ORGANIZIRANJE PROTOKOLARNEGA DOGODKAdiplome.fov.uni-mb.si/uni/12516Kranjc.pdf · organiziranje protokolarnega dogodka ... protokolarna pravila, ... 3.1 protokolarna sluŽba v sloveniji

UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE

Diplomsko delo univerzitetnega študija Smer Organizacija dela

ORGANIZIRANJE PROTOKOLARNEGA DOGODKA Mentor: izr. prof. dr. Marko Ferjan Kandidatka: Teja Kranjc Kranj, maj 2007

ZAHVALA

Za strokovno pomoč se zahvaljujem mentorju izr. prof. dr. Marku Ferjanu. Hvala gospe Zdenki Simčič, sekretarki na Protokolu RS, za pomoč, informacije in nasvete pri izdelavi diplomskega dela. Hvala staršem za moralno in finančno pomoč.

POVZETEK Namen protokolarnih pravil je, da se stiki predstavnikov držav olajšujejo in odvijajo na skladen in vnaprej določen poenoten način. Njihov cilj pa, da se zaščiti dostojanstvo in ugled vsake države, ne glede na njeno moč in velikost. Protokolarna pravila, ki izhajajo iz zgodovinskih tradicij in običajev ter diplomatske prakse, je potrebno upoštevati pri organizaciji obiskov, nastanitvi gostov, organizaciji prevozov, sprejemov, svečanih obedov, tiskovnih konferenc ter drugih nalogah protokolarnega dogodka. V diplomski nalogi sem predstavila Protokol Republike Slovenije, glavno protokolarno službo, ter protokolarna pravila. Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretičnega in praktičnega. V prvem delu sem predstavila teoretične osnove obravnavanega problema, kot jih opredeljujejo avtorji v strokovnih knjigah. V drugem delu pa sem predstavila rešitev obravnavane teme na konkretnem primeru. V prvem delu diplomske naloge sem opisala osnovne pojme (protokol, diplomacijo, ceremonial) ter organiziranost slovenske protokolarne službe, njeno zgodovino in naloge. V drugem delu pa sem preučila v kolikšni meri Protokol Republike Slovenije pri izvedbi protokolarnega dogodka spoštuje napisana pravila. Predstavila sem protokolarni dogodek od priprave, prihoda in sprejema, uradnega in neuradnega del do odhoda gosta. V zadnjem delu so moje ugotovitve, predlogi za izboljšavo in zaključek, na koncu pa seznami literature ter slik in tabel. Na primeru obiska predsednika Republike Armenije v Republiki Sloveniji sem prišla do ugotovitve, da so se na obisk temeljito pripravili ter bili v skladu s protokolarnimi pravili. Program obiska je bil izveden tako, kot je bil planiran. KLJUČNE BESEDE Protokol Protokol Republike Slovenije Diplomatski protokol Protokolarni dogodek

ABSTRACT A purpose of the protocol rules is to lighten the contacts of state representatives and to process them on equal defined way. And the aim is, to protect the dignity and the reputation of each state, not according to the size and the power. Protocol rules, resulted from historic traditions, habits and diplomatic practice, have to be notice at the organization of visits, accommodations of guestes, the transport organization, receptions, solemn meals, the press conference and another tasks of protocol event. In diploma work I presented a Protocol of the Republic of Slovenia, the main protocol service, and protocol rules. Diploma work is divided in two parts: theoretical and practical part. In the first part I presented the theoretical basics of the treated problem, like they are defined by the authors in the proffesional literature. The second part is the solution of the treated topic on the concrete case. In the first part I described basic terms (protocol, diplomacy, ceremony) and organization of the Slovenian protocol service, her history and tasks. In the second part I considered as to what extent the Protocol of the Republic of Slovenia take into consideration the written rules when carrying out such event. I introduced a protocol event from the preparation, arrival and reception, official and unofficial part of the visit till the guest's departure. In the end there are my findings, improvement suggestions and the conclusion, on the end there are list of sources and lists of pictures and tables. On the case of the visit of the president of the Republic of Armenia I came to the conclusion, that they were really prepared to the visit and they were in accordance with the protocol rules. The schedule of the visit was carrying out as planed. KEYWORDS Protocol Protocol of the Republic of Slovenia Diplomatic protocol Protocol event

KAZALO

1. UVOD................................................................................................................... 7 1.1 METODOLOŠKI OKVIR DIPLOMSKEGA DELA..........................................................8

1.1.1 OPREDELITEV PROBLEMA DIPLOMSKEGA DELA...............................................8 1.1.2 OPREDELITEV NAMENA DIPLOMSKEGA DELA ...................................................8 1.1.3 UPORABLJENA METODOLOGIJA..........................................................................8

2. OPREDELITEV TEMELJNIH POJMOV ............................................................ 10 2.1 PROTOKOL...............................................................................................................10 2.2 CEREMONIAL...........................................................................................................10 2.3 DIPLOMACIJA...........................................................................................................11 2.4 PROTOKOL KOT SLUŽBA........................................................................................11 2.5 PROTOKOLARNI DOGODKI.....................................................................................11

3. PROTOKOL V REPUBLIKI SLOVENIJI ........................................................... 13 3.1 PROTOKOLARNA SLUŽBA V SLOVENIJI PRED LETOM 1991 ...............................13 3.2 PROTOKOLARNA SLUŽBA V SLOVENIJI PO LETU 1991.......................................13 3.3 PROTOKOL REPUBLIKE SLOVENIJE .....................................................................13 3.4 DIPLOMATSKI PROTOKOL V OKVIRU MINISTRSTVA ZA ZUNANJE ZADEVE......15 3.5 PREDNOSTNI VRSTNI RED DIPLOMATOV.............................................................16 3.6 NACIONALNI SIMBOLI .............................................................................................17 3.7 OSNOVNA PRAVILA OBLAČENJA...........................................................................18 3.8 PREDSTAVLJANJE IN NASLAVLJANJE ..................................................................19 3.9 PROTOKOLARNI OBJEKTI.......................................................................................20 3.10 DRŽAVNIŠKI OBISK .................................................................................................24

4. CEREMONIAL URADNIH OBISKOV V RS....................................................... 26 4.1 PRIPRAVE PRED PRIHODOM GOSTA....................................................................26

4.1.1 PREDHODNICA.....................................................................................................27 4.1.2 IZVEDBA PROGRAMA..........................................................................................28 4.1.3 PROGRAM OBISKA ..............................................................................................29 4.1.4 SPREMSTVO OB OBISKU ...................................................................................30

4.2 PRIHOD IN SPREJEM ..............................................................................................31 4.2.1 PRIHOD GOSTA NA LETALIŠČE..........................................................................31 4.2.2 RAZPORED V KOLONI AVTOMOBILOV...............................................................32 4.2.3 PRIHOD V HOTEL.................................................................................................33

4.3 URADNI DEL OBISKA...............................................................................................34 4.3.1 ODHOD IZ HOTELA ..............................................................................................34 4.3.2 CEREMONIAL SPREJEMA Z VOJAŠKIMI ČASTMI ..............................................34 4.3.3 FOTOTERMIN .......................................................................................................35 4.3.4 TISKOVNA KONFERENCA ...................................................................................37 4.3.5 URADNI POGOVORI .............................................................................................38 4.3.6 IZJAVA ZA TISK ....................................................................................................39 4.3.7 URADNA IZMENJAVA PROTOKOLARNIH DARIL ................................................40 4.3.8 POGOVORI PRI PREDSTAVNIKIH REPUBLIKE SLOVENIJE ..............................41 4.3.9 POLAGANJE VENCA ............................................................................................41 4.3.10 PROGRAM OBISKA ZA ZAKONCA GLAVNEGA GOSTA .....................................41 4.3.11 DIPLOMATSKE POGOSTITVE..............................................................................42

4.4 NEURADNI PROGRAM.............................................................................................46 4.5 ODHOD ŠEFA TUJE DRŽAVE Z URADNEGA OBISKA V RS ..................................47

4.5.1 ZAHVALNO PISMO ZA GOSTOLJUBJE ..............................................................47 4.5.2 POROČILO O POTEKU PROGRAMA IN FINANČNO POROČILO........................47 4.5.3 FINANCIRANJE PROTOKOLARNIH DOGODKOV................................................47

5. URADNI OBISK PREDSEDNIKA REPUBLIKE ARMENIJE............................. 49 5.1 PREDSTAVITEV RAZISKAVE...................................................................................49

5.1.1 NAMEN DIPLOMSKE NALOGE.............................................................................49 5.1.2 VPRAŠANJA, NA KATERE BOM ODGOVORILA ..................................................49 5.1.3 METODE RAZISKAVE...........................................................................................49

5.2 PRIPRAVE PRED PRIHODOM GOSTA....................................................................50 5.2.1 PREDHODNICA.....................................................................................................50 5.2.2 POVZETEK PROGRAMA ......................................................................................51

5.3 PRIHOD IN SPREJEM ..............................................................................................53 5.3.1 PREVOZI ...............................................................................................................54 5.3.2 NASTANITEV.........................................................................................................55

5.4 URADNI DEL OBISKA...............................................................................................55 5.4.1 CEREMONIAL SPREJEMA Z VOJAŠKIMI ČASTMI ..............................................55 5.4.2 URADNI POGOVORI .............................................................................................56 5.4.3 DELOVNI RAZGOVORI .........................................................................................57 5.4.4 MEDIJI ...................................................................................................................58 5.4.5 LOČEN DAMSKI PROGRAM.................................................................................58 5.4.6 LOČENI PROGRAMI MINISTROV IN NJIHOVIH NAMESTNIKOV ........................59 5.4.7 VARNOSTNI UKREPI ............................................................................................60 5.4.8 SVEČANA VEČERJA.............................................................................................60 5.4.9 DELOVNO KOSILO ...............................................................................................61 5.4.10 PROTOKOLARNA DARILA....................................................................................61 5.4.11 PREVAJANJE........................................................................................................62

5.5 NEURADNI DEL........................................................................................................62 5.6 ODHOD GOSTA........................................................................................................62

5.6.1 FINANCIRANJE, STROŠKI....................................................................................63

6. ZAKLJUČEK ..................................................................................................... 65 6.1 POVZETEK UGOTOVITEV .......................................................................................65 6.2 KRITIČNA ANALIZA ..................................................................................................66 6.3 PREDLOGI ZA IZBOLJŠAVE ....................................................................................66

7. VIRI IN LITERATURA........................................................................................ 67

8. PRILOGE........................................................................................................... 69 8.1 PRIMER VABILA NA SVEČANO VEČERJO IN VABILA NA KOSILO........................69 8.2 PRIMER VABILA ZA ŠEFINJO PROTOKOLA IN NJENEGA MOŽA..........................70 8.3 JEDILNIK SVEČANE VEČERJE NA GRADU BRDO.................................................71 8.4 JEDILNIK DELOVNEGA KOSILA V VILI PODROŽNIK..............................................71 8.5 JEDILNIK DELOVNEGA KOSILA V PORTOROŽU ...................................................72 8.6 PRIMER ZAHVALNEGA PISMA................................................................................73

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede Diplomsko delo univerzitetnega študija

Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka Stran 7 od 73

1. UVOD Bonton, lepo vedenje, v vsakodnevnem življenju je neobvezen in prostovoljen. Predpisuje odnos do okolja in odnos okolja do nas. Temelji na nenapisanih pravilih in zakonih, ki so jih postavila stoletja. Vsakemu je prepuščeno, kaj in koliko bo sprejel od neobveznih pravil o lepem vedenju. Po stopnji te prostovoljne obveze do sebe in svoje okolice bo ocenil, koliko je vedenje lepo in olikano, koliko se ujema z okolico in družbo v vsakdanjih stikih in v izjemnih priložnostih. Obstaja pa še drugi urejevalec lepega vedenja. S svojimi predpisi ni le obvezen, temveč tudi strog. Uporablja se pri uradnih stikih, stikih s tujci ob uradnih in slavnostnih prireditvah in dogodkih. Poteka po strogo določenem redu in pravilih, ki segajo celo v predzgodovinske čase. Vse, kar te odnose ureja, sodi v diplomatski protokol, kršitev tega protokola pa je nekoč povzročala celo vojne.1 Večina ljudi spremlja protokolarne dogodke, ko ti že potekajo. Vidijo visoke predstavnike svoje države in predstavnike tujih držav, postrojeno vojsko, prizorišča, opremljena z rdečimi preprogami in tekači, spremljajo izvajanje himen. Skratka vse je videti lepo in svečano, tako kot mora biti. Pripravljanje na dogodke in zakulisje je javnosti skrito. Za nemoten potek dogodkov in njihovo brezskrbno izvedbo je potrebnega veliko znanja ter trdega in natančnega dela. Vsaka napaka ali pomanjkljivost je takoj opažena in vrže senco na delo Protokola. Zaradi opustitve česa lahko pride do incidenta ali celo do mednarodnega škandala. Protokol imajo mnogi za nujno zlo, ljudi, ki to delo opravljajo pa kot nadležne vsiljivce, ki se hočejo o vsem vnaprej podrobno dogovoriti in ničesar prepustiti naključju. Če bi prav in dobro razmislili, bi videli, da jim ravno protokolarna pravila izdatno pomagajo pri ustreznem in pravilnem ravnanju v določenih situacijah. Danes protokol ni nekaj, kar se je nekoč uporabljalo le v najvišjih slojih. Protokolarna pravila se vedno pogosteje in vedno širše uporabljajo ne samo na najvišji ravni, ampak tudi v občinah, podjetjih in na drugih področjih življenja. Gre za pravila upoštevanja prednostnih redov, lepega vedenja, kar vse vodi k uspešni izvedbi dogodkov in na sploh dobro vpliva na sožitje ljudi v vsakodnevnem življenju. Biti dober protokolar ni enostavno. Opravljanje tega dela zahteva poseben profil človeka. Poleg splošne razgledanosti, poznavanja mednarodnih odnosov, znanja jezikov, fleksibilnosti, sposobnosti hitrega reagiranja v nepredvidenih situacijah, zahteva tudi mnoge osebnostne kvalitete, kot so obvladovanje stresa, umirjenost in vzdržljivost. Za to delo je potrebna dobra psiho-fizična kondicija. Protokolar mora poznati kulinariko in enologijo. Sestava dobrih jedilnikov in ustrezna ponudba vin sta nadvse pomembni za uspeh obiska.2 V protokolu delajo projektno: dobijo na primer nalogo, da izpeljejo neki obisk. Organizirati morajo prihod in odhod delegacije, vsa srečanja z visokimi predstavniki RS, kam bodo goste namestili, kaj jim bodo ponudili, organizirati morajo prevajanje, tiskovno konferenco, urediti kolone vozil, poskrbeti za protokolarna darila, vabila, sedežni red,… Za vse to skrbi 26 uslužbencev protokola. Državni protokol skrbi za deset najvišjih funkcionarjev RS: predsednika države, predsednika državnega zbora, predsednika vlade, predsednika državnega sveta, predsednika ustavnega, računskega in vrhovnega sodišča, varuha človekovih pravic in bivšega predsednika republike. Za zunanjega ministra delajo, če tuji zunanji minister uradno obišče Slovenijo. »Ksenija Benedetti, Bonbon, priloga časopisa Večer, 20.2.2007« 1 Zelmanović, Đ. (1990), Ilustrirani bonton & protokol, Maribor, Obzorja; stran: 243 2 Osnove protokola, Interno gradivo seminarjev ge. Zdenke Simčič, str. 2-3



1.1 METODOLOŠKI OKVIR DIPLOMSKEGA DELA Preden preidem na vsebino naloge, naj na kratko predstavim problem in namen diplomske naloge ter metodologijo, ki sem jo v ta namen uporabila. 1.1.1 OPREDELITEV PROBLEMA DIPLOMSKEGA DELA Predmet diplomskega dela je preučevanje organiziranosti protokolarne službe v Sloveniji, predvsem Protokola Republike Slovenije kot glavnega organizatorja protokolarnih dogodkov v Republiki Sloveniji. 1.1.2 OPREDELITEV NAMENA DIPLOMSKEGA DELA Cilj diplomskega dela je predstaviti protokolarno službo v Republiki Sloveniji, njene naloge, način delovanja ter zgodovino in njen razvoj. Na podlagi konkretnega protokolarnega dogodka preverjam upoštevanje določil in zapisanih protokolarnih pravil. Prikazati želim pripravo in izvedbo obiska predsednika Republike Armenije. Po fazah predstaviti celotni potek, ki se začne s povabilom predsednika Republike Slovenije ter konča s poročilom programa in finančnim poročilom. V diplomski nalogi bom odgovorila na naslednja vprašanja: 1. Ali je protokolarni dogodek izrednega pomena za predstavitev Slovenije v svetu? 2. Ali je bil konkretni protokolarni dogodek organiziran in izveden v skladu s protokolarnimi pravili? 3. Ali je v izvedbi obiska prišlo do nepričakovanega zapleta? 4. Kakšno vlogo ima Protokol Republike Slovenije pri organizaciji in izvedbi obiska tujih predstavnikov? 5. Kako poteka izvedba protokolarnega dogodka? 1.1.3 UPORABLJENA METODOLOGIJA Pri preučevanju problema sem uporabila naslednje metode in tehnike:

• Z analizo primarnih virov sem razlagala dokumente, pogodbe, zakone in pravilnike iz Uradnih listov RS, ki se nanašajo na ureditev protokolarne službe v Republiki Sloveniji.

Da sem lahko analizirala ustreznost in učinkovitost priprave in izvedbe protokolarnega dogodka, sem uporabila predpise, zakone in navodila iz Sklepa o določitvi protokolarnih pravil, ki je bil 22.6.1994 objavljen v Uradnem listu RS, št. 36-1478/1994, v veljavo pa je stopil 30.6.1994. Po tem je bil spremenjen in dopolnjen še štirikrat. Iz tega podzakonskega predpisa namreč izhaja zakonska podlaga za delovanje Protokola RS in Diplomatskega protokola pri MZZ, hkrati pa podrobneje določa potrebne postopke pri pripravi in izvedbi protokolarnih dogodkov.

• Z analizo sekundarnih virov sem predstavila protokol, kot je predstavljen v knjigah, člankih in ostalih zapisih. V največjo pomoč so mi bila interna gradiva Protokola RS:

• Sklep o določitvi protokolarnih pravil, ki je zbran in urejen tudi kot interno gradivo Protokola RS,

• Gradivo seminarja ge. Zdenke Simčič: Osnove protokola, • Osnovna protokolarna pravila, Ljubljana, oktober 2003.

Iz navedenih internih gradiv sem črpala informacije, ki jih podajam v diplomski nalogi. V pomoč so mi bila pri podrobni predstavitvi vseh faz priprave in izvedbe protokolarnega dogodka.



• Študija primera raziskuje konkretni primer, ki pomaga razumeti objekt raziskovanja. Na konkretnem protokolarnem dogodku, obisku predsednika Armenije, sem opredelila vlogo in naloge protokolarne službe v Republiki Sloveniji.

• Usmerjeni intervju z go. Zdenko Simčič, sekretarko in predstavnico na Protokolu RS, mi

je pomagal pri boljšem razumevanju in jasnejši sliki o protokolu, njegovem delovanju in nalogah. Podala mi je tudi vse potrebne informacije o pripravi in izvedbi protokolarnega dogodka na primeru obiska predsednika Armenije.

• Zgodovinsko-razvojno analizo sem uporabila pri opisovanju zgodovine Protokola

Republike Slovenije, kot državne službe.



2. OPREDELITEV TEMELJNIH POJMOV 2.1 PROTOKOL Beseda »protokol« je grškega izvora in pomeni:3

• uradna in družabna pravila za medsebojne stike uradnih predstavnikov držav; • mednarodni dogovor, navadno o določenem vprašanju.

Protokol je zbir pravil, ki se pojavljajo pri uveljavljanju imunitete, privilegijev, prednostnega vrstnega reda ter ceremonialov srečanj med predstavniki tujih držav in predstavniki naše države. Organizacija Protokola temelji na določenih pravil, ki so bila sprejeta z:

• Dunajsko konvencijo o diplomatskih odnosih, ki določa nazive diplomatskih predstavništev, njihove kategorije, rang in privilegije;

• Dunajsko konvencijo o konzularnih odnosih, ki določa položaj generalnih konzulov in konzulov ter častnih konzulov;

• Konvencijo o specialnih misijah; • Konvencijo o privilegijih in imunitetah Združenih narodov in specialnih agencij; • Konvencijo o predstavitvi držav v njihovih odnosih z mednarodnimi organizacijami; • Različnimi dvo- ali večstranskimi sporazumi.

Protokolarna pravila izhajajo iz:

• zgodovinskih tradicij in običajev, • načel mednarodnega prava in • diplomatske prakse.

Protokolarna praksa sicer temelji na načelih in predpisih mednarodnega prava, vendar se kljub temu protokoli od države do države razlikujejo. Te različnosti izhajajo iz različnih družbenih ureditev, različnih veroizpovedi ter kulturnih in drugi razlik med posameznimi državami. Protokol in njegova pravila morajo poznati vsi, ki delujejo kot predstavniki svojih držav v mednarodnih skupnostih. Z upoštevanjem in dosledno uporabo teh pravil se zagotavlja zaščita ugleda in ustrezna obravnava najvišjih predstavnikov države. Diplomatski protokol pa je urad, oddelek ustreznega organa, ki skrbi za izvajanje protokolarnih pravil.4 2.2 CEREMONIAL Ceremonial so predpisi za potek slavnosti, obredov ali za vedenje pri njih. Ustvarja okvir in ozračje, v katerem se odvijajo miroljubni mednarodni odnosi. Protokol pa kodificira pravila, ki vladajo ceremonialu in ki omogočajo vsakemu subjektu pravico do privilegijev, imunitet in pravic. Ceremonial je najpomembnejši v mednarodnih odnosih. Znano je, da vlade posvečajo posebno pozornost organizaciji srečanj na mednarodni ravni. Pri bilateralnih srečanjih se s ceremonialom, ki ga posvečamo posameznemu dogodku, srečanju, praznovanju obletnic in podpisu pomembnih mednarodnih listin kaže odnos države do posameznega dogodka. 3 Slovar slovenskega knjižnega jezika, 1994, DZS Ljubljana; str. 83 4 Slovar slovenskega knjižnega jezika, 1994, DZS Ljubljana; str. 1089



Ceremoniali za različne protokolarne dogodke se od države do države razlikujejo. To je lahko pogojeno z dolgo tradicijo, religioznimi in kulturnimi normami, ki veljajo v posameznih državah. 2.3 DIPLOMACIJA Beseda diplomacija je grškega izvora, prihaja pa iz besede diploma. Ta je prvotno pomenila listino, dokument, spis. Pojem diplomacije je bil stoletja povezan s preučevanjem dokumentov, arhivov in mednarodnih sporazumov, kar še danes predstavlja del zunanjepolitične dejavnosti.5 Slovar slovenskega knjižnega jezika navaja dve definiciji:6

• dejavnost, ki se ukvarja z zunanjo, mednarodno politiko, • sposobnost ravnati z ljudmi spretno, okoliščinam ustrezno.

2.4 PROTOKOL KOT SLUŽBA Protokol je posebna služba pri vladi in/ali ministrstvu za zunanje zadeve, katere naloga je, da skrbi za stike z diplomatskimi misijami (tujimi v domači državi in domačimi v svetu), organizira obiske državnih delegacij, pripravlja sprejeme in druge pogostitve ter organizira državne svečanosti. V večini držav so protokolarna opravila osredotočena v eni sami službi, ki opravlja protokolarne zadeve za MZZ, vlado in predsednika vlade, šefa države, predsednika parlamenta in tudi druge visoke funkcionarje.7 Seveda pa obstajajo izjeme, ki imajo več služb protokola. Takšna izjema je tudi Slovenija. 2.5 PROTOKOLARNI DOGODKI Protokolarni dogodki so:

• Mednarodni obiski, uradni, delovni in zasebni, tujih predstavnikov v Republiki Sloveniji in predstavnikov Republike Slovenije v tujini.

• Uradni obiski ministrov za zunanje zadeve; • Uradni in delovni obiski šefov mednarodnih organizacij in specializiranih agencij OZN; • Protokolarni dogodki soproge predsednika Republike Slovenije; • Nastopni, poslovilni in delovni obiski veleposlanikov, akreditiranih v Republiki

Sloveniji; • Slovesnosti ob vročanju odlikovanj Republike Slovenije, ki jih vroča predsednik

Republike Slovenije oziroma druge osebnosti po pooblastilu predsednika Republike Slovenije;

• Podpisi meddržavnih in drugih listin, pomembnih za državo, predaje akreditivnih pisem;

• Slovesnosti ob izrekanju priseg pred predsednikom Republike Slovenije in pred predsednikom Državnega zbora Republike Slovenije;

• Državni pogrebi; • Slovesnosti ob polaganju vencev ob dnevu spomina na mrtve in ob dnevu državnosti

ter ob drugih pomembnih obletnicah; • Polaganje venca tujega državnika; • Sprejemi, ki jih prirejajo najvišji predstavniki ob različnih priložnostih; • Sodelovanje pri organizaciji proslav in drugih prireditev državnega pomena.

5 Zelmanović, Đ, (1990), Ilustrirani bonton & protokol, Maribor, Obzorja; stran: 243 6 Slovar slovenskega knjižnega jezika, 1994 7 Osolnik,M. (1998b): Diplomatski protokol, Celovec Drava; str. 143



Za vse naštete priložnosti obstaja določen red oziroma protokol. Ta predpisuje: • Način oblačenja udeležencev; • način in vrstni red rokovanja; • uporabo posameznih ceremonialnih pravil; • geste spoštovanja gosta; • način prevozov gostov in spremstva; • sedežni red ob obedih; • jedilnik; • prisotnost medijev; • drugo.8

8 Florjančič, J, Ferjan, M. (2000); Management poslovnega komuniciranja, MO, Kranj



3. PROTOKOL V REPUBLIKI SLOVENIJI 3.1 PROTOKOLARNA SLUŽBA V SLOVENIJI PRED LETOM 1991 Pred letom 1991, v času Socialistične federativne republike Jugoslavije, so bile naloge protokola razdeljene med federativno in republiško ravnjo. Na federativni (zvezni) ravni so delovale naslednje institucije: Protokol predsednika republike, Protokol zveznega izvršnega sveta, Protokol Zvezne skupščine in Protokol Zveznega sekretariata za zunanje zadeve. Republiški sekretariat za zunanje zadeve je predstavljal dobro osnovo za samostojno slovensko diplomacijo. Glavna naloga republiških organov za zunanje zadeve je bila informativne narave. Skrbeli so za stike z zamejci in zveze z emigranti po svetu.9 Na ravni republik in pokrajin (republiški) so bile organizirane protokolarne službe republiških izvršnih svetov. Tako je tudi v Sloveniji deloval Protokol Izvršnega sveta Socialistične republike Slovenije. Skrbel je za protokolarne zadeve Predsedstva Socialistične republike Slovenije, Izvršnega sveta skupščine SRS, Skupščine SRS, vodstva družbenopolitičnih organizacij, samoupravnih interesnih skupnosti za območje republike, druge nosilce protokolarnih obveznosti v republiki oziroma za obiske na republiški ravni.10 3.2 PROTOKOLARNA SLUŽBA V SLOVENIJI PO LETU 1991 V Sloveniji imamo dve pomembnejši mednarodni državni protokolarni službi: Protokol Republike Slovenije (pri vladi RS) in službo Diplomatskega protokola v okviru Ministrstva za zunanje zadeve. Poleg njiju je potrebno omeniti tudi Službo za protokol pri Ministrstvu za obrambo ter Službo za protokol pri Ministrstvu za notranje zadeve. Glavni koordinator protokolarnih dogodkov v Sloveniji je Protokol RS. Sklep o določitvi protokolarnih pravil določa protokolarna pravila, protokolarne dogodke, način izvajanja protokolarnih zadev, način financiranja protokolarnih dogodkov ter pravice in dolžnosti organov, za katere Protokol opravlja protokolarne zadeve. 3.3 PROTOKOL REPUBLIKE SLOVENIJE Protokol Republike Slovenije je glavna protokolarna služba v sestavi Vlade RS. Je naslednik Protokola Izvršnega sveta Socialistične Republike Slovenije in izvaja svoje naloge na podlagi Sklepa Vlade RS o določitvi protokolarnih pravil ter spremembah in dopolnitvah tega sklepa. Je vladna služba, ki jo vodi predstojnik – šefinja Protokola RS, ga. Ksenija Benedetti.11 Protokol opravlja organizacijsko-tehnično delo ter zagotavlja prevajalske storitve ob obiskih osebnosti oziroma delegacij tujih držav in ob obiskih osebnosti iz Republike Slovenije v tujini.

9 Čačinovič, R.(1994), Slovensko bivanje sveta, strani 116 - 117: Enotnost, Ljubljana 10 Uradni list SRS, 2. člen Odloka o ustanovitvi protokola, št. 29/88. 11 Sklep o določitvi protokolarnih pravil, Ljubljana,11.11.2002 (interno gradivo) str.2-4



Protokol opravlja naslednje protokolarne naloge: 1. za predsednika Republike Slovenije:

• uradne, delovne in zasebne obiske šefov držav v RS oziroma drugih gostov, ki so v RS prišli na povabilo predsednika RS;

• uradne in delovne obiske predsednika RS in soproge v tujini; • predaje akreditivnih pisem Predsednika RS; • delovne in poslovilne obiske diplomatskih predstavnikov pri Predsedniku RS; • slovesnosti ob vročanju državnih odlikovanj; • podpise meddržavnih in drugih listin; • slovesnosti ob izrekanju priseg pred predsednikom RS; • polaganje vencev; • delovne obiske konzularnih predstavnikov; • sprejeme; •

2. za soprogo predsednika Republike Slovenije: • sprejeme; • spremstvo ob obiskih soproge Predsednika RS v državnih institucijah in drugih

ustanovah, zavodih in organizacijah v RS; • obiske soproge Predsednika RS v tujini;

3. za predsednika Državnega zbora Republike Slovenije: • uradne, delovne in zasebne obiske predsednikov parlamentov v RS oziroma drugih gostov, ki so v RS prišli na povabilo Predsednika Državnega zbora RS; • uradne in delovne obiske Predsednika Državnega zbora RS v tujini; • nastopne, poslovilne in delovne obiske diplomatskih predstavnikov; • slovesnosti ob izrekanju priseg pred Predsednikom Državnega zbora RS; • polaganje vencev; • sprejeme; • slavnostne seje v Državnem zboru;

4. za predsednika Vlade Republike Slovenije: 5. za predsednika Državnega sveta republike Slovenije: 6. za predsednika Ustavnega, Vrhovnega in Računskega sodišča Republike

Slovenije: 7. za varuha človekovih pravic Republike Slovenije: 8. za ministra za zunanje zadeve Republike Slovenije: Ob soglasju generalnega sekretarja Vlade Republike Slovenije opravlja protokolarne zadeve tudi za druge organe, kadar so ti nosilci protokolarnih dogodkov državnega pomena. Na podlagi okvirnih programov in predvidenih sredstev organov njihovi pooblaščeni predstavniki do 1. decembra tekočega leta pisno obvestijo Protokol, Ministrstvo za zunanje zadeve RS ter vodjo Medresorske delovne skupine za koordinacijo zunanjepolitičnih aktivnosti o načrtovanih mednarodnih obiskih na njihovem področju in drugih predvidenih protokolarnih dogodkih za naslednje leto, v uresničevanju katerih se vključujejo službe Protokola. Na osnovi tega Protokol pripravi celovit letni načrt dela, predvidi število in vrsto protokolarnih dogodkov in skrbi za njihovo usklajenost in strokovno izvedbo. O posameznih protokolarnih dogodkih, ki v letnem programu niso bili vnaprej časovno opredeljeni ali predvideni, mora biti Protokol pisno obveščen najmanj 15 dni pred dogodkom.



V Protokolu RS je danes zaposlenih 26 ljudi. Za brezhibno načrtovanje, organizacijo in izvedbo protokolarnih dogodkov mora Protokol RS sodelovati tudi z drugimi organi in službami. To so:

• Urad za varnost in zaščito Ministrstva za notranje zadeve RS, ki opravlja naloge varovanja.

• Urad Vlade RS za informiranje, ki med drugim skrbi za tuje in domače predstavnike medijev, ki poročajo o posameznih protokolarnih dogodkih.

• Generalštab Slovenske vojske, ki zagotavlja Častno enoto Slovenske vojske, za izkazovanje ustrezne stopnje vojaških časti.

• Orkester Slovenske policije, ki skrbi za izvajanje himne Republike Slovenije in himne države gostje.

• Javni gospodarski zavod Brdo, ki upravlja z protokolarnimi objekti, kateri se uporabljajo za prenočevanje tujih delegacij, za uradne pogovore, pogajanja, za svečane obede in sprejeme.

• Služba za avtomobilske prevoze. • Služba za letalske prevoze pri Generalnem sekretariatu Vlade RS.

3.4 DIPLOMATSKI PROTOKOL V OKVIRU MINISTRSTVA ZA ZUNANJE ZADEVE

Poleg Protokola RS imamo v Sloveniji tudi na Ministrstvu za zunanje zadeve ločeno službo protokola, ki se imenuje Sektor za protokol, privilegije in imunitete, diplomatsko korespondenco ter prevajanje, ki mu rečemo tudi Diplomatski protokol, v katerem deluje tudi oddelek za diplomatske privilegije in imunitete, ki skrbi za to, da diplomatske misije, akreditirane v Sloveniji uživajo vse ugodnosti, določene z Dunajsko konvencijo. Diplomatski protokol se ukvarja tudi z organizacijo sprejemov, svečanih obedov in delovnih obiskov ministra za zunanje zadeve ter organizira njegove obiske v tujini. Vodi tudi evidenco diplomatskega in konzularnega osebja v državi in redno objavlja sezname tujih diplomatsko-konzularnih predstavništev v Republiki Sloveniji. To pomeni, da pripravlja aktualno diplomatsko listo diplomatskega zbora v Sloveniji. Diplomatska list je uradna publikacija vsakega ministrstva za zunanje zadeve, ki vsebuje popoln pregled akreditiranih diplomatskih misij in uslužbencev diplomatskega ranga, ki sestavljajo diplomatski zbor v neki državi. Diplomatski protokol skrbi za protokolarna darila, celostno podobo MZZ in diplomatskih predstavništev ter konzulatov RS v tujini, izdelavo vizitk, vabil in drugih tiskanih dokumentov. Diplomatska predstavništva in konzulate opremlja s simboli slovenske državnosti, sodeluje pri izboru in nabavi opreme v rezidencah, diplomatskih predstavništvih ter konzulatih in uvaja kandidate pred odhodom v tujino v osnove diplomatskega protokola, vedenja in oblačenja. Sektor za protokol, privilegije in imunitete, diplomatsko korespondenco ter prevajanje je razdeljen na tri oddelke:

• Oddelek za privilegije in imunitete ter diplomatsko korespondenco. • Oddelek za ceremonial, organizacijo obiskov in logistiko. • Prevajalski oddelek.

Diplomatski protokol (MZZ) in Protokol RS (pri Vladi) skupaj tudi organizirata skupinsko udeležbo diplomatskega zbora na posameznih državnih slovesnostih, kot je npr. proslava ob slovenskem kulturnem prazniku. 12 Diplomatski protokol opravlja protokolarne zadeve za ministra za zunanje zadeve v Republiki Sloveniji in organizira njegove obiske v tujini.

12 Osolnik, M(1998b): Diplomatski protokol; str.: 145-147



Vsi diplomatski predstavniki, akreditirani v Republiki Sloveniji, morajo svoje prošnje za stike s predstavniki Republike Slovenije sporočati Diplomatskemu protokolu, ki jih nato posreduje Protokolu RS. 3.5 PREDNOSTNI VRSTNI RED DIPLOMATOV Doslej v Republiki Sloveniji še nismo imeli uradno sprejete prednostne liste nosilcev funkcij. Protokol se je ravnal po praksi, ob upoštevanju Ustave RS in veljavne zakonodaje. Upoštevanje pravilnega prednostnega reda je izrednega pomena, saj je ravno eno tistih področij, ki povzroča slabo voljo in negodovanje pri udeležencih posameznih protokolarnih dogodkov. Protokol RS je pripravil predlog prednostne liste, ki ga uporabljajo kot interni akt. Prednostni vrstni red v Republiki Sloveniji: 1. predsednik Republike Slovenije, 2. predsednik Državnega zbora, 3. predsednik Vlade, 4. predsednik Državnega sveta, 5. predsednik Ustavnega sodišča, 6. predsednik Vrhovnega sodišča, 7. nekdanji predsednik Republike Slovenije, 8. Varuh človekovih pravic, 9. predsednik SAZU, 10. doyen diplomatskega zbora, akreditiranega v RS, 11. predsednik Računskega sodišča, 12. predstavniki verskih skupnosti: nadškof in slovenski metropolit, škof Evangeličanske cerkve, predsednik Škofovske konference Rimokatoliške cerkve v Sloveniji ter predstavnika pravoslavne in muslimanske verske skupnosti, 13. minister za zunanje zadeve (v primeru prisotnosti tujih delegacij ali diplomatskega zbora) 14. rektorji Univerz v Ljubljani, Mariboru in Kopru, 15. župan mesta, kjer protokolarni dogodek poteka, 16. podpredsedniki Državnega zbora, 17. generalni državni tožilec, 18. ministri v Vladi, 19. generalni sekretar Urada predsednika Republike, 20. vodje poslanskih skupin v Državnem zboru, 21. guverner Banke Slovenije, 22. poslanci Državnega zbora. Prednostni vrstni red pri veleposlanikih se določa z začetkom opravljanja funkcije, torej s predajo poverilnega pisma šefu države. Pri odpravnikih poslov se določa po enakem načelu, le da odpravnik poslov preda poverilno pismo Ministrstvu za zunanje zadeve. 1. veleposlanik, apostolski nuncij, vodja misije v enakem rangu 2. odposlanci, ministri 3. odpravniki poslov.

Osebje veleposlaništva se razvršča: 1. apostolski nuncij 2. veleposlaniki in visoki komisarji, 3. posebni odposlanci in pooblaščeni ministri 4. odpravniki poslov, akreditirani pri Ministrstvu za zunanje zadeve 5. začasni odpravniki poslov (nadomešča veleposlanika) 6. odpravniki poslov veleposlaništva, 7. svetniki veleposlaništva,



8. prvi sekretar veleposlaništva, 9. drugi sekretar veleposlaništva, 10. sekretarji, atašeji in drugi. Pri kariernih konzulih velja naslednji prednostni red: 1. generalni konzul 2. konzul 3. vicekonzul Pri častnih konzulih je razvrstitev enaka, le da spadajo v eno kategorijo nižje. 3.6 NACIONALNI SIMBOLI Grb, zastava in himna Republike Slovenije označujejo pripadnost Republiki Sloveniji in so določeni v Zakonu o grbu, zastavi in himni Republike Slovenije (Uradni list RS, Št. 67-2392/94, str.3715). Geometrijska, likovna ter barvna pravila za oblikovanje grba in zastave ter besedilo in notni zapis himne so točno določeni in jih ni mogoče spreminjati. Grba in zastave ni dovoljeno uporabljati, če so poškodovani ali po zunanjosti neprimerni za uporabo. Slovenska zastava se izobeša:

• ob uradnem slovesu od predsednika republike, predsednika državnega zbora oz. predsednika državnega sveta, kadar odhaja na obisk v tujo državo in ob uradnem sprejemu, ko se vrne v Slovenijo.

• ob uradnem prihodu voditelja tuje države in ob njegovem slovesu. Zastava Slovenije je belo-modro-rdeča z grbom Slovenije. Razmerje med širino in dolžino zastave je ena proti dve. Barve zastave gredo po vrstnem redu: bela, modra, rdeča. Vsaka barva zavzema po širini tretjino prostora zastave. Grb je v levem gornjem delu zastave tako, da sega z eno polovico v belo polje, z drugo pa v modro. Zastava mora biti vedno izobešena tako kot velevajo protokolarna pravila. Če je poleg zastave RS izobešena še katera druga zastava, mora biti slovenska, gledano od spredaj, na desni strani. Če je zastava RS izobešena skupaj z dvema drugima, mora biti naša na sredini. Če je zastava RS izobešena z več drugimi mora biti:

• če so v krogu – v sredini kroga tako, da jo je razločno videti, • če so v polkrogu – v sredini polkroga, • če so v koloni – na čelu kolone, • če so v vrsti – na prvem mestu v vrsti, oz. gledano od spredaj, na levi strani.

Če je zastava izobešena na drogu, morajo biti barve zastave razporejene od zgoraj navzdol po temle vrstnem redu: bela, modra, rdeča; grb mora biti, gledano od spredaj, na levi strani zastave v levem zgornjem delu. Z grbom in zastavo so označena prevozna sredstva , ki jih uporabljajo predsednik republike, predsednik državnega zbora, predsednik državnega sveta in predsednik vlade. Če se izobesita samo zastavi Republike Slovenije in Evropske unije, je slednja, gledano od spredaj, desno od slovenske državne zastave. V primeru izobešanja treh zastav je levo izobešena zastava evropske unije, na sredini slovenska državna zastava in desno lokalne skupnosti oziroma druga. Ob obiskih tujih državnikov je levo izobešena zastava tuje države, desno slovenska državna zastava in nato desno sledijo zastava evropske unije, lokalne



skupnosti in druge zastave. Drog, na katerega se izobesi državna zastava na odprtem in v zaprtih prostorih, mora biti izdelan tako, da se zastava nanj pritrdi izključno na krajši strani. Izobešanje državne zastave, ki je na drogu pritrjena po dolžini, ni dovoljeno, v takih primerih je nujno potrebno zamenjati drog. V zaprtem prostoru, kjer zastava miruje, je le-to potrebno poravnati, in sicer tako, da je na njej viden grb Republike Slovenije. Zastava se poravna tako, da je grb s širšim delom nagnjen proti desni. Potrebno je paziti na estetski videz državnih zastav, zlasti tistih, ki so izobešene na prostem. Obledele in raztrgane zastave je potrebno takoj zamenjati z novimi. Namiznih zastavic pri uradnih pogovorih in drugih priložnostih ne uporabljajo več. 3.7 OSNOVNA PRAVILA OBLAČENJA Diplomatski oziroma državniški poklic in drugi poklici pogojujejo vnaprejšnji sprejem določenih obveznosti in načina obnašanja. K določenemu poklicu spada določena podoba. Prav obleka je tista, ki poda prvi vtis o človeku. Delovna oblačila Za predsednike, državne uradnike in druge vidne osebnosti pojem delovnega oblačila na splošno pomeni: za moške: obleka s kravato, za ženske: obleka ali kostim z zaprtimi rameni, ne prevelikim vratnim izrezom, dolžina krila naj ne bi bila previsoko nad koleni, nogavice (tudi poleti) in ne pretirano odprti čevlji ter diskreten nakit. Formalna oblačila Za moške: temna obleka s kravato, ki naj ne bi bila preveč živopisana in svetla srajca (bela, svetlo modra, bež…). Za ženske: kratko (do kolen) elegantno oblačilo z ožjim izrezom okoli vratu, včasih dopolnjeno s klobukom in rokavicami. Večerne obleke Nosijo se po 20. uri, na večernih svečanih dogodkih. Za moške: frak (»full evening dress« ali »white tie«) in smoking (»black tie« ali »dinner dress«) najpogosteje zamenjujejo temna obleka z belo srajco in umirjeno kravato. Za ženske: kratka večerna obleka ali dolga obleka. Slika 1: Predsednik RS in šefinja Protokola na uradni večerji (vir: www.pre-education.net, 5.4.07)



Različna obleka za različne priložnosti Državni obedi, državni sprejemi, plesi in podobno: Za moške frak z belim telovnikom, lakasti čevlji, odlikovanja. Za ženske dolga obleka, lahko tudi z velikim vratnim izrezom in dolgimi rokavicami. Dnevni sprejemi, neformalni obed: Za moške temno siva ali temno modra obleka, bela srajca in kravata ter črni čevlji. Za ženske obleka do kolen ali kostim s krilom . Državni pogrebi: Za moške frak s črnim telovnikom in črna kravata. Za ženske dolga ali kratka črna obleka. Svečani pogrebi: Za moške, če ni predviden frak, suknjič s črnim telovnikom, lahko tudi temno siva obleka, bela srajca in črna kravata. Za ženske kratka črna obleka.

3.8 PREDSTAVLJANJE IN NASLAVLJANJE V pisni uporabi se praviloma uporablja vse nazive, ne glede na stopnjo izobrazbe. V govorni rabi pa lahko pride do zadreg. Uporaba višjih akademskih nazivov je obvezna. Pri magistrih in doktorjih se ne dodaja področja, iz katerega je oseba magistrirala ali doktorirala. Praviloma se uporablja najvišji naziv.

Tabela 1: Predstavljanje in naslavljanje

OSEBA PREDSTAVLJANJE OSEBNO NASLAVLJANJE

Predsednik države Predsednik (ime države) Gospod Predsednik

Prva dama / soproga predsednika Gospa (priimek) Gospa (priimek)

Predsednik parlamenta / Državnega zbora

Predsednik parlamenta / DZ (ime države) Gospod Predsednik

Predsednik Vlade Predsednik Vlade (ime države) Gospod Predsednik

Župan mesta Župan (mesto) Gospod župan

Papež Njegova svetost, papež (ime ) Vaša svetost

Kardinal Njegova eminenca kardinal Vaša eminenca

Predsednik tuje države

Njegova Ekscelenca (ime in priimek) predsednik (ime države) Gospod Predsednik

Predsednik Vlade tuje države

Njegova Ekscelenca (ime in priimek) predsednik (ime države)

Gospod predsednik Vlade

Veleposlanik / Ambasador Njegova Ekscelenca (ime in priimek) veleposlanik (ime države) Gospod veleposlanik

Cesar, kralj, knez Njegovo kraljevo veličanstvo kralj (ime države in ime) (Vaše) veličanstvo

Princ Njegovo kraljevo visočanstvo princ (ime države in ime) (Vaše) visočanstvo



3.9 PROTOKOLARNI OBJEKTI V okviru vladnih služb obstaja Servis za protokolarne storitve Republike Slovenije, ki izvaja gostinske storitve in storitve nastanitve in bivanja v protokolarnih objektih za potrebe državnega protokola in ostalih reprezentančnih dogodkov.13 Servis ima v upravljanju reprezentančne objekte in zemljišča ter je zadolžen za njihovo funkcionalno vzdrževanje in obnavljanje. Protokolarni objekti so: Vila Podrožnik, gradovi Strmol, Brdo in Snežnik ter vili Tartini in Bled, ki se v protokolarne namene uporabljata le občasno. Vsi ti objekti so produkt naše zgodovine in kot taki predstavljajo ogledalo slovenske kulturno- zgodovinske dediščine. Po 54. členu Sklepa o določitvi protokolarnih pravil lahko praviloma uporabljajo:14

• Grad Brdo za sprejeme, nočitve, uradne in delovne razgovore, kosila in večerje najvišjih tujih in domačih delegacij, kadar so gostitelji predsednik države, državnega zbora in vlade, minister za zunanje zadeve in po predhodnem soglasju generalnega sekretarja vlade RS pa tudi drugi;

• Vilo Podrožnik, grad Strmol, Vilo Bled, Restavracijo Zois in Hotel Kokra za sprejeme, nočitve, uradne in delovne razgovore, kosila in večerje tujih in domačih delegacij, kadar so gostitelji predsednik države, državnega zbora in vlade, predsedniki Državnega sveta, Ustavnega sodišča, Vrhovnega sodišča in Računskega sodišča, varuh človekovih pravic, ministri, po predhodnem soglasju generalnega sekretarja vlade RS pa tudi drugi;

• Vilo Tartini in Vilo Zlatorog za izvedbe posameznih delov protokolarnih programov; • Grad Snežnik kot zgodovinski objekt za kulturne in turistične namene, lahko pa tudi za

manjša protokolarna srečanja, razgovore in sprejeme. POSESTVO BRDO Brdo pri Kranju leži v enem najlepših predelov Slovenije in je prizorišče protokolarnih državniških srečanj. Obsega približno 450 ha urejenih zemljišč. Stoletja in desetletja je bil zaprt za širšo javnost. Že od polovice 16. stoletja je bil namenjen le kraljem, vladarjem in njihovim gostom. Danes je dostopen vsem. Grad Brdo s posestvom leži v ravnini severozahodno od vasi Predoslje pri Kranju. Prva omemba gradu je iz leta 1449, stavbo v današnji obliki pa je dal leta 1510 sezidati goriški in kranjski vicedom Jurij Egkh na mestu, kjer je prej stal podeželski dvor imenovan Brdo. V 16. stoletju je bil grad dokončno pozidan in svojo osnovo ohranil do danes. Štirikrako stavbo poudarjajo pravokotni ogelni stolpi, ki dajejo gradu obrambni značaj. Zgodovinski viri poročajo da je bil zgrajen v italijanskem renesančnem slogu. Kot svojo letno in protokolarno rezidenco ga je uporabljal že jugoslovanski predsednik Josip Broz Tito. Na Brdu je med leti 1945 in 1980 sprejemal številne tuje državnike in diplomate, slovenske in zvezne funkcionarje ter različne delegacije, sam pa tam preživljal tudi del prostih dni. Grad Brdo je bil Titova zadnja rezidenca. Poleg gradu se Brdo lahko pohvali še z izjemnim parkom. Ta ponuja možnost sprehodov med več kot desetimi jezeri, od katerih ima eno tudi svoj otoček. Na posestvu je možen ribolov, lov, vožnje s kočijo ali s sanmi ter jahanje.

Slika 2: Grad Brdo zunaj Slika 3: Grad Brdo znotraj Slika 4: Grad Brdo znotraj

13 Internetna stran www.brdo.com, 26.7.2006 14 Sklep o določitvi protokolarnih pravil, Ljubljana,11.11.2002 (interno gradivo), str. 22



GRAD STRMOL Grad Strmol je slikovito postavljen na majhni vzpetini ob vznožju strmega Dvorjanskega hriba, med vasmi Češnjevek, Grad in Dvorje pri Cerkljah na Gorenjskem. Je eden redkih gradov na Kranjskem, ki je vseskozi ohranil slovensko ime. Strmolski, ki so bili graditelji in prvi lastniki gradu, so se pojavili v pisnih virih že v drugi polovici 13. stoletja in bili v 14. stoletju nepogrešljiv del družbenega življenja v bližnji okolici in vse tja do Kamnika. Iz srednjeveškega utrjenega stolpa se je grad preoblikoval v renesančno utrdbo s centralno stavbo in obodnim obzidjem s stolpi, po baročni preobrazbi pa je bil preurejen v razkošno meščansko bivališče. V svoji zgodovini je grad skozi stoletja za krajša ali daljša obdobja prehajal iz rok v roke različnih lastnikov, plemiških rodbin in premožnih mogotcev. Zadnji lastnik, ki je grad kupil nekaj let pred drugo svetovno vojno, ga je obnovil s posluhom za zgodovino in estetiko, ohranil njegovo srednjeveško zasnovo in vidne prvine posameznih razvojnih dob, ga skrbno opremil in v njem zbiral dragocene umetniške predmete. Vsa leta po drugi svetovni vojni se je grad uporabljal za protokolarne potrebe. Po zaključenem večletnem postopku denacionalizacije in ureditvi razmerij z dediči zadnjega lastnika, je bil grad leta 2004 razglašen za kulturni spomenik državnega pomena. Tudi zasnova parkovne ureditve grajskega parka z jezerom predstavlja pomemben spomenik zgodovinske pričevalnosti, enkratnosti in oblikovno likovne vrednosti. Od Brda je grad Strmol oddaljen dobrih 10 km, od mednarodnega letališča Ljubljana preko Cerkelj pa okoli 5 km. Tišina grajskih prostorov in njegove okolice daje poseben čar delovnim zajtrkom, poslovnim kosilom ali slavnostnim večerjam. Grajski vrt omogoča v poznih pomladnih, poletnih in zgodnjih jesenskih mesecih organizacijo cocktail sprejema ali postrežbo hladno-toplega bifeja. Preurejena viteška soba omogoča organizacijo kosila ali večerje za največ 26 gostov, razkošna grajska jedilnica pa za 16. V rdečem salonu gostje lahko opravijo zahtevne delovne sestanke, pogovore, pogajanja, posvetovanja in podobna srečanja za 16 oseb.

Slika 5: Grad Strmol od daleč

Slika 6: Viteška soba Slika 7: Rdeči salon Slika 8: Grad Strmol



GRAD SNEŽNIK Grad Snežnik je zgrajen na majhni skalni vzpetini na skrajnem JZ delu Loške doline pod goro enakega imena. Prvi znani podatki o njegovem nastanku segajo v leto 1269, ko so z njim gospodarili oglejski patriarhi. Podoba gradu se je skozi stoletja spreminjala. Pod današnjim renesančnim izgledom in ob njem se skrivajo tako sledovi srednjega veka kot poznejših stoletij.Leži na robu vasice Kozarišče - 2,5 km južno od Loža (28 km JV od Cerkniškega jezera). Ime Snežnik (Schneeberg) je bilo prvič omenjeno leta 1461, toda prvi pisni viri o gradu so iz leta 1269. Grad je trinadstropen. Zelo lepo je ohranjena notranja oprema, ki je večinoma iz 19-tega stoletja. Grad velja danes za enega redkih gradov na Slovenskem, ki ima ohranjen celoten inventar zadnjih lastnikov, knezov Schönburg-Waldenburg z gradu Hermsdorf pri Dresdenu. Njegova notranja oprema, ki izvira pretežno iz druge polovice 19. in začetka 20. stoletja, obsega tako pohištvo, posodje, stare slike, knjige, stenske tapete kot tudi predmete za vsakdanjo rabo.

Slika 9: Grad Snežnik Slika 10: Grad Snežnik Grad Snežnik je odprt za oglede širše javnosti kot muzej pohištvene kulture zadnjih fevdalnih lastnikov, obenem pa je tudi središče kulturnega dogajanja v Loški dolini z občasnimi umetniškimi razstavami, večeri poezije, glasbe in literature, komornimi koncerti, civilnimi poročnimi obredi... Grad je danes v lasti Vlade Republike Slovenije, z njim pa upravlja Javni gospodarski zavod Protokolarne storitve Republike Slovenije. VILA TARTINI Vila Tartini je svoje ime dobila po nekdanjem lastniku, slavnem violinistu Giusepe Tartiniju. Resda je danes ne moremo več občudovati v njeni prvotni obliki, se pa zato lahko sprehodimo po pravem submediteranskem parku. VILA BLED Vila Bled je edini hotel na Bledu z veličastnim, razsežnim parkom na petih hektarih ob jezerskem obrežju. Obiskovalce navdušuje in hkrati pomirja sprehod po peščenih potkah med bogatimi cvetličnimi nasadi in čudovitimi drevesi, ki pripadajo nad sto različnim vrstam z vseh strani sveta. Hotel Hotel Vila Bled je letos sprejel goste s prenovljenimi sobami, boljšimi pogoji za izvedbo dogodkov in novimi prostori za sprostitev. V prijetnem okolju Studia Marija bomo goste razvajali tudi z izbranimi masažnimi storitvami, sprostitvenimi kopelmi, različnimi savnami... Do središča Bleda je le dvajset minut sproščene hoje ob jezeru. Čar vile je njen imenitni, danes že skoraj izginuli stil iz polpreteklega obdobja, ko niso varčevali ne z dragimi marmorji ne s prostorom. Prijetno, z zgodovino prežeto ozračje tako privlači goste, da se vedno znova vračajo. Blejsko jezero se ponaša z najdaljšo kopalno sezono med vsemi alpskimi jezeri. V času avstroogrske monarhije je princ Windisch-Grätz na mestu današnje vile postavil čudovit dvorec. Od leta 1920 je bil dvorec poletna rezidenca jugoslovanske kraljeve družine. Po drugi svetovni vojni je bila, v skromnejši obliki prenovljena vila, predsedniška rezidenca Josipa Broza – Tita, kjer je gostil številne pomembne državnike. Kot Hotel Vila Bled je kompleks odprl vrata leta 1984 in se že po nekaj letih pridružil prestižnemu hotelskemu združenju Relais & Châteaux, katerega član je še danes.



Vila Bled je bila v svoji bogati zgodovini tako v času avstroogrske monarhije kakor tudi v časih poletne rezidence jugoslovanske kraljeve družine ali predsedniške rezidence Josipa Broza – Tita - vedno v središču diplomatskega, političnega in družabnega dogajanja. Hotel Vila Bled je pridobil sloves prizorišča pomembnih dogodkov po zaslugi svojega prijetnega, z zgodovino prežetega ozračja, odmaknjenosti od vrveža in visoke ravni storitev.

Slika 11: Vhod v Vilo Bled Slika 12: Blejsko jezero z Vilo Bled v ozadju

VILA PODROŽNIK Nahaja se v predelu Ljubljane, znanem po imenu Rožna dolina. Oddaljena je le nekaj minut od samega centra prestolnice. Elegantna skladnost urejene zunanjosti, bogatih sprejemnih salonov in apartmajev ter odlične kulinarične ponudbe je primerna za diplomatska, poslovna in druga srečanja.V vili Podrožnik so za namestitev na voljo 4 sodobno opremljeni apartmaji. Sprejemni salon in klubska soba sta idealna prostora za razgovore, podpise pogodb, dogovorov ali sporazumov, tiskovne konference ... V knjižnici vile Podrožnik boste lahko organizirali novinarsko konferenco oziroma dali izjavo za medije ali pa organizirali sestanek v krogu največ 12 udeležencev. V jedilnem salonu lahko na banketno kosilo ali večerjo sprejmejo 24 gostov, lahko pa se odločite za pogostitev v obliki cocktaila (100-120 gostov) ali hladno-toplega bifeja (70-100 gostov). Ob lepem vremenu pa je vila Podrožnik privlačna za vrtne sprejeme. Naenkrat lahko sprejmejo 200-250 gostov.

Slika 13: Vila Podrožnik (zunaj) Slika 14: Vila Podrožnik (znotraj)



3.10 DRŽAVNIŠKI OBISK Državniški obiski so eden od načinov izvajanja zunanje politike. Šefi držav, predsedniki vlad in zunanji ministri z vodenjem osebne diplomacije preko obiskov, telefonskih pogovorov in pisne korespondence krepijo stike, predstavljajo podobo svoje države ter skušajo izboljševati bilateralne, uradne in druge odnose. V zadnjih letih šefe držav na uradnih obiskih pogosto spremljajo močne gospodarske delegacije, ki jim tovrstni obiski pomagajo pri navezavi in krepitvi ekonomskega sodelovanja med državami. 15 Državniški obiski se običajno dogovorijo preko veleposlaništev ali ministrstev za zunanje zadeve. Kljub temu, da lahko do obiska pride na pobudo katerekoli zainteresirane strani, je nujno povabilo gostitelja. Vabilo za obisk tako formalno vedno vroči država gostiteljica, čeprav je povod obiska lahko tudi želja države pošiljateljice. Pri dogovarjanju o obisku sta obe strani diplomatsko zelo previdni, saj je potrebno poskrbeti za predhodno preverjanje razpoloženja na obisk. Pri tem je vsaka država zelo diskretna, saj bi zavrnitev povabila neugodno vplivala tako na mednarodni ugled zainteresirane strani kot na domače javno razpoloženje.16 Javnost je o obisku seznanjena šele takrat, ko o njem soglašata obe strani. Vrste državniških obiskov:

• Uradni obisk, • delovni obisk in • zasebni obisk.

URADNI OBISK Uradni obiski najvišjih predstavnikov tujih držav v Republiki Sloveniji so na povabilo gostitelja in so v primeru posamezne države praviloma enkrat na tri leta. V Republiki Sloveniji praviloma trajajo do tri delovne dni. Isto velja za uradne obiske najvišjih slovenskih predstavnikov v tujini. Sobote, nedelje, prazniki in dela prosti dnevi praviloma niso protokolarni dnevi za uradne obiske. Protokolarni čas je od 9. do 21. ure. Ob obisku osebnosti iz tujine, je gostitelj vedno istega ranga kot gost. Ob obisku šefa države je gostitelj predsednik RS, ob obisku predsednika parlamenta je gostitelj predsednik parlamenta Republike Slovenije. Kadar gost prihaja na obisk s soprogo, sodeluje pri sprejemu, poslovitvi in drugih protokolarnih obveznostih soproga gostitelja oziroma oseba, ki ji gostitelj določi vlogo gostiteljice. Soproge predsednika Republike Slovenije, predsednika Državnega zbora RS, predsednika Vlade RS in ministra za zunanje zadeve se udeležijo potovanj, če je vabilo namenjeno tudi soprogi. Protokol opravlja zadeve za soprogo predsednika Republike Slovenije, kadar je nosilec protokolarnih dogodkov predsednik Republike Slovenije in ga spremlja soproga in kadar je sama nosilka protokolarnih dogodkov. Za samostojne protokolarne dogodke soproge se štejejo obiski doma in v tujini in drugi dogodki oziroma prireditve, ki so pomembne za državo in razvoj na posameznih področjih. Protokol sodeluje pri opravljanju protokolarnih zadev za soprogo z njo osebno in z Uradom predsednika RS. 15 Sklep o določitvi protokolarnih pravil, Ljubljana,11.11.2002 (interno gradivo) str.13-20 16 Mikolić,M., (1995): Diplomatski protokol, Mate, Zagreb: str. 76-78



DELOVNI OBISK V Sloveniji trajajo delovni obiski največ dva dni. Obisk je manj svečan kot uradni. Ponavadi šefa tuje države ne pričaka predsednik RS. Ni razgovora v salonu. Avtomobilsko spremstvo je manjše. Ni svečanih obedov in sprejemov. Običajni so le delovni obedi. Maksimalno število uradnega spremstva, vključno z glavnim gostom in soprogo, je v primeru obiska šefa držav, šest. Tem se krije stroške namestitve, PTT stroške, stroške prevozov in stroške uradnih obedov. Okvirne točke programa obiska šefa tuje države zajemajo:

• pogovor s predsednikom države, • delovno kosilo ali večerjo, ki jo gosti predsednik države, • druge točke po dogovoru z gostiteljem ali na željo gosta.

ZASEBNI OBISK Šefe držav, parlamentov ali vlad običajno ob prihodu pričaka predstavnik Protokola. Varovanje je zagotovljeno, če pristojni slovenski organi to ocenijo za potrebno. Možno je vključiti tudi uradni element (npr. vljudnostno srečanje s slovenskim kolegom ali manjše kosilo oz. večerja, ki jo gosti slednji). Stroške namestitve, obedov in prevoza za največ tri osebe, vključno z glavnim gostom, predvidoma krije Slovenija. Ostale stroške krije država gosta.



4. CEREMONIAL URADNIH OBISKOV V REPUBLIKI SLOVENIJI

Uradni obiski na najvišji ravni se pripravljajo več mesecev vnaprej, pri pripravah pa sodeluje celotno osebje diplomatske misije države pošiljateljice ter številne službe države gostiteljice. Diplomatsko predstavništvo mora svojemu ministrstvu pred obiskom pravočasno poslati material, ki vključuje vsestranski in natančni pregled političnih, ekonomskih, kulturnih in konzularnih odnosov, stanje podpisanih in ratificiranih dvostranskih sporazumov, informacije o pomembnejših osebnostih države gostiteljice, itd.17 Kadar prihaja na obisk kateri izmed najvišjih političnih predstavnikov (šef države, predsednik vlade, zunanji minister, predsednik parlamenta), je običaj, da veleposlanik države gostiteljice nekaj dni pred obiskom odpotuje domov, kjer svojemu ministru ter drugim osebnostim, ki bodo prišle v stik z gostujočo delegacijo, poroča o vseh relevantnih vprašanjih. Obiski tujih političnih funkcionarjev se v vseh državah, tudi v Sloveniji, organizirajo v sosledju naslednjih faz:18

• V prvi fazi se rešijo zadeve pred prihodom gostov. • V drugo fazo sodijo protokolarne naloge glede prihoda in sprejema gostov. • V tretji fazi se uresniči namen prihoda gostov: pogajanja, pogovori, obiski, otvoritve itd. • V četrti fazi pridejo na vrsto različna vabila, razvedrilo, sprejemi in druge oblike družabnih

stikov. • V peti fazi se uredi odhod gostov.

4.1 PRIPRAVE PRED PRIHODOM GOSTA Ko je na podlagi napovedi ali vabila pismeno določen čas obiska, se pravočasno začnejo priprave za sprejem gosta. V njih se natančno določi dan in ura prihoda in prometno sredstvo, s katerim bodo gostje prišli. Obisk je lahko vljudnostni, manifestni, delovni, poslovni, študijski in glede na to je sestavljen tudi program. Gre za dogovarjanja in usklajevanja med Protokolom RS in tujim protokolom. Upoštevati je potrebno vse želje, zadržke in potrebe gosta. Protokol Republike Slovenije je s strani gostitelja obveščen o uradnem obisku. Predstojnik določi nosilca projekta, ki se poveže s kontaktno osebo v uradu gostitelja. Za učinkovito delo brez nesporazumov je potrebna določitev linije komunikacij. Vse dogovarjanje mora potekati preko nosilca projekta. Protokol se poveže tudi z ustrezno službo gosta. Zlasti je pomembno pridobiti oziroma preveriti točen naziv gosta in način naslavljanja. Poznati je potrebno sestav tuje delegacije, ki spremlja predsednika, da lahko na tej podlagi sestavijo slovensko delegacijo. Protokol zbere podatke preko veleposlaništev ter preko protokolov tujih držav in vseh sodelujočih pri obisku in koordinira pripravo obiska. Podatki o delegaciji:

• točen naziv glavnega gosta, • sestava uradnega spremstva in njihove funkcije, • sestava neuradnega spremstva, • življenjepis glavnega gosta (in soproge, če ga spremlja), • uradni jezik glavnega gosta, • čas in način prihoda in odhoda uradne tuje delegacije,

17 Nick, S., (1997): Diplomacija metode i tehnike, Barbat, Zagreb, str.:139-141 18 Zelmanović, Đ, (1990), Ilustrirani bonton & protokol; Založba obzorja, Maribor, str.: 261)



• posebne želje glavnega gosta glede programa, • posebne želje glavnega gosta glede prehrane, • sugestije o namestitvi glavnega gosta, • zdravstveno stanje glavnega gosta

V sodelovanju z gostiteljem Protokol pripravi osnutek programa, ki vsebuje določene elemente, ki so stalnica, upošteva tudi želje gosta, kadar jih pozna. Srečanja potekajo v določenem vrstnem redu. Sprejemu gosta z vojaškimi častmi sledijo srečanja in pogovori na uradni ravni, šele nato sledi kulturni ali turistični del programa. Pomembno je, da se gost uradno najprej sreča s svojim gostiteljem. 4.1.1 PREDHODNICA Neposredno pred obiskom šefa države pride v državo gostiteljico predhodnica iz države pošiljateljice.19 Običajno jo sestavljajo:

• Šef Protokola ali njegov namestnik, • predstavnik gostovega urada, ki je odgovoren za vsebinska vprašanja, • predstavnik varovanja tujega gosta, • predstavnik za stike z javnostmi.

Na skupnem sestanku, ki ga vodi šef Protokola, se podrobno preuči predlog programa, ki je predhodno usklajen z gostiteljem. Gre za dogovarjanja in usklajevanja med Protokolom Republike Slovenije ter tujim protokolom. Obravnavajo se vprašanja, povezana:20

• z gostovim zdravstvenim stanjem (ali je nujna prisotnost zdravnika, reševalnega vozila), • s prehrambenimi navadami, morebitnimi dietami, • s konjički, • z delovnim jezikom, • s potrebo po tolmačih, z načinom tolmačenja, • s formatom delegacije za posamezna srečanja in obede, • s tiskovno konferenco, z načinom izvedbe tiskovne konference, • z izmenjavo daril, odlikovanj, • z načinom financiranja, • s prevozi, • z drugimi posebnostmi, npr. potreba po vizumih za vstop v našo državo.

Ob uradnih obiskih predsednika Republike Slovenije, predsednika Državnega zbora RS in predsednika Vlade RS v tujini se načeloma za pripravo obiska organizira predhodnica nekaj dni pred obiskom.

19 Sklep o določitvi protokolarnih pravil, Ljubljana,11.11.2002 (interno gradivo) str.28 20 Osnove protokola, interno gradivo seminarja ge. Zdenke Simčič



OGLED LOKACIJ Nosilec projekta iz Protokola nato predhodnico popelje na ogled vseh lokacij, kjer se bo obisk odvijal. Pri ogledu lokacij je nujno prisoten tudi predstavnik Urada Vlade za informiranje, ki se s predstavnikom gosta za tisk dogovori za točne lokacije fototerminov. Publiciteta je zelo pomembna, zato je treba v času obiska poskrbeti, da imajo tuji novinarji ustrezne možnosti za delo. Tuje novinarje, če je možno, peljejo tudi na turistični del programa, saj je to dobro za promocijo naše države. Sledi zaključni sestanek na katerem se dokončno uskladijo glavni elementi z upoštevanjem pripomb predhodnice. Nato Protokol pripravi in uskladi vse predlagane spremembe v programu, opravi nove dogovore in nov predlog posreduje gostitelju. 4.1.2 IZVEDBA PROGRAMA Protokol organizira prevod in tiskanje vabil, jedilnikov, programskih knjižic, zdravic, izdelavo namiznih kartic, razpošiljanje vabil, preverjanje udeležbe vabljenih na posamezne dogodke, v dogovoru z gostiteljem določi člane stalnega spremstva v Republiki Sloveniji, osebe, ki sodelujejo v posameznih pogovorih, seznam vabljenih na svečan obed in na delovne obede, določi ceremonial sprejema na letališču, ki je odvisen od upravičenosti gosta do vojaških časti. Če gost pride na cestni mejni prehod, ni sprejema z vojaškimi častmi na mejnem prehodu, ampak na drugi dogovorjeni lokaciji. Protokol pomaga pri ureditvi prevozov in namestitvi predhodnice v Republiki Sloveniji. Načeloma šef ali namestnik Protokola ponudi delovno kosilo oz. večerjo. Vse stroške predhodnice krije država pošiljateljica, razen prevozov na lokacije protokolarnih dogodkov, kar krije organ gostitelja, in načeloma enega delovnega obeda, kar krije Protokol. PRIPRAVA SEZNAMA NALOG ZA IZVEDBO PROGRAMA Nosilec projekta točno predvidi, kako bo med svoje sodelavce razdelil posamezne naloge. Pripravi seznam nalog, organizira delovna srečanja s člani svoje ekipe, kjer se preverijo vse podrobnosti in dogovori način izvedbe. Točno morajo biti razdeljene naloge in jasno opredeljena odgovornost. Delo protokolarjev je izrazito timsko delo. Ekipa mora biti sestavljena tako, da je maksimalno učinkovita. Ljudje delajo v ozračju, kjer je edini cilj brezhibna izvedba dogodka. Vsak člen v tej organizacijski verigi je enako pomemben za dosego končnega cilja, kajti če katerikoli poči, ni več celote. Ker je delo izredno stresno, je nadvse pomembna vloga nosilca - koordinatorja. Navodila in pričakovani cilji morajo biti jasni vsem. Sodelovanje mora temeljiti na medsebojnem spoštovanju in upoštevanju. Vedno je treba računati na možne nepredvidene zadeve. Kljub temu, da se program, ko je enkrat potrjen, naj ne bi spreminjal, se to vseeno lahko zgodi. TISKANJE VABIL, JEDILNIKOV IN PROGRAMSKIH KNJIŽIC Za svečane obede se natisnejo vabila, jedilniki in pripravijo namizne kartice. Zlasti je pomembno, da gostje vabila dobijo pravočasno. Če je le možno, morajo že pred odhodom od doma vedeti, v katerih delih programa bo kdo sodeloval.



Na vabilih mora biti ime gosta napisano z roko. Gostje dobijo vabilo v svojem jeziku. Na vabilu je akademski naziv, ime in priimek gosta, na ovojnici pa poleg tega še njegova funkcija. Pri jedilnikih je treba posebno pozornost posvetiti prevodu. Včasih lahko pride do zadrege pri prevodu imen kakšne specifične slovenske hrane. Takrat pustijo jed v izvirniku in opisno razložijo, če so vprašani. Pri vinih morajo obvezno navesti ime vinarja, letnik vina in vinorodni okoliš. K pripravam sodi tudi zagotovitev prevoznih sredstev za prevoz delegacije. Goste razporedijo v avtomobile, v limuzine ali v enoprostorce, kot so se predhodno dogovorili s predhodnico. Zagotovijo tudi vozila za prevoz prtljage. V kolono vedno uvrstijo tudi rezervno vozilo. VAROVANJE Posebna pozornost je posvečena varnostnim vprašanjem. Protokol o protokolarnih dogodkih obvesti Ministrstvo za notranje zadeve, ki opravlja naloge varovanja. Pri opravljanju in odrejanju nalog varovanja Ministrstvo za notranje zadeve upošteva aktualne varnostne razmere, stopnjo varnostne ogroženosti, mednarodne standarde varovanja ter posebne zahteve tujih varnostnih predhodnic. V skladu s tem določi stopnjo in obseg varovanja. Skrbeti morajo za varnost glavnega gosta, kontrolo vseh mest, kjer se bodo protokolarni dogodki izvajali ter izbor avtomobila za prevoz delegacije (navaden, blindiran, odprt). Gosta spremljajo tudi njegovi varnostniki. Kadar so oboroženi, morajo orožje prijaviti (tip, število nabojev) in pridobiti ustrezno dovoljenje naših organov za vnos orožja. Za varovanje tujega gosta je v celoti odgovorna varnostna služba naše države. OBVEŠČANJE JAVNOSTI O PROTOKOLARNEM DOGODKU Protokol RS o protokolarnem dogodku obvesti pristojne organe z uradno beležko, ki jo uskladi z gostiteljem obiska. Beležka vsebuje najpomembnejše točke programa s poudarkom na fototerminih. 4.1.3 PROGRAM OBISKA Že med pripravami je potrebno natančno določiti celoten program obiska, kamor sodijo predvsem:

• dogovor o temah, urniku in kraju medsebojnih pogovorov; • določitev točne sestave pogajalskih ekip obeh strani; • izbira jezika pogovorov, pri čemer se zagotovi strokovne in kvalificirane prevajalce; • priprava srečanj z novinarji (organizacija novinarske konference) in dogovor o morebitni

objavi skupnega sporočila za javnost po končanih pogovorih; • priprava sprejema za delegacijo pri katerem od visokih funkcionarjev države gostiteljice; • dogovor o protokolarnih in ceremonialnih elementih programa, uporaba državnih

simbolov (zastave, igranje himne, zastavice na avtomobilih), kosila, sprejemi in zdravice, namestitev gostov, varnostni ukrepi, podelitev odlikovanj, izmenjava daril, morebitno predavanje gosta na univerzi…

• obisk gospodarskih centrov, kulturnih institucij ali zgodovinskih objektov.



Okvirne točke programa ob obisku šefa tuje države:21 • pozdravna slovesnost z vojaškimi častmi, • pogovor na štiri oči z gostiteljem (in soprogo, če je na obisku soproga gosta), • izmenjava daril, • pogovor delegacij, ki jih vodita šefa držav, • srečanje s predsednikom državnega zbora, • srečanje s predsednikom vlade, • srečanje z ministrom za zunanje zadeve, • vodeni sprehod po Ljubljani in obisk Mestne hiše, • uradna večerja (izjemoma kosilo), ki jo gosti predsednik republike Slovenije, • kosilo pri predsedniku vlade ali predsedniku državnega zbora, • v primeru šefa države z izvršilnimi pooblastili – uradni pogovori s predsednikom vlade, • obisk zgodovinskih, kulturnih, naravnih znamenitosti Slovenije, • srečanje z novinarji, • druge točke po dogovoru z gostiteljem ali na željo gosta, • poslovitvena slovesnost z vojaškimi častmi, • (soproga gosta ima običajno deloma ločen program, ki vključuje obisk izobraževalnih in

socialnih ustanov oz. projektov.) Pri uradnih obiskih na najvišji ravni se program obiska z vsemi navedenimi elementi, natančnim časovnim razporedom vsakega dela programa in imeni vključenih ljudi navadno tudi natisne. Med pripravami obiska je potrebno obvestiti ljudi, ki se bodo udeležili sprejema, ter se z ustanovami in osebnostmi, ki jih bodo gostje obiskali, dogovoriti za dan in uro obiska. Potrebno je zagotoviti ustrezno nastanitev in prehrano, ter pri tem upoštevati slovesna kosila in večerje zunaj redne nastanitve gosta. Poskrbeti je treba za prevozna sredstva po mestu, prevoz za ogled zanimivosti države, za olajšave ob prihodu na letališče, kolodvor ali pristanišče, ter za hiter postopek na carini in kontroli potnih listov. Ko sta načrt in program obiska izdelana, ju praviloma vnaprej izročijo gostu ali delegaciji. Predlagani načrt se praviloma sprejme, morebitne želje in zahteve gosta se upoštevajo. Vendar le-te ne smejo podreti programa. Če tehnične možnosti ne dovoljujejo vročitve programa vnaprej, se le-ta izroči gostom takoj po prihodu. Gostitelji in gosti se morajo programa točno držati. Spored se praviloma ne spreminja, morebitne nepredvidene spremembe pa so mogoče samo v sporazumu z gostom. Poleg vseh pomembnih točk programa ne smemo pozabiti na gostov oddih, počitek in prosti čas, saj so programi največkrat zelo naporni in natrpani. 4.1.4 SPREMSTVO OB OBISKU 22 Gosta, ki prihaja na državniški obisk, poleg gostitelja spremlja tudi stalno spremstvo. Sestavo stalnega spremstva ob uradnih obiskih v Sloveniji določi gostitelj obiska na predlog Protokola. Stalno spremstvo ob obisku šefa tuje države predstavljajo predstavnik Urada

21 Sklep o določitvi protokolarnih pravil, Ljubljana,11.11.2002 (interno gradivo) str.29 22 Sklep o določitvi protokolarnih pravil, Ljubljana,11.11.2002 (interno gradivo) str.28-31



predsednika RS, minister za zunanje zadeve ali predstavnik Ministrstva za zunanje zadeve, veleposlanik RS v državi gosta in šef ali namestnik Protokola. Gosta vedno spremlja uradno spremstvo. Število članov uradnega spremstva je vnaprej dogovorjeno in navadno odstopanja glede števila niso možna. V Sloveniji je najvišje število članov uradnega spremstva, vključno z gostom in soprogo, pri obiskih šefov držav deset, pri predsednikih parlamentov in vlad osem ter pri ministrih za zunanje zadeve šest. Administrativno, tehnično in varnostno spremstvo Število le-teh ni omejeno. Protokol ne ureja logistike za člane tega spremstva, vendar po potrebi zagotavlja ustrezno pomoč. Vse stroške tega spremstva plačajo gosti. 4.2 PRIHOD IN SPREJEM Po številnih telefonskih klicih, izmenjanih pismih in brzojavkah, na določen datum in uro prispe visoki gost v Slovenijo. 4.2.1 PRIHOD GOSTA NA LETALIŠČE Protokol mora vedno z uradnimi dopisi obvestiti obmejne organe o dogodku in se dogovoriti o vseh podrobnostih. Predhodno morajo pridobiti vsa soglasja oziroma dovoljenja za gibanje najavljenih oseb na lokaciji letališča, kjer velja poseben režim. Kadar gostu pripadajo vojaške časti, je običajno na letališču sprejem ob prisotnosti kordona vojakov Slovenske vojske. Tega ni, če je prihod preko cestnega mejnega prehoda. Uradni obisk se začne, ko visoki gost prispe v državo gostiteljico, kjer je uradno sprejet. V Sloveniji je to ponavadi letališče Brnik, kjer se v t.i. VIP salonu petnajst minut pred prihodom gosta zbere predstavnik Urada predsednika Republike Slovenije, stalno spremstvo in predstavniki veleposlaništva države gosta ter druge osebnosti, ki bodo gosta ob prihodu pozdravile. Pred prihodom letala na letališko stavbo razporedimo zastave (zastavo države gosta, slovensko in evropsko zastavo). Po prihodu letala poskrbimo za postavitev preproge in tekača, ob katerega razvrstimo osebnosti, takoj poleg častne enote Slovenske vojske. Razporedijo je na levo stran tekača, gledano proti letalu. Po prihodu posebnega letala z gostom orkester Policije igra koračnico. Ko letalo pristane iz njega prvi izstopijo novinarji, v kolikor le-ti spremljajo gosta. Šefinja Protokola RS v spremstvu veleposlanika države gosta, nato vstopi v letalo, se gostu predstavi ter mu sporoči, da je vse pripravljeno na njegov sprejem in pospremi gosta iz letala. Ko gost izstopi , mu šefinja Protokola predstavi osebnosti, ki ga pričakajo. Vodjo delegacije pozdravi gostitelj z nekaj besedami dobrodošlice, v gostovem jeziku (v kolikor ga zna), oziroma v jeziku, ki ga poznata oba. Če to ni mogoče, organizator protokola poskrbi za prevajalca, ki bo na voljo med celotnim obiskom. Potem, ko se seznanita in pozdravita, gostitelj predstavi svojemu gostu in članom delegacije še druge osebnosti na sprejemu. Zatem stopi do gosta deklica in mu izroči šopek, ki ga takoj prevzame predstavnik Protokola. Šefa države skupaj odideta po tekaču do preproge, pri čemer hodi gost na desni strani. Ko stopita na preprogo, orkester prične igrati himno države gosta, nato še slovensko himno. Po končanih himnah začne orkester igrati koračnico, šefa države pa stopata po tekaču. Nekaj korakov pred zastavo jima preide nasproti poveljujoči častnik, koračnica preneha, časnik poroča, predsednika stopita naprej in se poklonita zastavi. Orkester zopet prične igrati koračnico, predsednika pa pregledata častno enoto Slovenske vojske.



Šefa tuje države ob prihodu pozdravijo poleg gostitelja, predsednika RS, še predsednik Državnega zbora, predsednik Vlade, minister za zunanje zadeve, generalni sekretar Urada predsednika Republike, ter druge osebe, ki jih določi gostitelj. Sledi kratek postanek v salonu VIP. Med tem časom se ob pomoči predstavnikov Protokola člani delegacij razporedijo v kolono vozil. Za prtljago je pripravljeno posebno vozilo, ki zapusti letališče, ko je naložena vsa prtljaga ter odpelje v rezidenco gostov. Organizator obiska skupaj s tajnikom delegacije poskrbi za potrditev potnih listov in za carinske formalnosti. Novinarje pričaka predstavnik Službe vlade za informiranje s primernim vozilom Ko je kolona pripravljena, pripeljejo gosta in se napotijo v rezidenco ali pred Predsedniško palačo oz. Grad Brdo, odvisno od tega, katera je prva lokacija programa gosta. 4.2.2 RAZPORED V KOLONI AVTOMOBILOV Kolona vozil in razpored gostov je predhodno usklajen med Protokolom, predhodnico in Uradom za varnost in zaščito. Sestava kolone je od začetka do konca obiska enaka. Vsa vozila v koloni morajo biti označena z zaporedno oštevilčenimi protokolarnimi nalepkami. Kolono se oblikuje po naslednjem vrstnem redu:

• POLICIJA - avtomobil ali motoristi, ki zavarujejo dovoze s stranskih cest • P - vozilo Protokola • S1 – dodatno vozilo policije za zavarovanje • A – (blindirano) vozilo, v katerem sta glavni gost in predstavnik gostitelja ter osebni

varnostnik gosta, dodeljen s strani države gostiteljice • S – vozilo varovanja • M – zdravnik • P2 – dodatni protokolarni avto, kadar se kolona deli • 1 • 2 • 3 • 4 • 5 • R – rezerva – kadar se kolona deli, sledi vozilu M • POLICIJA (zaključnica).

Vozilo s prtljago – kadar ni v koloni, vozi ločeno s posebnim policijskim spremstvom. Če je tako dogovorjeno, je v koloni tudi reševalno vozilo, ki vozi tik pred policijsko zaključnico ali pa diskretno neposredno za kolono. Na avtomobil glavnega gosta A namestimo zastavico države gosta in sicer na desno stran avtomobila. Na levi strani je slovenska zastavica. Kadar se gost vozi sam, s soprogo ali z veleposlanikom, je na avtomobilu samo njegova zastavica. Glavni gost sedi na zadnjem desnem sedežu v vozilu A (na častnem mestu), levo poleg njega je gostitelj, na sprednjem sedežu vedno sedi varnostnik tujega gosta – UVZ, le v izjemnih primerih prevajalec. Kadar je v avtomobilu prevajalec, mora ta, ko se vozilo ustavi, počakati, da pristopi varnostnik, ki odpre vrata. Če gosta spremlja soproga, je ta v vozilu B s soprogo gostitelja, sicer pa je v tem avtomobilu član delegacije, ki je po rangu prvi za gostom. Na enak način Protokol razporedi v vozila tudi ostale člane delegacije in spremstva.



Če gre za gosta visoke stopnje, je treba zagotoviti tudi policista vodnika na motornem kolesu, ki bo omogočil hitrejši prehod skozi mestni promet.

Slika 15: Razporeditev sedežev v avtomobilu (vir: Osnovna protokolarna pravila) 1- gost, 2- gostitelj, 3- prevajalec, V- voznik S prevozom delegacij s policijskim spremstvom ne povzročajo dolgotrajnih zastojev v prometu. Motoristi neposredno pred kolono zapirajo cesto. S tem se izognejo nejevolji drugih udeležencev v prometu, če bi morali dolgo čakati. Vozila za varovanje tudi onemogočajo drugim udeležencem v prometu prehitevanje kolone. Vozniki, ki vozijo v protokolarni koloni, naj ne bi komentirali pogovorov med potniki, vljudno pa je, da odgovorijo na morebitno vprašanje. Ko potniki vstopajo v avtomobil, voznik stoji zunaj, po potrebi prijazno pomaga s prtljago ali pridrži dežnik. Preveri ali so vrata zaprta, nato gre zadaj za avtomobilom proti svojemu sedežu. Pri izstopanju iz avta najprej izstopi voznik in pomaga potnikom pri izstopanju iz avtomobila. Protokolarne letalske in avtomobilske prevoze opravljata službi za letalske in avtomobilske prevoze pri Uradu predsednika Vlade RS. Protokolarni prevozi so vezani izključno na izvedbo protokolarnih dogodkov. Stroške opravljenih protokolarnih prevozov poravna tisti organ, ki je imel vlogo glavnega gostitelja in bil nosilec programa obiska23 4.2.3 PRIHOD V HOTEL Gosta v hotelu oz. rezidenci pričaka predstavnik Protokola, ki pred tem preveri stanje v hotelu, v sobe razporedi darila, programske knjižice, vabila na posamezne obede. Običajno pripravijo tudi mape s turističnimi prospekti o Sloveniji. Posebno pozornost lahko izkažejo tudi s steklenico vina, sadjem in rožami. Poskrbijo tudi, da imajo v hotelu seznam članov delegacije s telefonskimi številkami sob. Če delegacija pride v hotel pozno zvečer, ji zagotovijo zasebno večerjo v restavraciji hotela. Šefi držav in vlad so ob uradnem obisku običajno nameščeni v Gradu Brdo, na njihovo željo pa lahko tudi v hotelu. Člani spremstva so običajno nameščeni v Hotelu Kokra. Za dnevno bivanje se lahko uporabi Vilo Podrožnik. Predsedniki parlamentov in zunanji ministri so običajno nameščeni v hotelu ali v Vili Podrožnik. Na trenutni rezidenci glavnega gosta je izobešena njihova državna zastava in gostova osebna zastava, če jo ima.

23 Sklep o določitvi protokolarnih pravil, Ljubljana,11.11.2002 (interno gradivo) str.23



4.3 URADNI DEL OBISKA 4.3.1 ODHOD IZ HOTELA Odhod na uradni del obiska se prične z odhodom iz hotela. Gost najprej obišče gostitelja. Ta obisk je protokolarne narave. V hotelu ga pričakajo predstavnik Protokola in člani stalnega spremstva in ga pospremijo do gostiteljevega uradnega sedeža. Predstavnik Protokola mora poskrbeti, da delegacija z gostom ob določeni uri odide iz hotela in da pravočasno pride na uradno srečanje z gostiteljem. Sploh je protokolar tisti, ki opozarja na zaključek pogovorov, na pravočasen odhod z ene lokacije na drugo. Skupaj s policijo tudi redno spremlja stanje na cestah, prilagaja čas odhoda v primeru ovir na cesti, na primer prometne nesreče. Razpored v koloni vozil je zapisan v programski knjižici in je točno določen za vsak premik delegacije z vozili posebej. 4.3.2 CEREMONIAL SPREJEMA Z VOJAŠKIMI ČASTMI Sprejem z vojaškimi častmi je lahko že na letališču, pred Predsedniško palačo v Ljubljani, pred Gradom Brdo na Brdu pri Kranju ali kje drugje, če srečanje obeh predsednikov ni v Ljubljani. Častna enota Slovenske vojske in Orkester Policije Slovenije sodelujeta v slovesnosti pri prihodu šefov držav in predsednikov vlad na uradni obisk v Republiki Sloveniji in v slovesnosti ob odhodu šefov držav ob zaključku uradnega obiska v Republiki Sloveniji. Pri prihodu in odhodu šefa države sodelujejo 3 častni vodi, skupaj 106 pripadnikov častne enote, od tega 4 častniki, 12 podčastnikov in 90 vojakov. Pri prihodu predsednika vlade sodeluj častni vod, skupaj 37 pripadnikov častne enote, od tega 1 častnik, 6 podčastnikov in 30 vojakov. Sestava častne enote se določi za vsak obisk posebej v skladu z načelom reciprocitete. 24 Pri uradnih protokolarnih dogodkih doma in v tujini spremlja predsednika Republike Slovenije pribočnik. Pribočnik je visoki častnik Slovenske vojske, ki ga po predhodnem soglasju s predsednikom RS določi minister za obrambo. Pol ure pred začetkom ceremoniala se na določeno mesto, ponavadi pred Predsedniško palačo, postavita Častna enota Garde Slovenske vojske in orkester Slovenske policije. Petnajst minut kasneje predstavnik Protokola pospremi na častno mesto visoke slovenske predstavnike. Pet minut kasneje prispejo člani tuje delegacije v ločeni koloni avtomobilov po Prešernovi ulici pred Predsedniško palačo. Tam ji pričaka predstavnik Protokola in jih pospremi na častno mesto. Dve minuti do začetka na prizorišče prispe predsednik Republike Slovenije s spremljevalko (soprogo ministra za zunanje zadeve), v spremstvu predstavnika Protokola. Pred prihodom avtomobila z visokim gostom v Erjavčevo ulico orkester Slovenske policije igra koračnico. Avtomobil z gostom pripelje do preproge, orkester preneha igrati, slovenski predsednik pozdravi tujega predsednika in soprogo. Stojita na preprogi, gost na gostiteljevi desni strani. Soprogi oz. spremljevalki stojita korak za njima na levi. Za predsednikoma stojita oba pribočnika. Orkester Slovenske policije najprej zaigra tujo himno in nato še slovensko. Po končanih

24 Sklep o določitvi protokolarnih pravil, Ljubljana,11.11.2002 (interno gradivo) str.20-21



himnah se ob igranju koračnice napotita ob orkestru Slovenske policije proti častni enoti Garde Slovenske vojske. Za predsednikom Republike Slovenije stopa pribočnik. Nekaj korakov pred zastavo pride predsednikoma naproti poveljujoči častnik. Orkester preneha igrati koračnico, poveljujoči častnik poroča, predsednika stopita naprej in se poklonita zastavi. Orkester ponovno prične igrati koračnico, predsednika pregledata častno enoto Garde Slovenske vojske. Po pregledu častne enote se obrneta proti poveljujočemu častniku. Le-ta izvrši pozdrav s sabljo in se postavi v sredino postroja ter da vojakom povelje »Mirno«. Predstavnik Protokola RS pospremi obe soprogi oz. spremljevalki, ki se pridružita obema predsednikoma. Nato drug drugemu predstavita člane svojega spremstva. V spremstvu šefinje Protokola RS se vsi skupaj napotijo po tekaču ob Predsedniški palači do vhoda na Prešernovi 8 in vstopijo v Predsedniško palačo. S tem je pozdravna slovesnost zaključena.

Slika 16: Načrt postavitve ob ceremonialu sprejema (vir: Gradivo za seminarje ge. Simčič) 4.3.3 FOTOTERMIN Po svečanem ceremonialu sprejema z vojaškimi častmi pred Predsedniško palačo šefinja Protokola RS povabi predsednika Slovenije in gosta v Predsedniško palačo (vhod Prešernova 8) ter ju pospremi v Veliko dvorano Predsedniške palače (vhod na desni strani) do častnih mest. Če sta prisotna oba zakonca, se pridružita za fototermin. Predstavniki tujih in domačih medijev so že nameščeni za vrvico, kot je razvidno iz skice. Predsednik Republike Slovenije povabi svojega gosta na častno mesto (na svojo desno), kjer se pozdravita in rokujeta, pri čemer sta obrnjena proti medijem. V primeru prisotnosti zakoncev ju nato šefinja Protokola povabi na skupni fototermin. Zakonca stojita na sredini med obema šefoma držav.



Slika 17: Fototermin ob uradnem obisku šefa tuje države v Veliki dvorani

Predsedniške palače (vir: Gradivo za seminarje ge. Simčič)

Slika 18: Postavitev za fototermin ob uradnem obisku šefa tuje države v Veliki dvorani Predsedniške palače (vir: Gradivo za seminarje ge. Simčič)



Vse ostale predstavnike tuje delegacije ter predstavnike Republike Slovenije povabi predstavnik Protokola RS pred sobo 70. Po fototerminu v Veliki dvorani šefinja Protokola pospremi oba predsednika (in zakonca) v Zlati salon. Ti pogovori so običajno v najožjem krogu. Tam lahko poteka tudi osebna izmenjava daril. Po zaključenem pogovoru v Zlatem salonu se oba šefa držav pridružita slovenski in tuji delegaciji. Sledi plenarni pogovor. Takrat so v sobo 70 povabljeni mediji, da posnamejo začetek plenarnih pogovorov. Istočasno se začne posebni program za zakonca. Posebni program se lahko začne takoj po vojaških časteh. Takrat se oba šefa držav sestaneta v Zlatem salonu na pogovoru na štiri oči, pri kateri je po potrebi prisoten le prevajalec. Po dogovoru je pogovor v malo razširjeni obliki, tedaj sta prisotna oba veleposlanika. Po končanih pogovorih običajno sledi tiskovna konferenca v Veliki dvorani Predsedniške palače. Nadaljevanje programa je odvisno od dogovora. V primeru vojaških časti pred Gradom Brdo se predsednik republike Slovenije in njegov gost po končanem ceremonialu napotita v Mali salon, kjer poteka fototermin. Nato sledi pogovor na štiri oči v sosednjem Kristalnem salonu. Po končanem pogovoru na štiri oči sledijo uradni pogovori med obema delegacijama, ki jih vodita oba predsednika. Ti običajno potekajo v Velikem salonu. Novinarji posnamejo začetek pogovorov. 4.3.4 TISKOVNA KONFERENCA Tiskovna konferenca v Predsedniški palači poteka v Veliki dvorani, kjer sta postavljena govorniška pulta za oba predsednika, sedeži za novinarje ter kabina za simultano tolmačenje. Če potekajo vojaške časti pred Gradom Brdo, poteka tiskovna konferenca v istem prostoru kot fototermin, torej v Malem salonu. Predsednika po dogovoru sedita za mizico ali pa stojita pred mikrofoni. Tolmačenje je simultano in poteka iz posebnega prostora v Gradu Brdo.

Slika 19: Postavitev za tiskovno konferenco Slika 20: Tiskovna konferenca v Malem v Veliki dvorani Predsedniške palače salonu Gradu Brdo (vir: Gradivo za seminarje ge. Simčič) Tolmači so predmet dogovora med obema stranema. Običajno vsaj enega tolmača zagotovi gostujoča stran.



4 2 1 3 5

V III I II IV

4.3.5 URADNI POGOVORI Uradni pogovori potekajo v gostiteljevem uradu, če je sodelavcev več, pa potekajo v sejni sobi. Razpored za mizo je odvisen od oblike mize. Največkrat je miza v obliki črke I. Za okroglo mizo so vsa mesta enakovredna in sodelavci se posedejo brez posebne razmestitve. Za konferenčno mizo podolgovate oblike (v obliki črke I) sedita šefa delegacij drug nasproti drugemu na daljših straneh mize. Njuni sodelavci se po stopnji in funkciji razmestijo na desni in levi strani šefa delegacije. Takšen način razmestitve je najpogostejši. Po stopnji najvišji sodelavec sedi na desni strani šefa, sodelavec številka dve na levi strani in tako dalje. Prevajalca sedita vedno na levi strani od gosta in gostitelja, tako da zanju ne velja razmeščanje po stopnjah. Mizo za razgovore opremijo z mapami in pisali ter namiznimi karticami z imeni udeležencev pogovorov. Namizne kartice so brez grba in imajo napis z imenom na obeh straneh. Napis na eni strani služi gostu, da najde svoje mesto, napis na drugi strani pa omogoča osebi, ki sedi nasproti, da vidi ime sogovornika. Gostu in gostitelju ne dajo namizne kartice. Na sredino mize dajo nizek cvetlični aranžma. Rože morajo biti v primernih barvah, saj imajo ponekod barve rože specifičen pomen. Na primer, v Izraelu je bela barva, barva žalovanja. Za vsakega člana delegacij se na mizo postavi kozarec, vodo in sok, kava ali čaj se postreže, ko gostje že sedijo. Zapisnikar je, če ni drugače dogovorjeno, predstavnik gostitelja, vendar lahko imajo tudi gostje svojega zapisnikarja. Če so pogovori daljši, se lahko pripravi manjši hladni bife za čas odmora v kakšnem sosednjem prostoru, nikakor pa ne v sobi, kjer potekajo pogovori. Dolžina pogovora je določena s programom bivanja. Če je tema pogovorov obsežna, se v programu obiska vnaprej predvidi več rokov za pogovore v enem ali več dnevih. Na dan je za pogovore predvidenih največ tri do štiri ure v enem ali več turnusih. Preostali del dneva je s programom namenjen za različne protokolarne in vljudnostne obiske, pa tudi za stike, ki lahko dopolnijo ali pospešijo pogovore. Če sta šefa delegacije s soprogami, se za čas uradnih pogovorov in drugih uradnih obveznosti za njune soproge naredi poseben program kulturne, turistične ali zabavne vsebine.25

- - okno - -

(slovenska delegacija) Gostitelj

Gost

(tuja delegacija)

↑ VHOD

Slika 19: Razvrstitev delegacij pri mizi v obliki črke I (vir: Gradivo za seminarje ge. Simčič) 25 Zelmanović, Đ., (1990), Ilustrirani bonton & protokol, Maribor, Obzorja, stran: 266-267



Slika 20: Primer delovnega pogovora za okroglo mizo (vir: Gradivo za seminarje ge. Simčič) 4.3.6 IZJAVA ZA TISK Uradnim pogovorom običajno sledi izjava za tisk obeh vodij delegacij. Poskrbeti je treba za prevod izjav, četudi so uradni pogovori potekali v dogovorjenem tujem jeziku neposredno. Izjavo najprej poda gostitelj, nato še gost. Če je tak predhodni dogovor, lahko novinarji postavljajo vprašanja. Protokol o vsakem protokolarnem dogodku z uradno beležko obvešča pristojne organe. Na podlagi beležke Urad Vlade RS za informiranje v dogovoru z gostiteljem obvesti množična občila. Za novinarje in fotoreporterje skrbi Urad vlade za informiranje. Stroške prehrane in namestitve nosijo predstavniki medijev sami. Stroške prevozov za novinarje in fotoreporterje pa nosi Urad vlade za informiranje.

Zastave tuja slovenska evropska

○ prevajalec

gost gostitelj

○ ●

novinarji in fotoreporterji tuja delegacija

slovenska delegacija Slika 21: Izjava za tisk v Veliki dvorani predsedniške palače (stoječa izjava za tisk) (vir: Gradivo za seminarje ge. Simčič)



4.3.7 URADNA IZMENJAVA PROTOKOLARNIH DARIL Ob uradnih obiskih gost in gostitelj izmenjata darila. Po dogovoru je možna izmenjava daril preko služb protokola, možna pa je tudi osebna izmenjava. V takšnem primeru si šef tuje države in gostitelj izmenjata darili med pogovorom v Zlatem salonu Predsedniške palače ali Kristalnem salonu Gradu Brdo. Protokolarna darila so izraz stikov med državami in različnimi kulturami. Podarjajo se predvsem ob srečanju naših visokih predstavnikov v tujini in ob uradnih obiskih tujih visokih predstavnikov pri nas. Vedno se izročajo preko protokola, razen darila za glavnega gosta, ki se lahko izroči tudi osebno. Darila se izbira glede na rang in zanimanje prejemnika (hobi, šport…). Načeloma je gost tisti, ki prinaša darilo, vendar se vedno bolj uveljavlja praksa, da tudi gostitelj izroči darilo gostu.26 Gostitelj izroči glavnemu gostu eno glavno darilo v imenu države. Če je na obisku tudi soproga gosta, se darilo izroči tudi njej. Darila se daje tudi članom uradne delegacije, priložnostna darila pa tudi varnostnemu in tehničnemu osebju gosta, vendar le ob uradnih obiskih in če obstoji recipročna obveznost. Najprimernejši čas za osebno izročanje je po zdravicah ali ob koncu svečanega obeda, preden postrežejo s kavo. V primeru osebne predaje mora biti darilo odvito in odprto. Kadar se darilo izroča preko predstavnika Protokola oziroma se dostavi v rezidenco gosta, mora biti zavito in opremljeno z vizitko gostitelja. Glede darila za glavnega gosta velja, da se že pri predhodnici pozanimajo, ali ima gost kakšne posebne afinitete oziroma konjičke Protokolarna darila so načeloma izdelana v Sloveniji in poudarjajo slovensko kulturo, zgodovino in naravno dediščino, ohranjajo slovensko identiteto ter so kakovostna, funkcionalna in estetska. Izročajo jih v posebni protokolarni embalaži temno modre barve z zlatim grbom, ter so vedno opremljena s certifikatom ali spremno knjižico, tudi v prevodu, kjer so podatki o darilu (opis izdelka, avtor, material…). Ponavadi izročajo naslednja darila:

• izdelki umetne obrti, • knjige o Sloveniji, • kristalni izdelki, • čipke, • replike priznanih slovenskih umetnikov, • faksimile redkejših tiskov, • priznana vina slovenskih okolišev, • izdelki sodobnega slovenskega oblikovanja, • modni dodatki.

S Sklepom o določitvi protokolarnih pravil je določena tudi vrednost daril, ki jih smejo naši najvišji predstavniki izročati. Predsednik Republike lahko da darilo v vrednosti zadnje objavljene povprečne bruto plače na zaposlenega v Republiki Sloveniji, predsednik Državnega zbora in predsednik Vlade 80% in ministri do 50% od te vrednosti.27 Protokol vodi evidenco o gostih in izročenih darilih ter o vrsti in vrednosti daril, ki so jih prejeli uslužbenci v Protokolu. Stroške protokolarnih daril krije Protokol iz svojega letnega finančnega načrta.

26 Osnovna protokolarna pravila, Ljubljana, oktober 2003 27 Uradni list RS št. 36;1994



4.3.8 POGOVORI PRI PREDSTAVNIKIH REPUBLIKE SLOVENIJE V programu uradnega obiska so praviloma uvrščena tudi srečanja in pogovori s predsednikom Državnega zbora Republike Slovenije, predsednikom Vlade RS, ministrom za zunanje zadeve RS ter drugimi osebnostmi, za katere menijo, da bi bilo srečanje z njimi koristno za obe strani. Ponudbo za srečanje lahko prevzame predstavnik Republike Slovenije ali pa gost. Število članov delegacije na pogovorih je omejeno glede na prostorske zmožnosti. 4.3.9 POLAGANJE VENCA V Republiki Sloveniji lahko v času uradnega obiska gost položi venec na Pomnik padlim v vojni za Slovenijo na Novih Žalah v Ljubljani. Kraj polaganja je lahko tudi drug spomenik, za katerega izrazi željo tuja stran. Protokol Republike Slovenije predhodno naroči venec. Želja je, da so barve rož venca v barvah zastave tuje države. Trak zagotovi Protokol tuje delegacije. Ceremonial polaganja venca Šef tuje države z delegacijo in stalnim spremstvom v Republiki Sloveniji prispe na Nove Žale točno ob uri, določeni za slovesnost. Pričaka jih predstavnik Protokola RS, ki jih pospremi do pomnika. Ob pomniku je postrojen častni oddelek slovenske vojske (skupaj 13 pripadnikov, od tega 1 častnik, 2 podčastnika – nosilec venca in 10 vojakov). Dva podčastnika držita venec. Predstavnik Protokola RS da znak za začetek. Častnik izda ustrezna povelja. Podčastnika se obrneta in stopata do pomnika, kjer položita venec. Takoj zatem se postavita levo in desno ob vencu. Šef delegacije simbolično poravna trakove, z minuto molka počasti spomin padlih, nato se prikloni. Enako storijo člani delegacije, ki ga spremljajo. S tem je ceremonial zaključen. Gosta in spremstvo predstavnik Protokola RS pospremi do avtomobila in se poslovi. 4.3.10 PROGRAM OBISKA ZA ZAKONCA GLAVNEGA GOSTA Kadar pride na obisk tudi zakonec, pripravi Protokol RS zanj ločen program. Če je mogoče, zakonec predsednika Republike Slovenije gosta spremlja ves čas obiska ali vsaj na nekaterih dogodkih. Kadar to ni mogoče, prevzame vlogo gostiteljice po dogovoru nekdo drug. V Sloveniji nimamo prve dame, zato mesto gostiteljice ponavadi prevzame soproga ministra za zunanje zadeve. Spremstvo zakonca glavnega gosta običajno sestavljajo:

• zakonec gostitelja oz. zakonec ministra za zunanje zadeve, • zakonec veleposlanika tuje države, • osebe, ki jih določi Urad predsednika Republike Slovenije, • oseba iz Protokola RS, ki je zadolžena za obisk.

Program za zakonca vsebuje poleg neuradnega dela tudi elemente uradnega, kjer se zakonec priključi glavnemu programu.



4.3.11 DIPLOMATSKE POGOSTITVE DELOVNO KOSILO Sledi delovno kosilo, ki ga navadno ne priredi gostitelj, ampak kdo od drugih visokih predstavnikov. Pri delovnem kosilu ni zdravice, lahko pa gostitelj kosila izreče nekaj pozdravnih besed, gost pa lahko odgovori ali ne. Med pozdravnim nagovorom gostitelj in gost vstaneta, prav tako tolmač. Sedežni red je drugačen kot na pogovorih. Gost in gostitelj si sedita nasproti. Vsak ima na svoji levi strani tolmača, če je to potrebno. Pri razporejanju mesto tolmača ne šteje. Desno in levo od gostitelja in gosta izmenično razporedijo člane delegacij. Pri razporedu lahko upoštevajo tudi sorodnost področij, ki jih osebe pokrivajo. Vsako mesto je označeno z namizno kartico z imenom gosta. Da gostje lažje najdejo svoje mesto, postavijo v prostor, kjer postrežejo z aperitivom »tableau« - načrt omizja z označenimi mesti. Gosta in gostitelja za mizo pelje predstavnik Protokola. Na svoji desni ima vsak povabljeni jedilnik v svojem jeziku. Obleka ni posebej predpisana. Lahko je dnevna obleka, za moške obleka, za ženske kostim. Pri vsakem obedu se udeleženci tudi pogovarjajo in to ne le o uradnih stvareh. Posebej je treba paziti, de se izognejo temam, ki se tičejo zasebnega življenja, vere, politike, denarja, bolezni, smrti. Izogibati se je potrebno tudi pogovorom o ljudeh, ki niso prisotni, če pa že govorijo o njih, govorijo, kot če bi bili prisotni. SVEČANI OBED Ob uradnem obisku šefa države, predsednika parlamenta, predsednika vlade ter ministra za zunanje zadeve gostitelj v Republiki Sloveniji priredi en svečan obed. Običajno je, da je to večerja, izjemoma tudi kosilo. Svečani obedi so ponavadi v protokolarnih objektih, vendar nikoli v objektu, ki je v času obiska rezidenca gosta. Ob uradnih obiskih šefov držav in vlad so načeloma v Gradu Brdo ali v Predsedniški palači (odvisno od namestitve gostov). Ob uradnih obiskih predsednikov parlamentov so ponavadi v Gradu Brdo, ob uradnih obiskih zunanjih ministrov in drugih visokih predstavnikov Republike Slovenije pa so načeloma v Vili Podrožnik ali na Gradu Strmol. Na objektu morajo biti izobešene tri-metrske zastave države gosta, Republike Slovenije in Evropske unije. Seznam vabljenih sestavi Protokol v dogovoru z gostiteljem. V Republiki Sloveniji obstaja spisek nosilcev funkcij, ki so vedno vabljeni na svečane večerje. Na svečani obed ob obisku šefa države so povabljeni: • člani uradnega spremstva šefa države, • člani stalnega spremstva v Republiki Sloveniji, • predsednik Državnega zbora RS, • predsednik Vlade RS, • predsednik Državnega sveta RS, • predsednik Ustavnega sodišča RS, • predsednik Vrhovnega sodišča RS, • varuh človekovih pravic, • predsednik računskega sodišča, • minister za zunanje zadeve, • predsednik Slovenske akademije znanosti in umetnosti • in druge osebe, ki jih določi gostitelj.



Vabljeni so tudi vsi, ki v konkretnem programu uradno sodelujejo. Struktura seznama vabljenih se spreminja od primera do primera. Število oseb, vabljenih na uradne obede je v sorazmerju s številom gostov. Priprava in izvedba sta v rokah Protokola RS. Vsak povabljenec dobi s strani Protokola vabilo na svečano večerjo. Vabila so velikega formata z zlato obrobo in zlatim grbom. Biti morajo tiskana. Z roko se na vabila za svečane obede vpiše le ime, pred katerim je vpisana funkcija in akademski naslov. Vabilo mora vsebovati naslednje podatke: kdo vabi, koga vabi, na kaj vabi (opredelitev dogodka), datum, ura in kraj dogodka, trajanje dogodka, obleka in R.S.V.P. ter se opremi z državnim grbom. Na vabilu se poleg osnovnih informacij v desnem kotu spodaj označi čas sprejema, predpisana obleka in druge oznake, na primer: R.S.V.P. - Repondez, s’il vous plait → odgovorite prosim (na tako vabilo je nujno odgovoriti) P.M. – pour memoir → kot opomnik (poslano v vednost, ker vedo da pridete) Regrets only → samo opravičila (pokličite, če se ne boste udeležili) Roki za pošiljanje vabil: • najmanj 10 do 14 dni pred sprejemom • 2 do 3 mesece pred konferenco • 1 mesec in pol za diplomatski zbor. Vabilo na svečano večerjo je osebno in ni prenosljivo. Če je s šefom delegacije soproga, se tudi drugim gostom pošlje vabilo za soproge. Razpored omizij Razpored udeležencev obeda je odvisen od oblike mize. Ta je lahko pravokotna, kvadratna, v oblike črke U (podkve) ali okrogla. Če je gostov veliko, se lahko uporabi kombinacija različnih miz. Pri pravokotni mizi največkrat uporabijo francoski način posedanja, pri katerem si gost in gostitelj sedita nasproti na sredini mize. Kadar sta prisotna tudi tolmača, sedi eden levo od gosta, drugi pa levo od gostitelja. Njuni mesti pri razporedu ne štejeta. Izmenoma posedajo po prednostnem redu desno in levo od gosta in gostitelja udeležence obeda. Pri gostitelju začnejo z našimi udeleženci, pri gostitelju pa s tujci. Razpored se postavi v salonu pred jedilnico na vidno mesto ob vhodu, kjer se gostje zbirajo za aperitiv. Takšna shema – Tableau- se izpostavi na ustrezno komodo na ogled vsem (običajno je to plošča, preoblečena v usnje v obliki mize, v katere se vstavijo kartice z imeni gostov). Sedežni red se detajlno predvidi in dosledno upošteva prednostni red. Iz razporeda za mizo je razvidno, kdo je glavni gost. Na mizi so ob čašah postavljene kartice z imenom gosta. Prostor mora biti primerno urejen s cvetjem in primernim priborom. Gostu je potrebno izbrati prostor tako, da bo imel lepši pogled, npr. skozi okno in ne v vrata. Če število gostov presega 100, se vnaprej pripravi in gostom ob prihodu izroči kartonček s številko omizja ali sedeža, na katerem je narisana oblika banketne mize in s puščico označena smer gibanja do določenega mesta.



8

5

1

4

3

7

6

2

Slika 22: Dva primera sedežnega reda (številka 1 označuje gostitelje, druge številke pa pare gostov po stopnjah)

(vir: Osnovna protokolarna pravila) Gostitelj pričaka goste ob vstopu v prostor, kjer bo sprejem in se tam zadrži do 15 minut, da jih pozdravlja ob prihodu. Ko je družba zbrana, gostitelj povabi družbo k mizi. Šef protokola poskrbi za prostor za obed in sodeluje pri sestavljanju jedilnika in razporeda gostov pri mizi. Izbor jedi je odvisen od letnega časa, priložnosti, oblike pogostitve,… V Sloveniji se vedno trudijo na jedilnik uvrstiti kakšno tipično slovensko jed (idrijske žlikrofe, kraški pršut, prekmursko gibanico) in postreči s slovenskimi vini. Kosila ali večerje so lahko organizirane sede, kot banket ali po sistemu samopostrežbe (buffet lunch, bufet dinner). Za bolj svečan obed je najprimernejši sedeč obed. Pri sedečem kosilu ali večerji, začne jesti gostitelj, ko je vsem udeležencem postreženo. Ko gre za obede nad 20 oseb, gostitelj počaka le, da je postrežen gost in najbližji sosedje. Pri buffet kosilih in večerjah se lahko začne jesti, ko pristopi k postrežbi gostitelj, običajno skupaj z gostom. Kadar je poleg gostitelja tudi soproga, oba skupaj otvorita buffet. V čast delegaciji lahko gostitelj priredi tudi cocktail (če gre za ožjo delegacijo manjšega pomena) ali sprejem, kadar gre za večjo, pomembnejšo delegacijo. Seznam povabljencev se sestavi po zgledu seznamov za kosilo ali večerjo, s tem, da je število gostov lahko večje. Za cocktaile in sprejeme so vsi gostje pravočasno povabljeni s posebnim vabilom z opombo, da velja tudi za soprogo. Za takšne priložnosti se posebej navede, kakšna obleka je obvezna.

okno gost

gostitelj

Slika 23: Razpored gostov za okroglo mizo (vir: Osnovna protokolarna pravila)



Gost in gostitelj si na svečanem obedu izmenjata zdravici. Zdravica se izvede stoje na začetku obeda ali po glavni jedi, pred sladico. Kozarec s pijačo se dvigne do višine prsi v smeri gosta tik pred zaključkom zdravice. Zdravica je lahko pisna in govorna ali samo govorna. Če je natisnjena, jo dobi vsak udeleženec obeda v svojem jeziku. Kakšna bo zdravica je dogovorjeno že vnaprej, da lahko gost pripravi odgovor. Uporabljajo se naslednji načini izmenjave zdravice28:

• Vnaprej pripravljena zdravica, napisana in prevedena na odgovarjajoč jezik. Priložena je jedilnemu priboru, gostom zdravica gostitelja in gostitelju zdravica gosta. Gost in gostitelj jo bereta v svojem jeziku in se je ne prevaja, ker jo ima vsak napisano v svojem jeziku.

• Brana zdravica. Gost in gostitelj bereta vnaprej pripravljeno besedilo zdravice, ki se ga takoj prevede na dogovorjen jezik ali pa se bere v dogovorjenem jeziku, ki ga oba razumeta.

• Improvizirana zdravica, ki se izgovori brez branja in se takoj prevede v dogovorjen jezik. Vsebina zdravice Zdravica ponavadi obsega:

• Pozdrav gostitelja gostu in delegaciji, • povzetek vsebine dosedanjega sodelovanja med državama na različnih področjih s

posebnim poudarkom na doseženih uspehih in željo po boljšem sodelovanju na področjih, kjer so še odprte možnosti,

• izraz dobrih želja gostu, njegovi delegaciji in narodu, ki ga predstavlja, za blaginjo in vsestranski razvoj,

• željo po nadaljnjem razvoju dobrih in prijateljskih odnosov med državama. Gostitelj dvigne kozarec in nazdravi. Vsi gostje ob tem vstanejo. Sledi odgovor gosta:

• zahvali se za sprejem in gostoljubje, • lahko pohvali organizacijo in potek obiska, • izrazi dobre želje gostitelju in njegovemu narodu za nadaljnji razvoj in blaginjo.

Gost dvigne kozarec in nazdravi. Vsi udeleženci ob tem vstanejo. V času svečanega obeda, razen med obema zdravicama, je lahko organizirana glasbena spremljava. Po svečani večerji lahko sledi kratek kulturni program. Protokol RS poskrbi tudi za prehrano tujih varnostnikov ter voznikov, zaposlenih v Oddelku za avtomobilske prevoze Generalnega sekretariata Vlade RS. Ostali vozniki, varnostniki in policisti sami poskrbijo za svojo prehrano.

28 Mikolić, M. (1995), Diplomatski protokol, Mate, Zagreb,: str. 82



Postavitev jedilnega pribora 1- krožnik za juho 2- glavni krožnik 3- vilice in nož za predjed 4- žlica za juho 5- vilice za ribe 6- vilice in nož za pečenko 7- pribor za sladico 8- krožniček za solato 9- krožniček za kruh 10- steklenički za sol in poper 11- komplet za olje, kis in gorčico 12- skleda za juho 13- pribor za kompot 14- skodelica za prste 15- prtiček

Slika 24: Postavitev jedilnega pribora

(vir: Osnovna protokolarna pravila)

Slika 25: Različni kozarci za različno pijačo Kozarci za: 1- vodo, 2- sok, 3- viski, 4- vinjak, 5- penino, 6- rdeče vino, 7- belo vino, 8- pivo, 9- žganje

(vir: Osnovna protokolarna pravila) 4.4 NEURADNI PROGRAM Pri pripravi programa morajo enako pozornost nameniti tudi neuradnemu delu obiska, saj v tem delu sodelujejo s številnimi ljudmi na najrazličnejših lokacijah in želijo, da bi tudi ta del obiska izpeljali kar se da uspešno. V praksi se izkaže, da se težko loči uradni del od neuradnega, saj morajo zaradi številnih obveznosti termine uradnih razgovorov uvrščati tudi v neuradni del obiska. Glede na sestavo in zanimanje delegacije se sestavi program za spoznavanje mesta, kjer so na obisku, posameznih pomembnih ustanov, kulturnih spomenikov in drugih znamenitosti. Vnaprej se pozanimajo o željah gosta in, če je le mogoče, to upoštevajo. Organizirajo lahko tudi obisk kulturnega dogodka, če je ravno takrat na sporedu. Pri tem strogo upoštevajo želje gosta. Možno je, da se neuradnemu delu obiska priključi tudi predsednik Republike Slovenije, če to ni mogoče, pa je gostitelj tega dela programa najvišji predstavnik v stalnem spremstvu ali kdo drug, ki ga določi predsednik Republike Slovenije. Ko določijo lokacijo izleta ali ogleda, se povežejo z županom in vodjo objekta, ki je predviden za obisk, in najavijo gosta. Seveda je zaželeno, da ob prihodu na lokacijo gosta pozdravi direktor ali pa vsaj predstavnik. Če je le mogoče, si Protokol RS lokacijo predhodno ogleda in natančno določi program. Pomemben vidik je tudi čas, ki ga imajo na voljo za ogled. Časa ni primerno spreminjati, saj se lahko predviden program celotnega obiska kaj hitro podre. Z morebitnimi vodiči, ki jih po potrebi naročijo za strokovno vodenje, se natančno dogovorijo za traso vodenja. Šef Protokola RS v neuradnem delu obiska ni nujno prisoten.



4.5 ODHOD ŠEFA TUJE DRŽAVE Z URADNEGA OBISKA V RS Odhod visokega gosta in njegove delegacije poteka po enakem protokolu, kakor njegov prihod, le da je običajno manj svečan. Na ploščadi letališča Brnik se ob določeni uri postavijo častna enota Slovenske vojske, orkester Policije in zastavonoša. Po prihodu na letališče predsednik RS in njegov gost izstopita iz vozila in stopita na preprogo. Policijska godba zaigra najprej himno države gosta, nato še slovensko. Nato gost in predsednik RS stopata ob orkestru Policije, nekaj korakov pred zastavo jima pride nasproti poveljujoči častnik in poroča. Gostitelj in gost sopita naprej in se poklonita zastavi. Sledi častni pregled častne enote in napotitev proti letalu. Šef tuje države se poslovi od predstavnikov RS, ki stojijo ob tekaču. Priključi se tuja uradna delegacija in stalno spremstvo v RS in se poslovi. Delegacija vstopi v letalo. Na preprogi pred letalom se predsednik RS poslovi od šefa tuje države, ki nato vstopi v letalo. Predstavniki RS počakajo ob letališki stavbi, dokler letalo ne odleti. 4.5.1 ZAHVALNO PISMO ZA GOSTOLJUBJE 29 Po vsakem končanem obisku in vrnitvi domov preostane obiskovalcu še manjši, pomemben opravek. Na gostitelja je potrebno nasloviti kratko zahvalno pismo za gostoljubje in sodelovanje. Pismo napiše šef delegacije, ki je bila na obisku. Običajno se v pismu napiše nekaj lepi besed o državi ali mestu, v katerem je bila delegacija sprejeta, ter izrazi zadovoljstvo z opravljenim delom. Potrebno se je zahvaliti gostitelju za njegov doprinos k takemu rezultatu ter ga zaprositi, da zahvalo prenese tudi vsem svojim sodelavcem. Kot pri vsaki korespondenci velja za znamenje pozornosti, tudi v zahvalnem pismu po končanem uradnem državniškem obisku, da se pozdravne in zaključne besede, vključno s podpisom napišejo z roko. Protokol usklajuje pošiljanje čestitk in zahval za predsednika Republike Slovenije, predsednika Državnega zbora, predsednika Vlade, predsednika Državnega sveta in ministra za zunanje zadeve. 4.5.2 POROČILO O POTEKU PROGRAMA IN FINANČNO POROČILO Po končanem obisku je treba pripraviti analizo obiska in o tem napisati poročilo, ki je del arhivske mape. Prav tako je treba izdelati finančno poročilo in predvsem ugotoviti, ali se sklada s predračunom. Če pride do razhajanj je potrebno podati natančno utemeljeno obrazložitev. 4.5.3 FINANCIRANJE PROTOKOLARNIH DOGODKOV30 Stroške, ki nastajajo pri opravljanju protokolarnih nalog, poravnajo uporabniki ali naročniki sami iz sredstev svojega finančnega načrta. Za naročnika ali uporabnika se smatrajo naslednji organi: Urad predsednika Republike Slovenije, Urad predsednika Državnega zbora RS, Urad predsednika Vlade RS, Državni svet RS, Ustavno sodišče RS, Vrhovno sodišče RS, Računsko sodišče RS, Ministrstvo za zunanje zadeve RS in Varuh človekovih pravic RS. Ob uradnem obisku šefa tuje države v Republiki Sloveniji krije stroške obiska gostitelj iz sredstev svojega finančnega načrta za maksimalno 10 gostov, vključno z glavnim gostom in zakoncem. Gostitelj krije stroške prevozov za uradno delegacijo, za ostale pa po dogovoru na osnovi recipročnosti.

29 Nick, S. (1997), Diplomacija: metode i tehnike; Barbat, Zagreb, str.:144 30 Sklep o določitvi protokolarnih pravil, Ljubljana,11.11.2002 (interno gradivo) str.23-24



Glavnemu gostu in zakoncu krije gostitelj vse stroške v rezidenci, drugim pa samo stroške namestitve z zajtrkom. Vse stroške administrativnega, tehničnega in lastnega varnostnega spremstva krijejo gostje sami. Protokol krije stroške za protokolarna darila ter poravna tudi stroške dnevnic, nočitev in potne stroške zaposlenih v Protokolu. Urad za varnost in zaščito krije stroške varovanja, tudi plačilo potrebne nastanitve svojih sodelavcev v hotelu, ter poskrbi za glavno vozilo in voznika. Urad vlade za informiranje krije stroške prevozov in spremstva za novinarje, ki spremljajo svojega predsednika na uradnem obisku. Za stroške pristanka posebnega letala in oskrbe tega letala z gorivom, stroške servisiranja in stroške namestitve posadke mora poskrbeti gostujoča stran v celoti sama.



5. URADNI OBISK PREDSEDNIKA REPUBLIKE ARMENIJE GOSPODA ROBERTA KOČARJANA V REPUBLIKI SLOVENIJI OD 21. DO 23. NOVEMBRA 2005

5.1 PREDSTAVITEV RAZISKAVE 5.1.1 NAMEN DIPLOMSKE NALOGE Namen diplomske naloge je v celoti prikazati protokolarni dogodek, obisk šefa tuje države v Republiki Sloveniji. Po fazah želim podrobno predstaviti potek obiska predsednika Republike Armenije, ki se začne s povabilom predsednika Republike Slovenije, pripravo, izvedbo ter se konča z odhodom visokega gosta. Na kratko bom predstavila Armenijo, nato pa podrobno opisala protokolarni dogodek, obisk predsednika Republike Armenije, gospoda Roberta Kočarjana, v Republiki Sloveniji od 21. do 23. novembra 2005. Izvedbo protokolarnega dogodka bom primerjala z zapisanimi pravili ter jih predstavila po logičnem časovnem zaporedju. 5.1.2 VPRAŠANJA, NA KATERE BOM ODGOVORILA 1. Ali je protokolarni dogodek izrednega pomena za predstavitev Slovenije v svetu? 2. Ali je bil konkretni protokolarni dogodek organiziran in izveden v skladu s protokolarnimi pravili? 3. Ali je v izvedbi obiska prišlo do nepričakovanega zapleta? 4. Kakšno vlogo ima Protokol Republike Slovenije pri organizaciji in izvedbi obiska tujih predstavnikov? 5. Kako poteka izvedba protokolarnega dogodka? 5.1.3 METODE RAZISKAVE S pomočjo programske knjižice, pripravljene za vsakega udeleženca protokolarnega dogodka, intervjuja z gospo Zdenko Simčič, sekretarko in predstavnico na Protokolu RS in internega gradiva njenih seminarjev, sem opisala celoten potek priprave in izvedbe protokolarnega dogodka, obiska predsednika Armenije. Na spletnih straneh sem pridobila določene informacije o Armeniji ter slike z obiska. ARMENIJA Armenija se v armenščini imenuje Hajastan. Ime Armenija, po katerem je dežela znana v večini jezikov, so pred približno 3 tisočletji (torej okoli leta 1000 pr. n. št.) začeli uporabljati grški zgodovinarji po armenskem voditelju Aramu, Meji: na severu na Gruzijo, na vzhodu na Azerbajdžan na jugu na Iran, na jugozahodu na azerbajdžansko eksklavo Naxcivan (Nahičevan) in na zahodu na Turčijo. Trenutno sta odprti le meji z Gruzijo in Iranom, meje s Turčijo in Azerbajdžanom pa so hermetično zaprte. Glavno mesto Armenije je Erevan, uradni jezik pa armenščina.



5.2 PRIPRAVE PRED PRIHODOM GOSTA Na povabilo predsednika Republike Slovenije dr. Janeza Drnovška, je 21. novembra 2005, v Slovenijo pripotoval predsednik Republike Armenije, gospod Robert Kočarjan s soprogo in delegacijo. Protokol Republike Slovenije je ob obisku predsednika Kočarjana opravil sledeče naloge:

• organiziral je ceremonial ob prihodu in odhodu šefa tuje države, • pripravil predlog predstavnikov Slovenije, ki so bili prisotni ob prihodu in odhodu in so bili

v stalnem spremstvu med obiskom, • organizirali so namestitev za glavnega gosta in njegovo spremstvo, • organizirali so prevoze po Sloveniji in sestavili razpored kolone vozil, • uskladili so srečanja z vsemi, ki jih je šef države obiskal, • organizirali so vse obede, • pripravili so prostore, v katerih so potekali uradni razgovori, sprejemi ter tiskovna

konferenca in izjava za tisk, • poskrbeli so za uradnega prevajalca, • organizirali so obešanje zastav na ustrezna mesta, • pripravili so protokolarna darila za delegacijo, • stiskali so knjižico s programom in vsemi potrebnimi podatki.

5.2.1 PREDHODNICA Sestanek z delegacijo Republike Armenije, v zvezi s pripravami na uradni obisk predsednika Republike Armenije s soprogo, se je začel v sredo, 16. novembra 2005, ob 13.30 uri, v sobi 70 Predsedniške palače, na Prešernovi 8 v Ljubljani. Sestanek je pripravila šefinja Protokola RS, ga. Ksenija Benedetti. Z armenske strani so bili povabljeni ter se vabilu odzvali:

• gospod Vahagn Melikian, šef Protokola Republike Armenije, • gospod Georgi Muradian, predstavnik Protokola Republike Armenije, • gospod Arman Aghajanian, predstavnik Protokola Republike Armenije, • gospod Harutiun Gyulumyan, predstavnik varnostne službe predsednika Republike

Armenije. S slovenske strani pa:

• gospa Valentina Flander, šefinja kabineta predsednika RS, • mag. Melita Gabrič, svetovalka predsednika RS za mednarodne odnose, • gospod Sašo Korenjak, direktor Urada za varnost in zaščito, • gospod Janko Tomše, vodja varovanja, • gospa Ada Filip Slivnik, veleposlanica, vodja Sektorja za vzhodno Evropo in srednjo Azijo

v Ministrstvu za zunanje zadeve RS, • gospa Jasna Goličič Bakovnik, ministrica svetovalka v Sektorju za vzhodno Evropo in

srednjo Azijo v Ministrstvu za zunanje zadeve RS, • gospa Marčela Novljan Lovrinčič, svetovalka predsednika Vlade RS, • gospa Zdenka Simčič, sekretarka v Protokolu RS, • gospa Mateja Župan, svetovalka za Protokol v Uradu predsednika RS, • gospa Brigita Mrak, Urad Vlade za informiranje, • gospod Đuro Lukačevič, vodja službe GSV za avtomobilske prevoze.



Program obiska predhodnice Torek, 15. november 2005 18.15 Prihod članov predhodnice na letališče Brnik, kjer jih pričaka sekretarka v Protokolu

RS, gospa Zdenka Simčič, odhod v Ljubljano,

19.00 prihod v Park Hotel v Ljubljani. Sreda, 16. november 2005 11.45 odhod članov predhodnice v spremstvu predstavnice Protokola RS iz hotela Park, 12.00 kosilo, 13.30 sestanek s predhodnico, ki ga vodi šefinja Protokola RS gospa Ksenija Benedetti, v

sobi 70 Predsedniške palače, Prešernova 8, Ljubljana, 15.00 zaključek sestanka, ogled Predsedniške palače, 15.15 ogled prizorišča sprejema z vojaškimi častmi, razlaga ceremoniala sprejema, 15.30 odhod v vilo Podrožnik, ogled, 15.55 odhod v Državni zbor RS, ogled preddverja pred Veliko dvorano in salona 112, 16.20 odhod v Gospodarsko zbornico Slovenije, ogled, 17.00 odhod na Brdo pri Kranju,

postanek na letališču Brnik – ogled lokacije pristanka letala, postavitev vojske, ogled VIP salona,

17.45 prihod na Brdo pri Kranju, ogled Gradu Brdo, 18.00 odhod iz Brda v Ljubljano, 18.30 prihod v Ljubljano. Četrtek, 17. november 2005 8.30 odhod iz Hotela Park v Mestno hišo, 8.45 ogled dvorane v Mestni hiši, 9.00 odhod v Postojno, 9.35 prihod v Postojno, ogled Postojnske jame, 11.15 odhod v Piran, 12.00 prihod v Piran, obisk v Mestni hiši, ogled Pirana, 12.45 kosilo v restavraciji Barka v Bernardinu, 14.00 zaključek kosila, odhod v Ljubljano, 15.15 prihod v Ljubljano,

ogled apartmaja v GH Union, 16.00 zaključni sestanek. Stroške predhodnice je nosila Armenija. 5.2.2 POVZETEK PROGRAMA Predhodnica je preverila program obiska, ter ga potrdila. Ponedeljek, 21. november 2005 19.40 Prihod Njegove Ekscelence predsednika Republike Armenije gospoda Roberta

Kočarjana in delegacije s posebnim letalom na letališče Brnik. Sledi kratek postanek v VIP salonu.

19.55 Odhod v koloni avtomobilov v Ljubljano. 20.15 Prihod v Ljubljano, pred Grand Hotel Union, kjer se predsednik Kočarjan nastani.

Po nastanitvi ima zasebno večerjo v Restavraciji J&B, Miklošičeva 17, Ljubljana. Po večerji ga čaka nočitev.



Torek, 22. november 2005 Zajtrk v Grand Hotel-u Union. 10.10 Odhod delegacije Republike Armenije iz GH Union pred Predsedniško palačo,

Ljubljana, Erjavčeva 17. 10.25 Odhod Njegove Ekscelence predsednika Republike Armenije gospoda Roberta

Kočarjana v koloni avtomobilov pred Predsedniško palačo. 10.29 Prihod pred Predsedniško palačo. 10.30 Sprejem z vojaškimi častmi ter fototermin. 10.40 Fototermin predsednika Republike Armenije gospoda Roberta Kočarjana in

predsednika Republike Slovenije dr. Janeza Drnovška v Veliki dvorani Predsedniške palače, Prešernova 8, Ljubljana.

Nato pogovor med predsednikoma v Zlatem salonu Predsedniške palače. Poskrbljeno za

konsekutivno prevajanje (slovensko-rusko). Sledi fototermin. 11.15 Pogovori med delegacijama Republike Slovenije in Republike Armenije v sobi 70

Predsedniške palače. Tudi tu poskrbljeno za konsekutivno slovensko-rusko prevajanje. Sledi fototermin.

12.00 Zaključek pogovorov. Sledita izjavi za tisk obeh predsednikov v Veliki dvorani Predsedniške palače. Poskrbljeno za simultano slovensko-rusko prevajanje. Možnost vprašanj, po dve z vsake strani. Fototermin. 12.35 Odhod v Vilo Podrožnik. 12.40 Prihod v Vilo Podrožnik. Počitek. 13.00 Delovno kosilo, ki ga predsedniku Kočarjanu priredi predsednik Vlade RS gospod

Janez Janša v Vili Podrožnik. Fototermin. 14.30 Zaključek kosila. 14.35 Odhod na Trg francoske revolucije. 14.40 Prihod na Trg francoske revolucije. Sprehod predsednika Armenije pod vodstvom

direktorja Arhitekturnega muzeja Slovenije dr. Petra Krečiča. Sprehod poteka od Trga francoske revolucije, mimo NUK-a, čez Čevljarski most, čez Cankarjevo nabrežje, mimo Stolnice, Tromostovja, Prešernovega trga do Grand Hotel-a Union. Predstavitev v angleščini ali slovenščini s prevodom v ruščino. Fototermin.

15.45 Prihod v Grand Hotel Union. Prosto. 17.30 Intervju predsednika Republike Armenije za časopis Delo v GH Union. 18.15 Odhod delegacije Republike Armenije iz GH Union na Brdo pri Kranju. 18.30 Odhod predsednika Kočarjana iz GH Union v koloni avtomobilov na Brdo pri Kranju. 18.58 Prihod pred Grad Brdo, Predoslje 39, Brdo pri Kranju. 19.00 Svečana večerja, ki jo priredi predsednik RS dr. Janez Drnovšek. Zdravica je

natisnjena in prevedena. Izrečena je na začetku večerje. Med zdravicama poteka fototermin.

20.30 Zaključek večerje in odhod v Ljubljano. 21.0 Prihod v Ljubljano pred GH Union. Nočitev. Sreda, 23. november 2005 Zajtrk v GH Union. 8.45 Sprejem ministra za zunanje zadeve RS prof. dr. Dimitrija Rupla pri predsedniku

Kočarjanu v Srebrnemu salonu v GH Union. Fototermin. 9.15 Zaključek srečanja.



9.25 Odhod v Državni zbor Republike Slovenije, Šubičeva 4, Ljubljana. 9.30 Prihod v Državni zbor Republike Slovenije. Srečanje predsednika Kočarjana s

predsednikom Državnega zbora RS gospodom Francetom Cukjatijem, dr. med. Fototermin v preddverju Velike dvorane Državnega zbora RS. Vpis predsednika Kočarjana v Zlato knjigo Državnega zbora. Fototermin.

9.35 Pogovori predsednika Kočarjana in gospoda Cukjatija v salonu 217 Državnega zbora RS. Fototermin.

10.00 Zaključek pogovorov. 10.05 Odhod v Mestno občino Ljubljana 10.10 Prihod v Mestno občino Ljubljana, pozdrav z mestnimi piskači in fototermin. 10.15 Srečanje predsednika Kočarjana z tedanjo županjo MO Ljubljana gospo Danico

Simšič. Osebna izmenjava daril. Fototermin. Vpis v Zlato knjigo gostov Mesta Ljubljane. Fototermin.

10.30 Zaključek srečanja. 10.35 Odhod v Postojno. 11.05 Prihod v Postojno. 11.10 Ogled Postojnske jame. 11.40 Zaključek ogleda. Vpis v knjigo gostov v Venecijanki. 11.50 Odhod iz Postojne v Piran. 12.35 Prihod v Piran, pred občinsko stavbo, Tartinijev trg 1. 12.40 Sprejem pri tedanji županji gospe Vojki Štular. Vpis v Zlato knjigo gostov. Osebna

izmenjava daril. Fototermin. 13.00 Ogled Pirana pod strokovnim vodstvom v ruskem jeziku. Fototermin. 13.30 Zaključek ogleda. Odhod v koloni avtomobilov v restavracijo »Barka«. 13.45 Kosilo, ki ga je priredila bivša županja Občine Piran gospa Vojka Štular v restavraciji

»Barka« v Portorožu. 14.55 Zaključek kosila. 15.00 odhod v koloni avtomobilov na letališče Brnik. 16.30 Prihod na letališče Brnik. Kratek postanek v VIP salonu. 16.35 Od predsednika in delegacije Republike Armenije se poslovijo generalni sekretar

Urada predsednika RS dr. Matjaž Nahtigal in člani stalnega spremstva po Republiki Sloveniji.

16.40 Odhod predsednika in delegacije Republike Armenije s posebnim letalom z letališča Brnik ob prisotnosti kordona Garde Slovenske vojske.

5.3 PRIHOD IN SPREJEM V ponedeljek, 21. november 2005, ob 19.40 je prispelo posebno letalo s predsednikom Republike Armenije gospodom Robertom Kočarjanom s soprogo in delegacijo na letališče Brnik. V letalu ga je pozdravila šefinja Protokola RS, gospa Ksenija Benedetti ter ga pospremila iz letala. Pričakali so ga:

• prof. dr. Lovro Šturm, minister za pravosodje Republike Slovenije, • mag. Franci But, državni sekretar v Ministrstvu za kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano RS, • in člani stalnega spremstva v RS,

ob prisotnosti kordona Garde Slovenske vojske. Ker je prišel predsednik Kočarjan v spremstvu soproge, so v Protokolu RS poskrbeli, da se je protokolarnega dogodka kot spremljevalka predsednika Drnovška udeležila gospa Marjetica Ana Rudolf Rupel, sicer soproga ministra za zunanje zadeve RS. Po pozdravu je sledil kratek postanek v VIP salonu.



V tem času so predstavniki Protokola RS poskrbeli za prtljago in potne liste gosta in njegove delegacije. Stalno spremstvo po Republiki Sloveniji

• Prof. dr. Lovro Šturm, minister za pravosodje RS (21. in 22.11.2005), • dr. Matjaž Nahtigal, generalni sekretar Urada predsednika RS (23.11.2005), • gospa Jožefa Puhar, veleposlanica RS v Republiki Armeniji, • gospod Ivo Vajgl, svetovalec predsednika RS za mednarodne odnose, • gospa Ksenija Benedetti, šefinja Protokola RS, • gospa Ada Filip – Slivnik, veleposlanica, vodja Sektorja za vzhodno Evropo in srednjo

Azijo v Ministrstvu za zunanje zadeve RS, • gospa Angelina Trajkovski, ministrica svetovalka za vzhodno Evropo in srednjo Azijo v

Ministrstvu za zunanje zadeve RS, • gospa Zdenka Simčič, sekretarka v Protokolu RS, • gospod Sašo Kavčič, dr.med, zdravnik, • gospa Vera Isakovič, tolmač za slovenski in ruski jezik.

5.3.1 PREVOZI Za organizacijo prevozov je bil zadolžen Protokol RS v sodelovanju z oddelkom za avtomobilske prevoze RS. Za prevoze je poskrbel Avtopark pri Generalnem sekretariatu Vlade Republike Slovenije. Uporabljenih je bilo 10 vozil, 2 kombija in 1 minibus ter 1 dodatno vozilo. Za prtljago sta bila namenjena 2 kombija. Zanjo sta poskrbela en njihov varnostnik ter en predstavnik njihovega Protokola. Vozili s prtljago je spremljal Urad Vlade za varovanje. V koloni so se peljali tako: POLICIJA P1 (g. Vahagn Melikian, ga. Ksenija Benedetti, ga. Zdenka Simčič) S A (g. Robert Kočarjan, g. Vahram Kazhoyan, varnost Slovenije) S Komandno vozilo M (dr. Sašo Kavčič, Vera Isakovič) P2 1 (g. David Harutyunian, ga. Jožefa Puhar) 2 ni v koloni (g. David Lokian, g. Franci But, g. Edouard Panoian) oddidejo na Ministrstvo za kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano RS 3 (g. Armen Gevorgian, g. Ivo Vajgl) 4 (g. Baibourtian, g. Avetissyan, ga. Filip – Slivnik) 5 (g. Adonts, g. Soghomonian, ga. Trajkovski) 6 kombi (g. Davtyan, g. Khachatrian, g. Muradian, g. Movsisian ter dva varnostnika Republike Armenije). R POLICIJA 7 minibus (novinarji) + 2 kombija za prtljago



5.3.2 NASTANITEV Kot navajajo Protokolarna pravila je naloga Protokola Republike Slovenije, da poskrbi za ustrezno namestitev gostujoče delegacije. Država gostiteljica (Slovenija) je morala zagotoviti ustrezno število sob v hotelih. 16 članska delegacija Republike Armenije je bila nameščena v Grand Hotel Union. Prav tako 5 članov njihove varnostne službe, 8 predstavnikov medijev pa je bilo nameščenih v City Hotel. Predsednik Republike Armenije in njegova soproga sta bila nastanjena v apartmaju 264, njegova delegacija pa v 10 dvoposteljnih sobah v Grand Hotelu Union. Nastanitev je zajemala 2 nočitvi z zajtrkom. Praksa Protokola RS je, da so šefi tujih držav nastanjeni v Hotelu Union v Ljubljani, ostali pa v Hotelu Lev. Postopek nastanitve gostov je bil izveden povsem v skladu z obstoječimi protokolarnimi pravili. 5.4 URADNI DEL OBISKA 5.4.1 CEREMONIAL SPREJEMA Z VOJAŠKIMI ČASTMI Torek, 22. november 2005 Ob 10.00 se pred Predsedniško palačo v Erjavčevi ulici 7 v Ljubljani na določeno mesto

postavita častna enota Garde Slovenske vojske in orkester Slovenske policije. Ob 10.15 predstavnik Protokola Republike Slovenije pospremi na častno mesto visoke

predstavnike Republike Slovenije. Ob 10.20 prispejo člani delegacije Republike Armenije v koloni avtomobilov pred

Predsedniško palačo, kjer jih pričaka predstavnik Protokola RS in jih pospremi na častno mesto.

Ob 10.28 na prizorišče sprejema z vojaškimi častmi prispe predsednik Republike

Slovenije v spremstvu predstavnika Protokola RS. Pred prihodom avtomobila z visokim gostom v Erjavčevo ulico orkester Slovenske policije igra koračnico.

Ob 10.30 avtomobil z visokim gostom pripelje do preproge, orkester preneha igrati,

predsednik Republike Slovenije pozdravi predsednika Republike Armenije takoj, ko izstopi iz avtomobila. Predsednik Republike Slovenije in predsednik Republike Armenije na njegovi desni stojita na preprogi, za predsednikom RS stoji pribočnik, orkester Slovenske policije najprej zaigra himno Republike Armenije in nato še himno Republike Slovenije. Po končanih himnah se ob igranju koračnice napotita ob orkestru Slovenske policije proti častni enoti Garde Slovenske vojske. Za predsednikom Republike Slovenije stopa pribočnik. Nekaj korakov pred zastavo pride predsednikoma naproti poveljujoči častnik. Orkester preneha igrati koračnico, poveljujoči častnik poroča, predsednika stopita naprej in se poklonita zastavi. Orkester ponovno prične igrati koračnico, predsednika pregledata častno enoto Garde Slovenske vojske. Po pregledu častne enote se obrneta proti poveljujočemu častniku. Le-ta izvrši pozdrav s sabljo in se postavi v sredino postroja ter da vojakom povelje »Mirno«. Nato predsednik RS predstavi gostujočemu predsedniku predstavnike Republike Slovenije, predsednik Republike Armenije pa slovenskemu predsedniku člane svojega spremstva.



Oba predsednika, člani spremstva armenskega predsednika ter predstavniki Republike Slovenije se nato v spremstvu šefinje Protokola RS napotijo po tekaču ob Predsedniški palači do vhoda na Prešernovi 8 in vstopijo v Predsedniško palačo. S tem je pozdravna slovesnost zaključena.

Pri sprejemu z vojaškimi častmi pred Predsedniško palačo so gosta pozdravili naslednji slovenski predstavniki:

• predsednik Republike Slovenije, dr. Janez Drnovšek, • gospod Sašo Peče, podpredsednik Državnega zbora RS, • prof.dr. Dimitrij Rupel, minister za zunanje zadeve, • prof.dr. Lovro Šturm, minister za pravosodje, • dr. Matjaž Nahtigal, generalni sekretar Urada predsednika RS, • gospa Jožefa Puhar, veleposlanica RS v Republiki Armeniji, • generalmajor Ladislav Lipič, takratni načelnik Generalštaba Slovenske vojske, • gospa Valentina Flander, šefinja kabineta predsednika RS, • gospod Ivo Vajgl, svetovalec predsednika RS za mednarodne odnose, • gospa Ksenija Benedetti, šefinja Protokola RS, • gospa Kristina Bole, svetovalka predsednika RS za stike z javnostmi, • gospa Ada Filip-Slivnik, veleposlanica, vodja Sektorja za vzhodno Evropo in srednjo Azijo

v Ministrstvu za zunanje zadeve RS, • gospa Zdenka Simčič, sekretarka v Protokolu RS, • gospod Sašo Kavčič, dr.med., zdravnik.

Slika 26: Ceremonial sprejema predsednika Slika 27:Pregled častne čete Armenije v Republiki Sloveniji (Vir: www.delo.si 23.3.2007)

(Vir: www.delo.si , 23.3.2007) 5.4.2 URADNI POGOVORI Prvi pogovor je bil po ceremonialu, 22. novembra 2005, ob 10.40, med predsednikom Republike Armenije gospodom Robertom Kočarjanom in predsednikom Republike Slovenije dr. Janezom Drnovškom v Zlatem salonu Predsedniške palače, Prešernova 8 v Ljubljani. Poskrbljeno je bilo za konsekutivno slovensko-rusko prevajanje. Sledil je fototermin.

Slika 28: Rokovanje predsednikov Slika 29: Uradni pogovor med predsednikoma (Vir: www.up-rs.si , 23.3.2007) (Vir: www.up-rs.si , 23.3.2007)



Naslednji pogovor je potekal isti dan, ob 11.15 uri v sobi 70 Predsedniške palače, med delegacijama Republike Slovenije in Republike Armenije, Poleg predsednikov dr. Drnovška in gospoda Kočarjana so bili prisotni še:

• Trajkovski, Vajgl, Puhar, Šturm, Isakovič, Rupel, Nahtigal, Flander, Bole iz slovenske delegacije in

• Davtyan, Avetissyan, Gevorgian, Baibourtian, Harutyunian, Lokian, Kazhoyan, Adonts, Khachatrian iz armenske delegacije.

Poskrbljeno je bilo za konsekutivno slovensko-rusko prevajanje. Sledil je fototermin. Pogovor je potekal 45 minut in se je zaključil ob 12.uri. Sledili sta izjavi za tisk obeh predsednikov v Veliki dvorani Predsedniške palače. Poskrbljeno je bilo za simultano slovensko-rusko prevajanje. Novinarji so imeli možnost vprašanj, po dve z vsake strani. Sledil je fototermin. 5.4.3 DELOVNI RAZGOVORI V sredo, 23. novembra 2005, ob 9.35 uri je potekal pogovor v Državnem zboru, v salonu 217, med Predsednikom Armenije gospodom Robertom Kočarjanom in predsednikom Državnega zbora gospodom Francetom Cukjatijem, dr. med. Na pogovoru so bili prisotni še:

• Gabrič, Nemanič, Pandev, Puhar, Isakovič (prevajalka), Špiletič in Raušl Lesjak iz slovenske strani ter

• Panoian, Soghomonian, Lokian, Harutyunian, Baibourtian, Gevorgian in Adonts iz armenske strani.

Sledil je fototermin v preddverju Velike dvorane Državnega zbora RS ter vpis predsednika Kočarjana v Zlato knjigo Državnega zbora. Pogovor se je zaključil ob 10. uri in je trajal 25 minut. V sredo, 23. novembra 2005 so se s predsednikom Republike Armenije srečali tudi:

• Ob 8.45 uri minister za zunanje zadeve RS prof. dr. Dimitrij Rupel v Srebrnemu salonu v Grand Hotelu Union. Sledil je fototermin. Srečanje je trajalo pol ure.

• Ob 10.15 tedanja županja Mestne Občine Ljubljana, gospa Danica Simšič. Sledila je osebna izmenjava daril in fototermin ter vpis v Zlato knjigo gostov Mesta Ljubljane.

• Ob 12.40 tedanja županja gospa Vojka Štular. Sledil je vpis v Zlato knjigo gostov, osebna izmenjava daril in fototermin.

Slika 30: Srečanje z ministrom za zunanje zadeve (Vir: www.gov.si/arhiv-pv/ 23.3.2007)



5.4.4 MEDIJI Država gostiteljica mora poskrbeti za stike z lokalnim tiskom in lokalnimi dopisniki tujih časopisov ter za izjave za tisk . Vsi fototermini so potekali po vnaprej dogovorjenem redu. Prvi fototermin je bil v Veliki dvorani Predsedniške palače v Ljubljani v torek, 22.11.2005 ob 10.40, predsednika Republike Armenije gospoda Roberta Kočarjana in predsednika Republike Slovenije dr. Janeza Drnovška. Potekal je pred pogovorom med predsednikoma v Zlatem salonu Predsedniške palače. Ob 12.00 sta sledili izjavi za tisk obeh predsednikov v Veliki dvorani Predsedniške palače. Poskrbljeno je bilo za simultano slovensko-rusko prevajanje. Vsaka stran, slovenska in armenska je imela možnost vprašanj, po dve z vsake strani. Ob 17.30 je sledil intervju predsednika Republike Armenije za časopis Delo v GH Union. Naslednji dan je po obisku in pogovoru predsednika Armenije z predsednikom Državnega zbora RS, ob 9.30 potekal fototermin v preddverju Velike dvorane Državnega zbora RS.

Slika 31: Tiskovna konferenca (Vir: www.up-rs.si/up-rs , 23.3.2007)

Z delegacijo Armenije je prispelo tudi 8 predstavnikov medijev:

• osebni fotograf predsednika Republike Armenije, • novinarka Nacionalne TV, • osebni snemalec, Nacionalna TV, • novinar in snemalec »H2« TV, • novinar, direktor Agencije »Mediamax«, • novinar časopisa »Hayastani Hanrapetutiun«, • novinar časopisa »Golos Armenii«.

5.4.5 LOČEN DAMSKI PROGRAM Za soprogo predsednika Republike Armenije gospo Bello Kočarjan so pripravili ločen damski program. Njena gostiteljica je bila gospa Marjetica Ana Rudolf Rupel, žena zunanjega ministra RS, dr. Dimitrija Rupla. Program je bil izveden v torek, 22. novembra 2005 in je potekal po predpisanih terminih: 10.35 Odhod na Bled po vojaških časteh na Erjavčevi 17, Ljubljana, 11.25 prihod na Bled, pred Vilo Bled,



12.20 odhod v Podvin, v restavracijo »J&B«, 12.30 kosilo, ki ga gospe Belli Kočarjan v čast priredi gospa Marjetica Ana Rudolf Rupel, 13.50 zaključek kosila in odhod v Ljubljano, 14.45 prihod v Ljubljano in priključitev h glavnemu programu, 19.00 svečana večerja, ki jo gostu in soprogi v čast priredi predsednik Republike Slovenije

dr. Janez Drnovšek v Gradu Brdo, 20.30 zaključek večerje.

Gospa Marjetica Ana Rudolf Rupel se poslovi od gospe Belle Kočarjan.

5.4.6 LOČENI PROGRAMI MINISTROV IN NJIHOVIH NAMESTNIKOV S predsednikom Kočarjanom so na obisk prišli tudi določeni ministri in predstavniki ministrov Republike Armenije, ki so imeli ločene programi s slovenskimi ministri in predstavniki. Minister za kmetijstvo Republike Armenije (RA), gospod David Lokian, je imel naslednja srečanja v Ministrstvu za kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano RS: V ponedeljek, 21.11.2005:

• s tedanjo ministrico za kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano RS gospo Marijo Lukačič in • državnim sekretarjem mag. Francijem Butom.

V torek, 22.11.2005:

• s predstavniki Oddelka za kmetijstvo, razvoj podeželja in sonaravno kmetovanje. Minister za pravosodje Republike Armenije, gospod Davit Harutyunian, se je srečal, 22.11.2005 v Ministrstvu za pravosodje RS:

• s državnim sekretarjem gospodom Robertom Maroltom in • z vodjo kabineta gospodom Jankom Korenom.

Namestnik ministra za zunanje zadeve RA, gospod Armen Baibourtian, se je 22.11.2005, v Ministrstvu za zunanje zadeve srečal:

• z državnim sekretarjem dr. Božem Cerarjem. Namestnik ministra za trgovino in gospodarski razvoj RA, gospod Tigran Davtyan, se je 22.11.2005, srečal v Ministrstvu za gospodarstvo RS:

• z državno sekretarko gospo Adrijano Starina Kosem. Namestnik ministra za finance in gospodarstvo RA, gospod Tigran Khachatrian ter Vodja državnega carinskega urada RA, gospod Armen Avetissyan, sta se 22.11.2005, srečala v Ministrstvu za finance RS in Carinski upravi RS:

• z generalnim direktorjem Carinske uprave RS, gospodom Francem Koširjem, • s podsekretarko gospo Ireno Erjavec, vodjo Oddelka za sistem obdavčitve dohoskov

pravnih oseb in • gospo Katjo Božič, v.d. generalne direktorice.

Namestnik ministra za finance in gospodarstvo RA, gospod Tigran Khachatrian, namestnik ministra za trgovino in gospodarski razvoj RA, gospod Tigran Davtyan ter predsednik Armenske razvojne družbe gospod Vahagn Movsisian so se 22.11.2005, srečali v Gospodarski zbornici Slovenije:

• s predstavniki Gospodarske zbornice Slovenije in • s predstavniki slovenskih podjetij.



5.4.7 VARNOSTNI UKREPI Kot navaja Uredba o varovanju določenih oseb, objektov in okolišev objektov, v katerih so sedeži državnih organov, pri varovanju Policija sodeluje z drugimi državnimi organi in varnostnimi organizacijami. Osebno varovanje in formiranje kolon je vedno v domeni Urada za varnost in zaščito (UVZ). Tako je bilo tudi v primeru obiska predsednika Armenije. Policija in UVZ sta sodelovala s predstavniki Protokola. Naloga Protokola je bila, da je pravočasno obvestil UVZ o obisku in s tem povezanim varovanjem. Dogovorili so se glede varovanja predsednika, policijskega spremstva kolone ter varovanja Grand Hotela Uniona. Za predsednika Armenije je poskrbelo tudi 5 njihovih predstavnikov varnosti: vodja varnostne službe in 4 varnostniki. 5.4.8 SVEČANA VEČERJA Ustaljena praksa v Republiki Sloveniji in tudi drugih državah je, da ob uradnem obisku gostitelj gostu priredi svečani obed. Običajno so svečani obedi v protokolarnemu objektu, ki pa ne sme biti trenutna rezidenca gosta, saj tako velevajo Protokolarna pravila. V torek, 22. novembra ob 19.00 je predsednik Slovenije predsedniku Armenije v čast priredil svečano večerjo v Gradu Brdo, Predoslje 39, Brdo pri Kranju. Zdravica je bila natisnjena in prebrana na začetku večerje. Javni gospodarski zavod Brdo je poskrbel za svečano večerjo v Gradu Brdo, za pijačo ter cvetlični aranžma. Jedilnik je sestavljalo pet hodov: hladna predjed, topla predjed, glavna jed, sladica in kava. Vsaki jedi je bil prilagojen tudi izbor vin. Ob svečani večerji je nastopil godalni kvartet Rožmarinke, Tina Krajnik in Monika Debelič na violini, Petra Gačnik Greblo na violončelu ter Katja Krajnik na violi. Za svečano večerjo je bila predpisana temna obleka.

Slika 32: Nazdravljanje ob svečani večerji Slika 33: Branje zdravice ob svečani večerji (Vir: www.up-rs.si/up-rs/uprs.nsf/ 23.3.2007) (Vir: www.up-rs.si/up-rs/uprs.nsf/ 23.3.2007)



5.4.9 DELOVNO KOSILO Poleg svečane večerje je bilo prirejeno tudi delovno kosilo, v torek 22. novembra 2005 ob 13.00, ki ga je predsedniku Armenije priredil predsednik Vlade Republike Slovenije gospod Janez Janša v Vili Podrožnik. Postavitev miz: glavna miza v obliki črke I in 2 okrogli mizi po 6 oseb in 2 varnostnika.

1 2 3 2 1 6 7 8

I II III 3 I 4 VII VII

Slika 34: Postavitev miz za delovno kosilo

(vir: Intervju z go.Simčič) Razpored za glavno mizo: Adonts Avtissyan Vajgl Dovžan Lokian Baibourtian Isakovič Rupel Janša Kočarjan Harutyunian Šturm Puhar Kazhoyan Gevorgian Benedetti Ter kosilo, ki ga je predsedniku Armenije priredila županja Občine Piran gospa Vojka Štular v restavraciji Barka v Portorožu v sredo, 23. november 2005. Vabila in jedilnike za kosilo, vabila in jedilnike za svečano večerjo, zdravice ter programske knjižice je natisnilo podjetje Express Copy, Matjaž Badiura s.p. 5.4.10 PROTOKOLARNA DARILA Prejemniki protokolarnih daril predsednika Republike Armenije so bili:

• predsednik Republike Slovenije • predsednik Državnega zbora Republike Slovenije • predsednik Vlade Republike Slovenije • minister za zunanje zadeve Republike Slovenije • minister za pravosodje Republike Slovenije • DS v Ministrstvu za kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano (mag. But) • Ksenija Benedetti, šefinja Protokola Republike Slovenije • Brigita Mark, Urad vlade za informiranje • Zdenka Simčič, Protokol Republike Slovenije • Vera Isakovič, tolmač

Kakšna so bila darila mi ni znano, saj kot pravi gospa Simčič iz Protokola RS ponavadi ne vedo, kdo kaj prejme.

2 1



5.4.11 PREVAJANJE Prevajanje je bilo simultano in konsekutivno v ruščini. Simultano tolmačenje je hkratno govorno prevajanje iz enega jezika v drugega neposredno med govorčevim govorjenjem. Za to vrsto prevajanja potrebujemo poseben prostor in avdio opremo (slušalke za udeležence). Uporablja se za tolmačenje izobraževalnih srečanj, poslovnih sestankov, političnih srečanj, strokovnih konferenc in simpozijev. Konsekutivno tolmačenje je govorno prevajanje z zamikom iz enega jezika v drugega (po delih). Nekaj časa (največ 3 do 5 minut) govori govorec, nato naredi premor, v katerem tolmač tolmači vse, kar je povedal govorec. Ko tolmač konča spet nadaljuje govorec v svojem jeziku in tako po vrsti. Ta vrsta prevajanja je primerna za vse vrste srečanj, sestankov, pogajanj, predavanj, nastopov,… Za prevajanje je poskrbela Prevajalska služba generalnega sekretariata Vlade Republike Slovenije. Poskrbeli so tudi za prevod knjižice, vabil, jedilnikov in zdravic. Vodenje delegacije po turističnih znamenitostih je potekalo v ruščini. 5.5 NEURADNI DEL Ogled turističnih znamenitosti Običajno je, da država gostiteljica ob protokolarnih obiskih organizira izlete ter s tem predstavi svojo državo, tudi kot turistično razvito. Predsednik Armenije si je za začetek, v torek, 22.11.2005, ogledal Ljubljano. Pod vodstvom direktorja Arhitekturnega muzeja Slovenije dr. Petra Krečiča se je sprehodil od Trga francoske revolucije, mimo NUK-a, čez Čevljarski most, čez Cankarjevo nabrežje, mimo Stolnice, Tromostovja in Prešernovega trga do Grand Hotel-a Union. Predstavitev je potekala v angleščini ali slovenščini s prevodom v ruščino. Naslednji dan so jih odpeljali v Postojno ter jim omogočili ogled Postojnske jame. Ogled je trajal pol ure ter je potekal v času, ko je jama sicer zaprta. Vsak član delegacije je dobil palerino. Po zaključku ogleda so se vpisali v knjigo gostov v Venecijanki. Pot so nadaljevali proti Piranu, kjer jih je sprejela tedanja županja gospa Vojka Štular. Sledil je vpis v Zlato knjigo gostov ter osebna izmenjava daril. Pod strokovnim vodstvom v ruskem jeziku, so si ogledali Piran. Po zaključku ogleda so se udeležili kosila, ki ga je priredila bivša županja Občine Piran gospa Vojka Štular v restavraciji »Barka« v Portorožu. 5.6 ODHOD GOSTA Protokolarni dogodek se zaključi na letališču Brnik, v sredo, 23. novembra 2005 ob 16.40. Od predsednika in delegacije Republike Armenije se poslovijo generalni sekretar Urada predsednika RS dr. Matjaž Nahtigal in člani stalnega spremstva po Republiki Sloveniji. Predsednik in delegacija Republike Armenije so s posebnim letalom z letališča Brnik ob prisotnosti kordona Garde Slovenske vojske ob 16.40 zapustili Slovenijo.



5.6.1 FINANCIRANJE, STROŠKI Za naročnika ali uporabnika se smatrajo naslednji organi: Urad predsednika Republike Slovenije, Urad predsednika Državnega zbora RS, Urad predsednika Vlade RS, Državni svet RS, Ustavno sodišče RS, Vrhovno sodišče RS, Računsko sodišče RS, Ministrstvo za zunanje zadeve RS in Varuh človekovih pravic RS. Večino stroškov je nosil Urad predsednika Republike Slovenije, kot gostitelj. Kril je vse stroške namestitve glavnega gosta in njegove soproge, za ostale člane delegacije pa le stroške nočitev z zajtrkom. Urad predsednika Vlade je nosil stroške priprave in izvedbe delovnega kosila v Vili Podrožnik. Zajemali so stroške hrane in pijače, cvetličnih aranžmajev ter tiskarske storitve, vabila za kosilo in jedilnike. Protokol je kril stroške za protokolarna darila ter poravnal tudi stroške dnevnic, nočitev in potne stroške svojih sodelavcev, ki so sodelovali v programu. Urad za varnost in zaščito je nosil stroške varovanja, blindiranega vozila in voznika ter nastanitev varnostnikov v hotelu. Urad vlade za informiranje je plačal stroške prevoza in spremstva za novinarje. Republika Armenija pa je sama nosila vse stroške administrativnega spremstva, tehničnega spremstva in lastnega varnostnega spremstva. Poleg tega tudi stroške posebnega letala in namestitve posadke.

PODJETJE STORITEV IN OCENJENA VREDNOST

Airest Catering d.o.o. Zgornji Brnik 130 a, 4210 Brnik - Aerodrom

Najem VIP salona na letališču Brnik ob prihodu in odhodu Enkratni najem do 1 ure 14.000 SIT + aranžiranje, napitki, pijača in prigrizki po porabi 80.000 SIT

Grand Hotel Union 2 nočitvi z zajtrkom, 1 apartma (61.200 SIT/noč)

Miklošičeva cesta 1, 1000 Ljubljana 10 dvoposteljnih sob (29.592 SIT/noč)

TT 240 SIT/osebo/noč

Storitve za apartma

Najem Srebrnega salona 750.000 SIT

Javni gospodarski zavod Brdo Svečana večerja v Gradu Brdo

Protokolarne storitve Republike Slovenije 50 oseb x 6500 SIT

Predoslje 39, 4000 Kranj spremstvo 5 oseb x 2000 SIT

cvetlični aranžma 70.000 SIT

pijača po porabi 400.000 SIT

Kosilo v Vili Podrožnik

24 oseb x 5100 SIT

Spremstvo 4 osebe x 2000 SIT

Pijača po porabi 130.000 SIT + pijača po porabi

Postojnska jama turizem d.d. Poseben obisk Postojnske jame izven

Jamska cesta 30, 6230 Postojna urnika 23.900 SIT + vstopnina 3100 SIT/osebo +

najem pelerin 700 sit/osebo (25 oseb)

Pijača v Restavraciji Venecijanka 160.000 SIT



Tabela 2: Naročila ob uradnem obisku

Hoteli Bernardin d..d Kosilo v restavraciji Barka

Obala 2, 6320 Portorož 26 oseb x 7500 SIT

Pijača po porabi 195.000 SIT + pijača po porabi

AAS, d.o.o. Nastop na svečani večerji

Slovenska cesta 47, 1000 Ljubljana Tina Krajnik 60.000 SIT bruto

Petra Gačnik Greblo 60.000 SIT bruto

Monika Debelič 60.000 SIT bruto

Katja Krajnik 60.000 SIT bruto 240.000 SIT bruto

Bluetooth / Kompas Vodenje delegacije v ruščini po Piranu 40.000 SIT

Plačilo prek Prevajalske službe Konsekutivno in simultano tolmačenje ob obisku

GS Vlade RS 2 dneva 95.000 SIT neto/dan

Vera Isakovič Prevod knjižice, vabil, jedilniko in zdravic 500.000 SIT bruto

Zemljak d.o.o. Prestavitev betonskih cvetličnih korit

Novo Polje c. X/31, 1260 Lj - Polje 70.000 sit + DDV 84.000 SIT

Spi-Com podjetje za inženiring d.o.o. Pomoč pri postavitvi vojaških časti:

Levstikova cesta 5, 1290 Grosuplje delavci 28 ur x 4000 SIT + DDV

najem kombija 7 ur x 3000 SIT =21.000 SIT+DDV

prevoz delavcev 2500 SIT + DDV 135.500 SIT + DDV = 162.600 SIT

Express Copy - Matjaž Badiura s.p. Tiskarske storitve

Podlimbarskega ulica 23, 1000 Ljubljana programske knjižice

vabila na svečano večerjo, velik format

jedilniki za svečano večerjo

zdravice

vabila na kosilo, mali format, srebrn grb 318.000+DDV = 381.720 SIT

Tiskarske storitve

Vabila za kosili, mali format 29.000 SIT

Jedilniki za kosilo 36.000 SIT 65.000 + DDV = 78.000 SIT

Avtopark pri Generalnem sekretariatu 10 vozil, 2 kombija, 1 minibus, 1 dodattno vozilo

Vlade Republike Slovenije Uporaba osebnega vozila v upravljanju GS Vlade RS;

prevožen kilometer 61,38 SIT, čakalna ura 1000 SIT,

stroški cestnin, stroški dnevnice, morebitni stroški

prenočišča šoferja

Uporaba najetega osebnega vozila za en dan (12-24

ur, do 350 prevoženih km) 39.060 SIT, prevožen km

110,76 SIT, čakalna ura 1953

Uporaba najetega kombi/enoprostornega vozila za en

dan 44.485 SIT, prevožen km 130,20 SIT, čakalna

ura 1953 SIT

Cvetje Eli, Seliškar Dragotina s.p. Cvetlični aranžmaji po pogodbi s KPV

Zaloška 46, 1000 Ljubljana 30.000 SIT



6. ZAKLJUČEK V diplomski nalogi sem na teoretičnih osnovah in s pomočjo praktičnega primera spoznala protokolarno službo v Republiki Sloveniji in njene naloge. Na podlagi posredovanih podatkov, intervjuja, spletnih strani, literature in internih gradiv Protokola RS, sem oblikovala diplomsko delo, ki opisuje protokolarno dejavnost. Diplomska naloga mi je pripomogla k boljšemu razumevanju in lažji predstavi protokolarnih dogodkov, ki jih navadni državljani lahko gledamo le od daleč. Odgovori na zastavljena vprašanja 1. Ali je protokolarni dogodek izrednega pomena za predstavitev Slovenije v svetu? Da, vsak protokolarni dogodek mora biti pripravljen in izveden zelo skrbno, ne glede na velikost in pomembnost države, iz katere prihaja gost. Le tako se Slovenija predstavi v pozitivni luči, kot mlada, mala država z dobrimi diplomatskimi odnosi in si pridobi možnost dobrega mednarodnega sodelovanja ter si ustvari dober ugled v svetu. 2. Ali je bil konkretni protokolarni dogodek organiziran in izveden v skladu s protokolarnimi pravili? Obisk predsednika Republike Armenije gospoda Roberta Kočarjana je bil v celoti organiziran in izveden v skladu s protokolarnimi pravili. 3. Ali je v izvedbi obiska prišlo do nepričakovanega zapleta? Ne, pri izvedbi obiska ni prišlo do nepričakovanega zapleta. 4. Kakšno vlogo ima Protokol Republike Slovenije pri organizaciji in izvedbi obiska tujih predstavnikov? Protokol RS je glavni organizator skoraj vseh obiskov visokih tujih gostov v Sloveniji ter slovenskih visokih predstavnikov v tujini. 5. Kako poteka izvedba protokolarnega dogodka? Izvedba protokolarnega dogodka poteka po točno določenih pravilih, ki so zapisani v Uradnem listu RS in v internih gradivih Protokola RS. Natančneje so po fazah opisana tudi v moji diplomski nalogi. 6.1 POVZETEK UGOTOVITEV Na podlagi analize konkretnega protokolarnega dogodka, obiska šefa tuje države, sem prišla do sledečega zaključka: Dejanski protokolarni dogodek je bil v celoti pripravljen in izveden v skladu s protokolarnimi pravili, zapisanimi v zakonih, aktih in drugih predpisih. Protokol RS je poskrbel, da je bil obisk predsednika Republike Armenije izveden po programu, kot ga je potrdila predhodnica. Časovno je bil izveden popolnoma v skladu s programom in zato ni prišlo do nepredvidljivih težav. Sprejem, ceremonial z vojaškimi častmi ter odhod gosta so bili zelo natančno izvedeni. Tudi prevozi, namestitve, uradni in neuradni del ter pogostitve so bile izvedene v skladu s protokolarnimi pravili in niso odstopale od predvidenega plana. Ker je s predsednikom Armenije prišla tudi soproga, je vlogo spremljevalke predsednika Slovenije opravila gospa Marjetica Ana Rudolf Rupel, sicer soproga zunanjega ministra RS. Kot velevajo pravila so zanju pripravili poseben ločen damski program. Dejanski protokolarni dogodek ni bistveno odstopal od predvidenih protokolarnih pravil. Protokol RS ima izredno težko nalogo, vendar kljub majhnosti naše države in malem številu zaposlenih opravljajo svoje delo zelo dobro.



6.2 KRITIČNA ANALIZA V uradih in institucijah, za katere Protokol RS pripravlja in izvaja protokolarne naloge, so z delovanjem Protokola RS zadovoljni. Pohvale o učinkovitosti organiziranosti in o samem delu Protokola RS so pogoste tudi iz tujine, saj prejemajo zahvale iz vseh koncev sveta. Prav zaradi teh razlogov ne nameravajo v bližnji prihodnosti spreminjati organiziranost, strukturo ali način dela. Protokol je pomemben za uresničevanje zunanjepolitičnih ciljev države. Slovenija, kot mala in mlada država ima težko nalogo, da se z dobrim izvajanjem protokolarnih nalog svetu predstavlja v dobri luči, si ustvarja ugled, promocijo in boljše možnosti za mednarodno sodelovanje in prepoznavnost. V zadnjem času je zaradi pomanjkanja časa vedno manj turističnih programov ob obisku visokega predstavnika v Republiki Sloveniji, čeprav so za promocijo turizma zelo pomembni. Obisk lahko traja največ tri dni, vendar je gost v tem času tako zaseden, da je težko časovno uskladiti in omogočiti še več ogledov. Včasih prihaja pri izobešanju zastav do površnosti. Zgodi se, da so zastave izobešene v napačnem razmerju. Naša zastava ima razmerje ena proti dva, včasih pa so druge zastave izobešene v razmerju ena proti pet. Našo zastavo je treba vedno vpeti v krajši konec, da visi tako kot mora. Velikokrat je zastava obešena narobe, da je belo polje zastave na levi strani ali spodaj. Grb na zastavi mora biti pokonci, ne pa ležati. Ponekod pa je že drog izdelan napačno in zastava ne more viseti tako, kot bi morala. Srečujejo se tudi z neprijaznimi in osornimi ljudmi, ki se ne ozirajo na sedežni red, ter se kljub prošnjam in opozorilom ne presedejo ter se vedejo primitivno in nezrelo. Takšen primer se je zgodil ravno na zadnji proslavi ob kulturnem prazniku, ko se je neka gostja usedla na sedež, ki je bil rezerviran za nekoga drugega. Prihaja tudi do presenečanj s strani gostov, saj se zgodi, da se ne držijo dogovora. 6.3 PREDLOGI ZA IZBOLJŠAVE V Protokolu je zaposlenih samo 26 uslužbencev, kar je izjemno malo. Organizacija, priprava in izvedba takega dogodka je izredno psihično in fizično naporna in bi bilo dobro, če bi se naloge lahko razporedile na več ljudi. Menim, da bi bilo dobro, če bi k sodelovanju Protokola povabili tudi strokovnjake s področja slovenske zgodovine, kulturne in naravne dediščine. Sklep o določitvi protokolarnih pravil v RS ne govori o tem, da je potrebno vse visoke goste istega ranga sprejeti na enak način. Tako se dopušča improvizacija od primera do primera. V praksi imajo na določenih področjih celo že uveljavljeno razlikovanje – včasih potekajo vojaške časti ob prihodu tujega državnika na uradni obisk na letališču, včasih pred vladno palačo. Včasih so prirejene ob prihodu in odhodu, včasih pa zaradi pomanjkanja časa le ob prihodu. Takšno razlikovanje lahko pripelje do osebne prizadetosti tujega visokega gosta. V Sloveniji ni uradno določenega celovitega prednostnega reda, razen določil Ustave, ki na nek način opredeljujejo rangiranje nekaterih vodilnih položajev. Slovenija nima uradno sprejetega prednostnega reda, ki bi vključevala tudi funkcionarje drugih držav in mednarodnih organizacij ter diplomatov v Sloveniji. Namen in smisel prednostnega reda je, da ugotovi in določi razvrščanje državnih funkcionarjev oziroma njihovih položajev v jasno opredeljeno hierarhično lestvico. Gre predvsem za izražanje spoštovanja in priznavanje dostojanstva določene funkcije. S prednostno listo bodo v državna protokolarna načela in prakso postavljena jasnejša in enotnejša merila, to pa pomeni tudi novo kakovost na protokolarnem področju. V pripravi je Priročnik o protokolarnih pravilih, v katerem bodo podrobno opisani in skicirani ceremoniali, ki so predvideni za vsak pomembnejši protokolarni dogodek. Tudi ta publikacija bo pomenila pomemben prispevek na področju kakovosti in poslovne odličnosti, saj bo omogočila večjo doslednost pri delu protokolarne službe.



7. VIRI IN LITERATURA

Knjige:

• Čačinovič, R.(1994), Slovensko bivanje sveta, Enotnost, Ljubljana;

• Florjančič, J, Ferjan, M. (2000); Management poslovnega komuniciranja, MO, Kranj;

• Mikolić,M., (1995): Diplomatski protokol, Mate, Zagreb;

• Nick, S., (1997): Diplomacija metode i tehnike, Barbat, Zagreb;

• Osolnik,M. (1998): Diplomatski protokol, Celovec Drava;

• Slovar slovenskega knjižnega jezika, 1994, DZS, Ljubljana;

• Uradni list RS št. 36;1994;

• Uradni list RS, Št. 67-2392/94;

• Uradni list SRS, 2. člen Odloka o ustanovitvi protokola, št. 29/88;

• Veliki slovar tujk

• Zelmanović, Đ. (1990), Ilustrirani bonton & protokol, Maribor, Obzorja;

Spletne strani:

• Predstavitev protokolarnih objektov: www.brdo.com, 26.7.2006;

• Citat Ksenije Benedetti: http://bor.czp-vecer.si/vecer2000_xp/2007/02/20/2

• Predstavitev protokolarnih pravil: www.pr-education.net , 5.4.2007;

• Predstavitev Protokola RS: www.sigov.si , 5.4.2007;

• Slike z obiska predsednika Armenije:

- www.delo.si , 23.3.2007;

- www.up-rs.si, 23.3.2007;

- www.gov.si, 23.3.2007.

Interna gradiva Protokola RS:

• Osnove protokola, interno gradivo seminarja ge. Zdenke Simčič;

• Osnovna protokolarna pravila, Ljubljana, oktober 2003;

• Sklep o določitvi protokolarnih pravil, Ljubljana,11.11.2002;

• Programska knjižica obiska predsednika Republike Armenije.



KAZALO SLIK Slika 1: Predsednik RS in šefinja Protokola na uradni večerji Slika 2: Grad Brdo zunaj Slika 3: Grad Brdo znotraj Slika 4: Grad Brdo znotraj Slika 5: Grad Strmol od daleč Slika 6: Viteška soba Slika 7: Rdeči salon Slika 8: Grad Strmol Slika 9: Grad Snežnik Slika 10: Grad Snežnik Slika 11: Vhod v Vilo Bled Slika 12: Blejsko jezero z Vilo Bled v ozadju Slika 13: Vila Podrožnik (zunaj) Slika 14: Vila Podrožnik (znotraj) Slika 15: Razporeditev sedežev v avtomobilu (vir: Osnovna protokolarna pravila) Slika 16: Načrt postavitve ob ceremonialu sprejema (vir: Gradivo za seminarje ge. Simčič) Slika 17: Fototermin ob uradnem obisku šefa tuje države v Veliki dvorani Predsedniške Slika 18: Postavitev za fototermin ob uradnem obisku šefa tuje države v Veliki dvorani Slika 19: Razvrstitev delegacij pri mizi v obliki črke I (vir: Gradivo za seminarje ge. Simčič) Slika 20: Primer delovnega pogovora za okroglo mizo (vir: Gradivo za seminarje ge. Simčič) Slika 21: Izjava za tisk v Veliki dvorani predsedniške palače (stoječa izjava za tisk) Slika 22: Dva primera sedežnega reda Slika 23: Razpored gostov za okroglo mizo (vir: Osnovna protokolarna pravila) Slika 24: Postavitev jedilnega pribora Slika 25: Različni kozarci za različno pijačo Slika 26: Ceremonial sprejema predsednika Slika 27: Pregled častne čete Slika 28: Rokovanje predsednikov Slika 29: Uradni pogovor med predsednikoma Slika 30: Srečanje z ministrom za zunanje zadeve Slika 31: Tiskovna konferenca Slika 32: Nazdravljanje ob svečani večerji Slika 33: Branje zdravice ob svečani večerji Slika 34: Postavitev miz za delovno kosilo KAZALO TABEL Tabela 1: Predstavljanje in naslavljanje Tabela 2: Naročila ob uradnem obisku PRILOGE PRILOGA 1: PRIMER VABILA NA SVEČANO VEČERJO IN VABILA NA KOSILO PRILOGA 2: PRIMER VABILA ZA ŠEFINJO PROTOKOLA IN NJENEGA MOŽA PRILOGA 3: JEDILNIK SVEČANE VEČERJE NA GRADU BRDO PRILOGA 4: JEDILNIK DELOVNEGA KOSILA V VILI PODROŽNIK PRILOGA 5: JEDILNIK DELOVNEGA KOSILA V PORTOROŽU PRILOGA 6: PRIMER ZAHVALNEGA PISMA



8. PRILOGE 8.1 PRIMER VABILA NA SVEČANO VEČERJO IN VABILA NA KOSILO

Predsednik Republike Slovenije

vljudno vabi

___________________________________________________________

na svečano večerjo

v čast

Njegovi Ekscelenci predsedniku Republike Armenije gospodu Robertu Kočarjanu

v torek, 22. novembra 2005, ob 19. uri,

v Gradu Brdo, Predoslje 39, Brdo pri Kranju

Temna obleka Prosimo za odgovor: 01/478 11 35

Županja Občine Piran Vojka Štular

vljudno vabi

_____________________________________________________________

na kosilo

ob uradnem obisku Njegove Ekscelence predsednika Republike Armenije gospoda Roberta Kočarjana

v sredo, 23. novembra 2005, ob 13.45,

v Restavraciji Barka v Portorožu



8.2 PRIMER VABILA ZA ŠEFINJO PROTOKOLA IN NJENEGA MOŽA



8.3 JEDILNIK SVEČANE VEČERJE NA GRADU BRDO

8.4 JEDILNIK DELOVNEGA KOSILA V VILI PODROŽNIK

Jedilnik Brdo pri Kranju, 22. november 2005 Sivi Pinot, 2003 Terina iz gosjih jeter z maslom, brusnicami in Erzetič, Goriška Brda pikolitovim želejem

* * Idrijski žlikrofi v testenem obroču s tržiško bakalco

* * Merlot, 2002 Gratiniran telečji steak z jurčki, sirovim Ivan Batič, Vipavska dolina štrukljem in jesensko zelenjavo

* *

Radgonska ranina, suhi jagodni izbor Čokoladni narastek z vanilijevo omako in Radgonsko gorice sadjem

* * Kava s pralinejem

Jedilnik Vila Podrožnik, 22. november 2005 Malvazija, 2003 Rakova kremna juha z jastogovim mesom Santomas, Koprski vinorodni okoliš

* * Zloženka z jajčevci, paradižnikom in mozzarello Omaka s tartufato

* * Modra frankinja, 2004 Pečen roastbeef z zeliščnim maslom Šturm, Belokranjski vinorodni okoliš Izbrana priloga Solata

* * Izbor, Traminec, 2004 Jogurtna pena z malinovo omako Radgonsko kapelske gorice Marinirano sadje

* * Kava



8.5 JEDILNIK DELOVNEGA KOSILA V PORTOROŽU

Jedilnik Portorož, 23. november 2005 Cuvee Vila Marija, 2004 Kozice na posteljici zelene, carpaccio iz Kristančič, Ceglo rdeče tune in mečarice Goriška Brda * * Jastogova juha * * Veliko rdeče, 1997 Orada na žaru Movia Zelenjavna obloga

* * Edijev izbor, 1999 Čokoladni tortino z borovničevim prelivom Suhi jagodni izbor

* * Kava



8.6 PRIMER ZAHVALNEGA PISMA

Documents

ORGANIZIRANJE PROTOKOLARNEGA DOGODKAdiplome.fov.uni-mb.si/uni/12516Kranjc.pdf · organiziranje protokolarnega dogodka ... protokolarna pravila, ... 3.1 protokolarna sluŽba v sloveniji