Otomasi Dalam Kearsipan - Modul 3

7/22/2019 Otomasi Dalam Kearsipan - Modul 3

1/43

MBDUL 3Keterkaitan Teknologi lnformasidengan Pengetotaan Arsip

M. lmam Mutyantono

lffi PENDAHULUANrsip sebagai dokumen yang merekam suatu aktivitas merupakan barangbukti dari terjadinya peristiwa tersebut. Kef,adirannya sebagaii sekaligus bukti tentulah menuntut adanya pengelolaan aa9---'

playanan arsip yang efektif dan efisien. Perkembangan teknologi ,WFyunnrendengat'' akan kebutuhan organiSasi yang berkaitan dengan pyag{totaanSrip tersebut. Dengan kecanggihan teknologi informasi dihartrpkan tujuan.Sri pengelolaan arsip dapat tercapai secara lebih cepat dan tepat. Modul 3 iniilongandung 2 kegiatan belajar. Yang pertama adalah otomasi kearsipan dankedua adalah arsip elekfionik. Dalam Kegiatati Belajm I kita akan

iari tentang. seperti apa otomasi kearsipan itu, apa saja yang dapatkannya, bagaimana menggunakannya, dan apa saja yang perludalam penerapannya. Lalu pada Kegiatan Belajar 2 kita ak,antentang. sekilas apakah arsip elektronik itu, apa saja yangke dalam arsip elektronih bagaimana menyusun dan

dan apa saja yang perlu diperhatikan dari arsip elektronikDengan mempelajari otomasi karsipan dan arsip elekronik mahasiswa

memahami apaitu otormsi kearsipm dari @airrana keterkaitan arsipIelcrelogi infonnasi sehinga mahasiswa dapat mengetahui bagai-memosisilae dan memperBukan arsip eliknonik dalam lingkupkearsipan {elain ihr mahasiswa dapat rrcnggunalon pemahaman

modul ini sebagaipanduan dalam rnqnbangtm domasi kearsipan.Agar dapat rnemahamiaya dsngrla baik.mah.siswa dihar$an anem-'i modul ini tidak hnya berdasarkan rts pada msdul nrrun jugacontoh, mengikr.lti latihan yang afu dan mensoba res fsmtif

diberikan sehingga dapat meng{ahui seberapa jauh telah memahaihi-


2/43

3,2 ETTEIMAAI .E,ALAM KEA'TEIFAN

'_i fnya*ldaftasism juga diharapkan tidak hanya l"'p*l11rrr pP T'd"-:;*r" juga dapat rrerpelajarinya 4pri sua$er-surnber t:: *ttehdmdt dalts ${ar. prqrylf; seiii t*dsru'trydq}.ihlq ymglberhubungan

r-i 1-,ll t:1

ll i,:li.r.; -1. iitu,i:r' iU,;.'''r.,rtr. ,,i. ,:\jj,,..,t.. rii

t:..1 , ii]..;

:t,u.i,.',,, lll:,. r.-i:"tl,i:.'::1ll :ir'l,.:"r .pU'l;j;ir;.' ,;,;.',;lf1;;il i'i:ii'it:ri .;.:rj::i.i:lr;i t'j';i1,iii,r.,t afffi:#i:a' "sr: r't;'r' .rni"i):i,", :j.;rr;l:*1, , *,rcgl;t:,11 .1..;p; :1;;riit; ;": ffulil'l,i-..r,-.r,,:,i.,r ,, .:rr". r-t li:,;.: .i ",; I ,1i.";* ,:1.: ;:

t{,::;:: i .. :,f

. .;r:,1.1i:1

i. -, r:iti:ri:,':l.l r ti;i: , i.]:i..lr ."ijitrj:oj::1',r ::ic,1l:. I'i"i:*i:"i,r *l l;iii$ljr, ; 1.1:{r'1r.: rr ", r}*1 : ,5r' ;;iisr::msis '1iam i"r*i-: tn;iririri'*qib'lrh:ri '*'+1"1 *1tr' lrlt tinb *cv;;i:t$:*;ntr1tri*;a$ri,;isl :{inrt*dolt rr;srr nsh ruiqirtn*d iasr&o}t ixicleqnilxn {u'{rr {Iryr-r;; nmrt$r*l*i sn&{fiis*${.I neb ctlgiar*ti ii:sflr$ttj rdi *rin irssrl"rl***t-ixAnr} iilrlr$rgfirfn tsqsb ffffeiasfisrfl rgg*iir;;e iarinnalni ignlonde$ nqu:il}*;l rfififcb riffifihletl qtate nt{url*traqrn}ll} fisS *Jiaiu*raaffli:6r{rfiti*rftr{.i fi6i{'$rr8$rsfii ls*ln'b tselasdsrn tlti nisl*} 'ni;qin*:*'i i.:

.fisg*r'u:v* ii"*rxrto n$Sfisdrn'ilfi *T s.leb su,bfitq is;4*rlue ini fuhos:.-.rlsrfi r*i rryt*tiib *vr*iarrln{n )&isd s*ffot a qair:*d*mam -}$q*tl ffi &6err[ ilrlttir{r lrtberll rbsq :rdai Etls$r"flb]nd n'{*ui i*lih lni lsi;r'rn i-"rni'irlssrrsi ?$ edocrltIr fi{b EbS &frs? n&Ji1$} itlr;figiir*r: .it*lni:L: :t['tt'jtt'ttt.it:.i;li; r:l*r riafu: *ul1 *r;*:rrhr. iurl*t*gn*n ]ti{;,t,E; ss&$ijls;r ,$i;li'ltrilji


3/43

*alP443z,twEtDuL 3 3.3

KggteraN, BEua.r^en IOtomasi KearsiPan

membahas hubungan antara kearsipan dengan teknologi informasikomunikasi.Pertama, penggunaan teknologi informasi drr komunikasi sebagai

obelum melangkah lebih lanjut ke materi pokok, perlu diperjelas di awalpembahasan barr*u terdapat dua hal yang perlu menfqal 1ry^rhatil

U-tu p"rrg"lolaan arsip, terutama untuk jenis arsip konvensional (non-nrt), i*g untuk seterusnya disebut dengan "otomasi kearsipan"'i informasi dan komunikasi dalam hal ini bisa digunakan untukadministrasi umum, kontrol fisik atas 'arsip, pengolahan daniian informasi arsip, penemuan kembali informasi arsip' sertalainnya yang berkaitan dengan pencipaa6 pemeliharaan dan

icnggrnu*, serta penyusutan aisip'"

Hal kedua berkenaan dengan kecenderungan saat inidi mana manajemen

brgi pelaksanaan tugas dan fungsi individu atau lembaga' maka terciptalah

illah menjadikan teknologi infoimasi, dalam hal ini terutama komputer,llbagai sarana kerja utamanya. Dengan digunakannya komputer sebagaiiurn-u t"r3u, dokumen keda perkantoran banyak yang tlibuat' didisribusikan'llgunakan, disimpan, serta ditemukari kembali hanya dengan menggunakan[irpo,". Apabila dokumen-dokumen kerja yang berupa file komputerFrsetut kemudian disimpan serta dikelola untuk dijadikan referensi dan bukti

lpo yang disebut sebagai arsip elektonik'Dua hal tersebut pada dasamya termasuk dalam lingkup proses kegiatan'pongelolaanarsipberbasisteknologiinformasidankomunikasi.Namun

lom-ikian pada beberapa aspek teknis. maupun dari sisi aspek legal' perludlcermati bahwa antara otomasi kearsipan dari zusip elektronik adalah dualubjekyangberbeda,meskipunsekalilagikeduanya.Perbedaarrakansangattlrasa paoa situasi di mana pemanfaatan teknologi informasi dan

komunikasiuntuk administrasi perkantoran masih sangat terbatas serta belum adanyadrsar hukum yang kuat bagi keberadaan arsip elektronik. Sebaliknya padalltuasi di mana sebagian besar proses kerja telah berlangsung secaralloktronik dan arsip elektrpnik telah diakui keberadaannya secara hukumnaka keduanya akan tampak secara lebih nyata sebagai satu kesatuan sistem'


4/43

3.4 O-TOMAEI DALAM KEAREIFAN

Gambar 3.1 mempedihatkan'fiett' pemanfaatan teknologi inforrnasikomunikasi dalam pengelolaan arsip.

PENGELOLAAN ARSIPMANUAL/TRADISIONAL

BERBASIS TEKNOLOGIINFORMASI DAN KOMUNIKASI

. Gambar 3.1.Peta Penerapan Otomasi KearsiPan

Dengan pemahaman di atas diharapkan tidak muncul generalisasisalah terhadap keterkaitan antara kearsipan dengan teknologi informasikonnrnikasi; bahwa tidak selalu hubungan antara kearsipan dengan teinformasi dan komunikasi adalah arsip elekffonik saja, atau sebalotomasi kearsipan saja.A. PERI(EMBANGANPEMANFAATANKOMPUTER

Sejak pertama kali diperkenalkannya korryuter secara komersialtahun 1960-an, teknologi informasi dan komunikasi telah mengalaperkembangan yang sangat luar biasa' Pesatnya perkembanganternyata berpengaruh pada peradaban manusia secara luas' Hampirsemua jenis kegiatan rnanusia modern, teknologi informasi danberperan di dalamnya. Dengan segala kelebihan dan kekurangannteknologi informasi dan korrnrnikasi telah dianggap mampu meniproduktivitas kerj a manusia.Di bidang administrasi perkantoran, pada awalnya teknologidan komunikasi, terutama komputer, lebih sering digunakan secarasebagai sarruur bantu untuk pengolahan data dan pembuatan


5/43

3.5I ArlP443zlMtrDuL 3

lchrlual (pengetikan)' namun perkembangan berikutnyamenunjukkan bahwa

krtrnputer semakin didayagunakansecara' iebih variatif' Termasuk di

$ttrranva adalah n"d;;;;'io-p"'"' sebagai sarana bantu pengelolaanrtlp. D-an penggunaan teknologi"'"'''r, lndonesia, hingga akhir tahun l99llntirrrnasi a* to*uo#ii ;tJr ;;"lolaan arsip' baik vang dinamrsfrrsupun statis, masih t"lun** ni' io* o*o Pada umumnya 'kegiatanpcltciptaan, pemelitraraan d* n*Sgrr*'-,'"* penyusutan arsip masihdllnkukan secara *unout'

-et* tetapi seiring dengan semakinBongemukanyu nt"ou'il"iuga- u"ip

elektronik' para pengelola arsip mauflduk mau akhirnya o"r;rd;l.ng*,"k ,orogi'inrorruri dan komlnikasi'Patla beberapa negara ,;;;";t tJu*r maiu dalam pengelolaan arsip' parapengclola -,ip puau'l"io*nyu mem-iliki a"t* p*gtohuan teknologiIrrlirrmasi dan komunft;;'ffi .or.up baik. Bahkan secara keorganlsaslan'herup kali rmit pengelota- arsip dan pengelola teknologi informasi

dan

hunrunikasi berada dal;.i*-irurqg", unil kerja secara konseptual halrdnrucam itu bisa t'fi;*' **{til-iaik teknologi informasi danhornunikasi maup\rn p""g*foU* arsip -memiliki

objek garapan yang sama'ynkni informa'i' uffi ;l;;:;*1-::t"u adanva keturangtepatanwnwasan para pengelola arsip tentang ryin i* sendiri' yakni arsip lebihdlpuhami dari segi ;;;; 't" *"1i"''va" maka hakikat arsip vangrehcnarnva adalah #;;J rn*"juai kab;' Hal tersebut menyebabkanndnnyapenilaiano*.t,,""-i"r,"a-antarakearsipandanteknologiinformastdnn komunikasi memiliki'l*uk-' yang jau:t:..^radman hahwa arsip adalatnn komunikasi memllrKt--lrlrilts vcrt6'1**"' ^.dalahDengan semakin u.rt.*u*gwi pemahaman bahwa '"' uIrrlbrmasi, pendekatan '"'n"a"' pengetotaan *'ip p* mulai bergeser dariLrunual sepenuhnya te bentuk kegiatan yang memanfaatkan kemampuantcknologi informasi aurr t"^-iftuil ontot mencapai tingkat produktivitaskoria setinggr ***tti'" - "n** dukungan teknologi informasi danhonrunikasi diharapkan tuju*-p"ng-tlolaan-arsrp dapat tercapai' yaknitorciptanya arsip yang '"ii'i"r' *tpail'*-vo oturtisitas dan kelengkapannrsip sesuai ketentuan, serta tersajikannya arsip secara akurat kepada orangv,,u berhak, puau tuu'iuig i"p"' u* ai manapun diperlukan dengan caray,,,r[ t.bit efektif dan efisien'


6/43

3.6 CITOMABI E,ALAM KEAESIFAN

B. KETERKAITAN OTOMASI KEARSIPAN DENGAN SISTEMINFORMASI I.AINNYAPelaksanaan otomasi kearsipan akan sangat berkaitan dengan

sistem informasi lain yang diirrplementasikan di suatu organisasi.demikian? Suatu sistem informasi pada dasarnya dibangun clan dilauntuk melaksanalon suatu proses bisnis tertentu yang pastilahmenghasilkan dokumen yang berpotensi untuk rnenjadi arsip. sudahtentu dokumen-dokumen yang termasuk kategori arsip tersebut harus Isecara baik sehingga tetap reliabel, otentik, lengkap dan clapat digunakan'

Karena sistem-sistem informasi tersebut berbasis teknologidan komunikasi dalam pengoperasiannya, maka arsip yang dihasijuga akan berformat digital atau elekhonik dan dengan sen-dirinya menuadanya sistern pengelolaan arsip yang berbasis teknologi dan inforrrasi jDengan U#fuL p.tf" dilaksanakan otomasi kearsipan''ArsipNasionalAushaliatelahdenganbaikmpngidentifikasi{ ' sistem inforrnasi dan sistem-sistem elekfionik yang berkaitan dengankearsipan(3). Disebutkan bahwa sistem manajemen. arsip eleltr(Electronic Records Management Systems = ERM$ sebagai jantungotomasi kealsipan akan sangat terkait dengan sistem-sistem informasi ttansaksional {Transactional Business Information Systems = 7$) dan sima$ajemen dokume[ elektronik (Electronic Document Management: EDMS) yang urn111n di perkantoran.Arsip Nasional Australia menggunakan istilah sisteminfonnasi dan arsip (Records and Infonnation Management Systems :untuk "merna5nrngi" sistem apapm yang menghasilkan, mengkapturmengatur informasi, tanpa mengabaikan formatnya' RMS dapatsistem berbasis kertas atau sistem digital. RIMS termasuk selnua sistemmenghasilkan, mengkaptu, mengatul dan menjaga inforrnasi dtdokumen digital dan data. sistem-sistem ini tialak harus meuerfungsionalitas penyirpanan arsip dalam mengatur informasi digitalberkenaanRIMS meliputi semua sistem manajemen inforrnasi bisnis,ERMS, sebagairnana diilustasikan di Gambar 3'2'


7/43

a Aatq44sz/MoouL 3 3.7

ffi;ta ,""*r-; managemer[ sv5te" (Rm1

ii3*lr;,*illHl, ?li,i;lxll?''tr.l:i':'#:::;ff iii rco rporarerecordkeePing tlncti'onanY'Meyinclude:

'n."t'"ifi iJfi'$eHfit1n "*Eoecifically designed to manage the";fi;;, ;", itaintenanceand.llroocal ol diqital records'

iii'irrin ,etaaata and links bstwsen[tordc to supPod their Tt.tl:,-Titil'lJ,,, ,l"Jiil''ae acc6s lo themIYlrllm6.Xry lncorporato do ccumgnt

TransacrionalBlSwithrecordkeePingFunctiona&ty

Transacrioml BISdocumsnt andrecordsmanagementtunctionallty Transacrional BISsith docunont'iunagement

funofonatitYEhc,ronic docur$entand rscordrmanagemgttsyobm

{EDRltls)

Ebctronic document management syscrns (EDMS)Support creatio& rev'Eion aM managemontol''gHlLTl["*hove worr and sharing orhtormation'ill i"ii'**p"t tt recordkeellngtuncnonalty

Busincss in{omation sysioms iBlS}

Gambar 3'2'srtem-riiormasi Bi snis(3)

Business information systems (Bf-S) afafan sistem yang mencipta't[Fnyimpan, ,n"*n'o'"t' aui *"*"it* akses ke suatu informasi bisnisu'stttrisasi. Informasi ini d;;;;iT.o"tbut1 bentuk dan termasuk data'rrukumen dan arsip. aIS ,;;;k"ri didesain untuk mendukung o:-"::^r^oo*tynng spesifik, seperti *"-i"'ifn*i transaksi antara suahl

unit organisasional0n,,'r"i*tg*a' Contoh dari BIS adalah:


8/43

n3.8 ElToMAtt oaLAM

1. sistem manajemen kasus;2. sistem e-commerce (sistem yang mendulotng e-business danonline):3. sistem manajemen relasi klien;4. sistem data geospasial;5. sistem manajemen finansial dan SDM;6. sistem pusat pemanggilan; dan7. pangkalan data yang dibuat 'berdasarkan tujuan tertentudikostumisasi.

Meskipun BIS dapat mencipta, menerima, mengatur daninformasi bisnis yang berkaitan dengan proses Qisnis, mengatur informasibiasanya bukan fungsi utamanya. Sering kali BIS tidak mempunyaiuntuk mengatur informasi bisnis, termasuk arsip, secara efekti.f. Banyakdidesain untuk mendukung kebutuhan bisnis saat ini'untuk inforrnasi.hanya mempunyai kemampuan yang terbatas dalam, jika ada, menyinarsip dari hnsaksi bisnis yang mereka lakukan. Arsip dari aktivitas biyang dihasilkan oleh BIS yang tidak mampu dalam mengaplikapikan{-.' penyimpanan arsip, mungkin perlu dikaptur ke dalam sistem manajearsip yang ditujukan untuk kebutuhan seperti itu, seperti ERMS.Bagaimanapun, tidak semua BIS bersifat transaksional. Beberapadirancang secara khusus untuk manajemen arsip dan informasi. Inisistem manajemen arsip elektronik dan manajemen dokumen elekeduanya dianggap sebagai bagian dari BIS.Electronic r'ecords management systems (ERMS) adalah suatudari BIS yang tujuan utamanya adalah untuk mengkaptur dan mengaturdigital. ERMS adalah sistem yang flirancang secara khusus untuk mepenciptaan, penggunaan, perawatan dan pembuangan arsip digitaltujuan menyediakan bukti aktivitas bisnis.

ERMS dibedakan dari BIS lainnya oleh kemampuannya untuk:1. menjaga kontekshral informasi dan elemen data arsip dinamistepat, dan hubungan antar arsip untuk memungkinkan identifimendukung nilainya sebagai bukti dan menyediakan aksessepanjang waktu;2. memungkinkan aplikasi proses manajemen arsip, sepertiregistrasi, pencarian dan penarikan,-preservasi dan pembuangan; dan3. mengaplikasikan kontrol arsip, seperti kontrol akses danuntuk mempreseryasi konten dan mengamankan integritasnya.


9/43

3.9I A)se+qgzrMoouL 3

ERMS memberikan metode terbaik untuk meniaga aisip digitalniane waktu, sebagaimana mereka menyediakan arsip digital O"Y::dan pengamanan yang dibutuhkan . untuk membantu preservaslra panjang mereka.Biasanya ERMS berkenaan dengan manajemen T:11 11i'11"::'j :H, aupu L.rnus,rkkun fungsionalitas manajemen dokumen' Sistem sepertl

biasanya direferensikan lebagai sistem manajemen dokumen dan arsipronik(EDRMS) dan sebagai bagian ERMI' - -Kebutuhan dalam Spesiiit'si iRtr'ts telah dibuat secara. *:::- tYlembaga untuk menetapkan fungsionalitas penyimpanan arupftng cukuP dalam ERMSlilectronic document management E)stems (EDMS) adalah .bagianhlnnvu dari BIS. rujuan utama dari 'i'*',lll-1q*,T51:::Hfltlnlrya u6r u^e' rErE- -'gital. EDMS bertujuan untukfinrpruur, revisi dan manajemen dokumen dilfisugembangkan rnunu;r*"n dan alur ["tjL T]*^i' dengan dokumen yangiirrii"t* untuk informasional daripada nilai buktinya'EDMS mengatur, mengontrol dan menyediakan akses untuk dokumenlltltal tapi tiaar. mensaph;;sikan kontror nenri111i:"1^#i Tffiltiffi;;ffi;-il;il sistem penyimpanan arsip yang formal. EDMSilolukukan fungsi-fungsi sePerti:l, penyimpanan dan pengindeksan dokumen' untuk pencarian danpenarikan Yang mudah;t, integrasi dengan paket software perkantoran dan sistem pengrlman:.

pesan;

i, memungkinkan kerjakolabor*i; dT - . .I menyediakan kontrol akses dan versi dari dokumen'EDMS, sebagaimana didefurisikan dalagr Spesifika:i PRM:' berkenaan

Cgngan manajemen tiog* dokumen dan tidak menyediakan fungsior-ralitas6nnajemen arsip. EDMS yang mampu menyediakan fungs-ionalitas6nnajemen arsip dapat dianggap seUugai EDRMS' contohnya ERMS denganfo mampuan manaj emen dokumen'

TabelberikutmenyorotiperbedaandalamfungsionalitasantarasoftwareEIIMS dan ERMS'


10/43

3.10 CITOMASI E,ALAM KEARS

Tabet 3.1.Perbandingan fungsionatitas software EDIJTS dan ERMS(3)

3,

Spesifikasi ERMS membuat perbedaan yang jelas antaradokumen dan manajemen arsip.

Manajemen dokumen berkaitan dengan kemampuan untukkasikan penciptaan, revisi dan kontrol manajemerr pada tingkatManajemen dokumen menempatkan kontol yang terbatas atas dokumenterutama berkenaan dengan kontrol akses dan versi. Fungsionalitasbiasanya disediakan melalui sofiwnre EDMS.

Manajemen arsip berkaitan dengau kemampuan untuk mengaplikaskontrol pada penciptaan, penerirnaan, perawataq pengguninnpembuangan arsip, termasuk proses untuk mengkaptur dan menjagadan informasi tentang altivitas dan transaksi bisnis dalambentuk arsip (dapat terrnasuk dokumen atau agregasi dokumen). Frmgsionalitasbiasanya disediakan melalui sofiware ERMS yang dikhususkan,bentuk BIS lain dapat juga memasul&an kemampuan manajemen arsip.

terdiri dari versi tunqoal. versi final.Dokumen dapat dihapus oleh pemiliknya. Arsip hanya dapat dihapus dalam

dikontrol secara ketat.Biasanya diimplementasikan dengan fokus Biasanya diimplementasikan dengan

Diimplementasikan untuk memenuhi Diimplementasikan untuk memenuhi

Fasilitas retensi adalah opsional dan Fasilitas retensi adalah keharusan dandilaksanakan denqan teliti.

dokumen adalah Skema klasifikasi adalah hal yang teliti

Sistem ini mendukung penggunaandokumen seharitrari untuk tujuan bisnis.

Sistem ini dapat mendukung penggunaandokumen sehari-hari untuk tujuan bisnis,tapi terutama untuk tempat menyimpan

aman untuk arsio bisnis


11/43

a ^rrtP44az/MBDUL 33'11

Spesifikasi ERMS difokuskan pada pengembangan ERlr4S yang mampu,oryi'.pun arsip digital, dan sampai saat ini kebutuhan fungsionalitasnyadapot m.r*gani fungsionalitas manajemen arsip'Spesifitisi menihindari membuat asumsi tentang tingkat integrasi antarallngkunganmanajemendokumendanarsip,ataurancanganteknologiyangdlgunakan untuk mendukung fungsionalitas ini' ERMS dan EDMS adalahtoknologi yang konvergen aul '"Uuit'yu diperkirakan bahwa fungsionalitas-

Ketika mengevaluasi ,o\io" ERMS yang diajukan' adalah-pentingbnhwa staf lembaga waspada terhadap perbedaan fundamental antaralbngsionalitas manajemen arsip dan manajemen dokumen' Staf lembagahnrus memastikan bahwa sistem yang diajukan menyediakan fungsionalitasmunajemen arsip yang cukup, sejalan delgan Spesifkasi ERMS-nya'Mcskipun sistem yanf diajukan ini dapat juga memasukkan manajemendukumen, sebaiknya selalu-dipertimbangkan tentang kepentingan sekunderutrtuk fungsionalitas manajemen arsip' '"w LATI HANUntuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas'

kedakanlah latihan berikutSaat ini pengaruh teknologi sangat terasa dalam pengelolaan arsip di

lndonesia. Namun segala sesuai'nyu iia* berjalan secaxa sempurna sepertiyrrng diharapkan. Cara mengelola kita masih tertinggal dibandingkan

negaraluin.BerikanpendapatAndatentangmasalah-masalahapasajayangrrrcnghambat p"rrggrnuun telnologi dalam pengelolaan informasi kita

Andadapatmelihatmasalah-masalahtersebutdarisisiSepertiregulasintlu dari bidang-bidang seperti politik dan ekonomi'


12/43

3.12 clTErMAEI DALAM KEAI.SIPAN

FTANGKUMANTerdapat dua hal yang perlu mendapatkan perhatiln apabila

membahas toUorrgao ant"'a -tearsipun denga-n teknologi informasi dankomunikasi.Pertama, penggunaan teknologi informasi dan komunikasi sebagaisarana bantu pengeiolaan arsip, terutarra unhrk jenis arsip konvtnsionalir""*f"m"ritl, yarrg untuk seterusnya disebut dengan "otomasii;;;rp;;;. triooffiinformasi aan fimunlkasi tlalam hal ini bisa&-ffi" u"trk 6;11*" a.dministrasi umurn, kontol fisik atas arsip,pengolahana""p."jv"li*-i"ro*tiarsrp'pen:mutkemba -irfymasiarsip, serta p"rrgg;uuo lainnya yang berkaitan dengan penclptaaqp"ri"rilrrruuodariienggutta'n, serta penyrsutan arsip''----iur k"4uu d6;"n dengan-keienderungan tuT -ry.di rnanamanajernentelahmeqiadikanteknologiinformasi'dalamhaliniterutama{ . ;ffi;;;,- t"uugui tu'*n ke{a utarnarrya' Dgngan digunakannyakomputer sebagai ,*u* t"'3u, dolarmen keija perkantoran banyak yangdibuat, aiAismUu"ifoq-aig"n*uu aiti"ean' serta ditemukan -kembalihanya dengu" *tttgi*atan konputer Apabila dokumen-dokumenkerja yang U"*pu ii" komputer to-tt9* kemudian disimpan sertadikelola untuk du;di;; r"i"*i dan bukti bagi pelaksanaan tugas dantungsi individ,r rta; i;Ga, rraka terciptalah apa ya'g disebut sebagaiarsiP elektronilcSejak pertama kali diperkenalkannya komputer secara komersialpada tahun 196;-;; [r[""i"gi informasi dut' komunikasi telahmengalami p.rt ,oUuigu" Vge ianSat luar biasa' Harnpir pada semuajenis kegiatan *r;;;;aeir, te6'otogi informasi dan komunikasiberperan di datamnla' Oi Lia"ne 'Oq'"istasi

perkantoran' pada awalnyateknologi mrot*tl aun komuiikasi' terutama komputer' lebih seringdigunakan secara lerbatas sebagai sarana bantu untuk pengolahan data""f" p"J*"" d;k;;" tekstiral (peugetikan)' *P."o perkembanganberikubrya *tfi*il bahwa io"fott' semakin didayagunakansecara lebih variatif.Pelaksanaan otomasi kearsipan akan sangat |erkaitan $qT,istem-sisiem informasi lain yang diirnplementasikan di suatu orgamsasr."ni""g"p" Ja*toor S"uto tittei informasi pada dasarnya dibangun daniifuf[u*to" untuk melaksanakan suahr proses bisnis tertentu yang;;;,il"h ;k;" *.ngturi'ooJlL aor**" yang berpotensi untrrk menjadiarsip. Karena sistem-sistem informasi tersebut berbasis teknologi#;;rt dan komunikasi dalam pengoperasiannya, maka -arsiq vansilirriftA," j"gu nt* Uerformai d{it"t atau ele}:tronik dan dengan


13/43

. ABIP443Z/MEIDUL 33,13

rcndirinya menuntut ld.anya sistem pengelolaan arsip yangberbasis

,'n,"iff tlJ:TITI'-.,Jf;; terah dengan baik mensidentinkasi sistem-ristem informasi dan ;lJ;lil'#,i.tt:*""1T van-g berkaitan denganotomasi kearsipan("' ;id;tk* bahwa sjstem manajemen arsrpclcktronik (Etectronic ;':;;;;;;"g'*'"it ^S:lttems = Er J/lS sebagaiinn,ungdar 9topa1ik'*,iffi *X;q*.t::il"#;:I,"",:;;;:;'::#iJ;*il-Lisnistransaksionat(Tron'":t-'o"::^""Ti,ii""rii'tzt'rtlio,Systems : B/,9) A*'iiil*"tinuj"t*-aoftutnen elektonik (Electronictjocument tto'og"*"nisiii*?:-bng vung ",n* digunakan din*ot::,lr ruasional Australia *tlg-sy1t;1^ istilah sistem manajemeninformasi dan arsip d;;;; )*i7ft"*otion Manasement svstems =RIMS) unnrk "*t'uv'tgi" ^ sistem ^1HT"JS?*[tt:'Hh]:'m"lffi"'#hil":f,tH f:#i: ?:ff 'JI l?ffi ila"1 -y.a stcrmasuk semua aurar" ,"r* *enghasilkarr, m"nEaptur, mengatur danlir":"il'r"i#asi aigital' aikumen aigital dan data'Business nto'^ii";;; tBIi)'adalah sistem vang mencipt'mcnyimpan, ,n",no'o""J' effi;;l';Ji'akan akses ke suatu informastbisnis organi'^i' rnllhffi';il;;; aururn berbagai bentuk dani.ttn*"f aota dokumen dan arstP'Contoh dari BIi" Jufuf" sistem 'manaiemen kasus; sistem e-L'ommerce(sistemr:i'*Iiol'q;i:: ::;;'i^r "i.T$'"Hi':i:ff}.[*"*tffi,"LT,l $;:]i ilh *; ffi;ccir,' danpangkalan gutu vulng"'iiulut "t"taut*tuo tujuan tertentu ataudikostumtsast'Electronic records mqnqgement systems (ERMS) adalah suatubasian dari BIS ,J; *ffi;i"*"1t"'"9"r"n untuk mengkaptur dan,ni',gutu, a"ip aijt?r' *iiiiil;lah sistem vang dirancans secaralffi,,,'t* *";;;* ;"*]oPi:- *i,:,H1ffi;,'iii?Jt"'lLt,,,1*;;b"d"' arsiP digital untuk tuiuanbisnis.ERMS dibedakan dari BIS larryya oleh kemampuannyl untuk:rnenjaga to"trc'#'in;;;i-d- elimen data arsip dinamis secaralepat, dan huuung# ;#-*t'p *.*T memungkinkan identifikasinya'tnendukung oiluinyu ?"'itgtr [*ti dan ;eny-ediakan akses padanyascpanjang waktu;'*"'*"t'*"" gy:.t proses

manajemen arsrp'seperti klasifikasi, "gi't'uii' pencarian dan penaritan' preservasi danpcmbuangan; o-

""?*louii"li["i*r"'"oiuttip' seperti kontrol akses


14/43

3.14 :ITEMA.5I OALAM KEAFTIFAN

dan keamanan, untuk mempreservasi konten dan mengamankanintegdtasnya.-Electronic document managemertt systems (EDMS) adalah bagianlainnya dari BIS. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk mendukung

penciptaan, revisi dan manajemen dokumen digital.- EOUS melakukan fungsi-fungsi seperti: penyimpanan dan peng-indeksan dokumen, untuk pencarian dan penarikan yang mudah;integrasi dengan paket sofiware perkantoran dan sistem pengirimanp".u-n; memungkinkan kerja kolaborasi; dan menyediakan kontrol aksesdan versi dari dokumen.Spesifikasi ERMS membuat perbedaan yang jelas antara manajemendokumen dan manajemen arsiP.Manajemen dokurnen: berkaitan dengan kemampuan unlukmengapli[asikan penciptaan, revisi dan kontrol manajemen pada tingkatdokumen. Manajemen dokumen menempatkan kontrol yang terbatas atasdokurnen dan terutama berkenaan dengan kontrol akses dan versi'Fun$ionalitas ini biasanya disediakan melalui sofiware EDMS'-Manajemen arsip: berkaitan dengan kemampuan untuk mengapli-kasikan kontrol pada penciptaan, penerimaan, perawatan, penggunaandan pembuangan-arsip, termasuk proses untuk mengkaptur dan menjagabukti, dan informasi ientang aktivitas dan transaksi bisnis dalam bentukarsip (yang dapat termasuk dokumen atau aglegasi dokumen)'Fungsionalitas ini biasanya disediakan melalui software ERMS yangdikh-ususkan, meskipun bentuk BIS lain dapat juga memasukkankemampuan manajemen arsiP.

TEs FERMATTFJawablah tes formatif di bawah ini pada kertas terpisah'bandingkan jawaban Anda dengan kunci jawaban tes formatif pada

akhir modul Anda. Buatlah perkiraan pencapaian Anda tefhadap tesyang diberikan. Apabila Anda merasa kurang, usahakanlah untukmateri pada modul ini. Selamat bekerja1) Apakah yang dimaksud dengan BIS dan berikan contohnya?2) Apakah yang membedakan ERMS dari BIS lain?3) Sebutkan spesifikasi ERMS yang membedakan antara manaJe

dokumen dan arsiP4) Sebutkan fungsi-fungsi EDMS5) Sebutkan perbedaan fungsionalitas antara sofiware EDMS dan ERMS


15/43

3.15^llP4432,lJ4EtDUL

3

Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jarvaban Tes Formatif 1 yang

,"i Ji't"gi* *r,it -oau-ini' Hitungtah,jiw-1lT lT:^.:-"::;i*; g;;;; rumus berikut unhrk mengetahui tingkat penguasaanterhadip materi Kegiatan Belajar 1'

Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% : baik sekali80- 39%:baik70- 7g%: cukuP


16/43

3.16 EITCtMAglI E,ALAM KEAREiIP.A,N

Kssl^A,TAN Bel.a.ra,nArsip Etektroni

Q etelah sekilas mengetahui tentang otomasi kearsipan ada baiknyaQ) mengenal wujud arsip elekhonik. Pemahaman tentang arsip elektrakan lebih merryertajam pemahaman kita mengenai otomasi kearsiSecara teknis arsip elektronik nlrdah dibuat dan digunakan namun tidemikian untuk perawatan dan pelestariannya. Arsip jenis ini akan menjbentuk arsip di rnasa depan, di mana arsip kertas akan tergantikan amudahnya peribuatan dan penggunaan arsip elektronik,

Seperti telah disinggung pada perribahasan sebelumnya, pengglteknologi informasi dan komunikasi sebagai sarana dalam pr


17/43

3.17I Aats+*szlMt'DUL 3

Arsip harus dikaitkan dengan aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasiindividu, dan'aktivita, .irtu fungsi ini mendukung penentuan alal-usul

bordasarkan firngsinya" yakni hubungan berkas dengan berbagai jenisakriuiru, dan transaksi di-dalam lingkungan perkantoran' Sebagai contoh:berkas kasus, berkas pengadilan, berkas (yang berorientasi padartctiuitar) subyek, Uerkas pelawai, berkas korespondensi' dokumen webEite dsb; dan/atauberdasarkan bentuk dan formatnya' Sebagai contoh: dokumen yangdiolah dengan pengolah kata (word1, database' dokumen hypertext'gambar, spieadsheets, e-mails, voice mails' video' dsb'

ffi: ;;.ip *.*put - bahan bukti aktivitas." seluruh organisasi perlu,Bmgkaptur dan mempreservasi arsip tugas 1* tu5t':V'yill-T::l*t,Liuoirt * bisnis dan ketentuan-ketentuan hukum. Dari sud*t perspektif ini,.4q1uurr utama penciptaan arsip dan pengelolaan arsip adalah untuk,ttimberikan bahan bukti" untuk p-elatrylaan tugas pokok dan fungsi,Afianisuti atau untuk akuntabilitas organiSasi atau individu'

Menurut ISO 15489-1 tentang Records Management'ttip memiliki

hborapa karakter untuk mendukung tugas pokok dan fungsi sertaHlmberikan bahan bukti :l, Otentisitas, yaitu karakter orisinal arsip yang berkaitan tlengan konteks'strukturdankonten.Artinyaarsipdirnaksudkanmemilikipokokisi.t, Reliabilitas, yaitu kesanlgupan arsip untuk memberikan bahan buktiyang dapat dipercaya' Lsip tersebut memiliki konten yang dapat

dipercaya karena ,rruru l"'gtup dan akurat menggambarkan transaksi'aktiv itas, dan fakta-fakta.l, lntegritas, yaitu berkaitan dengan arsip yang lengkap dan tidak dapatdiubah.4, Ketergunaan, yaitu kesanggupan arsip untuk menempatkan'-menemukankembali,menyajikan,danmenginterpretasikan'aktivitasdantransaksikegiatan organisasi.Dengan karakter seperti tersebut di atas' arsip akan memiliki konten'

tlruktur dan konteks untuk memberikan pertanggungjawaban alctivitas dantrnnsaksi secara lengkap, dan dapat menggambarkan suatu keputusan'llndakan, serta tanggung jawab'


18/43

3.18

A.. STRUKTUR

EItOMAgI DALAM KEATBIPAN

Berdasarkan ICA Study 16, struktur dan iconteks merupakan larnc.imernharni suatu arsipo. Struktw berkaitan dengan bagaimanadirekarru termasuk penggunaan sirnbol-simbol, tata leta\ format, media,sebagainya. Ada perbedaaa arltzra struktur arsip tadisional (fisik)stnrktur arsip elektonik (logika). Pada arsip tadisional, strukturnyaterlihat oleh pengguna karena merupakan bagian yang integraldokumen kertas sebagai salah satu kriteria utama untuk menilainya. Sementara, struktur arsip eleltronik tidak dengan mudah dapatdan umurnnya tidak dikenali oleh pengguna biasa. Hasil dari struktuiltergantung pada sistem komputer (perangkat keras dan perangkat lunak)pada ketersediaan nrang pada alat penyirnpan (misalnya hartl'disk danJdisk). Setrap_kali arsip ttipindahkan ke alat yang lain, struktur frsiknyaberubah. p&gguna akan selalu memerlukan sistem komputer yangtrrenemukan kembali arsip, sehingga struktur fisiknya pun dapatNarrun" struktur fisik tidak akan'menrberikan nilai dan kepentingaapengguna. Dengan kata lain, arsip elektronik tidak tergantung padafisik tertentu.Karena struktur fisik arsip elektronik merupakan variabel dandengan mudah dapat dilihat, n:rtka struktur tersebut tidak memilikiyang sama dengan struktur fisik arsip tradisioual. Sehinggq adastrukur logika yang memunghnkan untuk mengidentifikasi (setiap arsip dan untuk menghadirkan elemen stnrktt[ internal (sepertibidang dalam sebuah skema atau tabel, margin, palagraf dan sebaga:Umurmya, struktur logika arsip elektronik akan sering menjadi strukturdiciptakan oleh pengguna. Untuk menpertimbangkan kelengkapanotentisitasnya, arsip harus merrpreservasi struktur tersebut dengancata, dan sistem korryuter harus merekonstruksi kembali padamemindatrkan arsip sesuai dengan format yang dapat dibaca olehsfiukhu logika arsip elellronik dihadfukan oletr, serta disinpan sesimbol-simbol atau data (binary dirilo. Spesifikasi pengodean tersebuttersedia untuk setiap penemuankembali arsip.


19/43

3.19I Altr++gzlMoDUL 3

KONTEKS DAN METADATA; Monurut ICA Study 16, metadata adalah data yang mendeskripsikanbntrks. konten oun tt'otti* arsip dan mal :men *t*.:t;-y::::::

an konsep penting untuk arsip eleltronik karena metadata tentangdan struktur ur.ip aiperlt*u' uotut -"tU'at arsip 11'"1:''"* iffil ;frTffiffi;-., ;;.J;; arsip, informasi tenrang konteksglrhsalah,atuelemen*f "fi ';'.t'qi-f :::#:*?ffiJ#:t:H#ilil]il-iil#il;i;;i,-il::,i:,r:Ty"T'j.,Tgffi :",'n**

I[lptradisionartertentuvanq'T*"YlPi^tTI"l:*::lT:r"i:,ffi;lp traostonar rcrt'utu,i;; ;;;i;istatif. Sehingga, arsip eleknonik]lP dan konteks fungs$5lt bergantung "iJ n*' pada. konteks administratif yangIldokumentasi dengan iutft' t"'pi juia pada metadsta yang mpndeskripsi-fp bagaimanu inro*u''i iittr"*' y';'::':-vang memetakan hubunganldmlnistratif dan dokumentasi di antara masing-masing item dalatr^ sistemimlclolaan urrip t"'t"nt' "tu-u dapr hi{up arsip tersebut memberikanlifitn t ont.ts arsip yang hmus dipelihara' rbilitas' tnformasi kontetcstiiii"g"'"*t memu.urrtifal "t-"dt,1fl:l,"Iu*.,""*aln il,Hill]##;|#&ibagian f:'i's dari arsip elektronik' Proses$$utan dan fungsi '# 'i'tt'n pet'g;ohan arsip dari penciptaan arsrygganisasi adalah bagian konteks dari arsip tersebut' Konteks dapat dipeliharatloh elemen internal ' *tip tt"it anvi'^ larnpiran dokumen' tambahan

bfurmasi, hubungan, "o*ot'd* kode referen'i; ut* oleh elemen eksternal(mlrulnya metadata)' ";;';;' adalah bagian penting dari informasibRtskstual' --,--^L--+ m.a^,rr .ri semua bentuk, Pada arsip elektronik' konsep tersebut muncul

di semua thfonnasi, yu,g aip"tt"ttu' untuk memahami dan menggunakan arsiptmlsalnya: dokumentasi;t;;t yang diperlukan pada saat arsip dimigrasikanhr platform vu.rg u*u,'i" iip"inaut'rt* ke lemlaga kearsipan statis)'Hiladata dapat menyuiitta" *uttud- .yanS berbeda' seperti penemuanLlmbali, ketergunaan, oientisitas' reliabilitas' pemeliharaan' preservasi'

danpnilaian.


20/43

g3.20 ElToMABt oaLaM

;)

C. SISTEM PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIKStudy ICA 16 menyebutkan definisi sistem pengelolaan arsipsuatu sistem informasi yang dikernbangkan untuk maksud penyimpanan

penemuan kembali arsip, serta diatur untuk mengorrtol fungsi tertentupenciptaan, penyirpanan dan akses arsip untuk melindungi otentisitasreliabilitas arsip(+).Banyak macam sistem perkantoran elekhonik digunakan damenciptakan dan mengelola arsip elektronik. Sistem tersebut mepada penemuan fiembali informasi (misalnya sistem manajemenatau untuk mendukung proses bisnis organisasi (misalnya sistem ahrSistem pengelolaan arsip elektronik dapat juga termasuk stand-alone,yang tidak terhubung dengan jaringan (non-networl


21/43

3.21I .lls+*azlMclDuL 3

PDNCIPTAAN

mendefinisikan secara jelas:

Pada penciptaan arsip, ICA Studies 8 menjelaskan bahwa berbedapn lingkunian arsip tradisional, daur hidup-arsip Rada. l1ekung"i,l:llmit frarus a*embanglcan ke belakang pada tatrap sebelum penciptaanva"g ai.ritfasebagai tahap "konsepsiona'-'uu'' .. , , r^ ^ d--)-.. t zldentifikasi ketentuan untuk arsip dijelaskan di dalam ICA Study 16'r meruputun tahap ketiga dalam implementasi pengelolaan arsip danan arsip statis yang harus dipreservasi di dalam suatu lingkungan

informasi yang baru atau sistem yang telah ada' Tahap ini bertujuani,t,I',4,

arsip mana yang harus dikaptur dan dipelihara;,r.ngupu organisasi harus mengkaptur arsipnya; ::berapa lama arsip perlu dipelihara;karakter arsip apa yang diperlukan dan harus diimplementasikan'

, ,'*uO ini merupakan kemandirian format arsip atau media yangilrlmpan oleh organisasi, yang berfokus hanya pada aktivitas dan.transaksi'Hukum dan peraturan di beberapa negffa belum memasukkan arsiplirktronk. Arsiparis perlu membuktikan secara hati-hati konteks hukumffSrnirurinyu dan, apabila perlu, mereka harus mencari bantuan hukum'li.ruru tahun yang lalu banyak negara yang sudah mengadaptasi kerangka[ufur- mereka dengan mengakui arsip elektronik sebagai bahan bukti'ilsmun, negara-negara tersebut sering menyerahkannya ke penuntut untukBrmbuktikan otentisitas

dan integritas arsip elektronik yang diajukan ltepongadilan.

Untuk alasan akuntabilitas, maka perlu untuk memelihara arsip hampirltluruhprosesbisnis,sedikitryauntukwaktutertentu.Arsiparisharusf,embuktikan bahwa arsip yangharus dikaptur teqebut memiliki informasihontekstual yang sesuai dan dapat dipahami dalam jangka panjan8,

3, PENENTUANRETENSIArsipNasionalAustraliamemberikansuatucarabagaimanamenentukan

}otonsiarsipelektronikdenganmengidentifikasikemungkinarrtanggalponentu dankalkulasi tanggal evaluasi dari penentuan tanggal tersebut' atau


22/43

3.22 CITOMAEI E,ALAM KEAR

mengidentifikasi arsip yang memiliki nilai guna sekunder dantanggal evaluasinya(a1. Beberapa bnggal penentu dapat dengan mudah diidentifikasi (misa

tanggal pemisehan), narrun yang lainnya akan lebih korryleks, stmungkin perlu untuk memeriksa tempat tindakan atau unit penciuntuk mendapat bantuan (misalnya 'musnah 5 tahun setelah kebijaldiganti' atau 'musnah setelah tindakan lengkap')' Konsultasimernberikan tanggal penentu atau membantu menilai suatu risikomenentukan waktu Yang tePat.Beberapa penentu meliPuti:L. kapan tindakan itu lengkaP;b. tindakan teralfiir;c. enfi terakhir;d.rl suatu kejadian (misalnya ketika properti dijual, saat

pemisahan).2. Tanggal kalkulasi harus ditambahkan padir arsip dan diberikansistem kontol, misatnya 1105 R2005, untuk mencatat bahwanornor entri klas 1105 sudah dialokasikarr untuk arsip ini dandievaluasi pada tahun 2005.3. Apabila pemilahan sudah dilaksanakan sejak penciptaan,dapat memilih untuk mengalokasikan suatu periode evaluasi unlseiuruh'arsip dan tidak mencoba unhrk menenfirkan tanggal evaluuntuk setiap arsip pada saat penciptaan (misalnya evaluasi seluruhsetelah 5 tahun).i. Apabila evaluasi dijalankan, kejadian tanggal penentu didasarkanwaktu sebelumnya' Apabila ini terjadi, maka tindakan penyusutandiinplementasikan.5. Untuk arsip yang bemilai guna sekunder, penentunya adalahketika kebutuhan bisnis berakhir dau arsip dapat dikelola sesuaipedornan lembaga kearsipan statis. Sebelum pemindahan, organisharus melalaanakan evaluasi dan pemeriksaan arsip untuk:a. menentukan apakah arsip 'tersebut sudah dipeliharakonsisten dan masih dapat dikategorikan sebagai bernilai

sekunder; sertab. mengonfirmasikatr bahwa kebutuhan organisasi akan arsip. untuk pelaksanaan kegiatan sudah berakhir'


23/43

a ,iatP44:3,,/MEtDUL 3 3.23

6, Untuk beberapa arsip paktif' tT*kT ini merupakan proses terakhir'setelah tanggal p"'J'* iii"mur


24/43


25/43

3.25a AgtP4A3zlMoE)uL 3

rdrninistratif merupakan pertimbangan yang paling pentingpada saat

ntet rc ntukan perioder"tlnsi'untuk banyak arsi o elektronik'

selain hukum d;';;;i;itt'utit 1t'l'"r"rttto"it vang dikelola olehpotttsahaan, p"'nt'i#' *" ^"'*tt":i l"t*'" dapat berisi informasi yangrnerrjadi perhatian J;;;;;'-;li politik' so'iotogi'' ekonom' demografer'nlurr ahli-ahli f"i*V"]i"U"'upu ''ip elektronik juga menjadi perhatian paragattcalogis, p"'ytlidik:;;;; anatis tec"naerungan pasar' dan lainnya yanghuk;rn ahli d"' tid"k t;;i;;iur* pt'"ril.* ui*" I(riteria 'retensi vangherorienrasi oru, o""rui*"

-*r*a"rg dikategorikan sebagai nilai gunarokunder o,'tort *'*i"aJu*ya dengan kepentingan

bisnis primer

II. PENYIMPANANtserdasarkan ISO 2018509-l 'l tentang Penyimpanan- Arsip Statislilcktronik, terdapat i*--"*u untuk mengimplementasikan standar

'l'"'[iTlfdata (dan indeksnva) fisimnan.di datam disk woRM (wrireonce, read *'* ';;-;"o;tlog\ disk optlc vanghanya

dapat digunakanuntukmenyi*rt';;;-'-"0'i'kapidatatersef,utdapatdibacaberkali-kali)' Drsft woRM;; me*p"'yai standar' tidak seperti CD-ROM'Har ini berarti, ;;;;iri;p"; pada woRM hahva dapat dibacadengan a"u" vuneiu;Ji**' yang digunakan untuk menyimpan datapadanva' wo*M dil;;;;s;co-n timnrementasi jenis I)';r, Hanva,u,l' v"gilil;;;;t-,,1Y3*' data disimpan dalam jenispenyimpanan lain (implementasi jenis II)'

r. .fidak ada d,r/. $;Ilil"vung aig*akan di dalam penyimpananarsrp

statis (imPlementasi jenis III)'(;. PENGAMANAN

Menurut Saffady' pengamanan' ?tll "'"*tonik dimaksudkan untuktrtr:ncegah bahaya yang diakibatkan ote.n 1' .l, kejahatan at'u peiu'nuhan yang tidak terduga;').. pencurian atau salah penempatan;. . '; [r*p'i melalui modif*asi yangtidak sah] sertai;, ;;;*". oleh pihak vans tidak berwenang'


26/43

3.26 EIToMA6I DALAM KEARBIFAN

Oleh karena ihL ada beberapa elemen dalam program kontrol risikoefektif untuk arsip elektonik(8):1. Kesadaran yang tinggi dalam hal risiko yang dituangkan dikebij akan dan prosedur.

Pedoman kontrol risiko yang disebarkan secara luas.Lingkungan penyimpanan yang aman untuk kopi arsip elektronik:a. Menghindari bahaya dari fisik dan iklimb. Mencegah dari entri yang tidak sahc- Mengunci area penyinrpanan ketika tidak digunakand. Melindungi dari kerusakan elektronikPengawasan kopi arsip elektronik.Perlindungan dari gangguan elektronika. Membatasi akses ke peralatan komputerb. Mepatikan dan mengunci peralatan apabila tidak digunakanc. Metgontrol akses dengan passwords dan identitas personald. Mengirrplementasi perlindungan dari virus iPelaksanaan pengamanan arsip elektronik didisain untuk nrendukung

restorasi operasional misi yang penting pada saat terjadi bencana. Baik padaarsip elektronik maupun non-elektonik, pengamanannya terganturrg padataribahan penyinlpanan yang didisain lfiusus dan duplikasi arsippenyimpanan offsite. Pelaksanaannya akan efektif apabila dikombinasikan.

Lemari file, ruangan besi (vaults'1, dan tambahan penyimpanan lain yangmenyediakan perlindungan arsip elektronik on-site dari ancaman tertentu.Arsip elektronik dapat diamankan dari pencurian, misalnya, denganmenyimpannya di dalam lemari file yang terkunci, lemari yang kuat, atau,ruangan besi.

Pendekatan yang paling efektif untuk mengamankan arsip elekronikadalah dengan menyiapkan kopi backup yang ditenpatkan pada lokasi off-sile. Penrbuatan kopi backup file secara rutin dilakukan dengan prosedur didalam pusat instalasi mainframe ,lan kornputer mini serta server jaringanPada instalasi kornputel deshop, di mana prosedurnya tidak dilakukan secararuti& maka operasional baclary dilakukan secala sporadis. Untukpengamanan arsip elektronik yang efektif, tangguug jawab bachry harussecarajelas diberilran. Jadwal backup harus dibuat dan dilaksanakan dengantegas.

z,,.

4.5.

:{,


27/43

3.27

Prosedur backup sudah dipertimbangkan Otnl'* untuk infgrmasi^yangnpnn pada hard drives ti"nu'f it *'e:lY:f ,1:1it3"tit;ff;;il;;; membahavakan inf-ornasi vang direkam'juga penting untuk pita'mag'"tT' irs& optltat' t::"H:':ffT*::ltutt Jubs vw'rruD an, dapat dirusak denganyang, meskipun bukan sasaran untuk penyerangnoai cara. Media backup yang diseleksi untuk *t'p -:bq:rrt hT:ffi:ftru;;;;; ;;;; ian pemurihan kembari aprikasi yangbhubunsand"r,gu*vu'ruda.-bebe:ap,aiYilt],:,:Y,::::ii:"::Tl1;:;;;; rr;;ri"* at"o'o anke hard drivetain'untuk mengamankan

elektronik, kopi b ackupaiuuat pada *1dT ptTi'.d11]Ti.Y::111ffSil;]ffi ' )i',i''ii'^*ug"ttiL dan dr's't optikal dapat juga digunakanguk metnbuat kopi u'"iiltiltpitamagnetik dan disk optikal lainnva di

I ltlP++szlMoouL 3

komputer, video, dan aplikasi audio'

PRESERVASIPreservasi arsip elektronik merupakan tantangan yang banyak diinati

ft, ;rffi;'*ririJaL menurut rCe studies 8. Berbeda pada lingkunganffi tJ'n',i"',prir.*^i*"aiuarsin,ere\troltiill1tf^5TT:;;*#;kertas dengan konten, stu'ttur, dan konteks yang melekat pada media;;;.t# preservasi arsip sebagai ualy u*ti ?lT-y3}u::11,it, ,r.ip*i, mungkin dapat menyerahkan.sejumlah sumber yangdipertimbangkan o,,tot me"ptes"rvasi tll:-Ot:1l[#-:*rlffi'ff*t, o- ."uuguinya) namun tetap gagal untuk mem-

lrvasi arsiPnYa.llal ini sudah dapat dibuktikan bahwa arsip yang bernilai guna sekunderu;;;;; Jrrt ortt mungkin lebih efisien dan ekonomis dipreservast

&ngan entitas prr.ipu* diam konteks lingkungan komputer tersebut'glluoi dengan dasar staJar-standar yang dikembT*un oleh arsiParis' danll bowut', pengawasan te*Uugu kemsipan:statis untuk menjamin terpenuhinya "ffndar-standar yang telah ditentukanPondekatan pr"s"*usi arsip elektronik yang terdistribusi' menurut S/zaEn t tersebut, ut un *""gt'indarkan lembaga kearsipan statis padaipmpleksitas aan biava invJstasi'".q't".1,J")1-::*::::3.j"T#ltnroliharaan dan pengelolaan arsip elektronik(6)' Keuntungan

lainnya' paraftfl'tli lembaga kearstpan statis tersebut dapat berkonsenffasi pada fungsipnroriksaan dan pengawasan serta tanggung jawabnya dalam lingkungan


28/43

3.28 ElToMAEt oaL.AM KE

"arsip statis virtual" yang terdistribusi. Sebaliknya, solusi sernacammemerlukan kesadaran yang penuh dari instansi-instansi penciptafungsi arsip statis.L AKSES

Lingkungan elektonik memberikan kesenpatan dan tantanganmelalsanakan firngsi arsip statis yakni akses dan [email protected] keserrpatag berbagai perangkat saat ini tersedia untuk lokasiakses arsip elektronik jarak jauh, sehingga baik arsiparis maupuntidak perlu berada di tempat yang sama dengan lembaga kearsipanyang menyirnpan arsip statis. Jadi, dalam berbagai kasus, kebutuhanmengurrpulkan arsip statis lenrbaga kearsipan statis yang sentalmenyediak4p akses arsip dan mengelola penggunaannya berangsurakan berkurang (meskipun pertimbangan lairnya-misalnya untukkeamanan-masih ada di dalam pendekatan ini). Tantangannya adalahpenyediaan akses dan penggunaan arsip statis elektonik berasalkonplelsitas preservasi arsip serta pengertian-pcngertian arsiparislembaga kearsipan statis dalam kaitannya dengan keahlian barudiperlukan.Preservasi dan akses arsip elekronik saling ketergantungan,ketersediaan arsip adalah utuh secara fisik, teridentifikasi, dan dapatSelain itu, arsip yang dapat diakses dapat diselelci di dalamstrategis dengan cara yang sesuai dengan pengaturan asli arsipnyqdipreservasi dalam suatu fonnat otentik yang bersejarah. Teralihir,arsip yang dipahami adalah arsip yang dapat digunakan sebagai bahan

s"jarah. Hal ini memerlukan identifikasi asal usul arsip,pengaturan asli arsip, dan ketersediaan arsip yang berhubunganinformasi kontekstual lainnya(6).Lebih lanjut pada Sudy ICA 8 dikatakan bahwa akses arsipelektonik memiliki sisi penawaxan dan perrrinaan(9). Arsip statispenawararmya. Perrnohonan akses arsip merupakan permiTeknologi komputer adalah alat unhrk mengirimkan arsip kepadaatses.Sisi penawaran fungsi atses adalah tetap dan pasti. Arsip statis htetap seperti ketika diciptakan dan diseleksi melalui penilaian.dibaasi oleh'kebrituhan bisnis pencipta dan ditentukan oleh


29/43

I Aawcaez/MtrDuL 3serta aklivitas pencita yang digunakan untuk menjalankan tugas dan

Pcrmintaan akses arsip statis elektronik sepertinya menjadi variable yangSetiap saat mungkin ada bermacam-macam permintaan, dan karakter

lntaan berubah setiap waktu. Permintaan akses untuk tujuan memoriatau pertanggungiawaban jangka panjang akan diambil dari

penciptaan arsip. Namun, banyak permintaan akses arsip statisik tidak untuk bahan bukti organisasi atau aktivitas penciptany4untuk informasi yang ada di dalam arsipnya. Karakter bahan bukti arsippenting dalam banyak kasus, karena tidak mungkin untuk meng-informasi yang ada di dalaur arsip secara tepat kecuali

materi dokumentasi sebagai arsip dipahami.l'longertian akses, teknologi informasi, akan berubah setiap- saat, danbohan datam teknologi informasi akan berdampak pada aksesibilitasclan permintaan akses. Arsip elektronik tidak akan dapat diakses apabila

g pada keusangan teknologi. Selain itu, karena teknologi informasian kekuatan lebih yang pernatr ada dan akses yang fleksibel serta

tomu balik, maka peneliti akan menggunakari alat ini untuk mengakses;tatis. Jumlah peneliti yang mencari akses dapat diharapkan meningkatdengan meningkaurya teknologi yang dapat menyediakan kemungkin-*ses jarak jauh serta efektif dalam pembiayaannya. Terakhir, denganpermintaan peneliti yang sejalan dengan meningkatnyayang ditawarkan untuk akses, maka dapat diharapkan untukperan lembaga kearsipan statis sebagai mediator atau) akses.

llohingga, fungsi penyedia akses arsip statis elektronik dapat diletakkansatu dari pengirim obyek yang pasti untuk suatu perubahan dan pasarberbeda. Agar tetap responsi maka fungsi akses harus beradaptasiperubahan dalam permintaan dan mengambil manfaat dari

teknologi. Bersamaan dengan itu, fungsi tersebut harus dapatin otentisitas produk yang dikirimkan' Untuk itu diperlukan kontrol

ual yang sesuai terhadaP mIP, metode untuk penyediaan arsip, sertayang tepat pada waktunya untuk perubahan dalam permintaan dan

,g"l

tcknologi.


30/43

3.30 rITCtMAtsI O.A.LAM KE

J. PEI{YUSUTAN$O 15489-1 tentang Records Management menjelaskan

irplementasi penyusutan. Otoritas penyusutan yang mengatur pemrilarsip dari sistem yang beroperasi harus diaplikasikan unhrk arsip secaradan sistematis, dalam aktivitas bisnis yang dijalankan' Tidak adapenyusutan yang harus dilalarkan tanpa meqiamin bahwa arsip 1memang tidak lagi diperlukan, yakni tidak ada pekerjaan yang belumdan tidak ada proses pengadilan atau penyelidikan yang dilakukanmenanti yang tergantung paala arsip tersebut sebagai bahan bukti'

Tindakan PenYusutan mencakuP :1. pemusnahan secara fisilg termasuk menghapusnya,2. rctensi untuk periode berikutnya dalam unit kerja,3. Bpmin.tahan ke tenpat penyirnpanan atau media yang sesuai dipengawasan orgarusasl4. pemindahan ke organisasi lain yang bertanggung jawab untukbisnis melalui restrukturisasl penjualan atarr privatisasi,5. pepindahan ke terrryat penyfurpanan yang'dikelola atas nama oriIt"n pinut ktiga yang memiliki kontak persetujuan yang sesuai'6. pemindahan tanggung jawab untuk mengelola ke otoritas yangditunjuk sementara panyimpanan fisik arsip tetap dilakukanorganiibsi PenciPta,

7 . pemindahan ke lembaga kearsipan statis, atau8. pemindahan ke otoritas kearsipan statis ekstenral'Prinsip-prinsip berikut ini harus mengatur pemusnahan fisik arsip'1. Pemusnahan harus selalu diotorisasi'2. Arsip yang berkaitan dengan proses pengadilan atau penyelidikansedang berlangsung tidak dapat dimusnahkan3. Pemusnahan arsip harus dilaksanakan dengan tetap menjagasialitas informasi yang ada di dalamnya'4. Seluruh kopi arsip yang diotorisasi untuk pemusnahan' meliputikeamanan, kopi preservasi dan kopi bachtp, harus dimusnahkan'


31/43

) Aste++azlMEDUL 3

LATI HAN

3.31

Untuk memperdalam pematlarnan Anda mengenai materi di atas'kerj akanlah latihan berikut

Dalam pengelolaan arsip ada kegiatan-kegiatan yang harus .d']1k**Dongan berkaca puau 'i*'ip"ng"toiu- arsip di [ndonesia saat ini berikanpndapat Anda "tt*g ttgi;tu*t"giutun

pengelolaan yang seringmompunyai masalah Oarai pelaksanaannya dan berikan solusinyaP s lun i uk J aw aban Lat ihan

Kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam pengeiolaan arsip yangtilmarcia adalah penciptaan, penentuan retensi, penyimpanan, pengamanan'prosorvasi, akses, dan penyusutan' ,r

K RAN'iKUM ANsanvak pihak vang menvatakan ?1y1**]: "1tri]*":ff,or,u?il'"lXtnuf; Ji'#ri",;;;'k;'"dirkeberadaanarsipelektronik'llerkaitan dengan hd t;;;;1iti'notion.ol Council on Archives (lC/t\mendefinisikan "*ip tti"g"ir informasi .yanu

terekam dibuat atautliterima dalam memuiai, Leniatant


32/43

3.32 C]TOMASI DAUM KEAREiIPAN

1) Otentisitas, yaitu karakter orisinal arsip yang berkaitan dekonteks, struktur dan konten. Artinya arsip dimaksudkan memilikipokok isi.2) Reliabilitas, yaitu kesanggupan arsip untuk memberikan bahan buktiyang dapat dipercaya. Arsip tersebut memiliki konten yang dapatdipercaya karena secara lengkap dan akurat menggambarkantransaksi, aktivitas, dan fakta-fakta.3) Integritas, yaitu berkaitan dengan arsip yang lengkap dan tidakdiubah.4) Ketergtrnaan, yaitu kesanggupan arsip untukmenemukan kembali, menyajikan, dan menginterpretasikan aktivitasdan transaksi kegiatan organisasi.Berdasarkan ICA Study 16. struktur dan konteks merupakan kunciuntuk memahami suatu arsip. Struktur berkaitan dengan bagaimana arsipdirekam, tegnasuk penggunaan simbol-simbol, tata letah format, media,

dan sebagainya,, Menurut ICA Study l6,.metadsta adalah data yang mendeskripsikankonteks, konten dan struktur arsip dan manajemen arsip.Seperti yang disebutkan di dalam konsep arsip, informasi tentangkonteks adalah salah satu elemen yang diperlukan'untuk memberikanbahan bukti kegiatan yang dihadirkan di dalam arsip.Pada arsip elektronik, konsep tersebut muncul di semua bentukinformasi, yang diperlukan untuk memahami dan menggunakan arsip'(misalnya: dokumentasi sistem yang diperlukan pada saat arsipdimigrasikan ke platform yang baru, atau dipindahkan ke lembagakearsipan statis). Metadata dapat menyajikan maksud yang berbeda,seperti penemuan kembali, ketergunaan, otentisitas, reliabilitas,pemeliharaan, preservasi, dan penilaian.Study ICA 16 menyebutkan definisi sistem pengelolaan arsipsebagai suatu sistem informasi yang dikembangkan untuk maksud'p"rf-p*r, dan penemuan kembali arsip, serta diatur untuk'-"ogotttol fungsi tertentu pada penciptaan, penyimpanan dan aksesarsip untuk melindungi otentisitas serta reliabilitas arsip. l. Pada penciptaan arsip, ICA Studies 8 menjelaskan'bahwa berbedadengan lingkungan arsip tradisional, daur hidup arsip padaarsip elektronik harus dikembangkan ke belakang pada tahap sebelumpenciptaan arsip, yang dirujuk sebagai tahap "konsepsional"(6).Identifikasi ketentuan untuk arsip dijelaskan di dalam ICA Study 16,yang merupakan tahap ketiga dalam implementasi pengelolaan arsip danketentuan arsip statis yang harus dipreservasi di dalam suatu lingkungan


33/43

3.33I AalP++szlMEDUL 3

;lrtcm informasi yang baru atau sistem yang telah ada' Tahap iniUil;il;rrrk mena"-rrnisitan secara jelas: ,.-ii il **u y*g harus dikaptur dan dipelihara;2) mengapa orgamsasl harus mengkaptur arsipnya;;i ;;d;i"d*siP Perlu diPelihara; .4) karakter arsip apa V*g Oii*f*an dan harus diimplementasikan'Arsip Nasional Austratia memberikan suatu cara bagaimanaffonentukan retensi ';* "' titto"."ll . dengan mengidentifikasikcmungkinan tanggal pt"J'* dan kalkulasi ianggal evaluasi dariDcnentuan tanggal ,.*"[*t, "* mengidentifikasi arsip. yang memilikiffi;,ffi'ffiT;t i* *",,*r* 6eea evaluasinva(D'Berdasarkan ISo ;ti8-ioe-t't ttnlut'g Penyimpanan Arsip Statislllckronik, jadwal retensi harus:i I dibuat untuk setiap jenis informasi';i iit*lrf "f.t selumtr unit kerja yang terkait'dan pejabat di dalamorganisasi,3) disetujui setelah mencari -banpan hukum untuk menjamin bahwa' ,otuluh hukum daPat diselesaikan'4) ;;i*rh ,irt"rn din aoto-tntasi prosedural yang dibuat harustercakuP di dalamjadwal retensi':t) ,.ffprt kebijakan oreanisasi untuk dapat dievaluasi secara tetap';i *"ili"ri r.rLiiutun--oft*ituti untuk mengontrol -pemusnahaninformasi.Menurut Saffady, apabila dibuat dan diimplementasikan secara

topat, maka jadwal retensi akan:t) menjamin ketersJaan dan kegunaan seri arsip elektronik tertentuuntuk jangka waktu tertentu, 'elinggu arsip itu dapat menjadi bahanrefereisi ituu dip,o'"t kembali di masa yang akal datang; - .2) menjamin kesesuaian dengan ketentuan pengelolaan arsip elektronikyang disebutkan di dalam peraturan perundang-undangan yangberlaku;.r) menjamin bahwa arsip yang diperlukan untuk kepentingan bahanbukti akan r.rr"aiu #to[ dil memfasilitasi pemenuhan pernrintaandan Pefmohonan hukum lainnYa;4) mencegah p".u*'f'* *tip 6ftm9"ik oleh pihak'pihak yang tidakbertanggung j"*;t d"dan demikian menghindari masalah hukumyang uiitaiiat dengan tindakan ter.se\t;5) membuat.ftkild;;;;g*'- u}:.d* media penvimpanan untukarsip elektrorik;;f "fengidentifikasi series arsip yang sesuaiuntuk penyimpanan on'line dm offline'


34/43

3.34 ElToMA6l DALAM KEARSIPAN

6) meminimalisasi ketentuan penyimpanan dengan pemusnahan(menghapus atau membuang) arsip elektronik yang sudah tidakdiperlukan lagi; serta7) mingeluarkan disk magnetik, pita magnetik, rewritable optical disk,dan media rekam lainnya untuk digunakan kembali, denganmemperkecil pengeluaran (biaya) untuk media baru-Berdasarkan ISO 2018509-l.l tentang Penyimpanan Arsip StatisElektronik, terdapat tiga cara untuk mengimplementasikan standarpenyimpanan:

tl Seluruh data (dan indeksnya) disimpan di datam diskWORNl (writeonce, read many yaitu teknologi disk optic yang hanya dapatdigunakan untuk menyimpan data sekali, tetapi data tersebut dapatdibaca berkali-kali). Drk WORM tidak mempunyai slandar, tidakseperti CD-ROM. Hal ini berarti, data yang disimpan pada WORMhdhya dapat dibaca dengan drive yangsama dengan yang digunakanuntuk menyimpan data padanya. WORM disebut juga CD-R(implementasi j enis I).2) Hanya seals yang disimpan pada disk WORM, data disimpan dalamjenis penyimpanan lain (implementasi jenis II).3) Tidak ada dlsk WORM yang digunakan di dalam penyimpanan arsipstatis (implementasi jenis III).Menurut Saffady, pengamanan arsip elektronik dimaksudkan untuk

mencegah bahaya yang diakibatkan oleh:1) kejahatan atau pemusnahan yang tidak terduga;2) pencurian atau salah penempatan;3) korupsi melahri modifikasi yang tidak sah; serta4) penutupan oleh pihak yang tidak berwenang.Oleh karena itu, ada beberapa elemen dalam program kontrol risikoyang efektif untuk arsip elektronik:i; fesadaran yang tinggi dalam hal risiko yang dituangkan di dalamkebijakan dan prosedur. 'Pedoman kontrol risiko yang disebarkan secara luas-Lingkungan penyimpanan yang aman untuk kopi arsip elektronik:a) Menghindari bahaya dari fisik dan iklim

b) Mencegah dari entri yang tidak sahc) Mengunci area penyimpanan ketika tidak digunakand) Melindungi dari kerusakan elektronikPengawasan kopi arsip elektronik.Perlindungan dari gangguan elektronik:

2)3)

4)5)


35/43


36/43

3:36

6)

OToMAsl oALAM KEAR

7)8)

pemindahan tanggung jawab untuk mengelola ke otoritas yangaitrqi"t t"*"ot * penyimpanan fisik arsip te.tap dilakukanorganisasi penciPta,pemindahan ke lembaga kearsipan statis, ataupemindahan ke otoritas kearsipan statis externalPrinsip-prinsip berikut ini harus mengatur pemusnahan fisik'arsip'Pemusnahan harus selalu diotorisasi'Arsip yang berkaitan dengan proses pengadilan atau penyehdryang sedang berlangsung tidak dapat dimusnahkan

1)2)3)4) Seluruh kopi arsip yang diotorisasi untuk pemusnahan,kopi keamanan, kopi preservasi dan kopi backup, harus di

2) Sebutkan persyaratan pembuatan jadwal retertsi berdasarkan20 1 8509- 1. 1 tentang Penyimpanan Arsip Statis ElektronikMenurut Saffady, 4pakah yang akan t'erjadi jika jadwal retensi dibuatdiimplementasikan secara tePat?Sebutkan tiga cara implementasi standar penyimpanan berdasarkan20 1 8509- 1. i tentang Penyimpanan Arsip Statis Elektronik

Pemusnahan arsip harus dilaksanakan dengan tetap meqkonfrdensialitas informasi yang ada di dalamnya'

Sebutkan elemen-elemen dalam program kontrol risiko yanguntuk arsip elektronikSebutkan tindakan-tindakan yang termasuk dalam penyrsutanSebutkan prinsipprinsip dalam mengafirr pemusnahan fisik arsip

_,9kan.

1{TES FBRMATIF Z

Jawablah tes formatif di bawah ini pada kertas terpisah'bandingkan jawaban Anda dengan kunci jawaban tes forrnatif padaakhir modul Anda. Buatlah perkiraan pencapaian Anda terhadap tesyang diberikan, Apabila Anda merasa kurang, usahakanlah untuk mengumateri pada modul ini. Selamat bekerja1) Selutkan karakter-karakter arsip yang mendukung tugas pokokfungsi serta memberikan bahan bukti yang disebutkan dalam

I 5489-1 tentang Records Managernentt

3)4)s)6)7)8)


37/43

ringkat pensuasaan = '"**';ffiJ#'it x 100%" eocokkanlah jawaba4 Anda dengan KunoiJawaban Tes Formatif 2 yangbuat di bagian "kh*;;fu "ini' Hitungh.jlYlT "ryi-*lT;ii* g"rrfu"n rumus berikut unhrk mengetahui tingkat penguasaantcrhadap materi Kegiatan Belajar 2'

^)l?44e2/l'{oouL 3

Apabila

Arti tinekat penguas&rn: ?B : ,rXY I f* *t"t7O- 79%:cukup


38/43

"{3':'38 OToMA.SI DALAM

Kunci Jawaban Tes FormaTes Formatif Il) Business information systems (BIS) adalah sistem yangmenyimpan, memproses, dan menyediakan alses ke suatu ibisnis organisasi. Contoh dari BIS adalah: sistem manajemensistem e-commerce (sistem yang mendulang e-business danonline); sistem manajemen relasi kliery sistem data geospasial simanajemen finansial dan SDM; sistem pusat pemanggilan;pangkalan data yarrg dibuat berdasarkan tujuan tertentudikostumisasi.2) Kemampuan ERMS untuk: n"renjaga kontekstual infor4asi dan eledata arsip diaamis secara tepat, dan hubungbn antar arsipmemu$Fkinkan identifrkasinya, mendukung nilainya sebagai buktimenyediakan akses padanya sepanjang wakhr; memungkinkan apli' proses manajemen arsip, seperti klasifikasi, registrasi, pencarian4. ' penarikan, preservasi dan pembuangan; dan mengaplikasikanarsip, seperti kontrol akses dan ksamanan, unfuk mempreservasi

dan mengamankan integritasnya.3) Spesifrkasi ERMS membuat perbedaan yang jelas antara manajdokumen dan manajemen arsip. Manajemen dokumen: berkaitan ikemampuan,-untuk mengaplikasikan penciptaan, revisi danmanajemen pada tingkat dokumen. Manajemen dokumenkontrol yang terbatas atas dokumen dan terutama berkenaankontrol akses dan versi. Fungsionalitas ini biasanya disediakan mesoftware EDMS. Manajemen arsip: berkaitan dengan kemampuanmengaplikasikan kontrol pada penciptaan, penerimaan,penggunaaD dan pembuangan arsip, termasuk proses untukdan menjaga bukti, dan informasi tentang aktivitas dan transaksi bidalam bentuk arsip (yang dapat tennzrsuk dokumen ataudokumen). Fungsionalitas ini biasanya disediakan melaluiERMS yang dikhususkan, meskipun bentuk BIS lain dapat jmemasukkan kemampuan manajemen arsip.4) EDMS melakukan fungsi-fungsi seperti: penyimpanan dan pengidokumen, untukpencarian dhn penarikan yang mudah; integrasipaket software perkantoran dan sistem pengiriman pesan;


39/43

l ^,tts++gzrMoouL s 3'39

, krn kerja kolaborasi; dan menyediakan kontrol akses dao versi daridokumen'

lfu h'ormatif 2i, otentisitas, yaitu karakter orisinal arsip yang berkaian dengan konteks,strukturdankonten.Artinyaarsipdimaksudkanmemilikipokokisi;Reliabilitas, yaitu kesanggupan arsip untuk memberikan bahan buktiyang dapat dipercaya. Arsip tersebut memiliki konten yang dapatAipi.uf karena secara lengkap dan akurat menggambarkan transaksi'aktivitas, dan fakta-fakta; Integritas, "yaitu berkailan dengan arsip yanglengkap dan tidak dapat diubatr; dan Ketergunaan, yaitu kesanggupanarsip untuk menempatkan, menemukan kembali' menyajikan' danmenginterpretasikan aktivitas dan transaksi kegiatan organisasi'3) Dib; untuk setiap jenis informasi, disetujui oleh seluruh unit kerjayangterkaitaanpeSauatclidalamorganisasi,disetujuisetelahmencaribantuan hukum untuk menjamin bahwa masalah hukum dapatdiselesaikan,seluruhsistemdandokumentasiproseduralyangdibuatharustercakupdidalamjadwalretensi,melipWikebijakanorganisasi

Arsip hanya dapat dihapus dalam keadaandapat dihaPus oleh PemiliknYa.Biasanya diimplementasikan dengan fokusdiimplementasikan dengan fokusDiimplementasikan untuk memenuhiuntuk memenuhiFasilitas retensi adalah perintah danretensi adalah oPsional dan

Skema klasifikasi adalah hal yang tetitidanpenyimpanan dokumen adalahSistem ini dapat mandukun$ penggunaandokumen sehari-irari uhtuk tuiuan bisnis,tapi terutama untuk tempat nrenyimpan

ini mendukung Perpgunaan&kumen sehari-hari untuk tujuan bisnis'


40/43

J

3.40 EToMAst DALAM.{

Documents

Otomasi Dalam Kearsipan - Modul 3