Finales se retirará este factor extra.

d. Experiencia previa en administración de programas en temas relacionados: El método de calificación no es claro. ¿hace referencia al tiempo de ejecución, monto de ejecución, cubrimiento (territorio, beneficiarios, componentes a los que se refiere la convocatoria) alcanzado con la ejecución? ¿Si se documenta experiencia en al menos un proyecto en cualquier tema, esto se califica con 3 puntos, independientemente del monto promedio anual administrado en ese tema? Es decir, ¿existen rangos de calificación para este criterio (como existe para el criterio de experiencia general), cuáles son? Referirse a la respuesta 9.a. con relación a los factores de ponderación

e. Auditoria externas: Cuál es la ecuación para asignar el puntaje relativo a Auditorías Externas? ¿Se refiere al promedio simple para el periodo, es decir, (número total de auditorías dividido por 4)? ¿En consecuencia, si el promedio de los 4 años es superior a 4, se obtendría la calificación máxima?

Referirse a la respuesta 9.a. con relación a los factores de ponderación

f. Auditoria externas: Se solicita evidencia de los últimos cuatro años. Dado que las

auditorias de proyectos y programas de un año específico (por ejemplo las del 2017) se llevan a cabo en el primer semestre del año siguiente (2018), es muy probable que no haya resultados de auditorías de recursos ejecutados en el 2017. ¿Esperan ver información sobre auditorias de recursos ejecutados hasta el 2016? Teniendo en cuenta la observación, se ajustará el periodo de referencia para que se incluyen cuatro años hasta 2016 inclusive. Quedando el periodo entre 2013,2014,2015 y 2016.

g. Personal clave: En las posiciones de Especialista Financiero y Contador se solicita experiencia específica en administración de fondos de Noruega en por lo menos uno de tres proyectos. De nuevo, como se aplicarán las normas del BID para la ejecución, no es

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relevante la experiencia en administración de fondos de Noruega (así como tampoco sería relevante solicitar experiencia en la aplicación de la normativa del sistema de compra pública colombiana en tanto los recursos de la DCI no entran a formar parte del presupuesto del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible). Solicitamos modificar esta exigencia.

El requisito será cambiado por experiencia en el manejo de fondos del BID

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