Organização

EFA – Técnico de contabilidade, P.L., CiteformaRute Barrocas

Organização

Organizações são entidades que surgem para produzir, com vantagens competitivas, bens ou serviços que outras organizações ou indivíduos não estejam em condições de produzir ou, pelo menos, não tão bem.

Tipos de organização

Podemos encontrar vários tipos de organizações.

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Num mercado livre é necessário que as organizações sejam dinâmicas, que se adaptem ao meio externo, e competitivas, para que não sejam substituídas por outras.

Cada vez mais, se centram no seu core business, área em que são especializadas, para assim se tornarem as melhores naquilo que fazem.Para isso, estão dependentes do outsourcing. Contratam outras organizações para realizar as tarefas que necessitam mas que não fazem parte do seu core business.

Também importante é o carácter singular de uma organização produzir ou prestar um serviço. Esta característica permite que, na mesma área, duas organizações subsistam.

Para assegurar a sua existência é necessário que os bens que produzem ou serviços que prestem sejam necessários no meio em que estão inseridas. Se não existir ninguém interessado nos produtos ou serviços que a organização produz, esta certamente irá à falência. O mesmo acontece se não existir ninguém interessado em trabalhar na organização.

A estruturação interna da organização é feita em função dos objectivos da mesma. Porém, é necessário ter em conta a existência de pessoas, cada uma com os seus objectivos pessoais, que em conjunto trabalham para a realização do objectivo em comum, o da organização. Esta troca de competências para atingir um objectivo comum é chamada trade-off.

Numa organização temos que ter em conta dois meios bem distintos. O meio externo à organização, a envolvente contextual, e o meio interno, a envolvente transaccional.

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Envolvente contextual

Para que uma organização prospere num determinado meio é necessário que seja colocada em contexto. Cada meio tem características próprias que tem que ser analisadas.

No entanto é necessário ter em conta que o meio e a sociedade estão em constante mudanças. É crucial o conhecimento do meio mas também o dinamismo da organização para que esta se mantenha.

Envolvente Transaccional

A envolvente transaccional diz respeito aos recursos da organização – humanos, físicos e financeiros – e aos clientes da actividade da mesma.

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Todos os que são parte interessada na organização são os seus stakeholders. Sem clientes, colaboradores, investidores, fornecedores, entre outros, não existiria a organização.

É no meio em que está inserida que a organização encontra tanto os recursos como os potenciais clientes de que necessita.Devido à competição constante no meio tanto para a obtenção de recursos como para a venda do seu output, a organização está em constante competição e adaptação.Para que tal seja possível, as organizações estruturam-se internamente em três subsistemas.

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Subsistema Operacional

Trata da produção do output. O seu principal objectivo é produzir eficazmente. Gere os recursos disponíveis e a melhor maneira de os organizar para que a produção seja estável. Actua directamente na organização.

Subsistema de Gestão

Elabora as estratégias e toma as decisões. O seu principal objectivo é criar estabilidade na organização face às incertezas do mercado. Trata da negociação entre as várias partes – recursos, clientes, produção, ganhos, custos. Actua na envolvente transaccional.

Subsistema Institucional

Analisa a envolvente contextual e age quando necessário. O seu principal objectivo é minimizar tudo o que seja impacto negativo, por exemplo social ou ambiental, com atitudes para ajudar a sociedade.Actua na envolvente contextual.

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Empresas

As empresas são agentes económicos que participam no processo de oferta e procura. Têm como fim a combinação óptima dos recursos – inputs – para potenciar a capacidade de produção – outputs – a fim de optimizar os lucros a longo prazo.O que difere as empresas das outras organizações é o fim lucrativo inerente às empresas.

Por um lado as empresas procuram optimizar a relação input – output, por outro lado, procuram satisfazer os interesses dos stakeholders. Isto apenas se consegue com eficácia e eficiência.A eficiência é responsável pela primeira parte, utiliza a melhor maneira possível para chegar ao objectivo.A eficácia é a responsável pela segunda, cumpre todas as regras do processo.

Ao processo de transformação que vai da matéria-prima até ao produto final dá-se o nome de cadeia de valores.

Muitas vezes, para diminuir os custos e aumentar os lucros, as empresas adquirem outras empresas que façam parte da sua cadeia de valor. A isto chama-se Concentração vertical.Por exemplo, uma empresa de vestuário pode adquirir empresas de distribuição, de criação de tecidos ou lojas para venda do mesmo.

Existem também empresas que adquirem outras empresas que nada têm a ver com a sua cadeia de valor. A isto chama-se Concentração horizontal.Por exemplo, a mesma loja de vestuário pode adquirir um restaurante, um hotel ou uma empresa de mobiliário.

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As empresas produzem com vários objectivos.Estes podem ser:Económicos: visam o aumento do lucro, a adaptação e o crescimento da empresa.Sociais: visam satisfazer os interesses dos colaboradores, dos vários níveis hierárquicos e funções, e as necessidades dos stakeholders.Auto preservação: visa a capacidade de adaptação ao meio envolvente.

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Classificação da Organização

PropriedadeQuanto à propriedade as empresas podem ser:

Privadas: A propriedade e a gestão pertencem a particulares que dividem entre si os lucros obtidos.

Pública: Caracterizam-se pela sua propriedade pertencer ao Estado e os gestores são nomeados por este

Comparticipadas (ou de economia mista): São propriedade do Estado e de particulares, sendo a gestão repartida por ambos.

Cooperativas: A propriedade é de particulares e o objectivo é produzir, distribuir ou consumir bens e serviços sem fins lucrativos, mas com a finalidade de prestarem um melhor serviço aos seus associados. Estas por sua vez podem ser:De produção: têm como objectivo a produção de bens e serviços.De distribuição: procuram facilitar o escoamento dos produtos produzidos.De consumo: procuram satisfazer os seus cooperantes com bens e serviços mais baratos e de boa qualidade.

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Estrutura Organizacional

O meio envolvente está em constante mudança. Para se adaptarem, as empresas têm que estar constantemente alerta para captarem essas mudanças a tempo.

Estruturas organizativas

Estrutura Informal: Neste tipo de estrutura a relação de trabalho é muito informal mas depende das pessoas responsáveis pela ideia. Todos participam em todas as funções.

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Estrutura Funcional: Neste tipo de estrutura a gestão é personalizada, sabemos sempre quem são os responsáveis por cada área. É composta pelas partes componentes da empresa.

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Estrutura Divisionada: A estrutura é subdividida em linhas de produtos diferentes produzidos por uma mesma empresa.São divisionadas por tipos de produtos ou áreas geográficas ou por tipos de consumidores.

Unidades Estratégicas de negócios: Neste tipo de estrutura cada departamento da empresa se transforma numa empresa individual do mesmo dono. Torna-se mais autónoma e lucrativa.

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Organização por projecto: Neste tipo de estrutura cria-se uma microestrutura que se une para realizar um projecto. Se correr bem desenvolve-se posteriormente em uma nova divisão ou empresa. Se correr mal volta ao original. É uma organização temporária.

Estrutura Matricial: É uma estrutura que se adapta a vários mercados, produtos, etc. Torna-se mais maleável, mais rápida, pois os departamentos estão todos interligados com vários gestores de produtos diferentes. É uma estrutura mais dinâmica.

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Organização em rede: Este tipo de estrutura baseia-se no outsourcing. Utiliza praticamente tudo de fora.

Comunicação Organizacional

Publicidade vs propaganda

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O intuito da publicidade é a venda. O intuito da propaganda é a politica, ou seja, dar a conhecer, comunicas ideias sem a intenção de trocar um produto por dinheiro.

JornalismoO jornalismo é uma actividade onde se publicam, divulgam, ideias.

Relações PublicasTrabalham com o intuito de “vender” a imagem da empresa. O seu objectivo é gerar “goodwill”, simpatia, boa vontade para com a empresa.

Imagem vs Identidade

Todas as empresas tentam passar uma certa imagem aos seus stakeholders. As empresas tentam que a sua imagem seja reflexo da sua identidade mas por vezes isso não acontece.

Imagem: é uma percepção que temos da realidade, é uma construção inconsciente que fazemos da realidade.

Identidade: é um esforço consciente da organização faz de se assumir com determinados valores e características.

Comunicação Interna e Externa

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Comunicação Interna

Tanto na comunicação interna como na comunicação externa existem quatro perguntas essenciais para tornar a mensagem a passar assertiva.

O quê? Para quem? Como? Com que objectivo?

A comunicação interna tem como publico, essencialmente, colaboradores e membros da empresa. É efectuada com diferentes objectivos e pode ser efectuada em quatro sentidos diferentes.

Vector descendente Vector transversal Vector ascendente Vector horizontal

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Vector DescendenteDo topo da hierarquia para o fim. Tem os seguintes objectivos:

Exemplos:

Publicações periódicas (jornais, revistas) Noticias / flashes informativos Circulares informativas Placards Dossier ou guia prático da empresa Folhetos Etc.

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Vector AscendenteDo fundo da hierarquia para o inicio. Tem os seguintes objectivos:

Exemplos:

Sistema de sugestões Jornadas Telefones de serviço Etc.

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Vector HorizontalRealiza-se entre indivíduos do mesmo departamento e entre estes. Tem os seguintes objectivos:

Exemplos:

Reuniões Encontros Eventos Etc.

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Vector TransversalRealiza-se entre indivíduos de toda a organização independentemente da hierarquia. Tem os seguintes objectivos:

Exemplos: Grupos de gestão Equipas de projecto Auditorias internas Etc.

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Diferentes níveis de envolvimento

Relação comunicação > cultura > envolvimento

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Comunicação externa

A comunicação externa é uma ferramenta de gestão estratégica ao contrário da publicidade que é uma ferramenta do marketing.Enquanto a primeira visa a divulgação institucional da empresa e gerar “goodwill”, a segunda tem como objectivo divulgar o produto e gerar vendas.

O público-alvo da comunicação externa são os stakeholders: Clientes Fornecedores Accionistas Jornalistas Administração central e/ou local Sindicatos Associações Etc.

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Importância dos Média para a empresa

Os média servem de mediadores entre a organização e o público.São eles que conferem ou retiram credibilidade à organização face ao público.

Lead jornalísticoQuando fazemos um comunicado de imprensa (press release) é importante que o primeiro parágrafo responda às seguintes perguntas:

O quê? Quem? Quando? Onde? Como? Porquê?

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Construção de uma empresa

Nome: “Pronto-a-vestir RB, LDA”

Cadeia de valores:

Concentração vertical: adquiriu uma empresa de distribuição e uma empresa de fabrico de tecidos.

Concentração horizontal: adquiriu um restaurante e um hotel.

Classificação da organização: é uma pequena e média empresa com 200 efectivos e um volume de negócios de 45M. de euros.

Propriedade: é uma propriedade privada, com registo na conservatória de Lisboa sob o n.º 25072549637, com sede na Rua Pulido Valente n.º 53, 2º drt, 1500-369 Lisboa, com NIF n.º 507 254 963 e NISS n.º 115 863 742 894 25.

Estrutura Organizativa: apresenta uma estrutura divisionada.

Comunicação interna: usa um jornal trimestral, um placard com folhetos informativos e existem reuniões diárias com os colaboradores. A comunicação faz-se em vector transversal.

Comunicação externa: Existe na empresa uma caixa de sugestões e são distribuídos folhetos informativos com as novidades da empresa.

Comunicação Organizacional: a empresa possui uma equipa de relações publicar que gere a publicidade e trata dos “press release”.

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