Embed Size (px)
Citation preview
Rapporten er utarbeidet av Sopra Steria AS på oppdrag fra Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)
På nett med læring Virksomhetsarkitektur for felles læringsplattform i staten
2
Innhold
1 Sammendrag ............................................................................................... 5
1.1 Virksomhetsarkitektur og systemstøtte tilpasset virksomhetenes
modenhetsnivå. .................................................................................................... 5
1.2 Organisering og gjennomføring av arbeidet ................................................ 6
2 Innledning – Bakgrunn og mandat........................................................... 7
2.1 Problembeskrivelse ...................................................................................... 7 2.1.1 Avgrensing ............................................................................................. 7
2.1.2 Definisjoner ............................................................................................ 8
2.2 Politiske føringer .......................................................................................... 9
2.3 Oversikt over virksomheter i utvalget ........................................................ 10
2.4 Metode og tilnærming ................................................................................ 11
2.5 Prosjektet og dets leveranser ...................................................................... 11 2.5.1 Prosjektets organisering ....................................................................... 11
2.5.2 Prosjektets leveranser ........................................................................... 11 2.5.3 Understøttelse av estimerte gevinster .................................................. 12
2.6 Prosjektets gjennomføring ......................................................................... 15 2.6.1 Arkitekturprosjektets kommunikasjon internt og eksternt ................... 16 2.6.2 Godkjenningsløp Virksomhetsarkitekturleveransen ............................ 16
3 Teknologi og standarder .......................................................................... 17
3.1 Læringsplattformer ..................................................................................... 17
3.1.1 LMS ..................................................................................................... 17
3.1.2 Kompetansestyringssystem .................................................................. 18
3.1.3 Learning Content Management System ............................................... 19 3.1.4 Course Management System ................................................................ 19 3.1.5 Virtual Learning Environments ........................................................... 19
3.2 Standarder for e-læring .............................................................................. 19
3.2.1 AICC .................................................................................................... 19 3.2.2 SCORM ................................................................................................ 20 3.2.3 Xapi ...................................................................................................... 20 3.2.4 CC / LTI ............................................................................................... 20 3.2.5 CMI-5 ................................................................................................... 21
3.2.6 HTML 5 ............................................................................................... 21 3.2.7 Oppsummering: .................................................................................... 21
4 Kartlegging av nåsituasjon ...................................................................... 22
4.1 Strategi og formaliseringsgrad for læring og kompetansestyring .............. 22
4.2 Det tekniske landskapet for læring og kompetansestyring ........................ 22 4.2.1 Bruk av læringsplattformer og kompetansesystemer ........................... 22
3
4.2.2 Bruk av e-læringsstandarder i staten .................................................... 24 4.2.3 Annen relevant infrastruktur ................................................................ 24
4.3 Situasjonsbilde - Modenhetsmatrise .......................................................... 25
5 Behovsanalyse ........................................................................................... 26
5.1 Funn fra én-til-én-dybdeintervjuer ............................................................. 26 5.1.1 Felles behov i staten og behov for støtte gjennom 3. part .................... 26 5.1.2 Funksjonelle behov .............................................................................. 27 5.1.3 Sluttbrukergrupper ............................................................................... 27
5.2 Utvikling av personas ................................................................................. 27
5.3 Funn fra kvantitativ spørreundersøkelse .................................................... 28 5.3.1 Funksjonelle behov .............................................................................. 28
5.3.2 Integrasjoner ......................................................................................... 29
5.4 Funn fra Co-Creation workshops ............................................................... 29 5.4.1 Beskrivelse av løsningsalternativer ...................................................... 30
5.4.2 Overordnet tilbakemelding på løsningsalternativer ............................. 30 5.4.3 Sammendrag av detaljerte funn fra workshops .................................... 31
5.5 Avgrensninger ............................................................................................ 32
6 Anbefalinger for arkitektur og veikart .................................................. 33
6.1 Innledende vurderinger .............................................................................. 33
6.1.1 Virksomheters modenhetsgrad, implementeringsevne og -vilje .......... 33 6.1.2 Prioritering av behov ............................................................................ 34
6.1.3 Gevinstplan .......................................................................................... 35 6.1.4 Teknisk vurdering ................................................................................ 35
6.1.5 Konklusjon ........................................................................................... 41
6.2 Målbilde for arkitektur og veikart .............................................................. 41 6.2.1 Fase 1 ................................................................................................... 43 6.2.2 Fase 2 ................................................................................................... 45
6.2.3 Fase 3 ................................................................................................... 46 6.2.4 Fleksibilitet vs. Standardisering ........................................................... 47 6.2.5 En vurdering av fasene ......................................................................... 47
6.3 Motivasjonslag ........................................................................................... 49
6.4 Forretningslag ............................................................................................ 52
6.4.1 Planlegging ........................................................................................... 52 6.4.2 Gjennomføring ..................................................................................... 54 6.4.3 Evaluering og rapportering .................................................................. 55
6.5 Applikasjonslag .......................................................................................... 56
7 Veien videre .............................................................................................. 64
7.1 Mulig tidsløp anskaffelse ny læringsplattform .......................................... 64
7.2 Prosjektplan implementering av de tre fasene ........................................... 65
4
7.3 Kort betraktning om fremtidig drift og forvaltning ................................... 67
8 VEDLEGG ................................................................................................ 69
8.1 Vedlegg 1: Intervjuede virksomheter ......................................................... 69
8.2 Vedlegg 2: Intervjuguide til første intervjurunde ...................................... 70 8.2.1 Målsetning med intervju ...................................................................... 70 8.2.2 Metode ................................................................................................. 70 8.2.3 Input til intervju guide .......................................................................... 70 8.2.4 Spørsmål kategorier ............................................................................. 71
8.2.5 Detaljert spørsmålsguide ...................................................................... 71 8.2.6 Kartlegging av behov, samlet under intervjuene: ................................ 73
8.3 Vedlegg 3: Behovskartleggingsskjema - Spørreundersøkelse ................... 74
8.3.1 Spørsmål: ............................................................................................. 74 8.3.2 Resultater ............................................................................................. 80
8.4 Vedlegg 4: Planverk og illustrasjoner «Co - Creation» arbeidsfase .......... 86 8.4.1 Idéworkshop for generering av elementer i løsningen ......................... 86
8.4.2 Co-Creation workshops ........................................................................ 88
8.5 Vedlegg 5: Forretningslag – utvalgte brukerscenario .............................. 100 8.5.1 Utvalgte brukerscenario for prosessen «planlegging» ....................... 100 8.5.2 Utvalgte brukerscenario for prosessen «gjennomføring» .................. 102
8.5.3 Utvalgte brukerscenario for prosessen «evaluering og rapportering»102
8.6 Vedlegg 6: Evaluering av (utvalgte) læringsplattformer ......................... 103
8.7 Vedlegg 7: Mulige statlige kandidater Drift & Forvaltning .................... 104
8.8 Vedlegg 8: Detaljeringsmatrise Brukerpersonas – CMMI ...................... 105
5
1 Sammendrag Denne rapporten oppsummerer sentrale funn, observasjoner og anbefalinger for mulige framtidige
virksomhetsarkitekturer i statlig forvaltning når det gjelder å etablere en felles plattform for bruk,
deling og gjenbruk av digitale opplæringsprogrammer.
1.1 Virksomhetsarkitektur og systemstøtte tilpasset virksomhetenes modenhetsnivå.
Statlige virksomheter er i denne rapporten kategorisert i tre nivåer hva gjelder modenhet med
tanke på etablering og anvendelse av kompetansestyring og systemer for å understøtte
organisasjonens kompetanseprosess og medarbeiderutvikling. De tre modenhetsnivåene betegner
vi «I startblokka», «Godt i gang» og «Etablert». Disse nivåene finner vi igjen i rapportens
behovsanalyse, og relevant funksjonalitet i et kompetansestyringssystem er utledet fra disse
nivåene.
Figuren nedenfor viser hvordan vi har gruppert virksomhetenes modenhetsnivå og
fasene/modellene som er utledet av disse.
De tre nivåene/fasene kan implementeres simultant eller sekvensielt.
I første fase tilbys tilgang og deling av allerede produserte e-læringskurs. Dette antas å sikre en
«betydelig andel» av det totale gevinstomfanget, slik dette omfanget er beskrevet i den
samfunnsøkonomiske analyse som «Program for satsing på digital opplæring» bygger på.
Statlige virksomheter som hører hjemme på det høyeste modenhetsnivået, hvor arbeidet med
(strategisk) kompetansestyring og tilhørende verktøystøtte har kommet lengst, understreker
6
behovet for hurtig tilgang på den funksjonalitet som finnes i fase/funksjonsområde 3. Fase 3 tilbyr
funksjonalitet som er mest relevant for modne virksomheter. Prosjektet har satt opp en tentativ
tidsplan for implementering av de tre fasene, tidsplanen er satt opp uten dyptgående kjennskap til
arbeidsomfang for den enkelte fase.
Prosjektet har gjort en overfladisk evaluering av utbredte læringsplattformer i utdanningssektoren
og Difis egen interimplattform, sett opp mot vår anbefalte funksjonalitet for samtlige av de tre
fasene/funksjonelle områdene.
Totalt sett er det vår vurdering at denne rapportens foreslåtte funksjonalitet for en felles
læringsplattform ivaretar statlige virksomheters sentrale behov tilpasset virksomhetenes
modenhetsnivå når det gjelder kompetansestyring, den understøtter ivaretakelse av estimerte
samfunnsøkonomiske gevinster for digital læring, og bidrar til programmets mål om å legge til
rette for fellesløsninger1.
1.2 Organisering og gjennomføring av arbeidet
Prosjektarbeidet har i all hovedsak blitt gjennomført i 2.kvartal 2015. Prosjektet har hatt ukentlige
møter med programledelsen, og rapportering på Tid, Kost, Kvalitet og Risiko har vært gjort
månedlig. Mottager og godkjenningsinstans for rapporten er programmet ved programleder Tone
Kastnes. Seksjon for arkitektur i Difi har vært konsultert om føringer for leveranseformater mv. i
prosjektets innledende fase, samt innspill gitt til avsluttende rapport.
Programmets referanse- og faggrupperinger har vært benyttet som dialogpartnere og representanter
for statsforvaltningen2.
Ved siden av programmets etablerte samhandlingsstruktur mot ulike deler av statlig og kommunal
forvaltning har prosjektet hatt dialog med utvalgte virksomheter. En representant for Kommunal-
og moderniseringsdepartementet har deltatt i deler av denne dialogen. Intervjuer og arbeidsmøter
mellom prosjektet og virksomhetene (24 stk.) har vært den sentrale arbeidsformen. Prosjektgruppa
har alt i alt møtt virksomhetene i fire større omganger. Konkurransegrunnlag for virksomhetsarkitekturarbeidet, styrende dokumentasjon i programmet
(gevinstkartlegging særskilt), samt IT-politiske føringer i offentlig sektor har lagt føringer for
denne rapporten og oppdraget i sin helhet.
1 PROGRAM FOR SATSING PÅ DIGITAL OPPLÆRING I STATEN, kap.2 (prosjektnr 14/50)
2 Difi-strategien 2012-2015, kapittel 3.2
7
2 Innledning – Bakgrunn og mandat Prosjektet «Læringsplattform – Arkitektur og standardisering» inngår i det fireårige programmet
for satsing på digital opplæring. Den endelige målsetningen for programmet er å etablere en felles
plattform for bruk, deling og gjenbruk av digitale læringsobjekter3.
Formålet med prosjektet er å etablere et veikart for en infrastruktur som skal fungere som en stabil
plattform og møte behovene identifisert i de andre «fagrettede» prosjektene.
2.1 Problembeskrivelse
Hovedoppgaven er å kartlegge og modellere forretningslag og applikasjonslag for de sentrale
prosessene, tjenestene, funksjonene og applikasjonskomponentene i samarbeid med de andre
delprosjektene i programmet, både med tanke på å utarbeide et bilde av dagens sitasjon (as-is
arkitektur), samt bidra til en eller flere målarkitekturer (to-be).
Det er videre ønskelig å gjenbruke aktuelle e-læringsplattformer, komponenter og format som i
dag er i bruk i forvaltningen, samt utnytte/samkjøre med tilsvarende løsninger fra den tradisjonelle
utdanningssektoren i så stor grad som mulig.
Arbeidet med arkitekturen inkluderer også problemstillinger relatert til strategisk
kompetansekartlegging og utvikling. Dette gjelder både fra et sentralt perspektiv, der man kan
sette inn sentrale tiltak som felles læringsobjekter, men også fra den enkelte organisasjons
synspunkt der man har behov for å drive mer målrettet kompetanseutvikling.
2.1.1 Avgrensing
Difis primærmålgruppe er statsforvaltningen4. Programmets referanse- og faggrupperinger har
vært benyttet som dialogpartnere og representanter for Difis primærmålgruppe. Kommunesektoren
har vært representert ved at programmets referanserådsmedlem fra KommIT har deltatt i sentrale
arbeids- og statusmøter hvor behovsanalyse, observasjoner og funn har vært omhandlet. I tillegg til
dette har prosjektet hatt dialog med noen utvalgte virksomheter ved siden av programmets
etablerte samhandlingsstruktur mot ulike deler av statlig, og kommunal forvaltning. En full
oversikt over de virksomheter som prosjektet «Læringsplattform – Arkitektur og standardisering»
har hatt dialog med gjennom tidsperioden 15.feb. – 15.mai finnes i vedlegg 8.1.
3 Konkurransegrunnlag minikonkurranse sak nr. 14/00789, kapittel 3
4 Difi-strategien 2012-2015, kapittel 3.2
8
2.1.2 Definisjoner
Forkortelser,
terminologi
Beskrivelse
«CMMI» Capability Maturity Model Index. En kvalitativ skala hvor det
beskrives et såkalt modenhets- eller profesjonalitetsnivå for en
arbeidsprosess. Arbeidsprosessen karakteriseres ut fra seks ulike
aspekter ved den enkelte arbeidsprosess, og modenhetsnivået for hvert
av de seks aspektene.
Design Thinking Design Thinking er en praktisk, brukerorientert og prototypedrevet
innovasjonsmetodikk, som kombinerer kreativ og analytisk tilnærming
til problemstillinger. Design Thinking-metoden brukes til utvikling av
nye produkter, tjenester, opplevelser, forretningsmodeller eller nye
prosesser. Design Thinking er grunnleggende tverrfaglig, og kobler
design, teknologi og økonomi i et effektivt og virkningsfullt
problemløsningsverktøy. Design Thinking undervises bl.a. ved Stanford Design School og Darden School of Business. I Norge har region Bergen inngått et samarbeid med flere høgskoler
for å starte et undervisningsprogram i Design Thinking.
LMS En læringsplattform (Learning Management System) er et program for
administrasjon, dokumentasjon, sporing, rapportering og levering av
elektronisk undervisningsteknologi (også kalt e-læring), utdanning,
kurs eller opplæringsprogrammer. (Se ellers kap. 3.1
Læringsplattformer)
Kompetansestyring Kompetansestyring […] innebærer etablering og vedlikehold av en
virksomhetsfelles kompetansekatalog, identifisering av
kompetansekrav per stilling og kartlegging av medarbeidernes
kompetanse. Disse elementene benyttes så til gapanalyser for
identifisering av kompetansebehov og styring av kritisk kompetanse i
virksomheten5.
Bufetat Barne-, ungdoms- og familieetaten.
Organisert i et direktorat og fem underliggende regioner. Barne-,
ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir) er det øverste organet i
Barne-, ungdoms- og familietaten (Bufetat). Bufetat er underlagt
Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet.
DFØ Direktoratet for økonomistyring
DSB Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap
DSS Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon
FHS Forsvarets Høgskole
HOD Helse- og omsorgsdepartementet
5 Sluttrapport etablering av kompetanseplattform, kap. 3.2 ver1.0 21.des.2010
9
KD Kunnskapsdepartementet
KKE Difis kurs- og konferanseenhet
«KommIT» Program for IKT-samordning i kommunesektoren. KommIT ble
opprettet av KS i mai 2012, og skal gå ut 2015.
Programmets visjon:
«En samordnet kommunal sektor leverer digitale tjenester som gir
innbyggere og næringsliv et reelt digitalt førstevalg.
[…]KommIT skal operasjonalisere digitaliseringsstrategien for
kommunesektoren gjennom samordningsoppgaver av forvaltnings- og
utviklingsmessig karakter for kommunesektoren selv, men også for å
stå styrket sammen mot en lite samordnet stat[…]»
KRUS Kriminalomsorgens utdanningssenter
OED Olje- og energidepartementet
PHS Politihøgskolen
POD Politidirektoratet
UD-UKS Utenriksdepartementet – Utenrikstjenestens kompetansesenter
UDI Utlendingsdirektoratet
70:20:10 Hovedinnholdet i læringsprinsippet “70/20/10” er:
70 prosent av læringen skjer på jobb gjennom erfaring
20 prosent av læringen skjer gjennom andre (kolleger, leder osv.)
10 prosent av læringen skjer gjennom formell utdannelse og kursing
2.2 Politiske føringer
Program for digital læring har følgende mandatelementer6 som Arkitekturprosjektet har en sentral
oppgave i gjennomføringen av:
«Etablere og implementere en felles læringsplattform for læring og kompetansestyring»
Sentrale føringer for Arkitekturprosjektet finnes også i Programmets mål7:
«Etablere en felles læringsplattform for formidling og administrasjon av kompetansetiltak,
e-læring og blandingsformer med IKT.»
«Etablere standarder og systemer av teknisk og funksjonell karakter for å kunne få til
kunnskapsdeling og gjenbruk av digitale læringsprogrammer.»
Statens personalhåndbok 2015:
1.7 Statens kompetansepolitikk
6 PROGRAM FOR SATSING PÅ DIGITAL OPPLÆRING I STATEN, Mandat. (prosjektnr 14/50) kap. 1.
7 PROGRAM FOR SATSING PÅ DIGITAL OPPLÆRING I STATEN, Mandat. (prosjektnr 14/50) kap. 2.
10
Staten er avhengig av kvalifiserte og motiverte medarbeidere for å kunne yte befolkningen og
næringslivets tjenester med høy kvalitet. For å være en attraktiv, konkurransedyktig og
kvalitetsbevisst arbeidsgiver må staten - både sentralt og i virksomhetene - legge til rette for
kompetanse- og karriereutvikling for medarbeiderne. Den enkelte virksomhet bør utnytte
mulighetene til å bli en «lærende organisasjon», bl.a. gjennom læringsintensive jobber, en
systematisk kunnskapsdeling og ved å tilby opplæring, etter- og videreutdanning. Dette krever
fokus på involverende personalledelse med dialog omkring utviklingsbehov og ønsker mellom
leder og den enkelte medarbeider, og gode partsforhold. Samtidig må den enkelte ta ansvar for
egen kompetanse- og karriereutvikling.
For å lykkes med kompetansepolitikken bør den enkelte virksomhet satse på fleksible og gjerne
individuelt tilpassede tiltak - internt og i samarbeid med eksterne ressursmiljøer. Tiltakene bør
baseres på systematisk kartlegging av behov og evaluering av tidligere læringsresultater.
Virksomhetene bør også gjøre bruk av e-læring og IKT-støttede læringsformer. Dette vil være mer
hensiktsmessig utnytting av ressurser og mer effektiv bruk av virkemidlene.
2.3 Oversikt over virksomheter i utvalget
I de seneste vurderingene av hva som er potensiell målgruppedekning for satsingene er det lagt til
grunn en antagelse om et omfang av 111 virksomheter8.
Vi har tatt med 24 statlige virksomheter i
behovsanalysen. Utvalget ble tatt på bakgrunn av
virksomhetenes involvering i programmet gjennom for
eksempel deltagelse i programmets referanseråd,
faggruppe teknisk eller faggruppe læring. I tillegg har
vi valgt ut flere departementer, direktorater, etater og
øvrige statlige virksomheter, for å oppnå et mer
representativt utvalg. Det ble da valgt virksomheter
med et antatt stort kompetansebehov og interesse for
programmet, samt virksomheter som programmet
allerede var i kontakt med.
Fordeling blant de 24 virksomhetene som ble intervjuet i forbindelse med gjennomføring av
behovsanalyse, var følgende: fire departementer, sju direktorater, to etater, to
tilsynsorganisasjoner, fire utdanningsinstitusjoner og sektorer og fem øvrige statlige virksomheter.
En del av virksomhetene som ble intervjuet er utdanningsinstitusjoner (Politihøgskolen, Forsvarets
Høgskole, KRUS og Universitets- og Høgskolesektoren), eller virksomheter som har en ekstern
skolevirksomhet knyttet til seg (DSB’s brannskole, Difis kurs- og konferanseenhet).
8 «Notat: Hvordan etablere en læringsplattform for å stimulere til kunnskapsdeling og gjenbruk og skape et bedre
digitalt læringstilbud og –miljø», kap. 5.1. (Difi)
11
Hvordan kompetanse styres i studievirksomheten versus intern organisasjon og stab, er ofte ganske
ulikt. Studievirksomheten har en profesjonell, strategisk og strukturert tilnærming til
kompetanseutvikling hos studentene, og bruk av læringsplattformer (LMS-er) er godt etablert. E-
læring brukes også i stor grad. I intern virksomhet er det derimot ofte ikke etablert en strategi for
kompetansestyring og det er ofte heller ikke implementert systemstøtte. Vi har derfor valgt å dele
opp disse virksomhetene i «studiedelen» og «intern organisasjon» og betraktet disse separat. I
kartlegging av to-be bilde har vi valgt å fokusere på den interne organisasjonens behov.
2.4 Metode og tilnærming
Metodikk benyttet i prosjektet har vært følgende:
Prosjektadministrasjon- og gjennomføring: Her har sentrale elementer fra
prosjektveiviseren vært benyttet.
I vår metodiske tilnærming til analyse og utvikling av design for virksomhetsarkitektur har
vi brukt elementer fra Design Thinking metodikk som åpent dybdeintervju, generering av
innsikt gjennom personas, strukturerte teknikker for brainstorming og idégenerering,
kategorisering, visualisering, co-creation og raskt og enkel prototyping gjennom story
boards.
Bestemmelse av kontaktede statlige virksomheters modenhetsnivå: Som et utgangspunkt
for behovsanalyse og overordnet kravspesifikasjon har prosjektet benyttet «Capability
Maturity Model index» (CMMI). Vha. CMMIs metodikk er de statlige virksomheter vi har
vært i dialog med blitt definert i ulike hovedkategorier. Denne kvalitative vurderingen
indikerer derfor den enkelte virksomhets nåværende nivå innenfor områdene
Kompetansestyring og Medarbeiderutvikling. Nåværende modenhetsnivå gir følgelig også
en indikasjon på hvor langt «frem» det er for den enkelte virksomhet til et nivå hvor
Kompetansestyring og Medarbeiderutvikling er planmessig styrt og kontrollert.
2.5 Prosjektet og dets leveranser
Prosjektet har vært gjennomført i perioden 15.jan – 1.mai, med full bemanning fra medio februar.
2.5.1 Prosjektets organisering
Bemanningen har vært som følger:
Vidar Degrum, Prosjektleder Sopra Steria 15.jan – 1.mai. Ca. 50 prosent stilling.
Rune Kjørlaug, Løsningsarkitekt Difi 15.jan – 1.mai. Allokeringsandel har variert gjennom
prosjektets tidsperiode.
Stefano Ciccarelli, Virksomhetsarkitekt Sopra Steria medio feb – 1.mai. Ca. 70 prosent stilling.
Andrea Kümmerle, Virksomhetsarkitekt Sopra Steria medio feb – 1.mai. Ca. 70 prosent stilling.
2.5.2 Prosjektets leveranser
Tabellen under angir (hoved)leveranser for prosjektet «Læringsplattform – Arkitektur og
standardisering»
12
Leveransenavn Leveransebeskrivelse
1.1 Fange opp erfaringer Formål: Sikre at prosjektet trekker på tidligere
erfaringer slik at man kan identifisere og bruke beste
praksis og unngå å gå i samme fallgruver som andre
har gjort tidligere.
1.2 IT-politiske føringer Formål: Virksomhetsledelsen må vurdere hvilke IT-
politiske føringer som er relevante å ta hensyn til i
prosjektet, samt hvordan det er tenkt at disse skal
ivaretas.
(1.3 Interessentanalyse) Interessentanalysen er en understøttende leveranse til
øvrige leveranser i prosjektet
1.3 Utfordringsbilde Formål: Angi leveransenes rammebetingelser:
Føringer fra programmets mandat. Gevinstplan.
Teknologiske trender.
2.1 Overordnet funksjonelt målbilde Formål: Beskrive hvordan prosjektets
produkter/leveranser er tenkt anvendt i
organisasjonens forretningsprosesser for å oppnå
nyttevirkninger
2.3 Konkretisering arkitekturteknisk
målbilde
Formål: Sikre forståelse av hvordan prosjektet
tilfredsstiller virksomhetens tekniske IKT-strategier og
hvordan relevante IT-politiske føringer er ivaretatt
2.5.3 Understøttelse av estimerte gevinster
Det er utarbeidet en gevinstrealiseringsrapport9 for programmet. Den beregner gevinster for hele
programmets virkeområde, og ikke kun for prosjektet «Læringsplattform – Arkitektur og
standardisering»: (heretter benevnt «Arkitekturprosjektet»)
Hovedaktivitetene i programmet er å:
utvikle og produsere flere sentrale, digitale opplæringstiltak
etablere og implementere en felles læringsplattform for læring og kompetansestyring
establere en tydelig sentral enhet som pådriver og fasilitator for kunnskapsdeling i staten
Rapporten angir videre en grafisk fremstilling av fem hovedområder for estimerte gevinster for
programmet:
9 Satsing på digital læring i staten – kartlegging og måling av gevinster: Rapport versjon 1.0 16.des.2014 Rambøll
Management Consulting
13
Arkitekturprosjektet har en større eller mindre rolle å spille i hver av disse fem gevinstområdene.
Kolonnen lengst til høyre i tabellen nedenfor beskriver hvordan (estimerte) gevinster er
transformert inn i prosjektet som arkitekturmessige føringer.
GEVINSTKART FOR SATSINGENHovedforutsetning og hovedtiltak:
Etablere nødvendig forankring og eierskap hos ledelsen i den enkelte virksomhet
Tiltak for å realisere ønskede gevinster
Mellomliggende gevinster Sluttgevinster
Erstatte lokale kurs med fellesstatlige e-læringstilbud
Bedre rapportering
Legge til rette for innholdsdeling
Økt fleksibilitet
Bedre styringsinformasjon
Økt tilgang til læringstilbud
Økt læringseffektivitet
Bedre total ressursbruk til kompetanseutvikling i staten
Økt kvalitet på læremidlene
Færre virksomheter produserer kurs i samme tema
Bedre arbeidsdeling
Bedre kompetansestyring i staten
Økt kvalitet på opplæringstiltak
Reduserte kostnader - innhold
Optimalisert kostnadsstrukturReduserte investeringer
Reduserte reinvesteringer
D
D
V
V Ansvar: Den enkelte virksomhet Ansvar: Difii
Gjennomgå interne kostnader for innholdsproduksjon
Etablere og bruke felles møteplasser
Legge til rette for dialog mellom utviklingsenhet(er) og virksom-hetene
Måle kvaliteten av læringstilbudene
E-l
ærin
gsku
rs i
fell
es t
em
aer
V
V
Identifisere kompetansebehov
Utarbeide kompetansestrategi
Lage helhetlige læringsløp
Sikre samsvar mellom kursutvikling og felles behov
Gjennomgå intern kursportefølje
V
V
V
D
D
D
V
Sluttgevinst Mellomgevinst
Gevinstkategori
Resultat Indikator
Arkitekturprosjektets rolle i gevinstrealiseringen
Beskrivelse av forventet sluttgevinst/mål/nytteeffekt for prosjektet
Beskrivelse av forventet mellomliggende gevinst/mål/ nytteeffekt for prosjektet
Gevinstkategori
Parameter for måling av gevinst
Økt læringseffektivitet
Økt fleksibilitet Effektivitet Antall brukere
av felles e-
læringstilbud
Tilgjengeliggjøring av kurs for
nedlasting til virksomhetenes
«eget» LMS. Økt tilgang til
læringstilbud
Effektivitet Forholdstallet
mellom antall
14
delte kurs og
antallet delbare
kurs
Felles LMS-portal etablert for
statlige virksomheter uten eget
LMS
Bedre kompetansestyring i staten
Bedre
styringsinforma
sjon
Kvalitet Opplevd kvalitet
fra
spørreundersøkel
se
Hensiktsmessig rapportering
etablert i felles LMS-portal:
kursevaluering, tester, eksamener,
etc. …
Vurdere prosess og funksjonalitet
for å håndtere spørreundersøkelse/
analyse ved sluttevaluering e-
læring/kurs.
Vurdere prosess og funksjonalitet
for å håndtere spørreundersøkelse/
analyse ved sluttevaluering av e-
læring/kurs.
Økt kvalitet på opplæringstiltak
Økt kvalitet på
læremidlene
Kvalitet Brukernes
opplevelse av
eget
læringsutbytte
Vurdere prosess og funksjonalitet
for å håndtere spørreundersøkelse/
analyse ved sluttevaluering av e-
læring/kurs.
Bedre total ressursbruk for kompetanseutvikling i staten
Færre
virksomheter
produserer kurs
i samme tema
Effektivitet Antall kurs som
produseres i
samme temaer
Felles LMS-portal etablert for
statlige virksomheter (uten eget
LMS).
Hensiktsmessig funksjonalitet for
kurssøk slik at virksomheter kan
identifisere allerede eksisterende
kurs. Mulige søkeindikatorer/tags:
formål, innhold …
Bedre
arbeidsdeling
ved
kursutvikling
og –
gjennomføring
Effektivitet Forholdstallet
mellom antall
delte kurs og
antallet delbare
kurs
Omfordelte kostnader
Reduserte
kostnader for
innholdsproduk
sjon
Økonomi Antall dublerte
kurs Tilgjengeliggjøring av kurs for
nedlasting til virksomhetenes
«eget» LMS.
Felles LMS-portal etablert for
statlige virksomheter (uten eget
LMS).
Hensiktsmessig funksjonalitet for
kurssøk slik at virksomheter kan
identifisere allerede eksisterende
kurs. Mulige søkeindikatorer/tags:
Formål. Innhold,…
Reduserte
investeringskos
tnader
Økonomi Antall LMS
Reduserte
reinvesteringsk
ostnader
Økonomi Antall LMS
15
2.6 Prosjektets gjennomføring
Prosjektets tidsakse, milepælsleveranser og tilhørende dialog mot virksomhetene er vist nedenfor.
Leveranser (i blått) er forklart under kap. «1.5.2 Prosjektets leveranser». Det gis en kort beskrivelse av
innhold og utkomme av de ulike møtene avholdt med (statlige) virksomheter (gule objekter). Røde objekter
angir milepæler for prosjektets leveranser, og er sådan ikke selvstendige leveranser.
Oppgave/Leveranse
Oppgavens/Leveransens beskrivelse
«Møte 1» Innledende møter med virksomheter. (Full oversikt over virksomheter man har hatt dialog
med gjenfinnes i vedlegg 8.1)
Målsetting:
* Kartlegge nåsituasjonen (As-Is)
* Bygge brukerinnsikt:
* Avdekke både uttalte og ikke-uttalte behov for felles tjenester for digital læring i
staten
* Avdekke bakenforliggende motivasjon for avgjørelser som er tatt eller planer man
har knyttet til kompetanse og læring
«Møte 2» Målsetting:
* Lage en prioritert oversikt over behov
Denne kontakten med virksomhetene ble gjennomført i form av et detaljert spørreskjema
hvor virksomhetene ble bedt om å prioritere et sett med forhåndsdefinerte funksjoner i et
LMS. Prioriteringen virksomhetene kunne velge mellom var «Må ha», «Bør ha», «Kan ha».
(For en detaljert oversikt over samtlige funksjonelle behov virksomhetene ble bedt om å ta
stilling til, se vedlegg 8.3)
«Møte 3» I denne møteserien ble virksomhetene bedt om å ta stilling til ulike overordnede funksjonelle
systemskisser. Metodikken som ble anvendt er referert som «co - creation». Denne
tilnærmingen ga et verdiøkende bidrag ift. foregående møteserier. Dette skyldes at «co –
creation-møtene» legger opp til å tenke utenfor de mer fastlagte rammer og premisser som
virksomhetene ble bedt om å ta stilling til i møteserie 1 og 2. Ergo, møteserie 3 la opp til at
virksomhetene selv ville komme opp med momenter utover de som allerede var behandlet i
møteserie 1 og 2. (For en detaljert oversikt over metodikk og resultater fra workshop, se
vedlegg 8.4)
16
«Møte 4» Møte 4 ble gjennomført som et enkelt plenumsmøte mellom Arkitekturprosjektet og
virksomhetene. Intensjon og formål handlet om en presentasjon av (overordnede)
observasjoner og funn, og tilhørende konklusjoner og anbefalinger. Møte 4 bygget da
naturlig nok på erfaringer høstet i de foregående møteserier 1, 2 og 3. Resultatet av møtet var
mindre justeringer i konklusjoner og anbefalinger knyttet til veikartleveransen.
2.6.1 Arkitekturprosjektets kommunikasjon internt og eksternt
Eksternt:
Interessentanalysen utarbeidet for Arkitekturprosjektet viste at alle relevante interessenter ville være dekket
gjennom dialog med programmets deltagere, arbeids- og statusmøter med (statlige) virksomheter, og ellers
sporadisk avsjekk/dialog mot forefallende interessenter i randsonene av Arkitekturprosjektet. Det er følgelig
ikke utført formell kommunikasjon fra Arkitekturprosjektet mot eksterne interesser. (Utover den dialogen og
samarbeidet som har vært mot (statlige) virksomheter referert som møte 1-4 nevnt under foregående
delkapittel.)
Internt:
Internt i programmet har det vært avholdt ukentlige møter mellom programmets sekretariat, programleder og
prosjektleder for Arkitekturprosjektet.
Arkitekturprosjektets medlemmer (se kap. 2.4.1) har møttes ukentlig.
Virksomhetsarkitektene og prosjektleder gjennomførte i perioden 7.april til prosjektets avslutning daglige
standups, hvor smidig metodes tre standardspørsmål ble besvart av den enkelte.
2.6.2 Godkjenningsløp Virksomhetsarkitekturleveransen
Det er Program for satsing på digital opplæring i staten ved Tone Kastnes som er den formelle mottager og
godkjenningsinstans for arkitekturleveransen. Prosjektet har gjennom leveransene «1.1 Fange opp
erfaringer» og «1.3 Interessentanalysen» (se kap 2.4.2) identifisert interessenter for godkjenningsprosessen.
Arkitekturleveransens ulike roller for produksjon og godkjenning er vist nedenfor:
Rolle i akseptanseprosessen: «HUKI»
Rolle. Person Periode for kontakt og avklaring
Hovedansvarlig Programleder Digital læring. Tone
Kastnes (Difi)
Avsluttende fase av prosjektet.
Arkitekturleveransen fremlagt for
gjennomgang/kvalitetssikring
Utførende Virksomhetsarkitektene Stefano
Ciccarelli og Andrea Kümmerle
(begge Sopra Steria)
Konsultert Seksjonsleder Arkitektur Difi Bjørn Holstad. Virksomhetsarkitekt Mehran
Raja (Difi)
Innledende fase av prosjektet.
Kartlegging av føringer hva gjelder
malverk, leveranseformat, mv.
Informert Løsningsarkitekt Rune Kjørlaug (Difi) Løpende gjennom hele prosjektets
levetid
17
3 Teknologi og standarder
3.1 Læringsplattformer
I det følgende gis det en beskrivelse av tilgjengelige typer læringsplattformer og teknologi som brukes.
3.1.1 LMS
Et LMS er optimalisert for levering av elevledet og integrert læring, og kan inneholde støtte for tilrettelagt
og instruktørledet trening og utdanning. Dens primære fokus er dog ofte å håndtere og levere asynkron e-
læring, selv om mange av de store LMS for bedrifts- eller akademisk bruk også tilbyr verktøy for å
administrere tradisjonell klasseromsbasert og instruktørledet opplæring.
Følgende generelle funksjoner er normalt levert av et LMS10:
Sikkerhet – Autentisering og autorisering av tilgang til kurs, studentposter, og administrative
funksjoner.
Registrering – finne og velge ut eller tildele kurs, læreplaner, etc. ved elever og deres veiledere.
Dette kan inkludere instruktørledede klasser.
Kurstilbud – on-demand tilgang av læringsinnhold og erfaringer til elever.
Samhandling – elevinteraksjon med innhold og kommunikasjon mellom elever, instruktører,
kursansvarlige, samt mellom læringsobjekter og LMS (eks. SCORM objekter kommuniserer med
LMS-et).
Evalueringer – administrere vurderinger og innsamling, sporing og lagring av vurderingsdata, med
ytterligere tiltak iverksettes (muligens i andre systemer) basert på resultatene av vurderingen. Mange
LMS inkluderer muligheten til å skape vurderinger, dvs. lage evaluerings- og spørreskjema i tillegg.
Tracking – sporing av elevdata inkludert fremgang på et forhåndsdefinert sett av treningsmål og
krav, spesielt i forhold til obligatorisk trening/sertifisering (for eksempel compliance trening).
Rapportering - uttrekk og presentasjon av informasjon til administratorer og interessenter om elever
og kurs, inkludert den informasjonen som er sporet, som beskrevet ovenfor.
o Journalføring - lagring og vedlikehold av data om elever: Progresjon og prestasjoner.
Tilrettelegging for gjenbruk – søking og kombinasjoner av kurs og muligens deler av kurs for
levering i ulike læreplaner og læringsspor (dette er et mer fremtredende trekk ved LCMS (learning
content management system) men kan inkluderes i et LMS).
Personliggjøring og profilering – konfigurasjon av LMS-funksjoner, grensesnitt og funksjonalitet for
elever og administratorer til å tilpasse innhold og layout til å matche personlige preferanser,
organisatoriske behov, etc.
Data og informasjonsutveksling – utveksling av data med eksterne systemer: Brukerdata for
overføring til et HR system, e.l.
Administrasjon – sentralisert styring av alle funksjoner
Oversikt over markedet for LMS11:
IKT-støtten til administrasjon av læringsprosesser er i sterk endring. I utdanningssektoren utfordres de
tradisjonelle LMS-ene av løsninger som integrerer andre aktører som Facebook, Google Docs og
bloggverktøy som Wordpress til en helhet. En annen endringsdriver er det raskt voksende tilbudet av online
studieprogrammer og MOOCs.
En del av de store aktørene prøver nå å åpne sine læringsadministrasjonssystemer for å legge til rette for nye
arbeidsformer. Blant disse er:
10 http://www.adlnet.gov/wp-content/uploads/2014/12/Choosing-an-LMS-1.pdf
11 SATSING PÅ DIGITAL LÆRING I STATEN - KARTLEGGING OG MÅLING AV GEVINSTER, vedlegg 2. ver1.0 des-14. Rambøll Consulting
18
• Moodle
• Desire2Learn
• Instructure Canvas
• Pearson OpenClass
Figuren under viser markedsutviklingen for LMS i sektor for høyere utdanning i USA:
3.1.2 Kompetansestyringssystem
Et kompetansestyringssystem (på engelsk Competency Management System, CMS) er vanligvis forbundet
med, og kan omfatte, et Learning Management System (LMS). Et CMS tenderer til å ha en mer
flerdimensjonal og helhetlig tilnærming enn et rent LMS, og omfatter verktøy som kompetansestyring,
kompetanse(gap)analyse, karriererådgiving, samt kompetanseanalyse og profilering12.
Næringsliv og forvaltning har andre krav enn undervisningssektoren: Opplæringsprogrammene er
gjennomgående mindre og mer målrettede, og det er behov for bedre oppfølgningsrapporter enn hva UH-
sektoren krever. Da blir gode rapporteringsmuligheter et sentralt utvalgskriterium, og tett integrasjon mot
HR-systemet en konkurransefordel. Følgelig er kompetansestyringssystemer mest etterspurt i næringslivet
og private bedrifter, og denne sektoren domineres av andre leverandører enn skole- og
undervisningssektoren.
De største aktørene er13:
• Cornerstone On Demand,
• Saba
• SumTotal and
12 http://en.wikipedia.org/wiki/Competency_management_system
13 SATSING PÅ DIGITAL LÆRING I STATEN - KARTLEGGING OG MÅLING AV GEVINSTER, vedlegg 2. ver1.0 des-14. Rambøll Consulting
19
• SAP SuccessFactors
To nyere aktører:
• Expertus med expertus-one
• Elearingforce med SharePoint LMS
3.1.3 Learning Content Management System
LCMSs er nært knyttet til LMS, og gir mye av den samme funksjonaliteten med tillegg av forfatterverktøy.
Fokuset i et LCMS er etablering, gjenbruk, administrasjon og levering av læringsinnhold. Dette står i
kontrast med logistikken rundt administrering av elever, administrering av læringsaktiviteter og
kompetansekartlegging som tilbys av et LMS. Et LCMS fokuserer på ledelse av læringsobjekter mens et
LMS styrer læringsprosessen som helhet. LCMS inkluderer ofte LMS-funksjonalitet, en undersøkelse finner
at 3 av 4 gjør nettopp dette14. Et LCMS inkluderer generelt følgende funksjoner (som vanligvis ikke finnes i
et LMS):
Versjonskontroll av filer og / eller innholdsobjekter
Evne til å håndtere ulikt og komplekst innhold. Dette inkluderer navigasjonskontroller, utseende, mv.
Web-grensesnitt direkte til innholdsfilene i LCMS depotet
Brukerroller og privilegier for å manipulere innhold
Katalogisering (gjennom metadata tagging) for å muliggjøre oppdagelsen av innholdsobjekter og /
eller filer
3.1.4 Course Management System
CrMS er mest brukt i høyere utdanning. Det primære fokus for CrMS er å håndtere alle aspekter av
instruktørledet klasseromsundervisning. Det kan inkludere muligheten til å levere elevledede kurs, men disse
er vanligvis supplerende eller er underordnet de instruktørledede kursene. Som beskrevet tidligere,
innlemmer mange LMS i noen grad CrMS funksjonalitet og vice versa, siden mange bedrifter ønsker å
administrere sin instruktørledede læring og e-læring i ett system.
3.1.5 Virtual Learning Environments
Det er mange programvareverktøy utviklet for generelle web-baserte virtuelle møter og samarbeid. VLE
(også kalt virtuelle klasserom) er en undergruppe av disse. Det primære fokus for VLE er å levere, og til en
viss grad, administrere virtuell instruktørledet læring (enten synkron eller asynkron). De kan også inneholde
støtte for asynkron elevledet e-læring. VLE er generelt mer rettet mot det formelle pedagogiske miljøet
snarere enn samarbeidstrening. VLE blir også brukt mye for MOOCs 15.
Merk: «Integrated Environmental Solutions» (IES) som simuleringer, virtuelle verdener, mv. kan også
benevnes virtuelle læringsmiljøer.
3.2 Standarder for e-læring
3.2.1 AICC
Den første e-læringsstandarden. Den ble utviklet av "Aviation Industry CBT Committee" (AICC), og er godt
forankret. Mange selskaper støtter fortsatt AICC-standarden innenfor sine produkter.
"AICC spesifikasjoner er vanligvis laget for å være generelle (ikke bare rettet mot luftfartsindustri), slik at
læringsteknologileverandører kan spre sine kostnader over flere markeder og dermed tilby produkter til
14 http://www.adlnet.gov/wp-content/uploads/2014/12/Choosing-an-LMS-1.pdf, kap. 4.2
15 MOOC: «Massive Open Online Courses»: Utdanning (ofte fra (aner)kjente læresteder tilgjengelig via web. Eks: Coursera, Udacity, edX
20
lavere kostnad. Denne strategien har resultert i at AICC spesifikasjoner har bred aksept og relevans såvel
innenfor som utenfor luftfartsindustrien"16
AICC-standarden har gått gjennom flere revisjoner, men har ikke blitt oppdatert på over et tiår. AICC har
flere underspesifikasjoner (AGRs) for å håndtere ulike typer medier, men den eneste av betydelige relevans i
dag er AGR CMI001, også kjent som AICC-HACP.
3.2.2 SCORM
AICC-spesifikasjonen la grunnlaget for SCORM, som støttes av The Advanced Distributed Learning
Initiative (ADL). ADL er finansiert av det amerikanske forsvarsdepartementet.
«SCORM» (Sharable Content Object Reference Model) er et sett med tekniske spesifikasjoner for
distribuert undervisning, spesielt siktet inn mot e-læring via web.
SCORM-standarden spesifiserer enn generell struktur for organisering av læremoduler (innhold) og bruker
XML til å definere et generelt dataformat for presentasjon av slikt innhold via web. Målet med dette er stor
grad av gjenbruk av kursinnhold og godt samspill mellom LMS (Learning Management Systems) på
Internett.»17
En av de viktigste fordelene med SCORM er interoperabilitet. En kursdesigner kan bygge en e-
læringsmodul, pakke det som SCORM, og alle LMSer som støtter SCORM skal kunne importere, kjøre og
spore modulen.
Det finnes i dag to primære versjoner av SCORM, 1.2 og 2004. Versjon 1.2 støttes av de fleste forfatter- og
LMS-verktøy. Versjon 2004 har en mer begrenset utbredelse.
SCORM krever at innholdet (kurset) startes fra en SCORM kompatibel, web-basert applikasjon. Med økt
bruk av mobile enheter, har dette vist seg å være en vesentlig begrensing.
3.2.3 Xapi
Experience API eller TinCan spesifikasjonen er også forvaltet av ADL.
The Experience API "er en e-lærings programvarespesifikasjon som tillater både innhold og læringssystemer
å kommunisere med hverandre slik at alle typer læringserfaringer kan spores. Læringserfaringer blir
registrert i Learning Record Store (LRS).
LRSs kan eksistere innenfor et tradisjonelt Learning Management System (LMS) eller på egenhånd."18
Tin Can tar utgangspunkt i at brorparten av voksenopplæring skjer utenfor klasserommet og legger til rette
for å spore «alle» aktiviteter, og ikke bare de oppgavene som løses i et formalisert kurs.
Man kan koble en FitBit til en TinCan-applikasjon og måle progresjon av en idrettsutøver mot forskjellige
treningsopplegg, eller koble en gjenopplivningsdukke til en TinCan-applikasjon, for å analysere hvordan
studentene gjennomfører hjerte-lungeredning.
Med Xapi er det lett å spore nesten enhver online-aktivitet.
3.2.4 CC / LTI
Common Cartridge and Learning Interoperability (CC / LTI) spesifikasjonene vedlikeholdes av IMS Global
Learning Forum. De er utbredt innen den akademiske arena, men har ikke hatt samme suksess utenfor
denne.
Common Cartridge- (CC) pakker er veldig like SCORM-kompatible pakker, men kan ha funksjoner som
vanligvis finnes i LMS produkter, som supplerende filer og diskusjonsfora. I hovedsak forsøker CC å gå
over selve leksjonen (per SCORM) og dekker hele spekteret av "digitalt kursmateriell'. En CC-pakke kan
være et kurs, en leksjonsplan, en vurdering eller en kombinasjon av alle tre.
16 http://en.wikipedia.org/wiki/Aviation_Industry_Computer-Based_Training_Committee
17 http://en.wikipedia.org/wiki/Sharable_Content_Object_Reference_Model
18 http://en.wikipedia.org/wiki/Experience_API_(Tin_Can_API)
21
Generelt kan LTI-kompatible verktøy kobles direkte til LTI-kompatible LMS-er, uten behov for
tilpasninger.
Visjonen med LTI- standarden er at alle pedagogiske programmer (dvs. e-bøker, graderingsverktøy, etc.)
kan kobles til et LMS. LMS-et blir da brukt for å styre brukerens e-læringsløype, dvs. til å kontrollere
tilgang til læringsmidler og til å registrere brukerens handlinger.
En tredje standard som vedlikeholdes av IMS er Question and Test Interoperability (QTI), som er en
undergruppe av CC selv. Altså, hvis et LMS støtter QTI, kan den importere et QTI dokument og LMS-et vil
"bygge quiz" automatisk. QTI ser ut til å få godt fotfeste i både akademia, næringslivet og offentlig sektor,
men er fortsatt i et tidlig stadium i forhold til "topp tre".
3.2.5 CMI-5
I tillegg til å delta i utviklingen av SCORM og Xapi-spesifikasjonene, har AICC også startet utviklingen av
CMI-5 som i dag forvaltes av ADL.
Hensikten med CMI-5 er å kombinere de beste delene av AICC, SCORM, og Xapi inn i en mer robust
erstatning for SCORM og AICC spesifikasjoner.
Xapi sikter mot læring utenfor klasserommet, men er lite egnet for tradisjonell e-læring. SCORM leverer bra
på strukturert e-læring men har begrenset støtte for nye teknologier og læringsmodeller.
CSI-5 bruker Xapi som data- og kommunikasjonslag og kombinerer funksjonalitet av AICC og SCORM-
spesifikasjoner for å kunne tilby den beste e-læringsopplevelsen, uansett læringsmodell eller teknologisk
plattform.
3.2.6 HTML 5
HTML5 er en standard som får økt utbredelse innen e-læring. Det brukes i dag som standard for mobile
plattformer og blant annet som erstatning for Flash. Difi har tatt i bruk HTML5 som standard i e-lærings-
sammenheng. Leverandører av e-læringskurs som leverer kurs til Difi, skal støtte HTML5 i tillegg til
SCORM.
3.2.7 Oppsummering:
AICC spesifikasjonen er fortsatt støttet, spesielt i eldre LMS-systemer, men ikke lenger vedlikeholdt.
SCORM er fortsatt veldig aktuell og relevant, med to restriksjoner: sporing på tvers av domener (et sjeldent
tilfelle) og kompatibilitet med mobile teknologier.
Xapi som standard er fortsatt i støpeskjeen, men anses som lovende. Xapi er IKKE "neste generasjon av
SCORM ', men leverandørene av e-læringsprodukter har vist betydelig interesse for denne spesifikasjonen.
CC/LTI har noen fordeler, men er foreløpig begrenset til akademiske miljøer. Den relaterte QTI
spesifikasjonen kan få økt vekst, men bare hvis LMS-produsenter ser nytten i å støtte spesifikasjonen. Den
betydelige veksten av online universiteter og MOOC (Massive Online Open Courses) kan utbrede
innarbeidelse av CC/LTI utenfor det akademiske markedet.
CMI-5-spesifikasjonen ser lovende ut, men veksten er avhengig av støtte fra leverandører og at markedet ser
fordeler fremfor Xapi som har et betydelig forsprang.
Konklusjon:
En sentral e-læringsløsning bør støtte minst SCORM (1.2 og 2004), HTML5 og Xapi og ha mulighet for å
støtte CC/LTI hvis den blir populær i fremtiden.
22
4 Kartlegging av nåsituasjon
I denne kvalitative undersøkelsen ble det gjennomført én-til-én dybdeintervjuer med personal- og/eller
kompetanse/opplæringsansvar, i noen tilfeller også IT-ansvarlige i de respektive virksomhetene. En nærmere
beskrivelse av intervjumetoden finnes i vedlegg 8.2.
4.1 Strategi og formaliseringsgrad for læring og kompetansestyring
Basert på svarene gitt i intervjuene kan virksomheter grovt deles inn i tre kategorier når det gjelder graden
av formalisert kompetansestyring i organisasjonen.
På den ene siden finner vi virksomheter hvor mye av kompetansebyggingen i organisasjonen er
basert på uformelle og ofte individuelle ad-hoc tiltak. Opplæring er i liten grad formalisert og heller
ikke styrt fra sentralt hold. HR-funksjonen er i liten grad en formell pådriver for kompetansebygging,
men mer en administrativ funksjon som støtter individuelle tiltak.
På den andre enden av skalaen finner vi virksomheter som i høy grad har formalisert og sentralisert
kompetansestyringen. De har en tydelig og forankret kompetansestrategi og nødvendig intern
kompetanse - samt at organisasjon og prosesser er på plass - for å sette strategien ut i praksis.
I midten finner vi en gruppe med virksomheter som har begynt å fokusere på kompetansestyring og
har målsetning om å jobbe mer strategisk med kompetanseutvikling. Det finnes ikke nødvendigvis en
utarbeidet kompetansestrategi, men det finnes en større grad av systematisering og sentral styring av
kompetansetiltak i virksomheten. Virksomheten har ofte egne kompetanseansvarlige som pådrivere
for en mer strategisk tilnærming.
Bruk av 70:20:10 og fasilitering av uformell læring
70:20:10 modellen beskriver hvordan læring foregår i en organisasjon, nemlig at det kun er 10 prosent av
læringen som skjer gjennom formelle kurs, mens henholdsvis 20 prosent og 70 prosent skjer gjennom
samhandling med kolleger og gjennom den daglige jobben.
Flere virksomheter refererte under intervjuene til 70:20:10 og deres ønske om å kunne formalisere og
understøtte ikke kun 10-prosentdelen, men også 20- og 70-prosentdelen. Noen virksomheter har etablert
mentor og «skygge-på-jobb»-ordninger og mange bruker nano-læring fra Jungle Map for å understøtte
læring «på jobben». En fellesnevner for de fleste virksomhetene var dog at man stort sett hadde god kontroll
og systematisering av den formelle 10 prosentdelen, men at man manglet prosesser og systemer for å
understøtte og fasilitere den mer uformelle læringen, som tross alt utgjør størsteparten av læringen i
organisasjon i dag. Det var et uttalt ønske om å kunne etablere verktøy for å støtte opp under kollega-til-
kollega erfaringsdeling og oppmuntring til og oppfølging av uformelle læringstiltak.
4.2 Det tekniske landskapet for læring og kompetansestyring
Vi finner også store forskjeller blant virksomheter når det gjelder det tekniske landskapet for
kompetansestyring og –utvikling. Det er igjen mulig å dele virksomhetene i tre overordnete kategorier:
Virksomheter uten systemstøtte på kompetanse- og læringsområdet, og som opererer stort sett med
manuelle prosesser
Virksomheter med noe systemstøtte, ofte et LMS eller et enkelt kursadministrasjonssystem. Noen
bruker også intranettet til å forvalte kurstilbudet
Virksomheter med full systemstøtte for kompetansestyring
4.2.1 Bruk av læringsplattformer og kompetansesystemer
23
Verktøystøtte for Learning Management:
50 prosent har ikke et LMS
Nanolæring fra JungleMap er aktivt brukt av minst 25 prosent av de intervjuede virksomhetene
Virksomheter som har LMS bruker Saba (3), Inspera (2), Ransel (1), CrossKnowledge (1), Mintra
(1), Moodle (1)
Utdanningsinstitusjonene og virksomhetene med skolevirksomhet bruker It’s Learning, Fronter eller
Hypernet® fra IST
Verktøystøtte for medarbeiderutvikling:
Mer enn 50 prosent har ikke verktøystøtte for medarbeiderutvikling, men opererer ofte med manuelle
skjema.
7 av 24 har verktøystøtte. Det brukes i hovedsak Dossier, dernest Saba, Catalyst 1 og SAP Learning
Solution.
Hos 4 virksomheter er det ikke kartlagt verktøystøtte for medarbeiderutvikling
Verktøystøtte for kompetansestyring:
Kun ca. 25 prosent av virksomhetene har verktøystøtte for kompetansestyring. Hos noen er dette kun
i bruk til en viss grad og ikke alle virksomheter bruker systemet fullt ut.
Virksomheter som har verktøystøtte for kompetansestyring bruker Saba, Dossier og SAP
HR/Learning Solution.
Det er med ett unntak de samme virksomhetene som har støtte for medarbeiderutvikling som også
har støtte for kompetansestyring, og det brukes de samme systemene til begge områdene.
4.2.1.1 Behovsdrivere for anskaffelse / ønsket anskaffelse
De største drivere som får virksomheter til å vurdere anskaffelse av en læringsplattform og/eller et
kompetansestyringssytem er økende sertifiserings- og opplæringsbehov, et ønske om å heve kvaliteten på og
formalisere kompetansetiltak i organisasjonen, samt et ønske om å effektivisere kostnaden som brukes på
kompetansetiltak.
Virksomheter som allerede har implementert
systemer for administrasjon av læring og/eller
kompetansestyring har angitt følgende drivere for
anskaffelsesbeslutningen:
Virksomheter som i dag ikke har systemer for
administrasjon av læring og/eller
kompetansestyring har angitt følgende drivere for
anskaffelsesbeslutningen:
Sertifiseringsbehov (3)
Kvalitetsheving og formalisering av
kompetanse (2)
Kostnadseffektivisering (2)
Geografisk spredning av ansatte
nødvendiggjør sentral plattform for deling
av læringsressurser (2)
Strategisk løft
Strategisk kompetansestyring
Kompetansekartlegging
Understøtte profesjonell
kompetanseplanlegging
Utgående support for eksisterende system
Strategisk løft
Kvalitetsheving
Kostnadseffektivisering
Pågående omorganisering som krever en
sentralisert tilnærming til kompetanse i
virksomheten
Store prosjekter medfører store
opplæringsbehov
Ønske om kompetansekartlegging
Mangler verktøy for kursadministrasjon
Rapporteringsbehov
24
Mulighet for å samle alle kompetansetiltak
et sted
Deling av innhold
Diskusjonsgrupper
Mobile løsninger
Høy rotasjon av ansatte medfører økt behov
for kompetansestyring
Strenge forskrifter fra tilsynsmyndigheter
Behovet ble drevet nedenfra opp
Fleksibilitet og tilgjengelighet
«Samle innholdet et sted» og «ha oversikt over og følge med på kursgjennomføring av medarbeidere» ble
også i senere spørreundersøkelse nevnt som viktige drivere.
4.2.2 Bruk av e-læringsstandarder i staten
SCORM er formatet som er hyppigst brukt blant de virksomhetene som benytter e-læring som en del av sine
kompetansetiltak. Herunder er det SCORM 1.2 som er oftest brukt, så SCORM 2004.
Det bør dog nevnes at kjennskap til e-læringsstandarder og formater er sterkt varierende blant
virksomhetene. Det har ofte kun vært virksomhetene som selv produserer innhold, som har et forhold til type
standard. Virksomheter som kjøper inn e-læring eksternt eller bruker e-læring fra eksterne tilbydere (for
eksempel fra Difi), har ofte ikke noe forhold til selve formatet som e-læring er pakketert i.
Andre formater som er i bruk hos enkelte virksomheter er HTML 5 samt MP4-format for distribusjon av
video.
4.2.3 Annen relevant infrastruktur
4.2.3.1 HR systemer
12 av virksomhetene svarte at de bruker SAP HR via DFØ. Andre systemer som brukes er Dossier, Agresso,
Inspera eller egenutviklede løsninger. I rekrutteringssammenheng brukes som oftest Webcruiter eller
Easycruit.
4.2.3.2 Internettilgang – lukket versus åpent nett og mulighet for skytjenester
Når det gjelder tilgang til internett, så melder 11 virksomheter at de har åpen tilgang til internett fra sin
arbeidsplass. Fem virksomheter jobber på lukket nett, men har samtidig tilgang til internett.
Når det gjelder skytjenester, svarer syv av de intervjuede virksomhetene at skytjenester er tillatt i deres
virksomhet, mens fem svarer nei på dette spørsmålet. Fem vet ikke om skytjenester er tillatt.
Prosjektet vurderer virksomhetenes ulike versjoner og varianter av infrastruktur, teknologi og plattformer
som overkommelige for å ta i bruk e-læringskurs. Dette begrunnes med følgende:
- For virksomheter med eget LMS eller med planer om å investere i eget LMS, så vil e-kurs kunne
importeres til eget LMS, og kjøres i eget nettverk. Dette vil redusere/eliminere tilgangsproblemer for
eksterne datakilder relatert til et såkalt lukket nett.
- For virksomheter uten eget LMS/uten planer om eget LMS, så vil e-kurs kunne kjøres via en (evt.)
sentral løsning. Tekniske krav til e-kurset/SCORM objektene er av nøktern karakter, og typisk
begrenset til at virksomheten må benytte nettlesere som er allment utbredt i statlig forvaltning. For
virksomheter på lukket nett må det da vurderes om intern informasjonssikkerhet kan ivaretas ved å
åpne for e-kurs kjørt i nettleser mot en evt. ekstern LMS-installasjon. Vi nevner under hånden at
enkelte virksomheter i dag med et lukket nett har planlagt en oppmyking av tilganger for lyd, video
25
mot eksterne parter, samt at de samme virksomheter så det som en akseptabel løsning å tillate egne
ansatte å kjøre eksterne e-kurs via private nett.
4.3 Situasjonsbilde - Modenhetsmatrise
Basert på situasjonsbildet av virksomhetenes organisatoriske og tekniske modenhet for kompetansestyring,
har prosjektet valgt å kategorisere virksomheter etter modenhetsgrad for å visualisere variasjon i landskapet.
Prosjektet har da foretatt en skjønnsvurdering og plottet virksomheter i en matrise med følgende
dimensjoner:
Modenhetsnivå i organisasjonen for arbeidet med kompetansestyring og medarbeiderutvikling
Modenhetsnivå når det gjelder verktøystøtte for kompetansestyring og medarbeiderutvikling
Vi har valgt å fjerne navnene på virksomhetene, da prosjektets kvalitative vurdering av den enkelte
virksomhets profesjonalitetsnivå sammenlignet med andre virksomheter ikke er hovedpoenget med figurens
kategorisering. Derimot er formålet med kategoriseringen å få frem variasjonene i virksomhetenes
modenhetsnivå. Disse variasjonene i modenhetsnivå er bestemmende for hvilke funksjoner i et LMS
virksomheten vektlegger. Difis utfordring er følgelig å tilby en tjeneste og en systemløsning som i
tilstrekkelig grad tilfredsstiller de ulike funksjonelle behovene de tre hovedgruppene av virksomheter
etterspør («i dag»).
Matrisen viser også en trend, hvor det forventes en utvikling («i morgen») hvor virksomhetene beveger seg
oppover til høyre: Dvs. at virksomhetene plassert ytterst til venstre (lav modenhetsgrad på begge
dimensjoner) vil bevege seg oppover mot høyre (høy grad av modenhet innenfor begge dimensjoner).
Som nevnt tidligere er det også i denne skissen foretatt en splitting av virksomheter med studentvirksomhet,
hvor studentvirksomheten og intern organisasjon vises som separate enheter med forskjellige plasseringer i
matrisen.
26
5 Behovsanalyse Det ble brukt både en kvalitativ og en kvantitativ tilnærming til analyse av behovene knyttet til en felles
læringsplattform i staten.
Den kvalitative tilnærmingen fulgte fasene fra Design Thinking metodikk, og det ble benyttet elementer og
verktøy fra Design Thinking i fasene:
Design
Thinking
Fase
Design
Thinking
element /
verktøy
Beskrivelse Kapittel /
Vedlegg
Uke
What Is Dybdeintervju /
Kategorisering
av funn
Én-til-én-intervjuer med åpne spørsmål.
Strukturering og kategorisering av funksjonelle
behov kommet opp under intervjuene
5.1 / Uke 7-11
Generere innsikt
/ Personas
Utvikling av personas til forenkling av
forståelse av brukerbehov
5.2 / Uke 11
Kvantitativ spørreundersøkelse 5.3 / Uke 12-13
What If Idégenerering /
Brainstorming
Intern idéworkshop til generering av ideer for
elementer i design av løsning
(virksomhetsarkitektur)
8.4.1 Uke 13
What
Wows
Kombinasjon av
ideer
Utvalg og kombinasjon av ideer til å sette
sammen ulike løsningsalternativer
5.4.1 /
8.4.2.1
Uke 13
What
Works
Co-creation /
Prototyping,
Storyboards
Co-creation workshops med et utvalg av
virksomheter, basert på storyboards for ulike
løsningsforslag
5.4 / 8.4.2 Uke 13
Den kvantitative tilnærmingen inkluderte en spørreundersøkelse med formål om å verifisere og prioritere
funksjonelle behov som kom opp i én-til-én-intervjuene. Deltagerne ble deretter via en spørreundersøkelse
bedt om å spesifisere viktigheten av sine funksjonelle behov i kategoriene «Må ha», «bør ha», «kan ha» og
«ikke relevant». Spørreskjema ble sendt ut til alle intervjudeltagerne. Svarprosenten var 71 prosent (17 av 24
virksomheter).
5.1 Funn fra én-til-én-dybdeintervjuer
I én-til-én-intervjuene ble det stilt åpne spørsmål rundt behovet for verktøystøtte for læring og
kompetansestyring. For mer detaljert informasjon om metode og intervjuspørsmål, se intervjuguide i
vedlegg 8.2.
5.1.1 Felles behov i staten og behov for støtte gjennom 3. part
Virksomhetenes viktigste behov er å kunne dele kurs som er generiske av natur og treffer mange/alle statlig
ansatte.
Videre er en felles portal for deling av læringsressurser, felles løft av IT-kompetanse, mulighet for
opplæring av eksterne interessenter/befolkningsgrupper og etablering av en standardisert prosess for
kompetanseutvikling nevnt som behov som er felles for flere statlige virksomheter.
Når det gjelder funksjoner som kunne utføres gjennom tredjepart, er det nevnt: produksjon av innhold for e-
læring og nanolæring og tilgjengeliggjøring av dette, evaluering og rapportering for gjennomførte kurs,
administrasjon av læringsplattform eller kompetansestyringssystem og etablering av en felles samlingsarena
for erfaringsutveksling.
27
5.1.2 Funksjonelle behov
Alle funksjonelle behov ble samlet og de mest relevante, dvs. gjentakende, behovene ble kategorisert etter
avsluttet intervjurunde. Det ble så funnet ni områder som var viktig for virksomhetene når det gjelder en
plattform for læring og utveksling av læring:
1. Hva og hvilke formater plattformen skal støtte
2. Funksjonalitet for kursadministrasjon
3. Funksjonalitet for samhandling
4. Funksjonalitet for kompetansestyring
5. Funksjonalitet for utvikling av e-læringskurs
6. Funksjonalitet for rapportering
7. Krav til leverandør og brukergrensesnitt
8. Støtte for tekniske integrasjoner og e-læringsstandarder
9. Hvordan innhold fra Difi er tilgjengelig
For en mer detaljert oversikt over kartlagte behov, se vedlegg 8.2.6.
5.1.3 Sluttbrukergrupper
Følgende sluttbrukergrupper ble identifisert gjennom intervjuene:
HR-ansvarlig/HR-medarbeider
Kompetanseansvarlig
Kursadministrator
Leder
Ansatt
Instruktør
Student
Eksterne interessenter (f.eks. befolkningen, arbeidsgivere, leger, osv.)
5.2 Utvikling av personas
I henhold til Design Thinking metodikk, har vi brukt personas-tilnærming som utgangspunkt for utarbeidelse
av løsning i workshops.
Personas1920 handler om å forme opplysninger om brukerne til noe som ligner en virkelig person.
Utfordringen ligger i å velge ut og konkretisere. Resultatet er en samling fiktive personer med realistiske
mål og brukeroppgaver, interesser og karaktertrekk. Disse karakterskissene følges gjennom hele
designprosessen21.
Personas utviklet og brukt i dette prosjektet, er basert på kategorisering av virksomheter i forhold til
modenhetsgrad, se kapittel 4.3, og prosjektet har gitt disse tre brukerpersonas navnene «I startblokka»,
«Godt i gang» og «Etablert». Poenget er ikke at hver virksomhet kan nøyaktig tilordnes en av disse
personas-ene, men personas-en symboliserer heller en fiktiv, men karakteristisk bruker og fungerer dermed
som en forenklet illustrasjon av brukermassen.
19 http://en.wikipedia.org/wiki/Persona_(user_experience)
20 http://www.businessdesigntools.com/2013/11/personas-2/
21 http://www.byte.no/Smaabiter/Med-empati-i-verktoeykassen
28
Det ble gjort en verifisering av virksomhetenes plassering i en av de tre brukerpersonas vha. CMMI-
modellen. Denne detaljerte verifiseringen gjenfinnes i Vedlegg 8.8.
For å bruke personas i kreative workshops og gjøre det enklere å forstå og sette seg inn i personas, ble det
brukt visualisering.
5.3 Funn fra kvantitativ spørreundersøkelse
For å kunne rangere identifiserte behov, ble et spørreskjema sendt ut til alle virksomhetene (Se vedlegg 8.3).
Respondentene ble bedt om å rangere de funksjonelle behovene etter «Må ha», «Bør ha», «Kan ha» og
«Ikke relevant».
5.3.1 Funksjonelle behov
De viktigste funksjonelle behov, som mer enn 50 prosent av respondentene prioriterte med «må ha» er:
Plattformen må støtte e-læring
Funksjonalitet for påmelding
Funksjonalitet for e-postutsendelser
Mulighet for å integrere innhold fra Difi i egne opplæringsløp
Forfatterverktøy for å lage egen e- og nanolæring
Funksjonalitet for å lage tester, quiz og eksamen
29
Funksjonalitet for rapportering på påmelding, deltagelse og gjennomføring av kompetansetiltak
Tilgang til plattform og avspilling av innhold fra mobile flater
Norsk support og brukergrensesnitt
Intuitivt brukergrensesnitt
Enkel påmelding med kalenderfunksjonalitet
Kursdatabase med søkefunksjon og kursbeskrivelser
De minst prioriterte behovene, der minst 50 prosent har svart «kan ha» eller «ikke relevant» er:
Læringsplattformen støtter et mediebibliotek
Læringsplattformen støtter opplæring til eksterne målgrupper
Funksjonalitet for ressursbooking for klasseromskurs
Online fora for faglig erfaringsutveksling
Tilpasning av kurs fra Difi til egen virksomhet
Rapportering på individnivå (individuell kompetanseprofil)
Plattform støtter Tin Can e-læringsstandard
Leverandøren tilbyr 24/7-support
Det totale bildet av behov og tilhørende prioritering vises under:
Forklaring til bilde:
Behov markert med rød omkrets = minst 50 pst. av respondentene har prioritert dette med «Må ha»
Behov i hvit skrift = minst 50 pst. av respondentene har prioritert dette med minst «Bør ha»
Behov i grå skrift = minst 50 pst. av respondentene har besvart dette med «Kan ha» eller «Ikke relevant»
5.3.2 Integrasjoner
I spørreundersøkelsen ble det også spurt om hvilke systemer det kunne være ønskelig å integrere en
læringsplattform mot. HR-systemet ble nevnt som førsteprioritet. Det var viktig for flere av respondentene at
viktig informasjon om ansattes kompetanse også er å gjenfinne i personalsystemet.
5.4 Funn fra Co-Creation workshops
Co-creation workshops har som formål å introdusere brukeren for prototyper og la brukeren evaluere disse,
for så å videreutvikle løsningen sammen med brukeren. Vi ønsket med disse workshops også å verifisere
innsikt generert i intervjuene og spørreskjema, samt tydeliggjøre viktige behov. Workshop-forberedelse,
oppsett og gjennomføring er nærmere beskrevet i vedlegg 8.4.2.
30
5.4.1 Beskrivelse av løsningsalternativer
Løsningsforslag 1 Løsningsforslag 2 Løsningsforslag 3
Inneholdt en enkel løsning
konsentrert om deling av felles
kursinnhold laget av Difi, hvor
brukeren enten kunne søke opp
og starte et kurs, eller ta ut enkel
rapportering om
gjennomføringstall per kurs
Var basert på en LMS-løsning
hvor virksomheter selv kan laste
opp og forvalte sine kurs (både e-
læring og klasserom), i tillegg til
at plattformen inneholder felles
kurs.
Brukeren har egen side med
kursoversikt og mulighet til å
søke kurs. Det finnes også egen
side med funksjonalitet for
administrator som kan forvalte
kurs og har tilgang til
kursstatistikk
Et kompetansestyringssystem,
hvor det i tillegg til LMS finnes
funksjonalitet for lederen som
kan se sine medarbeideres
kurshistorikk og kan melde
ansatte på kurs. I tillegg finnes
det støtte for medarbeidersamtale.
Også her har brukeren sin egen
side og administrator har egen
funksjonalitet. I tillegg inkluderer
løsningsforslaget en
samhandlingsportal «Statens
TED»
5.4.2 Overordnet tilbakemelding på løsningsalternativer
Løsningsforslag 1 Løsningsforslag 2 Løsningsforslag 3
Ble i alle tre gruppene vurdert
som mest negativt og minst
relevant, dog pekte «etablert»-
gruppen ut løsningsskisse 1 som
et greit startpunkt dersom
målsetningen var å få opp noe
«raskt og rimelig»
Ble valgt som beste utgangspunkt
av gruppen som best beskrives
med «godt i gang», men ble
ansett som for lite av gruppene «i
startblokka» og «etablert».
Ble valgt som foretrukket mål for
løsning av gruppene som bestod
av henholdsvis virksomheter som
kan sammenlignes med «i
startblokka» og «etablert»
personas.
Gruppen «i startblokka» var
opptatt av at en løsning skulle ta
hensyn til leders rolle, involvere
lederen i kompetanseutvikling og
hjelpe lederen til å tenke
31
systematisk på kompetanse-
styring.
For workshop-gruppen «etablert»
handlet valget av løsningsskisse 3
om å få en løsning som tilbyr lik
funksjonalitet som deres
nåværende kompetansesystem
slik at det åpner for muligheten
om å erstatte egen plattform og
gå over til en felles løsning.
5.4.3 Sammendrag av detaljerte funn fra workshops
«Statens TED og samhandlingsarena» fant mye positiv respons i alle gruppene, og gruppen som valgte
løsningsskisse 2 som utgangspunkt, la til disse elementene i sin videreutvikling av løsningen. Det ble i
tillegg foreslått mulighet for oppretting av lukkede grupper, samt mulighet for åpen spørsmålstilling til alle
deltagere i den sosiale arenaen.
En annen tilbakemelding som kom fra alle gruppene, var at plattformen ikke kun burde gjelde kurs, men
burde favne alle kompetansetiltak. Konsensus blant virksomhetene var at det ikke kan settes likhetstegn
mellom kompetanseutvikling og kurs, og at det derfor på en felles plattform bør legges til rette for å
inkludere helheten av kompetansetiltak (kurs, nanolæring, erfaringsutveksling og -deling, samhandling osv).
Videre ble det påpekt følgende områder som viktige for virksomhetene:
Deling av egenutviklede kurs
o Alle bør kunne dele innhold med alle, for eksempel Olje- og energidepartementet som har
utviklet et kurs som er relevant for flere, bør ha mulighet til å gjøre dette åpent tilgjengelig
for alle statlige virksomheter på plattformen.
Fleksibilitet
o Løsningen som utvikles bør være fleksibel, hvor virksomheter kan påvirke oppbygging,
branding, samt hvilken funksjonalitet de skal bruke (skru av eller på funksjonalitet). Det
ønskes ikke et rigid system som er likt for alle.
Registrering av kompetanseplan
32
o Det ønskes ikke at medarbeidersamtale skal være en del av plattformen, på grunn av
personvernhensyn. Dog ønskes det en funksjonalitet for å kunne registrere og følge opp
kompetanseplan, ev. utviklingssamtale, for medarbeidere.
Tilgang fra mobile enheter, i tillegg til pc.
Single Sign-On
o Ekstra innlogging bør være unødvendig og brukere bør kunne ha tilgang til
læringsplattformen via Single Sign-On.
Bildet under viser et sammendrag av konklusjoner fra alle tre workshops.
5.5 Avgrensninger
Det er kun gjennomført intervjuer med representanter fra HR og/eller IT-funksjonen i virksomhetene. Det
har ikke blitt gjennomført dybdeintervjuer med ansatte som brukere av læringsplattformen.
33
6 Anbefalinger for arkitektur og veikart Arkitekturprosjektet utleder i dette kapitlet en (mulig fremtidig) virksomhetsarkitektur.
Utgangspunktet for prosjektets arbeid gjenfinnes i oppdragsbeskrivelsen/konkurransegrunnlaget (sak nr.
14/00789):
«Hovedoppgaven er å kartlegge og modellere forretningslag og applikasjonslag for de sentrale prosessene,
tjenestene, funksjonene og applikasjonskomponentene i samarbeid med de andre delprosjektene i
programmet, både med tanke på å utarbeide et bilde av dagens sitasjon (as-is arkitektur), samt bidra til en
eller flere målarkitekturer (to-be)»
6.1 Innledende vurderinger
Utgangspunkt for utvikling av virksomhetsarkitektur var behovene nevnt i intervju, spørreskjema og
løsningsskissene 2 og 3 som var diskutert og videreutviklet i co-creation workshops. Disse ble så vurdert
opp mot virksomheters modenhetsgrad og implementeringsevne for ny teknologi, tilfredsstillelse av
prioriterte behov og gevinstplan. Det er også foretatt en teknisk vurdering av behovene og implikasjoner for
implementering.
6.1.1 Virksomheters modenhetsgrad, implementeringsevne og -vilje
Nåsituasjonsanalyse og behovskartleggingen viser et stort spenn i virksomheters modenhet og behov. Det er
sannsynlig at behovene også kommer til å variere i fremtiden, noe som henger sammen med virksomheters
størrelse og samfunnsoppdraget. Virksomheter har i dag ulik praksis når det gjelder prosesser og
verktøystøtte for kompetansestyring, og dette fragmenterte bildet kompliserer utforming av en universell
løsning som passer for alle.
Dersom man tar sikte på en løsning som tilfredsstiller virksomheter med etablerte prosesser og systemer, vil
man stå i fare for å miste organisasjoner som er «i startblokka». Organisasjonens kapasitet og evne til å ta
imot en teknisk løsning er avgjørende for en suksessrik implementering. For organisasjoner som tilhører «i
startblokka» kan anskaffelse av en kompleks og omfattende løsning for kompetansestyring rett og slett være
overveldende og for mye å ta inn over seg. I tillegg har prosjektet vurdert foreløpig løsningsskisse opp mot
hvor enkelt den vil være å bli innarbeidet av en organisasjon «i startblokka». Områder som samhandling og
kompetansestyring er komplekse tema, der det erfaringsmessig kreves intensiv endringsledelse for å etablere
nye prosesser og få organisasjonen til å ta disse i bruk. Disse områdene har prosjektet derfor vurdert som for
komplekst for brukergruppen «i startblokka».
Hvis man derimot tar sikte på å utforme løsningen til å passe for den minst erfarne gruppen, så vil man ikke
få med den etablerte gruppen. For sistnevnte ville en overgang til en løsning med mye mindre funksjonalitet
ikke være akseptabelt, siden det ikke vil dekke de behovene de har i organisasjonen. I beste fall vil de så
bruke systemene parallelt – deres egne til kompetansestyring og statens felles plattform for å få tilgang til
felles læringsinnhold.
I oversiktsmatrisen over modenhet, se kap. 4.3, vises det også en trend hvor organisasjoner utvikler
modenhet over tid, både når det gjelder organisasjon og prosesser for kompetansestyring og tilhørende
verktøystøtte. Ved å etablere en løsning som starter smått og videreutvikles og utvides med funksjonalitet
Virksomheters modenhetsgrad
og adopsjonsevne
Prioritering av behov
GevinstplanTeknisk
vurdering
34
over tid, vil man kunne få med virksomheter som er i startblokka og tilrettelegge for at disse kan bygge
kompetanse og videreutvikle seg i retning av «de etablerte».
6.1.2 Prioritering av behov
Prosjektet vurderer det slik at en løsning i det minste bør dekke behovene som er rangert som viktigst av de
intervjuede virksomhetene, for å kunne levere en tilfredsstillende og verdifull løsning for de fleste
virksomhetene. Behovene som vurderes som «bør ha», bør også innarbeides i løsningen, om ikke til å
begynne med, så på sikt. Funksjonalitet som dekker de mindre relevante behovene, bør etter prosjektets
oppfatning inkluderes i løsningen der det er hensiktsmessig. For eksempel dersom implementering av
funksjonalitet er enkelt eller dersom denne har relevans i forhold til helheten i løsningen som leveres.
For å illustrere dette, er det under tegnet en løsningsskisse som inkluderer samtlige identifiserte behov.
Behovene som er rangert som viktigst er markert med rød for å vise forskjellen mellom en «basisløsning»
som kun tar hensyn til de kritiske og viktigste funksjonelle behovene, og en løsning som dekker alt.
Det er fem områder som ikke er kritiske behov og som dermed ikke er med i en «basisløsning»:
samhandling/støtte for uformell kompetanseutvikling, kompetansestyring, forfatterfunksjonalitet, portal for
eksterne brukere og flere typer læringsformer for digital undervisning samt klasserom.
Samtidig synliggjør skissen at en «basisløsning» allerede inneholder mye funksjonalitet og vil fungere som
en tilstrekkelig løsning for virksomheter som i dag ikke har systemstøtte på kompetanseområdet.
Når de funksjonelle behovenes prioritet og viktighet ble kartlagt i spørreundersøkelse, viste det seg å ikke
være nevneverdig forskjell mellom personas-ene når det gjelder hva de anså som viktigst. Et behov som
flertallet av det totale grunnlaget prioriterte med «må ha», var stort sett også prioritert med «må ha» av mer
enn 50 prosent i de respektive personas-gruppene.
Siden både de uerfarne aktørene nevner disse behovene som viktig, mens de erfarne aktørene anser dette for
å være kritisk funksjonalitet, er det en rimelig konklusjon at en løsning i det minste bør inneholde disse
behovene for å være et godt utgangspunkt.
35
6.1.3 Gevinstplan
Som diskutert i kap. 2.4.3 skal en felles læringsplattform i staten understøtte gevinstene som er identifisert
for satsingen på digital læring i staten.
I det følgende er det gitt et sammendrag av prosjektets vurderinger for hvordan målsetning om
gevinstoppnåelsen påvirker utforming av plattformens arkitektur og funksjonalitet.
Økt læringseffektivitet oppnås ved å gjøre tilgang til læringsinnhold så enkelt som mulig, samt at
innhold gjøres tilgjengelig for så mange som mulig. Det betyr at plattformen må utformes slik at den
kan tas i bruk av mange, og det indikerer at man bør sikte på å tilfredsstille det minste felles
multiplum når det gjelder virksomheters modenhet og behov. Dette kan for eksempel være en server
for ren opp- og nedlasting av innhold.
Bedre kompetansestyring i staten vil oppnås ved at plattformen legger til rette for at HR-
funksjonen og ledere kan ta en sentral rolle i å styre, følge opp og tilpasse kompetansetiltak for
medarbeidere. Dette krever ikke nødvendigvis avansert funksjonalitet for kompetansestyring, men
gevinster kan allerede høstes ved å tilgjengeliggjøre styringsinformasjon (kursgjennomføring,
evalueringer osv.) til HR-ansvarlige og ledere, samt gi disse mulighet til å tildele kompetansetiltak til
medarbeidere.
Økt kvalitet på opplæringstiltak vil kunne understøttes ved at plattformen legger til rette for
gjennomføring av kursevalueringer, samt at den støtter funksjonalitet for anbefalinger fra de som
bruker tiltakene. På den måten vil det vise seg hvilke opplæringstiltak som er populære og får gode
tilbakemeldinger, og hvilke som ikke blir brukt og muligens har behov for forbedring.
For å effektivisere total ressursbruk til kompetanseutvikling i staten, må plattformen legge til
rette for en god oversikt over samtlige eksisterende kompetansetiltak, slik at overlappende tiltak kan
fjernes eller stoppes før de settes i gang. Dette kan gjøres gjennom etablering av en kursdatabase som
rommer alle delte kompetansetiltak, tilknyttet en god søkemotor som tillater søk på tema, område
osv.
En felles plattform vil kunne bidra til optimalisert kostnadsstruktur gjennom for eksempel felles
avtaler for anskaffelse og forvaltning av plattformen. Plattformen bør være så generisk som mulig og
individuelle tilpasninger bør begrenses.
6.1.4 Teknisk vurdering
Gitt at størst gevinst ligger i felles produksjon og deling av innhold, så vil en løsning uten felles portal med
en løsning kun for opp- og nedlastning av e-læringskurs være tilstrekkelig. Ulemper med denne løsningen er
at mindre virksomheter ikke har ressurser til å kjøre egen e-læringsserver og dermed ikke kan styre adgang,
måle resultater, osv.
På basis av den foregående diskusjonen og behovene som har kommet opp som viktige, anses dog ikke
løsningen «ingen felles portal» som hensiktsmessig.
6.1.4.1 Implementeringsalternativer
Dersom det er ønskelig med en felles løsning, kan den tilbys på flere måter:
Et felles rammeverk og en felles innkjøpsavtale
I dette tilfelle, tilbyr staten bare et sett med standarder og en felles rammeavtale for innkjøp av
programvare og ressurser. Staten overlater da drift, forvaltning og videreutvikling av e-
læringsløsningen til de enkelte organisasjoner. Felles kurs tilbys i form av standardpakker som
virksomhetene kan kjøre i egen løsning om ønskelig.
36
Et felles rammeverk med standarder og en felles plattform for drift
I tillegg til felles rammeverk, tilbyr staten en felles plattform med individuelle virtuelle maskiner.
Staten er ansvarlig for drift av hardware og operativ system (OS). De enkelte virksomheter er
ansvarlige for drift og forvaltning av standard e-læringsløsninger, som de kan tilpasse etter behov.
Felles kurs tilbys som standardpakker eller via en standard e-læringsløsning forvaltet av staten.
En felles plattform for e-læring
Staten tilbyr en felles plattform med standard virtuelle maskiner som kjører en standard e-
læringsløsning. Hver virksomhet får adgang til sin individuelle løsning. Staten er ansvarlig for drift
av OS og løsning, mens virksomhetene er ansvarlige for forvaltning og videreutvikling av disse.
Felles kurs tilbys som standardpakker eller på en felles e-læringsløsning forvaltet av Staten
En felles plattform for drift og forvaltning Staten tilbyr en felles plattform med standard virtuelle maskiner som kjører en standard e-
læringsløsning. Hver virksomhet får adgang til sin individuelle løsning, men får ikke lov til å endre
den. Staten er ansvarlig for drift, forvaltning og videreutvikling av fellesløsninger. Felles kurs tilbys
som standardpakker eller på en felles e-læringsløsning forvaltet av staten
En felles server med en sentralisert organisasjon som forvalter løsningen Med denne løsningen er staten ansvarlig for drift, forvaltning og videreutvikling av en felles e-
læringsløsning. Virksomhetene får lov til å bruke løsningen og til å integrere den med interne
systemer via standard grensesnitt.
For å kunne vurdere fordeler og ulemper med disse løsningene må vi ta hensyn til interessentenes ønsker og
eventuelle konsekvenser ved å implementere dem.
Interessenter har påpekt at rapportering, adgangsstyring og tilgjengelighet er tre av de viktigste egenskapene
i et felles e-læringssystem.
Rapportering
Arbeidsgiverne ønsker å vite hvilke ansatte som har tatt hvilke kurs med hvilke resultater.
Difi trenger ikke å vite hvem som har tatt kurset, men vil gjerne vite hvor brukeren kommer fra og hvilken
rolle han/hun har i organisasjonen, i tillegg til informasjon om kurs og tilhørende resultat.
Adgangsstyring
Noen arbeidsgivere er opptatt av å kunne styre adgangen til kurs, slik at brukerne ikke nødvendigvis har
tilgang til alt av andre aktørers læringsinnhold, og omvendt at ikke alle har tilgang til virksomhetsinterne
kurs. Det er ikke ønskelig at tilgang er fritt frem for alle, men at virksomheter kan bestemme hva de ønsker å
dele, samtidig at man kan styre hva ansatte faktisk skal ha tilgang til av kurs som er relevante for deres
karriereutvikling.
Tilgjengelighet
Alle interessenter legger vekt på tilgjengelighet til e-læringsressurser. Jo enklere brukerne får adgang til
kurset, jo mer sannsynlig er det at de vil delta. Ideelt sett bør brukere kunne få adgang til riktig kurs rett fra
deres desktop, uten å logge seg inn i portalen.
Disse tre egenskapene (rapportering, adgangsstyring og tilgjengelighet) krever identitetshåndtering som
betyr styring av autentisering og autorisering av brukere.
For å kunne gi adgang til en bruker, må man kjenne hans/hennes identitet. Verifisering av brukeridentitet og
hans/hennes rett til adgang til et system kalles autentisering.
Ved autentisering får brukere adgang til portalen.
37
Ved autorisering gis brukere bestemte rettigheter i portalen. Autorisering skjer på grunnlag av sted- og
rolleinformasjon, dvs. hvor brukeren kommer fra og hvilken rolle hun/han har i organisasjonen.
For å kunne tildele rettigheter til brukere avhengig av identitet, sted- og rolleinformasjon, må portalen
forvalte en stor mengde data. I ekstreme tilfeller kan rettighetsdatabasen omfatte alle statlige ansatte.
6.1.4.1.1 Identitetshåndtering
Autentisering
For å verifisere brukeridentitet finnes det tre forskjellige løsninger:
1 Innlogging direkte i portalen
Brukere oppretter en profil med brukernavn, passord og organisatoriske data og benytter seg av denne
profilen for å logge seg inn. En slik løsning er lett å innføre, men har tre utfordringer:
Datakvalitet
Selve registreringen har vanligvis en lav grad av standardisering. Samme avdeling kan bli registrert
med forskjellige navn, osv. I tillegg må brukere oppdatere profilene selv i tilfelle organisatoriske
endringer. Dette blir ofte ikke gjort og det resulterer i dårlig datakvalitet.
Support
Gjenoppretting av profiler, glemt passord osv. kan generere et betydelig antall support henvendelser.
Sikkerhet
Brukere må slettes når de slutter. Dette kan være en krevende prosess hvis Portalen må betjene hele
staten.
2 Innlogging via Id-porten
Id-porten samler fire forskjellige identitetstilbydere (IdT); MinId, BankId, Comfides og BuyPass. Den
betjener 3 millioner brukere og gir adgang til mere enn 500 offentlige tjenester. Med sin infrastruktur,
popularitet og sikkerhetsnivå er Id-porten en ideell kandidat for brukerautentisering i e-læringsportalen.
Ulempen med Id-porten er at den er knyttet til eieren via fødselsnummer og oppfattes dermed som en privat
identitet. Det er verd å nevne at fødselsnummer i Id-porten blir brukt for å verifisere brukerens identitet, men
det blir ikke nødvendigvis sendt videre til applikasjonen. Med andre ord, interaksjon mellom Id-porten og e-
læringsportalen kan konfigureres slik at portalen bare får en bekreftelse på om en bruker er riktig identifisert
(autentisert), og ikke hvilket fødselsnummer brukeren har.
3 Innlogging via Single Sign-On (SSO)
Med SSO har brukere tilgang til e-læringsportalen rett fra deres desktop, uten behov for ytterligere
innlogging. SSO består av følgende fundamentale konsepter:
SSO er en type nettverksgodkjenning som lar brukeren logge seg på én gang, og deretter gir adgang
til alle tilkoblede systemer på nettverket.
De fleste SSO-løsninger følger de samme grunnleggende prinsipper. Brukeren blir bedt om å logge
seg på med sin legitimasjon, som er autentisert av et tredjepartssystem (identitetstilbyder). Etter at
den første sign-on-informasjonen er autentisert, blir informasjonen automatisk sendt fra
identitetstilbyder til andre programmer som krever at brukeren logger inn og gir tilgang til alle
nettverkssystemer.
38
SSO sparer tid for brukere ved å eliminere behovet for å oppgi sitt brukernavn og passord hver gang
han/hun skal ha tilgang til forskjellige deler av nettverket. SSO reduserer forespørsler om
tilbakestilling av passord og forenkler datastyring av brukerkontoer.
En SSO-løsning øker sikkerhetsrisikoen siden det kreves kun ett passord for å få tilgang til alle
systemene. Hvis en bruker er pålogget og forlater datamaskinen uten tilsyn, kan en uautorisert person
lett få tilgang til hele nettverket.
SSO kan være utfordrende og dyrt å gjennomføre på eksisterende infrastruktur.
SSO kan tilbys internt i en organisasjon, men kan også tilbys mellom forskjellige organisasjoner
dersom de bruker kompatible SSO-mekanismer. En bruker som er autentisert av organisasjon A får
også adgang til systemer i organisasjon B, uten ytterligere log-in. For å kunne gjøre dette, må
identitetstilbyder i organisasjon B stole på identitetstilbyder i organisasjon A.
For eksempel: for å tilby SSO til brukere som kommer fra Politihøgskolen (PHS), vil Portalen stole
på PHS’ identitetstilbyder uten å kreve ytterligere identifisering. En slik konfigurasjon stiller strenge
krav til begge organisasjoner (PHS og portalen), både i forhold til sikkerhetsnivå og
brukerforvaltning.
Ulempen med SSO er at det må settes opp juridiske avtaler og tekniske integrasjoner med hver organisasjon
som man har lyst til å samarbeide med. Forvaltning av en SSO-avtale krever kontroll på brukerforvaltning
og spesialisert teknisk kompetanse, noe som kan være veldig krevende for mindre organisasjoner.
Autorisering
Med en gang brukerens identitet er verifisert, må han/hun autoriseres, dvs. må få riktig adgangsnivå til de
ressursene han/hun har rett til å bruke.
Adgang er avhengig av følgende informasjon:
Brukeridentitet
Organisasjonstilhørighet
Rollen brukeren har i sin organisasjon
Brukeridentiteten kommer fra identifiseringsprosessen, de andre to hentes fra forskjellige kilder avhengig av
metoden som er valgt for autentisering:
1. Innlogging direkte i portalen
Her er all informasjon lagret i selve portalen. Når en bruker registrerer sin profil, legger han også inn
informasjon om arbeidsgiver og stilling.
2. ID-Porten
ID-Porten bekrefter bare brukeridentitet, ikke organisasjonstilhørighet eller stilling. Med denne
innloggingsmetodikken må rolle og organisasjonstilhørighet lagres i portalen.
3. SSO
Med riktig programvare og konfigurasjon kan man utveksle organisasjonstilhørighet og rolle sammen med
identitet. Dette betyr at denne informasjonen ikke må lagres i portalen, men kan ligge hos den enkelte
virksomhet og utveksles ved log-in.
I alle tre tilfeller er det viktig å holde brukerinformasjonen oppdatert. Dette kan være en krevende prosess.
39
Med SSO må brukerinformasjonen ikke ligge i portalen, denne fordelen må veies imot den økte tekniske
kompleksitet som SSO medfører.
SSO ID-Porten Innlogging i
Portalen
Teknologi Krevende Medium Lett
Administrasjon av
adgangsrettigheter
Medium Krevende Krevende
Brukeradministrasjon Lett Lett Krevende
Brukervennlighet Lett Medium Krevende
Personvern Lett Medium Lett
6.1.4.1.2 Oppsummering av identitetshåndtering
Identitet- og adgangsstyring er en krevende prosess. Flere teknologier er tilgjengelige, alle med sine fordeler
og ulemper.
SSO har sin styrke i brukervennlighet, brukeradministrasjon og personvern, men teknologien er kompleks
og kan være veldig krevende for mindre organisasjoner.
ID-Porten gjør identifiseringsprosessen lettere og sikrere, men løser ikke problemer rundt administrasjon av
adgangsrettigheter.
Innlogging direkte i Portalen er den teknologi som er lettest å installere, men som er minst brukervennlig.
Administrasjon av brukere og deres rettigheter er også krevende.
6.1.4.1.3 Rapportering og personvern
For å kunne rapportere om bruk av e-læringsressurser, må portalen samle inn brukerdata. For å respektere
personvern, må man garantere at brukerdata bare blir tilgjengelig for deres ledere. Dette setter fokus på
adgangsstyring. Det finnes hovedsakelig tre måter å kontrollere adgang til portalressurser:
1. Organisasjonen som forvalter portalen kontrollerer brukeradgang til portalressursene.
Alle brukerprofilene lagres i portalen og administratorer tildeler adgang individuelt (til bruker eller til rolle)
til ressursene (filer, rapporter, kurs, osv.) i portalen. Med hele staten som kundebase, er det lett å se hvordan
denne modellen fort blir krevende å vedlikeholde.
2. Brukeradgang er delegert til de enkelte organisasjoner.
Brukerprofilene er fortsatt lagret i portalen, men organisasjonene er selv ansvarlige for å tildele adgang til
portalressurser. I dette tilfellet er den eneste måten å garantere personvern på å bygge tette skott mellom
organisasjonene: f.eks. NAV har bare adgang til NAV-brukerprofiler, NAV-kurs og NAV-rapporter.
Portaladministratorer fra NAV vil kunne tildele adgang til NAV-ressursene bare til NAV-brukere. NAV-
ledere vil da bare kunne hente rapporter om deres underordnede.
Rapportering av felles kurs blir da utført av Difi på vegne av alle deltakere.
3. Brukere er anonyme for alle bortsett fra deres arbeidsgiver
En annen løsning er at brukere blir registrert på en måte slik at bare de enkelte organisasjoner vet om deres
identitet. Dette kan oppnås ved å konfigurere autentiseringstjeneste med at bare brukernavn (det som brukes
40
for desktop-log-on), er sendt videre til portalen. Med denne metoden er det bare brukerens arbeidsgiver som
kan koble brukernavn til brukerens identitet. Dermed er personvernet ivaretatt. Denne funksjonaliteten er lett
å oppnå med SSO-metoden diskutert i det forrige avsnittet.
6.1.4.2 Vurdering av implementeringsalternativer
Et felles rammeverk og en felles innkjøpsavtale
I dette tilfellet har hver virksomhet frihet til å velge hvordan de vil implementere sin e-
læringsløsning. Hvis den implementeres lokalt som egen infrastruktur, er det enklere med hensyn til
personvern fordi innsamling og rapportering av data skjer internt. Problematikken rundt innlogging,
adgangsstyring og rapportering gjelder fortsatt hvis man velger en felles løsning for å kjøre felles
kurs
Et felles rammeverk med standard og en felles plattform for drift
Samme som punkt 1. Her kjører virksomhetene hver sin løsning, uten adgang på tvers av
virksomhetene. En felles løsning for felles kurs vil fortsatt ha behov for identitet- og adgangsstyring
for å garantere vern av person opplysninger.
En felles plattform for e-læring
Samme som punkt 2.
En felles plattform for drift og forvaltning
Samme som punkt 2.
En felles server med en sentralisert organisasjon som forvalter løsningen
Med denne løsningen tilbyr man alt sentralt. Felles kurs er tilgjengelig for alle, adgang til
individuelle kurs kontrolleres av et sentral identitet- og adgangsstyringssystem (IAM). IAM-
løsningen kontrollerer også adgang til rapporter.
De første fire løsningene er tilsynelatende lettere å administrere fordi brukerdata ikke forlater
organisasjonene, SSO er lettere å konfigurere og man har større frihet til å konfigurere applikasjonen etter
sine behov. Utfordringen med de første fire løsninger er at virksomhetene selv må ta ansvar for
41
applikasjonen, og dette kan være krevende for mindre organisasjoner som har ikke ressurser for å drifte,
forvalte eller videreutvikle en e-læringsløsning.
En felles e-læringsløsning vil stille høyere krav til drift- og forvaltningsressurser, men denne kostnaden kan
deles på en mye større brukerbase. En felles løsning vil også være et samlingspunkt for e-læringsressurser.
Totale drifts- og forvaltningskostnader vil også være mindre, da man kun administrerer én løsning og ikke
en løsning per virksomhet.
Vi anbefaler dermed løsning nummer fem, en felles e- læringsserver.
6.1.5 Konklusjon
Som diskutert i dette delkapittelet, er det krevende å utvikle en løsning som vil tilfredsstille alle
interessentene på lik måte. Det finnes i hovedsak tre alternative tilnærminger til løsning nr. fem:
1. Det kan etableres en basisløsning for å løfte de mindre modne virksomhetene
2. Det kan anskaffes et fullverdig kompetansestyringssystem som de modne virksomhetene kan bruke
fullt ut og de mindre modne kan nedskalere til å passe deres behov
3. Det startes med en basisløsning som så utvikles over tid til å favne samtlige av målgruppene
Som resultat av foregående diskusjon vurderer prosjektet det som mest hensiktsmessig å introdusere en
løsning som starter med begrenset funksjonalitet og får med seg virksomheter «i startblokka» til å begynne
med, men så utvikles over tid til å etter hvert også favne de «etablerte».
Dette understøttes av følgende argumenter:
Virksomheter i «etablert»-gruppen har allerede implementert løsninger for kompetansestyring og er
ikke avhengig av en felles løsning. Derimot har virksomheter som i dag ikke har ressurser eller
kapasitet til egen anskaffelse uttrykt et stort behov for en felles løsning. Det anses derfor som mest
hensiktsmessig å fokusere der behovet er størst, og der det det største løftet kan utrettes.
En anskaffelse av en omfattende løsning for kompetansestyring er forbundet med en høy investering,
høye omstillingskrav for organisasjoner og dermed også en høy risiko med tanke på
implementeringsgraden hos de enkelte virksomhetene. Det antas at spesielt de små virksomhetene vil
kunne møte kapasitetsutfordringer. I tillegg benytter heller ikke de «etablerte» virksomhetene på
nåværende tidspunkt de samme systemene, og det er ikke sikkert at en valgt felles løsning for
kompetansestyring vil passe til samtlige virksomheters eksisterende organisasjoner og prosesser. Ved
å heller begynne med å etablere en basisløsning, vil man redusere risikoen for et mislykket
endringsprosjekt for virksomheten.
En stegvis «utbygging» av løsningen vil samtidig gi mulighet til å høste erfaringer om bruk
underveis. Disse erfaringene vil være verdifull input for en endelig kravspesifikasjon for løsningen,
og vil igjen bidra til å redusere implementeringsrisikoen for en eventuell fremtidig anskaffelse eller
utvidelse av løsningen.
En enkel basisløsning vil også være raskere å sette ut i produksjon og dermed vil virksomhetene
raskere få effekt av løsningen. Den statlige læringsplattformen vil så kunne vokse i tråd med
virksomheters modenhet, kunnskap og behov over tid.
6.2 Målbilde for arkitektur og veikart
Prosjektet vil i det følgende diskutere løsningsalternativ 3, som består av tre faser skissert under. Oransje
farge symboliserer ny funksjonalitet som introduseres.
42
Fasens varighet er ikke nærmere bestemt og vil avhenge av virksomheters tilpasningsevne og endringsvilje,
beslutninger om videreutvikling som tas i Difi og erfaring og læring om bruk av elementene som man gjør
seg underveis. Planen bør justeres underveis i henhold til erfaringer med implementert løsning og eventuelt
ny innsikt. Sistnevnte kan påvirke hvordan løsningen utvikles videre og det bør tas en kontinuerlig vurdering
av om det fortsatt er hensiktsmessig å forholde seg til 3-fase-planen, eller om det er bedre å stoppe ved en
fase. Vi foretar en nærmere vurdering av fasene opp mot personas og gevinstpotensialet i kapittel 6.2.4.
43
6.2.1 Fase 1
Fase 1 tar utgangspunkt i behovene som ble rangert som viktigst i spørreundersøkelse og workshops. Disse
samsvarer med basis LMS-funksjonalitet. Fase 1 er dermed i utgangspunktet lik «basisløsningen» skissert i
kapittel 6.1.2, med unntak av at fase 1 også inkluderer funksjonalitet for administrasjon av
klasseromsundervisning. Dette fordi det er noen spesialiserte aktører som har klasseromskurs som
hovedaktivitet (f.eks. Difis KKE), og det er ikke teknisk vanskelig å inkludere.
Sentralt i løsningen er en felles plattform for kompetansetiltak hvor det deles felles kurs eller andre
læringstiltak, samt at virksomheter kan både lagre egne tiltak og tilgjengeliggjøre for statsfelleskapet om de
ønsker det. Plattformen støtter tilgjengeliggjøring av e-læring og nano-læring, som er blitt nevnt som de
viktigste formidlingsformene, i tillegg til klasseromskurs. Plattformen er tilgjengelig fra både pc og mobile
flater og virksomheter kan ha sin egen branding. Hver bruker har egen side med oversikt over sine påmeldte
og gjennomførte kompetansetiltak. Brukeren har også mulighet til å søke etter tiltak i kompetanse- og
kurskatalogen, samt melde seg på og starte på kurs.
Fase 1 legger til rette for «kompetansestyring i en light-versjon» ved å tilby funksjonalitet for leder:
kompetanseoversikt over team og enkeltmedarbeidere, mulighet for å melde medarbeidere på kurs, samt
registrere kompetanseplan fra utviklingssamtalen, som er tilgjengelig for både leder og ansatt.
Administrator vil ha mulighet til å laste opp eller ned innhold, administrere egne klasseroms- eller e-
læringskurs, samt få rapporter om påmelding, deltagelse og gjennomføring på egne eller felles kurs.
44
Figuren over viser en detaljering av applikasjonsarkitektur og tilgjengelig funksjonalitet for fase 1.
SSO ekskluderes i første fase, men bør vurderes på sikt. Single Sign-On har blitt nevnt som en av de
viktigste funksjonelle behovene for å redusere brukerterskelen for å ta i bruk løsningen. Mens prosjektet
deler oppfatningen at bruk av læringsplattformen bør være så enkelt og intuitivt som mulig, er vi kritiske til
kost-nytte effekten ved Single Sign-On. Som diskutert over er felles Single Sign-On i staten en såpass
kompleks teknologisk foretagelse og krever mye teknisk kompetanse fra interessentenes side, at det trolig vil
sprenge rammene til programmet «På nett med læring». Vi anbefaler derfor heller å prøve seg frem med
vanlig innlogging til å begynne med, og så heller ta opp Single Sign-On til vurdering igjen, dersom det
skulle vise seg at pålogging blir en for høy brukerterskel.
For virksomheter i personas-gruppen «i startblokka», vil fase 1 bety det største løftet. I denne gruppen ligger
de største gevinstene med tanke på tilgang til læring, bedre struktur og oversikt for kompetansetiltak i
organisasjonen og involvering av ledere i kompetanseprosessen. Virksomheter i gruppen «i startblokka» har
per i dag ingen systemstøtte og uttrykte et sterkt ønske om å kunne få tilgang til systemstøtte gjennom en
felles statlig læringsplattform. Det antas derfor at denne gruppen i stor grad vil ta i bruk fellesplattformen
når denne lanseres. En forutsetning er at gruppen mottar tilstrekkelig veiledning for å sikre en vellykket
implementering.
Når det gjelder personas-gruppe «godt i gang», er bildet litt mer variert. En del av disse virksomheter har
allerede noe verktøystøtte for å håndtere interne kompetansetiltak og noen har anskaffet et LMS. Hvorvidt
denne gruppen vil forlate sine eksisterende løsninger til fordel for en felles plattform, er usikkert, og
avhenger i stor grad av følgende faktorer: 1) hvor godt de respektive systemene dekker nødvendig
funksjonalitet, 2) de økonomiske konsekvensene forbundet med å gå over på ny løsning, 3) de
organisatoriske konsekvensene ved å gå over til en ny løsning.
For personas-gruppe «etablert» vil ikke en overgang til denne basisplattformen være et alternativ.
Prosessene og systemene som virksomheter i denne gruppen har etablert, dekker mye mer enn
45
funksjonaliteten som en felles plattform fase 1 tilbyr. Denne gruppen vil dermed ikke bli en fullverdig
bruker av fase 1-løsningen.
Fase 1 er likevel ikke verdiløs for «etablert»-gruppen og deler av «godt i gang»-gruppen. Fase 1-løsningen
legger til rette for opp- og nedlasting av innhold som er tilgjengelig på felles plattform. Det betyr at
virksomheter som eier egne kompetansesystemer, kan bruke fellesplattformen til å 1) få tilgang til felles
innhold og dele med egne ansatte på egen plattform, og 2) dele egenprodusert innhold med andre statlige
virksomheter, gjennom å laste opp og tilgjengeliggjøre på fellesplattformen. Dog vil den felles
læringsplattformen være et parallelsystem for mange av de statlige virksomhetene.
6.2.2 Fase 2
I fase 2 bygger vi på med støtte til uformell læring og erfaringsutveksling på tvers av statlige virksomheter
gjennom en felles samhandlingsarena. Her kan den enkelte dele og anbefale innhold til andre. Dette betyr en
større grad av involvering og ansvarliggjøring av den enkelte i oppfølging av læringstiltak og deling av
kompetanse. «Statens TED», kurssider med tilbakemelding og virtuelle faggrupper som diskuterer og
utveksler erfaring om spesifikke emner har blitt nevnt som ønsket funksjonalitet. Dette vil ytterligere støtte
en 70:20:10 tilnærming, og herunder de 20 prosentene som er læring «gjennom andre22».
Tilgjengeliggjøring av et forfatterverktøy og implementering av streaming-funksjonalitet samt funksjonalitet
for virtuelle klasserom vil ytterligere effektivisere læringen og forsterke delings- og samhandlingskulturen i
staten. Spesielt for virksomheter som ligger geografisk spredt, medfører det å kunne gjennomføre
22 http://www.princeton.edu/hr/learning/philosophy/
46
kompetansetiltak og erfaringsutveksling i det virtuelle rom en økt effektivisering. Forfatterverktøy spiller i
tillegg en rolle når det tilrettelegges for deling av innhold produsert av ansatte gjennom «Statens TED». Det
har vært uttrykt et ønske om at ansatte bør ha mulighet til å enkelt lage innhold som kan deles, se vedlegg
8.4.2.4.
Fase 2 forsterker dermed kompetansedeling i staten, det største gevinstområdet identifisert i Rambøll-
rapporten (se kap.2.5.3)
I tillegg legger fase 1 fortsatt opp til en del manuelle interne prosesser, som for eksempel leders godkjenning
av kurspåmelding. Fase 2 bør med fordel vurdere/inkludere en større grad av automatisering av prosesser.
Fase 2 betyr et løft for alle personas-grupper, siden de færreste virksomhetene i dag har tatt i bruk
verktøystøtte for å understøtte de sosiale og uformelle aspektene ved læring. Det er et uttrykt ønske blant de
fleste virksomhetene å bli bedre på dette området.
Fase 2 tilfredsstiller ennå ikke alle funksjonelle behov når det gjelder kompetansestyring, og vil dermed ikke
tilfredsstille virksomheter med etablerte systemer for kompetansestyring. Det kan ikke antas at disse på dette
stadiet vil bytte ut sine systemer med en felles plattform.
6.2.3 Fase 3
Systemstøtte for kompetansestyring har spesielt av «de etablerte» virksomhetene blitt fremført som viktig.
Disse virksomhetene bruker denne funksjonaliteten i dag og forventer at en felles plattform inneholder en
modul for kompetansestyring, hvor virksomheter har mulighet for å definere en kompetansekatalog, knytte
kompetanse til rolle, samt kartlegge kompetansebeholdningen og kompetansegap i virksomheten. Dette er en
funksjonalitet som understøtter en bedre sentral styring av kompetansetiltak og –løft i organisasjonen, samt
at den ansvarliggjør HR-funksjonen og leder når det gjelder å styre, legge til rette for og følge opp
47
kompetanseutvikling av enkeltmedarbeidere. Målsettingen er å innføre en standardisert og strukturert
prosess for kompetanseutvikling for å sikre riktig kompetanse til virksomhetens formål. Denne skal være
forankret i virksomheten og understøttes av kompetansestyringssystemet.
Dette området medfører den mest krevende organisatoriske omstillingen, og dermed stiller Fase 3 høye krav
til virksomhetenes evne og kapasitet for etablering av organisasjon og prosesser for kompetansestyring. Det
må defineres roller og kompetanser og etableres en kompetansekatalog for virksomheten. Dette er en
omfattende jobb som krever tydelig forankring, strategi og ansvar.
For en del virksomheter var det i tillegg viktig å kunne dele læringsinnhold med en ekstern brukergruppe, og
det anbefales derfor å vurdere å legge til rette for dette i fase 3. Nøyaktig behov for oppsett av en ekstern
portal må undersøkes nærmere, dvs. skal portalen være åpent tilgjengelig uten pålogging, eller er det behov
for sporing og oppfølging.
Fase 3 retter seg i hovedsak etter behovene til virksomheter som kan kalles «etablert» gruppen. Denne
gruppen har et stort behov for en holistisk tilnærming til kompetanse i virksomheten og for å sy sammen
eksisterende kompetansesystemer for læring, medarbeiderutvikling og kompetansestyring til en plattform.
Virksomheter i «etablert»-gruppen har et stort behov for denne funksjonaliteten, og en vurdering for fase 3
implementering bør derfor gjøres raskt.
Det er dog ikke alle organisasjoner som vil ha behov for en såpass strukturert tilnærming til
kompetanseutvikling. Spesielt små virksomheter med få ansatte per leder, har ikke nevnt dette som et kritisk
behov, og det er usikkert om slike virksomheter ville adoptere fase 3.
6.2.4 Fleksibilitet vs. Standardisering
Vi anser at både Fase 1 og Fase 2-funksjonaliteten inneholder prosesser som er «generiske» av natur, dvs. at
prosessenes aktører og de prosessuelle stegene fra initiering til avslutning ikke er virksomhetsspesifikke. For
Fase 3 vurderer vi derimot at kompetansestyring som funksjon vil ha større grad av variasjon både mellom
de enkelte virksomhetskategorier, og fra den ene virksomheten til den andre.
Den opprinnelige samfunnsøkonomiske analysen, som er utgangspunktet for dagens satsing, beskriver det
samme behovet for mangfold når det kommer til kompetansestyring og –utvikling. Målet om/behovet for
fleksibilitet og variasjon og målet om standardisering/effektivisering er i konflikt med hverandre.
Vi drøfter i større detalj mulige arkitekturmessige løsninger for hvordan begge mål kan forsøkes oppnådd i
kapittel 6.5 Applikasjonslag. Teknisk løsning på dette dilemmaet vil omhandle:
en sentral kompetansestyringsmodul som er standardisert med tanke på oppsett.
en «lokal» kompetansestyringsmodul som kjører på felles plattform, men hvor fleksibilitet/variasjon
ivaretas av «virtualisering», eller
en «lokal» kompetansestyringsmodul som kjører på virksomhetens lokale plattform, og som
kommuniserer med sentral LMS-installasjon via grensesnitt.
6.2.5 En vurdering av fasene
Fase Personas Fordeler Ulemper
Fase 1 Rettet mest
mot personas
gruppen «i
startblokka»
Forventet høy grad av
innarbeidelse blant de
minst modne
virksomhetene
Betyr flere steg tilbake for
virksomheter i «etablert»-gruppa
og dekker ikke nødvendigvis alle
prosesser i bruk for «godt i gang»-
gruppa
48
Løfter
basisnivå i
staten
Samsvarer til en viss grad
med systemene som i dag
er i bruk i «godt i gang»-
gruppa.
Dekker behovene som er
nevnt som viktigst av
flertallet av virksomhetene
i utvalget
Har et teknisk
kompleksitetsnivå som
ansees overkommelig for
virksomheter «i
startblokka»
Har høyt gevinstpotensial.
Ivaretar gevinsten som
kommer fra deling av
felles kurs og
læringsinnhold. Muliggjør
deling av både felles
produserte samt
egenproduserte kurs og
læringsinnhold
Betyr at det vil eksistere to
parallelle systemer for
virksomheter som har etablert
kompetansestyringssystemer
Dekker ikke alle behov som er
viktige for statlige virksomheter,
som f.eks. kompetansestyring
Støtter kun deling av formell
kunnskap (kurs)
Fase 2 Rettet mot
alle personas Gir et løft til flere
virksomheter enn «i
startblokka» og
understøtter satsingen om
samhandling i staten.
Medium marginal
gevinstpotensial (ift. fase
1). Utvider deling av
læringsinnhold med
uformell læring og
erfaringsutveksling.
Dekker flere behov som er
nevnt viktig av
virksomhetene
Økt teknisk kompleksitetsnivå
Usikkerhet knyttet til innarbeidelse
i virksomhetene – vil kreve en økt
innsats for en suksessfull
innarbeidelse
Dekker ikke behovet til «etablert»-
gruppa. Det vil eksistere to
parallelle systemer for denne
målgruppa.
Fase 3 Rettet mest
mot de
«etablerte»
Tilfredsstiller alle
virksomheters behov og
ønsker
Alle virksomheter kan
teoretisk ta løsningen i
bruk uten å miste
funksjonalitet de har.
Behovet for to parallelle
systemer er redusert
Komplekst system som kan være
vanskelig å adoptere for
virksomheter "i startblokka"
Økt kompleksitet i teknisk
infrastruktur/applikasjonsarkitektur
Økte implementeringskostnader
Vil en felles løsning virkelig kunne
erstatte de individuelt tilpassede
løsningene som de «etablerte» har?
Usikkerhet knyttet til
gevinstpotensialet. Hvor mye
merverdi gir en
kompetansestyringsmodul versus
kompetansestyring light som finnes
49
i første fase? Hvor mange
virksomheter vil ha behov for en
kompetansestyringsmodul?
I tillegg bør følgende vurderinger foretas før en beslutning om hvilken fase som er mest hensiktsmessig:
Hva bør gis størst vekt:
Samle alle statlige virksomheter på én felles plattform, eller gjennomføre et løft i basis modenhet ved
å samle i hovedsak virksomheter som i dag ikke har systemstøtte?
Tilfredsstille og få med seg de store tunge aktørene, som f.eks. NAV og Skatteetaten, eller å løfte
kompetanse hos de mindre virksomhetene som ikke selv har tilstrekkelig ressurser til å gjennomføre
en anskaffelse
Hvilket nivå for kompetansestyring er tilstrekkelig for staten, det vil si hvilken merverdi gir en
samhandlingsarena og modul for kompetansestyring i forhold til investeringskostnader det medfører?
Hvor mange og hvilke virksomheter mister man ved å ikke gjennomføre fase 2 og/eller 3, og hvilken
påvirkning vil det ha på innarbeidelse av løsningen i staten og dermed dens suksess?
6.3 Motivasjonslag
I dette kapitelet beskriver vi hvilke motivasjon de forskjellige roller har for å ta i bruk en felles LMS.
En avdelingsleder vil ha kompetente ressurser, og for å oppnå målet, vil hun tilby riktig kurs til riktig
medarbeider. Dette betyr at hun må ha oversikt over eksisterende kompetanse og tilsvarende kurstilbud og
kunne evaluere kurskvalitet og medarbeiderens deltakelse til kurs.
50
En medarbeider er interessert i egen utvikling og å ha riktig kompetanse for jobben.
For å kunne skaffe seg riktig kompetanse etter behov, er det viktig med en lettere læringsprosess som kan
oppnås gjennom et læringstilbud som er uavhengig av tid og sted. Sertifisering er viktig for noen
medarbeidere.
51
HR-ansvarlig er interessert i effektiv kompetansestyring. Digital læring kan frigjøre læringsprosessen fra
fysiske begrensninger (tid og sted). For noen tema vil ikke det digitale innholdet være tilstrekkelig. E-
læringen bør i så fall suppleres med andre læringsformer, såkalt «blended learning».
For å kunne måle effektivitet av læringstilbudet er effektiv rapportering et behov. Adgangskontroll er også
viktig for å skreddersy kurstilbud til medarbeiderens behov.
For å øke kompetansen i offentlig sektor på en effektiv måte, må man kunne tilby gode rammer for læring,
samt måle effektene av tilbudet. Det er lett å forstå hvordan frigjøring fra fysiske begrensninger og gjenbruk
av eksisterende kursmateriell på tvers av virksomheten blir viktige for å oppnå dette målet.
52
6.4 Forretningslag
Kompetansestyringsprosessen kan deles i tre faser: planlegging, gjennomføring og evaluering. Gjennom
behovsanalysen har interessentene utdypet de viktigste komponentene for hver av fasene:
I det følgende vil de tre overordnete forretningsprosesser utdypes gjennom en detaljert prosessbeskrivelse.
Utvalgte bruksscenario som beskriver forretningslaget, finnes i vedlegg 0.
NB: Prosessbeskrivelsene er generiske og tar kun hensyn til prosesser tilknyttet selve læringsplattformen. De
gir et bilde av hvordan interaksjon med plattformen kan foregå. Statlige virksomheter har ulike interne HR-
og kompetanseprosesser, og det antas at HR- og kompetanseprosesser rundt og interaksjon med
læringsplattformen vil bli håndtert på ulik måte. Prosessene beskrevet her er derfor på ingen måte best-
practice som vi mener skal gjelde for alle, men heller et generisk utgangspunkt.
6.4.1 Planlegging
Planleggingsprosessen inkluderer i tillegg til planlegging av kompetansetiltak også administrasjon av disse
og har derfor åpenbare krysningspunkter til prosessen for gjennomføring. Planlegging involverer i hovedsak
to aktører: Leder og HR rådgiver / kompetanseansvarlig/kursadministrator. I tillegg kan også den enkelte
ansatte ta styring over egen kompetanseutvikling og planlegge egen læring.
53
Planlegging
Myn
dig
het
/ V
irks
omhe
tKu
rsad
min
istr
ato
r /
HR
Lede
rA
nsa
tt
Administrasjon
Kompetansekartlegging
Etablere kompetansestyring
Bestemmer felles tiltak og beslutter produksjon
SCORM pakke
Motta læringsinnhold
Logge på admin side
Laster opp læringsinnhold,
f.eks elæring
Definere målgruppe
Tildele rettigheter
Lage kurs/ læringsinnhold
SCORM pakke
Sende kursinfo
Melde ansatte på
Oppdatere nyheter på
kursportalen
Registrere klasseromskurs
Lage kurs curriculum
Definere målgruppe
Sende påminnelse
Deaktivere utløpte/ikke brukte kurs
Åpent – lukketObligatorik - frivillig
Klasseroms-agenda
Manuell utveksling
Evaluering og rapportering
Logge på Min side
Sjekke medarbeiders kursoversikt
Kompetanseoppfølging medarbeidere
Avdekke kompetansegap
Kompetansestrategi
Gjennomføre kompetanse-kartlegging
Gjennomføre kompetansegap
analyseDefinere tiltak
Finne relevante kompetansetiltak
Melde på medarbeider
UtviklingssamtaleRegistrere
medarbeiders kompetanseplan
Gjennomføring av tiltakStyre egen utvikling
Logge på Min side
Sjekke min kursoversikt
Velge relevant innhold
Melde på kurs
Søke i kurskatalog
Opprette virtuelt klasserom
Starte Live Streaming
Definere roller og kompetanse krav
per rolle
Etablere kompetansekatalog
med mapping av ansattes kompetanse
Forankre roller og kompetansekrav
Matche eksisterende
kompetansetiltak til roller
Forutsetning
Motta innspill i virtuelle faggrupper
Utvikle kurskonsept i virtuell faggruppe
Tilgjengeliggjøre opptak
Tilgjengeliggjøre på åpen
plattform
Kursdatabase
Sjekke medarbeiders kompetanse
Kursdatabase
Dele kompetanse / erfaring
Lage innholdDele innhold på
Statens TedAnbefale innhold
til andre
Laste ned kurs
Logge på admin side
Blått = prosesser i fase 1
Gult = prosesser i fase 2
Rødt = prosesser i fase 3
Punkt = startpunkt; punkt med hvit omkrets = annen delprosess
Relevante utvalgte bruker scenario for planleggingsprosessen er å finne i vedlegg 8.5.1.
54
6.4.2 Gjennomføring
Gjennomføring av kompetansetiltak involverer i hovedsak den enkelte ansatte. Denne prosessen har dog
krysningspunkter til leder og HR / kompetanseansvarlig som legger til rette for at gjennomføring kan finne
sted.
Gjennomføring
HR
/
Kom
peta
nsea
nsv
arlig
/
Kurs
adm
inis
trat
or
Lede
rA
nsa
ttEk
ster
n
mål
gru
ppe
Melder medarbeider på kurs
Epostutsendelse medkurspåmelding
Epostutsendelse medkursinvitasjon
Logge på Min side
Planlegging av egen utvikling
Starte avspilling av valgt innhold/
kurs
Gjennomføre leksjoner
Pause
Avslutte kursetLaste ned kursbevis
Ta test /eksamen
Evaluering
Logge på Min side
Melde på kurs
Velge lenke Velge lenke
Innhente godkjenning fra
leder
Godkjenne / Avslå deltagelse
Manuell prosess
Delta på klasseromskurs
Prosess kan avsluttes her
Motta kursbevis
Fysisk kursbevis
Kursbevis
Spille av innhold fra Statens Ted
Lese innhold i faggrupper /
kommentarer
Anbefale innhold til andre
Motta anbefalt innhold
Åpne portalsideVelge relevant
innhold
Starte avspilling av valgt innhold/
kurs
Motta obligatoriske kursbasert på identifisert
kompetansegap
Søke i Statens Ted / Stille
spørsmål i forum
Velge relevant innhold /
kommentar
Motta epost med påmelding
Motta epost med påmelding
Motta lenke til innhold
Blått = prosesser i fase 1
Gult = prosesser i fase 2
Rødt = prosesser i fase 3
Punkt = startpunkt; punkt med hvit omkrets = annen delprosess
Relevante utvalgte brukerscenario for gjennomføringsprosessen er å finne i vedlegg 8.5.2.
55
6.4.3 Evaluering og rapportering
Evaluering og rapportering er prosesser som i hovedsak involverer virksomhetens HR- og
kompetanseavdeling, i tillegg til virksomhetens ledere.
Evaluering og rapportering
HR
/ K
om
peta
nsea
nsv
arlig
/ K
urs
adm
inis
trat
or
Lede
rA
nsa
tt
Rapporter
Logge på admin side
Lage test / eksamen knyttet
til kurs
Hente ut rapporter
Logge på admin side
Lage evaluerings-skjema til kurs
Test /Eksamen
Evalueringsskjema
Påmelding og gjennomføringSertifiseringer Testresultater Evalueringer
- per individ i virksomhet- aggregert i virksomhet
- per kurs
Påmelding og gjennomføringSertifiseringer Testresultater Evalueringer
- per individ i virksomhet- aggregert i virksomhet
- per kurs
Statistikk om anbefalinger / views for uformell innhold
Påmelding og gjennomføringSertifiseringer Testresultater Evalueringer
- per individ i virksomhet- aggregert i virksomhet
- per kurs
Statistikk om anbefalinger / views for uformell innhold
Kompetansebeholdning i virksomhetKompetansegap
- individuell- aggregert per team / i virksomhet
Beslutte viderekompetansetiltak
Planlegging
Lage kurs/ læringsinnhold
Gjennomføre kursevaluering
Motta epost med kursevaluering
Utfylt evalueringsskjema
Rapport database
Rapportere på kurs/kompetanse
Hente ut rapporter per team/individ
Logge på admin side
Rapportere på kurs/kompetanse
Blått = prosesser i fase 1
Gult = prosesser i fase 2
Rødt = prosesser i fase 3
Punkt = startpunkt; punkt med hvit omkrets = annen delprosess; punkt med svart omkrets = prosess utenfor forretningslaget
Relevante utvalgte brukerscenario for Evaluerings- og rapporteringsprosessen er å finne i vedlegg 8.5.3.
56
6.5 Applikasjonslag
På basis av det som er diskutert, kan vi presentere de forskjellige applikasjonsarkitekturer som understøtter
hver av de alternativene presentert i de forrige kapitlene:
FASE 1
Denne applikasjonsarkitekturen inneholder alle de nødvendige komponentene for å levere tjenestene
planlagt for fase 1.
57
FASE 2
Innlogging via ID Porten
Applikasjonsarkitektur i fase 2 støtter samme tjenester som i fase 1, med unntak av innlogging og
samhandling.
I dette alternativet blir den interne autentiseringskomponenten erstattet av ID Porten, mens
autoriseringstjenester støttes av en intern komponent.
58
FASE 2 Innlogging via SSO
Autentisering og autorisering av brukere er i dette alternativet gjort via Single Sign-On (SSO).
SSO tjenester utføres i dag via en rekke teknologier, som må støttes av alle parter for å kunne fungere.
Det er lett å forstå hvordan valg av SSO teknologi er avhengig av eksisterende plattform og kompetanse hos
alle involverte aktører. Det derfor vanskelig på dette stadiet å gi en tydelig beskrivelse av SSO plattform.
59
FASE 3
Kompetansestyring og ID Porten
I fase 3 implementerer vi kompetansestyring. I denne konfigurasjon bruker plattformen ID Porten for å
autentisere sine brukere.
60
FASE 3
Kompetansestyring og SSO
I denne konfigurasjonen bruker Portalen SSO for brukerhåndtering.
61
GRENSESNITT
Integrasjon av e-Læringsportalen med HR- og kompetansestyringssystemer er ønsket av alle interessenter.
Virksomhetene bruker ulike systemer men ønsker å dele samme type informasjon med e-læringsportalen.
Dermed er det mest hensiktsmessig for Portalen å tilby standardiserte integrasjonsgrensesnitt som alle
interessenter kan bruke ved behov. Disse grensesnittene bør baseres så mye som mulig på moderne standard
som SOAP eller REST.
På rapporteringsmodulen anbefaler vi tilretteleggelse av standardiserte grensesnitt på filformat, web services
og et web grensesnitt for enkel visualisering av rapporter.
På kompetansestyringsmodulen anbefaler vi samme sett av standardiserte grensesnitt.
62
ALTERNATIV ARKITEKTUR
Et alternativ er eksternalisering av følgende moduler: Rapportering, Kompetansestyring og Samhandling.
Ved å skille disse komponenteene fra LMS-løsningen, kan virksomheter som allerede har eget LMS ta disse
modulene i bruk som tillegg til egen plattform. Dette vil øke nytteverdi av en evt. felles statlig plattform.
Følgende figur viser applikasjonsarkitektur for Fase 3 med eksternalisering av ovennevnte komponenter:
Grensesnitt for samhandlingsapplikasjonene er ikke beskrevet fordi det på nåværende tidspunkt er ukjent
hvilke applikasjoner som skal brukes for å dekke dette behovet.
Et annet alternativ er at virksomhetene bruker felles LMS og holder Rapportering og Kompetansestyring
internt. Fra vår analyse er det klart at prosessene som tilhører Fase 3 har minst grad av standardisering på
tvers av virksomhetene. Ved å tilby en felles løsning for standardprosesser og la virksomhetene bruke egne
løsninger for virksomhetsspesifikke prosesser, kan man maksimere gevinstene av en felles løsning (se kap.
6.2.4)
Det er viktig å påpeke at eksternalisering av rapportering løser ikke personvern, fordi brukerdata er fortsatt
lagret i Portalen.
63
INFRASTRUKTUR
Angående drifts- og forvaltningsmodellen for en felles portal så kan disse tjenester tilbys på forskjellige
måter. Disse beskrives kort under.
Intern drift
Med denne leveransemodellen tilbyr applikasjonsleverandøren også den fysiske infrastrukturen som en
nødvendighet for å kjøre selve LMS. Denne modellen innebærer at applikasjonsleverandøren har anlegg og
kompetanse på drift av hardware og operativsystemet LMS-plattformen kjører på (mer under kap. 6.8).
Software as a Service (SaaS)
Med denne leveransemodellen kjøper man ikke en applikasjon men en tjeneste fra en leverandør. Kunden
kjøper med andre ord en totalpakke, hvor leverandøren tar ansvar for drift, forvaltning og videreutvikling av
applikasjonen. Denne type leveranse tilbys vanligvis av spesialiserte leverandører som har høy kjennskap til
applikasjonen. Ulempen med denne leveransemodellen er at man mister kontroll over applikasjonen og må
forholde seg til hva leverandøren tilbyr.
Platform as a Service (PaaS)
Med PaaS kjøper kunden infrastruktur og applikasjonsdrift fra en ekstern leverandør, men står selv for
utvikling og forvaltning av applikasjonen. Dette gir kunden mer frihet enn SaaS, men krever selvfølgelig
mer IKT kompetanse.
Infrastructure as a Service (IaaS)
Med denne modellen kjøper kunden infrastruktur som en tjeneste men tar selv ansvar for drift, forvaltning
og utvikling av applikasjonen. Typiske leverandører av slike tjenester er Amazon Web Services, Google
Compute Engine, Microsoft Azure IaaS, osv.
De siste tre leveransemodellene har et felles trekk: kunden vet ikke hvor data er lagret og behandlet. Store
leverandører lagrer og behandler data hvor det er mest hensiktsmessig, og det kan variere daglig. Det finnes
i dag leverandører som tilbyr spesielle avtaler som sikrer at lagring og behandling av data skjer bare i et
bestemt geografisk område, men det er fortsatt mye usikkerhet om ansvar ved eventuelle feil eller
mislighold. Globale selskaper kan være vanskelig å forfølge ved eventuelle problemer.
Et alternativ er å bruke en lokal eller en statlig leverandør, som garanterer både lokal tilstedeværelse og lokal
behandling av data. Det finnes i dag flere eksempler av både statlige leverandører (eks. DSS og DFØ, se
vedlegg 8.7) eller private selskap som tilfredsstiller krav for behandling av statlige data.
64
7 Veien videre
7.1 Mulig tidsløp anskaffelse ny læringsplattform
Hvis utfallet av dette veikartarbeidet er at Difi går videre med en anskaffelse for et nytt læringssystem, så
danner denne rapportens kravspesifikasjon/behovsanalyse grunnlaget i en finansierings- og
anskaffelsesprosess som vist nedenfor:
MULIG vei videre etter veikartleveransen
Direktoratet for forvaltning og IKT
«4.kv 15»9.juni1.mai «1.kv 16» «2.kv 16» «4.kv 16»«3.kv 16» «1.kv 17» «2.kv 17»
Kravspesifisering (overordnet): Budsjettmessig behandling
innenfor Programmet
Veikart 1.0 J/N
Anskaffelse
Utvikling (Fase 1. Fase 2? Fase 3?)
Krav-spesifisering
(detalj)
Implementere (Fase 1. Fase 2? Fase 3?)
Driftssetting (Fase 1. Fase 2? Fase 3?)
«3.kv 17» «4.kv 17»
65
7.2 Prosjektplan implementering av de tre fasene
Statlige virksomheter og Difi selv vil være de sentrale aktørene som vil bli påvirket og involvert hva gjelder
implementering av en læringsplattform.
Figuren under illustrerer en sekvensiell implementering, og har angitt ulik lengde for implementeringen.
Dette fordi vi anser at funksjonalitet i Fase/Funksjonsområde 1 er den enkleste å implementere. Følgelig ut
fra figuren anser vi også Fase 2 som enklere enn Fase 3.
NB! Det er absolutt ikke gitt at funksjonsinnholdet (må) implementeres sekvensielt. Ønskes en kortere
implementeringstid for fasene totalt sett, så betyr dette en større grad av parallell implementering for fasene.
Fase Tid Premiss Leveranse/Produkt spesifikke
for prosjektet
www.prosjektveiviseren
.no (generiske leveranser
og faser)
PREMISS:
Veikart/LMS
konsept
videreføres i
Difi
2.kv15-
1.kv16
Finansiering Satsingsforslag godkjent internt i
Difi. Går deretter videre til
KMD. Kravspesifisering
behandles innenfor programmets
mandat. Nødvendig finansiering
etableres.
http://www.prosjektveivi
seren.no/konseptfasen
Fasene under forutsetter at LMS arbeidet ikke stoppes i prosessen nevnt over…
Krav-
spesifisering
1.kv16-
2.kv16
Interessent-input Teknisk kravspesifikasjon.
Funksjonell kravspesifikasjon
http://www.prosjektveivi
seren.no/planleggingsfas
en Anskaffelse 2.kv16 –
3.kv16
Valgt
anskaffelsesmåte
Kontrakt m/leverandør
Driftskontrakt
Vedlikeholdskontrakt
Utvikling 3.kv16-
4.kv16
….. Godkjent teknisk og funksjonelt
oppsett/«testing»
Drift-System-
Brukerdokumentasjon
Opplæring
http://www.prosjektveivi
seren.no/gjennomf%C3
%B8ringsfaser
Implementere 1.kv17-
2.kv17
OK fra
virksomhetene
Etablert mottaksprosjekt
virksomheter
Etablert mottaksprosjekt Difi
Overlevere
Regulær Drift
& Forvaltning
(Driftssetting)
2.kv17 –
3.kv17
Godkjent
mottakskrav linje:
Opplæring,
«testing» mv
Opplæring
Dokumentasjon
Akseptansetesting
Stabil Drift
http://www.prosjektveivi
seren.no/avslutningsfase
n
66
Under er beskrevet de «generiske» oppgaver for de tre funksjonelle fasene som er identifisert.
Fase Premiss/ Oppstartskriterier for fasen
Leveranse / Produkt spesifikke for fasen www.prosjektveiviseren.no (generiske leveranser og faser)
«Analyse» Finansiering: OK for
Fase [1, 2, 3]
Detaljering av innhold i Fase [1,2,3]:
Funksjonell logikk, layout, datainnhold
http://www.prosjektveivi
seren.no/konseptfasen
«Anskaffelse» Valgt anskaffelsesmåte Kontrakt m/(implementerings)leverandør
Driftskontrakt
Vedlikeholdskontrakt
http://www.prosjektveiviseren.no/planleggingsfasen
«Design» Interessent-input Teknisk kravspesifikasjon
Funksjonell kravspesifikasjon
http://www.prosjektveivi
seren.no/planleggingsfas
en
Utvikling Omforent design Godkjent teknisk og funksjonelt
oppsett/«testing»
Drift-System-Brukerdokumentasjon
Opplæring
http://www.prosjektveivi
seren.no/gjennomf%C3
%B8ringsfaser
Implementere OK fra virksomhetene Etablert mottaksprosjekt virksomheter
Etablert mottaksprosjekt Difi
Overlevere
Regulær Drift
&
Forvaltning
(Driftssetting)
Godkjent mottakskrav
linje: Opplæring,
«testing» mv
Opplæring
Dokumentasjon
Akseptansetesting
Stabil Drift
http://www.prosjektveivi
seren.no/avslutningsfase
n
Under er beskrevet de økonomiske og ressursmessige konsekvenser for Difi («leverandør») og statlige
virksomheter («kunder») i gjennomføringen av de tre fasene:
67
Fase Konsekvens for virksomhetene
Konsekvens for Difi «Prosjekt» Fase [1, 2, 3]
Konsekvens for Difi «Linje» Drift & Forvaltning «LMS»
«Analyse» Økonomisk: Finansiering
av mottaksorganisasjon
Økonomisk: Finansiering av
leveranseorganisasjon
Ressurs: Mulig deltakelse i
leveranseorganisasjon
«Design» Ressurs: Deltakelse i
designmessig utforming:
Teknisk og funksjonell
kravspek.
Ressurs: Prosjektdeltakelse:
Prosjektleder. Fagressurser.
Premissgiver ivaretakelse
gevinstplan
Ressurs: Premissgiver Teknisk
kravspesifikasjon. «SaaS» eller
Difi-intern Drift & Forvaltning
Utvikling Ressurs: Omforent design.
En av flere som
godkjenner funksjonelt og
teknisk oppsett.
Ressurs: Samme som under
«Design»
Premissgiver:
a) Innhold/form teknisk
oppsett/«testing»
b) Innhold/form Drift-System-
Brukerdokumentasjon
c) Innhold/form Opplæring
Implementere Mottaksprosjekt etablert. Ressurs: Samme som under
«Design»
Etablert forvaltningsorg Difi:
Ressurser: Antall. Kompetanse.
«SLA». «UC». Etc.
Overlevere
Regulær Drift
&
Forvaltning
(Driftssetting)
Godkjent mottakskrav
linje: Opplæring, «testing»
mv
Ressurs: Samme som under
«Design»
Endelig(?) godkjenningsansvar
(funksjonalitet, forvaltningsorg,
dokumentasjon, test) før
overlevering Dr & Forvalt.
En av flere som godkjenner
(forvaltningens): Opplæring.
Dokumentasjon.
Akseptansetesting. Stabil Drift
7.3 Kort betraktning om fremtidig drift og forvaltning
Vi kjenner per d.d. ikke de tekniske og forvaltningsmessige krav som et større antall brukere vil kreve av en
felles LMS-tjeneste i (full) operativ drift:
Tekniske krav:
o Oppetid (altså i hvor stor grad tjenesten er tilgjengelig for sluttbrukerne)
o (Krav til maskinvarens kapasitet, ytelse og redundans)
Forvaltningsmessige krav:
Åpningstid (Altså i hvilken grad personell bidrar til å sikre tjenestens tilgjengelighet og kvalitet.
Videre om drifts- og forvaltningspersonell må være tilgjengelig (utenfor kontortid) for å veilede
brukere i anvendelse av systemet, saksbehandle innmelding av (mulige) feil og problemer i systemet,
mv.
o Krav om endringshåndtering/(mindre) funksjonelle konfigurasjoner.
Difis generiske anskaffelsesmetodikk er en naturlig innfallsvinkel for å belyse valg (sourcingstrategi) av
fremtidig drift og forvaltning:
Steg Beskrivelse av utvalgte
steg i anskaffelsens første
fase
Kommentar/Oppgave:
Steg 1.1 Utfordring og dagens
løsning:
Konkretisering av Tekniske og Forvaltningsmessige krav
68
Steg 1.2 Rammebetingelser: Sourcingstrategi: Arkitekturprosjektet har vært i dialog med
seksjonsleder IDU23, og følgende premisser anses gjeldende i
Difi vedrørende om drift og forvaltning av prinsipp skal være
hhv. enten intern eller ekstern:
«Dersom det er spesielle krav om respons ut over kontortid, så er
svaret ekstern drift24.»: Det KAN følgelig være at det vil være
nødvendig med oppetid og åpningstid (ref. beskrivelse i avsnittet
over) utover vanlig kontortid. Derfor, ekstern drift anses mest
sannsynlig.
Steg 1.3 Anskaffelsens formål: Formålet vil være å levere en tjenestekvalitet, avstemt og
omforent: Brukerkrav (Steg 1.1) vs. kostnadsramme tilgjengelig
for drift og forvaltning (Steg 1.2)
Steg 1.4 Markedsundersøkelse: Markedskarakteristika og hvilke mulige alternativer eksisterer for
leveranse av Drift og Forvaltning? (se kort beskrivelse under)
Steg 1.5 Alternativvurdering: «Egenregi»: Ingen krav om intern drift & forvaltning, ekstern
drift anses mest sannsynlig. (Ref. vurdering i steg 1.2 i denne
tabellen)
Steg 1.6 Beslutte anskaffelse:
Steg 1.4 «Markedsundersøkelse»: I vedlegg 8.7 gis en kort og overfladisk beskrivelse av mulige (statlige)
tjenesteleverandører for Drift & Forvaltning av felles LMS-tjeneste.
Et endelig valg av (fremtidig) leverandør(er) for Drift og Forvaltning etableres gjennom tidligere beskrevet
prosess for anskaffelse. Mulige kriterier for leverandørvurdering inngår i denne prosessen, inkludert er også
en vurdering om det er mest hensiktsmessig å splitte tjenesteleveransen i hhv. et Driftsansvar og et
ansvarsområde rettet mot forvaltning og videreutvikling av LMS-systemet.
23 Odd Erik Loftesnes
24 Difis IT-strategi, og tilhørende sourcingsprinsipper
69
8 VEDLEGG
8.1 Vedlegg 1: Intervjuede virksomheter
Virksomhet
Har lærings-
plattform
Bruker e-
læring Deltagelse i behovsanalysen
Møtefase 1
Dybde-
intervju
Møtefase 2
Spørreunder-
søkelse
Møtefase 3
«Co-Creation»
Departmenter
Utenriksdepartementet Ja Ja, produserer
delvis internt x - x
Helse- og
omsorgsdepartementet Nei Nanolæring x x -
Olje- og
energidepartementet Nei
Nano-læring, samt
e-læring fra Difi x x x
Kunnskapsdepartementet Nei I liten grad x x x
Kommunal- og moder-
niseringsdepartementet 25 - - - - x
Direktorater
Direktoratet for sikkerhet
og beredskap (DSB)
Kun for
brannskolen
Ja, i tillegg
nanolæring x - x
Sjøfartsdirektoratet Ja Ja x x -
Toll- og avgiftsdirektoratet Ja Ja x - -
Politidirektoratet (POD) Nei I liten grad x x -
Difis kurs- og
konferanseenhet (KKE) Ja Ja x x -
Utlendingsdirektoratet
(UDI)
Ja, nettopp
anskaffet Ja x x -
Direktoratet for
Økonomistyring (DFØ) Nei
Ja, produserer
delvis internt x x -
Etater
Barne-, ungdoms- og
familietaten (Bufetat) Nei
I liten grad. Noe
nanolæring x x -
Skatteetaten Ja Ja x x x
Tilsynsvirksomheter
Medietilsynet Nei Kun e-læring fra
Difi x x x
Mattilsynet Ja Ja x - -
Utdanningsinstitusjoner
Politihøgskolen Kun for studenter Ja x x x
Kriminalomsorgens
utdanningssenter (KRUS) Kun for studenter Ja x x -
Forsvarets høgskole Ja, både internt og for studenter
Ja, inklusive
simuleringer og
«serious games»
x x -
Universitets- og høgskole
sektoren Kun for studenter Ja x - -
Øvrige virksomheter
Husbanken Nei Nei x x -
Domstolsadministrasjonen Ja Ja x x -
NAV Ja Ja x x -
Departementenes
sikkerhets- og
serviceorganisasjon (DSS)
Ja Ja, i tillegg
nanolæring x - -
Kommunesektoren
KommIT Ja Ja x - x
25 Var ikke del av behovsanalysen, men deltok i Co-creation workshop
70
8.2 Vedlegg 2: Intervjuguide til første intervjurunde
8.2.1 Målsetning med intervju
- Bygge brukerinnsikt:
- Kartlegge nåsituasjon for kompetansestyring i statlige virksomheter
- Avdekke både uttalte og ikke-uttalte behov for felles tjenester for digital læring i staten
- Avdekke bakenforliggende motivasjon for avgjørelser som er tatt eller planer man har knyttet til
kompetanse og læring
8.2.2 Metode
Intervjuenes varighet var ca. 1,5 timer per intervju, hvor det ble brukt ca. 50 prosent av tiden for kartlegging
av nåsituasjon og resterende 50% på kartlegging av behov og ønsket situasjon.
Det ble intervjuet representanter fra HR eller kompetanseavdeling, i noen tilfeller også IT ansvarlige med
opplæringsansvar.
Prosjektet brukte intervjuteknikk med åpne spørsmål.
Intervjuspørsmål som ble brukt for å kartlegge dagens situasjon:
Nåværende strategi, organisasjon og prosesser for kompetansebygging og medarbeiderutvikling
Nåværende eller planlagte teknologi- og verktøystøtte for kompetansebygging og
medarbeiderutvikling, spesielt med hensyn til Learning Management
Eksisterende teknisk infrastruktur, m.tp nett og integrasjoner mellom systemer (f.eks mellom LMS
og HR system)
Bruk av e-læring og digitale læringsformer som kompetansetiltak
E-lærings-standarder som er i bruk i dag
Tilnærming til sosiale aspekter ved læring
Intervjuspørsmål som ble brukt for å avdekke behov:
Behov (både teknologisk og prosessuelt) innenfor medarbeiderutvikling og kompetansebygging, som
ikke er dekket med dagens organisasjon og/eller verktøystøtte
o Behov som er felles for statlige virksomheter
o Områder som kunne dekkes av 3. part
o Synspunkter rundt felles tjenester for digital læring
Planlagte anskaffelser for LMS og/eller kompetansestyringsverktøy ila de neste 2-3 år
Viktigst ønsket funksjonalitet for et fremtidig LMS/ kompetansestyringsverktøy
Kritiske suksesskriterier for et fremtidig LMS/ kompetansestyringsverktøy
Ønsket tilnærming til og integrasjon av sosiale aspekter ved læring (samhandling, forum ol.)
Viktige integrasjoner mot eksisterende systemer / integrasjon i eksisterende infrastruktur
8.2.3 Input til intervju guide
Kategorier fra prosjektmandat (områdene skal avdekkes i intervjuet):
- Kompetansestyring og medarbeiderutvikling (+ underpunkter)
- Kursadministrasjon
- Læringsmiljø – brukervennlig læringsplattform som kan understøtte og stimulere ulike læringsformer
og læringsvirkemidler
- Kunnskapsdeling mellom statlige virksomheter
- Forfatterverktøy
71
- Andre krav som må defineres og vurderes: Datasikkerhet. Driftssikkerhet. Support. IT-infrastruktur.
IT- arkitektur. Universell utforming
8.2.4 Spørsmål kategorier
1. Innledende «Demografi»
2. Kompetansestyring og medarbeiderutvikling
3. Læringsmiljø (former og virkemidler)
4. Teknologi og verktøystøtte
5. Felles digital læringsarena i staten
8.2.5 Detaljert spørsmålsguide
1. Innledende demografi
2. Hvor mange ansatte
3. Hvor mange ansatte i HR, evt. i kompetanseavd.
4. Kompetansestyring og medarbeiderutvikling
5. strategi, organisasjon og prosess
i. Hvordan jobber din virksomhet med kompetansebygging / -styring?
- Er kompetansebygging et strategisk område? Har dere en kompetansestrategi?
- Hvordan er organisasjonen bygd opp?
- Hvilke prosesser finnes i dag for medarbeiderutvikling, opplæring, før og etter
gjennomført kurs, evaluering, rapportering osv,…? (Evt. tegne)
ii. Hva er viktigst for dere?
iii. Hvilke planer har dere fremover?
iv. Hvilke områder innenfor kompetansestyring vil kunne dekkes av Difi / er det relevant
at Difi kunne dekke?
6. Læringsmiljø (former og virkemidler)
7. Formidlingsformer og virkemidler
i. Hvilken formidlingsform brukes mest i dag? Hvorfor?
- For hvilke type kurs benyttes det e-læring, versus klasserom, versus virtuell
training, versus en blanding?
ii. Hvilken formidlingsform ønskes å brukes i fremtiden?
8. Det digitale og erfaringer rundt det
i. Brukes det e-læring?
ii. Hvor viktig er digitale læringsformer i din virksomhet, og hvilke behov finnes på
dette området?
iii. Hvilke erfaringer har dere gjort dere med digital læring?
- Hva fungerer bra?
- Hvor ligger utfordringene?
- Hva er kritiske suksessfaktorer?
- Teknologiske standarder som dere forholder/ønsker å forholde dere til?
iv. Hvordan vurderer du/dere fremtiden for bruk av digital læring hos dere?
9. Sosiale aspekter ved læring
i. Hva er tilnærming til de sosiale komponentene ved læring og hvordan ivaretas disse i
digital læringsarena (f.eks. utveksling av erfaring mellom kursdeltagere)?
72
10. Teknologi og verktøystøtte
11. Hvilke teknologi bruker man for å understøtte kompetansestyring?
i. Rekrutteringsverktøy?
ii. Medarbeiderutviklingsverktøy?
iii. LMS?
iv. Forfatterverktøy?
v. Kompetansestyringsverktøy?
vi. Hvilke integrasjoner finnes det mellom kompetansesystemene og evt. til HR eller
andre relaterte systemer?
12. Hvilke erfaringer har man gjort:
i. Hva fungerer bra/ikke?
ii. Hvor er utfordringene?
13. Hvilke e-læringsstandard og formater brukes/støttes?
14. Hvilke evt. andre verktøy bruker din virksomhet til utforming og/eller forvaltning av e-
læring/klasseromskurs osv.?
15. Hvis man har LMS:
i. Hva var bakgrunnen for anskaffelse og hvilke forventninger har man til plattformen?
ii. Hvilke erfaringer har man samlet i anskaffelsesprosessen og ta-i-bruk fasen?
16. Planer om anskaffelse?
i. Viktigste drivere for anskaffelse eller ønsket anskaffelse?
ii. Viktigste målgruppe for LMS?
iii. Viktigste funksjonalitet / ønsket funksjonalitet?
iv. Kritiske suksesskriterier for anskaffelse?
v. Viktigste hindringer/blokkeringer som står i veien for anskaffelse?
17. En felles digital læringsarena i staten (med felles kompetansetjenester)
18. Felles behov i staten
i. Hvilke behov knyttet til kompetanse og læring har din/deres virksomhet felles med
andre statlige aktører?
19. Behov som må / kan dekkes av 3. part
i. Hva er behov knyttet til kompetanse og læring som i dag ikke (kan) dekkes internt?
ii. Hvilke kompetanserelaterte tjenester kan leveres via Difi?
- Innhold
- Prosesser (evaluering, rapportering, oppfølging, tester, sertifisering, sosial
læring, …)
- Teknologi / infrastruktur
iii. Hvilke er de viktigste behovene som felles kompetansetjenester må dekke?
iv. Hvilke forventninger vil dere ha til en felles læringsarena?
- Hvilke standarder burde en felles læringsplattform oppfylle?
- Hvilke trender ser du/dere fremover
20. Andre synspunkter rundt felles tjenester for digital læring?
73
8.2.6 Kartlegging av behov, samlet under intervjuene:
74
8.3 Vedlegg 3: Behovskartleggingsskjema - Spørreundersøkelse
8.3.1 Spørsmål:
Behov (funksjonelle) Svaralternativer
1 Læringsplattform
1.1 Læringsplattform
Hvor viktig er det at læringsplattformen har
funksjon for mediebibliotek som inneholder
informasjon som ikke er formelle kurs
Må ha Bør ha Kan ha Ikke
relevant
1.2 Læringsplattform
Hvor viktig er det at plattformen har
funksjonalitet for å distribuere og spille av e-
læring (inkludert video og nanolearning)
1.3 Læringsplattform
Hvor viktig er det at læringsplattformen
håndterer ressursbooking for klasseromskurs
(instruktør, rom, PC, osv)
1.4 Læringsplattform
Hvor viktig er det at læringsplattformen støtter
virtuelle klasserom (webinar osv)
1.5 Læringsplattform
Hvor viktig er sanntidsavspilling (streaming) av
kurs i motsetning til nedlasting og avspilling i
etterkant?
1.6 Læringsplattform
Hvor viktig er det at en felles læringsplattform
inneholder innhold og kurstilbud fra Difi og
andre eksterne leverandører som staten har
avtale med?
1.7 Læringsplattform
Hvor viktig er det at læringsplattformen også
kan tilgjengeliggjøre digitale opplæringstiltak til
eksterne brukere (inkl evt
betalingsløsning/viderefakturering)?
2
Kursadministrasjon og
rapportering
75
2.1 Kursadministrasjon
Hvor viktig er det at læringsplattformen støtter
påmelding og automatisk registrering (deltaker
melder seg på via plattformen og blir registrert
på kurset) ?
Må ha Bør ha Kan ha Ikke
relevant
2.2 Kursadministrasjon
Hvor viktig er det at læringsplattformen støtter
epostutsendelser for kursinvitasjon,
informasjon/nyhetsoppdateringer og
påminnelser til spesifikke målgrupper ?
2.3 Kursadministrasjon
Hvor viktig er det å kunne sette opp opplærings-
/sertifiseringsløp og kurs curriculum bestående
av ulike elementer (f.eks: e-læring ->
klasseromskurs -> virtuell Q&A sesjon ->
eksamen) ?
2.4 Kursadministrasjon
Hvor viktig er det å kunne utstede
kursbevis/sertifikater ?
2.5 Kursadministrasjon
Hvor viktig er det at administrator kan
kontrollere hvilke kurs medarbeideren har
tilgang til og finner i kurskatalogen (mulighet
for å skru av og på innhold for egen
virksomhet)?
2.6 Kursadministrasjon
Hvor viktig er det at forsiden i portalen
inneholder nyhetsoppdateringer om kurs?
2.7 Rapportering
Hvor viktig er det å kunne sette opp/lage
eksamen, tester og quizzes for å måle forståelse,
definere bestått/ikke bestått eller evaluere kurset
?
2.8 Rapportering
Hvor viktig er det å sentralt i din virksomhet
rapportere på kurspåmelding, -deltagelse og -
gjennomføring, samt tracke sertifisering?
2.9 Rapportering
Hvor viktig en oversikt over aggregert
kompetansebeholdning i virksomheten?
76
2.10 Rapportering
Hvor viktig er det at oversikt over
kompetansebeholdning kan brytes ned per team
eller enkeltmedarbeider (inkl kurshistorikk og
planlagte kurs), slik at leder har god oversikt?
2.11 Rapportering
Hvor viktig er detaljinformasjon om enkelt
medarbeiders kompetanse?
3 Kompetansestyring
3.1 Kompetansestyring
Jobber din virksomhet strategisk med
kompetansestyring, eller har planer om å gjøre
dette i løpet av en 3-5 års periode? Jobber
med
strategisk
kompetan
sestyring
Har planer
om å jobbe
med
strategisk
kompetans
estyring
Har ingen
planer om
å jobbe
med
strategisk
kompetan
sestyring
3.2 Kompetansestyring
Hvor stort er eller vil behovet for verktøystøtte
være knyttet til gjennomføring av strategisk
kompetanseutvikling?
Må ha Bør ha Kan ha Ikke
relevant 3.3 Kompetansestyring
Hvor viktig er kompetansekartlegging (og
mulighet for å identifisere gap og behov)?
3.4 Kompetansestyring
Hvor viktig er det at leder eller administrator
kan styre ansattes læring, dvs. sette
utviklingsmål, melde på kurs, godkjenne
påmelding og hente rapporter om deltagelse og
gjennomføring?
3.5 Kompetansestyring Annen funksjonalitet som er kritisk for dere? Fritekst
4 Samhandling
4.1 Samhandling
Hvor viktig er støtte til etterarbeid (lekser,
repetisjon, spørsmål og svar)?
Må ha Bør ha Kan ha Ikke
relevant
4.2 Samhandling
Hvor viktig er funksjonalitet for gjensidig
deling av innhold blant statlige virksomheter
(dvs at alle brukere kan legge ut innhold)?
77
4.3 Samhandling
Hvor viktig er funksjonalitet for kvalitetssikring
av innholdet som legges ut av brukere?
4.4 Samhandling
Hvor viktige er online sosiale fora for
erfaringsutveksling knyttet til
kurs/tema/faggrupper?
4.5 Samhandling
Hvor viktig er en tilbakemeldings- og
dialogfunksjon (student<->kursadmin, student<-
>instruktør)?
5 Kursutvikling
Kursutvikling
Hvor viktig er det å lage e-læring og/eller
nanolearning selv internt, eller tilpasse innhold i
eksisterende e-læringer eller nanolearning?
Må ha Bør ha Kan ha Ikke
relevant Kursutvikling
Hvor viktig er det at e-læring inneholder
elementer med interaksjon?
Kursutvikling
Hvor viktig er det med simuleringer i digitale
opplæringstiltak?
6 Innhold levert av Difi
6.1 Innhold levert av Difi
Hvor viktig er det å kunne bruke digital innhold
fra Difi som en del av egne læringsløp?
Må ha Bør ha Kan ha
Ikke
relevant 6.2 Innhold levert av Difi
Hvor viktig er det å kunne legge innhold fra Difi
tilgjengelig i eget læringsportal / kompetanse
systemer (nedlasting av innhold)?
6.3 Innhold levert av Difi Vennligst spesifiser hvorfor det er viktig Fritekst
6.4 Innhold levert av Difi
Hvor viktig er det å kunne tilpasse/endre
innhold fra Difi til egen situasjon? Må ha Bør ha Kan ha
Ikke
relevant
7
Integrasjon, standarder
og sikkerhet
7.1 Integrasjon
Hvor viktig er utveksling av informasjon med
HR system ? Må ha Bør ha Kan ha
Ikke
relevant
78
7.2 Integrasjon
Vennligst spesifiser hvilken informasjon det er
viktig å utveksle mellom et LMS og HR
systemet ?
Fritekst
7.3 Integrasjon Hvilket HR system brukes i dag? Fritekst
7.4 Integrasjon
Hvor viktig er integrasjon til andre interne
kompetansesystemer eller moduler (rekruttering,
medarbeiderutvikling, kompetansekartlegging,
performance management)? Må ha Bør ha Kan ha
Ikke
relevant
7.5 Integrasjon
Vennligst spesifisér hvilke systemer dette
gjelder
Fritekst
7.6 Integrasjon
Hvis integrasjon med andre systemer er viktig,
er batch integrasjon tilstrekkelig? Ja Nei
7.7 Standarder
Hvilke e-læringsstandard støtter deres tekniske
infrastruktur i dag (f.eks. SCORM, AICC, Tin
Can, HTML5,…)?
Fritekst
7.8 Standarder
Hvilke e-læringsstandard skal det/er det
ønskelig å støtte i fremtiden?
Fritekst
7.9 Standarder
Hvor viktig er tilgjengeliggjøring/avspilling av
e-læring på mobile flater? Må ha Bør ha Kan ha
Ikke
relevant
7.10 Standarder Skal dette gjøres via HTML 5 eller app? Fritekst
7.11 Standarder
Hvor viktig er Single Sign-On pålogging til
læringsplattformen for deres virksomhet? Må ha Bør ha Kan ha
Ikke
relevant
7.12 Sikkerhet
Har de ansatte tilgang til internett fra
arbeidsplassen, eller jobber dere i lukket nett?
har
tilgang til
internett
har både
lukket og
åpent nett
har kun
lukket
nett på
arbeidspla
ssen
7.13 Sikkerhet Er skytjenester tillatt i din virksomhet? Ja Nei Vet ikke
8
Leverandør og
brukergrensesnitt
79
8.1 Leverandør
Hvor viktig er det at leverandør av LMS har
24/7 tilgjengelig support?
Må ha Bør ha Kan ha Ikke
relevant
8.2 Leverandør
Hvor viktig er det at support (og
brukermanualer) er tilgjengelig på norsk?
8.3 Brukergrensesnitt Hvor viktig er norsk brukergrensesnitt?
8.4 Brukergrensesnitt
Hvor viktig er et intuitiv brukergrensesnitt for
administratorer?
8.5 Brukergrensesnitt
Hvor viktig er et intuitivt brukergrensesnitt for
ansatte?
8.6 Brukergrensesnitt Hvor viktig er enkel kurspåmelding?
8.7 Brukergrensesnitt
Hvor viktig er egen portal og branding per
virksomhet?
8.8 Brukergrensesnitt
Hvor viktig er egen profil/side per medarbeider
med oversikt over kompetansemål, påmeldte
kurs og kurshistorikk?
8.9 Brukergrensesnitt Hvor viktig er kurskatalog med søkefunksjon?
8.10 Brukergrensesnitt Hvor viktig er kursbeskrivelse per kurs?
8.11 Brukergrensesnitt
Hvor viktig er kalenderfunksjon (kursdato
legger seg inn i studentens kalender)?
80
8.3.2 Resultater
Behov (funksjonelle)
Medie-
tilsynet NAV BUFetat
Domstols-
admin
Sjøfarts-
direktoratet Husbanken
Politi-
direktoratet
Politi-
høgskolen Skatteetaten Difi - KKE KD
Utlendings-
direktoratet DFØ KRUS HOD OED
Forsvarets
høgskole
1 Læringsplattform
1.1 Læringsplattform
Hvor viktig er det at
læringsplattformen har funksjon for
mediebibliotek som inneholder
informasjon som ikke er formelle kurs Kan ha Må ha Kan ha Ikke relevant Ikke relevant Må ha Kan ha Kan ha Bør ha Må ha Bør ha Må ha Bør ha Kan ha Kan ha Kan ha Bør ha
1.2 Læringsplattform
Hvor viktig er det at plattformen har
funksjonalitet for å distribuere og
spille av elæring (inkludert video og
nanolearning) Kan ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Må ha
1.3 Læringsplattform
Hvor viktig er det at
læringsplattformen håndterer
ressursbooking for klasseromskurs
(instruktør, rom, PC, osv) Kan ha Må ha Kan ha Kan ha Bør ha Bør ha Må ha Kan ha Må ha Kan ha Må ha Bør ha Kan ha Kan ha Bør ha Kan ha Kan ha
1.4 Læringsplattform
Hvor viktig er det at
læringsplattformen støtter virtuelle
klasserom (webinar osv) Bør ha Må ha Ikke relevant Bør ha Kan ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Kan ha Bør ha Bør ha Bør ha Bør ha Bør ha
1.5 Læringsplattform
Hvor viktig er sanntidsavspilling
(streaming) av kurs i motsetning til
nedlasting og avspilling i etterkant? Bør ha Må ha Bør ha Bør ha Bør ha Må ha Kan ha Bør ha Bør ha Må ha Bør ha Bør ha Må ha Bør ha Kan ha Kan ha Må ha
1.6 Læringsplattform
Hvor viktig er det at en felles
læringsplattform inneholder innhold
og kurstilbud fra Difi og andre
eksterne leverandører som staten har
avtale med? Bør ha Må ha Bør ha Bør ha Bør ha Bør ha Kan ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Kan ha
1.7 Læringsplattform
Hvor viktig er det at
læringsplattformen også kan
tilgjengeliggjøre digitale
opplæringstiltak til eksterne brukere
(inkl evt
betalingsløsning/viderefakturering)? Ikke relevant Må ha Ikke relevant Ikke relevant Ikke relevant Kan ha Ikke relevant Ikke relevant Bør ha Må ha Kan ha Bør ha Bør ha Bør ha Ikke relevant Ikke relevant Kan ha
81
Behov (funksjonelle)
Medie-
tilsynet NAV BUFetat
Domstols-
admin
Sjøfarts-
direktoratet Husbanken
Politi-
direktoratet
Politi-
høgskolen Skatteetaten Difi - KKE KD
Utlendings-
direktoratet DFØ KRUS HOD OED
Forsvarets
høgskole
2 Kursadministrasjon og rapportering
2.1 Kursadministrasjon
Hvor viktig er det at
læringsplattformen støtter påmelding
og automatisk registrering (deltaker
melder seg på via plattformen og blir
registrert på kurset) ? Kan ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Må ha
2.2 Kursadministrasjon
Hvor viktig er det at
læringsplattformen støtter
epostutsendelser for kursinvitasjon,
informasjon/nyhetsoppdateringer og
påminnelser til spesifikke målgrupper
? Kan ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Bør ha Bør ha
2.3 Kursadministrasjon
Hvor viktig er det å kunne sette opp
opplærings-/sertifiseringsløp og kurs
curriculum bestående av ulike
elementer (f.eks: elæring ->
klasseromskurs -> virtuell Q&A sesjon -
> eksamen) ? Kan ha Må ha Bør ha Må ha Kan ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Bør ha Må ha Bør ha Kan ha Bør ha
2.4 Kursadministrasjon
Hvor viktig er det å kunne utstede
kursbevis/sertifikater ? Bør ha Bør ha Kan ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Kan ha Ikke relevant Bør ha
2.5 Kursadministrasjon
Hvor viktig er det at administrator kan
kontrollere hvilke kurs
medarbeideren har tilgang til og
finner i kurskatalogen (mulighet for å
skru av og på innhold for egen
virksomhet)? Kan ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Ikke relevant Bør ha Må ha Må ha Bør ha Bør ha Bør ha Må ha Bør ha Må ha
2.6 Kursadministrasjon
Hvor viktig er det at forsiden i portalen
inneholder nyhetsoppdateringer om
kurs? Kan ha Kan ha Kan ha Må ha Kan ha Bør ha Må ha Bør ha Bør ha Kan ha Bør ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Bør ha Kan ha
2.7 Rapportering
Hvor viktig er det å kunne sette
opp/lage eksamen, tester og quizzes
for å måle forståelse, definere
bestått/ikke bestått eller evaluere
kurset ? Kan ha Må ha Bør ha Må ha Kan ha Må ha Må ha Må ha Må ha Kan ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Bør ha Kan ha Må ha
2.8 Rapportering
Hvor viktig er det å sentralt i din
virksomhet rapportere på
kurspåmelding, -deltagelse og -Kan ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Må ha
2.9 Rapportering
Hvor viktig en oversikt over aggregert
kompetansebeholdning i
virksomheten? Kan ha Må ha Kan ha Kan ha Kan ha Må ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Kan ha Kan ha Bør ha Bør ha Må ha Bør ha Ikke relevant
2.10 Rapportering
Hvor viktig er det at oversikt over
kompetansebeholdning kan brytes
ned per team eller enkeltmedarbeider
(inkl kurshistorikk og planlagte kurs),
slik at leder har god oversikt? Kan ha Må ha Bør ha Kan ha Kan ha Bør ha Bør ha Må ha Må ha Ikke relevant Kan ha Kan ha Må ha Må ha Bør ha Ikke relevant Ikke relevant
2.11 Rapportering
Hvor viktig er detaljinformasjon om
enkelt medarbeiders kompetanse? Kan ha Må ha Kan ha Kan ha Bør ha Bør ha Kan ha Bør ha Må ha Ikke relevant Bør ha Kan ha Må ha Bør ha Bør ha Kan ha Ikke relevant
82
Behov (funksjonelle)
Medie-
tilsynet NAV BUFetat
Domstols-
admin
Sjøfarts-
direktoratet Husbanken
Politi-
direktoratet
Politi-
høgskolen Skatteetaten Difi - KKE KD
Utlendings-
direktoratet DFØ KRUS HOD OED
Forsvarets
høgskole
3 Kompetansestyring
3.1 Kompetansestyring
Jobber din virksomhet strategisk med
kompetansestyring, eller har planer
om å gjøre dette i løpet av en 3-5 års
periode?
Har planer om å
jobbe med
strategisk
kompetansestyri
ng
Jobber med
strategisk
kompetansestyri
ng
Har planer om å
jobbe med
strategisk
kompetansestyri
ng
Jobber med
strategisk
kompetansestyri
ng
Jobber med
strategisk
kompetansestyri
ng
Har planer om å
jobbe med
strategisk
kompetansestyri
ng
Jobber med
strategisk
kompetansestyri
ng
Jobber med
strategisk
kompetansestyri
ng
Jobber med
strategisk
kompetansestyri
ng
Jobber med
strategisk
kompetansestyri
ng
Jobber med
strategisk
kompetansestyri
ng
Har ingen planer
om å jobbe med
strategisk
kompetansestyri
ng
Jobber med
strategisk
kompetansestyri
ng
Har planer om å
jobbe med
strategisk
kompetansestyri
ng
Har ingen planer
om å jobbe med
strategisk
kompetansestyri
ng
Har ingen planer
om å jobbe med
strategisk
kompetansestyri
ng
Jobber med
strategisk
kompetansestyri
ng
3.2 Kompetansestyring
Hvor stort er eller vil behovet for
verktøystøtte være knyttet til
gjennomføring av strategisk
kompetanseutvikling? Bør ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Kan ha Bør ha Bør ha Ikke relevant Ikke relevant Ikke relevant
3.3 Kompetansestyring
Hvor viktig er kompetansekartlegging
(og mulighet for å identifisere gap og
behov)? Kan ha Må ha Bør ha Kan ha Kan ha Bør ha Bør ha Må ha Må ha Kan ha Bør ha Kan ha Bør ha Bør ha Kan ha Kan ha Bør ha
3.4 Kompetansestyring
Hvor viktig er det at leder eller
administrator kan styre ansattes
læring, dvs. sette utviklingsmål,
melde på kurs, godkjenne påmelding
og hente rapporter om deltagelse og
gjennomføring? Bør ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Bør ha Bør ha Må ha Må ha Ikke relevant Kan ha Ikke relevant Bør ha Må ha Kan ha Kan ha Kan ha
3.5 Kompetansestyring
Annen funksjonalitet som er kritisk for
dere?
Sikring av krav til
universell
utforming.
Dessuten: I en
"totalmodell" må
det være med et
integrert
rekrutteringsverk
tøy,
kompetansesyste
Utløpsdato på
godkjenninger
gode
rapporter/analys
er Fakturerere Ikke relevant Nei
Mulighet for bruk
av
webservices/over
føring av
kursresultater til
andre systemer
(for eks HR-
system)
4 Samhandling
4.1 Samhandling
Hvor viktig er støtte til etterarbeid
(lekser, repetisjon, spørsmål og svar)? Bør ha Må ha Kan ha Må ha Ikke relevant Kan ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Kan ha Bør ha Bør ha Kan ha Kan ha Kan ha Bør ha
4.2 Samhandling
Hvor viktig er funksjonalitet for
gjensidig deling av innhold blant
statlige virksomheter (dvs at alle
brukere kan legge ut innhold)? Bør ha Kan ha Kan ha Kan ha Bør ha Bør ha Bør ha Bør ha Bør ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Kan ha Kan ha Kan ha Bør ha
4.3 Samhandling
Hvor viktig er funksjonalitet for
kvalitetssikring av innholdet som
legges ut av brukere? Bør ha Må ha Bør ha Bør ha Kan ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Kan ha kan ha Må ha Må ha Kan ha Bør ha Bør ha
4.4 Samhandling
Hvor viktige er online sosiale fora for
erfaringsutveksling knyttet til
kurs/tema/faggrupper? Bør ha Må ha Kan ha Kan ha Kan ha Bør ha Må ha Kan ha Bør ha Må ha Kan ha Må ha Kan ha Ikke relevant Ikke relevant Bør ha Bør ha
4.5 Samhandling
Hvor viktig er en tilbakemeldings- og
dialogfunksjon (student<->kursadmin,
student<->instruktør)? Kan ha Må ha Kan ha Bør ha Må ha Kan ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Bør ha Bør ha Bør ha Må ha Kan ha Bør ha Må ha
83
Behov (funksjonelle)
Medie-
tilsynet NAV BUFetat
Domstols-
admin
Sjøfarts-
direktoratet Husbanken
Politi-
direktoratet
Politi-
høgskolen Skatteetaten Difi - KKE KD
Utlendings-
direktoratet DFØ KRUS HOD OED
Forsvarets
høgskole
5 Kursutvikling
Kursutvikling
Hvor viktig er det å lage elæring
og/eller nanolearning selv internt,
eller tilpasse innhold i eksisterende
elæringer eller nanolearning? Kan ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Kan ha
Kursutvikling
Hvor viktig er det at elæring
inneholder elementer med
interaksjon? Kan ha Må ha Bør ha Må ha Bør ha Bør ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Kan ha Bør ha Bør ha
Kursutvikling
Hvor viktig er det med simuleringer i
digitale opplæringstiltak? Kan ha Må ha Bør ha Må ha Kan ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Må ha Ikke relevant Bør ha Ikke relevant Bør ha Ikke relevant Bør ha
6 Innhold levert av Difi
6.1
Innhold levert av
Difi
Hvor viktig er det å kunne bruke digital
innhold fra Difi som en del av egne
læringsløp? Må ha Bør ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Bør ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Bør ha Bør ha Bør ha
6.2
Innhold levert av
Difi
Hvor viktig er det å kunne legge
innhold fra Difi tilgjengelig i eget
læringsportal / kompetanse systemer
(nedlasting av innhold)? Ikke relevant Kan ha Bør ha Kan ha Bør ha Må ha Bør ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Bør ha Kan ha Må ha
6.3
Innhold levert av
Difi
Vennligst spesifiser hvorfor det er
viktig
Først må vi vite
hvordan
innholdet blir og
hvordan endelig
konsept for
læringsplattform
blir, slik at vi vet
hva vi sitter igjen
Mulighet for å ha
all læring på ett
sted, inkl gode og
relevante kurs fra
DIFI
kan legge lenker
også
Slik at man får
oversikt og
registrering av
kursgjennomførin
g for den enkelte
medarbeider
Flere kurs som
"Starte i staten"
og "Får Walter
lov" er svært
relevant for vår
virksomhet og
dette trenger vi
ikke utvikle selv.
Det er mye bra
som DIFI lager
som de ansatte i
etaten vår kan ha
utbytte av.
Gjenbruk dersom
relevant for egen
virksomhet
Alle tiltak som
tilbys skal inn i
portalen
bedre
tilgjengelighet
Det er så mange
kanaler for å
velge innhold at
det er viktig for
oss å samle og
følge opp
læringsaktivitete
r ett sted. Det er
Har relevans for
mange av våre
fagområder
For mange har for
lite kjennskap til
Difis tilbud
Difi har mye godt
innhold som bør
gjøres tilgjenelig
Vi vil neppe lage
så mye selv
Det kan være
aktuelt å bruke
våre graderte
plattform og
opplæringstiltak
fra Difi kan være
en del av dette.
6.4
Innhold levert av
Difi
Hvor viktig er det å kunne
tilpasse/endre innhold fra Difi til egen
situasjon? Kan ha Bør ha Kan ha Kan ha Ikke relevant Ikke relevant Bør ha Bør ha Bør ha Ikke relevant Bør ha Kan ha Bør ha Må ha Må ha Kan ha Bør ha
84
Behov (funksjonelle)
Medie-
tilsynet NAV BUFetat
Domstols-
admin
Sjøfarts-
direktoratet Husbanken
Politi-
direktoratet
Politi-
høgskolen Skatteetaten Difi - KKE KD
Utlendings-
direktoratet DFØ KRUS HOD OED
Forsvarets
høgskole
7 Integrasjon, standarder og sikkerhet
7.1 Integrasjon
Hvor viktig er utveksling av
informasjon med HR system ? Ikke relevant Må ha Ikke relevant Kan ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Ikke relevant Må ha Må ha Kan ha Må ha Ikke relevant Kan ha Bør ha
7.2 Integrasjon
Vennligst spesifiser hvilken
informasjon det er viktig å utveksle
mellom et LMS og HR systemet ?
Rekruttering(CV),
kompetanse,
personaldata og
datavarehus
nåværende
kompetansenivå
(kompetansekartl
egging)
Oppsett av
organisasjonskar
t. Hvem er leder -
innbefatter blant
annet
godkjenning av
kurs. Automatisk
oppdatering av
brukere - nye og
inaktive
Kompetanseheve
nde kurs og
sertifiseringer
Kobling til HR
systemet er viktig
bl.a for å
begrense antall
systemer hvor
samme info
skrives flere
ganger, og for å
kunne hente ut
virksomhets-
interne rapporter
på kompetanse-
beholdning og
utvikling.F.eks:
Personalinforma-
sjon,
organisatorisk
tilknytning,
kompetanseprofil
mm
personaldata stilling, kjønn,
alder, utdanning,
tilsettingslengde
Vi må ha en
automatisk
filoverføring med
brukerinformasjo
n (fra SAP), samt
integrasjon/auto
matisk pålogging
(SSO) fra
Sharepoint
ansattinfo,
kontaktinfo, cv-
informasjon
Rutiner, systemer
som er gjeldende
Ikke relevant Gjennomførte
kurs og
kompetanseover
sikt
Kursresultater,
sertifiseringer
7.3 Integrasjon
Hvilket HR system brukes i dag? SAP lønn Agresso,
Easycruit,
Dossiere,
Inspera,
egenutvikling
datavarehus,
medarbeidersøk
Ingen ESS SAP/Eventuelt
kan AD brukes
Dossier Profile SAP SAP SAP SAP SAP SAP HR Eget definert SAP SAP HR SAP
7.4 IntegrasjonHvor viktig er integrasjon til andre
interne kompetansesystemer eller Ikke relevant Må ha Ikke relevant Kan ha Kan ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Ikke relevant Ikke relevant Må ha Bør ha Ikke relevant Ikke relevant Bør ha
7.5 Integrasjon
Vennligst spesifisér hvilke systemer
dette gjelder
Rekruttering(CV),
kompetanse,
personaldata og
datavarehus
ikke viktig i dag Dossier Solution,
Intern webside
(Intranett) for
påmelding
Våre
saksbehandlingss
ystemer
Webcruiter SAP medarbeiderutvi
kling,
kompetansekartl
egging
jobbnorge Det som måtte
være relevant
Ikke relevant Vet ikke SAP
7.6 Integrasjon
Hvis integrasjon med andre systemer
er viktig, er batch integrasjon
tilstrekkelig? Nei Nei Nei Ja Ja Ja Ja Ja Ja
7.7 Standarder
Hvilke elæringsstandard støtter deres
tekniske infrastruktur i dag (f.eks.
SCORM, AICC, Tin Can, HTML5,…)?
Scorm, html5
(minus
html5video)
scorm SCORM SCORM Scorm IDU bør svare Vet ikke SCORM, AICC Vet ikke Er ikke sikker Vet ikke SCORM, AICC,
HTML5 og xAPI (de
to siste er under
utvikling)
7.8 Standarder
Hvilke elæringsstandard skal det/er
det ønskelig å støtte i fremtiden?
Scorm, html5,
html5video
scorm Det som er mest
fleksibel
IMS Learning
Information
Services, IMS
Content
Packaging, IMS
HTML5 Scorm og HTML 5 IDU bør svare Vet ikke Vet ikke Er ikke sikker Vet ikke XAPI (Tin Can)
7.9 Standarder
Hvor viktig er
tilgjengeliggjøring/avspilling av
elæring på mobile flater? Kan ha Må ha Bør ha Må ha Kan ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Bør ha Må ha Må ha Bør ha Bør ha
7.10 Standarder
Skal dette gjøres via HTML 5 eller app? App Begge deler ? Vet ikke app App HTML5 Ja IDU bør svare Vet ikke Gjerne begge Ja Begge deler Vet ikke begge deler -
avhengig av
innhold
7.11 Standarder
Hvor viktig er Single Sign On pålogging
til læringsplattformen for deres
virksomhet? Ikke relevant Må ha Bør ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Kan ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Bør ha Bør ha Må ha Bør ha Bør ha
7.12 Sikkerhet
Har de ansatte tilgang til internett fra
arbeidsplassen, eller jobber dere i
lukket nett?
har tilgang til
internett
har både
lukket og
åpent nett
har både
lukket og
åpent nett
har tilgang til
internett
har tilgang til
internett
har tilgang til
internett
har tilgang til
internett
har tilgang til
internett
har både
lukket og
åpent nett
har tilgang til
internett
har tilgang til
internett
har tilgang til
internett
har både
lukket og
åpent nett
har tilgang til
internett
har tilgang til
internett
har både
lukket og
åpent nett
7.13 Sikkerhet Er skytjenester tillatt i din virksomhet? Vet ikke Nei Vet ikke Ja Ja Vet ikke Nei Ja Vet ikke Nei Ja Vet ikke Ja Ja Nei Nei
85
Behov (funksjonelle)
Medie-
tilsynet NAV BUFetat
Domstols-
admin
Sjøfarts-
direktoratet Husbanken
Politi-
direktoratet
Politi-
høgskolen Skatteetaten Difi - KKE KD
Utlendings-
direktoratet DFØ KRUS HOD OED
Forsvarets
høgskole
8 Leverandør og brukergrensesnitt
8.1 Leverandør
Hvor viktig er det at leverandør av LMS
har 24/7 tilgjengelig support? Kan ha Kan ha Kan ha Kan ha Kan ha Kan ha Kan ha Bør ha Kan ha Kan ha Må ha Kan ha Bør ha Ikke relevant Ikke relevant Bør ha
8.2 Leverandør
Hvor viktig er det at support (og
brukermanualer) er tilgjengelig på
norsk? Bør ha Må ha Bør ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Bør ha Må ha Bør ha Bør ha
8.3 Brukergrensesnitt
Hvor viktig er norsk
brukergrensesnitt? Bør ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Bør ha Må ha Bør ha Bør ha
8.4 Brukergrensesnitt
Hvor viktig er et intuitiv
brukergrensesnitt for administratorer? Bør ha Må ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Bør ha Bør ha
8.5 Brukergrensesnitt
Hvor viktig er et intuitivt
brukergrensesnitt for ansatte? Bør ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha
8.6 Brukergrensesnitt Hvor viktig er enkel kurspåmelding? Bør ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Bør ha
8.7 Brukergrensesnitt
Hvor viktig er egen portal og branding
per virksomhet? Kan ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Bør ha Må ha Kan ha Bør ha Bør ha Må ha Må ha Bør ha Ikke relevant Bør ha
8.8 Brukergrensesnitt
Hvor viktig er egen profil/side per
medarbeider med oversikt over
kompetansemål, påmeldte kurs og
kurshistorikk? Kan ha Må ha Bør ha Bør ha Kan ha Bør ha Må ha Bør ha Må ha Bør ha Bør ha Må ha Må ha Bør ha Bør ha Kan ha Bør ha
8.9 Brukergrensesnitt
Hvor viktig er kurskatalog med
søkefunksjon? Kan ha Må ha Bør ha Må ha Bør ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Bør ha
8.10 Brukergrensesnitt
Hvor viktig er kursbeskrivelse per
kurs? Bør ha Må ha Må ha Må ha Må ha Bør ha Må ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Må ha Bør ha
8.11 Brukergrensesnitt
Hvor viktig er kalenderfunksjon
(kursdato legger seg inn i studentens
kalender)? Bør ha Må ha Bør ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Kan ha Bør ha Må ha Må ha Kan ha Bør ha Må ha Må ha Må ha Bør ha
86
8.4 Vedlegg 4: Planverk og illustrasjoner «Co - Creation» arbeidsfase
8.4.1 Idéworkshop for generering av elementer i løsningen
Som forberedelse for Co-Creation workshops ble det gjennomført en intern idéworkshop. Formålet med
denne workshopen var å generere ideer for elementer i løsningen, som så kunne brukes til å sette opp ulike
løsningsforslag til videre vurdering i co-creation workshop. Dermed skulle workshopen danne grunnlag og
input for co-creation workshops.
Metoden som ble benyttet her var en strukturert idébrainstorming, basert på personas og resultatene fra
dybdeintervjuene. Hver deltager tok utgangspunkt i en av personas og noterte løsningsideer basert på
behovene til denne persona. Etterpå ble ideene kategorisert av workshopdeltagere.
Personas fordeles.
Hver tar utgangspunkt i sin persona og
noterer eller tegner ideer til løsning på
en post-it (i stillhet). 1 post-it per idé.
Ingen beskrankninger – «think wild»
Tid: 10 minutter
Idéelementer grupperes etter
sammenhørighet
Resulterende kategorier
benevnes
Post-its klistres på poster og forklares,
en etter en.
Ingen kommentarer, ingen kritikk
Tid: 20 min
87
Resultater
Gjennom idéworkshopen fikk prosjektteamet opp ideer for hvordan de funksjonelle behovene kunne settes i praksis, og hvilke elementer en løsning kan
inneholde. Ideene ble så kategorisert i 7 grupper og enkeltelementer ble etterpå benyttet til å utvikle alternative løsningsskisser til bruk i co-creation workshops:
88
8.4.2 Co-Creation workshops
Prosjektet besluttet å lage 3 løsningsalternativer, basert på de 3 personas som var identifisert. Hver løsning
ble visualisert ved hjelp av en brukerhistorie (Storyboard).
8.4.2.1 StoryBoards
«StoryBoarding» er en metode for å lage enkle, raske prototyper av en løsning. Innenfor tjenestedesign
defineres storyboard som «The storyboard is a tool derived from the cinematographic tradition; it is the
representation of use cases through a series of drawings or pictures, put together in a narrative sequence»
(http://www.servicedesigntools.org/tools/13).
Det betyr at en prototype kan være så enkelt som en visuell fortelling av en brukerhistorie. Det som er viktig
er at den fremtidige brukeren kan sette seg inn i og se for seg løsningen, for å så kunne gjøre vurderinger om
dens brukbarhet og effekt.
Det er et kjennetegn at disse raske, enkle prototyper ikke er «ferdige», men de utelater med vilje visse
elementer og presenterer en uferdig løsning, for å stimulere en reaksjon hos brukeren.
StoryBoard 1 – inneholdt en enkel løsning kun fokusert på deling av felles kursinnhold laget av Difi, hvor
brukeren enten kunne søke opp og starte et kurs, eller trekke ut enkel rapportering om gjennomføringsantall
per kurs.
89
StoryBoard 2 – var basert på en LMS løsning hvor virksomheter selv kan laste opp og forvalte sine kurs
(både e-læring og klasserom), i tillegg til at plattformen inneholder felles kurs. Brukeren har egen side med
kursoversikt og mulighet til å søke kurs. Det finnes også egen side med funksjonalitet for administrator som
kan forvalte kurs og har tilgang til kursstatistikk.
90
StoryBoard 3 – visualiserer et kompetanstyringssystem, hvor det i tillegg til LMS finnes funksjonalitet for
lederen som kan se sine medarbeiders kurshistorikk og kan melde ansatte på kurs. I tillegg finnes det støtte
for medarbeidersamtale. Også her har brukeren sin egen side og administrator har egen funksjonalitet. I
tillegg inkluderer løsningsforslaget et samhandlingsportal «Statens TED».
91
Co-creation workshops har som formål å introdusere brukeren for prototyper og la brukeren evaluere disse,
for å så sammen med brukeren videreutvikle løsningen. Vi ønsket med disse workshopene også å verifisere
innsikt generert i intervjuene og spørreskjema, samt tydeliggjøre viktige behov.
8.4.2.2 Gjennomføring
Det ble til sammen gjennomført tre co-creation workshops, hvor deltagere i stor grad ble gruppert etter
prosjektets vurdering av deres modenhetsgrad. Dvs. at en workshop-gruppe ble satt sammen av
virksomheter som prosjektet vurderer ville treffes best av persona «etablert», en annen gruppe bestod av
virksomheter som passet best til persona «godt i gang», og siste workshop-gruppe bestod av en blanding av
virksomheter som kunne passe til «i startblokka» og «Godt i gang». I workshopene ble deltagerne presentert
for 3 løsningsalternativer, skissert som storyboards, som de skulle evaluere, velge ut og bygge videre på.
Oppgave 1: Evaluere og kommentere storyboards, i stillhet.
Hver tar utgangspunkt i sin egen virksomhet og sine ansatte
Gå gjennom alle 3 løsningsskisser. Forestill deg at dette vil være løsningen som Difi leverer.
Hvordan passer dette til min virksomhet og meg som bruker?
Noe som mangler? Noe som er for mye? Spørsmål som bør stilles?
Notér eller tegn kommentarer, innspill, ideer på en post-it (i stillhet).
1 post-it per innspill.
Det som er positivt og det du liker kommer på en ROSA post-it
Det som du ikke liker eller det som mangler noteres på en GUL post-it
Bygg gjerne videre på andres innspill
Tid: 15 minutter
Oppgave 2: Skildre opplevelsen og forklare hva man har skrevet og hvorfor
Hver forteller gruppen hva man har notert og kort om hvorfor
Til de som lytter: Dersom du får nye ideer, kommentarer, notér på en post-it (i stillhet). Disse
ideene/kommentarene tar vi på slutten av denne runden.
Tid: 40 minutter
Oppgave 3: Valg av «beste» alternativ og felles videreutvikling av denne.
Her jobbet alle deltagere sammen for å beskrive hvilke elementer man ville legge til eller ta ut av
utgangsløsningen.
8.4.2.3 Sammendrag av funn og resultater fra Co-creation workshops
Etter den første oppgaven om å kommentere løsningsalternativene med ulikt fargede port-its, ble det allerede
tydelig hvilke løsningsalternativer som var favorisert. Løsningsskisse 1 ble i alle tre gruppene vurdert som
mest negativ og minst relevant. Når det gjaldt å velge løsningsskisse som passet best, ble det derimot
foretrukket ulike løsninger:
Gruppen som i hovedsak bestod av virksomheter som etter prosjektets vurdering kan sammenlignes
nærmest med «godt i gang»-persona, valgte løsningsskisse 2 som beste utgangspunkt.
Workshop-gruppene som bestod av virksomheter som henholdsvis kan sammenlignes med «i
startblokka» og «etablert»-personas, valgte begge løsningsskisse 3 som foretrukket mål for løsning.
92
Dog pekte «etablert»-gruppen ut løsningsskisse 1 som en grei startpunkt dersom målsetningen var å
få opp noe «raskt og rimelig».
Spesielt workshop-gruppen «i startblokka» var opptatt av at en løsning skulle ta hensyn til leders rolle,
involvere lederen i kompetanseutvikling og hjelpe lederen til å tenke systematisk på kompetansestyring.
Derfor ble løsningsskisse 3 ansett som best. For workshop-gruppen «etablert» handlet valget av
løsningsskisse 3 om å få en løsning som tilbyr lik funksjonalitet som deres nåværende kompetansesystem
slik at det åpner for muligheten om å erstatte egen plattform og gå over til en felles løsning.
8.4.2.3.1 Overordnede kommentarer til løsningsalternativer
Statens TED og samhandlingsarena fant mye positiv respons i alle gruppene, og gruppen som valgte
løsningsskisse 2 som utgangspunkt, la til disse elementene i sin videreutvikling av løsningen. Det ble i
tillegg foreslått mulighet for oppretting av lukkede grupper, samt mulighet for åpen spørsmålstilling til alle
deltagere i den sosiale arenaen.
En annen tilbakemelding som kom fra alle gruppene, var at plattformen ikke kun burde gjelde kurs men
burde favne alle kompetansetiltak. Konsensus blant virksomhetene var at det ikke kan settes likhetstegn
mellom kompetanseutvikling og kurs, og at det derfor på en felles plattform bør legges til rette for å
inkludere helheten av kompetansetiltak (kurs, nanolæring, erfaringsutveksling og -deling, samhandling osv).
Videre ble det påpekt følgende områder som viktige for virksomhetene:
En felles læringsplattform bør muliggjøre deling av egenutviklede kurs, dvs. hvis for eksempel Olje-
og Energidepartementet har utviklet et kurs som er relevant for flere, bør de ha mulighet til å gjøre
dette åpent tilgjengelig for alle statlige virksomheter på plattformen.
Løsningen som utvikles bør være fleksibel, hvor virksomheter kan påvirke oppbygging, branding,
samt hvilken funksjonalitet de skal bruke (skru av eller på funksjonalitet). Det ønskes ikke et rigid
system som er likt for alle.
Det ønskes ikke at medarbeidersamtale skal være en del av plattformen, på grunn av
personvernhensyn. Dog ønskes det en funksjonalitet for å kunne registrere og følge opp
kompetanseplan, evt. utviklingssamtale, for medarbeidere.
Plattformen må kunne aksesseres fra mobile enheter, i tillegg til pc.
Ekstra innlogging bør være unødvendig og brukere bør kunne ha tilgang til læringsplattformen via
single sign-on.
8.4.2.3.2 Viktigste behov
På grønn bakgrunn står det elementer som deltagere har påpekt som bra ved løsningen, i motsetning står det
på rød bakgrunn elementer som deltakere har påpekt at manglet ved løsningen.
93
Elementene som står uthevet har kommet opp og blitt nevnt ved flere anledninger og av flere deltagere og
anses derfor som viktigst for brukere.
8.4.2.3.3 Generelle innspill
Hva er Difi’s målbilde? (LMS?, kompetansestyring?, nedlastingsplattform?). «Hva ønsker man å
oppnå med læring i staten», bør være det sentrale spørsmålet som styrer utforming av løsningen
Kun et LMS er ikke nok, det løser ikke statens behov
Kompetansestyring BØR være formålet
Virksomheten må kunne ta styring over ansattes kompetanse
Hvordan systematisere læring på jobb
Burde anskaffe et system som «kan alt» og heller i begynnelsen skru av moduler eller funksjonalitet
som ikke trengs ennå
Fokus kun på kurs er feil, det er deling av erfaring og kompetanse på tvers som er viktigst
samhandling. Man må ha tilgang til det andre har laget, ikke kun Difi sitt innhold
Læring er ikke bare kurs!
Viktig å dele de gode eksemplene fra virksomhetene og hvordan man bruker e-læring
Er alle kurs tilgjengelig for alle? – hva hvis det er egenutviklede kurs som ikke andre skal kunne ta?
Ønsker ikke et rigid fellesstatlig system, det må være rom for at hver enkelt virksomhet kan utforme
det etter sine behov
8.4.2.4 Detaljerte resultater per workshop
Gruppe Tilbakemeldinger
Løsningsskisse 1
Tilbakemeldinger
Løsningsskisse 2
Tilbakemeldinger
Løsningsskisse 3
UD,
Skatteetat
en,
KommIT
*
* NB: Løsnings-
forslag ble
fremstilt på mer
Kjapt, trygt og
billig
Mister litt
relevans? Både
ift selve
plattform og
dersom det kun
Enkelt og bra
oversikt over
Mine kurs
Minner om
Fronter og It’s
Learning.
Relevant for
skolebruk, men
Virksomhetsspesif
ikt LMS med e-
læring
Virksomhetsnært
og
arbeidsgiverstyrt
94
funksjonelt
orienterte skisser.
På bakgrunn av
tilbakemeldingene
og erfaringer fra
denne første
workshop, endret
vi skissene til
storyboards for de
to etterfølgende
workshops.
er Difi innhold
som finnes der.
Hva med
DELING på
tvers? Hva med
egne kurs og
ikke kun Difi
sine?
Opprett bruker
for verifisering
(f.eks via IP
adresse for
politiet ol)
Dekker ikke
ulike behov
Søk må
inkludere
«kategori» og
«tema». God
søkemotor er A
og Å
Hvem trenger
statistikken?
Være nøye med
å undersøke
hvilke
rapporteringskra
v som egentlig
finnes
Koble på
eksterne brukere
Ingen god
løsning dersom
det bare er felles
statlig
Bør også gi
mulighet til å
dele innhold på
kommunesektor
ens læringsarena
(integrere disse
to)
Det mangler en
link mellom
denne og
kompetanse-
styringsarkitektu
r som er etablert
i en del
virksomheter
ikke statlige
virksomheter
Mangler SSO
eller IP
gjenkjenning
Kun for å
dokumentere
mine
kompetansebehov
Dersom det
supporterer
mobile enheter,
må det bygges inn
en sperre for
databruk i
utlandet
Ønsker mulighet
for å kunne skape
«fiktive» nettsider
Litt svak støtte
for
oppfølging/retting
av oppgaver
Mangler
Utviklingsplan og
utviklingssamtale
og
kompetansestyrin
g
Søk må inkludere
«kategori» og
«tema»
Hva med iCal?
Bør inneholde
«mine oppgaver»
(f.eks
«hjemmelekse»)
Kursforum er for
komplisert
Forum burde ha
FAQ
Det mangler
rapporter
Liker nyhetsfeed
og statens «TED»
funksjonalitet
Bra når Mål og
utviklingsplan
kommer med
Liker at løsning
har
utviklingssamtale,
kompetanse og
LMS
Leder må kunne
melde
medarbeidere på
kurs
Mangler
funksjonalitet for
utviklingsplan
Mangler rapporter
Er for komplisert
for gruppa «i
startblokka»
Er gruppa «i
startblokka» klar
for forum?
Er sertifisering
aktuelt i
startblokka
gruppa?
Små virksomheter
vil nå
kapasitetsproblem
er med denne
løsningen
Har behov for mer
enn kurs
Felles helpdesk på
tvers av staten?
Søk må være
mulig på tvers,
ikke i seksjoner
Login må være via
SSO, dvs egen
login ikke
nødvendig
Hva med
obligatoriske
kurs?
Hva med mine
mål?
95
Hva med
evaluering og
kursbevis
Overordnet
kompetansestrateg
i må være på
plass, med
forankring!
Hva med
kompetanse som
ikke er pakket inn
i et kurs? Finner
man det her?
Kursadmin må
være
brukervennlig og
rapportering må
være enkelt
«Kjapt, trygt og billig, men lite
relevant»
«Kun LMS, det er ikke nok»
«Har kompetansestyring! Men
komplisert for de små»
PHS, KD,
OED
Liker ikke
manuell
registrering av
hvor man
jobber, det bør
registreres
automatisk
Det må mulig å
få opp
informasjon om
gjennomført
kurs per individ
Hvordan kan
statistikk herfra
kobles til andre
styringsverktøy
og HR systemet
Liker muligheten
for å legge inn
egne kurs – lokal
admin er bra
Enkel, god og
oversiktlig admin
er bra
Denne løsningen
er bra ift å styre
tilbudet internt
Liker løsningen
fordi den ser
enkel og
oversiktlig ut
Enkel påmelding
er en forutsetning
Hva med kurs
som ikke er Difi
Ser ryddig og
oversiktlig ut
Ser bra ut
Bra med oversikt
samlet
Positiv med egen
medarbeideroversi
ktsside
Nettverk og
samarbeidsrom i
departementene er
ønsket
Positivt å dele
Gi oss noe vi ikke
har fra før
Det burde være
mulig å søke på
96
Det bør ikke
være manuell
rapportering,
men det bør
ligge automatisk
i systemet
Hvordan kan det
legges inn
egenutviklede
kurs?
Kurskatalog og
rapportering må
være i ett system
Systemet bør
foreslå hvilke
kurs man bør ta
– da kan det
ikke være
anonym
innlogging
eller
egenprodusert,
ligger alle i
kurskatalogen?
Hvor blir
gjennomførte
kurs registrert
tema og få opp
foreslåtte kurs
Medarbeidersamta
ler bør ligge i HR
system (av
personvernhensyn)
!
Overkill med
medarbeidersamtal
er
Hvor
medarbeiderstyrt
skal valget være /
kompetansemuligh
eter?
Kobling mellom
den ansattes rolle
og
utviklingsbehov er
kompetansestyring
og
virksomhetsstyrin
g/-strategi er HR
Kvalitet på
forumet?
Tilbudet?
Bra med
forfatterverktøy,
men flere enn kun
admin bør kunne
lage
læringsinnhold og
dele! Savner «pil
andre veien»
«Dette blir for enkelt»
«Foretrukket utgangspunkt for å
bygge videre på»
«Det blir for mye for
organisasjonen å ta inn over seg»
Felles videreutvikling av løsningen:
97
KMD,
Medietil
synet,
DSB
Negativt at det
kun tar hensyn
til kurs (læring
er mer enn
kurs!)
Gir liten verdi
og er for enkel
Savner
funksjonalitet
for leder
Gir flere
muligheter samlet
Mangler kobling
mot
kompetanseutvikl
ingsplan
Ikke slippe alle
løs på samtlige
kurs som finnes i
portalen (anarki)
Liker kobling til
medarbeidersamtal
e/utvikling-
ssamtale
Liker moderne
innslag med
elementer av
digitale
møteplasser
Liker at gode
eksempler kan
deles
Liker TED
funksjonalitet
Liker at det
stimulerer
samhandling
(deling,
anbefaling,
erfarings-
øverføring)
Dekker bedre
forventning til den
yngre
generasjonen
Liker at alt er
samlet i en portal
98
Liker at lederen
har egen side m
oversikt over
medarbeidere
Leders
kompetansestyring
Sertifisering
Hva med studenter
og elever?
Savner «push» av
læringstiltak –
anbefalte eller
obligatoriske kurs
Leder må ta
stilling til hvorfor
det er viktig.
Kunne gjøres
gjennom et spill?
Hva med
integrasjon mot
Facebook,
LinkedIn?
«Dette blir for enkelt»
«Ok løsning, men gir ikke nok»
«Ønsket løsning»
Felles videreutvikling av løsningen:
99
• Sikkerhet ifm autentisering ivaretas
• Ta bort medarbeidersamtale og legge til utviklingsplan isteden
• Min Side favner helheten av utviklings- og kompetansetiltak, ikke kun kurs
• Logisk og enkel oppbygging. Tilstrekkelig, men ikke for mye informasjon
• Aksess fra ulike plattformer (pc, mobil ol)
• Min Side informasjon er rollebasert
• Plattformen støtter simuleringer
• Forum av type lukket FB gruppe. Adminstyrt
• Plattform hjelper leder å tenke systematisk
• Aggregert kompetanseoversikt
• Rollebasert funksjonalitet og pålogging (leder, admin) er en opsjon som den
enkelte virksomhet kan velge å skru på eller av (fordi ikke alle har behov for
det)
• Synliggjør behovet for kompetanse fremover. Leder har oversikt over
utviklingsprofil for medarbeider og nåværende kompetanseprofil
• Tilgjengeliggjør virksomhetens visjon, plan og strategi fremover
• Enkelt visualiserer kompetansegap og status. Dashboard
100
8.5 Vedlegg 5: Forretningslag – utvalgte brukerscenario
Som en beskrivelse og illustrasjon av forretningsprosessene er det utarbeidet brukerscenario. Disse
illustrerer ulike oppgaver som brukeren skal kunne gjennomføre ved hjelp av løsningen, og inkluderer og
kombinerer alle faser.
Brukerscenario kan ved en senere anledning brukes som utgangspunkt til en kravspesifikasjon.
Scenario som vises her, er et utvalg av scenario som prosjektet anser som mest relevant. Det har ikke vært
mening å levere en utfyllende og komplett beskrivelse av alle tenkelige scenario. Dette er en detaljering som
bør gjøres sammen med interessentene i forbindelse med utarbeidelse av en kravspesifikasjon.
8.5.1 Utvalgte brukerscenario for prosessen «planlegging»
8.5.1.1 Leder
Lederens motivasjon er å sikre at medarbeidere har nødvendig kompetanse for å utføre jobben. Hun ønsker å
kunne støtte og styre deres kompetanseutvikling.
Noen utvalgte brukerscenario for leder blir dermed:
Scenario 1: Styre kompetanseutvikling for medarbeider:
Leder logger seg på «min side», hvor hun har tilgang til «min leder portal». Herfra får hun tilgang til
kompetanseinformasjon om sine ansatte: obligatoriske kurs, påmeldte kurs, gjennomførte kurs og læring,
samt hvordan hennes ansatte har gjort det på eksamen/sertifisering - bestått eller ikke-bestått, deres
kompetansekrav per rolle og hvordan den ansatte matcher disse krav.
Hun definerer kurs og kompetansetiltak som er obligatoriske for hennes medarbeidere, og kan melde sine
ansatte på kurs som ligger i kursdatabasen.
Scenario 2: Medarbeiderutvikling:
Hun kan også registrere kompetanseplanen som hun og medarbeider har blitt enige om i utviklingssamtalen,
eller hun kan lese i registrerte kompetanseplaner og sammenligne disse med faktisk gjennomførte
kompetansetiltak for den enkelte medarbeider.
8.5.1.2 HR, kompetanseansvarlig, kursadministrator
Motivasjonen for HR eller kompeanseansvarlig er å etablere en effektiv og strukturert kompetansestyring i
deres virksomhet, hvor kompetansetiltak er lett tilgjengelige.
Noen utvalgte brukerscenario for HR/kompetanseansvarlig blir dermed:
Scenario 1: Tilgjengeliggjøre digitalt læringsinnhold
Kompetanseansvarlig logger seg på sin admin side. Her får hun mulighet til å laste opp digitalt kursmateriell
i ulike formater (f.eks. SCORM, AICC, Tin Can, HTML5). Hun kan også velge å sette opp streaming av et
kurs/seminar eller tilgjengeliggjøre et opptak av et kurs/seminar. Hun knytter en kort beskrivelse til kurset/
kompetansetiltaket og legger alt tilgjengelig i kursdatabasen. Hun kan bestemme om dette innholdet skal
være tilgjengelig for alle i hele staten eller kun ansatte i hennes virksomhet. Hun kan også anbefale dette
kurset eller gjøre det obligatorisk for utvalgte ansatte i hennes virksomhet. Så kan hun sende ut informasjon
om kurset på epost.
Scenario 2: Tilgjengeliggjøre et klasseromskurs
Kursadministrator kan sette opp både fysiske eller virtuelle klasseromskurs i kursdatabasen, med dato,
varighet, lokasjon, samt kort beskrivelse av kurset. Hun kan bestemme om dette kurset skal være åpent for
alle i hele staten eller kun ansatte i hennes virksomhet. Hun kan også anbefale dette kurset eller gjøre det
obligatorisk for utvalgte ansatte i hennes virksomhet. Så kan hun sende ut informasjon om kurset på epost til
101
en utvalgte målgruppe. Hun bestemmer hvilken informasjon (påminnelse om dato, lokasjon, påloggingsinfo
osv) påmeldte skal få i en automatisk generert epost.
Scenario 3: Sette opp kurs curriculum
Kompetanseansvarlig kan velge å definere et læringsløp bestående av ulike elementer, for eksempel e-
læring, klasseromskurs, workshop osv. For å gjennomføre et læringsløp må det gjennomføres alle elementer.
Scenario 4: Påmelding
Kursadministrator har mulighet for å melde ansatte direkte på et kurs. De påmeldte ansatte får en epost med
informasjon om påmelding og lenke til kurset. Hun kan velge å sende en påminnelse når det nærmer seg
kursstart (for klasserom) eller etter en viss periode hvor kurset ennå ikke har blitt fullført (gjelder e-læring).
Scenario 5: Nedlasting av innhold
Hvis det er innhold en kompetanseansvarlig ønsker å tilgjengeliggjøre på virksomhetens egen
læringsplattform, så har hun mulighet for å laste ned innholdspakken i formatet det ble lastet opp av tilbyder
(f.eks. SCORM eller HTML5) og legge det ut på egen læringsplattform.
Scenario 6: Gjennomføre kompetansekartlegging
Når virksomheten har bestemt strategiske kompetanseområder for en periode, kan HR- eller
kompetanseansvarlig foreta et søk i kompetansedatabasen for å foreta en mapping av eksisterende
kompetanse mot de strategiske områdene. Dette gir en oversikt over hvor godt virksomhetens ansatte
oppfyller kompetansekrav. Basert på utfallet, kan HR- eller kompetanseansvarlig utarbeide tiltak for å øke
ansattes kompetanse dersom utfallet av søket viser at det er nødvendig.
8.5.1.3 Ansatt
Den ansattes motivasjon er å ha oversikt over egen læring og kunne påvirke og følge opp sin personlige
utvikling.
Noen utvalgte brukerscenario for en ansatt blir dermed:
Scenario 1: Oversikt over egen læring
Den ansatte logger seg på «min side». Hun ser hvilke kurs hun er påmeldt for, og hvilke kurs som er
obligatoriske for henne, samt om hun er påmeldt. Dersom hun ikke er påmeldt kan hun velge å melde seg
på. For e-læringskurs kan hun velge å starte et kurs når som helst, når det passer henne.
Hun kan velge å se på kurs og læringsinnhold som hun har gjennomført tidligere, samt gå gjennom visse
sekvenser (eller hele) i e-læringskurset på nytt for oppfrisking. Hun har også mulighet for å se og laste ned
kursbevisene som hun har opparbeidet.
Scenario 2: Påvirkning av egen utvikling
Den ansatte logger seg på «min side». Hun kan søke i kursdatabasen etter tema og emner som interesserer
henne for å se hvilket kompetanse og kurstilbud hennes virksomhet har på dette området, samtidig som hun
kan utvide søket til hele staten. Om hun finner kurs som passer kan hun melde meg på. Da legger kursene
seg i hennes oversikt over «påmeldte kurs». Når det gjelder e-læringskurs, kan hun starte disse med en gang.
Scenario 3: Deling av læring og anbefaling av innhold
En ansatt har mulighet til å dele uformelt læringsmateriell (video, pdf, osv) på samhandlingsarenaen på
læringsplattformen. Hun tagger innholdet med stikkord, slik at det blir enkelt å gjenfinne. Hvis det er
innhold laget av andre, som hun liker, kan hun anbefale dette.
102
8.5.2 Utvalgte brukerscenario for prosessen «gjennomføring»
8.5.2.1 Ansatt
Den ansattes motivasjon er å gjennomføre og bestå valgte og relevante kompetansetiltak.
Noen utvalgte brukerscenario for en ansatt blir dermed:
Scenario 1: Gjennomføre digitale kurs
Den ansatte kan starte avspilling av innhold direkte fra plattformen, fra MinSide. Når det gjelder e-læring,
kan den ansatte velge å stoppe avspilling og gjenoppta kurset igjen på et senere tidspunkt. Bare når den
ansatte har gått gjennom alle modulene i e-læringskurset eller bestått en avsluttende test, vil kurset settes til
status «gjennomført». Etter gjennomført kurs, kan den ansatte skrive ut et kursbevis som gjøres tilgjengelig
på læringsplattformen for gjennomførte kurs.
Scenario 2: Gjennomføre digitalt læringsinnhold (uformell)
Den ansatte kan søke opp relevant uformelt læringsinnhold på læringsplattformen. Uformelt læringsinnhold
kan avspilles direkte på plattformen, eller det henvises til innhold utenfor plattformen via lenker. Den
ansatte kan spille av innholdet så mange ganger det er ønskelig. Den ansatte kan velge å anbefale innholdet
til andre, og den ansatte kan også motta anbefalinger fra andre.
8.5.3 Utvalgte brukerscenario for prosessen «evaluering og rapportering»
8.5.3.1 Leder
Lederens motivasjon er å ha oversikt over medarbeiders kompetanse for å kunne følge opp og støtte deres
kompetanseutvikling, og kunne rapportere utviklingen videre oppover i virksomheten.
Et utvalgt brukerscenario for en leder blir dermed:
Scenario 1: Rapportere kompetansetiltak
Lederen har mulighet for å hente ut rapporter om
Hvilke kurs hennes team gjennomførte/bestod i en gitt periode
Hvilke kurs enkeltindivider gjennomførte/bestod i en gitt periode
Hvilke sertifiseringer hennes medarbeidere innehar
Hvilke kompetansekrav hennes medarbeidere skal oppfylle og hvordan de matcher kravene
(kompetansestyring, fase 3)
8.5.3.2 HR, kompetanseansvarlig, kursadministrator
HR- og kompetanseansvarlig sin motivasjon er å ha oversikt over gjennomføring og effekt av
kompetansetiltak i virksomheten.
Noen utvalgte brukerscenario for HR/kompetanseansvarlig blir dermed:
Scenario 1: Oversikt over virksomhetens kompetansetiltak
Kompetanseansvarlig har mulighet for å hente ut rapporter om:
Hvor mange som har gjennomført et klasseromskurs og hvem som gjennomførte fra egen virksomhet
Hvor mange som har gjennomført et digitalt læringstiltak (f.eks e-læring) og hvem som gjennomførte
fra egen virksomhet
Hvilke kurs en individuell ansatt fra egen virksomhet har gjennomført og hvilke sertifiseringer
hun/han har
Oversikt over alle sertifiseringer i egen virksomhet og hvem som eier disse
Resultater på tester knyttet til kurs, ned til nivå for enkeltindivider av ansatte i egen virksomhet
Kursevalueringer for kurs som (skal) gjennomføres av ansatte i egen virksomhet
103
Statistikk om anbefalinger og antall visninger for uformelt læringsinnhold (samhandling, fase 2)
Kompetansebeholdning i virksomhet eller per enkelt individ (kompetansestyring, fase 3)
Kompetansegap for definerte områder, per virksomhet, grupper eller enkeltindivid
(kompetansestyring, fase 3)
Scenario 2: Lage evaluering:
Kompetanseansvarlig setter opp et skjema for evaluering av kurs som knyttes til tilhørende kurs.
Evalueringsskjemaet vil automatisk sendes til deltageren på epost etter gjennomføring av kurset.
For å teste hvor godt de ansatte har forstått temaet i kurset, setter hun opp en test. Denne testen knytter hun
til et kurs eller et kurs curriculum og definerer at testen må gjennomføres før kurset kan settes til status
«gjennomført». For sertifiseringer kan hun lage eksamen og definere hvor mange riktige svar som utgjør
bestått.
8.6 Vedlegg 6: Evaluering av (utvalgte) læringsplattformer
Tallet for tekstlig beskrivelse i figuren markerer hvor funksjonaliteten er plassert. (Eks: «3. Portal for
eksterne brukere»: 3 angir fase 3).
00,5
11,5
22,5
33,5
44,5
51. «Branding»: MinSide.1. Informasjonssikkerhet:
Roller (Ansatt-Leder).Åpne/Lukkede kurs, etc.
1. Elæringskurs.Nanolæring. Klasserom.
1. Import/Eksport: SCORMobjekter, mv.
1. Kursadministrasjon:Påmelding, påminnelser,..
1. Rapportering/Statistikk
1. Test/Quiz verktøy
1. Utviklingssamtaler
2. Automatisertgodkjenningsprosess
2. Streaming
2. Virtuelle klasserom
2. Samhandlingsområde/funksjonalitet
2. Forfatterverktøy
2. Utredning SSO
3. Portal for eksternebrukere
3. Kompetansestyring:Rolledrevet, anbefalinger,..
Moodle Fronter It's learning
104
Fase Funksjonalitet Moodle, «karakter + referanse». Karakter It's learning
Karakter Fronter
Karakter Moodle
1 1. «Branding»: MinSide. OK_1.2. 3 3 5
1 1. Informasjonssikkerhet: Roller (Ansatt-
Leder). Åpne/Lukkede kurs, etc.
Roller: OK_1. 2 Autentisering: OK_1. «Privacy»:
OK_1.Virtuelle virksomheter: Ukjent?: Mulig en miks av:
«Community» funksjon. Roller/Gruppe. «Multiple Sites»
Åpne/Lukkede kurs: OK_1. Generell sikkerhet: OK_1. 2. 3 3 5
1 1. E-læringskurs. Nanolæring. Klasserom.
Ressurser: OK_1. «Samhandlingsformer»
(Klasseromslignende funksjonalitet): «OK»_1. «Forum»:
OK_1. 5 3 5
1 1. Import/Eksport: SCORM objekter, mv. Import/Eksport: OK_1. 2. 3. 4. 5. 6.
5 5 5
1 1. Kursadministrasjon: Påmelding,
påminnelser,..
Kurskalender: OK_1.. Kursinnhold: OK_1.
4 3 5
1 1. Rapportering/Statistikk OK: 1. 2. 3. 4. 5 5 5
1 1. Test/Quiz verktøy Kompletteringskrav(«passiv»): OK_1. 2.
Kompletteringskrav («aktiv»): OK_1.2.3.4.5.6. 5 4 5
1 1. Utviklingssamtaler «Eksisterer» (plugins): «OK»_1. 2. 5 4 5
2 2. Automatisert godkjenningsprosess «Self enrolment» i kurs: OK_1. “Cohort users”: OK_1.
5 1 5
2 2. Streaming «OK»_1. 2. 5 4 5
2 2. Virtuelle klasserom OK_1. 5 5 5
2 2. Samhandlingsområde/ funksjonalitet Meldingstjenester: OK_1. Samhandlingsmuligheter: OK_1.
2. 5 4 5
2 2. Forfatterverktøy 14 former av aktiviteter støttes: OK_1. Moodle støtter div
forfatterverktøy: Lectora, Captivate, Camtasia m.fl. 1 3 5
2 2. Utredning SSO «SSO»: «Antas OK»:_1. 3 4 4
3 3. Portal for eksterne brukere Åpne/Lukkede kurs: OK_1. «Privacy»: OK_1. 5 4 5
3
3. Kompetansestyring: Rolledrevet,
anbefalinger,..
«Eksisterer» (plugins): «OK»_1. 2. 3. «Cohort user
groups»: OK_1.
3 3 3
8.7 Vedlegg 7: Mulige statlige kandidater Drift & Forvaltning
Potensiell
Tjenesteleverandør
Kort beskrivelse potensiell tjenesteleverandør
Direktoratet for
økonomistyring
(DFØ)
DFØ leverer i dag Drift og Forvaltningstjenester som prinsipielt må anses å ligge «tett
opptil» leveranse av en evt. felles LMS-tjeneste:
Forvaltning av regelverk og registre.
Systemdrift, Systemforvaltning og Prosessforvaltning. DFØ må ved første øyekast vurderes til å være en erfaren leverandør av Systemdrift og
Systemforvaltning. I tillegg kan det være at DFØ vil/kan påta seg Prosessforvaltning
for statlige virksomheter i form av de oppgaver som må gjøres for et LMS ute i den
enkelte virksomhet: Kursing i funksjonalitet, driftsoppgaver som opp/nedlasting av
SCORM objekter, vedlikehold av registre for aktive brukere, mv.
Departementenes
sikkerhets- og
serviceorganisasjon
DSS fungerer for departementene slik DFØ anses å fungere for øvrige statlige
virksomheter: Som en intern tjenesteleverandør av fellestjenester.
DSS har leveranser av tjenester i dag som er nært beslektet med leveranser av drifts- og
forvaltningstjenester av et felles LMS: I leveransen av tjenestene benyttes metodikk,
teknologi og forvaltningsprinsipper som vil være gjenbrukbare for et LMS.
Systemdrift og Systemforvaltning
105
Forvaltning av regelverk, registre og Prosessforvaltning
Difi Avdeling for IT
drift og utvikling
(IDU),
Systemutvikling(SSU)
Difi har i dag en intern drifts- og forvaltningsorganisasjon for diverse systemer og
applikasjoner. Pr d.d. så er LMS interimsplattformen (Moodle) håndtert av Difi (IDU).
Det er identifisert ila prosjektperioden en utfordring knyttet til eksisterende IDU-
applikasjonsforvaltningskompetanse, den kompetansen finnes ikke i dag i tilstrekkelig
omfang for programmets del. Dette har blitt identifisert i.f.bm. brukersidens innmeldte
behov for funksjonell konfigurasjon og bistand i Akseptansetest. Det er etablert tiltak
for å fylle kompetansegapet innen applikasjonsforvaltning. For øvrig leverer IDU basis
driftstjenester- og basis applikasjonsdriftstjenester for Moodle plattformen.
8.8 Vedlegg 8: Detaljeringsmatrise Brukerpersonas – CMMI
(se figur 15 for opprinnelig tekstlig beskrivelse)
Område/
Hovedkategori
«I startblokka» «Godt i gang» «Etablert»
Bevissthet Gryende bevissthet om
behovet for strategisk
kompetansearbeid
Klar forståelse for behovet
for kompetansestyring og
medarbeiderutvikling
Tydelig definert strategi for
kompetansestyring
Strategi, prosess,
rutiner
Under utarbeidelse. I stor
grad manuelle prosesser.
Ad-hoc
Formalisert tilnærming til og
planlegging av
kompetansetiltak, med tilgj.
dokumentasjon,
(kompetanseplan,
individuelle utviklingsplaner)
Formaliserte prosesser og
rutiner for kompetansestyring
og medarbeiderutvikling
Verktøy Ingen eller lite
verktøystøtte
Basis verktøystøtte er tatt i
bruk, plan for fremtidig
verktøybruk
Full verktøystøtte, i større
eller mindre grad integrert
/støtter automatisert
informasjonsutveksling
Ressurser og
ekspertise
Adhoc, basert på
individuelle, umiddelbare
behov og interesser. Lite
kapasitet og ekspertise til
intern innholdsproduksjon,
anskaffelse og drift av
læringsplattform
Dedikerte ressurser for
kompetansearbeidet.
Produserer eller tilpasser
noen kurs internt, erfaring
med bruk av e-læring
Dedikerte enheter/team.
Ressurser med ekspertise på
pedagogikk, lager i større
grad kurs internt
Formalisering og
ansvar
Få eller ingen ressurser
dedikert til
kompetansearbeidet. Lite
eller manglende forankring
i ledelsen
Begynnende formalisering og
forankring i virksomheten.
Ansvar i HR og hos ledere
Formalisert og tydelig ansvar
på ledere, følges opp av
HR/Kompetanse
Målsetting Ingen eller få formaliserte
kompetansekrav og mål
Til en viss grad etablert
formelle kompetansekrav og
mål som styrer
kompetanseplanen, noe
rapportering
Tydelige kompetansekrav
satt i system, til en viss grad
basert på rolle/nivå eller
planer om å etablere dette.
Måloppnåelse følges opp,
formell rapportering
