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Curso de Calc Avanzado por KZgunea se encuentra bajo licencia Creative Commons de Atribución-NoComercial-CompartirIgual _ 3.0 _ (CC-BY-NC-SA_3.0) OpenOffice Calc Avanzado HOJAS de CÁLCULO

OpenOffice Calc Avanzado - BILIB...OpenOffice Calc: Avanzado 1.1.2. Barra Buscar Gracias a esta barra, podremos localizar el contenido que queremos en nuestra hoja de cálculo. Tan

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  • Curso de Calc Avanzado por KZgunea se encuentra bajo licencia Creative Commons de

    Atribución-NoComercial-CompartirIgual _ 3.0 _ (CC-BY-NC-SA_3.0)

    OpenOffice Calc Avanzado

    HOJAS de CÁLCULO

  • OpenOffice Calc: Avanzado

    Índice del curso

    1. CONFIGURACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO .......................................... 3

    1.1. Agregar / quitar barra de herramientas ................................................. 3 1.1.1. Barra Estándar ................................................................................. 3

    1.1.2. Barra Buscar ................................................................................... 4

    1.1.3. Barra de Formulas ............................................................................ 4

    1.2. Personalizar barras de herramientas ..................................................... 4 1.2.1. Barra de herramientas de OpenOffice Calc ........................................... 5

    1.2.2. Contenido de la barra de herramientas ............................................... 6

    1.3. Ampliar / disminuir tamaño del entorno ................................................ 7

    2. MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS ............................................................... 8

    2.1. Insertar filas, columnas y celdas .......................................................... 8 2.1.1. Insertar filas .................................................................................... 8

    2.1.2. Insertar columnas ............................................................................ 9

    2.1.3. Insertar celdas ............................................................................... 11

    2.2. Modificar el tamaño de filas y columnas .............................................. 12

    3. FORMULAS ............................................................................................. 13

    3.1. Que es una fórmula .......................................................................... 13

    3.2. Insertar una fórmula ........................................................................ 13

    3.3. Propagar una formula ....................................................................... 14

    3.4. Modificacion De fórmulas .................................................................. 15

    4. FUNCIONES ............................................................................................ 16

    4.1. Que es una funcion .......................................................................... 16

    4.2. Asistente de funciones ...................................................................... 16

    4.3 Rango de celdas ................................................................................ 17

    4.4. Introducción de funciones ................................................................. 18

    4.5. Combinacion de formulas y funciones ................................................. 19

    5. GRÁFICOS .............................................................................................. 22

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  • OpenOffice Calc: Avanzado

    1. Configuración del entorno de trabajo

    1.1. AGREGAR / QUITAR BARRA DE HERRAMIENTAS

    A nuestro entorno de trabajo le podremos agregar o quitar botones según nuestras

    necesidades. Estos botones se encuentran agrupados en barras de trabajo las

    cuales contienen herramientas especificas para una tarea en especial como puede

    ser, copiar, cortar y pegar, opciones de impresión, insertar grafica…

    Si vamos al menú Ver, Barra de Herramientas , se despliega una lista con todas las

    barras existentes que se pueden agregar a nuestro entorno de trabajo. En

    Personalizar , podremos personalizar las barras de herramientas y también

    programar las funciones de las teclas.

    De estas barras las que comúnmente estarán siempre presentes serán la Barra

    Estándar, la Barra Buscar y la Barra de Formulas. A continuación presentamos las

    barras más habituales.

    1.1.1. Barra Estándar Contiene las herramientas principales, donde encontramos botones para crear un

    nuevo documento, abrir, guardar, cortar, pegar, deshace r, imprimir, vista

    preliminar.

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    Uso avanzado de OpenOffice Calc.

    Conocer las posibilidades de configuración .

    Usar nuevas funcionalidades: formulas, funciones, graficos…

  • OpenOffice Calc: Avanzado

    1.1.2. Barra Buscar Gracias a esta barra, podremos localizar el contenido que queremos en nuestra

    hoja de cálculo. Tan solo debemos escribir el contenido a buscar en el campo de

    texto que nos facilita.

    1.1.3. Barra de Formulas La barra de fórmulas es el espacio en el que aparecen las expresiones que

    introducimos en cada una de las celdas.

    1.2 . PERSONALIZAR BARRAS DE HERRAMIENTAS

    En este capítulo nos referiremos a la modificación de barras existentes quitando o

    agregando botones a las mismas como así también crear nuestras propias barras

    personalizadas de herramientas.

    Haciendo clic en el menú Ver, Barra de Herramientas, Personalizar podremos ver el

    cuadro de diálogo Personalizar, él cual podrá ser activado también presionando

    Personalizar del menú Herramientas .

    Si presionamos en la etiqueta Barra de Herramientas podremos notar que se divide

    en dos partes, Barra de Herramientas OpenOffice Calc y Contenido de la barra de

    herramientas como se ve y describe a continuación.

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  • OpenOffice Calc: Avanzado

    1.2.1. Barra de herramientas de OpenOffice Calc Aquí podremos elegir la barra a personalizar o crear una nueva (pinchando sobre el

    botón Nuevo ).

    En el botón Barra de Herramientas podremos cambiar el nombre a las barras

    creadas por nosotros y también tendremos la opción de eliminarlas. Además

    podremos cambiar el modo en que se ven los comandos de las barras de

    herramientas. Las opciones de vista que podremos elegir serán:

    1. Solo texto

    2. Solo iconos

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  • OpenOffice Calc: Avanzado

    3. Iconos y texto

    En caso necesario, también podemos restaurar los valores predeterminados

    presionando en Restaurar Configuración Predeterminada .

    1.2.2. Contenido de la barra de herramientas Aquí se podrán quitar los botones. Para ello simplemente tendremos que

    deschequearlos o haciendo clic en el botón Modificar y luego en la opción Borrar .

    También se podrá agregar algún otro comando que se requiera de cualquier otra

    categoría o barra de herramientas presionando en el botón Agregar .

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  • OpenOffice Calc: Avanzado

    Volviendo al cuadro de diálogo Personalizar, en el botón Modificar podremos

    cambiar el nombre al comando seleccionado y asimismo a su correspondiente

    icono.

    También podremos crear nuevos grupos de comandos dentro de la barra de

    herramientas seleccionada y, como ya mencionamos antes, podremos eliminar

    comandos. En el caso de querer volver a la configuración por defecto de los

    comandos podremos hacerlo presionando en Restaurar Comandos Predeterminados

    Una vez terminada la personalización de las barras, podremos guardar los cambios

    realizados presionando en Aceptar . También podremos volver a la configuración

    original de OpenOffice Calc presionando en el botón Restablecer .

    1.3. AMPLIAR / DISMINUIR TAMAÑO DEL ENTORNO

    Para ampliar o disminuir la escala de visualización del entorno tendremos que

    dirigirnos al menú Ver , y seleccionar la opción Escala con lo cual se activará el

    cuadro de dialogo que podemos ver a continuación.

    El mismo cuadro podrá ser activado con el botón de la Barra Estándar o desde la

    Barra de Estado haciendo doble clic con el Botón Izquierdo del ratón sobre el

    porcentaje, tal y como se muestra a continuación.

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  • OpenOffice Calc: Avanzado

    2. Manejo de filas y columnas

    2.1. INSERTAR FILAS, COLUMNAS Y CELDAS

    Para poder realizar las operaciones que se muestran en este apartad o, debemos

    situarnos en la fila, columna o celda desde la cual se desea realizar la inserción .

    2.1.1. Insertar filas Al insertar una nueva fila, esta se posicionara sobre la fila a la que pertenece la

    celda seleccionada. Para realizar esta operación debemos realizar cualquiera de las

    opciones que se especifican a continuación:

    • Hacer clic derecho sobre el numero de fila que queremos tomar como

    referencia para insertar la nueva fila. En el menú contextual que se nos

    muestra, seleccionaremos la opción Insertar filas .

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  • OpenOffice Calc: Avanzado

    • Posicionarnos en la celda que queremos tomar como referencia para la

    inserción de la fila. A continuación, en la barra de menú seleccionaremos la

    opción Insertar/Filas .

    • En caso de que deseemos insertar más de una fila, bastara con seleccionar

    desde la celda que queremos tomar como ref erencia hacia abajo, tantas

    celdas como filas queremos insertar. A continuación, en la barra de menú

    seleccionaremos la opción Insertar/Filas .

    2.1.2. Insertar columnas Al insertar una nueva columna, esta se posicionara a la izquierda de la columna a la

    que pertenece de la celda seleccionada. Para realizar esta operación debemos

    realizar cualquiera de las opciones que se especifican a continuación:

    • Hacer clic derecho sobre la letra de columna que queremos tomar como

    referencia para insertar la nueva fila. En el menú contextual que se nos

    muestra, seleccionaremos la opción Insertar columnas .

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  • OpenOffice Calc: Avanzado

    • Posicionarnos en la celda que queremos tomar como referencia para la

    inserción de la columna. A continuación, en la barra de menú

    seleccionaremos la opción Insertar/columnas .

    • En caso de que deseemos insertar más de una columna, bastara con

    seleccionar desde la celda que queremos tomar como referencia hacia la

    derecha, tantas celdas como columnas queremos insertar. A continuación, en

    la barra de menú seleccionaremos la opción Insertar/Columnas .

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  • OpenOffice Calc: Avanzado

    2.1.3. Insertar celdas Si deseamos insertar un conjunto de celdas, y desplazar los datos que contienen

    esas celdas , deberemos seleccionarlas y realizar una de las acciones que se

    muestran a continuación:

    • En la barra de menú seleccionaremos la opción Insertar/Celdas .

    • Pulsaremos sobre la selección con el botón derecho del ratón, y en el menú

    contextual seleccionaremos la opción Insertar .

    Tras realizar cualquiera de las dos acciones anteriores, se mostrara el siguiente

    cuadro de dialogo:

    Cuando decidimos insertar un conjunto de celdas, debemos decidir que queremos

    hacer con las celdas seleccionadas, ya que las nuevas celdas ocuparan dicha

    posición.

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  • OpenOffice Calc: Avanzado

    2.2. MODIFICAR EL TAMAÑO DE FILAS Y COLUMNAS

    Por defecto, OpenOffice Calc ajusta la altura de la fila al contenido de la misma. En

    cambio, el ancho de la columna se mantiene fijo, y si el contenido no cabe en la

    celda, este invadirá la celda contigua, siempre que esté vacía, de lo contrario los

    datos quedarán ocultos.

    Para cambiar el tamaño de una fila, acercaremos el cursor a la zona en la que

    aparece la numeración de las filas, o bien al margen superior, donde aparecen las

    letras que identifican las columnas, para cambiar el ancho de una columna. A

    continuación situaremos el cursor entre dos filas o dos columnas hasta que cambie

    de apariencia (flecha doble). Luego, clicaremos con el botón derecho del ratón y sin

    soltarlo, lo arrastramos hasta lograr el alto de fila o ancho de columna deseado.

    Si conocemos el valor exacto de la altura de la fila o del ancho de la columna,

    deberemos posicionarnos sobre la fila o columna sobre la que deseemos realizar los

    cambios. En caso de querer modificar el tamaño de varias filas o columnas,

    seleccionaremos todas ellas. En el menú Formato , elegiremos la opción Fila/Alto o

    Columna/Ancho . A continuación se nos mostrara un cuadro de dialogo, en el que

    debemos introducir el valor del alto o ancho de la fila.

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  • OpenOffice Calc: Avanzado

    3. Formulas

    3.1 . QUE ES UNA FÓRMULA

    Las fórmulas son operaciones que nos permites obtener conclusiones de los datos

    que hay en las tablas. De esta manera obtendremos resultados totales o parciales

    que nos podrán servir para un posterior análisis.

    3.2. INSERTAR UNA FÓRMULA

    Para introducir fórmulas en u na celda debemos utilizar el símbolo “=”. Si

    quisiéramos realizar la suma entre dos celdas (A1 y B1), y que se nos muestre el

    resultado en otra celda (C1), deberíamos realizar los siguientes pasos.

    1. Nos posicionaremos sobre la celda en la que queremos que se nos muestre el

    resultado (C1).

    2. Escribiremos el símbolo igual (=).

    3. A continuación, escribiremos el identificador de la primera de las celdas que

    se quiere sumar (A1).

    4. Después el símbolo del operador (+)…

    5. Y el identificador de la segunda de las celdas a sumar (B1) .

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  • OpenOffice Calc: Avanzado

    6. Para terminar pulsaremos Intro .

    Otra manera de hacerlo es escribir “=” en la celda en la que queremos que se nos

    muestra el resultado y hacer clic sobre las celdas que nos interesen. Es decir,

    escribiremos el símbolo igual (=), haremos clic en la primera celda a sumar (A1)

    que quedara marcada con un recuadro rojo, pulsamos +. Después hacemos clic

    sobre la segunda celda a sumar (B1).

    Finalmente pulsa la tecla Intro para que se nos muestre el resultado.

    Si modificáramos el valor numérico de las celdas a sumar, veríamos cómo el

    resultado de la celda F3 cambia. Hemos definido una fórmula que no opera con los

    números directamente, sino que opera con el contenido de las celdas.

    Al igual que hemos creado una fórmula que realiza la suma de dos celdas,

    podríamos crear otra qu e realice operaciones de suma, resta… entre más de dos

    celdas.

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  • OpenOffice Calc: Avanzado

    3.3. PROPAGAR UNA FORMULA

    En caso de que queramos sumar el resto de los valores de las columnas A y B,

    podriamos escribir la formula correspondiente a cada fila o podriamos propagar la

    formula. Para ello, clicaremos sobre la celda que contiene el resultado de la formula

    (C1).A continuación, clicaremos con el boton izquierdo del raton sobre el recuadro

    inferior derecho de la selección y lo arrastraremos hasta la celda que nos interese

    para obtener el resultado de las sumas de las columnas A1 y B1.

    3.4. MODIFICACION DE FÓRMULAS

    Si hacemos doble clic sobre la celda que contiene el resultado de la formula (C1),

    las celdas que componen la fórmula se marcan de color azul y rojo (A1 y B1).

    Al pasar el ratón por encima de estas celdas (A1 y B1) aparece una mano. Si

    clicamos con el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo, podremos desplazar el

    recuadro de color a otra celda.

    Desplazamos el recuadro azul a la celda A3. Pulsaremos enter y comprobaremos

    como el valor de la celda que contiene el resultado (C1) cambia ya que ahora el

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  • OpenOffice Calc: Avanzado

    valor del operando de color azul a cambiado. Antes el valor que contenía era el de

    la celda A1 y ahora contiene el valor de la celda A3.

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  • OpenOffice Calc: Avanzado

    4. Funciones

    4.1. QUE ES UNA FUNCIÓN

    Una función es la relación entre varias celdas, ya sea una suma, una resta, un

    promedio… Estas relaciones ya estan predefinidas y para invocarlas basta con hacer

    referencia al nombre de la funcion que deseamos utilizar. Además las formulas de

    una hoja de calculo pueden estar formadas por diferentes funciones.

    4.2. ASISTENTE DE FUNCIONES

    La forma de para acceder a las funciones es muy sencilla. En primer

    lugar debemos clicar en una celda vacía y a continuación pulsamos

    sobre el botón “ Asistente: Funciones ” de la barra de fórmulas, o bien

    pulsaremos la combinación de teclas Ctrl+F2 . De esta manera se nos mostrará la

    siguiente ventana.

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  • OpenOffice Calc: Avanzado

    Aquí podremos filtrar las funciones disponibles por categoría: Bases de Datos,

    Finanzas, Matemáticas, etc.

    4.3 RANGO DE CELDAS

    Otro concepto importante es el doble punto (:), que sirve para definir un rango de

    celdas. Si, por ejemplo, quisiéramos aplicar una función entre las celdas A1 y A10,

    escribiríamos A1:A10, y así nos ahorraríamos escribir las referencias de todas las

    celdas que entre medias.

    En el siguiente apartado veremos el uso de los rangos de celda.

    4.4. INTRODUCCIÓN DE FUNCIONES

    La mejor manera para comprendar la introduccion de funciones es mediante un

    ejemplo . Vamos a realizar la suma entre un rango de celdas (A1:A10). El resultado

    aparecerá en la celda A12.

    En primer lugar clicamos sobre la celda A12 y escribimos el símbolo igual (=) y a

    continuación el nombre de la función seguido de un paréntesis abierta: =SUMA(.

    En caso de no saber cuál es el nombre de la función, la buscaremos en el asistente

    de funciones.

    A hora deberemos de escribir el rango de celdas entre las cuales se desea realizar la

    suma (A1:A10). En estos momentos estamos en la siguiente situación:

    =SUMA(A1:A10. También podríamos clicar sobre la celda A1 y arrastrar el ratón

    hasta la celda A10.

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  • OpenOffice Calc: Avanzado

    Para terminar pulsaremos la tecla Intro. Podemos observar como en la celda A12 se

    nos muestra el resultado.

    Si clicamos sobre la celda A12, vemos como en la barra de formulas no aparece el

    resultado sino la formula. Esta fórmula podríamos modificarla en cualquier

    momento.

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  • OpenOffice Calc: Avanzado

    4.5. COMBINACIÓN DE FORMULAS Y FUNCIONES

    Pueden darse ocasiones en las que nos interese realizar alguna operación

    matemática entre varias funciones. Imaginemos que necesitamos calcular la resta

    entre la suma y la media de las celdas A1:A10. Seguiremos los siguientes pasos:

    • En primer lugar escribiremos la función correspondiente a la suma:

    SUMA(A1:A10).

    • A continuación el símbolo de la resta “–“.

    • Y finalmente la función correspondiente a la media: PROMEDIO(A1:A10)

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  • OpenOffice Calc: Avanzado

    • Para terminar y ver el resultado pulsaremos la tecla Intro.

    El resultado es 63 ya que la suma de las celdas A1A:10 es 70 y la media es

    7. La resta entre la suma y la media es 63 (70-7=63)

    Se pueden realizar diferentes combinaciones entre formulas y funciones

    dependiendo de nuestras necesidades. Hay que recordar que también tenemos a

    nuestra disposición el asistente de funciones.

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  • OpenOffice Calc: Avanzado

    5. Gráficos

    OpenOffice Calc, nos permite representar la información que se nos muestra en la

    hoja de cálculo en gráficos de diferentes estilos. Para ello deberemos de seguir los

    siguientes pasos:

    • Seleccionamos las celdas que deseamos que se nos muestren en la grafico.

    • En el menú Insertar elegiremos la opción Gráfico y se nos muestra la gráfica

    creada y el siguiente cuadro de dialogo:

    En este cuadro dialogo podremos elegir entre diferentes tipos de graficos:

    Por Columna, Circulo…

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  • OpenOffice Calc: Avanzado

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    1. Configuración del entorno de trabajo 2. Manejo de filas y columnas3. Formulas4. Funciones5. Gráficos