ÖVERTORNEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL · OLAP AB, organisationsnummer 556884-8252, erhöll den 13 april 2015 ett stadigvarande serveringstillstånd för servering av alla sorters

ÖVERTORNEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum

Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-06-04

Plats och tidFörvaltningsbyggnaden i Övertorneå, måndag 4 juni 2018, kl 09:00

Beslutande Tomas Mörtberg (C)Tomas Vedestig (ÖFA)Bente Åkerholm (S)Robert Grape (C)Roland Kemppainen (S) ers: Per-Erik Muskos (S)

Övriga deltagande Peter Juntti, kommundirektör, Ingela Karlsson, ekonomichefGunvor Westerberg, sekreterare

Utses att justera Robert Grape

UnderskrifterSekreterare

Paragrafer 47-67

Gunvor Westerberg

Ordförande

Tomas Mörtberg

Justerande

Robert Grape

ANSLAG/BEVISProtokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Organ KommunstyrelsenSammanträdesdatum 2018-06-04

Datum för anslags uppsättande 2018-06-11 Datum för anslags nedtagande 2018-07-03

Förvaringsplats för protokollet Förvaltningsbyggnaden Övertorneå

Underskrift

Gunvor Westerberg

1


Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-06-04 2

Justerades sign Utdragsbestyrkande

InnehållsförteckningBeslut Rubrik Ärende Sida

Val av protokollsjusterare

Samlad Kallelse

§ 47 Prognoser 2018 styrelse & nämnder 4 - 5

§ 48 Budget 2019 6

§ 49 Samarbetsavtal mellan Övertorneå och Haparanda

Kommun

2018/90 7

§ 50 Information - Stöd till socioekonomiskt eftersatta

kommuner

8

§ 51 Beslut KS 2018-05-07 Arrende/försäljning Hotell

Tornedalia

2018/97 9

§ 52 Motion - försöksprojekt med arbetstidsförkortning till

sex timmars arbetsdag med bibehållen lön

2016/68 10

§ 53 Återkallelse av serveringstillstånd för OLAP AB,

Robbas Kök & catering

2015/53 11

§ 54 Flygbilsprojekt 4 april 2019 - 3 april 2023 2018/66 12

§ 55 Sammanställning Kollektivtrafik inom Övertorneå

kommun

2018/91 13

§ 56 Trafikstrategiplan 2018 2018/87 14

§ 57 Filmpool Nord begäran om ökat ägartillskott för 2019 2018/84 15

§ 58 Nytt aktieägaravtal för Investeringar i Norrbotten AB 2018/85 16

§ 59 Förfrågan om köp av tomtmark Haapakylä

industriområde

2018/89 17

§ 60 Förvärv av fastigheten Haapakylä 9:30 2018/92 18

§ 61 Revision Löneutbetalningar 2018/77 19

§ 62 Formell hantering avseende överenskommelse mellan

kommunen och förre kommunchefen

2018/72 20

2


Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-06-04 3


§ 63 Dialog Stiftelsen Matarengihem med anledning av

revisionsrapporten

21

§ 64 Kommundirektörens rapport 22

§ 65 Övriga frågor 23

§ 66 Investering i lekparker/platser för yngre barn 24

§ 67 Serviceturer i byarna 25

3




KSAU § 47

Prognoser 2018 styrelse & nämnder

Kommunstyrelsens arbetsutskott förslag till kommunstyrelsen

Prognosen föranleder i dagsläget inga ytterligare åtgärder då osäkerhets-faktorerna som berörs kan innebära en budget i balans vid årets slut. Samtliga budgetansvariga uppmanas till återhållsamhet där det är möjligt och följa sin ekonomiska utveckling.

Ärendebeskrivning

Ingela Karlsson redovisar prognoser för 2018 för kommunstyrelsen och övriga nämnder.

Budget 2018

Prognos helår 2018 Avvikelse

Kommunfullmäktige 0,6 0,6 0,0Revision 0,8 0,8 0,0Överförmyndare 0,7 0,8 -0,1Kommunstyrelse 64,0 65,3 -1,3Miljö- och byggnadsnämnd 2,7 2,7 0,0Barn- och utbildningsnämnd 107,6 107,9 -0,3Socialnämnd 132,9 133,9 -1,0Summa drift hos nämnd/styrelser 309,4 312,1 -2,7Konto för löneökning 5,0 5,0 0,0Friskvård 0,3 0,3 0,0Pensioner, utbetalningar 9,5 9,5 0,0Återförda kapitalkostnader -24,1 -22,5 -1,6Personalförsäkringar 0,0Avskrivningar 19,6 18,3 1,3Verksamhetens nettokostnader 319,6 322,6 -3,1

Skatteintäkter 186,1 187,0 0,9Statsbidrag och utjämning 130,0 131,0 1,0Summa skatteintäkter o statsbidrag 316,2 318,0 1,8

Finansiella intäkter 4,0 4,0 0,0Finansiella kostnader -1,1 -1,1 0,0Summa finansnetto 2,9 2,9 0,0

Årets resultat enl budgetplan 2018 0,5 -1,7 -1,2

4




KS AU § 47 forts

I prognosen ingår en del osäkerhetsfaktorer och man har utgått från det man känner till idag.

KS prognos kan visa en budget i balans vid årets slut om hotellet arrenderas ut samt att riktade statsbidrag för näringslivet kan visa ett överskott första året beroende på när alla aktiviteter kommer igång.

SOC prognos kan visa en budget i balans vid årets slut om medel för återsökta kostnader för nyanlända beviljas.

BUN prognos kan bli en budget i balans om det blir ökade elevintäkter, ersättningar för nyanlända kan bli högre än beräknat,samt att riktade statsbidrag kan påverkas beroende på när projektenkommer igång och hur mycket kostnader som upparbetas.

______

5




KSAU § 48

Budget 2019-2021 - preliminära ramar


Nämnderna och styrelsen tilldelas preliminära nettodriftramar för 2019-2021 enlig nedan;

Styrelse/nämnd Budget 2019

Plan 2020 Plan 2021

Kommunfullmäktige 580 580 580

Revision 790 790 790

Överförmyndare 680 680 680

Kommunstyrelse 48 845 48 845 48 845

Miljö- och byggnadsnämnd

2 600 2 600 2 600

Barn- och utbildningsnämnd

101 430 101 430 101 430

Socialnämnd 128 635 128 635 128 635

SUMMA 283 560 283 560 283 560

Kapitalkostnader 23 200 23 200 23 200

TOTALT 306 760 306 760 306 760

Ärendebeskrivning

Ingela Karlsson redovisar förslag till preliminära ramar för 2019 -2021.

______

6




KSAU § 49

Samarbetsavtal mellan Övertorneå och Haparanda Kommun


Ett samarbetsavtal tecknas som bygger på digital utveckling och platsoberoende tjänster i samarbete mellan kommunerna.

Kommunstyrelsen uppdrar till kommundirektören att verkställa uppdraget, samt löpande rapportera hur arbetet framskrider till kommunstyrelsen.

Ärendebeskrivning

Offentlig sektor står inför stora utmaningar och stora förväntningar på höjd kvalitet och effektivisering. Digitalisering är den enskilt starkaste förändringsfaktorn och främsta möjligheten för att infria dessa förväntningar. Det offentliga behöver dra nytta av digitaliseringens möjligheter för att bli effektivare, mer tillgänglig och erbjuda en enklare vardag för invånare och medarbetare.

Det är också svårt för små kommuner att upprätthålla kompetens och rekrytera specialistkompetens inom områden som utvecklas i en allt snabbare takt. Kommunal samverkan är därför ett viktigt verktyg i arbetet för att kunna säkerställa god service och kompetensförsörjning.

Målsättningen är att införa minst ett (1) konkretiserat samarbetsområde under 2019.

______

7




KSAU § 50

Information - Stöd till socioekonomiskt eftersatta kommuner


Kommundirektör Peter Juntti får i uppdrag att lämna in ansökan till Tillväxtverket.

Ärendebeskrivning

Kommundirektör Peter Juntti redovisar på förslag till resursförstärkning inom vissa områden.

• Område; Jämställdhets-, folkhälso-, och minoritetsspråksfrågorFrågorna behöver medvetliggöras i en högre grad och bli en naturlig del i det dagliga arbetet. Dessa frågor är en vital del i att skapa ett socialt hållbart samhälle som är redo att möta framtidens krav och utmaningar. För att uppnå detta behöver ökade stödresurser tillföras organisationen. En förstärkning inom området medför även att resurser kan frigöras till att arbetat prioriterat med kris-, beredskaps-, och säkerhetsfrågor.

• Område; Medborgardialog, kommunikationGenom att öka och förstärka dialogen med medborgare, besökare och andra intressenter kan intresset och attraktionen för Övertorneå kommun som besöksmål, arbets- och bostadsort öka. En resursförstärkning medför att informativa insatser kan genomföras mer aktivt samt mål- och målgruppsinriktat och inom rätt medier. Förstärkning inom området medför även att organisationen kan arbeta än mer fokuserat med utveckling av nya digitala lösningar, bl.a. e- tjänster, vilket kan bidra till en effektiv organisation som är optimerad att möta kommande utmaningar.

• Område; ServicekontorMöjliggör bemanning av servicekontor, vilken har till mål att öka attraktionskraften för Övertorneå kommun genom att dels erbjuda information till allmänhet men även att stödja den ideella sektorn. Inriktningen för servicekontoret bör fokuseras på;samhällsinformation och allmän service till medborgare och besökare,råd och stöd till föreningar i utvecklingsfrågor och hjälp med, t.ex. ansökningar om externa medel, att inrätta ett sportotek för att möjliggöra lån av sportutrustning till barn- och ungdomar.

______

8




KSAU § 51

Arrende/försäljning Hotell Tornedalia

Kommunstyrelsens arbetsutskott beslut

Till kommunstyrelsens möte 18 juni 2018 redovisar kommundirektör Peter Juntti ett förslag till anbudsunderlag för arrende av hotell Tornedalia.

Ärendebeskrivning

Kommunstyrelsen har beslutat 2018-05-07 att gå ut med ett anbudsförfarande gällande arrende av hotell Tornedalia.

Kommundirektör Peter Juntti fick i uppdrag att ta fram ett förslag på anbudsunderlag.

______

9




KSAU § 52

Motion - försöksprojekt med arbetstidsförkortning till sex timmars arbetsdag med bibehållen lön

Kommunstyrelsens arbetsutskott förslag till kommunfullmäktige

Inlämnad motion avslås med hänvisning till att det saknas ekonomiska resurser för genomförande av föreslaget försöksprojekt samt att det redan i dagsläget föreligger rekryteringssvårigheter inom berörda verksamheter.

Ärendebeskrivning

Socialdemokraterna anger i inlämnad motion att Övertorneå kommuns sjuktal är höga inom vård- och omsorg samt lokalvård och kök. Socialdemokraterna föreslår i motionen att; - Övertorneå kommun utreder samtliga effekter av ett försök med införande

av sex timmars arbetsdag genom arbetstidsförkortning med bibehållen lön,- Övertorneå kommun inför ett försöksprojekt under ett års tid inom de

verksamheter som berörs mest,- att detta genomförs under 2017 samt att kommunfullmäktige får en

återkoppling av eventuella effekter samt konsekvenser efter projekttidens slut för att därefter kunna ta ställning till vidare satsningar.

Kommunstyrelsen beslutade 2017-01-30, § 38 att återremitera ärendet i väntan på utvärdering av försöksprojektet vid Svartedalens äldreboende i Göteborg.

HR-enheten har yttrat sig i ärendet 2018-05-24 efter att ha tagit del utav utvärderingen av försöksprojektet.

Kommunledningsförvaltningen delar HR-enhetens syn i frågan och anser att inlämnad motion bör avslås med hänvisning till tidigare motivering.

Förslag till beslut

Tomas Vedestig och Robert Grape föreslår att motionen avslås.

Beslutsgång

Arbetsutskottet bifaller förslaget.

______

10




KSAU § 53

Återkallelse av serveringstillstånd för OLAP AB, Robbas Kök & catering


OLAP AB:s, (organisationsnummer 556884-52), serveringstillstånd återkallas med omedelbar verkan. Återkallelsen görs med stöd av 9 kapitlet 18 § alkohollagen (SFS 2010:1622).

Ärendebeskrivning

OLAP AB, organisationsnummer 556884-8252, erhöll den 13 april 2015 ett stadigvarande serveringstillstånd för servering av alla sorters alkoholdrycker till allmänheten. Den 1 maj 2018 har tillståndshavaren via mail meddelat alkohol-handläggaren att de vill återkalla sitt serveringstillstånd för Robbas kök och catering , Matarengivägen 24, 957 31 Övertorneå.

______

11




KSAU § 54

Flygbilsprojekt 4 april 2019 - 3 april 2023


Övertorneå kommun deltar i flygbilsprojektet och finansierar delar av flygbilen, maximalt 100 000 kr/år.

Ärendebeskrivning

Flygbilsprojektet har pågått under två års tid och det tredje optionsåret har precis påbörjats. Regionala kollektivtrafikmyndigheten (RKM) förordar att Flygbilen från och med den 4 april 2019 skall finnas med som en anropsstyrd linje i det ordinarie trafikutbudet som Länstrafiken erbjuder . En ny upphandling av Flygbil från den 4 april 2019 till och med 3 april 2023 kommer att genomföras förutsatt att Trafikverket, Region Norrbotten samt deltagande kommuner beslutar att delta och finansiera delar av flygbilen.

Flygbilen finansieras till 50 % av Trafikverket (maximalt 2 900 000/år), Region Norrbotten (maximalt 2 300 000 kr/år) samt av deltagande kommuner 10 % (maximalt 100 000 kr/år och kommun). Biljettintäkter är kalkylerade till 2 700 000 kronor/år.

Förslag till beslut

Tomas Vedestig föreslår bifall till förslaget.

Beslutsgång


______

12




KSAU § 55

Sammanställning Kollektivtrafik inom Övertorneå kommun


Barn- och utbildningsförvaltningen uppdras att undersöka elevantalet som nyttjar hela linjesträckan för linje 362 samt linje 363. Utifrån framkommet resultat fattas beslut huruvida delar av dessa linjer skall förändras till efterfråge- styrda.

Ärendebeskrivning

Kommunledningsförvaltningen har uppdragits att se över vilka busslinjer som finns inom Övertorneå kommun samt föreliggande kostnader för dessa i dagsläget. Vidare uppdras förvaltningen att se över möjligheter till justeringar i linjetrafikens avtal där förutsättningarna kan ha förändrats vad gäller antal resenärer och nyttjandet av kollektivtrafiken. Förvaltningen uppdras även att se över den totala kostnaden vid införande av ungdomskortet 6-19, vilket beslutades enligt KS § 71, 2018-05-07. I dagsläget består trafikutbudet i Övertorneå kommun av Länstrafiken Norrbottens (fortsättningsvis Länstrafiken) kommunala stomlinjer (linje 63, 53, 54), inomkommunala linjer (linje 361, 362, 363) samt egenupphandlade skolskjutslinjer för de elever som ej kan nyttja Länstrafikens linjer.

______

13




KSAU § 56

Trafikstrategiplan 2018 för Övertorneå kommun


Trafikstrategiplan 2018 för Övertorneå kommun fastställs.

Ärendebeskrivning

Samhällsplanerare Arben Vojvoda har upprättat ett förslag till trafikstrategiplan för Övertorneå kommun.

En trafikstrategi för Övertorneå kommun behövs för att ta ett samlat grepp och beskriva den inriktning och de avvägningar som rör trafikplaneringen i kommunen. Den ska även ange förslag och åtgärder som kommunen vill arbeta med under kommande år. Trafikstrategin ska även ge vägledning i avvägningen mellan transportbehoven och kommunens övriga behov. Den ska även ange begränsningar för transporternas miljöpåverkan samt ange balansen mellan de olika trafikslagen.

______

14




KSAU § 57

Filmpool Nord - begäran om ökat ägartillskott för 2019


Filmpool Nords begäran om ökat ägartillskott avslås.

Ärendebeskrivning

Filmpool Nord har till ägarna tillskrivit ett äskande om extra ägartillskott på 5 miljoner kronor. Region Norrbotten fick vid ägarsamråd i uppdrag av övriga ägare att föreslå hur äskandet ska fördelas. Region Norrbotten föreslår en fördelning enligt existerande finansieringsgrad. Extra finansieringen är frivillig för envar av ägarna att engagera sig i och påverkar inte aktieägandet eller inflytandet i bolaget.

Övertorneå kommun finansierar idag Filmpool Nord med 75.837 kr/år.

Kommunledningsförvaltningen föreslår att avslå äskandet om extra ägartillskott då kommunen redan betalar en årlig finansiering.

______

15




KSAU § 58

Nytt aktieägaravtal för Investeringar i Norrbotten AB


Övertorneå kommun ingår nytt avtal med Investeringar i Norrbotten AB fram till och med 2020-12-31.

Ärendebeskrivning

Övertorneå kommun är delägare i Investeringar i Norrbotten. Aktieägaravtalet som reglerar ägarnas förhållande till varandra för bolaget har löpt ut per 2017-12-31. Region Norrbottens önskan med det nya förslaget till avtal är att utöka ägandet till alla 14 kommuner.

Det nya förslaget innebär ett lägre årligt ägartillskott i form av driftsbidrag. För Övertorneå kommun innebär det 1,60 kr per invånare per år vilket motsvarar 7.137:- kr per år (befolkning 2017-12-31) jämfört med tidigare avtal då ägartillskott var 75.000:- kr per år.

Investeringar i Norrbottens arbete har varit positivt för Övertorneå kommun då bolaget aktivt arbetar med investeringsfrämjande åtgärder för två bolag inom besöksnäringen i kommunen.

______

16




KSAU § 59

Förfrågan om köp av tomtmark Haapakylä industriområde


Jaxal AB erbjuds att förvärva del av Haapakylä 28:8, ett område på ca 10.000 m2 i enlighet med kommunens taxa för mark och att köparen står för lantmäteriförrättningskostnader.

Ärendebeskrivning

Jaxal AB planerar för en utbyggnad av nuvarande lokaler. För att detta skall kunna genomföras vill de förvärva ca 10 000 m2 av kommunens fastighet Haapakylä 28:8.

Tekniska enheten föreslår att kommunen säljer i enlighet med kommunens taxa för mark samt att köparen står för tillkommande lantmäteriförrättnings kostnader.

______

17




KSAU § 60

Förvärv av fastigheten Haapakylä 9:30


Tornedalens Ölbryggeri erbjuds att förvärva fastigheten Haapakylä 9:30 i enlighet med kommunens taxa för mark.

Köparen står för kostnaden för inskrivning av servituten/ ledningsrätter.

Ärendebeskrivning

Tornedalens Ölbryggeri önskar förvärva fastigheten Haapakylä 9:30. Fastighetens areal är 2415 m2.

Tekniska enheten konstaterar att byggnaden inte betingar något egentligt värde och att det erbjudna priset är i enlighet med kommunens taxa för mark.

Tekniska enheten anför att vid ett beslut om försäljning av fastigheten behöver fastigheten belastas med servitut för väg som delvis går över fastigheten samt för ledningsrätter. Köparen står för kostnaden för inskrivning av servituten/ ledningsrätter.

______

18




KSAU § 61

Revisionsrapport - Löneutbetalningar


HR enheten uppdras att vidta åtgärder enligt revisorernas rekommendationer på förbättringar inom löneutbetalningsprocessen.

Ärendebeskrivning

Revisorerna har granskat kommunens internkontroll kopplat till löneutbetal-ningsprocessen. Granskningens syfte har varit att besvara revisionsfrågan om kommunstyrelsen bedriver en tillfredsställande och ändamålsenlig löneutbetalning med tillräcklig intern kontroll. Revisorernas sammantagna bedömning är att kommunstyrelsen bedriver en i begränsad utsträckning tillfredsställande och ändamålsenligt lönehantering med en i begränsad utsträckning tillräcklig intern kontroll.

Mot bakgrund av genomförd granskning rekommenderar revisorerna kommunstyrelsen att;

- Stärka den interna kontrollen kopplat till löneutbetalningsprocessen genom att upprätta tydlig rutin/checklista för vilka kontroller som chefer/ arbetsledare ska göra. Dokumentera de rutiner och kontroller som lönekontoret gör i syfte att minska sårbarheten

- Upprätta riktlinjer för lönetillägg samt utarbeta en mall för beslut om lönetillägg. En enhetlig mall eller blankett kan utgöra ett tydligt beslutsunderlag för lönetillägg där belopp, period för lönetillägget, motivering samt undertecknande av både arbetsgivaren och arbetstagaren framgår.

______

19




KSAU § 62

Formell hantering avseende överenskommelse mellan kommunen och förre kommunchefen


Delegationsordningen revideras enligt revisorernas synpunkter.

Ärendebeskrivning

Revisorerna har granskat överenskommelsen mellan kommunen och förre kommunchefen. Revisorerna förutsätter att kommunstyrelsen ser över sina rutiner för hanteringen av delegationsbeslut och att samtliga delegater informeras om vilka regler som gäller när delegationsbeslut fattas.

______

20




KSAU § 63

Dialog med Stiftelsen Matarengihem med anledning av revisionsrapporten


Representanter från Stiftelsen Matarengihem inbjudes till kommunstyrelsens möte 18 juni 2018 för fortsatta diskussioner.

______

21




KSAU § 64

Kommundirektörens rapport


Kommundirektörens rapport 2018-05-29 delges kommunstyrelsen.

Ärendebeskrivning

Föreligger kommundirektörens rapport per 2018-05-29.

______

22




KSAU § 65

Övriga frågor

Kommundirektör Peter Juntti informerar om att avtalet med Pite Havsbad är undertecknat.

Tomas Vedestig (öfa) påtalar att väg och belysningsstolpar runt Ekoparken är i dåligt skick. Tekniska enheten får i uppdrag att se över detta.

Vedestig frågar även om Folktandvården i Övertorneå skall stängas. Kommunstyrelsens ordförande Tomas Mörtberg får i uppdrag att inlämna en skrivelse till Region Norrbotten i ärendet.

______

23




KSAU § 66

Investering i lekparker/platser för yngre barn


Tekniska enheten får i uppdrag att se över lekparker/platser för yngre barn i anslutning till kommunens skolor/anläggningar.

Ärendet behandlas vid budgetberedningen för 2019.

Ärendebeskrivning

Robert Grape (c) påtalar bristen på lekparker/platser för de yngre barnen. Grape föreslår att tekniska enheten får i uppdrag att se över detta.

Beslutsgång


______

24




KSAU § 67

Serviceturer i byarna


Kommunledningsförvaltningen får i uppdrag att se över vars behov finns och även en kostnadskalkyl.

Ärendet behandlas vid budgetberedningen för 2019.

Ärendebeskrivning

Robert Grape (c) föreslår att kommunen utvecklar serviceturer/efterfrågestyrda turer i kommunens byar. Grape föreslår att kommunledningsförvaltningen får i uppdrag att se över behoven och kostnaderna.

Beslutsgång


______

25

Documents

ÖVERTORNEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL · OLAP AB, organisationsnummer 556884-8252, erhöll den 13 april 2015 ett stadigvarande serveringstillstånd för servering av alla sorters