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El arte de la productividad sin estrés
� Cantidades de cosas por hacer
� Indefinición de que se debe hacer
� Los cabos sueltos
� Centrarse en principios
“Intento tomarme los días de uno en uno,
Pero a veces varios días me atacan de golpe”
Ashley Brilliant
“Tu habilidad para generar poder es directamente proporcional a tu habilidad para relajarte”habilidad para relajarte”
“Usualmente hay una proporción inversa entre tener algo en la mente y la cantidad de esta que se esta llevando a cabo”
“Cualquier cosa que provoque en usted una reacción desproporcionada, por exceso o defecto, puede controlarle, y con frecuencia lo hace”
� Capturar todas las cosas que necesitan hacerse, para ser colocadas en un sistema lógico y confiable FUERA DE LA MENTE
� Adquirir la disciplina de tomar las decisiones “de antemano” para tener una lista de acciones siguientes
� No se ha aclarado exactamente cuál es el resultado que desea
� No se ha decidido cuál es el resultado de una � No se ha decidido cuál es el resultado de una acción física
� No se ha colocado un recordatorio de la acción
Esta preocupación constante e improductiva que experimentamos por todo lo que tenemos que hacer es la que mas tiempo y energía consume.Kerry Gleeson
� no hagas el compromiso
� mantener los compromisos
� renegociar los compromisos
1. Recopilar2. Procesar2. Procesar3. Organizar4. Revisar5. Hacer
Fuente: www.diyplanner.com
� Cada frente abierto debe estar en el sistema de recopilación y no en la cabezacabeza
� Mantener al mínimo la bandeja
� Vaciar la bandeja periódicamente
� Reglas� Se saca lo que esta primero. ¡NO ELEGIR lo que se
va a procesar!
� Procesar de a uno por vez� Procesar de a uno por vez
� Lo que se saca de la bandeja, no vuelve a la bandeja.
� Decidir que hacer o que es
Hacer las cosas no requiere
demasiado valor; en cambio, decidir
qué hacer SÍ lo requiere
Elbert Hubbard
� ¿Requiere acción? � NO▪ Basura
▪ Elementos para incubar (a futuro)▪ Elementos para incubar (a futuro)
▪ Material de consulta
� Requiere acción� Definir “Acción Siguiente”▪ Si no se puede hacer directamente es un proyecto
Si lleva menos de 2 minutos, HACERLO� Si lleva menos de 2 minutos, HACERLO
� Agregarlo a la lista de acciones siguientes
� Delegarlo
� Aplazarlo
Fuente: www.diyplanner.com
� Elementos necesarios para organizarnos� Lista de proyectos
� Material de apoyo de Proyectos
� Lista de “a la espera”� Lista de “a la espera”
� Agenda para fechas fijas
� Lista de “acciones siguientes”
� Material de consulta
� Lista de “algún día/tal vez”
� Archivo de Seguimiento
� Agenda� Es sagrada
� Cosas que solo se pueden hacer ese día
� No mezclar con tareas que pueden delegarse o atrasarse
� Listas de acciones siguientes� Separadas por Contextos
Oficina
CalleCalle
Casa
PC
Teléfono
Personas-reuniones
Leer/Revisar
� Eventos o recordatorios a si mismo en el futuro.
� Listas de “Algún Día/Tal Vez”
� Archivo de seguimiento� Archivo de seguimiento� 43 carpetas
� 12 para los meses � 31 para los días
� El sistema de archivos� Debe ser rápido y divertido
� Al alcance de la mano
� Ordenado alfabéticamente� Ordenado alfabéticamente
� Muchas carpetas limpias
� Menos de 3/4
� Etiquetas con referencias
� EVITAR la pila “por archivar”“Si necesita mas de 60 segundos
para archivar algo, no lo archivará:
lo amontonará”
David Allen
� Listas de control� Afirmaciones personales
� Listas de control de viajes
� Revisión semanal
� Áreas de atención y responsabilidad
� Personas clave en mí vida
� Revisión Diaria
� Revisión Semanal
� Revisión General
“Los asuntos de la vida tienen que ver con multitud de aspectos, y aquel que razona sobre cualquiera de ellos son tener en cuenta el resto de las cosas es un iluso incapaz de seguir la marcha del mundo”-James Fenimore Cooper
� Revisión Diaria� Mirar la agenda
� …. Y después la lista de acciones siguientes
� Mirarlas en el contexto correcto
� La clave del sistema “La revisión semanal”� Papeles Sueltos
� Procesar notas
� Citas previas� Citas previas
� Citas futuras
� Vaciar la mente
� Revisar las listas
Para que el conocimiento sea productivo
deberemos aprender a ver tanto el bosque
como los árboles. Debemos aprender a
conectar
Peter Druker
� El modelo de cuatro criterios para elegir acciones en el momento
El modelo triple para evaluar el trabajo diario� El modelo triple para evaluar el trabajo diario
� El modelo de seis niveles para revisar su propio trabajo
� Para elegir� Contexto
� Tiempo disponible
� Energía
� Prioridad
“En ultima instancia, debe confiar siempre en su intuición. No obstante, puede hacer muchas cosas para potenciar esa confianza”David Allen
� Para evaluar el trabajo diario� Realizar trabajo predefinido
� Realizar el trabajo a medida que surge
� Definir su trabajo
� Para revisar su propio trabajo
� 15.000 metros o más: vida� 15.000 metros o más: vida
� 12.000 metros: visión con un plazo de entre 3 a 5 años
� 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales
� 6.000 metros: áreas de responsabilidad
� 3.000 metros: proyectos actuales
� Pista de aterrizaje: acciones actuales
Fuente: www.diyplanner.com
proyecto es todo aquello que no se puede hacer proyecto es todo aquello que no se puede hacer directamente para que se complete
� El modelo de planificación natural
1. Definir propósitos y principios
2. Visualizar resultados
3. Generar lluvias de ideas
4. Organizar
5. Identificar las acciones siguientes
� 1. Definir
� Propósito� Porque estoy haciendo esto?� Porque estoy haciendo esto?
� Llevarlo mas allá y preguntar porque estoy haciendo esto
� Principios� Les daré a otros libertad sobre esto mientras que...
“Si no está seguro de lo que está
haciendo, nunca hará lo suficiente”
David Allen
2. Visualizar los resultados
� Visiónver el proyecto luego de completado los � ver el proyecto luego de completado los resultados
� Ver un éxito absoluto!
“La imaginación es mas importante que
el conocimiento”
Albert Einstein
3. Generar lluvia de ideas
� No hay que juzgar, criticar
� ir tras la cantidad, no la calidad
� Analizar y organizar Apagado
� disparadores
4. Organizar
� Identificar las piezas Importante
� Ordenar por ▪ Componentes
▪ Secuencias
▪ Prioridades
� Detallar hasta el nivel necesario
5. Identificar las acciones siguientes
� ¿Cuál es la acción siguiente en cada una de las partes del proyecto?partes del proyecto?
� ¿Cuál es la acción siguiente en el proceso de planeamiento?
“Organízate con eficacia” Autor David Allen – Ediciones Uranohttp://www.davidco.com/
