Organizacion de eventos

TECNOLO EN GESTION DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Lina María Gutiérrez Cindy Paola Fonseca 8 de Febrero de 2013

Regional Distrito Capital

Centro de Gestión Administrativa

Aprendiz: Gutiérrez Arévalo Lina María

TGUA 456141

Bogotá D.C., Febrero 2013



TABLA DE CONTENIDO

Contenido ORGANIZACIÓN DE EVENTOS .............................................................................................................. 4

TIPOS DE EVENTOS ACADÉMICOS Y EMPRESARIALES ........................................................................ 6

Principales Eventos Académicos: ........................................................................................................ 6

Congreso ............................................................................................................................................. 6

Seminario ............................................................................................................................................ 6

Foro ..................................................................................................................................................... 7

Debate ................................................................................................................................................. 7

Eventos Empresariales ........................................................................................................................ 7

Rueda de negocios .............................................................................................................................. 7

Workshop .................................................................................................................................... 7

Desayuno de trabajo ................................................................................................................... 8

Asambleas ................................................................................................................................... 8

Reuniones .................................................................................................................................... 8

Cursos .......................................................................................................................................... 8

Acciones ...................................................................................................................................... 8

Participación ................................................................................................................................ 8

ETAPAS PARA REALIZAR UN EVENTO .................................................................................................. 9

Diseño y cotización .............................................................................................................................. 9

Producción .......................................................................................................................................... 9

Montaje ............................................................................................................................................... 9

Ejecución ............................................................................................................................................. 9

Desmontaje ....................................................................................................................................... 9

Evaluación de resultados..................................................................................................................... 9

Post-evento ....................................................................................................................................... 10



TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1- seminario ____________________________________________________________________ 7

Ilustración 2- Eventos empresariales __________________________________________________________ 8

Ilustración 3-produccion ___________________________________________________________________ 9

Ilustración 4-Desmontaje ___________________________________________________________________ 9



TABLA DE HIPERVINCULOS

1. Imagen 1: Seminario

2. Imagen 2: Eventos

3. Imagen 3: Producción

4. Imagen 4: Desmontaje



INDICE

A

asamblea ..................................................................... 6

C

comparten .................................................................... 8

Congreso ..................................................................... 5

congresos .................................................................... 6

coordinador ................................................................. 6

cumplimiento ............................................................... 8

E

EMPRESARIALES ..................................................... 4

eventos ........................................................................ 4

exposiciones ............................................................... 6

F

fiestas ........................................................................... 4

G

gestiones ..................................................................... 7

I

investigación ............................................................... 5

M

materiales ................................................................... 8

O

objetivos ...................................................................... 7

P

productos .................................................................... 7

profesionales .............................................................. 5

R

rendimiento ................................................................. 8

resultados ................................................................... 8

reuniones .................................................................... 4

Reuniones................................................................... 6

S

Seguimiento ............................................................... 8

sociales ....................................................................... 7



ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de

congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones,

cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.

A continuación se mostraran los temas y sub temas más importantes para realizar

cierto tipo de evento

TIPOS DE EVENTOS ACADÉMICOS Y EMPRESARIALES

En virtud de los objetivos que persiguen, los eventos pueden ser categorizados

en: Académicos, Empresariales, Sociales Culturales, Deportivos, etc.

Principales Eventos Académicos:

Congreso:

Reunión periódica que nuclea a miembros de una 1asociación, organización o

entidad para debatir cuestiones previamente asignadas.

Prevé tres sesiones preliminares; la inaugural, que informa sobre la finalidad y

los temas a tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares y

las 2condiciones; y la etapa final, en la que se informan los resultados

alcanzados. Se inicia con un acto de apertura, luego las reuniones plenarias

paralelas y finaliza con una ceremonia de clausura.

Seminario:

Clase o encuentro en que se reúne un profesor o un profesional distinguido,

relevante, con los discípulos o con los profesionales en 3etapa de

perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos de investigación o análisis

sobre determinados temas o issues propios de la actividad. La duración es

relativa (puede ser de 1, 2 o más días)

Se puede integrar, como evento subsidiario, en el desarrollo de un congreso.

1Asociación : Unión de personas, entidades o cosas para un fin:

2Condiciones:Bien dispuesto o apto para el fin deseado

3Etapa:avance en el desarrollo de una acción u obra



Foro:

Participan todos los presentes de

una reunión. Generalmente

constituye la parte final de 4simposios o mesas redondas.

Está dirigido por un coordinador,

que permite la libre expresión de

ideas supervisando las

intervenciones y los tiempos.

Debate:

Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusión

grupal e informal de aprox. 60 minutos con un 5coordinador que ordena las

disertaciones y modera el debate. Ideal para grupos pequeños 15 personas

aproximadamente

Eventos Empresariales:

Rueda de negocios:

Concentración entre la mayor parte de personas con intereses comunes,

donde uno representa la oferta y la otra la demanda. Un coordinador registra

el interés de cada parte y les fija una cita. Habitualmente se realizan en el

marco de congresos, y exposiciones con exposiciones paralelas.

Workshop:

Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o

profesión. Es en ámbito 6dialogado y de intercambio informativo, entre

colegas. Se impuso en turismo y se extendió a otros campos.

4Simposios:Conferencia o reunión en que se examina y discute por los especialistas un determinado tema o

asunto 5Coordinador:Persona que coordina un grupo de personas:

6Dialogo: Conversación entre dos o más personas que se intercambian el turno de palabra:

Ilustración 1- seminario



Desayuno de trabajo:

Reuniones para tratar un tema

predeterminado. 2hs aprox. Se

intercambian ideas, dirigidas por

un modelador, es un trabajo en

equipo distendido.

Asambleas:

Son reuniones numerosas de

personas con fines sociales, culturales o económicos. Reuniones que buscan

consenso entre las partes sobre la toma de decisiones. Asambleas

ordinarias: aprobación de 7balances, presupuestos, etc. Asambleas

extraordinarias: aprobación especial del tema. Cuando la resolución no está

prevista en el estatuto.

Reuniones de 8lanzamientos, relanzamiento y posicionamiento de productos

y servicios.

Cursos de capacitación y motivacionales para público interno o mixto.

Acciones con la prensa.

Participación en Ferias y Exposiciones.

7Balances:Confrontación del activo y el pasivo para determinar el estado de un negocio

8Lanzamiento:Acción de lanzar o arrojar una cosa:

Ilustración 2- Eventos empresariales



ETAPAS PARA REALIZAR UN EVENTO

Diseño y cotización

Este es el estado en el que se establecen los 9objetivos, el nombre del evento y el

mensaje que queremos comunicarle al público participante como a los

anunciantes o patrocinantes del evento y las expectativas que el productor del

evento tiene con relación a la realización de la reunión

Producción

El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo

principal la preparación de los recursos y equipos que componen el evento

Montaje

Disposición del equipo y los

recursos técnicos y humanos que

se utilizaran en el lugar donde se

realizará el evento.

Ejecución

Fase en la que, estando los

participantes del evento reunidos

en el mismo lugar y al mismo

tiempo, comparten las actividades

planificadas

Desmontaje

Orden del equipo para retiro de los

materiales y elementos que fueron

utilizados en el evento.

9Objetivos:Finalidad de una acción

Ilustración 3-produccion

Ilustración 4-Desmontaje



Evaluación de resultados

Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos

establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La 10Evaluación de resultados es

una de las partes más importante del post-evento. Conocer si se han cumplido,

como mínimo, los objetivos previstos y el 11rendimiento producido con ellos.

Post-evento

12Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que

ayudan a la evaluación del mismo. En esta fase se incluirán

a) Documentación

b) Fotografías

c) montajes de videos

10

Evaluación:valoración de una cosa: 11

Rendimiento:Producto o utilidad que rinde o da una persona o cosa 12

Recopilación:Colección de escritos diversos

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