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Die neuen Features

der Version 5.0

22. Dezember 2010

otris software AG

Königswall 21

D-44137 Dortmund

www.otris.de

www.privacyguard.de

http://www.otris.de/

2 privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0

privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0 3

Inhalt

VORWORT ......................................................................................................................... 5

1 OBERFLÄCHEN-DESIGN ................................................................................................. 6

1.1 PFAD-NAVIGATION ......................................................................................................... 6

1.2 INTERAKTION ................................................................................................................. 6

1.2.1 Querverweise ..................................................................................................... 6

1.2.2 Neuanlage/Editieren .......................................................................................... 6

1.3 BEGRIFFSÄNDERUNGEN ..................................................................................................... 7

1.4 E-LEARNING .................................................................................................................. 8

2 ANALYSE ...................................................................................................................... 9

2.1 INTERAKTIVE FORTSCHRITTSANZEIGE .................................................................................... 9

2.2 DIREKTVERSAND VON CHECKLISTEN ................................................................................... 10

2.3 ANTWORT-ASSISTENT .................................................................................................... 10

2.4 SOFORTBEWERTUNG ....................................................................................................... 11

2.5 SCHNELLKONTROLLE ...................................................................................................... 12

2.6 BEWERTUNG PER KLICK ................................................................................................... 13

2.7 VERFAHREN/UNTERNEHMENSPRÜFUNG KOPIEREN .................................................................. 13

2.8 DOKUMENTE IM VERFAHREN ............................................................................................ 14

2.9 VORABKONTROLLE ........................................................................................................ 15

2.10 TRANSFER IN DRITTSTAATEN ......................................................................................... 16

3 NEUERUNGEN/ERWEITERUNGEN .................................................................................. 17

3.1 PASSWORT-POLICY ....................................................................................................... 17

3.2 IMPORT: VERPFLICHTUNG DATENGEHEIMNIS ........................................................................ 18

3.3 ZENTRALE BESCHLÜSSE ................................................................................................... 18

3.4 AUDITERGEBNIS ............................................................................................................ 19

3.5 DRUCKVERSION DER CHECKLISTEN .................................................................................... 19

3.6 VORLAGEN: PERSONEN/DATEN ........................................................................................ 20

4 CLIENT/SERVER .......................................................................................................... 21

4.1 INI-EDITOR ................................................................................................................. 21

4.2 JOURNALISIERUNG ......................................................................................................... 21

4.3 WEB-VARIANTE ............................................................................................................ 22

4.3.1 Session-Countdown ........................................................................................ 22

4.3.2 Neu im Web ..................................................................................................... 22

5 AUSBLICK ................................................................................................................... 23

ABBILDUNGSVERZEICHNIS ................................................................................................ 24



Hinweis

Vorwort

Nach den umfangreichen Feature-Erweiterungen in den Vorgänger-

versionen erscheint die neue Version 5.0 der Datenschutz-

Management-Software privacyGUARD unter dem Motto „Schneller

ans Ziel“.

Das neue Oberflächen-Design bringt nicht nur mehr Farbe

ins Grau, sondern schafft mehr Übersichtlichkeit und

wiederkehrende Strukturen. Die Bedienung von

privacyGUARD wird damit um ein Vielfaches intuitiver.

Die Arbeitsprozesse – insbesondere im Analyse-Bereich –

wurden optimiert: Es wurden „Abkürzungen“ geschaffen, die

Ihren Bearbeitungsfortschritt erheblich beschleunigen.

Selbstverständlich bietet Ihnen privacyGUARD 5.0 auch

wieder einige Neuerungen bzw. Erweiterungen von

Bestandsfunktionen, so dass Sie mit weniger Klicks mehr

Möglichkeiten nutzen können.

Diese Broschüre gibt Ihnen einen kurzen Überblick über die neuen

Features und verweist auf die entsprechenden Passagen im

Handbuch, wo Sie die detaillierte Handhabung der Neuerungen

nachlesen können.

Die otris software AG wünscht Ihnen ein erfolgreiches Arbeiten mit

privacyGUARD 5.0!

Bei Fragen können Sie sich jederzeit gerne an das privacyGUARD-Team

wenden. Sie erreichen uns von Montag bis Freitag zwischen 9.00 Uhr

und 17.00 Uhr:

0231 / 95 80 69 – 0

0231 / 95 80 69 – 44

Alternativ können Sie uns jederzeit eine E-Mail schreiben oder das

Support-Formular in privacyGUARD („Hilfe Supportanfrage“)

verwenden:

[email protected]


1 Oberflächen-Design

Bei der privacyGUARD-Oberfläche wurde gründlich der Kehrbesen

angesetzt: Lange Fließtextpassagen wurden durch tabellarische

Darstellungen abgelöst, Seiteninhalte wurden logisch aufgebaut,

Orangetöne lockern das Grau der Anwendung auf, vermehrte

Verweise zwischen den Übersichten sorgen für eine einfachere

Navigation und dank der neuen Pfadnavigation ist eine ständige

Orientierung gewährleistet.

1.1 Pfad-Navigation

Wo bin ich? Dank der neuen Pfadanzeige zu Beginn jeder

Übersichtsseite werden Sie sich diese Frage zukünftig nicht mehr

stellen müssen. Alternativ zum Menübaum können Sie sich bequem

über die Links in der Pfadanzeige durch das Programm bewegen.

Abb. 1.1: Die Pfadnavigation sorgt für Orientierung und Bewegungsfreiheit

Handbuch: Kapitel I, Abschnitt 4.6 (S. 17/18)

1.2 Interaktion

1.2.1 Querverweise

Überall, wo dies im Programm logisch möglich ist, sind jetzt die

Rubriküberschriften verlinkt. Wenn Sie beispielsweise auf der

Unternehmensübersicht auf die Rubrik „Anwender/Mitarbeiter“

klicken, gelangen Sie zur Listenansicht aller Anwender/Mitarbeiter

des Unternehmens.

Abb. 1.2: Verweis zur Anwenderübersicht

1.2.2 Neuanlage/Editieren

In den Übersichten finden Sie an vielen Stellen Bildsymbole, über

die Sie die Neuanlage eines Datensatzes der entsprechenden

Rubrik anstoßen können.


Abb. 1.3: Neuanlage eines Anwenders per Klick auf das Symbol (oben rechts)

Des Weiteren besitzt jede Detailseite ein Stift-Symbol , welches

den Dialog zum Bearbeiten des entsprechenden Datensatzes

öffnet.

1.3 Begriffsänderungen

Im Zuge der Neustrukturierungen wurde auch in der Begriffswelt

von privacyGUARD aufgeräumt. Die wichtigsten Änderungen sehen

Sie hier nachfolgend Überblick:

Menübaum

Der ehemalige Knoten „Administration“ wurde logisch neu

aufgeteilt in „Globale Daten“ und „Muster“.

Unternehmensweite Checklisten .

Der neue Begriff hierfür lautet „Unternehmensprüfungen“.

Die beiden Spezialfälle der Unternehmensprüfungen heißen

„Erstaufnahme“ und „Audit“.

Verantwortlicher

Da der Begriff „Verantwortlicher“ im Verfahren logisch

inkorrekt verwendet wurde, wurde dieser sachlich korrekt in

„Kontrolleur“ umbenannt.

Optimierungen

Entsprechend der zugehörigen Phase in der

Fortschrittsanzeige (siehe Abschnitt 2.1 „Interaktive

Fortschrittsanzeige“) wurde die „Maßnahmenübersicht“ in

„Optimierungen“ umbenannt.

Kritische Fragen .

Die Übersicht „Kritische Fragen“ hat auf Grund von

einheitlicher Terminologie nun die Bezeichnung „Offene

Mängel“ erhalten.

Formular

Der von der Bedeutung her eng gefasste Begriff „Formular“

wurde durch den weiter fassbaren Begriff „Dokument“

ersetzt. Im gleichen Zuge löst der „Dokumentenordner“ die

„Formular-Kategorie“ ab.


1.4 E-Learning

Im E-Learning-Bereich wurden einige Gestaltungsmöglichkeiten

hinzugefügt. Insbesondere wurde das Erstellen von

Navigationsfolien deutlich vereinfacht. Die Verwandtschaft von

Checklisten und den Multiple-Choice-Aufgaben beim E-Learning

wurde jetzt dadurch manifestiert, dass sich aus der Frage einer

Checkliste auf Knopfdruck eine Aufgabe für das E-Learning

erzeugen lässt.

Gänzlich neu ist die Möglichkeit, dass sich die Teilnehmer nach

erfolgreicher Bearbeitung eines Kurses auf Wunsch eine

Teilnahmebestätigung per E-Mail zusenden lassen können.

Außerdem wurde das Angebot an vorgefertigten E-Learning-

Kursen um einen Kurs zum allgemeinen Gleichstellungsgesetz

(AGG) erweitert.

Handbuch: Kapitel V (S. 141 ff.)


2 Analyse

Als Kernarbeitsbereich von privacyGUARD hat der Analyse-Bereich

die umfangreichste Optimierung erfahren. Neben kleineren

Neuerungen wurden insbesondere die bestehenden Funktionen

und Prozesse überarbeitet und praxisnäher gestaltet.

2.1 Interaktive Fortschrittsanzeige

Sowohl beim Verfahren als auch bei den Unternehmensprüfungen

zeigt Ihnen eine grafische Fortschrittsanzeige Ihren Bearbeitungs-

fortschritt an.

Abb. 2.1: Fortschrittsanzeige, aktuelle Phase: 3.a „optimieren“

Ein Verfahren/Eine Unternehmensprüfung besteht aus vier bis fünf

Phasen, wobei die Phase, in der Sie sich aktuell befinden, orange

hinterlegt ist. Per Klick auf die aktuelle Phase, starten Sie die in

dieser Phase mögliche Aktion.

Erstellen

Zuordnung der relevanten Checklisten durch den

Datenschutzbeauftragten. Per Klick auf die Phase öffnet sich

der Assistent zur Auswahl der Checklisten.

Analysieren

Beantworten der Fragen durch den Bearbeiter. Der

entsprechende Assistent für die sukzessive Beantwortung

öffnet sich per Klick auf die Phase.

Kontrollieren

Hier kann der Datenschutzbeauftragte die Kontrolle der

Antworten auf die Fragen starten.

Optimieren

Sofern im Zuge der Kontrolle Mängel aufgedeckt werden,

muss der Datenschutzbeauftragte Maßnahmen zu dessen

Behebung einleiten.

Abgeschlossen

Sobald das Verfahren/die Unternehmensprüfung vom

Datenschutzbeauftragten als „abgeschlossen“ gekenn-

zeichnet wird, sind keine weiteren Änderungen mehr

möglich.

Mittels des Pfeilsymbols können Sie das Verfahren/die

Unternehmensprüfung in die nächste Phase überführen.


Unter jeder Phase wird Ihnen eine zusätzliche Statusinformation

angezeigt, z.B. dass derzeit 19 von 25 beantwortet sind, 13 von 25

Antworten bewertet sind, 3 Mängel festgestellt wurden etc. Anhand

dieser Statusinformationen können Sie einfach ersehen, ob die

vorherige/n Phase/n vollständig abgearbeitet wurden oder ob Sie

nochmals im Bearbeitungsprozess zurück gehen müssen.

Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 13 (S. 82 ff.)

2.2 Direktversand von Checklisten

Bislang konnten Sie den Checklistenversand per E-Mail über die

Knotenpunkte „Analyse“, „Verfahren“ und „Unternehmens-

prüfungen“ anstoßen, wobei Sie die zu versendenden Verfahren/

Unternehmensprüfungen auswählen und einen Empfänger

festlegen mussten.

Der neue Direktversand von Checklisten erspart Ihnen einige

Handgriffe: In jedem Verfahren und jeder Unternehmensprüfung

finden Sie die Aktion „Checklisten versenden“. Als Empfänger wird

automatisch der Bearbeiter des Verfahrens/der Unternehmens-

prüfung vorbelegt.

Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 14.1.1 (S. 94)

2.3 Antwort-Assistent

Schon in Version 4.1 konnten Sie bei Fragen Verweise auf ein

Gesetz und/oder eine Internetquelle hinterlegen.

Abb. 2.2: Hinterlegung von Verweisen in einer Frage

Bei privacyGUARD 5.0 werden Ihnen die in der Frage hinterlegen

Verweise im Zuge der Beantwortung in der Form von Links

angezeigt. Klicken Sie auf den Gesetzesparagraphen, öffnet sich


ein kleines Informationsfenster mit dem Gesetzestext. Beim Klick

auf die Internetquelle öffnet sich die entsprechende Webseite in

Ihrem Browser.

Abb. 2.3: Antwort-Assistent: Aufruf der hinterlegten Verweise

Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 13.2 (S. 85 ff.)

2.4 Sofortbewertung

Mussten Sie bislang das Beantworten der Fragen und das Bewerten

der Antworten nacheinander durchführen, so können Sie bei

privacyGUARD 5.0 beides parallel erledigen.

Öffnen Sie hierzu einfach den Antwort-Assistent, indem Sie in der

Fortschrittsanzeige auf „analysieren“ klicken, und kreuzen Sie dort

die Option „Sofortbewertung“ an. Sie werden nun durch die Fragen

geleitet, wobei Sie neben den Antworten auch gleich die

Bewertungen eintragen können.

Bitte beachten Sie, dass das Einschalten der Sofortbewertung in der

Fortschrittsanzeige dadurch kenntlich gemacht wird, dass sowohl

die Phase „analysieren“ als auch „kontrollieren“ orange hinterlegt

sind.


Abb. 2.4: Sofortbewertung im Zuge der Beantwortung der Fragen

Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 13.2 (S. 85)

2.5 Schnellkontrolle

Um die herkömmliche Kontrolle zu beschleunigen, steht Ihnen jetzt

die Schnellkontrolle zur Verfügung. Sie dient dazu, eine initiale

Bewertung („OK“, „bedingt OK“ oder „nicht OK“) für alle Antworten

vorzunehmen, so dass Sie lediglich die von dieser Initialeinstellung

abweichenden Bewertungen noch manuell vornehmen müssen.

Abb. 2.5: Schnellkontrolle: Alle Antworten werden mit „OK“ bewertet

Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 13.3.1 (S. 88 f.)


2.6 Bewertung per Klick

Alternativ zur Kontrolle via Assistent können Sie die Bewertung der

Antworten nun auch ganz bequem per Klick in der Übersicht

vornehmen. Hinter den Antworten finden Sie eine interaktive

Ampelsymbolik, mit Hilfe der Sie die Bewertung der Antworten

vornehmen können.

Abb. 2.6: Bewertung per Klick mit Hilfe der Ampelsymbolik

Sobald Sie übrigens die Bewertung auf „bedingt OK“ oder „nicht OK“

setzen, erscheint in der Spalte „Maßnahmen“ ein Hammersymbol,

über das Sie den Assistent zur Erfassung einer Maßnahme starten.

Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 13.3 (S. 87/88)

2.7 Verfahren/Unternehmensprüfung kopieren

Um die Verfahrenspflege zu optimieren gab es bislang zwei Wege:

Muster-Verfahren

Sie können (z.B. aus einem bestehenden Verfahren) ein

Muster erzeugen, das unternehmensübergreifend bei der

Neuanlage von Verfahren benutzt werden kann. Die Felder

des Verfahrens sind nach der Übernahme des Musters

vorbelegt und die Checklisten sind zugeordnet, so dass Sie

lediglich Änderungen erfassen sowie die Fragen beantworten

und Antworten bewerten müssen.

Geltungsbereich

Beim Konzern-Modul haben Sie die Möglichkeit, über den

Geltungsbereich eines Verfahrens zu steuern, für welche

Gesellschaften es gilt. Der Vorteil ist hierbei, dass Sie zentral

einen Datensatz pflegen, der jedoch in den Verfahrensver-

zeichnissen aller ausgewählten Gesellschaften ausgewiesen

wird.


Als dritte Alternative können Sie mit privacyGUARD 5.0 komplette

Verfahren, bei Bedarf inklusive Beantwortung und Bewertung, auf

ein anderes Unternehmen kopieren. Die Option „Verfahren

kopieren“ steht Ihnen einerseits in der Übersicht des jeweiligen

Verfahrens in den „Aktionen“ zur Verfügung, andererseits können

Sie in Schritt eins bei der Neuanlage eines Verfahrens die Option

„Verfahren eines anderen Unternehmens kopieren“ wählen.

Abb. 2.7: Kopie des Verfahrens „Buchführung“ von ToastUp Muster GmbH

auf die ToastUp Muster Elektro GmbH

Im Assistent zur Erstellung der Kopie müssen Sie die notwendigen

Angaben zur Bearbeitung und Kontrolle des Verfahrens eintragen.


Die gleiche Kopierfunktion steht Ihnen auch bei den

Unternehmensprüfungen zur Verfügung.

Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 15.4 (S. 104)

2.8 Dokumente im Verfahren

Eine weitere Neuerung beim Verfahren ermöglicht Ihnen das

Beifügen von Dokumenten. Sie finden zum einen im

Verfahrensdialog ein Register „Dokumente“, zum anderen können

Sie das Verfahren im Baum aufklappen und erhalten einen

Unterordner „Dokumente“.


Hinweis

Bei jedem Dokument können Sie entscheiden, ob dieses für alle auf

das Verfahren zugriffsberechtigten Personen oder nur für

Datenschutzbeauftragte („Vertraulich“) sichtbar sein soll. Des

Weiteren können Sie ein Dokument für die Anzeige im Verfahrens-

verzeichnis freischalten. Selbstverständlich haben Sie im Report

selbst nochmals die grundsätzliche Möglichkeit, die Dokumente

ein- oder auszublenden (Parametereinstellung).

Abb. 2.8: Dokumente „Netzplan“ zum Verfahren „Garantieabwicklung“


2.9 Vorabkontrolle

Wenn Sie im Register „Details“ des Verfahrens den Haken für

„Vorabkontrolle“ setzen, erscheint ein zusätzliches Register

„Vorabkontrolle“. Bisher konnten Sie hier lediglich ein Kontroll-

ergebnis notieren.

In privacyGUARD 5.0 wurde die Funktionalität dahingehend

ausgebaut, dass Sie sukzessive mehrere Vorabkontrollen

durchführen können und somit eine Kontrollhistorie erhalten. Die

einzelnen Felder pro Vorabkontrolle haben sich nicht geändert.

Ihre bisherigen Eingaben bei der Vorabkontrolle werden beim Umstieg

auf privacyGUARD 5.0 automatisch migriert, d.h. aus Ihren

Texteingaben wird ein Datensatz „Vorabkontrolle“ erzeugt und in die

Tabelle eingefügt.

Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 12.2.5 (S. 78/79)


2.10 Transfer in Drittstaaten

Wie auch bei der Vorabkontrolle können Sie jetzt für jeden

stattfindenden oder geplanten Transfer in Drittstaaten einen

separaten Datensatz anlegen.

Abb. 2.9: Dokumentation von Transfers in Drittstaaten

Hierbei stehen Ihnen die bisherigen Textfelder „Drittland“,

„Empfänger“ sowie „Daten/-kategorien“ zur Verfügung, die Sie

wahlweise manuell oder über Assistenten füllen können. So können

Sie via Assistent beispielsweise auf die in den Vorlagen hinterlegte

Länderliste, die Personengruppen und Kontakte sowie die

Datenkategorien zurückgreifen. Die Assistenten öffnen Sie per

Klick auf das jeweilige Symbol.

Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 12.2.3 (S. 77/78)


Hinweis

3 Neuerungen/Erweiterungen

Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über diverse

Erweiterungen von privacyGUARDs Bestandsfunktionen, die Ihnen

entweder zusätzliche Möglichkeiten eröffnen oder einfach nur ein

paar Klicks ersparen. Mit der Passwort-Policy erhalten Sie auch eine

gänzlich neue Funktion.

3.1 Passwort-Policy

Diese Erweiterung ist ausschließlich in den Varianten privacyGUARD

Extended, C/S Extended und C/S Enterprise enthalten.

Sie können die voreingestellten Passwortregeln für die Kennwörter

der Anwender jetzt bei Bedarf ändern. Sie können hierbei Vorgaben

bezüglich der Mindestlänge, Verwendung von Buchstaben, Ziffern,

Sonderzeichen und Groß-/Kleinschreibung sowie einer Passwort-

Historie und der Verwendung von Namensbestandteilen treffen.

Abb. 3.1: Definition von Passwortregeln & Umgang mit neuen Anwendern

Bei den Client/Server-Anwendungen haben Sie jetzt neue

Möglichkeiten im Umgang mit der Neuanlage von Anwendern. Sie

können beispielsweise einstellen, dass neuen Benutzer eine

systemseitig generierte E-Mail mit dem Link zur Anmeldeseite

sowie einem Initialpasswort erhalten. Das initiale Passwort muss

selbstverständlich bei der Erstanmeldung an privacyGUARD

geändert werden.

Handbuch: Kapitel IX, Abschnitt 43.8 (S. 247 f.)


Hinweis

3.2 Import: Verpflichtung Datengeheimnis

Der CSV-Mitarbeiter-Import wurde dahingehend erweitert, dass Sie

jetzt auch gleichzeitig die Verpflichtung auf das Datengeheimnis

importierten können.

Tragen Sie die notwendigen Informationen (Datum der

Verpflichtung, Art sowie Datum und ggf. Bemerkungen zur

Belehrung) zunächst in die CSV-Datei ein. Im Import-Assistent

müssen Sie lediglich die entsprechende Option ankreuzen, die

Spaltenzuordnung vornehmen sowie die Vorlage auswählen, die

von den Verpflichteten unterzeichnet wurde.

Abb. 3.2: Import-Assistent mit zugehöriger CSV-Datei

Handbuch: Kapitel II, Abschnitt 9.3.1 (S. 48 f.)

3.3 Zentrale Beschlüsse

Diese Funktionalität steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie das

Konzern-Modul von privacyGUARD lizenziert haben.

In den Basis-Varianten von privacyGUARD können Sie Beschlüsse

ausschließlich für das aktuelle Unternehmen festlegen. Das

Konzern-Modul bietet Ihnen die Möglichkeit, zentrale Beschlüsse

für den Gesamtkonzern bzw. mehrere Konzerngesellschaften zu

erzeugen.

Legen Sie wie gewohnt bei einer beliebigen Gesellschaft einen

Beschluss an. In Schritt eins des Assistenten kreuzen Sie die Option


„Zentralen Beschluss anlegen“ an. Es erscheint eine zusätzliche

Seite im Assistent, auf der Sie die Gesellschaften auswählen, für die

der Beschluss gilt. Pro selektierter Gesellschaft wird nun ein

Datensatz „Beschluss“ erzeugt. Die Umsetzung des Beschlusses, die

bekanntlich mit Stellungnahmen dokumentiert wird, erfolgt separat

bei jeder Gesellschaft.

Handbuch: Kapitel IV, Abschnitt 17.1 (S. 116)

3.4 Auditergebnis

Bisher wurden bei der Auswertung von Audits nur bereits bewertete

Fragen berücksichtigt. Um eine korrektes Ergebnis und eine

aussagekräftige Historie zu erhalten, werden ab privacyGUARD 5.0

auch noch unbewertete Fragen mit in die Auswertung einbezogen,

so dass eine vierte Säule bei der Auswertung entsteht.

Abb. 3.3: Vierte Säule (grau) beim Auditergebnis

Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 15.3.1 (S. 101 ff.)

3.5 Druckversion der Checklisten

Trotz der unterschiedlichen, komfortablen Möglichkeiten,

Checklisten programmseitig zu bearbeiten (Assistent, Frage-

bogenversand per E-Mail, Formular in der Web-Oberfläche), ist in

manchen Fällen dennoch eine papierhafte Bearbeitung gewünscht.

Aus diesem Grunde steht Ihnen für die Checklisten im Muster-


Bereich nun eine Druckversion zur Verfügung, die ein angenehmes

papierhaftes Ausfüllen erlaubt.

Abb. 3.4: Druckfähige Version einer Checkliste (Muster-Bereich)

Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 11.5 (S. 62 f.)

3.6 Vorlagen: Personen/Daten

Bislang konnten Sie Personengruppen wie auch Datenkategorien im

Vorlagenbereich hinterlegen. Jetzt haben Sie zusätzlich die

Möglichkeit, beides zu kombinieren. Die Personen/Daten-

Kombination reduziert Ihren Eingabeaufwand im Verfahren.

Abb. 3.5: Personen/Daten-Kombination im Vorlagenbereich

Handbuch: Kapitel IX, Abschnitt 44.4 (S. 252)


4 Client/Server

Einige Neuerungen und Änderungen betreffen ausschließlich die

Client/Server-Anwendungen von privacyGUARD, weshalb diese

gesammelt nachfolgend erläutert werden.

4.1 Ini-Editor

Der neue Ini-Editor (nur Windows) ermöglicht Ihnen, mittels einer

grafischen Oberfläche Konfigurationen am privacyGUARD Server

vorzunehmen. Alle möglichen Einstellungen sind im Ini-Editor

inklusive einer kurzen Erläuterung thematisch gruppiert. Beispiels-

weise können Sie den automatischen Start des Webservers

einstellen, die Anzahl der Fragen pro Seite (Analyse) vorgeben etc.

Handbuch: Kapitel XII, Abschnitt 52.7 (S. 288/289)

4.2 Journalisierung

Mit Hilfe der Journalisierung werden Änderungen an bestimmten

Elementen (Verfahren, Maßnahmen, Beschlüssen, Unternehmens-

prüfungen) und das Auftreten bestimmter Ereignisse (Freigaben,

Einlesen von Antworten usw.) protokolliert. Der Umfang der

protokollierten Informationen wurde stark erweitert.

Handbuch: Kapitel XII, Abschnitt 52.5 (S. 287)


Hinweis

4.3 Web-Variante

Die nachfolgenden beschriebenen Erweiterungen betreffen ausschließ-

lich die Variante privacyGUARD C/S Enterprise.

4.3.1 Session-Countdown

Web-Anwendungen mit Benutzer-Authentifizierung unterliegen

immer einem Timeout-Mechanismus, d.h. nach einiger Zeit der

Inaktivität wird der Benutzer automatisch angemeldet. Ab Version

5.0 zeigt privacyGUARD die verbleibende Zeit rechts oben am

Bildschirmrand an.

4.3.2 Neu im Web

Im Web-Client lassen sich jetzt Anwender/Benutzer sowie

Abteilungen und Niederlassungen anlegen.

In den Erfassungsdialogen ist die aus dem GUI-Client bekannte

Online-Hilfe integriert worden. An vielen Stellen stehen die

Hilfetexte in Form von Tooltips zur Verfügung. Die Tooltips

erscheinen, wenn Sie kurz mit dem Mauszeiger über einem Label

verweilen.

Bei Verfahren lassen sich auch die Detail-Informationen wie

Ergebnis der Vorabkontrolle, Zugriffsberechtigung, betroffene

Personengruppen/Datenkategorien sowie Weiterleitung in

Drittstaaten definieren.

Der Status des Verfahrens/der Unternehmensprüfung lässt sich

auch in der Web-Anwendung nun ändern (durch den DSB), d.h. ein

bereits beendetes Verfahren kann in einen vorigen Status versetzt

werden, ohne dass der GUI-Client bemüht werden muss.

Die Startseite der Web-Anwendung ist konfigurierbar. Die Startseite

der Web-Anwendung kann jetzt mit eigenen Links z.B. ins Intranet

ergänzt werden. Außerdem lassen sich die Bereiche Hilfe/Support

sowie der E-Learning-Bereich komplett ausblenden.

Das neue Design kommt natürlich auch in der Web-Anwendung

zum Tragen. Die deutlichste Verbesserung ist hier die zusätzliche

Navigationsmöglichkeit über die Überschriftenleiste auf jeder Seite.


5 Ausblick

Da wir auf Grund der umfassenden Design- und Workflow-

Überarbeitung den üblichen Release-Zyklus leider nicht einhalten

konnten, werden wir die nächste privacyGUARD-Version bereits im

Frühjahr 2011 veröffentlichen.

Zentrales Thema dieser Version 5.1 wird die Internationalisierung

sein. Im ersten Schritt wird die Web-Oberfläche von privacyGUARD

auf englisch erhältlich sein. Im gleichen Zuge können Sie bei Bedarf

auch das deutsche Wording anpassen (z.B. „Verfahren“ in

„Verarbeitung“ ändern).

Es gibt natürlich noch eine Reihe weiterer Wünsche, die wir von

privacyGUARD-Kunden erhalten haben. Diese werden baldmöglich

priorisiert und sukzessive in den kommenden Versionen

umgesetzt. Eines der nächsten Themen wird die Auftragsdaten-

verarbeitung sein. Genaue Informationen über die kommenden

privacyGUARD-Erweiterungen erhalten Sie in der nächsten „What’s

new“-Broschüre.

Gerne können Sie uns jederzeit Wünsche und Anregungen

bezüglich der Weiterentwicklung von privacyGUARD zukommen

lassen. Bitte richten Sie Ihre Ideen an [email protected],

Stichwort „privacyGUARD Feature-Wunsch“. Sie erhalten jeweils

kurzfristig ein Feedback von uns.

Wir freuen uns auf Ihre Anregungen und bedanken uns für die

bislang produktiven Ideen, die wir von unseren Kunden erhalten

haben!

Ihr privacyGUARD-Team der otris software AG


Abbildungsverzeichnis

Abb. 1.1: Die Pfadnavigation sorgt für Orientierung und Bewegungsfreiheit ........................ 6

Abb. 1.2: Verweis zur Anwenderübersicht ............................................................................ 6

Abb. 1.2: Neuanlage eines Anwenders per Klick auf das Symbol (oben rechts) ..................... 7

Abb. 2.1: Fortschrittsanzeige, aktuelle Phase: 3.a „optimieren“ ............................................ 9

Abb. 2.2: Hinterlegung von Verweisen in einer Frage ......................................................... 10

Abb. 2.3: Antwort-Assistent: Aufruf der hinterlegten Verweise .......................................... 11

Abb. 2.4: Sofortbewertung im Zuge der Beantwortung der Fragen ..................................... 12

Abb. 2.5: Schnellkontrolle: Alle Antworten werden mit „OK“ bewertet ................................ 12

Abb. 2.6: Bewertung per Klick mit Hilfe der Ampelsymbolik ............................................... 13

Abb. 2.7: Kopie des Verfahrens „Buchführung“ von ToastUp Muster GmbH

auf die ToastUp Muster Elektro GmbH .................................................................. 14

Abb. 2.8: Dokumente „Netzplan“ zum Verfahren „Garantieabwicklung“ .............................. 15

Abb. 2.9: Dokumentation von Transfers in Drittstaaten ...................................................... 16

Abb. 3.1: Definition von Passwortregeln & Umgang mit neuen Anwendern ........................ 17

Abb. 3.1: Import-Assistent mit zugehöriger CSV-Datei ...................................................... 18

Abb. 3.2: Vierte Säule (grau) beim Auditergebnis ............................................................... 19

Abb. 3.3: Druckfähige Version einer Checkliste (Muster-Bereich) ....................................... 20

Abb. 3.4: Personen/Daten-Kombination im Vorlagenbereich ............................................. 20

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