Embed Size (px)
Citation preview
1
Osnove provedbe i praćenja
projekta
Dunja Bonacci Skenderović
10. travnja 2013.
2
Sadržaj
Uvod i Osnove provedbe projekata kod ugovora o
bespovratnim sredstvima:
• Početak provedbe projekta
• Sekundarna nabava i prihvatljivi troškovi
• Pravila vidljivosti (Visibility Rules)
• Izmjene ugovora/re-alokacije sredstava
Mehanizmi nadzora nad provedbom projekata:
• Osnove praćenja provedbe projekata
• Analiza narativnih i financijskih izvještaja
• Terenski posjeti i kontrola
3
Glavni sudionici projekta (I)
Korisnik bespovratnih sredstava
Središnja agencija za financiranje i ugovaranje
(SAFU)
Nadležno ministarstvo (Tijelo nadležno za Prioritet/Mjeru)
Delegacija Europske unije (DEU)
Provedbena agencija nadležna za praćenje provedbe i plaćanje
Ex-post kontrola cjelokupne grant sheme
Tijelo nadležno za operaciju – prati provedbu pojedinačnih (grant) projekata
Korisnici:
isključivo odgovorni za provedbu svojih projekata (članak 1.
Općih uvjeta) provode projekte u skladu sa svojom projektnom prijavom (Aneks I) trošenje sredstava u skladu s prijavljenim budžetom (Aneks III) obavezni poštivati sve odredbe ugovora (sekundarna nabava, pravila
vidljivosti, izvještavanje)
Najčešći problemi:
korisnici nisu upoznati sa sadržajem ugovora
svjesno nepoštivanje odredbi ugovora
Glavni sudionici projekta (II)
5
Početak provedbe ugovora
definiran člankom 2., stavak 2.2. Posebnih uvjeta
– dan nakon što sve ugovorne strane potpišu ugovor
6
Ugovor o bespovratnim sredstvima
Posebni uvjeti
Dodaci Posebnim uvjetima:
Aneks I: Opis aktivnosti
Aneks II: Opći uvjeti ugovora
Aneks III: Proračun
Aneks IV: Procedure za dodjelu ugovora
Aneks V: Obrazac Zahtjeva za plaćanjem i FIF (Financial Identification
Form)
Aneks VI: Obrazac narativnog i financijskog izvješća (Obrazac
kvartalnog izvješća)
Aneks VII: Obrazac revizorskog izvješća
Ugovorne obveze korisnika
Izvještavanje
Provedba javnog natječaja – sekundarna nabava Pravila vidljivosti
Mehanizmi nadzora nad provedbom
projekata
Instrumenti nadzora kod ugovora o
bespovratnim sredstvima
– Analiza narativnih i financijskih izvještaja
– Terenske posjete/kontrole
Aspekti nadzora nad provedbom projekata
– tehnički (ostvarivanje zadanih rezultata i cilja projekta,
poznavanje sektora)
– administrativni (ostvarivanje zadanih rezultata i cilja
projekta uz poštivanje administrativnih procedura
opisanih u ugovoru)
– financijski (ostvarivanje zadanih rezultata i cilja projekta uz
poštivanje administrativnih procedura opisanih u ugovoru
kako bi se ostvarili prihvatljivi troškovi)
Mehanizmi nadzora nad provedbom
projekata
TEHNIČKI
NADZOR
ADMINISTRATIVNI
NADZOR
FINANCIJSKI
NADZOR
NADLEŽNO
MINISTARSTVO - -
SAFU
13
mjesečno kvartalno među-izvješće narativni dio temelj za finalno financijski dio plaćanje
Nadležno ministarstvo daje mišljenje na narativni dio izvješća.
Odobravanje izvješća i rokovi (I)
Rok za komentiranje izvještaja je 45 dana
od primitka istog
Ugovorno tijelo ima pravo tražiti sve
dodatne informacije u bilo kojem trenutku,
sukladno članku 2.2. Općih uvjeta
Odobravanje izvješća i rokovi (II)
Korisnik je dužan u roku od 30 dana od
zaprimanja komentara poslati ispravljenu
verziju izvještaja i traženu dodatnu
dokumentaciju
Dostavljeni izvještaj mora biti ovjeren žigom i
potpisom od strane potpisnika ugovora i
poslan u pismenom obliku
Među-izvještaj (I)
Vezan uz među-plaćanje.
Prikazuje troškove za prvih 12 mjeseci provedbe
projekta.
Samo u onim ugovorima u kojima je grant veći
od 100.000,00 EUR i/ili je trajanje ugovora duže
od 12 mjeseci.
Među-izvještaj (II)
Uvjet za ostvarivanje prava na među-plaćanje je
potrošenih 70 % od prethodne rate plaćanja.
Ukupan iznos pred-financiranja po ugovoru ne
smije premašiti 90% ukupnog iznosa navedenog
u članku 3.2. Posebnih uvjeta.
Uz među-izvještaj dostavlja se i zahtjev za
plaćanjem, članak 15. Općih uvjeta ugovora.
Među-izvještaj (III)
Obveza dostavljanja dokumentacije kojom se
dokazuje opravdanost troškova.
Krajnji rok za plaćanje je 45 dana od odobrenja
među-izvještaja i dostave ispravnog zahtjeva za
plaćanje.
Iznos koji se uplaćuje je iznos naveden u članku
4.2. Posebnih uvjeta ugovora.
Završni izvještaj
Preduvjet za izvršenje završnog plaćanja.
Pokriva ukupne troškove provedbe projekta
(cijelo implementacijsko razdoblje).
Obveza dostave Ugovornom tijelu najkasnije 3
mjeseca nakon završetka provedbe projekta.
Završni izvještaj – dijelovi (I)
Završni izvještaj - narativni i financijski dio
Revizorsko izvješće
Izjava o suglasnosti (Letter of endorsement)
Izjava o prijenosu/statusu vlasništva (Statement
of transfer of ownership / non-transfer of
ownership)
Izjava o ostvarenim kamatama (Statement of
interest occured)
Završni izvještaj – dijelovi (II)
Izjava o profitu (Statement of income occured)
Tablice radnih sati, platne liste, putni nalozi,
računi, dokazi o isplatama, ugovori
Kopije dokumentacije sekundarne nabave
Potvrde o porijeklu robe (Certificates of origin)
Materijali koji potvrđuju vidljivost projekta
(Visibility proofs)
Revizorsko izviješće
Izrađuje ga ovlašteni revizor koji zadovoljava
uvjete Opisa posla, a prema obrascu revizorskog
izvješća Annex VII ugovora
Dostavlja se uz:
• svaki među-izvještaj u financijskoj godini za
grantove od 750.000 EUR ili više
• svaki završni izvještaj za grantove veće od 100.000 EUR
• svaki zahtjev za plaćanjem veći od 100.000 EUR u financijskoj godini u slučaju operativnog granta
Neprihvatljivi troškovi
Tečajne razlike
Kamate
Profit
Dugovi
Krediti
Troškovi nastali nakon razdoblja implementacije
Troškovi stavaka koje nisu dio proračuna
Porezi uključujući PDV (osim ako se ne može
dobiti oslobođenje)
Opći uvjeti ugovora, članak 14.6.
Predujam:
• Dostavljen potpisani ugovor
• FIF - podaci o bankovnom računu
• Financijska garancija (ako je definirano ugovorom)
Međuplaćanje:
• Odobreni među-izvještaj
• Račun dostavljen i ispravan, ovjeren od SPO-a
12.4.2013.
Dokumenti potrebni za
izvršenje plaćanja (I)
Dokumenti potrebni za
izvršenje plaćanja (II)
Završno plaćanje:
• Odobren završni izvještaj
• Zahtjev za plaćanjem na preostali iznos, ovjeren
od SPO-a
• Revizorsko izviješće, za ugovore čiji je ukupan
iznos veći od 100.000 EUR
12.4.2013.
Raspored plaćanja
Za ugovore do 12 mjeseci:
1. Predujam – 80%
2. Završno plaćanje – 20%
Za ugovore iznad 12 mjeseci:
1. Predujam – 80% troškova predviđenih za prvih 12
mjeseci provedbe
2. Među-plaćanje – razlika 90% iznosa ugovora i
uplaćenog predujma
3. Završno plaćanje – 10%
Ukupni prikazani troškovi iz završnog financijskog
izvještaja
- utvrđeni neprihvatljivi troškovi
x postotak EU komponente iz članka 3.2 Posebnih uvjeta
- iznos kamata
- iznos izvršenih plaćanja = iznos završnog plaćanja
Krajnji rok za isplatu završnog plaćanja je 45 dana od
odobrenja završnog izvj. i dostave pravilno popunjenog
zahtjeva za plaćanjem, članak 15.1. Općih uvjeta
Završno plaćanje
Ukoliko se utvrdi da je korisnik obvezan izvršiti
povrat sredstava, SAFU šalje korisniku obavijest o
istom. Pritom se zahtjev za plaćanjem ne dostavlja.
Rok za uplatu određenog iznosa povrata je 45 dana
od datuma kada korisnik zaprimi odobrenje završnog
izvještaja, u kojem je iznos povrata naznačen, prema
članku 18.1. Općih uvjeta.
Povrat sredstava
Terenske posjete (I)
vrsta posjeta tko kada
monitoring SAFU PM - tijekom provedbe
- nakon završetka
provedbe
verification Nadležno
ministarstvo
- mjesec dana prije predaje
interim/finalnog izvješća
supervisory SAFU PM + još
jedna osoba iz
SAFU-a
- Nakon dostave
interim/finalnog izvješća, a
prije plaćanja
Terenske posjete (II)
TKO?
• voditelj projekta + 1 (financijski službenik/djelatnik za
osiguranje kvalitete)
– ŠTO?
• napredak projekta
• financijsko upravljanje
• sustav čuvanja dokumentacije
• vidljivost projekta
• upravljanje projektom
• provođenje sekundarne nabave O uočenim nedostatcima potrebno je korisnika obavijestiti pismeno i tražiti dokaz o
njihovu uklanjanju u realnom roku.
Terenske posjete (III)
– KAKO?
• usporedba sa ugovornim obvezama (dinamika odvijanja
projekta, aktivnosti, podugovaranje, poštivanje
administrativnih pravila-realokacije, dokazi održavanja
seminara, financijska dokumentacija, itd)
– ZAŠTO?
• efikasan instrument dodatne kontrole (mogućnost
otkrivanja nepravilnosti)
Praćenje provedbe (engl. Monitoring OtS) (I)
► Provoditelj - SAFU
► Vremenski okvir - tijekom provedbe / nakon završetka provedbe
► Ciljevi - pravovremena provedba ugovorenih aktivnosti /
pravovremeno otkrivanje problema i mogućih rizika
► Obavezno – NE
► Planiranje – ulazi u Godišnji plan prema određenim kriterijima odabira
(najmanje 2)
Kriteriji odabira
►iznos i trajanje ugovora
►problemi u izvješćivanju
►opseg projekta (broj partnera, suradnika, lokacija)
►broj sekundarnih nabava
►prema stupnju rizika (procjena rizika)
►tip i veličina organizacije krajnjeg korisnika
►iskustvo korisnika u provođenju projekata
Praćenje provedbe (engl. Monitoring OtS) (II)
► Provoditelj – Nadležno ministarstvo
► Vremenski okvir - mjesec dana prije roka za dostavu među-izvješća /
završnog izvješća
► Cilj - nadzirati provedbu ugovorenih aktivnosti (rokovi, kvaliteta,
količina)
► Obavezno - DA; 100% ugovora
► Planiranje – ulazi u Godišnji plan
► Kontrolna lista (engl. check list) - 5 dana nakon provjere VP/JPP
dostavlja provedbenoj agenciji
Tehnička provjera (engl. Verification
OtS)
► Provoditelj - SAFU (PM & FS/AO)
► Vremenski okvir - nakon tehničke provjere VP-a/ JPP-a, prije među-
plaćanja / završnog plaćanja
► Ciljevi - provjeriti jesu li sve aktivnosti provedene i troškovi navedeni
u izvještaju nastali u skladu s odredbama ugovora
► Obavezno– DA; 100% ugovora
► Planiranje – ulazi u Godišnji plan
Nadzorna terenska provjera (engl.
Supervisory OtS)
Koga i što se provjerava?
Koga se provjerava?
► krajnjeg korisnika sredstava koji provodi projekt
Što se provjerava?
► napredak projekta, izvršeni radovi, nabavljena oprema
► dinamika trošenja sredstava / prihvatljivost troškova
► računi, isplatne liste, ugovori o radu, putni nalozi, dnevnice
► dokumentacija podugovaranja / sekundarna nabava
► računovodstvene procedure i dokumenti
► način čuvanja dokumentacije
► EU visibility, komunikacijske aktivnosti
► održivost projekta
Najčešći nalazi
► neuredno držanje dokumentacije
► nepostojanje dodatnih dokaza o rezultatima (evaluacijski listići sa
seminara, popis sudionika, ...)
► projektni tim nedovoljno upućen u ugovorne obveze (nepoznavanje
pravila sekundarne nabave)
► nepravilna primjena pravila sekundarne nabave
► kod građevinskih radova: nepostojanje table sa osnovnim
informacijama o gradilištu ( mora biti prisutna 6 mj. nakon završetka
radova!), sigurnost gradilišta, nedostupna građevinska
dokumentacija
► kod nabave opreme: oprema nabavljena pred sam kraj projekta, nije
instalirana, smještena u sporednim prostorijama i ne koristi se,
nedostaje vidljivost
Što u slučaju otkrivene pogreške? (I)
Procijeniti “ težinu” pogreške
► manja pogreška - nije značajnije prekršena ugovorna obveza
/manja administrativna pogreška (neuredno složena
dokumentacija, pravila vidljivosti nisu poštovana, nepostojanje
liste sudionika seminara, nedostaje evidencija rada projektnog
tima
upozoriti korisnika da hitno ispravi nedostatke i izvršiti naknadnu
terensku provjeru
Što u slučaju otkrivene pogreške? (II)
►teža pogreška - značajno prekršena ugovorna obaveza
koju nije moguće retroaktivno otkloniti (nepravilno
provedena sekundarna nabava, sukob interesa,isplata
sredstava koja premašuju ugovorene stavke, pogrešna
realokacija sredstava koja premašuje promjenu od 15%
proračunskog poglavlja)
moguće: smanjenje iznosa isplate (rezanje neprihvatljivih
troškova), zahtjev za povratom sredstava, stopiranje
preostale isplate dok se ne ispoštuju ugovorne obveze,
naplata garancije, prijava nepravilnosti
►što je provjeravano
► ime i pozicija osobe koja je izvršila provjeru
►datum
► rezultati provjere
►detaljan opis nepravilnosti i poduzetih korektivnih mjera
► fotografije s mjesta provedbe projekta
Izvješće o obavljenoj terenskoj provjeri
43
Izmjene ugovora (I)
Izmjene: financijske prirode ili vezane uz same aktivnosti
Nisu dozvoljene… Dozvoljene su…
… one koje mijenjaju svrhu projekta
(korisnik je na temelju prijavljenog
projekta dobio sredstva za njegovu
provedbu)
- svaka naknadna izmjena projekta
mogla bi dovesti u pitanje
prethodnu odluku Evaluacijskog
odbora
… neminovne zbog velikog
vremenskog raspona između prijave
projekta i početka implementacije te
drugih okolnosti koje su izvan kontrole
korisnika
… u slučaju kada mogu polučiti bolje
rezultate i time osigurati ostvarenje
ciljeva projekta
44
Izmjene ugovora (II)
Korisnik je dužan obavijestiti SAFU i nadležno Ministarstvo o svakoj
izmjeni pismenim putem uz adekvatno objašnjenje.
Realokacije… Dodatak ugovoru (Addendum)…
… manje izmjene aktivnosti koje ne mijenjaju bitno projekt
(primjerice, odlazak na isti tip
seminara u Austriju umjesto u Italiju kako je inicijalno predviđeno) ili izmjena
proračuna manja od 15% ukupne vrijednosti pojedinog budžetskog poglavlja
… značajnije izmjene aktivnosti
ugovora, izmjena trajanja
ugovora, izmjena ukupne
vrijednosti proračuna ili pojedinog
budžetskog poglavlja za više od
15%
45
Izmjene ugovora (III)
Realokacije
Realokacije je moguće raditi između svih budžetskih linija,
osim:
8. Sredstava rezerve (Contingency) i
10. Administrativnih troškova (Administrative costs).
Korisnik je obvezan odmah pismeno obavijestiti SAFU o izmjeni
46
• Promjena ne utječe na osnovnu namjenu aktivnosti
• Realokacija sredstava nastaje u istom poglavlju budžeta,
odnosno, realokacija između dva poglavlja budžeta ne prelazi
15% vrijednosti poglavlja
• Brišu se ili uvode nove budžetske linije (uz valjano opravdanje)
• Nastupi sljedeća promjena:
• Promjena službene adrese
• Promjena bankovnog računa
• Prije izmjene dobro je konzultirati voditelja projekta
Dodatak ugovoru nije potreban ako…
47
Dodatak ugovoru (Addendum) - pravila
korisnik šalje zahtjev za izmjenom u SAFU najmanje 30 dana prije
nego promjena treba stupiti na snagu (opravdanje + izmijenjeni dijelovi ugovora)
Nadležno ministarstvo daje suglasnost na izmjenu Dodatak Ugovoru stupa na snagu danom zadnjeg potpisa
ugovor se ne može mijenjati retroaktivno
Ne smije uzrokovati izmjenu osnovnih uvjeta natječaja (initial competition conditions)
Sekundarna nabava
Koraci pripreme natječajne dokumentacije
1. Odabir natječajne
procedure 2. Odabir trajanja
procedure 3.Plan nabave
4. Izrada natječajne
dokumentacije
5. Provedba
plana nabave
Odabir natječajne procedure
Aneks IV ugovora:definira pravila za nabavu roba, radova i usluga
USLUGE
€300,000
Međunarodni ograničeni
natječajni postupak
< €300,000 ali >€20,000
Okvirni ugovori
ili
Kompetitivni pregovarački postupak
€60,000
Jedna ponuda
OPREMA
€300,000
Međunarodni otvoreni
natječajni postupak
< €300,000
ali €100,000
Lokalni otvoreni
natječajni postupak
ili
Okvirni sporazum
< €100,000
ali > €60,000
Kompetitivni
pregovarački
postupak
ili
Okvirni sporazum
RADOVI
€5,000,000
1.Međunarodni otvoreni
natječajni postupak
2. Međunarodni ograničeni
natječajni postupak
< €5,000,000
ali €300,000
Lokalni otvoreni
natječajni postupak
< €300,000
ali > €60,000
Kompetitivni
pregovarački
postupak
Trajanje procedure - USLUGE
Međunarodni ograničeni
natječajni postupak
Kompetitivni
pregovarački postupak
(3 ponude)
Jedna ponuda
Broj dana PRAG Min. 80
(30+50)
Broj dana
PRAG
Min. 30 Broj dana
PRAG
--
Trajanje procedure - OPREMA
Međunarodni
otvoreni natječajni
postupak
Lokalni otvoreni
natječajni
postupak
Kompetitivni
pregovarački
postupak (3 ponude)
Jedna ponuda
Broj dana
PRAG
Min. 60
Broj dana
PRAG
Min. 30 Broj dana
PRAG
Min. 30 Broj
dana
PRAG
--
Trajanje procedure - RADOVI
Međunarodni
otvoreni natječajni
postupak
Lokalni otvoreni
natječajni
postupak
Kompetitivni
pregovarački
postupak (3 ponude)
Jedna ponuda
Broj dana
PRAG
Min. 90 Broj dana
PRAG
Min. 60 Broj dana
PRAG
Min. 30 Broj
dana
PRAG
--
Izrada plana nabave
Omogućava lakšu provedbu i praćenje
Grupiranje srodnih nabava
Postavljanje vremenskog okvira
Raspodjela zadataka članovima projektnog tima
PM-u iz provedbene agencije služi za izradu
Analize rizika
Priprema natječajne dokumentacije
Obrasci: korisnikovi, EuropeAid, Provedbena
agencija
Jezik dokumentacije: hrvatski i/ili engleski
Jasno navesti:
1. Zahtjeve prema ponuđaču
2. Prihvatljivo porijeklo ponuđača/robe
Ne navoditi: marku opreme
Provedba plana nabave – objava natječaja
Ovisno o proceduri:
a) Objava natječaja u javnim glasilima
b) Slanje poziva najmanje 3 tvrtke
Evaluacija ponuda
Evaluator
Evaluator
Evaluator
Članovi bez prava glasa
Predsjedatelj
Tajnik
Promatrač(i)
Kriteriji odabira ponuda
USLUGE
kvaliteta ponude, cijena nije nužno odlučujući faktor RADOVI i ROBA/OPREMA
najjeftinija, tehnički ispravna ponuda
59
Sekundarna nabava - napomene (I)
• Srodne nabave postaju dio jednog natječaja: mogućnost grupiranja u lotove
Praktični vodič kroz procedure ugovaranja pomoći EZa trećim zemljama (PRAG)
Practical Guide to Contract procedures for EC external actions (PRAG)
• Prihvatljivo porijeklo ponuđača (Nationality rule) – PRAG, 2.3.1,2 • Prihvatljivo porijeklo robe (Rule of origin)- PRAG, 2.3.1,2
• Osnovanost za isključivanje iz sudjelovanja u natječajnoj proceduri: PRAG 2.3.3
60
Sekundarna nabava - napomene (II)
Derogacije = odstupanja od Aneksa IV
• Navođenje određenog branda u tehničkim specifikacijama – npr. u slučaju nadogradnje postojećeg softwarea s novijom verzijom
• Porijeklo robe – potrebno napraviti istraživanje tržišta kako bi se
dokazalo da robu nije moguće nabaviti u nekoj od prihvatljivih
zemalja; zamjena sličnim modelom nije adekvatna; dokaz o ekskluzivnosti proizvođača iz neprihvatljive zemlje
• Poziv na natječaj se šalje na samo jednu kompaniju – dokazati
ekskluzivitet kompanije (istraživanje tržišta, pisani dokaz); valjano
objašnjenje o tome da usluge ili robe nabavljene od drugih kompanija ne bi imale jednaku vrijednost
61
Pravila vidljivosti
Korisnici su obavezni istaknuti financiranje projekta od
strane EU (članak 6. Općih uvjeta), u skladu sa Communication
and Visibility Manual http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm
Odnosi se na:
medijske nastupe
sajmove, prezentacije, otvorenja
naslovnice studija, istraživanja i sl.
brošure, web stranice, letke
Označavanje opreme kupljene iz projekta
Označavanje gradilišta i gotove građevine
Predstavljanja projekta
• Konferencije za tisak, radionice, seminari i sl.
• Na svim materijalima treba stajati da je projekt
financiran iz EU sredstava
• Osigurati RH i EU zastavu (iste veličine)
• Prezentacije trebaju sadržavati EU logo
• Fotografirajte događanja!
12.4.2013. 62
Publikacije o projektu
• Letci, brošure, bilteni
• Moraju sadržavati logo i isključenje
odgovornosti, definiciju EU i naziv projekta
• Moraju sadržavati osnovne informacije o
projektu ali i kontakt (broj, adresa, web adresa)
na kojoj se mogu dobiti dodatne informacije
• Tekstovi neka budu kratki i uputno je koristiti
fotografije
12.4.2013. 63
Web stranice
• Potrebno je osigurati uobičajena pravila
vidljivosti (logo, isključenje odgovornosti)
• Naziv projekta uz napomenu da je projekt
financiran od strane EU
• Link sa stranica na Delegaciju EU, SAFU i sl.
12.4.2013. 64
66
letci Press release
67
Newsletter Izvještaj/brošura
Pravila vidljivosti - iskustva SAFU
zanemarivanje pravila vidljivosti potrebno korisnike stalno podsjećati i upućivati na pravilo
vidljivosti pomoći im na početku projekta da definiraju na koje se
sve materijali i situacije ono može odnositi isticati pozitivne strane ovog pravila, povećan interes
medija za EU projekte, novih klijenata i partnera
70
Pitanja
71
Kontakt
Dunja Bonacci Skenderović Savjetnica u Odjelu II, Ured za pripremu i provedbu projekata
Zahvaljujem na pažnji!
