FASILITAS PEMBELAJARAN PRAKTEK PERKANTORAN DI SMK

YANG EFEKTIF

Ferry Numi Chandrawati,Ss

KOMPETENSI LULUSAN PROG.ADMINISTRASI PERKANTORAN (SMK)

• Memiliki kemampuan mengelola kegiatan kesekretariatan dan administrasi kantor

• Memiliki kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tulisan dengan menggunakan bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris

• Memiliki kemampuan menggunakan komputer dan teknologi yang lainnya untuk menunjang pekerjaanya

• Memiliki kemampuan dalam bidang customer relation • Memiliki kepribadian yang tangguh, sikap mental yang

positif, jujur, bertanggung jawab dan disiplin • Tercapainya kualifikasi kerja level I & II

KUALIFIKASI KERJA NASIONAL INDONESIA(MENGACU PADA JABATAN)

UNTUK LULUSAN SMK

LEVEL 1 :

Melakukan Proses Kerja yang terbatas, pengetahuan dan Ketrampilan kognitif terbatas, jenis pekerjaan berulang, tidak memerlukan kreatifitas, bekerja dibawah pengawasan langsung dan ketat.

LEVEL 2

Melakukan proses kerja dengan prosedur tetap , pengetahuan operasional dan teori dasar, semi terampil , pemecahan masalah yang sudah biasa, dengan ide-ide terbatas, bekerja dibawah pengawasan dan kendali mutu

Contoh pekerjaan :

Staff Administrasi (Sales, HRD,IT Dept dll), Operator telpon ( Calling Center dll), Receptionist , Asisten Sekretaris

TUJUAN PRAKTEK

• IMPLEMENTASI TEORI SECARA AKTUAL

• MENGETAHUI PROSES KERJA

• MENEMUKAN MASALAH DAN MENGATASI MASALAH (RESIKO)

• MEMAHAMI SIKAP KERJA

• TERCAPAI KOMPETENSI SUATU KETRAMPILAN KERJA

PRAKTEK ?

• DIMANA ?

( di laboratorium, dimeja penerima tamu, di ruang guru, di ruang TU)

• SEBAGAI APA?(typist,receptionist,operator,junior secretary)

• BAGAIMANA PROSES PRAKTEK?(typist: keybording skill, phone handling)

• PERLU ALAT APA ?

(mesin ketik, telepone, line telepon,komputer dll)

FASILITAS RUANG PRAKTEK ADMINISTRASI PERKANTORAN

• Laboratorium Perkantoran

• Laboratorium Pengetikan Manual & Elektronik

• Laboratorium Simulasi Bisnis

• Laboratorium Komputer & Network

LABORATORIUM PERKANTORAN

Tujuan kegiatan praktik perkantoran dalam laboratorium adalah untuk memberi pengenalan langsung dari konsep (teori) pengajaran di kelas

ke dalam bentuk kegiatan (ketrampilan) di laboratorium. •Praktik di laboratorium perkantoran anatara lain:a. simulasi bisnis (dengan form-form tertentu)b. kearsipan (praktik mengindex, ekspedisi, dan penyimpanan)c. komunikasi bisnis.d. reprographic (seperti memfotokopi dan menjilid)

•Untuk kelancaran praktik, di samping diselenggarakan di ruang khusus juga dilengkapi dengan:a. seperangkat mebel kantorb. peralatan kearsipanc. peralatan reprographicd. peralatan komunikasi (telephone set, fax, Koneksi internet dan lain-lain)

DENAH SATU SET MEJA KERJA

MONITOR

TELP

COPY HOLDER

TRAY

STATIONARIES

CPU

KEYBOARD

KURSI

Posisi tepat didepan monitor

Mudah dijangkau dan aman

Kursi putar lebih baik

Letakkan disamping

atau bawah meja

Letakkan dimana

tangan kiri mudah

menjangkau

Jarak dengan pandangan mata

min 50 cm

PRINTER

Letaknya Flexible

selama tidak mengganggu

gerakan tangan

Posisi CPU dibawah

meja

-Letakkan CPU ditempat yang AMAN

tidak mengganggu gerakan kaki

ataupun menggangu orang lain

(listrik/kabel)

Posisi Monitor diatas meja

BUKAN

Dibawah /dengan kaca

Pastikan ada cukup tempat untuk menulis

Meja letter L lebih baik

untuk praktek Sekretaris,

Pastikan cukup tempat untuk

menulis

Secara Estetika & Keselamatan Kerja

sebaiknya CPU dibawah meja

LABORATORIUM PERKANTORAN

Yang terbaik penggunaan 1 set meja kerja adalah 1:1

namun jika tidak memungkinkan maka 1:2 namun masing-masing

melakukan praktek dengan alat berbeda

Dok. BTC SMK N 2 SMG

LABORATORIUM MENGETIK

Laboratorium PengetikanLancar mengetik sangat mutlak untuk seoarng sekretaris. Karena itu, untuk mencetak lulusan yang mumpuni ini diberikan praktik mengetik yang meliputi:a. praktik pengetikan dengan 10 jarib. kecepatan mengetikc. pengetikan niaga

LABORATORIUM MENGETIK

1. Lokasi lab mengetik tidak terlalu dengan ruang kelas supaya suara hentakan mesin tidak mengganggu (kecuali lab kedap suara)

2. Ruangan berkapasitas maksimal 20 -30 orang. Idealnya 1 : 20 siswa. Supaya guru tetap dapat intensive memperhatikan siswa

3. Meja peletakan mesin Ketik tidak terlalu sempit namun masih ada tempat untuk menulis atau meletakkan copy holder

MEJA RECEPTIONIST

Dok. BTC SMK N 2 SMG

MESIN FAX & TELPON

1. Sebaiknya ada 2 mesin Fax terkoneksi

2. Pesawat telpon Terkoneksi

FASILITAS PRAKTEK SELAIN LABORATORIUM

1. MEJA PENERIMA TAMU

2. MEJA PENERIMAAN TELPON

3. WORD PROCESSOR

4. PERSIAPAN RAPAT INTERNAL

STANDAR PERALATAN UNTUK FASILITAS PRAKTEK DI SMK

1. Mesin Ketik Manual2. Mesin Ketik Elektronik3. Komputer : Pentium III/IV, DDR 2 , 5124. Koneksi Internet5. LAN : Local Area Network dengan 1 server6. Telepone Intercom (2 arah)7. Printer : minimal Deskjet (bukan dotmatrik)8. Kursi Putar (memudahkan bergerak)9. Copy Holder10. Tray11. Mesin Fotocopy 12. Mesin Jilid13. Meja Receptionist

3 HAL PENTINGFASILITAS PRAKTEK PERKANTORAN AGAR DIGUNAKAN DENGAN EFEKTIF

• PENGELOLAAN TEMPAT PRAKTEK

• PROSEDUR ADMINISTRASI TEMPAT PRAKTEK

• KEAMANAN, KESELAMATAN & KESEHATAN KERJA (K3)

PENGELOLAAN FASILITAS PRAKTEK

1. TERDAPAT PENGURUS FASILITAS PRAKTEK (Penanggung Jawab)

2. PROSEDUR TERPERINCI PEMAKAIAN FASILITAS PRAKTEK

3. ATURAN DAN TINDAKAN ATAS PENGGUNAAN FASILITAS KANTOR

4. PENGATURAN WAKTU PEMAKAIAN FASILITAS

5. LAPORAN KUALITAS & KUANTITAS FASILITAS PRAKTEK SECARA RUTIN KEPADA PIMPINAN INSTITUSI

6. PENGKINIAN FASILITAS DENGAN MENGIKUTI PERKEMBANGAN JAMAN SESUAI BIDANG KERJA

7. PROMOSI FASILITAS PRAKTEK PADA PIHAK EKSTERNAL

ADMINISTRASI FASILITAS PRAKTEK

INTERNAL

MENGISI BLANKO PENGGUNAAN LAB SESUAI JADWAL AJAR

MENDAPATKAN PERSETUJUAN PENGURUS LAB/FASILITAS PRAKTEK

PADA SAAT PENGGUNAAN PENGGUNA MENGISI BLANKO PERSETUJUAN FASILITAS

PENGURUS FASILITAS MENGUMUMKAN PENGGUNAAN FASILITAS PRAKTEK PADA SEMUA PIHAK

EKSTERNALSURAT RESMI PENGAJUAN PADA PIMPINAN INSTITUSI

SURAT DISETUJUI ATAU TIDAK

DISPOSISI PADA PENGELOLA FASILITAS PRAKTEK

PENGURUS MENCEK DAFTAR PENGGUNAAN FASILITAS

PENGGUNA MENGISI FORMULIR KESEPAKATAN PENGGUNAAN FASILITAS ( nama alat, jumlah, durasi pemakaian, persetujuan dll)

SETELAH PEMAKAIAN MENGISI FORMULIR BERAKHIRNYA PENGGUNAAN FASILITAS

KEAMANAN, KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA (K3)

PADA FASILITAS PRAKTEK 1.GARIS BESAR PEDOMAN K3

2. SOSIALISASI K3 PADA SEMUA PENGGUNA FASILITAS. 3. PENGAWASAN PELAKSANAAN K3

Bagi Pengurus Lab

• Setting Listik dan kabel yang aman dan tidak menimbulkan konsleting

• Aliran listrik/kabel tidak mudah terjangkau

• Suara earphone pada telepon tidak terlalu keras

• Bentuk meja dan kursi argonomik sehingga

• Pemakaian Keyboard yang anti RSI (Repetitive strain Injuri)lebih baik

• Jangkauan USB pada PC tidak terlalu jau

Bagi Pengguna:

1. Duduk dengan jarak pandang min 50 cm dari monitor

2. Menggunakan jangakuan tangan kanan untuk mengambil telepon

3. Tidak menarik kabel apapun yang tersambung langsung ke listrik dll

GAMBAR MEJA KERJASEKRETARISCopy

Holder

1 telpon extention

1 direct phone

POSISI RUANGAN

MEJA SEKRETARIS

PADA UMUMNYA BERDEKATAN DENGAN RUANGAN/ MEJA PIMPINAN

Meja Sekretaris

Ruang Pimpinan

TERIMA KASIH