НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ - interbuh · 2013. 5. 23. · Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання

Зразок 1

Найменування установи: ТОВ «Кераміка»

Код ЄДРПОУ: 12345678

Назва структурного підрозділу: Бухгалтерія

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ (Витяг)

Київ № 111

на 2013 рік

05-Бухгалтерія (назва розділу)

Індекс

справи Заголовок справи (тому, частини)

Кіль-

кість

справ

(томів,

частин)

Строк зберігання

справи (тому,

частини) і

номери статей за

переліком

Примітка

05-01

Документи (положення, картки,

листи) про відкриття в

організаціях банку розрахункових

і поточних рахунків та

оформлення повноважень на

проведення грошово-

розрахункових операцій за

рахунками

5 р.

1

ст. 209 1Після закриття рахунку

05-02 Річна фінансова звітність з

примітками до неї

До ліквідації

організації.

ст. 311-б

05-03 Квартальна фінансова звітність з


3 р.1

ст. 311-в

1За відсутності річних — до

ліквідації організації

05-04

Річні звіти про перерахування

грошових сум на державне і

недержавне соціальне

страхування (пенсійне, на

випадок безробіття, медичне

тощо)


організації1

ст. 71-б

1 За місцем складення, в інших

організаціях — доки не мине

потреба

05-05

Облікові регістри (головна книга,

журнали, меморіальні ордери,

оборотні відомості, інвентарні

картки, розроблювальні таблиці

тощо)

3 р.

1, 2

ст. 351

1 За умови завершення перевірки

державними податковими

органами з питань дотримання

податкового законодавства, а для

органів виконавчої влади,

державних фондів, бюджетних

організацій, суб’єктів

господарювання державного

сектору економіки, підприємств і

організацій, які отримували кошти

з бюджетів усіх рівнів та

державних фондів або

використовували державне чи

комунальне майно, — ревізії,

проведеної органами державної

контрольно-ревізійної служби за

сукупними показниками

фінансово-господарської

діяльності. У разі виникнення

спорів (суперечок), порушення

кримінальних справ, відкриття

судами провадження у справах —

зберігаються до ухвалення

остаточного рішення. 2 Документи, які містять

інформацію про фінансові

операції, що підлягають

фінансовому моніторингу, — 5 р.

05-05

Первинні документи і додатки до

них, що фіксують факт виконання

господарських операцій і

3 р.

1, 2

ст. 336



слугують підставою для

бухгалтерських записів (касові,

банківські документи,

повідомлення банків і переказні

вимоги, виписки банків, наряди

на роботу, табелі, акти про

приймання, здавання і списання

майна й матеріалів, квитанції і

накладні з обліку товарно-

матеріальних цінностей, авансові

звіти тощо)








організацій, які отримували кошти

з бюджетів усіх рівнів та











судами провадження у справах —

зберігаються до ухвалення





05-06 Розрахунково-платіжні відомості

(особові рахунки) працівників

75 р.

ст. 317-а

<…> <…> <…> <…> <…>

05-44 Номенклатура справ відділу 3 р.

1

ст. 112-в

1 Після заміни новими та за умови

передавання справ до архівного

підрозділу організації

Головний бухгалтер

Посада керівника структурного підрозділу

Дата 26.12.2012 р.

Іванов

Підпис

А. А. Іванов

Розшифровка підпису

СХВАЛЕНО

протокол засідання ЕК

структурного підрозділу

від 26.12.2012 р. № 26

ПОГОДЖЕНО

Керівник архіву (особа, відповідальна за архів) установи

Б. Б. Петров

Підпис

Дата 26.12.2012 р.



* У разі наявності ЕК структурного підрозділу.

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2013 році

в структурному підрозділі Бухгалтерія

За строками зберігання Усього

У тому числі

таких, що

переходять

з позначкою

«ЕПК» Постійного

Тривалого (понад 10 років)

Тимчасового (до 10 років включно)

Разом

Керівник архіву

Посада особи, відповідальної за діловодство в

структурному підрозділі

Дата ___________

_________ Підпис

________________________ Розшифровка підпису

Підсумкові відомості передано до служби документаційного забезпечення управління

Головний бухгалтер

Посада особи, відповідальної за передавання відомостей

Дата ___________

_________ Підпис

________________________ Розшифровка підпису

Зразок 2

Найменування установи: ТОВ «Кераміка»

Код ЄДРПОУ: 12345678

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

(Витяг)

Київ № 112

на 2013 рік

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор

Посада керівника установи

Сідоров В.В. Сідоров

Підпис Розшифровка підпису

Дата 26.12.2012 р.

Індекс

справи

Заголовок справи (тому,

частини)

Кіль-

кість

справ

(томів,

частин)

Строк

зберігання

справи (тому,

частини) і

номери статей

за переліком

Примітка

1 2 3 4 5

01 — ВІДДІЛ ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ І КАДРОВОЇ РОБОТИ

01-01 Положення про структурні

підрозділи підприємства

75 р.

ст. 39

01-02 Посадові та робочі інструкції

працівників

5 р.1

ст. 43

1 Після заміни новими. Посадові

інструкції наукових працівників,

а також посадові і робочі

інструкції працівників, що

працюють на важких роботах, на

роботах із шкідливими і

небезпечними умовами праці, —

75 р.

01-03 Накази з основної діяльності



ст. 16-а

1 Надіслані до відома — доки не

мине потреба

01-04

Накази з кадрових питань

(особового складу) (про

прийняття на роботу,

переміщення за посадою,

переведення на іншу роботу,

сумісництво, звільнення;

атестація, підвищення

кваліфікації, стажування;

заохочення (нагородження,

преміювання), оплата праці,

нарахування різних надбавок,

доплат, матеріальної допомоги;

всі види відпусток працівників з

важкими, шкідливими та

небезпечними умовами праці,

відпусток щодо догляду за

дитиною, відпусток за власний

рахунок; довгострокові

відрядження в межах України та

за кордон; відрядження для

працівників з важкими,

шкідливими та небезпечними

умовами праці)

75 р.

2

ст. 16-б

2 Про короткострокові


за кордон; стягнення; надання

щорічних оплачуваних відпусток

та відпусток у зв’язку з

навчанням — 5 р.

01-05

Особові справи (заяви, анкети,

автобіографії, копії і витяги з

наказів про прийняття,

переміщення, звільнення,

оголошення подяк, копії

особистих документів, декларації

держслужбовців, характеристики,

листки з обліку кадрів)1

75 р.

2

ст. 493

1 Довідки з місця проживання,

медичні довідки та інші

документи другорядного

значення — 3 р. після звільнення

2 Після звільнення

01-06 Журнал обліку видачі трудових

книжок і вкладишів до них

50 р.

ст. 530-а

01-07

Журнал обліку працівників,

направлених у довготривалі


за кордон

75 р.

ст. 532-а

01-08

Журнал обліку працівників,

направлених у короткострокові


за кордон

5 р.

ст. 532-б

01-09 Журнал обліку видачі посвідчень

про відрядження

5 р.1

ст. 533 1 Після закінчення журналу

01-10 Штатні розписи та переліки змін

до них

75 р.

ст. 37-а

01-11

Проекти штатних розписів та

документи (довідки, пропозиції,

висновки) з їх розроблення

3 р.

ст. 38

<…> <…> <…> <…> <…>


1

ст. 112-в

1 Після заміни новими та за

умови передавання справ до

архівного підрозділу організації

05 — БУХГАЛТЕРІЯ

05-01

Документи (положення, картки,

листи) про відкриття в

організаціях банку розрахункових

і поточних рахунків та

оформлення повноважень на

проведення грошово-

розрахункових операцій за

рахунками

5 р.

1

ст. 209 1 Після закриття рахунку

05-02 Річна фінансова звітність з



організації.

ст. 311-б

05-03 Квартальна фінансова звітність з


3 р.1

ст. 311-в

1 За відсутності річних — до

ліквідації організації

05-04

Річні звіти про перерахування

грошових сум на державне і

недержавне соціальне

страхування (пенсійне, на

випадок безробіття, медичне

тощо)



ст. 71-б

1 За місцем складення, в інших

організаціях — доки не мине

потреба

05-05

Облікові регістри (головна книга,

журнали, меморіальні ордери,

оборотні відомості, інвентарні

картки, розроблювальні таблиці

тощо)

3 р.

1, 2

ст. 351










організацій, які отримували

кошти з бюджетів усіх рівнів та











судами провадження у справах

— зберігаються до ухвалення





05-05

Первинні документи і додатки до

них, що фіксують факт виконання

господарських операцій і

слугують підставою для

бухгалтерських записів (касові,

банківські документи,

повідомлення банків і переказні

вимоги, виписки банків, наряди

на роботу, табелі, акти про

приймання, здавання і списання

майна й матеріалів, квитанції і

накладні з обліку товарно-

матеріальних цінностей, авансові

звіти тощо)

3 р.

1, 2

ст. 336







організацій, суб'єктів



організацій, які отримували

кошти з бюджетів усіх рівнів та











судами провадження у справах

— зберігаються до ухвалення





05-06 Розрахунково-платіжні відомості

(особові рахунки) працівників

75 р.

ст. 317-а

<…> <…> <…> <…> <…>


1

ст. 112-в

1 Після заміни новими та за

умови передавання справ до

архівного підрозділу організації

<…>

Начальник архіву

Посада керівника служби діловодства установи

Дата 26.12.2012 р.

Петров

Підпис



Віза керівника архіву (особи, відповідальної за архів) установи Петров

СХВАЛЕНО протокол засідання ЕК

установи

від 26.12.2012 р. № 116

ПОГОДЖЕНО Протокол ЕПК (ЕК) державного архіву

(органу вищого рівня)

від 26.12.2012 р. № 1116

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2013 році у ТОВ «Кераміка»

За строками зберігання Усього

У тому числі

таких, що

переходять

з позначкою

«ЕПК» Постійного

Тривалого (понад 10 років)

Тимчасового (до 10 років включно)

Разом

________________________________________________

Керівник служби діловодства

________

Підпис

____________________


Дата ___________

Підсумкові відомості передано в архів установи

________________________________________________

Посада особи, відповідальної за передавання відомостей

Дата ___________

__________

Підпис

___________________


Documents

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ - interbuh · 2013. 5. 23. · Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання