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OrganisationshandbuchHochschulbibliothek der Fachhochschule Südwestfalen

Impressum

HerausgeberDer Präsident der Fachhochschule Südwestfalen,Professor Dr. Claus Schuster

Fachhochschule SüdwestfalenBaarstraße 658636 Iserlohnwww.fh-swf.de

LayoutPresse- und Informationsstelle der Fachhoch schule Südwestfalen DruckFrick Kreativbüro & Onlinedruckerei e. K.www.online-druck.biz

Stand Dezember 2013

Inhalt

Einführung ....................................................................... 4

Leitbild der Fachhochschulbibliothek ............................ 5

Organisation der Hochschulbibliothek der Fachhochschule Südwestfalen ................................. 7

Teamorganisation der Fachhochschulbibliothek ........... 8 - 27Erläuterung ...........................................................................8Eckdaten der Fachhochschulbibliothek .....................................................9Aufgaben und Entscheidungskompetenzen ................................................12Personelle Aufgabenverteilung innerhalb einzelner Teams ..................................................14 - 27

Team 1: Erwerbung/Beschaffung ..........................................14Team 2: Erschließung/Katalogisierung ..............................15 Team 3: Benutzung - Benutzungsleitung ........................16 Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Hagen ..................17 Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Iserlohn ...............19Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Meschede.........................................................21

Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Soest ....................23Team 4: Elektronische Dienste/ Informationsvermittlung ..........................................................25 - 27

Geschäftsprozessanalysen .............................................. 28

4

Einführung

Einführung

Die Ziele der Hochschulbibliothek als zentrale Einrichtung zur Medien- und Informationsversorgung der Fachhochschule Süd-westfalen sind im Leitbild der Bibliothek formuliert. Die Bibliothek verpflichtet sich hier, ihre Arbeit an den Bedürfnissen der Nutzer und den Erfordernissen einer modernen Hochschulausbildung zu orientieren.

Dazu schafft sie die notwendigen organisatorischen Vorausset-zungen. Das vorliegende Organisationshandbuch ist das Ergebnis einer Aktualisierung der Bibliotheksorganisation und dient als Leit-faden für die MitarbeiterInnen der Bibliothek sowie als transparente Dokumentation innerhalb der Fachhochschule Südwestfalen.

Anlass für die Reorganisation waren die Vergrößerung der Einrich-tung, gestiegene qualitative und quantitative Anforderungen und eine Veränderung des Aufgabenspektrums. Es wurden die struktu-rellen Voraussetzungen geschaffen, um insbesondere auf den Wan-del der digitalen Informationsversorgung und die Veränderung der Arbeitsprozesse durch moderne technologische Möglichkeiten zu reagieren. Die MitarbeiterInnen waren in zahlreichen Gesprächen in die Reorganisationsaktivitäten eingebunden.

Aufbauend auf der seit über 10 Jahren bewährten Teamorganisati-on sind alle MitarbeiterInnen einem Stamm-Arbeitsteam mit genau definierten Aufgaben, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten

zugwiesen. Bereits in der Vergangenheit hat sich die Teamstruk-tur mit einer flachen Hierarchie und der ausschließlichen Weisungs-befugnis bei der Bibliotheksleitung verbunden mit einer intensiven Informationsarbeit bewährt. Sie fördert die Kreatitvität und Moti-vation und damit die Arbeitsleistung der MitarbeiterInnen und wird daher auch zukünftig als Basis der Bibliotheksorganisation dienen.

Alle bibliothekarischen Arbeitsprozesse wurden systematisch analysiert und bei Bedarf neu definiert. Die Dokumentation der Geschäftsprozessanalysen ist Teil dieses Handbuches.

Organisationsentwicklung wird als eine ständige Aufgabe der Bib-liothek aufgefasst. Das Organisationshandbuch wird zur regelmäßi-gen Aktualisierung in einer Online-Version und als gedruckte Lose-blattsammlung vorgelegt.

Ingrid Tönges, BDir.

5

Leitbild der Fachhochschulbibliothek

AuftragDie Hochschulbibliothek der Fachhochschule Südwestfalen mit

ihren Standorten Hagen, Iserlohn, Meschede und Soest und dem Studienort Lüdenscheid ist als Zentrale Betriebseinheit für die Ver-sorgung mit Informationen und Medien und deren Pflege zustän-dig. Sie berät und unterstützt vorangig die Mitglieder und Angehö-rigen der Hochschule beim Umgang mit Informationen und Medi-en. Darüberhinaus bietet die Bibliothek das Informationsangebot allen interessierten NutzerInnen aus der Region aktiv an.

Die Hochschulbibliothek erbringt insbesondere folgende Dienstleistungen:

– Beschaffung, Erschließung und Vermittlung von Information durch gedruckte und elektronische Medien sowie Pflege des Angebots;

– Bereitstellung von Lehr-, Lern- und Arbeitsmöglichkeiten in physischer und elek tro nischer Form;

– Beratung, Unterstützung und Fortbildung der Mitglieder und Angehörigen der Hochschule im Umgang mit Informationen und Medien.

ZieleWir erbringen unsere Dienstleistungen kompetent, schnellstmög-

lich und freundlich. Wir bieten initiativ neue Informationsangebo-te und -dienstleistungen an und reagieren auf konkrete und indivi-duelle Nutzerwünsche. Die Nutzerschaft steht partnerschaftlich im Mittelpunkt unserer Arbeit.

Die Entwicklung im Informations- und Bibliotheksbereich wol-len wir aktiv mitgestalten und bedarfsgerecht in unserer Hochschu-le umsetzen. Dazu und zur Nutzung aller Informationsressourcen kooperieren wir mit anderen Bibliotheken und Einrichtungen.

Leitbild

6

Leitbild der Fachhochschulbibliothek

Leitbild

Arbeitsorganisation

Ziel unserer Arbeit ist die stete Verbesserung der Servicequalität unter Berücksichtigung der gegebenen Rahmenbedingungen wie die personellen und finanziellen Ressourcen. Zur Erreichung unserer Ziele bedienen wir uns einer Teamorganisation mit konkreten Auf-gabenstellungen, eindeutigen Verantwortlichkeiten und Entschei-dungsbefugnissen. Persönliches Engagement, Flexibilität und Inte-resse an der Arbeit sollen bei allen MitarbeiterInnen durch die fla-che Hierarchie, eine offene Arbeitsatmosphäre und lebendige inter-ne Kommunikation erhalten und gefördert werden.

7

Organisation der Hochschulbibliothek der Fachhochschule Südwestfalen

Organisation der Hochschulbibliothek der Fachhochschule Südwestfalen

Leitung

Querschnittsaufgaben

BibliotheksressourcenStatistik/Controlling

BibliotheksentwicklungÖffentlichkeitsarbeit

Projekte

Erwerbung/ Beschaffung

Akzession MedienVorakzession Medien

SachmittelTechnische Buchbearbei-

tungPoststelle

Medienbearbeitung/ Fernleihe

KatalogisierungSacherschließung

Fernleihe

Benutzung

KoordinationFachbibliothek Hagen

Fachbibliothek Iserlohn Fachbibliothek Meschede

Fachbibliothek SoestLüdenscheid

Elektronische Dienste/ Informations-

vermittlung

Bibliotheks-DVWebangebot

Elektronische MedienLizenzverwaltung

Informationskompetenz

8

Teamorganisation der FachhochschulbibliothekErläuterung

Teamorganisation der Fachhochschulbibliothek

Bibliotheksstrukturen und Arbeitsabläufe müssen ständig den rasch ablaufenden strukturellen und technischen Veränderun-gen angepasst werden. Rahmenbedingungen, unter denen sich der organisatorische Wandel der Bibliothek vollzieht, sind die Entwick-lung neuer Technologien, Veränderung der Hochschul- struktur, politische Vorgaben, finanzielle und personelle Ressour-cen und die veränderten Erwartungen der Nutzerschaft an die Fachhochschulbibliothek.

Zur Erfüllung der im Leitbild formulierten Aufgaben und Ziele im Rahmen der angegebenen Eckdaten hat sich die Fachhochschulbi-bliothek eine Teamorganisation gegeben. Dabei galt es, für eine an fünf Standorten präsente Einheit mit eingeschränkten Personalre-ssourcen und einer Arbeitsorganisation überwiegend in Mischar-beitsplätzen eine Struktur zu erarbeiten, die einerseits eindeuti-ge Zuständigkeiten festlegt, andererseits notwendige Freiräume erhält für flexibles Reagieren und individuelle Betreuung der Nut-zerschaft. Eine derartige Organisation erfordert von allen Mitarbei-terInnen persönliches Engagement, Flexibilität, überdurchschnitt-liches Arbeitsinteresse sowie Kooperationsfähigkeit. Stärkung der Eigenverantwortlichkeit und Förderung der Eigeninitiative erhalten und erhöhen die Motivation.

9

Eckdaten der Fachhochschulbibliothek(Stand 31.12.2012)


Standorte: 4 Fachbibliotheken: Hagen, Iserlohn, Meschede, Soest,Studienort Lüdenscheid

Nutzer (Studierende und Lehrende): 9 107

Öffnungszeiten (Stunden/Woche): Hagen: 49,5; Iserlohn: 50; Meschede: 52; Soest: 52

Etat (Literatur und Sachmittel) Ca. 615 000 €

Medienbestand: Ca. 154 650 Bände, ca. 474 Zeitschriften

Elektronische Informationen: Internet, Digitale Bibliothek, Fachdatenbanken, E-Medien, Fachportale, Lernprogramme

EDV: Bibliothekssystem Aleph (Ausleihe, Katalogisierung, Erwerbung, Fernleihe), KAI, IBA-PCs, Arbeitsplatz-PCs

Personal (VZÄ): 19,97 Stellen (davon 2 hD, 5,75 ghD, 12,22 mD)

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Organisationsmerkmale

– flache Hierarchie – überschaubare Arbeitseinheiten – eindeutige Zuständigkeiten – erweiterte Gestaltungsspielräume – erweiterte klar definierte Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse

– Nutzer steht im Mittelpunkt

Teamstruktur (s. Diagramm und Tabellen)

– Team 1: Erwerbung/Beschaffung (zentral für alle Standorte)

– Team 2: Medienbearbeitung/Fernleihe (zentral für alle Standorte)

– Team 3: Benutzung (standortbezogene Subteams) – Team 4: Elektronische Dienste/Informationsvermittlung (zentral für alle Standorte)

– Temporäre Teams können, z. B. für Projekte, gebildet werden.

Arbeitsweise der Teams

– Die Teammitglieder organisieren ihre Arbeit in Absprache mit der Bibliotheksleitung und unter den arbeitsrechtlichen Vorgaben

– Die Teams arbeiten standortübergreifend – Die Teamleitung ist Ansprechpartnerin nach innen (Bibliothek) und aussen (Fachbereiche), wirkt initiativ und koordinierend

– Vertretungsregelungen werden im Team getroffen – Regelmäßige Besprechungen finden innerhalb der Teams zur verbesserten Arbeitskoordination statt

– Ein/e Mitarbeiter/in hat ein »Stammteam«, kann aber mehreren Teams angehören

– Studentische Hilfskräfte werden einzelnen Teams zugeordnet

Interne Kommunikation

– Regelmäßige Dienstbesprechungen (alle) – Regelmäßige Teambesprechungen – Ständige Information über E-Mail-Verteiler – FHB-Wiki enthält aktuell sämtliche Informationen

Diese Struktur schreibt eine allgemeine Organisation der Arbeits-abläufe fest, die sich in den vergangenen Jahren in der praktischen Bibliotheksarbeit in einzelnen Arbeitsbereichen der Fachhochschul-bibliothek bereits entwickelt hat.

Die Arbeitsergebnisse – d. h. Aufgabenerfüllung entsprechend dem Leitbild der Bibliothek – werden laufend überprüft. Bei Bedarf erfolgen Organisationsänderungen nach gemeinsamer Absprache.


11


Teamorganisation der Fachhochschulbilbiothek

Bibliotheks-leitung

Team 4Elektronische Dienste/

Informationsvermittlung

Team 1Erwerbung/ Beschaffung

Querschnitts-aufgaben

NutzerFH-Angehörige,

Studierende, Professoren , Schulen, Wirtschaft, ...

Team 2Medienbearbeitung/

Fernleihe

Team 3Benutzung

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Aufgaben und Entscheidungskompetenzen

Team Aufgabenbereiche

Bibliotheksleitung grundsätzliche AngelegenheitenVertretung der Bibliothek innerhalb und außerhalb der Hochschule

Querschnittsaufgaben ÖffentlichkeitsarbeitOrganisation (Arbeitsorganisation, Koordination und interne Kommunikation)Personalentwicklung und -einsatz, Fortbildung und QualifizierungBibliotheksetatRaum/BauBerichtswesenZusammenarbeit mit anderen bibliothekarischen Einrichtungen (Bibliotheken, Inforaum Hagen, HBZ) und sonstigen Institutionen (Schulen)Bibliotheksentwicklung Projekte

Team 1 Erwerbung/Beschaffung

Vorakzession (Monographien, Zeitschriften, Loseblatt-Sammlungen inkl. Aktuali-sierung, Normen, Print- und elektronische Medien)Akzession (Medien s. o.)Sachmittel (inkl. DV)Technische Buchbearbeitung (Reparatur und Buchbinder)Etatkontrolle und -statistik

Team 2 Medienbearbeitung/Fernleihe

Sachkatalogisierung (Vergabe Systemstelle/Schlagwort)Formalkatalogisierung (Aleph, ZDB)FernleiheAussondern

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Team 3 Benutzung

Zentral: – Benutzungsleitung – Koordination der Arbeitsabläufe in den Fachbibliotheken – Ausstattung der Fachbibliotheken – Zentrales Mahnwesen

Dezentral: – Ortsleihe – Beratung und Information – Mahnwesen: Geldannahmestelle – Fernleihe (Bestellannahme) – Regalordnung, Medienpflege – Präsentation (Schaukasten, Neuerwerbungsregal ...) – Erstellung und Aktualisierung von Aushängen – Recherche (allg. Grundlagen) – Schulungen (Einführungen, Grundmodul)

Team 4 Elektronische Dienste/Informations-Vermittlung

Bibliotheks-DVInformationsvermittlungElektronische MedienNormenstelleProjekte

14

Team 1: Erwerbung/Beschaffung


Aufgabenbereiche

Teamleitung

Vorakzession – Monographien, Normen, Patente, Print- und elektronische Medien – Zeitschriften, Loseblatt-Sammlungen inkl. Aktualisierung

Akzession – Monographien, Normen, Patente, Print- und elektronische Medien – Zeitschriften (Kontakt zur Zeitschriftenagentur Harrassowitz), Loseblatt-Sammlungen inkl. Aktualisierung

– Sachmittel (Material, DV, online Möller, Anlagenverwaltung)

Lagerverwaltung

Technische Buchbearbeitung (Buchbinder: Zeitschriften und Monographien)

Einsortieren Loseblatt-Sammlungen

Etatkontrolle

Statistik – Monographien – Zeitschriften, Loseblatt-Sammlungen – Material (inkl. DV)

Poststelle

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Team 2: Erschließung/Katalogisierung


Aufgabenbereiche

Teamleitung

Sachkatalogisierung (Vergabe Systemstelle/Schlagwort)

Formalkatalogisierung (ZDB)

Formalkatalogisierung (Aleph) – Neuaufnahmen – Korrekturen – Lokal- und Exemplarsätze bearbeiten – Lokalsätze Zeitschriften

Bearbeitung von Listen zur Überprüfung/Bereinigung der Kataloge

Aussondern (Korrektur Lokalsätze)

Fernleihe – Aktive Fernleihe – Passive Fernleihe – EVA

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Personelle Aufgabenverteilung innerhalb einzelner Teams

Team 3: Benutzung - Benutzungsleitung

Aufgabenbereiche

Teamleitung

Benutzungsleitung – Personalbetreuung in den Fachbibliotheken: Ansprechpartner in allen Arbeitsberei-chen (außer: Verwaltung Abwesenheitszeiten, stud. Hilfskräfte)

– Zentrales Mahnwesen

Koordination der Fachbibliotheken – Koordination der Arbeitsabläufe – Information und Kommunikation – Erstellung von Aushängen

Betreuung der Medienversorgung der Studiengänge am Studienort Lüdenscheid (Stadtbücherei Lüdenscheid)

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Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Hagen (Teil 1)


Aufgabenbereiche

Teamleitung

Ortsleihe

Ortsleihe IV

Mahnwesen (zentral), Geldannahmestelle Hagen

Fernleihe (zentral)

Regalordnung

Buchbearbeitung (Etikettieren: Signatur und Barcode)


Präsentation (Schaukasten, Neuerwerbungsregal, Aushänge …)

Beratung und Recherchehilfe

fachspezifische Recherche

18


Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Hagen (Teil 2)

Aufgabenbereiche

Schulungen – Aleph/Online-Katalog – allg. Einführungen – spezielle Schulungen

Spät- und Notdienste – Organisation – Durchführung

Studentische Hilfskräfte Ausleihe

Zeitschriften (Bestand Hagen) – Eingangskontrolle – Reklamationen an Team 1 – Umläufe – Kollationierung

Aussondern Bestand Hagen (nach Vorgabe, Löschvermerke im Inventarbuch zentral)

Annahme der Bestellungen Hagen alle Medien, Vorschläge zum Bestandsaufbau, Weitergabe an Team 1

Dokumentation der Bestellvorgänge

DV: bibliotheksinterne Betreuung vor Ort (s. Team 4)

19

Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Iserlohn (Teil 1)


Aufgabenbereiche

Teamleitung

Ortsleihe

Ortsleihe IV

Mahnwesen, Geldannahmestelle Iserlohn

Fernleihe (zentral)

Regalordnung

Buchbearbeitung (Etikettieren: Signatur und Barcode; Bestand Iserlohn)


Präsentation (Neuerwerbungsregal, Aushänge …)



20


Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Iserlohn (Teil 2)

Aufgabenbereiche




Zeitschriften (Bestand Iserlohn) – Eingangskontrolle – Reklamationen an Team 1 – Umläufe – Kollationierung

Aussondern Bestand Iserlohn (nach Vorgabe, Löschvermerke im Inventarbuch zentral)

Annahme der Bestellungen Iserlohn: alle Medien, Vorschläge zum Bestandsaufbau, Weitergabe an Team 1



21

Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Meschede (Teil 1)


Aufgabenbereiche

Teamleitung

Ortsleihe

Ortsleihe IV

Mahnwesen, Geldannahmestelle Meschede

Fernleihe (zentral)

Regalordnung

Buchbearbeitung (Etikettieren: Signatur und Barcode; Bestand Meschede)


Präsentation (Neuerwerbungsregal, Aushänge …)



22


Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Meschede (Teil 2)

Aufgabenbereiche




Zeitschriften (Bestand Meschede) – Eingangskontrolle – Reklamationen an Team 1 – Umläufe – Kollationierung

Aussondern Bestand Meschede (nach Vorgabe, Löschvermerke im Inventarbuch zentral)

Annahme der Bestellungen Meschede: alle Medien, Vorschläge zum Bestandsaufbau, Weitergabe an Team 1



23

Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Soest (Teil 1)


Aufgabenbereiche

Teamleitung

Ortsleihe

Ortsleihe IV

Mahnwesen, Geldannahmestelle Soest

Fernleihe (zentral)

Regalordnung

Buchbearbeitung (Etikettieren: Signatur und Barcode; Bestand Soest)


Präsentation (Neuerwerbungsregal, Aushänge ...)



24


Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Soest (Teil 2)

Aufgabenbereiche




Zeitschriften (Bestand Soest) – Eingangskontrolle – Reklamationen an Team 1 – Umläufe – Kollationierung

Aussondern Bestand Soest(nach Vorgabe, Löschvermerke im Inventarbuch zentral)

Annahme der Bestellungen Soest: alle Medien, Vorschläge zum Bestandsaufbau, Weitergabe an Team 1



25

Team 4: Elektronische Dienste/Informationsvermittlung (Teil 1)


Aufgabenbereiche

Teamleitung

Bibliotheks-DVBetreuung aller DV-Systeme (Hard- und Software)

– Aleph – KAI – Wiki – Arbeitsplatz-PCs – Multimedia-PCs – IBA-PCs – Datensicherung (Server/Arbeitsplatz-PCs) – Installation und Update von Hard- und Software – Serverpflege und -updates (gehostet)

bibliotheksinterne und -externe Anwenderbetreuung

DV-Entwicklung und PlanungManusskripterstellung (Formatierung)

26


Team 4: Elektronische Dienste/Informationsvermittlung (Teil 2)

Aufgabenbereiche

InformationsvermittlungInformationssysteme

– Persönliche Auskunft und Beratung (Mail-Auskunft, Telefon, Beratungsgespräche intern u. extern)

– Infomaterialien – Aufbau und Pflege (gelbe Infos, Infomaterial Fremdanbieter, Flyer, Plakate, Blöcke, Lesezeichen, Interne Infos: Infoblätter, Wiki, Formulare, Video-Tutorials)

– Webangebot: inhaltliche u. techn. Gestaltung der Bibliotheks-Homepage

Schulungen – Konzepterstellung zur Vermittlung der Informationskompetenz – Aufbau und Pflege einzelner Module – Leitung und Koordination des Schulungsteams – Durchführung

Elektronische MedienEinrichtung und Pflege der Rechercheportale DigiBib, DigiLink, EZB, EZProxy u. a.Testen der Portale (Funktionen, »Kochrezepte«)LizenzverwaltungPrüfung rechtlicher Bestimmungen (UrhG, Lizenzverträge, Nutzungsbedingungen)

27

Elektronische Dienste/Informationsvermittlung (Teil 3)


Aufgabenbereiche

NormenstelleBeratung, AusleihePflege

ProjekteEntwicklung neuer Angebote, z. B. Video-Tutorials, KAI, EZProxy

28

Geschäftsprozessanalysen

Benutzung ....................................................................... 30 - 34Anmeldung/Auskunft ..........................................................30Medienbestellung .................................................................31 Gedruckte Infomaterialien ..................................................32 Mahnlauf ...............................................................................33 Vormerkung ..........................................................................34

Beschaffung .................................................................... 35 - 39Vorschuss und Vorkasse .......................................................35 Online-Bestellung, Blankoauftrag und Beschaffung ..........36Hausdruckerei .......................................................................37Buchbinder: Zeitschriftenhefte ...........................................38Inventarisierung/Inventarabsetzung .................................39

DV ..................................................................................... 40 - 41DV-Arbeitsbereiche ..............................................................40Bibliotheks-Website .............................................................41

Erwerbung ...................................................................... 42 - 45E-Ressourcen .........................................................................42Monografien ..........................................................................43Zeitschriften .........................................................................44- 45

Bestellung von Zeitschriften ...................................................44Abbestellung von Zeitschriften .............................................45Reklamation von Zeitschriften ..............................................46

Fernleihe .......................................................................... 47 - 49Fernleihe: aktiv .....................................................................47Fernleihe: passiv ...................................................................48 Aufsätze ................................................................................49

Katalogisierung ............................................................... 50 - 51Monografien ..........................................................................50Zeitschriften .........................................................................51

29

Leitung ............................................................................. 52 - 54Fortbildung ...........................................................................52Studentische Hilfskräfte ......................................................53Urlaubsantrag .......................................................................54

Schulungen ...................................................................... 55

Interner Vorgang

Externer Vorgang

Zusatzinformation

30

Benutzung

TEAM3

Kontoerstellung

Validierung Karte

Anmeldung

Voraussetzung- Persönliche Anmeldung

- Anmeldeformular- Studentenausweis/Personalausweis

Unterschrift der Karte

- Daten übertragen- Statusvergabe

- Zweigstelle- Passwort eingeben

- Karte erstellen

Anmeldung

TEAM3+4

geklärt Nicht geklärt

Beantwortung der Anfrage

Ordnen nach Themen

Rückmeldung/Beratungsgespräch(persönlich, telefonisch)

Auswertung

Anfrage

Per- Mail

- Telefon- persönlich

Für- FAQ

- Gelbe Infoblätter

- Thema- Literaturrecherche

- Datenbanken

Auskunft

31

Benutzung

TEAM3

Abholung

Gleicher Standort Anderer Standort

Keine Abholung(10 Tage)

Druck des Bestellungszettels (Bibliothekszentrale)

Druck des Bereitstellungszettels

Zurückbuchung,Status: bereitgestellt

Fax zum Standort des bestellten Titels

Zurück in BestandVerbuchung/Ausleihe

Transferzettel,Status: Transferkonto

Zurückbuchung,Status: bereitgestellt

Bereitstellungsregal

Transport zumAbholort

Bestellung- Katalog- Personal

Zwei Mal/Woche- FH-Fahrer

- Firma

Medienbestellung

32

Benutzung

aktuell nicht aktuell

Prüfung auf Aktualität

Professioneller Druck Selbstdruck in den Standorten

Bedarfsabfrage Anpassung der Inhalte

Entwurf

Nachbestellung externer Infomaterialien

Lieferung und Verteilung

WeiterleitungPressestelle

vor Semesteranfang

bei großen Mengen

bei kleinen Mengen

Bestellung eigener Infomaterialien

Folder, Poster AnmeldeformularAnschaffungsvorschlagGelbe InfosLesezeichen

TEAM3+4Gedruckte Infomaterialien

33

Benutzung

TEAM3Erinnerungsmail

Fristüberschreitung

1. Mahnung

2. Mahnung

3. Mahnung

4. Mahnung

Gebühren und Leistungsbescheid

(Sekretariat Präsidium)

Unikasse Düsseldorf

Vollstreckung(Gerichtsvollzieher)

Kein Mahnlauf wenn

- Verlängerung- Abgabe

Rückgabe der Medien- Buchwert wird abgezogen

- Infomail an Nutzer- 2 €/Medium/Woche


- 5,60 € Zustellungsurkunde- 25 € Verwaltungsgebühr

- 20 € Medium/Woche- Buchwert wird in Rechnung gestellt

Mahnlauf

5 Tage vorher

10 Tage

10 Tage

10 Tage

10 Tage

4 Wochen


- Mahnung per Post- 20 €/Medium/Woche

34

Benutzung

TEAM3Personal via Aleph

Keine Abholung(10 Tage)

Nutzer via Katalog

Abholung

V o r m e r k u n g

Rückgabe vorgemerktes Medium

Bereitstellungsregal

Exemplar- und Titelbezogen

Zurück in Bestand

Bibliothek

Titelbezogen

Verbuchung/Ausleihe

Nutzer (Vormerker) - Abholbenachrichtigung per Mail

Evtl.- Transferzettel/Transport/

Bereitstellung

Vormerkung

35

Beschaffung

TEAM1- Bis 35 €: Bar

- Ab 35 €: Überweisung- Grund

- Summe- Abrechnungsobjekt

- Kostenstelle

Vorschuss Vorkasse

Kontakt SG 3.1 Beleg wird gestempelt

Versand an SG 3.1

Erstattung

Kauf

Vorschuss und Vorkasse

Fahrer liefert Geld an Standort

Zurück an SG 3.1

Bis 35 €: SG 3.4

Direkte Erstattung Überweisung

Beleg wird gestempelt

Ab 35 €: Versand an SG 3.1

Beleg an Team 1

Zu wenig Vorschuss

Zu viel Vorschuss

36

Beschaffung

TEAM1Online-Shop/Möller Blankoauftrag (bis 300 €) Beschaffung (ab 300 €)

Bestellung erfolgt online Vergabe von Auftragsnummer ausführliche Begründung (ab 500 €)

Quittungsdruck

Lieferung

Unterschrift Leitung Ablage Rechnung Originalrechnung an SG 3.1

Vergabe der Anlagennummer ab Wert von 150 €

Reklamation

Reklamation/Korrektur der

Rechnung

Eingangskontrolle

Rechnungskontrolle

Bestellung Auftrag

Auftrag an SG 3.1

Auftragserteilung

Online-Bestellung, Blankoauftrag und Beschaffung

Nicht in Ordnung

Nicht in Ordnung

- Excel- Kopie in Ablage

- Kostenvergleich- Ausschreibung

- Kostenstelle- Abrechnungsobjekt

- Abzeichnen

SG 3.1.Software über

IT-Services

37

Beschaffung

TEAM1Hausdruckerei

Druckerei

Verbrauchs- und Infomaterial

Bestellung erfolgt online

Papierbedarf

Eintrag ins Buch

Mitnahme Papier

- Menge- Abrechnungsobjekt

38

Beschaffung

TEAM1+3z.B. Kontrolle

- Inhaltsverzeichnisse- Namensänderung

- Inventarnummer- Signatur

- Exemplarsatz anlegen

Es wird gebunden- Zeitschriftenhefte

- Einmal im Jahr

- Abrechnung nach Standorten- Für Ha, Me, So in Ha;

in Is wird direkt abgeholt

- Bearbeitungsdauer ca. 6 Wochen

- Musterpappen beim Buchbinder vorhanden

Bindeauftrag

Vorbereitung Auftrag

Aufträge schreiben

Einarbeitung

Buchbinder: Zeitschriftenhefte

Aufgliederung nach Fachbereichen

Versand gebundener Zeitschriften an die Standorte

Abholung durch den Buchbinder

Bindung der Zeitschriftenhefte

Rücktransport zur Bibliothek

Nachbesserung

EingangskontrolleNicht in Ordnung

39

Beschaffung

T E A M 1Ab einem Wert von

150 € netto

- Anlagenummer- Grund: defekt unrentabel veraltet

Neue Anschaffung Formular zur Absetzung

Anlagenummer vergeben Abzeichnen

Anlagenummer aufkleben Genehmigung von SG 3.2 (per Mail)

Inventar muss zeitnah entsorgt werden

Inventarisierung Inventarabsetzung

Raumnummer vergeben Info an SG 3.2

40

DV

TEAM4

- Mitarbeiter-PCs- IBA-PCs

- Peripheriegeräte

Koordination mit IT-Services

- Wiki- Server

IBA-Software- Betriebssysteme

- Anwendersoftware- Datensicherung

B e t r e u u n g

Hardware Software Netzwerktechnik Bibliothekssystem (Aleph, Koop mit der UB Hagen)

Katalog(KAI)

Arbeitsbereiche

- Versionspflege- Administration- Anpassungen

41

DV

TEAM4

Ohne Schlagwort

Meldung löschen

Mit Schlagwort

Meldung archivieren

Bibliotheks-Website

Änderung auf Website

Neu: Text, Grafik, Datei

Umsetzung in Website

Meldung abgelaufen

Meldungen- Öffnungszeiten

- Aktuelles- Buchtipp

Allgemeine FH-SeitenBibliotheksseiten

42

Erwerbung

TEAM1

Lizenzierung

VerteilungMail (fhb)

Digilink EZB Katalog

Mail (alle) Portale Website

positiv

Erwerbungsabteilung/Fachbibliothek

Bedarfsprüfung

Bekanntmachung des neuen Angebots Infomaterialien bestellen

Evaluation des Testzugangs

Anfrage HBZ

Vorschlag vom HBZ

Archivierung des Angebots



PrüfungPrüfung

E-Ressourcen

Anschaffungsvorschlag- Professor- Student

- Mitarbeiter

Bekanntmachung- Mail (fhb)- Mail (alle)

- Website- Digilink

- Konsortium- Testzugang

Einzeltitel: Team 4Paket: Einspielung

Einzeltitel: Team 2Paket: FUBTeam 4

- Preis- Nutzungsbedingungen

- Preis- Nutzungsbedingungen

interessant

uninteressant uninteressant

negativ

interessant

(zeitgleich)

43

Erwerbung

TEAM1Anschaffungsvorschlag

- Professor- Student

- Sonstige Mitarbeiter

- Per Post- Laufzettel mit Besteller bleibt

- Fremddaten- Manueller Satz

- Mit Bestellzettel- Eingangskontrolle

- Besitzstempel

- Unterschrift- Zahlungsanweisung

- Lieferant- Anzahl

- Zweigstelle- Zuordnung Fachbereich

Bestellung

Bestellkatalogisat

Bestellvorgang

Lieferung

Versand der Bestellung

Rechnungs-bearbeitung

Vorakzession

Monografien

44

Erwerbung

TEAM1- Professor- Student

- MitarbeiterAnschaffungsvorschlag

Team 1

Kontrolle Bestand

Eingangskontrolle

Rechnung

Rechnung an die Verwaltung

Direktanfrage Verlag Absprache Liefertermin

Aggregator (Harassowitz)

Prüfung Angebot

Bestellung von Zeitschriften

Mail, Telefon

Nein

Lieferung nach Hagen

Mail

Ja

Lieferung direkt an Standorte

Fax

Bedarfsprüfung in HA, IS(Bibliotheksleitung)

Bedarfsprüfung in ME, SO(Bibliotheksbeauftragte)

z.B.- Zu hohe Portokosten

- Mitgliedschaft im Verein nötig

Endkontrolle- Name

- Periodizität- etc.

45

Erwerbung

TEAM1- Preissteigerung- Weiterer Bedarf

Datum: Ende des Abonnements

- Lieferant- Anzahl

- Zweigstelle- Zuordnung Fachbereich

Abonnement

Abbestellung

Kontrolle

Infos an StandorteHA, IS, ME, SO

Bestätigung

Abbestellung von Zeitschriften

Mail Fax

Fax

Benachrichtigung ME, SO Benachrichtigung HA, IS

46

Erwerbung

TEAM1Grund

- Falsche Rechnung- Falsche Lieferung

Über Portal- Claim Nr.

- Grund

- erneute Lieferung- Gutschrift

Per Mail, Telefon- Grund

Reklamation

Rückmeldung

Infos an Standorte

Reklamation von Zeitschriften

Harassowitz andere Verlage

47

Fernleihe

TEAM2Fernleihe: aktiv

Bestellung

30 Tage später

Vormerkung

Verbuchung

Versand

Rückgabe

Eingangskontrolle

Rückbuchung

Von anderer Bibliothek

- FL-Bücherkiste- Postversand

Exemplarkontrolle

- FL-Bücherkiste- Postversand

Statuskorrekte ZFL-Bestellung

- Druck Ziehzettel- Evtl. manuelle Vormerkung

- Evtl. Lieferung aus anderem Standort

Manuell*

*z. B. internationale FL-Bestellung per Mail

Automatisch

48

Fernleihe

TEAM2Fernleihe: passiv

Bestellung

Lieferung

Eingangskontrolle

Verbuchung

Verpackung

Versand

keine Verlängerung

z. B.- Falsche Angaben

- Im anderen Verbund bestellt (Buch im HBZ)

SHK

NachsignierenAutomatisch

- Info an Nutzer (Mail)- Datumstempel für Ausleihe

- Temporärer Strichcode

- Strichcode scannen- Prüfen: Lieferbibliothek, Titel

- Lieferbegleitschreiben (Nachricht an ZFL-Server)

evtl. Zweigstellentransfer

30 Tage später

Ausleihe

Rückgabe

49

Fernleihe

TEAM2Fernleihe: Aufsätze (passiv)

Fernleihe: Aufsätze (aktiv)

Bestellung

Bestellung

Lieferung

Kopie erstellen

Verbuchung über ZFL-Server

Versand

Bereitstellung für Nutzer

- Falsche Angaben- Im anderen Verbund bestellt

(Buch im HBZ)

- Info an Nutzer- evtl. Zweigstellentransfer

Von anderer Bibliothek- Post- Mail

An andere Bibliothek- Post- Fax

An FHB SWF- Medea

- Mail

NachsignierenAutomatisch

50

Katalogisierung

TEAM2im Bestandnicht im Bestand

Exemplar mit Signatur nachtragen

- Fremddaten- Manuell erstellen

- Bestellsatz- Exemplarsatz erstellen

Evtl. Titelsatz umhängen

Neues Buch

Bestellkatalogisat Exemplarverwaltung

Ortsleihe

Ende Bestellkatalogisierung

SystematisierungHA und IS oder ME und SO

Exemplarverwaltung

Signaturvergabe

Ortsleihe

Monografien

Erwerbung

Eingangskontrolle

51

Katalogisierung

TEAM2im Bestandnicht im Bestand

Jahrgang voll: binden

Siehe Prozess »Buchbinder«

- Fremddaten- Manuell erstellen

Neue Zeitschrift

ZDB-Recherche

Lokalsatz erstellen

Neues Heft

Ortsleihe

Buchbinder

Signatur erstellen

Ortsleihe(Zeitschriftenarchiv)

Ortsleihe

Zeitschriften

Bestellkatalogisat

Lokalsatz erstellen

52

Leitung

LEITUNG

- Eintrag Statistik- Nachricht an: Antragsteller FH-Verwaltung FoBi-Beauftragten

Platzreservierung

Kopie zur Kontrolle in Ablage

Bearbeitungsstand nachhalten

Nachricht an Antragsteller

Fortbildungs- beauftragte

Anfrage Fortbildung von MitarbeiterIn

ZBIW Sonstige Fortbildungen

Absage oder Zusage

Anmeldung durch Antragsteller

Genehmigung des Vorgesetzten

an SG 1.2

Zustimmung des Personalrats

Versand an ZBIW(Bibliothek)

Fortbildung

Formular ausfüllen(Antragsteller)

Mail an ZBIW

53

Leitung

LEITUNG

- SHK-Antrag- SHK-Personalbogen

- Angaben NeueinstellungLBV(A)26 (2-fach)

- Lohnsteuerkarte oder LBV (A)02.SHK (2-fach)- Matrikulationsbescheinigung- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse- Lebenslauf- Kopie Geburtsurkunde- Kopie Sozialversicherungsausweis

- ggf. Kopie Reisepass (Geburtsort außerhalb BRD)

- ggf. Aufenthaltsgenehmigung/ Arbeitserlaubnis (im Pass)

- Vor Ablauf des Vertrags- Max. Verlängerung: 24 Monate

- Vertrag- Anschreiben mit Infos

- Durchschrift für Bibliothek

- SHK-Antrag- Matrikulations bescheinigung

- Bögen: LBV(A)02.SHK

LBV(A)26

Studentische Hilfskräfte

Verlängerung Neueinstellungen

Unterlagen an SG 1.2

Vertrag von SG 1.2

Unterlagen an Studierenden

Vertrag unterschrieben an SG 1.2

Studentische Hilfskräfte

Dokumente ausfüllen Dokumente ausfüllen

ab 4. Semester

54

Leitung

LEITUNGAntrag über ZEUS

Durch Leitung

Genehmigungsverlauf einrichten

- Alle Vertreter- Teamleiter (Info)

- Vertreter- Vorgesetzter

- SG 1.2

Urlaubsantrag(elektronisch)

Klärung der Vertetung

Antrag abschicken

Genehmigung oder Ablehnung

Eintrag im internen Urlaubskalender

Urlaubsantrag

55

Schulungen

TEAM4- Mitarbeiter

- Kollegen/innen- Dozenten- Schulen

Statistische Erfassung für AG Informations-

kompetenz

- Thema- Fachgebiet

- Fokus

Evtl. Aktualisierung

Raumreservierung

Aufbau- Beamer

- Notebook

Anfrage

Absprache Thema

Zuordnung Schulungsteam

Anpassung Schulung

Prüfung Arbeitsblätter

Termin vereinbaren

Schulung

Technische Vorbereitung

Reflektion über Schulung

Schulungen

am Tag der Schulung

Documents

Organisationshandbuch - fh-swf.de · ihren Standorten Hagen, Iserlohn, Meschede und Soest und dem Studienort Lüdenscheid ist als Zentrale Betriebseinheit für die Ver- ... (Stadtbücherei