Optimiser le recueil des données Comment remplir un … · N’utilisez pas de correcteur. I 2I 6 I 29 ( NY le 28/09/2007) Instruction pour remplir un CRF. Janvier 2012 URC Paris

Janvier 2012 URC Paris Nord - Formation DU 1

Le cahier d’observation

� Optimiser le recueil des données� Comment remplir un CRF

Présenté par A. CRABIERES


1- Conception d’un CRF- règles absolues- conseils d’élaboration- documents à insérer- format standard

2- Remplissage d’un CRF3- Différents types de CRFs4- Gestion des quéries5- Gestion de la base de données

Plan


1- Conception d’un CRF

� CRF (Case Report Form) : Document, quel que soit son support, destiné àrecueillir toutes les informations requises par le protocole concernant chaque personne qui se prête àla recherche biomédicale.

Objectif : Obtenir des données utilisables

pour répondre aux questions du protocole


Les règles absolues de l’élaboration d’un cahier d’observation d’une étude



� Le CRF doit être fidèle au protocole.

� Les critères d’inclusion et de non inclusion doivent :�être identiques à ceux du protocole� figurer au début du cahier d’observation

� Sur chaque page du CRF doivent figurer : l’identification du patient, le nom du promoteur, le nom de l’étude et le nom ou numéro de la visite

= le « bandeau »



� Les critères de jugement primaires et secondaires doivent êtres clairement formulés

ex : Si critère de jugement principal = nb de jours vivants sans antibiotique (sur 28j)

Il faudra chaque jour : - statut vital (vivant/décédé)- prise d’antibiotique (OUI/NON)



� Prévoir en fin de chaque visite la signature de l’investigateur ou prévoir une attestation à la fin du cahier à signer par l’investigateur pour valider les données recueillies.



� Une fiche de déclaration des EIG doit obligatoirement être présente dans le cahier d’observation


Conception d’un CRF

Conseils d’élaboration d’un CRF

� Ni trop, ni trop peu : il faut se limiter aux informations nécessaires à l’analyse des résultats

� Respecter l’ordre logique dans lequel les données sont obtenues au cours du suivi des personnes

� Faire des modules (une zone dans laquelle on regroupe des informations relatives au même domaine)


Exemple :

VISITE V1 Suivi à 3 mois

CONSULTATION

Date de la consultation (jour/mois/année) : ____ ____ ________

Le patient a-t-il apporté ses urines du matin ? oui � non �

Examen choisi par le clinicien : � Cystoscopie vésicale � Echographie vésicale Résultats : � Polypes � Normale � Suspecte

ANATOMO-PATHOLOGIE � si examen biopsique, classification de la tumeur : � pTa, G1 G2 ou G3 � pT1a, G1 G2 ou G3 � pT1b, G1 G2 ou G3 � CIS � autre � pas de données anatomo-pathologiques

EXAMENS Cytologie urinaire : Date de l’examen : ____ ____ ________ (jour/mois/année) Résultats : � Négative � Positive � Douteuse Urographie Intra Veineuse : fait � non fait � Date de l’examen : ____ ____ ________ (jour/mois/année)



Conseils d’élaboration d’un CRF (suite)

� Ne pas hésiter à mettre les définitions en regard des questions

� Mettre dans le CRF les échelles d’évaluation, les algorithmes et les aides mémoires

� Numéroter les pages

� Prévoir un intercalaire pour chaque visite et pour chaque partie : Traitement, Bilan de fin d’étude, EIG




� Éviter les abréviations, les répétitions, les questions négatives

exemple : (à éviter)

Le patient ne s’oppose pas à participer à cet essai et à l’utilisation des données colligées dans le cadre de cette recherche visant à évaluer les soins courants.

oui

non

Le patient accepte l’utilisation et l’analyse des excédents de prélèvements sanguins pour le dosage du Nt-BNP.

oui

non




� Pour les questions dichotomiques (oui/non) il faut parfois prévoir une 3ème case NA (non applicable) ou NSP (ne sait pas)

exemple : (à éviter)

Grossesse en cours : oui � non �




� Préférer une liste de réponses à cocher pour les questions ouvertes avec une case « autre»

exemple :(à éviter)

Urographie Intra Veineuse : fait � non fait � Date de l’examen : ____ ____ ________ (jour/mois/année) Résultats : � Normale � Lacune pyélique � droite � gauche � bilatérale � Lacune urétérale � droite � gauche � bilatérale � Lacune vésicale � droite � gauche � bilatérale � Dilatation pyélocalicielle � droite � gauche � bilatérale � Retard de sécrétion � droit � gauche � bilatéral � Non informative




� Bien soigner la présentation� Exemple (à éviter)

AINS �� OUI �� NON

AntiCox2 �� OUI �� NON

ANTICOAGULANT �� OUI �� NON

HBPM �� OUI �� NON (Héparine de bas poids moléculaire)

Héparine non fractionnée �� OUI �� NON

Autre �� OUI �� NON

Si oui, préciser :………………………………………………………


Le patient a t-il été suivi pendant toute la durée de l’étude : 0 non 1 oui

Si non, date des dernières nouvelles : I__I__I I__I__I I__I__I__I__I (jour/mois/année)

La cause principale de cet arrêt prématuré est liée :

à une décision du patient

à une décision de l'investigateur

au décès du patient le : I__I__I I__I__I I__I__I__I__I

Motif du décès :

- Cause thrombotique grave non oui

- Cause hémorragique grave non oui

Autre cause :………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………….

La raison principale de cet arrêt prématuré est :

un événement indésirable

le retrait de consentement le : I__I__I I__I__I I__I__I__I__I

le patient est perdu de vue dernières nouvelles le :

I__I__I I__I__I I__I__I__I__I

Exemple : (à éviter)



Documents à insérer dans le CRF

� Les consentements éclairés dans le cas des recherches biomédicales et les notices d’information le cas échéant, sont mis dans le CRF.

� Fiches des coordonnées patients. � Carnet de RDV patients� Les feuilles de route et étiquettes destinées aux

plateaux techniques.� Les échelles d’évaluation, les questionnaires

patients …



Format standard

� Page de présentation (promoteur, titre étude, référence du centre, code patient…)

� Coordonnées de l’investigateur coordonnateur, des ARCs et Chef de projet

� Instructions pour remplir le CRF



Format standard (suite)� Tableau récapitulatif des visites (calendrier)

13

52

+

+

+

+

12

26

+

+

+

+

11

24

+

+

+

10

20

+

+

+

9

16

+

+

+

8

12

+

+

+

+

7

6

10

+

+

+

6

5

8

+

+

+

+

5

4

6

+

+

+

4

3

4

+

+

+

+

3

2

2

+

+

+

TRAITEMENT

2

1

0

+

+

+

RANDOMISATION

V1

INJECTION N°

S-1

+

+

+

+

+

+

+

+

PHASE DE L’ETUDE

VISITE

HUMIRA ® OU PLACEBO

SEMAINES POST INCLUSION

Consentement éclairé

Antécédents

Examen clinique

Signes vitaux

Biologie

CRP

Radio pulmonaire

IDR



Format standard (suite)

� Critères d’inclusion et de non inclusion � Fax d’inclusion et/ou randomisation� Critères démographiques : âge, sexe…� Examen clinique : poids, taille, TA…� Les antécédents de la maladie, les ATCD

personnels (pathologies associées), les ATCD familiaux

� Traitements associés



Format standard (suite)

� Évaluation de l’efficacité : données cliniques et para cliniques (examens biologiques, ECG …)

� Évaluation de la tolérance : données cliniques et para cliniques

� Événements indésirables et EI graves� Bilan de fin d’étude


2- Instructions pour le

remplissage d’un CRF


Instruction pour remplir un CRF

� Remplissez les feuilles en utilisant un stylo bille noir pour une bonne lisibilité.

� Ecrire en lettres capitales I E I T I U I D I E I

� N’inscrivez qu’un caractère par case.

Ex : 140 I _I 1 4I 0I I 1I 4I 0IÀ ne pas faire OK



� Lorsque le résultat doit être reporté dans des cases ouvertes, remplir toutes les cases à partir de la droite.

Ex : 30 I I 3I 0I I 0I 3I 0IÀ ne pas faire OK

→ Ne jamais laisser de case vide


� Lorsque le résultat doit être reporté dans des cases fermées, cochez la case appropriée.

Ex : � oui � non

� Chaque erreur doit être barrée d’un trait de manière à la laisser visible, corrigée, paraphée et datée. N’utilisez pas de correcteur.

I 2I 6 I 29 ( NY le 28/09/2007)



� Quand une donnée est manquante, mettez :

I I I soit NF pour un examen / bilan non faitI I I soit NA quand ce n’est pas applicableI I I soit DM pour une donnée non disponible


→ Ne jamais laisser de case vide


� En cas d’évènements indésirables, remplir les feuillets EI/EIG correspondants

� En cas d’arrêt prématuré, et à la fin de l’étude remplir la feuille « Bilan de fin d’étude et/ou arrêt prématuré »



3- Les différents types de CRF

� Les + fréquents : � CRF Papier� CRF Électronique (eCRF)

� De moins en moins utilisés : � Stylo numérique� CRF sur PALM


Etude xxx

P000000

Essai contrôlé randomisé multicentrique évaluant l’efficacité d’une technique modifiée … dans une

population de patients …

CAHIER D’OBSERVATION NOM (première lettre) I__I

PRENOM (première lettre) I__I NUMERO DE CENTRE I__I NUMERO DE PATIENT I__I__I__I

Investigateur coordonnateur: Dr xxx Service de xxx, Hôpital Bichat

Version du 08/08/2007

CRF Papier


COORDONNES DES PERSONNES REFERENTES

Investigateur Coordonnateur : Dr xxxx Service de xx Hôpital Bichat – Claude Bernard 46 Rue Henri Huchard Tél : 01 40 25 xx xx Fax : 01 40 25 xx xx Méthodologiste : Dr Isabelle BOUTRON

Unité de Recherche Clinique Paris Nord Département d'Epidémiologie, Biostatistique et Recherche Clinique Groupe hospitalier Bichat – Claude Bernard 46, rue Henri Huchard 75018 Paris Tél : 01 40 25 79 43 Fax : 01 40 25 67 73 Promoteur : AP-HP représentée par la DRCD

Chef de projet : Amel OUSLIMANI Délégation à la Recherche Clinique et au développement

Hôpital Saint-Louis 1 avenue Claude Vellefaux Tél : 01 44 84 17 29 Fax : 01 44 84 17 99 Attachées de recherche clinique : Estelle MARCAULT Unité de Recherche Clinique Paris Nord Groupe hospitalier Bichat – Claude Bernard 46, rue Henri Huchard 75018 Paris Tel : 01 40 25 79 36 Fax : 01 40 25 67 73 [email protected]

CRF Papier


INSTRUCTIONS POUR REMPLIR LES CAHIERS D’OBSERVATION

1. Remplissez les feu illes en ut ilisant un stylo bille noir pour une bonne

lisibilité.

2. Ecr ire en let t res capita les I E I T I U I D I E I

7. N’inscr ivez qu’un caractère par case. Ex 140 I I 14I 0I I 1I 4I 0I

� Lorsque le résulta t doit êt re repor té dans des cases ouver tes, remplir les cases à par t ir de la droite.

Ex : 30 I I 3I 0I I 0I 3I 0I

� Lorsque le résu lta t doit êt re repor té dans des cases fermées, cochez la case appropr iée.

Ex : 1 ou i 2 non

� Chaque erreur doit être barrée d’un trait de manière à la la isser visible, corrigée, paraphée et datée. N’ut ilisez pas de correcteur .

� I 2I 6 I 29 ( NY le 28/09/2007)

� Quand une donnée est manquante, met tez :

I_ I I soit NF pour un examen / bilan non fa it I I I soit NA quand ce n ’est pas applicable I I I soit DM pour une donnée non disponible

� En cas d’évènements indésirables, remplir les pages spécifiques correspondantes en fin de cahier p 35 et 36.

� En cas d’arrêt prématuré , et à la fin de l’étude remplir la feu ille « Bilan de fin d’étude et /ou arrêt prématuré » en fin de cahier p38.

CRF Papier


CRF Papier

Date de la visite : I__I__I I__I__I I__I__I__I__I

CRITERES D’INCLUSION Critères d’inclusion Oui Non

• Patient ayant été informé des objectifs et contraintes de l’étude � �

et ayant donné son consentement éclairé par écrit.

• De 18 ans et plus. � �

• Ayant réalisé un examen médical préalable. � �

• Affilié à un régime de sécurité sociale ou bénéficiant de la CMU. � �

• Premier xxx depuis 3 à 12 mois. � �

• Motricité caractérisée par xxxx

• Patient supportant le déséquilibre potentiel lié au port xxxx, � �

soit une capacité à rester debout au moins 2 minutes avec ou sans

aide

�� Si une case est cochée NON à l’un de ces critères, le patient ne peut pas être inclus

Critères de non inclusion Oui Non

• Troubles cognitifs majeurs. � �

• Pathologie médicale majeure pouvant interférer xxx � �

• Antécédents d’AVC. � �

• Douleur excessive dans une xxx. � �

• Fatigabilité excessive.

• Personne bénéficiant d’une protection particulière : � �

femme enceinte, personne mineure, personne majeure sous tutelle

et sous curatelle, les personnes hospitalisées sans leur

consentement et non protégées par la loi, ou les personnes

privées de liberté

�� Si une case est cochée OUI à l’un de ces critères, le patient ne peut pas être inclus

AP-HP

xxx

Nom I__I Prénom I__I

N° patient I__I I__I__I__I Inclusion


CRF Papier

FORMULAIRE D’INCLUSION

« Evaluation de l’efficacité d’une technique xxxx d ans une population de patients

xxx »

Je soussigné(e), Docteur _____________________________ déclare inclure, après

vérification de l’ensemble des critères d’inclusion et de non-inclusion, le patient :

Nom : l__l (première lettre)

Prénom : l__l (première lettre)

Année de naissance : 1 9 l__l__l

Sexe : � Masculin � Féminin

Date d’inclusion : l__l__l l__l__l l__l__l__l__l (jour/mois/année)

Le traitement de ce patient aura lieu à l’hôpital :

Nom de l’Hôpital : __________________________________________________

Numéro de centre : l__l

A partir du l__l__l l__l__l l__l__l__l__l

Date : l__l__l l__l__l l__l__l__l__l (jour/mois/année)

Signature de l’investigateur :

Ce document est à envoyer par télécopie à Estelle M arcault au 01 40 25 67 73

Partie réservée à l’URC Paris Nord

N°de patient : l__l l__l__l__l Groupe interventi on �

Groupe contrôle �

Date : l__l__l l__l__l l__l__l__l__l Signature de l’ARC :

AP-HP

xxxx

Nom I__I Prénom I__I

N° patient I__I I__I__I__I Inclusion


CRF Papier

� CRF papier est à imprimer en dupliqué (un exemplaire promoteur et un exemplaire investigateur) peut être imprimé en 3 exemplaires selon les POS du promoteur (1 exemplaire supplémentaire pour la saisie)

� Les corrections se font directement sur le CRF par l’investigateur ou par la personne mandatée par l’investigateur. Chaque erreur doit être barrée d’un trait de manière à la laisser visible, corrigée, paraphée et datée.


CRF Papier

� Le CRF papier est vérifié, déliassé et récupéré par l’ARC au cours des visites de monitoring

� Archivage sous forme papier :� le cahier reste chez l’investigateur et les liasses

sont archivées chez le promoteur.


e-CRF

� Cahier électronique

� Logiciel qui s’installe sur l’ordinateur de l’investigateur (ou du TEC)

� Identification par login et un mot de passe.

� Possibilité de définir plusieurs profils (Profil investigateur, profil ARC, Profil datamanager) avec des accès différents






� Saisie clavier et correction clavier

� Archivage papier, impression du CRF électronique

e-CRF


HAUT

BAS

DROITEGAUCHE

CRF avec stylo numérique

Plusieurs millions de trames existantes.Les trames des pages des CRFs sont toutes différentes

Stylo numérique et papier tramé : trame Anoto


Les stylos numériques

o Le logiciel d’utilisation est installé sur l’ordinateur

o Saisie comme pour un CRF papier

o Enregistrement des données dans le stylo

o Transfert des données du stylo numérique vers la base de donnée





Règles particulières

� La correction se fait uniquement sur le papier tramé

� Cette correction est ensuite validée à l’écran

� Archivage papier


Palm

� Logiciel qui s’installe sur l’ordinateur de l’investigateur (ou du TEC)

� Identification par login et un mot de passe.

� Saisie soit sur e-CRF soit sur le palm, avantage en consultation quand il n’y a pas d’ordinateur, le palm tient dans la poche. La saisie peut se faire directement sur ce support.


Palm


Palm


Palm


Palm


Palm

� Les données saisies sur le palm sont transférées sur un site sécurisé

� Saisie et correction sur palm ou directement sur le site (CRF électronique)

� Archivage papier, impression du CRF électronique


4- La gestion des queries


Définition des QUERIES

Les «queries» sont des requêtes, des demandes d’information demandées par le Data Manager à l’ARC ou des demandes qui émanent directement de l’ARC.

Un des rôles du data manager est de vérifier et de valider les données saisies.


Différentes «queries»

� ARC :

� Il est responsable de la validité des données rapportées sur le CRF par rapport aux documents sources

� Il peut émettre des queries lorsqu’il s’aperçoit que des erreurs récurrentes sont faites sur les CRFs. A ce moment là il émet des queries sur les CRFs déjà monitorés et déliassés



� Data Manager :� Responsable des données recueillies� Gestionnaire de la base de données� Assure la qualité des données stockées

Il doit remettre au statisticien une base propre et de qualité



� Queries :� Données manquantes� Données incohérentes, contrôle des données

saisies par un logiciel Erreurs de retranscription, erreurs lors du

transfert électronique (stylo numérique, palm), erreur de programmation (stylo numérique, palm, CRF électronique), erreur d’interprétation (stylo numérique)

� Les demandes de corrections passent par l’ARC


Comment répondre à une « query »

� L’ARC remplit le document de demande de corrections et :

� le fait remplir par l’investigateur lors de la visite de monitoring suivante

� l’envoie par courrier à l’investigateur avec AR et suit le délai de réponse

� demande la réponse par téléphone et demande une confirmation écrite à l’investigateur

Dans tous les cas, les queries doivent être tracées sur papier


Document type à remplir lors d’une demande de « queries »

DEMANDE DE CORRECTIONS CODE ETUDE : Date :

N° centre I__I__I Nom investigateur : N° Patient I__I__I__I__I Initiales patient I__I I__I

Nom de la visite N° de page Nom de la variable Valeur actuelle Valeur corrigée Commentaires Paraphe de l’investigateur

Commentaires de l’investigateur : Date et signature de l’investigateur :


Comment répondre à une « query »

� Ce document est fait en dupliqué ou tripliqué, un exemplaire doit rester chez l’investigateur et l’autre ou les 2 autres doivent être remis au promoteur.


Circuits des différentes « queries »

Mise en place

Suivi de l’essai

Validation des CRFs

Double saisie

Data manager

Investigateur

Clôture des centres

Gel de la base

Analyse statistique

query

query

� Base de données


5- Base de données� La base de données doit être conforme au CRF

� Toutes les modifications apportées doivent être documentées (tracées)

� La base est gelée quand toutes les données ont été saisies et qu’il n’y a plus de queries

� Après le gel de la base, l’aveugle est levé si besoin et l’analyse statistique peut commencer


Questions ????