ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS

Universidad de AlicanteBelén Sánchez Menasanch

Organización básica

• La unidad de organización básica de un congreso es el comité organizador.

• COMPOSICIÓN:– Presidente. Es la máxima autoridad de un congreso.– Secretario. Prepara las actas de todas las reuniones que

tengan lugar y mantiene informada a la organización.– Vocales. Coordinan los distintos comités de trabajo.

PRIMEROS PASOS

• Lema y tema principal del congreso.• Logotipo.– Sera el elemento identificador, y deberá de poderse

utilizar en todos los documentos, página web y obsequios para lo cual habrá que adaptar su diseño a estas necesidades.

• Fecha de celebración.– Tener en cuenta que no coincida con festividades.– Que no se vaya a celebrar ningún otro evento de la

misma materia en esas fechas.– Ofertas de ocio disponibles.

PRIMEROS PASOS

• Lugar de celebración del congreso.– Se elegirá atendiendo a:• La envergadura del congreso (número de asistentes)• El número de salas necesarias.• Medios técnicos disponibles. • Conveniencia por los desplazamientos.

PRIMEROS PASOS• Los ponentes.

Es importante establecer contacto lo más rápidamente posible para poder utilizar sus nombres en el primer plan de promoción.

• Base de datos.Cuando es un congreso que ya se ha celebrado con anterioridad, se debe contactar con los participantes de las ediciones anteriores, así como con las empresas y organizaciones donde estos desarrollan su labor. También es importante contactar con asociaciones y colegios profesionales vinculados al sector, ellos ayudaran a que la asistencia sea mayor.

PRIMEROS PASOS

• Realización de una página web.– Nos permitirá acercarnos con rapidez al público interesado y

promocionar el congreso.– La imagen diseñada deberá aparecer en esta página.– Los datos generales del evento, estructura, fecha, sede,

dirección electrónica y secretaría técnica.– Los contenidos de esta página deben ser actualizados

constantemente.– La dirección de la página web debe aparecer reflejada en toda

la documentación y publicaciones que genere el congreso.

PRIMEROS PASOS

• Búsqueda de patrocinadores.– Se puede empezar contactando con los patrocinadores

de ediciones anteriores– Los patrocinadores pueden aportar dinero o materiales. – El patrocinador espera la devolución de su inversión así

que lo tendremos que tener en cuenta a la hora del diseño de invitaciones, trípticos, obsequios etc.

– Debemos contactar con ellos con bastante antelación ya que en muchas ocasiones gestionan los fondos para estas ayudas con mucha antelación.

PRIMEROS PASOS

• Confección de un calendario.– Es esencial confeccionar un calendario general que

este a la vista de todas las personas que forman parte de la organización. En el reflejaremos las distintas actividades que se tendrán que realizar con las personas responsables de la mismas y los plazos para ejecutarlas, cuando se vayan terminando se marcaran como cumplidas para que cualquier persona de la organización sepa que esta tarea ya esta realizada.

PRIMEROS PASOS

• Comité de Honor.– Hay que decidir a quien se ofrece la presidencia del comité

de honor, esta petición se hace por escrito con una presentación del proyecto del congreso.

– Para formar un comité de honor se deben tener en cuenta a las personalidades más importantes relacionadas con la temática del congreso, así mismo es conveniente contar con asociaciones y colegios profesionales, deben combinarse con representantes del sector público.

– Hay que establecer el criterio de ordenación que se va adoptar para la publicación del comité de honor.

PRIMEROS PASOS

• Comité científico.– Esta integrado por técnicos y especialistas en las

distintas materias que se van a debatir.– Son importantes para la captación de ponentes de

reconocido prestigio.– Son los encargados de preparar la estructura del

programa científico.

ENVíO DE COMUNICACIONES• Primer envío.– Lo habitual es hacer de dos a tres envíos en un congreso, la

mejor forma de hacerlo es vía e-mail, aunque todavía hay que enviar por correo ordinario a algunas personas que carecen del mismo.

– Este primer envío es la carta de presentación habrá que hacer una valoración de las personas destinatarias.

– El contenido de la información debe incluir:• Una carta con la definición de los objetivos del congreso.• Proyecto de los contenidos.• Fecha y lugar.• Información de la Secretaria del Congreso.

ENVíO DE COMUNICACIONES

• Segundo envío– Deberá incluir:• La carta de introducción.• Programa científico detallado y programa del congreso.• Información general (idioma del congreso, lugar de

celebración , página web, eventos sociales, climatología).• Información para hacer la inscripción.(formulario,

precio, fechas límite de pago).

Las Secretarías

• Secretaría científica. – Se encarga de las relaciones con los ponentes y la

preparación del programa científico.• Secretaría técnica.– Centraliza las relaciones entre el congresista y el

comité organizador.• Contratación y reserva del alojamiento.• Contratación y coordinación de la sede y las salas de

reuniones.• Contratación y coordinación de servicios auxiliares.

Las Secretarías

• Organización de banquetes y comidas de trabajo.• Recepción y proceso de las inscripciones (confirmación

de inscripciones, cambios, anulaciones) comunicación con el comité organizador.• Preparación y entrega de la documentación para el

congresista.• Montaje de la oficina de asistencia en la sede durante

todo el congreso.• Cierre económico del congreso e informe final.

Las Secretarías

• Secretaría turística– Sus funciones son:• Gestión del transporte aéreo de congresista y

ponentes.• Gestión de los traslados de llegada y salida de los

asistentes, así como del transporte entre los hoteles y la sede del congreso.• Visitas y excursiones.• Programa social y programa de acompañantes.

Oficina de Prensa

• Sus funciones son:– Confección de notas de prensa para su difusión en

medios especializados y en la prensa diaria.– Montaje de ruedas de prensa: convocatoria a los

periodistas y portavoces del congreso.– Montaje del gabinete de prensa en la sede del

congreso, acreditación de periodistas oficiales y difusión de la información generada cada día.

– Análisis de resultados de audiencia.

Inauguración del Congreso

• La inauguración del Congreso es el acto solemne de inicio del mismo.

• La invitación se hace llegar a:• Los Ponentes• Los Congresistas • Primeras autoridades de la ciudad• Autoridades de la comunidad con competencia en la

materia.

Inauguración del Congreso

• El protocolo que se debe seguir en el acto de inauguración es el siguiente:– El presidente del congreso recibe a las máximas

autoridades, especialmente a las que estarán ubicadas en la mesa presidencial.

– Los miembros de los comités de honor y organizador se colocan en las primeras filas del salón.

Inauguración del Congreso

– El acto de apertura lo inicia el presidente del Congreso o la primera autoridad que esta en la Mesa Presidencial.

– En el caso de organizarse en la Universidad, incia el acto el Rector de la misma y luego va cediendo la palabra al resto de miembros de la mesa presidencial, teniendo en cuenta que el rango de orden de palabra es de menor a mayor.

– Finalmente el Rector cierra el acto con su discurso y da por inaugurado el congreso.

Inauguración del Congreso

– Cuando finaliza la inauguración es costumbre hacer un receso para despedir a las autoridades asistentes al mismo. El presidente del congreso acompaña a las autoridades a la salida.

– Normalmente se ofrece un vino de honor que separa el acto de inauguración propiamente dicho con el inicio de las conferencias.

Almuerzos de trabajo

• Conviene que las comidas que tengan lugar durante el desarrollo del congreso estén incluidas en el mismo, de esta forma los participantes no abandonan el lugar a mitad del congreso y nos aseguramos su asistencia en las sesiones de la tarde.

• Al encargar una gran cantidad de menús suelen salir a precios mucho mas competitivos.

• Las cenas pueden ser libres, de todas formas suele celebrarse una cena de gala el ultimo día del congreso que coincide con el acto de clausura.

Eventos sociales durante el congreso

• Es habitual rodear al congreso con distintos eventos sociales estos pueden ser:– Recepción con el alcalde de la ciudad.– Visitas a la ciudad.– Asistencia a algún espectáculo.– Cenas en lugares típicos de la ciudad.– Salidas de compras en establecimientos con los

que se han establecido acuerdos.

Clausura del congreso

• Durante el desarrollo de este acto el presidente del congreso suele hacer un balance de las tareas llevadas a cabo durante el mismo.

• El orden de palabra seguirá el mismo orden que en el acto de apertura de menor a mayor rango.

El protocolo en los congresos

• Protocolo a seguir previo a la celebración del congreso:– Gestionar el comité de honor – Organización de las reuniones de los distintos

comités.– Organización de la agenda de autoridades, reserva

de hoteles para ponentes.– Organización del programa social para

autoridades.

El protocolo en los congresos

– Organización de caterings, azafatas, seguridad conductores.

– Preparación de regalos para participantes, ponentes y autoridades.

El protocolo en los congresos

• Protocolo durante el congreso.– Organización de recibimientos en el aeropuerto,

hotel , sede del congreso.• Ponentes• Autoridades

– Realización de acreditaciones para congresistas, ponentes.

El protocolo en los congresos

• Preparar protocolo de actos de inauguración y clausura.– Guión del acto– Mesas presidenciales– Orden de autoridades en la sala

• Organización del protocolo en los distintos actos sociales que se organicen.– Cenas– Recepciones– Actividades culturales

El protocolo de los congresos

• Atención a los congresistas• Coordinación de las Azafatas– Instrucciones claras– Reuniones diarias antes del comienzo de las sesiones– Ornamentación de las distintas salas– Preparación de las mesas para las distintas sesiones• Carteles identificativos de ponente• Documentación necesaria

El protocolo en los congresos

• El comité organizador determinará la conveniencia de ofrecer un obsequio a los congresistas, ponentes, personalidades e invitados especiales.

• Lo habitual es entregarlo cuando comienza el congreso junto con la documentación del mismo.

• Una forma bastante práctica es hacerlo llegar a los congresistas en los hoteles, bien en la recepción del mismo o en las habitaciones.

El protocolo en los congresos

• Esto evita que el congresista el primer día tenga que ir cargado durante toda la jornada con una cartera que normalmente lleva bastante peso.

• Debe tenerse en cuenta que normalmente los asistentes al congreso son de otras ciudades, por lo tanto viajan, por lo que debe intentarse en la medida de lo posible no cargarlos en exceso ya que esto les puede traer problemas a la hora de regresar.

• Mejor obsequios prácticos, con poco volumen, el resto normalmente se deja en las habitaciones del hotel.