Oficio Nro. EMCOEP-GRGN-2018-0621-O

Quito, 23 de octubre de 2018

Asunto: Conocimiento del informe de cumplimiento a las observaciones e implementación de lasrecomendaciones emitidas por la Contraloría General del Estado, conforme lo establece elReglamento de Funcionamiento de Directorio de EMCO EP Señor EconomistaFrancisco Eduardo Rendón PantaleónPresidente de DirectorioEMPRESA COORDINADORA DE EMPRESAS PÚBLICAS Señor MagísterJosé Iván Agusto BrionesSecretario Nacional de Planificación y DesarrolloSECRETARÍA NACIONAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO SeñorGalo Fausto Cevallos ManchenoMiembro del DirectorioEMPRESA COORDINADORA DE EMPRESAS PÚBLICASEn su Despacho De mi consideración: En atención al Sexto Punto de la siguiente sesión de Directorio de la Empresa Coordinadora deEmpresas Públicas, EMCO EP: “Conocimiento del informe de cumplimiento a las observaciones eimplementación de las recomendaciones emitidas por la Contraloría General del Estado, conformelo establece el Reglamento de Funcionamiento de Directorio de EMCO EP”, me permito poner enconocimiento el informe que reporta el cumplimiento de las observaciones y recomendaciones requeridas. 1. ANTECEDENTES Mediante oficio No. 36127-DAN4-2018, de 10 de septiembre de 2018, la Dirección Nacional deAuditoría de Telecomunicaciones, Conectividad y Sectores Productivos de la Contraloría Generaldel Estado remite el informe DNA4-0038-2018 “Supervisión Firmas Privadas a los estadosfinancieros, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2016 y el 31 de diciembre de 2016”;del examen ejecutado se realizaron siete (7) recomendaciones, cuyo cumplimiento se encuentra acargo de la Dirección Administrativa Financiera. Con memorando No. EMCOEP-GRGN-2018-0102-M de 18 de septiembre de 2018, el señorGerente General, Subrogante, puso en conocimiento de la Dirección Administrativa Financiera lasrecomendaciones emitidas mediante informe DNA4-0038-2018 “Supervisión Firmas Privadas a losestados financieros, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2016 y el 31 de diciembre de2016”, de la Contraloría General del Estado. A su vez, el Director Administrativo Financiero, acatando las recomendaciones contenidas en elcitado informe, dispuso a los funcionarios responsables efectuar las acciones necesarias para el

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Quito, 23 de octubre de 2018

cumplimiento de las observaciones, a través de Memorandos No. EMCOEP-DRAF-2018-0733-M,EMCOEP-DRAF-2018-0734-M y EMCOEP-DRAF-2018-0735-M, de 24 de septiembre de 2018. Mediante memorando No. EMCOEP-DRAF-2018-0806-M, de 11 de octubre de 2018, la DirecciónAdministrativa Financiera, puso en conocimiento de la Gerencia General, el informe deseguimiento a las recomendaciones de la Contraloría General del Estado, con las accionesefectuadas a fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en dichas recomendaciones, así como la matrizde seguimiento a las recomendaciones de auditoría. Con fecha 15 de octubre de 2018, el Director Administrativo Financiero solicita, mediantememorando Nro. EMCOEP-DRAF-2018-0821-M, el criterio jurídico a fin de elevar a conocimientodel Directorio el informe de auditoría a los estados financieros 2016 de EMCO EP. El Gerente Jurídico y de Normatividad de EMCO EP, a través de memorando No.EMCOEP-GRJR-2018-0147-M de 16 de octubre de 2018, emite el informe jurídico de pertinenciapara conocimiento del Directorio para el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por laContraloría General del Estado, cuya recomendación es la siguiente: “( …) Recomendación: Por lo anotado anteriormente, esta Gerencia Jurídica y de Normatividad recomienda se ponga enconocimiento del Directorio de EMCO EP el informe “Supervisión Firmas Privadas a los estadosfinancieros, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2016 y el 31 de diciembre de 2016”,documento que deberá ir acompañado con el respectivo plan de acción, a fin de que el cuerpocolegiado resuelva lo que corresponda.” 2. BASE LEGAL LEY ORGÁNICA DE EMPRESAS PÚBLICAS El numeral 4 del artículo 11 establece como deber y atribución del Gerente General, la de: “4.Administrar la empresa pública, velar por su eficiencia empresarial e informar al Directoriotrimestralmente o cuando sea solicitado por éste, sobre los resultados de la gestión de aplicación delas políticas y de los resultados de los planes, proyectos y presupuestos, en ejecución o ya ejecutados”. DECRETO EJECUTIVO 822 Art 8.- Es de estricta responsabilidad del Gerente General informar al Directorio, de forma oportunay con los sustentos del caso, todo tipo de información o situación que sea importante para el normalfuncionamiento de la empresa o que pueda representar un potencial perjuicio para la misma. REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DE DIRECTORIO DE LA EMCO EP El numeral 19 del artículo 4 establece como atribuciones del Directorio: “19. Conocer los informesde auditoría gubernamental, en sus diferentes clases y modalidades, así como, el estado de

2/3* Documento firmado electrónicamente por Quipux

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Quito, 23 de octubre de 2018

implementación de las recomendaciones del órgano de control, cuyo informe deberá presentarseoportunamente por el Gerente General, con el respectivo plan de acción”. 3. PETICIÓN Por lo anotado anteriormente, me permito remitir para su conocimiento como Miembros delDirectorio de la Empresa Coordinadora de Empresas Públicas EMCO EP, las observacionesemitidas por la Contraloría General del Estado a los estados financieros 2016 de EMCO EP y lasacciones realizadas respecto de dichas observaciones. Atentamente,

Documento firmado electrónicamente

Ing. Sandra Carolina Pesántez BenítezGERENTE GENERAL

Anexos: - informe_de_seguimiento_recomendaciones_contraloria0758609001539874357.pdf- solicitud_informe_jurÍdico,_emcoep-draf-2018-0821-m.pdf- informe_jurÍdico,_recomendaciones_contralorÍa,_emcoep-grjr-2018-0147-m-40864652001539981017.pdf- informe_admin,_seguimiento_recomendaciones_auditorÍa_contralorÍa,_emcoep-draf-2018-0806-m.pdf- seguimiento_recomendaciones_de_contralorÍa.pdf

Copia: Señora MagísterMayra Alejandra Flores AneloaGerente de Gobernanza Empresarial (E)

Señorita AbogadaGiovanna del Rocio Cordova GuerraEspecialista Estratégico de Gobernanza Empresarial

ag/rc/cg

3/3* Documento firmado electrónicamente por Quipux

FECHACÓDIGO/N

ÚMERO DE

INFORME

RECOMENDACIÓNFUNCIONARIO A

QUIEN SE DIRIGE

GERENCIA /

ESPECIALISTA A

CARGO DEL

CUMPLIMIENTO

ACCIONES REALIZADAS PARA SU

CUMPLIMIENTORESPUESTA AVANCES REPORTADOS ESTADO

18/09/2018DNA4-0038-

2018

1. Dispondrá al Especialista de Talento Humano efectuar las

conciliaciones mensuales de los valores presentados en roles de pago

con planillas de aportes al IESS y registros contables, y en el caso de

presentarse diferencias serán corregidas máximo 15 días posterior a la

presentación de planillas con la finalidad de evitar que se generen

valores pendientes de liquidar con el IESS y/o funcionarios

Gerente General

Dirección

Administrativa

Financiera /

Especialista de

Talento Humano

Se dispuso a la Especialista de Talento

Humano dar cumplimiento a la

recomendación, mediante Memorando No.

EMCOEP-DRAF-2018-0733-M, de 24 de

septiembre de 2018

Memorando No.

EMCOEP-DRAF-2018-

0722-M de 20 de

septiembre de 2018

1. Hasta el 10 de cada mes se realiza la conciliación en el Distributivo de

Remuneraciones Mensuales Unificadas y los Comprobantes de Pago generados

por el sistema IESS; dicha información es remitida al Contador de esta Empresa,

mediante correo electrónico, para su verificación y registro contable.

2. Con fecha 15 de cada mes se realiza el cruce de información entre el Rol de

Empleados del sistema IESS y el Distributivo de Personal de la EMCO EP; a fin de

constatar que ingresos, desvinculaciones y movimientos de personal se

encuentren registrados.

3. Al finalizar el mes y previo a la generación del Distributivos de

Remuneraciones Mensuales Unificadas, se realiza un último cruce de

información entre el Rol de Empleados del sistema IESS y el Distributivo de

Personal de la EMCO EP; con la finalidad de evitar cualquier diferencia entre los

montos generados por el sistema IESS y esta Empresa.

4. Posterior a la generación del Distributivo de Remuneraciones Mensuales

Unificadas y considerando que sea el último día del mes, se registra encargos,

subrogaciones y horas extras en el sistema IESS; para evitar ajustes en los

comprobantes de pago.

En proceso

18/09/2018DNA4-0038-

2018

2. Dispondrá al Especialista Financiero / Contador, realice en forma

mensual conciliaciones entre las declaraciones de impuestos con los

registros contables, a fin de evitar diferencias en las declaraciones

presentadas al SRI

Director

Administrativo

Financiero

Especialista

Financiero /

Contador

Se dispuso a la Especialista Financiero /

Contador dar cumplimiento a la

recomendación, mediante Memorando

No.EMCOEP-DRAF-2018-0734-M, de 24 de

septiembre de 2018

Memorando No.

EMCOEP-DRAF-2018-

0776-M de 4 de octubre

de 2018

Memorando No.

EMCOEP-DRAF-2018-

0789-M de 9 de octubre

de 2018

Todos los meses se declara la información que se encuentra en los mayores

contables del período declarado. Se presentará mensualmente el Anexo SRI vs.

Registro Contable.

En proceso

18/09/2018DNA4-0038-

2018

3. Dispondrá al Especialista Financiero / Contador previo al registro

contable de compras o donaciones, analice el reconocimiento de activos

intangibles en base a su vida útil a fin de presentar correctamente las

cuentas en los estados financieros

Director

Administrativo

Financiero

Especialista

Financiero /

Contador

Se dispuso a la Especialista Financiero /

Contador dar cumplimiento a la

recomendación, mediante Memorando

No.EMCOEP-DRAF-2018-0734-M, de 24 de

septiembre de 2018

Memorando No.

EMCOEP-DRAF-2018-

0776-M de 4 de octubre

de 2018

Se tomará en cuenta para futura compras de activos intangibles la

recomendación. Se debe dar de baja en el Balance y emitir InformeEn proceso

18/09/2018DNA4-0038-

2018

4. Dispondrá al Especialista Financiero / Contador concilie de manera

mensual el costo y depreciación acumulada de la información contable

con la información del reporte de Activos FIjos

Gerente General

Especialista

Financiero /

Contador

Se dispuso a la Especialista Financiero /

Contador dar cumplimiento a la

recomendación, mediante Memorando No.

EMCOEP-DRAF-2018-0735-M, de 24 de

septiembre de 2018

Memorando No.

EMCOEP-DRAF-2018-

0776-M de 4 de octubre

de 2018

Memorando No.

EMCOEP-DRAF-2018-

0789-M de 9 de octubre

de 2018

El administrativo se encuentra realizando el inventario de activos fijos, bienes

sujetes de control, y bienes de consumo con el objeto de conciliar con lo

registrado en la contabilidad de EMCO EP.

Posterior al inventario, se informará las novedades presentadas en el inventario

físico vs. los saldos contables.

En proceso

18/09/2018DNA4-0038-

2018

5. Dispondrá al Especialista Financiero / Contador realice el análisis de

los porcentajes de depreciación y los ajustes correspondientes a la

cuenta 141.99 Depreciación Acumulada

Director

Administrativo

Financiero

Especialista

Financiero /

Contador

Se dispuso a la Especialista Financiero /

Contador dar cumplimiento a la

recomendación, mediante Memorando

No.EMCOEP-DRAF-2018-0734-M, de 24 de

septiembre de 2018

Memorando No.

EMCOEP-DRAF-2018-

0776-M de 4 de octubre

de 2018

Memorando No.

EMCOEP-DRAF-2018-

0789-M de 9 de octubre

de 2018

En el sistema SIGAC los porcentajes están correctos, sin embargo se realizará un

análisis de la depreciación desde el inicio de la operación con el objeto de

cumplir con la recomendación realizadas. Se presentará mensualmente un

anexo de la concliación de depreciaciones acumuladas con la información del

reporte de Activos Fijos.

En proceso

18/09/2018DNA4-0038-

2018

6. Dispondrá al Especialista Financiero / Contador concilie

mensualmente que los registros contables de las cuentas 125.31.01

Prepago de Seguros y 635.04.01 Seguros contables correspondan a los

económicos basados en la documentación soporte suficiente y

competente de las pólizas de seguros contratadas

Director

Administrativo

Financiero

Especialista

Financiero /

Contador

Se dispuso a la Especialista Financiero /

Contador dar cumplimiento a la

recomendación, mediante Memorando

No.EMCOEP-DRAF-2018-0734-M, de 24 de

septiembre de 2018

Memorando No.

EMCOEP-DRAF-2018-

0776-M de 4 de octubre

de 2018

Memorando No.

EMCOEP-DRAF-2018-

0789-M de 9 de octubre

de 2018

Se llevará un anexo extra contable con el objeto de conciliar las cuentas

mensualmente. Se presentará mensualmente un anexo de conciliación de los

registros contables de las cuentas 125.31.01 Prepago de Seguros y 635.04.01

Seguros Contables.

En proceso

18/09/2018DNA4-0038-

2018

7. Dispondrán al Gerente General la supervisión y control al Coordinador

Administrativo Financiero y al Especialista Financiero / Contador

presenten el Estado de Flujos de Efectivo por cada año fiscal terminado,

a fin de que la Entidad posea una herramienta para evaluar la capacidad

de generar efectivo y equivalentes al efectivo para la toma de decisiones

económicas

Miembros del

Directorio

Especialista

Financiero /

Contador

Se dispuso a la Especialista Financiero /

Contador dar cumplimiento a la

recomendación, mediante Memorando No.

EMCOEP-DRAF-2018-0735-M, de 24 de

septiembre de 2018

Memorando No.

EMCOEP-DRAF-2018-

0776-M de 4 de octubre

de 2018

Memorando No.

EMCOEP-DRAF-2018-

0789-M de 9 de octubre

de 2018

Se cuenta con el Estado de Flujo de Efectivo con corte al 31 de Diciembre 2017,

y se realizará el mismo reportea al finalizar el año 2018.

Cumplida para el año

2017

En proceso para el

año 2018

Fecha de corte: 10 de octubre de 2018

SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES DE CONTRALORÍA

EMPRESA COORDINADORA DE EMPRESAS PÚBLICAS