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OP-Steuerung und OP-Management: Moderne Werkzeuge der EDV wirksam einsetzen
D. Pappert
l OP-Programmplanung und Modifikation l Automatisiertes Anästhesieprotokoll (Monitoring, Dokumentation)
l Krankengeschichtenführung
l Labor-, Pathologie- und Röntgeninformationssystem (Befunde)
l Personaleinsatzplanung und Arbeitszeiterfassung
l Apotheken und Materialverwaltungssystem
l Patientenadministration (Fall- und Patientenstammdaten)
l Kostenrechnungssystem, Controllinganwendungen
l Informatik basiertes Qualitätsmanagement (z. B. Outcomemessungen)
EDV- Anwendungen im Op-Bereich
Produktionsablauf im Operationssaal
Notwendigkeit des Informationstransfers und der Informationshoheit durch OP-Management
vorgelagerte Störgrößen
nachgelagerte Störgrößen
Ursachen für Wartezeiten
" Unvermeidliche Wartezeiten: " Ausfall der Operation " Verhinderung des Operateurs durch einen
Notfall " Narkosebedingte Wartezeiten
" Narkoseprobleme " Narkosezwischenfälle " Reanimation " Narkoseausleitung im OP " usw.
" Geräteversagen " Unterbrechung des OP-Programms
" Notfall " Vorangegangene septische OP
" Schnellschnitt während der OP " Sonstiges
" Vermeidbare Wartezeiten: " Warten auf Personal
" Operateur(e) " Anästhesiepersonal " OP-Personal
" Verspätetes Eintreffen des Patienten " Fehlende Unterlagen
" Patientendokumente " Laborbefunde " Röntgenbefunde
" Unsteriles oder fehlendes Instrumentarium
" Röntgenbedingte Wartezeiten
" Sonstiges
Gründe für Wartezeiten zwischen zwei Operationen
Schuster M. et al. Anaesthesist 2007, 56:259
Anwendungsspektrum EDV im Patientenmanagement
Administration
Patient
einweisender Arzt
Krankenhaus
Personal Kapazität Material
Logistik
Behandlungablauf
Notwendige Informationen im perioperativen Prozess
" Im Mittelpunkt allen Handelns steht der Patient als Kunde der Krankenhausdienstleistungen
Kooperation mit Indikationssprechstunde Diagnostik Patientenaufnahme Niedergelassenen Anästhesieambulanz Patientenvorbereitung
Information an Entlassung Stationäre Aufwachraum Niedergelassene Versorgung
OP
Patientenkategorien im perioperativen Prozess
OP-Planungstools ermöglichen die zeitgerechte Verfügbarkeit von Patienteninformationen und die spezifische Planung im OP-Ablauf
Kurzfristige Mittelfristige Langfristige OP-Planung
stationäre Patienten ambulante Patienten tagesgleiche Patienten ambulante Patienten mit Nächtigung Notfallpatienten
OP – Management
OP-Ressourcen
Operative Fächer
Anaesthesie Pflegepersonal OP-Säle
Sterilisation
Blutbank
Röntgen
Intensivmedizin
Labor
Transportdienste
Infomationsbedarf für den operativen Ablauf durch EDV - Unterstützung
OP-Organisation
Kriterien für eine optimale Ablauforganisation in OP-Abteilungen
Gute räumliche Gegebenheiten (Anzahl, Lage, Ausstattung)
Ausreichende personelle, gerätetechnische und materielle Ausstattung
Moderne Verpackungssysteme (Set-Systeme, Kitpacks)
Vollständige Patientenvorbereitung (Befundung, Aufklärung ...)
OP-Programmplanung und -steuerung durch das OP-Management
EDV-gestützte Planung und Dokumentation
Termindisziplin, Teamarbeit, Arbeitszufriedenheit
Hohe Qualifikation der Mitarbeiter in einer OP-Abteilung
Aufgaben der EDV im OP Management/Koordination
EDV im OP muß den gesamten perioperativen Prozess umfassen präoperativ: Terminplanung für Eingriffe
Personalplanung Bereitstellung und Koordination von Ressourcen im OP
intraoperativ: Termineinhaltung
Personaleinsatz Zeitdokumentation Qualitätsdokumentation Bereitstellung und Koordination von Ressourcen im OP
postoperativ: Controlling
Qualitätsmanagement Bereitstellung und Koordination von Ressourcen im OP
OP – Management Strategieentwicklung Wirtschaftsplanung und Steuerung Entwicklung des Angebots-/Leistungsspektrums Steuerung der Ressourcen (Personal- /Sachress. Gestaltung von Prozessen (Ablauforganisation), und Strukturen (Aufbauorganisation), Infrastruktur Mitarbeiterführung Qualitätsmanagement
OP – Koordination termingerechter Abruf von Patienten in den OP Zuweisung eines geeigneten OP koordinierende Kommunikation mit den an der Leistungserbringung beteiligten Berufsgruppen Planumstellung bei Auftreten von unvorhersehbaren Ereignissen (Komplikation, Notfall etc.).
Einsatz von EDV in der OP - Organisation
Was EDV im OP leisten kann
Visualisierung der Planung und des laufenden Prozesses für OP-Koordination Operateure Stationspersonal Schleusenpersonal Funktionspersonal OP / Anästhesie Reinigungspersonal Aufwachraum
Ideal ist der Zugriff auf zeitaktuelle identische Informationen
EDV in der OP-Planung im ambulanten Bereich
Vorteile für den Patienten: ⦁ jeder OP-Termin ist in der Praxis sofort und zeitnah terminierbar, ⦁ der gesamte Planungsprozess ist und bleibt nachvollziehbar, ⦁ der elektronische Patientenpfad beginnt bereits in der Praxis
für OP-Anmelder, auch niedergelassene Fachärzte ⦁ hohe Kontrolle über die Planung des eigenen OP-Fensters, ⦁ Sichtung freier OP-Kapazitäten jederzeit möglich, ⦁ Zugang zu jeder Zeit von jedem Ort über das Internet
für die Klinik: ⦁ schnelle und kostengünstige Übermittlung bei stabiler
Datensatzqualität ⦁ hohe Planungssicherheit führt zu effizientem Ressourceneinsatz ⦁ Möglichkeit der Weiterleitung von Patientendaten
in god we trust - all others need data
OP – Planungsprogramme sollte nicht als externes Kontrollinstrument, sondern als internes, für alle zur Verfügung stehendes Steuerungsinstrument angesehen werden.
Kapazitätsverteilung
OP – Management mittels EDV - Programmplanung
OP – Management mittels EDV - Tagesorganisation
EDV – basierte Planungstools
0.70
0.75
0.80
0.85
0.90
0.95
1.00
1.05
1.10
Kapazitätsauslastung OP 2013
Aus
last
ung
[%
ang
ebot
ene
Kap
azitä
t]
Kalenderwoche 2013
Planungssicherheit im 3-Jahrestrend
2008 2009 20100.0
0.2
0.4
0.6
0.8
1.0
Jahr
Ein
griff
e
% geplant ausgeführt v. gesamt durchgef.% geplant durchgeführt% geplant v. gesamt durchgeführt
Präzision der Tagesplanung
0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0 70.0 80.0 90.0
100.0
geplant durchgeführt
nachgemeldet durchgeführt
Notfälle / gesamt
nicht durchgeführt /
geplant
% a
m V
orta
g (1
3:00
) ge
plan
ter E
ingr
iffe
Benchmark Morgendlicher OP-Beginn [min; %]
Nutzungsgrad der vergebenen OP-Kapazitäten mit Schnitt-Naht-Zeit [%]
Auswertung Kennzahlen Nachmeldung elektiver Eingriff
0
2
4
6
8
10
12
14
% E
ingr
iffe
n=58 Ereignisse
2 / 1
35
5 / 1
88
8 / 2
82
4 / 8
9
4 / 1
27
7 / 2
05
6 / 2
21
5 / 2
37
5 / 3
8
4 / 5
6
0 / 3
6
1 / 9
2
1 / 3
4
0 2 4 6 8
10 12 14 16 18
Auswertung Kennzahlen Verschiebung aus Kapazitätsgründen
% E
ingr
iffe
n=101 Ereignisse
4 / 1
35
8 / 1
88
19 /
282 10
/ 89
6 / 1
27
12 /
205 24
/ 22
1
8 / 2
37
0 / 3
8
0 / 5
6
2 / 3
6
2 / 9
2
6 / 3
4
Verteilung der Eingriffsdauer bei identischem Eingriff zwischen drei Kliniken
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
Häufi
gkeit %
Minuten
Klinik 1 Klinik 2 Klinik 3
Probleme der EDV - Anwendungen im OP - Bereich
• OP-Ablaufinformationen oft nicht krankenhausweit verfügbar
• z. T. keine oder nur unidirektionale Anbindung an
• Krankenhausinformationssysteme (KIS)
• z. T. keine Plausibilitätsprüfungen bei Eingabe
• z. T. zeitaktuelle Darstellung
• mangelhafte Auswertungstools
• teure Anpassung der EDV an Kundenbedarf
• keine Standards hinsichtlich Ausstattung und Leistung
‚Ideale‘ EDV im OP-Management
• intuitiven Bedienung / Benutzerfreundlichkeit
• visuell attraktiven Darstellung der Prozesse in ‚real time‘
• Einblick und Nutzung durch alle am Prozess Beteiligten
• umfassenden Schulung der Beteiligten und nachfolgendem
EDV-Support
• einer hohe Kompatibilität mit dem KIS-System
• Möglichkeit der vernetzten Struktur
ab.
Die Akzeptanz von EDV-Systeme hängt maßgeblich von einer