OFICINA DE CONTROL INTERNO - CAR · En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 1499 de 2017, (Titulo 23, Articulación del Sistema de Gestión

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO

PERIODO JULIO A OCTUBRE DE 2018

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca – CAR Oficina de Control Interno

República de Colombia

Informe Pormenorizado del estado del Control Interno

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INTRODUCCIÓN En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 1499 de 2017, (Titulo 23, Articulación del Sistema de Gestión con los Sistemas de Control Interno), La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) presenta el Informe Pormenorizado del Estado de Control Interno. Teniendo en cuenta lo estipulado en el Decreto 1499 de 2017, el cual modifica el Decreto compilatorio del sector de la función pública 1083 de 2015, se hizo necesario ajustar el enfoque del informe, sobre los criterios que han sido compartidos por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública, como órgano regulador en la materia. A partir de la implementación del Modelo MIPG Decreto 1499 de 2017, el seguimiento pormenorizado por parte de la Oficina de Control Interno OCIN, se enmarca en los postulados del MIPG, sus siete (7) dimensiones, de las cuales hace parte el control interno, las políticas definidas para cada dimensión, y las cuatro (4) líneas de defensa de que trata este Modelo1.

Séptima dimensión – Control Interno

Fuente: Manual Operativo MIPG – versión publicada en Página web Función Pública 29-01-2018

1 Manual Operativo MIPG




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El presente documento se continúa presentando bajo la estructura del Modelo MECI, enfocado en la dimensión de control interno dentro del MIPG, en línea con las buenas prácticas que referencia el Modelo COSO, y actualizado en un esquema de cinco (5) componentes: 1. Ambiente de Control; 2. Evaluación del Riesgo; 3. Actividades de Control; 4. Información y Comunicación; 5. Actividades de Monitoreo. De esta manera, el Informe Pormenorizado de Control Interno correspondiente al periodo de julio a octubre de 2018, presenta un resumen del estado general del Sistema de Control Interno, de que trata la Ley 87 de 1993.

1. RESULTADOS DE DIAGNOSTICOS REALIZADOS SOBRE LAS POLITICAS DE GESTION PARA LA IMPLEMENTACION DEL NUEVO MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION.

La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), atendiendo el numeral 2.2.22.3.9 del Decreto 1499 de 2017, y de acuerdo a Resolución CAR 070 de 2018, la Oficina Asesora de Planeación, ha venido desarrollando acciones en aras de definir el estado actual del proceso y tomar las decisiones frente a la identificación de acciones para la formulación de los planes de acción, con el fin de actualizar la institucionalidad de los sistemas contemplados por el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, para el efecto realizó la aplicación de los Diagnósticos que como herramienta planteo el MIGP, donde se obtuvieron los siguientes resultados:




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Fuente: Autodiagnóstico OCIN -201841000238

Se aplicó el primer Diagnóstico MIPG de las diferentes Políticas de Gestión y Desempeño, las cuales generaron los resultados y a solicitud de la alta gerencia se efectuó la evaluación por parte de la Oficina de Control Interno, documento que fue socializado, para la construcción del plan de acción, buscando la sostenibilidad y mejora del modelo en la entidad.




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El siguiente cuadro se muestran las convenciones que nos permiten ubicar el nivel de cumplimiento.

Puntaje Nivel Color

0 - 20 1

21 - 40 2

41 - 60 3

61- 80 4

81- 100 5

De acuerdo a los presentes resultados se formularon los diferentes planes de acción, que contiene las actividades encaminadas a la mejora de las dimensiones, ubicando los resultados dentro de los niveles de 1 al 4. En el siguiente esquema se enmarca la organización que institucionalmente se ha estructurado del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

Fuente: Construcción propia




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A continuación de manera resumida se reflejan acciones adelantadas en la entidad que se configuran en las siguientes dimensiones:

I. DIMENSIÓN DE TALENTO HUMANO

I. AMBIENTE DE CONTROL

De acuerdo con el Manual Operativo MIPG 2017, para el desarrollo de esta dimensión se tendrán en cuenta las siguientes 2 Políticas de Gestión y Desempeño Institucional:

1. Gestión Estratégica del Talento Humano 2. Integridad

1. Gestión Estratégica del Talento Humano

La Gestión del Talento Humano de forma estratégica hacia el logro de los objetivos de la Corporación, de que trata esta dimensión, se enmarca en el desarrollo del Proceso de Gestión del Talento Humano, el cual reporta para el periodo objetivo de este informe la formulación de su “Plan Institucional de Capacitación, Bienestar e Incentivos, Seguridad en el Trabajo” conformado por sus planes de: “Institucional de Capacitación 2018” y “Plan Estratégico del Talento Humano (PETH) vigencia 2018”, cuya construcción parte del Diagnóstico de Necesidades e intereses de los servidores de Entidad, como por ejemplo intereses en participación de actividades culturales, deportivas y torneos internos, y jornadas de esparcimiento y recreación, como se muestra a continuación: 1.1. Políticas de operación del Proceso de Gestión Humana. El proceso de Gestión del Talento Humano cuenta con Políticas que propendan por el mejoramiento continuo mediante la ejecución de planes, programas y proyectos, alineados con la planeación estratégica de la entidad. En el componente Desarrollo del Talento Humano, se llevaron a cabo las siguientes actividades:

1.2. Temáticas asociadas a Rutas de Creación de Valor 1.2.1. Plan de Bienestar Social e Incentivos

En este periodo evaluado, una primera revisión por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño llevado a cabo en el pasado mes agosto, presenta avances en la implementación de los lineamientos de MIPG en cuanto a una Planeación




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estratégica del Talento Humano, considerando la normatividad correspondiente, y la adecuada articulación de los planes asociados, todo encaminado al logro de los objetivos institucionales. A continuación avances puntuales reportados: • Gestión de la información del Talento Humano a través de SIGEP • Aseguramiento y trazabilidad de la información • Estrategias para la inducción y reinducción implementadas • Adopción del Código de Integridad • Aplicación Plan Anual de Vacantes (Empleos de carrera Administrativa a

proveer mediante concurso de méritos. • Programas de bienestar y capacitación acordes a las necesidades, proceso

adelantado de acuerdo a los diferentes planes • Medición de clima organizacional • Aplicación del Sistema de Evaluación Desempeño Laboral.

La Oficina de Talento Humano reporta en este periodo evaluado, con referencia a la implementación de Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG). Donde inicialmente el área revisó los documentos del Modelo para conocerlo y aplicarlo en las actividades, procedimientos y gestión cotidiana. A partir de los resultados del Autodiagnóstico ejecutado en el marco de MIPG, se estructuró el Plan de Acción. No obstante, se recomienda integrar en el Plan Estratégico de Talento Humano los planes de Bienestar, Institucional de Capacitación y Anual de Vacantes y fijarlo en la página web de la entidad. Frente al monitoreo y/o seguimiento del SIGEP, se llevaron a cabo ejercicios seguimiento y control para asegurar la confiabilidad de la información registrada en el Sistema, donde de manera aleatoria se tomaron algunas muestras de declaración de bienes y rentas, personal vinculado a la entidad, evidenciándose el cargue de la información en el tiempo establecido por la Función Pública. Igualmente, el proceso de Gestión del Talento Humano, ha venido desarrollando las actividades propuestas en el Plan de Acción por Procesos y reportando los correspondientes avances, junto con el registro de los soportes de la gestión, que se fueron subidos a la intranet. Para aplicación de la segunda línea de defensa de que trata el MIPG, el área gestiona las “Líneas de Acción, Objetivos, Estrategias y Metas”, las cuales se incorporaron en los instrumentos de planeación anual de la Corporación, algunas de las actividades realizadas en el cuatrimestre evaluado, se presentan a continuación:




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ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN

Jornadas deportivas Jornada deportiva dirigida a las Direcciones Regionales, en las que se desarrolló la premiación de los diferentes torneos.

Programas recreativos

Visitas a parques naturales de la CAR, ciclo paseo Conformación y entrenamiento equipo de Voleibol de la CAR. Gimnasio con convenio Colsubsidio.

Programas Artísticos y Culturales:

Jornada cultural para los hijos de los servidores de la CAR Visitas a museos Entrega de bonos cine familiar.

Fuente: Datos Oficina de Talento Humano

1.2.2. Con relación al Plan de Incentivos Se realizo el pago de incentivos no pecuniarios a los servidores integrantes del equipo de trabajo que ocupó el segundo lugar según Resolución No.3608 de 2017. Al igual, se consolido la información de funcionarios con mayores puntajes en la evaluación del desempeño, para la selección del mejor funcionario de carrera administrativa, de libre nombramiento y remoción, de acuerdo a lo establecido en la Resolución 1337 de 2018. 2. Evaluación del desempeño Actividades Plan de Acción Convocatoria 435 de 2016: De acuerdo a las actividades descritas en el Plan de Acción para la provisión de empleos de la convocatoria 435 de 2016, se realizaron las siguientes actividades:

• Programa de orientación técnica y seguimiento al proceso de evaluación del desempeño laboral durante el periodo de prueba.

• Se realizó capacitación sobre evaluación del desempeño en periodo de prueba

para Jefes Inmediatos y Directivos el día 04 de septiembre de 2018 y al personal de la Oficina de Talento Humano el día 10 de septiembre de 2018.

• Se elaboró instructivo GHU-PR-15-01 para realizar la evaluación de

desempeño en periodo de prueba.

• Se elaboró una base de datos para el registro y control de la evaluación de desempeño en periodo de prueba y se viene actualizando la información de concertación de compromisos de los funcionarios que ingresan a la Entidad.

Seguimiento Trimestral evaluación de desempeño laboral y competencias comportamentales: Se expidió la Circular OTH 20184100327, en la cual se dieron los lineamientos para realizar el seguimiento trimestral al proceso de evaluación de desempeño por parte de los evaluadores de los meses de agosto, septiembre y octubre de 2018.




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3. Clima organizacional

De acuerdo con la información suministrada por la Oficina de Talento Humano, se diseñó e impulsó el Programa para la Atención del Bienestar del Funcionario "PABF", con el fin de aportar al mejoramiento en el equilibrio entre la vida personal y la vida laboral de los Funcionarios. Mediante el instrumento CLICAR2018, se realizó prueba piloto con la Oficina Asesora de Planeación para la medición del clima organizacional. Se lleva a cabo el Programa de Atención para el Bienestar para el Funcionario frente a intervenciones jurídicas, sociales y círculos de apoyo psicoemocional. 4. Plan Institucional de Capacitación

De acuerdo a la información suministrada por la Oficina de Talento Humanos, durante los meses marzo a junio de 2018, se adelantaron las siguientes actividades:

Programa/Actividad Descripción

Capacitación Comisiones de Personal Realizada por la Universidad ESAP en la sede central de la Corporación.

Seminario en Formulación de Proyectos Realizado los días 10 y 11 de julio por la Universidad ESAP en la sede central de la Corporación.

VIII Congreso Nacional de Derecho Disciplinario Realizado los días 11,12 y 13 de julio por F y C Consultores

Seminario en Seguridad y Salud en el Trabajo Realizado los días 18 y 23 de julio por la Universidad ESAP en las instalaciones de la Corporación.

Inducción Funcionarios Nuevos Realizada el 19 de julio de 2018

Seminario Contratación Estatal Realizado los días 16,24 y 29 de agosto de 2018 por la Universidad ESAP en la instalaciones de la Corporación.

XXXIX Congreso Colombiano de Derecho Procesal Realizado los días 5, 6 y 7 de septiembre por F y C Consultores

XX Jornadas Internacionales de Derecho Ambiental Realizadas los días 24, 25 y 26 de octubre por la Universidad Externado de Colombia.


5. Seguridad y Salud en el Trabajo

La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), dentro del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, se han elaborado folletos informativos tendientes a comunicar Tips de Prevención, lecciones aprendidas, la importancia de asistir a las capacitación de Seguridad y Salud en el Trabajo, como acciones para la mejora continua.




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Igualmente, emitió circular 20184100268 en la que socializo e invito a reforzar los conocimientos en cuanto a las posibles situaciones de Emergencia Ambiental que se pueden presentar en las sedes de la Entidad

Fuente: Circular 20184100268

Se invitó a consultar la información asociada a las posibles situaciones de Emergencia Ambiental, así como el paso a paso para atenderlas, que se encuentran disponibles en Procesos y Procedimientos bajos los códigos: GSG PN-03 Plan de Emergencias Ambientales GSG PN-03-GI-01 Tarjeta de Emergencia tóner GSG PN-03-GI-02 Tarjeta Emergencia pilas GSG PN-03-GI-03 Tarjeta de emergencias luminarias Se han efectuado todas las afiliaciones de ARL, registro de ausentismo, implementación de recomendaciones médicas y otras actividades administrativas propias del mantenimiento del sistema. Igualmente, se desarrollaron las siguientes actividades:

Programa Actividad

Programa medicina preventiva y del trabajo

Realización exámenes médicos de ingreso y retiro de funcionarios afectados por las listas de elegibles del Concurso 385 CAR - ANLA.


Realización de inducción del Sistema de Gestión en Seguridad y salud en el trabajo a los funcionarios nombrados en periodo de prueba, derivado del concurso 385 CAR - ANLA


Realización de charla de prevención en todas las sedes, relacionada con prevención de enfermedades cardiovasculares.




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Remisión Tips informativos en Seguridad y salud en el trabajo mediante cartilla enviada en circular 20184100234. Así mismo se enviaron circulares con lecciones aprendidas para la prevención de caídas en campo, uso de botiquín en salidas al campo y prevención en actividades de bienestar social.

Programa Higiene Industrial - Programa de Vigilancia Epidemiológica a Riesgo Biomecánico

Se realizó seguimiento a casos de enfermedad laboral osteomuscular.

Programa Seguridad Industrial - Capacitación brigada de emergencia

Realización de capacitación y entrenamiento de la brigada de emergencias de la CAR en nivel intermedio.

Programa Seguridad Industrial - Actualización - elaboración planes de emergencia

Elaboración y consolidación del plan de ayuda mutua de la sede central, edificio Gran Estación, Edificio Manuel Mejía y Edificio el Molino del Viento (sede Almeidas y Guatavita)


Capacitación a Sistemas Comando de Incidentes en todas las sedes


Realización de simulacro de evacuación en todas las sedes

Programa Seguridad Industrial - Prevención accidentes de trabajo

Reporte e investigación de accidentes de trabajo ocurridos en el periodo e implementación de acciones correctivas.

Programa Seguridad Industrial - Plan estratégico de Seguridad Vial

Realización de pruebas de manejo comentado a conductores de planta que continúan tras los resultados del Concurso 385 CAR - ANLA

Programa Seguridad Industrial - Plan estratégico de Seguridad Vial

Realización capacitación prevención de accidentes con el uso de bicicletas realizada en todas las Direcciones Regionales

Programa Seguridad Industrial - Entrega Elementos de Protección Personal

Realización de salidas de inventario de almacén mediante aplicativo SICOF de elementos de protección personal de funcionarios que no se ven afectados por el concurso 385 CAR - ANLA y a funcionarios con nombramiento en periodo de prueba.

Actividades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo - Fortalecimiento empresaria.

Acompañamiento técnico al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST, y comités de seguridad vial y emergencias


Verificación y coordinación de actividades de promoción y prevención realizadas por la Administradora de Riesgos Laborales.


Verificación de cumplimiento legal de los siguientes contratos y convenios 1840 de 2017, 1924 de 2017, 1884 de 2017, 1877 de 2017, 1608 de 2017, 1903 de 2017 y 1360 de 2018


Realización de 1200 afiliaciones a la Administradora de Riesgos Laborales de contratistas de prestación de servicios, de 184 funcionarios nombrados en periodo de prueba y de estudiantes que realizan prácticas y pasantías.


Verificación y coordinación de actividades de promoción y prevención realizadas por la Administradora de Riesgos Laborales.





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2. Integridad

Circular OAP 20184100287

Este componente focaliza primordialmente el compromiso de la Entidad con la integridad, la Oficina de Talento Humano adelanto trabajó en la difusión y sensibilización a los servidores públicos, la socialización del “Código de Integridad – “Valores del Servidor Público”, labor desarrollada con amplia participación, mediante campañas pedagógicas internas en la CAR. Documento que se encuentra publicado en la página web de la Corporación. Sobre el liderazgo y lineamientos de la Alta Dirección, en principio están dados en la planeación estratégica para la vigencia 2018, punto que se desarrolla en este mismo capítulo, bajo el subtítulo de “Dimensión del Planeación Estratégica”. De otra parte El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, en lo transcurrido de la presente vigencia, y específicamente durante el cuatrimestre objeto de este seguimiento, llevó a cabo reunión el día 22 de septiembre de 2018, con el propósito de cumplir con el requisito de Auditoría interna del Sistema Integrado de Gestión HSEQ, establecido por las Normas ISO 9001:2015, OHSAS 18001:2007 e ISO 14001:2015, en el cual se realizó el cierre y presentación del informe de Auditoría.




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II. DIMENSIÓN DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN

De acuerdo con el Manual Operativo MIPG 2017, para el desarrollo de esta dimensión se tendrán en cuenta las siguientes 2 Políticas de Gestión y Desempeño Institucional:

1. Planeación institucional 2. Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público

1. Planeación Institucional:

Los parámetros y lineamientos para la ejecución de las actividades propias de la gestión institucional están dados en sus políticas de operación, lo mismo que en sus procesos, y procedimientos los cuales a su vez describen en detalle objetivos, líneas y formas de acción, y controles, todo en conjunto atendiendo las correspondientes disposiciones legales que enmarcan la gestión de la Entidad. En el Comité Institucional de Gestión y Desempeño llevado a cabo en el pasado mes de agosto de 2018, se presentaron avances en la implementación de los lineamientos de MIPG en cuanto al Direccionamiento Estratégico. Desde la Dirección Estratégica se adelantaron diferentes Comités de Dirección, en el que se realizaron presentaciones respecto al avance de los Planes, como al Plan de Acción a cargo de la Oficina Asesora de Planeación, informe de avance de Gestión Contractual a cargo de la Secretaria General, informe de avance Plan Estratégico de Talento Humano, a cargo de la Oficina de Talento Humano, avance de el Plan Estratégico de las Tecnologías de Información y Comunicación a cargo de la Oficina de las Tecnologías de Información, entre otros. Igualmente, la Oficina Asesora de Planeación, continúa realizando sensibilización de los conceptos asociados al Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPYG, mediante circulares internas, con el objetivo de ampliar su cobertura y mejorar el nivel de aprehensión a la totalidad de los servidores públicos de la Corporación. La Oficina Asesora de Planeación (OAP) solicito a cada líder de proceso la socialización del mapa de riesgos de gestión de cada proceso a funcionarios y contratistas, explicando los riesgos y oportunidades identificadas, sus causas, controles, acciones y el reporte realizado en el primer semestre del presente año. El mapa de riesgos de gestión se encuentra en el servidor de la Corporación: Procesos y procedimientos, Gestión del SIGESPU, Calidad, matrices, Riesgos de gestión por procesos, riesgos de gestión 2018.




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El análisis de los indicadores de gestión se continúa efectuando de manera semestral a través del comité institucional de gestión y desempeño formulándose si es del caso, las acciones de mejora para aquellos procesos que lo requieren.

La dimensión de Direccionamiento Estratégico, al igual que otras dimensiones del MIPG, cuentan a la fecha, con resultados de Autodiagnóstico, para lo cual la Oficina Asesora de Planeación efectuó verificación y validación de los resultados obtenidos por las diferentes Dimensiones y se efectuaron mesas de trabajo con los responsables para orientar y establecer Plan de Acción para el cumplimiento de lo establecido en el Modelo.

2. Política Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público

En cumplimiento de las Políticas de Operación del Proceso de Gestión Financiera, se ha venido trabajando sobre la elaboración del presupuesto para lo cual se sigue lo estructurado en el Procedimiento “Elaboración y Aprobación del Presupuesto GFI-PR-02”. Respecto a la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) en la Corporación, la Dirección Administrativa y Financiera indico: “La Corporación, con ocasión a la Aplicación del Nuevo Marco Normativo para entidades de Gobierno, evidenció el impacto en la aplicación de nuevas políticas contables y la necesidad de crear estrategias y lineamientos tendientes a crear un proyecto de implementación de normas internacionales de contabilidad para el sector público (NICSP), con diferentes etapas que permitieron crear acciones para un proceso articulado y tendiente al mejoramiento continuo. De esta manera, la entidad de acuerdo con las recomendaciones de la Contaduría General de la Nación GGN, inició desde la vigencia 2017 un proyecto articulado a los procesos y procedimientos impactados de manera directa e indirecta a los estados financieros, en el cual se incluyen jornadas de capacitación en políticas contables, construcción de documentos de recomendaciones dirigidos a la aplicación de las políticas adoptadas en los sistemas de información y en los procedimientos. La Corporación cuenta con 21 políticas contables bajo el nuevo marco normativo, atendiendo de esta manera el reconocimiento y medición los sucesos a registrar como bien relaciona la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación (CGN). Este proyecto ha contado con el apoyo de la alta gerencia y participación activa de todas las áreas de la entidad, que generan información que sustentan los estados




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financieros, garantizando con esto la disponibilidad presupuestal, normativa, tecnológica y operativa en el desarrollo de la implementación de NICSP, obteniendo resultados satisfactorios de impacto positivo al interior de la Entidad”.

2.1. Seguimiento a la Ejecución Presupuestal Teniendo en cuenta las funciones de medición, seguimiento y mejora continua propias de la Oficina de Control Interno, se viene realizando seguimiento comportamiento de la ejecución presupuestal, donde para agosto 31 de 2018 se presentó resumen a la Alta Dirección y líderes de Proceso, la relación con los gastos de funcionamiento, servicio de la deuda, inversión y reservas (2017).

(Exp. En pesos$) Fuente: Seguimiento Ejecución Presupuestal - 20183148123

Presupuestales equivalentes al 65.41%, se ha comprometido registros presupuestales equivalentes al 50.97% y se han causado pagos por un 7.49% lo cual refleja una moderada ejecución presupuestal y baja ejecución en pagos. En cuanto a las Apropiaciones para los Proyectos del Inversión del presente año se observó lo siguiente: • Disponibilidad equivalentes al 67.14% • Compromisos equivalentes al 53.01% • Pagos un 4.48%

2.2. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Frente a la gestión del riesgo de corrupción, la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca-CAR alineada a la política de “Transparencia, participación y servicio al ciudadano” continúa realizando el seguimiento a las actividades enunciadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano-PAAC, realizando diferentes mesas de trabajo con los responsables de cada proceso, para consolidar el seguimiento al PAAC con corte a 30 de agosto del 2018, siendo publicado en la página de la Corporación, en el enlace. https://www.car.gov.co/vercontenido/2241.

https://www.car.gov.co/vercontenido/2241




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Concluyéndose que en el periodo analizado frente a riesgos de corrupción no se han materializado los riesgos identificados y en cuanto a gestión si bien se materializan riesgos no presentan mayor impacto en la gestión institucional.

3. Autodiagnóstico (Indicadores):

La Corporación dese el proceso de Gestión del SIGESPU se construyó el Procedimiento Indicadores de Gestión por Proceso GSG-PR-04, el cual tiene como objetivo, “Determinar las indicaciones requeridas para construir, reportar, monitorear y evaluar los indicadores de gestión por proceso, en pro de la medición y toma de decisiones con información relevante del cumplimiento de los objetivos de los procesos de la Corporación y el sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión SIGESPU”. Igualmente en atención a los reportes presentados por los líderes de los procesos se presentó a la alta Dirección el informe Ejecutivo del Seguimiento y Evaluación a los Indicadores de Gestión, a fin de observar el comportamiento y tendencias con relación al logro de los objetivos y metas del primer semestre de 2018, el cual se encuentra publicado en link: S:\Manual de Procesos y Procedimientos SIGESPU\ Medición Seguimiento y Mejora Continua.

3.1. Autoevaluación Institucional La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), dentro de las actividades de Autoevaluación Institucional tiene definido el seguimiento y la sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión, para dar un uso eficiente de los recursos. Para esta finalidad realiza entre otras actividades, el seguimiento al Plan de Acción, a las actividades del Plan de Acción por Procesos, el seguimiento y evaluación a los compromisos individuales, a las acciones de mitigación sobre los riesgos identificados en los procesos, el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas derivadas de la Autogestión y Auditorías Internas, actividades del Plan Anticorrupción, entre otros. La entidad desarrolló los Autodiagnósticos sugeridos por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, fortaleciendo el proceso de Autoevaluación y que permitió definir acciones de mejoramiento, con miras al cumplimiento de los objetivos.

II. EVALUACIÓN DE RIESGOS

Administración de riesgos La Corporación tiene definido en la Política de Administración de Riesgos, la Identificación, evaluación y gestión de los riesgos, proceso efectuado bajo el liderazgo del equipo directivo y de todos los servidores de la entidad, que le permite




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identificar, evaluar y gestionar eventos potenciales, tanto internos como externos, que puedan afectar el logro de sus objetivos institucionales. Se mantienen los riesgos identificados para la vigencia 2018, se efectúan los respectivos monitoreo y seguimientos por parte de los líderes de los procesos, así como el seguimiento y evaluación que realiza la Oficina de Control Interno acorde con los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública y Política y Procedimiento GSG-PR-05- Administración de Riesgos. De igual forma, conforme a la Política de Operación y a la información reportada por los líderes de los Procesos, se adelantó el seguimiento a los Riesgos de Gestión y fue consolidado en Informe de Seguimiento, observándose que se materializaron los siguientes riesgos:

Fuente: Informe se seguimiento a Riesgos de Gestión primer semestre 20183147016

Para lo cual se remitió informe a los líderes de Procesos con las respectivas recomendaciones y se solicitó a los líderes de los riesgos materializados “Proceder de manera inmediata a aplicar el plan de contingencia que permita la continuidad del servicio o el restablecimiento del mismo (si es el caso), documental en el Plan de mejoramiento", y a la Oficina Asesora de Planeación que funge como "segunda línea de defensa", ajuste y actualización del formato "GSG-PR-05-FR-01 Mapa de Riesgos de Gestión" agregando la columna "Acción de contingencia ante posible materialización" y el inicio de las acciones correspondientes con los líderes de Procesos, para la revisión del mapa de riesgos. En materia de Políticas de Operación, en el cuatrimestre se documentaron entre otras las siguientes actividades: El Sistema de gestión de la Corporación cuenta con políticas formuladas que dan línea para la operación de sus procesos. Las Políticas de Operación de la Corporación han sido definidas y documentadas en los procedimientos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión Pública y se difunden a través de la Oficina Asesora de Planeación y su publicación en la plataforma documental de la entidad, Link: “S:\ Procesos y Procedimientos”.




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III. DIMENSIÓN DE GESTIÓN CON VALORES PARA RESULTADOS

III. ACTIVIDADES DE CONTROL

La Corporación adelanto jornadas de preparación para la Auditoria Externa 2018, a los Grupos de Mejora por Procesos, para lo cual adelanto capacitaciones, donde se trataron temas como contexto estratégico, partes interesadas, ciclo de vida y planificación del cambio, entre otros, además se cuenta con la carpeta Procesos y Procedimientos que cuenta con toda la documentación del Sistema de Gestión Pública de la Entidad y resulta de fácil acceso para todos los funcionarios y contratistas. La Corporación ha venido adelantando una gestión eficaz y eficiente encaminada al cumplimiento de los planes de mejoramiento resultantes de las auditorías externas adelantadas por el ente de control. Dichas gestiones se han visto materializadas a través de las siguientes actividades:

• Mesas de trabajo conjuntas entre dependencias con el fin de definir, establecer y articular acciones que permitan identificar la causa raíz del hallazgo y generar actuaciones eficaces.

• Mesas de trabajo con el ente de control, con el fin de abordar las problemáticas

identificadas en auditoria y posibles riesgos sobrevinientes con ocasión de los hallazgos.

• Seguimiento trimestral de la Oficina de Control Interno basados en evidencias

que den cuenta del cumplimiento efectivo de las actividades programadas.

• Revisiones por la Dirección donde se analiza el estado y avance de los planes de mejoramiento por parte de la alta Dirección como parte fundamental del Sistema de Control Interno de la Entidad.

• Circulares por parte del Director y la Oficina de Control interno haciendo énfasis

en el cumplimiento de las acciones prevista en los planes de mejoramiento.

• Mensajes de autocontrol y capacitación a los enlaces de las dependencias competentes a fin de sensibilizarlos frente a la importancia y trascendencia de los instrumentos de medición Planes de Mejoramiento.

• Establecimiento de metodologías para la formulación y seguimiento de los

planes de mejoramiento.




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1. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos:

1.1. Estructura Organizacional

La estructura organizacional de la Corporación está definida y publicada en la página web de la Entidad. Actualmente, el organigrama se encuentra publicado en la página Web de la Corporación, link: https://www.car.gov.co/vercontenido/2216 Durante el periodo de análisis se presentaron los siguientes movimientos en la planta de personal de la Corporación:

Nivel Vinculaciones Encargos Re-ubicaciones y

Traslados Retiros

Libre nombramiento y remoción 3 14 1 6

Provisional 5 N/A 0 106

Carrera administrativa 184 0 0 2

OTRAS NOVEDADES

Terminación encargo Comisión para desempeñar

empleos de L.N.R.

Libre nombramiento y remoción 7 N/A

Carrera administrativa 47 0 Fuente: Datos oficina de Talento Humano

1.2. Modelo de Operación por Procesos La documentación del Sistema incluye la declaración de la política y objetivos de calidad, el Manual de Calidad y otros manuales, los documentos de planificación, la caracterización de los procesos y subprocesos, los procedimientos (documentos de operación y control), las guías, los instructivos y los formatos que son difundidos a través de la Oficina Asesora de Planeación y publicados en la página web de la Entidad, en S:\ Procesos y Procedimientos SIGESPU//DELLBOGOTA. Dando cumplimiento a lo establecido en el Procedimiento “GSG-PR-10 Identificación Requisitos Legales”, la Corporación actualizo la matriz “GSG-PR-10-MT-02 Normograma de Calidad”. Igualmente, se realizaron actualizaciones y modificaciones al Manual de Gestión de la Corporación GSG-MN-01 MANUAL DE GESTION, el cual se encuentra publicado en la Página WEB de la Entidad.




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La Corporación ha venido socializando los cambios del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG Versión 2, de junio 2018, del Manual del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

Circular OAP 20184100287

Esta nueva versión del Manual MIPG cuenta con diecisiete políticas de gestión y desempeño, incorporando la nueva política de Mejora Normativa cuya entidad líder es el Ministerio de Justicia y del Derecho.

1.3. Divulgación de los Procedimientos: Durante el período de análisis, se realizaron cambios y actualizaciones a los documentos y formatos asociados en pro del mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión Pública, los cuales fueron socializados a todos los funcionarios y contratista de la Entidad mediante el Sistema de Gestión documental, referenciados en los sidcar 20184100289, 20184100246, 20183138367. En el LINK S:\PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SIGESPU (DELL//BOGOTA), se pueden consultar las caracterizaciones, lineamientos, guías, procedimientos,




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manuales y formatos asociados a todos los procesos de la Entidad con el registro del control de cambios.

2. Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público: La Corporación cuenta con un Procedimiento denominado Formulación e Implementación de Políticas de Prevención del daño Antijurídico GJU-PR-09, el cual tiene como objetivo: “Formular e implementar políticas de prevención del daño antijurídico, a través de la identificación de las causas generadoras de litigios en la entidad, así como de la formulación de planes de acción que apunten a la reducción de eventos generadores de daños antijurídicos que pueden conllevar a condenas o conciliaciones que afecten el patrimonio de la CAR”. Se evidencio el respectivo diligenciamiento del Autodiagnóstico de Defensa Jurídica y la formulación de actividades encaminadas a la mejora de la dimensión.

3. Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea: TIC para la gestión y Seguridad de la información

La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, socializó mediante circular 20184100306 del 09/10/2018 la Resolución No. 3553 de 2017, “Por medio de la cual se adopta la política de protección de datos personales en la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR)” que busca asegurar que los datos personales no sean informados y utilizados por terceros sin contar con la previa, expresa y libre autorización del titular de la información. La CAR, conservará bajo las normas del tratamiento de datos personales, la información de sus usuarios, proveedores, empleados, contratistas y ciudadanía, que ha sido recolectada en el desarrollo de sus funciones, en el momento en que el usuario ha tenido contacto con la Corporación. La Corporación a través del Proceso de las Tecnologías de la Información y Comunicación tiene establecidas Políticas de Operación Gestión TIC´S, con el objetivo de formular lineamientos y buenas prácticas para el manejo de la información y garantizar la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información soportada en la infraestructura tecnológica y de comunicaciones con el fin de contribuir al cumplimiento de la misión institucional.

4. Defensa Jurídica: En cumplimiento de lo previsto en Decreto 1069 de 2015 y Circulares Externas No. 05 del 24 de Junio de 2016 y 04 del 09 de julio de 2018, emitida por la Agencia




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Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE), la oficina de Control Interno de la Corporación autónoma Regional de Cundinamarca CAR, presento el resultado de la verificación efectuada al registro oportuno y de la actualización de la información de los procesos judiciales y de las conciliaciones en trámite en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del estado – e KOGUI, correspondiente al Primer semestre de 2018 (01 de enero al 30 de junio de 2018), información reportada en agosto de 2018. Este informe es consecuencia de un proceso de seguimiento y verificación realizada por parte de la Oficina de Control Interno mediante muestreo selectivo, donde se revisó en sitio la coherencia entre lo registrado en la Plataforma e-KOGUI y el estado del proceso según el expediente en físico que reposa en la Dirección Jurídica de la Corporación. Producto de la última verificación se evidencio que el 99.81% de los procesos activos registrados en la plataforma cuentan con provisión contable y calificación de riesgo y que el 0.19% no cuenta con esta información registrada esto con corte a 30 de junio de 2018, precisando que el proceso sin calificación se debe a que la demanda fue notificada hasta el día 9 de julio fuera del termino de corte de la certificación. Revisada la información de la plataforma, se encontró que dentro de los procesos terminados, existen once (11) procesos con registro del sentido de fallo de los cuales nueve (09) fueron favorables, dos (2) desfavorables y dos (2) procesos que no cuentan con información del sentido del fallo, esto según lo expresa la DJUR de la CAR se debe a que los procesos fueron terminados por desistimiento de las pretensiones. Verificadas las Dieciséis (11) conciliaciones registradas, se evidenció que siete (7) de ellas se terminaron por desistimiento, una (1) fue declarada fallida mientras que las cuatro (4) restantes, se encuentran activas y en curso. Verificada la Información de la plataforma, se observó que respecto a las fichas de los casos estudiados en conciliación, estas se encuentran cargadas en su totalidad.

1. Participación ciudadana en la Gestión Pública, Servicio al ciudadano:

Plan Institucional de Atención y Servicio al Ciudadano (PIASC)

La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca adelantó del 1 al 5 de octubre de 2018 la “SEMANA DEL SERVICIO AL CIUDADANO”, en la que se desarrollaron estrategias divulgativas para reforzar los conocimientos y apropiación de los temas inherentes al cumplimiento del Plan Institucional de Atención y Servicio al Ciudadano (PIASC), que define los lineamientos, el enfoque y las estrategias para promover una Cultura del Servicio, con atributos de buen servicio, inclusión,




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accesibilidad, respeto, cordialidad, buscando mejorar la atención del Ciudadano y partes interesadas.

Fuente: Plan Institucional de Atención y Servicio al Ciudadano

La Dirección de Cultura Ambiental y Servicio al Ciudadano (DCASC), mediante sidcar 20184100326 del 24 de octubre de 2018, presentó informe de seguimiento Plan Institucional de Atención y Servicio al Ciudadano "PIASC" correspondiente al tercer trimestre 2018, en el cual se describe que “El avance porcentual que ha tenido cada una de las dependencias del nivel central durante los tres primeros trimestres del año en curso, de acuerdo a lo reportado en la Matriz de Seguimiento PIASC, teniendo en cuenta que para la presente vigencia el 30% equivale al 100% de avance en la implementación del PIASC”. La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca cuenta con equipos para turnos digitales, y se inició el proceso de instalación de los mismos en el nivel central y direcciones regionales, enmarcado dentro del componente Arreglos Institucionales del PIASC, para lograr una calidad en el servicio en puntos SAC, dando orden en la atención de los ciudadanos y permitiendo la evaluación del servicio a partir de los calificadores del servicio.




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La DCASC ha venido adelantando acciones de interiorización del mismo y fortalecimiento de la cultura del servicio a través de:

Diplomado en Formación Seguimiento y Calidad en la atención Ciudadana - Price Water House y Coopers centro de conocimiento y experiencia.

Seminario Taller de atención al ciudadano y Calidad en el servicio- Universidad Católica de Colombia.

Curso básico de lengua de señas Colombia y servicio al ciudadano bajo estándares de inclusión – Instituto Nacional Para Sordos INSOR.

Jornadas de implementación y seguimiento PIASC en dependencias del nivel central y direcciones regionales.

Se realizó la instalación de pantallas, calificadores de servicio, sistemas de turnos, quioscos interactivos, equipos instalados en las 14 direcciones regionales, laboratorio y nivel central.

Suministro e instalación de equipos y software de gestión de filas y contenidos interactivos, como herramienta tecnológica para el fortalecimiento de las comunicaciones y de la atención de usuarios internos y externos de la corporación.

2. Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea: TIC para el servicio y TIC

para Gobierno Abierto. (El seguimiento se desarrolló en el numeral 2.del presente documento).

3. Racionalización de Tramites

La CAR solicito acompañamiento al Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), en la implementación de la estrategia Racionalización de trámites, a fin de que recibir capacitación e interiorización de la Guía metodológica para la racionalización de trámites del DAFP.




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IV. DIMENSIÓN DE GESTIÓN EVALUACIÓN DE RESULTADOS

De acuerdo con el Manual Operativo MIPG 2017, esta dimensión se entenderá desde la siguiente política:

1. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional

Seguimiento al Plan de Acción-PA 2016-2019 El Seguimiento del Plan de Acción Cuatrienal se realiza mediante el seguimiento a los indicadores mínimos y cumplimiento de metas planteadas en el mismo, para este efecto el señor Director de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca presenta informes de gestión periódicos ante el Consejo Directivo, que dan cuenta de los avances en la ejecución física y financiera de los nueve (9) programas y veintidós (22) proyectos planteados en el Plan. Semestralmente se envía un informe integral de avance de ejecución del Plan de Acción Cuatrienal al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. El seguimiento a la gestión de la entidad se realiza a través del monitoreo de metas programadas de acuerdo con los proyectos establecidos en el Plan de Acción. La Entidad ha establecido mecanismos de medición y seguimiento que le permiten conocer el logro de los objetivos y metas y dispone de indicadores que brindan la información pertinente para establecer el grado de avance y logro de los resultados esperados. De otra parte, la CAR en convenio con la Función Pública, adelanto la socialización del nuevo manual y requerimientos frente a la Estrategia de Rendición de Cuentas para la Entidad, que permitió conocer la metodología para la formulación e implementación, en el marco de los lineamientos definidos en la política nacional. Así mismo, la Corporación cuenta con un Procedimiento Rendición de Cuentas GAP-PR-07, que tiene como objetivo establecer las actividades que debe realizar la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca con el fin de informar, explicar y dar a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos a través de la rendición de cuentas.

V. DIMENSIÓN DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

IV.INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

De acuerdo con el Manual Operativo MIPG 2017, esta dimensión se entenderá desde las siguientes políticas:




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1. Gestión Documental 2. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción

1. Gestión Documental

1.1. Programa de Gestión Documental La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), adelanto la actualización del Programa de Gestión Documental, herramienta archivística en donde se relacionan y describen las instrucciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de la Entidad, estableciendo actividades, estrategias y programas específicos que ayudará al desarrollo eficiente de la gestión documental de la CAR.

Fuente: Construcción propia

El Programa de Gestión Documental de la Corporación se encuentra reglamentado en la Ley 594 de 2000, el Decreto 2609 de 2012 (compilado en el Decreto 1080 de 2015) y más recientemente en la Ley 1712 de 2014, la cual establece que dicho Programa hace parte de los instrumentos para la gestión de información y su elaboración y publicación es obligatoria para todas las entidades del sector público, entre las cuales se encuentra la CAR. Adicionalmente, la CAR viene adelantando las actividades descritas en el Plan Institucional de Archivos (PINAR), instrumento de planeación para cumplir con la labor archivística que se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la Entidad, de acuerdo con las necesidades, riesgos y oportunidades. Información y Comunicación Externa e Interna En cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y Acceso a la Información”, la Corporación ha venido realizando las publicaciones en la página Web, correspondientes a Informes de Ley, seguimientos, noticias de interés, entre otros.




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La Entidad tiene disponible los manuales, normas y documentos necesarios para la gestión de los procesos del Sistema Integrado de Gestión Pública en la página web y en la intranet de la Corporación, con lo cual se contribuye al fortalecimiento del elemento “Información y Comunicación Interna”. La Entidad cuenta con el Procedimiento Administración de la Red Corporativa TIC-PR-03, el cual tiene como objetivo administrar todos los equipos y dispositivos que conforman la red corporativa y proveer soluciones de conectividad a los usuarios internos y externos de la misma. Igualmente, se tienen establecidos controles para la administración de cuentas de usuario, en el cual se establecen las actividades para la asignación, creación, uso y desactivación de las cuentas y contraseñas de los usuarios para acceder a los equipos de los sistemas y las redes de datos corporativas. Para los elementos “Información y Comunicación Externa” y “Sistemas de Información y Comunicación” es necesario continuar mejorando los mecanismos previstos para el registro consolidado de información proveniente de las quejas, reclamos, sugerencias, solicitudes y derechos de petición. Así mismo, se deben mejorar los mecanismos existentes para el seguimiento a las respuestas oportunas a los derechos de petición y continuar avanzando en el análisis cualitativo de esta información para que sea utilizada como insumo en el mejoramiento de la gestión institucional. Con el propósito de brindar información y de atender las peticiones de los usuarios CAR, la Corporación cuenta con los siguientes medios electrónicos disponibles de forma permanente, como electrónico, PQRS sitio web, Vital2:

Fuente: Informe PQRS

Así mismo, la Corporación tiene disponible en la página Web de la entidad el enlace https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=16669 de fácil acceso denominado “seguimiento a trámites”, en donde los usuarios pueden consultar con base en el

2 La Ventanilla Integral de Trámites Ambientales en Línea (VITAL) es una herramienta administrada por ANLA y el Sistema Administrador de Trámites Ambientales de La Corporación, que busca que los usuarios tengan acceso vía web para realizar los trámite de licencias y permisos ambientales y colocar quejas y denuncias por infracciones contra los recursos naturales




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radicado, el estado de las peticiones, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias, así como expedientes.

Fuente: Informe PQRS

La atención al usuario y seguimiento a derechos de petición en la CAR se desarrolla bajo lo establecido en el procedimiento GSC-PR-02 y cuyo objetivo es: “Brindar una atención, adecuada y oportuna a los Derechos de Petición presentados a la Corporación, conforme al componente denominado Procesos y Procedimientos del Plan Institucional de Atención y Servicio al Ciudadano, según los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad.”. La Oficina de Comunicaciones de la Corporación produce la información noticiosa de la Entidad, además se publican diariamente noticias sobre la gestión de la Corporación.

VI. DIMENSIÓN GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

CAR Cundinamarca obtuvo premio INGENIO 2018 “Durante la sexta edición de los premios INGENIO 2018, la CAR Cundinamarca y la empresa desarrolladora de software Allbraker obtuvieron el primer lugar en la categoría de educación, gracias a la implementación, por primera vez en el país, de la tecnología de realidad aumentada en la educación ambiental y conservación de especies en peligro de extinción. El proyecto presentado por la CAR denominado Catálogo en realidad aumentada de especies en peligro, nació de la necesidad de exaltar la diversidad biológica con la que se cuenta en el territorio y mostrar la importancia de propender por la




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conservación de las especies y sus hábitats, buscando aportar estrategias que mantengan el equilibrio ecológico de la región y las relaciones ecosistémicas en su interior; utilizando experiencias virtuales que logren fomentar la educación ambiental”. Noticia del 26 de octubre de 2018.

Por otro lado, la CAR Cundinamarca firmó un convenio con la Corporación de Alta Tecnología Para la Defensa (CODALTEC) para crear un sistema de monitoreo, que permitirá incrementar la seguridad de la cuenca media (Cota hasta el Salto del Tequendama) del Río Bogotá en tiempo real. “Este sistema de monitoreo detectará posibles infractores y reducirá los impactos ambientales generados sobre el Río por terceros, también será posible detectar si se presentan desbordamientos en el afluente”. Noticia 27 de septiembre de 2018. La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca, a través de la Dirección de Laboratorio e Innovación Ambiental (DLIA), hizo oficialmente el lanzamiento de la revista ITTPA (Innovación y Transferencia Tecnológica para la Protección Ambiental), dentro del marco de la creación del Centro de Investigación, donde se podrán publicar artículos científicos que se encuentren enfocados sobre las líneas de Desarrollo, conservación, control y cuidado del medio ambiente.

VII. DIMENSIÓN DE CONTROL INTERNO

V. ACTIVIDADES DE MONITOREO

De acuerdo con el Manual Operativo MIPG 2017, esta dimensión se entenderá desde la política de Control Interno, que se desarrollará a través del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, el cual fue actualizado en el marco general de MIPG y fundamentado en 5 componentes.

Fuente: MIPG




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En atención a las competencias funcionales de la OCIN se adelantaron actividades cómo: La Oficina de Control Interno cuenta con el Procedimiento Seguimiento MSM-PR-05, el cual tiene como objetivo realizar seguimiento a la planeación y ejecución a la gestión de los programas, planes, proyectos o cualquier línea de acción que se encuentre en ejecución o concluida en la Corporación, desde la perspectiva del evaluador independiente. Su finalidad es generar información, recomendaciones y alertas dirigidas a lograr la eficacia y eficiencia en la toma de decisiones oportunas que contribuyan al mejoramiento de la gestión. De acuerdo a lo dispuesto por la Ley 87 de 1993, sus Decretos reglamentarios 2145 de 1999 y 1537 de 2001, y demás normas legales concordantes, la Oficina de Control Interno viene ejecutando el plan de trabajo fijado para la vigencia 2018, herramienta que ha permitió dar cumplimiento a los objetivos propuestos, con un enfoque hacia el mejoramiento continuo. Igualmente, viene realizando seguimientos a contratos, en donde se detallan las observaciones y recomendaciones específicas para cada contrato de la muestra y se solicita la implementación de las acciones de mejora. La Corporación adelanto el proceso de Auditoría Externa de Recertificación al Sistema Integrado de Gestión HSEQ por parte del Ente Certificador SGS Colombia, para lo cual como preparación a este evento desde la Oficina Asesora de Planeación se elaboraron una serie de herramientas lúdicas que permitieron la apropiación y profundización de los conocimientos relacionados con el Sistema Integrado de Gestión HSEQ. Revisión por la Dirección: Se efectuó presentación del estado de los compromisos de la Revisión por la Dirección vigencia anterior, donde se evidencia que las acciones fueron cerradas.




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Presentación revisión por la Dirección

Así mismo, durante el periodo evaluado se adelantó el proceso de Auditoria Interna, el cual arrojo los siguientes resultados:

Presentación revisión por la Dirección

Se efectuaron las recomendaciones como: Atender las recomendaciones citadas por el equipo auditor en el desarrollo de cada una de las auditorías y las descritas en el informe final de auditoría. Atender las observaciones identificadas en las auditorías, con el fin evitar posibles no conformidades en las auditorías externas. La Oficina de Control Interno ha venido realizando los seguimientos al Plan Único de Mejoramiento Institucional, de lo cual se ha enviado las observaciones y




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recomendaciones a los líderes de los procesos y se ha instado a mantener el control permanente del cumplimiento de las actividades plasmadas en el Plan. La OCIN, realizo seguimientos a los riesgos de gestión, para lo cual generó algunas recomendaciones a ser emprendidas por los líderes de los procesos, por mencionar algunas: Los líderes de los procesos deben asegurarse que se ejecuten los controles establecidos en el mapa de Riesgo de Gestión y dentro de los períodos establecidos en dicha herramienta, con el fin que realicen el monitoreo desde el ejercicio del autocontrol, en especial si el comportamiento del riesgo se ubicó en zona de riesgo “extrema” o “alta”. Atender las recomendaciones de la auditoría interna, conforme a la inclusión de las actividades que pueden generar un riesgo en el desempeño del proceso, el cual no están incluidas y controladas por medio del Mapa de Riesgo de Gestión. Por otra parte, en cuanto al seguimiento a indicadores se generaron observaciones y recomendaciones a los líderes de procesos, entre las cuales se describen: “Realizar el análisis y evaluación por parte de los líderes de proceso y sus grupos de mejora de la pertinencia de los indicadores y su aporte al cumplimiento del objetivo del proceso, los objetivos de calidad establecidos para la Corporación”. Realizar por parte de los líderes de proceso un adecuado seguimiento y análisis del indicador, con el fin de que permita la toma de decisiones ante posibles incumplimientos o desviaciones

De igual manera, la Oficina de Control Interno (OCIN) en el marco de su independencia y objetividad permanente en el ejercicio de sus funciones en el rol de asesoría o acompañamiento, continúa con la aplicación de los diferentes mecanismos de Autoevaluación y Seguimiento a la Gestión, generando recomendaciones y alertas dirigidas a lograr la eficacia y eficiencia en la toma de decisiones oportunas que contribuyan al mejoramiento continuo. Además, producto de la gestión desarrollada por la Oficina de Control Interno, se emiten informes en forma periódica, dentro de los cuales algunos son reportados a los organismos de control externo y a los directivos de la entidad, que permiten dar a conocer los resultados, especialmente en lo referente a la labor evaluadora y a la de acompañamiento o asesoría. Por mencionar algunos tenemos: Seguimiento al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, Seguimiento a Riesgos de Corrupción, informe de Austeridad, entre otros. Así mismo, la OCIN efectuó visitas de asesoría o acompañamiento a las diferentes Direcciones Regionales y dependencias en general. Producto de ello, generó sugerencias y recomendaciones tendientes a fortalecer los procesos y a la consecución de los resultados esperados.




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De igual modo, la OCIN interesada en promover la cultura de Autocontrol emite mensajes referentes a la autoevaluación, con el propósito de fomentar la mejora continua. Además, la Oficina de Control Interno continúa dando cumplimiento a su rol de relación con Entes Externos a través de la respuesta oportuna de los requerimientos de los Entes de Control, entre los cuales se encuentra la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación, el Departamento Administrativo de la Función Pública, Ministerio Ambiente y Desarrollo Sostenible, entre otros. A partir de los resultados de los diversos seguimientos y ejercicios de auditoría, la Oficina de Control Interno (OCIN) presta asesoría y acompaña a las áreas en el análisis de causas y la formulación de los respectivos planes de mejoramiento. Igualmente, consolida la información correspondiente en la matriz del Plan de Mejoramiento Institucional, el cual se publica en el link: S:\Manual de Procesos y Procedimientos\SIGESPU\Medición Seguimiento y Mejora\ reportes También, exhortó a las diferentes dependencias responsables de ejecutar las acciones correctivas propuestas a programar mesas de trabajo y fortalecer la eficacia y efectividad de las acciones preventivas, correctivas y de mejora formuladas para eliminar las causas que dieron origen a los hallazgos, dentro de los tiempos programados y que permitan solucionar de fondo las deficiencias, dando cumplimiento a lo establecido en el numeral 2.3 Planes de Mejoramiento del Manual Técnico del MECI. Así mismo, invitó a los líderes de los procesos a fortalecer el planteamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora dentro de los Planes de Mejoramiento Institucionales, y así garantizar que las actividades estén dirigidas a la eliminación de la causa raíz inicialmente identificada. Mejoramiento continúo: Se evidencia que la entidad desarrolló los Autodiagnósticos sugeridos por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), lo que le permitió realizar mediante un proceso de articulación entre las áreas, la elaboración del Plan Preliminar de Implementación del MIPG el cual se encuentra en ejecución. Aspectos sobre los cuales la Oficina de Control Interno recomienda fortalecer: En atención a los resultados de los Autodiagnósticos adelantados por las áreas y ante la formulación de los planes de acción de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) definido a través del Decreto 1499 de 2017, es preciso recomendar a los líderes de los procesos disponer de las acciones tendientes a la ejecución del plan en mención. Y evaluar la coyuntura que se pueda




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presentar por la situación de cambio de personal, lo que puede generar un riesgo asociado con el aplazamiento de las actividades y por ende incumplimiento de lo planteado. Los cambios generados con la implementación las actividades descritas en el Plan de Acción para la provisión de empleos de la convocatoria 435 de 2016, generan un riesgo relacionado con las curvas de aprendizaje y la apropiación del conocimiento, dada la salida del personal, por lo que, se recomienda generar estrategias que permitan dar continuidad a la planeación y operación de las actividades. Se exhorta a los líderes de procesos adelantar actividades de Autocontrol que permitan asegurar el cumplimiento de las actividades descritas en los diferentes planes de mejoramiento dentro de los tiempos previstos. Efectuar mesas de trabajo de seguimiento a los controles implementados a los procesos que alimentan la información de la gestión de la Entidad y continuar trabajando en las acciones que se establecieron en el Plan de Mejoramiento a fin de subsanar eficientemente los hallazgos descritos por la Contraloría y los originados producto de la Auditoria Interna, de tal manera que contribuyan al fortalecimiento los procesos. Fortalecer el planteamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora dentro de los Planes de Mejoramiento Institucionales, efectuando el análisis de causas con la participación del equipo de trabajo y del líder del proceso, con el objeto de elaborar un plan de mejoramiento efectivo y realizable dentro de los tiempos establecidos. Es recomendable dentro de las dinámicas de autoevaluación, avanzar con las actividades del plan de acción propuesto para cada una de las políticas del MIPG. Se recomienda, al área de Talento Humano integrar en el Plan Estratégico de Talento Humano los planes de Bienestar, Institucional de Capacitación y Anual de Vacantes y fijarlo en la página web de la entidad. Acoger las recomendaciones establecidas en la circular OCIN Nº 20174100134 (Recomendaciones Planes de Mejoramiento PUMI). Los líderes de los procesos deben asegurarse que se ejecuten los controles establecidos en el mapa de Riesgo de Gestión y dentro de los períodos establecidos en dicha herramienta, con el fin que realicen el monitoreo desde el ejercicio del autocontrol, en especial si el comportamiento del riesgo se ubicó en zona de riesgo “extrema” o “alta”. Conservar el acervo documental de los registros que evidencian la ejecución de las acciones programadas en el Mapa de Riesgos, con el fin de facilitar en la etapa de




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seguimiento, la trazabilidad y que dan cuenta del cumplimiento de las actividades descritas en el mismo. Atender las recomendaciones de la auditoría interna, conforme a la inclusión de las actividades que pueden generar un riesgo en el desempeño del proceso, el cual no están incluidas y controladas por medio del Mapa de Riesgo de Gestión. Realizar el análisis y evaluación por parte de los líderes de proceso y sus grupos de mejora de la pertinencia de los indicadores y su aporte al cumplimiento del objetivo del proceso, los objetivos de calidad establecidos para la Corporación. Es importante continuar revisando las metas y/o compromisos que en los seguimientos de la Oficina de Control Interno se han encontrado pendientes y/o atrasados con relación a lo programado. Realizar por parte de los líderes de proceso un adecuado seguimiento y análisis del indicador, con el fin de que permita la toma de decisiones ante posibles incumplimientos o desviaciones. Para dar continuidad a la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), se recomienda a la Oficina Asesora de Planeación: Identificar responsabilidades institucionales de productos, actividades, procesos, lineamientos, documentos, criterios y/o requisitos para dar cumplimiento a las políticas establecidas en el decreto 1499 de 2017. Generar estrategias de comunicación Institucional para sensibilizar al equipo directivo, líderes de proceso, funcionarios y contratistas respecto a la responsabilidad Institucional para cumplir con la implementación de Modelo y las bondades que podría traer consigo la adecuada implementación, respecto al desempeño institucional. Por último, teniendo en cuenta que el Control Interno es transversal a la gestión y desempeño de las entidades y se implementa a través del Modelo Estándar de Control Interno –MECI, y que el artículo 2.2.23.2 del Decreto 1499 de 2017. “Actualización del Modelo Estándar de Control Interno. La actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano -MECI, se efectuará a través del Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación Y Gestión MIPG, el cual será de obligatorio cumplimiento Y aplicación para las entidades Y organismos a que hace referencia el artículo 5° de la Ley 87 de 1993”. Es pertinente recomendar que desde las líneas de defensa y atendiendo los roles y responsabilidades se visibilice la actualización del Modelo Estándar de Control Interno, contenida en la Séptima Dimensión del Modelo Integrado de Planeación




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y Gestión (MIPG), dado que a través de ella se define la estructura para mantener y mejorar el Sistema de Control Interno establecido por la ley 87 de 1993. (Original firmado) CLAUDIA ROCIO SANDOVAL Jefe Oficina Control Interno-CAR. Fecha de elaboración: 09 de noviembre de 2018

Elaboró: Gladys Bonilla Pineda Revisó: Edwin Camilo Leguizamón Peñuela Aprobó: Claudia Roció Sandoval Ruiz

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OFICINA DE CONTROL INTERNO - CAR · En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 1499 de 2017, (Titulo 23, Articulación del Sistema de Gestión