Περιεχόμενα - media.public.gr · Περιεχόμενα Μερος 1 Microsoft PowerPoint 2002..... 11 Κεφάλαιο 1 Εισαγωγή στο PowerPoint..... 13

Περιεχόμενα

Μερος 1 Microsoft PowerPoint 2002.......................................... 11

Κεφάλαιο 1 Εισαγωγή στο PowerPoint.................................................... 13

Βασικές έννοιες ..........................................................................14

Το παράθυρο του PowerPoint ....................................................16

Δημιουργία νέας παρουσίασης...................................................17

Βασικές εργασίες με διαφάνειες.................................................23

Προβολές παρουσίασης..............................................................27

Περιήγηση σε μια παρουσίαση ..................................................30

Εκτύπωση διαφανειών και σελίδων σημειώσεων .....................32

Αποθήκευση και άνοιγμα παρουσίασης.....................................35

Έξοδος από το PowerPoint.........................................................36

Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης ......................................................37

Πρακτική εξάσκηση ...................................................................37

Κεφάλαιο 2 Εργασία με κείμενο................................................................ 39

Βασικές τεχνικές χειρισμού του κειμένου..................................40

Η καρτέλα Διάρθρωσης .............................................................41

Καταχώριση κειμένου απευθείας στη διαφάνεια ......................46

Μορφοποίηση κειμένου .............................................................49

Μετακίνηση και αντιγραφή κειμένου ........................................51

3

Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου.........................................54

Πίνακες στο PowerPoint ............................................................56



Κεφάλαιο 3 Προσθήκη γραφικών ............................................................. 61

Η γραμμή εργαλείων Σχεδίασης ................................................62

Σχεδίαση βασικών σχημάτων.....................................................65

Αυτόματα Σχήματα και πλαίσια κειμένου .................................66

Εισαγωγή καλλιτεχνικού κειμένου.............................................69

Προσθήκη έτοιμων εικόνων clipart............................................70

Μορφοποίηση και επεξεργασία γραφικών.................................73

Ειδικά εφέ σε γραφικά ...............................................................76

Αλλαγή σειράς στοίβαξης γραφικών..........................................78

Ομαδοποίηση και απομαδοποίηση γραφικών............................79



Κεφάλαιο 4 Γραφήματα.............................................................................. 83

Βασικές έννοιες των γραφημάτων .............................................84

Τύποι γραφημάτων.....................................................................87

Δημιουργία γραφήματος ............................................................88

Αλλαγή τύπου γραφήματος ........................................................91

Ορισμός επιλογών γραφήματος .................................................93

Μορφοποίηση στοιχείων γραφήματος .......................................95

Μετακίνηση και αλλαγή μεγέθους γραφημάτων .......................96

Διαγράμματα και οργανογράμματα ...........................................97


Πρακτική εξάσκηση .................................................................100

4 Περιεχόμενα

Κεφάλαιο 5 Επίτευξη ομοιόμορφης εμφάνισης..................................... 101

Υποδείγματα διαφανειών .........................................................102

Χρήση προτύπων σχεδίασης ....................................................108

Συνδυασμοί χρωμάτων.............................................................111

Κεφαλίδες και υποσέλιδα.........................................................114

Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης ....................................................115


Κεφάλαιο 6 Προβολές διαφανειών ......................................................... 117

Εφέ εναλλαγής..........................................................................118

Συνδυασμοί κίνησης.................................................................120

Προσθήκη πολυμέσων σε διαφάνειες ......................................123

Χρονισμός διαφανειών.............................................................125

Προβολή διαφανειών................................................................127



Κεφάλαιο 7 PowerPoint και Internet ....................................................... 131

Προσθήκη υπερσυνδέσμων......................................................132

Προσθήκη κουμπιών ενεργειών ...............................................134

Μετατροπή παρουσίασης σε ιστοσελίδα..................................136

Δημοσίευση σε τοποθεσία FTP................................................140



Μερος 2 Microsoft Access 2002 .............................................. 143

Κεφάλαιο 8 Εισαγωγή στην Access ....................................................... 145

Γνωριμία με την Access ...........................................................147

Δημιουργία βάσης δεδομένων..................................................152

Περιεχόμενα 5

Άνοιγμα και κλείσιμο βάσης δεδομένων .................................154



Κεφάλαιο 9 Χειρισμός πινάκων .............................................................. 157

Λίγα λόγια για τους πίνακες.....................................................157

Δημιουργία πινάκων.................................................................159

Τροποποίηση σχεδίασης πινάκων ............................................165

Σχέσεις......................................................................................169

Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης ...................................................180


Κεφάλαιο 10 Εργασία σε φύλλα δεδομένων ........................................... 183

Άνοιγμα πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων ...................183

Μορφοποίηση και εκτύπωση του φύλλου δεδομένων ............188

Εργασία με δευτερεύοντα φύλλα δεδομένων...........................192

Χειρισμός δεδομένων...............................................................194



Κεφάλαιο 11 Ερωτήματα ........................................................................... 205

Δημιουργία ερωτήματος...........................................................206

Προσθήκη κριτηρίων ...............................................................210

Εκτέλεση ερωτήματος..............................................................217

Ερωτήματα ενέργειας...............................................................219



Κεφάλαιο 12 Φόρμες και σελίδες προσπέλασης δεδομένων ................ 223

Δημιουργία φόρμας ..................................................................224

Προσαρμογή φόρμας................................................................229


Δημιουργία σελίδας προσπέλασης δεδομένων ........................235



Κεφάλαιο 13 Εκθέσεις ................................................................................ 243

Δημιουργία εκθέσεων...............................................................243

Προσαρμογή έκθεσης...............................................................251

Εμφάνιση και εκτύπωση εκθέσεων..........................................255



Μερος 3 Microsoft Outlook 2002 ............................................. 259

Κεφάλαιο 14 Εισαγωγή στο Outlook 2002 ............................................... 261

Διευθέτηση και ξεκίνημα του Outlook.....................................262

Το περιβάλλον του Outlook .....................................................266

Οι φάκελοι του Outlook ...........................................................269

Η Λίστα φακέλων.....................................................................270

Το Outlook Σήμερα ..................................................................272

Ρυθμίσεις σύνδεσης..................................................................274



Κεφάλαιο 15 Βασικές εργασίες με μηνύματα........................................... 279

Λήψη μηνυμάτων .....................................................................279

Ανάγνωση μηνυμάτων .............................................................283

Χειρισμός συνημμένων ............................................................286

Δημιουργία και αποστολή μηνύματος......................................288

Απάντηση σε μηνύματα και προώθηση μηνυμάτων...............291


Επισύναψη αρχείων..................................................................294

Καθορισμός επιλογών παράδοσης και σήμανσης μηνυμάτων.296

Αποθήκευση μηνυμάτων..........................................................300

Διαγραφή μηνυμάτων...............................................................300



Κεφάλαιο 16 Μορφοποίηση μηνυμάτων.................................................. 305

Μορφές μηνυμάτων .................................................................305

Καθορισμός της μορφής των μηνυμάτων σας .........................306

Μορφοποίηση μηνυμάτων .......................................................310

Χρήση και δημιουργία επιστολόχαρτων ..................................314

Ηλεκτρονική υπογραφή μηνυμάτων ........................................318

Εκτύπωση μηνυμάτων..............................................................320



Κεφάλαιο 17 Διαχείριση και οργάνωση μηνυμάτων............................... 325

Προσαρμογή του τρόπου εμφάνισης των μηνυμάτων ............325

Εντοπισμός μηνυμάτων............................................................330

Δημιουργία φακέλων................................................................332

Μετακίνηση μηνυμάτων σε φάκελο.........................................334

Μετακίνηση και διαγραφή φακέλων........................................335

Κανόνες μηνυμάτων.................................................................336

Οργάνωση μηνυμάτων .............................................................341




Κεφάλαιο 18 Διαχείριση πληροφοριών επικοινωνίας — Επαφές......... 347

Γνωριμία με το φάκελο Επαφές ...............................................347

Δημιουργία και επεξεργασία επαφών ......................................351

Ρύθμιση προεπιλογών για τις επαφές.......................................356

Δημιουργία λίστας διανομής ....................................................358

Παρακολούθηση των συναλλαγών με τις επαφές σας ............359

Οργάνωση επαφών...................................................................360



Κεφάλαιο 19 Διαχείριση του Ημερολογίου σας....................................... 363

Γνωριμία με το Ημερολόγιο.....................................................363

Ρυθμίσεις προεπιλογών για το Ημερολόγιο .............................367

Καταχώριση και επεξεργασία συναντήσεων ...........................368

Περιοδικές συναντήσεις ...........................................................371

Συμβάντα..................................................................................373

Προγραμματισμός συσκέψεων.................................................374

Απόκριση σε πρόσκληση για σύσκεψη....................................377



Κεφάλαιο 20 Διαχείριση εργασιών ........................................................... 381

Γνωριμία με το φάκελο Εργασίες.............................................381

Ρυθμίσεις προεπιλογών για τις εργασίες ..................................383

Καταχώριση εργασίας ..............................................................385

Ανάθεση εργασίας....................................................................388

Ενημέρωση εργασιών...............................................................391




Μερος 4 Internet.......................................................................... 395

Κεφάλαιο 21 Internet .................................................................................. 397

Βασικά στοιχεία για τη λειτουργία του Internet ......................397

Ρύθμιση της σύνδεσης..............................................................399

Το παράθυρο του Internet Explorer .........................................401

Περιήγηση στο Internet ............................................................403

Χρήση ιστοσελίδων στο Microsoft Office ...............................409

Ηλεκτρονική αλληλογραφία ....................................................410

Ξεκίνημα στο Outlook Express ................................................411

Λήψη μηνυμάτων .....................................................................413

Δημιουργία νέου μηνύματος ....................................................414

Επισύναψη αρχείων σε μηνύματα............................................419

Απάντηση και προώθηση μηνυμάτων......................................420

Μερικές σημαντικές συμβουλές για την ηλεκτρονική

αλληλογραφία ....................................................................421



Ευρετήριο......................................................................................................... 425


ΚΚεεφφλλααιιοο 99

Χειρισ πινκων

Όπως αναφέραμε και στο προηγούμενο κεφάλαιο, οι πίνακες είναι ο σημαντι-

κότερος τύπος αντικειμένων σε μια βάση δεδομένων, επειδή σε αυτούς και μό-νο αποθηκεύονται τα δεδομένα. Άρα, όσο πιο καλοσχεδιασμένοι είναι οι πίνα-

κές σας, τόσο ευκολότερα αλλά και σωστότερα γίνεται η εισαγωγή των πληρο-

φοριών. Η Microsoft Access παρέχει πολλά εργαλεία που αυτοματοποιούν αυτή τη δουλειά (για παράδειγμα, οι Οδηγοί δημιουργίας βάσης δεδομένων φτιά-

χνουν για λογαριασμό σας την κατάλληλη δομή πινάκων), αλλά και πάλι, όσο

καλή δουλειά και αν κάνει ένας Οδηγός, συνήθως θα χρειαστεί να παρέμβετε "με το χέρι" για να προσαρμόσετε αυτή τη δομή στις συγκεκριμένες ανάγκες

σας.

Στο κεφάλαιο αυτό θα μάθετε τις απαραίτητες γνώσεις που χρειάζεστε για να

χειριστείτε τους πίνακές σας — πώς να τους δημιουργείτε, πώς να καθορίζετε το είδος των πληροφοριών που θα αποθηκεύονται σε αυτούς, και πώς να ρυθμί-

ζετε τις σχέσεις μεταξύ των πινάκων σας.

Λίγα λόγια για τους πίνακες

Επειδή ακριβώς οι πίνακες είναι τόσο σημαντικοί στην Access, αξίζει τον κόπο

να αφιερώσουμε λίγο χρόνο για να τους εξερευνήσουμε καλύτερα. Καταρχήν, ο

πίνακας δεν είναι τίποτε άλλο από μια συλλογή δεδομένων που εμφανίζεται σε στήλες και γραμμές. Κάθε γραμμή αποτελεί ένα "αυτοτελές" τμήμα δεδομένων,

που περιγράφει πλήρως το αντίστοιχο στοιχείο, και ονομάζεται στην ορολογία

των βάσεων δεδομένων εγγραφή (record). Για παράδειγμα, η εγγραφή ενός ερ-γαζόμενου στη βάση δεδομένων των υπαλλήλων μιας εταιρείας περιέχει όλες

τις επιμέρους πληροφορίες που αφορούν τον υπάλληλο αυτόν, όπως είναι το

όνομά του, το επώνυμό του, η ημερομηνία γέννησής του, κ.λπ.

Κάθε στήλη περιέχει, υποχρεωτικά, δεδομένα ίδιου τύπου — για παράδειγμα, μόνο ημερομηνίες γέννησης, μόνο ονόματα, κ.ο.κ. Από την άποψη της εμφάνι-

σης, το τελικό αποτέλεσμα μοιάζει αρκετά με τους πίνακες δεδομένων του Ex-

158 Μέρος 2: Microsoft Access 2002

cel, που είδαμε στο Κεφάλαιο 20 του πρώτου τόμου, με τη διαφορά ότι εδώ οι

κανόνες είναι πολύ πιο αυστηροί — για παράδειγμα, αν προσπαθήσει κανείς να καταχωρίσει κείμενο σε ένα πεδίο ημερομηνιών, η Access απλώς δε θα του το

επιτρέψει.

Επιπλέον, παρά το ότι ο κάθε πίνακας είναι μια αυτόνομη οντότητα, η Access

μάς επιτρέπει να δημιουργήσουμε συνδέσεις μεταξύ των πινάκων μας, οι οποίες

ονομάζονται σχέσεις (relationships). Οι σχέσεις είναι ο μηχανισμός που μας δί-νει τη δυνατότητα να ξεφύγουμε από τις επίπεδες βάσεις δεδομένων, όπως ανα-

φέραμε στο προηγούμενο κεφάλαιο. Όταν δημιουργούμε σχέσεις, δηλώνουμε

στην Access ότι οι πληροφορίες ενός πεδίου του πίνακα θα πρέπει να χρησιμο-ποιηθούν ως μέσο ταύτισης για την εμφάνιση πληροφοριών από έναν άλλον πί-

νακα (όπως φαίνεται στην επόμενη εικόνα).

Εικόνα 9.1 Στην εικόνα αυτή βλέπετε τον τρόπο με τον οποίο είναι συνδεδεμένοι

δύο πίνακες της βάσης δεδομένων, μέσω του πεδίου ΚΩΔ Πελάτη.

Περισσότερες λεπτομέρειες για το παράθυρο Σχέσεις θα αναφέρουμε

στη συνέχεια του κεφαλαίου.

Κεφάλαιο 9: Χειρισμός πινάκων 159

Δημιουργία πινάκων

Όπως και για όλα τα υπόλοιπα είδη αντικειμένων, ο απλούστερος τρόπος δη-μιουργίας ενός νέου πίνακα είναι να πατήσετε στο κουμπί Πίνακες του παρα-

θύρου Βάσης δεδομένων και στη συνέχεια να πατήσετε στο κουμπί Δημιουργί-α. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία πίνακα, που βλέπετε εδώ:

Εικόνα 9.2 Το πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία πίνακα σας παρέχει πολλές

διαφορετικές μεθόδους για τη δημιουργία ενός πίνακα.

Οι τρεις πιο συνηθισμένες επιλογές σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου είναι οι ακό-

λουθες:

Μπορείτε να δημιουργήσετε τον πίνακά σας σε Προβολή Φύλλου δεδομέ-νων. Η επιλογή αυτή είναι χρήσιμη στην περίπτωση που προτιμάτε να κα-

ταχωρίσετε απλώς κάποια ενδεικτικά δεδομένα, και να αφήσετε την Access να "μαντέψει", με βάση τα δεδομένα σας, για τη δομή του πίνακα. Όπως

συμβαίνει σε όλες τις αντίστοιχες περιπτώσεις όμως, δεν μπορεί κανείς να

περιμένει ότι η Access θα μαντεύει πάντοτε σωστά.

Σημείωση: Το Φύλλο δεδομένων είναι ένα πλέγμα γραμμών και στηλών, πα-

ρόμοιο με τα λογιστικά φύλλα του Excel, και είναι ο πιο συνηθισμένος τρόπος

παρουσίασης των δεδομένων από πίνακες και ερωτήματα. Για περισσότερες

πληροφορίες, δείτε την επόμενη ενότητα.

Αν γνωρίζετε ότι η Access περιλαμβάνει ένα έτοιμο υπόδειγμα για πίνακες

σαν αυτόν που θέλετε να δημιουργήσετε, μπορείτε να διαλέξετε την επιλο-γή Οδηγός πινάκων για να ζητήσετε από την Access να σας βοηθήσει στη

δημιουργία του πίνακά σας.

Αν θέλετε να έχετε εσείς τον πλήρη έλεγχο, από την αρχή μέχρι το τέλος

της διαδικασίας, μπορείτε να διαλέξετε την επιλογή Προβολή σχεδίασης

για να δημιουργήσετε μόνοι σας τον πίνακα χωρίς καμία άλλη βοήθεια.


Συμβουλή: Στην πραγματικότητα, ακόμα και αν χρησιμοποιήσετε αρχικά κάποια

από τις υπόλοιπες επιλογές, πιθανότατα θα χρειαστεί και πάλι να καταφύγετε στην

προβολή Σχεδίασης του πίνακα για να κάνετε τις απαραίτητες μικρορυθμίσεις. Γι'

αυτόν το λόγο, πρέπει να εξοικειωθείτε όσο το δυνατόν περισσότερο με την εργασία

σε προβολή Σχεδίασης, αφού στις περισσότερες περιπτώσεις εκεί θα καταφεύγετε.

Το ίδιο ισχύει και για τα υπόλοιπα αντικείμενα της Access (ερωτήματα, φόρμες, εκ-

θέσεις, κ.λπ.) — οι Οδηγοί και οι επιλογές "αυτοματοποίησης" είναι χρήσιμα εργα-

λεία για να ξεκινήσετε, αλλά στο τέλος σχεδόν πάντα χρειάζεται να καταφύγετε στην

προβολή Σχεδίασης.

Δημιουργία πίνακα σε προβολή Φύλλου δεδομένων

Για να δημιουργήσετε έναν πίνακα σε προβολή Φύλλου δεδομένων, ακολουθή-

στε τα παρακάτω βήματα:

1. Στο πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία πίνακα, διαλέξτε την επιλογή Προβολή φύλλου δεδομένων για να εμφανίσετε ένα ενδεικτικό Φύλλο δεδομένων,

όπως φαίνεται στην επόμενη εικόνα.

2. Αρχικά η Access δίνει στα πεδία σας (τις στήλες του Φύλλου δεδομένων)

ενδεικτικά ονόματα, όπως Πεδίο1, Πεδίο2, κ.λπ. Για να μετονομάσετε κά-ποιο από αυτά τα πεδία, διπλοπατήστε στην αντίστοιχη επικεφαλίδα της

στήλης και μετά πληκτρολογήστε το νέο όνομα πεδίου. Σημειώστε ότι δεν

μπορείτε να έχετε στον πίνακα δύο πεδία με ίδιο όνομα.

3. Συμπληρώστε μία ή περισσότερες ενδεικτικές εγγραφές (γραμμές με δεδο-μένα). Αν δεν χρειάζεστε κάποιο πεδίο, αφήστε το κενό (στην περίπτωση

αυτή, η Access δε θα το συμπεριλάβει στον τελικό πίνακα).


4. Πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση της γραμμής εργαλείων και πληκτρολο-

γήστε το όνομα για τον πίνακά σας.

5. Η Access θα σας ρωτήσει αν θέλετε να προστεθεί ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού στον πίνακα, δηλαδή ένα πεδίο το οποίο θα μπορεί να χρησιμο-

ποιηθεί για τη συσχέτιση του πίνακα με άλλους πίνακες της βάσης δεδομέ-

νων. Απαντήστε καταφατικά ή αρνητικά στην ερώτηση της Access, ανάλο-γα με τις ανάγκες σας. Πάντως, να θυμάστε ότι είναι καλύτερο να ρυθμίζετε

το πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού στην προβολή Σχεδίασης, ώστε να έχετε με-

γαλύτερο έλεγχο.

6. Κλείστε το Φύλλο δεδομένων, πατώντας στο κουμπί Κλεισίματος στην ε-πάνω δεξιά γωνία του. Το όνομα του πίνακά σας θα εμφανίζεται, πλέον,

μαζί με τους υπόλοιπους πίνακες της βάσης δεδομένων σας.

Δημιουργία πίνακα με Οδηγό

Για να δημιουργήσετε έναν πίνακα χρησιμοποιώντας τη βοήθεια του Οδηγού

πινάκων της Access, ακολουθήστε τα επόμενα βήματα:

1. Στο πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία πίνακα, διαλέξτε την επιλογή Οδηγός πινάκων για να εμφανίσετε το πλαίσιο διαλόγου που φαίνεται στην επόμε-

νη εικόνα.

Εικόνα 9.3 Ο Οδηγός πινάκων περιέχει ενδεικτικά πεδία τα οποία

χρησιμοποιούνται σε πίνακες.

Αποθήκευση


2. Η Access παρέχει έτοιμα υποδείγματα πινάκων είτε για προσωπική είτε για

επαγγελματική χρήση. Αφού διαλέξετε την κατάλληλη κατηγορία χρήσης, στην επάνω αριστερή πλευρά του πλαισίου διαλόγου, επιλέξτε στο πλαίσιο

Δείγματα πινάκων το όνομα ενός πίνακα που φαίνεται να καλύπτει τις ανά-

γκες σας.

Μόλις το κάνετε αυτό, θα εμφανιστούν στο πλαίσιο Δείγματα πεδίων τα ονόματα των πεδίων του συγκεκριμένου πίνακα. Δεν είναι υποχρεωτικό να

χρησιμοποιήσετε όλα αυτά τα πεδία στον πίνακά σας — μπορείτε απλώς να

επιλέξετε όσα από τα πεδία αυτά χρειάζεστε εσείς.

3. Επιλέξτε καθένα από τα πεδία που χρειάζεστε και πατήστε στο κουμπί > του πλαισίου διαλόγου. Αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε όλα τα πεδία του ε-

πιλεγμένου πίνακα, πατήστε στο κουμπί >>.

Έτσι θα μεταφέρετε τα ονόματα πεδίων στο πλαίσιο Πεδία στον νέο πίνα-κα. Αν μετανιώσετε σχετικά με τη χρήση κάποιου από αυτά τα πεδία, επι-λέξτε το στο πλαίσιο Πεδία στον νέο πίνακα και μετά πατήστε στο κουμπί

<. Με το κουμπί << μπορείτε να "καθαρίσετε" γρήγορα το πλαίσιο Πεδία στον νέο πίνακα, ώστε να ξεκινήσετε την επιλογή των πεδίων από την αρ-

χή.

4. Αν χρειάζεται, επιλέξτε πρόσθετες κατηγορίες και ονόματα πινάκων, στα

πλαίσια Δείγματα πινάκων και Δείγματα πεδίων, και αντιγράψτε πρόσθετα

πεδία στο πλαίσιο Πεδία στον νέο πίνακα.

5. Όταν τελειώσετε την επιλογή πεδίων, πατήστε στο κουμπί Επόμενο και κα-θορίστε το όνομα του πίνακα και αν θέλετε να οριστεί σε αυτόν ένα πρω-

τεύον κλειδί.

6. Αν χρειάζεται, επιλέξτε πρόσθετες κατηγορίες και ονόματα πινάκων, στα

πλαίσια Δείγματα πινάκων και Δείγματα πεδίων, και αντιγράψτε πρόσθετα

πεδία στο πλαίσιο Πεδία στον νέο πίνακα.

7. Στη συνέχεια η Access θα σας κάνει μια σειρά ερωτήσεων σχετικά με το

πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού και με τον τρόπο συσχέτισης του πίνακα με

τους υπόλοιπους πίνακες της βάσης δεδομένων σας. Συμπληρώστε αυτά τα πλαίσια διαλόγου με τις απαραίτητες πληροφορίες, σύμφωνα με όσα θα α-

ναφέρουμε για τα πρωτεύοντα κλειδιά και τις σχέσεις, στη συνέχεια του

κεφαλαίου.


Δημιουργία πινάκων σε προβολή Σχεδίασης

Για να δημιουργήσετε έναν πίνακα σε προβολή Σχεδίασης, ακολουθήστε τα

παρακάτω βήματα:

1. Στο πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία πίνακα, διαλέξτε την επιλογή Προβολή σχεδίασης για να εμφανίσετε το παράθυρο της προβολής Σχεδίασης πινά-

κων που φαίνεται στην επόμενη εικόνα.

Εικόνα 9.4 Η προβολή Σχεδίασης σάς επιτρέπει να έχετε απόλυτο έλεγχο ως προς

τα πεδία σας και τις ιδιότητές τους.

Το επάνω μέρος της προβολής Σχεδίασης περιέχει ένα πλέγμα γραμμών και στηλών όπου πρέπει να καθορίσετε το όνομα και τον τύπο δεδομένων για

τα πεδία σας. Επιπλέον, μπορείτε να καθορίσετε και μια προαιρετική περι-

γραφή του πεδίου, η οποία θα εξηγεί τη σκοπιμότητά του στη βάση δεδομέ-

νων.

2. Πατήστε στο πρώτο κενό κελί της στήλης Όνομα πεδίου και πληκτρολογή-

στε ένα όνομα για το πεδίο σας. Το όνομα του πεδίου μπορεί να έχει μήκος

μέχρι 64 χαρακτήρες, και επιτρέπεται να περιλαμβάνει και κενά διαστήμα-

τα.


Συμβουλή: Παρά το ότι η Access σάς δίνει μεγάλη ελευθερία ως προς τα ονόματα

των πεδίων, καλό είναι να επιβάλλετε στον εαυτό σας κάποιους περιορισμούς. Έτσι,

καλύτερα να χρησιμοποιείτε πιο σύντομα ονόματα πεδίων, φτάνει να μπορείτε να

θυμάστε εσείς τη χρησιμότητά τους. Επιπλέον, ειδικά μάλιστα αν σκοπεύετε να α-

σχοληθείτε με προγραμματισμό σε γλώσσα VBA, καλό είναι να αποφεύγετε τα κενά

διαστήματα στα ονόματα των πεδίων — έτσι η γραφή του κώδικα θα γίνεται ευκολό-

τερα. Μην ανησυχείτε, όμως: η Access σάς επιτρέπει, εκτός από το όνομα, να κα-

θορίσετε και μια λεζάντα για το πεδίο, η οποία μπορεί να είναι όσο περιγραφική και

μακροσκελής θέλετε.

3. Αφού πληκτρολογήσετε το όνομα του πεδίου, περάστε στη διπλανή στήλη

Τύπος δεδομένων και καθορίστε το είδος των πληροφοριών που θα αποθη-

κεύονται σε αυτό το πεδίο του πίνακά σας. Οι πιο συνηθισμένοι τύποι δε-δομένων είναι οι ακόλουθοι:

Τύποι δεδομένων για πεδία πινάκων

Τύπος Χρήση

Κείμενο Για οποιασδήποτε μορφής καταχωρίσεις κειμένου. Σε αυτόν τον τύπο δεδομένων, συνήθως χρειάζεται να προσδιορίσετε μόνο πόσο είναι το μέγιστο επιτρεπτό μήκος του κειμένου

Αριθμός Για αριθμητικές πληροφορίες. Σε αυτόν τον τύπο δεδομένων μπορείτε να καθορίσετε αν ο αριθμός θα είναι ακέραιος, μεγάλος ακέραιος, ή πραγματικός αριθμός (δηλαδή, αριθμός με δεκαδικά ψηφία).

Νομισματική μονάδα Αυτός ο τύπος δεδομένων είναι κατάλληλος για αποθήκευση νομισματικών πληροφοριών. Μπορείτε σε αυτόν να καθορίσετε το εμφανιζόμενο νόμισμα (για παράδειγμα, €, $, κ.λπ.) και το πλήθος των δεκαδικών ψηφίων.

Ναι/Όχι Λογικά πεδία στα οποία μπορεί να αποθηκευτεί μία από τις δύο διαθέσιμες τιμές ναι/όχι, αληθές/ψευδές, ή ισχύει/άκυρο.

Αυτόματη αρίθμηση Σε αυτά τα πεδία δεν καταχωρίζετε εσείς τα δεδομένα —αναλαμβάνει η Access να καταχωρίσει μια διαρκώς αυξανόμενη τιμή. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για τα πεδία πρωτεύοντος κλειδιού, αφού σε κάθε εγγραφή η τιμή αυτού του πεδίου είναι μοναδική.

Οδηγός αναζήτησης Αυτός ο τύπος δεδομένων δηλώνει στην Access ότι οι πληροφορίες του αντίστοιχου πεδίου θα χρησιμοποιούνται για τη συσχέτιση με κάποιον άλλο πίνακα.


4. Προαιρετικά, πληκτρολογήστε στο διπλανό κελί της στήλης Περιγραφή ένα

περιγραφικό σχόλιο σχετικά με τη χρησιμότητα του πεδίου στη βάση δεδο-μένων σας. Αυτά τα σχόλια θα τα εκτιμήσουν ιδιαίτερα οι συνεργάτες σας

στους οποίους θα δώσετε τη βάση δεδομένων.

5. Καθορίστε στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου τις ιδιότητες που θέλετε

να ισχύουν για το συγκεκριμένο πεδίο. Οι διαθέσιμες ιδιότητες ποικίλλουν

ανάλογα με τον τύπο δεδομένων του πεδίου.

Συμβουλή: Συνήθως χρειάζεται να ασχοληθείτε μόνο με τις ιδιότητες που υπάρχουν

στην καρτέλα Γενικές. Μόνο τα πεδία Οδηγού αναζήτησης έχουν χρήσιμες ιδιότητες

στην καρτέλα Εμφάνιση.

6. Ακολουθήστε τα βήματα 2-5 για όσα άλλα πεδία θέλετε να προσθέσετε

στον πίνακά σας.

7. Πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση της γραμμής εργαλείων για να αποθη-κεύσετε το σχεδιασμό του πίνακά σας. Η Access θα σας ζητήσει να προσ-

διορίσετε το όνομα του πίνακα και αν θα έχει κάποιο πρωτεύον κλειδί.

Τροποποίηση σχεδίασης πινάκων

Όποια μέθοδο και αν χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία του πίνακά σας, πιθα-

νότατα θα χρειαστεί στο μέλλον να κάνετε μικρορυθμίσεις στη σχεδίασή του —

δηλαδή, στη διαμόρφωση των πεδίων του. Οι αλλαγές αυτές δεν αφορούν τόσο τα δεδομένα που υπάρχουν στον πίνακα, όσο το ποια δεδομένα θα επιτρέπεται

να καταχωρίζονται στον πίνακα και ποιος θα είναι ο τρόπος παρουσίασης αυτών

των δεδομένων.

Για να τροποποιήσετε τη σχεδίαση του πίνακα, ακολουθήστε τα παρακάτω βή-

ματα:

1. Επιλέξτε τον πίνακα στο παράθυρο Βάσης δεδομένων και μετά πατήστε στο

κουμπί Σχεδίαση, στη γραμμή εργαλείων του παραθύρου Βάσης δεδομέ-

νων.

Αποθήκευση


Σημείωση: Αν έχετε ήδη ανοίξει τον πίνακα σε προβολή Φύλλου δεδομένων για

να καταχωρίσετε δεδομένα σε αυτόν, μπορείτε να γυρίσετε σε προβολή Σχεδία-

σης πατώντας στο κουμπί Προβολή στη γραμμή εργαλείων της Access.

2. Επιλέξτε το πεδίο του πίνακα το οποίο θέλετε να ρυθμίσετε. Για να επιλέξε-

τε ένα πεδίο, μπορείτε είτε να πατήσετε απλώς σε οποιοδήποτε σημείο της αντίστοιχης γραμμής, στο επάνω μέρος του πλαισίου διαλόγου, είτε να πα-

τήσετε στο κουμπί που υπάρχει αριστερά από το όνομα του πεδίου (τον επι-

λογέα πεδίου). Και στις δύο περιπτώσεις, θα εμφανιστεί στον επιλογέα πε-δίου ένα βέλος για να σας δείξει ποιο είναι το επιλεγμένο πεδίο, όπως φαί-

νεται στην επόμενη εικόνα.

Εικόνα 9.5 Όταν επιλέγετε ένα πεδίο, εμφανίζεται ένα βέλος στο αριστερό άκρο της

γραμμής του πεδίου αυτού.

3. Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές στο όνομα, τον τύπο δεδομένων, ή τις ιδιό-

τητες του πεδίου.


4. Για να προσθέσετε ένα νέο πεδίο, πατήστε σε μια κενή γραμμή του πλέγμα-

τος, στο επάνω μέρος του πλαισίου διαλόγου, και συμπληρώστε τις απαραί-τητες πληροφορίες σύμφωνα με όσα αναφέραμε στην προηγούμενη ενότη-

τα.

5. Για να καταργήσετε ένα πεδίο, πατήστε σε οποιοδήποτε σημείο της αντί-

στοιχης γραμμής και μετά δώστε τη διαταγή ΕπεξεργασίαΔιαγραφή γραμμών (ή πατήστε στο κουμπί Διαγραφή γραμμών της γραμμής εργα-

λείων). Εναλλακτικά, μπορείτε να πατήσετε στον αντίστοιχο επιλογέα

γραμμής και να πατήσετε μετά το πλήκτρο Delete.

Συμβουλή: Η διαγραφή ενός πεδίου προκαλεί επίσης και τη διαγραφή όλων των

δεδομένων που ήταν αποθηκευμένα σε αυτό. Άρα, καλό είναι να προσέχετε πολύ

όταν διαγράφετε πεδία από τους πίνακές σας.

6. Για να αλλάξετε τη σειρά ενός πεδίου, πατήστε στον επιλογέα πεδίου για να επιλέξετε το πεδίο και μετά σύρετε τον επιλογέα προς τα επάνω ή προς τα

κάτω.

7. Πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση της γραμμής εργαλείων για να αποθη-

κεύσετε τις αλλαγές που κάνατε. Να θυμάστε ότι η αλλαγή του τύπου δεδο-μένων μπορεί να προκαλέσει απώλεια δεδομένων — σε αυτή την περίπτω-

ση, η Access θα σας προειδοποιήσει σχετικά μόλις προσπαθήσετε να απο-

θηκεύσετε τις αλλαγές σας.

Ιδιότητες των πεδίων

Οι ιδιότητες των πεδίων, τις οποίες καθορίζετε στο κάτω μέρος του πλαισίου

διαλόγου Σχεδίασης πίνακα, ρυθμίζουν όλες τις πλευρές της εμφάνισης και της συμπεριφοράς ενός πεδίου. Όπως αναφέραμε ήδη, οι ιδιότητες αυτές διαφέρουν

ανάλογα με τον τύπο δεδομένων του κάθε πεδίου — πάντως, υπάρχουν και με-

ρικές ιδιότητες που είναι κοινές για τους περισσότερους τύπους δεδομένων.

Για να καθορίσετε την τιμή μιας ιδιότητας, πατάτε απλώς στο κενό πλαίσιο που υπάρχει δεξιά από το όνομά της, στο κάτω μέρος της προβολής Σχεδίασης πί-

νακα. Πολλές ιδιότητες διαθέτουν πτυσσόμενους καταλόγους από τους οποίους

μπορείτε να διαλέξετε μια ρύθμιση — για να εμφανιστεί, όμως, το βέλος του πτυσσόμενου καταλόγου, θα πρέπει πρώτα να πατήσετε μέσα στο κενό πλαίσιο.

Σε άλλες περιπτώσεις, όταν πατάτε σε ένα πλαίσιο ιδιότητας, εμφανίζεται στα

δεξιά του πλαισίου ένα κουμπί με αποσιωπητικά […]. Αυτό το κουμπί σάς επι-τρέπει να ξεκινήσετε ένα κατάλληλο βοηθητικό εργαλείο (για παράδειγμα, το

βοήθημα Οδηγός μάσκας εισαγωγής), το οποίο θα σας καθοδηγήσει στα βήμα-

τα για τη ρύθμιση της τιμής αυτής της ιδιότητας.

Διαγραφή γραμμών


Σημείωση: Προσέξτε επίσης ότι, όταν πατάτε στο πλαίσιο μιας ιδιότητας, εμφα-

νίζεται στο κάτω δεξιό μέρος του πλαισίου διαλόγου μια σύντομή περιγραφή της

χρησιμότητας αυτής της ιδιότητας. Για να εμφανίσετε ένα πλήρες παράθυρο

Βοήθειας για μια ιδιότητα, πατήστε στο πλαίσιό της και μετά πατήστε το πλή-

κτρο F1.

Οι σημαντικότερες ιδιότητες πεδίων είναι οι ακόλουθες:

Μέγεθος πεδίου Στα πεδία κειμένου, η ιδιότητα αυτή έχει προφανή λει-τουργία — απλώς καθορίζετε πόσοι θα είναι οι μέγιστοι επιτρεπόμενοι χα-

ρακτήρες γι' αυτό το πεδίο. Στα αριθμητικά πεδία η ιδιότητα αυτή καθορίζει

το εύρος των επιτρεπόμενων αριθμών, όπως φαίνεται στον επόμενο πίνακα.

Συνηθισμένα μεγέθη πεδίου για αριθμητικά πεδία

Επιλογή Σημασία

Byte Ακέραιοι αριθμοί από 0 μέχρι 255

Ακέραιος Ακέραιοι αριθμοί από –32.768 έως 32.767

Ακέραιος μεγάλου

μήκους

Ακέραιοι αριθμοί από –2.147.483.648 έως 2.147.483.647

Πραγματικός απλής

ακρίβειας

Πραγματικοί αριθμοί από –3,40E38 έως –1,40E–45 για αρνητικές τιμές και από 1,40E–45 έως 3,40E38 για θετικές τιμές

Πραγματικός διπλής

ακρίβειας

Πραγματικοί αριθμοί από –1,8E308 έως –4,94E–324 για αρνητικές τιμές και από 4,94E–324 έως 1,78E308 για θετικές τιμές

Μορφή Η ιδιότητα αυτή ρυθμίζει τον τρόπο εμφάνισης των δεδομένων (και όχι τον τρόπο εσωτερικής αποθήκευσής τους). Είναι ιδιαίτερα χρήσιμη

για τα νομισματικά πεδία, όπου με αυτή καθορίζετε το εμφανιζόμενο νόμι-

σμα (για παράδειγμα, τα €).

Λεζάντα Η λεζάντα του πεδίου χρησιμοποιείται στη θέση του ονόματος

του πεδίου στην προβολή Φύλλου δεδομένων. Όπως αναφέραμε και προη-

γουμένως, στην ενότητα "Δημιουργία πινάκων σε προβολή Σχεδίασης", κα-λό είναι να φροντίζετε να είναι σχετικά σύντομο το όνομα του πεδίου και

να χρησιμοποιείτε τη λεζάντα όπου χρειάζεστε πιο αναλυτικές περιγραφές.


Προεπιλεγμένη τιμή Όταν γνωρίζετε από πριν ότι στην πλειοψηφία των

περιπτώσεων θα καταχωρίζετε σε ένα πεδίο μια συγκεκριμένη τιμή, μπορεί-τε να την ορίσετε ως Προεπιλεγμένη τιμή ώστε να αποφεύγετε τον κόπο

πληκτρολόγησής της. Για παράδειγμα, αν φτιάχνετε μια βάση δεδομένων με

τα ονόματα των πελατών σας, μπορείτε να καταχωρίσετε ως προεπιλεγμένη τιμή στο πεδίο Πόλη την πόλη όπου κατοικείτε — αφού πιθανότατα εκεί θα

κατοικούν και οι περισσότεροι πελάτες σας.

Απαιτείται Με αυτή την ιδιότητα μπορείτε να υποχρεώσετε την Access να

μη δέχεται την καταχώριση μιας εγγραφής χωρίς να υπάρχει τιμή σε ένα συγκεκριμένο πεδίο — για παράδειγμα, να μη δέχεται την καταχώριση μιας

νέας επαφής όταν είναι κενό το πεδίο του Τηλεφώνου της.

Με ευρετήριο Η ύπαρξη ευρετηρίου σε ένα πεδίο διευκολύνει το φιλτρά-

ρισμα και την ταξινόμηση πληροφοριών με βάση τα στοιχεία αυτού του πε-δίου. Επιπλέον όμως, μέσω αυτής της ιδιότητας μπορείτε να υποχρεώσετε

την Access να μη δέχεται διπλότυπες τιμές σε αυτό το πεδίο. Για παράδειγ-

μα, σε μια βάση δεδομένων πελατολογίου, μπορείτε να ρυθμίσετε την ιδιό-τητα Με ευρετήριο του πεδίου ΑΦΜ στην τιμή Ναι (δεν επιτρέπονται δι-πλότυπα), αφού είναι βέβαιο ότι δε θα θέλετε να υπάρχουν δύο εγγραφές με

ίδιο ΑΦΜ — κάτι τέτοιο θα σήμαινε είτε ότι ο πελάτης υπάρχει ήδη, είτε ότι το ένα από τα δύο ΑΦΜ είναι εσφαλμένο. Στα πεδία πρωτεύοντος κλει-

διού δεν επιτρέπεται να υπάρχουν διπλότυπα.

Σχέσεις

Αφού ολοκληρώσετε τη δημιουργία καθενός από τους πίνακες που χρειάζεστε,

θα χρειαστεί πιθανότατα να δημιουργήσετε σχέσεις ώστε να καθορίσετε τον

τρόπο σύνδεσης του κάθε πίνακα με τους υπόλοιπους. Άλλωστε, όπως αναφέ-ραμε στο προηγούμενο κεφάλαιο, μια από τις μεγαλύτερες χρησιμότητες μιας

σχεσιακής βάσης δεδομένων (όπως η Microsoft Access) είναι το ότι μπορείτε

να συσχετίζετε τους διάφορους πίνακες που υπάρχουν σε αυτή, ώστε να απο-

φεύγετε την άσκοπη επανάληψη πληροφοριών.

Όταν δημιουργείτε μια σχέση, δηλώνετε στην Access ότι το στοιχείο που κατα-

χωρίζετε σε ένα συγκεκριμένο πεδίο του ενός πίνακα θα πρέπει να χρησιμο-

ποιηθεί ως μοναδικό αναγνωριστικό που προσδιορίζει μια συγκεκριμένη εγγρα-φή από έναν άλλον πίνακα. Για παράδειγμα, έστω ότι θέλουμε να δημιουργή-

σουμε μια βάση δεδομένων για να κρατάμε αρχείο για τους δίσκους και τα CD

που έχουμε. Όπως βλέπετε στην επόμενη εικόνα στον πίνακα Δισκοθήκη απο-θηκεύουμε μονάχα το αναγνωριστικό (τον κωδικό) που αντιπροσωπεύει έναν

καλλιτέχνη — και στη συνέχεια, με βάση αυτόν τον κωδικό, μπορούμε να πά-

ρουμε και όλα τα υπόλοιπα στοιχεία σχετικά με τον καλλιτέχνη (για παράδειγ-μα, εφόσον είχαμε καταχωρίσει τέτοια στοιχεία, θα μπορούσαμε να παίρνουμε

την ημερομηνία γέννησής του, τη χρονιά που ξεκίνησε την καριέρα του, κ.λπ.).


Σημείωση: Όπως είναι προφανές, για να δουλέψει κάτι τέτοιο θα πρέπει ο κάθε

καλλιτέχνης να έχει ένα μοναδικό κωδικό στον πίνακα Δημιουργοί. Αυτός είναι

και ο λόγος για τον οποίο στα πεδία πρωτεύοντος κλειδιού δεν υπάρχουν δι-

πλότυπες τιμές — για να μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη συσχέτιση πινά-

κων.

Η ύπαρξη μοναδικών αναγνωριστικών είναι κάτι πολύ συνηθισμένο στη σημερι-

νή εποχή. Για παράδειγμα, ο αριθμός ταυτότητας, το ΑΦΜ, ο αριθμός διαβατη-

ρίου, και άλλοι παρόμοιοι κωδικοί είναι πάντοτε μοναδικοί, ώστε να επιτρέπουν

αυτή ακριβώς τη συσχέτιση.

Σε μια τέτοια σχέση, ο πίνακας από τον οποίο παίρνουμε τις μοναδικές τιμές

ονομάζεται πρωτεύων πίνακας ενώ ο άλλος πίνακας ονομάζεται συσχετισμένος. Ο πιο συνηθισμένος τύπος σχέσης είναι η μονοσήμαντη σχέση (σχέση ένα προς

πολλά). Σε αυτή τη σχέση το κάθε στοιχείο του πρωτεύοντος πίνακα (για παρά-

δειγμα, ο κάθε καλλιτέχνης) μπορεί να συνδεθεί με πολλά στοιχεία του συσχε-τισμένου πίνακα (για παράδειγμα, με πολλούς δίσκους). Εξ ορισμού, οι σχέσεις

που δημιουργείτε στην Access είναι σχέσεις "ένα προς πολλά".


Μια άλλη περίπτωση, πολύ πιο ασυνήθιστη, είναι η σχέση "ένα προς ένα" (αμ-

φιμονοσήμαντη σχέση). Ο λόγος για τον οποίο αυτού του είδους οι σχέσεις δεν είναι συνηθισμένες είναι το ότι συνήθως μπορείτε εξίσου καλά να έχετε τα δε-

δομένα σε ένα μόνο πίνακα. Για παράδειγμα, μπορείτε να διατηρείτε όλα τα

στοιχεία για τους υπαλλήλους σας σε ένα μόνο πίνακα. Αν όμως, για λόγους προστασίας προσωπικών δεδομένων, θέλετε να κρατήσετε ξεχωριστά κάποιες

πληροφορίες (όπως το μισθό του καθενός), μπορείτε να δημιουργήσετε δύο πί-

νακες με συσχέτιση ένα προς ένα, όπως φαίνεται στην επόμενη εικόνα.

Εικόνα 9.6 Σε αυτό το παράδειγμα βάσης δεδομένων, η σχέση χρησιμοποιείται

απλώς και μόνο για να βρίσκονται ξεχωριστά, για λόγους ασφαλείας, τα

προσωπικά δεδομένα.

Στην περίπτωση που ένα πεδίο του πίνακα χρησιμοποιείται για τη συσχέτιση με έναν άλλο πίνακα (όπως το πεδίο Καλλιτέχνης στο παράδειγμα της βάσης δε-

δομένων της δισκοθήκης), μπορείτε να ζητήσετε από την Access να εμφανίζει

σε αυτό το πεδίο, αντί για τα μοναδικά αναγνωριστικά, πτυσσόμενους καταλό-γους με κάποιο άλλο πιο περιγραφικό κείμενο. Έτσι διευκολύνεται κατά πολύ η

εισαγωγή δεδομένων σε αυτό το πεδίο — για παράδειγμα, δε χρειάζεται να θυ-

μάστε το μοναδικό κωδικό του κάθε καλλιτέχνη. Στην περίπτωση αυτή το πεδίο ονομάζεται πεδίο αναζήτησης και το δημιουργείτε με τον τύπο δεδομένων Οδη-γός αναζήτησης. Στην επόμενη εικόνα βλέπετε τον ίδιο πίνακα Δισκοθήκη με-

τά τη μετατροπή του πεδίου Καλλιτέχνης σε πεδίο αναζήτησης.

Documents

Περιεχόμενα - media.public.gr · Περιεχόμενα Μερος 1 Microsoft PowerPoint 2002..... 11 Κεφάλαιο 1 Εισαγωγή στο PowerPoint..... 13