ORGANIZA CONCIERTOS

APRENDA A ORGANIZAR UN SHOW traducción M. Malvaez

Para comenzar

Antes incluso de que empieces a organizar tu primer evento tienes que llenar una lista que se conoce en el negocio musical como la Six Whiskey's and the hotel (Quién, Qué, Cuándo, Por qué, que y Cómo a partir de entonces podras comenzar a planificar).

A lo largo de este manual y dado que aplica para la organización de eventos en general, usaremos las palabras, evento, concierto, show y espectáculo indistintamente, aunque en este caso especifico hablamos de la organización de conciertos masivos, sea estos organizados en explanadas publicas, parques deportivos, gimnasios, auditorios, salones de fiestas o teatros, sin embargo puede ser aplicado con las adecuaciones pertinentes a la organización y planificación de cualquier evento en donde se espere recibir una gran cantidad de gente.

Paso 1

La ubicación y la fecha son dos de los elementos más importantes de un evento. Si tu evento es en un lugar apartado y demasiado lejos para que la gente vaya, la asistencia será baja. Si la fecha coincide con otro acontecimiento importante, entonces la cantidad de gente que vaya no será tanta como podría ser.

Paso 2

Una vez que tengas establecidas la fecha y la hora para tu evento, tu modelo implícito (The six Whiskey's and the Hotel) te permitirá tenerlo todo preparado para el dia planeado. Si ya tienes un grupo musical entonces es relativamente sencillo, pero generalmente los conciertos necesitan tener un grupo musical que abra y cierre el acontecimiento. Además cuantos más grupos musicales tengas en tu elenco, más gente irá a tu concierto. Además tu elenco necesita estar confirmado y listo desde dias antes del concierto para poder conformar tu back line y riders de audio e iluminación con tiempo suficiente (el conjunto de instrumentos que necesitas para cada grupo musical y el equipo de audio iluninación de acuerdo a información proporcionada por los managers de grupo) para tu concierto.

Paso 3

Por último, el nombre de tu acontecimiento debe ser conocido por todo el mundo con la que tengas contacto. Tanto por internet, la radio, la televisión o carteles pegados por la ciudad, necesitas divulgar el nombre de tu concierto y tienes que hacer la publicidad con al menos un mes de antelación a la fecha del evento. Esta publicidad tiene que incluir el lugar, precio, hora y el elenco. Haciendo esto, estás en el camino de realizar un concierto con éxito.

OFICINA DE PROGRAMAS ESPECIALESRadio.Televisión de Veracruz

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Capitulo 1: “Producir”, que es eso?

La expresión producir en el medio musical recibe los mas variados significados, pero en el lenguaje usual puede significar pegar carteles, distribuir invitaciones, acompañar a la banda en entrevistass de radio y TV, coordinar un escenario etc. Pero producir es algo mas, Producir es organizar, planear, administrar y controlar los recursos necesarios para la realización de un espectáculol. Y a lo largo de este taller adoptaremos esta definición como sinonimo de producción ejecutiva.

Y quien puede ser productor? Cualquier persona que posea tiempo, conocimiento, recursos y de preferencia vocacion para la actividad. Participar en la producción ejecutiva de un espectáculo musical es una puerta de entrada para trabajar con cultura, entre personas interesadas en el arte, comunicación, letras, cine, psicología, administración, contabilidad, ingenieria, derecho etc. Hay muchos profesionales desempeñando esta actividad sin un conocimiento teorico. Comienzan como Roadies, boleteros, personal de seguridad, iluminadores, tecnicos de sonido, asistentes de escenario y con la actividad practica llegan a convertirse en productores ejecutivos, productores culturales o bien se convierten en empresarios. La responsabilidad de un productor ejecutivo La responsabilidad es directamente proporcional a su desenvolvimiento en la organización del espectaculo. Si el productor ejecutivo es aquel que contrata todo para un evento, su responsabilidad puede ser integral. Si el productor tiene que ser contratado por un empresario para prestar servicios especificos, su responsabilidad estara limitada a este servicio. Usualmente los productores contratados por evento son llamados “free Lance”.

Capitulo 2: Las etapas de un espectaculo

A partir de aqui describiremos paso a paso las etapas en la producción de un espectáculo musical masivo: la preproducción, la producción y la postproducción.

Pre-producción : etapa que antecede al espectaculo Una buena manera de comenzar es definir la fecha y el lugar. A partir de ahi, el productor ejecutivo puede establecer un cronograma de actividades, pensar a quien hara parte de su equipo, identificar las necesidades de producción, ver los tipos de contratos y autorizaciones, obtención de derechos autorales, saber como sera realizada la promocion del evento, y los costos que este tendra

Produccion: o dia del eventoEl productor executivo monta una sala de produccción, distribuye las actividades, acompaña a los equipos y a los musicos. También cuida las acreditaciones, el boletaje, etapas de sound check, atiende a los reporteros


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o periodistas, supervisa al personal de seguridad etc, el dia del evento es el dia de mas trabajo y los productores deben estar atentos, adrenalina pura

Post-produccion: despues del evento Después del evento comienza la post-producción, pagos, corte de caja al boletaje, supervisión del desmontaje, retorno de musicos, limpieza, entrega del espacio, liberación del equipo de producción, reunión de evaluación y registro del proyecto.

Capitulo 3: Cuando

Nada es por casualidad mucho menos en la fecha de un evento. Saber cuando producir es un paso muy importante para la realización de un espectáculo, una fecha mal planeada espanta al publico, un espectáculo sin publico desmotiva a los artistas y debilita la imagen y el trabajo de la producción, asusta a los contratistas y sobretodo a los patrocinadores. Tome en cuenta algunos factores a la hora de escoger la fecha y hora de su evento.

Eventos similares el mismo dia Investigue si el mismo dia de su evento habra algun evento similar en su ciudad o cercano a ella, sobre todo la calidad del mismo, algunas personas prefieren viajar para ver un mejor espectáculo. Busque información en periodicos, revistas, radio, TV etc. Es aconsejable no hacer un evento cuando en otro habra artistas reconocidos o que atraen gran cantidad de público.

Grandes eventos Si su ciudad tiene una feria o festival, agende su evento para otra fecha, otra alternativa es integrar su espectáculo a la programación del evento general.

Fechas conmemorativas És una buena estrategia asociar su evento a una fecha conmemorativa. Un dia de descanso oficial, La idea es escoger un dia en que la mayoría de público potencial este libre para poder asistir a su evento,

Fines de semana Son los dias en que la mayoria de la gente tiende a salir de casa con mayor facilidad.Início de mes = medio mes, significan dinero para gastar Es mejor agendar los eventos en dias de pago, la mayoria de la gente cobra su salario por quincena. Hay mas oportunidad de vender boletos si es que el evento se esta ralizando por boletaje.

Artistas en gira


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Un artista o una banda que se presenta en una ciudad cercana puede ser una buena oportunidad y su contratación puede realizarse a un costo menor que si solo viniera para su evento.

Visperas de un dia feriado En las Ciudades cercanas a playas hay mayor probabilidad que que llegue gente de fuera de la ciudad en visperas de un dia feriado o fin de semana largo, pero por otro lado hay personas que prefieren no viajar.

Pronostico del tiempo Siempre existen riesgos de mal tiempo en un espectáculo al aire libre, es necesario estar atento a los pronosticos del clima aunque algunas veces estos puedan no ser tan acertados y puedan afectarnos, otro aspecto del clima que debemos contemplar es el clima extremo, demasiado calor o demasiado frio pueden influir en la gente que asiste a nuestro evento, lo ideal en epoca de mucho calor es programar el evento para las horas mas frescas, ya bien entrada la tarde o en la noche, en el caso del frio lo mejor es programar nuestro evento antes de que caiga la tarde y comience a bajar la temperatura ya que esto puede tambien afectar el desempeño de los musicos. En cualquiera de los casos es conveniente en la medida de las posibilidades contar con un foro alternativo cerrado o en donde las inclemencias del tiempo no nos afecten directamente.

Capitulo 4: Donde

El lugar tiene que ser la cara que de al publico en su espectáculo. Con quien se va a comunicar? A quien va dirigida la musica que va a presentar? Lugar y público deben estar relacionados. Si un grupo es de salsa no lo va a presentar en un escenario donde generalmente se presentan grupos de rock y viceversa. Si su artista es un musico clasico no lo va apresentar en una discoteque.

Cuantas personas vendran? Estime un numero realista de personas que van a venir a su evento, es importante si el lugar sera suficiente para recibir a la cantidad de personas estimadas considerando una holgura para poder aumentar lugares en caso de ser necesario.

Acesso Facilite el acceso de las personas. Cheque los horarios de lineas de autobús tanto de llegada como de salida después del evento y esa información proporcionela en su publicidad. Hay estacionamiento cercano y es suficiente para la cantidad de publico que se espera? Un mapa siempre facilita el acceso y este se puede incluir en los carteles o flyers del evento o bien en la información via Internet donde se anuncie el evento.

Unidades habitacionales, barrios y lugares publicos


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No siempre un lugar escogido tiene autorización legal para la realización de un evento, en este caso ademas de tramitar las autorizaciones correspondientes sera necesario hablar con las personas que viven en los alrededores para avisarles del evento y darles todas las facilidades para que puedan entrar y salir de sus casas sin contratiempos ni molestias


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Escoja el lugar Discoteque, teatro, gimnasio, explanadas, auditorios, clubes, plazas publicas, parques, atrios de iglesia, auditorios de escuelas, salones religiosos, pubs, estacionamientos, terrazas, campamentos, estádios, bibliotecas, centros culturales, campus universitários, asociaciones... Como podemos ver las posibilidades de lugares para realizar un evento son infinitas, no importa cual sea el lugar que escoja, necesita conocer perfectamente el lugar o en su caso obtener toda la información posible y fotografias o video del lugar Busqueda en internet... ...Cuide su trabajo. Antes de visitar el lugar (scouting), investigue si aparece en algun sitio de Internet donde se mencionan las caracteristicas del lugar, información tecnica, espacio disponible, etc. Muchas veces aparecen tambien fotografías del lugar.

Capitulo 5: Conociendo el lugar

Siempre es bueno realizar un scouting del lugar, tenga siempre en mente una guia de lo que sera su evento.

Acústica Procure checar la calidad del sonido ambiente. En espacios abiertos verifique que la legislación ambiental permite el volumen de sonido que utilizara en la fecha programada. En locales cerrados verifique si es necesario utilizar aislamiento acustico y las condiciones legales de volumen. El espectáculo debe continuar.

Escenario Verifique las dimensiones que necesita. Esto generalmente depende del tamaño y la cantidad de grupos. Cheque la infraestructura eléctrica: cantidad de tomas con sus respectivos voltajes (110v o 220v), cables, localización de los interruptores, transformadores, alarmas, equipo de seguridad, etc. En alginas ocasiones es necesario contratar servicios electricos adicionales o la utilización de una planta de energia portatil.

Seguridad en todos los sentidos Verifique que existan salidas de emergencia y que esten funcionando, y si existen el personal de seguridad del lugar es suficiente para la cantidad de gente que espera recibir?

Limpeza y condiciones sanitarias Baños en buenas condiciones y de uso publico, artistas y equipo de producción se lo agradeceran. Si no los tiene alquile baños portatiles, Confirme con tiempo si sera preciso contratar servicios adicionales de limpieza.

Alimentación (catering) Muchas veces es necesario proporcionar alimentos a los artistas o personal de producción en el lugar del evento, en estos casos sera necesario


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contratar los servicios de compañias que se dedicacan a servir alimentos preparados, cuando el evento dura mas de un dia se hace necesario la instalación de cocinas portatiles en algun lugar dentro de la instalación del evento, esto nos generara un gasto extra pero seguramente tendremos mayor disposición del personal de produccion que se traducira en tiempo, en algunas ocasiones los artistas solicitan algun tipo de alimento y bebidas en sus camerinos, en estos casos es importante tener una variedad de bebidas frias o calientes dependiendo del clima y agua potable disponible para todo el personal que participa en el evento.

Camerinos El ideal de un camerino es con un baño privado, espejo de cuerpo entero, bien iluminado y con buena ventilación o en su caso si el clima es extremo con aire acondicionado o calefacción, ademas de un espacio para colgar vestuario o guardar algun objeto personal, sobra decir que el acceso a los camerinos debe estar siempre restringido y con vigilancia constante.

Apoyo de trabajo Una sala de apoyo siempre es bienvenida, un espacio con computadora, impresora, Internet y todos los servicios de oficina siempre sera muy util para el personal de produccion, esta sala puede funcionar muy bien como su centro de operaciones (pool de producción). Para estos casos hay compañias que se dedican a la renta de oficinas portatiles con todos los servicios y cuando el evento lo requiere y hay recursos disponibles es conveniente rentar una.

Que mas ofrece el lugar? A la hora de fijar la fecha, confirme que partes de guardarropa, paquetería, cafeteria o restaurante, tecnicos de iluminación, electricistas cargadores etc. es gratuito o esta incluido en el precio y cuales deben ser pagados, informese tambien de los horarios y procedimientos de funcionamiento por si es necesario pagar tiempo extra a empleados

Acessos Hay estacionamiento? Espacio de carga y descarga cerca del escenario? Dificulta la circulación del publico? Cheque si hay elevadores o rampas de acceso para personas discapacitadas.

Por seguridad, público y equipo no se mezclan nunca. Del mismo modo debe existir un area de circulación privada para musicos y personal de producción y tecnicos. Este atento al acceso de personas con necesidades especiales.

Capitulo 6: Cronograma de actividades

Es un medio de control. Sirve para verificar la realización de actividades y compararlas con el tiempo previsto para cada una de ellas. Con el cronograma, una rapida visualizacion permitira al productor ejecutivo saber como anda todo, que esta a tiempo, que esta retrasado, que esta adelantado y que esta bien o mal hecho.


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Cual es el cronograma correcto? No hay modelo que sea mejor que otro, Cada uno escoge el tipo de cronograma que mas le convenga y se adapte a sus necesidades de producción y contexto.

Elementos básicos de un cronograma El que – descripción de la actividad Ejemplo: definir la fecha Porque – el motivo Ejemplo: planear el dia del evento Como – de que manera será hecho Ejemplo: reunión Cuando – el plazo Ejemplo: Jueves, dia 28/06 Horário – la hora del evento Ejemplo: 19h Donde - lugar del evento Ejemplo: productora (dirección) Quien- responsable de la realizacion Ejemplo: El nombre del responsable directo de cada actividad

QUE HACER

Primero. Comience con proyectos pequeños. Son fáciles de realizar y estimulan otras acciones.

Segundo. Sea detallista. Enliste todas las actividades.

Tercero. Deje un margen de tiempo. Si una persona le dice que le lleva una semana para prestarle un servicio, considere 10 dias.

Por último. Cuide de no exagerar las estimaciones de los plazos. Si la actividad lleva un dia para realizarse estime maximo el doble de tiempo, si estamos dentro del plazo entonces el programa esta funcionando.

Capitulo 7:El equipo

Contratar un equipo o llamar a un grupo de amigos que les gusten los espectáculos musicales. Cuando se piensa en quien ira a trabajar con usted en la producción ejecutiva de un evento le sugerimos poner atención en algunos criterios de seleccion.

FormaciónVerifique si la persona que desea contratar posee alguna formación tecnica teorica y practica relacionada con la producción ejecutiva de eventos


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musicales, cuanto mas gente capacitada este en su equipo menos errores ocurriran a la hora de la realización de todas las actividades del evento.

DisponibilidadPor mas que se planea un evento, siempre surgen imprevistos. Reuna personas que entiendan la necesidad de estar disponibles para trabajar mas alla de lo previsto y sin previo aviso.ReferenciasSolicite Nombre, telefono, correo electronico y toda la información profesional posible de actividades recientes

CompromisoEs bastante arriesgado trabajar con personas que estan ahí para disfrutar del espectaculo.Tenga personas que se comprometan a terminar todas las actividades que les hayan han sido asignadas en el cronograma.

Sentido ComúnEs una especie de sexto sentido, sentido comun es saber en que momento una regla debe ser rota, escuchar sugerencias y reflexionar sobre ellas, tener humildad para reconocer los errores que se cometan, y saber como corregirlos, y estar dispuesto a escuchar la opinión de personas mas experimentadas.

CostoPara poder negociar, necesita información. Antes de saber los costos de la propuesta investigue cuanto cobran los profesionistas de su región.

Conociendo los criterios, se puede negociarNo acepte ciegamente argumentos como “este es mi precio en el mercado” o "ese es el precio que indica el sindicato”". Pero tampoco explote a alguien, cuanto mas sepa una persona y este capacitada, mas se justifica pagar un precio alto por sus servicios.

Capitulo 8:Necesidades de produccion: músicos y técnicos

Las necesidades de producción seran presentadas en tres partes:Músicos y técnicos, infraestructura y equipo de producción.

Propuesta del eventoAl hacer un contrato con un artista, directamente o a través de su representante (empresario, agente o productor ejecutivo) presente una propuesta que contenga: nombre del evento, nombre de los organizadores (con telefono, e_mail de preferencia) nombre de los probables patrocinadores, dia, fecha y hora en que sera el evento. Incluya tambien información sobre el estimado del publico y tiempo de duración de la presentación y precio en efectivo que pretende pagar, es muy importante que indique si el evento es gratuito o se cobrara alguna cantidad por el acceso.


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TransporteVea cuantas personas necesitan transportación, peso de los instrumentos y equipos, vea cuales necesitan cuidados especiales por manejo, movimiento y almacenaje, a la hora de hablar de transporte piense en ida y vuelta y traslados (movimientos dentro de la ciudad donde sera el evento).

RecepciónEs importante contar con un productor encargado de la recepción.Si el transporte es por via aerea el productor encargado debera conocer la linea, numero de vuelo, hora de llegada, nombre de aeropuerto, Terminal de llegada y nombre y numero de las personas que llegaran, Si el transporte es terrestre, nombre de la linea, empresa, horario de llegada y nombre y numero de personas, vea con antelación si sera necesario contemplar cargadores para el equipaje y equipo con que viaja el artista.

HospedajeTenga a mano la lista de distribución de personas en las habitaciones disponibles, (rooming list). Un rooming list bien elaborado le dara facilidad al hospedar a sus invitados

AlimentacionDesayuno, almuerzo en algunos casos, comida y cena. Podran ser proporcionados directamente a través de un pago diario por persona. Las bebidad alcoholicas en general no son consideradas como alimento.

Escenario, sonido y lucesSolicite un croquis del escenario, un plano con la posición de los musicos en el escenario, instrumentos y equipo; el rider de sonido, plano de luces, las listas del equipo necesarios para la sonorizacion e iluminación del show.

Prueba de sonido y backstageSolicite la relación de backstage la cual generalmente consta de información sobre la alimentación y la prueba de sonido.

AcreditacionesSolicite la lista de los nombres completos numeros de pasaporte credencial de elector o cualquier otro documento que acredite la personalidad de los musicos y tecnicos y personal de produccion. En la organización de eventos masivos las acreditaciones deben ser claras, unicas e intransferibles para evitarse un problema teniendo gente innecesaria en areas restringidas.

Capitulo 9:Necesidades de producción: infra-estrcutura

Usted no simplemente debe hacer todo lo que esta pidiendo sino tambien lo que se ha comprometido a hacer

Transporte


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El transporte debe atender cuestiones de comodidad, leyes de tráfico, costos y calidad del servicio.

Comodidad: músicos y tecnicos van separados del equipo. Ir a la empresa que proporcionas el transporte y checar el estado de los vehiculos.

Costos: antes de prometer que los artistas tendran el transporte solicitado, verifique si realmente tendra el dinero para pagarlo.

Leyes: verifique si la empresa de transporte tiene choferes profesionales y sus vehiculos en regla de acuerdo a las leyes de transito locales.Calidad de los servicios: exija referencias del prestador de servicios, y que sepan como llegar al lugar del evento, Cumpla con el cronograma y con el vehiculo solicitado.

HospedajeAqui el principal criterio es la comodidad, siempre que le sea posible trate de cumplir las solicitudes de musicos y tecnicos, cuando no haya posibilidad, negocie anticipadamente con la producción del artista para hacer las adaptaciones necesarias de alojamiento

AlimentacionLo mas practico es pagar viaticos diarios a cada persona y cada uno come donde quiere y lo que quiere.Sin embargo es mas barato buscar el apoyo de algun restaurante que proporcione la alimentación a cambio de la exposición de sus marcas o logos en el evento o bien cortesías para entrar al evento, esto resulta mas barato y la ventaja es que la alimentación se puede pactar o contratar en el mismo lugar del evento, solo es importante manejar diferentes menus.

AcreditacionesLa acreditación no es “bloquear a cualquier persona” pero si deben ser proporcionadas solo para quienes sea seguro que trabajaran en el evento.

Divulgación y asesoria de comunicacaciónDefina quien sera contratado para ese servicio y cuales seran los medios de divulgación y publicidad para su evento planeandolos con anterioridad y de acuerdo a sus cronogramas,

CronogramaAnalize los horarios de llegada y vea si hay tiempo suficiente para monteje de escenario, pruebas de sonido, haga su cronograma en coordinación con los grupos que estaran en el evento asi como con sus tecnicos, ellos saben mas cuanto tardan en hacer algo

Contrato del eventoElabore un contrato que conste de todos los elementos combinados, eso demuestra profesionalismo y evita sorpresas y malentendidos al momento del evento.


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Capitulo 10:Necesidades de produccion: equipo de produccion

Después de analizar las necesidades de los musicos y los tecnicos y de la infraestructura llega la hora de enlistar las necesidades del equipo de produccion.

TransporteEnliste a quien ira a necesitar realmente y anote todos sus datos, Nombre, dirección, Telefono, telefono movil, lugares alternos para localizarlo etc.Después de esta información, elabore un intinerario que optimize el uso del transporte de la gente de producción.

HospedajeCuando esta dirigiendo un equipo, necesita atender sus necesidade basicas no deseos ilimitados ni caprichos.Lo ideal es hospedar al equipo de trabajo en un lugar cercano a la locacion y tener un lugar de trabajo lo mas cerca posible del evento, de facil acceso para el transporte, seguro y con optimas condiciones de higiene donde el equipo de produccion pueda guardar sus pertenencias, tal vez tomar un baño, descansar en algun momento, tal vez dormir después del evento, tomar un café, agua, etc.Informe a todos a la hora de la contratación sobre las condiciones de trabajo para no tener reclamaciones posteriores.

AlimentacionDe la misma manera que los musicos o tecnicos, es mas facil pagar una cantidad por dia, si tuviera que contratar un servicio de catering, trate de que sea posible incluir a todo el personal de producción en este servicio sin interferir con la producción de los artistas y desde luego procurando no pagar un costo muy elevado por el servicio completo.

Información para los productoresEl productor ejecutivo debe definir e informar a cada profesional del equipo que participa en el evento de los siguientes aspectos:-que servicio estar prestando y cual sera la duracion de su actividad, reglas de organización del evento, objetivos que deben ser atendidos, cuanto, cuando y como sera el pago por este servicio, si debera expedir un comprobante fiscal, como sera el transporte, el hospedaje y la alimentación, -el cronograma del evento;-Organigrama del equipo de producción con nombres, cargos y telefonos de contactos para atender a cualquier persona que solicite información;-Como localizar rapidamente a los responsables de la seguridad, limpieza, catering, camerinos, luz, sonido, acreditaciones, taquilla, comunicaciones, sala de producción, servicios de emergencia y producción de artistas y tecnicos


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Material de producción ejecutivaHaga una lista de todo lo que necesitara y debera tener disponible:Computadora, material de escritorio, documentos, contratos, telefono celular y fijo, cintas adhesivas, linternas, impresoras, cafeteras, agua, vehiculo disponible, etc.Informe a los miembros de su equipo de la responsabilidad y cuidado del material y devolucion del mismo en óptimo estado al finalizar el evento a excepcion del material consumible.

Capitulo 11:Solicitudes, autorizaciones y contratos

Organizar un show no es solo “hacer contactos, fijar fechas y cerrar tratos”.Es importante saber hacer solicitudes, obtener autorizaciones y establecer contratos, se trata de una forma mas profesional para poder establecerse en el mercado independiente, todo esto ademas de ser una formalidad es una garantía para todos los involucrados.

Solicitudes.Son comunicaciones que usted establece con personas o empresas para obtener la información que necesita para organizar un show, y estas siempre se hacen por escrito.

Como hacerlas:Investigue quien es la persona a quien necesita y su telefono de contacto; solo llame y presentese, sea cordial y lo mas objetivo posible; solicite la información deseada. Una vez hecha la solicitud verbal via telefonica hagala por escrito para que quede constancia de la informació solicitada, las comunicaciones telefonicas son subjetivas y se pierden.

AutorizacionesHay espectáculos para los que el productor ejecutivo necesita contactar a organismos publicos para obtener autorizaciones, por motivos obvios estas deben ser por escrito, considere siempre los tiempos burocraticos y de cada oficina a la que solicite la autorización.

Algunos ejemplos:Certificado de responsabilidad tecnica: debe ser exigido al ingeniero, arquitecto o responsable de la construcción de las instalaciones o escenarios, palcos, gradas, camerinos, backstage, pasarelas y todos los lugares que recibira al público y artistas;-permiso que autorice la entrada a menores;-Autorizacion para interrumpir el trafico en el caso de que sea necesario desviar el transito e informar de posibles congestionamientos en las vias publicas durante la realización del evento.


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ContratosExisten muchos tipos. Los mas utilizados son:- Tarifas: es una forma de contrato regida por el derecho del consumidor, todo lo que anuncia lo debe de cumplir-contrato de cesion o arrendamiento de espacio: nunca agende un evento con un arreglo de palabra, establezca siempre en un contrato en el cual se especifique si es gratuito o hay algun pago, al igual que cuales son los derechos y cuales las obligaciones de ambas partes-contrato de prestación de servicios artisticos: este documento regira la relacion del productor ejecutivo con los artistas, lo que no esta previsto en el contrato, no podra ser exigido despues;-Contrato de prestación de servicios con proveedores:Establece las obligaciones y los derechos de cada parte asi como los niveles de responsabilidad.Este siempre atento: no habiendo ningun contrato, el productor ejecutivo que promueve el evento, podra ser responsable de todos los daños o incumplimientos causado a los músicos, técnicos, equipo de producción, público y patrimonio.Por ultimo es conveniente mantener copias de todos y cada uno de los documentos elaborados, contratos, permisos, autorizaciones, comunicados oficiales etc.

Capitulo 12:Derechos autorales

Aprenda algunas nociones básicas sobre el arrendamiento y fiscalización de derechos de autor en un show.

Ejecución publica de una obra musicalTodo evento donde hay público es considerado para fines legales una ejecución pública de obras musicales y por lo tanto esta regida por la ley de derechos de autor. Esto es valido para cualquier espectáculo que reuna un número considerable de personas fuera del círculo estrictamente familiar, para que deje de considerarse un evento privado y se convierta en un acto público, por ejemplo una presentacion en una fiesta privada con invitados o alguna fiesta escolar. Segun la legislación vigente, los propietarios de los derechos legales, sean los autores, editores, o disqueras son los propietarios de los derechos autorales y deben recibir regalias por derechos legales. .Siempre que una musica sea tocada debe de haber un cobro de derechos sea en vivo o grabada, independientemente de existir o no un pago por el ingreso al evento, sera obligación de quien organiza, recoger el dinero por concepto de derechos autorales o bien solictar al propietario de los derechos que renuncie o ceda sus derechos solo para el evento, pero esto debera estar invarablemente incluido en los contratos, ya que el pago por la presentacion contempla en la mayoria de los casos el pago por derechos.Artistas que se presentan deberan tener los derechos legales de la musica que interpretaran


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SOACLa sociedad de autores y compositores es una entidad que actua en nombre de los autores para fiscalizar el arrendamiento de dichos derechos.

SUTMTambien el Sindicato de trabajadores de la musica participa en esta fiscalización ya que los artistas deben pagar un porcentaje a este por concepto de cada presentacion, es importante aclarar que todos los pagos de sociedades de autores, derechos a disqueras y pago de cuotas sindicales correran por cuenta del artista y que ya estan incluidas en el pago del evento.De igual manera debe tratarse la liberación de repertorio para su ejecución pública, especialmente si su evento va a ser grabado o transmitido a través de algún medio electrónico, en este caso el artista debera ceder los derechos de grabación, transmisión y en su caso retransmisión de las obras ejecutadas

- es importante que el dia del concierto lleve con usted o tenga a la mano en su oficina o pool de producción copias de todos los contratos, convenios, autorizaciones, permisos, fianzas, seguros y todos los documentos que ha acumulado a lo largo de la organización de su evento, de esta manera ademas de tenerlos disponibles en cualquier momento, formaran su carpeta de producción para futuras referencias;-oriente al personal de entrada, taquilla y seguridad para que lo llame inmediatamente en caso de que algun inspector quiera entrar al evento, el ser inspector no le da ese derecho, sin embargo si puede solicitarle si esta debidamente acreditado que le muestre copia de algun documento de autorización pero por ningun motivo podra ingresar al evento, todas las inspecciones deben ser hechas antes de que inicie el evento, presente los documentos que le solicitan y después de eso estará concluida la inspeccion.

Capitulo 13:Difusión

Desde luego ira mas publico a su evento si le informa que es lo que va a presentar en el. La difusión es esencial y fundamental.

Puede el productor ejecutivo hacer la difusión? Claro que si, muchas veces, y sobretodo cuando los equipos de trabajo son reducidos, aunque lo mejor es contar siempre con un profesional, promotores, asesores de prensa, periodistas, personal de relaciones publicas, o agencias de publicidad, ellos poseen la practica y capacitación para esta actividad, de esta manera podra distribuir mejor su tiempo en lo que mejor sabe hacer y tiene mas capacidades.

El promotor y el productorEl promotor debe proporcionar alguna información para auxiliar al productor ejecutivo:-periodo de la difusión-medios de comunicación que pueden ser utilizados


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Material de divulgación que pueden ser producidos y utilizados.Facilite la tarea del promotor, el productor ejecutivo debe tener disponible:-el release actualizado del artista o del evento;-fotos publicitarias recientes (con credito del fotografo), en un medio fisico y electronico con buena resolucion;-clipping (materiales, fotos, notas, reseñas y críticas publicadas o emitidas sobre los musicos o el espectaculo);-músicas (CD e MP3);-material audiovisual (DVD, o electronico).Facilite siempre las cosas, tenga disponible estos materiales en un kit de prensa para descargar via Internet. Eso ayuda mucho al trabajo del promotor y aumenta las posibilidades de retroalimentación de los medios de comunicación.

El productor ejecutivo debe dar seguimiento a las siguientes actividades-si el servicio esta siendo realizado en el periodo de difusión, en los medios y con los materiales previamente planeados;-Aprueba las informaciones y comprueba si los creditos de patrocinadores estan siendo incluidos en todo el material de difusión ( textos, carteles, tripticos, espectaculares, flyers, programas de mano etc.)

Y… si viene poca gente?Aun haciendo un buen trabajo de preproducción, y contando con un excelente profesional de difusión, siempre correremos el riesgo de que venga poca gente, esto porque el comportamiento del publico esta influenciado por muchas variables, pero si usted trabaja con un metodo, podra descubrir posteriormente que errores ha cometido, corregirlos y hacer un nuevo evento con mas publico.

Fascículo 14:Costos y sustentabilidad

Planee. Organize. Preparese para situaciones buenas y malas. Gastos no previstos y poco público pueden transformar su evento en un gran dolor de cabeza.Un Evento no debe producir una perdida financiera a quien lo organiza, patrocina o presta sus servicios. Siempre que un evento es lucrativo, sirve de estimulo para realizar otros mas.Si usted quiere que sus eventos sean sustentables debe construir una red de patrocinadores y aprender a evaluar el riesgo de los compromisos que se piensa echar encima.Evaluar el riesgo significa valorizar su esfuerzo, prevenir desperdicios, y perdidas pero sobretodo respetar a los artistas, patrocinidaores, empresarios, socios y prestadores de servicios.

Registro de costosPara que un show sea autosustentable es preciso hacer un registro detallado de costos en la etapa de preproduccion.Consiste en conocer el valor total de dinero y recursos gastados en el evento.


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Elementos básicos de una plantilla de gastos-Descripción: producto o servicioEjemplo: lugar del evento

-Valor unitario: precio unitario del producto o servicioEjemplo: $ 1.000,00 (mil pesos)

-Unidad de medida:Ejemplo: diária (locacion)

-CantidadEjemplo: dos (dos dias de locación)

-Valor TotalEjemplo: $ 1.000,00 x 2 días de locación= $ 2.000,00

- el costo total del show es la suma de todos los valores totalesEjemplo: $ 10.460,00

O sea que para que este show se pague, 10,460 pesos es el valor minimo que debera ser obtenido atraves de la venta de las entradas y/o comercialización de patrocinios y apoyos.

Analisis simplifcado de riesgoVisualize con atención cuanto debera gastar en la producción del show y cuanto podra recaudar:-si el costo total del show es mayor a lo recaudado = perdida segura-si el costo total del show es igual a lo recaudado = probable perdida-si el costo total del show es menor a lo recaudado = probable ganacia

Capitulo 15:Sala de produccion

Antes en el capitulo 14 hablamos de las actividades de preproducción, a partir de este capitulo para fines didacticos hablaremos de todos los puntos de producción.

La sala de producciónEs la oficina de campo donde seran organizadas las actividades de produccion.Características de la sala• Proximidad: en el lugar del show o lo mas cercana posible;• Comunicación: telefono fijo, computadora con acceso a Internet, celular y radios;• Privacidad: espacio reservado, accesible solamente al equipo de producción.

Lugares sugeridos


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Oficina externa tipo carpa, camerino del teatro lugar del evento, alguna sala vacia disponible en el local, sala de juntas, cuarto de hotel cercano, o un autobús acondicionado o una van.

El control de los materiales- “donde estan los banners de los patrocinadores”?- “alguien sabe donde fueron a parar las pulseras de identificación”?- “no encuentro los CD’s y las camisetas!!!”- “alguien vio las telas negras del palco”?

Ejemplos como estos demuestran la necesidad de que exista una sala de producción para recibir, organizar, almacenar y controlar los materiales que seran utilizados durante el evento:-administrativo: plumas, marcadores, hojas, clips, talon de recibos;-tecnico: cinta aislante, masking tape, gaffer, linternas, riders;-promocional: carteles, flyers, boletos, banners, pendones;-operacional: colocacion de objetos para escenario y ambientacion, etc..

Oriente al equipo para que haga una relacion de recepcion y salida de materiales, siempre con fecha, horario, nombre y telefono de la persona que entrego el material y de quien lo recibio.Advierta a todos que el cuidado de los objetos personales (telefonos, mochilas, carteras, relojes etc. Es responsabilidad de cada uno a excepcion que disponga de un espacio vigilado o con llave para este efecto.

AsistenciaHaga una relacion de todo el personal que ira a trabajar en el show: nombre, funcion y telefono, imprimala y coloquela en algun lugar visible en la oficina de producción. Esto permitira a cualquier persona orientar una solicitud con los responsables de cada area.

Espacios y tiempos de descansoLas jornadas de trabajo intensas dejan a las personas muy tensas o cansadas. Muchos productores creen en el mito de que “un buen profesional no descansa nunca” Cualquier persona debe tener espacio e intervalos para su descanso. Use el buen sentido para crear algunas reglas colectivas (por ejemplo, horario, intervalo, espacio,) para el uso racional de la sala de producción para tener un breve descanso durante las jornadas de trabajo. Tomar agua, un café, o algo de comer, recargue sus energias.

Capitulo 16:Montaje de las gradas y el escenario

Montar las gradas......y montar una estructura, en un ambiente cerrado o al aire libre, sobre la cual construira el escenario, sistema de sonido o sistema de iluminación del espectaculo.El papel del productor ejecutivo es supervisar este montajeCuidados importantes


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• Inicie y termine en el horario establecido;• Verifique si la estructura atiende a sus necesidades previamente informadas: dimensiones minimas, altura, soportes para escenario, iluminación y sistema de sonidoY sobre todo seguridad

Montar un escenario......é instalar sobre este un conjunto de objetos escenicos que crean un ambiente para la realización del espectaculoLos cuidados son muy parecidos a los de la supervisión de las gradas.Es importante recordar que las descripciones de sillas mesas de apoyo, telas del fondo y los demas objetos escénicos han sido enviados detalladamente de manera anticipada.El productor encargado del escenario (stage manager) no esta obligado a saber que seis sillas significa seis sillas altas de patas torneadas, que tipo de mesas, el color y diseño de la tela de fondo, o que alfombra quiere decir todo el escenario cubierto con un tapete persa”.

Check-list para montaje de gradas y escenario (solo un ejemplo)Para que todo transcurra bien a la hora del montaje tenga anticipadamente:1 – Nombre y telefono del responsable del local;2 – Horários y normas para la ejecución del trabajo de montaje y desmontaje3 – Nombre y telefono de las empresas que iran a prestar los servicios;4 – Nombre y telefono de los coordinadores del montaje;5 - ¿los responsables directos del montaje conocen el lugar del montaje 6 – Lista de los nombres completos, credenciales de identificación, y relacion de los vehiculos para la seguridad del lugar;7 – Localizacion, “como llegar” y horários de estacionamiento;8 – Dimensiones minimas de puertas, corredores y accesos;9 – rider de sonido, luz, plano del lugar y relación de objetos en el escenario;10 – Localizacion de baños para uso de los equipos de montaje.

Máximo de seguridad posible• Planee el transporte de los materiales de montaje lo mas lejos posible del publico;• Asegurese que el equipo de producción y los prestadores de servicios conocen todas las normas de seguridad del evento;•proporcione equipos de protección personal en los casos exigidos por la ley y tambien equipo de proteccion auditiva.

Capitulo 17:Montaje de sonido y luces

Cuando se trata de instalar el sonido y las luces mucha gente se retrae, no hay nada que temer, quien tiene que conocer perfectamente los sistemas de sonido e iluminación son las empresas que los estan instalando, y seran sus operadores quienes los hagan funcionar, aquí nuevamente la funcion del productor ejecutivo es solo supervisar las instalaciones.


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Sin embargo esta claro que si un productor ejecutivo se esmera y aprende nociones basicas tanto de acustica y audio como de iluminación, esto le facilitara mucho el desempeño de su trabajo de supervisión.

Lo que hace una empresa de sonido e iluminación.La empresa renta y monta los sistemas de audio, monitoreo, audio de sala, e iluminacion conforme al rider y plano del escenario informados previamente.

Audio de escenario (rider de audio)Esta compuesto por micrófonos, pedestales, cables, conexiones, amplificadores, transmisores, cajas de regreso, consolas de audio y efectos, todo esto es operado por el tecnico de monitoreo que esta ubicado a un lado del escenario.

Audio de sala (raider de audio)A los lados arriba y fuera del escenario son instaladas las bocinas que transmiten el sonido hacia el público, este sistema es operado por otro tecnico que se ubica en un espacio ubicado a cierta distancia del escenario dependiendo de las dimensiones del local en lugar llamado comúnmente house mix o simplemente house.

La iluminación (rider de iluminación)Este sistema esta compuesto por estructuras de sustentación para las lamparas, cables, conexiones y por la consola de luz, su operación se lleva a cabo tambien en el house mix a lado del audio por un tecnico de iluminacion.

Cuidados importantes• Inicie y termine en el horario establecido;• Verifique si los equipos atienden a sus necesidades previamente informadas, plano de escenario y raider de sonido y de iluminación.• Normas de seguridad similares a las recomendadas para el montaje de escenario.

Check-list para montaje de audio e iluminación (solo un ejemplo)Para que todo transcurra bien a la hora del montaje tenga anticipadamente:1 – Nombre y telefono del responsable del local;2 – Horários y normas para la ejecución del trabajo de montaje y desmontaje3 – Nombre y telefono de las empresas que iran a prestar los servicios;4 – Nombre y telefono de los coordinadores del montaje;5 - ¿los responsables directos del montaje conocen el lugar del montaje 6 – Lista de los nombres completos, credenciales de identificación, y relacion de los vehiculos para la seguridad del lugar;7 – Localizacion, “como llegar” y horários de estacionamiento;8 – Dimensiones minimas de puertas, corredores y accesos;9 – espacio para pasar cables, obstáculos para su instalacion;10- rider de audio e iluminación, plano de escenario


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11 – Localizacion de baños para uso de los equipos de montaje.


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Capitulo 18:Montaje de camerino

El termino camerino surgio del teatro, es el espacio destinado a los artistas y su equipo antes y después del show.

Para que sirve?• Garantiza un poco de privacidad;• tener pequeñas reuniones para checar los ultimos detalles antes del show;• Guardar maletas, vestuario, estuches e instrumentos pertenecientes a los artistas y sus equipos de produccion.

Solamente deje objetos de valor,(cartera, relój, celular, laptop etc) si tiene la absoluta certeza de que solo usted tiene llave de ese camerino.

Como debe ser?Espacio bien ventilado, adaptado a las condiciones climaticas de la ciudad en donde se realiza el show, ciudad fria,calefacción, ciudad caliente aire acondicionado si es necesario, con buena iluminación, espejo de cuerpo entero, baño privado, excelentes condiciones de higiene, jabon, toallas desechables, papel higienico y una toalla facial blanca por cada uno que estara en el escenario.

AbastecimientoUn camerino basico necesita tener cuando menos, agua, agua mineral, frutas, café, te y algun tipo de bocadillos, proporcional al numero de personas que estaran ahí ademas de algun requerimiento especial del artista.

Capitulo 19:Anfitriones y acompañamiento

AnfitrionEs el productor ejecutivo o asistente de producción que recibe a los musicos y tecnicos a su llegada a la ciudad del evento. Su funcion es auxiliar en la descarga y movimiento de equipo, instrumentos y equipaje.El anfitrion tambien es responsable de transmitir la información del evento al productor y al artista y encargarse de su transportación local.Debe facilitar la ubicación del equipaje de los artistas, el anfitrion debe utilizar tarjetas con el nombre escrito en letras grandes para la recepcion de los artistas especialmente en aeropuertos o estaciones con mucho movimiento y cuando no conoce muy bien a quien recibira. Debe tambien verificar con tiempo si sera necesario el uso de cargadores dependiendo de la cantidad de equipaje que traigan los musicos o artistas.

AcompañamientoEs el guia que coordinara el transporte, hospedaje y alimentación de los artistas.y servirá de canal de información entre la producción del artista y la producción ejecutiva del evento.


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Consejos para el acompañante-Tenga a mano un cronograma con horarios y direcciones para los traslados.-Verifique anticipadamente con los choferes responsables si saben lllegar al lugar del evento y cual es el tiempo aproximado de recorrido.-tenga a la mano el “rooming list” para que lo auxilie en el “check in” de los musicos y su equipo;-informeles que esta y que no esta incluido en el servicio de alimentación-agregue valor a su trabajo-Gentileza: genera gentileza. El ambiente de producción de un show es generalmente tenso, las actitudes amables generan un ambiiente de colaboración mutua saludable para todos.- educacion: trate a todos con educación, si es posible trate de conocer los habitos, gustos y rutinas de las personas que va a atender.-Agiliidad: una demora en la respuesta a una solicitud causa tension a quien espera

Una respuesta rapida. Para un final felizSepa cuales son sus tareas y sus horarios, y comuniquelo gentilmente al productor o al artista o al responsable del grupo, eso facilita la organización, demuestra profesionalismo y evita confusiones.Es una tarea aparentemente simple pero la persona que sera acompañante debe entender que el acompáñamiento es una tarea para alguien amable y que le guste tratar con las personas Tanto el productor responsable de recepcion o anfitrion asi como el encargado de acompañamiento puede ser la misma persona, tambien es conveniente en el caso de que a nuestro evento asistan diferentes grupos que deban ser atendidos y recibidos, contar con un anfitrion o acompañante por grupo, sobra decir que todos los que realizan estas tareas deberan trabajar en perfecta coordinación para optimizar los recursos del evento, conocer el cronograma de actividades, horarios de presentacion, de alimentos, de hospedaje, recorridos, traslados, etc, en suma manejar la misma información, es posible que si programamos los traslados con anticipación,, por ejemplo hotel-lugar del evento y viceversa podamos realizarlo de manera programada con un minimo de vehiculos de otro modo tendriamos que utilizar un vehiculo por grupo, aunque claro siempre existe la posibilidad y de acuerdo a la disposición de los grupos el poder manejarlos en grupos mas grandes y en un autobús, utilizando solo un productor anfitrion.


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Capitulo 20:Acreditaciones y cortesias

La acreditacion es un sistema de control de acceso con una identificación visual.Facilita la logistica del equipo y demuestra organización.Un gafete es lo mas usual, puede personalizarlos con la imagen de su evento o puede adquirirlos ya hechos en alguna tienda, para este efecto tambien puede utilizar pulseras de identificación, estas son personales e intransferibles y puede manejar diferentes tipos de pulsera de acuerdo a las areas de trabajo de su evento (Taquilla, back stage, producción, on stage, etc,).Si es gafete, debe constar el nombre del evento, la fecha, lugar, puesto, nombre completo y la leyenda de all acces si es el caso o el area específica. Si es por pulsera debera llevar tambien datos que identifiquen el evento excepto el nombre del portador.

Control de accesoLos gafetes o pulseras deben ser intransferibles, algunas personas acostumbran intercambiar con amigos sus gafetes para que puedan acceder a partes como back stage o puedan entrar gratis al evento, una manera de evitar esto es o bien personalizar las identificaciones para que no puedan ser prestadas y tener en cada lugar de acceso una relacion de las credenciales otorgadas y a quien, de esta manera ademas de mostrar su credencial deberan estar incluidos en la lista.

Gafete de acceso y cortesía, no son la misma cosa, el gafete permite el libre acceso para trabajar, la cortesía permite solo el acceso al evento sin pagar.

Lista de NombresEl productor ejecutivo puede utilizar listas, de prefererencia dos, una para los que utilizan gafete y una para las cortesias.

Quien usa gafete o pulsera?Quienes van a trabajar, musicos y su equipo, productores del evento, y prestadores de servicios.

Para quien estan destinadas las cortesias?Una sugerencia de prioridades seria por ejemplo, patrocinadores, voluntarios, comunicadores, periodistas, productores culturales y profesionales del mercado musical.Muchas veces. La taquilla es la unica fuente de ingreso del evento. Para que un show independiente sea sustentable es fundamental combatir el exceso de distribución de cortesías, Familiares y amigos que valoran su trabajo seguramente pagaran gustosos por una entrada.Los gafetes y pulseras no son titulos de nobleza, estas deberan ser otorgadaas a quienes verdaderamente tengan una funcion dentro del espectáculo, las cortesías deben ser distribuidas con medida y con criterios profesionales.


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Capitulo 21:Taquilla

La taquilla es un punto de venta y de ingresos y el primer punto de contacto con el público asistente al evento. Por esto, es muy importante establecer criterios para escoger a quienes atenderan estos puestos, esto evitara prejuicios sobre nuestra imagen y sobretodo sobre nuestro ingreso.

Critérios para escoger a quien atendera la taquilla.-Honestidad: debe ser una persona extremadamente confiable. Todo el dinero que entre al evento pasara por las manos de este profesional.;-Puntualidad: el taquillero debe llegar a la hora convenida ya que un atraso podria perjudicar la venta de boletos y disminuir la entrada de gente;-Actitud profesional, la taquilla no es un lugar para hacer bromas, tomar cerveza, ni comedor, ni lugar para escuchar musica, es un lugar para atender al publico asistente. -Nociones minimas de matematicas: el taquillero debe tener habilidad para hacer calculos rapidos a partir del costo de los boletos, esto parece obvio pero de no ser asi puede ocasionar largas filas.

Consejos:-Siempre que sea posible trabaje con ingresos protegidos por un seguro o una compañía afianzadora para evitar posibles fraudes o robos. Para eventos pequeños, puede adquirir en una papeleria talonarios de recibos de tres partes.-si no va a aceptar cheques, tarjetas u otro tipo de pago distinto al efectivo coloque carteles visible indicando estas restricciones.- facilite el cambio, disponga de una cantidad de dinero en moneda fraccionaria para dar cambio, oriente al taquillero para que solicite cordialmente a los asistentes que paguen con moneda lo mas cercano posible al costo del boleto.-Durante el evento cuente de un vistazo cuantas personas hay y anote, es tambien conveniente utilizar contadores mecanicos en cada una de las entradas al evento-Use un “borderô”. El termino es pomposo y viene del frances pero no es mas que una tarjeta con una tabla impresa para el control de los ingresos..En este documento especifique el tipo de ingreso, valores y cantidades vendidas.Vea un ejemplo:

Ciclo de ingreso

Tipo deIngreso Cantidad Valor unitário Valor totalComun 200 $ 10,00 $2.000,00Estudiante 100 $ 5,00 $ 500,00Cortesia 30 $ 0,00 $ 0,00


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El boleto esta compuesto por tres partes: el talon que se queda en el block y 2 partes desprendibles que es el boleto en si.El asistente compra su boleto y recibe dos partes desprendibles (una sera entregada en la entrada del evento y colocada en una caja cerrada o urna y la otra conservada por el asistente a su evento, al final los talones que quedaron en el block deberan ser igual a la cantidad de boletos entregados en las entradas e iguales a la cantidad reportada por los taquilleros.

Horario y cantidad de taquillasPlanee en que horarios y el numero de personas necesarias para atender las taquillas y tener un buen funcionamiento en el boletaje.

Capitulo 22:Prueba de sonido

Prueba de sonido o “sound check” es el momento en que los musicos y todo el equipo tecnico prueba todos los instrumentos y equipos que se utilizaran para el evento.

¿Cuanto tiempo es necesario para la prueba?Varia de acuerdo al tipo de evento, a la agenda de los artistas que se presentaran, a las caracteristicas tecnicas del show, la hora del evento, la cantidad de grupos etc.Si su evento va a ser en un teatro, debera establecer un tiempo razonable para la pueba de sonido, si se trata de un festival con muchas bandas el tiempo destinado a cada banda no debera pasar de los 30 minutos, en espectaculos que implican varios cambios de instrumentos y equipo, pueden necesitarse varias horas de prueba de sonido. En estos casos es necesario tener los instrumentos de los grupos montados sobre plataformas rodantes para una instalacion mas rapida y si sus posibilidades lo permiten ya tener los micrófonos instalados para cada grupo.Tambien es muy importante recordar que la prueba de sonido no es un ensayo.

¿Quién prueba el sonido?El sonido puede ser probado por los musicos que acompañan al artista, por toda la banda o solo por los asistentes o tecnicos del grupo.Lo importante es que los artistas queden satisfechos con la prueba de sonido, esto va a influir directamente en la calidad del espectáculo que presentara al público asistente.

Necesidades para la prueba de sonido-Escenario montado y listo para utilizarlo, en caso de haber sido instalado especialmente para el evento;-Sistema de sonido instalado: PA (monitores para público),Monitores (retorno para los artistas), pedestaies y micrófonos colocados y conectados a la consola de audio conforme al rider de sonido y planta de escenario.


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-Sistema de iluminación instalado: lámparas colocadas en sus lugares seleccionados y conectadas a las consolas de iluminación conforme al rider de iluminación;-Backline montado: equipos colocados y listos, instalados y afinados conforme al plano de escenario.Que hace el productor ejecutivo durante la prueba de sonido, coordina junto con el stage manager o jefe de foro, los horarios, indica a los grupos y equipos el tiempo destinado para sus pruebas y periodos destinados a cada actividad.-Facilita el proceso, tiene acceso a un telefono y la lista de profesionales involucrados en la prueba de sonido

Consejo ImportanteTodos los involucrados en el sound check deberan tener a mano una copia del plano del escenario, de los riders de sonido y de iluminación asi como del set list de cada grupo y el orden de los grupos tanto en el sound check como en la presentacion, una conveniencia adoptada por todos los organizadores de eventos es que el ultimo en checar sonido es el primero en presentarse durante el evento y asi sucesivamente.

Capitulo 23:La cobertura del evento

El dia del evento es comun que los productores principiantes no presten atención a los profesionales de la comunicación. Es fundamental que el productor ejecutivo establezca redes de apoyo que le faciliten la divulgación de sus espectáculos.Reporteros, camarografos, fotografos, personal de relaciones públicas de compañias del espectáculo y otros profesionales de los medios de comunicación, son piezas clave de estas redes, usted debe aprender a relacionarse con ellos y conseguir una mayor repercusión para su trabajo.Por otro lado, mucha gente llega a la taquilla diciendo que es de prensa o de algun otro medio para poder entrar sin pagar, para evitar esto existen varias tecnicas que puede aplicar a su evento.

Las acreditacionesOriente al asesor de comunicación del evento sobre las acreditaciones para profesionales de los medios y la cobertura que daran del evento, y si hay disponibilidad del o los artistas para conceder entrevistas, Organize y distribuya una lista del personal de prensa acreditado para que las personas responsables de los accesos tengan un mejor control.(taquillas, accesos, anfitriones, seguridad, etc.)

¿y si un reportero o periodista no esta acreditado? A la hora del evento puede aparecer un periodista sin credencial y su nombre no aperece en la lista de acreditados, en estos casos indiquele que debera registrarse con la persona encargada de las acreditaciones para poder ingresar al evento siempre y cuando por una omision no se le haya girado invitacion a su medio, de otro modo debera atenerse a las


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acreditaciones que solicito su medio para su personal. Si ese fue el caso, solicite identificación que lo acredite como reportero del medio que dice ser, y todos sus datos para corroborar esta información, registrelo en una lista y después de confirmarla, permita el acceso al evento.

Derechos de imagenUna cuestión importante, informe a todos los que asisten a su evento, sean medios de comunicación o no, que puede ser fotografiado o filmado, donde puede haber colocadas camaras y donde no, y cual es el tiempo disponible para filmar y fotografiar.

La sala de prensaSiempre que sea posible proporcione un lugar donde la gente de los medios pueda tener acceso a telefonos e Internet.

Capitulo 24Seguridad

Cuando organiza un show independiente debe recordar que esta asumiendo la responsabilidad legal de buena parte de lo que pueda suceder.Entonces veamos algunos consejos orientados a evitarle dolores de cabeza.

¿Quiénes necesitan seguridad?Las personas, siempre en primer lugar, ademas del equipo, instrumentos, dinero (manejo almacenamiento y transporte), instalaciones y materiales.

PersonasPara garantizar la integridad fisica de los musicos, el equipo y todos los demas profesionales, es necesario contar con seguridad en el escenario y su entorno.En los eventos muy grandes, es necesario colocar barreras entre el público y artistas.Oriente a su personal de seguridad para actuar de manera preventiva (con educación y dentro de la ley) y nunca agredir a nadie.

Equipos e instrumentosCuente con personal de seguridad para vigilar los lugares destinados al almacenamiento de equipo e instrumentos.

DineroEs comun que el productor organize la taquilla y después solo vuelva al final del evento para revisar las cuentas, siempre que sea posible mantenga alguien de seguridad junto a la taquilla.Tenga cuidado que el taquillero no tenga mucho dinero en la caja, todo el transporte y guarda de dinero se debe hacer siempre acompañado de seguridad.

Instalaciones y materiales


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La falta de atención con las instalaciones y los materiales existentes en el lugar del evento, puede traerle perjuicios financieros.Mantenga personal de seguridad circulando entre el público, baños, camerinos y demas espacios clave de su evento.Para esto lo mejor es contratar seguridad atraves de una empresa, pues si usted y su personal no tiene experiencia en seguridad, correra menos riesgos

Consejos para contratar los servicios de una empresa de seguridad• Pida referencias, hable con quien ya los haya contratado alguna vez;• tenga cuidado con empresas que no respetan la legislación laboral;• De preferencia a empresas que tengan proyectos sociales y culturales.

Últimos consejos:• Proporcione una sala para el personal de seguridad especialmente si se trata de jornadas de trabajo muy largas en cuyo caso debera tambien incluir horarios de alimentación programados de tal manera que no se descuiden las areas asignadas.• Explique a todos los que van a trabajar en el evento que el resguardo de objetos personales (relojes, telefonos, laps, etc) son resonsabilidad de cada uno excepto que se asegure de tener un lugar vigilado y con llave para este efecto.

Capitulo 25:El Show va a comenzar

“Las bandas probaron sonido, la taquilla esta abierta, “ahora usted va a comer algo y a tomar un descanso”.Cuidado con este pensamiento, antes de un breve descanso el productor ejecutivo debe checar alguna información,Antes del show verifique...• si el jefe de escenario efectuo algun cambio de horario en las presentaciones de los grupos, tiempo en el escenario, orden de las bandas, equipo tecnico, presentador del evento, responsables de la luz, el sonido, y si los productores ejecutivos de los grupos, choferes y personal involucrado estan enterados;• si todos los que estan acreditados y sus vehiculos estan autorizados a utilizar el estacionamiento;• si las vias de acceso al lugar del evento estan libres al igual que los accesos al escenario y camerinos;• si los tecnicos de sonido (sala y monitoreo ) y luces, tiene disponible el repertorio o set list de los grupos con toda la información necesaria;• si los tecnicos de los grupos estan avisados del horario del chequeo final y afinación de instrumentos.(se sugiere que cada banda este de 10 a 15 minutos antes de su horario listos para subir al escenario, no en el camerino).• Asegurese que todos los involucrados sepan como se comunicaran en el evento (celular, rádio, desplazamiento, etc.)

Después de iniciado el show...


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• supervise los trabajos en el escenario y oriente a los tecnicos de los grupos para que auxilien en la comunicación entre tecnicos del evento y musicos en caso de que no lo tengan presente, generalmente los musicos solicitan correcciones de sonido especialmente en monitoreo con la conocida expresión “mas retorno”• oriente a los tecnicos de luces y sonido para que sigan las instrucciones de los tecnicos de grupos y de los musicos en caso de que no lo tengan presente.• circule por el espacio destinado al publico y asegurese de que la calidad de sonido en sala es la adecuada y si es necesario reforzar la seguridad en algun lugar en especial;• cheque el trabajo de los anfitriones y porteros para que nadie permita el acceso de personas no autorizadas al evento y sin pago previo;• inspeccione el espacio de camerinos y solicite que personas sin acreditacion o no autorizadas se encuentren en el.

Antes de terminar el show...• verifique si el camerino esta organizado y limpio, caso contrario llame al personal de limpieza. • Informe al personal de seguridad que el acceso a los camerinos solo estará autorizado por el productor ejecutivo o por el productor o manager del grupo;• verifique si los vehiculos destinados al transporte de los musicos y artistas estan en el lugar del evento.• verifique si estan libres los accesos para transporte y carga de equipo;• recoja el dinero de las taquillas y las urnas con los boletos de entrada.

Después de terminar el show...... agradezca a todo mundo que participo, tecnicos, musicos, equipos de producción etc. Por su colaboración y dedicación, pero esto aun no acaba, preparese para desmontar.

Capitulo 26:Desmontaje del show – parte 1

Un show se termina con la etapa de post-producción. O sea que no se va a su casa o de fiesta como los artistas sin antes tener la certeza de que ya planeo, oriento y dirigio a las personas que van a realizar el trabajo de desmontaje

Conteo de boletaje y taquillas• Reúna a los taquilleros en el lugar donde sera el conteo de el boletaje y debio haber dispuesto con anterioridad, este puede ser la oficina de produccion.• Abra las urnas, una las partes desprendibles de los boletos y haga el conteo. Cuente el número total de boletos, obviamente estos deben coincidir con los del cada block.• Cheque cuantos boletos fueron vendidos y sus respectivos precios la unica diferencia sera la de las cortesías concedidas.• haga sus anotaciones de contabilidad y comience a realizar sus pagos.


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Por cuestiones de seguridad es conveniente realizar todos sus pagos en el siguiente dia habil en la seguridad de su oficina. Si no es posible, oriente a quien debe hacer los pagos de cual sera el orden de pago, -primero pague a los musicos, dependiendo de cual haya sido el trato establecido en el contrato se hara el pago convenido, en el caso de que el pago sea de acuerdo a un porcentaje de las entradas, estara obligado a mostrar al representante del grupo su contabilidad para establecer el pago correspondiente. Exija siempre un recibo que ampare cada pago y contenga la firma de quien recibe el pago asegurandose que es la persona autorizada por el grupo para recibirlo.• Pago de proveedores: pague estrictamente el valor acordado en el contrato, las horas y servicios adicionales sin autorización previa no pueden ser pagados. E iglamente exiga un recibo que lo libere de cualquier responsabilidad de pago posterior.

Supervision de desmontaje de infraestructura• Tenga a mano una libreta para hacer un diario de desmontaje. Registre en ella el termino de cada etapa, el nombre del responsable, telefono de contacto y nombre de la empresa.- anote en un pequeño diario cualquier hecho o evento que considere importante,Olvido de objetos en el escenario, manejo y transporte de equipo, daño en la paredes o piso si fue en teatro, acostumbrese siempre a registrar todo lo que pasa y porque, quien fue el responsable y a que empresa pertenece, donde ocurrio, siempre que sea posible tome fotografias del daño, olvido o desperfecto, todo esto debera ser anexado al “book” del proyecto o carpeta de producción.


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Limpieza• Antes de iniciar la limpieza, haag un recorrido general de instalaciones, camerinos, oficinas de producción etc. Para verificar si alguien olvido algo, o si alguien se llevo algo que no debiera• Instruya a los equipos de limpieza sobre el tiempo en que debera estar terminado y entregado el servicio;• Una hora antes de terminar haga un recorrido por las instalaciones para verificar y corregir en su caso alguna omision por parte de quienes proporcionan el servicio de limpieza. Recuerde que si el lugar estuviera sucio el dueño del espacio no lo cobrara al personal de limpieza sino al productor.

Capitulo 27:Desmontaje del show– parte 2

Regreso de los musicosEl anfitrion debe acompañar a los musicos y tecnicos hasta el lugar de hospedaje. Después debe acompañarlos hasta la estacion o aeropuerto y verificar que aborden sus respectivos transportes para su retorno.No es responsabilidad del organizador del evento proporcionar transporte para paseos, para personas que no estan trabajando para el evento, servicios a la habitación, a no ser que hayan sido convenidos con anterioridad, alimentos fuera de horario cuando sea responsabilidad de los artistas o tecnicos, o cualquier cuota adicional que no haya sido establecida en el contrato y que sea generada por descuido de artistas o su equipo de producción, esto incluye retrasos de transporte, boletos perdidos, excesos de equipaje, etc.

Liberación del equipo de produccionEs comun que al final de un show todo mundo quiera irse a festejar, es algo natural pues todos estan exhaustos con tanto trabajo, el productor ejecutivo debe aplicar su criterio para poder contener toda esta ansiedad. Solamente debe libera al equipo de producción cuando este completamente seguro que han concluido las actividades de cada uno de quienes participaron en el evento.Se sugiere que una o dos personas se queden con el productor hasta el final para resolver cualquier imprevisto que pueda surgir.

Entrega del espacioSi un show va a ser en una discoteque o teatro, el productor ejecutivo generalmente hace la entrega del espacio después de desmontar toda la insfraestructura instalada para el evento. Habiendo situaciones en que la entrega ocurre al dia siguiente.En ambas situaciones se sugiere que se haga un documento en donde se informe la fecha, el horario, y el estado en que se encuentra el local, en este documento deberan estar los datos completos de quien entrega, de quien recibe y las firmas de ambos, esto evita que el productor ejecutivo sea responsabilizado por algun daño posterior.


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Reunion de evaluaciónDurante las etapas de preproducción y producción, el productor ejecutivo debe estar atento y tomar nota del feedback del publico, del equipo, musicos, tecnicos, propietarios y encargados de los espacios, patrocinadores, prensa y prestadores de Servicios.Después de la entrega del espacio es importante hacer una reunion de evaluacion con los demas organizadores para intercambiar informaciones y ver que puede ser mejorado en el proximo

Registro del proyectoPrepare una carpeta, fisica y virtual. Guarde en ella todas las minutas de las reuniones de evaluación junto con la información principal utilizada para organizar el evento. De esta forma podra medir sus avances.

Capitulo 28:Algunas palabras finales para que pueda ampliar su aprendizaje como productor ejecutivo de shows y tal vez como futuro productor cultural.

PasionUn productor debe sentir placer por lo que hace, no se obligue a hacer algo que no esta disfrutando.

Comience a construir su carreraNinguna profesion es inferior a otra mucho menos la de productor ejecutivo de shows.Si realmente siente pasion por este trabajo, es importante estar dispuesto a luchar “dar la cara para vencer” la palabra es arriesgar y empezar.

SustentabilidadProcure trabajar siempre trabajar en shows que le representen un ingreso.La ansiedad generada por las dificultades financieras hace que las personas desistan de trabajar como productores.

Calidad de vidaAlguien un dia invento que trabajar con shows es un estrés constante y muchas personas hoy dia lo siguen creyendo, para mi el estrés que se genera viene de la falta de organización y profesionalismo de quien trabaja en esto, cuando se organiza bien no hay errores, no hay imprevistos, no hay estresSi al trabajar en un show usted posibilita que por el contacto con la musica muchas personas amplien su calidad de vida, esta actividad tambien debe significar una mejor calidad de vida para usted.

Respeto a las diversidades


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Una producción de shows propicia el contacto con musicos y tecnicos de distintas razas, lugares culturas y creencias, con opciones politicas, religiosas y sexuales diferentes a las suyas, aproveche esto para aprender a mejorar su formación como persona.

ColaboracionIntente construir su trabajo atraves de una cultura de colaboración y trabajo de equipo.

El aprendizaje no tiene límitesAsi como usted y muchas otras personas, esta comenzando a trabajar en un area cultural a traves de la organización y producción de eventos musicales, sin embargo no necesita detenerse ahí. Evalue constantemente su carrera y no dude en trazar nuevos caminos para recorrer rumbo a un mayor aprendizaje


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