Organisation.evenement.2009

2009 Presses de lUniversit du Qubec

Tir de : Lorganisation dun vnement, Lyne Branchaud, ISBN 978-2-7605-1608-3







Lorganisation dun vnementGuide pratique





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2009

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Lorganisation dun vnementGuide pratiqueLyne Branchaud



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Couverture conception : richArd hodgSon Photographie : deniS lemelin, PhotogrAPhe WWW.PhotoS-motion.com SAlle de bAl du FAirmont le chteAu FrontenAc

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Nous reconnaissons laide financire du gouvernement du canada par lentremise du Programme daide au dveloppement de lindustrie de ldition (PAdIe) pour nos activits ddition.

La publication de cet ouvrage a t rendue possible grce laide financire de la Socit de dveloppement des entreprises culturelles (SOdec).

Catalogage avant publication de Bibliothque et Archives nationales du Qubec et Bibliothque et Archives Canada

Branchaud, Lyne

Lorganisation dun vnement : guide pratique

(collection communication, relations publiques)

comprend des rf. bibliogr.

ISBN 978-2-7605-1608-3

1. vnements spciaux - Planification. 2. vnements spciaux - Gestion. I. Titre. II. collection: collection communication et relations publiques.

GT3405.B72 2009 394.2068'4 c2008-942341-0

2009 Presses de lUniversit du QubecTir de : Lorganisation dun vnement : guide pratique, Lyne Branchaud, ISBN 978-2-7605-2214-5

Tous droits de reproduction, de traduction et dadaptation rservs

REMERCIEMENTS

Je tiens dabord remercier mes parents, Gisle et Claude, ma sur Annie ainsi que ma famille et mes amis, qui mont permis de me fami-liariser avec le monde des vnements et dorganiser des ftes origi nales. Ensuite, je remercie mes employeurs, mes patrons, mes collgues et mes fournisseurs qui ont su me faire confi ance et avec qui jai appris au fi l des annes ; mes petits anges, Daniel, Claudie, Dominic, Marie-Pier, Michel et Maggie, pour leur indispensable soutien ; Nicole Vincent du Club de golf Elm Ridge, Luc Beaudoin de Momentum et Louise Doerig du Fairmont Manoir Richelieu pour leur temps, la relecture du manus-crit et leurs prcieux conseils ; Denis Lemelin et Philippe Boss, photo-graphes, Marc Boileau de AVW-TELAV et Edith Jean du Fairmont Le Chteau Frontenac pour leur collaboration aux photographies. Finale-ment, ma gratitude va Cline Fournier, qui a cru en ce projet. vous tous, un gros merci !



AVANT-PROPOS

Je baigne dans le monde de lvnement depuis ma tendre enfance. En effet, mes parents, organisateurs hors pair, mont inculqu lart de trans-former les rencontres entre amis, les anniversaires et toutes autres occa-sions de clbrer en des moments amusants et mmorables.

Au fi l des ans, mes emplois en agences de publicit et de pro-motion ainsi que mon intrt pour les ides originales dactivits mont amene bifurquer vers une carrire en organisation dvnements. Depuis plus de dix ans, la gestion de projets constitue ma principale occupation et je fais partie des privilgis qui peuvent allier passion et travail au quotidien. Jai particip plus dune centaine de projets v-nementiels, petits et grands, pour diverses entreprises telles que Nissan, les rtisseries St-Hubert, Vidotron, Maxi-Provigo-Loblaws et Uniprix.

Jai organis de nombreux tournois de golf, des salons avec prs de 150 exposants, des soires de gala runissant plus de 1 000 invits et gr des budgets dvnements dpassant le million de dollars. Mais peu importe la taille ou la nature des vnements, ce qui compte, cest que chacun dentre eux ma permis de me surpasser et de me renouveler.

Je souhaite que ce livre puisse rpondre vos interrogations tout en vous faisant dcouvrir des trucs et outils que vous pourrez bientt mettre en pratique. Jespre galement vous transmettre ma passion du mtier.

Allez, trouvez-vous vite un vnement organiser !



TABLE DES MATIRES

Remerciements............................................................................. vii

Avant-propos ................................................................................ ix

Introduction ................................................................................. 1

CHAPITRE 1tablir les bases dun projet dvnement ............................ 5

1.1. Prciser la mission de lvnement ........................................ 7

1.2. tablir les objectifs .................................................................. 9

1.3. Analyser le public cible et tablir le profi l des participants ... 10

1.4. Compte rendu de la premire rencontre ................................ 12

CHAPITRE 2Les six tapes de la cration du plan prliminaire ............ 15

2.1. tape 1 Dfi nir le contenu sommaire et la dure de lvnement ....................................................................... 17

2.2. tape 2 Dterminer les besoins principaux et secondaires ......................................................................... 202.2.1. Hbergement ............................................................... 202.2.2. Restauration ................................................................ 222.2.3. Salles, espace et disposition ........................................ 242.2.4. Besoins secondaires ..................................................... 282.2.5. Ressources externes ..................................................... 29

2.3. tape 3 Choisir la priode idale pour la tenue de lvnement ....................................................................... 30

2.4. tape 4 Reprer des sites qui pourront rpondre vos besoins ........................................................................... 31

2.5. tape 5 Btir un chancier gnral et valuer le personnel ncessaire ........................................................... 34

xii Lorganisation dun vnement : guide pratique



2.6. tape 6 tablir les revenus et les dpenses pour prparer un budget provisoire .............................................................. 37

CHAPITRE 3Limplantation de lvnement ............................................... 43

3.1. Lhbergement et la restauration ............................................ 453.1.1. Lhbergement, les salles, lespace

et le transport .............................................................. 453.1.2. La restauration ............................................................ 55

3.2. Les activits/animations ......................................................... 653.2.1. Formation, ateliers et confrences .............................. 663.2.2. Activits de divertissement ......................................... 693.2.3. Activits culturelles ou sportives ................................ 72

3.3. Le ct technique et visuel ..................................................... 753.3.1. Salles Slection et disposition .................................. 753.3.2. Dcor et ambiance ...................................................... 763.3.3. Besoins techniques et audiovisuels ............................. 81

3.4. Les quipes de travail, les demandes de soumission, les contrats et les outils de planifi cation ................................ 873.4.1. quipe de travail ......................................................... 873.4.2. Demandes de soumission et contrats ......................... 893.4.3. Outils de planifi cation ................................................ 90

CHAPITRE 4Les lments de communication ............................................. 93

4.1. Annonce de lvnement ....................................................... 94

4.2. Invitations et inscriptions ...................................................... 954.2.1. Dlai pour lenvoi de linvitation et linscription

un vnement priv ................................................. 954.2.2. Mthodes dinscription ............................................... 964.2.3. Gestion des inscriptions .............................................. 974.2.4. Contenu de linvitation et du formulaire

dinscription ................................................................ 99

4.3. Accueil et identifi cation des participants ............................... 1004.3.1. Identifi cation des participants .................................... 1004.3.2. Billets et preuve de paiement ...................................... 1024.3.3. Station daccueil et dinscription ................................ 1024.3.4. Vestiaire ....................................................................... 104

Table des matires xiii



4.4. Cadeaux et objets promotionnels .......................................... 104

4.5. Matriel imprim .................................................................... 1064.5.1. Affi chage sur le site ..................................................... 1084.5.2. Matriel informatif, promotionnel ou publicitaire .... 109

CHAPITRE 5Organiser un tournoi de golf et une runion des Ftes ............................................................ 113

5.1. Organiser un tournoi de golf en 37 tapes ............................. 1145.1.1. Formules de dpart et de jeu ....................................... 1195.1.2. Que faire en cas de pluie ? ........................................... 1205.1.3. Commandites .............................................................. 1215.1.4. Animation aprs le tournoi ......................................... 123

5.2. Planifi er une runion des Ftes (party de Nol) en 26 tapes ............................................................................ 124

CHAPITRE 6Les imprvus ou comment viter les mauvaises surprises .............................................................. 129

6.1. Urgences mdicales et station de premiers soins ................... 1306.2. Liste de numros de tlphone durgence .............................. 1316.3. Assurances ............................................................................... 1316.4. vnement en plein air .......................................................... 1326.5. Plan B ...................................................................................... 1326.6. Scurit ................................................................................... 1336.7. Kiosque dobjets ou denfants perdus .................................... 1336.8. Salles de bain et toilettes mobiles ........................................... 1336.9. Personne mobilit rduite ou handicape ........................... 1346.10. Poubelles et entretien ............................................................. 1346.11. Systmes de communication .................................................. 1346.12. Livraisons ................................................................................ 1356.13. Mise jour du budget ............................................................. 1366.14. Trousse de survie ..................................................................... 1366.15. Liste de Matriel ne pas oublier ...................................... 1376.16. Il y a toujours une solution ! ................................................... 137

xiv Lorganisation dun vnement : guide pratique



CHAPITRE 7Le jour J , le dmontage et le bilan ..................................... 139

7.1. Le jour J .............................................................................. 140

7.2. Le dmontage ......................................................................... 141

7.3. Le bilan ................................................................................... 142

CHAPITRE 8La crativit et les tendances ................................................... 147

8.1. La crativit ou comment sortir des sentiers battus ............... 148

8.2. Dvelopper un vnement coresponsable ............................ 151

8.3. Les outils technologiques ....................................................... 154

Annexes Outils de planifi cation ........................................... 159Annexe A valuation des besoins principaux et secondaires ....... 159

Annexe B Besoins en hbergement, en restauration et en salles .. 161

Annexe C Dispositions de salle ..................................................... 164

Annexe D chancier provisoire ................................................... 167

Annexe E Budget prliminaire ...................................................... 168

Annexe F Besoins pour ateliers, confrences et formations ......... 170

Annexe G Demande de soumission .............................................. 171

Annexe H Exemple dune liste des tches .................................... 175

Annexe I Exemple de scnario ...................................................... 176

Annexe J Inventaire de la Trousse de survie ............................. 177

Annexe K Liste du Matriel ne pas oublier ............................ 178

Annexe L Bilan de lvnement .................................................... 180

Sites Internet de rfrence ........................................................ 181

Bibliographie ............................................................................... 187



INTRODUCTION

Saviez-vous quon peut trs bien gagner sa vie et faire carrire en tant quorganisateur dvnements au Qubec ?

En 2006, prs de 1 650 vnements majeurs et congrs ont eu lieu dans 18 villes membres de lAssociation des bureaux de congrs du Qubec ; 1 180 concernaient des congrs, colloques, assembles gn-rales, runions daffaires, symposiums et rassemblements de familles et 451 visaient des festivals, tournois, championnats, salons et expositions1.

Une tude de KPMG ralise en 2001 et portant sur 19 vnements et festivals tenus au Qubec rvle que le budget dexploitation de ces derniers sest lev prs de 120 millions de dollars et quils ont permis de crer plus de 5 600 emplois2.

tous ces vnements sajoutent les nombreux tournois de golf qui se droulent dans plus de 370 clubs de golf au Qubec, les ftes de Nol, les vnements internes des entreprises, etc.

Cest donc dire que lorganisation dvnements constitue un lment important de lconomie qubcoise qui engendre une multi-tude demplois pour les travailleurs du Qubec.

Vous croyez peut-tre, comme la plupart des gens, que les coor-donnateurs dvnements en entreprise norganisent que deux ou trois vnements par anne : un tournoi de golf, la rception de Nol et une runion annuelle. Dtrompez-vous ! Par exemple, au sige social dUniprix o je travaille temps plein depuis prs de cinq ans, je dois organiser prs dune trentaine dvnements par anne (salon dachats rgulier, salon dachats cosmtiques, colloque annuel, runion des

1. Bilan 2005 dans les villes de lABCQ, 3 octobre 2006, Association des bureaux de congrs du Qubec.

2. Les retombes conomiques des vnements majeurs internationaux, saison 2001-2002 de KPMG.

2 Lorganisation dun vnement : guide pratique



actionnaires et des fournisseurs, tournois de golf divers, congrs Pharm-Excellence, soires vins et fromages, commandites sportives, salons dexposition, etc.) !

En plus du personnel permanent qui ralise des vnements pour leur entreprise, il existe des fi rmes de consultation spcialises en planifi cation et ralisation dvnements ainsi que des gestionnaires dvnements contractuels, qui mettent sur pied les diffrents projets de leurs nombreux clients. Ajoutez tout cela les entreprises de services et de location dquipements relies au domaine de lvnement (audio-visuel, clairage, agent dartistes, traiteurs, etc.), les tablissements hte-liers, les centres de congrs, les salles dexposition, etc., et vous consta-terez que le domaine de lvnement est beaucoup plus important que vous ne limaginiez

Jai crit ce livre afi n de partager le savoir que jai acquis sur le terrain au fi l des annes, transmettre le fruit de mes recherches auprs dentreprises spcialises et diffuser des principes de base de gestion qui sauront certainement aider toute personne qui volue dans le milieu, quelle soit dbutante ou exprimente, btir et grer un vnement. Ce guide de rfrence contient tout ce quil faut pour structurer, en toute simplicit, la ralisation dun projet dvnement : par o com-mencer, les tapes suivre, des notions de base, des outils de planifi -cation, des mthodes de travail et des rfrences sur Internet, le tout adapt la ralit qubcoise et vnementielle daujourdhui.

Ce guide est divis en huit chapitres.

Le premier chapitre vous aidera tablir des fondations solides de planifi cation dun vnement. Cest ltape la plus importante lorsquun projet se dessine ; on en dtermine, entre autres, les objectifs et le pro-fi l des participants.

Le deuxime chapitre vous permettra dlaborer un plan prli-minaire et de faire ainsi un survol de lvnement. Vous dcouvrirez comment le prparer et quels lments doivent tre analyss pour fran-chir cette tape : le quoi ? , le o ? , le quand ? et le non moins clbre combien a cote ? !

Le troisime chapitre est consacr limplantation de lvne-ment (ou si vous prfrez la mise sur pied, la logistique ou la production) et comprend quatre sections. La premire effectue un tour dhorizon des trois principales composantes dun projet : lhbergement, la rser-vation despace ou de salles et la restauration. La deuxime section porte sur les activits et les divertissements offrir aux participants. La

Introduction 3



troisime se concentre sur les besoins techniques, la location dquipe-ments audiovisuels et la cration de lambiance. Finalement, la dernire section vous offre des outils de soumission et de planifi cation.

Le quatrime chapitre traite des lments de communication. Il vous aidera valuer les outils disponibles et ceux privilgier, vous guidera dans le choix et la rdaction dun contenu et abordera la ralisation visuelle du matriel informatif, publicitaire et promotionnel.

Le cinquime chapitre touche deux types dvnements parti-culiers : les tournois de golf et les runions des Ftes. Vous y trouverez un rsum dtapes suivre afi n de raliser ce type de projets.

Le sixime chapitre vous montre comment prvoir les imprvus et viter les mauvaises surprises. Il vous amne rfl chir diffrentes situations souvent oublies lors de la planifi cation dun vnement et vous permet danticiper des solutions.

Le septime chapitre dcrit les actions accomplir au premier jour de lvnement, dresse une liste de renseignements recueillir et dcrit les lments inclure dans le bilan.

Le huitime chapitre concerne la crativit et les tendances ; il vous proposera une technique pour stimuler votre pense de deuxime niveau et tracera un portrait des tendances du milieu de lvnement.

Finalement, en annexe, vous retrouverez des exemples doutils de planifi cation, des formulaires, des documents de travail ainsi quune liste de sites de rfrence et dentreprises relies au monde de lvnement.

Bonne lecture !



C H A P I T R E

1

TABLIR LES BASES DUN PROJET DVNEMENT




Au premier abord, la mise sur pied dun vnement peut dcourager lorsquon value toutes les tches accomplir dans un dlai habituel-lement restreint : dresser la liste des invits, trouver les coordonnes de tout ce beau monde, dcider de lendroit o se droulera lvnement, concevoir, raliser et expdier les invitations, penser au dcor, rdiger les discours, dterminer les activits, laborer les menus, tlphoner au fl euriste, slectionner des bnvoles, tablir les contrats avec les diff-rents fournisseurs, engager les animateurs et les musiciens, faire produire le matriel promotionnel ouf !

Organiser un vnement consiste, en effet, planifier et excuter de nombreuses tches, effectuer des centaines dappels et denvois de courriels, ngocier avec plusieurs fournisseurs et tenir compte de multiples dtails. Mais, permettez-moi de vous rassurer ! Que ce soit le premier ou le 200e projet que vous coordonniez, il existe des tapes, des rgles et des principes de base suivre. Et la bonne nouvelle, cest que ces derniers demeurent toujours les mmes, peu importe la nature et la taille du mandat ou le degr dexprience que vous possdez en gestion dvnements.

Pour tout projet vnementiel que vous aurez raliser, vous devez passer par les six tapes suivantes :

1. tablir les bases du projet.

2. Concevoir un plan prliminaire.

3. Implanter lvnement production et logistique.

4. Crer les lments de communication.

5. Raliser lvnement.

6. Analyser lensemble du projet et rdiger le bilan.

Nous verrons en dtail, dans ce premier chapitre, la premire tape qui consiste tablir les bases du projet.

Suggestion no 1Commencez toujours la mise sur pied dun projet en tablis-sant des bases solides et en comprenant chacun des enjeux et chacune des composantes.

Lorsquune personne vous donne des instructions pour organi-ser un vnement, sa description du projet est dans 99 % des cas incom-plte ; il manque habituellement des lments essentiels et vous ne

Chapitre 1 v tablir les bases dun projet dvnement 7



recevez quune partie des informations ou certains lments importants nont peut-tre pas t analyss ou pris en considration. Il ny a rien dtonnant cela, car la personne qui initie le projet est rarement un spcialiste de la gestion dvnements, mais plutt un membre du service dadministration, des ventes, du marketing, des ressources humaines, etc.

Il est donc essentiel, au tout dbut du projet, dorganiser une rencontre avec tous les dcideurs et acteurs concerns. Cette runion a pour but deffectuer un survol du mandat, dtablir des objectifs, de dterminer qui vous cherchez joindre, de sassurer que toutes les per-sonnes voient lvnement de la mme faon et de prciser les attentes de chacun. Lors de cette runion, on veillera galement rassembler tous les renseignements pertinents et essentiels la planifi cation du projet et poser toutes les questions voulues pour bien saisir les diff-rents enjeux de cet vnement.

Le but premier de cette rencontre consiste dfi nir trois lments qui serviront de fondation lvnement : la mission, les objectifs et le profi l des participants. Cest sur ces trois lments que reposeront toutes les dcisions que vous aurez prendre au cours du processus de planifi cation.

1.1. PRCISER LA MISSION DE LVNEMENT

Les premiers lments aborder lors de cette runion concernent la mission et lorientation de lvnement, cest--dire sa raison dtre et les besoins quil vise satisfaire. On ne cherche pas prciser les dtails dexcution du projet, mais plutt comprendre pourquoi cet vne-ment doit avoir lieu.

Sil sagit dun vnement rcurrent, il faut valuer si la mission et lorientation du projet demeurent les mmes que celles des annes prcdentes ou si elles doivent tenir compte de nouvelles ralits.

Voici quelques questions qui vous aideront orienter la discussion afi n de clarifi er la mission. Je vous invite les analyser soigneusement avec votre quipe de travail.

Est-ce que lvnement sera unique (cest--dire quil naura lieu quune seule fois, un seul emplacement) ou rcurrent (rpt plusieurs reprises, repris chaque anne ou encore ralis diffrents endroits) ? Depuis combien dannes cet vnement existe-t-il ? Sagit-il dun anniversaire que vous dsirez souligner (p. ex., le dixime anniversaire) ?




Quelle est la mission premire de ce projet remercier, motiver, informer, favoriser des rencontres ou du rseautage, faire dcouvrir un produit, souligner une occasion spciale, divertir, brasser des affaires, etc. ? Existe-t-il des missions secondaires ?Si votre vnement est rcurrent, pourquoi avait-il t cr lorigine ? Est-ce que ces motifs demeurent toujours valables aujourdhui ? Sinon, de quelles nouvelles ralits doit-il tenir compte ? quels besoins de lentreprise ce projet doit-il rpondre ? Pourquoi la compagnie doit-elle organiser cet vnement ?Si vous deviez utiliser seulement quelques mots pour dcrire le but atteindre, quels seraient-ils ?Quelles sont les proccupations, les visions et les attentes des dirigeants face ce projet ?Cet vnement tait-il ralis de la mme faon ou diffrem-ment par le pass ? Quels points positifs et ngatifs sont ressortis de ces expriences ?Existe-t-il un projet semblable organis par vos concurrents ? Quelles sont leurs forces et leurs faiblesses ? Quest-ce que le vtre offre de diffrent ?Qui seront les personnes qui devront participer aux processus de dcision ?

Les rponses ces diffrentes questions vous aideront :prciser la mission de lvnement ;comprendre ce qui sest fait dans le pass ;vrifi er si le march et les ralits ont chang ;dfi nir les orientations et les lments essentiels du projet ;dterminer les visions et les attentes de lquipe de travail ;comprendre la culture de lentreprise son image, ses lignes directrices, ses principes, ses priorits, etc. ;dcider si les lments seront utiliss une seule fois ou sils seront repris plusieurs occasions.

En tant que gestionnaire, nhsitez surtout pas poser beaucoup de questions cette tape afi n dobtenir le plus de renseignements possible. Assurez-vous de saisir les opinions et les points de vue des diffrents intervenants et de bien cerner les attentes des dirigeants.




Lors de cette runion, il est possible que les discussions sloignent des points fi gurant lordre du jour et que vous deviez intervenir afi n dviter les digressions. Ces interventions sont ncessaires afi n que la rencontre soit productive et respecte la dure qui lui tait alloue.

Avant de passer la prochaine srie de questions, faites un rsum des discussions et des dcisions prises concernant la mission de lvnement et assurez-vous que tous les participants soient daccord avec ces dernires.

1.2. TABLIR LES OBJECTIFS

La deuxime partie de la runion consiste prciser les objec-tifs de lvnement afi n que vous puissiez :

avoir une ide claire des buts que lentreprise cherche atteindre ;dfi nir le contenu du projet ;dterminer les directions suivre ;comprendre les besoins et les attentes des participants ;identifi er les lments communiquer ;prioriser les objectifs ;tablir les rsultats qui devront tre analyss.

Suggestion no 2Tout objectif doit tre spcifi que, mesurable, atteignable, ralisable et dfi ni dans le temps.

Comme pour la dfi nition de la mission, arrtez-vous chacune des questions formules ci-aprs et discutez-en avec votre quipe de travail.

Quels rsultats veut-on atteindre, dans quelle proportion et en combien de temps (runir 500 propritaires la rencontre du mois daot, faire augmenter les ventes de 5 % du produit x au cours de la prochaine anne, obtenir 40 nouveaux clients dans les 60 prochains jours, que 100 % des participants retiennent les trois nouveaux services de lentreprise avant la fi n du sjour, etc.) ?




Est-ce que ces objectifs sont spcifi ques (simple et prcis que veut-on exactement ?), mesurables (au niveau de la quantit ou de la qualit faits concrets), atteignables (raisonnables dans un contexte donn), ralisables (ralistes) et ont-ils une priode de temps dtermine (donc une date de dbut et de fi n) ?Quels principaux messages doivent tre diffuss lors de lvnement (dmontrer que votre entreprise privilgie le service la clientle, quelle est le chef de fi le dans son domaine, etc.) ? Lentreprise veut-elle profi ter de cette occasion pour prsenter des changements ou de nouvelles m thodes de travail ?Quest-ce qui motivera les invits prendre part lactivit ? Quest-ce quils viennent y chercher ? quoi sattendent-ils (recueillir des renseignements, tablir de nouvelles relations, etc.) ? Connaissez-vous leurs besoins ? Lvnement saura-t-il y rpondre ?Quelle est la situation actuelle par rapport celle vise ? Y a-t-il un problme rsoudre ?Est-ce que les participants ont dj entendu parler de votre entreprise ? Jusqu quel point connaissent-ils la gamme de vos produits ou services ?Quelle impression veut-on laisser aux participants ? Que veut-on quils aient retenu aprs lvnement ?Existe-t-il un rsultat fi nancier auquel il faut parvenir (p. ex., faire un profi t dun montant donn) ?

Les rponses ces questions vous aideront tablir une liste dobjectifs atteindre grce lvnement. Noubliez pas dtre prcis, de classer vos objectifs par ordre de priorit afi n de mettre laccent sur les plus importants et de vous assurer quils soient approuvs par tous les intresss. Ces objectifs deviendront les lignes directrices du projet et tout le contenu de lvnement en dcoulera.

1.3. ANALYSER LE PUBLIC CIBLE ET TABLIR LE PROFIL DES PARTICIPANTS

La dernire partie de la rencontre consiste identifi er qui seront les participants de lvnement. Il sagit ici de dcider qui vous inviterez participer lvnement et de dresser un profi l sociodmographique le plus prcis possible des diffrentes catgories de personnes qui y prendront part.




Afi n de vous aider dfi nir ces profi ls, voici une srie de questions auxquelles vous devez trouver des rponses :

qui sadresse principalement lvnement et quels autres groupes pourraient y participer ? Dterminez un pourcentage pour chaque catgorie de participants (p. ex., Salon de la maternit sadresse aux mamans (70 %), mais les papas (20 %) et les enfants (10 %) pourraient galement y assister) ;Quel est ltat matrimonial des participants : maris, cliba-taires ou divorcs ?Quelle est leur profession ? Professionnels (mdecins, diri-geants dentreprise), des employs, des gens qui se cherchent un emploi, des retraits, des femmes au foyer ?Quel ge ont-ils ? Dans quelle tranche dge se situent-ils (ado-lescents, adultes, personnes ges, 18-54 ans) ? Quel serait lge moyen ?Y aura-t-il une majorit dhommes ou de femmes ? Dans quelle proportion (50-50, 80-20, etc.) ?Quelle langue parlent-ils principalement (franais seulement, anglais seulement, franais et anglais, etc.) ?Do viennent-ils (grand Montral, Qubec, Canada, tats-Unis) ?Est-ce que les invits se connaissent ?Demeureront-ils captifs de lvnement ou ne feront-ils quy passer ?Seront-ils seuls, accompagns ou avec leurs enfants ?

Les rponses ces questions vous aideront :dfi nir les diffrentes catgories de participants ;comprendre qui vous vous adressez ;dterminer le niveau de langage et la langue utiliser ;cibler des activits qui sauront plaire aux diffrents groupes ;slectionner des contenus qui atteindront effi cacement tous les types de participants ;prciser de quelle faon et grce quels outils de communi-cation vous pourrez les joindre.

Vous comprendrez ainsi les ralits et les besoins particuliers des participants et pourrez mieux planifi er les diffrentes facettes de lv-nement. Par exemple, le contenu de vos activits, votre faon de vous




exprimer et vos outils de communication varieront selon que vous vous adressez une jeune maman dans la vingtaine avec enfants la maison, marie, qui travaille et habite Montral et qui cherche se divertir ou un dirigeant dentreprise dans la cinquantaine, sans enfant la mai-son qui habite Chicoutimi et qui cherche obtenir des outils qui laide-ront mieux performer au travail.

Suggestion no 3Plus vous connaissez les participants et leurs attentes, plus vous serez mme de choisir des lments qui sauront rpondre leurs besoins.

Aprs avoir tabli le profi l des diffrentes catgories de public cible, vous devez estimer la quantit de personnes qui pourrait assister lvnement pour chacune de ces catgories, ce qui vous donnera une valuation du nombre total de participants.

1.4. COMPTE RENDU DE LA PREMIRE RENCONTRE

Cette premire rencontre a pour but damener tous les intervenants voir lvnement de la mme faon, sentendre sur les bases du projet, les messages diffuser et les objectifs atteindre. Ainsi, vous voluerez tous dans la mme direction dans la poursuite des objectifs fi xs.

Une fois la runion termine, il est essentiel de rdiger rapidement un compte rendu (au plus tard dans la semaine suivante) afi n de consigner le rsum des discussions, les dci-sions prises et les dates des prochaines tapes effectuer. Faites parvenir ce compte rendu toutes les personnes invites la rencontre (prsentes ou non) et spcifi ez un dlai pour vous faire part de modifi cations y apporter, sans quoi vous le considrerez comme tant approuv de tous.

Les bases qui auront t tablies lors de cette premire rencontre constituent une mine dor pour vous aider prendre des dcisions claires lors des prochaines tapes de planifi cation de lvnement.




Suggestion no 4Rfrez-vous toujours la mission, aux objectifs et au profi l des participants de lvnement pendant tout le processus de l laboration du projet.

Pensez VERTRcuprez le papier au bureau durant tout le processus de planifi cation dun vnement, imprimez les documents seulement si cest essentiel et faites-le recto-verso, teignez votre ordinateur sil nest pas utilis et optez pour des car-touches recycles pour le photocopieur et limprimante.



C H A P I T R E

2

LES SIX TAPES DE LA CRATION

DU PLAN PRLIMINAIRE




Maintenant que vous comprenez pourquoi et pour qui vous organisez lvnement et que vous connaissez les objectifs atteindre, la prochaine tape consiste crer un plan gnral du projet. Ce plan reprsente un survol de lvnement qui vous permettra de dfi nir les grandes lignes du contenu et dvaluer ce quil sera possible de raliser avec le budget allou.

Comparons cette tape avec la planifi cation dun voyage. Disons que vous vous levez un bon matin avec lide de partir en voyage avec votre conjoint, que cette perspective remplit denthousiasme. Avant de dterminer dans quel htel vous irez, o vous souperez, quels vtements vous apporterez et de rserver vos activits pour la semaine, vous devez dabord effectuer des recherches afi n dvaluer diffrentes destinations, vrifi er si vous pourrez vous absenter pendant une semaine, tablir une fourchette de prix pour ce voyage et choisir entre une destination de dcouvertes ou de repos. Vous pourrez ensuite discuter avec votre conjoint de vos plans et vrifi er sil est daccord avec les grandes lignes avant de commencer planifi er tous les dtails du voyage.

Il en va de mme avec le plan prliminaire dun vnement. Vous devez tablir certaines lignes directrices du projet afi n de prsenter vos ides lquipe dcisionnelle qui approuvera ou modifi era certaines parties de votre plan. Cest une tape essentielle raliser avant de faire des dpenses et de passer ltape de production de lvnement.

Suggestion no 5Les six tapes de la conception dun plan prliminairetape 1 Dfi nir le contenu sommaire et la dure de lvne-

ment.tape 2 Dterminer les besoins principaux et secondaires.tape 3 Choisir la priode idale pour la tenue de lv-

nement.tape 4 Reprer des sites qui pourront rpondre vos

besoins.tape 5 Btir un chancier gnral et valuer le person-

nel ncessaire.tape 6 tablir les revenus et les dpenses pour prparer

un budget provisoire.

Chapitre 2 v Les six tapes de la cration du plan prliminaire 17



2.1. TAPE 1 DFINIR LE CONTENU SOMMAIRE ET LA DURE DE LVNEMENT

Le contenu sommaire vise donner une vue densemble de lvnement. cette tape, le programme est gnral et on ne doit pas tenter de le prciser ni de le dtailler. Il reprsente simplement un survol de ce qui se droulera durant lvnement. Le contenu peut savrer trs simple et navoir quune seule activit ou il peut comprendre plu-sieurs acti vits qui stalent sur plus dun jour.

Suggestion no 6vitez lattitude a sest toujours fait de cette faon et nhsi tez pas vous demander si le contenu pourrait tre modifi ou informatis afi n de mieux rpondre aux besoins des participants, si les processus peuvent tre simplifi s ou si une nouvelle dimension pourrait tre ajoute au projet !

Sans tre dfi nitif, vous devez tout de mme obtenir de la part des dirigeants un ordre de grandeur du budget allou, cest--dire savoir si vous disposez de 500 $ ou de 50 000 $ pour raliser lvnement. En plus de vous aider mesurer lampleur du projet, cela vous clairera sur la nature et la quantit dactivits considrer. Par exemple, si vous disposez dun budget de 3 000 $ pour organiser une runion des Ftes de 100 personnes (donc 30 $ par personne), il serait illusoire de penser louer une salle dans un grand htel, doffrir un souper de cinq services avec une soire dansante, de payer lhbergement et de remettre des cadeaux tous les invits !

Gardez en tte quil faut toujours dfi nir le contenu de lvne-ment en fonction de la mission, des diffrents publics cibles et des objectifs tablis prcdemment.

Voici quelques exemplesSi la mission de lvnement est de faire connatre un nou-veau produit vos employs, une runion avec prsentation PowerPoint ou des ateliers interactifs o vos employs mani-pulent le produit et changent sur ce dernier peuvent tre envisags.Si la mission vise renforcer le sentiment dappartenance lentreprise et quun des objectifs est damliorer la commu-nication ou la synergie entre les employs, des activits de




consolidation dquipes, des confrences interactives, un repas de groupe ou une activit de tables rondes pourraient tre planifi s.Si lvnement a pour but de remercier des employs ou de rcompenser les gagnants dun programme de motivation, un 5 7, une soire de gala ou une journe complte avec activits, animation et repas pourraient savrer appropris.

Si les membres de la famille des participants sont invits, il faut dfi nir qui les activits seront offertes et proposer autre chose pour ceux qui ny participent pas. Par exemple, si vous offrez une formation technique aux invits seulement, il est bon de prvoir des activits pour les conjoints et les enfants pendant ce temps.

Outre la nature des activits, il faut dterminer la dure approxi-mative de chacune delles ainsi que le moment de la journe o elles auront lieu. Vous aurez ainsi dlimit la dure totale de lvnement (une heure, une journe, trois jours, une semaine, etc.).

Selon le type dvnement organiser, les objectifs atteindre, le budget et la vision des dirigeants, les possibilits de contenu varient linfi ni. Le but de lexercice est dtablir un programme de base qui respectera ces diffrentes balises et donnera une vue densemble du projet. Voici trois exemples de contenu sommaire.

Tournoi de golf 1 journe

AM (tt) Inscription, remise de cadeaux et brunchAM Tournoi (dparts simultans)PM Cocktail et barbecue17 h Fin de lactivit

Congrs 2 journes

Jour 1 Jour 2

Vers 8 h Djeuner et inscriptionAM Exposition avec kiosquesVers 12 h RepasPM Exposition avec kiosques et confrences Hbergement sur place

AM DjeunerAM ConfrencesVers 12 h RepasPM Ateliers anims16 h Fin de lactivit




Colloque 3 journes

Jour 1 Jour 2 Jour 3

Fin PMArrive des congressistes, des conjoints et inscription

SoireActivit facultative pour tousHbergement sur place

AMDjeuner pour tous

CongressistesConfrence obligatoirePause-cafConfrence obligatoire

ConjointsAtelier facultatif

Vers 12 hDner pour tous

PMConfrence facultative pour tous

SoireCocktail, souper, remise de prix et danse (pour tous)Hbergement sur place

AMBrunch pour tous

Vers 11 hDpart de lhtel

Si votre vnement est rcurrent, consultez le bilan de lanne prcdente (un bilan constitue une tude rtrospective dun projet pour en rsumer les faits saillants, valuer les points positifs et les points amliorer et suggrer des pistes pour la prochaine dition pour plus de dtails, voir la section Le bilan du chapitre 7). Par la suite, vrifi ez auprs des dirigeants si lhoraire et le contenu demeurent les mmes ou si des modifi cations doivent tre apportes.

Suggestion no 7Je vous conseille fortement dlaborer et de conserver un contenu sommaire pour tous vos projets. Il vous servira de guide lors de lorganisation du mme vnement lanne sui-vante ou pour remplir un mandat semblable.




2.2. TAPE 2 DTERMINER LES BESOINS PRINCIPAUX ET SECONDAIRES

La deuxime tape du plan prliminaire consiste valuer les besoins principaux et secondaires de lvnement. Il sagit en fait de choi-sir les diffrents lments intgrer votre projet.

Les besoins principaux regroupent lhbergement, la restauration et les besoin en espace et en salles. Il faut dcider si vous devez offrir de lhbergement et des repas aux convives, et valuer le nombre de salles et despace requis pour chacune des activits prvues, selon le nombre de participants estim.

Les besoins secondaires concernent linscription, les formations, le divertissement, les lments techniques et audiovisuels, le matriel de communication, linformatique, etc. Il faut envisager les lments intgrer et voir si des ressources internes ou des fournisseurs seront ncessaires pour raliser certaines parties du projet.

Pour vous aider, je vous invite parcourir une liste o jai not les besoins les plus courants et dterminer lesquels doivent tre intgrs vos projets spcifi ques. Cette liste regroupe une majorit dlments et il convient dy ajouter les besoins relatifs vos projets (voir le document valuation des besoins principaux et secondaires en Annexe A).

2.2.1. HBERGEMENT

Si vous jugez quil sera ncessaire doffrir de lhbergement, vous devez dterminer qui aura besoin de ce service, quand ils en auront besoin (avant, pendant et aprs lvnement) et comment seront rpartis les frais qui sy rattachent.

cette tape-ci, il peut tre diffi cile dtablir le nombre exact de chambres ncessaires, mais il importe den faire tout de mme une approximation afi n de slectionner des sites qui disposeront dun nombre suffi sant de chambres pour rpondre vos besoins.

Sil sagit dun vnement rcurrent, vous pouvez consulter le bilan des dernires annes afi n danalyser la tendance et dvaluer si le mme nombre de chambres est ncessaire. Si votre vnement en est sa premire dition, voici comment procder.

Avant lvnement. Il arrive souvent que les membres res-ponsables du projet (cest--dire vous et vos collgues) aient besoin dhbergement quelques jours avant larrive des participants afi n de rencontrer des fournisseurs, de mettre en place laffi chage, de tenir des




runions ou de fi naliser certains dtails. Il est aussi possible que certains membres des quipes techniques (qui soccupent de linstallation de kiosques, daudiovisuel, de structures particulires, de dcors labors, daffi chage, etc.) aient besoin de quelques jours afi n de tout mettre en place avant la journe douverture. En outre, certains participants, expo-sants ou intervenants provenant de rgions loignes devront peut-tre arriver sur le site la veille de lvnement (surtout si les activits com-mencent trs tt le matin). vous deffectuer une analyse de ces diff-rents besoins et destimer le nombre de personnes qui auront besoin dhbergement pr-vnement, ainsi que le nombre total de chambres dont vous aurez besoin par jour, en occupation simple ou double (notez que les occupations doubles sont plus intressantes pour les tablisse-ments hteliers que les occupations simples, car cela signifi e que deux fois plus de personnes se nourrissent, utilisent les services et dpensent sur le site).

Pendant lvnement. Vous devez valuer les besoins en hbergement lors de lvnement, cest--dire estimer le nombre total de chambres dont vous aurez besoin par jour, en occupation simple ou double. Pensez aux diffrents intervenants de votre projet : participants, conjoints, exposants, partenaires, collgues, dirigeants, quipes tech-niques (audiovisuel, son, clairage, dcor, personnel dopration, etc.), personnel danimation (matre de crmonie, formateurs, orateurs, artistes, membres de lorchestre), etc. Prenez en considration lhoraire des activits, la provenance des diffrents groupes, le temps de montage, les rptitions, etc., afi n dtablir vos prvisions.

Par exemple, si vous planifi ez une confrence La Malbaie 8 h du matin et que le confrencier habite Montral, il est fort possible que vous ayez besoin dune chambre pour lui la veille de sa prsentation.

Aprs lvnement. Si les activits se terminent tard, il est possible que les gens dcident de quitter seulement le lendemain matin. Il en va de mme pour les membres de lquipe dirigeante, les quipes techniques qui doivent effectuer le dmontage ou les participants qui proviennent de rgions loignes. Si une soire dansante se termine trs tard, il est probable que les membres de lorchestre et de lquipe technique couchent sur le site afi n de ne pas avoir effectuer le trajet de nuit aprs leur prestation ou le dmontage de la salle. Encore une fois, analysez ces diffrents besoins et estimez le nombre de chambres ncessaires par jour, en occupation simple ou double.

Limportant est destimer le nombre total de chambres requises par jour (avant, pendant et aprs lvnement) en occupation simple ou double afi n davoir cette informa tion




en main lorsque vous valuerez les diffrents sites dhberge-ment. Cest ce quon appelle dans le jargon du mtier votre bloc de chambres . Dans vos demandes, noubliez pas dinclure les chambres particulires (suite, chambre avec cuisinette ou autre) qui pourraient tre requises, ni les chambres offertes gratuitement (politique de sur-classement et de nuites gratuites offertes pour la rservation dun bloc de chambres voir la section Lhbergement et la restauration du chapitre 3 pour plus de dtails).

Suggestion no 8Comme il est plus facile dannuler la rservation de chambres que den rserver dautres, je vous conseille de prvoir le nombre maximal de chambres ncessaires. Vous pourrez rviser cette quantit lorsque vous connatrez le nombre rel de chambres dont vous aurez besoin.

Une fois la quantit totale de chambres tablie, il faut dcider comment seront rpartis les frais rattachs lhbergement (frais de la chambre, faux frais minibar, location de fi lms, appels tlpho niques et stationnement). Est-ce que votre entreprise absorbe la totalit ou une partie de ces frais pour tous les groupes (participants, partenaires, conf-renciers, quipes doprations, etc.) ou si chacun des groupes doit assu-mer en partie ou en totalit les cots ? Aprs avoir fi x cette rpartition, vous serez en mesure dintgrer les frais dhbergement couverts par votre entreprise dans le budget provisoire du projet.

Vous trouverez, en annexe B, le tableau valuation des besoins en hbergement qui vous aidera compiler vos besoins. Je vous invite galement consulter la section Lhbergement et la restauration du chapitre 3 afi n de connatre tous les dtails sur cette facette de la pla-nifi cation.

2.2.2. RESTAURATION

Le deuxime besoin principal analyser concerne la restauration. Pendant toute la dure de lvnement, aurez-vous besoin doffrir aux participants et aux diffrents intervenants des repas ou des boissons, sous quelle forme et est-ce que les frais relis la restauration seront assums par votre entreprise en totalit ou en partie ?




Par repas, on entend les djeuners, les dners et les soupers ainsi que les goters tardifs (en fi n de soire), les pauses-caf, les services damuse-bouche, etc. La boisson comprend les boissons alcoolises et les rafrachissements (jus, boissons gazeuses, eau, th, caf, etc.).

Il faut donc tablir une liste des diffrents repas et diffrentes boissons qui seront servis aux participants, mais galement aux quipes techniques, aux bnvoles, aux artistes, aux intervenants, et ce, avant, pendant et aprs lvnement.

Par exemple, si un tournoi de golf dbute 7 h le matin, il serait ncessaire doffrir un petit djeuner ou une bote lunch aux partici-pants avant le dpart car certain dentre eux nauront probablement pas djeun. Si vous prvoyez une quipe de dmontage aprs lvne-ment, il faudra vous informer si les frais de repas sont inclus dans leur soumission.

Une fois les besoins en restauration identifi s, on doit sattarder au but de chacun de ces repas afi n de dterminer le style de service offrir et sil y a lieu de prvoir de lanimation pendant leur droulement. Le repas sera-t-il une occasion de favoriser les changes informels entre les invits, de permettre du rseautage, doffrir un repas gastronomique aux participants, de permettre aux invits de relaxer et de se divertir, etc. ? Il importe galement destimer le temps dont on dispose pour chacun des repas (trs peu ou beaucoup) et danticiper ce qui se passe avant, pendant et aprs ceux-ci.

En valuant ces diffrents lments, vous serez en mesure de choisir le style de service le plus appropri pour chacun (service lassiette, buffet, bote lunch, cantine, station ou halte, cocktail dna-toire, dgustations, etc.) ainsi que leur dure. Il faut galement dcider si des boissons (alcoolises ou non) seront servies pendant les repas et les diffrentes activits.

Finalement, il reste valuer quelle heure et combien de personnes prendront part chacun des repas.

Si vous dsirez offrir des repas, la solution la plus simple consis-tera choisir un tablissement qui dispose dun service de restauration. Sinon, une des options possibles est de retenir un service de traiteur ou de cantines mobiles (il sera alors important de vrifi er auprs du res-ponsable du site slectionn sil existe des ententes dexclusivit avec certaines entreprises auxquelles vous devrez absolument faire appel). Il est galement possible doffrir aux participants de manger dans un ou des restaurants proximit de lvnement.




Limportant est de rsumer dans un tableau les diff-rents besoins en repas et en boisson, les styles de service demands, lhoraire de chacun dentre eux et le nombre de personnes prvu. Ces renseignements seront fort utiles lorsque vous valuerez des sites poten tiels et confi rmerez vos besoins en salle, en espace et en restauration.

Une fois la quantit totale de repas tablie, il faut dcider comment seront rpartis les frais qui y seront rattachs. Est-ce que votre entreprise assume la totalit de ces frais pour tous les groupes (partici-pants, partenaires, confrenciers, quipe doprations, etc.) ? Sinon, comment seront rpartis ces frais ? Aprs avoir rpondu ces questions, vous serez en mesure dintgrer les frais de restauration couverts par votre entreprise dans le budget provisoire du projet.

Je vous invite, dune part, utiliser en annexe B, le tableau valuation des besoins en restauration afi n de vous aider dfi nir et compiler vos diffrents besoins et, dautre part, consulter la section La restauration du chapitre 3 o vous trouverez plus de dtails sur ce volet.

2.2.3. SALLES, ESPACE ET DISPOSITION

Le dernier besoin principal analyser concerne le nombre et le type de salles ou despace dont vous aurez besoin pour mener les diffrentes activits que vous dsirez offrir. Pour ce faire, reprenez le contenu que vous avez dvelopp et analysez chacune des activits sparment en songeant au type despace ncessaire, la disposition la mieux adapte lactivit offerte et ce qui sy droulera et au nombre de personnes que cet espace devra pouvoir accueillir.

Par exemple, avez-vous besoin de salles de banquet (pour les repas), de runion, de formation, de confrence, datelier, de mdia ou de presse, dentreposage, despace dexposition, dun quartier gnral , etc. ? (Le quartier gnral est une salle utilise par lquipe de coor-dination et doprations pour se rencontrer et y dposer les affi ches et autre matriel utilis lors de lvnement.) Est-ce que ces salles serviront pour une seule ou plusieurs activits (donc, devront-elles subir des trans-formations au cours de la journe ?) ? Quel sera le nombre de personnes qui participeront chacune de ces activits ?

Pour minimiser les frais (notamment de location de matriel audiovisuel ou de montage), vous pouvez tenter de regrouper diffrentes activits dans la mme pice (utiliser une salle pour un atelier le matin, une autre pour le dner et revenir la premire pour une confrence en aprs-midi).




Suggestion no 9Il est prfrable de regrouper vos activits sur un mme site afi n dassurer une participation maximale. Si vous devez utili-ser diffrents endroits, il est recommand doffrir un service de transport entre ces derniers.

lannexe C Dispositions de salles , vous trouverez un rsum de quelques dispositions de salles possibles ainsi que lutilisation prin-cipale et les avantages de chacune dentre elles.

Afi n de vous aider comprendre le principe des besoins et des dispositions de salles, valuons ensemble les besoins en reprenant nos exemples prcdents.

Tournoi de golf 1 journe, 144 joueurs

AM (tt) Inscription, remise de cadeaux et brunchAM Tournoi (dparts simultans) PM Cocktail et barbecue

Pour cet vnement particulier, vous devrez prslectionner des terrains de golf qui offriront :

la possibilit daccueillir 144 joueurs ;des dparts simultans ;un service de restauration afi n de servir un brunch, un cocktail et un barbecue.

Pour laccueil et linscription au tournoi, vous aurez besoin dun emplacement prs de laire darrive des participants. Cet endroit peut se situer lintrieur du pavillon ou lextrieur (prvoir un endroit couvert en cas de pluie). Idalement, il y aura beaucoup despace autour de vos tables daccueil pour permettre la circulation des joueurs, lins-cription et la remise des cadeaux.

Pour le brunch, une disposition de style banquet (avec tables rondes de 8 10 personnes) est privilgier avec assez despace pour recevoir tous les participants, les membres de lquipe dorganisation et les bnvoles (soit un total de 175 personnes). Le brunch devrait avoir lieu lintrieur et prendre la forme dun buffet (car les partici-pants narriveront pas tous au mme moment et auront plus ou moins de temps pour djeuner avant leur dpart).




Pour le cocktail, vous aurez besoin dun espace pouvant accueillir 175 personnes avec deux bars (service de boissons alcoolises et de rafrachissements) et une disposition de style bistro avec quelques tables hautes et tabourets ou tables et chaises (afi n de favoriser linteraction et permettre aux joueurs de se reposer).

Finalement, pour le barbecue, les paramtres sont les mmes que pour le brunch du matin, donc il serait possible dutiliser le mme emplacement. Le cocktail et le barbecue pourraient avoir lieu lint-rieur ou lextrieur selon la temprature et lamnagement du site choisi.

Congrs 3 journes, 300 personnes (150 participants, 140 conjoints et 10 personnes doprations)

Jour 1 Jour 2 Jour 3

Fin PMArrive des congressistes, des conjoints et inscription

SoireActivit facultative pour tousHbergement sur place

AMPetit djeuner pour tous

CongressistesConfrence obligatoirePause-cafConfrence obligatoire

ConjointsAtelier facultatif

Vers 12 hDner pour tous

PMConfrence facultative pour tous

SoireCocktail, souper, remise de prix et danse (pour tous)Hbergement sur place

AMBrunch pour tous

Vers 11 hDpart de lhtel

Pour ce congrs, vous aurez besoin dun site qui disposera :de salles de confrences et datelier ;dun service de restauration ;de salles pour les repas ;dune salle de bal ;de chambres pour assurer lhbergement.




Pour la premire journe, vous avez besoin dune aire daccueil et dune salle pouvant accueillir 300 personnes (participants, conjoints et quipe doprations). La disposition sera dterminer selon la nature de lactivit que vous y offrirez. Vous pouvez galement considrer la possi bilit doffrir lactivit de la soire dans un endroit situ proximit du site.

Suggestion no 10Il est prfrable dvaluer le nombre de participants maximal et de rserver un espace en consquence que de sous-estimer ce nombre et de manquer despace.

Pour la deuxime journe, une salle (avec disposition de style banquet tables de 8 10 personnes) pouvant contenir 305 personnes (ajout des confrenciers) est ncessaire pour le djeuner. Vous aurez aussi besoin de deux salles de confrences pouvant accueillir environ 150 personnes chacune (une pour les congressistes avec disposition de style cole et une aire adjacente la salle pour la pause-caf et une autre pour lactivit destine aux conjoints ; la disposition de cette dernire sera dterminer selon lactivit offerte). Pour le dner, vous pouvez rutiliser la pice o a t servi le djeuner avec la mme disposition. Il est aussi envisageable de profi ter du restaurant de lhtel sil est dispo-nible et peut accueillir votre groupe. En aprs-midi, il faut prvoir une salle pouvant accueillir environ 200 personnes pour lactivit facultative (car ce ne sont pas tous les participants qui prendront part cette activit la disposition sera confi rmer plus tard, selon lactivit pro-pose). Finalement pour la soire, vous aurez besoin dune salle de bal (pour 300 personnes avec une disposition de style banquet avec tables de 8 10 personnes et lespace pour y installer une scne et une piste de danse). Lamnagement dune telle salle prend habituellement une journe entire, donc vous veillerez choisir une salle qui sera libre ds le matin.

Pour la dernire journe, il vous faut une salle pour le brunch (avec disposition de style banquet tables de 8 10 personnes) pour 300 personnes.

Je vous invite consulter lannexe B le tableau valuation des besoins de salles et despace qui vous aidera rsumer vos besoins ainsi que la section Lhbergement, les salles, lespace et le transport du chapitre 3 si vous dsirez plus de renseignements ce sujet.




Suggestion no 11Toujours valuer vos besoins de salles et despace avec le maximum dactivits et de participants, car il est plus facile de retrancher des salles que den ajouter.

2.2.4. BESOINS SECONDAIRES

La dernire partie de lvaluation des besoins consiste analyser les lments secondaires de lvnement. Encore une fois, il faut demeurer gnral et ne pas entrer dans les dtails. Il est vident qu cette tape plusieurs lments nont probablement pas encore t discuts ou va-lus mais il est ncessaire de le faire ici afi n dtablir un plan global des besoins et dintgrer une valuation des cots relis ces derniers dans le budget provisoire.

Par exemple :Comment seffectuera linscription des participants et des con-joints ? Comment seront-ils identifi s et accueillis sur le site ?Offrirez-vous des sessions de formation, des ateliers, des conf-rences, des activits sportives, des dgustations ?Y aura-t-il des discours intgrer certains blocs et dans ce cas, qui les rdigera ?Est-ce que le site choisi doit disposer de piscines, dun centre sportif, dun salon de beaut/soins de sant, dun centre daffaires, dun service de conciergerie, etc. ?Aurez-vous besoin de louer des structures pour des kiosques ou de laffi chage ? Des tentes ? Du tapis ? Des estrades ou barrires de scurit ? Des tables, des chaises ou dautres accessoires ?Aurez-vous besoin de matriel informatique ou de commu-nication (tlphone, metteur-rcepteur portatif, accs Inter-net, cran, ordinateur portable, etc.) ?Devrez-vous apporter des produits de votre entreprise (que vous fabriquez ou distribuez) ?Y aura-t-il un concours, des tirages ou des remises de prix ?Quoffrirez-vous au regard du divertissement et de lanima-tion (soire dansante avec orchestre ou DJ, matre de crmo-nie, humoriste, etc.) ? Prvoyez-vous un dcor ?Devrez-vous louer de lquipement technique de son ou dclairage ? Devrez-vous engager du personnel spcialis (tra-ducteur, photo graphe, agent de scurit, etc.) ?




Planifi ez-vous offrir des cadeaux aux participants et aux conjoints ou de faire produire des vtements ou objets promotionnels ?Aurez-vous besoin dun service de navette, dautobus ou dun autre moyen de transport ?Devez-vous produire du matriel imprim (papeterie, guide, programme, carte de pointage, etc.) ? Prvoyez-vous faire de la publicit ?

Il sagit ici de dresser la liste de tous vos besoins secondaires afi n de les intgrer la planifi cation de lvnement et dvaluer un cot approximatif pour chacun deux afi n de les insrer dans le budget pro-visoire. Vous trouverez une grille valuation des besoins principaux et secondaires en annexe A et si vous dsirez en savoir plus, le cha-pitre 3 couvre en dtail chacun de ces lments.

2.2.5. RESSOURCES EXTERNES

Lors de la planifi cation de vos besoins, il faut songer aux ressources externes et au personnel spcialis auxquels vous devrez faire appel pour accomplir certaines tches qui ncessitent un niveau dexpertise lev. Je pense entre autres la rdaction des allocutions offi cielles, aux relations avec les mdias, au rgisseur lors dune soire de gala, la prise de photos, la production de matriel imprim, un service de traduc-tion simultane, aux htesses, etc.

En effet, selon votre degr de connaissance et dexpertise et des ressources dont vous, votre quipe de travail et lentreprise disposez, il peut tre ncessaire dutiliser les services de fi rmes ou de consultants externes spcialiss. Ces intervenants reprsentent souvent un inves-tissement budgtaire important, mais ils possdent lexpertise et lex-prience pour vous conseiller adquatement et vous aider raliser ces tches de faon professionnelle. Je vous conseille donc fortement dy recourir. Communiquez avec eux, expliquez-leur vos besoins en dtail puis demandez-leur une soumission afi n dinclure ces cots dans votre budget prliminaire.

Socit qubcoise de la rdaction professionnelle

Alliance des cabinets de relations publiques du Qubec

Corporation des matres photographes du Qubec

Association des agences de publicit du Qubec




2.3. TAPE 3 CHOISIR LA PRIODE IDALE POUR LA TENUE DE LVNEMENT

La troisime tape du plan prliminaire consiste dterminer la priode idale pour raliser lvnement et cibler des sites o il pourrait avoir lieu.

Sil sagit dune premire dition, vous devez valuer des dates qui vous permettront datteindre vos objectifs et dobtenir un taux maximal de participation. Pour ce faire, il faut prendre diffrents facteurs en considration :

Les lments techniques. Par exemple, si vous planifi ez une assemble annuelle dactionnaires, les rapports fi nanciers devront avoir t complts ; si vous organisez une soire reconnaissance la suite dun concours de performance, vous devrez attendre la fi n de ce dernier afi n que les donnes soient compiles et que le gagnant ait t dtermin.Les facteurs saisonniers. Un tournoi de golf a habituel-lement lieu entre les mois davril et de septembre.Le milieu. Renseignez-vous quelle priode vos concurrents ou les entreprises du milieu dans lequel vous voluez orga-nisent leurs vnements. Choisissez des dates diffrentes afi n dviter une baisse du taux de participation (car si vous invi-tez les mmes fournisseurs, ils ne pourront pas assister aux deux vnements la mme journe).Les freins. Il sagit ici des raisons qui empcheraient les participants de prendre part lvnement : les priodes les plus occupes au travail, les congs fris, scolaires ou la priode des vacances, la ncessit de trouver du personnel de remplacement, etc.

Ces analyses visent choisir les meilleurs mois, semaines ou journes pour la tenue de lvnement (semaine ou fi n de semaine) et dterminer sil devra se drouler en matine, en aprs-midi ou en soire.

Si lvnement est rcurrent, dsirez-vous quil ait lieu la mme priode et selon le mme horaire que lanne prcdente ? Aviez-vous alors obtenu un taux maximal de participation ? Dans le bilan, est-ce quune autre plage horaire avait t suggre ? Vous pouvez galement choisir diffrentes priodes et effectuer un sondage auprs de certains participants potentiels afi n dobtenir leur avis.




Lorsque vous procdez ces analyses, il convient de considrer le temps de dplacement des participants qui proviennent de rgions loignes. Vous pourrez ainsi prvoir de lhbergement la veille dune rencontre qui commence trs tt le matin ou retarder le dbut des runions. Il faut galement tenir compte des priodes de pointe de la circulation, des horaires de travail et des heures de repas, de lemploi du temps des parents avec enfants (garderie), etc.

Retenez deux ou trois dates afi n de bnfi cier dune certaine fl exibilit lors des ngociations avec les sites potentiels. Une fois ces dates dtermines, vrifi ez avec les dirigeants si ces choix leur con-viennent et sils seront en mesure de participer lvnement.

Suggestion no 12Profi tez des tarifs rduits offerts dans certains htels en basse saison. Informez-vous sur ces priodes creuses (qui varient selon les rgions) afi n de bnfi cier de ces rabais.

2.4. TAPE 4 REPRER DES SITES QUI POURRONT RPONDRE VOS BESOINS

Maintenant que vous avez dtermin le contenu, les besoins en hber-gement et en restauration, le nombre de salles/despace ncessaires et la priode idale pour la tenue de lvnement, vous devez tablir une liste de sites qui pourront combler tous ces besoins.

Lune des premires questions se poser est la suivante : Dans quelle rgion devrait avoir lieu lvnement ? Doit-il tre ralis dans une rgion urbaine (Montral, Qubec, Sherbrooke, etc.) ou dans une zone rurale ? Quel serait lendroit idal selon la provenance des parti-cipants ? Je vous suggre dtablir des limites selon les points cardinaux afi n de prciser vos recherches.

Une fois le secteur dlimit, analysez le type dtablissement dont vous aurez besoin : une salle prs dun aroport, un htel, un centre des congrs, un terrain en plein air, un espace multifonction avec hbergement proximit, un terrain de golf, etc.

Il peut tre intressant de slectionner un endroit en fonction de lorientation de lvnement. Si laccent est mis sur les rcentes technologies, tentez de trouver un site qui refl tera cette image comme




le Centre des sciences de Montral. Si vous dsirez recevoir les partici-pants dans une ambiance chic et offrir un dpaysement, optez pour le Fairmont Manoir Richelieu. Vous pouvez galement considrer des sites originaux tels que les muses, les salles dexposition, la salle des pas perdus la Gare Windsor, la ruelle des Fortifi cations dans le Centre de commerce mondial de Montral, le Bain Mathieu, lUsine C, la TOHU, le Chteau Ramezay, le Jardin botanique, les locaux de La Ronde, le Chalet du Mont-Royal, etc.

Pour vous aider cibler des emplacements, il existe plusieurs outils de rfrence. Je vous conseille fortement Le guide source 2007 des sites dvnements Montral produit par Le Planifi cateur. Plus de 155 sites y sont rpertoris avec les coordonnes des personnes-ressources et le nombre de salles avec dimensions, capacit et dtails techniques. Vous pouvez galement consulter le Rpertoire-guide de lvnement corporatif publi par le Groupe mdia des vnements corporatifs ou les sites Internet suivants :

Association des bureaux de congrs du Qubec Association des htels du grand Montral

Htellerie champtre Auberges et htels du Qubec

Spas et relais sant du Qubec

Associations touristiques rgionales Site touristique offi ciel du gouvernement du Qubec

Hbergement au Qubec

Socit des tablissements de plein air du Qubec

Rpertoire de salles et de services de divertissement

Accs golf La rfrence du golfeur au Qubec

Info golf Qubec La rfrence du golf au Qubec




Lorsque vous aurez tabli une liste de sites potentiels, soumettez-la aux dirigeants (afi n de vous viter des dmarches inutiles). Ds que cette liste est approuve, vous pouvez communiquer avec la personne-ressource des tablissements slectionns afi n de vrifi er leur disponi-bilit eu gard vos choix de dates et sils peuvent combler vos besoins relatifs lhbergement, aux salles/espaces et la restauration.

Selon la nature, la complexit et le nombre de participants lvnement, il peut tre ncessaire de signer un contrat avec le site de deux trois ans lavance afi n de vous assurer de sa disponibilit.

Suggestion no 13Si vous devez utiliser plus dun site dhbergement, je vous suggre de choisir des emplacements avec des prix et des environnements diffrents afi n de donner le choix aux participants.

Les ngociations concernant le site, lhbergement et la restau-ration sont les plus importantes que vous aurez effectuer lors de la planifi cation de lvnement. Il est donc ncessaire de connatre le pouvoir dattraction de votre projet, cest--dire de savoir combien votre vnement rapporte dans son ensemble au site qui vous reoit. Pour ce faire, vous aurez idalement besoin de lhistorique des trois dernires annes en ce qui concerne la quantit de chambres occupes, les mon-tants dpenss en repas et en boissons ainsi que les autres revenus que procurent les participants (achats aux boutiques, participation aux acti-vits sportives ou spas, etc.). Plus vous aurez de donnes, mieux vous connatrez la valeur relle de votre vnement et meilleure sera votre position pour ngocier.

La dernire partie du travail consiste obtenir un tarif dhber-gement de chacun des sites potentiels (vous pouvez vrifi er au pralable les prix quils annoncent sur Internet pour la priode que vous envisa-gez). Vous pouvez en profi ter pour leur demander de vous faire parve-nir le menu banquet et de vous informer sur leurs politiques en matire de gratuits (les htels proposent habituellement une nuite sans frais par bloc de 30 ou 50 nuites rserves) et de surclassement (chambre de niveau suprieur offerte au tarif dune chambre de niveau infrieur). Renseignez-vous galement si le site dispose dun stationnement pour ses clients et sil est gratuit ou non.




Vos conversations avec les personnes-ressources des diffrents sites vous permettront de juger de la qualit du service et de leur pro-fessionnalisme. De plus, vous obtiendrez une ide du montant inclure pour lhbergement et la restauration dans le budget provisoire.

Suggestion no 14Une fois le site choisi et approuv par les dirigeants, cest une marque de professionnalisme que de communiquer avec tous les sites qui nont pas t retenus pour les remercier de leur temps et les informer de votre dcision.

2.5. TAPE 5 BTIR UN CHANCIER GNRALET VALUER LE PERSONNEL NCESSAIRE

Il vous reste maintenant deux tapes importantes franchir afi n de complter le plan prliminaire : la mise sur pied dun chancier et la cration dun budget provisoire.

Lchancier est un outil qui situe la ralisation du pro-jet dans le temps et qui servira de rfrence aux diffrents intervenants tout au long du mandat afi n den suivre lvolu-tion. Sur cet chancier sont indiqus les tapes cls (ou tapes critiques) de la ralisation de lvnement, les dates auxquelles ces tapes doivent tre ralises et le nom des personnes responsables de leur excution. Encore une fois, lchancier constitue un survol des tches accomplir et des dlais respecter.

Pour btir lchancier, il est gnralement plus simple de dbuter par la date de lvnement (fi xe et immuable) et dlaborer les tapes en reculant dans le temps.

Suggestion no 15La planifi cation dun vnement devrait samorcer entre 2 12 mois avant la date de sa tenue, selon son envergure et sa complexit.




Cest lors de llaboration de lchancier que votre exprience et celle de votre quipe de travail deviendront de prcieuses allies. Elles vous permettront de dterminer toutes les tapes de production inclure dans lchancier et vous aideront estimer le temps de ralisation de chacune.

Heureusement, il existe des tapes qui se retrouvent dans presque tous les projets, peu importe leur nature ou leur complexit. En voici quelques-unes (pour une liste dtaille, consultez lannexe D chancier prliminaire ) :

premire rencontre de production avec les dirigeants pour dterminer les bases du projet ;laboration du plan prliminaire (choix du site, date, contenu) ;ralisation de lchancier et du budget provisoire ;approbation du plan prliminaire par les dirigeants ;laboration du contenu dtaill de lvnement ;visite des sites potentiels et signature du contrat avec les res-ponsables de ltablissement choisi ;approbation du contenu dtaill de lvnement par les dirigeants ;ngociations des commandites ;envoi des invitations et du formulaire de rservation ;date limite pour la rception des inscriptions ;ngociation des contrats avec les fournisseurs ;production des lments et du matriel de communication ;montage, vnement et dmontage ;compilation des analyses et rdaction du bilan de lvnement.

Afi n de vous aider btir un chancier, dbutez sa conception avec les principales tapes dcrites en annexe et ajoutez-y les tapes particulires de votre projet. Dterminez une date de ralisation pour chacune des tapes selon votre valuation du temps quelles prendront. Consultez ensuite les diffrents intervenants du projet afi n quils puissent approuver vos prvisions et insrer les tapes et dates impor-tantes relies aux tches quils doivent accomplir.

En cas dincertitude (par exemple, pour le temps que prendront la commande et la livraison dobjets promotionnels fabriqus lext-rieur du pays), nhsitez pas demander un fournisseur dexprience une valuation du temps requis. Lchancier, tout comme le budget, doit tre le plus raliste possible.




Par la suite, il faut runir les tapes critiques de tous les inter-venants et les classer en ordre chronologique afi n dtablir lchancier global de lvnement. Rvisez-le attentivement pour vous assurer que les tapes se droulent logiquement et quil ny a pas de confl its ou de modifi cations apporter. videmment, lchancier pourra tre ajust en cours de ralisation du mandat ; pour le moment, il sagit dobtenir une ide gnrale des dlais et des tches excuter.

Afi n de vous aider comprendre en quoi consiste cet outil de travail, en voici un exemple.

chancier Exposition et soire de gala10 et 11 juin

tapes Date Responsable

Premire rencontre pour dterminer buts, objectifs et public cible.

Mi-septembre quipe

tablissement des grandes lignes et choix des thmes de la soire et de lexposition.

Dbut novembre quipe

Suggestion de date, dendroit et de contenu et valuation des besoins de salle

Dbut novembre quipe

Prsentation du budget et de lchancier Dbut novembre quipeApprobation du plan prliminaire Mi-novembre DPSignature des contrats avec lhtel et le fournisseur des kiosques

Mi-novembre LB

Dtermination et ngociation des commandites

Mi-novembre NM

Choix de lanimateur / DJ pour la soire Mi-novembre LB/NMConception de la pochette aux exposants et du formulaire de rservation de kiosque

Mi-dcembre LB/NM/FB

Conception de la pochette pour les visiteurs et du formulaire dinscription lvnement

Mi-dcembre LB/HN/FB

Mise en place du systme dinscription en ligne

Dbut janvier FB/JO

Envoi de la pochette aux exposants Dbut fvrier MCVEnvoi de la pochette aux visiteurs Dbut mars MCVDate limite du retour des contrats des exposants

14 mars MCV

Date limite de linscription des visiteurs 14 avril AD/MCVChoix des menus Dbut mai LB/NM




Planifi cation du scnario de la soire Dbut mai LB/NM/MPMProduction de laffi chage Dbut mai LB/MPM/MFRencontre des fournisseurs daudiovisuel et de dcor

Dbut mai LB/NM/MPM

laboration du plan de la salle et assignation des tables pour la soire

Mi-mai AD/MPM/MCV

Rdaction des discours Mi-mai HNPrcision du scnario de lvnement Dbut juin LBImpression des badges Dbut juin MPM/MCV/ADMontage 9 juinExposition et soire 10 juinExposition 11 juinDmontage 11 juinRdaction du bilan S/D 30 juin LB

Une fois lchancier tabli, il faut le distribuer tous les dirigeants et intervenants du projet afi n que toute lquipe soit sur la mme longueur dondes, quelle prenne connaissance des diffrentes tapes accomplir et des dlais impartis. Cet outil leur permettra en outre de suivre le dveloppement du projet.

2.6. TAPE 6 TABLIR LES REVENUS ET LES DPENSES POUR PRPARER UN BUDGET PROVISOIRE

La dernire tape franchir (mais non la moindre) est la cration dun budget provisoire qui vous permettra de rpondre la fameuse question : Combien a cote ?

Au dpart, il existe trois rsultats budgtaires possibles :raliser un profit (avoir plus de revenus que de dpenses) ;atteindre le seuil de rentabilit ou break-even point (ne pas avoir de profi t ni de perte) ;raliser un vnement perte (les dpenses sont plus leves que les revenus).

Par exemple, le budget dune runion annuelle dactionnaires est habituellement perte (car ce type dvnement nengendre pas de revenus). En revanche, une campagne de collecte de fonds doit gnrer




un profi t car cest ce dernier qui est remis lorganisme bnfi ciaire. Il fau

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Organisation.evenement.2009