OPAC (Online Public Acces Catalog) SIPRUS AA YKPN …/Opac... · Resume, Jumlah Buku dan ... BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN AA YKPN YOGYAKARTA 3.1. Sejarah Berdirinya

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

OPAC (Online Public Acces Catalog) SIPRUS AA YKPN

(Evaluasi Kelengkapan Informasi Detail Bibliografi Buku

dalam Tampilan OPAC Software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta)

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan dalam Memperoleh

Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang

Ilmu Perpustakaan

Disusun oleh :

FIRMAN ADHI FEBRIYANTO

D1809025

PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012


commit to user ii

PERSETUJUAN

Tugas Akhir berjudul:

OPAC (Online Public Acces Catalog) SIPRUS AA YKPN (Evaluasi

Kelengkapan Informasi Detail Bibliografi Buku dalam Tampilan OPAC

Software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta)

Karya:

Nama : Firman Adhi F

NIM : D1809025

Konsentrasi : Perpustakaan

Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan di hadapan Dewan

Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Hari : Jumat

Tanggal : 01 Juni 2012


commit to user iii

SURAT PERNYATAAN

ORISINILITAS KARYA ILMIAH

Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik UNS yang bertanda tangan di bawah ini :

NAMA : FIRMAN ADHI FEBRIYANTO

NIM : D1809025

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir

JUDUL : OPAC (Online Public Acces Catalog) SIPRUS

AA YKPN (Evaluasi Kelengkapan Informasi Detail

Bibliografi Buku dalam Tampilan OPAC Software

SIPRUS AA YKPN Yogyakarta)

PEMBIMBING : Riah Wiratningsih, S.S, M.Si

TANGGAL DIUJI : 1 Juni 2012

Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar

benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata

melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah olah hasil

pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang

berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila

dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup

menanggung segala konsekuensinya.

Surakarta, 1 Juni 2012

Firman Adhi F

NIM. D1809025


commit to user iv

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI

TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademika Universitas Sebelas Maret Surakarta, saya yang

bertanda tangan di bawah ini :

NAMA : FIRMAN ADHI FEBRIYANTO

NIM : D1809025

Program Studi : D III perpustakaan

Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Jenis Karya : Tugas Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada

Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif

(Nonexclusive Royalty Free Right ) atas Tugas Akhir saya yang berjudul :

OPAC (Online Public Acces Catalog) SIPRUS AA YKPN (Evaluasi

Kelengkapan Informasi Detail Bibliografi Buku dalam Tampilan OPAC Software

SIPRUS AA YKPN Yogyakarta).

beserta instrument/desain/perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan

bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base),

merawat, serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan

nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau

pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa

paksaaan dari pihak manapun.

Dibuat di : Surakarta

Pada Tanggal : 1 Juni 2012

Yang membuat pernyataan

Firman Adi F.

NIM. D1809025


commit to user v


commit to user vi

MOTTO

Dalam dunia pendidikan, mahasiswa yang telah gagal dalam

melaksanakan tugas akademiknya disebut sebagai ,

tetapi Mahasiswa yang meninggalkan sahabat-sahabatnya dalam

kesulitan itu lebih daripada

(Penulis)

Penderitaan membuatku semakin dan .

(Pein-Akatsuki, chapter 474).

pernah tarik kata-kataku kembali....., sekalipun

itu akan membawaku kepada kehancuran. Karena aku seorang

laki-laki dan itu adalah jalan-ku

(Uzumaki-Naruto)

Jadilah kamu manusia yang pada semua orang

tertawa bahagia, tetapi hanya kamu sendiri yang menangis; dan

pada semua orang menangis sedih, tetapi hanya

(Mahatma Gandhi)


commit to user vii

PERSEMBAHAN

Karya sederhana ini kupersembahkan sebagai wujud cintaku kepada :

dan tercinta sosok seorang ibu dan kepala

keluargaku yang hebat, tiada henti- hentinya mendoakan dan

memberikan dorongan kepadaku, serta pengorbanan yang

sangat besar harganya.

dan Mas Rian, Mas Ujik, Dek ika, Dek

Novi dan Dek Fakih, yang selalu setia memberikan dukungannya

dan selalu menjadi pelipur dalam suka dukaku.

, yang selama ini membantu dan memberikan

dukungan kepada keluargaku.

yang telah mewarnai hari-hariku,

(andrian, singeh, uzie, uuk, kempleng, fery, cak alek,

memey, arum, adit, atin, retno, fitri, tika dan ayjem+aytul),

, (wikan, budi dan intan) dan ita

haryati (trima kasih atas pinjeman bukunya).

FM(football-manager), CS(counter-strike), PES(pro-evo soccer),SHC

(strong-hold crusader) dan NS(ninja-saga) kalian adalah dan

teman saat GALAU.ku

tercinta dan yang

aku banggakan.


commit to user viii

ABSTRAK

Firman Adhi Febriyanto, 2012. D1809025. Online Public Acces Catalog) SIPRUS AA YKPN (Evaluasi Kelengkapan Informasi Detail Bibliografi Buku dalam Tampilan OPAC Software SIPRUS AA YKPN

Tugas Akhir. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

OPAC merupakan layanan yang disediakan oleh perpustakan untuk memberikan layanan kepada pemustaka dalam menelusur kembali bahan pustaka. Namun kenyataan di lapangan informasi tentang buku yang tersedia melalui OPAC kurang memuaskan bagi pengguna. Jadi, perlu adanya suatu evaluasi kelengkapan informasi detail bibliografi buku dalam tampilan OPAC software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta. Tujuan dari penulisan TA ini adalah 1) Untuk mengetahui langkah-langkah input data deskripsi bibliografi buku melalui software SIPRUS AA YKPN. 2) Untuk mengetahui tampilan detail bibliografi buku pada OPAC. 3) Untuk mengetahui perihal apa saja yang perlu disempurnakan dalam proses input data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS AA YKPN. Pada penulisan Tugas Akhir ini penulis menggunakan metode observasi, studi pustaka, dokumentasi, serta wawancara.

Dalam Tugas Akhir ini dapat disimpulkan bahwa 1) Proses input data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS AA YKPN, yaitu: Aktifkan program SIPRUS AA YKPN, Menu Utama, Pilih Menu Pengolahan, Input Buku, Masukan Deskripsi Buku, Submit. 2) Informasi yang terdapat dalam Detail Deskripsi Buku meliputi : Cover Buku, Judul Buku, Subyek, Kelas Buku, ISBN, Bahasa, Penulis, Editor, Edisi , Penerbit, Seri, Deskripsi Fisik, Tipe Buku, Golongan Pustaka, Lokasi Rak Buku, Nomor Barcode yang Tersedia, DaftarIsi, Resume, Jumlah Buku dan ketersediaan Buku. 3) Hal-hal yang perlu disempurnakan dalam proses input data deskripsi bibliografi buku, yaitu : Cover Buku, Subyek Buku, Penulisan Impressium, Daftar isi buku, Penulisan deskripsi fisik buku (kolasi), Penambahan kelengkapan CD pada kolasi, Lokasi buku pada catatan umum, Status buku.

Adapun saran yang dapat penulis sampaikan agar dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan untuk kemajuan bagi UPT Perpustakaan AA YKPN, diantaranya sebagai berikut: 1) Dalam proses peng-input-an data bibliografi buku hendaknya agar lebih teliti lagi, sehingga deskripsi mengenai suatu buku dapat tampilkan secara lengkap. serta diharapkan dapat meningkatkan nilai kepuasan kepada pemustaka. 2) Pada menu penelusuran OPAC SIPRUS perlu ditambahkan menu user guide (petunjuk umum untuk menggunakan OPAC). Hal ini sangat bermanfaat untuk pemustaka yang baru pertama kali menggunakan layanan OPAC. 3) Perlu adanya pengadaan fasilitas perpustakaan berupa penambahan unit komputer untuk OPAC dan pengolahan. 4) Kebijakan laporan kerja lapangan yang di buat oleh mahasiswa agar di-input-kan ke dalam database perpustakaan. 5) Penerapkan sistem layanan terbuka dalam perpustakaan.

Kata Kunci : Deskripsi, OPAC, software automasi.


commit to user ix

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan

hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan

segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas

waktu yang telah ditentukan.

Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk

menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Penulis

menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini

tidak dapat terselesaikan.

Atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis mengucapkan terima

kasih kepada yang terhormat :

1. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph.D Selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Bapak Drs. Hariyanto, M. Lib, Selaku Ketua Program Studi Diploma III

Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

3. Bapak Daryono, S.Sos selaku Pembimbing Akademik (PA) yang telah

membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat

menempuh perkuliahan.

4. Ibu Riah Wiratningsih, S.S., M.Si. Selaku dosen pembimbing dalam penulisan

Tugas Akhir.

5. Ibu Dra. Tri Hardiningtyas, M. Si., Selaku Penguji Tugas Akhir.


commit to user x

6. Ibu Umiarsi selaku kepala UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta yang

telah memberikan ijin serta memberikan banyak kemudahan kepada penulis

selama melaksanakan Praktek Kerja Pusdokinfo di UPT Perpustakaan AA

YKPN Yogyakarta.

7. Seluruh Staff UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta : Bp. Maryadi, Bp.

Purwanto, Mas Ardian Kusuma, Ibu Indayani, dan Ibu Sumardjilah.

8. Seluruh dosen pengajar di Program D III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah mengajarkan

semua ilmu pengetahuan tentang perpustakaan.

9. Semua pihak yang telah membantu dan memudahkan penulisan dalam

menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis menyadari bahwa masih ada

kekurangan, karena keterbatasan pengetahuan yang ada dan tentu hasilnya juga

masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu segala saran dan kritik yang

bersifat membangun sangat penulis harapkan.

Semoga kebaikan semua pihak yang telah membantu dalam penulisan

Tugas Akhir ini mendapatkan pahala dari Allah SWT dan menjadi amal kebaikan

yang tiada putus-putusnya dan semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi

semua pihak yan berkepentingan.

Surakarta, 1 Juni 2012

Penulis


commit to user xi

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ......................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN .......................................................... ii

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .............................. iii

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ........ iv

PENGESAHAN ................................................................................. v

MOTTO ............................................................................................. vi

PERSEMBAHAN ............................................................................. vii

ABSTRAK ......................................................................................... viii

KATA PENGANTAR ....................................................................... ix

DAFTAR ISI ..................................................................................... xi

DAFTAR TABEL ............................................................................. xiv

DAFTAR BAGAN ............................................................................ xv

DAFTAR GAMBAR ......................................................................... xvi

DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................... xvii

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah .................................................... 1

1.2. Rumusan Masalah ............................................................. 5

1.3. Tujuan .............................................................................. 5

1.4. Pelaksanaan dan Metode Pengumpulan Data ..................... 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Perpustakaan Perguruan Tinggi ......................................... 8

2.2. Automasi Perpustakaan ..................................................... 10

2.2.1. Manfaat Automasi Perpustakan ............................ 13

2.2.2. Unsur Automasi Perpustakaan ............................. 13


commit to user xii

2.3. OPAC (Online Public Acces Catalog)................................ 18

2.4. Peraturan Dasar dalam Pembuatan Deskripsi .................... 20

2.4.1 Bahasa ................................................................ 20

2.4.2 Penggunaan huruf besar ..................................... 20

2.4.3 Penggunaan tanda baca ....................................... 21

2.5. Unsur-Unsur Pembuatan Deskripsi ................................... 21

2.6. Penelusuran Informasi Digital ........................................... 28

2.7. SIPRUS AA YKPN .......................................................... 30

BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN AA YKPN

YOGYAKARTA

3.1. Sejarah Berdirinya ............................................................ 44

3.2. Visi, Misi dan Tujuan AA YKPN ..................................... 47

3.3. Struktur Organisasi ........................................................... 48

3.4. Gedung dan Ruang ........................................................... 51

3.5. Sumber Daya Manusia ...................................................... 54

3.6. Sumber Dana .................................................................... 55

3.7. Koleksi ............................................................................. 55

3.8. Sarana dan Prasarana ........................................................ 58

3.9. Layanan ............................................................................ 59

3.10. Keanggotaan ..................................................................... 64

3.11. Denda dan Sanksi ............................................................. 65

3.12. Tata Tertib ........................................................................ 65


commit to user xiii

BAB IV PEMBAHASAN MASALAH

4.1. Proses Input Data Deskripsi Bibliografi Buku pada Software

SIPRUS AA YKPN Yogyakarta ....................................... 68

4.1.1. Langkah-langkah untuk mengaktifkan software

SIPRUS AA YKPN ............................................ 68

4.1.2. Peng-input-an data deskripsi bibliografi buku pada

software SIPRUS AA YKPN .............................. 73

4.2. Tampilan Deskripsi Buku pada OPAC SIPRUS AA YKPN

setelah melaui proses input data bibliografi buku ............. 81

4.2.1. Langkah-langkah untuk melakukan pencarian

Koleksi perpustakaan melalui OPAC .................. 82

4.2.2. Detail deskripsi bibliografi buku pada OPAC ...... 88

4.3. Hal-hal yang perlu disempurnakan dalam proses input data

Bibliografi pada software SIPRUS .................................... 91

BAB V PENUTUP

5.1. Simpulan .......................................................................... 97

5.2. Saran ................................................................................ 101

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................ 104

LAMPIRAN


commit to user xiv

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1 Tenaga UPT Perpustakaan ...................................................... 55

Tabel 2 Jumlah koleksi Bahan Pustaka Buku ....................................... 57

Tabel 3 Sarana Prasarana .................................................................... 58


commit to user xv

DAFTAR BAGAN

Halaman

Bagan 1 Tahapan Penelusuran Informasi ........................................... 28

Bagan 2 Struktur Organisasi Makro ................................................... 49

Bagan 3 Struktur Organisasi Mikro ................................................... 50


commit to user xvi

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1 Tampilan awal Komputer ........................................................... 69

Gambar 2 Pemilihan program Barcode Wedge ........................................... 69

Gambar 3 Tampilan program Barcode Wedge ............................................ 70

Gambar 4 Pemilihan program SIPRUS ...................................................... 70

Gambar 5 Tampilan menu login software SIPRUS ..................................... 71

Gambar 6 Pemasukan kode operator dan password menu operator ........... 72

Gambar 7 Tampilan login sukses ................................................................ 72

Gambar 8 Tampilan menu awal Operator software SIPRUS ....................... 73

Gambar 9 Pemilihan menu pengolahan pada software SIPRUS ................... 74

Gambar 10 Menu form input buku sebelum diisi ........................................ 75

Gambar 11 Daftar Koleksi Pustaka Pada Software SIPRUS AA YKPN ...... 78

Gambar 12 Tampilan Icon Program Browser .............................................. 82

Gambar 13 Tampilan Local OPAC SIPRUS AA YKPN Yogyakarta........... 83

Gambar 14 Tampilan Web-site OPAC SIPRUS

AA YKPN Yogyakarta ............................................................ 85

Gambar 15 Tampilan Web-site OPAC SIPRUS

AA YKPN Yogyakarta ............................................................ 86

Gambar 16 Menu Pencarian Koleksi pada OPAC SIPRUS AA YKPN ....... 87

Gambar 17 Hasil penelusuran buku melalui OPAC .................................... 88

Gambar 18 Tampilan Koleksi Terbaru pada OPAC SIPRUS ...................... 89

Gambar 19 Tampilan detail bibliografi buku pada OPAC SIPRUS .............. 90

Gambar 20 Tambahan kolom pada detail buku OPAC................................ 94


commit to user xvii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Permohonan KKP

Lampiran 2 Surat Keterangan KKP

Lampiran 3 Surat Tugas KKP

Lampiran 4 Jawaban Ijin KKP

Lampiran 5 Jadwal KKP

Lampiran 6 Catatan Kerja Harian

Lampiran 7 Laporan Periodik

Lampiran 8 Form Penilaian

Lampiran 9 Sertifikat

Lampiran 10 Gambar Komputer OPAC

Lampiran 11 Gambar Ruang Sirkulasi dan Pengolahan

Lampiran 12 Gambar Ruang Baca dan Internet

Lampiran 13 Katalog, Label. Barcode dan Kartu Buku.


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah.

Perkembangan teknologi dan informasi (TI) yang berkembang

dengan pesat, membawa berbagai dampak terhadap perkembangan dunia

perpustakaan. Salah satunya adalah beralihnya penanganan kegiatan

perpustakaan yang semula tradisional/manual berubah menjadi

perpustakaan terautomasi. Dengan adanya perpustakaan terautomasi

diharapkan dapat membantu segala kegiatan dalam perpustakaan

sehingga lebih efisien dan akurat dalam mencapai sebuah tujuan

perpustakaan. Adapun definisi dari automasi perpustakaan menurut

Sulistyo-Basuki (1994:96) adalah penerapan teknologi informasi untuk

kepentingan perpustakaan mulai dari pengadaan hingga ke jasa informasi

bagi pembac

Saat ini sudah terdapat banyak software-software perpustakaan

yang dikembangkan, baik secara gratis maupun memerlukan biaya dalam

pengadaannya. Penggunaan software khusus pada sebuah perpustakaan

menandakan perpustakan tersebut dalam proses perkembangan untuk

menuju sebuah perpustakaan terautomasi. Dalam perpustakan

terautomasi segala kegiatan pemrosesan bahan pustaka, pelayanan,

pelaporan, dilakukan menggunakan komputer dan software khusus untuk

perpustakaan. Sehingga pekerjaan pustakawan sedikit terbantu dan


commit to user

2

pustakawan dapat fokus melakukan kegiatan pelayanan, pengembangan

perpustakaan dan kegiatan-kegiatan lain yang berhubungan dengan

promosi perpustakaan. Serta diharapkan dengan adanya automasi

perpustakaan layanan yang terdapat di perpustakaan dapat memberikan

pelayanan secara cepat, tepat dan efisien, sehingga dapat menambah nilai

kepuasan pengguna perpustakaan.

Salah satu upaya yang dilakukan UPT Perpustakaan AA YKPN

untuk meningkatkan layananan kepada mahasiswa agar mereka dapat

memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan dengan baik, yaitu dengan

cara menggunakan software SIPRUS (Sistem Informasi Perpustakaan),

SIPRUS merupakan program (software computer) yang dibangun dengan

menggunakan teknologi berbasis web yang dioptimalisasikan, dimana

sistem ini mempunyai fleksibilitas dan integrasi data yang tinggi. Disebut

fleksibilitas dikarenakan aplikasi ini dapat dijalankan dalam dua Platform

yaitu Linux dan Windows. Sedangkan disebut memiliki integritas tinggi

karena sistem ini dapat menunjang dan mendukung pelayanan yang

terpadu pada lingkup perpustakaan dari pendaftaran, sirkulasi

(peminjaman dan pengembalian) sampai dengan pengajuan kartu bebas

perpustakaan. serta layanan OPAC (Online Public Acces Catalog) yang

sangat membantu bagi mahasiswa maupun pustakawan dalam proses

temu kembali informasi.


commit to user

3

Namun kenyataan di lapangan informasi tentang buku yang

tersedia melalui OPAC kurang memuaskan bagi pengguna. Adapun

informasi di OPAC saat ini, hanya meliputi : nama pengarang, judul,

kolasi, impressium dan ISBN. Padahal informasi yang tersedia dalam

OPAC merupakan gambaran umum dari buku yang dimiliki oleh

perpustakaan. Jadi, semaksimal mungkin OPAC tersebut dapat

mewakili isi maupun bentuk fisik dari buku tersebut. Terlebih lagi UPT

Perpustakaan AA YKPN menerapkan sistem layanan tertutup, jadi

mahasiswa tidak dapat secara langung mencari buku di rak. Mahasiswa

hanya mendapatkan gambaran dini dari buku yang dia butuhkan melalui

detail deskripsi bibliorafi buku yang terdapat pada OPAC. Dalam hal ini

sebaiknya pihak UPT Perpustakaan AA YKPN dapat meningkatkan

pelayanan kepada pengguna perpustakaan dari segi peng-input-an data

deskripsi bibliografi buku secara maksimal, unsur-unsur dari buku yang

belum dimasukkan supaya dilengkapi. Sehingga pengguna perpustakaan

merasa puas akan informasi yang terkandung dalam OPAC dan tidak

terjadi kesalahan dalam pemilihan bahan koleksi apa yang dibutuhkan.

Untuk menanggapi masalah di atas. Maka, pihak UPT

Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta berusaha meningkatkan pelayanan

kepada pemustaka dari segi peng-input-an data deskripsi bibliografi buku

supaya informasi-informasi buku yang sebelumnya belum dimasukkan

agar dimasukkan. Sehingga informasi yang terkandung dalam OPAC

dapat memberikan gambaran secara dini kepada pemustaka mengenai


commit to user

4

buku yang dia butuhkan. Adapun prosedur peng-input-an data deskripsi

bibliografi buku agar dilengkapi, sesuai dengan peraturan pembuatan

unsur-unsur deskripsi bibliografi buku. Menurut Muh. Kailani Eryono

(1999:103) menyatakan unsur-unsur dalam pembuatan entri deskripsi

bibliografi buku dalam OPAC yaitu judul, pernyataan pengarang,

keterangan edisi, impressium (tempat terbit, penerbit dan tahun terbit),

kolasi, keterangan seri, catatan, ISBN Sehingga tidak

sekedar judul, pengarang dan penerbit saja yang ditampilkan pada

OPAC. Namun, informasi-informasi deskripsi yang terkandung dalam

buku juga dapat ditampilkan. Seperti, subyek buku, cover buku,

kelengkapan buku termasuk di dalamnya CD (compact-disk), status

keberadaan buku (rusak, diperbaiki, hilang dan tersedia), dan lokasi

keberadaan buku.

Dari uraian tersebut di atas, penulis mengangakat OPAC

(Online Public Acces Catalog) SIPRUS AA YKPN (Evaluasi

Kelengkapan Informasi Detail Bibliografi Buku dalam OPAC

Software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta untuk Penulisan Tugas

Akhir.


commit to user

5

1.2. Rumusan Masalah.

1.2.1. Bagaimanakah proses input data deskripsi bibliografi buku pada

software SIPRUS AA YKPN di Perpustakaan AA YKPN

Yogyakarta sehingga dapat ditampilkan di layanan OPAC ?

1.2.2. Bagaimanakah tampilan detail deskripsi bibliografi buku pada

OPAC SIPRUS AA YKPN setelah proses input data bibliografi

buku pada software SIPRUS AA YKPN ?

1.2.3. Perihal apa saja yang perlu disempurnakan dalam proses input data

deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS AA YKPN ?

1.3. Tujuan Tugas Akhir.

1.3.1. Untuk mengetahui bagaimana proses input data deskripsi

bibliografi buku pada software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta

sehingga dapat muncul di layanan OPAC.

1.3.2. Untuk megetahui tampilan detail deskripsi bibliografi buku pada

OPAC SIPRUS AA YKPN setelah melaui proses input data

deskripsi bibliografi buku.

1.3.3. Untuk mengetahui hal-hal apa yang perlu disempurnakan dalam

proses input data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS.


commit to user

6

1.4. Pelaksanaan dan Metode Pengumpulan Data.

Penyusunan tugas akhir ini merupakan rangkaian kuliah kerja

Pusat Dokumentasi dan Informasi ( PUSDOKINFO ) yang dilaksanakan

pada tanggal 14 Februari 30 Maret 2012, dari senin- jumat pukul 07.30

- 15.30 WIB. Praktek kerja lapangan bertempatan di UPT Perpustakaan

AA YKPN Yogyakarta Jl. Gagak Rimang No. 2-3-4 (Balapan)

Yogyakarta 55222.

1.4.1. Metode Observasi

Menurut Slamet Widodo (2004:64) dalam bukunya yang

berjudul metodologi penelitian menyebutkan bahwa metode

pengumpulan data dengan menggunakan pengamatan di lapangan

secara langsung, jadi metode pengamatan atau observasi adalah

pengamatan dan pencatatan yang sistematis terhadap gejala-gejala

yang diteliti. Dalam metode observasi ini penulis melakukan

pengamatan dan pencatatan secara sistematis dari hasil

pengamatan-pengamatan tersebut selama kegiatan berlangsung

yang dilakukan di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta.

1.4.2. Metode Wawancara

Menurut Slamet Widodo (2004:67) menyatakan bahwa

adalah metode dengan menggunakan tanya jawab

lisan antara dua orang atau lebih secara langsung. Pewancara

dalam metode ini disebut intervieuwer, sedangkan orang yang

diwawancarai disebut Dalam metode wawancara


commit to user

7

ini penulis mengadakan tanya jawab secara langsung kepada

petugas dan pengunjung yang ada di UPT Perpustakaan AA YKPN

Yogyakarta. Adapun petugas yang penulis wawancarai meliputi

petugas pada bagian sirkulasi, bagian pengolahan, bagian majalah

dan internet, serta kepala bagian UPT Perpustakaan AA YKPN.

1.4.3. Metode Dokumentasi.

Menurut Suharsimi Arikunto (2002:206) menyatakan

metode yang dilakukan dengan

mencari data mengenai hal-hal variable yang berupa catatan,

transkrip, buku, surat kabar, majalah, prasati, notulen rapat,

Dalam metode dokumentasi ini

penulis mencari sumber-sumber referensi di perpustakaan untuk

mencari informasi berkaitan dengan penelitian yang dilakukan.

1.4.4. Metode Studi Pustaka

Metode studi pustaka adalah cara pengumpulan data yang

digunakan sebagai acuan dan rujukan dalam pengolahan data dan

menafsirkannya harus dilakukan dengan tolak ukur berupa

teori-teori yang diterima kebenarannya di dalam berbagai literatur

(Nawawi, 1994: 23) . Metode dengan studi pustaka ini dengan cara

penulis menggunakan pustaka atau literatur sebagai acuan atau

rujukan dalam penulisan tugas akhir ini.


commit to user

8

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Perpustakaan Perguruan Tinggi

Menurut Sulistiyo-Basuki (2009:4.18) dalam bukunya yang

berjudul Pengantar ilmu perpustakaan, menyatakan bahwa Perpustakan

Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang dikelola oleh perguruan

tinggi dengan tujuan membantu tercapainya tujuan perguruan tinggi.

Menurut pelaksanaanya terdapat 2 jenis perpustakaan perguruan tinggi

yaitu :

Sistem Sentralisasi adalah semua koleksi dijadikan satu, termasuk

juga semua kegiatannya, maka kegiatan pemilihan, pengadaan,

pengolahan hingga ke pemencaran informasi dilakukan oleh

pusat. Jadi dalam sistem sentralisasi perpustakaan yang ada hanya

perpustakaan pusat sedangkan perpustakaan fakultas dan jurusan

tidak ada.

Sistem Desentralisasi adalah sistem perpustakaan yang tidak

memiliki perpustakaan pusat yang ada hanyalah perpustakaan

fakultas maupun perpustakaan jurusan.


commit to user

9

Dalam bukunya yang berjudul Periodisasi Perpustakaan

Indonesia Sulistyo-Basuki (1994:65) menuliskan pengertian lain dari

Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagai berikut :

Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang berada di bawah pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi dalam mencapai tujuanya. Dalam pengertian ini perguruan tinggi adalah universitas, fakultas, jurusan, institut, sekolah tinggi dan akademi serta berbagai badan bawahanya seperti lembaga penelitian.

Sedangkan menurut Sutarno (2003:35) dalam bukunya

Perpustakaan dan Masyarakat menyebutkan bahwa :

Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada suatu perguruan tinggi, baik universitas, akademi, sekolah tinggi atau institut. Keberadaaan, tugas dan fungsi perpustakaan tersebut adalah dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat .

Jadi Perputakaan Perguruan Tinggi merupakan perpustakaan yang

terdapat di dalam universitas dan memiliki tugas untuk melaksanakan Tri

Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat. Adapun peran Perpustakaan Perguruan Tinggi

sangatlah penting yaitu membantu pemustaka khususnya mahasiswa,

karyawan, maupun dosen dalam menyediakan layanan informasi secara

cepat, tepat dan efisien serta ilmu pengetahuan sesuai dengan kebutuhan

masing-masing pemustaka.


commit to user

10

2.2. Automasi Perpustakaan

Sulistyo- Automasi perpustakaan

adalah penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan,

mulai dari pengadaan hingga ke jasa informasi kepada pembaca Dalam

bukunya yang berjudul Perpustakaan dan Kepustakaan, Purwono dan Sri

Suharmini (2009:1.30) menjabarkan pengertian tentang automasi

perpustakaan sebagai berikut :

Perpustakaan Automasi adalah penerapan teknologi informasi terutama komputer untuk kepentingan perpustakaan sehingga yang terautomasi adalah teknik operasional perpustakaan seperti, pengadaaan, sirkulasi, pengolahan, serta keperluan administrasi perpustakaan. sementara itu bahan pustaka masih berupa kertas

Menurut Yuyu Yulia dan B. Mustofa (2009:9.2) yang dimaksud

dengan sistem automasi di perpustakaan adalah menjalankan seluruh

(sebagian besar) kegiatan di perpustakaan untuk meningkatkan mutu

layanan dengan menggunakan sarana teknologi informasi (komputer)

secara terpadu. Adapun bagian di perpustakaan yang diautomasikan

adalah :

1. Pengembangan koleksi (survei bahan pustaka, seleksi, dan

pemesanan serta pembelian buku)

2. Pengelolaan bahan pustaka yang akan dilayankan (penentuan

Nomor klasifikasi, penentuan subyek, pembuatan dan

pemasangan sistem barcode dan sistem keamanan koleksi).


commit to user

11

3. Pelayanan kepada pengguna

a. Penelusuran katalog melalui sarana OPAC (online public

access catalog)

b. Sistem peminjaman, pengembalian, penagihan

keterlambatan, denda, pemesanan (reservasi), semua

bagian ini biasa dikenal sebagai layanan sirkulasi.

c. Sistem pelaporan dan pembuatan statistik.

d. Sistem pencatatan anggota dan sistem pencatatan automasi

bagi pengunjung perpustakaan.

Adapun penjelasan dari kalimat yang disebutkan di atas

perpustakaan baru dapat dikatakan menggunakan sistem automasi apabila

sudah memanfaatkannya untuk seluruh atau paling tidak sebagian besar

kegiatan yang dilakukan. Kalau hanya untuk satu kegiatan, misalnya

hanya untuk meng-input dan menampilkan di OPAC belum dapat

dikatakan menerapkan sistem automasi. Apabila penggunaan komputer

hanya untuk satu atau dua kegiatan, itu berarti hanya menggunakan

komputer di perpustakaan. belum dapat dikatakan sistem automasi

perpustakaan. Sedangkan

automasi perpustakaan adalah untuk meningkatkan mutu layanan di

perpustakaan, maka apabila sistem automasi dalam perpustakaan belum

dapat meningkatkan mutu layanan tidak dapat dikatakan sistem automasi.


commit to user

12

Ini berarti tidak hanya

komputer yang digunakan dalam mengembangkan sistem automasi di

perpustakaan, melainkan ada pula bentuk teknologi informasi lainya.

Walaupun tentu saja intinya adalah perangkat keras dan perangkat lunak

komputer, seperti yang biasa digunakan pada umumnya di kantor-kantor.

Semua sistem dan sarana itu digunakan secara terpadu atau saling terkait

satu sama lain dalam suatu sistem jaringan.

Suatu sistem seharusnya bermanfaat dalam meningkatkan mutu

layanan perpustakaan. Tentu ini menyangkut pula dua hal. yaitu sistem

automasi akan bermanfaat bagi pengguna yang akan memerlukan

layanan perpustakaan dan bermanfaat pula bagi petugas perpustakaan

yang akan melakukan tugas pelayan. misalnya petugas di bagian

pengembangan koleksi (mengetahui usulan-usulan bahan koleksi dari

user melalui layanan usulan buku di OPAC), bagian pengelolaan bahan

pustaka (pemberian barcode, label, katalog dan kartu buku) dan bagian

administrasi (pendaftaran anggota, bebas perpustakaan, dan perpanjangan

anggota).

Jadi Automasi Perpustakaan adalah penerapan teknologi informasi

terutama komputer untuk kepentingan perpustakaan sehingga yang

terautomasi adalah teknik operasional perpustakaan seperti, pengadaaan,

sirkulasi, pengolahan, serta keperluan administrasi perpustakaan.


commit to user

13

kegiatan automasi perpustakaan memiliki tujuan untuk meningkatkan

kualitas layanan dan meningkatkan kepuasan pengunjung.

2.2.1. Manfaat Automasi Perpustakan

Pemanfaatan dan penggunaan teknologi nformasi saat ini

telah menyebar hampir di semua bidang, tidak terkecuali

perpustakaan. dalam masyarakat maju, pengetahuan merupakan

sumber daya primer untuk individu dan publik. Sebagai akibatnya,

perpustakaan harus dapat meningkatkan layanan dan fasilitas untuk

pemustaka sebab perpustakan mempunyai fungsi sebagai pendidik.

Maka dengan menerapkan automasi di perpustakaan dapat

meningkatkan pelayanan kepada pemustaka.

Menurut Wahyu Supriyanto & Ahmad Muhsin (2008:37)

automasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan TI

(teknologi informasi) akan memberikan manfaat sebagai berikut :

Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam

perpustakaan.

Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna

perpustakaan.

Meningkatkan citra perpustakan

Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan

global.

2.2.2. Unsur Automasi Perpustakaan

Sistem automasi perpustakaan dalam pelaksanaannya

memerlukan unsur-unsur atau syarat yang saling mendukung dan

terkait satu dengan lainnya. Dalam bukunya yang berjudul


commit to user

14

Teknologi Informasi Perpustakaan, Wahyu Supriyanto & Ahmad

Muhsin (2008:38) menyebutkan unsur-unsur dalam automasi

perpustakaan meliputi :

1. Pengguna (users)

Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah

sistem automasi perpustakaan. Dalam pembangunan sistem

perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui

konsultasi dengan pengguna-penggunanya yaitu meliputi

pustakawan, staf yang nantinya bertugas sebagai operator,

teknisi dan administrator serta para anggota perpustakaan.

Automasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik apabila

memenuhi kebutuhan pengguna, baik staf maupun anggota

perpustakaan. Tujuan dari sistem automasi perpustakaan

adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna.

Pustakawan yang bersangkutan harus dilibatkan, mulai

dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan

dari masing-masing pustakawan harus dikumpulkan untuk

menjamin kerja sama mereka. Tenaga-tenaga inti yang

dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan administrator

sistem harus dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.

2. Perangkat Keras (Hardware)

Sebuah perangkat/mesin yang dapat menerima dan

mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat


commit to user

15

serta diperlukan program untuk menjalankanya. Fungsi

perangkat keras untuk mengumpulkan data dan

mengubahnya ke dalam suatu bentuk yang dapat diproses

oleh komputer. Menurut Yuyu Yulia (2009:9.7)

menyatakan bahwa :

Hardware atau perangkat keras adalah benda atau peralatan teknologi informasi yang digunakan untuk menunjang sistem automasi perpustakaan. termasuk disini adalah perangkat komputer, printer, scanner, barcode scanner, peralatan sistem keamanan koleksi, modem/jaringan untuk fasilitas internet. Sehingga dapat memberikan layanan perpustakaan yang

3. Perangkat Lunak (Software)

Dalam bukunya yang berjudul pengolahan bahan

pustaka, Yuyu Yulia (2009:9.6 Software

atau perangkat lunak adalah program komputer yang

digunakan untuk menjalankan suatu pekerjaan dengan

sistem automasi . Ada beberapa jenis software yang banyak

digunakan, misalnya software sistem operasi (Windows,

Linux, dsb), software aplikasi (misalnya MS Office, Adobe

Acrobat) dan juga software khusus perpustakaan seperti

SIPRUS, UNSLA, dan SENAYAN.


commit to user

16

4. Network /Jaringan

Automasi Perpustakaan harus mampu memenuhi

kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui

teknologi informasi. Menurut Wahyu Supriyanto (2008:59)

lain komputer sebagai server dan klien, network interface

card (LAN Card terminal kabel (hub)), jaringan telepon

atau modem

Hal yang perlu diperhatikan dalam membangun

jaringan komputer adalah sebagai berikut :

Jumlah komputer serta ruang lingkup dari

jaringan (LAN,WAN).

Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel

distribusi.

Protokol komunikasi yang digunakan.

Menentukan staf yang bertanggung jawab

dalam pembangunan jaringan.

5. Data

Data merupakan bahan baku informasi. Data dapat

berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus. Menurut

Wahyu Supriyanto (2008:69) menyebutkan bahwa data

merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan

sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili


commit to user

17

kuantitas, fakta, tindakan, benda dan sebagainya. Serta ciri

khas dari data yaitu terbentuk dari karakter, dapat berupa

alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *,$ dan /.

Adapun susunan dari data terdiri dari bits, byte, fields,

records, file dan database.

Sedangkan menurut Yuyu Yulia (2009:9.6)

menyatakan bahwa :

Database adalah kumpulan informasi terstruktur dan saling terkait yang akan dikelola dan dimanfaatkan melalui sistem automasi. Istilah lain yang sering digunakan untuk pengertian yang sama adalah basisdata atau pangkalan data. Database untuk sistem automasi perpustakaan adalah database katalog koleksi perpustakaan (katalog buku, majalah) atau database lainya seperti database anggota perpustakaan, database pegawai perpustakaan.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa

database adalah kumpulan dari beberapa file yang saling

berkaitan. Adapun contoh dari database adalah database

anggota perpustakaan, database koleksi umum di

perpustakaan, database pegawai perpustakaan dan

sebagainya.

6. Manual/Panduan Operasional

Menurut Kamus Lengkap Bahasa Indonesia

karangan Em Zul Fajri (2003:67) menyebutkan bahwa buku

pedoman merupakan buku yang biasa digunakan sebagai

acuan dalam melakukan sesuatu kegiatan.


commit to user

18

Manual/panduan operasional sering disebut juga

prosedur yang memiliki arti tentang penjelasan bagaimana

memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat

keras atau perangkat lunak. Manual adalah kunci bagi

kelancaran suatu sistem automasi perpustakaan. Melalui

jaringan internet serta perkembangan teknologi informasi

saat ini, semua pekerjaan semakin mudah sehingga

memungkinkan seseorang mencari referensi dengan mudah.

2.3. OPAC (Online Public Acces Catalog)

Dalam perpustakaan yang telah berbasis automasi kita sering

menjumpai istilah OPAC (Online Public Acces Catalog) atau Katalog

Online. Menurut Wahyu Supriyanto (2008:134) menjelaskan bahwa

Online Public Acces Catalog) adalah sebuah fitur yang

digunakan untuk memfasilitasi pengunjung untuk mencari katalog koleksi

perpustakaan yang dapat diakses oleh umum . Untuk mencari koleksi

langkah pertama mengetikkan judul buku yang kita cari dalam OPAC.

Dapat juga dilakukan dengan menggunakan kata kunci judul, pengarang,

subyek dan nomor klasifikasi.

Fasilitas ini dapat digunakan pengunjung perpustakaan untuk

melakukan pencarian katalog, baik katalog buku, majalah, dan laporan

penelitian. Menurut Wahyu Supriyanto (2008:134) dalam layanan OPAC


commit to user

19

harus memiliki fitur yang bersifat mudah, fleksibel dan akurat. Adapun

fitur tersebut meliputi :

Home page OPAC (Online Public Acces Catalog)

Pencarian simple search

Pencarian advance search

Menampilkan detail katalog

Menampilkan status ketersediaan buku.

Pencarian buku baru

Pemesanan/usulan buku

Download data digital (abstraksi/full-teks)

Berdasarkan uraian dari pengertian OPAC di atas dapat diambil

kesimpulan bahwa OPAC merupakan suatu sistem temu balik informasi

berbasis komputer yang dapat digunakan oleh pengguna maupun petugas

perpustakaan untuk menelusur koleksi bahan pustaka suatu perpustakaan

atau unit informasi lainnya yang dapat diakses secara online. Fungsi dari

OPAC sebagai sarana temu balik informasi. Selain sebagai alat bantu

penelusuran, OPAC dapat juga digunakan sebagai sarana untuk memeriksa

status suatu bahan pustaka serta fitur lain di dalam OPAC seperti menu

untuk kritik dan saran, menu absensi pengunjung untuk statistik

pengunjung, menu tanya jawab (user interface), menu pengumuman, dan

juga menu untuk menampilkan koleksi bahan pustaka terbaru. Melalui

OPAC, pengguna dapat mengetahui lokasi atau tempat penyimpanan

bahan pustaka/koleksi tersebut berada. Oleh karena itu, OPAC merupakan

sistem temu balik informasi yang merupakan bagian dari sistem automasi

perpustakaan.


commit to user

20

2.4. Peraturan Dasar dalam Pembuatan Deskripsi Bibliografi Buku

Menurut Muh. Kailani Eryono (1999 :97) dalam pembuatan

deskripsi bibliografi buku terdapat peraturan yang menjadi dasar dalam

pembuatannya, meliputi bahasa, penggunaan huruf besar, dan penggunaan

tanda baca. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

2.4.1. Bahasa

1. Bahasa buku digunakan dalam pokok uraian. Ini berarti bahwa

penambahan yang diperlukan untuk memperlancar atau

menjelas keterangan dalam pokok uraian harus dinyatakan

dalam bahasa buku.

2. Apabila sebuah karya menggunakan lebih dari satu bahasa,

maka dalam pokok uraian digunakan bahasa yang diutamakan

karya yang bersangkutan, dan jika tidak ada bahasa yang

diutamakan, maka yang digunakan adalah bahasa yang pertama

disebut dalam halaman judul karya.

3. Bahasa indonesia digunakan untuk menyatakan keterangan

dalam kolasi dan catatan. Dalam catatan dapat dinyatakan

kutipan diantara dua tanda petik, misalnya untuk menyatakan

judul asli sebuah buku terjemahan.

2.4.2. Penggunaan huruf besar

Huruf besar digunakan sebagai berikut :

1. Pada permulaan kalimat dan setelah titik selalu digunakan huruf

besar, kecuali beberapa hal dalam kolasi.


commit to user

21

2. Huruf pertama nama orang, nama tempat, nama peristiwa,

dalam sejarah dan lain-lain dinyatakan dengan huruf besar.

2.4.3. Penggunaan tanda baca

Dalam membuat deskriptif katalog digunakan berbagai tanda baca

sebagai berikut :

1. Tanda titik disertai strip (.--) digunakan untuk memisahkan

unsur-unsur dalam pokok uraian.

2. Tanda titk (.) digunakan untuk memisahkan bagian-bagian dari

deskripsi.

3. Tanda titik dua (:) digunakan untuk memisahkan judul utama

dari judul tambahan, dan mendahului keterangan ilustrasi pada

kolasi.

4. Tanda titik koma (;) digunakan mendahului unsur ukuran tinggi

buku dan unsur nomor seri dalam keterangan seri.

5. Tanda koma (,) digunakan untuk memisahkan halaman angka

Romawi kecil dengan halaman angka Arab.

6. Tanda sama dengan (=) digunakan untuk memisahkan judul

utama dangan judul alternatif.

2.5. Unsur-Unsur Pembuatan Deskripsi Bibliografi Buku

Menurut Muh. Kailani Eryono (1999 :103) dalam penyusunan

deskripsi bibliografi buku terdapat unsur-unsur penting yang harus

diperhatikan, namun secara garis besar susunan dari unsur-unsur tersebut


commit to user

22

adalah judul, keterangan kepengarangan, keterangan edisi, impresium,

kolasi, keterangan seri, catatan, ISBN, dan jejakan. Adapun uraiannya

adalah sebagai berikut :

2.5.1. Judul

1. Judul utama diawali dengan huruf besar

2. Judul tambahan dipisahkan dari judul utama dengan titik dua (:)

3. Judul alternatif yakni judul yang sama dalam bahasa yang

berbeda dipisahkan dari judul utama dengan tanda koma (,)

sejenisnya sesuai bahasa yang digunakan dalam

karya yang bersangkutan.

4. Apabila judul terlalu panjang, maka dapat diperpendek dengan

cara mengambil sekurang-kurangnya lima kata pertama, kata-

kata yang dihilangkan ditandai dengan tiga tanda titik.

5. Jika terdapat judul paralel (yaitu judul yang sama dalam bahasa

yang berbeda), maka judul tersebut dipisahkan dari judul utama

6. Apabila seluruh unsur judul terdapat dalam satu karya, maka

urutanya diatur sebagai berikut : judul utama, judul paralel,

judul alternatif, dan judul tambahan.

2.5.2. Keterangan Kepengarangan.

Nama pengarang baik orang maupun badan korporasi

diulang dalam deskripsi (pokok uraian) setelah judul dan didahului

dengan tanda garis miring (/) , dengan ketentuan sebagai berikut :


commit to user

23

1. Penyebutan nama pada deskripsi tanpa mengubah struktur nama

seperti pada tajuk, dicatat sesuai data yang terdapat pada

halaman judul, Contoh : Gaya Kepemimpinan: (Pendekatan

bakat situasional)/ R. Achmad Rustandi

2. Nama pengarang ganda sebanyak-banyaknya tiga orang,

seluruhnya dicantumkan pada deskripsi, masing-masing

dipisahkan dengan tanda koma. Jika perlu dapat digunakan

Dasar-dasar

manajemen/ oleh S.Hadibroto, Daniel Lubis [oleh] Sudrajat

Sukadam.

3. Jika nama pengarang ganda lebih dari tiga, maka dalam

deskripsi dicantumkan nama pengarang pertama dengan

Contoh : Manajemen

perpustakaan/ Sudarsono [et al].

4. Selain nama pengarang, semua yang terlibat dalam

kepengarangan disebutkan dalam deskripsi setelah penyebutan

nama pengarang. Dalam hal ini termasuk di dalamnya ; nama

penerjemah, ilustrator, dan penyunting. Masing-masing

dipisahkan dengan tanda titk koma (;). Contoh : Sejarah

kebudayaan Islam/ Ahmad Syalabi; alih bahasa Muchtar Yahya

dan Sanusi.

5. Gelar akademik dan nama panggilan tidak dinyatakan dalam

deskripsi.


commit to user

24

2.5.3. Keterangan edisi.

Dalam mencantumkan keterangan edisi digunakan istilah

dalam bahasa buku dan disingkat misalnya : edisi = ed.;

cetakan=cet.; lampiran=lamp.

2.5.4. Impressium

Yang dimaksud impresium adalah : tempat penerbit, nama

penerbit, dan tahun terbit.

1. Pencantuman tempat terbit ditentukan sebagai berikut :

Pencantuman tempat terbit didahului dengan tanda: .

Contoh : . Jakarta

Jika terdapat dua tempat penerbit , keduanya dapat

dicantumkan dengan pemisahan tanda titik koma (;).

Contoh : . Jakarta;Bandung

Jika nama tempat terbit tidak dijumpai dalam karya, dapat

diganti dengan : Pencetak, atau distributor buku.

Jika nama tempat penerbit, pencetak dan penyalur tidak

2. Pencantuman nama penerbit ditentukan sebagai berikut :

Nama penerbit didahului dengan titik dua (:).

Contoh : . Jakarta : Bulan Bintang

Singkatan yang menunjukan jenis perusahaan seperti : PT,

Fa, Co dan sejenisnya tidak disebutkan dalam impresium,

. Contoh : . Jakarta:Gunung Mulia.


commit to user

25

Jika nama penerbit tidak diketahui, nama pencetak atau

distributor dapat dinyatakan sebagai gantinya.

3. Pencantuman Tahun Terbit ditentukan sebagai berikut :

Tahun terbit didahului dengan tanda koma (,). Contoh : .

Jakarta: Bulan Bintang, 1985.

Jika masehi tidak dijumpai, maka tahun yang tercantum

dinyatakan dengan penjelasan tahun Masehi dalam kurung

siku. Contoh : .. Cairo: Dar al-

Jika tahun penerbitan tidak dinyatakan dalam karya

hendaknya dapat diperkirakan dalam kurung siku disertai

tanda tanya. Dalam hal ini jika tidak dapat diperkirakan,

maka dibuatkan perkiraan dalam dasa warsa, atau dalam

abad. Contoh : [1970?] , [197-?].

2.5.5. Kolasi

Yang dimaksud dengan kolasi adalah pernyataan yang

menyangkut fisik bahan pustaka, yang terdiri atas jumlah halaman,

tinggi buku dan keterangan ilustrasi.

Keterangan kolasi dinyatakan dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Keterangan dinyatakan secara singkat ke dalam bahasa

indonesia :

Halaman disingkat hal.

Ilustrasi disingkat ilus.

Bibliografi disingkat bib.

Indeks disingkat ind.


commit to user

26

Sentimeter disingkat cm.

Volume disingkat v.

2. Jumlah halaman dinyatakan dalam angka romawi kecil dan

dalam angka arab. Di antara keduanya dipisahkan dengan tanda

koma (,).

Contoh : viii, 250 hal.

3. Keterangan ilustrasi, indeks, gambar, dan bibliografi didahului

dengan tanda titk dua (:).

Contoh : viii, 250 hal.: ilus. Ind.

4. Ukuran tinggi buku dinyatakan dengan sentimeter dan didahului

dengan tanda titik koma (;).

Contoh : viii, 250 hal.: ilus.: ind.; 24 cm.

2.5.6. Keterangan Seri

Keterangan seri dinyatakan sebagai berikut :

1. Keterangan nama dan nomor seri dinyatakan di antara dua

kurung, setelah penyebutan kolasi.

2. Pernyataan nomor seri didahului dengan tanda titik koma (;).

Contoh : viii, 250 hal.: ilus.; 24 cm. (Seri Manajemen; No.4).

2.5.7. Catatan

Hal-hal penting yang tidak tertampung dalam pokok uraian

dapat dinyatakan dalam catatan, misalnya judul asli dari suatu

karya terjemahan, penunjukan halaman bibliografi.

1. Judul asli dari suatu karya terjemahan dinyatakan di antara dua

tanda petik


commit to user

27

-Tarbiyah al-

2. Jika sumber bacaan perlu dinyatakan secara khusus beserta

lokasinya.

Contoh : Bib. Hal. 245.

2.5.8. Standar Internasional Nomor Buku (ISBN)

ISBN didahului huruf ISBN, dan ditulis dengan tanda

hubung (-) di antara bagian nomornya.

Contoh : ISBN 0-9987-3452-08.

Jika diketahui maka ISBN harus dicantumkan.

2.5.9. Jejakan.

Jejakan berisi keterangan tentang entri tambahan yang perlu

dibuat. Dengan adanya jejakan dapat diketahui oleh yang

menggandakan katalog, entri tambahan apa saja yang perlu dibuat.

Jejakan dibuat dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Untuk jejakan subyek diberi nomor urut dengan angka Arab,

dan istilah subyek seluruhnya dinyatakan dengan huruf kapital.

Contoh : 1. PENDIDIKAN 2. SOSIOLOGI

2. Jejakan-jejakan lain diberi nomor urut dengan angka romawi

dengan ketentuan sebagai berikut :

Judul disingkat J.

Judul Seri disingkat JS.

Judul Asli disingkat JA

Nama pengarang ditulis sesuai namanya pada tajuk.

Contoh : 1. J II. Yahya, Muchtar


commit to user

28

2.6. Penelusuran Informasi Digital

Menurut Sri Hartinah (2010:3.12) menyebutkan bahwa

Penelusuran informasi Digital yaitu penelusuran yang dilakukan dengan

melalui media digital atau elektronik seperti melalui OPAC (online Public

Access Catalog), search Engine (di Internet), database online, jurnal

elektronik, reference online, dan informasi lain yang tersedia secara

elektronik/digital. Tahapan penelusuran informasi memiliki suatu

rangkaian kegiatan yang berisikan alur/tahap pemustaka dalam

menemukan informasi. Berikut ini adalah sekilas ilustrasi proses

penelusuran sebuah informasi oleh pemustaka unit

informasi/perpustakaan. Adapun tahapan dari penelusuran informasi

digital sebagai berikut :

Bagan 1 Tahapan Penelusuran Informasi

Sumber : Sri Hartinah, (2010:3.12)

Hasil

Alat/Sumber Penelusuran

Evaluasi

Pemustaka Kebutuhan Pencatatan Analisa

Cocok Tidak Cocok


commit to user

29

Beberapa hal penting dalam penelusuran.

a. Kunci penelusuran, yaitu merupakan karakteristik informasi atau

dokumen yang dapat digunakan untuk keperluan penelusuran dan

pemilihan dokumen/informasi. Seperti data atau informasi

kebutuhan yang diberikan oleh pemustaka seperti subyek, nama

penulis, judul, tahun terbit, geografis, dan sebagainya

b. Penelusuran Pertanyaan, merupakan sebuah prosedur yang akan

membantu penelusuran dalam proses penelusuran terutama untuk

keperluan berikut ini :

1) Menghindari pengulangan penelusuran.

2) Bahan evaluasi temu kembali informasi, termasuk analisis

prosedur yang digunakan untuk efektivitasnya.

3) Identifikasi kebutuhan informasi dan dokumen.

4) Pencatatan pertanyaan yang diajukan dari pemustaka.

5) Memahami bahasa dokumenter dari pemustaka, misalnya ada

pemustaka yang memakai istilah kera namun dalam

perpustakaan dikenal sebagai Macacaicus

6) Evaluasi pemustaka

c. Alat Penelusuran yaitu merupakan alat yang digunakan sebagai

sarana untuk proses penelusuran informasi/dokumen.


commit to user

30

2.7. SIPRUS AA YKPN

SIPRUS dibangun dengan menggunakan teknologi berbasis web

yang dioptimalisasikan, dimana sistem ini mempunyai fleksibilitas dan

integrasi data yang tinggi. Disebut fleksibilitas dikarenakan aplikasi ini

dapat dijalankan dalam dua Platform yaitu Linux dan Windows. Sistem

ini dapat menunjang dan mendukung pelayanan yang terpadu pada

lingkup perpustakaan dari pendaftaran, sirkulasi (peminjaman dan

Pemngembalian) sampai dengan pengajuan kartu bebas perpustakaan.

semuanya terintegrasi dalam satu sistem, sehingga pelayanan dapat

dilakukan secara maksimal. Dalam sistem ini terdapat 2 bentuk

penyediaan data yaitu dalam bentuk tabel maupun grafik. (Buku

Pedoman SIPRUS AA YKPN, 2008).

Dalam penggunaan SIPRUS AA YKPN ini harus menggunakan

jaringan komputer sebagai infrastuktur. Dengan jaringan komputer

sistem dalam SIPRUS dapat digunakan dan diakses. Dalam pembuatan

SIPRUS AA YKPN menggunakan teknologi 3- tried client server (Web

Based). 3-tried client server merupakan teknologi yang terbagi menjadi 3

bagian, yaitu User interface (front end), Middle ware (buisness server)

dan database server (back end). Fornt end bertanggung jawab terhadap

tampilan antar muka dengan pengguna. Middle ware bertanggung jawab

terhadap semua proses transaksi. Sedangkan database server bertanggung

jawab terhadap penyimpanan data. Program yang digunakan untuk fornt

end adalah mozilla firefox, middle ware menggunakan program Apache,


commit to user

31

sedangkan database server menggunakan PostgreSQL (Buku Pedoman

SIPRUS AA YKPN, 2008).

Sistem informasi perpustakaan ini dibuat bertujuan untuk

menyelesaikan pekerjaan operasional di UPT Perpustakaan. Dalam

sistem informasi perpustakaan yang selanjutnya disebut SIPRUS. Dalam

dokumentasi analisa ini dimuat hasil analisa sistem perpustakaan dari

Event List, hal-hal yang perlu diketahui dalam pengembangan SIPRUS


1. Operator

Adalah orang yang bertugas dalam operasional kerja

perpustakaan. Dalam SIPRUS operator terdiri dari :

a. Operator Pengadaan adalah orang/petugas yang menjalankan

operasional bagian pengdaan dari mulai mendata pesanan buku

dari jurusan atau anggota sampai melakukan order/pesanan buku

ke Distributor dan melakukan pengecekan saat buku datang.

b. Operator pengolahan adalah orang/petugas operasional bagian

pengolaan yang bertugas meng-input pustaka baru, menandai

kelas, subyek sampai mencetak barcode, katalog buku dan kartu

buku.

c. Operator sirkulasi adalah orang yang bertugas di bagian sirkulasi

mulai dari peminjaman, pengembalian, pencatatan denda dan

blokir.


commit to user

32

d. Operator pemeliharaan adalah orang/petugas yang menangani

operasional bagian pemeliharaan yaitu bertugas menyiangi buku

yang sudah lama dan rusak.

2. Anggota

Adalah orang yang memiliki hak untuk mendapatkan pelayanan

dan fasilitas dalam perpustakaan. dalam perpustakaan perguruan

tinggi anggotanya biasanya terdiri dari mahasiswa, dosen, maupun

karyawan. Setiap anggota mempunyai nomor anggota yang berbeda-

beda dan bersifat unik.

3. Pengunjung

Pengunjung adalah orang yang datang ke perpustakaan,

pengunjung dapat berstatus sebagai anggota atau tamu.

4. Jenis pustaka

Jenis pustaka adalah pengelompokan koleksi pusaka

berdasarkan kegunaan dan sifat dalam sirkulasi. Jenis pustaka

misalnya referensi, sirkulasi, dll.

5. Koleksi perpustakaan

Adalah bahan bacaan yang dipunyai/dimiliki oleh perpustakaan.

koleksi pustaka misalnya buku, majalah, laporan penelitian dan

sebagainya.


commit to user

33

Adapun Event List yang terdapat dalam SIPRUS AA YKPN,

Meliputi :

A. Administrator

1. Input Data

a) Regristrasi Anggota : Menu ini menampilkan data registrasi

anggota perpustakaan yang belum melakukan registrasi.

b) Aktivasi Anggota : untuk melakukan pengaktivan mahasiswa

agar dapat melakukan peminjaman buku setelah registrasi

mahasiswa.

c) Fakultas-Jurusan: digunakan untuk memasukan data

fakultas/Jurusan baru.

d) Operator : Menambahkan data baru operator yang akan

mengakses sistem informasi perpustakaan.

e) Hari libur : Untuk menentukan hari libur pada setiap

bulannya.

f) Blokir Her-Registrasi : Untuk memblokir seluruh anggota

yang diharuskan untuk registrasi ulang.

g) Blokir anggota : Untuk memblokir anggota yang mengalami

kehilangan buku atau kartu anggota.

h) Import data anggota : Untuk memindahkan dan menyimpan

data mahasiswa dalam file.txt .

i) Pembayaran denda : Untuk melihat data mahasiswa yang

mengalami keterlambatan dan peminjaman koleksi.


commit to user

34

2. Lihat data

a) Data operator : Untuk menampilkan data operator yang

diberikan hak akses oleh administrator.

b) Data anggota perpustakaan : Menu ini berisikan daftar

anggota perpustakaan.

c) Data blokir anggota : Menu ini berisikan anggota

perpustakaan yang tekena blokir.

d) Data jurusan/prodi : Menampilkan data fakultas dan jurusan

yang telah dimasukan pada menu input data.

e) Pesan kesan tamu : Menampilkan data pesan dan kesan

pengunjung pada sistem informasi perpustakaan ini.

3. Setup sistem

a) Setup background : Untuk mengatur tampilan background

pada halaman pengunjung.

b) Setup identitas sistem perpustakaan : Untuk mengatur sistem

informasi perpustakan, meliputi : nama universitas, profil

perpustakaan, alamat, kota, email, nama kepala perpustakaan

dan NIP.


commit to user

35

B. Operator

1. Pengadaan

a) Input Supplier : Digunakan untuk memasukkan dan

menyimpan data suplier buku-buku yang menjadi katalog

perpustakaan.

b) Input pesanan buku : Digunakan untuk memasukkan data

pesanan buku baru yang menjadi pesanan.

c) Input pesanan anggota : Digunakan untuk memasukkan data

pesanan usulan pengadaan buku oleh anggota perpustakaan.

d) Data supplier : Menampilkan daftar data suplier buku bekerja

sama dengan sistem informasi perpustakaan ini.

e) Data pesanan buku : Menampilkan daftar data yang memesan

buku sebelum meminjam.

f) Data pesanan anggota : Menampilkan daftar data anggota

yang memesan buku sebelum meminjam.

2. Pengolahan

a) Input jenis pustaka : Untuk menambah jenis pustaka yang

digunakan perpustakaan dalam mengoleksi data

perpustakaan.

b) Input bahasa : Untuk memasukkan macam bahasa.

c) Input buku : Untuk memasukkan data buku yang akan

disimpan ke dalam data perpustakaan sebagai data pustaka

baru.


commit to user

36

d) Input skripsi : Untuk memasukkan data skripsi yang menjadi

referensi data skripsi di perpustakaan.

e) Input CD-Rom/audio visual : Untuk memasukkan data

berupa CD atau audio visual.

f) Input Laporan Penelitian : Untuk memasukkan data laporan

penelitian yang menjadi referensi data laporan penelitian di

perpustakaan.

g) Input terbitan berseri : Untuk memasukkan data terbitan

berseri yang menjadi referensi data terbitan berseri di

perpustakaan.

h) Input karya ilmiah dosen : Untuk memasukkan data karya

ilmiah dosen yang menjadi referensi data karya ilmiah dosen

di perpustakaan.

i) Import buku : Untuk memasukkan data buku dari bagian

pengadaan ke pengelolaan.

j) Daftar jenis pustaka : Menampilkan data jenis pustaka yang

telah dimasukkan.

k) Daftar bahasa : Menampilkan data bahasa yang telah

dimasukkan.

l) Daftar koleksi pustaka : Menampilkan data koleksi pustaka

yang dimiliki oleh perpustakaan.

m) Daftar skripsi/thesis/disertasi : Menampilkan data

skripsi/thesis/disertasi yang dimiliki oleh perpustakaan.


commit to user

37

n) Daftar terbitan berseri : Menampilkan data terbitan berseri

yang dimiliki oleh perpustakaan.

o) Daftar laporan penelitian : Menampilkan data laporan

penelitian yang dimiliki oleh perpustakaan.

p) Daftar karya ilmiah dosen : Menampilkan data karya ilmiah

dosen yang dimiliki oleh perpustakaan.

q) Daftar koleksi audio visual : Menampilkan data koleksi audio

visual yang dimiliki oleh perpustakaan.

3. Sirkulasi

a) Konfigurasi Sirkulasi : Digunakan untuk memasukkan data-

data seperti maksimal hari peminjaman, perpanjangan, dan

denda keterlambatan.

b) Lihat Konfigurasi : Untuk menampilkan data jenis anggota

yang terdiri dari jenis anggota, tanggal berlaku, tanggal

berakhir masa keanggotaan, serta operator dapat mengubah

data.

c) Hari libur : Digunakan untuk hari libur pada setiap bulannya.

d) Transaksi buku : Digunakan untuk melakukan transaksi

peminjaman buku, dengan memasukan kode anggota dan

kode buku.


commit to user

38

4. Keanggotaan

a) Input keanggotaan : Untuk memasukkan data anggota baru

berdasarkan pada tipe keanggotaan.

b) Registrasi anggota baru : Untuk melakukan proses daftar

ulang anggota perpustakaan.

c) Her-registrasi anggota : Untuk her-registrasi anggota

perpustakaan.

d) Aktivasi anggota : Untuk pengaktifan anggota baru.

e) Bebas pustaka : Untuk melakukan bebas pustaka untuk setiap

anggota dengan langkah pertama memasukkan kode anggota.

f) Blokir anggota : Digunakan apabila terjadi kehilangan buku,

kartu anggota, hutang denda, belum registrasi.

g) Lihat data anggota : Untuk melihat daftar anggota

perpustakaan.

h) Daftar blokir anggota : Untuk melihat data daftra anggota

yang telah diblokir dan untuk mengaktifkannya kembali.

i) Daftar anggota bebas pustaka : Untuk melihat daftar anggota

bebas pustaka serta untuk mencetak surat bebas pustaka.

j) Daftar anggota registrasi : Untuk melihat daftar anggota yang

telah melakukan registrasi.

k) Daftar anggota her-registrasi : Untuk melihat daftar anggota

yang telah melakukan her-registrasi.


commit to user

39

5. Pemeliharaan

a) Input penyiangan : Untuk mengatasi dan menunjang bagian

pemeliharaan dalam memasukkan data buku yang telah

disiangi.

b) Daftar penyiangan : Untuk menampilkan daftar buku yang

telah disiangi.

6. Pengumuman

a) Input pengumuman : Untuk memasukan pengumuman yang

bisa dilihat oleh semua anggota perpustakaan dan staff di

OPAC.

b) Daftar pengumuman : Untuk melihat pengumuman, juga

mengedit dan menambahkan pengumuman.

7. Lihat laporan

a) Daftar anggota : Untuk melihat seluruh anggota

perpustakaan.

b) Daftar koleksi pustaka : Untuk melihat seluruh daftar koleksi

pustaka perpustakaan.

c) Bebas pustaka : Untuk melihat daftar anggota perpustakaan

yang telah bebas perpustakaan.

d) Peminjaman : Untuk melihat seluruh anggota perpustakaan

yang sedang melakukan peminjaman.

e) Pengembalian : Untuk melihat seluruh anggota perpustakaan

yang telah melakukan pengembalian


commit to user

40

f) Keterlambatan : Untuk melihat seluruh anggota perpustakaan

yang terlambat mengembalikan buku.

g) Denda : Untuk melihat data denda keterlambatan

pengembalian buku perpustakaan seluruh anggota

perpustakaan.

h) Penagihan : Untuk melihat data penagihan keterlambatan

pengembalian buku perpustakaan seluruh anggota

perpustakaan.

8. Cetak Laporan : Menu untuk mencetak laporan

a) Laporan buku tahunan

b) Laporan buku prodi

c) Laporan buku berdasarkan jenis/bentuk

d) Laporan buku berdasarkan kelas/bahasa

e) Laporan non buku berdasarkan kelas-bahasa

f) Laporan inventaris buku

g) Laporan inventaris skripsi/tesis/desertasi

h) Laporan inventaris karya ilmiah dosen

i) Laporan inventaris laporan penelitian

j) Laporan inventaris terbitan berseri

k) Laporan pengelolaan buku

l) Laporan penyiangan buku


commit to user

41

9. Stock Opname

a) Input Periode Opname : Untuk memasukkan periode opname

pada stock opname.

b) Input Stock Opname : Untuk memasukkan stok opname buku

berdasarkan pada periode opname.

c) Daftar Periode Opname : Menampilkan daftar periode

opname pada stock opname.

d) Daftar Stock Opname : Menampilkan daftar periode opname

berdasarkan pada stock opname.

e) Pencarian Stock Opname : Menampilkan pencarian data

periode opname pada stock opname.

10. Lihat statistik : Untuk melihat statistik dapat berupa grafik atau

tabel.

a) Statistik Koleksi

b) Statistik Terbitan Berseri

c) Statistik Anggota

d) Statistik Peminjaman

e) Statistik Pengembalian

f) Statistik Pengunjung

g) Statistik Input Buku

h) Statistik pengadaan

i) Statistik Pemeliharaan


commit to user

42

11. Pencarian data Koleksi : Untuk penelusuran data koleksi

berdasarkan pada kategori bank data.

a) Berdasarkan Judul

b) Berdasarkan Subyek

c) Berdasarkan Penerbit

d) Berdasarkan Tahun Terbit

e) Berdasarkan Nomor Barcode

f) Berdasarkan Kelas Buku

g) Berdasarkan Jenis Buku

h) Berdasarkan Jurusan

12. Pencarian Anggota : Digunakan untuk penelusuran berdasarkan

kategori data.

a) Nomor Induk

b) Nama

c) Jurusan/PRODI

d) Alamat

e) Angkatan

f) Jenis Anggota

g) Status


commit to user

43

C. OPAC Pengunjung

1. Home

2. Profile : Untuk menampilkan informasi profile perpustakaan.

3. Daftar Koleksi Baru : Untuk menampilkan informasi tentang

koleksi terbaru.

4. Daftar Koleksi Buku : Untuk melihat data buku yang terdapat

dalam perpustakaan.

5. Usul Pemesanan Buku : Digunakan pengunjung untuk

memberikan usulan pengadaaan buku baru yang belum ada pada

daftar buku.

6. Daftar Pesanan Buku : Digunakan untuk menampilkan daftar

pesanan buku.

7. Isi Buku Tamu : Digunakan pengunjung untuk mengirim pesan

atau ktitik untuk kemajuan perpustakaan.

8. Lihat Pengumuman : Untuk memnampilkan daftar pengumuman

yang ada di perpustakaan.


commit to user

44

BAB III

GAMBARAN UMUM

UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AA YKPN YOGYAKARTA

3.1. Sejarah Berdirinya

UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta pada

saat ini sudah berumur 42 tahun dalam melayani dan menyelenggarakan

kegiatan belajar dan mengajar bagi mahasiswa. Akademi Akuntansi

YKPN Yogyakarta didirikan pada tanggal 22 Maret 1970, di bawah

naungan Yayasan Keluarga Pahlawan Negara (YKPN). Pada tahun

pertama berdiri, jumlah mahasiswa yang terdaftar di AA YKPN sebanyak

81 orang dan mengalami kenaikan untuk tahun ajaran selanjutnya, karena

semakin dikenal dan dipercaya oleh masyarakat.

Pada tanggal 30 Oktober 1970, Akademi Akuntansi YKPN

Yogyakarta memperoleh status Terdaftar dari Departemen Pendidikan dan

Kebudayaan. Hal ini didasarkan pada keputusan Direktur Pendidikan

Tinggi No. 217/DPT/B/1970. Pengembangan fasilitas fisik telah dimulai

sejak tahun 1971, ketika pada tahun 1971 Yayaysan Keluarga Pahlawan

Negara mendapatkan hak pakai tanah dari Sri Sultan Hamengku Buwono

IX selaku pembina dan pelindung YKPN. Di atas tanah seluas 3.08 ha

yang terletak di komplek balapan, yang sebelumnya pada tahun 1973 AA

YKPN menggunakan Balai RK Surokarsan. Kemudian atas ijin Sri Sultan

Hamengku Buwono IX tersebut, sejak tahun 1974 hingga sekarang


commit to user

45

Kampus Balapan di Jl. Gagak Rimang dipergunakan sebagai tempat

perkuliah. Dalam kurun waktu lima 5 tahun, Akademi Akuntansi YKPN

telah mampu menempatkan dirinya dalam jajaran terdepan lembaga

pendidikan tinggi swasta penghasil tenaga sarjana muda akuntansi. Salah

satu langkah monumental yang terpenting adalah mempelopori diakhirinya

dualisme dalam pendidikan akuntansi dengan menghilangkan mata kuliah

tata buku dan hitung dagang peninggalan belanda dan menggantinya

dengan matakuliah akuntansi yang berorientasi ke Amerika. Langkah ini

ditempuh dengan menjadi pemrakarsa musyawarah antar perguruan tinggi

akuntansi swasta se-Indonesia yang pertama pada tahun 1978, bertempat di

Kampus Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. Berdasarkan SK No.

028/O/1981, tahun 1981 Akademi Akuntansi YKPN memperoleh status

Diakui. Periode ini ditandai dengan perangkat lunak yang tidak kalah

pentingnya, seperti penambahan jumlah dosen yang dituntut untuk

berpendidikan S2 dan penyediaan bahan-bahan praktikum akuntansi, yang

pada waktu itu sangat langka di pasar. Upaya ini membuahkan hasil yang

sangat positif, sehingga Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta tercatat

sebagai Akademi Akuntansi yang paling produktif dalam menghasilkan

bahan-bahan praktikum akuntansi.

Kemudian berdasarkan SK No. 0191/O/1991, Akademi Akuntansi

YKPN Yogyakarta memperoleh status Disamakan pada tanggal 11 April

1991. Pada dekade ini misi dari AA YKPN yaitu peningkatkan mutu dan

kualitas tenaga pendidik. Para dosen tetap secara bergilir menempuh studi


commit to user

46

lanjut pada Program S2, baik di dalam negeri maupun luar negeri. Hingga

tahun 1996 ini hampir 80% dari dosen tetap telah berhasil menempuh studi

lanjut. Pada saat yang bersamaan, perubahan dan penyempurnaan

kurikulum telah dilaksanakan secara bertahap. Di sisi lain, kewajiban

mahasiswa menggunakan buku acuan berbahasa inggris telah dilaksanakan

pula, di samping kewajiban mengerjakan tugas-tugas secara terencana.

Perjalanan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta di masa yang akan

datang tetap diwarnai oleh upaya untuk terus menerus menyempurnakan

dirinya. Upaya ini masih terus berlanjut, karena tuntutan kualifikasi

lulusan yang terus meningkat. Dalam perjalanannya, Akademi Akuntansi

YKPN mampu menempatkan dirinya di jajaran terdepan lembaga

pendidikan tinggi swasta di bidang akuntansi.

Dalam seiring perkembangan AA YKPN, UPT Perpustakaan juga

mengalami berbagai perkembangan dan modernisasi. Untuk

menyelaraskan dengan tujuan AA YKPN, maka perpustakaan AA YKPN

terus dikembangkan baik dalam jumlah judul maupun jumlah

eksemplarnya. Hal ini ditandai pada tahun 1996, untuk 8 (delapan) mata

kuliah utama, buku teks bebahasa inggris tersedia dalam jumlah yang

besar sehingga setiap mahasiswa dapat menggunakan buku-buku tersebut

selama satu semester penuh. Automasi perpustakaan telah dilakukan sejak

tahun ini, sehingga dapat memperlancar proses peminjaman dan temu

kembali informasi. Dan mahasiswa pun semakin terpacu dalam

memanfaatkan perpustakaan dan seluruh fasilitas yang terdapat dalam


commit to user

47

perpustakaan. UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN tidak

memiliki kepala perpustakaan namun disana terdapat kepala bagian. Dari

tahun 1977 sampai sekarang kepala bagian perpustakaan yaitu pada

periode pertama berdirinya UPT Perpustakaan AA YKPN yaitu Ibu

Suwarni masa periode (1977 2009), kemudian dilanjutkan oleh Bapak

Subardjo masa periode (2009-2011) dan periode 2011-sekarang dipimpin

oleh Ibu Umiarsi. Adapun letak UPT Perpustakaan AA YKPN berpindah-

pindah seiring dengan perjalanan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta.

Perpustakaan yang awalnya berada di Balai RK Surokarsan dengan

menggunakan ruang seadanya, juga berpindah tempat ke Kampus Balapan

di Jl. Gagak Rimang. Di kampus Balapan Jl. Gagak Rimang, perpustakaan

menggunakan gedung depan satu tempat dengan bagian umum. Kemudian

pada tahun 1990 UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN

Yogyakarta dipindahkan di ruang 101. Selanjutnya beberapa bulan

berselang, perpustakaan mendapatkan gedung baru yang bertempat di

belakang area Public Space dan berdekatan dengan Koperasi AA YKPN,

bertahan sampai sekarang.

3.2. Visi, Misi dan Tujuan AA YKPN

3.2.1. Visi

Menjadi suatu lembaga pendidikan terkemuka di Indonesia,

termashur karena lulusannya bermutu tinggi, terkenal karena

memiliki komitmen yang tinggi terhadap integritas lembaga


commit to user

48

pendidikan sebagai wahana pencerdasan bangsa, khususnya di

bidang akuntansi.

3.2.2. Misi

Menyelenggarakan pendidikan profesional di bidang

akuntansi yang mampu memberi bekal pengetahuan teori dan

praktik kepada para lulusannya, serta mampu beradaptasi terhadap

perubahan/perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

3.2.3. Tujuan Pendidikan

1. Mendidik calon-calon profesional di bidang akuntansi agar

memiliki kompentensi tinggi sebagai tenaga ahli madya

akuntansi.

2. Menciptakan suasana yang kondusif bagi terselenggaranya

proses belajar mengajar untuk menghasilkan lulusan yang

terampil beradaptasi dengan tuntutan profesi serta terampil

dalam mengembangkan potensi diri

3.3. Struktur Organisasi

3.3.1. Struktur Organisasi Makro

Struktur organisasi makro adalah penggambaran kedudukan

Perpustakaan sebagai unit kerja di dalam struktur organisasi

Akademi Akuntansi YKPN. Organisasi makro ini menggambarkan

secara formal yang berhubungan dengan lembaga induknya.

Adapun Struktur Organisasi Makro Perpustakaan adalah sebagai

berikut :


commit to user

49

Bagan 2 Struktur Organisasi Makro

UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta

Sumber : UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta 2012

Lembaga Peneli�a n dan Pengembangan

Pusat Komputer

Lembaga Pengembangan Manajemen dan Akuntansi

Bagian Kemahasiswaan

Pembantu Direktur III

Bagian Umum dan Rumah Tangga

Bagian Keuangan

Bagian Akuntansi

Bagian Penerbitan

Bagian Personalia

Bagian Logis�k

Pembantu Direktur II

Bagian Administrasi Perkuliahan dan Prak�k um

Bagian Administrasi Ujian Dan Nilai

Bagian Perpustakaan

Bagian Pengadaan

Pembantu Direktur I

Dewan Penyantun Senat Akademi Direktur

Yayasan Keluarga Pahlawan Negara (YKPN)

Badan Pelaksana Harian

Ketua : Sekertaris : Bendahara : Anggota :


commit to user

50

3.3.2. Struktur Organisasi Mikro

Struktur organisasi mikro adalah penggambaran dan

penegasan tentang kedudukan bidang, macam kegiatan kerja dan

kewenangannya secara hirarkis dari sub-unit kerja yang ada di

dalam lingkungan unit kerja perpustakaan. Dalam struktur

organisasi mikro Kabag membawahi semua staff di UPT

Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN. Adapun strukturnya

sebagai berikut :

Bagan 3 Struktur Organisasi Mikro

UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta


Dalam pembagian tugas di UPT Perpustakaan AA YKPN

Yogyakarta semua staf memiliki hak dan wewenang yang sama,

karena di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta para staf lebih

mengutamakan kebersamaan dan kekeluargaan dalam

StaＦ Indayani

StaＦ Maryadi

StaＦ Ardian Kusuma

StaＦ Sumardjilah

StaＦ Purwanto

Kepala Bagian Perpustakaan

Umiarsi


commit to user

51

menjalanakan tugas yaitu apabila dalam pelaksaaan tugas suatu

bagian mengalami kesulitan maka staf yang berada di bagian lain

dengan sukarela membantu,sehingga pekerjaan di Perpustakaan

lebih cepat selesai. Adapun pembagian tugas di masing-masing

bagian berdasarkan bulan, yaitu tiap 1 (satu) bulan sekali

mengalami pergantian bagian. Bagian-bagian yang dalam

pelaksaaanya mengalami pergantian yaitu bagian sirkulasi

(peminjaman dan pengembalian), bagian ruang internet (termasuk

di dalamnya ruang majalah, dan ruang baca), bagian pengolahan

koleksi bahan pustaka, bagian administrasi (kuintansi denda

keterlambatan, keterangan bebas pinjaman dan keanggotaan).

3.4. Gedung dan Ruang

UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta dalam

melaksanakan kegiatannya, menempati gedung berlantai dua dengan

perinciannya sebagai berikut ini :

3.4.1. Lantai 1

Lantai satu merupakan tempat berlangsungnya kegiatan

pelayanan di perpustakaan. Lantai satu ini terdiri dari beberapa

ruang yaitu sebagai berikut :

1. Ruang koleksi

Ruang koleksi merupakan ruangan yang

digunakan untuk menyimpan bahan pustaka yang


commit to user

52

dimiliki oleh perpustakaan. Bahan pustaka tersebut di

tempatkan pada rak-rak buku yang disusun secara urut

berdasarkan nomer klasifikasi yang bermanfaat untuk

mempermudah proses temu kembali koleksi/bahan

pustaka.

2. Gudang

Gudang merupakan tempat untuk menyimpan

koleksi bahan pustaka yang sudah rusak parah atau

bahan pustaka yang kandungan isinya sudah kadaluarsa.

Apabila ruangan gudang sudah terlalu penuh, maka

buku-buku tersebut di lelang kepada umum atau buku

yang telah terlalu rusak dan tua di bakar.

3. Ruang Kabag. Perpustakaan

Ruang Kabag. (Kepala Bagian) Perpustakaan

merupakan ruangan khusus untuk kepala bagian

perpustakaan dalam melaksanakan tugasnya.

4. Ruang Pengolahan dan Pelayanan

Ruangan pengolahan dan pelayanan bahan

pustaka di UPT Perpustakaan AA YKPN dijadikan satu

dalam pelaksaannya, karena keterbatasan tempat. Di

ruangan ini bahan pustaka diolah sehingga dapat

dipinjamkan kepada pengguna serta ruangan ini

merupakan tempat berpusatnya kegiatan peminjaman,

pengembalian ataupun perpanjangan.


commit to user

53

5. Ruang Perbaikan Buku

Ruang ini berfungsi untuk melakukan kegiatan

perbaikan buku yang telah rusak. Apabila buku tersebut

sudah terlalu lapuk dan tua maka tindakan dari

perpustkaan yaitu untuk menjilidnya atau di gudangkan.

6. Toilet

3.4.2. Lantai 2

Fasilitas Perpustakaan yang terdapat di lantai 2 UPT

Perpustakaan AA YKPN Meliputi :

1. Loker

Tempat untuk menitipkan tas dan jaket

2. Ruang Baca

Di ruangan ini digunakan sebagai ruang baca.

Bagi mahasiswa yang ingin membaca di gedung

perpustakaan, di lantai 2 ini juga disediakan beberapa

koleksi majalah, jurnal, koleksi umum yang hanya dapat

dibaca dan tidak boleh dipinjamkan.

3. Ruang Internet

Ruangan ini dimanfaatkan oleh mahasiswa untuk

mengerjakan tugas-tugas perkuliahan, untuk

menggunakan layanan internet maupun hanya untuk

sekedar hiburan saja.

4. Toilet.


commit to user

54

3.5. Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia adalah unsur penunjang yang sangat

penting dalam melaksanakan tugas tugas kepustakaan. Jumlah sumber

daya manusia disesuaikan dengan formasi yang tersedia dan volume

pekerjaan yang ada. Penempatan dan pengisian tenaga perpustakaan

tersebut harus mengutamakan orang orang yang memenuhi persyaratan

seperti pendidikan, pengalaman, kemampuan serta kepribadian. Sehingga

dengan adanya kesesuaian antar keduanya akan menghasilkan optimalisasi

fungsi perpustakaan dan kerja para stafnya.

Untuk meningkatkan profesionalisme kerja di bidang

perpustakaan, pihak perpustakaan (Pimpinan Perpustakaan) mengambil

suatu kebijaksanaan yang tepat, yaitu dengan memberikan kesempatan

bagi staf pengelola perpustakaan untuk menambah ilmu di bidang

perpustakaan dengan mengikuti seminar maupun lokakarya perpustakaan.

Kebijakan dari pimpinan tersebut sangat membantu perkembangan

perpustakaan, sehingga perpustakaan tersebut dapat melaksanakan tugas

dan tanggungjawabnya dengan sebaik baiknya. Berikut merupakan daftar

tenaga pengelola di perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta

yang berjumlah 6 orang dengan rincian sebagai berikut :


commit to user

55

Tabel 1 Tenaga UPT Perpustakaan

Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta Berdasarkan Pendidikan No. Nama Pendidikan Jabatan 1 Ibu. Umiarsi SMA Kepala Bagian 2 Ibu. Sumardjilah SMA Staff 3 Ibu. Indayani SMA Staff 4 Bp. Purwanto SMA Staff 5 Bp. Maryadi D3 Manajemen Staff 6 Ardian Kusuma S1 Perpustakaan Staff

Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta 2012

3.6. Sumber Dana

Secara tradisional Perpustakaan Universitas memperoleh

anggaran dari Daftar Isian Proyek (DIP), Sumbangan Pembinaan

Pendidikan (SPP), Daftar Usulan Kegiatan (DUK). Adapun Sumber dana

untuk segala kebutuhan UPT Perpustakaan AA YKPN berasal dari

anggaran Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta secara langsung.

Namun berhubung anggaran tersebut dirahasiakan karena kebijakan dari

AA YKPN Yogyakarta, maka sumber dana dan besarnya dana anggaran

tidak bisa dicantumkan dalam penyusunan laporan ini.

3.7. Koleksi

Koleksi/Bahan pustaka yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan

Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta adalah jenis koleksi cetak. Jenis

koleksi yang terdapat di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta pada

dasarnya disesuaikan dengan kebutuhan mahasiswanya yaitu lebih

diutamakan buku yang bersubyek tentang akuntansi guna menunjang


commit to user

56

proses perkuliahan. Buku yang terdapat di UPT Perpustakaan Akademi

Akuntansi YKPN saat ini berjumlah 23.025 eksemplar yang terdiri dari

1.325 judul. Koleksi yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan Akademi

Akuntansi YKPN meliputi :

3.7.1. Buku

Jenis koleksi yang terdapat di UPT Perpustakaan AA

YKPN Yogyakarta meliputi buku umum sebagai buku penunjang

dan buku-buku tentang ilmu akuntansi sebagai buku pegangan

wajib untuk mahasiswa. UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi

YKPN Yogyakarta merupakan perpustakaan khusus yang melayani

peminjaman buku-buku tentang akuntansi dan buku-buku tentang

materi penunjang kuliah karena perpustakaan Akademi Akuntansi

YKPN Yogyakarta didirikan dengan tujuan untuk menunjang

proses perkuliahan dan praktikum/laboratorium maka koleksinya

lebih spesifik pada buku-buku tentang akuntansi yang biasa

digunakan dalam kegiatan perkuliahan sehingga hanya memiliki

beberapa buku-buku umum saja. Koleksi buku tersebut berasal

dari pembelian ataupun buku yang khusus disusun oleh staff

pengajar di Akademi Akuntansi YKPN serta diterbitkan oleh

YKPN.

3.7.2. Majalah, jurnal dan surat kabar

Majalah koleksi UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi

YKPN Yogyakarta merupakan majalah tentang akuntansi ataupun


commit to user

57

bisnis. Jurnal yang terdapat di perpustakaan merupakan jurnal yang

erat kaitanya dengan akuntansi dan bisnis Sedangkan surat kabar

juga disebut terbitan berkala yaitu terbit harian, surat kabar

memuat berita-berita hangat yang merupakan informasi mutakhir.

3.7.3. Koleksi khusus

Koleksi khusus merupakan koleksi yang hanya dimiliki

oleh UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta.

Akademi Akuntansi YKPN merupakan lembaga akademi khusus

untuk mendalami ilmu akuntansi. Dalam persyaratan kelulusanya,

mahasiswa diwajibkan menyusun laporan kerja lapangan sebagai

tugas akhirnya.

Adapun jumlah koleksi bahan pustaka buku yang terdapat

di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta berdasarkan kelas

klasifikasinya adalah sebagai berikut :

Tabel 2 Jumlah koleksi Bahan Pustaka Buku

UPT Perpustakaan AA YKPN menurut Jenis Kelas

NO Kelas Jumlah Judul Jumlah Eksemplar

1 000 47 246 2 100 13 825 3 200 47 464 4 300 215 6702 5 400 6 377 6 500 7 100 7 600 989 14310 8 700 - - 9 800 - -

10 900 1 1 Jumlah 1325 23025



commit to user

58

3.8. Sarana dan Prasarana

Kegiatan di suatu perpustakaan akan berjalan dengan baik dan

lancar apabila didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai, baik

untuk pengguna perpustakaan secara umum maupun untuk petugas

perpustakaan dalam menjalankan kegiatan administrasi dan pelayanan

kepada para pengguna. Sebuah perpustakaan sangatlah memerlukan

barang dan alat bantu untuk memperlancar pekerjaan. Demi memperlancar

kegiatan di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta maka perpustakaan

menyediakan berbagai sarana dan prasana sebagai berikut :

Tabel 3 Sarana Prasarana

UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta No. Nama Barang Jumlah 1. Komputer Pelayanan 3 Unit 2. Komputer Pengolahan 1 Unit 3. Komputer Internet 25 Unit 4. Komputer OPAC 1 Unit 5. Printer 1 Unit 6. Barcode Scanner 2 Buah 7. Rak Buku Koleksi Umum dan Gudang 41 Buah 8. Rak Buku Majalah dan Jurnal 4 Buah 9. AC (Air Conditioner) 6 Unit 10. Kipas Angin 9 unit 11. Meja Komputer 8 Buah 12. Meja Pengolahan 2 Buah 13. Meja Sirkulasi 2 Buah 14. Meja Baca 72 Buah 15. Kursi 82 Buah 16. Almari Katalog 1 Buah 17. Loker 3 Set 18. Dispenser 1 Buah 19. Telepon 1 Buah 20. Tempat Koran 1 Buah 21. Jam Dinding 2 Buah 22. Mesin Ketik Manual 1 Buah 23. Alat Pemotong Kertas 1 Buah



commit to user

59

3.9. Layanan

Sistem pelayanan yang diterapkan di UPT Perpustakaan Akademi

Akuntansi YKPN Yogyakarta adalah sistem pelayanan tertutup (Close

Access), yaitu pengunjung tidak diperkenankan untuk membaca ataupun

mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Apabila pengunjung ingin

meminjam atau membaca koleksi di perpustakaan, maka pengunjung

menanyakan secara langsung ke petugas, kemudian petugas akan

mengambilkan buku tersebut. Macam-macam layanan yang diberikan di

UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta :

3.9.1. Layanan sirkulasi

Layanan sirkulasiyang terdiri dari layanan peminjaman dan

pengembalian merupakan bagian dari rangkaian kegiatan

pelayanan pengguna. Pengertian layanan sirkulasi yaitu mencakup

semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan

pemanfaatan, pengunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna

dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan.

1. Layanan Peminjaman

Layanan peminjaman bertugas mencatat semua

hal yang terkait dengan peminjaman, mencakup data

peminjam, koleksi yang dipinjam, dan waktu

peminjaman. Lamanya peminjaman dan jumlah koleksi

yang dapat dipinjam. Batas peminjaman koleksi bahan

pustaka, batas maksimal perpanjangan serta denda


commit to user

60

keterlambatan. Koleksi yang dipinjamkan ini ada 2 jenis

yaitu :

a. Buku wajib

Buku wajib merupakan bahan pustaka yang wajib

dipinjam oleh mahasiswa karena buku ini merupakan

buku yang selalu digunakan dalam perkuliahan. Buku

tersebut merupakan anjuran dari dosen, tetapi tidak

semua mata kuliah menggunakan buku wajib ini

karena hanya mata kuliah tertentu saja yang

diharuskan untuk membawa buku wajib ini.

Prosedur peminjaman buku wajib:

1) Peminjam harus datang sendiri (tidak boleh

mewakilkan).

2) Peminjam membawa fotocopy KRS (Kartu

Rencana Studi) dan slip bukti pembayaran

semester.

3) Petugas mengecap bagian belakang fotocopy

KRS dengan stempel khusus kemudian mencatat

nomor copy buku, mencatat no. kartu mahasiswa,

mencatat tanggal peminjaman pada kartu buku

serta slip tanggal kembali. Kemudian petugas

mengambil kartu buku untuk disimpan lalu


commit to user

61

memberikan koleksi yang ingin dipinjam kepada

peminjam.

4) Jangka waktu peminjaman paling lama 1 (satu)

semester.

b. Buku pendamping

Buku pendamping merupakan buku koleksi yang

digunakan mahasiswa sewaktu kuliah dalam waktu

tertentu. Buku pendamping ini juga sering digunakan

mahasiswa untuk mengerjakan tugas-tugas kuliah.

Mahasiswa meminjam buku-buku pendamping hanya

jika mendapat anjuran dari dosen pengajar mereka.

Prosedur peminjaman buku pendamping:

1) Peminjam harus memiliki Kartu Mahasiswa

Akademi Akuntansi YKPN yang berlaku pada

semester yang bersangkutan.

2) Peminjam harus datang sendiri (tidak boleh

mewakilkan).

3) Petugas melakukan scan pada kartu mahasiswa, scan

pada barcode koleksi lalu mencatat nomor

mahasiswa serta tanggal kembali pada slip

pengembalian.

4) Jumlah buku yang dapat dipinjam maksimum 2

(dua) eksemplar, dengan judul yang berbeda.

5) Jangka waktu peminjaman paling lama 1 (satu)

minggu.


commit to user

62

2. Layanan Pengembalian

Layanan pengembalian meliputi kegiatan

mencatat semua hal yang terkait dengan pengembalian,

mencakup data pengembalian koleksi yang

dikembalikan, waktu pengembalian, termasuk

memberikan sanksi denda apabila ada keterlambatan.

adapun prosedur pengembalian:

a. Mahasiswa yang bersangkutan datang sendiri ke

bagian sirkulasi.

b. Untuk buku wajib mahasiswa hanya perlu

mebawa koleksi tersebut ke bagian sirkulasi

untuk dikembaliakan. Sedangkan untuk buku

pendamping mahasiswa tersebut membawa

koleksi yang dipinjam serta membawa Kartu

Mahasiswa Akademi Akuntansi YKPN.

c. Petugas memproses buku tersebut dan melihat

data, jika tidak terlambat maka selesai sedangkan

jika terlambat petugas memberikan kartu denda

dan menahan Kartu Mahasiswa tersebut.

3. Layanan perpanjangan

Layanan perpanjangan meliputi kegiatan yang

mencatat kembali koleksi yang dipinjam oleh pengguna,

dengan tujuan memperpanjang jangka waktu pinjaman.


commit to user

63

Layanan perpanjangan ini hanya untuk buku

pendamping saja sedangkan untuk buku wajib tidak

dapat diperpanjang.

Prosedur perpanjangan:

a. Mahasiswa tersebut datang sendiri ke bagian

sirkulasi.

b. Membawa bahan pustaka yang ingin diperpanjang

serta membawa Kartu Mahasiswa Akademi

Akuntansi YKPN Yogyakarta.

c. Perpanjangan hanya dapat dilakukan satu kali.

d. Perpanjangan waktu peminjaman hanya diijinkan

apabila buku yang sama masih terdapat dalam

persediaan.

4. Layanan bebas pinjaman

Layanan keterangan bebas pinjaman merupakan

suatu layanan kepada anggota perpustakaan Akademi

Akuntansi YKPN Yogyakarta dengan tujuan agar

mahasiswa dapat registrasi tiap semester. Karena jika

tidak mendapat surat keterangan bebas pinjaman dari

perpustakaan mahasiswa yang bersangkutan tidak dapat

melakukan registrasi. Layanan bebas pinjaman ini

memberikan keterangan bahwa mahasiswa bersangkutan

sudah tidak memiliki tangguhan koleksi yang belum

dikembalikan pada perpustakaan.


commit to user

64

3.9.2. Layanan Koleksi Baca

Layanan baca tersedia di lantai 2 gedung UPT Perpustakaan

AA YKPN Yogyakarta. Layanan koleksi baca adalah suatu bentuk

layanan kepada pengguna perpustakaan dimana koleksi tersebut

hanya dapat dibaca di tempat, tidak diperbolehkan untuk dipinjam

ataupun dibawa pulang. Koleksi baca ini meliputi buku umum,

majalah, jurnal, surat kabar dan laporan KKL Mahasiswa Akademi

Akuntansi YKPN Yogyakarta.

3.9.3. Layanan Internet

Layanan internet merupakan layanan yang diberikan oleh

UPT Perpustakaan AA YKPN secara gratis kepada pengunjung

perpustakaan yang menginginkan akses internet. Layanan ini

terdapat di lantai 2 yang bersampingan dengan ruang baca.

3.10. Keanggotaan

Mahasiswa yang telah terdaftar sebagai mahasiswa di Akademi

Akuntansi YKPN Yogyakarta secara otomatis akan menjadi anggota di

UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta tanpa harus

mendaftar terlebih dahulu. Karena perpustakaan memiliki tujuan guna

mendukung proses kegiatan belajar mengajar.


commit to user

65

3.11. Denda dan Sanksi

Pelanggaran batas waktu pengembalian, menghilangkan, atau

merusakkan buku/majalah dikenakan sanksi sebagai berikut:

1. Pengembalian buku yang terlambat akan dikenakan denda

sebesar Rp1000,00 per buku/hari.

2. Pengembalian majalah yang terlambat akan dikenakan

denda sebesar Rp2.500,00 per majalah/hari.

3. Menghilangkan/merusakkan buku Perpustakaan

diwajibkan mengganti buku yang sama dalam kondisi

yang masih baru.

3.12. Tata Tertib

1. Jam buka pelayanan di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN

Yogyakarta, adalah sebagai berikut :

Senin - : Pukul 07.30 - 15.30 WIB

2. Tata Tertib Penggunaan Ruang Baca

Dalam menggunakan ruang baca pemustaka harus mematuhi peraturan

yang telah ditetapakan yaitu sebagai berikut :

a. Setiap mahasiswa yang berada di ruang baca wajib menjaga

kebersihan dan menciptakan suasana tenang, tertib dan teratur,

sehingga para mahasiswa dapat belajar dengan baik.


commit to user

66

b. Di ruang baca mahasiswa dilarang :

1) Merokok

2) Makan dan Minum

3) Mengubah letak meja dan kursi

4) Bercakap-cakap sedemikian rupa sehingga

mengganggu ketenangan belajar

5) Membuang sampah disembarang tempat

6) Membuat kotor meja kursi, lebih-lebih

melakukan corat-coret.


commit to user

67

BAB IV

PEMBAHASAN MASALAH

Perpustakaan merupakan organisasi yang berorientasi kepada

pengguna/pemustaka, suatu perpustakaan dikatakan berhasil apabila

perpustakaan tersebut memiliki pengunjung yang banyak serta

pengunjung tersebut merasa puas terhadap informasi yang terdapat di

perpustakaan. Untuk meningkatkan nilai kepuasan kepada pemustaka,

maka UPT Perpustakaan AA YKPN (Akademi Akuntansi Yayasan

Keluarga Pahlawan Negara) Yogyakarta menerapkan sistem automasi

perpustakaan dalam pengelolaan maupun pelayanan bahan pustaka

perpustakaan. Untuk menunjang sistem automasi perpustakaan yang

diterapkan, UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta menggunakan

software SIPRUS AA YKPN. Dalam SIPRUS disertai juga konten/menu

untuk sistem penelusuran yang berupa katalog online atau OPAC (Online

Public Access Catalogue) yang bermanfaat untuk proses temu kembali

bahan pustaka/buku bagi pemustaka maupun pegawai perpustakaan.

Pemustaka dapat melakukan penelusuran melalui pengarang, judul,

maupun subyek buku.

Pemanfaatan OPAC SIPRUS AA YKPN dalam proses temu

kembali bahan pustaka sangat efisien dan efektif, apabila dalam proses

input atau pemasukan data deskripsi bibliografi buku dilakukan secara

tepat. Dalam deskripsi bibliografi sebuah buku yang terdapat di OPAC


commit to user

68

seharusnya mengacu pada standar deskripsi buku, yaitu : judul,

pernyataan pengarang, keterangan edisi, impressium (tempat terbit,

penerbit dan tahun terbit), kolasi, keterangan seri, catatan, ISBN dan

jejakan. Namun, acuan standar deskripsi buku tersebut bersifat tidak

telalu mengikat. Apabila dalam buku tersebut tidak memuat salah satu

unsur di atas, maka unsur tersebut tidak perlu dimasukan dalam deskripsi

bibliografi buku. Sehingga setelah dilakukan proses input data deskripsi

bibliografi buku secara tepat berdasarkan standar deskripsi buku

diharapkan dapat mempermudah pemustaka dalam menelusur informasi

yang dibutuhkan.

4.1. Proses Input Data Deskripsi Bibliografi Buku pada Software SIPRUS

AA YKPN Yogyakarta

Sebelum buku dapat di input ke dalam software SIPRUS, terlebih

dahulu buku tersebut telah dipersiapkan sebelumnya, meliputi nomer

klasifikasi, subyek buku dan jenis buku (sirkulasi, CR maupun referensi)

untuk mempermudah proses input data bibliografi buku. Serta sebelum

melakukan proses input data bibliografi buku dilakukan, terlebih dahulu

aktifkan program SIPRUS AA YKPN

4.1.1. Langkah-langkah untuk mengaktifkan software SIPRUS AA

YKPN, adalah sebagai berikut :


commit to user

69

1. Nyalakan komputer yang digunakan untuk meng-input data.

Gambar 1 Tampilan awal komputer

Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, 2012

2. Aktifkan program Barcode Wedge. Dengan cara klik start dan pilih

program Barcode Wedge.

Gambar 2 Pemilihan program Barcode Wedge


Klik Barcode Wedge


commit to user

70

Tunggu sampai muncul dekstop icon seperti di bawah :

Gambar 3 Tampilan program Barcode Wedge


3. Kemudian setelah masuk kedalam window, klik start dan pilih

program Mozilla Firefox/windows exploler. Sebelum itu pastikan

komputer tersebut telah diinstal SIPRUS terlebih dahulu. Hingga

muncul halaman awal SIPRUS.

Gambar 4 Pemilihan program SIPRUS


Klik Mozilla Firefox


commit to user

71

Tunggu beberapa saat sampai muncul tampilan awal Login SIPRUS.

Gambar 5 Tampilan menu login software SIPRUS


Gambar 5 merupakan menu utama yang pertama tampil

dalam sistem ini, ada 2 pilihan hak akses yaitu :

Hak Akses Administrator

Hak akses administrator memiliki wewenang untuk

melihat seluruh konfigurasi sistem informasi perpustakaan

Hak Akses Operator

Hak akses operator memiliki wewenang yang terbatas,

yaitu berdasarkan tanggung jawab seorang operator dalam

menangani suatu bagian yang telah diberikan oleh administrator

.

Klik Operator


commit to user

72

4. Masukkan kode hak akses operator dan password

Gambar 6 Pemasukan kode operator dan password pada menu operator


Gambar 6 merupakan tampilan menu Login pada software SIPRUS

AA YKPN. Apabila memilih akses untuk administrator , maka user harus

memasukan kode administrator dan password untuk dapat masuk ke

dalam menu selanjutnya. Sedangkan untuk akses operator , maka user

harus memasukan kode operator dan password.

Gambar 7 Tampilan login sukses


Klik Submit


commit to user

73

Gambar 7 merupakan tampilan menu login apabila user telah benar

memasukan kode operator dan password.

Gambar 8 Tampilan menu awal Operator software SIPRUS


Gambar 8 merupakan menu utama yang ditampilkan ketika user

telah benar memasukan login user dan password untuk operator

pengolahan.

4.1.2. Peng-input-an data deskripsi bibliografi buku

1. Bila telah masuk ke dalam sistem pilih Menu Pengolahan,

kemudian pilih menu Input Buku dan masukkan deskripsi

buku.


commit to user

74

Gambar 9 Pemilihan menu pengolahan pada software SIPRUS


Kemudian pilih menu Input Buku untuk input data bibliografi buku

baru. Maka secara otomatis software akan memunculkan form seperti di

bawah ini :

Klik Input Buku


commit to user

75

Gambar 10 Menu form input buku sebelum diisi


Gambar 10 merupakan menu yang digunakan untuk meng-input-

kan data buku yang akan disimpan ke dalam data perpustakaan sebagai

data bahan pustaka baru. Di dalam menu ini memiliki metadata yang

cukup lengkap untuk memasukkan data deskripsi bibliografi buku. Menu


commit to user

76

ini juga dilengkapi dengan status buku baru, apabila operator ingin

menampilkan buku baru di dalam OPAC ( Online Public Access Catalog )

metadata

sendirinya buku baru tersebut muncul pada layanan OPAC.

Selanjutnya kita mengisikan data deskripsi bibliografi buku yang

diperlukan di dalam form tersebut.

Tambah Judul Buku Baru Judul Buku : Financial statement analysis

Sub Judul Buku : Judul Asli :

No. Klas : 657.3 ISBN : 978-0-538-74957-2

3 Digit Penulis/Judul : 1 Digit Judul : f

Bahasa : Indonesia

Penulis Asli : Penerjemah :

Penulis Pertama : Charles H. Gibson

Penulis Kedua : Penulis Ketiga :

Penulis Keempat : Editor :

Edisi - Cetakan : 12 - Penerbit : Nama

Penerbit : South-western

Kota : Canada

Tahun Terbit : 2011 Subyek : Analisis

Nama Pertemuan :

Seri : Deskripsi Fisik :

Tinggi Buku 27cm

ilustrasi / bibliographi

593-602


commit to user

77

halaman : 614hlm.

Indeks: 603-610indeks.

Asal Buku : Pembelian

Kategori Buku : Sirkulasi

Jilid : Jum. Eks Jilid : Pilih jumlah jilid buku terlebih dahulu

Jumlah Eksemplar : 5

Badan Korporasi : UPT PERP. AKADEMI AKUNTANSI Jurusan - Prodi :

Akuntansi - Akuntansi

Tanggal Penginputan Data:

2012-03-07

Catatan Umum :

Resume :

Abstraksi : Browse...

Gambar Cover Buku : Browse...

Status Buku Baru: Ya Tidak

Kode Operator : nis

Buku Paket : Buku Biasa Submit Reset



commit to user

78

Apabila kita sudah selesai memasukan data deskripsi bibliografi

buku kedalam form di atas selanjutnya kita klik Submit. kemudian apabila

ingin mengecek ulang data deskripsi bibliografi buku yang sudah

dimasukkan ke dalam sistem, kita tinggal memilih/klik pada daftar koleksi,

kemudian pilih judul yang ingin kita cek, lalu pilih menu edit. Secara

lengkapnya dapat dilihat pada Gambar 11 di bawah ini :

Gambar 11 Daftar Koleksi Pustaka Pada Software SIPRUS AA YKPN


Gambar 11 merupakan tampilan dari Daftar Koleksi Pustaka yang

dimiliki oleh UPT Perpustakaan AA YKPN. Kemudian Setelah klik pada

menu edit, maka akan muncul form seperti di bawah ini :

Klik edit


commit to user

79

Edit Buku Perpustakaan

Judul Buku : Financial statement analysis

Sub Judul Buku :

Judul Asli :

No. Inv. Judul : 0000001696

No. Klas : 657.3

3 Digit Penulis/Judul : GIB

1 Digit Judul : f

ISBN : 978-0-538-74957-2

Bahasa : English

Penulis Asli :

Penerjemah :

Penulis Pertama : Charles H. Gibson

Penulis Kedua :

Penulis Ketiga :

Penulis Keempat :

Editor :

Edisi - Cetakan : 12 -

Penerbit : nama penerbit : South-w estern

kota : Canada

Tahun Terbit : 2011

Subyek : Analisis

Nama Pertemuan :

Seri : Deskripsi Fisik :

Tinggi Buku 27cm

ilustrasi / bibliographi

593-602

halaman : 614hlm.

Indeks: 603-610indeks.

Asal Buku : Pembelian


commit to user

80

Kategori Buku : Sirkulasi

Jumlah Eksemplar : 5Eksemplar Tambah Buku : Eksemplar

Item Buku (Nomor Barcode) : 9500024300

9500024301

9500024302

9500024303

9500024304

-- Pilih tindakan --

Ubah Ketegori Buku : -- Jenis Buku --

Jilid :

Tambah Jum Jilid : --Jld --

Badan Korporasi : UPT PERP. AKADEMI AKUNTANSI

Jurusan - Prodi : Akuntansi - Akuntansi

Tanggal Penginputan Data :

2012-02-27

Catatan Umum:

Resume :

Abstraksi :

Gambar Cover Buku :

Kode Operator : nis

Buku Paket : Buku Biasa

Submit Reset



commit to user

81

Dari form Edit Buku Perpustakaan di atas kita dapat melihat

keistimewaan dari software SIPRUS AA YKPN, yaitu :

Secara otomatis pada proses input data bibliografi buku sistem akan

memasukkan Nomor Inventaris Judul buku.

Pada kolom metadata 3 Digit Penulis/Judul secara otomatis akan

menampilkan 3 Digit huruf nama belakang penulis pertama, misal nama

penulis pertama Charles H. Gibson -- .

Serta pada kolom metadata Jumlah Eksemplar, apabila kita memasukkan 5

jumlah eksemplar maka dengan otomatis sistem akan memberikan 5 (lima)

Nomor Barcode yang berbeda-beda.

2. Setelah proses peng-input-an data deskripsi bibliografi buku di atas dirasa

cukup, maka kita klik Submit. Dan proses dari peng-input-an data

bibliografi buku tersebut telah selesai.

4.2. Tampilan Detail Deskripsi Buku pada OPAC SIPRUS AA YKPN

setelah melaui proses input data bibliografi buku.

Penelusuran bahan pustaka UPT Perpustakaan AA YKPN

Yogyakarta memerlukan beberapa langkah yang dapat dikatakan praktis

dan mudah. Serta informasi yang terdapat di layanan OPAC baik local

maupun web, sama-sama Up to Date. Untuk dapat melihat detail deskripsi

bibliografi buku sebelumnya kita melakukan penelusuran bahan pustaka

menggunakan katalog online/OPAC SIPRUS AA YKPN, alamat

http://202.149.80.242/siprus/ merupakan alamat jaringan lokal khusus


commit to user

82

pemustaka yang berada di lingkungan UPT Perpustakaan AA YKPN,

layanan OPAC local ini sudah tersedia di layanan komputer OPAC yang

tersedia di UPT Perpustakaan AA YKPN. Sementara itu bagi pemustaka

yang berada di luar kampus AA YKPN juga dapat memanfaatkan OPAC

SIPRUS AA YKPN dengan menggunakan komputer yang terkoneksi

dengan jaringan internet melalui alamat situs AA YKPN Yogyakarta yaitu

http://aaykpn.ac.id/. Kemudian pilih link Perpustakaan AA YKPN.

4.2.1. Langkah-langkah untuk melakukan pencarian koleksi

perpustakaan melalui OPAC, sebagai berikut :

1. Membuka program browser komputer

Pertama-tama pemustaka untuk dapat melakukan penelusuran

melalui OPAC langkah pertama harus membuka program browser

yang sering digunakan, yaitu Mozilla Firefox atau Internet Explorer.

Untuk membuka program browser dengan cara klik ganda pada icon

program browser (Gambar 12).

Gambar 12 Tampilan Icon Program Browser Internet Explorer dan Mozilla Firefox

Sumber: UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, 2012

2. Tampilan OPAC SIPRUS AA YKPN

Untuk pengguna perpustakaan yang berada di lingkup kampus

AA YKPN Yogyakarta setelah mengaktifkan program browser


commit to user

83

(Mozilla Firefox atau Internet Exploler) dengan cara klik ganda pada

icon browser pada komputer OPAC UPT Perpustakaan AA YKPN

Yogyakarta, maka secara otomatis akan langsung terkoneksi dengan

jaringan lokal dan akan langsung tampil halaman awal OPAC

SIPRUS AA YKPN seperti pada Gambar 13. Adapun untuk

pemustaka yang berada di luar kampus AA YKPN dapat mengakses

OPAC SIPRUS AA YKPN dengan cara setelah aktifkan program

browser selanjutnya mengunjungi alamat web-site resmi AA YKPN

Yogyakarta yaitu http://aaykpn.ac.id/ (Gambar 14). Kemudian pilih

link Perpustakaan AA YKPN seperti Gambar 15.

Gambar 13 Tampilan Local OPAC SIPRUS AA YKPN Yogyakarta


http://202.149.80.242/siprus/


commit to user

84

Gambar 13 merupakan tampilan OPAC SIPRUS AA YKPN

melalui jaringan local yang hanya tersedia pada lingkup kampus

AA YKPN Yogyakarta pada menu layanan OPAC, pada dasarnya

tampilan OPAC SIPRUS pada jaringan local maupun melalui web-

site sama saja. Yang membedakan hanya pada pangkalan database

server (pada tampilan OPAC local menggunakan server local yang

terdapat di puskom AA YKPN, sedangkan pada OPAC yang

berbasis online menggunakan server yang sama dengan portal

hosting AA YKPN yaitu melalui perusahaan Hosting PT. Satata

Neka Tama), dan alamat home page pada masing-masing tipe

jaringan. Pada alamat home page jaringan local yang hanya

tersedia pada lingkup kampus AA YKPN Yogyakarta yaitu

http://202.149.80.242/siprus/ sedangkan pada alamat web-site yang

dapat diakses oleh pemustaka dari lingkup luar kampus AA YKPN

Yogyakarta yaitu http://perpustakaan.aaykpn.ac.id/. (wawancara

dengan bapak Maryadi, pada tanggal 19 mei 2012).

Adapun prosedur untuk mengakses OPAC SIPRUS AA

YKPN melalui web-site yaitu setelah mengaktifkan program

browser pada search engine ketikan alamat web-site AA YKPN

Yogyakarta yaitu http://aaykpn.ac.id/, maka dengan otomatis

search engine akan menampilkan halaman web-site AA YKPN

Yogyakarta seperti (Gambar 14) di bawah ini :


commit to user

85

Gambar 14 Tampilan Web-site OPAC SIPRUS AA YKPN Yogyakarta


Gambar 14 merupakan halaman utama web-site AA YKPN

Yogyakarta, di dalam halaman web-site ini terdapat link untuk

menuju ke menu Perpustakaan AA YKPN, sehingga apabila kita

klik link Perpustakaan AA YKPN maka secara otomatis akan

menampilkan menu layanan OPAC SIPRUS AA YKPN seperti

(Gambar 15) di bawah ini :

http://aaykpn.ac.id/

Link Perpustakaan AA YKPN


commit to user

86

Gambar 15 Tampilan Web-site OPAC SIPRUS AA YKPN Yogyakarta


Sedangkan apabila kita ingin mencari/menelusur buku yang

terdapat di perpustakaan, kita tinggal memasukan kata kunci (key-

word ) pada menu pencarian koleksi. Pada software SIPRUS AA

YKPN terdapat menu layanan OPAC, namun yang tersedia di menu

OPAC tersebut hanya merupakan menu pencarian dasar/basic search.

Meskipun hanya dapat menggunakan menu pencarian koleksi dengan

basic search, tapi hasil dari penelusuran dengan menggunakan basic

search cukup tepat, efisien dan akurat.

http://perpustakaan.aaykpn.ac.id/


commit to user

87

3. Pilih menu pencarian koleksi pada katalog pada sisi sebelah kiri

OPAC.

Adapun langkah-langkah untuk menelusur koleksi

perpustakaan dapat dilakukan seperti (Gambar 16) di bawah ini :

Gambar 16 Menu Pencarian Koleksi pada OPAC SIPRUS AA YKPN


Adapun langkah-langkah dalam menelusur bahan pustaka/buku pada

OPAC SIPRUS AA YKPN, sebagai berikut :

a. Pada gambar 16 di atas terdapat kolom untuk memasukkan kata

kunci (key-word), kata kunci tersebut dapat berupa judul, subyek,

penulis, penerbit maupun nomor barcode. Untuk memilih jenis kata

kunci, kita klik tanda panah kecil yang terdapat di bawah kolom kata

kunci.

analysis analysis analysis


commit to user

88

b. Selanjutnya kita memilih Bank Data, yaitu dengan klik pada tanda

panah kecil yang terdapat di sebelah samping kolom. Di dalam Bank

Data terdapat beberapa jenis pilihan yaitu buku, jurnal ilmiah,

majalah, buletin, koran, skripsi maupun CD-ROM.

c. Setelah selesai memasukkan kata kunci dan menentukan Bank Data,

langkah selanjutnya tekan enter atau klik Cari Data. Maka secara

otomatis OPAC akan menampilkan hasil penelusuran seperti pada

(Gambar 17) di bawah ini :

Gambar 17 Hasil penelusuran buku melalui OPAC


4.2.2. Detail deskripsi bibliografi buku pada OPAC.

Data deskripsi bibliografi buku yang baru saja di-input-kan ke

dalam database software SIPRUS AA YKPN dapat ditelusur kembali

melalui layanan OPAC pada menu Koleksi Terbaru yang secara

Kata kunci = analysis

Cari Data Key-word : analysis hasil

pencarian ada 38 buku

Financial statement analysis klik untuk Detail Buku (Gambar 19) Call Number buku :

SR 657.3 GIB f


commit to user

89

otomatis dapat dimunculkan pada halaman awal OPAC. Menu koleksi

terbaru ini sangat bermanfaat bagi pemustaka untuk mengetahui

koleksi terbaru yang dimiliki oleh perpustakaan, serta bermanfaat bagi

perpustakaan dalam mempromosikan koleksi buku terbaru, letak dari

menu koleksi terbaru ini terdapat di sebelah kanan OPAC. Adapun

tampilan menu koleksi terbaru pada OPAC seperti (Gambar17) di

bawah ini :

Gambar 18 Tampilan Koleksi Terbaru pada OPAC SIPRUS


Klik untuk melihat Detail Buku


commit to user

90

Apabila kita ingin menampilkan detail deskripsi bibliografi buku

yang baru saja di-input-kan ke dalam database, maka langkah selanjutnya

kita memilih buku apa yang ingin kita tampilkan detailnya dengan cara

klik pada buku yang kita pilih pada menu koleksi terbaru. Kemudian

tunggu sampai detail dari bibliografi buku tersebut muncul. Adapun

tampilan dari detail bibliografi buku seperti pada (Gambar 19) di bawah

ini :

Gambar 19 Tampilan detail bibliografi buku pada OPAC SIPRUS


Detail Deskripsi BibliograＩ Buku


commit to user

91

4.3. Hal-hal yang perlu disempurnakan dalam proses input data deskripsi

bibliografi buku pada software SIPRUS.

Dalam proses input data deskripsi bibliografi buku, form untuk

input data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS pada

dasarnya sudah baik dan lengkap. Sehingga deskripsi singkat tentang

keadaan buku yang berada di perpustakaan sudah memberikan gambaran

dini kepada pemustaka tentang buku yang akan dipinjamnya. Namun

untuk memberikan pelayanan yang lebih dan untuk meningkatkan nilai

kepuasan kepada pemustaka, maka ada beberapa hal yang perlu

disempurnakan pada proses input deskripsi bibliografi buku tersebut.

Adapun hal yang perlu disempurnakan tersebut meliputi :

1. Cover Buku

Gambar cover buku pada proses input data bibliografi buku

sebaiknya dimasukkan, karena cover buku tersebut dapat

mempermudah pemustaka dalam penulusuran buku di rak koleksi.

Sebab banyak buku yang judulnya sama tapi misalkan gambar

cover buku tersebut dimasukkan, dapat menghindarkan pemustaka

dari kesalahan pengambilan/pemilihan koleksi.

2. Subyek Buku

Dari hasil pencarian yang terdapat di OPAC, subyek

mengenai buku yang bersangkutan kebanyakan belum

dimasukkan. Padahal subyek dari buku digunakan sebagai acuan

dalam memberikan nomor klasifikasi, manfaat lain dari


commit to user

92

pencantuman subyek buku pada deskripsi bibliografi buku yaitu

subyek buku dapat dijadikan kata kunci (key-word) dalam menu

pencarian bedasarkan subyek. Kemudian dalam penulisan subyek

buku seharusnya menggunakan huruf kapital semua. Syarat ini di

dasarkan pada Standar Deskripsi Bibliografi Buku yang di susun

oleh Muh. Kailani Eryono dalam bukunya yang berjudul

Pengolahan Bahan Pustaka pada tahun 1999. Dan di dalam buku

tersebut semua peraturan dan standar pembuatan deskripsi buku di

tuliskan secara jelas.

3. Penulisan Impressium

Penulisan impressium yang tepat pada detail bibliografi

menurut Muh. Kailani Eryono (1999:103) adalah sebagai berikut

namun, susunan impressium yang

terdapat di Detail Bibliografi Buku pada OPAC Siprus seperti

terbalik antara tempat penerbit dan nama penerbit. Contohnya :

-weshtern-Canada-201 Dari uraian di atas agar

menjadikan koreksi saja dalam menampilkan detail bibliografi

buku.

4. Daftar isi buku

Dengan memasukkan daftar isi buku ke dalam detail

deskripsi bibliografi buku bermanfaat untuk memberikan

gambaran dini kepada pemustaka mengenai isi/konten dari buku


commit to user

93

tersebut. Daftar isi sangat efisien dalam memberikan informasi

singkat mengenai cakupan isi yang terdapat di dalam buku,

sehingga pemustaka dapat mempertimbangkan apakah buku

tersebut sesuai dengan kebutuhanya. Daftar isi dapat dicantumkan

pada metadata catatan umum pada form Input Buku sehingga

pada tampilan detail deskripsi buku daftar isi tersebut dapat

ditampilkan. Seperti yang dikemukan oleh Yuyu Yulia

isi sebuah karya, baik secara selektif atau lengkap pada daerah

catatan .

5. Penulisan deskripsi fisik buku (kolasi)

Dalam penulisan deskripsi fisik buku pada bagian kolasi

sebaiknya ditulisakan sejelas mungkin dan dalam penulisan

tersebut dibuat semudah mungkin agar pemustaka mengetahui

maksud dari penulisan deskripsi pada kolasi tersebut. Seperti

contoh pada informasi deskripsi fisik buku, yaitu Deskripsi

Fisik : 614 hlm 593-602 27cm . Dari informasi di atas angka

593-602 bagi pemustaka mungkin tidak mengerti maksud dari

penulisan angka tersebut. Jadi untuk mengatasi masalah tersebut

dapat di atasi dengan 2 cara yaitu memisahkan informasi

mengenai bibliografi, judul asli buku dan indeks pada daerah

catatan, atau menambah ruas/kolom untuk bibliografi dan indeks

di bawah kolom kolasi. Hal ini di dasarkan pada peraturan


commit to user

94

pembuatan deskripsi bibliografi buku menurut Muh. Kailani

Eryono (1999: 103). Secara jelas dapat dilihat pada gambar 20 di

bawah ini :

Gambar 20 Tambahan kolom untuk bibliografi dan indeks pada detail buku OPAC


Bibliografi : hlm. 593-602 Indeks : hlm. -


commit to user

95

6. Pernyataan Bahan Tambahan kelengkapan CD (compact disk)

pada kolasi/daerah catatan.

Tidak hanya koleksi cetak saja yang di sajikan oleh

penerbit, pada saat ini penerbit melengkapi koleksi cetak mereka

dengan CD, adanya CD tersebut penerbit mencoba memberikan

layanan lebih kepada pemustaka. Jadi koleksi mereka dapat

dinikmati melalui berbagai media, tidak hanya terikat pada koleksi

tercetak saja. Seperti yang dikemukakan oleh Yuyu Yulia

(2009:2.41)

bahan yang terdapat pada buku, seperti : buku disertai dengan

buku jawaban, buku yang disertai

Namun menurut Anon Mirmani (2009:3.22)

menyebutkan bahwa keterangan tambahan mengenai bentuk

apabila dalam daerah deskripsi fisik (kolasi) belum di cantumkan.

Sehingga

apabila menyertakan format lain dari koleksi dalam deskripsi fisik

(kolasi) maka harus diberikan durasi/lamanya waktu CD tersebut

diputar. Jadi tugas perpustakaan disini adalah melengkapi

deskripsi bibliografi dengan cara menambahkan informasi pada

kolasi bahwa buku tersebut dilengkapi dengan CD.


commit to user

96

7. Lokasi buku pada catatan umum

Penambahan informasi mengenai lokasi buku dalam OPAC

sangat bermanfaat bagi pemustaka dalam mempercepat proses

temu kembali buku. Selain pemustaka yang diuntungkan, petugas

pun juga diuntungkan dengan adanya penambahan informasi

mengenai lokasi buku terutama pada saat melakukan stock

opname dan penyiangan koleksi buku perpustakaan. Karena di

UPT Perpustakaan AA YKPN memiliki tempat koleksi rak buku

di 2 lantai.

8. Status buku (Rusak, Diperbaiki, Hilang)

Penambahan informasi mengenai status buku dapat

menghindarkan pemustaka dari kesalahan informasi mengenai

status buku tersebut (tersedia, rusak, diperbaiki atau hilang),

sehingga apabila pemustaka melihat keterangan di OPAC bahwa

buku yang dia cari ternyata sedang diperbaiki atau hilang,

pemustaka tidak perlu mencari di rak ruang koleksi dan dapat

mencari alternatif buku lainya.


commit to user

97

BAB V

PENUTUP

Pada akhir bab ini penulis menyajikan kesimpulan berkaitan dengan

pemanfaatan software SIPRUS AA YKPN digunakan sebagai alat untuk

memberikan layanan lebih kepada pemustaka serta

mengefisienkan/mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. software SIPRUS

yang dikembangkan oleh PTPCI (Pt. Prima Cipta Informatika) ini memiliki

beberapa keunggulan, yaitu : Tampilan yang user friendly, Bebas biaya perawatan

berkala, Free upgrade sesuai dengan perkembangan teknologi dan kebijakan

perpustakaan nasional, Pelatihan operasional penggunaan SIPRUS dan

pendampingan beserta buku petunjuk operasional, After Sales Service dan garansi

software SIPRUS yang baik, Help Desk dan technical support on call setiap jam

kerja, Help Desk dan technical support juga menyediakan layanan bantuan

melalui email sesuai keperluan, Penghematan terbesar dengan tidak memerlukan

Investasi pengadaan server sama sekali. Adapun work order Technical Support

PTPCI Dalam setiap kunjungannya akan melakukan beberapa pekerjaan

diantaranya adalah : Back up data, Defrag dan optimizing database server,

Membersihkan log database, Membersihkan server secara fisik, Inspeksi dan

konfigurasi firewall, scanning (virus, trojan, worm), dan Mencatat keluhan dari

customer.

Selain itu dengan rendah hati penulis juga mengemukakan saran yang

sekiranya dapat dimanfaatkan untuk pihak yang berkepentingan khususnya pihak


commit to user

98

UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta sebagai masukkan dan bahan

pertimbangan dalam melakukan perbaikan kinerja maupun layanan UPT

Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta.

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan masalah yang telah

diuraikan pada bab IV, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai

berikut :

1. Proses peng-input-an data deskripsi bibliografi buku pada software

SIPRUS AA YKPN secara umum memerlukan beberapa langkah

dalam pelaksanaanya. Sebelum melangkah ke tahap peng-input-an

deskripsi bibliografi buku ke dalam software, buku yang akan kita

olah sebelumnya harus sudah dipersiapkan terlebih dahulu,

meliputi nomer klasifikasi, subyek buku dan jenis buku (sirkulasi,

CR maupun referensi) untuk mempermudah proses input data

bibliografi buku. Setelah buku tersebut sudah diketahui nomor

klasifikasi, subyek dan jenis bukunya, maka langkah selanjutnya


a. Aktifkan program SIPRUS terlebih dahulu, dengan cara

sebagai berikut :

1) Nyalakan komputer yang digunakan untuk meng-input

data.

2) Aktifkan program Barcode Wedge. Dengan cara klik

start dan pilih program Barcode Wedge.


commit to user

99

3) Kemudian setelah masuk kedalam window, klik start

dan pilih program Mozilla Firefox/windows exploler.

Sebelum itu pastikan komputer tersebut telah di-instal

SIPRUS terlebih dahulu. Hingga muncul halaman awal

SIPRUS.

4) Masukkan kode hak akses operator dan password,

tunggu sampai tampilan menu awal operator muncul.

b. Peng-input-an data deskripsi bibliografi buku pada

software.

1) Bila telah masuk ke dalam sistem pilih Menu

Pengolahan, kemudian pilih menu Input Buku dan

masukkan data deskripsi buku pada form metadata yang

telah disediakan.

2) Setelah proses peng-input-an data deskripsi bibliografi

buku di atas dirasa cukup, maka kita klik Submit. Dan

proses dari peng-input-an data bibliografi buku tersebut

telah selesai.

2. Tampilan Detail Deskripsi Buku pada OPAC SIPRUS AA YKPN

setelah melaui proses input data bibliografi buku.

Untuk dapat melihat detail deskripsi bibliografi buku

sebelumnya kita melakukan penelusuran bahan pustaka

menggunakan katalog online/OPAC SIPRUS AA YKPN, alamat

http://202.149.80.242/siprus/. merupakan alamat jaringan lokal


commit to user

100

khusus pemustaka yang berada di lingkungan UPT Perpustakaan

AA YKPN. Sedangkan untuk pemustaka dari luar kampus AA

YKPN dapat meng-akses melalui alamat web-site resmi AA YKPN

Yogyakarta yaitu http://perpustakaan.aaykpn.ac.id/. Adapun

informasi yang terdapat di detail bibliografi buku meliputi :

Cover Buku

Judul Buku

Sub Judul

Judul Asli

Subyek

Kelas Buku

ISBN

Bahasa

Penulis

Editor - Penerjemah

Edisi - Cetakan

Penerbit

Seri

Deskripsi Fisik

Tipe Buku

Golongan Pustaka

Lokasi Rak Buku

Nomor Barcode yang Tersedia

Daftar Isi

Resume

Jumlah Buku

Eksemplar

sedang dipinjam

Buku Sedang Dipinjam - Tgl Kembali


commit to user

101

3. Hal-hal yang perlu disempurnakan dalam proses input data

deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS.

Dalam proses input data deskripsi bibliografi buku, form

untuk input data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS

pada dasarnya sudah baik dan lengkap. Sehingga deskripsi singkat

tentang keadaan buku yang berada di perpustakaan sudah

memberikan gambaran dini kepada pemustaka tentang buku yang

akan dipinjamnya. Namun untuk memberikan pelayanan yang

lebih dan untuk meningkatkan nilai kepuasan kepada pemustaka,

maka ada beberapa hal yang perlu disempurnakan pada proses

input deskripsi bibliografi buku tersebut. Adapun hal yang perlu

disempurnakan tersebut meliputi :

1. Cover Buku

2. Subyek Buku

3. Penulisan Impressium

4. Daftar isi buku

5. Penulisan deskripsi fisik buku (kolasi)

6. Penambahan kelengkapan CD pada kolasi.

7. Lokasi buku pada catatan umum

8. Status buku (Rusak, Diperbaiki, Hilang)


commit to user

102

5.2. Saran

Berdasarkan analisa dan uraian pembahasan di atas, penulis

memberikan beberapa saran yang mungkin dapat dijadikan sebagai bahan

pertimbangan kepada pihak yang terkait untuk kemajuan bagi UPT

Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, diantaranya :

1. Saran Khusus.

a. Untuk pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan

software SIPRUS AA YKPN pada menu penelusuran OPAC

SIPRUS perlu ditambahkan menu user guide (petunjuk umum

untuk menggunakan OPAC). Hal ini sangat bermanfaat untuk

pemustaka yang baru pertama kali menggunakan layanan OPAC.

b. Bagi petugas input data deskripsi buku dalam proses peng-input-

an informasi bahan pustaka hendaknya agar lebih teliti lagi,

sehingga deskripsi mengenai suatu bahan pustaka dapat tampil

secara lengkap. Apalagi UPT Perpustakaan AA YKPN

menerapkan sistem layanan tertutup, jadi hanya dengan detail

deskripsi bibliogarfi buku dalam OPAC saja pemustaka

mendapatkan gambaran mengenai buku yang dia butuhkan.


commit to user

103

2. Saran Umum.

a. Untuk pihak perpustakaan agar pelayanan kepada pemustaka

dapat terselenggara dengan lancar, maka perlu adanya pengadaan

fasilitas perpustakaan berupa penambahan unit komputer untuk

OPAC dan komputer khusus untuk bagian pengolahan bahan

pustaka.

b. Bagi pihak perpustakaan agar kebijakan laporan kerja lapangan

yang di buat oleh mahasiswa sebagai syarat untuk kelulusan agar

di-input-kan ke dalam database software, selain dapat membantu

mahasiswa dalam penulisan laporan kerja lapangan juga

bermanfaat untuk menghindarkan dari plagiatisme karya tulis.

c. Bagi pihak perpustakaan agar segera mungkin menerapkan sistem

layanan terbuka dalam pelaksanaanya. Karena untuk

mengefisienkan kinerja perpustakaan jadi petugas tidak kerepotan

dalam mengambilkan satu per-satu buku yang dibutuhkan oleh

mahasiswa, kemudian dengan penerapan sistem layanan terbuka

mahasiswa menjadi lebih mandiri dalam menentukan buku yang

dibutuhkanya.

Documents

OPAC (Online Public Acces Catalog) SIPRUS AA YKPN …/Opac... · Resume, Jumlah Buku dan ... BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN AA YKPN YOGYAKARTA 3.1. Sejarah Berdirinya