Onderzoeksrapport

Doorontwikkeling FABK

Versie: Definitief Kenmerk: 2020-0000155819

Uitgebracht aan: MINDEF/HDFC

Den Haag, 20 augustus 2020

|

Inhoud

• Aanleiding opdracht• “Centrale boodschap”• Bevindingen • Aanbevelingen/vervolgstappen• Verantwoording onderzoek• Ondertekening

|

3

Aanleiding opdrachtIn mei 2019 heeft het Financieel Administratie- en Betaalkantoor (FABK) van Defensie een nota opgesteld over zijn visie voor de doorontwikkeling van het kantoor. Deze nota heeft de aard van een startnotitie, waarmee wordt beoogd de relevante ontwikkelingen te schetsen die van invloed zijn op het werk van het FABK. HDFC heeft de behoefte de ontwikkelingen buiten Defensie te inventariseren om deze te kunnen gebruiken om de huidige visie aan te vullen.

|

4

Betaalfuncties zien de toekomst gelijkBetaalfuncties verwachten te maken te hebben met ontwikkelingen die zich voordoen op alle organisatie elementen van het gehanteerde 7 S model van McKinsey.

Het object van onderzoek betreft de ontwikkelingen op het gebied van de inrichting en werkwijze van (semi)overheidsbetaalkantoren buiten de Defensieorganisatie die betrekking hebben op een doorontwikkeling van het FABK.

7 S-model van Mckinsey

5

Organisaties

6

Taak Aantal personeel

Aantal Transacties

FABKFinancieel Administratie- en Betaalkantoor Defensie

Verplichtingenbeheer, Kas- en rekeningbeheer,Uitvoeren douane en fiscale verplichtingen.

189 300.000

CFA DCOMCentrale Financiele Administratie Dienstencentrum Openbaar Ministerie

Bestellen tot betalen voor opdrachten onder 10.000 euro van enkelvoudige procedures bij één leverancier

75 120.000

FDCFinancieel Dienstencentrum (SZW)

Debiteuren-, crediteurenadministratie,Verplichtingen-administratie,Jaar- en kwartaalrapportages.

107 100.000

DC DJIDienstencentrum Dienst Justitiële Inrichtingen

Proces van bestellen tot betalen,Overige processen zoals order to cash (debiteuren), financiële verantwoording en rapportage, functioneel beheer.

160 200.000

CAKCentraal Administratie Kantoor

Voorschotten aan de zorgaanbieders,Facturering.

10 700.000

Rode dradenBetaalfuncties

Strategie Gebruik van robotica en data-analyse vergroten, keteninrichting verbeteren.

Systemen Eenduidige informatievoorziening door verbeteren datakwaliteit en eenheid van opvatting;Verdere automatisering van processen.

Structuur Samenvoegingen binnen V&J en departementaal overstijgend;Verbeteren keteninrichting met inkoopfunctie.

Gedeelde waarden Aan verandering onderhevig; meer dienstverlenende/klantgerichte en departementaal overstijgende waarden.

Personeel/vaardigheden

Nieuwe vaardigheden data-analyse en ketenondersteuning betekent andere medewerker. Opleidings- en verplaatsingsprogramma’s. Voor het CAK betekende dat nieuwe leidinggevenden en focus op samenwerking.

Stijl Nadruk bij stijl van leidinggevende op leidinggeven in plaats van ondernemen en besturen (model leidinggeven van Mintzberg). Meest moderne bijdrage FABK; Van positie naar bijdrage oriëntatie.

7

Bevindingen (1)

StrategieFABK In de nabije toekomst meer gebruik maken van robotisering, e-facturatie en betere

afstemming in de (betaal)keten.

CFA DCOM Meer richten op data gedreven analyses;Opzetten van ontwikkellabs en proeflabs.

FDC Inspelen op toekomstige ontwikkelingen zoals robotisering;Het halen van de reductietaakstelling door middel van innovaties.

DC DJI Operational excellence: standaardiseren en automatiseren van processen;Customer intimacy: persoonlijk contact en advisering in dienstverlening aan de klant;Gebruik maken ontwikkelingen op gebied van data-analyse en managementinformatie;Gebruik maken van technologische ontwikkeling zoals robotisering.

CAK Automatiseren van het betaalproces;Meer gebruik maken van data-analyse bij controles;Oriënteren op toekomstige ontwikkelingen zoals robotisering;

8

Bevindingen (2)

SystemenFABK Inrichten kwaliteitssysteem met prestatie indicatoren om doelbereiking te kunnen volgen;

Wanneer de werking van de (betaal) keten verbeterd, wordt de behoefte aan betrouwbare en eenduidige informatievoorziening vanuit ERP M&F groter.

CFA DCOM De invoering van de upgrade van het systeem Leonardo moet gaan leiden tot een andere manier van werken: werkverdeling, betere rapportages en data-analyse.

FDC Bekeken wordt in hoeverre SAP digi-inkoop kan vervangen;Eenheid van opvatting van data organiseren tussen de systemen van de verschillende departementen om data gedreven informatie te generen over financiële processen.

DC DJI Centraliseren en bundelen van processen, zoals stamgegevens van leveranciers en functioneel beheer;Proef met robotisering voor bulkwerk van repeterende handelingen;Meer gebruik van cloudtoepassingen en apps.

CAK Automatiseren van processen en digitaliseren gegevensstromen;Verbeteren datakwaliteit;Moderniseren ICT.

9

Bevindingen (3)

StructuurFABK De vorming van de keten en de systeemtechnische inrichting van ERP M&F zorgen voor een veranderingen in de

werkprocessen en de positie van FABK. De gescheiden functionaliteiten inkoop, logistiek en financiën, worden nu verwerkt in 1 geautomatiseerd systeem. De aandacht verschuift van primair (betaal)proces naar ondersteuning van het functioneren van de logistieke keten.

CFA DCOM Er is een fysieke afstand tussen Inkoop en CFA. Detacheren van een administratief onderlegd personeel bij inkoop die ondersteunen om het gehele betaalproces vlotter te laten verlopen.

FDC Het FDC kan worden uitgebreid met ander ministeries. De procesinrichting van het FDC is daarbij leidend. Kandidaten BUZA, I&W en AZ hebben hier al naar gekeken;Inrichten van een Bestelplein bij FDC. De inkoopfunctie blijft bij de ministeries, mogelijk is overgang naar FDC een tweede stap.

DC DIJ Financieel DC van SSC DJI voert ook taken uit andere onderdelen van V&J met een baten-lastenstelselBundeling met CFA (DVOM) is voorzien;Ontschotting tussen inkoop en betalingen, zowel fysiek als wat betreft processen.

CAK Omklap van proces- naar regeling gerichte inrichting;Er komen 4 clusters met een directeur die verantwoordelijk en bevoegd is voor de gehele uitvoering van de regeling en daarmee niet afhankelijk is van derden.

10

Bevindingen (4)Gedeelde waarden

FABK Medewerkers moeten zich ontwikkelen van de rol van collega naar de rol van ondersteuner. De oorspronkelijke weerstand hiertegen is omgebogen in enthousiasme.

CFA DCOM Het CFA is een nieuwe organisatie die nog veel met externen werkt. Normen en waarden van het CFA zijn daardoor nog niet hard ingevoerd en zit het gedachtegoed van een Shared Service Centre ook nog niet echt in de mensen.

FDC In de interdepartementale cultuur is meer uitwisseling nodig zoals stagelopen bij andere teams. Financiële medewerkers zijn erg honkvast.

DC DJI DJI wil een omslag maken naar meer klantgerichtheid. Er loopt een veranderprogramma, begeleid door een extern bureau.

CAK De verandering gepaard met veel emotie. Het loslaten van taken ligt gevoelig. Er is een intensief cultuurprogramma. Er wordt nagedacht of bestaande waarden nog passend zijn. Bij alles wordt gekeken naar wat de toegevoegde waarde is voor de klant.

11

Bevindingen (5)Personeel en vaardigheden

FABK Het gebruik van robotica en data-analyse zal leiden tot de behoefte aan andere bekwaamheden van medewerkers;Keteninrichting vereist personeel dat kennis heeft opgebouwd over die keten, relaties in die keten kan beschouwen, informatie vanuit die keten kan analyseren.

CFA DCOM Voor de robotisering zijn andere mensen nodig, deze worden geworven;Er wordt boventalligheid verwacht in de lagere schalen. Er zal getracht worden personeel op te leiden of personeel van werk naar werk te begeleiden.

FDC Medewerkers worden gestimuleerd om een vakopleidingen en SAP cursussen te volgen;Bij werving van nieuwe medewerkers richten op HBO’ers met opleidingen in data-analyse;Veel medewerkers voeren registratief werk uit en zijn ouder dan 55. Zij verlaten FDC door natuurlijk verloop.

DC DJI De nieuwe medewerker is data-analist in plaats van transactie-afhandelaar;Nieuwe technologie is lastig te behappen voor oudere medewerker, geïnvesteerd wordt begeleiding naar ander werk;Er is weinig aanwas van jong en hoogopgeleid personeel;Data-analyse zit nog te weinig in het aanbod van reguliere opleidingen.

CAK Analytisch vermogen is van belang voor het maken van analyses en rapportages;De verandering vereist een groeipad. Per medewerker wordt een passende aanpak gezocht. Er wordt geïnvesteerd in bijscholing of er vindt begeleiding plaats naar een andere functie;Er is nog geen concreet beeld van benodigde vaardigheden van de toekomstige medewerker.

12

Bevindingen (6)Stijl

FABK Het streven is niet het handhaven van datgene wat nu de positie heeft gemaakt. Het streven is het zijn en blijven van een vanzelfsprekendheid binnen de Defensieorganisatie;Niet alleen richten op de interne (prestatie)organisatie, maar ook richten op de koppelvlakken met andere ketens;Kennisdelen met anderen.

CFA DCOM Veel van de informele lijntjes die medewerkers vroeger hadden bestaan niet meer, nu moet eenduidig worden opgetreden;De leiding moet overtuigend zijn, daadkracht tonen en vertrouwen geven waardoor het personeel vertrouwen krijgt.

FDC Leidinggevenden moeten zich blijven ontwikkelen om sturing te kunnen geven aan het ontwikkelproces van medewerkers; De managementstijl die gebruikt wordt en als passend wordt gezien is een mensgerichte ook al is de resultaatgerichte ook belangrijk.

DC DJI Verantwoordelijkheid nemen, afspraken nakomen en eigenaarschap zijn van belang;Leidinggevenden zijn de belangrijkste schakel. Zij moeten het gesprek kunnen voeren met medewerkers en voorbeeldgedrag vertonen.

CAK Tone at the top is van belang;Leiding nemen om veranderingen door te voeren, mensen in hun kracht zetten, praten met elkaar. De kernwoorden zijn: samenwerking, in control, vakmanschap en verandervermogen. Alle leidinggevende functies zijn het afgelopen jaar opnieuw gevuld met veel nieuwe mensen.

13

14

Aanbevelingen/vervolgstappenHet onderzoek is uitgevoerd als een exploratief onderzoek.

De bevindingen zijn alle relevant voor de doorontwikkeling van FABK en in meer of mindere mate al verwoord in de nota uit 2019. De bevindingen geven geen aanleiding voor FABK de scope van haar doorontwikkeling op onderdelen te wijzigen of aan te vullen.

15

Verantwoording onderzoekWerkzaamheden en afbakening

Voor het onderzoek zijn een vijftal Rijks onderdelen met betaalfunctie benaderd om deel te nemen. Doordat het Dienstencentrum van de Nationale Politie uiteindelijk niet beschikbaar bleek, is in overleg met uw contactpersoon, mevr. drs. A. Poortman, het aantal onderzochte onderdelen beperkt gebleven tot vier.

Het object van onderzoek betreft de ontwikkelingen op het gebied van de inrichting en werkwijze van (semi)overheidsbetaalkantoren buiten de Defensieorganisatie die betrekking hebben op een doorontwikkeling van het FABK. Er zijn tweedeelvragen beantwoord:

Deelvraag 1. Wat voor taken worden door vergelijkbare (semi)overheidsorganisaties uitgevoerd? Deelvraag 2. Wat zijn de te verwachten ontwikkelingen voor het functioneren van (semi)overheidsbetaalkantoren voor de middellange termijn (tot 5 jaar)?

Waarbij de tweede deelvraag is uitgewerkt aan de hand van de onderdelen van het onderzoeksmodel uit dia 5.

titel

16

Verantwoording onderzoekWerkzaamheden en afbakening

Het onderzoek had conform de opdrachtbevestiging eind april afgerond moeten zijn. Door omstandigheden die te maken hebben met de corona crisis was het niet mogelijk om voor die datum af te ronden. Op basis van afwijkingsrapport nummer 1 is overeengekomen om de afronding uit te stellen tot half juli om de gelegenheid te hebben alsnog het gesprek met de vertegenwoordiger van het Dienstecentrum Nationale Politie uit te kunnen voeren en onderdeel van het onderzoek te laten zijn.

De bevindingen zijn afgestemd met

17

Verantwoording onderzoekGehanteerde Standaard

Deze opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met de Internationale Standaarden voor de Beroepsuitoefening van Internal Auditing.

In dit rapport wordt geen zekerheid verschaft, omdat er geen assurance-opdracht is uitgevoerd.

18

Verantwoording onderzoekVerspreiding rapport

De opdrachtgever, directeur Hoofddirectie Financiën en Control van het ministerie van Defensie, is eigenaar van dit rapport.

De ADR is de interne auditdienst van het Rijk. Dit rapport is primair bestemd voor de opdrachtgever met wie wij deze opdracht zijn overeengekomen. In de ministerraad is besloten dat het opdrachtgevende ministerie waarvoor de ADR een rapport heeft geschreven, het rapport binnen zes weken op de website van de rijksoverheid plaatst, tenzij daarvoor een uitzondering geldt. De minister van Financiën stuurt elk halfjaar een overzicht naar de Tweede Kamer met de titels van door de ADR uitgebrachte rapporten en plaatst dit overzicht op de website.

titel

19

OndertekeningDit onderzoeksrapport is opgesteld door:

Onderzoeksleider

Den Haag, 20 augustus 2020

Auditdienst Rijk

20

Managementreactie

|

Auditdienst RijkPostbus 202012500 EE Den Haag(070) 342 77 00

|