Onnistu ohjausryhmän kanssa

VTT, Timo Aro

6.3.2012

ONNISTU OHJAUSRYHMÄN KANSSA!

© Timo Aro 2012

SISÄLTÖ:

I Ohjausryhmän viralliset tehtävät ja ohjausryhmänarinan ABC

III Ohjausryhmän aktivoiminen© Timo Aro 2012

I Ohjausryhmän tehtävät, roolit ja sudenkuopat

© Timo Aro 2012

Minkä arvosanan annatte asteikolla 1-10 a) ohjausryhmänne aktiivisuudelle ja vuorovaikutukselleb) oman projektihenkilöstönne aktiivisuudelle ja vuorovaikutukselle

© Timo Aro 2012

Jos teillä olisi projektinne ensimmäinen ohjausryhmä viikon kuluttua, mitä tekisitte toisin kuin tähän saakka?

© Timo Aro 2012

© Timo Aro 2012

7 314 EAKR-projektia ja 1 915 ESR-projektia helmikuussa 2012

15320© Timo Aro 2012

Jos jokaisessa ohjausryhmässä on keskimäärin 8 jäsentä eri organisaatioista

Ohjausryhmän viralliset tehtävät…

Lähde: Hallintoviranomaisen ohje 2/2010

Ensimmäisessä kokouksessa tulee sopia työskentelytavoista ja aikataulusta

Kokoontumiset vähintään 2-3 kertaa vuodessa ohjaus- ja seurantavelvoitteen toteuttamiseksi

Kokouskutsu ja –aineisto on lähetettävä hyvissä ajoin

Käsitellään hankkeen toteuttamiseen liittyviä asioita (hanke- ja rahoitussuunnitelman toteutuminen suhteessa tavoitteisiin, toiminnan itsearviointi ja kokonaisarviointi, hankesuunnitelman muuttaminen , seurantatiedot, palautteet, tiedottaminen, väli- ja loppuraportit)

Hyvien käytäntöjen levittäminen ja juurruttaminen osaksi normaalia toimintaa

Lähde: Hallintoviranomaisen ohje 2/2010© Timo Aro 2012

”Ohjausryhmänarinan” tunnistaminen 1 (4)

1. Konkretian paradoksi- Ohjausryhmien jäsenet edellyttävät projektilta konkretiaa ja konkreettisia toimenpiteitä,

mutta kukaan ei esitä täsmällisesti mitä konkreettisesti odotetaan

- Konkreettisuus on kaikkien yhteinen intressi, mutta se voi toteutua vain suhteessa projektisuunnitelman tavoitteisiin ja puitteisiin

2. Resurssointi- Päivitellään projektin isoja resursseja ja projektihenkilöstön määrää suhteessa ns.

normaalitoimintaan.

- Projekteilla on runsaasti resursseja yhtä aloittajaa, osallistujaa, yritystä jne. kohden eli on kyettävä osoittamaan lisäarvo ja perustelemaan se uudelleen ja uudelleen kerta toisensa jälkeen

© Timo Aro 2012


3. Osaoptimointi- Oman kunnan / seutukunnan /alueen / TE-toimiston jne. resurssien tai toiminnan volyymien varmistaminen ja vahtiminen projektikokonaisuuden sijaan. Jos kunta A on laittanut projektiin omarahoitusosuutta xx euroa ja kunta B xx euroa, niin asiakkaiden halutaan tulevan samassa suhteessa riippumatta projektisuunnitelman määrittelemästä asiakastarpeesta tai projektin isoista tavoitteista

- Tyydytään projektin tuotoksiin ja tuloksiin, jos omalta alueelta on xx osallistujaa tai xx yritystä riippumatta lisäarvosta, sisällöistä tai vaikuttavuudesta

4. Jatkuva huoli päällekkäisyyksistä- Projektin toiminnan ja tavoitteiden päällekkäisyys a) pysyvien organisaatioiden kanssa ja b) muiden projektien kanssa

© Timo Aro 2012


5. Aktiivisuus- Projektit koetaan suhteessa toimintaympäristöön joko liian aktiivisina tai liian passiivisina

6. ”Roskapankki” –arvo- ja asennemallit- - Projektin oletetaan lähtökohtaisesti paikkaavan normaalitoiminnasta puuttuvia

resursseja tai palvelutuotannon aukkoja

- - Projektille ulkoistetaan vastuu kaikista niistä asiakkaista, joille ei ole löydetty aikaisemmin ratkaisua ”poikkihallinnollisen viranomaisyhteistyön tai moniammatillisenyhteistyön” kautta

- -Projektin odotetaan muuttavan omistajien (kuntien ja muiden toimijoiden) yhteistyöprosesseja moniammatillisiksi, saumattomiksi ja asiakaslähtöisiksi samalla kun projekti itse tekee vaativaa asiakas- ja tuotekehitystyötä

© Timo Aro 2012


7. Omistajuus- ja kehittämisvastuu- Projektin ja taustaorganisaatioiden roolit epäselviä

- Ohjausryhmien passiivisuus ja vähäinen kunnianhimon aste: tyydytään liian vähään

- ”Kahvikuppiohjaus” eli kuullaan projektin tilannekatsaus, mutta ei kysellä tai kyseenalaisteta rakentavalla tavalla tavoitteiden saavuttamista tai tuotosten käyttöönottamisen toteuttamiskelpoisuutta

8. Byrokratianarina

- ”Onko pakko kilpailuttaa?”, ”Miksi ei voi suosia oman alueen yrityksiä?”, ”Miksi on tehtävä niin tai näin EU-projekteissa?” ,”Miksi pitää kerätä erikseen näitä erikseen raportoivia kustannuksia”? Jne.

© Timo Aro 2012

1. Mitä projekti (projektihenkilöstö) odottaa ohjausryhmältään?

2. Mitä ohjausryhmä odottaa projektilta ja projektihenkilöstöltä?

© Timo Aro 2012

Pariporina

Mitä projekti(henkilöstö) odottaa omalta ohjausryhmältään?

- Aitoa kiinnostusta

- Rakentavaa vuoropuhelua

- Tukea

- Omistajuuutta

- Johtajuutta

© Timo Aro 2012

Mitä ohjausryhmä odottaa projektilta ja projektihenkilöstöltä?

1) Tuotoksia ja tuloksia

2) Konkretiaa

3) Lisäarvoa ns. normaalitoimintaan

4) Näkyvyyttä

5) Uutta osaamista, asiantuntijuutta, verkostoja, yhteyksiä jne.

6) Vahvaa kehittämisorientaatiota

© Timo Aro 2012

II Ohjausryhmän aktivoiminen© Timo Aro 2012

Miten ohjausryhmään saadaan enemmän tehoa?

Valmisteluun panostaminen

RoolitusAktivoiminen, aidon kiinnostuksen herättäminenVastuuttaminenSitouttaminen ja sitoutuminen: yhteiset tavoitteetTukeminenKriittisyys

© Timo Aro 2012

Millainen on tehokas ohjausryhmän kokous?

- Kesto max. 90 minuuttia1) Lämmittely, epämuodollinen ”kahvikeskustelu” 5-10 min

2) Avaus: esityslistan tavoitteet, päivän agendan terävöittäminen, kiinnostuksen herättäminen & sitouttaminen 10 min

3) Ohjausryhmän asialistan läpikäynti 60 minuuttia

4) (L)opetus: ohryn tavoitteiden, sovittujen asioiden, kokouksen tuotoksen läpikäynti, motivointi jatkon osalta 10-20 minuuttia

© Timo Aro 2012

Hyvä ja huono esityslista?

Kokouksen avaus

Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Edellisen kokouksen pöytäkirja

Projektin tilannekatsaus

Muut asiat

Kokouksen päättäminen

Kokouksen avaus

Esityslistan hyväksyminen

Tutustuminen nuorten työpajaan ja sen toimintaan (ohry vierailee aina eri paikassa)

Ehdotukset hankesuunnitelman muuttamiseksi

Seurantatiedot

Hankkeen tilannekatsaus ja ajankohtaiset kuulumiset

Hankkeen itsearviointi

Pajayhteistyö

Ohjausryhmän seuraava kokous

Muut asiat

Kunnianhimoisempi versio”Mennään sieltä yli missä aita on

matalin” -versio

© Timo Aro 2012

Työkaluja ohjausryhmän aktivoimiseksi…A) Projektin oma tavoitteellinen valmistelu ja toiminta ohjausryhmä-työskentelyn aktivoimiseksi

4D –periaatteet

3x3x3 –malli

Kohinasäädin

B) Verkostoanalyysit jne.

C) Itsearviointi: kevyet ja raskaat menetelmät

© Timo Aro 2012

Projektin oma valmistelu:4D -periaate

1.Havainnot:Mitä hyvää omassa ohjausryhmässä on?

2. TavoiteMillainen olisi ihanneohjausryhmä,

tavoitetila?

4. ToimintaMiten arvioidaan?

3. SuunnitelmaPriorisointi

© Timo Aro 2012

Projektin oma valmistelu:3x3x3 –malli ohjausryhmän tärkeimmistä tehtävistä

1. Mitkä ovat ohjausryhmän kolme tärkeintä tehtävää projektin näkökulmasta?

2. Mitkä konkreettista projektin pitää tehdä, jotta em. kolme tehtävää voisivat toteutua?

3. Mitkä mittarit voidaan asettaa kolmelle toimenpiteelle onnistumisen arvioimiseksi?

© Timo Aro 2012

3x3x3 –malli yhden tavoitteen osalta

MittaritKonkreettiset toimenpiteetOhjausryhmän

tärkeimmät tehtävät

A

A3

A2

A1 A1

A2

A3

© Timo Aro 2012

Projektin oma valmistelu”Kohinasäädin” eli puhutaanko ohjausryhmässä oikeista asioista?

Puhutaan paljon Puhutaan vähän, mutta olisi tärkeää puhua enemmän

Ei puhuta, ei saa puhua

© Timo Aro 2012

ProjektiProjekti

”Ei toimenpiteitä”

?????????

Pidettävä lähellä

Pitää lähellä

Saatava lähemmäksi

??????

???

© Timo Aro 2012

Saatava lähemmäksi




Esimerkki verkostoanalyysistä:Mitkä ovat projektin avainkohderyhmät tai avainsidosryhmät jne.?

Itsearviointi

© Timo Aro 2012

Satakunnan ELY-keskuksen ylimääräinen ohjeistus ESR-projekteilleohjausryhmien aktivoimiseksi

1. Ohjausryhmän jäsenten on osallistuttava aktiivisesti hankkeen toiminnan säännölliseen, kriittiseen ja systemaattiseen itsearviointiin

2. Itsearviointi sisällytetään jokaisen ohjausryhmän asialistalle yhdeksi asiakohdaksi

3. Ohjausryhmän jäsenten esittämät näkemykset dokumentoidaan pöytäkirjaan tai erilliseen muistioon ja niitä hyödynnetään toiminnan jatkuvassa kehittämisessä

© Timo Aro 2012

Mitä on itsearviointi ohjausryhmässä?

Hankehenkilöstö, hallinnoijan taustaorganisaatio, ohjausryhmä jne. arvioivat itse subjektiivisesti omaa toimintaansa ja sen toteutumista

Itsearvioinnissa korostuvat paikallinen tietämys ja oppiminen

Tarkoituksena on lisätä ymmärrystä projektin tavoitteista, ominaispiirteistä ja painopisteistä

Tulosten on oltava helposti ja nopeasti hankkeen hyödynnettävissä

Ohjaavana periaatteena oppimis- ja kehittämismotiivi

© Timo Aro 2012

Miten toteuttaa itsearviointi ohjausryhmässä?

Hanke määrittää avainkysymykset sekä tilanne- ja tarvekohtaisesti käytettävät menetelmät

Itsearviointi voi tapahtua siten, että puheenjohtaja tai projektipäällikkö esittää valitut avainkysymykset ja jäsenten vastaukset kirjataan ylös. Kysymykset ja vastaukset voidaan esittää myös kirjallisesti etu- tai jälkikäteen

Vastaamiseen kannattaa varata vähintään 15-20 minuuttia kokouksen ajasta

© Timo Aro 2012

Itsearvioinnin kevyet menetelmät ohjausryhmätyöskentelyn tehostamiseksi

Kevyet menetelmät:SWOT -analyysit, muutoskorimallit, Sinisen Valtameren logiikka, Dialogi-menetelmät, aivoriihetPalvelevat ensisijaisesti projektin sisäistä kehittämistyötä tiettyyn pisteeseen tai kehitysvaiheeseen saakkaTuottavat nopeaa, ajantasaista ja korjaavaa tietoa projektin etenemisestä toimeenpanon tueksiAuttavat päivittäisten päätösten teossaPitävät projektihenkilötön ja ohjausryhmän jäsenet jatkuvasti kosketuksissa hankkeen eri osien ja toteuttajien kanssaEivät edellytä raskaita palaute-, seuranta- ja

dokumentointijärjestelmien luomista

© Timo Aro 2012

Muutoskori

Näihin voimme

itse vaikuttaa

Näihin emmevoi itse

vaikuttaa

© Timo Aro 2012

Lähde: Blue Ocean Strategy 2005)

Sinisen valtameren logiikkaMitä voidaan vähentää?-

Mitä pitää vahvistaa?-

Mistä voidaan luopua?-

Mitä uutta pitää luoda?-

© Timo Aro 2012

Mitä toiminta voidaan vähentää?1.2.3.4.5.

Mitä olemassa olevaa pitää vahvistaa?1.2.3.4.5.

Mistä voidaan luopua kokonaan?1.2.3.4.5.

Mitä uutta pitää luoda?1.2.3.4.5.

Selite:Vähentäminen voi liittyä:

- Arvoihin tai periaatteisiin- Konkreettisiin tavoitteisiin- Toimintatapoihin - Organisaation rakenteeseen

Selite:Luopuminen voi liittyä:


Selite:Vahvistaminen voi liittyä:


Selite:Uuden luominen voi liittyä:


OBS! Potentiaalisten uusien asiakasryhmien tarpeet japreferenssit

Mitä pitää vähentää, vahvistaa,luopua tai luoda?

Lähde: Kim ja Mauborgne; Sinisen valtameren logiikka© Timo Aro 2012

Itsearvioinnin raskaat menetelmät ohjausryhmätyöskentelyn tehostamiseksi

Raskaat menetelmät:Käyttö edellyttää huolellista ennakkosuunnittelua ja menetelmän kaikkien käyttövaiheiden huolellista dokumentaatiotaPerustuvat järjestelmällisyyteen ja toistettavuuteenEsimerkkejä: Looginen viitekehys (LogFrame), CAF, EFQM, BSC, ja erilaiset tulevaisuusorientoituneet skenaariotekniikat (mm. Delfoi, heikot signaalit, PESTE -analyysit, Villit kortit jne.)

© Timo Aro 2012

Hyviä esimerkkejä itsearviointikysymyksistä ohjausryhmän jäsenille

Eteneekö hanke asetettujen tavoitteiden mukaisesti?

Jos hanke alkaisi nyt, mitä toivoisitte tehtävän toisella tavalla ja miksi?

Ovatko tavoitteet edelleen tarkoituksenmukaiset?

Missä asioissa on ollut ongelmia?

Mikä on ollut hankkeen tärkein anti tähän mennessä?

Onko hankkeen toimintaympäristössä tapahtunut muutoksia? Jos on, miten niihin pitäisi reagoida?

Miten toimintaa tulisi muuttaa, jotta tavoitteet saavutettaisiin?

Hankkeen onnistuneisuuden, vaikuttavuuden, laadun ja näkyvyyden arvioiminen

Kehittämissuositukset jatkototeuttamisen osalta

Miten ohjausryhmän jäsen voi tukea hankkeen tavoitteiden ja toiminnan toteutumista

Jne ja jne.

© Timo Aro 2012

Case 1: Vastuullisen liiketoiminnan kehitysohjelma

- Hankkeen eteneminen yleisesti (asteikko 1-5)- Tehdyt toimenpiteet tukevat vastuullisen

liiketoiminnan kehittymistä (asteikko1-5)- Parasta (avovastaus)- Ongelmakohtia (avovastaus)- Kehittämisehdotuksia (avovastaus)

© Timo Aro 2012

Case 2: Opinpolut- Hanke etenee asetettujen tavoitteiden mukaisesti (asteikko 1-4)

- Mikä on ollut hankkeen tärkein anti tähän mennessä (avovastaus)

- Hanke on onnistunut toiminnassaan (asteikko 1-4)

- Onko hankkeen toimintaympäristössä tapahtunut merkittäviä muutoksia? Mitä? (avovastaus)

- Jos hanke alkaisi nyt, mitä toivoisitte tehtävän toisella tavalla (avovastaus)

- Miksi? (avovastaus)

- Millaisia kehittämissuosituksia haluatte antaa jatkototeuttamisen osalta?

© Timo Aro 2012

”Tämä on kuin armeijan johtamista: kenraali sanoo everstille joka sanoo kapteenille joka sanoo luutnantille joka sanoo alikersantille joka sanoo korpraalille joka sanoo sotamiehelle, että sulake pitää vaihtaa”

- Kirjailija Ian McEwan 2010 -

Lisätietoja:

http: www.timoaro.net

Puh. 045 657 7890

E-mail: [email protected]

Kuvat: www. istockphoto.com

© Timo Aro 2012

Documents

Onnistu ohjausryhmän kanssa