Outil de planification des activités et de budgétisation

Manuel de l’utilisateur

À utiliser pour la préparation des demandes de

financement à l’intention du Fonds mondial de lutte contre le sida, la

tuberculose et le paludisme

Série 10

Mai 2010

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Table des matières

1. INTRODUCTION 5

2. LE MANUEL DE L’UTILISATEUR EN BREF 6

2.1 Le manuel de l’utilisateur 6

2.2 Installation de l’outil 7 2.2.1 Prescriptions concernant les systèmes 7 2.2.2 Procédure d’installation 8 2.2.3 Activation des macros 9 2.2.4 Choix de la langue 10

2.3 Conventions utilisées dans l’outil 11 2.3.1 Protection 11 2.3.2 Code couleur 11 2.3.3 Copier et coller 11 2.3.4 Procédure de sauvegarde 15

2.4 L’équipe de planification des activités et de budgétisation 15

3. INSTRUCTIONS DETAILLEES POUR COMPLETER L’OUTIL 15

3.1 Synthèse 15

3.2 Étape 1 : Détails de la page de couverture 18 3.2.1 Titre du projet et pays 19 3.2.2 Composante 19 3.2.3 Saisir les monnaies 19 3.2.4 Saisir le numéro de la version 20 3.2.5 Numéro et nom de l’annexe 20 3.2.6 Imprimer l’outil en vue de la présentation de la proposition 20

3.3 Étape 2 : Informations générales 20 3.3.1 Données de base 21 3.3.2 Contexte du budget 22

3.4 Étape 3 : Définir le cadre logique 22 3.4.1 Règle de numérotation 24 3.4.2 Construction du cadre logique 24 3.4.3 Modification de la structure du cadre 25 3.4.4 Saisie des données 27 3.4.5 Choix des domaines de prestation des services 28

3.5 Étape 4 : Définir les coûts des ressources 29 3.5.1 Méthode générale pour la saisie des coûts des ressources 29 3.5.2 Catégories de coût 30 3.5.3 Saisie des données 30 3.5.4 Conseils complémentaires concernant la définition des coûts des ressources 33

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3.6 Étape 5 : Coûts des ressources et notes de référence 34 3.6.1 Valeurs des coûts des ressources 34 3.6.2 Taux de change 36 3.6.3 Tenir compte de l’inflation 36 3.6.4 Notes 36 3.6.5 Source des données 37

3.7 Etape 6 : Calculer les coûts des ressources 37 3.7.1 Utiliser les notes relatives au calcul des coûts 38 3.7.2 Coûts par unité 39

3.8 Étape 7 : Définir les éléments des coûts des ressources et les quantités pour les sous-activités 40 3.8.1 Sélectionner les ressources 41 3.8.2 Estimation des quantités 42

3.9 Etape 8 : Rapports financiers 43

3.10 Étape 9 : Autres rapports 45 3.10.1 Budget détaillé 46 3.10.2 Coûts unitaires/informations détaillées 46 3.10.3 Calcul des coûts unitaires 47 3.10.4 Plan de travail de la proposition 47

3.11 Imprimer les rapports types en vue de la présentation 47

4. RESOLUTION DES PROBLEMES ET SOUTIEN 48

4.1 Soutien technique 48

4.2 Résolution des problèmes 49 4.2.1 Le programme ou certaines fonctions ne répondent pas lorsque j’essaie

de les utiliser 49 4.2.2 L’outil est lent à réagir et les fonctions telles que l’impression des rapports prennent

beaucoup de temps 49 4.2.3 Les totaux dans les rapports budgétaires récapitulatifs ne correspondent pas

les uns avec les autres 50 4.2.4 J’ai collé des données dans une cellule et maintenant je ne peux plus les modifier 50 4.2.5 Lorsque j’effectue une certaine fonction, un message d’erreur d’exécution apparaît 51

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Table des figures Figure 2-1 : Activation des macros dans Excel 2003......................................................................................10 Figure 2-2 : Activation des macros dans Excel 2007......................................... Error! Bookmark not defined. Figure 2-3 : Message d’erreur pour une cellule protégée..............................................................................12 Figure 2-4 : Type de personnel requis pour compléter l’outil ........................................................................15 Figure 3-1 : Menu de l’outil décrivant les principales étapes ........................................................................16 Figure 3-2 : Aperçu des étapes à suivre pour compléter l’outil......................................................................17 Figure 3-3 : Exemple de page de couverture .................................................................................................18 Figure 3-4 : Tableau des informations générales ..........................................................................................22 Figure 3-5 : Hiérarchie OMS des éléments de planification – le cadre logique..............................................23 Figure 3-6 : Convention de numérotation......................................................................................................24 Figure 3-7 : Aperçu de la feuille d’activité principale – construction du cadre logique .................................25 Figure 3-8 : Editer la structure du cadre logique – commandes du bouton droit de la souris .......................26 Figure 3-9 : Utilité de diverses commandes...................................................................................................27 Figure 3-10 : Coûts des ressources.................................................................................................................29 Figure 3-11 : Définir le coût des ressources sur la feuille correspondante.....................................................31 Figure 3-12 : Insérer les lignes relatives aux coûts des ressources ................................................................32 Figure 3-13 : Insérer les valeurs et les données sources pour des coûts de ressources déterminés ..............35 Figure 3-14 : Exemple de calcul d’une somme de coûts unitaires .................................................................39 Figure 3-15 : Commandes relatives aux éléments de coût des ressources dans le plan de travail

principal et feuille de budgétisation ........................................................................................42 Figure 3-16 : Menu des rapports résumés .....................................................................................................44 Figure 3-17 : Rapports budgétaires par catégorie de coût et par objectif et DPS .........................................44 Figure 3-18 : Menu des autres rapports ........................................................................................................46 Figure 3-19 Liste des rapports inclus dans l’option d’impression type de l’Etape 1......................................47

Liste des abréviations et des acronymes ART Thérapie antirétrovirale ARV Antirétroviraux (médicaments) ASAP Stratégie et plan d’action contre le sida (Banque mondiale) DSA Indemnité journalière de subsistance GB Gigabit FM Le Fonds mondial (abréviation utilisée dans certaines parties de l’outil) RSS Renforcement des systèmes de santé MB Mégabit NASA Evaluation des dépenses nationales de lutte contre le sida RAM Random Access Memory (mémoire à accès aléatoire ou mémoire vive) DPS Domaine de prestation des services OMS Organisation mondiale de la Santé

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1. Introduction

L’outil de planification et de budgétisation des activités (l’« outil » dans la suite du document) a été mis au point par l’OMS pour aider les pays à élaborer les demandes de financement qu’ils présentent au Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme (le « Fonds mondial » dans la suite du document). Il a été mis à jour et révisé en vue de la préparation des propositions pour la série 10. Le principal objectif de cet outil est de faciliter l’élaboration de plans de travail correctement structurés et de budgets dont les coûts sont établis avec précision pour être proposés au Fonds mondial, et de traduire ceux-ci selon un format acceptable par le Fonds mondial. L’outil est conçu pour faire en sorte que la procédure de planification et de budgétisation soit plus automatisée, précise et conviviale. Bon nombre des fonctions associées à l’élaboration du plan de travail et du budget sont automatisées et les calculs de coût sont protégés afin d’éviter les erreurs et les omissions. Surtout, l’outil est conçu pour faciliter la cohérence entre le plan de travail et le budget détaillé de la proposition, et il vise à améliorer la qualité générale des demandes présentées au Fonds mondial. La conception du modèle s’est appuyée sur un examen des modèles conceptuels représentant les meilleures pratiques, à partir de l’étude des modèles existants (y compris le modèle de budgétisation mis au point par le Fonds mondial pour les demandes des séries 8 et 9) et après consultation de plusieurs consultants en budgétisation, de responsables gouvernementaux et d’autres experts participant à l’établissement des coûts des propositions de financement. Un effort a également été fait pour obtenir une certaine cohérence visuelle avec l’outil d’établissement des coûts basé sur les activités qui a été récemment mis au point dans le cadre de la Stratégie et du plan d’action contre le sida (ASAP) de la Banque mondiale, et vise en premier lieu à établir le coût des stratégies et des plans de travail. Conformément aux prescriptions du Fonds mondial et de la plupart des plans de travail, l’outil est conçu pour établir le budget d’une structure reposant sur des activités. Les données relatives aux quantités et à l’établissement des coûts sont ventilées par trimestre pour les deux premières années de la proposition puis par année, de la troisième à la cinquième année. Toutes les données sont incluses sur une feuille de calcul avec les totaux présentés par année et pour la durée totale du projet. Le programme génère des feuilles récapitulatives qui incluent les plans de travail et les budgets ainsi que des résumés budgétaires par domaine de prestation des services et par catégorie de coût. L’outil a été conçu pour être utilisé dans l’établissement des coûts des propositions relatives au VIH/sida, à la tuberculose et au paludisme, mais est d’ordre générique et peut aussi être utilisé pour concevoir et établir les coûts d’autres plans et propositions. Ce manuel de l’utilisateur contient des instructions détaillées sur la manière d’utiliser l’outil. Il comporte aussi un certain nombre d’avertissements quant aux éventuelles erreurs pouvant se produire si l’outil n’est pas utilisé correctement. Le fait de ne pas suivre les instructions figurant dans le manuel destiné à l’utilisateur peut conduire à des erreurs dans l’utilisation de l’outil et se traduire par un plan de travail et un budget incomplets ou incorrects.

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Il est vivement conseillé aux utilisateurs de lire attentivement le manuel dans son intégralité avant d’essayer d’installer et d’utiliser l’outil. Cet outil s’accompagne d’un deuxième outil conçu pour aider les utilisateurs à compiler des listes de médicaments et d’autres produits de base pour la thérapie antirétrovirale (voir l’annexe B pour l’outil relatif aux quantités). Le rapport final produit par l’outil concernant les quantités est semblable par son format à l’annexe B des documents requis pour la proposition au Fonds mondial et peut être présenté avec les propositions destinées au Fonds mondial. Actuellement, cet outil est uniquement disponible pour la composante VIH. Les outils de planification des activités comme les outils concernant les quantités et les manuels destinés aux utilisateurs qui les accompagnent sont disponibles en anglais, espagnol et français. Les outils comportent une option permettant de choisir la langue de l’outil lors de l’installation. Ce choix de la langue est définitif et ne peut être modifié ultérieurement.

2. Le manuel de l’utilisateur en bref

2.1 Le manuel de l’utilisateur L’objectif du présent manuel est de fournir à l’utilisateur les instructions qui lui permettront d’installer et d’utiliser correctement l’outil. Le manuel de l’utilisateur peut également aider les utilisateurs à résoudre les éventuels problèmes qu’ils peuvent rencontrer. Bien que l’outil ait été conçu pour guider l’utilisateur tout au long des diverses étapes afin d’achever le plan de travail et le budget, les instructions détaillées ne sont contenues que dans le manuel de l’utilisateur. Le manuel de l’utilisateur doit être lu dans son intégralité avant d’installer et d’utiliser l’outil. À défaut de se conformer à cette obligation, l’outil pourra être complété de manière incorrecte, et aboutir à un plan de travail et à un budget qui comporteront des erreurs. Le manuel de l’utilisateur comporte quatre sections :

1. Section 1 – Une introduction, qui fournit un bref résumé de l’historique de l’élaboration de l’outil et de son objectif premier.

2. Section 2 – Un aperçu du manuel de l’utilisateur, les conventions utilisées dans le manuel et l’outil, et les instructions pour l’installation et le fonctionnement de l’outil.

3. Section 3 – La partie principale du manuel de l’utilisateur, qui fournit des instructions détaillées pour l’utilisation de l’outil. Afin d’améliorer la lisibilité de la section 3, la structure suivante a été suivie pour chacune des étapes :

• paragraphes d’introduction qui décrivent la logique et l’objectif de cette étape ;

• instructions spécifiques pour mener à bien l’étape. 4. Section 4 – Une section consacrée à la résolution de problèmes comprenant une liste

des problèmes susceptibles d’être rencontrés et des solutions possibles, et les coordonnées des personnes à contacter pour obtenir un soutien technique.

Dans la mesure du possible, des instantanés d’écran de l’outil ont été inclus pour illustrer chacune des étapes et aider à comprendre le fonctionnement de l’outil et à résoudre les problèmes.

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Les instructions font fréquemment référence aux en-têtes ou aux commandes de l’outil. Elles apparaissent en gras, comme dans la phrase : Cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande Ajouter une note de la boîte de commande. Lorsque l’utilisateur est renvoyé aux options du menu dans Excel, les éléments et les commandes du menu apparaissent en caractères gras en bleu, par exemple, Fichier > Aperçu avant impression > Imprimer. Dans tout le document, les conseils apparaissent sous forme d’encadrés sur fond bleu, comme ci-dessous, afin de faciliter l’exécution d’instructions spécifiques.

CONSEIL : Elaborez les premières versions du cadre logique en dehors de l’outil tant que vous y apportez encore des changements significatifs. Une fois qu’un certain consensus a été obtenu s’agissant du cadre, saisissez-le dans l’outil. Cela permettra de limiter la quantité de corrections à apporter dans l’outil.

Lorsque l’attention de l’utilisateur doit être attirée sur des points importants ou lorsqu’il doit être averti, des encadrés sur fond jaune ont été utilisés dans chaque section, comme ci-dessous. Si vous ignorez ces avertissements, il ne vous sera pas possible de compléter correctement l’outil.

Attention ! Il n’est pas possible de modifier la composante maladie une fois que l’outil a été alimenté et que le cadre logique a été mis au point. Chaque outil est par conséquent consacré à une seule maladie.

2.2 Installation de l’outil

2.2.1 Prescriptions concernant les systèmes

Cet outil a été conçu sous Excel 2003 et tout utilisateur disposant de cette version ou d’une version ultérieure d’Excel ne devrait pas avoir besoin d’un logiciel supplémentaire. Étant donné le nombre important de macros utilisées dans l’outil, l’utilisation d’une version plus ancienne d’Excel conduira à des erreurs et l’outil ne pourra pas fonctionner correctement. L’outil a fait l’objet de tests sur trois ordinateurs portables relativement récents (ayant moins d’un an) utilisant soit Vista soit Windows 7 comme systèmes d’exploitation. Tous les ordinateurs portables disposaient de processeurs à double cœur dont les vitesses se situaient entre 1,6 et 2,1 MHz. La mémoire vive (RAM) se situait entre 3 et 4 gigabits (GB). Les essais ont consisté à saisir les budgets de trois propositions pour la série 9 du Fonds mondial. L’outil a fonctionné correctement pour ces tests, bien que certaines fonctions aient été ralenties au fur et à mesure que la quantité de données saisies augmentait. Une version chargée de l’outil a également été exploitée sur un ordinateur plus ancien doté d’une capacité limitée (Windows XP, Pentium 4, 1,69 GHz et 512 mégabits (MB) de RAM). L’outil a fonctionné correctement sur cet ordinateur sans réduction de vitesse notable.

Attention ! Veuillez lire la section 2.2 dans son intégralité avant d’installer l’outil.

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Pour vérifier la capacité de votre ordinateur, allez sur Démarrer > Panneau de configuration > Système. Cliquez sur Système et vérifiez que votre ordinateur ait au moins la capacité indiquée ci-dessous :

Article Prescriptions en matière de capacité

Excel Excel 2003 ou version ultérieure

Système d’exploitation Windows XP, Vista ou Windows 7

Processeur Pentium 4 ou mieux

Vitesse du processeur 1,69 GHz ou mieux

RAM Au moins 512 MB

Pour obtenir de meilleurs résultats, il est recommandé que l’outil soit utilisé uniquement sur un ordinateur doté d’un processeur nouvelle génération (double cœur) ayant au moins 3 GB de RAM. De nombreux autres paramètres et options de configuration de Windows influencent la capacité et la rapidité de l’ordinateur quel qu’il soit. Veuillez consulter un expert pour vous assurer que ceux-ci ont été installés de manière à ce que la vitesse de fonctionnement et les performances de votre ordinateur soient maximales. Les prescriptions peuvent également changer en fonction du système d’exploitation que vous utilisez. Windows Vista ou Windows 7 requiert davantage que la capacité minimum indiquée ci-dessus. Avec de tels systèmes d’exploitation, il est possible que l’outil ne fonctionne pas avec moins de 3 GB de mémoire vive. L’outil nécessite une capacité de mémoire et de traitement relativement importante pour fonctionner. Les besoins du système augmentent de manière significative au fur et à mesure que l’outil est alimenté en données. Certaines fonctions, telles que la mise à jour du plan de travail principal ou la production de rapports, peuvent demander 10 à 15 secondes lorsque la version de l’outil est pleinement alimentée en données. Les utilisateurs doivent s’armer de patience et attendre que les processus de traitement des données soient achevés avant d’essayer de saisir de nouvelles données. Il n’est pas recommandé de faire fonctionner plusieurs versions de l’outil en même temps sur le même ordinateur, ou d’utiliser celui-ci conjointement à d’autres logiciels complexes. Cela peut ralentir le fonctionnement de l’outil, voire conduire à un « plantage » du programme.

2.2.2 Procédure d’installation

Cet outil peut être copié à partir de supports portables (CD ou clé USB) ou téléchargé à partir du site : http://www.who.int/hiv/pub/toolkits/GF-Resourcekit/fr/index2.html. Pour ouvrir l’outil, copiez simplement le fichier à un endroit approprié (que vous aurez choisi), ouvrez-le sous Excel et suivez les instructions concernant les paramètres de sécurité figurant dans la section 2.2.3 ci-dessous. Il est important d’accorder une attention particulière aux paramètres de sécurité, puisque ceux-ci auront un impact sur le fonctionnement des macros. Pour créer un raccourci vers le fichier sur votre bureau, cliquez sur le bouton droit de votre souris lorsque vous êtes sur votre bureau et suivez les instructions du guide.

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2.2.3 Activation des macros

Cet outil comporte des macros. Il ne fonctionnera pas correctement si les macros ne sont pas activées. Pour vous assurer que les macros sont activées, vous devez fixer les paramètres de sécurité au niveau approprié avant d’ouvrir le classeur. Dans Excel 2003, avant d’ouvrir le classeur, allez aux menus Outils > Macro > Sécurité et placez le paramètre de sécurité sur Bas ou Moyen (voir la Figure 2-1 ci-dessous, en Anglais). Si vous choisissez le niveau Bas, les macros seront automatiquement activées. Si vous choisissez le niveau Moyen, il vous sera demandé d’activer ou de désactiver les macros lorsque vous ouvrirez le classeur. Assurez-vous de bien activer les macros lorsque la question vous sera posée. Dans Excel 2007ou 2010, un avertissement apparaîtra superposé à la feuille de calcul (voir la Figure 2-2 ci-dessous). À la droite de cet avertissement figure un bouton Options. Cliquez sur ce bouton puis sur l’instruction Activer ce contenu. Puis cliquez sur OK. La procédure devra être répétée chaque fois qu’un classeur est ouvert étant donné que les paramètres des macros changent parfois lorsque le classeur est fermé. Figure 2-1 : Activation des macros dans Excel 2003

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Figure 2-2 : Activation des macros dans Excel 2007 et 2010

Dans Excel 2007 et 2010, il est possible d’activer toutes les macros de façon permanente dans le « centre de gestion de la confidentialité » (voir la Figure 2-2 ci-dessous). Cette manœuvre n’est pas recommandée étant donné que cela peut se traduire par l’exécution de codes non autorisés. Si vous souhaitez malgré tout le faire, cliquez sur le bouton Office (le bouton rond dans le coin supérieur gauche de la feuille de calcul) et suivez le chemin Options Excel > Centre de gestion de la confidentialité > Paramètres du centre de gestion de la confidentialité > Paramètres de macro. Allez ensuite à Activer toutes les macros et terminez en cliquant sur OK.

2.2.4 Choix de la langue

L’outil est disponible en anglais, en français ou en espagnol. La première fois que l’outil est ouvert, il sera demandé à l’utilisateur de choisir l’une des langues. À partir du menu, choisissez la langue dans laquelle vous souhaitez compléter l’outil.

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Une fois que la langue a été choisie, les titres et les instructions figurant dans l’outil seront traduits dans votre langue. Ensuite, chaque fois que l’outil sera ouvert, vous arriverez directement au menu du diagramme des tâches. Veuillez noter qu’actuellement l’outil ne permet pas de changer de langue une fois que le choix initial a été fait.

Attention ! Il n’est pas possible de changer de langue une fois que le choix initial de la langue a été fait.

2.3 Conventions utilisées dans l’outil

2.3.1 Protection

L’outil comporte de nombreuses macros et formules et donnera des résultats incorrects si celles-ci sont modifiées ou supprimées. L’outil est protégé afin d’empêcher l’utilisateur de supprimer ou d’endommager par inadvertance les macros et les formules lors de la saisie des données. Cette protection peut restreindre la souplesse de l’outil dans certains cas et impose certaines limites aux utilisateurs. La stabilité et l’exactitude de l’outil sont, toutefois, grandement améliorées de ce fait.

2.3.2 Code couleur

Afin d’aider les utilisateurs, des couleurs ont été utilisées pour indiquer là où les données doivent être saisies, là où elles donnent lieu à un calcul et là où le résultat est obtenu. Les codes couleurs suivants sont appliqués dans l’outil :

Des données doivent être saisies ou choisies à partir d’une liste déroulante.

Des données ont été saisies ou choisies au moins une fois.

Ces données ont fait l’objet d’un calcul par l’outil ou ont été obtenues ailleurs dans l’outil. Aucune saisie de données ne doit avoir lieu dans ces cellules, qui ont été protégées pour éviter des modifications ultérieures.

Dans les rapports, les résultats obtenus par l’outil figurent dans une cellule sur fond blanc et sont protégés.

2.3.3 Copier et coller

L’outil a été conçu pour faciliter la saisie directe des données lorsque des données d’entrée sont requises. Il n’a pas été conçu pour faciliter le collage de listes de données ou de cellules multiples à partir d’un tableur d’origine. La copie et le collage des données peuvent engendrer des erreurs ou d’autres problèmes. Sur certaines feuilles, l’insertion des données dans une cellule active une macro et, si l’on s’efforce de copier et de coller plus d’une cellule à la fois, cela entraînera un message d’erreur (voir la Figure 2.3 ci-dessus). Ailleurs dans l’outil, les cellules de destination peuvent être protégées. Le collage dans ces cellules protégées entraînera un message d’erreur puisque cette manœuvre équivaudra à essayer de passer outre les formats protégés.

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Figure 2-3 : Message d’erreur pour une cellule protégée

Il est vivement recommandé à l’utilisateur de saisir les données directement dans l’outil, cellule après cellule. Toutefois, dans certains cas, les utilisateurs peuvent souhaiter couper ou copier du texte à partir de documents Word ou d’autres tableurs et les coller dans l’outil. La plupart des étapes de l’outil peuvent accepter ce type de procédé, mais l’on pourra se heurter à certaines difficultés en utilisant cette technique. Pour éviter ce type de problèmes, seul le contenu d’une cellule doit être copié, sans les formats ou toute autre commande intégrée. Il existe plusieurs façons de le faire :

1. Fonction « Collage spécial » (recommandée) : Pour éviter de coller des formats et d’autres commandes à partir de la cellule source, vous pouvez utiliser la commande Collage spécial. Pour ce faire, copiez la cellule à partir de la feuille source en utilisant la commande normale Copier. Placez ensuite le curseur dans la cellule de destination. Dans Excel 2007, sélectionnez le menu déroulant de la fonction Coller sur le groupe Presse-papiers de l’onglet Accueil. Choisissez ensuite la commande Collage spécial puis cliquez sur le bouton Texte ou Valeurs. (Ne sélectionnez pas les boutons Tout ou Formats. Sous l’en-tête Opération, sélectionnez Aucune. Cliquez ensuite sur OK et la valeur de la cellule sera collée sans les formats. Dans Excel 2003, la commande Collage spécial peut être choisie à partir de la boîte de commande accessible par le bouton droit de la souris ou à partir de la fonction Édition. Notez qu’il est fréquent que la commande Collage spécial ne soit pas disponible à partir de la boîte de commande du bouton droit de la souris dans l’outil, étant donné que cette boîte de commande est fréquemment utilisée pour localiser et exécuter un grand nombre des macros de l’outil.

CONSEIL : Le modèle fonctionne mieux lorsque les données y sont saisies directement. Le fait de copier et de coller peut entraîner des erreurs. Il est par conséquent conseillé aux utilisateurs de saisir les données manuellement et d’éviter le « copier/coller ».

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La fonction Collage spécial fonctionne également pour copier et coller plusieurs cellules en une seule fois.

2. La fonction d’édition du texte dans la cellule Excel : La fonction d’édition du texte vous

permet d’« entrer » dans une cellule et de copier ou de coller du texte à l’intérieur de la cellule sans en copier ni coller les formats ou d’autres commandes. Pour copier du texte ou des valeurs (et non des formules) à partir d’une feuille de calcul Excel dans l’outil (par exemple une description d’activité), sélectionnez la cellule dans la feuille source et double-cliquez. Sélectionnez le contenu à copier à l’intérieur de la cellule puis utilisez la commande Copier. Ensuite, placez le curseur sur la cellule de destination dans l’outil, double-cliquez sur la cellule de destination, sélectionnez le texte éventuel existant puis sélectionnez la commande Coller. De cette façon, seul le texte ou la valeur sera copié et non le format associé à la cellule source.

3. Fonction F2 : Le bouton F2 sur votre clavier est identique à la fonction d’édition du texte.

Pour copier du texte ou des valeurs à partir d’une feuille de calcul Excel vers l’outil, sélectionnez la cellule dans la feuille source puis appuyez sur le bouton F2 de votre clavier. Cela permet « d’entrer » dans la cellule. Puis sélectionnez le texte ou les chiffres à copier à l’intérieur de la cellule et utilisez la commande normale Copier. Ensuite, placez le curseur sur la cellule de destination dans l’outil, appuyez sur le bouton F2, sélectionnez le texte éventuel existant puis la commande Coller. Ce procédé permettra de copier uniquement le texte ou la valeur et non le format associé à la cellule source.

Les textes ou les chiffres peuvent être copiés de la même façon à partir de documents Word en suivant la procédure indiquée ci-dessus. Comme dans Excel, la fonction Collage spécial ou une autre méthode doit être utilisée pour éviter de copier et de coller des formats provenant du document source dans l’outil. Si la commande normale Coller est utilisée à la place de l’une des méthodes ci-dessus, vous copierez les formats et les autres commandes intégrées dans l’outil. Souvent, sera aussi incluse une commande qui verrouillera la cellule. Lorsque cela se produit, il vous sera ensuite impossible de modifier le contenu de cette cellule. Les méthodes utilisant les fonctions d’édition de texte et la touche F2 colleront le texte dans la cellule de destination en plus de tout texte éventuel qui s’y trouve déjà. Pour éviter cela, veillez à ce que le texte ou les valeurs existants soient sélectionnés avant de sélectionner la commande Collage spécial. Le texte ou les valeurs copiés remplaceront alors le texte existant. Lorsque des formats ont été accidentellement copiés sur la feuille de destination de l’outil, il peut être possible d’utiliser la fonction de reproduction de la mise en forme pour copier le

Attention ! Si la procédure permettant de copier et de coller n’est pas suivie avec précaution, il pourra en résulter des cellules avec des données incorrectes qui ne pourront pas être modifiées. Si une cellule complète est copiée, les formats et les commandes intégrées seront aussi copiés. Souvent, cela inclut une commande de « verrouillage » qui empêchera toute modification ultérieure de cette cellule.

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format à partir d’une cellule adjacente. Pour utiliser la fonction Reproduire la mise en forme, sélectionnez une cellule ayant le format correct sur la même feuille de calcul. Dans Excel 2007, cliquez sur Reproduire la mise en forme situé dans le groupe Presse-papiers sous l’onglet Accueil. Faites glisser le pointeur (qui se transforme en pinceau) jusqu’à la cellule dont le format n’est pas correct. Dans Excel 2003, la fonction Reproduire la mise en forme se trouve sur la barre d’outils standard. Sélectionnez le format à copier, cliquez sur le pinceau (Reproduire la mise en forme), puis cliquez sur la cellule que vous souhaitez formater. Le format sera automatiquement copié. Dans les feuilles de calcul où il n’est pas possible de copier et de coller plus d’une cellule à la fois, lorsque les cellules de destination sont protégées, ou lorsque l’utilisateur souhaite copier du texte dans une cellule numérique, les méthodes ci-dessus ne fonctionneront pas et un message d’erreur apparaîtra. Les utilisateurs peuvent aussi rencontrer des difficultés lorsqu’ils s’efforceront de copier et de coller des cellules fusionnées. Excel ne peut ni copier ni coller des données d’un endroit à un autre si la taille des cellules sources et des cellules de destination n’est pas identique. Si les données sources sont situées dans une seule cellule, elles peuvent généralement être copiées et collées dans une cellule qui contient deux ou plusieurs cellules fusionnées. Toutefois, si les données sont copiées à partir d’un bloc qui comporte deux ou plusieurs cellules fusionnées, elles ne pourront pas être copiées dans un bloc qui comprend un nombre différent de cellules fusionnées. Si l’on fait une telle tentative, le message d’erreur suivant apparaîtra :

Dans certains cas, le fait de saisir des données chiffrées (par opposition à du texte) déclenche aussi une macro. Lorsque plus d’une cellule est copiée à partir d’une source vers plusieurs cellules de destination, la macro ne fonctionnera que pour la première cellule de destination. Pour que la macro fonctionne correctement, les données doivent donc être saisies aussi dans les autres cellules de destination.

Pour éviter ces problèmes, il est vivement recommandé aux utilisateurs de saisir les données chiffrées manuellement, cellule après cellule. S’ils choisissent de copier et de coller, il leur est recommandé de copier et de coller les données dans une seule cellule à la fois.

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2.3.4 Procédure de sauvegarde

Au cours d’un exercice d’établissement des coûts, il est essentiel que l’outil soit sauvegardé fréquemment pendant l’utilisation et fasse l’objet d’une sauvegarde au moins une fois par jour dans une unité de stockage externe. Si vous travaillez en réseau, cette sauvegarde peut avoir lieu automatiquement. Dans de nombreux cas, il n’y a pas de sauvegarde automatique et il faut que l’utilisateur procède manuellement à la sauvegarde sur un disque dur externe ou une unité similaire.

Lorsque l’utilisateur effectue la sauvegarde, il doit impérativement inclure une désignation et une date d’archivage uniques dans le nom du fichier de sauvegarde afin d’être sûr d’être en mesure de retrouver la dernière version du fichier. La page de couverture de l’outil lui-même permet aussi à l’utilisateur d’entrer un nouveau numéro de version chaque fois que l’outil est utilisé.

2.4 L’équipe de planification des activités et de budgétisation

L’élaboration d’un budget précisément chiffré pour une proposition destinée au Fonds mondial requiert un travail d’équipe. Pour mener à bien les diverses étapes de l’élaboration du budget avec succès, plusieurs catégories de personnel de différents secteurs, des conseils et des programmes de lutte contre le VIH/sida et/ou d’autres parties prenantes, doivent être impliqués. L’ensemble des membres clés de l’équipe doivent participer aux discussions de planification initiales et aux étapes clés du processus d’élaboration de la proposition. Les membres de l’équipe doivent bien comprendre le fonctionnement de l’outil et les liens qui existent entre les différentes composantes de l’outil.

Le tableau de la Figure 2-4 ci-dessous indique quels sont les membres du personnel qui doivent participer et compléter chacune des étapes de l’outil. Il n’est pas judicieux de s’attendre à ce que seule la personne chargée de l’établissement des coûts ou des finances complète l’outil.

Figure 2-4 : Type de personnel requis pour compléter l’outil

Étape Type de personnel

Page de couverture et informations générales Chargé de programme et des finances

Élaboration de la structure logique du programme Chargé de programme, du suivi et de l’évaluation, et des finances

Définir les coûts unitaires des ressources requis Chargé des finances

Calculer et finaliser les coûts des ressources Chargé des finances

Saisir les éléments des coûts des ressources pour les sous-activités

Chargé des finances et de programme

Saisir les cibles des coûts des ressources Chargé de programme, et du suivi et de l’évaluation

Revoir les coûts totaux Gestionnaire

Présentation du rapport Chargé des finances et de programme

3. Instructions détaillées pour compléter l’outil

3.1 Synthèse

Lors de la conception de l’outil, tous les moyens ont été mis en œuvre pour encourager l’utilisateur à mener à bien une série d’étapes déterminées qui le conduiront à compléter entièrement un programme logique ou une structure de proposition dont les coûts sont établis

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avec précision. Afin d’y parvenir, l’utilisateur doit suivre une série d’étapes pilotées par des menus, qui requièrent la réalisation de diverses tâches consistant à établir une structure, définir les coûts et créer des liens. Le résultat final de ces étapes sera un budget de proposition dont les coûts seront entièrement chiffrés. Le niveau de détail choisi lors de l’établissement des coûts dépend largement des prescriptions du Fonds mondial ou de l’objectif principal de l’exercice de planification et d’établissement des coûts. Bien que des utilisateurs expérimentés puissent être contrariés par l’obligation de revenir au menu afin de se déplacer d’une étape à l’autre, l’utilisation du menu enclenche des fonctions de sauvegarde automatiques ainsi que d’autres fonctions pilotées par les macros qui visent à améliorer la stabilité et la solidité globales de l’outil. La Figure 3-1 ci-dessous montre le principal menu de l’outil, chaque étape étant clairement identifiée. Le fait de cliquer sur n’importe quelle étape permettra à l’utilisateur de se déplacer vers la feuille de calcul appropriée. Un bouton de retour apparaissant sur chaque feuille permet à l’utilisateur de revenir en arrière jusqu’au menu. Figure 3-1 : Menu de l’outil décrivant les principales étapes

Il y a au total neuf étapes à mener à bien. Le tableau de la Figure 3-2 ci-dessous présente une brève description de ces étapes. Chaque étape est décrite de manière plus détaillée dans les sections qui suivent.

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Figure 3-2 : Aperçu des étapes à suivre pour compléter l’outil

Étape du menu Description et fonction

Étape 1 : Détails de la page de couverture

La page de couverture sert de couverture à la version électronique comme à la version imprimée de l’outil. Sur cette page, il est demandé à l’utilisateur d’entrer des informations telles que le titre du projet, le nom du pays, la composante maladie, la monnaie et d’autres informations nécessaires pour faciliter le contrôle administratif de l’outil.

Étape 2 : Informations générales

Sur cette feuille, les données générales applicables à l’établissement des coûts doivent être saisies : il s’agit notamment du taux de change entre la monnaie locale et la monnaie dans laquelle sont établis les coûts, de l’unité dans laquelle sont établis les coûts, du taux d’inflation et de l’année de début du projet. Une partie descriptive donne des informations sur le contexte de la planification et de l’établissement des coûts.

Étape 3 : Définir le cadre logique

Au cours de cette étape, l’utilisateur doit définir la structure logique du programme ou de la proposition. Conformément à la pratique du Fonds mondial, la structure comprend des buts, des objectifs, des domaines de prestation des services, des activités et des sous-activités. La définition de la structure logique doit être en grande partie achevée avant que l’établissement des coûts puisse commencer. Cette feuille de l’outil est appelée feuille de calcul principale.

Étape 4 : Définir les coûts unitaires requis

Une fois que la structure logique a été définie, l’utilisateur est encouragé à établir la liste et à recenser (sans les quantifier) tous les éléments de coût des ressources qui seront requis pour établir le coût des sous-activités faisant partie de la structure. Les éléments de coût des ressources doivent également être reliés à une catégorie de coût du Fonds mondial et à l’unité de mesure décrite.

Étape 5 : Coûts des ressources et notes de référence

Ensuite, il est demandé à l’utilisateur de saisir une valeur pour chacun des coûts des ressources définis. Lorsque le coût des ressources a été ajouté et qu’un calcul est requis, une note peut être insérée et faire l’objet d’une

référence à ce stade du processus. La note sera complétée à l’Etape 6. C’est

également sur cette feuille de calcul que l’utilisateur décidera comment l’inflation aura une incidence sur chaque élément. Les sources des données doivent être clairement indiquées pour chaque élément.

Étape 6 : Calculer les coûts des ressources

Dans la mesure du possible, il est recommandé à l’utilisateur de calculer des sommes de coûts des ressources puis de les transférer sur les feuilles effectives récapitulant les coûts des ressources. Ces calculs de coût des ressources sont présentés sur une feuille séparée et seul le total est transféré sur la feuille récapitulant les coûts des ressources. Une note vierge est créée et fera automatiquement l’objet d’une référence au cours

de l’Etape 5.

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Étape 7 : Saisir les cibles de la sous-activité et les coûts des ressources

Sur la feuille de calcul principale, il est demandé à l’utilisateur de sélectionner les coûts des ressources à partir d’un menu déroulant pour chacune des sous-activités jusqu’à ce que l’ensemble des coûts soit pleinement établi pour cette sous-activité. Une brève description de l’activité sera une aide dans le choix des coûts des ressources. La catégorie du coût, l’unité de mesure et la valeur seront automatiquement transférées à partir de la feuille sur laquelle figurent les coûts des ressources. Une colonne séparée est toutefois prévue pour ajouter des notes ou des observations supplémentaires relatives au coût de cette sous-activité. Il est important de noter que l’utilisateur doit aussi saisir les quantités pour chacun des éléments de coût sélectionnés.

Étape 8 : Rapports financiers

À partir de cet élément du menu, il est possible d’imprimer les rapports financiers qui sont requis par le Fonds mondial. En outre, un rapport est fourni indiquant les valeurs par activité, qui sera utile à des fins de présentation et d’analyse.

Étape 9 : Rapports autres que financiers

L’utilisateur a la possibilité d’imprimer des rapports autres que financiers. L’outil a actuellement été configuré pour imprimer un rapport relatif au plan de travail.

3.2 Étape 1 : Détails de la page de couverture Au cours de cette étape, complétez la page de couverture avec les informations relatives à la proposition générale (voir la Figure 3-3 ci-dessous à titre d’exemple). Il est important de compléter la page de couverture, puisque le titre et les détails concernant le projet apparaîtront ensuite automatiquement sur toutes les feuilles de calcul suivantes.

Figure 3-3 : Exemple de page de couverture

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3.2.1 Titre du projet et pays

Sur la page de couverture, saisissez le titre du projet et le pays présentant la proposition. Choisissez la composante maladie de la proposition et la monnaie dans laquelle seront établis les coûts à partir du menu déroulant en plaçant le curseur sur la cellule appropriée. Saisissez le numéro de la version et la date ainsi que la date de présentation requise dans les champs vierges prévus à cet effet. Lorsque le plan de travail et le budget détaillé sont annexés au document de proposition, saisissez le numéro d’annexe correct dans le tableau plus petit situé en dessous du tableau principal de la page de couverture.

3.2.2 Composante

Pour choisir la composante maladie, cliquez sur le champ en vert à la droite de l’en-tête Composante. Cliquez sur la flèche de déroulement et sélectionnez la maladie ou le renforcement des systèmes de santé (RSS) dans le menu déroulant.

Le choix de la maladie générera le menu déroulant approprié pour les domaines de prestation des services propres à la maladie dans la feuille de calcul principale. Ce menu déroulant est utilisé pour choisir les domaines de prestation des services (DPS) lors de l’élaboration du cadre logique.

Attention ! Il n’est pas possible de modifier la composante maladie une fois que l’outil a été alimenté et que le cadre logique a été mis au point. Chaque outil est par conséquent consacré à une seule maladie ou un seul élément des systèmes de santé.

3.2.3 Saisir les monnaies

L’outil demande la saisie de trois monnaies : 1. La monnaie de la proposition – il s’agit de la monnaie dans laquelle la proposition doit

être libellée. Le Fonds mondial demande que les propositions soient libellées soit en dollars soit en euros. Choisissez la monnaie de votre proposition à partir du menu déroulant.

2. Monnaie locale – saisissez le nom de la monnaie nationale. 3. Monnaie du rapport – saisissez la monnaie dans laquelle vous souhaitez que les

rapports soient produits. Pour les propositions du Fonds mondial, il s’agit normalement de la même monnaie que la monnaie de la proposition. Toutefois, les pays peuvent aussi juger utile que les rapports soient produits dans leur monnaie locale.

L’outil accepte la saisie de données de coût à la fois dans la monnaie locale et dans la monnaie de la proposition. Lors de l’Etape 2, il sera demandé à l’utilisateur d’inclure un taux de change qui permettra de convertir la monnaie locale dans la monnaie de la proposition et vice versa. Les champs relatifs à la monnaie peuvent être modifiés à tout moment au cours de la création du budget et les nouveaux noms des monnaies apparaîtront dans l’outil. Toutefois, aucune conversion automatique d’une monnaie à une autre n’a lieu. Cela ne peut être fait qu’en modifiant le taux de change à l’Etape 2. Les utilisateurs doivent par conséquent prendre soin de s’assurer que le nom de la monnaie saisie correspond à la monnaie dans laquelle les coûts sont entrés.

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Les monnaies saisies sur la page de couverture permettront d’alimenter les calculs complémentaires qui seront faits à l’Etape 2 et au-delà.

3.2.4 Saisir le numéro de la version

Lors de l’élaboration des propositions, il est fréquent qu’il existe plusieurs versions du budget. Il est utile d’attribuer des numéros et des dates aux différentes versions afin d’éviter toute confusion. L’outil prévoit un emplacement pour enregistrer les numéros et dates des différentes versions sur la page de couverture. Il vous suffit de saisir le nouveau numéro de version de votre choix et une nouvelle date chaque fois qu’une nouvelle version de l‘outil est créée. De même, un champ est disponible pour enregistrer la date de présentation de la proposition au Fonds mondial.

3.2.5 Numéro et nom de l’annexe

Une copie imprimée du budget détaillé de la proposition présentée au Fonds mondial doit être annexée au document principal de la proposition. Étant donné la longue liste d’annexes qui accompagnent la proposition principale, le budget imprimé doit être clairement identifié dans la table des matières du document principal de la proposition. L’outil inclut une fonction permettant d’enregistrer le numéro et le nom exacts de l’annexe. Lorsque vous imprimez l’outil à partir de la page de couverture, cette page de couverture est incluse dans le document imprimé et comporte le numéro et le nom de l’annexe (voir la section 3.2.6 ci-dessous). Saisissez le numéro et le nom de l’annexe à partir de la table des matières de la proposition dans les cellules en vert prévues à cet effet.

3.2.6 Imprimer l’outil en vue de la présentation de la proposition

L’outil dans son intégralité peut être imprimé à partir de l’Etape 1. Pour imprimer l’outil, cliquez sur le bouton intitulé Imprimer le modèle. L’outil générera ensuite les rapports pour les Etapes 1 à 7 et amènera l’utilisateur à l’écran d’aperçu avant l’impression. Vérifiez que tous les rapports soient exacts et cohérents. Pour imprimer, utilisez la commande d’impression habituelle sur la barre d’outils d’Excel (Imprimer). Des instructions plus précises pour utiliser cette fonction figurent dans la section 3.11 ci-dessous.

3.3 Étape 2 : Informations générales La feuille comportant les informations générales donne des indications sur les principales données financières qui sous-tendent les calculs effectués dans l’outil (voir la Figure 3-4 ci-dessous). Le titre de la feuille de calcul et les descriptions des étapes apparaissent automatiquement sur la page de couverture et sont reliés à cette page de couverture. Sur cette feuille, il est également possible de donner des informations macroéconomiques, qui fournissent un contexte pour la planification des activités et l’établissement des coûts. Il peut s’agir à la fois d’indications macroéconomiques ou politiques, de dispositions institutionnelles ou d’informations sur la situation des financements en cours.

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3.3.1 Données de base

Saisissez les informations requises pour tous les éléments dans les cellules en vert. il s’agit notamment des éléments suivants :

1. La première année du budget. L’outil fera automatiquement les calculs pour les années suivantes.

2. Taux de change. Il est important que le taux de change soit saisi en unités de monnaie

nationale par unité de la monnaie de la proposition (et NON en nombre d’unités de la monnaie de la proposition par unité de la monnaie locale). Par exemple, s’il y a 20 unités de la monnaie locale pour un dollar, saisissez le chiffre 20, et non le chiffre 0,05. Si ce chiffre n’est pas saisi correctement, le budget sera incorrect.

3. Echelles de grandeur pour la monnaie nationale et la monnaie de la proposition.

L’outil accepte différentes unités de grandeur (unités, milliers, millions) afin de simplifier les grands nombres. Lorsque c’est l’unité qui est choisie, les chiffres correspondant au coût sont exprimés en unités de monnaie nationale ou en unités de la monnaie de la proposition. Lorsqu’on choisit les milliers, les chiffres correspondent à des milliers d’unités de la monnaie, et ainsi de suite. Cette option peut être choisie séparément pour la monnaie locale et pour la monnaie de la proposition. Cliquez sur le champ en vert pour l’échelle de grandeur de la monnaie nationale et choisissez dans le menu déroulant à la fois pour les rapports dans la monnaie nationale et pour les rapports dans la monnaie de la proposition. Le choix de l’échelle de grandeur sera utilisé dans l’outil et dans les rapports.

4. Taux d’inflation. Saisissez le taux d’inflation moyen estimé dans la monnaie de la

proposition 1 pour la période budgétaire dans la cellule prévue à cet effet. La saisie doit être en points de pourcentage (par exemple pour 5,8 %, saisissez 5,8 et non 0,058). Ce taux sera utilisé comme taux d’inflation par défaut dans l’outil d’évaluation des coûts. Si aucune inflation n’est prévue, un zéro doit être saisi à cet emplacement. Dans l’Etape 5, l’utilisateur peut choisir d’appliquer ou non le taux d’inflation par défaut pour certains éléments de coût. Le fait de ne pas appliquer le taux d’inflation signifie que l’article ne sera pas exprimé en unités monétaires courantes mais constantes.

5. Temps de travail productif. Les catégories de données intitulées Journées productives

dans l’année de travail et Heures productives dans la journée de travail appellent des informations sur le nombre standard de jours travaillés par an, et d’heures travaillées par jour. Ces champs sont facultatifs mais peuvent être utiles lorsque les coûts des ressources nécessitent le calcul d’un élément relatif aux ressources humaines. Ces

1 L’outil utilise le taux d’inflation par défaut afin de calculer le budget de la proposition en unités

monétaires courantes au cours de la période couverte par la proposition. Le taux d’inflation doit être le taux d’inflation estimé dans la monnaie de la proposition. L’on suppose que la différence entre le taux d’inflation dans la monnaie de la proposition et le taux d’inflation dans la monnaie locale sera parfaitement compensée par les variations du taux de change.

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cellules ne sont pas reliées à d’autres et ne sont pas des ressources obligatoires pour les calculs ultérieurs.

Figure 3-4 : Tableau des informations générales

3.3.2 Contexte du budget

L’outil permet aussi de saisir des données générales relatives au contexte budgétaire telles que des informations d’ordre économique et politique, des dispositions institutionnelles ou réglementaires, etc.

Pour saisir ces informations descriptives relatives au contexte, double-cliquez n’importe où dans le rectangle Contexte du budget situé en dessous du tableau comportant les informations générales. Le rectangle est un document MS Word intégré et les informations peuvent être saisies comme si vous travailliez dans un document Word. Une fois ceci terminé, placez le curseur en dehors du rectangle et cliquez sur la souris pour retourner en mode Excel.

3.4 Étape 3 : Définir le cadre logique L’outil repose sur la structure de planification la plus fréquemment recommandée par l’OMS pour structurer les propositions du Fonds mondial pour le VIH/sida. Cette structure repose sur une hiérarchie d’éléments de planification qui s’échelonnent en cascades des buts aux objectifs, puis aux domaines de prestation des services, aux activités et sous-activités. Les coûts des ressources et les quantités sont saisis au niveau des sous-activités. Cette structure est également applicable à n’importe quel cadre de planification logique. Sa logique est illustrée par le schéma de la Figure 3-5 ci-dessous.

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Figure 3-5 : Hiérarchie OMS des éléments de planification – le cadre logique

L’outil est suffisamment souple pour accepter des activités et des sous-activités quel que soit leur niveau de précision. Toutefois, il est important que les propositions soient cohérentes de manière interne dans la définition de ces éléments de planification. Toutes les activités et sous-activités détaillées doivent être approximativement semblables par leur contenu et leur niveau de précision. Pour obtenir de meilleurs résultats, construisez le cadre logique de la proposition à partir des activités et des sous-activités qui comportent un degré de précision relativement important. Pour les besoins de cet outil, le plus utile consisterait à définir les activités et les sous-activités comme un ensemble d’actions qui consomment des ressources et qui aboutissent au résultat premier souhaité. Le résultat premier est le premier niveau distinct de résultats qui peut être combiné à d’autres résultats dans un domaine de prestation des services afin de parvenir aux objectifs et buts fixés. Lorsqu’un cadre basé sur les résultats a été conçu, il est important de définir et de regrouper les activités de sorte qu’elles puissent être aisément reliées aux indicateurs de résultats détaillés. Par exemple, une sous-activité peut comprendre une série de cours de formation pour les agents de proximité travaillant dans la communauté. Le résultat premier pourrait être la création d’une équipe de X agents de proximité communautaires. Les coûts des ressources

Buts (1 à 5 par proposition)

Objectifs (2 à 5 par but)

DPS (1 à 3 par objectif)

Activités (Plusieurs par DPS)

Sous-activités (1 à 5 par activité)

Coûts des ressources (Peuvent être plusieurs pour

chaque sous-activité)

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comprendront par exemple le salaire et les indemnités de subsistance pour les formateurs et le personnel de soutien, l’adaptation et la reproduction du matériel de formation, l’achat de matériel audiovisuel, les voyages et les indemnités des participants, la location du lieu de formation et ainsi de suite.

3.4.1 Règle de numérotation

Toute la numérotation de l’outil est créée automatiquement selon la règle décrite ci-dessous. Au fur et à mesure que la structure du cadre logique est éditée et modifiée, la numérotation est actualisée. Les utilisateurs ne doivent pas essayer de numéroter manuellement les éléments de la planification. Dans le tableau de la Figure 3-6 ci-dessous, la dernière colonne montre la numérotation qui sera visible dans l’outil. Figure 3-6 : Convention de numérotation

But Objectif Domaine de prestation des services

Activité Sous-activité Numérotation de l’élément de planification

1 1

1 1 1.1

1 1 1 1.1.1

1 1 1 1 1.1.1.1

1 1 1 2 1 1.1.1.2.1

1 1 1 2 2 1.1.1.2.2

1 2 1 1 1 1.2.1.1.1

---- ---- ---- ---- ----

2 1 3 5 3 2.1.3.5.3

---- ---- ---- ---- ----

3.4.2 Construction du cadre logique

Le plan de travail principal et la feuille de budgétisation doivent être complétés en deux parties. On accède à la première par l’intermédiaire de l’Etape 3 : il s’agit de la construction du cadre logique. On accède à la deuxième par l’intermédiaire de l’Etape 7 : il s’agit du plan de travail détaillé et des fonctions budgétaires. Le cadre logique permet à l’équipe centrale élaborant la proposition de définir les éléments de planification au sein du cadre logique de la proposition. Ce cadre est la pierre angulaire du plan de travail et du budget détaillés, qui sont élaborés à un stade ultérieur.

Pour compléter la structure du cadre logique, cliquez sur l’Etape 3 dans le menu. L’utilisateur sera transféré vers la feuille principale de planification des activités et de budgétisation. La structure de cette feuille reflète la hiérarchie des éléments de planification décrite ci-dessus – buts, objectifs, DPS, activités et sous-activités.

Lorsqu’une version vierge de l’outil est ouverte, elle se présentera comme dans la Figure 3-7 ci-dessous. Veuillez noter que la version initiale de l’outil comporte uniquement un niveau de chaque élément de planification – c’est-à-dire un but, un objectif, un domaine de prestation des services, et ainsi de suite. Pour élaborer un cadre de proposition complet, les utilisateurs

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devront ajouter (et parfois supprimer, déplacer ou insérer) les divers éléments de la structure. L’outil comporte des fonctions pour ce faire.

Figure 3-7 : Aperçu de la feuille d’activité principale – construction du cadre logique

Lorsqu’un élément de planification est ajouté, tous les éléments de planification qui lui sont subordonnés sont également ajoutés. Par exemple, chaque fois qu’un but est ajouté, un objectif, un domaine de prestation des services, une activité et une sous-activité sont ajoutés. Seuls les éléments de planification qui en dépendent sont ajoutés – c’est-à-dire ceux qui se trouvent en dessous de l’élément de planification ajouté suivant la hiérarchie de planification décrite précédemment. Les éléments de planification de niveau supérieur ne sont pas ajoutés. Par exemple, lorsqu’une activité est ajoutée, la sous-activité qui en dépend sera aussi ajoutée, mais non le domaine de prestation des services, ni l’objectif ni le but. Le fait d’ajouter un domaine de prestation des services aboutit à l’ajout d’un DPS, mais aussi d’une activité et d’une sous-activité, mais non d’un objectif ni d’un but. Les mêmes règles sont applicables lorsque des éléments de planification sont supprimés, déplacés ou insérés.

3.4.3 Modification de la structure du cadre

Les éléments de planification peuvent être aisément manipulés grâce au bouton droit de la souris. Pour ajouter, insérer, déplacer ou supprimer un élément de planification, placez le curseur sur la ligne correspondant à l’élément de planification que vous souhaitez modifier et cliquez sur le bouton droit de la souris. Un menu apparaîtra qui comporte un certain nombre d’options. Placez simplement le curseur sur l’action appropriée et cliquez sur le bouton gauche. L’outil exécutera automatiquement la fonction requise et renumérotera l’ensemble des éléments de planification automatiquement. Il n’est pas nécessaire de rectifier manuellement la numérotation dans la structure.

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La liste de commandes du menu évolue automatiquement au fur et à mesure que les éléments de planification sont ajoutés ou supprimés. Quand un seul élément de planification existe, par exemple, les commandes de déplacement sont désactivées car elles n’ont plus lieu d’être. La liste de commandes figurant dans la boîte de commande est illustrée dans la Figure 3-8 ci-dessous. Chaque commande est décrite de manière plus détaillée dans le tableau de la Figure 3-9 ci-après. D’une manière très similaire, le menu du bouton droit de la souris peut être utilisé soit pour développer soit pour réduire l’élément sélectionné. Par exemple, si le curseur est placé sur la ligne objectif et que la commande Masquer/Réduire est choisie, les domaines de prestation des services, les activités et les sous-activités seront réduits et ne seront plus visibles. La possibilité d’utiliser cette fonction existe à tous les niveaux du cadre logique. Il est par conséquent possible de commencer à revoir le plan de travail principal en choisissant que seulement certains éléments de la planification soient visibles. Afin de protéger l’intégrité de la structure du cadre logique, les utilisateurs ne peuvent pas supprimer le premier élément de planification d’un ensemble d’éléments de planification quel qu’il soit. Par exemple, s’il n’y a qu’un seul but dans votre structure, vous ne serez pas en mesure de le supprimer et la commande Supprimer n’apparaîtra pas. Il en va de même pour le premier objectif, le premier domaine de prestation des services, la première activité et la première sous-activité. Figure 3-8 : Editer la structure du cadre logique – commandes du bouton droit de la souris

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Figure 3-9 : Utilité de diverses commandes

Ajouter :

Un nouvel élément de planification (ou groupe d’éléments de planification)* sera placé au bas de la liste actuelle des éléments de planification, c’est-à-dire que si une nouvelle activité est ajoutée, elle apparaîtra comme la dernière activité à l’intérieur de ce DPS.

Insérer : Un nouvel élément de planification sera inséré immédiatement après l’élément choisi.

Déplacer vers le haut :

L’élément de planification sélectionné sera déplacé d’un niveau vers le haut dans la structure, c’est-à-dire que si c’est un objectif qui est déplacé d’un niveau vers le haut, il viendra se placer au-dessus de l’objectif précédent. Une activité sera placée au-dessus de l’activité précédente, et ainsi de suite.

Déplacer vers le bas :

L’élément de planification sélectionné sera déplacé d’un niveau vers le bas dans la structure, c’est-à-dire que si c’est un objectif qui est déplacé d’un niveau vers le bas, il viendra se placer en dessous de l’objectif suivant. Une activité sera placée en dessous de l’activité suivante.

Supprimer :

L’ensemble de l’élément de planification sera supprimé, y compris ses éléments subsidiaires. Ainsi, si une activité est sélectionnée et supprimée, elle sera supprimée ainsi que toutes les sous-activités qui en dépendent. Le fait de supprimer un domaine de prestation des services aboutira à la suppression de toutes les activités relevant de ce DPS.

Réduire/Masquer :

Cette commande permet de réduire les éléments subsidiaires de l’élément choisi et, par conséquent, de les cacher. Par exemple, il est possible de réduire tous les objectifs et de voir la structure dans son ensemble uniquement au niveau des objectifs.

Développer/Afficher :

Cette commande fera apparaître l’ensemble des éléments subsidiaires de l’élément de planification sélectionné. Dans l’exemple ci-dessus, si un objectif est développé, cela permettra de faire apparaître tous les DPS, les activités principales et les sous-activités qui dépendent de cet objectif.

*Note : Dans l’ensemble de ce tableau, la référence à l’élément de planification s’entend également de

la référence à un groupe d’éléments de planification, c’est-à-dire que le fait d’ajouter un DPS ajoutera

non seulement un DPS, mais aussi une activité et une sous-activité.

3.4.4 Saisie des données

Une fois qu’un élément de planification a été ajouté, les informations appropriées peuvent être insérées. Pour chaque élément de planification, entrez le nom de l’élément en question. Pour chaque sous-activité, entrez une référence relative à une source ou des sources de financement antérieures lorsqu’il s’agit d’une activité qui se poursuit et le nom de l’organisme responsable de la mise en œuvre dans les colonnes correspondantes. Choisissez le type d’organisme à partir du menu déroulant dans la colonne Type d’organisme de mise en œuvre. Il s’agit de champs facultatifs, mais le fait de compléter soigneusement ces champs permet une analyse plus approfondie lorsque le budget est complet. L’indicateur directement apparenté peut également être saisi à un stade ultérieur une fois que le cadre de suivi et d’évaluation a été complété. Cela permet d’établir un lien entre le cadre des résultats, d’une part, et le plan de travail et le budget, d’autre part. Cliquez sur la cellule appropriée dans les colonnes Titre ou Indicateur directement apparenté et tapez les informations requises. Pour les activités, entrez une brève description de l’activité dans l’espace prévu à cet effet.

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Si un domaine de prestation des services (DPS) a été ajouté, sélectionnez le DPS correct à partir du menu déroulant. La liste du menu reflète les DPS applicables à la maladie choisie sur la page de couverture dans l’Etape 1. (Voir aussi Éditer la liste des DPS ci-dessous.) Complétez la structure aussi loin que possible dans l’outil avant d’entreprendre les autres étapes requises pour alimenter l’outil. Un cadre logique qui change constamment nuit à l’efficacité.

3.4.5 Choix des domaines de prestation des services

Le Fonds mondial requiert que les propositions soient élaborées en fonction de domaines de prestation des services (DPS). Les DPS définissent les larges domaines dans lesquels les activités ont lieu et contribuent à la réalisation des objectifs. Les résumés budgétaires doivent être présentés par domaine de prestation des services. L’outil inclut des ensembles prédéfinis de domaines de prestation des services qui sont conformes aux DPS recommandés par le Fonds mondial. Chaque composante maladie ou renforcement des systèmes de santé dispose de son propre ensemble de domaines de prestation des services qui sont générés automatiquement, en fonction de la composante maladie sélectionnée sur la page de couverture. Pour sélectionner un DPS, cliquez sur Sélectionner un DPS dans le menu. Une flèche déroulante apparaîtra à droite de la cellule. Cliquez simplement sur la flèche et sélectionnez le DPS approprié dans la liste. L’OMS recommande aux pays de s’efforcer de se limiter à l’utilisation des DPS prédéfinis chaque fois que cela est possible. Ceux-ci ont été approuvés par le Fonds mondial et seront aisément reconnaissables pour le groupe technique d’examen (qui examine les propositions). Toutefois, il peut occasionnellement être nécessaire d’ajouter un DPS supplémentaire à la liste des DPS approuvés par le Fonds mondial. Pour ajouter un nouveau DPS au menu déroulant, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez Ajouter à la liste dans la liste de commandes. Il vous sera ensuite demandé d’entrer le nom du nouveau DPS. Placez votre curseur sur la ligne du DPS et sélectionnez le nouvel article à partir du menu déroulant.

CONSEIL : Elaborez les premières versions du cadre logique en dehors de l’outil tant que vous y apportez encore des changements significatifs. Une fois qu’un certain consensus a été obtenu s’agissant du cadre, saisissez-le dans l’outil. Cela permettra de limiter la quantité de corrections à apporter à la structure dans l’outil.

Attention ! Pas de fonction « Annuler ». Il n’est pas possible d’« annuler » les commandes automatisées mentionnées ci-dessus. Ces commandes sont des macros et il n’est pas possible de revenir en arrière. Il est conseillé aux utilisateurs d’utiliser ces fonctions avec prudence, en particulier lorsqu’ils suppriment des éléments de planification.

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3.5 Étape 4 : Définir les coûts des ressources La définition des coûts des ressources est répartie en deux phases dans l’outil. La première phase est exécutée lors de l’Etape 4. Il s’agit de la définition des ressources physiques requises pour mettre en œuvre un ensemble défini d’activités (par exemple un véhicule). L’Etape 5 consiste à définir le coût de chaque ressource recensée (par exemple $20 000 chacune).

3.5.1 Méthode générale pour la saisie des coûts des ressources

Le présent outil utilise une seule liste de ressources et de coûts des ressources pour calculer les coûts des sous-activités. Les sous-activités sont construites de bas en haut, les ressources détaillées étant les éléments de base. Chaque ressource détaillée et le coût qui lui correspond peuvent être utilisés à diverses reprises dans les activités, quel que soit leur nombre. Par exemple, les coûts des ressources peuvent inclure une entrée relative à un consultant international, dont nous supposerons le coût équivalent à €500 par jour. Cet élément peut figurer dans plusieurs activités, mais cet élément des activités et les données relatives à son coût unitaire ne doivent être saisis qu’une seule fois dans le plan comptable. La Figure 3-10 ci-dessous illustre ce principe. La ressource 1 et le coût correspondant sont saisis dans l’activité A et à nouveau dans l’activité B. La ressource 3 est utilisée dans les activités B et C, tandis que la ressource 2 apparaît dans les trois activités. Figure 3-10 : Coûts des ressources

Pour un usage optimal, il faut que, dans l’outil, les données relatives aux coûts des ressources soient normalisées d’une activité à l’autre. Le même coût pour une ressource doit être utilisé pour l’ensemble des sous-activités qui utilisent cette ressource. Par exemple, si un expert international est recruté pendant 5 jours pour l’activité 1.1.3.1, un autre pendant 10 jours pour l’activité 1.5.3.6 et un autre encore pendant 15 jours pour l’activité 2.1.3.5, le même chiffre correspondant au coût de la ressource doit être utilisé. En d’autres mots, à supposer que les experts internationaux mentionnés ci-dessus aient les mêmes niveaux de compétences, alors le même tarif journalier doit être utilisé et multiplié par le nombre de jours.

Ressource 1

Activité B

Coût

Activité A

Activité C Ressource 3

Ressource 2 Coût

Coût

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Afin de parvenir à la cohérence ci-dessus, l’outil prévoit que tous les coûts des ressources soient saisis sur une feuille unique. La principale feuille de calcul utilise la feuille relative aux coûts des ressources pour récupérer les données concernant ces coûts. L’outil peut accepter des données relatives aux coûts des ressources quel que soit leur niveau de précision, mais il est recommandé de fournir des coûts de ressources au niveau le plus bas de chaque unité de coût. Voici quelques exemples de coûts de ressources : un jour de salaire pour les consultants, un jour ou un mois de salaire pour le personnel ordinaire, un jour de location du lieu de réunion, un jour d’indemnité journalière de subsistance et d’allocations pour les participants à l’atelier, un billet d’avion, un véhicule, une dose de médicament, etc. Toutefois, lorsque plusieurs coûts de ressources peuvent être combinés pour aboutir à une somme de coûts agrégés, l’utilisation de ces coûts de ressources agrégés est alors encouragée (voir l’Etape 5). Veuillez noter que cette fonction peut être utilisée uniquement si l’ensemble des coûts des ressources peuvent être inclus dans une seule catégorie de coût (voir ci-dessous).

3.5.2 Catégories de coût

Le Fonds mondial requiert que les coûts soient classés selon un ensemble prédéfini de catégories telles que les ressources humaines, le matériel de communication, les infrastructures et les autres équipements, etc. Les résumés budgétaires doivent être présentés par catégorie de coût. Pour favoriser la désignation correcte des catégories de coût, l’ensemble des catégories de coût du Fonds mondial est inclus dans l’outil. Chaque coût des ressources doit correspondre à une seule catégorie de coût. À moins que toutes les ressources d’une sous-activité relèvent de la même catégorie de coût, il n’est pas possible d’attribuer une catégorie de coût à une sous-activité ou à une activité.

3.5.3 Saisie des données

La feuille de calcul comportant le coût des ressources est accessible par l’intermédiaire des Etapes 4 ou 5 du menu. Ces deux étapes sont complétées sur la même feuille de calcul. L’Etape 4 permet de dresser la liste des ressources et l’Etape 5 facilite l’attribution de valeurs de coût à chaque ressource mentionnée (voir la section 3.6 ci-dessous). Le fait de diviser le processus de cette manière comporte des avantages dans certains contextes. Par exemple, il peut être possible de remettre la liste des coûts des ressources définies (sans les valeurs) à un spécialiste des achats en lui demandant de faire les recherches correspondantes et de saisir les valeurs requises. Les utilisateurs peuvent également utiliser l’Etape 4 pour juger s’il convient ou non de regrouper certaines ressources. Pour accéder à la feuille relative au coût des ressources, cliquez sur l’Etape 4 du menu. La Figure 3-11 ci-dessous donne un exemple de feuille relative au coût des ressources.

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Figure 3-11 : Définir le coût des ressources sur la feuille correspondante

Reprenez les sous-activités qui ont été définies à l’Etape 3 et examinez quels sont les types de ressources qui seront nécessaires au cours de la mise en œuvre de ces sous-activités. Sur la base de cette analyse, établissez la liste des coûts des ressources requises et définissez-les. Entrez le nom des coûts des ressources recensées dans la première colonne de la feuille de travail sous Description dans les cellules en vert figurant sous l’en-tête le plus approprié (en jaune). Les en-têtes sont uniquement utilisés en tant qu’élément séparateur dans le menu déroulant des coûts des ressources décrit à l’Etape 7. Ces en-têtes ne peuvent pas être édités.

Pour ajouter un nouvel élément de coût des ressources, vous pouvez soit écraser un élément existant soit ajouter un nouvel élément. Pour ajouter un nouvel élément, placez votre curseur sous la ligne où vous aimeriez ajouter le nouvel élément, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande Ajouter un nouveau coût des ressources dans la boîte de commande. Une boîte de dialogue apparaîtra qui demande à l’utilisateur d’indiquer combien de lignes doivent être ajoutées (voir la Figure 3-12 ci-dessous). Dans l’espace prévu, tapez le nombre de lignes à ajouter. Lorsqu’un élément existant est édité ou écrasé, il est important de veiller à ce que la catégorie de coût correcte soit choisie et que l’unité de mesure soit modifiée.

CONSEIL : Pour protéger l’intégrité de l’outil, les éléments constituant les coûts des ressources ne peuvent être entièrement supprimés de la feuille. Comme il a été indiqué plus haut, les descriptions peuvent toutefois être modifiées. Les utilisateurs doivent par conséquent ne pas ajouter d’éléments de coût des ressources à moins qu’ils ne soient relativement sûrs que ceux-ci seront utilisés.

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Figure 3-12 : Insérer les lignes relatives aux coûts des ressources

Pour chaque élément identifié, sélectionnez soit Oui soit Non dans la colonne Activer dans le menu déroulant. Si vous choisissez Oui, ce coût des ressources sera considéré comme activé et apparaîtra dans le menu déroulant utilisé dans l’Etape 7. Le fait de choisir Non désactivera cet élément de coût des ressources. Cette fonction est utile pour permettre aux utilisateurs de ne pas écraser un élément de coût des ressources, au cas où ils souhaiteraient l’utiliser à un stade ultérieur. Pour chaque élément, sélectionnez la catégorie de coût qui lui correspond à partir des catégories de coût du Fonds mondial figurant dans le menu déroulant dans la colonne intitulée Catégorie de coût du Fonds mondial. L’OMS recommande aux pays de s’efforcer de se limiter aux catégories de coût approuvées par le Fonds mondial. Néanmoins, il est possible de créer une nouvelle catégorie de coût. Pour créer une nouvelle catégorie de coût, placez le curseur sous la colonne Description, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande Liste des catégories de coût – ajouter dans le menu. Dans la boîte de dialogue, tapez la catégorie de coût que vous souhaitez ajouter. Cette nouvelle catégorie de coût sera ajoutée à la liste dans l’ordre alphabétique. Lorsque les éléments de coût des ressources peuvent être appliqués à plusieurs catégories de coût, il peut être nécessaire de saisir l’élément plusieurs fois. La seule différence entre les éléments serait la catégorie de coût choisie. Par exemple, les coûts des transports peuvent relever soit de la catégorie de coût « formation » soit de la catégorie de coût « frais généraux ». Dans un tel cas, créez un élément coût des transports sous deux en-têtes différents et sélectionnez les différentes catégories de coût (veuillez noter que les catégories de coût ne peuvent pas par la suite être modifiées à l’Etape 7). Pour chaque élément, définissez et tapez l’unité de mesure dans la colonne Unité de mesure. Il est essentiel de vous assurer que l’unité de mesure correcte est saisie, puisqu’elle déterminera la valeur qui sera entrée à l’Etape 5. Par exemple, l’unité de mesure pour les salaires du personnel peut être soit le salaire par mois, par trimestre ou par an. Les utilisateurs doivent déterminer quelles sont les quantités cibles appropriées à saisir au cours de l’Etape 7, lorsqu’ils définissent les unités de mesure ainsi que tout indicateur directement relié à celles-ci.

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Pour rendre la liste comportant les éléments des ressources plus aisée à lire et à gérer, il est possible de réduire ou d’élargir/développer chaque en-tête et les éléments de coût des ressources qui lui sont associés. Pour élargir ou réduire la liste des éléments des coûts des ressources figurant sous chaque en-tête, cliquez sur le bouton droit de la souris sur l’en-tête concerné et sélectionnez soit la commande Développer la catégorie soit la commande Réduire la catégorie dans la boîte de commande. De la même façon, sélectionnez la commande Afficher tout ou Réduire toutes les catégories pour qu’apparaisse l’ensemble des éléments de coût des ressources de toutes les catégories ou rendre invisibles tous ces éléments de coût. Dans la Figure 3-8 ci-dessus, l’en-tête « Ressources humaines » a été élargi et les en-têtes relatifs à l’assistance technique et à la gestion et à la formation ont été réduits. De la même façon, il est possible de faire apparaître uniquement l’ensemble des coûts des ressources qui sont inactivés ou de montrer uniquement ceux qui sont activés en choisissant les commandes correspondantes.

Attention ! Fonction Copier restreinte. Il n’est possible de copier la description et la valeur d’un élément de coût qu’à partir d’une feuille de calcul distincte. Les catégories de coût activées ou non activées ainsi que les autres cellules fonctionnelles sont protégées et les boîtes déroulantes doivent être utilisées pour sélectionner l’élément adapté.

Une fois que la feuille de calcul a été complétée, elle peut être imprimée ou copiée électroniquement et utilisée pour retrouver les valeurs des coûts des ressources pour des éléments déterminés. Il peut en effet falloir donner certaines parties de la feuille de calcul du coût des ressources à différents services gouvernementaux, à un organisme d’achat ou à d’autres entités fiables pour l’établissement des coûts qui pourront apporter leur aide pour saisir la valeur de chaque élément indiqué. Par exemple, la section relative aux ressources humaines de la feuille de calcul peut être confiée au service chargé des salaires du ministère de la santé qui la complètera. Lorsque le processus est correctement géré et coordonné, une utilisation optimale des ressources peut être obtenue.

3.5.4 Conseils complémentaires concernant la définition des coûts des ressources

L’intérêt d’une approche reposant sur des coûts des ressources uniques tient au fait qu’elle fournit un nombre plus limité d’éléments de coût des ressources à partir desquels élaborer l’estimation des coûts. Elle nécessite également un examen attentif des données relatives au coût des ressources et contribue à assurer une certaine cohérence dans les coûts entre différents organismes de mise en œuvre ou lieux géographiques. Une méthode fréquente pour construire une proposition consiste à réunir des parties de la proposition élaborée par divers sous-bénéficiaires, organismes de mise en œuvre ou zones géographiques. Il peut en résulter des estimations de coût des ressources différentes pour les mêmes éléments de coût lorsque celles-ci ont été transmises par des organismes de mise en œuvre ou des zones géographiques différents.

CONSEIL : Vous pouvez rendre la lecture de la liste des coûts des ressources plus aisée en réduisant les en-têtes dont vous n’avez pas besoin pour le moment. Cela permettra de cacher les éléments de coût qui relèvent de ces en-têtes et rendra plus aisée la navigation dans la liste des coûts des ressources.

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Dans certains cas, ces divergences peuvent être justifiées. Par exemple, le coût de la location d’un lieu où se tiendra un atelier peut varier en fonction de la taille, de la qualité ou du lieu géographique, et le choix du lieu dépendra du nombre de participants. De même, le coût de l’engagement d’un consultant international peut différer, en fonction de son niveau de compétence, de son lieu de résidence, des frais de voyage, etc. Toutefois, si les coûts unitaires estimés par les différents sous-bénéficiaires ou organismes de mise en œuvre diffèrent de façon notable sans raison apparente, cela peut signifier que des erreurs ont été commises ou que certaines estimations de coût ne sont pas réalistes. Dans de tels cas, les utilisateurs doivent soigneusement examiner les données de coût pour déterminer l’origine de ces divergences et les corriger. Faire apparaître de manière précise les différences dans les coûts des ressources sur la feuille récapitulant les coûts des ressources est une opération complexe pour les utilisateurs. Il convient de trouver un juste équilibre entre une différenciation légitime des coûts des ressources et faire en sorte que la liste des coûts des ressources reste de taille raisonnable. Dans la plupart des cas, la méthode privilégiée consiste à arriver à un coût moyen qui reflète le coût moyen de l’article compte tenu des meilleures informations disponibles. Toutefois, lorsqu’il y a des différences évidentes et importantes dans les coûts, en fonction de la qualité, de la situation géographique, de la capacité ou d’autres aspects de l’élément, celles-ci peuvent se traduire par une différenciation des coûts des ressources de l’activité. Par exemple, il est possible d’avoir une entrée pour un lieu de réunion important et une autre pour un lieu de réunion de taille plus modeste, ou encore il peut être nécessaire de différencier les coûts des ressources en fonction de la situation géographique, du fait de différences de coût substantielles entre un lieu et un autre. Dans de nombreux cas, les données relatives au coût des ressources seront disponibles par l’intermédiaire des comptes nationaux, sur la base de dépenses antérieures et des données de coût effectives. Dans de tels cas, une liste relativement complète et précise des coûts des ressources peut être élaborée à partir des données existantes, ce qui peut permettre d’éviter de recourir aux estimations fournies par les sous-bénéficiaires ou les organismes de mise en œuvre.

3.6 Étape 5 : Coûts des ressources et notes de référence

Le principal objectif de l’Etape 5 consiste à mettre la dernière touche à la feuille comportant les coûts des ressources en saisissant une valeur de coût pour chaque élément. Cliquez sur l’Etape 5 dans le menu pour être renvoyé à la feuille des coûts des ressources.

3.6.1 Valeurs des coûts des ressources

Cet outil permet aux coûts des ressources d’être saisis soit dans la monnaie locale soit dans la monnaie de la proposition. L’outil utilise le taux de change saisi à l’Etape 2 pour calculer automatiquement l’autre valeur et donne un total dans les deux monnaies. La Figure 3.9 ci-dessous illustre comment saisir les valeurs des coûts. Les colonnes Prix 2009 en US $/Euro et Prix 2009 en Shillings sont les colonnes pertinentes. L’année et le nom de la proposition et les monnaies locales changeront en fonction de ce que vous avez saisi à l’Etape 2.

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Pour saisir une valeur de coût, allez à l’en-tête Prix [année] en US $/Euro ou Prix [année] en [monnaie locale]. Saisissez une valeur de coût soit dans la monnaie de la proposition soit dans la monnaie nationale pour chaque élément de coût des ressources. Lorsqu’une valeur est saisie dans la monnaie de la proposition, la valeur dans la monnaie nationale est automatiquement calculée (en vert grisé dans la Figure 3-13 ci-dessous). Il en va de même lorsqu’une valeur est saisie dans la monnaie locale – elle est automatiquement convertie dans la monnaie de la proposition. Il n’est pas possible de saisir des valeurs à la fois dans la monnaie de la proposition et dans la monnaie locale. Le programme utilisera uniquement la dernière valeur saisie et traduira cette valeur dans l’autre monnaie. Dans la colonne Dernière monnaie saisie, l’outil indiquera automatiquement dans quelle monnaie la valeur du coût des ressources a été saisie. Figure 3-13 : Insérer les valeurs et les données sources pour des coûts de ressources déterminés

Les valeurs de coût des ressources doivent être saisies dans la monnaie qui est le plus fréquemment utilisée pour désigner et/ou pour acheter cette ressource. Si les éléments du coût des ressources sont habituellement achetés dans la monnaie nationale, alors vous saisirez ces valeurs dans la colonne de la monnaie nationale. Si la ressource est habituellement désignée ou achetée dans la monnaie de la proposition, saisissez la valeur dans la monnaie de la proposition. Par exemple, des éléments tels que les salaires locaux, la location d’un lieu de réunion, les coûts des voyages locaux, les fournitures de bureau, les services essentiels et les services locaux sont le plus souvent désignés et payés dans la monnaie locale. Ces éléments doivent être saisis dans la monnaie locale. Toutefois, des éléments tels que les consultants internationaux, les fournitures et le matériel importés, les produits pharmaceutiques importés, etc. peuvent être désignés et achetés en utilisant des US $ ou des Euros. Les valeurs de coût de ces éléments devront être saisies dans la monnaie de la proposition.

CONSEIL : Entrez les valeurs des coûts soit dans la monnaie de la proposition soit dans la monnaie nationale, mais non dans les deux. La deuxième monnaie est calculée automatiquement en utilisant le taux de change saisi à l’Etape 2.

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Il ne faut saisir des valeurs de coût que pour les éléments de coût qui sont activés. Il n’est pas nécessaire de saisir une valeur pour les ressources inactivées. Même si le système vous permet d’entrer des valeurs de coût pour les ressources inactivées, celles-ci ne seront pas utilisées pour calculer les coûts et les budgets.

3.6.2 Taux de change

Le taux de change saisi à l’Etape 2 peut être modifié à tout moment. Toute modification apportée au taux de change déclenchera un nouveau calcul automatique du budget. Le budget est calculé en multipliant la valeur du coût de la ressource dans la monnaie de la proposition par les quantités cibles (pour le nombre de patients à traiter) saisies à l’Etape 7. Lorsque les valeurs du coût des ressources sont saisies dans la monnaie de la proposition, une modification dans le taux de change n’aura pas d’incidence sur la valeur du coût de la ressource. Toutefois, lorsque la valeur du coût de la ressource a été saisie dans la monnaie locale, une modification du taux de change se traduira par une modification dans le coût de la ressource. Toute modification apportée au taux de change sera répercutée dans l’ensemble de l’outil et se traduira par des changements dans les chiffres globaux du budget.

3.6.3 Tenir compte de l’inflation

Les utilisateurs pourront parfois juger utile d’exclure certains coûts des effets de l’inflation. Par exemple, on peut s’attendre à ce que les prix des médicaments antirétroviraux diminuent au cours du temps. Aussi, il ne serait pas réaliste d’ajuster ces prix pour tenir compte de l’inflation. Il en va de même du matériel informatique, des communications, etc. L’outil comporte une fonction permettant d’appliquer ou non le taux d’inflation par défaut aux différents coûts des ressources. Une fois que la valeur d’une ressource a été saisie, allez dans la colonne intitulée Appliquer l’inflation ? et choisissez Oui ou Non dans le menu déroulant. Si vous choisissez Oui, le taux d’inflation par défaut sera appliqué à la valeur du coût de la ressource au cours de la période couverte par la proposition. Si vous choisissez Non, il en résultera une valeur du coût de la ressource qui sera constante d’une année sur l’autre. Désactivez le taux d’inflation par défaut pour les éléments de coût des ressources dont les prix ne devraient pas augmenter au cours de la période de la proposition.

3.6.4 Notes

Dans certains cas, il est possible de définir un seul élément de coût constant qui regroupe un certain nombre de coûts des ressources. Cela sera expliqué de manière plus approfondie dans l’Etape 6 ci-dessous. Dans cette étape, l’utilisateur doit créer une référence à une note relative au calcul des coûts. Pour créer une telle référence, placez le curseur sur la ligne de l’élément du coût des ressources dans la colonne comportant l’en-tête Note. Cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande Ajouter une note dans la boîte de commande. Cela permettra d’ajouter une référence à une note et créera automatiquement une note vierge relative au calcul des coûts dans la feuille de calcul des coûts totaux (Etape 6). L’Etape 6 ci-dessous décrit comment compléter la note relative au calcul des coûts. Une référence à une note de calcul des

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coûts peut être ajoutée à tout moment, mais le processus remet la valeur des coûts des ressources à zéro et relie la cellule de la valeur à la note. Pour supprimer la référence à la note de calcul des coûts et la note elle-même, placez le curseur sur la référence à la note et cliquez sur le bouton droit de la souris. Sélectionnez la commande Supprimer la note dans la boîte de commande. La renumérotation des notes se fera automatiquement. Pour visualiser la note à partir de la feuille relative au coût des ressources, placez le curseur sur la référence à la note et cliquez sur le bouton droit de la souris. Sélectionnez Visualiser la note dans la boîte de commande. L’utilisateur sera transféré vers cette note relative au calcul des coûts spécifique sur la feuille récapitulative du calcul des coûts totaux des ressources (Etape 6).

3.6.5 Source des données

Il est fréquent que les utilisateurs oublient l’origine d’une valeur de coût particulière ou comment elle a été calculée. À d’autres reprises, un utilisateur différent peut avoir besoin d’utiliser l’outil et d’avoir accès à cette information. Dans de tels cas, il est utile d’avoir conservé une trace du calcul pour s’y référer ultérieurement. La colonne Source des données/informations existe pour permettre à l’utilisateur d’enregistrer d’éventuelles observations sur la source des données relatives au coût des ressources ou les informations utilisées pour le calcul de la valeur du coût des ressources. Pour utiliser cette fonction, entrez la source des données de valeur dans la colonne Source des données/informations sur la droite de la feuille de calcul. Ce champ peut également être utilisé pour saisir des notes ou des informations qui ont trait à la valeur de l’élément de coût.

3.7 Etape 6 : Calculer les coûts des ressources

Comme il est indiqué aux Etapes 4 et 5, l’utilisateur peut définir des éléments de coût qui consistent en une somme de plusieurs coûts. Un exemple typique est par exemple le coût de la formation d’un formateur pendant une journée. Ce coût comprend la somme du coût de l’animateur, de la location du lieu de réunion, des repas, des allocations de voyage et du matériel de formation. Pour arriver au coût de formation d’un formateur pendant une journée, le coût total cumulé doit être divisé par le nombre de formateurs participant à l’atelier de formation. Au lieu d’établir la liste de toutes les ressources nécessaires à la formation chaque fois qu’une formation similaire a lieu, il est beaucoup plus aisé de calculer le coût global une fois puis d’utiliser le coût de la formation par personne par jour. Dans l’outil, le calcul détaillé fera l’objet de la note relative au calcul du coût et sera indiqué dans le cadre de l’Etape 6.

Cette étape est utile pour simplifier le processus de budgétisation et pour éviter de devoir saisir un ensemble de ressources identique de multiples fois. Elle permet aussi à l’utilisateur et à la personne qui revoit le budget de disposer du calcul détaillé de la somme des coûts des ressources. Ce niveau de précision est également nécessaire une fois que la mise en œuvre est lancée et qu’un budget plus détaillé doit être élaboré.

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Si une note relative au calcul du coût est utilisée, il est très important que l’unité de mesure figurant à l’Etape 5 reflète de manière exacte les unités de mesure du coût calculé dans la note.

3.7.1 Utiliser les notes relatives au calcul des coûts

Chaque fois qu’une référence à une note de calcul des coûts est créée dans la feuille de calcul concernant les coûts des ressources au cours de l’Etape 5, une boîte vide relative au calcul des coûts des ressources est créée à l’Etape 6 portant la même indication de note de référence. À l’Etape 6, il est demandé à l’utilisateur d’expliciter le calcul de chaque somme de coûts des ressources.

Le format de la note de calcul des coûts est normalisé mais le contenu de la note est souple. L’utilisateur est libre d’entrer n’importe quelle donnée ainsi que l’unité de mesure, la fréquence et le prix. Un exemple de format standard de ce type de calcul figure à la Figure 3-14 ci-dessous. Dans cet exemple, l’utilisateur a calculé le coût de la conception du matériel de communication. La valeur monétaire totale obtenue sera transférée sur la feuille de calcul relative au coût des ressources (Etape 5) à côté de la référence à la note.

Afin d’ajouter des lignes à la note de calcul du coût des ressources, placez le curseur sur la note en dessous des en-têtes et cliquez sur le bouton droit de la souris. Sélectionnez la commande Insérer des lignes et, dans la boîte de dialogue, entrez le nombre de lignes à insérer. De cette façon, la note peut être agrandie à la taille voulue.

Pour supprimer une ligne, sélectionnez cette ligne et cliquez sur le bouton droit de la souris. Sélectionnez Supprimer la ligne dans la boîte de commande. Pour supprimer l’ensemble de la note, il est nécessaire de revenir à l’Etape 5 et de supprimer la note dans la feuille de calcul relative au coût des ressources (voir ci-dessus).

Dans la boîte de calcul du coût des ressources, décrivez chaque ressource et son unité de mesure. Dans la colonne Quantité, saisissez le nombre d’unités de la ressource requis et, dans la colonne Fréquence, saisissez le nombre d’occurrences. Dans l’exemple ci-dessous, 40 heures (quantité) sont nécessaires pour effectuer la recherche mais celle-ci n’est menée qu’une seule fois (fréquence).

Une fois que « les ingrédients » qui composeront le coût ont été définis, saisissez la valeur de l’élément en faisant bien attention à la manière dont l’unité de mesure a été définie. La logique et les fonctionnalités sont les mêmes s’agissant de la saisie des valeurs des ressources que celles qui ont été décrites à l’Etape 5. Saisissez la valeur de l’élément dans la monnaie locale sauf lorsqu’une valeur en US $ ou en Euro est plus appropriée. Comme il est indiqué ci-dessus, le total de la boîte de calcul des coûts des ressources sera automatiquement transféré vers la feuille relative au coût des ressources (Etape 5) et il n’est pas nécessaire de créer un lien manuellement.

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Figure 3-14 : Exemple de calcul d’une somme de coûts unitaires

Lors du calcul d’une somme de coûts (coûts agrégés), il est extrêmement important de veiller à ce que les valeurs des éléments des ressources correspondent aux unités de mesure indiquées dans la colonne Unité de mesure. Une erreur fréquente consiste à fournir un chiffre correspondant à la valeur du coût de la ressource multiplié par la quantité. Par exemple, supposons qu’un cours de formation de cinq jours soit prévu pour 50 participants, et que l’un des éléments de coût soit l’indemnité journalière de subsistance (per diem) de US $30 pour les participants. L’unité de mesure pour le per diem des participants est indiquée par jour. Dans ce cas, indiquez seulement le chiffre de US $30 pour le per diem dans la colonne du prix en EUR/US $. Ne multipliez pas le chiffre par cinq pour obtenir le coût total par participant. Indiquez le nombre de participants (50) dans la colonne Quantité et le nombre de jours (5) dans la colonne Fréquence.

3.7.2 Coûts par unité

Les utilisateurs peuvent parfois souhaiter exprimer le calcul de la somme des coûts unitaires en un coût par unité de produit obtenu. En prenant l’exemple ci-dessus de la conception de matériels de communication, l’utilisateur peut souhaiter exprimer le coût de la conception en un coût par brochure plutôt qu’en un coût total de conception des matériels. Ou bien le coût d’un atelier de formation peut devoir être exprimé en un coût par personne formée plutôt que sous la forme du coût total de l’atelier. S’il est nécessaire de calculer un coût par unité de produit obtenu, cela peut être fait de deux façons :

• Premièrement, si la note a été complétée pour calculer le coût total de la somme des ressources agrégées, le total doit alors être divisé par le nombre d’unités afin de calculer le coût par unité. Dans la cellule Nombre d’unités qui figure en dessous de la note, entrez le nombre d’unités. Les deux dernières cellules (extrémité droite au bas de la note) indiqueront alors le coût par unité à la fois dans la monnaie de la proposition et dans la monnaie locale. Par exemple, si la note calcule le coût total d’un atelier pour

CONSEIL : Faites très attention à ce que les valeurs des éléments des ressources correspondent exactement à l’unité de mesure indiquée dans la colonne Unité de mesure.

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50 personnes, mais que le coût de la ressource requis soit un coût par participant, saisissez alors 50 en tant que nombre d’unités. Le coût par participant sera ensuite transféré sur la feuille relative au coût des ressources (Étapes 4 et 5).

• Deuxièmement, vous pouvez modifier les unités de mesure dans la note relative aux coûts agrégés pour refléter le coût par unité. Dans l’exemple de l’atelier de formation, l’unité de mesure serait par participant. Veillez à ce que la quantité saisie pour chaque ressource soit calculée sous forme d’une quantité par participant. Par exemple, si un animateur est employé pendant cinq jours et qu’il y a 20 participants, la quantité à entrer à côté du coût des ressources sera 0,05. Cette quantité découle de la division d’un animateur unique par 20 participants. La fréquence resterait de 5 jours pour un atelier de 5 jours. Si la deuxième méthode est utilisée, la cellule Nombre d’unités doit comporter une valeur de 1, qui est la valeur par défaut et qui doit être conservée.

Attention ! – La cellule Nombre d’unités doit toujours comporter une valeur. Lorsque la note relative au coût des ressources agrégées ne calcule pas un coût par unité et que le total de la note relative au coût unitaire doit être transféré sur la feuille relative au coût des ressources (Étape 5), alors le nombre d’unités par défaut doit rester 1. Le fait de supprimer la valeur par défaut aboutira à une erreur de division (#DIV/0!).

3.8 Étape 7 : Définir les éléments des coûts des ressources et les quantités pour les sous-activités

Il s’agit de l’étape la plus complexe du processus d’élaboration du budget de la proposition. Pour compléter cette partie du plan de travail principal et de la feuille d’établissement des coûts, un travail d’équipe est nécessaire, alliant les connaissances du programme des membres du personnel qui sont responsables du programme et du suivi et de l’évaluation, et les compétences en matière de budgétisation du personnel chargé du budget et de l’établissement des coûts. Les utilisateurs doivent être prêts à consacrer beaucoup de temps à cette étape. La logique fondamentale qui sous-tend le plan de travail principal et les feuilles de budgétisation est la suivante : la mise en œuvre des sous-activités consommera des ressources. La consommation de ces ressources engendre des coûts. Dans la plupart des cas, plusieurs types de ressources seront consommées et généreront par conséquent différents coûts de ressources pour chaque sous-activité. Afin de calculer le budget, l’outil multiplie chaque valeur des éléments de coût des ressources par une quantité cible pour chaque période du budget (trimestre). Ce processus mathématique peut être représenté par l’équation v*q*π = c où :

v = Valeur de l’élément de coût de la ressource q = Quantité cible π = Inflation escomptée c = Valeur du budget total pour cet élément de coût pour une période

donnée. Les variables v et π auront déjà été saisies lors des étapes précédentes. Dans l’Étape 7, l’utilisateur doit sélectionner les ressources et estimer la variable q, le nombre d’unités de chaque ressource qui sera nécessaire pour chaque sous-activité pour chaque période budgétaire.

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La somme des valeurs budgétaires pour l’ensemble des éléments de coût des ressources pour chaque sous-activité représente le montant budgétaire total requis pour mettre en œuvre cette sous-activité. Ce montant budgétaire requis est présenté par période budgétaire et sous la forme d’un total pour la période de cinq ans de la proposition. L’Étape 7 est l’étape finale de l’élaboration de la proposition budgétaire. Cette étape rassemble les informations fournies au cours des étapes précédentes afin de mettre un point final au plan de travail principal et à la feuille de calcul des coûts. Une fois que cette étape est achevée, le plan de travail principal et la feuille de budgétisation comporteront l’ensemble des informations requises pour déterminer le coût de la proposition dans une seule feuille de calcul électronique. Les valeurs budgétaires sont automatiquement calculées à partir de cette feuille de calcul et les rapports peuvent être imprimés au cours des Étapes 8 et 9.

3.8.1 Sélectionner les ressources

Il est plus constructif de compléter les coûts dans le cadre logique sous-activité par sous-activité. Pour chaque sous-activité du cadre logique, examinez quelles ressources seront requises pour mettre en œuvre cette sous-activité. Pour sélectionner une ressource, placez le curseur sur la cellule en vert à côté de la description de la sous-activité dans la colonne Composant du coût des ressources. La description par défaut de la cellule verte à laquelle il est fait référence est Sélectionner le coût de la ressource dans le menu. À partir du menu déroulant, sélectionnez l’élément du coût de la ressource adapté. L’outil transférera automatiquement l’unité de mesure, la catégorie du coût et la valeur de l’élément du coût de la ressource sur la feuille de calcul principale. Pour chaque sous-activité, seule une ligne correspondant à un élément de coût des ressources sera initialement visible. Pour ajouter une nouvelle ligne de ressource, placez le curseur sur une cellule de coût correspondant à un élément des ressources dans la colonne intitulée Composant du coût des ressources à côté de la sous-activité dont le coût est établi. Cliquez sur le bouton droit et sélectionnez la commande Ajouter un nouveau coût des ressources pour la sous-activité à partir de la liste de commandes figurant dans la boîte de commande (voir la Figure 3-15 ci-dessous). Entrez le nombre d’éléments de coût des ressources à insérer dans la boîte de dialogue et cliquez sur OK. Répétez le processus qui consiste à choisir un élément de coût des ressources à partir du menu déroulant comme décrit ci-dessus. Pour insérer un nouvel élément de coût des ressources, placez le curseur sur la cellule de l’élément de coût au-dessus de l’endroit où l’élément de coût doit être inséré. Cliquez sur le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Insérer un nouveau coût des ressources pour la sous-activité à partir de la liste de commandes figurant dans la boîte de commande. Saisissez le nombre d’éléments à insérer dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur OK. Un nouvel élément

CONSEIL : Seuls les éléments de coût des ressources activés (voir l’Étape 4) apparaîtront dans le menu déroulant. Ce menu déroulant est présenté dans l’ordre alphabétique sous chaque en-tête. Il n’est pas possible de sélectionner un en-tête. Ces éléments peuvent uniquement être modifiés en revenant au menu et en accédant à la feuille relative au coût des ressources dans les Étapes 4 ou 5.

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de coût des ressources sera inséré en dessous de la position du curseur. Pour supprimer ou déplacer vers le haut ou vers le bas un élément de coût des ressources, répétez le processus ci-dessus et sélectionnez la commande appropriée dans la boîte de commande. Figure 3-15 : Commandes relatives aux éléments de coût des ressources dans le plan de travail principal et feuille de budgétisation

3.8.2 Estimation des quantités

Pour chaque élément de coût des ressources sélectionné, les quantités cibles doivent être insérées pour chaque trimestre au cours des première et deuxième années, et chaque année de la troisième à la cinquième année. Pour saisir les quantités cibles, déplacez-vous vers la droite de l’élément de coût de la ressource et entrez la quantité appropriée dans les colonnes Quantité. Les colonnes Quantité ont été surlignées en vert pour plus de facilité. Examinez avec soin la nature de l’élément de coût et l’unité de mesure lorsque vous saisissez les quantités cibles. Par exemple, supposons qu’un consultant ou qu’un formateur ait été engagé pour effectuer dix cours de formation, chacun d’une durée de cinq jours. Si l’unité de mesure pour la rémunération du consultant est exprimée par jour et que la valeur du coût des ressources est de US $500, la quantité saisie doit être 50 (c’est-à-dire 5 jours pour chaque série de 10 cours de formation). Elle NE doit PAS être, par exemple, de 10 (une par cours de formation) ou de 5 (5 jours pour chaque cours de formation). Entrez les quantités cibles uniquement dans les colonnes relatives aux quantités correspondant au calendrier des activités planifiées. Pour poursuivre l’exemple pris plus haut, si un cours de formation est prévu en novembre de la première année, une quantité de 5 doit être entrée pour

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le consultant/formateur dans la colonne relative au quatrième trimestre Q4. Si l’activité se poursuit au cours du premier semestre de la deuxième année, les quantités correspondantes doivent être saisies uniquement dans les deux colonnes qui correspondent aux deux premiers trimestres de la deuxième année. Si les trimestres des première et deuxième années ne sont pas visibles, placez alors le curseur sur l’en-tête de colonne Quantité totale première année ou Quantité totale deuxième année. Ces cellules apparaissent aussi en vert grisé. Pour voir les colonnes pour chaque trimestre, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande Voir les trimestres. Cela permettra de développer les colonnes et de faire apparaître les trimestres. De la même façon, les trimestres peuvent être cachés tandis que les totaux des première et deuxième années restent visibles. Le fait de masquer les trimestres permet à l’utilisateur de visualiser plus aisément les cinq années en même temps sur le même écran. Une fois que les quantités cibles ont été saisies, l’outil calcule automatiquement le total des coûts des ressources de chaque sous-activité par trimestre, annuellement et pour la période de cinq ans. Les valeurs totales apparaissent aussi par activité, par DPS, par objectif et par but. Il peut y avoir de légères différences dans les chiffres des coûts du fait des arrondissements. Cela ne prête pas à conséquence, étant donné que les totaux refléteront les chiffres exacts.

3.9 Etape 8 : Rapports financiers

Les Etapes 8 et 9 comprennent un simple générateur de rapport. L’Etape 8 permet à l’utilisateur d’imprimer des rapports financiers récapitulatifs, y compris ceux qui sont requis par le Fonds mondial. L’Etape 9 génère un certain nombre de rapports supplémentaires, y compris le budget détaillé et le plan de travail de la proposition. Lors de l’Etape 8, deux rapports financiers standard sont fournis : 1) un résumé budgétaire en fonction des principales activités, et 2) un résumé budgétaire en fonction des domaines de prestation des services et des catégories de coût. Les résumés par domaine de prestation des services et catégorie de coût sont requis par le Fonds mondial et doivent être présentés avec les propositions. Les rapports budgétaires récapitulatifs par domaine de prestation des services et catégorie de coût sont présentés dans le format habituellement demandé par le Fonds mondial. À moins que ces formats ne changent, il doit être possible de faire un simple copier/coller du résultat dans les tableaux figurant dans le document de proposition principal. Le résumé par activité n’est pas demandé pour les propositions au Fonds mondial mais il peut être utile pour analyser les résultats en fonction de chaque activité principale et pour un contrôle de la qualité. Le fait d’appliquer les principes de l’analyse des tendances au rapport d’activité permet fréquemment d’engendrer des discussions utiles avec les parties prenantes et fournit un aperçu précieux pour savoir « où va l’argent ».

NOTE : Au fur et à mesure que l’outil est alimenté en données, il peut être nécessaire d’apporter des changements au cadre logique soit dans la structure soit dans les descriptions. La structure du cadre logique ne peut pas être modifiée à partir de l’Etape 7. L’utilisateur doit retourner dans le menu et accéder au cadre logique par l’intermédiaire de l’Etape 3.

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La Figure 3-16 illustre le menu pour les rapports financiers récapitulatifs. Pour accéder aux rapports, cliquez sur l’Etape 8 dans le menu principal. Cliquez ensuite sur le bouton correspondant au rapport que vous voulez générer. L’outil générera automatiquement ce rapport et l’affichera sur votre écran. Le rapport Budget par DPS et catégorie de coût inclut deux tableaux qui montrent le budget par catégorie de coût et le budget par objectif et DPS, comme l’illustre la Figure 3-17 ci-dessous. Figure 3-16 : Menu des rapports résumés

Figure 3-17 : Rapports budgétaires par catégorie de coût et par objectif et DPS

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Pour imprimer le rapport dans le format par défaut, utilisez les commandes d’impression habituelles d’Excel, par exemple Fichier > Aperçu avant impression > Imprimer. Vous pouvez aussi copier l’ensemble du rapport sur une feuille de calcul dans un nouveau classeur, dans lequel les formats pourront être modifiés et des ajustements effectués selon les souhaits de l’utilisateur avant l’impression. Si les rapports sont copiés dans un classeur distinct, il est important de ne copier que les valeurs puis les formats, dans cet ordre. Pour copier le rapport dans un nouveau classeur, sélectionnez l’ensemble du rapport à copier et cliquez sur l’icône Copier dans la barre d’outils ou bien allez à Édition > Copier. Ensuite, placez le curseur sur la cellule en haut à gauche de la feuille de calcul de destination et, dans Excel 2003, sélectionnez les commandes suivantes : Édition > Collage spécial > Valeurs. Assurez-vous que le curseur reste sur la cellule en haut à gauche de la feuille de calcul puis sélectionnez Édition > Collage spécial > Formats. Dans Excel 2007, après avoir copié le rapport, cliquez sur le menu déroulant Coller du groupe Presse-papiers de l’onglet Accueil puis sélectionnez la commande Collage spécial. Choisissez l’option Valeurs puis cliquez sur OK. Répétez le processus mais sélectionnez l’option Formats et cliquez sur OK. Avant d’imprimer la feuille de calcul, vérifiez toutes les colonnes pour vous assurer qu’elles sont suffisamment larges pour afficher l’ensemble du texte des valeurs. Ajustez les autres données de formatage si nécessaire, choisissez vos préférences d’impression, et imprimez le rapport.

Attention ! Si vous utilisez uniquement la commande Coller, les formats de la feuille de calcul seront aussi copiés, ce qui engendrera des erreurs (« #REF! ») dans le classeur de destination. Veillez à ce que la commande Collage spécial soit utilisée comme il est indiqué plus haut.

Une autre solution pour imprimer le rapport à l’Etape 8 consiste à imprimer l’ensemble de l’outil à partir de la page de couverture dans l’Etape 1. Voir la section 3.11 pour plus de précisions.

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3.10 Étape 9 : Autres rapports

Un certain nombre d’autres rapports ont été inclus dans l’Etape 9. Il s’agit des rapports présentés dans les options du menu dans la Figure 3-18 ci-dessous. Une brève description de chaque rapport figure ci-après. Pour imprimer ces rapports, suivez les instructions présentées à l’Etape 8 ci-dessus ou bien imprimez l’ensemble de l’outil à partir de l’Etape 1 (voir la section 3.11 ci-dessous). Figure 3-18 : Menu des autres rapports

3.10.1 Budget détaillé

Le budget détaillé présente la feuille de calcul principale au niveau des sous-activités et tous les éléments de coût des ressources pour chaque année, par trimestre pour les première et deuxième années. Ce rapport indique toutes les valeurs mais les quantités sont présentées uniquement sur une base annuelle.

3.10.2 Coûts unitaires/informations détaillées

Ce rapport génère la feuille relative aux coûts des ressources. Il est utile de générer ce rapport et de demander l’approbation du client sur les coûts des ressources et l’ensemble des informations apparentées.

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3.10.3 Calcul des coûts unitaires

Il s’agit d’un rapport portant sur l’ensemble des notes de calcul concernant les coûts unitaires complétées au cours de l’Etape 6. Imprimez ce rapport conjointement au rapport sur les coûts unitaires, puisque celui-ci se référera fréquemment aux notes de calcul des coûts unitaires.

3.10.4 Plan de travail de la proposition

Le plan de travail de la proposition présente l’ensemble du principal plan de travail, tous les niveaux étant apparents, depuis les buts jusqu’aux éléments de coût des ressources de chaque sous-activité. Pour chaque élément de coût des ressources, les quantités sont indiquées pour toutes les années et par trimestre pour les première et deuxième années. Le coût total pour la période de cinq ans est également indiqué pour faciliter le rapprochement entre le plan de travail et le budget détaillé.

3.11 Imprimer les rapports types en vue de la présentation À l’Etape 1, une option d’impression a également été créée pour imprimer tous les rapports énumérés dans le tableau ci-dessous dans la Figure 3-19, mais avec des numéros de page qui se suivent, une table des matières et une page de couverture. Cela permet d’imprimer facilement tous les rapports requis pour la présentation de la proposition au Fonds mondial et évite d’avoir à générer et imprimer chaque rapport séparément, ce qui économise à la fois du temps et de l’énergie. Figure 3-19 : Liste des rapports inclus dans l’option d’impression type de l’Etape 1

Table des matières

Numéro de la feuille Nom de la feuille Entrer numéro de l’annexe 1 Introduction et informations générales

Entrer numéro de l’annexe 2 Tableaux budgétaires récapitulatifs par catégorie de coût et domaine de prestation des services

Entrer numéro de l’annexe 3 Budget récapitulatif par activité pour les années 1 à 5

Entrer numéro de l’annexe 4 Budget détaillé pour les années 1 à 5

Entrer numéro de l’annexe 5 Coûts unitaires/informations détaillées

Entrer numéro de l’annexe 6 Calcul des coûts unitaires

Entrer numéro de l’annexe 7 Plan de travail de la proposition

Avant d’imprimer le rapport de l’outil dans l’Etape 1, vérifiez l’exactitude et la cohérence des informations figurant dans les différents rapports. Pour imprimer l’ensemble des rapports du tableau ci-dessus, retournez à l’Etape 1 du diagramme des tâches. Cliquez sur le bouton Imprimer le modèle. L’outil générera les rapports et affichera l’écran d’aperçu avant impression. Revoyez les rapports, vérifiez la mise en page puis cliquez sur la commande Imprimer de la barre d’outils d’Excel. Les rapports comportent un certain nombre de grandes feuilles de calcul résumant le plan de travail et le budget pour la proposition. Étant donné la grande quantité d’informations contenues dans ces rapports, la lisibilité sera meilleure si les rapports sont imprimés en format A3.

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L’avantage que présente l’impression de l’ensemble de l’outil à partir de la commande ci-dessus (par opposition à une impression à partir des menus de rapports présentés dans les Etapes 8 et 9) tient au fait que l’ensemble des rapports seront numérotés de manière suivie. Ce n’est pas le cas lorsque l’impression se fait à partir des menus des rapports.

4. Résolution des problèmes et soutien

4.1 Soutien technique

À un moment ou un autre, les utilisateurs peuvent être confrontés à des problèmes dans l’utilisation de l’outil de planification des activités et de budgétisation. Ces problèmes peuvent avoir diverses origines et peuvent dans certains cas ne pas avoir de lien avec l’outil lui-même. Certaines questions des utilisateurs peuvent avoir trait à la meilleure manière d’utiliser l’outil et d’autres aux possibilités offertes par celui-ci. La première démarche consiste pour les utilisateurs à lire la section pertinente du manuel de l’utilisateur avec soin pour s’assurer qu’ils ont utilisé l’outil de manière correcte et suivi attentivement les instructions. Envisagez aussi d’entrer en contact avec d’autres utilisateurs de l’outil qui peuvent avoir une certaine expérience dont vous pourrez bénéficier. Le fait d’échanger avec d’autres utilisateurs est particulièrement utile pour aborder les questions relatives à la meilleure façon d’utiliser l’outil. Par exemple, débattre avec des collègues de la meilleure manière de structurer le plan de travail et du niveau auquel faire la somme des coûts des ressources permettra souvent d’obtenir la meilleure solution. La deuxième démarche consistera à examiner les points décrits dans la section 4.2 ci-dessous (Résolution des problèmes) pour tenter de résoudre le problème. Si aucune de ces méthodes ne leur permet de parvenir à une solution, les utilisateurs doivent contacter l’équipe de soutien en vue d’obtenir une assistance. Pour ce faire, veuillez contacter le service d’assistance à l’adresse help@sdc.co.za en fournissant une description détaillée du problème et vos coordonnées. Un message de réponse vous sera envoyé dans les 24 heures à compter de la réception de votre demande. Celui-ci soit fournira une solution possible au problème soit accusera réception de votre message et vous indiquera comment procéder pour résoudre ce problème. Lorsqu’un problème survient dans l’utilisation de l’outil et qu’un message d’erreur a été affiché, il est important d’inclure une capture d’écran ou une description détaillée du message d’erreur dans le message électronique que vous envoyez. Cela aidera l’équipe de soutien dans la résolution du problème. Pour créer une capture d’écran du message d’erreur, maintenez la touche Ctrl enfoncée et simultanément appuyez sur le bouton Imprimer Ecran de votre clavier. Ouvrez un document Word vierge et collez la capture d’écran dans celui-ci. Les captures d’écran peuvent être de grande taille et doivent être découpées et réduites pour ne laisser apparaître que le message d’erreur avant d’être incluses dans votre message électronique. Pour découper la copie d’écran, placez-vous sur l’image et cliquez sur le bouton

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droit puis sélectionnez Affichage Image boîte à outils. Cliquez sur l’icône de découpage et utilisez-la pour découper l’image en ne gardant que la partie que vous souhaitez envoyer. Cliquez sur l’image et redimensionnez-la en utilisant les boutons situés sur les côtés et dans les coins de l’image. Une fois que la taille de l’image a été modifiée, joignez-la à votre message électronique ou copiez-la dans le corps du message.

4.2 Résolution des problèmes

L’outil peut répondre différemment en fonction du système d’exploitation (par exemple Windows XP, Vista ou Windows 7) et de la version d’Excel (2003 ou 2007) que vous utilisez. Dans certains cas, il peut y avoir des incompatibilités dans les versions des logiciels qui peuvent engendrer des problèmes. Des solutions possibles aux erreurs les plus fréquentes sont proposées ci-dessous.

4.2.1 Le programme ou certaines fonctions ne répondent pas lorsque j’essaie de les utiliser

Cela peut arriver lorsque les macros ne sont pas activées. Pour vous assurer que les macros sont activées, vous devez fixer les paramètres de sécurité au niveau approprié avant d’ouvrir le classeur. Pour ce faire, vous devez fermer le classeur, puis activer les macros dans le classeur comme cela est décrit dans la section 2.2.3 (Activer les macros) du présent manuel.

4.2.2 L’outil est lent à réagir et les fonctions telles que l’impression des rapports prennent beaucoup de temps

Cet outil comporte une grande quantité de données et requiert une capacité de mémoire et de traitement du système considérable. Exécuter certaines fonctions peut demander beaucoup de temps, même si l’outil fonctionne parfaitement. L’outil devient plus lent lorsqu’il est alimenté avec une grande quantité de données relatives au programme et aux coûts. Certaines fonctions complexes (par exemple la mise à jour de la feuille de calcul principale, la production de rapports, l’ajout d’éléments de planification) peuvent demander 20 à 30 secondes avant d’être exécutées dans un outil entièrement complété. Si l’outil requiert systématiquement plus longtemps que prévu pour l’exécution de tâches ordinaires telles que l’ajout d’éléments de planification ou la production de rapports, cela peut signifier qu’il y a un problème. Celui-ci peut être dû à :

•••• l’utilisation d’un ordinateur qui ne satisfait pas aux prescriptions recommandées ;

•••• le fonctionnement de l’outil en parallèle avec d’autres feuilles de calcul complexes ; ou

•••• l’utilisation d’une feuille de calcul abîmée. Pour trouver une solution au problème de lenteur, veuillez d’abord vous assurer que l’ordinateur utilisé répond aux prescriptions décrites dans la section 2.2.1 ci-dessus. Pour effectuer cette vérification, allez à Démarrer > Panneau de configuration > Système et sécurité. Cliquez sur Système et vérifiez que votre ordinateur ait au moins la capacité décrite ci-dessous :

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Élément Prescriptions en matière de capacité

Excel Excel 2003 ou version ultérieure

Système d’exploitation Windows XP, Vista ou Windows 7

Processeur Pentium 4 ou mieux

Vitesse du processeur 1,69 GHz ou mieux

RAM Au moins 512 MB

Pour vérifier les prescriptions de l’ordinateur dans Windows XP, allez à Mon ordinateur > Panneau de configuration et cliquez sur Système puis sur l’onglet Général. Si vous utilisez Windows Vista ou Windows 7, vous devez disposer d’un processeur plus récent (à double cœur) et d’au moins 3 GIG de mémoire vive. Si ces prescriptions sont satisfaites, essayez de fermer les autres feuilles de calcul et applications qui peuvent tourner tandis que vous utilisez l’outil. Pensez également aux programmes qui ont pu être lancés lors du démarrage et, en consultation avec l’administrateur de votre système, déterminez s’il est possible de désactiver certains programmes. Si ces mesures ne permettent pas de résoudre le problème, veuillez contacter le soutien technique.

4.2.3 Les totaux dans les rapports budgétaires récapitulatifs ne correspondent pas les uns avec les autres

Les rapports budgétaires récapitulatifs utilisent des commandes de recherche pour trouver les entrées correspondant aux catégories de coût et aux domaines de prestation des services et transfèrent ensuite ces valeurs dans les rapports budgétaires. Aucune valeur ne sera transférée si rien n’est sélectionné dans ces catégories, et les rapports budgétaires récapitulatifs ne correspondront pas à la valeur totale du budget de la proposition. Pour vous assurer que les budgets sont corrects, suivez les étapes suivantes : 1. Pour vous assurer que le budget récapitulatif par catégorie de coût est correct, assurez-vous

que vous avez sélectionné une catégorie de coût pour chaque élément de coût détaillé dans la feuille relative aux coûts des ressources (Étape 4).

2. Pour vous assurer que le budget récapitulatif par domaine de prestation des services est

correct, assurez-vous que vous avez sélectionné le nom d’un DPS pour chacun des ensembles d’activités relevant d’un DPS dans le plan de travail et de budgétisation principal (Étape 3).

4.2.4 J’ai collé des données dans une cellule et maintenant je ne peux plus les modifier

Cela peut arriver si les procédures décrites dans la section 2.3.3 ne sont pas suivies lorsque des données sont copiées et collées. Si les simples fonctions copier et coller sont utilisées, vous pouvez copier par inadvertance des formats en même temps que la cellule et ceux-ci seront ensuite verrouillés dans l’outil. Étant donné que le classeur est protégé, vous ne serez pas en mesure de modifier les données figurant dans la cellule par la suite.

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Si cela se produit, vous devrez envoyer un message électronique pour obtenir un soutien technique. Précisez quelles sont les cellules, de quelles feuilles de calcul (c’est-à-dire à quelles étapes), qui doivent être corrigées. L’équipe de soutien technique fera les corrections nécessaires et vous renverra l’outil corrigé.

4.2.5 Lorsque j’effectue une certaine fonction, un message d’erreur d’exécution apparaît

Les erreurs d’exécution se produisent généralement lorsqu’une macro fonctionne et qu’une erreur se produit au cours de l’exécution de la macro. Il existe de nombreux types différents d’erreurs d’exécution qui vont des erreurs mineures qui n’ont pas d’incidence sur le fonctionnement de l’outil à des erreurs plus graves qui peuvent se traduire par un gel du programme et éventuellement la perte de données. Les erreurs d’exécution peuvent être dues à des erreurs dans la programmation des macros mais, dans d’autres cas, il est possible qu’elles soient dues à des incompatibilités de logiciels, c’est-à-dire entre le système d’exploitation et la version d’Excel utilisée. Lorsqu’une erreur d’exécution se produit, il est demandé aux utilisateurs de faire une capture d’écran de l’erreur et d’envoyer un courrier électronique comportant le message d’erreur à l’équipe chargée du soutien, comme il est décrit ci-dessus au point 4.1. Si cela n’est pas possible (le programme est bloqué), veuillez donner des informations sur le message d’erreur, et son numéro, que vous transmettrez par courrier électronique. Les utilisateurs doivent soigneusement noter ce qu’ils s’efforçaient de faire dans l’outil lorsque l’erreur d’exécution s’est produite. Une solution possible peut consister à faire fonctionner l’outil sur un autre ordinateur pour déterminer si la même erreur se produit sur ce deuxième ordinateur. Si l’erreur est causée par une incompatibilité de logiciel sur un ordinateur particulier, cela peut permettre de résoudre le problème et faciliter les travaux ultérieurs sur l’outil. Il est demandé aux utilisateurs d’effectuer des sauvegardes régulières de leur budget de proposition afin de réduire au minimum les éventuelles pertes de données qui peuvent résulter d’une erreur d’exécution.