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OP - Management Aufgaben und Strukturen

Leipzig, den 18.05.2017

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Episode 1

Vom Kümmerer zum Manager

• OP-Statut: Regelwerk im Konsens als kleinster gemeinsamer Nenner

• Organisatorische Weisungsbefugnis

• Verteiler und Hüter der Gegebenheiten

• „Konflikt“ der Leistungserbringer

• „Schwarzer Peter“ der Spitalsführung

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Selbstverständnis OP-Management

• Medizinische Verantwortung

• Einhaltung des medizinischen Niveaus

• Effizienz

• Optimale Ressourcennutzung

• Patientenkomfort

• Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen

Ständige Optimierung

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Ziele OP-Management

1. Bedarfsgerechte Bereitstellung von OP-Kapazität Auf der Basis fester Vereinbarung Errechnet auf Basis des strategischen Bedarfes

2. Effizienter OP-Betrieb

Kostenoptimaler Personal- und Sachmitteleinsatz Lfd. Controlling von Leistungszahlen und Betriebskosten an Nutzer und Klinikleitung

3. Kennzahlenbasierte Steuerung des OP-Betriebs

Basis: verbindliches OP-Statut mit eindeutiger Zuweisung von Entscheidungsrechten OP-Manager dem Vorstand unterstellt -> Einbindung der Klinikleitung in die Organisation

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Was sind nicht die Ziele/Aufgaben?

• Strategische Unternehmensentwicklung Spitalsleitung

• Definition der qualitativen Versorgung Klinik/FA im Rahmen der budg. Möglichkeiten

• Triage von Notfällen behand. Ärzte

• Organ der Interessenwahrnehmung der Kliniken/FA

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OP-Management OP-

Koordination Ressourcen-steuerung

Leistungs-/Prozess-

Controlling

Prozess-optimierung

Tagesplanung

Ablauf-organisation

Notfälle, Nachmeldungen

AWR ICU/IMC Station

Transport

Personal Material Geräte,

Instrumente

- bedarf

- einsatz-planung

- gewinnung - qualifik. - halten

Bestell-wesen

Material-logistik

Lager-haltung

ZSVA

Sieblogistik

Siebopti-mierung

Leistungs-erfassung,

- darstellung

Prozess-qualität, -

bewertung

Budget, ILV

Kapazitäts-planung

Ausrichtung aller KH – Prozess auf

den OP

Ständige AG/ Informations-strukturenI/IT

Investitionen Bauplanung

QM/Risikomana-gement/Pro-

jektentwicklung

Dr. med. Christian Taube, MBA

Die Aufgabe:

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Struktur OPM:

Ziel: • Steuerung sämtlicher OP - Ressourcen • Patienten-, Leistungs- und Mitarbeiterorientiert

• „so spezialisiert wie möglich, so interdisziplinär wie nötig“

Instrumente: • OP – Statut • OP – Verfahrensanweisungen • ZLV, Servicelevel - Agreements • Kapazitätsvergabe • Kennzahlen, Berichtswesen, Benchmark • Transparenz, Besprechungswesen • Einbindung der Krankenhausleitung

„Das ist nicht meine Aufgabe“ darf kein show-Stopper sein

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• Verantwortlichkeit?? Faule Kompromisse!!

• „Von allen unterschrieben“ vs. „In-Kraft-Setzung“

• OP – Manager als „Supermann“ vs. „Institution OP – Management

• Steuerungsansprüche OPM unvereinbar mit bestehenden Arbeitsverträgen / Berufungszusagen

• Krankenhausleitung im OFF

• alles in ein Dokument

• > Änderungen (z.B. Zielzeiten oder Teilprozesse) werden nicht nachgepflegt. Damit gelten Teile des Statutes nicht mehr – und dann in der Wahrnehmung aller das gesamte Statut

• rigide Prozessbeschreibung als Ausdruck des Misstrauens bei Abgabe von Entscheidungskompetenz

warum scheitert das OP – Statut 1.0 ?

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OP-Statut 2.0

klare Trennung von Verantwortung / Gremien / Kommunikation

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Inhalte des OP-Statuts

Welche Dinge sollten in einem OP-Statut geregelt sein?

a) Gültigkeitsbereich

b) Personen/Rollen

c) Zuständigkeiten

d) Gremien

e) elementare Prozessorganisation

f) Verweis auf Regelungen in Verfahrensanweisungen

g) Inkraftsetzung

h) ggf. Klinik - Spezifika

Definition: übergeordnetes Regelwerk i. S. eines Grundgesetzes (stabile Gültigkeit)

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Gültigkeitsbereich des OP-Statuts

• Nur OP - Bereiche?

• was ist mit konservativer Medizin, die OP - Ressourcen beansprucht?

Der Gültigkeitsbereich umfasst:

• zentrale OP-Bereiche

• dezentrale OP-Bereiche

• ggf. Spezial-OP (Roboter, Forschung ...)

• Eingriffsräume

• Interventionsräume (Bildgebung)

• Schockräume

• ambulante OP-Säle

• ...

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Abgrenzung zu Verfahrensanweisungen

Verfahrensanweisungen regeln

• Betriebszeiten

• Zielzeiten

• Teilverantwortungen: Namen, Nummern, Tageszeiten

• Planungs- und Bestellprozesse

• Einschleusung und Vorbereitung der Patienten

• Patiententransport

• Nachmeldungen und Änderungen im OP-Programm, Verfahren

• Ablauf im Tagesgeschäft

• Verplanung freier Ressourcen

• Umgang mit Notfällen

Definition: spezifisches, dem OP-Bereich individuell angepasste Regelwerk, hohe Anpassung, situative Veränderung

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Zuständigkeiten im OP-Management (Auszug)

OP-Manager

Definition: Leitung der Institution OP-Management der Krankenhausleitung direkt unterstellt

Aufgaben:

• strategische Planung, Steuerung und Sicherstellung der Leistungserbringung in allen OP-Bereichen.

• Entwicklung der Krankenhausorganisation in Ausrichtung auf die Leistungsstelle OP

• Sicherstellung der Datenerhebung und Erstellung eines regelmäßigen Berichtswesen zur Bewertung des Leistungsgeschehens.

• Leistungserfassung, Kalkulation und Steuerung der notwendigen Ressourcen zur verabredeten Leistungserbringung.

Befugnisse: Zugriff auf sämtliche personellen, strukturellen und materiellen Ressourcen der OP-Bereiche. Unterstellung der Leitungsebene

Letzte Eskalationsstufe der OP-Konflikte Organisatorische Weisungsbefugnis

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Zuständigkeit im operativen Alltag:

OP-Koordinator

Definition: Verantwortung der Ablauforganisation im OP-Bereich, dem OP-Manager unterstellt

Aufgaben:

• zuständig für die Durchführung des Tagesgeschäfts im OP.

• verantwortlich für einen optimierten, effizienten Ablauf innerhalb der vereinbarten Ziele des OP-Managements.

• zentraler Ansprechpartner

Befugnisse: verbindliche Finalisierung des OP-Programms im OP-Bereich Anpassung des OP-Programms aufgrund von Nachmeldungen und Notfällen Zugriff auf die vorhanden Personalressourcen Organisatorische Weisungsbefugnis

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Zuständigkeiten für operative Fachabteilungen und Anästhesie:

Klinik-OP/AN-Koordination

Definition: Die Chefärzte der operierenden Fachabteilungen (bzw. der Anästhesie) bestimmen die OP-Koordination der Fachabteilung und ihre Stellvertretung. Es handelt sich um einen Leitenden Arzt oder erfahrenen Oberarzt, der Entscheidungsbefugnis hat.

Aufgaben:

• Verantwortliches Mitglied der Fachabteilung in der Koordinationsgruppe des jeweiligen OP-Bereichs und

• Ansprechpartner für OP-Manager und OP - Koordinator.

• operativ: verantwortlich für die OP-Planung innerhalb der vereinbarten Kontingente, Veränderungen im Tagesprogramm, Nachmeldungen (einschließlich Notfallklassifikation) und Einteilung der Operateure

• anästhesiologisch: Sicherstellung der zeitgerechten Durchführung der Anästhesie, alle aktuellen Fragen des OP - Tages

• Zuständig für die Einhaltung der Planung

• Seine ständige Erreichbarkeit ist sichergestellt.

Befugnisse:

• Verbindliche und abschließende Erstellung des OP-Programms der Fachabteilung

• Steuerung des jeweiligen Personalkörpers ÄD

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Personen/Rollen : Hierarchie

Vorstand

z.B. Ärztliche Direktion

OP-Management

Leitungsebene

Pflege / Funktionsdienst

Medizin-Controlling

OP-Koordinationsgruppe

OP Bereich

OP-Koordinator

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FA –

OP

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OP-Manager

Klinik- direktoren

(operativ und

Anästhesie)

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llschaften

Kliniken

Service-Level-Agreement Zielvereinbarung

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OP-Koordinationsgruppe

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Definition: Vereinbarungen zur Sicherstellung der notwendigen Ressourcen für ein definiertes verbindlich geplantes Leistungsgeschehen. Die Vereinbarungen werden wechselwirksam durch das OP-Management mit den operativen Kliniken und der Klinik für Anästhesie getroffen.

• Leistungsplanung

• Patientenaufkommen

• Komplexität, Innovation, Qualität

• Prozesskinetik

• Zielzeiten

• Personaleinsatz

• Ausfallkonzepte

• Voraussetzungen / Rahmenbedingungen

• Messbarkeit, Controlling

• Konsequenzen

OPM–operativeKliniken

Ziele OPM operativeKliniken

Patientenaufkommen

· BereitstellungOPKgemäßverabredeterLeistungszahlennachkommuniziertem

Rechenalgorithmus

· AbbildungNotfallgeschehen

· Eingriffszahl,mitdefiniertenBedingungen:SNZ,NSZ,mitundohneAN,Reflexionauf

Notfallaufkommen

Leistungsgeschehen · ----· FestlegungdesPortfoliosbleibtinden

operativenKliniken

Leistungsplanung

· AnpassungderRessourcenandasLeistungsgeschehenimIntervall

(KomplexitätundInnovation,Qualität...)

· AnpassendesLeistungsgeschehensandieRessourceninRSmitOPK

· AnpassungderRessourcenandasLeistungsgeschehenimIntervall(Komplexität

undInnovation,Qualität...)

Prozesskinetik· EinhaltungverabredeterZeitrahmen

· BereitstellungnotwendigerRessourcen

· definierteTeilverantwortungamProzesswie:o Freigabe–Schnitt(inReflexionauf

Portfolio)

o zeitgerechtesErscheinenOperateure

o AnsagenächsterPatient

Planungsdisziplin · EinhaltungvonFristen(Tischabsage...)

· Vollständige,zeitgerechtePlanung

· Planstabilität

· EinhaltungvonFristen(Tischabsage...)

Personaleinsatz· SteuerungdesPersonalsnach

Vereinbarung

· StellungqualifizierterOperateureundAssistenten

· VereinbarungderPersonalausstattungimOP

Ausfallkonzepte· EntwicklungvonAusfallkonzepten

(einschließlichAnpassungandie

Leistungsplanung)

· BeteiligunganderEntwicklungderAusfallkonzepte

Zielzeiten · ja · ja

Voraussetzungen/

Rahmenbedingungen· tobedefined ·

OP-Zielvereinbarungen:

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Servicelevel - Vereinbarungen

• Leistungsbeschreibung

• Änderungshistorie

• Verantwortung Leistungserbringer

• Verantwortung Leistungsempfänger

• Verfügbarkeit des Services, Durchlaufzeiten

• Qualitätsanforderungen / Standards

• Job-Planung/-Wartung

• Service-Level-Kennzahlen Messzeitraum

• Preisgestaltung

• Eskalationsmanagement

• Konsequenzen bei Nichteinhaltung

Definition: Vereinbarungen zur Sicherstellung der notwendigen Servicequalität mit nicht – medizinischen KH – Bereichen oder externen Dienstleistern. Die Vereinbarungen werden wechselwirksam durch das OP-Management mit den Tertiärdienstleistern getroffen.

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Gremien

• Jourfix (Wochen-, Monats-, Quartals-) mit der Krankenhausleitung

• OP-Konferenz / Lenkungsausschuss

• Tägl. Schleusenbesprechung! (OP-Bereiche)

• weitere

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„neue“ Rollen im OP, z.B:

Besetzung des Rüsträume: • 2 MA zeitgleich: Definition der Fachkompetenz (Tisch decken / steril anreichen) • Rüsträume und Ausbildung • Rüsten in allen Fachabteilungen sinnvoll? • Arbeitszeiten für das Rüst - Team? • Interdisziplinäre Aufgabe der FD?

In - OP – Transporte: • Transportpfleger? Ausbildung? • interdisziplinäre Aufgabe (Chirurg?)

Dokumentation: • im workflow • transparent zwischen den Berufsgruppen • Auf der Basis des Glossars

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Vorgehen OP-Betriebszeiten

OP – Kapazitäten werden leistungsorientiert berechnet.

Nicht ererbt.

Ziel:

• komplette Abbildung der strategischen FA – Bedarfe

• Differenzierung zwischen amb. bzw. niedrig komplexem und komplexem Operationsspektrum

• komplette Erfassung des Notfallanteils nach Notfallkategorie (Dringlichkeit)

• Berechnung der erforderlichen Kapazitäten und Definition geeigneter Betriebszeitmodelle

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Lösungsoptionen

Grundservice- zeit, nur vital bedrohliche

Notfallversorgung

OP-Kapazität II. Schicht

elektive Patienten;

ggf. Notfälle N0-1

dringliche

Patienten dringliche Patienten

Folge: I. Schicht = überwiegend elektive Patienten

II. Schicht = elektive und dringliche Patienten

Grundservice = Schwerpunkt Notfall

OP-Kapazität I. Schicht

dringl. Patienten;

N1-2, ggf.

verdrängte

Elektivpatienten

Definition der OP - Kapazitäten

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Notfallklassifikationen

Notfallklassifikation Vorschlag zur Koordination in einem ZOP innerhalb der Saalöffnungszeiten

N0 Eingriff höchster Dringlichkeit OP unmittelbar am Aufenthaltsort des Patienten (z.B. Schockraum)

N1 OP auf dem nächsten freien geeigneten Tisch jeder Fachklinik

N2 ≤ 6 h (Abwarten der Nüchternheit, Primärversorgung UCHI)

OP meist auf dem nächsten freien Tisch der eigenen Klinik

N3 OP im Rahmen des Notfallmanagements

Dringlich OP innerhalb 12 - 24 Std. Einpflegen in das Programm des Folgetages unter Berücksichtigung des Konstanz des ersten Punktes

Darüber hinaus sind Elektivpatienten als solche zu kennzeichnen (E)

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Entwicklung eines Prozesshandbuches:

- Administrative Aufnahme/Sozialdienste/Entlassungsmanagement

- Ambulanzen

- Zentrale Blutentnahme

- Ambulante Prämedikation

- Medizinische Funktionsbereiche (z.B. Ultraschall)

- Perioperative Prozesse

- Same day surgery

- ICU / IMC

- Normalstation

- Zentrale Notaufnahme

Kernprozesse

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z.B.: Teil des perioperativen Prozesses

Was wird getan?

Wer ist verantwortlich?

Wo ist der Prozess dokumentiert?

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Anspruch an IT – Unterstützung:

Visualisation im tracking – board: - Notfallklassifikation - relevante Infektion - postop. KIM - Bett

Prozessüberwachung: - wo ist der Patient (Start: im Haus?) - wo ist das Gerät? - wo ist der MA? Dienstplanlink

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Das Planungstool: Transparenz in Prozess und Ressource

KIM- Bettenbedarf

Notfallmonitor

Anästhesieverfahren

Probl. Infektion

Farbcodierter Prozessfortschritt

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OP-Statut

Fachdisziplin Summe

Woche

Int IMC Int IMC Int IMC Int IMC Int IMC

NC NCHIR 3 2 2 2 2 11,0 Vielnutzer

CH ALLG 1 2 1 2 2 1 1 1 1 12,0 Vielnutzer

UR KERN 1 1,0 Niedrignutzer

FR GYN 1 1 1 3,0 Niedrignutzer

CH UNFL 1 1 2,0 Niedrignutzer

HN KERN 1 1 2,0 Niedrignutzer

MKG CHIR 1 1 1 1 4,0 Mäßignutzer

CH HEPAT 1 1 1 1 4,0 Mäßignutzer

RA NRAD 1 1 1 3,0 Niedrignutzer

AU KERN 0,0 Gelegenheitsnutzer

MK FACHR URO 0,0 Gelegenheitsnutzer

SPINE 1 1 1 Mäßignutzer

Summe Int/d 5 5 4 5 4 23,0

Summe IMC/d 4 4 5 4 5 22,0

Summe KIM/d 45,0

FrMo Di Mi Do

9 9999

• Information und Verteilung über den KIM - Koordinator • Plausibilisierung über Verteilungsmatrix

Perioperatives ICU - Bettenmanagement

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Tools:

Datenmanagement:

Berichtswesen / Reporting Transparenz Benchmarking Lernen von anderen

Datenvalidität, Datendiskussion

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Einheitliche Sprache: das Glossar 2016

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Datenmanagement: https://www.opteamizer.com/web/home/

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Ausbildungsgänge:

allerlei kommerzielle Anbieter

VOPM – Akademie

VOPM – OP Management – Seminar (Köln)

BDA – Ausbildungsgang OP – Management (Nürnberg)

Hochschulstudium Hospital Management

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Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit

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