3

目錄

本書特點

跟過去比較起來，使用辦公室軟體對許多人來說，已經不是很困難的任務。

但是如何適當的應用在生活、工作中，讓使用者可以製作漂亮出眾的文件、

圖文並茂的報表，或是精彩無比的簡報、易存易查的資料，就不是一件簡單

的事了。

實務範例為導向本書以日常生活的實務範例，應用 Word、Excel、PowerPoint 及 Access

製作出 16 個不同的作品。讓你在練習時除了能熟悉功能應用，更能將學習

的成果應用在日常生活與工作之中。

除此之外，在每個作品結束後，都會再提供延伸練習，其中再含一個實際應

用的範例，讓您可以利用相關的技巧，製作出不同方向的作品。

範例解說的流程本書提供相當豐富的範例，我們在設計時都依據以下的原則，讓讀者可以更

輕鬆的操作並了解每個範例裡所要說明的重點：

範例學習

重點說明

範例成果

演示

範例操作

與說明

延伸練習

範例操作

1 2 3 4

影音教學做輔助除了完整的範例檔案，並將所有範例的操作過程，製作成動態教學影片。讓

你在閱讀本書內容的同時，搭配影音教學的輔助，在最短的時間內掌握學習

的重點。

office16.indb 3 2011/3/9 下午 12:35:17

4

目錄

語言學習單 Word 常用的文字編輯技巧Word 篇

Word 篇

01|Chapter|

02|Chapter|

1.1 關於「語言學習單」 1-2啟動 Word 的方式 1-3建立空白的新文件 1-3認識 Word 操作界面 1-4

1.2 輸入文字與編修 1-5輸入法切換 1-5加入文字與標點符號 1-6「分段」、「分行」快速整排資料 1-7修改文字 1-9刪除與複原文字 1-10加入特殊符號 1-11運用 「編號」功能為段落編號 1-12輸入「全形空白」與「符號」 1-13

1.3 文字格式套用 1-14字型格式 1-14調整字元間距 1-15段落文字首字放大 1-16其他文字格式 1-17快速設計文件格式-套用佈景主題 1-18

1.4 段落格式調整 1-19設定行高與行距 1-19

1.5 文件修飾 1-21取代 1-21套用頁面框線 1-22

1.6 列印 1-231.7 儲存檔案 1-24

2.1 關於「烘焙坊訂購單」 2-22.2 版面設定 2-3調整文件邊界與紙張方向 2-3認識版面 2-4

2.3 插入表格 2-5使用拖曳方式插入表格 2-5使用快速表格 2-5使用對話方塊插入表格 2-6

Word 表格之應用烘焙坊訂購單

office16.indb 4 2011/3/9 下午 12:35:18

8

目錄

7.1 關於「班級成績單」 7-2認識公式與運算子 7-3認識函數 7-4常用的函數與應用方法 7-5

7.2 加入SUM函數計算加總 7-67.3 加入AVERAGE函數計算平均 7-97.4 加入ROUND函數設定四捨五入 7-117.5 加入RANK函數設定名次 7-127.6 加入VLOOKUP函數設定等級 7-147.7 設定格式化條件 7-177.8 資料排序與篩選 7-18資料排序 7-18資料篩選 7-19

班級成績單 Excel 公式與函數的應用

07|Chapter|

8.1 關於「留學人數統計表」 8-2認識圖表 8-2

8.2 圖表的新增與搬移 8-3建立圖表與移動圖表至其他工作表 8-3調整圖表位置並設定圖表長寬 8-5圖表類型 8-6常見圖表錯誤用法 8-7

8.3 套用預設圖表樣式 8-98.4 在圖表中新增一筆資料 8-10新增圖表來源資料 8-10變更單筆資料的圖表類型 8-12設定單筆資料的資料數列格式 8-13圖表的配色 8-14設定單筆資料的資料標籤格式 8-15

8.5 新增圖表標題 8-16新增圖表與座標軸標題文字 8-16美化圖表標題文字 8-18

8.6 新增運算列表 8-19建立走勢圖 8-20

留學人數統計表 Excel 圖表製作

Excel 篇

Excel 篇08|Chapter|

office16.indb 8 2011/3/9 下午 12:35:23

學 習 重 點

Lesson

招生簡章信件套印Word 合併列印與標籤套印

原始檔：<本書範例 \ ch04 \ 原始檔 \ 招生簡章.docx>。完成檔：<本書範例 \ ch04 \ 完成檔 \ 招生簡章.docx>。

04 設定信件合併列印

設定寄件人地址資訊

設定信封單一列印

設定信封合併列印

設定標籤合併列印

預覽合併結果及完成合併

如果要將同一份文件寄發給許多人時，如帳單、成績單、邀請

函...等只能逐次修改收件者姓名與相關資料後再列印嗎？這時

不妨試試合併列印的功能來製作這個繁雜且重複的功能。

office16.indb 1 2011/3/9 下午 12:36:46

4-2

Office 2010

高效實用範例必修

　

課16

合併列印中使用的資料來源可以為 Word、Excel、Access、TXT，甚至是 Outlook

通訊錄中的人員等資料，合併列印的結果可以選擇另存為新文件，也可以直接列

印，十分方便。本章將利用同一份通訊錄文件產生不同的合併列印結果。

什麼是合併列印

合併列印是關於利用文件與資料來源結合後產生的結果，它能夠在相同的文件中插

入不同的資料內容，產生對予不同對象的成品。

例如：常見的通知單，文件的內容相同，可是要給予的人員姓名不同，若要一一製

作就十分耗時。如果已經事先整理好人員名單，只要在完成文件後，指定名單中姓

名欄位插入在文件中顯示姓名的地方，快速產生不同的文件，這就是合併列印。

關於「招生簡章信件套印」4.1

文件 資料來源 合併列印

另存為新文件

直接列印

office16.indb 2 2011/3/9 下午 12:36:47

4-3

招生簡章信件套印／W

ord

合併列印與標籤列印

W

設定信件合併列印4.2

請開啟範例原始檔 <招生簡章.docx>，這是一份西點烘焙班的招生文宣，目前已經

建置好所有內容，接著就是要利用合併列印的功能，將所有學員的姓名插入即可。

STEP01 將插入點移至要插入姓名的位置，然後於 郵件 索引標籤選按 啟動合併列印 \

逐步合併列印精靈。

STEP02 此時會開啟 合併列印 工作窗格，接著就依照精靈的指示步驟開始逐項設

定，首先是設定文件類型及開始文件。

STEP03 接著要設定收件者資料的來源，所有學員的資料已經建置在範例資料夾的 <

通訊錄.docx> 中，這裡將要匯入檔案中的表格到目前的文件來使用。

1 核選 文件類型：信件 後按 下一步：開始文件。

2 核選 選取開始文件： 使用目前文件 後按 下一步：選擇收件者。

office16.indb 3 2011/3/9 下午 12:36:48

4-4

Office 2010

高效實用範例必修

　

課16

1 核選 選取收件者：使用現有清單 後按 瀏覽。

4 回到工作窗格後在 使用現有清單 中已經顯示匯入的文件。

5 選按 下一步：寫信。

2 選取範例原始檔資料夾的 <通訊錄.docx> ，按 開啟 鈕開啟 合併列印收件者 對話方塊。

3 此時會匯入文件中的表格資料，可以在清單中核選或取消名單，最後

按 確定 鈕回到工作窗格。

office16.indb 4 2011/3/9 下午 12:36:49

學 習 重 點

Lesson

留學人數統計表Excel 圖表製作08

完成檔：<本書範例 \ ch08 \ 完成檔 \ 留學人數統計表.xlsx>。

冰冷的數字統計報表，總顯得生硬讓人難以親近，將「留學人數統計表」適度以圖文並茂

的方式顯示，將有助於使用者快速消化其數據資料，掌握報表重點。

認識圖表

建立圖表與移動圖表至其他工作表

新增與搬移圖表

調整圖表位置與圖表長寬

圖表類型

常見圖表錯誤用法

套用預設圖表樣式

新增圖表來源資料

在圖表中新增一筆資料

變更單筆資料的圖表類型

單筆資料的資料數列格式

圖表的配色

單筆資料的資料標籤格式

新增圖表與座標軸標題字

新增圖表標題

美化圖表標題文字

新增運算列表

建立走勢圖

office16.indb 1 2011/3/9 下午 12:38:32

8-2

Office 2010

高效實用範例必修

　

課16

圖表製作的原則

在製作圖表前需先思考手頭上試算表資料內容的重點與方向，例如：是要表現年

度銷售量的變化、每個月數量的比率還是不同年度同項目的價格比較...等，此思考方向主要可分為「數量」、「變化」與「比較」三大原則。

備註

圖表主要的功能是將數值資料轉換為圖形，而 Excel 圖表包含了代表整個圖表的 圖

表區 與代表圖表主體的 繪圖區。

圖表區 是由 圖表標題、座標軸標題、繪圖區 以及 圖例 ...等組成，而 繪圖區 則是由

座標軸、資料數列...等組成，在此以直線圖為例說明：

認識圖表

圖表標題

資料標籤

主垂直軸

垂直軸標題

主要格線

副座標軸

圖表區

繪圖區

水平軸

圖例 運算列表

「數量」 是指數量的總合、比率、平均 . . .等的差異性；「變化」是指在某段時間內的值或項目的變化；

而「比較」則是著重在不同項目間

數量的差異。判斷出圖表正確的方

向後才能選取合適的圖表類型，圖

表設計也能更有效率。

在此以右圖簡單的分析圖示讓您更

容易了解：

關於「留學人數統計表」8.1

office16.indb 2 2011/3/9 下午 12:38:33

8-3

留學人數統計表

／ Excel

圖表製作

E

圖表的新增與搬移8.2

1 選取製作圖表的資料來源範圍「A2:H4」儲存格

2 於 插入 索引標籤選按 直條圖 \ 群組直條圖

建立圖表與移動圖表至其他工作表

請開啟範例原始檔 <人數統計表.xlsx>，圖表應用是千變萬化的，在製作前需先有一

份作為來源資料的試算表，在這一節中已建製好試算表的部份，只要經由幾個簡單

步驟，就可在彈指間快速轉換成一美觀、專業的圖表。

STEP01 選取資料來源後，請依照如下步驟快速建立圖表。

3 會發現圖表已經建立於目前作用工作表中

office16.indb 3 2011/3/9 下午 12:38:33

8-4

Office 2010

高效實用範例必修

　

課16

1 於 圖表工具 \ 設計 索引標籤選按 移動圖表 開啟對話方塊

2 核選 工作表中的物件，並設定為 工作表2 後，按 確定 鈕。

3 圖表已經快速移至 工作表2 中

STEP02 為方便快速單獨檢閱，請將目前製作好的圖表移至 工作表2。

office16.indb 4 2011/3/9 下午 12:38:34

學 習 重 點

Lesson

飲食概念簡報 PowerPoint 表格與圖表設計

原始檔：<本書範例 \ ch11 \ 原始檔 \ 飲食概念.pptx>。完成檔：<本書範例 \ ch11 \ 完成檔 \ 飲食概念.pptx>。

11

「飲食概念簡報」主要是學習如何運用 SmartArt 圖形幫助簡報者突顯內容的重點性，利

用表格來整合資料，圖表的數據以圖像化來顯示，為簡報增添多樣性的視覺效果。

SmartArt 圖形的運用

輸入 SmartArt 圖形內容文字

美化圖形與文字的調整

調整 SmartArt 圖形的大小

插入表格與輸入文字

調整表格列高欄寬

美化表格外觀

加入項目符號

調整表格位置與文字

插入圖表

編修圖表資料

新增座標軸標題

美化圖表

美工圖案的設定

office16.indb 1 2011/3/9 下午 12:39:49

11-2

Office 2010

高效實用範例必修

　

課16

關於「飲食概念簡報」11.1

SmartArt 圖形設計

圖形的表現方式有時候會比文字的效果更好，SmartArt 圖形可以幫助簡報者突顯內

容的重點性以及用動態的視覺效果說明流程、概念、階層和關係，為簡報增添豐富

的視覺效果和多樣性。

製作流程建議：

現在就一起進入本章範例著手設計，透過此例來練習圖表與表格相關功能與應用。

使用合適的座標軸與間距，讓觀看者能一目

瞭然其趨勢。

加上色彩與圖表的標註後，能鎖住觀看者的

目光。

圖表設計

圖表的類型有許多，選擇上需要酙酌主題表達的內容進行套用，這樣才能發揮圖表

最大的功效。

office16.indb 2 2011/3/9 下午 12:39:51

11-3

飲食概念簡報

／ PowerPoint

表格與圖表設計

P

SmartArt 圖形的運用11.2

在簡報中除了以文字與圖片來表示外，PowerPoint 擁有更強的工具 - SmartArt，

這個工具可以將簡單的文字清單設計成圖案和彩色的圖形，不但以視覺的方式展示

流程、概念、階層和關聯，也讓作品更顯活潑。

SmartArt 擁有許多圖形類型，例如：流程圖、階層圖、循環圖和關聯圖，每個類

型都包含數種不同的版面配置。

插入 SmartArt 圖形

STEP01 請開啟範例原始檔 <飲食概念.pptx>，切換第三張投影片。

1 選按投影片中央 插入 SmartArt 圖形 鈕

2 選按 關聯圖 \ 平衡圖

3 按 確定 鈕

office16.indb 3 2011/3/9 下午 12:39:51

11-4

Office 2010

高效實用範例必修

　

課16

STEP02 在投影片中央出現一關聯圖。

輸入 SmartArt 圖形內容文字

插入 SmartArt 圖形之後，接著就要為關聯圖輸入相關的文字。

STEP01 首先在工作範圍左側按鈕展開文字窗格按一下滑鼠左鍵，開啟 SmartArt 圖

形物件的文字窗格。

office16.indb 4 2011/3/9 下午 12:39:52

學 習 重 點

Lesson

圖書館資料庫Access 資料表排序、篩選與查詢15

完成檔：<本書範例 \ ch15 \ 完成檔 \ 圖書館資料庫.accdb>。

圖書館是一般人收集資料，讀書進修的好地方。面對龐大的書本數量，如何快速找到所需要的

書籍，查詢所有讀者的借書次數，或是顯示借閱排行榜等，都是資料庫練習的好範例。

資料尋找與取代

資料的排序的準則

單欄排序

多重欄位的排序

使用選取範圍篩選

使用表單設定進行篩選

暫停篩選或清除篩選條件

查詢與資料表的關係

查詢設計的使用

修改查詢物件

為查詢加上準則進行篩選

參數查詢的使用

關聯式資料庫的使用

合計查詢與交叉查詢

office16.indb 1 2011/3/9 下午 12:41:14

15-2

Office 2010

高效實用範例必修

　

課16

在使用本章的圖書館資料庫時，規劃中它擁有一個「圖書資料表」，記錄著每一本

書的編號、書名、ISBN、作者、出版社等資訊。另一個「讀者資料表」，記錄著每

一個讀者的編號、姓名與聯絡資訊。最後的「圖書借閱資料表」，記錄什麼日期哪

一本書被哪個讀者借走，什麼時候歸還。

在本章中有以下的學習重點：

資料的尋找、取代、排序與篩選：這裡利用尋找、取代、排序與篩選的功能，在

資料表中快速的找到相關的資料，並進行處理。對於使用或是整理大量資料的時

候，是十分重要的功能。

查詢物件的使用：每次利用尋找、取代、排序與篩選後，若下次要再使用都必須

重新進行設定的步驟。其實可以將這些設定儲存為 查詢物件，當需要使用時只

要執行查詢物件即可獲得最新的結果。查詢物件設定時可以利用運算式、萬用字

元、字串及數字，得到更精確的結果。或是善用參數查詢的位置，讓查詢藉由使

用者的輸入，增加查詢的彈性。

關於「圖書館資料庫」15.1

關聯式資料庫：利用資料表之間欄位的關聯，可以將不同的資料表欄位整合在同

一個查詢之中，獲得更多元的資訊呈現。

office16.indb 2 2011/3/9 下午 12:41:16

15-3

圖書館資料庫

／ Access

資料表排序、篩選與查詢

A

資料的尋找非常重要，當資料庫中的資料愈來愈多且記錄欄位愈來愈複雜時，要如

何快速地，並精準地執行搜尋的工作呢？在 Access 中可以使用 尋找 功能來達到這

個需求的目的。

資料尋找

請開啟範例原始檔 <圖書館資料庫.accdb> 資料庫後開啟「讀者資料表」資料表，接

著找出資料表中姓 「張」 的同學：

資料尋找與取代15.2

1 選取「讀者姓名」欄 2 選按 常用 索引標籤 \ 尋找

3 設定 尋找目標 5 按 尋找下一筆 鈕4 設定 符合：欄位的開頭

尋找功能中符合的選項備註

在 尋找及取代 對話方塊中，尋找 的選項有 3 個選項，說明如下：

1. 欄位的任何部份：關鍵字只要在尋找欄位中任何地方出現就符合條件。

2. 整個欄位：關鍵字必須與尋找欄位中的資料完全符合。

3. 欄位的開頭：關鍵字必須與是尋找欄位一開頭的資料相符。

office16.indb 3 2011/3/9 下午 12:41:17

15-4

Office 2010

高效實用範例必修

　

課16

如此一來 Access 會開始在指定的欄位中查詢資料開頭與輸入資料符合的資料，記

錄指標會移動到下一筆符合的資料位置，再按 尋找下一筆 鈕會繼續往下尋找。

尋找功能中查詢及搜尋的選項

在 尋找及取代 對話方塊中，查詢 代表尋找的範圍，可以設定目前的欄位或是全部的欄位。搜尋 代表尋找的方向，可以設定是由目前向上或向下，或是全部來進行搜尋。

逐步地按 尋找下一筆 鈕，可依序找到吻合條件的資料記錄，直到出現下列提示訊

息，代表整份資料表已經完全搜尋完畢，請按 確定 鈕，結束尋找工作。

備註

office16.indb 4 2011/3/9 下午 12:41:19