Załącznik nr 1 do SIWZnumer sprawy: 11/POWER/PN/2017

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)

Kompleksowa obsługa spotkań oraz wydarzeń organizowanych na terenie kraju w latach 2017 – 2018 w ramach realizacji projektu współfinansowanego ze środków Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.

1. Zamówienie finansowane jest w 84,28% ze środków Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 oraz 15,72% z budżetu państwa.

2. W Załączniku nr 1 do Opisu przedmiotu zamówienia ujęte zostały maksymalne stawki w zakresie niektórych wydatków finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020. Złożona oferta musi spełniać zalecenia Instytucji Zarządzającej POWER (Załącznik nr 1 do OPZ) dotyczące maksymalnych stawek ustalonych w zakresie niektórych wydatków finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020. Maksymalne ceny brutto nie mogą przekroczyć niżej wymienionych kwot w przypadku:1) noclegu w kraju – 220,00 zł/1 nocleg/1 osoba,2) serwisu kawowego – 15,00 zł/osoba,3) obiadu standard – 35,00 zł/osoba,4) kolacji standard – 35,00 zł/osoba.Jeżeli ceny jednostkowe wyszczególnionych pozycji, zadeklarowane w ofercie wykonawcy zostaną przekroczone, oferta zostanie odrzucona.

3. Informacje zawarte w OPZ są danymi szacunkowymi, zostały podane pomocniczo w celu kalkulacji oferty i nie stanowią zobowiązania Zamawiającego do ich wykonania w okresie realizacji umowy.

4. Wykonawca zobowiązany jest w trakcie realizacji umowy do wykorzystania zgłaszanych rabatów będących w posiadaniu Zamawiającego i uwzględnienia ich w rozliczeniu zlecenia.

5. Zgodnie z art. 29 ust 3a ustawy Zamawiający wymaga, aby osoba/osoby wykonujące czynności w zakresie wskazanym w załączniku nr 8 do SIWZ były zatrudnione/zatrudniane przez Wykonawcę lub podwykonawcę na postawie umowy o pracę, w pełnym wymiarze czasu pracy, przez cały okres trwania umowy na warunkach, o których mowa we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 7 do SIWZ.

6. Zamawiający określa następujące wymagania dotyczące klauzuli społecznej oraz klauzuli środowiskowej:1) Klauzula społeczna:

W trakcie realizacji zadań objętych zamówieniem, celem zmaksymalizowania pozytywnego wpływu społecznego, Wykonawca uwzględni w menu uwarunkowania zdrowotne oraz aspekty kulturowe i religijne, które zostaną zgłoszone przez Zamawiającego w zleceniu szczegółowym, na warunkach określonych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 7 do SIWZ. Nieprzestrzeganie powyższego warunku będzie skutkować nałożeniem na Wykonawcę kar finansowych lub rozwiązaniem Umowy przez Zamawiającego.

2) Klauzula środowiskowa.W trakcie realizacji zadań objętych zamówieniem, celem zminimalizowania negatywnego wpływu realizacji przedmiotu zamówienia na środowisko naturalne zapewnione przez Wykonawcę posiłki, będą przygotowywane i serwowane przy użyciu naczyń, sztućców i obrusów wielorazowego użytku.Nieprzestrzeganie powyższego warunku będzie skutkować nałożeniem na Wykonawcę kar finansowych lub rozwiązaniem Umowy przez Zamawiającego.

1

Zadanie nr 1

Spotkania organizowane w odległości do 50 km od siedziby GUS1.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do zaproponowania każdorazowo miejscowości, w której zostanie zrealizowane spotkanie. W ramach spotkań organizowanych w odległości do 50 km od siedziby GUS Zamawiający planuje:1.1. Dwa dwudniowe spotkania, każde dla 100 uczestnikówWymagania w zakresie usługi:1) Sala konferencyjna:

a) każdorazowo na każdy dzień dwudniowego spotkania jedna sala dla 100 uczestników, mieszcząca się w ośrodku szkoleniowym / hotelu odpowiadającym trzygwiazdkowemu standardowi wraz z pełnym wyposażeniem;

b) stoły i krzesła dla uczestników konferencji w odpowiedniej ilości ustawione w podkowę lub konferencyjnie (ustawienie uzgodnione będzie z Zamawiającym), 1 miejsce przy stole minimum 0,7 m/ 1 osobę;

c) stół prezydialny dla 4 osób; 1 miejsce przy stole minimum 0,7 m/ 1 osobę;d) na stole prezydialnym butelkowana woda mineralna gazowana i niegazowana wraz

ze szklankami w liczbie odpowiadającej zasiadającym przy stole osobom, wymiana szklanek i uzupełnianie wody w trakcie konferencji;

e) sprzęt multimedialny: laptop (na stole prezydialnym) z systemem operacyjnym co najmniej Windows 7 (z zainstalowanym programem do odczytu i prezentacji pokazu slajdów w formacie pdf oraz pakietem MS Office w wersji co najmniej 2007 – wykorzystywanej w statystyce publicznej, zawierającej programy Power Point, Word, Excel) z bezpłatnym dostępem do Internetu Wi-Fi (Download minimum.: 6 Mbit/s, Upload minimum: 2 Mbit/s), projektor multimedialny oraz ekran do wyświetlania obrazu z projektora (obraz na ekranie widoczny dla każdego uczestnika, z każdego miejsca sali); pilot do zdalnego przeglądania prezentacji; tablica typu „flipchart” (z zestawem markerów) widoczna dla każdego uczestnika, z każdego miejsca sali;

f) nagłośnienie: 2 mikrofony bezprzewodowe na stole prezydialnym oraz 3 mikrofony bezprzewodowe dostępne dla wszystkich uczestników konferencji umożliwiające sprawne przeprowadzenie konferencji wraz z dyskusją, nagłośnienie zapewniające słyszalność w każdym punkcie sali;

g) sala musi posiadać zaplecze sanitarne; spełniać warunki profesjonalnej, biznesowej sali konferencyjnej pod względem wyposażenia i aranżacji; musi być klimatyzowana, z dostępem do światła dziennego z możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego;

h) sala nie może być podzielona kolumnami ani zawierać elementów spadu dachowego/pochyleń ograniczających bądź utrudniających poruszanie się bądź ustawienie dodatkowych elementów (roll-upów) w sali, minimalna wysokość sali 3,0 m;

i) stół recepcyjny oraz 2 krzesła przed salą umożliwiające prowadzenie rejestracji uczestników konferencji jak i rozmieszczenie materiałów konferencyjnych dla uczestników;

j) widoczne oznaczenie sali z użyciem nazwy spotkania oraz logotypu udostępnionego przez Zamawiającego.

2) Nocleg – każdorazowo zapewnienie noclegu w ośrodku szkoleniowym/hotelu odpowiadającym trzygwiazdkowemu standardowi, w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania wraz ze śniadaniem, dla wszystkich uczestników spotkania.

1 Odległość szacowana na podstawie google maps: mierzona w kilometrach, transportem samochodowym, trasa najkrótsza.

2

W cenę pokoju będzie wliczone śniadanie w formie bufetu. Zamawiający zastrzega, że cena za nocleg ze śniadaniem w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania musi być jednakowa dla każdego uczestnika. Zamawiający wymaga, aby odwołanie rezerwacji było możliwe bez ograniczeń czasowych i nie skutkowało naliczeniem jakichkolwiek opłat.Każdorazowo uczestnicy spotkania powinni być zakwaterowani w jednym ośrodku/hotelu. Zamawiający dopuszcza w uzasadnionych przypadkach wykorzystanie do realizacji usługi większej liczby ośrodków/hoteli - po akceptacji Zamawiającego.Usługa noclegu zostanie rozliczona na podstawie faktycznej liczby osób korzystających z tej usługi.

3) Wyżywienie dla każdego spotkania:a) przerwy kawowe – 2 przerwy kawowe dla wszystkich uczestników na

zewnątrz/wewnątrz sali (decyduje Zamawiający):i. pierwszego dnia spotkania – 1 przerwa kawowa,ii. drugiego dnia spotkania – 1 przerwa kawowa;

b) obiady – 2 obiady w formie bufetu dla wszystkich uczestników:i. pierwszego dnia spotkania – 1 obiad,ii. drugiego dnia spotkania – 1 obiad;

c) kolacje standard – 1 kolacja w formie bufetu dla wszystkich uczestników pierwszego dnia spotkania, którzy będą korzystali z noclegu.

Zamawiający będzie akceptował menu na wszystkie posiłki zaproponowane przez Wykonawcę. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia Wykonawcy, w zakresie serwowanego menu, specyficznych wymagań żywieniowych.Wyżywienie zostanie rozliczone na podstawie faktycznej liczby osób korzystających z tej usług. Sala konferencyjna i pomieszczenia, w których podawane będą posiłki i organizowane przerwy kawowe muszą znajdować się w jednym kompleksie.Miejsce wydawania posiłków (obiady i kolacje standard) musi znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będzie odbywała się konferencja, w oddzielnym / wyodrębnionym pomieszczeniu. W/w miejsce tj. przeznaczone dla celów konsumpcyjnych musi być wyposażone w stoły i krzesła umożliwiających wszystkim uczestnikom spotkania spożywanie posiłków na siedząco.

4) Transport – na każde spotkanie usługa transportu dla 100 osób (autokar). Przejazd tam i z powrotem – do 100 km. Wymaga się, aby w środkach transportu przeznaczonych do wykonywania usługi była zainstalowana sprawna klimatyzacja. Zamawiający nie będzie ponosił kosztów powrotu wykonawcy usługi z miejsca spotkania do „bazy”. Środek transportu używany na potrzeby spotkania będzie oznaczony kartką z nazwą spotkania oraz logotypami udostępnionymi przez Zamawiającego. Transport osób wykonywany będzie zgodnie z przepisami prawa krajowego, w tym ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. 2016, Nr 125, poz. 1907). Wykonawca jest zobligowany do przedstawienia dokumentów potwierdzających, że: a) przewoźnik jest zarejestrowaną firmą uprawnioną do wykonywania usługi przewozu

osób środkami transportu drogowego,b) posiada licencję i zezwolenia uprawniające do podejmowania i wykonywania

działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego – przewóz osób.Usługa transportowa zostanie rozliczona na podstawie liczby przejechanych kilometrów środka transportu zatwierdzonego przez Zamawiającego. Koszty parkingów w zakresie realizacji usługi pozostają po stronie Wykonawcy.

3

WYMAGANIA OGÓLNEdotyczące Zadania nr 1

1) W ramach realizacji zlecenia szczegółowego wykonawca przedstawi co najmniej trzy warianty propozycji organizacji danego spotkania, odnoszące się do wszystkich elementów zlecenia szczegółowego.

2) Zamawiający zastrzega sobie prawo do przedstawienia własnej propozycji organizacji spotkania.

3) Przez usługi hotelarskie i gastronomiczne (w zakresie wyżywienia) należy rozumieć świadczenie usługi w obiekcie, który posiada standard hotelu minimum trzygwiazdkowego (zgodnie ze wskazaniem) w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r., Nr 22, poz. 169 ze zm.).

4) Ilekroć mowa o noclegu należy przez to rozumieć zakwaterowanie w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania z węzłem sanitarnym, śniadaniem, bezpłatnym dostępem do Internetu Wi-Fi.

5) Miejsce spotkania, noclegów i sposób podawania posiłków powinny być odpowiednio dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych.

6) W przypadku, kiedy Zamawiający zgłosi wykonawcy zastrzeżenia odnośnie do czystości w pokoju czy niekompletnego lub wadliwie funkcjonującego wyposażenia, wykonawca ma obowiązek w ciągu 30 minut zapewnić drugi pokój w tym samym hotelu, spełniający wymagania OPZ.

7) W przypadku, kiedy Zamawiający zgłosi wykonawcy problem w postaci wadliwie funkcjonującego wyposażenia/sprzętu/Internetu/aranżacji sali obrad/sali konferencyjnej, wykonawca ma obowiązek bezkosztowo w jak najkrótszym czasie zapewnić prawidłowe funkcjonowanie wyposażenia/wadliwego sprzętu/sali spotkania.

8) W zakresie wyżywienia przedstawiono poniżej przykładowe menu. Podane gramatury dotyczą dań i posiłków po obróbce termicznej oraz są wielkościami minimalnymi.

Przykładowe menu

Przerwa kawowa1) Kawa porcjowana;2) Herbata do wyboru (saszetki o wadze 1,5 – 2 g): czarna, zielona, owocowa.3) Cukier porcjowany;4) Śmietanka;5) Cytryny w plastrach;6) Soki owocowe (2 rodzaje) (2x250 ml/os);7) Woda gazowana i niegazowana (2x250 ml/os);8) Ciastka kruche (50g/os); 9) Cukierki czekoladowe (60 g/os);10) Wrzątek w warniku.

Obiad

1) Zupa (250 ml/os.), 1 rodzaj np.:a) krem z pomidorów z groszkiem ptysiowym;b) krem ze szparagów z groszkiem ptysiowym; c) żurek staropolski z jajkiem; d) grzybowa ze świeżych grzybów.

2) Drugie danie:a) mięso (150 g/os. - bez mięsa mielonego), dla 50% uczestników, np.:

wieprzowe (np. medaliony wieprzowe w sosie musztardowym); wołowe (np. zrazy wołowe w sosie własnym);

4

drobiowe (np. ragout z indyka z grzybami); b) ryba (150 g/os.), dla 50% uczestników, np.:

sola w maślanym sosie cytrynowym; dorsz faszerowany z warzywami zapiekany pod beszamelem; morszczuk pieczony w sosie śmietanowo-czosnkowym.

c) dodatki skrobiowe: ziemniaki, kasza, ryż, makaron – 2 do wyboru (razem 100 g/os.);

d) surówka, sałatka – 2 do wyboru (100 g/os.).3) Deser, np.: wybór ciastek (minimum 3 rodzaje, np. rogaliki francuskie, rogaliki

nadziewane, babeczki z kremem i owocami, lub inne propozycje z wyłączeniem ciastek drożdżowych) w ilości minimum 4 sztuki na osobę.

4) Napoje (250 ml/os.) - 2 rodzaje (sok, woda).

Kolacja standard1) Deski serów różnych (50 g/os).2) Deski wędlin, mięs pieczystych i pasztetów (50g/os.).3) Warzywa sezonowe do wyboru (100 g/os.).4) Danie gorące (250 g/os., w tym co najmniej 100 g mięsa/ryby).5) Herbata (saszetki o wadze 1,5 – 2 g): czarna, zielona, owocowa.6) Dodatki:

a) cukier porcjowany;b) ketchup;c) musztarda;d) chrzan;e) cytryny w plastrach;f) śmietankag) wrzątek w warniku;h) masło;i) pieczywo mieszane.

7) Napoje do wyboru (250 ml/os.) – 2 do wyboru (sok, woda).

9) Wykonawca zapewni stosowną aranżację stołów, zgodnie z ogólnie przyjętymi standardami oraz zastawę i sztućce. Niedopuszczalne jest stosowanie naczyń i sztućców jednorazowego użytku. Użyta zastawa będzie czysta i nieuszkodzona.

10) Wykonawca jest zobowiązany do świadczenia usług w zakresie wyżywienia wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, przestrzegania przepisów prawnych z zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych zgodnie z dnia 23 sierpnia 2006 o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz.U. nr 171 poz. 1225 ze zm.).

11) Posiłki nie mogą być wykonane z produktów instant (np. zupy w proszku, sosy w proszku itp.) oraz produktów gotowych (np. mrożone pierogi itp.).

Zadanie nr 2

2.1 Spotkania organizowane w Lublinie, Wrocławiu i Szczecinie.

W ramach zadania Zamawiający planuje 12 jednodniowych spotkań, każde dla 20 uczestników, z których:a) 6 spotkań zorganizowanych będzie w Lublinie;b) 3 spotkania zorganizowane będą we Wrocławiu;c) 3 spotkania zorganizowane będą w Szczecinie.

5

Wymagania w zakresie usługi:Wyżywienie dla każdego spotkania:

a) przerwy kawowe – 1 przerwa kawowa dla wszystkich uczestników na zewnątrz/ wewnątrz sali (decyduje Zamawiający);

b) obiad – 1 obiad w formie bufetu dla wszystkich uczestników spotkania.

WYMAGANIA OGÓLNEdotyczące Zadania nr 2

1) W zakresie wyżywienia przedstawiono poniżej przykładowe menu. Podane gramatury dotyczą dań i posiłków po obróbce termicznej oraz są wielkościami minimalnymi.

Przykładowe menu

Przerwa kawowa1) Kawa porcjowana;2) Herbata do wyboru (saszetki o wadze 1,5 – 2 g): czarna, zielona, owocowa.3) Cukier porcjowany;4) Śmietanka;5) Cytryny w plastrach;6) Soki owocowe (2 rodzaje) (2x250 ml/os.);7) Woda gazowana i niegazowana (2x250 ml/os.);8) Ciastka kruche (50 g/os.); 9) Cukierki czekoladowe (60 g/os.);

10) Wrzątek w warniku.

Obiad

1) Zupa (250 ml/os.), 1 rodzaj, np.:a) krem z pomidorów z groszkiem ptysiowym;b) krem ze szparagów z groszkiem ptysiowym; c) żurek staropolski z jajkiem; d) grzybowa ze świeżych grzybów.

2) Drugie danie:a) mięso (150 g/os. - bez mięsa mielonego), np. dla 50% uczestników, np.:

wieprzowe (np. medaliony wieprzowe w sosie musztardowym); wołowe (np. zrazy wołowe w sosie własnym); drobiowe (np. ragout z indyka z grzybami);

b) ryba (150 g/os.), np. dla 50% uczestników, np.: sola w maślanym sosie cytrynowym; dorsz faszerowany z warzywami zapiekany pod beszamelem; morszczuk pieczony w sosie śmietanowo-czosnkowym.

W zleceniu szczegółowym zostanie podana dokładna ilość porcji dań mięsnych i rybnych dla uczestników spotkania.c) dodatki skrobiowe: ziemniaki, kasza, ryż, makaron – co najmniej 1 rodzaj

(razem 100 g/os.);d) surówka (100 g/os).

3) Deser, np.: wybór ciastek (minimum 3 rodzaje, np. rogaliki francuskie, rogaliki nadziewane, babeczki z kremem i owocami, lub inne propozycje z wyłączeniem ciastek drożdżowych) w ilości minimum 4 sztuki na osobę.

4) Napoje do wyboru (250 ml/os.) – 2 do wyboru (sok, woda).

2) Sposób podawania posiłków powinien być odpowiednio dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych.

6

3) Wykonawca zapewni stosowną aranżację stołów, zgodnie z ogólnie przyjętymi standardami oraz zastawę i sztućce. Niedopuszczalne jest stosowanie naczyń i sztućców jednorazowego użytku. Użyta zastawa będzie czysta i nieuszkodzona.

4) Wykonawca jest zobowiązany do świadczenia usług w zakresie wyżywienia wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, przestrzegania przepisów prawnych z zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych zgodnie z dnia 23 sierpnia 2006 o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz.U. nr 171 poz. 1225 ze zm.).

5) Posiłki nie mogą być wykonane z produktów instant (np. zupy w proszku, sosy w proszku itp.) oraz produktów gotowych (np. mrożone pierogi itp.).

Zadanie nr 3

3.1 Zapewnienie 4 noclegów w Oslo (Norwegia) dla 4 osób.Wymagania dla usługi hotelowej:1) Zapewnienie 4 noclegów w Oslo (Norwegia) dla każdej z 4 osób, w terminie wskazanym

przez Zamawiającego. 2) Zamawiający wymaga, aby wykonawca zapewnił noclegi w pokojach jednoosobowych

lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania w hotelu odpowiadającym trzygwiazdkowemu standardowi. W cenę pokoju będzie wliczone śniadanie w formie bufetu.

3) Zamawiający wymaga, aby wszystkie noclegi były w jednym hotelu.4) Zamawiający wymaga, aby odwołanie rezerwacji było możliwe bez ograniczeń

czasowych i nie skutkowało naliczeniem jakichkolwiek opłat.5) Zamawiający może wskazać odległość w jakiej ma znajdować się hotel (oszacowaną na

podstawie google maps: liczoną jako najkrótsza trasa piesza) od konkretnego miejsca określonego przez Zamawiającego poprzez wskazanie adresu.

6) Wykonawca w terminie 5 dni od daty przekazania zlecenia przedstawi do akceptacji Zamawiającego propozycje co najmniej 3 hoteli. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wskazania hotelu.

WYMAGANIA OGÓLNEdotyczące Zadania nr 3

1) Przez usługi hotelarskie i gastronomiczne (w zakresie wyżywienia) należy rozumieć świadczenie usługi w obiekcie, który posiada standard hotelu trzygwiazdkowego w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r., Nr 22, poz. 169 ze zm.).

2) Ilekroć mowa o noclegu należy przez to rozumieć zakwaterowanie w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania z węzłem sanitarnym, śniadaniem, bezpłatnym dostępem do Internetu Wi-Fi.

3) W przypadku, kiedy Zamawiający zgłosi wykonawcy zastrzeżenia odnośnie do czystości w pokoju czy niekompletnego lub wadliwie funkcjonującego wyposażenia, wykonawca ma obowiązek w ciągu 30 minut zapewnić drugi pokój w tym samym hotelu, spełniający wymagania OPZ.

7

Załącznik nr 1 do OPZ numer sprawy: 11/POWER/PN/2017

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17