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ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ELEKTRA.
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SECRETARIA DE EDUCACIÓN PUBLICA
DIRECCION GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONIMÍA Y ARCHIVONOMÍA
ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN:
EL CASO DEL ARCHIVO DE CONTABILIDAD DE ELEKTRA
INFORME
QUE PARA OBTENER EL TITULO DE
L I C E N C I A D O
EN ARCHIVONOMIA
P R E S E N T A :
FERNANDO OLVERA CAMPOS
ASESOR: DR. JOSE LOPEZ YEPES
MÉXICO, D. F. 2013
II
TABLA DE CONTENIDO
Pagina
PREFACIO..……………………………………………………………………………..IV
INTRODUCCION..…………………………………………………………………….. V
CAPITULO 1: ORIGEN Y EVOLUCION HISTORICA DE ELEKTRA. ……….. 1
1.1 Antecedentes históricos de Elektra…………………………………………………….1
1.2 Marco jurídico…………………………………………………………………………9
1.3 Misión, visión y objetivos……………………………………………………………..11
1.3.1 Misión…………………………………………………………………………11
1.3.2 Visión………………………………………………………………………….12
1.3.3 Objetivos………………………………………………………………………12
1.4 Estructura orgánica de Elektra…………………………………………………………13
1.5 Dirección de Contraloría Comercio…………………………………………………….15
1.6 El Archivo de Contabilidad de Elektra…………………………………………………15
CAPITULO 2: EL ARCHIVO DE CONCENTRACION 18
2.1 El Archivo de Concentración…………………………………………………………...18
2.1.1 Concepto…………………………………………………………………………..18
2.1.2 Estructura Orgánica………………………………………………………………..21
2.1.3 Funciones…………………………………………………………………………..22
2.1.4 Instrumentos de Control…………………………………………………………...25
2.2 Principios de organización Documental…………………………………………………27
2.3 Valoración………………………………………………………………………………..28
2.3.1 Definición…………………………………………………………………………..28
2.3.2 Importancia…………………………………………………………………………30
2.3.3 Tipos de valoración…………………………………………………………………31
2.3.3.1 Valoración primaria…………………………………………………………..31
2.3.3.2 Valoración secundaria………………………………………………………..33
III
2.4 Ciclo Vital del Documento………………………………………………………………35
CAPITULO 3: ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE CONCENTRACION: EL
CASO DEL ARCHIVO DE CONTABILIDAD DE ELEKTRA 39
3.1 Aspectos generales del archivo…………………………………………………………...40
3.2 Programa de traslado del acervo documental……………………………………………42
3.2.1 Objetivo…………………………………………………………………………….42
3.2.2 Actividades a desarrollar…………………………………………………………...42
3.2.3 Recursos materiales…………………………………………………………………….43
3.2.4 Recursos humanos…………………………………………………………………44
3.2.5 Recursos financieros……………………………………………………………….44
3.2.6 Cronograma de actividades del traslado……………………………………………45
3.3Acondicionamiento del local de España 501……………………………………………..46
3.4 Organización del acervo del archivo de Elektra…………………………………………56
3.5 Página Web……………………………………………………………………………...70
3.5.1 Pantallas Web………………………………………………………………………74
CONCLUSIONES 80
BIBLIOGRAFIA 81
ANEXOS 84
IV
PREFACIO
La información documental ha permitido al hombre acumular y aprovechar los conocimientos
adquiridos por las diversas generaciones que le precedieron, debido esencialmente a la ventaja de
poder conservar por largo tiempo esa información sin alterarla en su contenido.Por ello, puede
afirmarse que los archivos constituyen la memoria y la fuente de toda empresa o institución.Son,
pues, un patrimonio valioso.
Pero para que esto prevalezca es necesaria la labor archivística, sobre todo en los archivos de
concentración que son una sólida base sobre la que descansan la eficiencia y el éxito de toda
organización. Ello procede destacar la importancia que tienen y como se van formando, así como
la realización de un traslado del acervo de un lugar a otro, buscando condiciones sólidas para
cumplir debidamente las funciones. Por consiguiente, esperamos que este trabajo aporte
información necesaria y sirva de apoyo para despertar el interés en todos aquellos que realizamos
actividades archivísticas.
Esta investigación radica en dos problemas: la de conocimientos y la de capacitación de todo
lo que implica realizar los trabajos de traslado, ordenación y organización de un archivo y es lo
que nos lleva a no resolver adecuadamente los problemas que enfrentamos. Otro aspecto es el
desinterés por remediar eficientemente la situación.
Plasmar una de las vivencias en la trayectoria archivística y dar elementos para impulsar al
desarrollo y facilitar las tareas en el archivo de concentración a través del cual, se realizan
actividades de coordinación e interacción entre las diversas áreas de toda institución.Es por ello
que reviste especial importancia el estudio, mejoramiento y modernización de los sistemas de
archivo, de lo cual es responsabilidad del archivista y debe ser una meta y objetivo para que esto
se realice.
V
INTRODUCCION
En el presente trabajo, se describe como se planificó el traslado y organización del archivo de
contabilidad de Elektra, ha sido el resultado de una serie de esfuerzos tendientes a concentrar en
un solo lugar el acervo documental, así como describir y explicar de manera sistemática en qué
consistieron cada una de las etapas que se desarrollaron.
Estamos ciertos que de no haberlo hecho, la documentación seguiría dispersa y en poco
tiempo condenada a su desaparición. Hoy, las condiciones de este acervo son completamente
distintas y la consulta de los mismos es ya una realidad tangible.
Como es sabido, los archivos de concentración son particularmente de suma importancia para
toda institución o empresa que sea relativamente grande, o que cuente con varias sucursales en
funcionamiento con lo cual genera documentación diariamente y en gran número, ello implica
crear procesos que logren el control y acceso a la información de forma rápida y precisa.
El presente informe consta de tres capítulos, los cuales se describen a continuación:
En el primer capítulo se hace mención de los antecedentes históricos del grupo Elektra, desde
su inicio como Salinas y Rocha, hasta el día de hoy como Grupo Elektra, enunciando el marco
jurídico, su misión, visión y objetivos, su organización administrativa para finalmente terminar
con los aspectos del archivo de contabilidad.
En el segundo capítulo es referencia teórica y/o conceptualmente al archivo de concentración,
considerando los principios de organización documental, como la valoración y el ciclo vital del
documento.
Para finalizar, en el tercer capítulo se da a conocer el desarrollo del proyecto a través de las
actividades realizadas desde los aspectos generales del archivo hasta la organización del acervo.
- 1 -
CAPÍTULO 1
1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN HISTORICA DE ELEKTRA
Para el desarrollo de los antecedentes históricos en el presente capítulo, se hace un manejo
de la información respetando la idea y sentido original de lo plasmado en las páginas web y en la
normatividad de Elektra; también se abordan aspectos de la filosofía de la Calidad en la empresa
tales como: misión, visión, objetivos, estructura organizacional e información con respecto al
archivo.
1.1 Antecedentes históricos de Elektra
Grupo Elektra, S.A. de C.V. es una sociedad anónima de capital variable constituida bajo
las leyes de los Estados Unidos Mexicanos.1
1Grupo Salinas. [en línea] México, 2011 [consultado 08 de diciembre de 2011]. Disponible en
[www.grupo.elektra.com.mx]
- 2 -
Grupo Elektra es la compañía líder en servicios financieros y de comercio especializado en
Latinoamérica. Su fuerza radica en casi seis décadas de experiencia, contribuyendo a mejorar el
poder adquisitivo y la calidad de vida de millones de familias, a través del acceso a productos y
servicios de alta calidad.
Los determinantes del éxito de Grupo Elektra son su extensa, sofisticada y moderna red de
distribución, tecnología de punta como soporte de prácticas administrativassólidas así como
agresivas campañas de mercadotecnia. Actualmente, opera cerca de 1,900 puntos de venta
localizados en ocho países de América Latina y con ambiciosos planes de expansión2.
La empresa remonta sus orígenes a 1906, con la fundación de Salinas y Rocha, en
Monterrey, por Benjamín Salinas Westrup, por lo que cuenta con más de un siglo de contribuir al
desarrollo de México. Pero no es sino hasta la fundación de Elektra, en 1950, que se
establecieron las bases para formarla,por Hugo Salinas y Rocha, como una empresa dedicada a la
fabricación de transmisores de radio.
Para poder abarcar a grandes rasgos todos los antecedentes históricos de Grupo Elektra, se
realizó un cronograma del desarrollo.
Cronograma del desarrollo de Elektra
1954
-Inicia el otorgamiento de crédito y las ventas de cambaceo
1957 -Incorpora un sistema de ventas a crédito y comenzó a operar como una
comercializadora con la apertura de su primera tienda Elektra.
2 Grupo Salinas. [en línea] México, 2011 [consultado 08 de diciembre de 2011]. Disponible en
[www.grupo.elektra.com.mx].
- 3 -
1963
-Elektra solicita su primer crédito a Bank of América.
1976
-Como consecuencia de la devaluación del peso, Elektra se ve forzada a cambiar su
estrategia de ventas a crédito a sólo de contado.
1987
-Hugo Salinas Price nombra a su hijo, Ricardo B. Salinas Pliego como Presidente
de Grupo Elektra.
1989
-Pedro Padilla Longoria comienza a trabajar en grupo Elektra como Director
Jurídico.
1993
-Realiza su primera oferta pública en la Bolsa Mexicana de Valores.
1994
-Lista sus acciones en forma de Global Depositary Shares (GDS) en la Bolsa de
Valores de Nueva York (NYSE).
1995
-Rick Welts y Ricardo B. Salinas firman convenio de transmisión de juegos de la
NBA en TV Azteca.
1996
-Firma el contrato con Western Union para realizar servicios de transferencias
electrónicas de dinero.
1997 -Inicia operaciones en América Latina con la apertura de cuatro tiendas en
Guatemala con el formato de Elektra.
- 4 -
1998
-La compañía UNEFON es fundada por Ricardo B. Salinas y adquiere para TV
Azteca la Banda APCS por 30MHz a nivel nacional.
1999
-Grupo Elektra gana una subasta para adquirir el 94.3% de participación en el
capital de Grupo Salinas y Rocha. Al momento de su adquisición Salinas y Rocha
era una empresa dedicada a la venta de muebles, artículos para el hogar y ropa.
2000
-Grupo Elektra cumple 50 años de operación.
2001
-Se adquiere la Curacao en ciertos países de Latinoamérica.
-Grupo Salinas se constituye formalmente por Ricardo B. Salinas.
2002
-Se vendió la participación accionaria en Elektra Dominicana y se discontinuaron
gradualmente operaciones en el Salvador.
-Se recibe la licencia para operar un banco por parte de la Secretaría de Hacienda y
Crédito Público.
-Carlos Septién Michel es nombrado director general de Banco Azteca.
-En octubre, Banco Azteca inicia operaciones con una apertura simultánea de más
de 800 sucursales bancarias ubicadas en el interior de las tiendas Elektra, Salinas y
Rocha, y Bodega de Remates.
2003
-Inicia una reestructuración menor con el fin de hacer su estructura corporativa
más eficiente, The One se fusionó con Elektra del Milenio.
-Se empiezan a administrar y a operar los Centros de Ventas y Servicio al Cliente
de Grupo Iusacell, como una prueba piloto de un nuevo formato de tienda bajo la
marca Elektricity. Dado el resultado positivo en la respuesta de los clientes, se
volvió parte de los formatos de de tienda de Grupo Elektra.
- 5 -
-Inicia operaciones Afore Azteca.
-Banco Azteca se consolida con 818 sucursales en México.
2004
-Pedro Padilla es nombrado Director General de Grupo Salinas.
-Inicia operaciones Seguros azteca.
-En octubre, Grupo Elektra y Banco Azteca lanzan el programa de Empresario
Azteca.
-En noviembre, se empezó a cotizar en el mercado Latibex de España con la clave
de cotización XEKT.
2005
-En agosto se termina el programa de Global Depositary Shares (GDS’s) con la
bolsa de valores de Nueva York (NYSE).
-En marzo, se inician operaciones comerciales con Panamá por medio de un
contrato de franquicia con un grupo de inversionistas locales bajo el formato de las
tiendas Elektra.
-En junio inicia operaciones Círculo de Crédito, donde tenemos una participación
accionaria del 18%.
-En noviembre, se inician operaciones comerciales en Panamá con el formato de
Elektra.
2006
-En enero, se renueva el contrato de envío de dinero con Western Union por seis
años.
-Se descontinuaron las operaciones de los formatos Elektricity y Bodega de
Remates como parte de la estrategia de la compañía de crecer a través de sus
formatos de tienda más rentables.
-Durante octubre, obtuvo la autorización por parte de la Junta Monetaria para
operar Banco Azteca en Guatemala.
2007
-En enero, Carlos Septién asume la Dirección General de grupo Elektra y Banco
Azteca, sustituyendo a Javier Sarro, quien a partir de ese momento asume la
responsabilidad de la expansión internacional del Grupo.
- 6 -
2008
-Grupo Elektra introduce en México la línea de autos FAW.
-Inician las operaciones en Brasil a través del formato de tiendas Elektra.
-En enero, se inician operaciones bancarias en Perú.
2009
-El sitio corporativo de Grupo Salinas y la página web de Ricardo B. Salinas,
fueron galardonados por iNOVA gracias a sus contenidos y presentación.
-Grupo Salinas en su segundo aniversario como miembro activo de Sociedad
Interamericana de Prensa, lanza un programa multimedia contra la violencia hacia
los periodistas.
-Se firma alianza estratégica con MaerskLogistics, para hacer más eficiente el
transporte multimedia de mercancías.
2010
-El sitio Ricardo Salinas.com recibe el premio iNOVA, un importante
reconocimiento internacional que premia a las mejores páginas de Internet.
-Grupo Salinas es copatrocinador del foro “Leyes, justicia y seguridad pública:
retos para México y sus vecinos”, en la Universidad de Georgetown.
-El Gobierno del Estado de Chiapas reconoce la labor filantrópica de Grupo
Salinas, a través del otorgamiento de la Medalla ‘Fray Matías de Córdova’ a
Ricardo B. Salinas Pliego.
-Se difunde en diversas universidades de México y Estados Unidos la filosofía de
Grupo Salinas a través de conferencias dictadas por algunos de sus ejecutivos.
2011
-Ricardo Salinas brinda una magna conferencia a los jóvenes de la Universidad del
Valle de México Campus Coyoacán.
-Iniciativa México abre su convocatoria para 2011.
-Ricardo Salinas realiza una gira por Oaxaca, junto con el gobernador Gabino Cué.
Estuvo en contacto con comunidades indígenas y se firmaron acuerdos de
cooperación en materia de compromiso social.
- Grupo Salinas, a través de su Dirección de Relación con Inversionistas, participa
en el 9° Foro de Inversionistas que organiza la Asociación Mexicana de Relación
con Inversionistas.3
- 7 -
2012
-The Aspen Institute y Grupo Salinas, a través de Caminos de la libertad, organizan
el Foro “Libertad de Comunicar”.
-Ricardo Salinas presenta su proyecto para forjar líderes sociales: Kybernus
-Luis Niño de Rivera participa en el diálogo con el sector privado rumbo a la VI
cumbre de las Américas, organizado por la Organización de estados Americanos.
-En el marco de la VI Cumbre de las Américas, Ricardo Salinas participa en la
Cumbre Empresarial de las Américas, en la ciudad de Cartagena, Colombia.
Cuadro elaborado por el Tesista.
Lo antes citado nos sirve como un antecedente general del desarrollo de Grupo Elektra,
constituido con su independencia económica y mérito, considerando que la economía mexicana
se desarrolla dentro de un sistema capitalista dependiente.
A manera de referencia se comentará brevemente sobre la economía en México, en los
años 1940-1970.
A partir de 1940 México inicio una etapa llamada el milagro mexicano.Esta etapa se
caracterizó por un crecimiento sostenido y fue el cambio hacia la formación de una nación
moderna e industrializada, basado en el dinamismo del sector primario (producción de cultivos
como frijol, maíz en grano, mango, naranja, cebada en grano, aguacate, etc.; así como las
exportaciones agropecuarias y pesqueras). Esta política puede definirse como crecimiento sin
desarrollo, ya que el número de industrias del país aumentó, pero sin la base solida que es la libre
competencia, que le permitiera desarrollarse económicamente.
Los regímenes presidenciales de Manuel Ávila Camacho y Miguel Alemán Valdés
proporcionaron los medios para alentar el crecimiento económico, la consolidación del mercado
interno y la inserción de México en la economía mundial. La actividad industrial registró un
vigoroso crecimiento en la producción de energía eléctrica, petróleo en la industria manufacturera
y la construcción.
- 8 -
De 1956 a 1970 la economía mexicana gira ciento ochenta grados, creciendo hacia
adentro, vía la sustitución de importaciones; es decir, México debía producir lo que consumía.
La economía mexicana estuvo basada en el dinamismo del sector industrial, contrayendo la
estabilidad de precios, ajustándose a los problemas productivos y financieros por los que el país
estaba pasando.
Hasta 1970 el salario mínimo si era un buen indicador de la percepción real de un grupo
importante de la población y además era verdaderamente suficiente para comprar lo mínimo
indispensable.
Hoy, el indicador está visiblemente distorsionado por la inflación, pero de todas
manerasse continúa utilizando como punto de referenciay sirve para demostrar la manera en que
han perdido poder adquisitivo el grueso de las clases populares.
La inflación creció 661% por lo que la relación Salario Mínimo / inflación arroja un
crecimiento real del poder adquisitivo de la población de un 78%.
El crecimiento de la población es muy importante porque en un tiempo, se especulaba que
una extensión territorial tan grande, como la nuestra, requería de un elevado número de
pobladores. El gobierno se dio cuenta que en primer término, no éramos un país rico y que el
crecimiento desproporcionado de la población dificultaba brindarles, por una parte trabajo
decoroso y, por otra, todo tipo de servicios, desde educación, atención médica, comunicaciones,
electricidad, agua y vivienda. A partir de entonces, se ha buscado disminuir paulatinamente la
tasa de crecimiento poblacional a niveles más manejables y, por otro lado, aumentar las
expectativas de vida de la población mediante mejores servicios médicos, a través del Seguro
Social.3
Una vez analizado el cuadro anterior y lo antes citado, nos podemos dar cuenta que en el
periodo de 1940 a 1970 había un gran auge económico, lo que permitió al país tener un desarrollo
económico y una estabilidad para el sector industrial.
3 Economía. [en línea] México, 2010 [consultado 02 de diciembre de 2011]. Disponible en
[http://www.economia.com.mx/el_milagro_mexicano.htm].
- 9 -
1.2MarcoJurídico
Como una compañía primordialmente dedicada a ofrecer servicios comerciales y financieros
al menudeo, Elektra está sujeta a una serie de requisitos legales de consumo y financieros
conforme a la ley mexicana y de los países donde tiene operaciones; así mismo para el resguardo
de la documentación que día a día se genera y en un futuro puede ser histórica, es indispensable
apoyarse de una normatividad.
Dentro de los principales ordenamientos legales que afectan a la Compañía y sus
subsidiarias por el ofrecimiento de sus principales productos y servicios en el territorio nacional
y conservación de documentos, encontramos los siguientes:
-Ley General de Sociedades Mercantiles
Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 4 de agosto de 1934
TEXTO VIGENTE
Última reforma publicada DOF 02-06-2009.
Capítulo V
De la Sociedad Anónima
Artículo 87.-Sociedad Anónima es la que existe bajo una denominación y se compone
exclusivamente de socios cuya obligación se limita al pago de sus acciones.
Artículo 88.-La denominación se formará libremente, pero será distinta de la de cualquiera otra
sociedad y al emplearse irá siempre seguida de las palabras “Sociedad Anónima” o de sus
abreviaturas “S.A.”4
-Ley del Impuesto sobre la Renta
Nueva ley publicada en el Diario Oficial de la Federación el 1° de enero de 2002
TEXTO VIGENTE
Última reforma publicada DOF 31-12-20105
-Ley de Impuesto Empresarial a Tasa Única
TEXTO VIGENTE
Nueva ley publicada en el Diario Oficial de la Federación el 1° de octubre de 20076
4 Ley General de Sociedades Mercantiles de la Sociedad Anónima, México, D.F., DOF Junio 2009, p. 12-13.
5 Ley del Impuesto sobre la Renta, artículos del 1-48, México, D.F., DOF Diciembre 2010, 347p.
- 10 -
-Código Fiscal de la Federación
Nuevo Código publicado en el Diario Oficial de la Federación el 31 de diciembre de 1981
TEXTO VIGENTE
Última reforma publicada DOF 10-05-20117
-Ley del Impuesto al Valor Agregado
Nueva Ley publicada en el Diario Oficial de la Federación el 29 de diciembre de 1978
TEXTO VIGENTE
Última reforma publicada DOF 07-12-20098
-Ley del Impuesto a los Depósitos en Efectivo
Nueva Ley publicada en el Diario Oficial de la Federación el 1º de octubre de 2007
TEXTO VIGENTE
Última reforma publicada DOF 07-12-20099
-Ley del Seguro Social
Nueva Ley publicada en el Diario Oficial de la Federación el 21 de diciembre de 1995
TEXTO VIGENTE
Última reforma publicada DOF 28-05-201210
-Ley Federal del Trabajo
Nueva Ley publicada en el Diario Oficial de la Federación el 1º de abril de 1970
TEXTO VIGENTE
Última reforma publicada DOF 09-04-201211
-Ley Federal de Archivos y otras normas jurídicas
Capítulo II
Del Registro Nacional de Archivos Históricos
Artículo 49. El Registro Nacional de Archivos Históricos es un instrumento catastral del Archivo
General de la Nación para registrar y difundir el patrimonio de la memoria documental del país
6 Ley de Impuesto Empresarial a Tasa Única, artículos del 1-11 y 18 hasta los transitorios, México, D.F., DOF
Octubre 2007, p.1-12 y 17-24.
7 Código Fiscal de la Federación, artículos 1-196 más los transitorios, México, D.F., DOF Mayo 2011, 233p.
8 Ley del Impuesto al Valor Agregado, artículos del 1-43 más los transitorios, México, D.F., DOF Diciembre 2009,
104p.
9 Ley del Impuesto a los Depósitos en Efectivo, artículos 1-13 más los transitorios, México, D.F., DOF Octubre
2007, 9p.
10 Ley del Seguro Social, artículos del 1-319 más los transitorios, México, D.F., DOF Mayo 2012, 127p.
11 Ley Federal del Trabajo, artículos 1-1010 más los transitorios, México, D.F., DOF Abril 2012, 228p.
- 11 -
resguardado en los archivos históricos del Poder Ejecutivo Federal, y de manera protestativa, de
otros archivos públicos y privados.12
1.3 Misión, visión y objetivos
A continuación, exponemos la misión, visión y objetivos de Grupo Elektra, los cuales están
orientados a satisfacer las necesidades de los clientes, siguiendo un conjunto de principios,
valores y formas de actuar, que distinguen al grupo, mejorando el poder adquisitivo y ser una
compañía líder en los servicios que proporciona.
1.3.1 Misión
La misión se divide en comercial y financiera, iniciaremos con la división
comercial que es la que se basa principalmente en el servicio al cliente por la compra de
mercancía en sus diversas tiendas.
División Comercial
Consiste en“proporcionar al mercado popular bienes y servicios que cumplan con
las promesas de nuestras marcas, manteniendo el incremento de nuestras utilidades.
Atender a nuestros clientes a través de tiendas especializadas y un servicio de excelencia
logrando que nos recomienden con familiares y amigos. Ser un equipo de trabajo
comprometido, en un ambiente laboral que favorezca su desarrollo humano y su
conciencia social y ecológica”.
División Financiera
El negocio financiero es parte fundamental de grupo Elektra, es por lo que se dice
“ser una agrupación financiera líder a través de ofrecer servicios financieros altamente
competitivos que nos permitan satisfacer en menor tiempo y costo las necesidades de
nuestros clientes.
- Desarrollar procesos innovadores y el uso de tecnología de punta para lograr mayor
eficiencia en todos los canales de atención al cliente.
12
Ley Federal de Archivos y otras normas jurídicas, Archivo General de la Nación, México 2012. P.45
- 12 -
- Generar el constante crecimiento y desarrollo de nuestro personal a través de un
mayor compromiso en la obtención de resultados y una excelente calidad de servicio.
- Lograr la maximización y la rentabilidad de nuestro capital para el sano crecimiento a
futuro. Contribuir decisivamente al desarrollo de una mayor oferta de servicios
financieros en México y América Latina”13
1.3.2 Visión
Al igual que la misión se divide en comercial y financiera, la visión va enfocada a
la atención y atracción de clientes, a través del servicio.
División Comercial
Su fuerza radica en“llevar progreso y bienestar a las familias de México y
Latinoamérica, proporcionándoles bienes de consumo y servicios financieros accesibles y
de calidad para forjar una relación duradera y de confianza que nos garantice su lealtad”.
División Financiera
Enfocada a “desarrollar productos y servicios financieros sencillos y accesibles
para mejorar el nivel de vida de nuestros clientes”.14
1.3.3 Objetivos
En grupo Elektra el trabajo debe estar orientado a cumplir objetivos concretos y
cada colaborador debe ser responsable de ellos, a través del compromiso por cumplir las
tareas a tiempo y con calidad, es por ello que el grupo enmarca los siguientes objetivos:
13
Grupo Salinas. [en línea] México, 2011 [consultado 08 de diciembre de 2011]. Disponible en
[https://portal.gruposalinas.com.mx].
14Grupo Salinas. [en línea] México, 2011 [consultado 08 de diciembre de 2011]. Disponible en
[https://portal.gruposalinas.com.mx].
- 13 -
Contar con una extensa, sofisticada y moderna red de distribución, productos y
servicios con tecnología de punta, así como agresivas campañas de
mercadotecnia.
Satisfacer de manera óptima las distintas necesidades de sus clientes.
Aplicar las políticas de difusión de manera regular y exponer expectativas
realistas sobre el desempeño futuro de la empresa, para lograr que los
inversionistas desarrollen y mantengan proyecciones aterrizadas sobre la
organización.
1.4 Estructura orgánica de Elektra
Todo tipo de instituciones tiene un sistema organizativo que se sintetiza en un
esquema, documento denominado organigrama, en el cual se especifican cada una de las
partes que integran a la empresa y sus jerarquías.
- 14 -
El organigrama que utiliza Grupo Elektra es de tipo jerárquico descendiente.
Con lo que respecta a la estructura orgánica del Grupo, únicamente mencionaremos,
en forma de referencia, algunos datos de la dirección de Contraloría Financiera Comercio que
es de donde se desprende el Archivo de Contabilidad Elektra.
PRESIDENCIA
DIRECCION GENERAL GRUPO
ELEKTRA Y BANCO AZTECA
CONSEJERO DELEGADO DE
ELEKTRA
DIRECCION GENERAL DE FINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN
DIRECCION GENERAL DE PRODUCTO
DIRECCION GENERAL DE
SISTEMAS
Dirección de Contraloría Comercio
Canal Producto
Gastos
Servicios Financieros
ARCHIVO DE CONTABILIDAD DE
ELEKTRA
Italika
Negocios Centrales
Secretaria
- 15 -
1.5 Dirección de Contraloría Comercio
La Dirección de Contraloría es la responsable de recibir toda la documentación que se
genera por concepto de comprobaciones de anticipos, de gastos, por pago de honorarios y
facturación por compras. Es por ello la necesidad de contar con un archivo que le permita
controlar y conservar la documentación.
La Dirección de Contraloría tiene como objetivos:
1. Realizar la conciliación y amarre semanal de los depósitos hechos por Banco Azteca por
la operación en sucursales.
2. Revisar la salida productiva en el Sistema de Sap-Retail de todas las operaciones faltantes
por movimientos de inventarios.
3. Revisión y aclaración por los administradores y los contadores de las principales
variaciones de todos los gastos generados por los despachos y las Unidades de negocio,
para efectos de corregir y cargar los gastos en la contabilidad y el contanet.
4. Automatización y sistematización de todas las operaciones de costeo de mercancía y
mercancía de importación.
5. Registrar todas las transacciones de servicios financieros en la contabilidad, de acuerdo a
las cifras proporcionadas por cada unidad de negocio.
6. Automatización y sistematización de la contabilidad y reportes operativos de los Negocios
centrales.
1.6 El Archivo de Contabilidad de Elektra
El Archivo de concentración de Elektra mejor conocido por los empleados como
archivo de contabilidad es conocido así porque está integrado por la documentación contable
- 16 -
que se genera en las diversas áreas administrativas y que es transferida para su resguardo.
Como se observa en el organigrama, depende de la Dirección de Contraloría financiera.
El fondo documental está conformado por documentación de las siguientes áreas
administrativas:
I. Presidencia
De acurdo a sus funciones generan diversa documentación, pero la información que
envían al Archivo son los recibos de honorarios, comprobaciones de gastos y estados
financieros.
II. Dirección de Contraloría Financiera Comercio
Gerencia de Canal producto
Gerencia de Gastos
Gerencia de Servicios Financieros
Gerencia de Itálika
Gerencia de Negocios Centrales
La Dirección de Contraloría a través de sus Gerencias, generan documentación por
concepto de estados financieros, balances, comprobaciones de gastos, facturas
internas, movimientos financieros por compra y venta de mercancía, informes
contables, estados de cuenta.
III. Tesorería
El área de Tesorería es la responsable de recibir toda la documentación de los
proveedores para su pago: facturas, notas de crédito, notas de cargo, recibos de
honorarios, comprobaciones de gastos, la cual una vez realizado el trámite de pago es
enviada al Archivo.
IV. Corporativo México
Cuando hablamos de Corporativo México, nos referimos a las áreas que se
encuentran ubicadas físicamente en las oficinas centrales del Grupo.La
- 17 -
documentación que envían al Archivo es la relacionada con las comprobaciones de
gastos, recibos de honorarios y comprobaciones de anticipos.
V. Comercios Superneto
Envía al Archivo toda la documentación contable que genera por concepto de
adquisición de mercancía (facturas) y comprobaciones de gastos.
VI. Grupo Elektra
Controla la documentación que se genera por adquisición de mobiliario y equipo
para las diversas áreas del grupo, la cual es enviada al Archivo una vez que concluye
su trámite.
VII. Logística Internacional
Es la encargada de resguardar toda la documentación que se genera por la compra de
mercancía a otros países (importaciones), incluyendo la revisión de las aduanas, una
vez que concluye su trámite es enviada al Archivo.
VIII. Oficinas regionales (plazas) ubicadas en distintos puntos de la República
Mexicana
Cada una de las plazas genera documentos referentes a comprobaciones de gastos
por concepto de hospedaje, transporte, alimentos, gasolina, pago de casetas y
estacionamientos, ya que el personal de dichas plazas es la responsable de supervisar
a las tiendas que se encuentran en los distintos puntos de la República Mexicana, la
documentación para su control por futuras revisiones de auditoría es enviada al
Archivo.
IX. Tiendas Elektra
Generan documentación por concepto de gastos en tienda, por compra de agua,
artículos de papelería, pago personal de limpieza, transporte, gasolina, casetas y
mensajería, es la documentación que envían al Archivo para su resguardo.
- 18 -
CAPITULO 2
EL ARCHIVO DE CONCENTRACION
2.1 El archivo de concentración
Como se sabe, el origen del archivo de concentración radica en la necesidad de que se
conserve documentos y/o expedientes cuyo uso deja de ser cotidiano encontrándose en su fase
semiactiva. El tratamiento de documentos semiactivos consiste, dice Couture, en el
“establecimiento de normas precisas que rijan la transferencia de estos, de los locales
administrativos a los previstos para tal fin, así como para la clasificación, recuperación y
conservación de estos documentos”.15
2.1.1 Concepto
Para establecer el concepto, analizaremos los siguientes términos tomados de
diferentes autores con la finalidad de ver el significado que cada uno de ellos le da y en
qué radican sus diferencias.
Como primer término se consultó el Diccionario de TerminologíaArchivística, el
cual plantea que “dentro del ciclo vital del documento, es el que coordina y controla el
funcionamiento de los distintos archivos de gestión y reúne los documentos transferidos
por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante, En
15
COUTURE, Carol. Los archivos del siglo XX. Trad. Nora SettelsSandahl. México, AGN, 1988, p.132-133 (Clásicos
modernos de la Archivonomía)
- 19 -
virtud de la normatividad vigente, con carácter general y salvo excepciones, no pueden
custodiar documentos que superen los treinta años de antigüedad”16
Para Cruz Mundet, “desde que los documentos pierden su utilidad administrativa
inmediata hasta que son conservados definitivamente, pasan por una edad intermedia en la que
son objetos de tratamientos diversos. En primer lugar son transferidos desde las oficinas de los
organismos creadores al archivo intermedio, donde permanecen un tiempo, por término medio
hasta los 30 años durante el cual son sometidos a valoración y selección, es decir se decide
cuales van a alcanzar la categoría de históricos y de conservación permanente y cuáles van a
ser destruidos”17
Antonia Heredia lo define como “archivo administrativo, en su mayoría formando
parte de fondos, en ocasiones colecciones o secciones facticias. Su origen está en una
institución que produce los testimonios de gestión. En este caso archivo y fondo se
identifican.Existen, dos teorías, una que mantiene que este nace en el momento mismo en que
los documentos son producidos en la oficina o en la dependencia, otra por el contrario que
sostiene que el archivo nace cuando los documentos, pierden el interés para la institución
productora, han sido seleccionados para la conservación permanente y han adquirido madurez
archivística”18
Benjamín Cortés, establece que “son archivos semipasivos que dan servicio a
todas las áreas de una institución recibiendo de todas ellas y/o de los archivos de transferencia
la documentación correspondiente, proporcionándoles servicio de préstamo y consulta. Deben
16
DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA. Madrid: Ministerio y Cultura, Dirección de Archivos
Estatales, 1980, p.21
17CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Madrid, España: Pirámide, 1994, p.181
18HEREDIA HERRERA, Antonia, Archivística General Teoría y práctica. 5ª. Ed. Sevilla, España. Diputación
Provincial de Sevilla, 1991, p.98-99
- 20 -
ser las unidades donde se ejerza la depuración secundaria cumpliendo con las normas
establecidas”19
Los archivos de concentración para Schellenberg “son aquellos registros de
cualquier institución pública o privada que hayan sido considerados ameritar su preservación
permanente con fines de investigación o para referencia y que han sido depositados o
escogidos para guardarse en una institución archivística”20
Finalmente, Vicenta Cortés nos dice que es “el conjunto de documentos acumulados
en un proceso natural por una persona o institución, pública o privada, en el transcurso de la
gestión de asuntos de cualquier índole, los producidos y recibidos, de cualquier fecha, los
cuales se conservan y custodian para servir de referencia, como testimonio e información, por
las personas responsables de tales asuntos”21
Con base a las definiciones anteriores, se puede establecer que el archivo de
concentración es la unidad responsable de administrar la documentación que tiene carácter de
semiactiva (sea cual sea el soporte) y que ha sido transferida por las áreas productoras para su
guarda precaucional y consulta, ahí se conservará hasta que concluya su ciclo de vida, para
proceder a su eliminación parcial o total de acuerdo a la normatividad establecida y/o a la tabla
de vigencias, o en su caso, transferirla al archivo histórico. Como se observa, todos los autores
coinciden en que el archivo de concentración está formado por un conjunto de documentos
debidamente organizados y clasificados de acuerdo al asunto, materia o características y sirven
como soporte para la toma de decisiones de las áreas productoras.
19
CORTES LOZANO, Benjamín. Normas para el registro de acervos en los archivos de concentración en
normatividad archivística. México, Archivo General de la Nación, 1996. P.60-61
20 SCHELLEMBERG, Theodore. Archivos Modernos: principios y Técnicas, México, Archivo General de la
Nación 1999. P.43
21 CORTÉS ALONSO, Vicenta. Manual de Archivos Municipales. Madrid, 1989. P.31
- 21 -
2.1.2 Estructura orgánica
Para presentar un modelo de estructura orgánica para el archivo de concentración
se tomó como ejemplo el organigrama que el Archivo General de la Nación, en el manual
número cinco de la unidad y subunidades que integran el archivo, es de suma importancia que
todo archivo cuente con un organigrama para representar la división del trabajo dentro de toda
institución pública o privada, lo que permite alcanzar el logro de los objetivos.
Fuente: AGN22
2.1.3 Funciones
A continuación se muestra y explica las actividades que le corresponde realizar a
la unidad y subunidades del archivo de concentración de acuerdo a lo que marca el Manual
número cinco:
Jefatura de Archivo de Concentración
Planear, organizar, coordinar y supervisarlas actividades de las áreas que integran
la Unidad, promoviendo el adecuado cumplimiento de las actividades
encomendadas, así como la correcta, selección, valoración, organización y
difusión de la documentación semiactiva de la Dependencia, dentro del marco del
Sistema Red de Archivos institucional.
22
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Organización de los Sistemas Red de Archivos. 1986. P.38
Jefatura de Archivo de Concentración
Subunidad de Recepción y Disposición Documental
Subunidad de Archivación y
Préstamo
Subunidad de Depuración
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Administrar eficiente y racionalmente los recursos humanos y materiales
existentes en la Unidad, vigilando la adecuada aplicación y operación de los
mismos, y promoviendo en su caso las medidas necesarias para la adquisición y
desarrollo de dichos recursos, de acuerdo con las necesidades de la propia Unidad,
según las disposiciones que al efecto establezcan las instancias pertinentes de la
Dependencia.
Cumplir y hacer cumplir dentro del ámbito de la dependencia las normas técnicas
y jurídico-reglamentarias vigentes en la Institución respecto a la transferencia,
concentración y depuración de los documentos, vigilando la correcta valoración de
los expedientes prescriptos, y la baja parcial o definitiva adecuada y oportuna de
los materiales que así lo ameriten.
Coadyuvar con la Unidad Central de Administración de Documentos de la
Dependencia en el análisis y resolución de los requerimientos existentes dentro de
la institución respecto al manejo de la documentación semiactiva de las
representaciones de las dependencias en el interior de la República, promoviendo
la creación de las delegaciones regionales necesarias de la Unidad de Archivo de
Concentración, coordinando las actividades de las delegaciones de la Unidad para
garantizar una atención adecuada de las demandas de las Unidades Regionales de
Correspondencia y archivo de la institución en esta materia.
La unidad de archivo de concentración deberá presentar ante las autoridades
competentes de la dependencia un informe de las necesidades y expectativas
vigentes en la institución, en materia de normatividad y desarrollo documentario,
induciendo la normalización de los mecanismos e instrumentos de disposición
documental, de acuerdo con lo que al respecto establezca la jefatura de la unidad
central de administración de documentos de dicha dependencia.
Presentar los informes que sean requeridos por la jefatura de la unidad central de
administración de documentos o por otras instancias pertinentes de la institución
- 23 -
respecto al desarrollo de las actividades y el cumplimiento de los programas de la
unidad de archivo de concentración.23
Todo archivo de concentración, al igual que cualquier área de toda institución
pública y/o privada, es necesario que cuente con un jefe o líder el cual debe contar con
suficiente experiencia para sopesar los pros y los contras de cualquier situación. Es
responsable de fijar objetivos realistas y alcanzables y saber definir los desafíos y los
problemas prácticos que hay que afrontar, tiene que ser un ejemplo a seguir en lo que a la
puntualidad se refiere, incremento de la productividad y calidad del desarrollo de las
actividades y, sobre todo tiene que saber escuchar a cada uno de los integrantes del equipo lo
que le permitirá saber las inquietudes y propuestas para realizar los trabajos encomendados.
Subunidad de Recepción y Disposición Documental
Recibir de las unidades documentales en trámite de las dependencias los
expedientes cuya etapa activa ha concluido, cerciorándose de que la
transferencia de tales materias se efectúe de acuerdo con las normas
establecidas al respecto, en particular dentro del Catálogo de Disposición
Documental de la Institución y, que los expedientes recibidos sean rápida y
adecuadamente integrados al archivo de la Unidad.
Mantener ordenado y actualizado el registro de caducidades de los expedientes
ingresados a la unidad, promoviendo y vigilando el retiro sistemático de la
documentación cuyo plazo de conservación precaucional haya concluido, de
acuerdo con lo estipulado en el Catálogo de Disposición Documental de la
Dependencia.
Asesorar a los usuarios que así lo quieren respecto a los lineamientos y
técnicas de disposición documental vigentes en la institución, coadyuvando en
la definición y aplicación sistemáticas de tales mecanismos dentro de las
unidades archivísticas de la dependencia.
Subunidad de Archivación y Préstamo
23
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Op. cit., p. 39
- 24 -
Integrar y mantener en constante orden la documentación del archivo,
elaborando y conservando los registros necesarios para identificar los
expedientes existentes dentro del acervo, así como facilitar su localización.
Efectuar los movimientos que resulten necesarios para evitar
congestionamientos dentro del acervo, retirando correcta y oportunamente del
archivo los materiales que deben someterse a depuración pero que no se tengan
duplicados de los expedientes y se evite la explosión documental.
Facilitar en préstamo los expedientes que obran en el archivo, a los servidores
públicos autorizados para consultarlos, estableciendo y haciendo efectivos los
elementos necesarios para garantizar el absoluto control y recuperación
institucionales de la documentación, de acuerdo a las disposiciones técnicas y
jurídicas de las dependencias.
Subunidad de Depuración
Analizar cuidadosamente la documentación cuyos valores primarios hayan
prescrito y, determinar el tratamiento que corresponda a la misma de acuerdo
con las normas establecidas al respecto.
Aplicar eficazmente las técnicas existentes para la correcta evaluación y
selección documental, en la perspectiva de distinguir y tratar correctamente la
documentación con valor a histórico que haya sido generado por la
dependencia.
Determinar el destino final de la documentación depurada, observando lo
previsto en el Catálogo de Disposición Documental de la Dependencia, o
estableciendo los controles necesarios para garantizar, según el caso, la
correcta baja, transferencia al archivo histórico.
De igual forma que existe una jefatura, es importante el que haya áreas responsables
del desarrollo de las actividades, lo que permitirá tener el control exacto de cada uno de
los procesos que se realizan en el archivo, ello facilitará la asignación de tareas a cumplir
y alcanzar los objetivos trazados e integrar el informe laboral exacto.
- 25 -
Cabe mencionar que en las normas de la administración de documentos, menciona que
la unidad de archivo de concentración debe estar representada por un Comité Interno,
dicho comité no existe en la mayoría de los archivos y, varias de las dependencias y/o
instituciones ni siquiera existe un archivo de concentración lo que impide tener un control
y resguardo de la documentación que generan.
2.1.4 Instrumentos de Control
La descripción es parte de la tarea de la archivística que engloba las diversas
actividades desplegadas por el archivista para elaborar los instrumentos que faciliten el
acceso a los fondos documentales.
Los instrumentos de control deben revelar el contenido y el carácter de los documentos
para facilitar su localización, dichos instrumentos se utilizan una vez que ha sido descrita
la documentación, y está en condiciones de ponerse a disposición de los usuarios, entre
los instrumentos de control tenemos:
Inventario.- Relación de expedientes de asuntos terminados controlados con
series numéricas progresiva que concentran las unidades administrativas al archivo
central de la dependencia, existen dos tipos de inventario:
-Somero, comprende los elementos mínimos, los del área de mención de identidad,
es de uso interno para controlar la existencia de los documentos y/o expedientes en
el archivo.
-Analítico, describe los fondos documentales con mayor profundidad al descender
hasta los expedientes, ofrece información suficiente para localizar la
documentación en el periodo y ubicación física.24
Catálogo.- es la enunciación y descripción metódica, en un orden determinado, de
los documentos que integran un archivo.
Los catálogos constituyen registros y son instrumentos indispensables para
localización rápida de los expedientes y/o documentos, forman un inventario.
24
CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Madrid, España: Pirámide, 1994. P.277
- 26 -
Antes de proceder a la catalogación de un expediente es obligatorio ordenar los
documentos siguiendo la lógica de su tramitación, el catálogo se utiliza
especialmente para la descripción de documentos como los gráficos, dibujos,
litográficos, fotografías, videos, cintas, películas, etc.25
Indización.- Tiene como misión sintetizar y representar el contenido de los
documentos, como su nombre lo dice es la relación de asuntos que contiene un
expediente.
Se usa para facilitar la consulta de expedientes globales, acuerdos, decretos, etc.
La indización comprende tres etapas:
a) Examen del documento y determinación de su contenido.
b) Identificación y selección de los conceptos principales, extraídos del
documento.
c) Selección de términos de indización que expresen los conceptos de los
documentos.26
Guías.- Proporcionan información sobre todos o parte de los fondos del archivo,
describen globalmente las grandes agrupaciones documentales, pueden ser
sumarias o descriptivas, en función de la amplitud con que se describan los
fondos.27
Como se puede ver en lo antes citado, es necesario que todo archivo cuente con instrumentos
de recuperación de la información, ya que es el control de lo existente, lo que facilita el acceso a
los documentos y/o expedientes. Los instrumentos pueden ser manuales o electrónicos, lo que
importa es que existan.
25
CRUZ MUNDET, Op. Cít. Ibídem P.283
26
CRUZ MUNDET, Op. Cít. Ibídem P.291
27 CRUZ MUNDET, Op. Cít. Ibídem P. 273
- 27 -
2.2 Principios de Organización documental
Para poder hablar de este tema es necesario hacer una reflexión del cómo se crea un
archivo ya que este tiene una razón de ser, el cual justifica la conservación, tratamiento y
valorización de los documentos, en este caso hablamos de un archivo de concentración, se
va formando con aquella documentación semiactiva que es enviada por las áreas de una
Institución, para poder controlar los acervos documentales, a parte de todos los métodos e
instrumentos de recuperación de la información en que nos apoyamos, es necesario
basarse en los principios de organización, que son los que nos van a garantizar el orden y
funcionalidad del acervo, a continuación mencionaremos los 4 principios que nos marca
la “Ley de Archivos del Distrito Federal”28
:
I. Principio de orden original: Consiste en mantener los documentos de cada
fondo documental en el orden que les fue dado de origen.
II. Principio de procedencia: Consiste en respetar la procedencia institucional
productora de los fondos documentales. Los documentos de archivos
procedentes de un ente público deberán mantenerse agrupados sin mezclarse con
otros, respetando su organización y atribuciones.
III. Principio de integridad: Es responsabilidad de cada ente público, mantener
organizados los documentos para su fácil localización, consulta y reproducción,
haciendo uso de técnicas y métodos para la sistematización de la información,
así como el uso de nuevas tecnologías aplicables en la administración de
documentos.
IV. Principio de preservación: Consiste en la responsabilidad de cada ente público,
a mantener en perfecto estado de conservación los documentos que por
disposición de esta ley, le han sido encomendados o le ha sido permitido el
acceso a los mismos, procurando en todo momento evitar su destrucción,
deterioro o alteración.
28
Ley de Archivos del Distrito Federal. Título primero. Capítulo I, Artículo 5, 2008, p.22
- 28 -
En síntesis los principios de organización, permiten al archivista considerar que
son aplicables a todos los grupos documentales, facilitando su ordenación y asignación de
un lugar específico, para la administración y recuperación de la información.
2.3 Valoración
En el campo de los archivos el volumen documental como resultado de la gestión
está generando uno de los principales problemas con que ha de enfrentarse el archivista de
hoy. Volumen documental nacido en ese aumento de gestión, pero incrementado
sensiblemente por la multiplicación innecesaria resultado de las excesivas e incontroladas
reproducciones de la documentación original. Este volumen material y físico viene a
sumarse a la multiplicación de la información por diferentes vías que ha dado en llamarse
*explosión informativa*29
.
El volumen documental crea necesidades de contar con espacios para su
almacenamiento y de personal calificado para su organización y descripción. Estos hechos
plantean actualmente la práctica habitual de una eliminación responsable de la
documentación, para poder llevar a cabo este proceso es necesaria una selección y
evaluación de los documentos, como nos dice Manuel Vázquez que “la valoración de los
documentos y de su información, en el umbral de la eliminación es algo que hay que
llevar responsablemente y con perspectivas de futuro”30
2.3.1 Definición
Para establecer un concepto, es necesario analizar las siguientes definiciones,
tomadas de diversos autores:
29
HEREDIA HERRERA, Antonia Op. Cit., p. 193-194
30 VAZQUEZ MURILLO, Manuel. Manual de Selección Documental. Carmona, Sevilla, 1992, p.42.
- 29 -
La terminología archivística define la valoración como “fase del tratamiento
archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de
las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o
eliminación total o parcial”31
Para Schellenberg “la valoración es la fase del proceso del expurgo destinada a
descubrir, apreciar, los valores inherentes a los documentos y su gradación. La valoración
debe hacerse sobre la base de un conocimiento general de toda la documentación de una
entidad, no sobre una base parcial”32
La valoración para Leticia Rivera “es ante todo un proceso de análisis de la
información desde diferentes ópticas y que a partir de los resultados de dicho análisis se
establecen entre otras cosas, criterios de disposición, plazos de vigencia y sugerencias de
reproducción”33
Como su nombre lo indica y podemos observar en las definiciones anteriores, la
valoración es un proceso de análisis por medio del cual se identifican y precisan el uso o
usos a que puede estar sujeta la documentación, en el que se podrá apreciar los valores de
los documentos, así como la fijación de los tiempos de guarda y destino final. El
establecer criterios de conservación de los documentos nos ayudará para analizar y
conservar de acuerdo a sus valores, aquellos que nos servirán de soporte para la
investigación en un futuro del desarrollo y comportamiento en sus etapas de vida de toda
institución pública y/o privada, por lo que la valoración implica un trabajo cuidadoso y no
un fácil proceso como lo quieren ver las personas que no tienen vivencia física con los
documentos.
31
Hacia una terminología archivística, Ministerio de Educación y Cultura
de España, Archivos Estatales, y el Archivo General de la Nación de Colombia, 1997,p. 126.
32 SCHELLENBERG, Op. Cit. P. 170.
33 RIVERA CABRIELES, Leticia. Sistemas de clasificación y valoración documental. P.34. Citado: en AGN,
Lineamientos Generales para el establecimiento de Registro Central de Disposición Documental, 1986. P.25.
- 30 -
2.3.2 Importancia
Los documentos que genera toda institución son producto de su gestión
administrativa, la importancia de la valoración documental radica en los criterios o
lineamientos de que conservar y que eliminar. Ya que es a partir de la valoración que se
determina la importancia y utilidad de la documentación, tanto para la entidad productora
como para la investigación; y por otro lado permite optimizar los recursos destinados a los
archivos.
Para realizar la valoración debe existir una comisión dictaminadora de depuración
de documentos formada por un representante de la entidad que generó la documentación,
administradores, investigadores y archivistas. Al estar presente dicha comisión, se podría
decir que se tendrían los resultados esperados en la selección de los documentos
conservables y a eliminar.
Hay que considerar que para llevar a cabo la valoración documental en las
dependencias públicas hay que tomar en cuenta las normas y reglamentos existentes para
tal efecto. Por el contrario en la empresa privada no existe una normatividad uniforme y
es a consideración de los directivos.
Al realizar la valoración documental se obtienen ciertas ventajas, como:
“Existe un tiempo determinado para la guarda de los documentos.
No se emplean recursos para la guarda de los documentos, que no sean necesarios
guardar.
Ahorro de dinero en la renta de locales costosos.
Ahorro de espacio, dejándolo libre para documentos de importancia.
Agilidad en el tiempo de búsqueda de la información.
No se deja a criterios subjetivos la depuración de los archivos.
- 31 -
Permite un crecimiento planificado”34
En conclusión, podemos decir que la valoración de documentos nos va a permitir ver
realmente que eliminar y como los vamos a eliminar, lo que nos permitirá actuar con
conciencia de conocimientos sobre que guardar y que destruir.
2.3.3 Tipos de valores
Para determinar el valor de los documentos es necesario realizar una selección, en la que
se analicen los valores de los documentos: primarios y secundarios, veámoslos a
continuación.
2.3.3.1 Valores primarios
El valor primario es el que tienen los documentos mientras se hallan en las fases activa y
semiactiva de su ciclo vital, es decir, mientras interesa a la entidad productora, como instrumento
y referencia para el desarrollo de la gestión Institucional, se puede decir que es aquel que va unido
a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido.
“En la práctica archivística, hay países en los que no existe el archivo histórico, por cuanto
el archivo intermedio o general ejerce las funciones del primero. Para los interesados o usuarios
cabe definir valor inmediato o primario: es el que tienen los documentos mientras sirven a la
institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los
involucrados en el tema o asunto”.35
A continuación se representarán los valores primarios en unatabla de acuerdo a la división
que se hace en la literatura archivística:
34
ESCALONA RIOS, Javier. Valoración documental: guía de auto aprendizaje. 2003. P.12-13
35 VAZQUEZ MURILLO, Manuel. Op. cít. p.55
- 32 -
VALORES DOCUMENTALES PRIMARIOS
ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL
Actividades rutinarias
documentales de la
institución.
Registros de trámites
jurídicos
Registros de relaciones con
Hacienda.
Oficios Administrativos:
personal, oficinas;
memorándum; trámites
relacionados con: proyectos,
planes, presupuestos,
contabilidad.
Propiedad, laborales,
escrituras, bienes, leyes,
decretos, acuerdos.
Impuestos, ventas, finanzas,
contabilidad, estados
financieros, fondos
fiduciarios, créditos
hipotecarios, manifestación
de bienes.
Valor Administrativo: Es aquel que se relaciona con el documento producido y recibido
que responde a los procesos administrativos de la entidad, tendrá valor mientras sea de
consulta; vigente para sustentar el derecho y la obligación de la actividad administrativa
hasta que se produzca un nuevo documento.
Valor Legal: Es aquel documento que sustente un derecho para el Estado o la persona.
Sirve como testimonio ante la ley. Es un documento dispositivo producido por el Estado o
un escribano que afecta el orden general. Algunos documentos que pueden prescribir por
un término o cambio de ley.
Valor Fiscal: es aquel documento donde se informa y justifica el desarrollo de gastos y los
de carácter tributario. Dejan de tener vigencia legal una vez de haberse examinado por un
tribunal de cuentas (auditoría) o haber caducado por una normativa (ley o reglamento).
Para establecer los plazos de guarda precaucional en el archivo de concentración y cuya
vigencia estará fijada por la normatividad interna de la Institución o por las leyes; se fijan tres
tipos de vigencia:
Vigencia administrativa: Es el tiempo que debe conservarse la documentación de acuerdo
a su uso o consulta.
- 33 -
Vigencia legal: Se establece cuando existe un mandato jurídico.
Vigencia contable – fiscal: queda establecida por la legislación, “regulada en México en
la norma del Archivo Contable Gubernamental”36
Con lo antes citado se puede concluir que la valoración primaria consiste en analizar
cuidadosamente cada uno de los documentos para poder así determinar el tiempo de conservación
en el archivo de concentración.
2.3.3.2 Valores secundarios
Son los que adquieren los documentos una vez que pierden sus valores primarios y tienen
utilidad histórica y social, porque la información que contienen es relevante para la sociedad por
ser testimonio del origen, desarrollo y evolución de un acontecimiento y sirve como fuente para
futuras investigaciones.37
Según el diccionario de terminología: valor que tiene un documento (serie o grupo) para
la investigación o la historia, una vez agotado el interés que presentaba para la unidad productora.
Este valor caracteriza la utilidad social que contiene la información con fines de investigación y
consulta pública.38
La división que se hace de los valores secundarios, se esquematizan en la siguiente tabla:
36
ESCALONA RIOS, Javier. Op. cít. P.36
37 Parra Betancourt, Margarita “Valoración de los Documentos” I [en línea] México, 2008 [consultado el 18 de
marzo de 2012]. Disponible en
[http://bagn.academiahistoria.org.do/boletines/boletin120/BAGN_2008_No_120-03.pdf].
38 Hacia una terminología archivística, Op. cít. P.126
- 34 -
VALORES DOCUMENTALES SECUNDARIOS
evidencial testimonial informativo
Revelan origen,
organización y desarrollo de
los organismos públicos.
Testimonian la evolución y
cambios más trascendentes
que, desde el punto de vista
legal, sufre la institución.
Revelan fenómenos sociales
y/o institucionales.
Cambios institucionales
orgánicos, normas de
trabajo, funcionamiento de
oficinas. Documentos sobre
economía, política interna,
investigación científica,
estadística, programas,
registros, etc.
Directrices, políticas,
programas, proyectos, entre
otros.
Expedientes de
funcionarios, organigramas,
correspondencia relevante,
decisiones, acuerdos legales
y operativos del organismo,
reglamentos internos, etc.
Cuadro elaborado por el Tesista.
Valor evidencial: Documento que da una prueba de carácter legal o administrativo para un
reclamo de parte del ciudadano o el gobierno.
Valor testimonial: Manifiesto de una acción tomada por un cuerpo directivo u oficial de la
entidad productora. Sirve para comprobar la decisión dispositiva o constancia en un
asunto tratado.39
Valor informativo: Aquel que da cuenta de los fenómenos sociales o institucionales. Sirve
de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad administrativa.
Contiene información sobre personas, lugares y temas diferentes a las acciones de un
organismo.40
39
Ibídem. P. 126
40 PARRA BETANCOURT, Margarita. Op. Cít. P.9.
- 35 -
Schellenberg menciona tres pruebas de los valores informativos:
Exclusividad: significa que la información que se encuentra en esos documentos en
particular no está en otras fuentes documentales tan completa ni en forma de ese modo
disponible.
Forma: grado en que se encuentra concentrada la información y a la condición física de
los papeles públicos.
Importancia: preservar documentación con información que interese al gobierno y
posteriormente a los investigadores.41
En síntesis podríamos decir que realizar la valoración secundaria implica vislumbrar el
uso futuro de los documentos, como investigaciones, estudios, estadísticas y evidencias de
acontecimientos.
Además de descubrir las características que los hacen trascender, en cuanto a lugares,
sucesos o personas. La responsabilidad de realizar una valoración secundaria es muy grande, por
lo que hay que hacerla con apego a la normatividad existente y a la aprobación de las áreas
generadoras.
2.4 Ciclo Vital del Documento
Para administrar documentos, es necesario reconocer que tienen un ciclo de vida, que se
inicia cuando son producidos y utilizados en el curso de alguna gestión para el desahogo de algún
trámite y que poco a poco va concluyendo. De ahí que se requiera de una adecuada
administración que permita tener un control, para que esto suceda tendrá que seguirse como
modelo el ciclo vital del documento.
“Wyffels, en 1972, planteó su teoría de las tres edades de los documentos que darían lugar
a diferentes categorías de archivos. Dicha teoría está en relación con la idea y realidad de que los
41
SCHELLENBERG, T.R. Archivos modernos: principios y técnicas. Op. Cít. P. 219-224.
- 36 -
documentos no son algo muerto o inactivo sino que tienen una vida propia. Este ciclo vital, como
otros, contempla después del nacimiento, el crecimiento, el decrecimiento y la muerte”.42
Veamos a continuación en el siguiente esquema, las fases o etapas documentales con los tipos de
archivos.
Cuadro elaborado por el Tesista.
Para tener una visión más amplia del esquema anterior, se definirá a continuación
cada una de las fases del documento:
42
HEREDIA HERRERA, Antonia Op. Cit., p. 173
FASE: ACTIVA SEMIACTIVA INACTIVA
TRANSFERENCIA PRIMARIA
TRANSFERENCIA
SECUNDARIA
VALOR PRIMARIO VALOR SECUNDARIO
Ciclo Vital del Documento
ARCHIVO DE
TRÁMITE
ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
ARCHIVO
HISTORICO
ELIMINACIÓN
- 37 -
FASE ACTIVA: “Es de circulación y de tramitación por los canales y cauces normales en
busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado. La documentación forma
parte de los archivos sectoriales, corrientes o de gestión. Está cerca del funcionario
responsable de su tramitación, en su mesa, en archivadores, en armarios al alcance de su
mano para su manejo frecuente.”43
Esta fase se refiere al periodo que va desde el momento en que el documento es
generado o recibido para cumplir con ciertos fines administrativos, hasta que en forma de
expediente propicia la conclusión de los trámites del asunto. Además de que se caracteriza
porque el documento está en constante consulta y se encuentra en el archivo de trámite.
FASE SEMIACTIVA: Se inicia cuando los documentos han concluido sus trámites formales
por los cuales fueron generados, pero que en forma preventiva de los derechos y
obligaciones legales, deben fijar su conservación por cierto tiempo y en forma precaucional.
Heredia dice “esta fase corresponde a una archivación intermedia en la que poco a
poco va decreciendo el valor primario de los documentos, desarrollándose el valor
secundario.”44
En esta fase la documentación se encuentra en los archivos de concentración y
siguen siendo objeto de consulta pero no con la frecuencia del archivo de trámite.
FASE INACTIVA: Es la tercer etapa del documento y puede asumir un valor permanente, el
cual pasará a formar parte del archivo histórico en el que será consultado con fines de
investigación, ya sea por su contenido cultural o informativo.
En esta fase es cuando se determina si el documento es conservable definitivamente
o se elimina, de acuerdo a los criterios de selección y valoración documental.
43
HEREDIA HERRERA. Ibídem. P. 173
44 Ibídem. P. 173
- 38 -
Analizar el ciclo vital del documento, nos permite reflexionar sobre lo importante
que es mantener una buena administración de los documentos, cada uno de ellos nos dan la
pauta para el desarrollo de las actividades o trámites de asuntos cotidianos, de acuerdo a
sus características y la fase en la que se encuentran.
Por ello la relevancia de que cada uno de los que nos dedicamos a la convivencia
cotidiana con los documentos hay que luchar por conseguir mejores resultados en su
conservación y así poder brindar un mejor servicio a la institución y a los usuarios externos.
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CAPITULO 3
ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE CONCENTRACION: EL CASO DEL
ARCHIVO DE CONTABILIDAD DE ELEKTRA
En este capítulo se da a conocer la forma como se realizó el traslado y organización de la
documentación del Archivo de Concentración de Elektra.Aquí se conjuga la teoría y la práctica
para dar solución al problema de conjuntar la información en un solo lugar.
Antes de entrar en materia de la organización del archivo, primeramente daré una
definición de lo que es un Archivo Contable:
Lo constituye el conjunto de la documentación original, consistente en libros de
contabilidad, registros contables, libros y registros sociales, documentos de contabilización o de
afectaciones contables, justificativas y comprobatorias del ingreso y gasto de la dependencia, y en
su caso, los autorizados por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Forman parte de este
archivo la información generada por el sistema de contabilidad, expedientes de cierre, catálogos
de cuentas, etc.
Es importante resaltar que el tiempo mínimo de guarda de los documentos contables es de
doce años.
Otro aspecto que se debe señalar que este es un archivo privado por estar formado con
documentación que pertenece a una Institución privada, por lo que la misma Institución fija sus
propias políticas, lineamientos y procedimientos para el control y custodia de la documentación,
y en su caso determina el destino final de esta, bajo la responsabilidad del área que esté a su
cargo el archivo, apoyándose de las Direcciones de Jurídico y Fiscal.
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3.1 Aspectos generales del archivo
El archivo de contabilidad de Elektra es un archivo de concentración, el cual tiene la
función principal de recibir y resguardar la documentación contable generada por las diversas
áreas del Grupo, después de haber concluido su trámite correspondiente; así como buscan otorgar
los servicios de préstamo y consulta de documentos.
El archivo tiene una capacidad para resguardar 27,800 cajas, equivalentes a 11,136 metros
lineales de acervo documental, el volumen documental actual es de 16,000 cajas (73.5 x 39 x 27
cm.)el cual data a partir de 1990.
La organización de la documentación en el archivo de Elektra, constituye una necesidad
para el uso en común de los recursos informativos. El archivo tendrá que agrupar, coordinar,
orientar y armonizar el planteamiento de las actividades en materia de información.
El dinamismo y utilidad del archivo, dependerá básicamente de la infraestructura que se le
proporcione, ya que, al no contar con los recursos humanos y físicos necesarios, se llevará más
tiempo almacenar, recuperar y suministrar satisfactoriamente la información que se requiera.
El archivo se encuentra ubicado en Calle España 501, Colonia San Nicolás Tolentino,
Delegación Iztapalapa, México DF. Antes de estar en esta dirección se encontraba disperso en 4
bodegas diferentes:
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N°
PROG. DIRECCIÓN DOCUMENTACIÓN
Nº DE
CAJAS
1
Calle Cristóbal Colón #79,
Colonia San Miguel,
Delegación Iztapalapa, C.P.
09360, México, D.F.
En esta bodega se encontraba
la documentación de cuentas
canceladas, pólizas contables
de Elektra generada en los
últimos tres años y de la
empresa de Colchones
Coloso, S.A. de C.V., así
como comprobaciones de
gastos de las diversas
Sucursales de Elektra.
6,400
2
Calle Hermenegildo
Galeana #134, Colonia
Guadalupe del Moral,
Delegación Iztapalapa, C.P.
08500, México, D.F.
En este local se encontraba
la documentación que tenía
más de tres años de haberse
generado de Elektra; así
como la documentación de
las Empresas Mericolor y
Curacao.
2,500
3
Calle Dr. ATL #31, Colonia
Santa María la Rivera,
Delegación Cuauhtémoc,
C.P. 06400, México, D.F.
En esta bodega se
resguardaba la
documentación generada por
las empresas de Salinas y
Rocha, Colchones S. A. de
C.V. y Vulcano.
4,700
4
Calle Miguel Ángel #99,
Colonia Nonoalco Mixcoac,
Delegación Benito Juárez,
C.P. 03700, México, D.F.
En este lugar se custodiaba
la documentación de la
Empresa Hecalli y de las
sucursales de Salinas y
Rocha.
2,400
TOTAL 16,000
Cuadro elaborado por el Tesista.
Toda la documentación que se resguardaba en las cuatro bodegas diferentes es de carácter
contable y para poder realizar el traslado al local que actualmente ocupa el Archivo fue necesario
la elaboración de un Programa de Traslado de la Documentación, en el programa se
contempló el objetivo, las actividades a desarrollar, los recursos materiales, humanos y
financieros que se requirieron para su realización; así como el cronograma de actividades, en el
que se fijaron los tiempos de cada actividad.
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3.2 Programa de traslado del acervo documental
3.2.1 Objetivo
Realizar el traslado al local de España 501, de los acervos documentales y bienes muebles
de los cuatro locales del archivo de contabilidad Elektra, en forma ordenada y protegida.
3.2.2 Actividades a desarrollar
Para poder efectuar el traslado de las cajas de cada uno de los locales antes citados, se
tuvieron que realizar las siguientes actividades:
1. Guardar toda la documentación que se encontraba en archiveros, carpetas y suelta, en
cajas.Consistió en realizar la guarda de expedientes en forma ordenada en cajas,
colocándoles a estas los datos de identificación de acuerdo al contenido.
2. Cambiar las cajas que se encontraban rotas.Al realizar la actividad, se rotulaban las
cajas nuevas con los mismos datos de la anterior.
3. Enumerar las cajas consecutivamente.La actividad consistió en asignar un número
progresivo a cada una de las cajas, por área,para lo que fue necesario utilizar
marcadores de diferente color, de tal manera que se tuviera un control por remesa.
4. Desanaquelado de cajas.Esta actividad consistió en ir bajando las cajas de los
anaqueles ya identificadas, por área, para proceder a su fleje.
5. Flejar las cajas.Se realizó el fleje de cada una de las cajas para evitar que al momento
de cargar y descargarlas del camión, la documentación se pudiera caer.
6. Cargar las cajas al camión, para su traslado al Archivo de España.Una vez flejadas las
cajas se procedió al traslado, para ello fue necesario utilizar 2 camiones de 8
toneladas, considerando que cada camión cargaba de 380 a 400 cajas de archivo,
tamaño carta y/u oficio y realizar un viaje cada uno de ellos.
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7. Descargar las cajas del camión.La actividad consistió en bajar las cajas del camión en
forma ordenada de acuerdo al área y número de caja, colocándolas en el piso,
haciendo estibas de 6 cajas de altura.
8. Desarmado de anaqueles.Esta actividad consistió en desmantelar totalmente la
estantería, para que se pudiera dar de baja.
9. Traslado de charolas y postes al área de Activo Fijo.Una vez desarmada la estantería
se procedió a su traslado al área de Activo Fijo, para su baja y con ello se evitó tener
que resguardarla en el local asignado para el Archivo, para poder llevar a cabo el
traslado fue necesario contar con un camión de 8 toneladas.
10. Traslado del mobiliario y equipo al archivo de España.Consistió en trasladar el
mobiliario y equipo a las instalaciones de España 501, el cual se colocó en el área
asignada para oficinas, para ello se utilizó un camión de 8 toneladas.
3.2.3 Recursos materiales
ARTICULO CANTIDAD ACTIVIDAD EN LA QUE SE
APLICARON LOS RECURSOS.
Cajas para archivo modelo
AM-4000 tamaño oficio.
1,000 En el cambio de cajas rotas y
guarda de la documentación que
estaba en archiveros, anaqueles y
suelta.
Marcadores de tinta
permanente
100 Rotulación de cajas e identificación
numérica.
Flejadora 1 Flejar las cajas (16,000)
Cinta para flejar 4 rollos Flejar las cajas (16,000)
Guantes de carnaza 21 pares Para mover las cajas y estantería
Batas de gabardina 14 Para el proceso del traslado
Fajas 7 Para el proceso del traslado
Cubre bocas 200 piezas Para el proceso del traslado
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Matracas 10 Desarmado de estantería
Dados para matraca 10 Desarmado de estantería
Camiones de 8 toneladas
cerrado
2 Traslado de la documentación,
estantería, mobiliario y equipo.
Cuadro elaborado por el Tesista.
3.2.4 Recursos humanos
Los recursos humanos que se requirieron para el cumplimiento del proyecto aparte del
personal que labora en el archivo de Contabilidad Elektra, fue de 16 personas de tiempo completo
(nueve horas diarias de lunes a viernes), las cuales se contrataron por 6 meses, que fue el tiempo
utilizado para realizar el traslado de la documentación.
El personal contratado no se incluyó en ninguna otra actividad que no fuera lo referente a
realizar el traslado de la documentación de los archivos, por lo que el desarrollo y cumplimiento
de las actividades se efectuó en los tiempos programados.
3.2.5 Recursos financieros
Fue necesario que para el buen desarrollo de las actividades del programa, se apoyara con
recursos económicos para comprar algunos artículos que no se contemplaron en la relación de
recursos materiales, por ser estos de consumo para el personal que estuvo involucrado en el
proyecto.
Recursos necesarios para la contratación de 16 personas por 6 meses y de los camiones que
realizaron el traslado.
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3.2.6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL TRASLADO
En el cronograma se representa el tiempo en el que se realizaron las actividades de traslado de la documentación de cada uno de los
archivos al nuevo domicilio de España 501.
TIEMPO
ACTIVIDAD
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
1
2
3
4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Colocación de la documentación en cajas
2. Cambio de cajas rotas
3. Identificación y numeración de cajas
4. Desanaquelado de cajas
5. Fleje de cajas
6. Traslado de cajas
7. Traslado de mobiliario y equipo
8. Desmantelamiento de estantería
9. Traslado de charolas y postes
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3.3 Acondicionamiento del local de España 501.
Antes de iniciar con las actividades de traslado y organización del acervo documental, se
tuvieron que realizar los acondicionamientos necesarios para albergar la documentación y al
personal.
Es necesario destacar que se tuvo que ver cuidadosamente los espacios destinados a
conservar los documentos, tomando en cuenta varios factores. Entre los másimportantes
mencionaremos primero, la localización de estos espacios, que deben facilitar la entrada y salida
de los documentos, es decir que permitan el movimiento necesario al personal para su manejo,
contar con una red de comunicación completa, teléfono, red para instalar los equipos de computo,
antena para la comunicación satelital con las oficinas centrales, servicio de mensajería, rampa
para carga y descarga accesible a los camiones, finalmente el piso del local debe poder soportar
una carga importante, sobre todo si se instala estantería densa. Es importante que un especialista
verifique la resistencia.
Otros factores importantes que se tuvieron que ver para el acondicionamiento son: los
cables eléctricos debían de estar protegidos por tubos metálicos y las tomas de corriente, deben
responder a las normas de seguridad; además se tomó en consideración la altura libre, para la
colocación de los racks, ya que estaba programada colocar dos niveles, planta baja y un primer
nivel.
Otra de las actividades que se realizaron fue el pintado de paredes internas del local, así
como el del área destinada para oficinas, utilizando un color claro, para mayor iluminación,
acondicionamiento de los sanitarios, área destinada para consumo de alimentos y cambio de
vidrios rotos.
El local tiene una superficie de 1,600 m² y una altura de 6 metros, está distribuida de la
siguiente manera:
A) Área de oficinas 80m²
B) Área de consulta60m²
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C) Sanitarios40m²
D) Comedor20m²
E) Recepción de acervo200m²
F) Custodia del acervo1,200m²
Local A y B
1,600 m2
ACCESO PRINCIPAL
RAMPA SANITARIOS AREA PARA
CONSUMODE ALIMENTOS
AREA DE CONSULTA
LAS OFICINAS ESTAN
UBICADAS EN PRIMER NIVEL,
ARRIBA DE LA SUBESTACION
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Plano del local antes de colocar la estantería
El techo del local es de dos tipos de lámina: pintro acanalada y acrílica traslucida R91
ambas miden 1.22 x 9.50 metros, las cuales están sostenidas por estructura metálica, el piso del
local es de cemento.
Con respecto al medio ambiente la temperatura está relacionada con el clima existente del
día; falta ventilación.
Otro aspecto que es importante mencionar es que en el archivo se cuenta con personal de
limpieza; así como el de fumigación el cual está contratado para que se fumigue mensualmente el
archivo, ello evita la presencia de insectos y roedores que pueden dañar los documentos.
En cuanto a la seguridad de la información que ingresa, el vigilante en turno registra lo
que llega, así como al personal interno y externo.
El local se considera inadecuado para la conservación de la documentación ya que no
reúne las características y condiciones de un edificio ex profeso para la guarda y custodia de la
información.
Otra de las actividades que se llevó a cabo fue la cotización de la estantería (racks).
Recursos Materiales
Para realizarlas actividades archivísticas se necesito contar con los recursos necesarios,
con la finalidad de resguardar y conservar la documentación existente en el local en forma
ordenada y protegida, por lo que se solicitó lo siguiente:
Hojas blancas
Ligas
Clips
Marcadores
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Perforadoras
Engrapadoras
Grapas
Quita grapas
Plumas, lápices
Cinta canela
Cajas para archivo
Guantes de carnaza, batas, cubre bocas y fajas.
Estantería (Racks)
Las cajas que se utilizan en el archivo por el tipo de estantería son de cartón corrugado
“C” modelo AL-70 con medidas de 73.5 x 39x 27 cm.
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Se requirió de equipo de cómputopara la creación de la base de datos y captura del
inventario, el cual fue provisional, debido a que posteriormente se creó la pagina web para el
control del acervo documental.
La estantería que se adquirió para el resguardo de la documentación a continuación se
describe:
Planta Baja
Cantidad Descripción
326 Asnilla de carga pesada de 80 X 240 cms., con acabado en epoxico
color crema.
1,431 Larguero para estantería de carga pesada de 4” de peralte de 250.6 x
22.9 X 7.6 cms. en recubrimiento epoxico color naranja
261 Larguero para estantería de carga pesada de 4” de peralte de 244 x 4
cms. con ángulo acabado, en recubrimiento epoxico color naranja.
840 Entrepaños de melanina para estantería de 2.44 X .80 cms., en color
blanco, con 4 cargadores con acabado epoxico, color crema.
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Plano de cómo quedó armada la estantería de la planta baja
ACCESO PRINCIPAL
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Planta Alta
Cantidad Descripción
324 Asnilla superior de carga pesada de 80 x 240 cms., con acabado en
epoxico color crema.
1,104 Larguero para estantería de carga pesada de 4” de peralte de 250.6 x
22.9 x 7.6 cms. en recubrimiento epoxico color naranja.
31 Larguero para estantería de carga pesada de 4” de peralte de 244 x 4
cms. con ángulo acabado, en recubrimiento epoxico color naranja.
840 Entrepaños de melanina para estantería de 2.44 x .80 cms., en color
blanco, con 4 cargadores con acabado epoxico, color crema.
1,390 Cubierta de piso ranurado para pasillo de 121.2 x 25 cms., con acabado
en epoxico color crema.
260 Duela antiderrapante de 78.5 de largo x 25.5 cms. de ancho, con acabado
epoxico color crema.
4 Escaleras frontal para estantería de doble nivel de 2.40 metros de altura.
20 Barandal para pasillo de estantería de 136.6 x 60.8 x 3.7 cms., acabado
en epoxico color crema.
4 Poste superior para estantería carga pesada de 100 cms., acabado
epoxico color crema.
4 Barandales estantería superior carga pesada de 244 cms., acabado
epoxico color crema.
278 soporte central para duela
44 soporte lateral para duela
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Plano de cómo quedó armado el primer nivel de la estantería, lo marcado en
negro representa el piso, el cual es de tipo ranurado para permitir el paso de
la luz, tanto natural como artificial.
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Esta imagen nos permite ver cómo quedó la estantería armada en los dos
niveles, así como la colocación de las cajas.
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En esta imagen podemos ver las asnillas que se utilizaron en el armado
de los racks y los barandales para pasillo.
En la imagen podemos ver el proceso del armado de los racks.
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3.4 Organización del acervo del archivo de Elektra.
La organización del acervo implicó varios procesos de trabajo, el cual se fue realizando en
etapas.
Como primer etapa se inicio con el proceso del armado de la estantería (racks) de la planta
baja, conforme se iban colocando los racks al mismo tiempo se colocaron las cajas, para ello se
tuvo que ir identificando el acervo por año y área, lo que obedece a respetar el orden cronológico
y de los fondos documentales, aquí es en donde decimos que nos apoyamos en los principios de
procedencia y de orden original, lo que nos facilita la clasificación, organización y descripción
del archivo.
En esta imagen podemos ver como estaba el archivo antes de su ordenación y
armado de los racks.
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Esta imagen también nos muestra el proceso de armado de los racks y las
cajas como se encontraban en el piso.
La imagen nos muestra como quedó concluido el armado de la planta baja.
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La imagen nos muestra como quedaron las cajas ya ordenadas y colocadas
en los racks de la planta baja.
Concluidos los trabajos de la planta baja se procedió a la colocación del piso y armado
del primer nivel, en primera instancia las cajas se colocaron sobre las tarimas que ya
representaban el primer entrepaño, concluido el armado se procedió a colocar las cajas en el
lugar asignado, de acuerdo a la separación realizada.
Para ello fue necesario apoyarnos en la clasificación, se aplicó para la identificación y
agrupamiento sistemático de expedientes semejantes.
Se procedió a organizar la documentación separando y agrupando por empresa, año y tipo
de documentos.
La clasificación permite la localización rápida de la documentación; para este archivo se
decidió aplicar el método numérico, cronológico, por asunto y materia, estructural y para la
ubicación nos apoyamos en el topográfico.
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En la imagen se pueden observar los trabajos de armado de la estantería del
primer nivel.
En la imagen se puede ver como se colocaron las cajas sobre las tarimas y al
personal realizando los trabajos de ordenación.
- 60 -
Otra imagen que nos muestra como se colocaron las cajas antes de armar los
racks en el primer nivel y al personal realizando actividades de ordenación
del acervo.
En la imagen se observa como quedó el primer nivel, una vez
concluido el armado de los racks.
- 61 -
Inician trabajos de limpieza y ordenación de cajas en el primer nivel.
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En la imagen podemos ver cómo se acomodaron las cajas en los racks, una vez ordenadas por
área, año, número de caja y compañía.
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Imagen en el que nos muestra el tipo de escalera que se colocó para accesar al primer
nivel.
Una vez concluido el trabajo de clasificación, se procedió a realizar la segunda etapa de la
organización.
La cual consistió en realizar el cambio de cajas por las AL-70, así como el inventario de
cajas, expedientes y/o pólizas.
Para facilitar la identificación de las cajas y de su contenido, se rotularon colocándoles los
siguientes datos:
1. Número de caja
2. Nombre del área
3. Contenido
4. Periodo
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INVENTARIO
El inventario es una herramienta de trabajo que nos permite controlar el acervo
documental; así como realizar las actividades archivísticas ya que este contiene datos de las cajas
y/o documentos, lo que nos permitirá su rápida localización; así mismo el proporcionarnos la
cantidad exacta de lo existente en el archivo.
Para controlar e identificar el acervo existente en el archivo fue necesario elaborar un
inventario general de las cajas, el total de cajas a inventariar fue de 14,830, cabe señalar que las
cajas tenían diferente contenido, la separación que se realizó fue considerando el área, año y tipo
de documentos.
Cuando se inventaría se describe globalmente una serie documental sin descender a la
particularización. Se pueden elaborar dos tipos de inventarío, analítico y somero, ello
dependiendo de la necesidad que se tenga.
En primera instancia se decidió elaborar un inventario de tipo somero para poder
controlar únicamente el total de cajas por área, periodo y ubicación.
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Ejemplo del inventario:
INVENTARIO DE POLIZAS CONTABLES DEL ARCHIVO DE CONTABILIDADELEKTRA
N° Prog. Nombre del Área Periodo N° de Cajas Ubicación Topográfica Total de Cajas x
Año
1 Administración Central 1997 21 N-2/R-3/P-2/M-2/E-3
(pólizas de egreso)
2 Pólizas de Egreso 1997 13 N-2/R-2/P-2/M-6/E-2
3 Pólizas de Diario Tipo-7 1997 1 N-2/R-2/P-2/M-6/E-2
4 Pólizas de Diario Tipo-60 1997 1 N-2/R-2/P-2/M-6/E-2
5 Pólizas de Diario Tipo-51 1997 4 N-2/R-2/P-2/M-6/E-2
6 Pólizas de Diario Tipo-10 1997 5 N-2/R-2/P-2/M-6/E-3
7 Pólizas de Diario Tipo-11 1997 14 N-2/R-2/P-2/M-6/E-3
8 Pólizas de Diario Tipo-12 1997 23 N-2/R-2/P-2/M-7/E-1
9 Pólizas de Diario Tipo-13 1997 24 N-2/R-2/P-2/M-7/E-2 106
10 Pólizas de Diario Tipo-7 1998 2 N-2/R-3/P-3/M-7/E-2
11 Pólizas de Diario Tipo-51 1998 4 N-2/R-3/P-3/M-7/E-2
12 Pólizas de Egreso Tipo-2 1998 8 N-2/R-3/P-3/M-7/E-2
(Admón. Central)
13 Pólizas de Egreso Tipo-2 1998 20 N-2/R-3/P-3/M-7/E-2
14 Pólizas de Diario Tipo-61 1998 1 N-2/R-3/P-3/M-7/E-3
15 Pólizas de Diario Tipo-10 1998 7 N-2/R-3/P-3/M-7/E-3
16 Pólizas de Diario Tipo-11 1998 18 N-2/R-3/P-2/M-1/E-1
17 Pólizas de Diario Tipo-12 1998 38 N-2/R-3/P-2/M-1/E-2
18 Pólizas de Diario Tipo-13 1998 25 N-2/R-3/P-2/M-2/E-2 123
19 Pólizas de Egreso 1999 13 N-2/R-4/P-3/M-1/E-3
(Admón. Central)
20 Cuentas por Cobrar 1999 35 N-2/R-4/P-3/M-2/E-1
21 Pólizas de Egreso 1999 1 N-2/R-4/P-3/M-2/E-3
(Almacén)
22 Pólizas de Egreso 1999 20 N-2/R-4/P-3/M-2/E-3
(Guadalajara)
23 Inventarios 1999 28 N-2/R-4/P-3/M-6/E-2
24 Sucursales 1999 9 N-2/R-4/P-3/M-6/E-2
25 Pólizas de Egreso 1999 1 N-2/R-4/P-3/M-7/E-1
26 Pólizas de Diario Tipo-3 1999 1 N-2/R-4/P-3/M-7/E-1
27 Pólizas de Diario Tipo-10 1999 2 N-2/R-4/P-3/M-7/E-1
28 Pólizas de Diario Tipo-51 1999 1 N-2/R-4/P-3/M-7/E-1
29 Pólizas de Diario Tipo-61 1999 1 N-2/R-4/P-3/M-7/E-1
30 Fletes Ribesa 1999 2 N-1/P-11/R-10/M-1/E-1 114
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Jonathan Jiménez Valencia Fernando Olvera Campos Javier Rodríguez Lluck
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Posteriormente se realizó un inventario analítico en el que ya se consideró el contenido de
cada una de las cajas.
Iniciando por el inventario de las pólizas contables, que es la mayor cantidad de la
documentación, así como la consulta y préstamo es demandante.
Para realizar el inventario se consideraron los siguientes elementos (formato A):
Área
Compañía
Número de póliza
Paquete
Fecha de pago
Número de caja
Año de contabilización
Posteriormente se inició con el inventario de las cajas de las empresas, de las cuales su
contenido son carpetas y/o expedientes.
Para realizar el inventario se consideró lo siguiente (formato B):
Nombre de la empresa
Título de la carpeta y/o expediente
Fecha
Número de caja
A los dos formatos se les realizaron modificaciones, para poderlos utilizar para subir la
información al Sistema de Control de Archivos, del cual hablaremos más adelante.
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FORMATO A
AÑO MES AREA COMPAÑIA OBSERVACIONES POLIZA PAQUETE FECHA PAGO NIVEL PASILLO RACK MODULO ENTREPAÑO CAJA
2001 5 INFI 17 Recibida 1700000109 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700000110 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700002789 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700002793 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700002795 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700002796 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700002797 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700002844 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700002852 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700002853 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700002864 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700002882 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700002885 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700002887 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700002889 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700002891 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700002893 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700002894 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700002896 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700002897 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700002916 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700002917 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700002969 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700002998 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
2001 5 INFI 17 Recibida 1700003102 01 01/04/2001 2 5 5 7 1 1
***
- 68 -
FORMATO B
AÑO MES AREA COMPAÑIA OBSERVACIONES TITULO DE LA
CARPETA Y/O EXP. NRO.
DE EXP. FECHA
DOCTOS. NIVEL PASILLO RACK MODULO ENTREPAÑO CAJA
2001 8 INVE 17 Recibida CHEQUES 52 01/07/2001 2 4 5 1 3 6
2001 8 INVE 17 Recibida EDOS.FINANCIEROS 53 01/07/2001 2 4 5 1 3 6
2001 8 INVE 17 Recibida FINIQUITOS 54 01/08/2001 2 4 5 1 3 6
2001 8 INVE 17 Recibida FACTURAS 55 01/08/2001 2 4 5 1 3 6
2001 8 INVE 17 Recibida PRESUPUESTOS 56 01/08/2001 2 4 5 1 3 6
2001 8 INVE 17 Recibida IMPUESTOS 57 01/08/2001 2 4 5 1 3 6
2001 8 INVE 17 Recibida DECLARACIONES 58 01/08/2001 2 4 5 1 3 6
2001 8 INVE 17 Recibida DEPOSITOS 59 01/08/2001 2 4 5 1 3 6
2001 8 INVE 17 Recibida FOTO FACIL 60 01/08/2001 2 4 5 1 3 6
2001 8 INVE 17 Recibida INMOBILIARIAS 61 01/08/2001 2 4 5 1 3 6
2001 8 INVE 17 Recibida CONSULTORIAS 62 01/08/2001 2 4 5 1 3 6
2001 8 INVE 17 Recibida TIENDAS 63 01/08/2001 2 4 5 1 3 6
***
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PRESTAMO Y/O CONSULTA
El préstamo de documentos y/o expedientes es una de las actividades importantes en el
archivo, el préstamo es la operación por la cual se proporcionan documentos a las personas
autorizadas e interesadas en su consulta. La rapidez y eficiencia en que se efectúe evidenciará su
buena organización.
Todo archivo debe regular tanto el préstamo interno como externo, por lo que para ello es
necesario utilizar un control ya sea a través de vales de préstamo, oficios y/o correos.
Para realizar la búsqueda de los documentos es necesario apoyarse del inventario para saber la
ubicación física del documento, una vez que se extrae el documento del expediente y/o el
expediente completo, se procede a realizar la anotación de la ubicación topográfica lo que nos
facilitará la reintegración a su lugar cuando lo devuelvan.
Realizada la localización de los documentos y hechas las anotaciones necesarias, se procede a
su entrega, a cambio el usuario firma de recibido en el vale, oficio o correo.
Es necesario que en el archivo se tenga un manual o política que regule el préstamo de
documentos, ello con la finalidad de controlar el tiempo de que cada usuario puede tener el
documento en su poder; así como a que usuario y/o área se le puede prestar, además de tener la
seguridad que lo van a devolver en las condiciones y tiempo estipulado.
En el archivo se utiliza un formato específico de vale para el préstamo de documentos, con el
que se controla a que área y persona se le prestaron los documentos, por si otra área los
requiriera.
- 70 -
Ejemplo del formato de vale de préstamo:
3.5 Página Web
Como tercera y última etapa del trabajo de organización del acervo del Archivo de
Contabilidad Elektra, es necesario destacar que para agilizar el proceso de envío, recepción y
préstamo y/o consulta de documentos y tener un control exacto de lo existente en el archivo, fue
necesario apoyarse del desarrollo de la tecnología, que ha generado un sin número de
posibilidades de comunicación, siendo la Internet, que es la más directa en cuestión de
información, a través del diseño de una página Web es undocumento electrónico que contiene la
información como texto, imagen, video, animación u otros. Una de las principales características
de las páginas web son los Hipervínculos-también conocidos como links o enlaces y su función
es la de vincular una página con otra. Es por ello que se decidió pedir el apoyo al área de
Sistemas para la creación de la página web para el archivo en la que nos permitiera poder
controlar el ingreso de la documentación, la ubicación topográfica, préstamo y el envíode
documentos por parte de las áreas.
Para ello como primer punto se hizo un requerimiento para el desarrollo del sistema, en el
que se anotaron los siguientes datos:
- 71 -
1. Beneficios para el archivo, es decir en que nos iba a ayudar el tener una página web.
2. Descripción detallada de lo que se necesitaba que el sistema realizara.
3. Objetivos a cumplir por parte del desarrollo.
4. Supuestos o condiciones a considerar para el buen funcionamiento del sistema.
5. Satisfactores de cumplimiento, en este apartado se anotan tres indicadores más
importantes que se consideren para que cumpla con lo solicitado el requerimiento.
6. Matriz de pruebas, se anotan los resultados esperados en el desarrollo del sistema
como que muestre las pantallas solicitadas, reportes, búsqueda de documentos, etc.
7. Firmas de aprobación y recepción del requerimiento.
- 72 -
A la página Web se le nombró Sistema de Control de Archivos, a continuación se muestra la
pantalla principal de la página:
Concluida la página web, se tuvo que capacitar a los usuarios para su buen uso y
funcionamiento, además de darles acceso a las siguientes aplicaciones que necesitaban:
Envío
Mis envíos
Consulta
Préstamo de pólizas
Préstamo de carpetas
- 73 -
Contar con la página web facilitó el control de la documentación y sobre todo que cada usuario
antes de enviar su documentación al archivo, primero tiene que cargar la información de lo que
envía en el Sistema de Control de Archivos, así al momento de su recepción únicamente se valida
que llegue completa para su confirmación, se le asigna la ubicación topográfica, se archiva en la
caja correspondiente y se coloca en el rack. Para el envío de comprobantes de gastos al archivo
existe un Manual (anexo 1), sirve de apoyo a los usuarios de cómo deben preparar la información
antes de ser enviada.
Para el préstamo de documentos de igual forma elaboran la solicitud a través del sistema y en el
archivo se ve el folio que se generó el cual ya indica la ubicación de los documentos, se imprime
y se procede a la búsqueda en las cajas.
Otro aspecto importante que se debe señalar es el de que ya no se prestan documentos
físicos, también nos apoyamos de la digitalización, la cual consiste en escanear los documentos,
al realizar el escaneo se genera un archivo en PDF, el cual es enviado vía correo al usuario, con
ello tenemos la certeza de que ya no se van a perder los documentos y siempre van a estar
disponibles para otra consulta, además de que se conservarán en buen estado, debido a que ya no
se manipulan constantemente.
A continuación se muestran las pantallas que más se utilizan para el control del acervo en
el archivo:
- 74 -
3.5.1 PANTALLAS WEB
- 75 -
- 76 -
- 77 -
- 78 -
- 79 -
Como se puede ver la poderosa herramienta que puede llegar a ser una página web bien
diseñada para un archivo y con objetivos claros y específicos, hoy en día es una pieza
fundamental para el desarrollo de las actividades en el archivo; así como la digitalización de los
documentos, lo que nos permite controlar y prestar los documentos en minutos.
Así es como concluimos el proceso de organización del archivo de contabilidad de Elektra.
- 80 -
CONCLUSIONES
1) Los problemas que se le presentan al archivista derivan de la posible falta de
conocimientos amplios en administración, organización, nociones de arquitectura, etc. Así como
por la falta de actualización e inexperiencia en el ramo.
2) El archivista o persona dedicada a los archivos debe dedicar tiempo a la lectura de
libros, revistas, folletos y boletines que traten asuntos de Archivonomía a fin de conocer los
cambios y evolución de los archivos, lo que le ayudará a mantenerse actualizado y a resolver sus
problemas cotidianos.
3) El archivista debe promover que exista un área adecuada para consulta de la
documentación y evitar en lo posible el préstamo de la misma fuera del área de archivo, así
evitará los extravíos.
4) El archivista promueve y apoya su trabajo organizando y participando en cursos de
capacitación y proporcionando asesorías sobre el área.
5) El archivista debe intervenir en la selección y adquisición de mobiliario, equipo y
material que se vaya a utilizar en el archivo, porque el conoce sus necesidades. Asimismo, debe
establecer políticas, reglamentos o lineamientos para el envío y préstamo de documentos.
6) Es necesario que el archivista tenga conocimientos para la elaboración de
programas de actividades, así como de traslados y control de acervos documentales.
7) Hoy en día para tener un control exacto en la guarda, custodia y rápida
recuperación de la información es necesario apoyarse de la tecnología, como puede ser las
páginas web y la digitalización.
- 81 -
BIBLIOGRAFIA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Manual de Organización de los Sistemas Red
de Archivos. México, 1986, 65 p.
COUTURE, Carol. Los archivos del siglo XX. Trad. Nora Settels Sandahl. México AGN,
1988, 434p. (Clásicos modernos de la Archivonomía)
CORTES ALONSO, Vicenta. Manual de Archivos Municipales. 2ª Ed. Madrid:
ANABAD, 1989., 100 p.
CORTES LOZANO, Benjamín. Normas para el registro de acervos en los archivos de
concentración en normatividad archivística. México, Archivo General de la Nación, 1996,
78p.
CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Madrid, España: Pirámide, 1994,
408p.
DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA. Madrid: Ministerio y Cultura,
Dirección de Archivos Estatales, 1980, 59 p.
ESCALONA RIOS, Javier. Valoración Documental: guía de auto aprendizaje, México,
2003, 84p.
HACIA UNA TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA. Ministerio de Educación y Cultura
de España, Archivos Estatales y el Archivo General de la Nación de Colombia, 1997, 26p.
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y práctica. 5ª. Ed. Sevilla
España. Diputación Provincial de Sevilla, 1991, 506 p.
RIVERA CABRIALES, Leticia. Sistemas de clasificación y valoración documental, p.
34, citado en: Lineamientos generales para el establecimiento de registro central de
Disposición Documental, AGN, 1986, 163p.
- 82 -
SCHELLENBERG, Theodore. Archivos Modernos: principios y técnicas; 2ª Ed.,
México, AGN, 1987, 434 p.
VAZQUEZ MURILLO, Manuel. Manual de Selección Documental. 3ª. Ed. Carmona,
Sevilla S & C Ediciones, España 1992, 215p.
CODIGOS Y LEYES
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México, D.F, Junio 2009.
Ley del Impuesto sobre la Renta, artículos del 1-48, Diario Oficial de la Federación, México,
D.F, Diciembre 2010.
Ley de Impuesto Empresarial a Tasa Única, artículos del 1-11 y 18 hasta los transitorios, Diario
Oficial de la Federación, México, D.F, Octubre 2007.
Código Fiscal de la Federación, artículos 1-196 más los transitorios, Diario Oficial de la
Federación, México, D.F, Mayo 2011.
Ley del Impuesto al Valor Agregado, artículos del 1-43 más los transitorios, Diario Oficial de la
Federación, México, D.F, Diciembre 2009.
Ley del Impuesto a los Depósitos en Efectivo, artículos 1-13 más los transitorios, Diario Oficial
de la Federación, México, D.F, Octubre 2007.
Ley del Seguro Social, artículos del 1-319 más los transitorios, Diario Oficial de la Federación,
México, D.F, Mayo 2012.
Ley Federal del Trabajo, artículos 1-1010 más los transitorios, Diario Oficial de la Federación,
México, D.F, Abril 2012.
Ley Federal de Archivos y otras normas jurídicas, Archivo General de la Nación, México 2012.
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PÁGINAS WEB
Grupo Salinas. [en línea] México, 2011 [consultado 08 de diciembre de 2011]. Disponible en
[https://portal.gruposalinas.com.mx].
Grupo Salinas. [en línea] México, 2011 [consultado 08 de diciembre de 2011]. Disponible en
[www.elektra.com.mx.].
Economía. [en línea] México, 2010 [consultado 02 de diciembre de 2011]. Disponible en
[http://www.economia.com.mx/el_milagro_mexicano.htm].
Parra Betancourt, Margarita “Valoración de los Documentos” I [en línea] México, 2008
[consultado el 18 de marzo de 2012]. Disponible en
[http://bagn.academiahistoria.org.do/boletines/boletin120/BAGN_2008_No_120-03.pdf].
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ANEXOS
1) MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS: ENVÍO DE
COMPROBANTES DE GASTOS AL ARCHIVO.
Manual de Políticas y Procedimientos:
ENVÍO DE COMPROBANTES DE GASTOS AL
ARCHIVO
Objetivo:
Mejorar el proceso de envío de los documentos de gastos a Contabilidad de Grupo EKT, por medio del Sistema de Archivo para que una vez contabilizadas las pólizas de gastos, se controlen los formatos de reembolso y las facturas correspondientes hasta su recepción física en el archivo de Contabilidad.
Alcance: A todo el personal de Grupo Elektra que contabiliza gastos, jefes de plaza, corporativo México.
Vigencia
31 05 11
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Addendum
Fecha Versión Descripción
15/05/2012 V1.1 Se actualizó el punto C del manual correspondiente a Antecedentes
JAVIER RODRÍGUEZ LLUCK DIRECCIÓN DE CONTRALORÍA
FINANCIERA
MARTÍN SAN VICENTE GONZÁLEZ DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y
PROCEDIMIENTOS
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Control de Cambios
Fecha Versión Descripción
31/05/2011 V1.0 Elaboración del Documento
15/05/2012 V1.1 Se actualizó el punto C del manual correspondiente a Antecedentes
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CONTENIDO
I. Proceso General _______________________________________________________ 4
II. Información General ___________________________________________________ 4
A. Acrónimos ______________________________________________________________________ 4 B. Definiciones _____________________________________________________________________ 4 C. Antecedentes ____________________________________________________________________ 4 D. Marco Legal _____________________________________________________________________ 4 E. Políticas ________________________________________________________________________ 5 Generales ___________________________________________________________________________ 5 Específicas __________________________________________________________________________ 5 Sanciones ___________________________________________________________________________ 6
III. Procesos _____________________________________________________________ 7
1. Ordenación de Documentos ________________________________________________________ 7 2. Carga de Archivo de Pólizas ________________________________________________________ 8 3. Envío de Documentos al Archivo ___________________________________________________ 10 4. Consulta de datos al Archivo ______________________________________________________ 10
IV. Anexos _____________________________________________________________ 12
Anexo 1. Ordenación de Documentos ___________________________________________________ 12 Anexo 2. Archivo de Excel ____________________________________________________________ 13 Anexo 3. Envío de Pólizas ____________________________________________________________ 14 Anexo 4. Captura Manual _____________________________________________________________ 14 Anexo 5. Fecha de Pago _____________________________________________________________ 15 Anexo 6. Carga de Archivo de Excel ___________________________________________________ 16 Anexo 7. Paquete de pólizas __________________________________________________________ 17
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I. Proceso General
II. Información General A. Acrónimos
BAZ: Banco Azteca Gpo EKT: Grupo Elektra
B. Definiciones
Oficialización: Es la acción de dar carácter o validez oficial a un documento.
Fecha Contable: Es la fecha de la póliza cuando se registra el gasto.
Usuario Responsable del gasto: Es aquel empleado responsable de comprobar los gastos por
concepto de anticipos, gastos de operación, gastos de transporte, gastos de gasolina, gastos de
comidas, etc.
C. Antecedentes El presente documento se elabora para lograr un control adecuado de la documentación que contabilizan los Administradores y usuarios por concepto de Comprobación de Anticipos, Honorarios, Hojas de Entrada y reembolsos de Gastos.
D. Marco Legal El Presente Manual operará de acuerdo a los objetivos y lineamientos del Proceso de Control Interno de Gpo EKT.
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E. Políticas Generales
1. El presente manual es de carácter general, por lo que las áreas y/o puestos citados deberán apegarse en forma estricta a lo aquí descrito.
2. Es responsabilidad de los supervisores inmediatos de los puestos mencionados en este documento dar a conocer el contenido del mismo, instruyendo y asesorando a su personal en forma permanente respecto a las actividades que deberán llevarse a cabo.
3. Es obligación de las áreas y/o puestos responsables de la aplicación de las políticas citadas en el presente documento, notificar los cambios ocurridos con el fin de realizar las actualizaciones correspondientes con la consecuente responsabilidad que su omisión conlleve.
4. Es responsabilidad del área de Métodos y Procedimientos conjuntamente con las áreas involucradas en el proceso de Archivo de Contabilidad, revisar y actualizar el presente manual de políticas y procedimientos por lo menos una vez al año a partir de la fecha de emisión del documento, o cuando sucedan modificaciones a los procesos a fin de que las áreas y/o puestos citados se apeguen en forma estricta a la normatividad externa así como a lo aquí descrito.
Específicas
1. El usuario es responsable de enviar los documentos completos y en buen estado.
2. El usuario con perfil de Administrador tiene un plazo de 10 días a partir de la fecha del registro contable del gasto para enviar los comprobantes con la relación que el Sistema de Control de Archivos emite al momento de cargar el Archivo de Excel.
3. El usuario sin Administrador tiene un plazo de 7 días a partir de la fecha del registro contable del gasto para enviar los comprobantes con la relación que el Sistema de Control de Archivos emite al momento de cargar el Archivo de Excel.
4. El Área de Archivo revisará que los números de documentos SAP contabilizados lleguen completos al archivo, de acuerdo a la relación que emite el sistemas de Control de Archivos (Anexo-7 Paquete de pólizas)
5. Si los documentos físicos y los archivos no se reciben en los tiempos establecidos, el sistema bloquea al usuario y no le permitirá contabilizar más gastos y en consecuencia no se le podrán reembolsar. Si el empleado justifica el motivo del retraso, se podrá reactivar su acceso.
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Sanciones
El jefe inmediato cuando detecta a un empelado que NO cumpla con esta política debe:
Primera vez: Llamar la atención
Segunda vez: Elaborar un acta administrativa por cada falta posterior a la primera
Tercera vez: Rescindir el contrato laboral cuando acumule 3 actas administrativas y en caso de que el daño sea con dolo, se debe denunciar ante las Autoridades Civiles y Penales.
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III. Procesos
1. Ordenación de Documentos
Paso Acción
1
Usuario Responsable del Gasto
Contabiliza en SAP los gastos a comprobar e imprime el formato de reembolso.
2
Sistema SAP
Proporciona el número de Póliza.
3
Usuario Responsable del Gasto
Anota el no. de póliza en el ángulo superior derecho del formato de reembolso
4 Adjunta los comprobantes de Gastos a la solicitud de reembolso.
5 Clasifica los documentos de gastos por sociedad.
6 Con base al número de póliza de SAP ordena los documentos de menor a mayor.
(Anexo-1)
7 Genera archivo en Excel con los siguientes datos: (Véase Nota 1#) (Anexo 2)
Nota 1 Contenido del Archivo de Excel a) No. De póliza
b) No. De Paquete (iniciando con el 1, de 10 cm máximo de diámetro)
c) Fecha de pago
d) No. Caja (de cartón)
e) Año de Contabilización
f) Indicación de fin (***)
g) Nombre de la hoja de Excel
El nombre de la hoja en donde se almacenan las pólizas necesita el nombre “Hoja1”
1
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2. Carga de Archivo de Pólizas
Paso Acción
1
Usuario Responsable del Gasto
Ingresa al portal de Administración y Finanzas.
2
Elije la pestaña Control de Archivos Contabilidad (Envío de Pólizas).
3
Teclea la pestaña: “Envío de Pólizas”
4 Elije “captura manual” ó “carga en Excel” (El Área y Compañía se selecciona en los dos tipos de captura). (Anexo-3)
Carga en Excel Captura Manual
Continúa en el paso 5. Continúa en el paso 8.
5
Selecciona el icono de Excel, en el recuadro de Observaciones anota:
Envío póliza y comprobantes de fecha___
(Anexo-6)
6
Selecciona “examinar” para buscar el archivo creado previamente en Excel
2
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7
Selecciona “cargar”. En caso de algún problema con la carga aparecerá un mensaje de error. (Véase nota 2#)
(Nota-2)
Nota 2 Mensajes de error
El tipo o el formato del archivo de pólizas no es válido, favor de verificarlo.
Error de conexión
Alguno o varios de los números de póliza se encontraron duplicados, favor de
verificarlo.
En uno o más datos del archivo no son correctos o están en blanco, favor de
verificarlo.
No se encontró el archivo, favor de verificarlo.
Si no hay problema devolveré la pantalla de captura con los datos que contiene el
archivo de Excel
8
Selecciona el área y la Compañía
9
Selecciona el icono de “Captura”.
(Anexo-4 y 5)
10 Captura: No. De póliza, no de paquete, fecha de pago, año de contabilización, no. de
caja (cartón).
11 Si tiene más pólizas que capturar adiciona un nuevo número de póliza y selecciona
agregar.
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3. Envío de Documentos al Archivo
Paso Acción
1
Usuario Responsable del Gasto
Rotula Sobre ó caja con los datos siguientes:
PARA: Archivo de Contabilidad (nombre del responsable)
DE: (Persona responsable)
Asunto: Pólizas contabilizadas
Folios generados en el Sistema de Control de Archivo: Folio/Sociedad
Dirección Remitente:
Dirección Destinatario:
Calle España #501
Col. San Nicolás Tolentino
Delegación Iztapalapa; México D.F.
C.P. 09850
2
Envía por Mensajería Interna ó Externa (En el Sistema de control de Archivos-Envío de Pólizas encontrará las opciones para elegir).
3 Consulta en el sistema Control de Archivo (Envío de Pólizas) en la opción “mis envíos” que el status de la póliza haya cambiado de “enviado” a “recibido”.
4. Consulta de datos al Archivo
Paso Acción
1
Usuario Responsable del Gasto
Ingresa al portal de Administración y Finanzas sección “Control de Archivo
Contabilidad”
3
4
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2
Selecciona la opción “Consulta de pólizas”
3
Introduce el no. De Póliza a consultar
4 ¿El sistema encuentra la póliza a consultar?
si no
Continúa en el paso 5. Continúa en el paso 6.
5 Muestra la póliza solicitada con los datos siguientes: Datos de Póliza, Envío,
Confirmación, Recepción y Ubicación Topográfica.
Nota:
En caso de requerir el comprobante del gasto, apegarse a la política para préstamo de
facturas (1)
6
Introduce el no. De Póliza a consultar nuevamente.
7 Verifica que el no. sea correcto, si no aparece la póliza es que no ha sido enviada al
archivo.
Fin de Procedimiento
Tabla de Referencias
Número Documento Ruta del portal de MyP
1 Manual Procesos de grupo México / Contraloría / Contraloría Financiera
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IV. Anexos
Anexo 1. Ordenación de Documentos
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Anexo 2. Archivo de Excel
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Anexo 3. Envío de Pólizas
Anexo 4. Captura Manual
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Anexo 5. Fecha de Pago
La fecha de pago es obtenida del calendario que se muestra abajo
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Anexo 6. Carga de Archivo de Excel
El archivo de Excel no necesita ser seleccionado de una ubicación en específico.
Es indiferente el nombre del archivo para la carga de las pólizas.
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Anexo 7. Paquete de pólizas
