ORGANIZACIONES TODOS POR UN

SOLIDARIAS NUEVO PAÍS ESTUDIOS DE INVERSIÓN

CODIGO UAEOS-FO-GCO-07 FECHA EDICIÓN: 29/02/2016 VERSIÓN 04

Consecutivo Estudio Previo 2016033001 Fecha Solicitud Marzo de 2016 Área que lo

solicita Grupo de Gestión Administrativa

Funcionario y cargo (Nombre del funcionario que adelante el proceso)

Jaqueline Arbeláez Montes - Coordinadora Grupo de Gestión Administrativa

Departamento Bogotá D.C. Ciudad o municipio Bogotá D.C.

Comuna/ localidad/ vereda

N.A.

Recursos Solicitados Quince millones de pesos (515.000.000.00) M/Cte. Duración y

vigencia 7 meses 15 dias

La Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias fue creada a través de la expedición Decreto 4122 de 2011, y ésta asume los fondos documentales acumulados de la Superintendencia Nacional de Cooperativas, el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas - DANCOOP y el Departamento Administrativo Nacional de la Economia Solidaria - DANSOCIAL, los cuales están compuestos por documentación que data desde el año 1932 hasta el año 2011,

A partir del año 2010, se ha contratado la organización técnica y archivística del fondo documental acumulado con el propósito de transferir a la Superintendencia de la Economía Solidaria los archivos históricos que evidencian las funciones de inspección, vigilancia y control de las entidades que hacen parle del sector de la economía solidaria, y las cuales eran ejercidas por algunas de las entidades mencionadas en el párrafo anterior. En virtud de ello, se han organizado 2059 metros lineales de los cuales se han transferido 1256 metros( Durante dicho proceso, se ha identificado un volumen aproximado de 9 metros lineales con signos de deterioro biológico, el cual es causado por la interacción o contacto de la documentación con liquidos, fluidos. alimentos, desechos. heces de animales. o simplemente por la ausencia de procesos metodológicos programas. procedimientos y prácticas orientadas al mantenimiento de las características físicas y funcionales de los documentos de archivo, las cuales favorecen la proliferación de microorganismos de naturaleza procariota (hongos), que deterioran el soporte documental y que a su vez, representan un riesgo para la salud de las personas que interactúan con la documentación.

De conformidad con lo anteriormente expuesto. se requiere adicionalmente a lo ya expuesto del desarrollo de programas y procedimientos para la limpieza de otras áreas y documentos. lo anterior desde el mantenimiento de los documentos, eliminación del Polvo, monitoreo y control ambiental y biológico. de zonas de archivo de la unidad. los cuales son de carácter obligatorio y se encuentran reglamentadas en el Título XI "Conservación de documentos" de la Ley 594 de 2000. Donde se establece que, "los archivos de la Administración Pública deberán implementar un Sistema Integrado de Conservación (SIC) en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos", situación ésta que se requiere a la fecha toda vez que si bien están en el archivo central y no de gestión. estos son de constante consulta. situación descrita que pone en riesgo los niveles de protección de salubridad de quienes los manipulan en virtud de solicitudes formullelas por personas naturales relacionadas o interesadas en los mismos y porque no entidades gubernamentales, contribuyendo con esto una mejor intervención a cuando haya lugar para su respectiva transferencia.

Lo anteriormente descrito contribuye al desarrollo del proyecto de inversión denominado "DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE GESTION DOCUMENTAL PARA LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS y sobre el cual la Unidad Administrativa para la presente vigencia contrato proceso de intervención de 450 metros lineales del fondo documental acumulado, desde la actividad específica de organizar, clasificar, valorar y/o transferir los fondos documentales, los cuales no deben ser antes de su transferencia expuestos a nuevos escenarios de infección, toda vez que de suceder esto, se estaría poniendo en riesgo la información contenida en el soporte documental y porque no las actividades de organización documental ya surtidas.

Para cumplir con lo anteriormente dicho desde las disposiciones emanadas desde el Archivo General de la Nación a través de la expedición del acuerdo 06 de 2014, se requiere a la fecha contratar la prestación de servicios de un (1) Profesional en Microbiología Industrial,-Cón experiencia en el tratamiento de archivos quien prestará apoyo en labores orientadas a la elaboración, desarrollo e implementación del sistema integrado de conservación SIC, limpieza, desinfección y desinsectación de zonas de archivo, medición de condiciones medioambientales y formulación de programas frente la capacitación. conservación preventiva y preservación a largo plazo de la documentación contenida en medios técnicos. análogos u electrónicos que hacen parte del patrimonio documental de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias. desde las especificaciones técnicas a describir.

Lo citado, partiendo de certificación emitida por el Director Nacional de la Unidad Administrativa en la cual enuncia que el personal de planta desde el grupo de gestion administrativa y que tiene entre otras la función de garantizar el cumplimiento de la normatividad archivística, no es suficiente para el desarrollo de la labor a contratar y que apunta al cumplimiento de las disposiciones emanadas del Archivo General de la Nacional en tal sentido, disposición que se ampara en lo que establece el Decreto 2209 de 1998. Artículo 1 y que modificó el artículo 3 del Decreto 1737 de 1998.

Descripción de la necesidad

Prestar servicios profesionales de apoyo a la gestión como profesional en microbiólogía industrial bajo su plena autormía e independencia, para la elaboración, desarrollo e implementación del sistema integrado de conservación SIC, limpieza, desinfección y desinsectación de zonas de archivo, medición de condiciones medioambientales y formulación de programas frente la capacitación, conservación preventiva y preservación a largo plazo de la documentación contenida en medios técnicos. análogos u electrónicos que hacen parte del patrimonio documental de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias -CODIGO UNSPSC: 80000000.

Descripción del objeto

Carrera 10° No 15-22 PBX: 57+1 3275252 - Fax:3275248 Línea gratuita:018000122020 www.orgsolidarias.gov.co - atencionalciudadano(cborgsolidarias.gov.co5

Bogotá D.C, Colombia

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VERSIÓN 04 CODIGO UAEOS-FO-GCO-07 FECHA EDICIÓN: 29/02/2016

Especificaciones técnicas

/ El desarrollo del objeto señalado, requiere cumplir con las directrices de nivel técnico, administrativo y operativo asignadas por el Grupo de Gestión Administrativa a través del proceso de gestión documental, para el tratamiento de la documentación perteneciente al Fondo Documental Acumulado con Funciones de Inspección y Vigilancia de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias.

De acuerdo con lo anterior, se requiere que el profesional a contratar cuente con la capacidad técnica para efectuar, el levantamiento de información frente al cumplimiento de las condiciones medioambientales,4impieza y desinfección requeridas para el adecuado tratamiento de la documentación ubicada en los archivos centrales y fondo acumulado de la UAEOS.

Las especificaciones técnicas requeridas para la prestación del servicio son descritas a continuación:

1. Elaborar y entregar el documento técnico Sistema Integrado de Conservación y sus planes específicos de conservación preventiva y preservación a largo plazo.

2. Prestar apoyo en la implementación del Sistema Integrado de Conservación — SIC de la UAEOS. 3. Realizar medición de condiciones medioambientales (humedad relativa, temperatura y LUX) y toma de muestras

microbiológicas de las zonas de archivo y generar un informe técnico de diagnóstico sobre el estado actual de las zonas de archivo.

4. Presentar un plan de trabajo frente las conclusiones del diagnóstico efectuado a las zonas de archivo una vez se dé inicio a la ejecución del contrato, zona ésta que resulta de conocimiento desde la propuesta de contratación por el profesional a contratar.

5. Realizar limpieza y desinfección de zonas de archivo (nebulización). 6. Formular procedimientos y brindar capacitación frente la limpieza de zonas de archivo. 7. Seguir los canales de comunicación establecidos en el plan de trabajo trazado por el profesional de apoyo a gestión

documental. 8. Reportar cualquier situación u anomalía presentada durante el proceso siguiendo los canales de comunicación establecidos

en el plan de trabajo. 9. Contar los insumos consumibles para cumplir con el objeto contratado tales como: Aplicadores, tubos para toma de muestras,

tapabocas, guantes, lápices, borradores, dataloggers, Luxómetros, cofias, gafas Industriales y batas principalmente.

PERFIL:

Profesional con formación académica como microbiólogo industrial.

EXPERIENCIA:

Mínimo dos (2) años de experiencia la.actividades relacionadas con limpieza y desinfección de archivos.

Producto(s)

• 8 informes de ejecución. • Plan de trabajo • 1 Sistema Integrado de Conservación SIC — Programas específicos diseñado, presentado y aprobado. • Diagnostico conservación documental • Zonas de archivo desinfectadas y desinsectadas.

Indicador(es) N.A.

Análisis económico que soporta el valor de los recursos solicitados.

Atendiendo los servicios a contratar, el tiempo estimado para la ejecución del cortrIto y propuesta presentada para el cumplimiento de la necesidad descrita, se estima un valor total de QUINCE MILLONES DE PESOS M/CTE. ($15.000.000.00).

Forma del desembolso /Forma de pago

ORGANIZACIONES SOLIDARIAS pagará el valor del contrato en ocho (7) mensualidades vencidas ejecutadas, a razón de DOS MILLONES DE PESOS M/CTE. ($2.000.000,00) y un último pago por valor >a,,UN MILLÓN DE PESOS M/CTE. ($1.000.000), previa presentación de informe y recibo a satisfacción por parte del supervisor, soporte de pago por concepto de aportes al Sistema de Seguridad Social y presentación de cuenta de cobro o factura según corresponda. PARAGRAFO: El desembolso del presente contrato se encuentra sujeto a PAC del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 0".*'

Evaluación de idoneidad y experiencia del cooperante/ contratista.

N.A.

Carrera 10a No 15-22 PBX: 57+1 3275252 — Fax:3275248 Línea gratuita:018000122020 www.orgsolidarias.gov.co - atencionalciudadano@orgsolictarias.ciov.co

Bogotá D.C, Colombia

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VERSIÓN 04 CODIGO UAEOS-FO-GCO-07 FECHA EDICIÓN: 29/02/2016

una entidad Bancaria o una compañia de seguros legalmente establecida en Colombia, a favor de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, garantía única consistente en una póliza que ampare:

El cumplimiento del contrato por una suma asegurada igual al diez por ciento (10%) del valor total del contrato. vigente por el término de duración del mismo y cuatro (04) meses más.

Supervisor La supervisión del presente contrato estará a cargo del servidor público que ejerza funciones de coordinador del grupo de Gestión Administrativa de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias y como tal vigilará la ejecución del objeto contractual para el cumplimiento de los fines del presente documento

Indicación frente a si el proceso está cobijado por acuerdo comercial

N.A.

Comité operativo N.A.

Proyecto de Inversión

Diseño e implementación de un sistema integral de gestión documental para la Unidad Administrativa Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias Código 052017014

Objetivo especifico cadena de valor

Disponer de una plataforma tecnológica para la gestión documental de la entidad.

Actividad cadena de valor

Organizar, clasificar, valorar y/o transferir los fondos documentales.

Meta(s) de cadena de valor

450 metros lineales Aporte a la(s) meta(s) de cadena de valor N.A.

Plan Estratégico Objetivo No.

Estrategia No. 3.1 Meta 100% de implementación del modelo

Actividad dentro del Plan de Acción del área

Organizar técnica y archivísticamente documentos pertenecientes al patrimonio documental de la entidad, aplicando las Tablas de Valoración Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

Vo.B6. s_ gil MONTE

ICARDO

Vo.Bo. MARISOL Directora

1041

ontratisla

...:,

MIGUEL VELAIDES - Grupo de Gestión

/ 1

NAVARRO Administrativa

JAOUELINE AR LAEZ Coordinadora Grupo de

-I. - —, VI E '•• S ZA : l' o

Té. icá (C) de Plan- -ojón Gest). Administrativa 11111k

Vo.Bo. NICOLÁS ALBERTO NANDEZ

Subdirector Nacional (C) Ordenador del Gasto (D)

Carrera 10a No 15-22 PBX: 57+1 3275252 - Fax:3275248 Línea gratuita:018000122020 www.orgsolidarias.gov.co - atencionalciudadanorgsolidarias.gov.co

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CODIGO UAEOS-FO-GCO-07 FECHA EDICIÓN: 29/02/2016 VERSIÓN 04

El Contratista, se obliga a ejecutar el objeto del contrato y en consecuencia deberá cumplir con las obligaciones que se describen a continuación:

1. Ejecutar idónea y oportunamente el objeto de contrato. 2. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales y evitando las dilaciones y entrabamientos que pudieran

presentarse. 3. Atender los requerimientos hechos por el supervisor y en caso de no ser posible, emitir por escrito una explicación que

fundamente este hecho. 4. Cumplir a cabalidad el objeto contratado desde las especificaciones trazadas y definidas por el supervisor del mismo. 5. Anexar las certificaciones de cumplimiento del servicio de pago de los aportes realizados al sistema de seguridad social

integral, en calidad de cotizante independiente. entendiendo que la base de cotización no podrá ser inferior al 40% del valor total del contrato.

6. Confidencialidad. El contratista en virtud de la suscripción del presente contrato se compromete a: 6.1.Manejar de manera confidencial la información que como tal sea presentada, entregada y toda aquella que se genere en torno a ella como fruto de la presentación de sus servicios. 6.2. Guardar confidencialidad sobre esa información y no emplearla en beneficio propio o de terceros mientras conserve sus características de confidencialidad o mientras sea manejada como un secreto empresarial o comercial. 6.3. Informar inmediatamente, al supervisor del contrato sobre cualquier circunstancia presentada en el desarrollo de su trabajo, a colaborar con la mayor diligencia en la documentación y declaración de lo hallado y mantener sobre todo ello los compromisos de confidencialidad requeridos y necesarios. Parágrafo. El desconocimiento de los compromisos descritos por el contratista, pueden conllevar demandas civiles y penales según lo señalan las leyes colombianas.

7. Contar con la disponibilidad necesaria para el desarrollo de las actividades que desarrollan el objeto del contrato. 8. Las demás que se deriven del objeto contractual aquí señalado.

OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA:

El contratista debe cumplir con las directrices de nivel tecnico, administrativo y operativo asignadas por el Grupo de Gestión Administrativa a través del proceso de Gestión Documental, para el tratamiento de la documentación perteneciente al Fondo Documental Acumulado con Funciones de Inspección y Vigilancia de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, relacionadas a continuación:

1. Elaborar y entregar el documento técnico Sistema Integrado de Conservación y sus planes específicos de conservación preventiva y preservación a largo plazo.

2. Prestar apoyo en la implementación del Sistema Integrado de Conservación — SIC de la UAEOS. 3. Realizar medición de condiciones medioambientales (humedad relativa, temperatura y LUX) y toma de muestras

microbiológicas de las zonas de archivo y generar un informe técnico de diagnóstico sobre el estado actual de las zonas de archivo.

4. Presentar un plan de trabajo frente las conclusiones del diagnóstico efectuado a las zonas de archivo una vez se dé inicio a la ejecución del contrato, zona ésta que resulta de conocimiento desde la propuesta de contratación por el profesional a contratar.

5. Realizar limpieza y desinfección de zonas de archivo (nebulización). 6. Realizar limpieza y desinfección de zonas de archivo (nebulización). 7. Formular procedimientos y brindar capacitación frente la limpieza de zonas de archivo. 8. Seguir los canales de comunicación establecidos en el plan de trabajo trazado por el profesional de apoyo a gestión

documental. 9. Reportar cualquier situación u anomalía presentada durante el proceso siguiendo los canales de comunicación establecidos

en el plan de trabajo. 10. Contar los insumos consumibles para cumplir con el objeto contratado tales como: Aplicadores, tubos para toma de muestras,

tapabocas, guantes, lápices, borradores. dataloggers. Luxómetros, cofias, gafas Industriales y batas principalmente.

Componentes de cooperación (convenios) / Obligaciones del contratista

Componentes de cooperación de UAEOS (convenios) / Obligaciones de UAEOS (Contratos)

1. Tramitar para que se efectúen el pago acordado al CONTRATISTA, producto del contrato. 2. Ejercer supervisión sobre el desarrollo del objeto del contrato, de cuya actividad será responsable en adscripción de

funciones el supervisor quien tendrán responsabilidad disciplinaria, penal y fiscal por sus acciones u omisiones en el desarrollo de sus funciones de acuerdo a lo consagrado en Resolución interna No. 673 de 2005 y la Ley 1474 de 2011.

3. Impartir las instrucciones necesarias, sugerencias y requerimientos para la adecuada. normal y total ejecución del contrato, lo cual hará el supervisor.

Para efectos del presente proceso de contratación son riegos previsibles los derivados del cumplimiento de las obligaciones que ejecutan el objeto contractual, es decir, riesgo de un posible incumplimiento por parte del contratista, el cual deberá ser asumido por el, a través de garantía única consistente en una póliza expedida por una entidad Bancaria o una compañia de seguros legalmente establecida en Colombia, a favor de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias.

Lo anterior atendiendo a que se ha identificado con claridad las condiciones y características, asi como el perfil de la persona que preste el servicio.

La entidad ha determinado exigir la constitución de una garantía única que ampare el cumplimiento de las obligaciones que se deriven del contrato, teniendo en cuenta el análisis de los riesgos y su asignación, por lo cual el contratista deberá constituir con

Análisis de los riesgos y constitución de garantías (Convenios y Contratos)

Carrera 10a No 15-22 PBX: 57+1 3275252 — Fax:3275248 Línea gratuita:018000122020 www.orgsolidarias.gov.co - atencionalciudadano(ffi.orqsolidarias.gov.ccrg-

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