MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

SUPERINTENDENCIA DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA PRIVADA

ORDENACION Y FOLIACION DE DOCUMENTOS

ORDENACION

Utilizando los materiales suministrados tales como: carpetas, ganchos legajadores y cajas, principalmente; el funcionario encargado del archivo de cada dependencia ordenará cronológicamente los documentos, siendo el primer documento al conformar el expediente el más antiguo y el último documento del expediente será el de la de fecha más reciente, de acuerdo con la fecha de elaboración.

Una vez efectuado el proceso de ordenación documental se procede con el archivado de la documentación al interior del expediente, el cual debe tener en promedio 200 folios, como se muestra en la gráfica siguiente:

FOLIACION

Una vez conformados los expedientes se procede con la realización de la respectiva foliación; esta actividad se aplica a los documentos que se conservan en cada unidad de almacenamiento. Además para garantizar eficiencia en esta operación es fundamental que los funcionarios de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada tengan en cuenta que:

a. Esta operación se debe aplicar únicamente a los documentos producidos en las dependencias de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada; como resultado de las funciones legalmente asignadas a cada una de ellas, y que además estos conforman las respectivas series y subseries documentales, que a su vez se traducen en los expedientes físicos que se conservan según los parámetros de las tablas de retención documental TRD.

b. Se deben realizar previamente los procesos archivísticos de selección, depuración y/o eliminación de los documentos de apoyo.

c. En la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, el proceso de foliación se aplica a medida que los documentos van ingresándose en la unidad de almacenamiento.

d. La foliación de los documentos se realiza, respetando el orden natural (principio de orden original) de los documentos.

e. No debe anteponerse a las cifras ningún término, es decir debe ir únicamente el número de folio correspondiente. Ejemplo: 1, 2, 3, 4, 5, 6...etc.

f. Se deben utilizar números arábigos.

g. La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error en ella debe numerarse nuevamente, tachando la anterior con una línea diagonal evitando los tachones.