ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №5

ТЕМА ЗАНЯТИЯ: Создание презентаций

УЧЕБНЫЕ ВОПРОСЫ: 1. Общие сведения о редакторе Microsoft PowerPoint. 2. Создание презентации с помощью мастера. 3. Создание презентации с использованием шаблона оформления. 4. Вставка объектов из Word и из Excel.

Основные действия и приемы работы при выполнении лабораторной работы

1. Общие сведения о редакторе Microsoft PowerPoint

Приложение PowerPoint входит в состав Microsoft Office. Оно предназначено для создания презентаций.

Компьютерная презентация – это файл, в который собраны материалы. Подобно тому, как текстовый документ состоит из страниц, файл презентации состоит из последовательности кадров, или слайдов. Эти слайды можно не только выводить на экран компьютера или специального проектора по ходу выступления, но и напечатать на бумаге или прозрачной пленке. Достоинства такой презентации по сравнению с плакатами очевидны:

при помощи слайдов, сменяющих друг друга на экране, удержать внимание аудитории гораздо легче, чем, бегая с указкой меж развешанных по всему залу плакатов. В отличие же от обычных слайдов, пропускаемых через диапроектор, компьютерные позволяют быстро вернуться к любому из уже рассмотренных вопросов или вовсе изменить последовательность изложения;

презентация – это не только то, что видит и слышит аудитория, но и заметки для выступающего: о чем не забыть, как расставить акценты. Эти заметки видны только докладчику: они выводятся на экран управляющего компьютера;

слайд презентации – не просто изображение. В нем, как и в любом компьютерном документе, могут быть элементы анимации, аудио- и видеофрагменты;

копии электронной презентации создаются мгновенно и ничем не отличаются от оригинала. При желании слушатели могут получить все показанные материалы;

дискета с презентацией гораздо компактнее свертка плакатов и гораздо меньше пострадает от частых путешествий то на одно, то на другое «мероприятие». Более того, файл презентации можно переслать по электронной почте, а если есть необходимое оборудование – и вовсе перенести выступление в Интернете и не тратить время на разъезды. Каждая страница в PowerPoint называется слайдом. Презентация может содержать

неограниченное число слайдов. PowerPoint позволяет создавать: презентации на экране компьютера, Web–страницы для размещения в Интернете, слайды, заметки для доклада.

Все кнопки панелей инструментов снабжены «всплывающими» подсказками. Чтобы такая подсказка появилась на экране, нужно задержать на кнопке, не щелкая на ней, указатель мыши. Большинство элементов диалоговых окон снабжено контекстными подсказками. Чтобы такая подсказка появилась на экране, щелкните на элементе диалогового окна правой кнопкой мыши.

Последний элемент строки меню – вопросительный знак. Если щелкнуть на нем, открывается меню справочной системы. Кроме того, можно воспользоваться кнопкой

. Большинство объектов снабжено контекстными меню. Если надо узнать, что можно

сделать с тем или иным объектом, можно просто щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и просмотреть список команд.

2 Программа «помнит» несколько последних операций. В PowerPoint по умолчанию –

20. Это число можно изменить при помощи пункта меню Сервис команды Параметры. Для отмены последней операции удобно пользоваться комбинацией клавиш

Alt+Backspace, кнопкой или меню Правка командой Отменить, а для повтора только что выполненной операции или восстановления только что отмененной – клавишей F4, кнопкой или командой Правка – Повторить.

Программа обладает стандартным интерфейсом, как и все приложения Microsoft Office. Для выделения нескольких объектов слайда в PowerPoint можно нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, последовательно щелкнуть на всех выделяемых объектах. Для создания фигур правильной формы, таких как квадраты, круги или пятиконечные звезды, надо удерживать нажатой клавишу Shift, а чтобы рисуемая фигура «расходилась» из центра, а не от угла, – клавишу Ctrl. Соответственно, если нужно нарисовать фигуру правильной формы, начиная от центра, надо удерживать нажатыми обе эти клавиши.

Приложение PowerPoint может работать в нескольких режимах. Режимами называют способы отображения и работы над презентацией.

Существует следующие режимы работы: обычный; режим структуры; режим слайдов; сортировщик слайдов; показ слайдов.

Для переключения режимов используют кнопку внизу экрана . В области экрана слева находится структура текста, в области справа – текущий слайд

со всеми объектами, ниже области слайдов расположена область заметок (рис. 33.1).

Рис. 33.1. Экран приложения PowerPoint

Кнопка Режим слайдов переключает в «послайдовый» режим редактирования (рис. 33.2).

3

Рис. 33.2. Режим редактирования отдельных слайдов

В нем создают и редактируют отдельные элементы слайдов. С одного слайда на другой переключаются при помощи вертикальной полосы прокрутки, а также клавиш PageUp и PageDown.

– этой кнопкой переключаются в режим разметки презентации, очень похожий на режим структуры документа в Microsoft Word.

Кнопка – это кнопка перехода в режим сортировщика (рис. 33.3), где маленькие изображения слайдов выстраиваются на экране одно за другим в том порядке, в каком их будут показывать во время выступления.

Рис. 33.3. Экран в режиме сортировщика слайдов

В этом режиме можно создавать и копировать слайды по одному и группами, а также менять их последовательность.

Кнопка на панели Сортировщика слайдов позволяет выбрать способ перехода от одного слайда к другому. При желании такой переход можно сопроводить разными звуками. Кстати, то же самое можно сделать, выбрав из меню Показ слайдов или из контекстного меню слайда команду Переход слайда.

Справа от кнопки на панели сортировщика расположены два раскрывающихся списка, напоминающих списки шрифтов и стилей в Word. Первый из них определяет способы перехода для одного или нескольких слайдов. Второй список включает эффекты

4 анимации при выводе текста. Для их просмотра можно воспользоваться пиктограммами, расположенными под слайдами.

Вставка слайдов в PowerPoint В режиме разметки. Если представить, что слайд – это абзац текста, то вставлять его

надо, как в Word. Если необходимо создать «чистый» слайд, то просто поместить курсор в конец предыдущего слайда-абзаца и нажать Enter. Если же прототип слайда уже где-то существует – в другой презентации или в текстовом документе, в виде абзаца, – необходимо скопировать его, поместить курсор в нужную точку презентации и нажать Shift+Insert.

При помощи команды Создать слайд пункта меню Вставка будет создан новый, «чистый» слайд с разметкой, которую можно выбрать в открывшемся по этой команде диалоговом окне (рис. 33.4).

Рис. 33.4. Окно выбора слайда

При помощи команды Дублировать слайд пункта меню Вставка. Выделить уже имеющийся слайд презентации, выбрать эту команду – и получить слайд-близнец, расположенный сразу после его «прототипа».

При помощи команды Слайд из файла пункта меню Вставка. Эта команда позволяет копировать слайды из одной презентации в другую. Если воспользоваться ею, откроется диалоговое окно, показанное на рис. 33.5.

5 Рис. 33.5. Окно вставки слайдов из файла

Щелкнуть на кнопке Обзор и выбрать презентацию, в которой содержится нужный слайд. Чтобы его найти, надо щелкнуть на кнопке Показать. Затем отметить нужные слайды и щелкните на кнопке Вставить. Искать слайды в этом окне можно в двух режимах: с показом копий слайдов и с показом заголовков.

При помощи команды Слайд из структуры пункта меню Вставка. Под структурой в данном случае подразумевается любой текстовый файл, абзацы которого PowerPoint преобразует в слайды презентации.

План презентации В презентации, намного меньше текста, чем в текстовых документах. Выносить на

слайды нужно только то, чего не объяснишь на словах: формулы, рисунки, таблицы и т. п., вплоть до видеофрагментов. Однако минимальное текстовое «наполнение» необходимо. Оно служит не только пояснением для картинок и таблиц, но и схемой, на которую опирается весь доклад. Поэтому любая, даже самая яркая презентация начинается с такой невзрачной и прозаической вещи, как план. Как правило, разделы этого плана «по совместительству» служат заголовками слайдов, а иногда и вспомогательными надписями. Весь этот текст вводят в режиме разметки. В стандартном шаблоне презентации какой-то план обычно уже есть.

В PowerPoint существует система проверки орфографии. Чтобы проверить текст на слайдах, надо выбрать пункт меню Сервис команду Орфография.

2. Создание презентации с помощью мастера

После запуска приложения PowerPoint на экран выводится диалоговое окно (рис. 33.6), в котором представлены следующие действия:

Рис. 33.6. Окно начала работы с PowerPoint

создать новую презентацию с помощью Мастера автосодержания; создать новую презентацию с помощью Шаблона оформления; создать пустую презентацию; открыть созданную ранее презентацию.

Мастер автосодержания создает презентацию с титульным листом и несколькими слайдами с заготовками. Содержимое и организация презентации основываются на ответах пользователя. Выбрать создание презентации с помощью Мастера автосодержания и нажать кнопку ОК. Открывается окно, где надо нажать кнопку Далее. В следующем окне необходимо выбрать подходящий вид презентации (рис. 33.7) и нажать кнопку Далее.

6

Рис. 33.7. Выбор вида презентации

Далее предлагается выбрать способ вывода презентации: на экране; в Интернете; черно–белые прозрачки; цветные прозрачки; 35-мм слайды.

Затем необходимо ввести заголовок презентации и, если надо, информацию в колонтитуле (рис. 33.8).

Рис. 33.8. Окно заголовка презентации

После этого нажать кнопку Готово и на экране отображаются слайды. Чтобы заполнить их, надо выделять пункты в области структуры и заменять их своей информацией.

Чтобы посмотреть полученную презентацию, надо нажать кнопку Показ слайдов внизу экрана, слева. Переход по слайдам осуществляется левой клавишей мыши.

3. Создание презентации с использованием шаблона оформления Чтобы создать презентацию с помощью шаблона оформления, надо либо выбрать

режим шаблон презентации в начальном окне PowerPoint (рис. 33.6), либо воспользоваться командой Создать из пункта меню Файл (рис. 33.9).

7

Рис. 33.9. Окно создания презентации

Шаблоны презентаций в этом диалоговом окне рассортированы по нескольким вкладкам. В каждой из них имеется окно просмотра и кнопки – переключатели вида,

похожие на те, что используются в Windows Explorer: (крупные значки), (мелкие значки) и (сведения).

Существует два вида шаблонов PowerPoint: шаблоны содержания; шаблоны дизайна.

Первые расположены на вкладке Презентации и представляют собой заготовки презентаций, составленные по всем правилам ораторского искусства и оформленные некоторыми элементами художественного оформления.

Вторые содержат только графику, без текстовой «начинки». Для начала лучше воспользоваться как можно более подробным шаблоном, то есть шаблоном презентации. Недостающие элементы оформления можно будет добавить позже из шаблона дизайна.

Если выбрать Новая презентация, то откроется окно выбора слайдов с разметкой (рис. 33.4), где выбирается подходящий слайд. Чтобы изменить текст в рамке, надо щелкнуть на ней и начать ввод. Маркеры добавляются автоматически, а чтобы вставить отступ, используют клавишу Tab. Затем выберите команду Новый слайд из пункта меню Вставка и т. д.

4. Вставка из Word и из Excel

При создании презентаций очень часто используют текст и графику, созданные в других приложениях. PowerPoint поддерживает импорт документов Word, документов в формате RTF (.rtf), обычного текста (.txt) и документов HTML (.htm).

При импорте документа Word, документа HTML или текста в формате RTF используется структура стилей документа. Заголовок 1 становится заголовком слайда, заголовок 2 становится первым уровнем текста и т.д. Если документ не содержит стилей, структура PowerPoint создается с помощью отступов в абзацах. При импорте обычного текста структура определяется по табуляции в началах строк. Формат заголовка и текста определяется образцом слайдов текущей презентации.

Презентацию удобно создавать из структуры Word. Для этого: 1. Открыть документ в Word, указать в меню Файл на команду Отправить и

выбрать пункт Microsoft PowerPoint (рис. 33.10).

8

Рис. 33.10. Вставка документа Word в PowerPoint

2. Каждый абзац, отформатированный в стиле «Заголовок 1», станет заголовком нового слайда, каждый абзац, отформатированный в стиле «Заголовок 2», преобразуется в текст первого уровня и т. д. (рис. 33.11, 33.12).

Рис. 33.11. Документ Word

9 Рис. 33.12. Слайд PowerPoint

Копирование данных из Microsoft Excel в PowerPoint В презентации PowerPoint можно копировать ячейки с листов и диаграммы Microsoft

Excel. Возможны два варианта: вставить в PowerPoint только текущие данные или связать копию с исходными данными в Microsoft Excel. В последнем случае копия данных в PowerPoint будет автоматически обновляться при изменении исходных данных в Microsoft Excel.

Для того чтобы скопировать в презентацию данные из Microsoft Excel, надо: 1. На листе выделить диапазон ячеек, который требуется скопировать, и

выполнить операцию Копировать. 2. Переключиться в презентацию и выбрать слайд, на который требуется

вставить ячейки. 3. В меню Правка приложения PowerPoint выбрать команду Специальная

вставка. Откроется окно, изображенное на рис. 33.13.

Рис. 33.13. Окно «Специальная вставка»

4. Переключатель должен находиться в положении Вставить. 5. Выполнить одно из следующих действий:

o чтобы вставить ячейки с возможностью изменения их размера и положения (как рисунка), выбрать вариант Рисунок;

o чтобы вставить ячейки как объект Лист, который в дальнейшем можно будет изменять в Microsoft Excel, выбрать вариант Объект Лист Microsoft Excel;

o чтобы вставить ячейки как текст, разделенный знаками табуляции, выбрать вариант Форматированный текст (RTF) или Неформатированный текст.

Объект Лист Microsoft Excel можно вставить на слайд или на страницу заметок (команда Страницы заметок в пункте меню Вид), но нельзя вставить в область структуры и в область заметок.

При выборе варианта Объект Лист Microsoft Excel на внедренном рисунке будут отображаться только видимые данные. Если данные обрезаны, надо дважды щелкнуть объект и изменить ширину столбцов, чтобы были видны все данные.

Можно связать презентацию с ячейками листа Microsoft Excel. Для этого необходимо:

1. На листе выделить диапазон ячеек, с которыми требуется связать презентацию, и нажать кнопку Копировать.

2. Переключиться в презентацию и выбрать слайд, на который требуется вставить связанную копию ячеек.

3. В меню Правка PowerPoint выбрать команду Специальная вставка. 4. Установить переключатель в положение Связать (рис. 33.14).

10

Рис. 33.14. Окно «Специальная вставка» переключатель Связать

Если требуется связать ячейки, а затем добавить дополнительные строки или столбцы данных, то сначала надо присвоить имя этому диапазону в Excel. Затем скопировать диапазон и вставить ячейки в PowerPoint в виде связанного объекта. При добавлении в диапазон Excel данных можно переопределить имя диапазона, чтобы он включал в себя новые ячейки. При следующем обновлении связи новые данные будут добавлены в связанный объект PowerPoint.

Работа с диаграммой Excel в PowerPoint После добавления диаграммы в презентацию иногда требуется ее изменить.

Например, можно преобразовать круговую диаграмму в гистограмму или увеличить размер текста. Перед тем как вносить эти изменения, следует дважды щелкнуть диаграмму. Это активизирует программу, которая использовалась при создании диаграммы, и выводит меню, команды и кнопки для работы с диаграммами (рис. 33.15).

Рис. 33.15. Работа с диаграммой

По завершении работы над диаграммой щелкните вне области диаграммы (область диаграммы показана жирной рамкой вокруг диаграммы).

Изменение цветов, узоров, линий, заливок и границ диаграммы Данная процедура используется для изменения цветов, текстуры, узора, ширины

линии или стиля рамки какого-либо элемента диаграммы. Элементы могут быть следующими: маркеры данных; область диаграммы; область построения; линии сетки,

11 ось и деления на плоских и объемных диаграммах; Y-погрешности на плоских диаграммах; стенки и основание на объемных диаграммах. Для изменения надо:

1. Дважды щелкнуть диаграмму в PowerPoint. 2. Дважды щелкнуть изменяемый элемент диаграммы (рис. 33.16).

Рис. 33.16. Изменение диаграммы

3. При необходимости перейти на вкладку Узор и выбрать нужные параметры. 4. Чтобы задать вид заливки, нажать кнопку Способы заливки, затем выбрать

нужные параметры на вкладках Градиентная, Текстура и Узор. 5. Для возврата в PowerPoint щелкнуть вне диаграммы.

Форматирование оси действует и на деления по этой оси. Линии сетки форматируются независимым образом.

Выбор другого типа диаграммы В большинстве плоских диаграмм можно изменять как тип диаграммы для отдельного

ряда данных, так и тип всей диаграммы в целом. В случае диаграмм в виде кружков можно изменять только тип всей диаграммы. В большинстве объемных диаграмм изменение типа диаграммы затрагивает всю диаграмму. В случае объемной гистограммы или столбцовой диаграммы для отдельного ряда данных можно установить конусный, цилиндрический или пирамидальный тип.

Чтобы выбрать другой тип диаграммы, надо: 1. Дважды щелкнуть в PowerPoint изменяемую диаграмму. 2. Чтобы изменить тип диаграммы для одного ряда данных, выбрать этот ряд. 3. Чтобы изменить тип всей диаграммы, ничего не надо выбирать на

диаграмме. 4. Выберите в меню Диаграмма команду Тип диаграммы. 5. На вкладке Стандартные или Нестандартные выберите нужный тип

диаграммы. 6. Чтобы применить конический, цилиндрический или пирамидальный тип

диаграммы к ряду данных объемной гистограммы или столбцовой диаграммы, выбрать вариант Цилиндрическая, Коническая или Пирамидальная в списке Тип диаграммы на вкладке Стандартные, а затем установить флажок Применить.

7. Для возврата в PowerPoint щелкнуть вне диаграммы. Если снять флажок Применить, будет изменен тип всей диаграммы, даже если

выделен только один ряд данных.

12 ТЕМА ЗАНЯТИЯ: Настройка презентаций

Основные действия и приемы работы при выполнении лабораторной работы

1. Форматирование внешнего вида презентации Возможности PowerPoint позволяют придать всем создаваемым презентациям единый

вид. Существует четыре метода управления внешним видом слайдов: с помощью шаблонов, образцов, цветовых схем и макетов слайдов.

Шаблоны дизайна содержат цветовые схемы, образцы слайдов и заголовков с нестандартным форматированием, а также стилизованные шрифты, предназначенные для конкретных видов оформления. Если к презентации применяется оформление, образец слайдов, образец заголовков и цветовая схема этого дизайна заменяют образец слайдов, образец заголовков и цветовую схему исходной презентации. После применения дизайна каждый добавляемый в презентацию слайд будет соответствовать общему стилю.

В PowerPoint включено большое количество профессионально оформленных шаблонов. Можно создавать собственные шаблоны. Если для одной из презентаций создан особенный стиль, его можно сохранить как шаблон.

Образец слайдов определяет формат и размещение заголовков и текста, вводимых в слайды, а образец заголовков задает формат и размещение титульного слайда и всех остальных слайдов, рассматриваемых как титульные (например, начального слайда раздела). Кроме того, в образцах находятся элементы фона; например, рисунки, включаемые в слайды. Любое изменение, внесенное в образец слайдов, отражается на каждом слайде. Чтобы какой-либо слайд отличался от образца, измените слайд.

Цветовая схема представляет собой набор из восьми гармонично подобранных цветов, используемых в качестве основных цветов презентации: для текста, фона, заливки, акцентов и т.п. Каждый цвет в цветовой схеме автоматически отводится под определенный элемент слайда. Можно выбрать цветовую схему для одного слайда или для всей презентации. Если к презентации применяется шаблон дизайна, на выбор предлагается несколько заранее составленных цветовых схем, закрепленных за этим шаблоном. Это позволяет применять к слайду новые цветовые схемы, гармонирующие с остальными слайдами презентации.

При создании слайда можно выбрать один из 24 имеющихся макетов слайдов. Например, в макете могут быть предусмотрены пустые рамки для заголовка, текста и диаграммы; а могут быть пустые рамки для заголовка и картинки. Форматирование пустых рамок для заголовка и текста соответствует образцу слайдов данной презентации. Пустые рамки можно перемещать, изменять их размер и форматирование, чтобы они отличались от образца слайдов. Также можно изменять макет слайда после его создания. После применения нового макета весь текст и объекты остаются на слайде, но, возможно, их придется упорядочить, чтобы они поместились на нем.

Чтобы фон слайда принял другой вид, можно изменить его цвет, оттенение, узор и текстуру. Кроме того, в качестве фона можно использовать какой-либо рисунок. При этом следует учитывать, что на слайде или в образце допускается только один вид фона. Например, можно использовать фон в виде оттенения, текстуры или рисунка, но на любом отдельном слайде фон может быть только одного типа. Изменения, вносимые в фон, можно применить только к текущему слайду или ко всем слайдам и образцу слайдов

Для того чтобы создать простой фон презентации, надо: 1. Выбрать из пункта меню Формат команду Фон. 2. В открывшемся окне Фон в группе Заливка фона нажать стрелку вниз и

выбрать понравившийся цвет (рис. 34.1). 3. Выбрать оттенок, который следует добавить в палитру. 4. Выбрав фон, нажмите кнопку Применить.

13 Выбранный (или созданный) фон фактически определяет настроение презентации.

Если в качестве фона предполагается использовать гамму синего цвета или плавный радужный спектр, следует использовать сложные фоновые эффекты. Чтобы построить сложный фон, надо:

1. Открыть презентацию, затем щелкнуть на пункте меню Формат и выбрать команду Фон. На экране появится диалоговое окно Фон (рис. 34.1).

Рис. 34.1. Окно изменения цвета фона слайда

2. В раскрывающемся списке, размещенном в нижней части диалогового окна, выбрать элемент Способы заливки. На экране появится набор вкладок Способы заливки (рис. 34.2), с помощью которых выбирается один из следующих эффектов:

Рис. 34.2. Окно заливки Градиентная

Градиентная (рис. 34.2) – взаимное преобразование разными способами одного или двух цветов. Собственную цветовую схему можно выбрать с помощью опции Один цвет или Два цвета или использовать одну из цветовых схем, включающих различные цветовые переходы. Для достижения лучшего эффекта можно прибегнуть к опции Стили и варианты затенения.

Текстура (рис. 34.3). Для создания эффекта мраморной, деревянной или водной поверхности можно выбрать соответствующую текстуру во вкладке Текстура. Для импорта текстур, имеющихся на компьютере, надо щелкнуть на кнопке Другие текстуры в нижней части диалогового окна.

14

Рис. 34.3. Окно заливки Текстура

Узор (рис. 34.4). Эта вкладка используется для определения бросающихся в глаза комбинаций линий, точек и прочих узоров, основанных на выбранных цветах.

Рис. 34.4. Окно заливки Узор

Рисунок (рис. 34.5). Данная вкладка позволяет выбрать любой рисунок, который необходимо поместить на слайд презентации. Для этого надо на данной вкладке нажать на кнопку Рисунок и найти соответствующий графический файл и дважды щелкнуть на его имени.

15

Рис. 34.5. Окно заливки Рисунок

3. Чтобы посмотреть, как выглядят выбранные эффекты в рамках применяемой цветовой схемы надо щелкнуть на кнопке ОК.

4. Затем щелкнуть на кнопке Применить или Применить ко всем (рис. 34.1). Определение цветовой схемы презентации Выбрав подходящий фон для презентации, следует убедиться в соответствии цветовой

схемы предполагаемому эффекту презентации. В основном, цветовая схема определяет стиль представления текста, маркеров и объектов.

Чтобы выбрать цветовую схему надо щелкнуть на пункте меню Формат и выбрать команду Цветовая схема слайда. На экране появится диалоговое окно Цветовая схема (рис. 34.6), которое имеет две вкладки – Стандартная и Специальная.

Рис. 34.6. Окно «Цветовая схема» Во вкладке Стандартная представлены семь цветовых схем (рис. 34.6). Если не

подходит ни одна из приведенных, то надо открыть вкладку Специальная (рис. 34.7), в

16 которой можно описать цвет практически любого элемента. Для этого – щелкнуть на его цвете, выбрать необходимое значение, нажать кнопку ОК и проверить результат, представленный в окне просмотра в правой нижней части диалогового окна. Если все устраивает, щелкнуть на кнопке Применить или Применить ко всем.

Рис. 34.7. Вкладка Специальная окна «Цветовая схема» Если созданная цветовая схема полностью подходит ее можно сохранить, щелкнув на

кнопке Добавить как стандартную схему. Таким образом, созданная схема сохранится и может использоваться через вкладку Стандартная.

Изменение текста слайда Когда каркас и цветовая схема презентации установлены, можно приступать к вводу

текстовой информации. Если презентация создавалась на базе документа Word 2000, то в ней уже присутствует какой-то текст. Щелкнуть в области текста. В результате выделится выбранный текстовый блок, который можно изменить, удалить или добавить. При этом можно использовать все традиционные методы работы с текстом, применяемые в Microsoft Word, в частности, выбор блока текста, изменение начертания, преобразование текста в список с маркерами, центрирование и т.п.

Использование новой возможности Автоподгон в PowerPoint 2000 Если текстовая информация немного не помещается в текстовой области, то с

помощью возможности Автоподгон можно попытаться автоматически изменить межстрочный интервал или размер шрифта и добиться необходимого результата. Эта функция включена по умолчанию. Чтобы отключить эту функцию, надо щелкнуть на пункте меню Сервис и выбрать команду Параметры, а затем на вкладке Правка отключить параметр Автоформат при вводе (рис. 34.8). Чтобы сохранить внесенные изменения и закрыть аналоговое окно, щелкните на кнопке ОК.

17

Рис. 34.8. Отмена возможности Автоподгон Если несоответствие размеров текстового блока и области весьма значительно,

область всегда можно увеличить, переместив курсор мыши к краю текстовой области так, чтобы указатель изменился на двустороннюю стрелку. Нажав и удерживая левую клавишу мыши нажатой, растянуть текстовую область.

Использование в презентациях нумерованных списков В презентациях можно создавать автоматически нумерованные списки. Для этого

надо выделить необходимый элемент, щелкнуть на пункте меню Формат и выбрать команду Список, в открывшемся окне щелкнуть вкладку Нумерованный и выбрать необходимый формат нумерации, затем щелкнуть на кнопке ОК. В результате выполнится автоматическая нумерация элементов списка после каждого нажатия клавиши Enter. С помощью раскрывающегося списка Цвет можно изменять цвет маркеров, если это не предусмотрено используемой цветовой схемой.

Использование графических маркеров Процедура ввода в презентацию PowerPoint графических маркеров включает

следующие этапы: 1. Открыть слайд, в котором предполагается использовать графические

маркеры. 2. Если маркированный текст уже существует, выделить его, а затем щелкнуть

на пункте меню Формат – команда Список. Если необходимо ввести текст, то сначала выбирается команда Список, а затем вводится текст.

3. Открыть вкладку Маркированный и щелкнуть на кнопке Рисунок в правом нижнем углу диалогового окна (рис. 34.9).

18

Рис. 34.9. Окно команды Список На экране появится вкладка Рисунки диалогового окна Рисованный маркер,

показанного на рис. 34.10.

Рис. 34.10. Выбор рисованного маркера

4. Выбрать маркер из предложенного набора, щелкнув на нем, а затем на кнопке ОК. Теперь после каждого ввода элемента списка и нажатия Enter будет выводиться графический маркер. Можно в качестве маркера использовать любую картинку. Для этого, необходимо

щелкнуть на кнопке Импорт клипов и найти нужный файл на компьютере. Копия

19 выбранного файла будет представлена в Галереи клипов для дальнейшего использования в качестве графического маркера.

Использование символьных маркеров Использование символов в качестве маркеров выполняется следующим образом:

1. Открыть слайд, в котором предполагается использовать графические маркеры.

2. Если маркированный текст уже существует, выделить его, а затем щелкнуть на пункте меню Формат – команда Список. Если необходимо ввести текст, то сначала выбирается команда Список, а затем вводится текст

3. Открыть вкладку Маркированный и щелкнуть на кнопке Знак. На экране появится диалоговое окно Список, показанное на рис. 34.9.

4. С помощью раскрывающегося списка Шрифт выбрать набор символов. В расположенном в нижней части большом окне выводится выбранный символ (рис. 34.11).

Рис. 34.11. Выбор символьного маркера

5. Если в цветовой схеме не предусмотрено цветовое представление маркеров, выбрать необходимый цвет с помощью раскрывающегося меню Цвет.

6. Чтобы увидеть символ в увеличенном виде, щелкнуть на нем мышью. Обратите внимание, что символ представлен в негативе, т.е. темный силуэт на белом фоне выводится как белый силуэт на темном фоне.

7. Отыскав подходящий символ, щелкнуть на нем мышью, а затем щелкнуть на кнопке ОК. Добавление таблиц в презентацию PowerPoint С помощью таблиц можно добиться исключительно качественного выравнивания

текста, особенно если текст необходимо вывести в различных форматах, включая демонстрацию слайдов, интерактивное содержимое и раздаточный материал.

Процесс построения таблицы в приложении PowerPoint сводится к выполнению таких шагов:

1. Щелкнуть на слайде, после которого предполагается поместить таблицу, и создать новый пустой слайд.

2. Щелкнуть на новом слайде, а затем выбрать пункт меню Вставка команду Таблица. На экране появится диалоговое окно Вставка таблицы, показанное на рис. 34.12.

20

Рис. 34.12. Окно Вставки таблицы

3. С помощью кнопок со стрелками выбрать необходимое количество столбцов и строк таблицы.

4. Проверить правильность выбранных значений и щелкнуть на кнопке ОК. В результате таблица появится внутри нового слайда. При вставке таблицы очень важно следить за размерами. Надо помнить, что размер

слайда несколько меньше размера обычного листа, а используемые шрифты обычно выглядят больше, что способствует удобству чтения текста в процессе демонстрации презентации. Таким образом, в рамках одного слайда все предполагаемые строки и столбцы могут не уместиться. Во избежание неприятностей, надо отыскать максимально приемлемое сочетание размера таблицы, шрифтов и содержимого.

5. Ввод информации в таблицу осуществляется путем щелчка в соответствующей ячейке, ввода данных с клавиатуры и перехода к другой ячейке с помощью клавиши Tab. 2. Анимация текста и графических объектов Расширение возможностей презентации за счет мультимедийных эффектов Выбирая мультимедийные эффекты для презентации, надо помнить, что существует

большая разница между действительно нужными эффектами и усложняющими просмотр или отвлекающими внимание функциями.

Если для наглядности для одного маркера были применены эффекты анимации, то это очень даже кстати. Однако если все маркеры страницы начнут шевелиться, то это уже будет слишком.

Анимация текстов и объектов В слайде PowerPoint можно заставить двигаться все что угодно. Для этого надо:

1. Выбрать элемент в слайде, который необходимо заставить двигаться. Это может быть как текстовый блок, так и любой объект и щелкнуть на пункте меню Показ слайдов и выбрать команду Настройка анимации.

2. Во вкладке Видоизменения в разделе Выберите эффект и звук имеется набор раскрывающихся списков, в которых необходимо выбрать нужные параметры (рис. 34.13).

21

Рис. 34.13. Настройка видовых и звуковых эффектов

3. Во вкладке Порядок и время указать, как будет отключаться анимационный эффект – по щелчку мышью или через определенный промежуток времени. Значение времени выбирается при помощи клавиш со стрелками (рис. 34.14).

Рис. 34.14. Настройка появления объекта

4. Чтобы настроить анимацию надо попробовать разнообразные опции и чтобы проверить, что получилось нажать кнопку Просмотр, прежде чем окончательно применять выбранные элементы.

5. Получив приемлемый результат, щелкнуть на кнопке ОК. При этом все новые параметры данного объекта или текстового блока будут сохранены. Вставка звука и видеофрагментов в презентацию В презентацию можно добавлять звуки и видеофрагменты с помощью элементов

Microsoft Clip Gallery. Для этого надо: 1. Выбрать слайд, в который предполагается вставить звуковой видеофрагмент. 2. Щелкнуть на пункте меню Вставка команду Фильмы и звук (рис. 34.15), а

затем в появившемся на экране меню выбрать, что необходимо ввести, видео или звук.

22

Рис. 34.15. Выбор фильма или звука

3. Если выбрана опция Из коллекции, система запустит Microsoft Clip Gallery, предварительно предложив определить ряд параметров. Если выбрана опция Из файла, то необходимо отыскать нужный файл на жестком диске компьютера.

4. В результате двойного щелчка мышью на выбранном элементе видеоклип автоматически добавится в слайд. В случае со звуковым файлом на экране появляется диалоговое окно, показанное на рис. 34.16, в котором потребуется указать, должен ли звук воспроизводиться автоматически при выводе слайда на экран или только после щелчка на соответствующей пиктограмме с изображением динамика. Выберите Да или Нет.

Рис. 34.16. Выбор воспроизведение звука

Пиктограммой с изображением динамика можно пользоваться при работе с любыми функциями PowerPoint. При этом будет воспроизводиться соответствующий звуковой файл. Однако, чтобы просмотреть видеосюжет, необходимо активизировать режим Начать показ или Предварительный просмотр Web-страницы.

Использование аудиотреков в качестве музыкального фона Использование музыки, создающей соответствующее настроение, является залогом

вашего успеха у широкой публики. Забойный ритм запросто настроит публику на боевой лад, а спокойная мелодия снимет напряжение. Поскольку необходимую мелодию нечасто можно найти в виде файла даже в Internet, рекомендуется для этого применять композиции, записанные на музыкальных компакт-дисках.

Для использования композиций, записанных на компакт-диске, в качестве музыкального фона надо выполнить следующее:

1. Открыть презентацию, в которую необходимо добавить музыкальную композицию и выбрать слайд, при демонстрации которого эта композиция должна звучать.

2. Выбрать пункт меню Вставка команду Фильмы и звук и подкоманду Запись с компакт-диска. На экране отобразится диалоговое окно Параметры фильма и звука (рис. 34.17).

23

Рис. 34.17. Настройка звука с компакт-диска

3. С помощью кнопок со стрелками выбрать время начала воспроизведения и момент композиции, с которого необходимо начать воспроизведение. Аналогичные действия следует предпринять для параметров завершения воспроизведения.

4. При необходимости можно настроить систему на непрерывное воспроизведение записи компакт-диска до самого окончания презентации. Для этого потребуется выбрать параметр Непрерывное воспроизведение, размешенный в верхней части диалогового окна.

5. Если все параметры устраивают, щелкните на кнопке ОК. Добавление эффектных переходов между слайдами Эффектно выполненные переходы между слайдами могут произвести сильное

впечатление на аудиторию. Они действительно могут из презентации, ничем не отличающейся от стандартной, создать презентацию, полную мультимедийных эффектов.

Последним штрихом, который, может быть, нужно добавить в презентацию, являются переходы между слайдами.

Действительно, слайд-шоу может внести огромный вклад в то, как презентация будет смотреться и даже пониматься, но вообще-то требуется, чтобы аудитория была поражена тем, что вы говорите, а не самыми современными и эффектными межслайдовыми переходами PowerPoint. Выберите один или два перехода, которые соответствуют духу вашей презентации. Подумайте даже об отказе от межслайдовых переходов в целом, за исключением двух или трех наиболее важных слайдов в шоу. Таким образом, внимание зрителей сфокусируется там, где нужно, и тогда, когда нужно.

Для помещения межслайдовых переходов в презентацию надо выполнить следующее: 1. Открыть презентацию и перейдите в режим Сортировщика слайдов. 2. Выполнить щелчок на слайде, к которому будет применяться межслайдовый

переход. Если требуется применить эффект перехода к нескольким слайдам, надо удерживать нажатой клавишу Ctrl и с помощью щелчков мыши выделить их.

3. Щелкнуть на кнопке Смена слайдов в левой части панели инструментов Сортировщик слайдов (рис. 34.18) для вызова диалогового окна, показанного на рис. 34.19.

Рис. 34.18. Панель инструментов Сортировщик слайдов

24

Рис. 34.19. Окно выбора эффекта смены слайда

4. Внизу под картинкой в панели Эффект диалогового окна находится раскрывающийся список, из которого можно выбрать требуемый вариант перехода.

5. Если заданная по умолчанию скорость перехода между слайдами подходит, то диалоговое окно Смена слайдов можно пропустить и просто сделать щелчок на раскрывающемся списке Эффекты при смене слайдов в панели инструментов Сортировщик слайдов для выбора варианта перехода между выделенными слайдами.

6. Можно измените скорость перехода от медленной до средней и быстрой, выполняя щелчок на соответствующем варианте.

7. Проверить, как запускается межслайдовый переход в панели Продвижение в нижнем левом углу диалогового окна Смена слайдов. Можно выбрать запуск перехода с помощью щелчка мыши или автоматический запуск после истечения определенного времени, отметив выбранный вариант. В случае варианта с интервалом времени надо использовать кнопки со стрелками для выбора промежутка времени, которое должно пройти до следующего перехода.

8. Можно выполнить предварительный просмотр эффекта до его применения, сделав щелчок на слайде образца в диалоговом окне.

9. Щелкнуть на кнопке Применить, чтобы применить выбранный эффект к выбранному слайду (слайдам), или на кнопке Применить ко всем, чтобы использовать переход во всей презентации. При показе слайдов в PowerPoint 2000 можно создать слайд-шоу Произвольный

показ и скрыть те слайды, которые могут понадобиться только при необходимости. Настройка таймера для автоматической смены слайдов Если надо непрерывно запускать презентацию в автоматическом режиме, то можно

настроить таймер для автоматической смены слайдов. Для этого необходимо: 1. Открыть презентацию, для которой нужно настроить таймер, и затем перейти

в режим Сортировщик слайдов. 2. Щелкнуть на кнопке Смена слайдов в левой части панели инструментов

Сортировщик слайдов для открытия диалогового окна Смена слайдов (рис. 34.19). 3. В панели Продвижение диалогового окна выбрать параметр

Автоматически после и затем установить время пребывания каждого слайда на экране с помощью кнопок со стрелками.

4. Щелкнуть на кнопке Применить ко всем, чтобы каждый слайд в презентации показывался в течение выбранного интервала времени. Если надо установить различные интервалы времени для демонстрации слайдов, то щелкнуть на кнопке Применить и затем настроить таймеры для остальных слайдов в презентации.

25 5. Все слайды создаются по-разному. Если надо показывать некоторые слайды

дольше, чем остальные, необходимо настраивать их таймеры отдельно. Выбрать все слайды, которые нужно показывать дольше всего и настроить их таймеры. Сделать то же самое для слайдов, которые необходимо быстро просмотреть, после чего настроить таймеры для слайдов со средним временем демонстрации. Настройка таймера Бывает, что сразу нельзя определить, сколько времени понадобится на показ слайда,

поэтому надо провести репетицию презентации. Чтобы начать репетицию показа слайдов надо выполнить следующее:

1. Открыть презентацию, которую надо отрепетировать и выбрать из пункта меню Показ слайдов команду Настройка времени. Начнется презентация в режиме просмотра, и в левом верхнем углу первого слайда появиться диалоговое окно Репетиция, показанное на рис. 34.20. Таймер запускается в момент начала показа слайдов.

Рис. 34.20. Окно «Репетиция»

2. Щелкнуть по кнопке со стрелкой вправо для перехода к следующему слайду в презентации.

3. Необходимо постоянно следить за окном Время слайда, чтобы знать, сколько времени потрачено на текущий слайд, и за значением Время презентации, чтобы убедиться, что не произошло превышение отпущенного времени.

4. После окончания репетиции щелкнуть на кнопке Закрыть в правом верхнем углу диалогового окна Репетиция.

5. Затем PowerPoint 2000 отображает сообщение о том, сколько длилась презентация в режиме репетиции. Выдается запрос, надо ли сохранять интервалы времени, созданные при репетиции (щелкнуть на кнопке Да) или сохранить старые установки либо перемещаться по слайдам вручную (щелкнуть на кнопке Нет). Настройка презентации Прежде, чем начинать презентацию, нужно все проверить. Для проверки установок

презентации надо выбрать команду Настройка презентации из пункта меню Показ слайдов. Заблаговременно просмотрев настройки в этом диалоговом окне (рис. 34.21), можно убедиться, что презентация настроена для запуска в требуемом формате и с нужными параметрами.

Рис. 34.21. Окно «Настройка презентации»

26 Можно даже указать диапазон слайдов, которые должны быть показаны. Это диалоговое окно позволяет ответить на следующие вопросы:

1. Как будет просматриваться презентация? В верхней половине окна Настройка презентации предлагается три варианта выбора представления презентации:

o Управляемый докладчиком (полный экран), при котором презентация проводится в полноэкранном режиме;

o Управляемый пользователем (окно), при котором один человек за компьютером будет просматривать презентацию;

o Автоматический (полный экран), при котором презентация проводится в автоматическом режиме.

2. Какие характеристики должна иметь презентация? В нижней половине раздела Показ слайдов можно указать:

o презентация будет работать до момента нажатия на кнопку Esс; o проводится без предварительно записанных звуковых сообщений; o демонстрироваться без анимации.

3. Какие слайды надо показать? В области Слайды диалогового окна можно выбрать, какие слайды в презентации необходимо показывать в следующий раз при запуске презентации. По умолчанию будут показаны все слайды. Выполнив щелчок на параметре От и воспользовавшись кнопками со стрелками в соответствующих полях, можно определить диапазон последовательно расположенных слайдов, или создать Произвольный показ, на основе презентации, выполнив щелчок на данном параметре и сделав нужный выбор из раскрывающегося списка. Если ни один из вариантов выбора не подходит, для достижения требуемых

результатов можно использовать режим Сортировщик слайдов для размещения нужных слайдов в начале презентации, а потом выйти из презентации после показа последнего слайда. Либо можно воспользоваться Навигатором слайдов для выбора нужного слайда из презентации.

Настройка презентации на автоматическую демонстрацию Для запуска презентации в автоматическом режиме надо выполнить следующее:

1. Запустить PowerPoint и открыть настраиваемую презентацию. 2. Щелкнуть на пункте меню Показ слайдов и выбрать команду Настройка

презентации, после чего откроется диалоговое окно Настройка презентации (рис. 34.21).

3. Выбрать параметр Автоматический (полный экрану). При этом параметр Непрерывный цикл до нажатия клавиши Esc выбран и неактивен. Это означает, что данный выбор нельзя изменить. Так происходит потому, что одним из главных достоинств автоматической демонстрации презентаций как раз и является то, что они продолжают работать самостоятельно до тех пор, пока их намеренно не остановят.

4. Переместится к разделу слайдов Слайды и определить, какую часть презентации требуется запустить.

5. Определить, будет ли презентация управляться вручную или по ограничению времени.

6. Щелкнуть на кнопке ОК, чтобы сохранить настройки, а затем нажать F5 для запуска демонстрации. Если презентация, настроенная на управление вручную, остается без внимания более

пяти минут, она возвращается к своему первому слайду, чтобы можно было начать просмотр сначала.