ORGANIZACIÓN PANAMERICANA DE LA SALUD/ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA SALUD CONTRATOS

ORGANIZACIÓN PANAMERICANA DE LA SALUD/ORGANIZACIÓN MUNDIAL

DE LA SALUD

CONTRATOS

SERVICIOS POR ACUERDOS

CONTRACTUALES• OBJETIVO:Se utilizan para obtener un producto o servicio especifico, generalmente de poca duración.

• CARACTERISTICAS: Usualmente se realizan fuera de los locales de la OPS.

No se usaran para apoyo secretarial o técnico.

Los contratistas deben presentar factura por cada uno de los pagos y se debe contar

con la evaluación del producto por parte del oficial del proyecto y en algunos casos

de la oficina que se indique en el contrato.

Pagos por anticipo sujetos a justificación de gastos y aprobación no mayor del 20%

de anticipo y planes de pago contra entrega de productos contra la entrega de una póliza de seguro del buen manejo del anticipo.

• Documentación Necesaria y justificativa para el contrato:

• Solicitud (Consultoría, Servicio o Cooperación)

• Términos de referencia

• Documentación de la empresa/contratista(Ofertas Técnicas y Económicas,

curriculum, documentos legales de la empresa)

• Contrato firmado (Administración, Oficial Responsable área Tecnica, PWR,

Representante de la Empresa/Contratista)

• Formulario de Evaluación Técnica y Autorización de pago (Firmado por Técnico

Responsable y Aprobado por el PWR).

• Informe físico y electrónico (Trabajo final)


CONTRACTUALES

Unidades Responsables

• Unidad Técnica

• Unidad de Bienes y Servicios

• Unidad de Presupuesto y Finanzas

• Administración y PWR


CONTRACTUALES

• FUNCIONES QUE DEBEN DE DESARROLLAR CADA UNA DE LAS UNIDADES RESPONSIBLE:

• Unidad Técnica:• Elabora los términos de referencia de manera detallada.(Estos pueden ser sencillos o complejos

dependiendo el tipo de servicios/consultoría que se esta necesitando).

• Solicita la anuencia y aprobación del PWR para que se invite a los futuros contratista a prestar

sus servicios.

• Selección de la empresa o contratista

• Establecer la forma de pago


CONTRACTUALES

• FUNCIONES QUE DEBEN DE DESARROLLAR CADA UNA DE LAS UNIDADES RESPONSABLE:

• Unidad Tecnica:

• Prepara la solicitud de obligación de obligación.

• Suministrar toda la documentación a la Administración para revisión y aprobación.

• Autoriza los pagos en conformidad al plan de pagos y recepción de productos/servicios.

• Entrega a la Unidad de Compras la evaluación técnica del contrato autorizando el pago según lo

establecido en el contrato.


CONTRACTUALES


• Unidad de Bienes y Servicios:

• Publicar Anuncio en los principales periódicos del país o enviar carta de invitación para presentar

oferta para la licitación del servicio o consultoría.

• Enviar la versión electrónica de los TDR’s al Administrador de sistemas, para que publique la

licitación en la página Web de la Representación y cree vía electrónica el formulario de registro

de los interesados en participar .

• Preparar copias de CD’s o copias físicas de los TDR’s para los interesados en participantes, así

como el formulario de registro de los interesados.

• Recopilación de email o recepción de los formularios de registro de los interesados.


CONTRACTUALES



• Recepción de las propuestas de los interesados en prestar los servicios

• Coordinar y elaborar acta de apertura de las ofertas pública (aplica en ciertos procesos puede

ser privada si el proceso es menos complejo y sino lo dice el anuncio y los TDR’s)

• Preparar las copias de los criterios de evaluación para la apertura de las ofertas (Pueden ser

técnicas/Económicas o cotización sencilla).

• Preparar el cuadro de comparación para el vaciado de la información por cada empresa.

• Apoyar como secretaria en el comité de evaluación y selección

• Elaborar el acta de adjudicación del servicio


CONTRACTUALES



• Elaboración y aprobar el contrato del Contrato o borrador *• Si el contrato sobrepasa la delegación de autoridad de la PWR se debe de realizar lo

siguiente:• - Memorándum oficial para la Unidad de PRO, el que debe de llevar anexo:

1. Copia de publicación de anuncios para invitación a ofertar o cartas de invitación.

2. Copia de los términos de referencia.

3. Critérios de Evaluación y Calificación.

4. Copia de acta selección del comité de compra,

5. Borrador del contrato por servicio ES/CNT/13000XX.001

6. Borrador de obligación de fondos

7. Copias de las ofertas económicas y técnicas de todas las empresas.

8. Formulario de solicitud de Propuesta de la unidad PRO/Sede.


CONTRACTUALES

• PUBLICACION DE ANUNCIO

• Nombre del proyecto

• Instrucciones

• Registro

• Aclaraciones

• Presentación de Ofertas

• Apertura de Ofertas

Publicación de la licitación página Web

OPS/OMS

Formulario de Registro a tráves de la Web

OPS/OMS

Firmas de autorización


• Unidad de Presupuesto y Finanzas• Revisa documentación anexa a la solicitud de pago e imprime cheque.(Copia del contrato, copia

de evaluación técnica autorizada, factura original)

• Entrega cheque para revisión de la Administración

• Obtiene firmas en el cheque

• Entrega cheque a la empresa contratada de acuerdo a lo programado.

• Entrega copia de cheque firmado de recibido por la empresa, a la Unidad de de Bienes y

Servicios para el expediente.

• Administración y PWR• Revisa que la documentación de soporte esté completa• Verifica la referencia financiera de PTB, inclusive el código de subsidio para los proyectos

extrapresupuestarios que lo requieren.• Firma de revisado la solicitud de obligación y pasa a firma de aprobado del PWR


CONTRACTUALES


• Administración y PWR

• Revisa que la documentación de respaldo esté completa y debidamente firmada.

• Revisa que las referencias financieras este correcta.

• Firma de revisado la solicitud de obligación y pasa a firma de aprobado del PWR

• Firma de revisado el contrato y pasa a firma del PWR

• Firma de revisado los cheques y pasa a firma del PWR.


CONTRACTUALES

COMO DEBE ESTAR EXTRUCTURADO UN

EXPEDIENTE DE CONTRATO• Solicitud del área Técnica

• Terminos de Referencia

• Publicaciones de anuncio/Cartas de Invitación

• Formulario de Registro de participantes

• Acta de Apertura de sobres

• Ofertas técnicas y Económicas, asi como la documentación legal presentada por cada una las empresas.

• Criteríos de evaluación

• Cuadro de comparación de oferta técnica y económica.

• Acta de recomentación comité de compras.

• Copia de Partida de obligación de fondos debidamente firmada.

• Un original de Contrato firmado por ambas partes

• Si sobrepaso la delegación se debe de incluir:

• Memoradum con toda la documentación enviada a la sede.

• Copia de la delegación de autoridad recibida de la sede.

• Carta de notificación de la empresa que ha sido seleccionada y se presente a firmar contrato.

• Copia de los informes.

• Formulario de evaluación técnica debidamente firmado.

• Copia de facturas y Copias de cheques.

COMO DEBE ESTAR EXTRUCTURADO UN

EXPEDIENTE DE CONTRATO

MUCHAS GRACIAS.

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