Universidad de San Carlos de Guatemala Centro Universitario de El Progreso Licenciatura en Administracin de Empresas

Licda. Yaneth lvarez

Administracin II

Fase del proceso administrativo por el cual se disea la estructura formal de la empresa para usar efectivamente sus recursos humanos, fsicos, materiales y financierosElementos de organizacin: Funciones Jerarquas Puestos o Actividades2

1. Definicin de puestos: El nmero de cargos y

empleados debe ser estrictamente el indispensable en cada unidad administrativa.

2. Equilibrio de direccin y control: La aplicacin de

principios o tcnicas debe equilibrarse para garantizar una eficacia general de la estructura y para el alcance de los objetivos planteados por la organizacin.

3. Especializacin: Cuanto ms se divide el trabajo,

mayor eficiencia, precisin y destreza se obtiene.

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4. Unidad de mando: Cada trabajador debe recibir

rdenes de un solo jefe.

5. Delegacin: Una persona concede o transfiere

autoridad, exige responsabilidad compromiso en los empleados.

y

crea

un

6. Equilibrio de la autoridad y responsabilidad: La

asignacin de autoridad que le corresponde a cada puesto, va acompaada en todo momento de la responsabilidad para desempearlo, no siendo mayor una que la otra.

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Formal: Es la estructura formal de puesto en una organizacin, que agrupa e identifica las tareas a desarrollar, delega la responsabilidad y autoridad adecuada, establece cadenas de mando y canales de comunicacin apropiados, estructurados para el alcance de los objetivos y metas generales y particulares en la forma ms eficiente.

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Informal: Constituye una red de relaciones interpersonales, no establecidas ni requeridas por la organizacin formal, pero que existen entre los miembros de una organizacin a medida que estos se asocian para satisfacer necesidades individuales y grupales.

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Es el proceso por el cual los gerentes toman decisiones para elegir la estructura organizacional o para modificar la ya existente, la cual debe ser adecuada para la estrategia, el personal, la tecnologa, las tareas de la organizacin y el entorno en el cual sus miembros desarrollan sus actividades. Esto hace que la alta direccin deba decidir cmo coordinar las actividades y esfuerzos de trabajo tanto vertical como horizontalmente7

Tipo de Estructura organizacional Dimensin de la estructura y sus categoras Modelo de diseo y sus caractersticas Tipo de departamentalizacin Tipo de tramo de control que refleja Sistema de organizacin que refleja

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Describe el sistema de comunicacin y autoridad de la empresa, es decir su forma, la cual puede describirse con base a su grado de complejidad, formalidad y centralizacin. Es la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organizacin en lo que se refiere a las relaciones entre gerentes y empleados, entre gerentes y entre empleados.

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Complejidad: indica si la estructura esta compuesta por muchos o pocos niveles jerrquicos, unidades y rganos administrativos, actividades o puestos. Formalidad: expresa la manera como traslada informacin formal, si utiliza o no canales formales de comunicacin, (memorando, oficios, correo electrnico, circulares y otros) Centralizacin: indica el grado de centralizacin descentralizacin en la toma de decisiones. o

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Esta puede ser:

Organizacin funcional Organizacin por producto/mercado Organizacin Matricial

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Organizacin funcional: Rene a todos los que se dedican a una actividad o varias relacionadas, facilitan mucho la supervisin pues cada gerente debe ser experto en una gama de habilidades. Organizacin por producto/mercado: (o por divisiones): Rene en una unidad de trabajo a todos los que participan en la produccin y comercializacin de productos o servicios, a todos los que estn en cierta zona geogrfica o los que tratan con cierto tipo de clientes.

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Organizacin Matricial: Llamada tambin sistema de mando mltiple, cuenta con dos tipos de diseo al mismo tiempo. Los empleados tienen dos cadenas de mando, la de funciones o divisiones en forma vertical y la que combina al personal de distintos departamentos o divisiones funcionales de forma horizontal, para formar un equipo de proyecto, encabezado por un gerente experto en el campo de especializacin asignado.

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Sirve para determinar las categoras organizacionales (alta gerencia, de nivel medio, gerentes de primera lnea y personal operativo), y para definir la interaccin entre ellas, quin se reporta con quin, la autoridad para tomar decisiones, etc.Puede ser: Vertical Horizontal14

VerticalComprende: La aplicacin de unidad de mando, donde una persona debe reportarse a un solo superior.

El intervalo de control que describe el nmero de personas que un gerente puede supervisar de manera eficaz y eficiente. La responsabilidadautoridad indica la obligacin de desarrollar una tarea, y los derechos inherentes de una posicin supervisora para dar ordenes y esperar que se cumplan. La centralizacin-descentralizacin describe el nivel de autoridad para toma de decisiones que se delegan a niveles inferiores.15

Gerencia General

Gerencia de Produccin

Gerencia Administrativa

Gerencia Financiera

Departamento de Procesos

Departamento de Compras

Departamento de Contabilidad

Seccin Acabados

Seccin Almacn

Seccin de Cajas

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Horizontal:Incluye la divisin del trabajo, divide una tarea entera en serie de pasos realizados por diferentes empleados y la departamentalizacin que agrupa individuos en unidades separadas para facilitar el cumplimiento de objetivos y metas organizacionales.

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Gerencia General

Gerencia de Produccin

Gerencia de Mercadeo

Gerencia de Operaciones

Gerencia Administrativa

Gerencia Financiera

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Puede ser: Clsico Tecnolgico Ambiental19

Clsico: Dice que las organizaciones ms eficientes y eficaces son las que sus miembros en sus acciones, son guiados por un sentimiento de obligacin para con la organizacin y por reglas y reglamentos racionales o coherentes. Caractersticas: Especializacin del trabajo Nombramientos de personal por mritos Oportunidad de hacer carrera Burocrticas (rutina de actividad, clima impersonal y racional en la organizacin, claridad en la delegacin de la autoridad y responsabilidad, evaluacin del desempeo)20

Tecnolgico: En donde las actividades son realizadas con diferentes tipos de tecnologa de produccin de acuerdo a cada tipo de producto.

Se clasifica as:

Produccin unitaria: artculos individuales producidos de acuerdo a especificaciones del cliente

Produccin de partidas pequeas: productos hechos en cantidades pequeas en etapas independientes para ensamblarProduccin en partidas grandes y en masa: productos fabricados en grandes cantidades en lneas de ensamble (chips de computadoras) Produccin en procesos: materiales producidos con equipo muy complejo que trabaja en forma continua que se venden por peso o volumen (qumicos o drogas)21

Ambiental: En este se incorpora el ambiente de las organizaciones en las consideraciones para el diseo, plantea dos sistemas de organizacin:

Sistema mecanicista: donde las actividades se descomponen en tareas especializadas y separadas, los objetivos para cada persona y unidad son definidas, con toda precisin por los mandos ms altos y siguen la cadena de mando.

Sistema orgnico: Aquel que se caracteriza por su informalidad, trabajo en grupos y comunicacin abierta.22

Estructura Simple Estructura Funcional Estructura Divisional Estructura Basada en Equipos Organizacin sin Fronteras

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Estructura simple:

Diseo bajo en complejidad dos o tres niveles, y poca formalizacin distribucin informal de empleados, pero alto en centralizacin por que la autoridad para la toma de decisiones recae en una sola persona. Es rpida, flexible, bajo costo de mantenimiento y responsabilidad clara, ideal solo para empresas pequeas.

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Estructura funcional: Agrupa especialidades ocupacionales similares o relacionadas, su fuerza: el ahorro de costos por especializacin de funciones, se obtiene una economa en escala, reduce duplicidad de personas y equipo, los empleados hablan el mismo idioma. Pierde de vista los intereses generales ya que ninguna funcin es totalmente responsable de los resultados finales.

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Estructura divisional:

Integrado por unidades o divisiones autnomas y auto contenidas. Cada una con un gerente responsable del desempeo y de la autoridad en cuanto a la estrategia y operacin de su unidad, tiene una oficina central que brinda apoyo logstico (financiero y legal) y que acta como vigilante externo para coordinar y controlar las distintas divisiones. Su fortaleza: se enfoca en resultados, su debilidad: la duplicidad de recursos y actividades por contar cada divisin con departamentos funcionales (mercadotecnia, contabilidad, etc.), aumentando los costos y reduciendo la eficiencia.26

Estructura basada en equipos:Integrada por grupos de trabajo para desempear todos los aspectos de las actividades de trabajo de una organizacin. Se da la delegacin de la autoridad a los empleados, cuyos equipos tienen libertad de disear sus actividades a su conveniencia y son responsables de todas las actividades y de los resultados en sus respectivas reas.

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Organizacin sin fronteras:Diseo no est definido o limitada a fronteras impuestas por una estructura predefinida. Constituyen una red temporal de compaas independientes vinculadas por la tecnologa de la informacin para compartir habilidades, costos y accesos a sus mercados; es fluida, flexible y adaptable a las exigencias de la situacin. Factores que influyen su desarrollo: globalizacin y apertura de mercados (competidores), tecnologa de punta (columna vertebral de la red de informacin) y la necesidad de innovacin rpida.

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