P0034Projektiosaaminen

Lilja Palo

Mikä on projekti?

• Projectum (lat.) ”eteen heitetty”, ehdotus, suunnitelma sekä suunnitelman toteutus

1. Tavoitteellisuus2. Kertaluonteisuus3. Organisoitu4. Resurssoitu

1.Tavoitteellisuus

• Selvästi osoitettu tehtävä, tavoite• Mitä keskeiset osallistujaorganisaatiot

haluavat projektilta?• Tehtäviä voi olla useita => HANKE• Hanke jaetaan useaan projektiin• Kun tavoitteeseen on päästy, projekti

päätetään

2. Kertaluonteisuus

• Projektilla on selvä ALKU ja LOPPU• uusi vaihe kuten projektin seuranta ei

kuulu enää projektiin vaan siitä tehdään oma suunnitelma

• Selvä jaksotus ja aikataulutus• vastuuhenkilöt, vastuualueet sekä

tehtäväkokonaisuuksien järjestys määritelty

3. Organisointi

• Tehtävää suorittamaan on koottu joukko asiantuntijoita

• Projektin johtaja = projektipäällikkö

• Ryhmän ulkopuolelta toimintaa seuraa / ohjaa johtoryhmä tai ohjausryhmä

4. Resurssointi

• Projektisuunnitel-massa määritellään tarvittavat henkilö-, aika-, materiaali ja muut taloudelli-set resurssit, tilat ja välineet

• Projektille laaditaan budjetti

Projektisuunnitelman runko

• 1. Projektin tausta ja tarve• lähtökohdat ja perustelut (käytäntö ja

tutkimus)• 2. Asiakkaat ym. sidostahot

• asiakkaat kohderyhmänä, muut hyödynsaajat• 3. Tarkoitus ja tavoitteet

• toiminta-ajatus, pitkän ja lyhyen ajan tavoitteet

• 4. Tuotokset• konkreettiset palvelut, toimintamuodot, tieto

Projektisuunnitelman runko jatkuu…

• 5. Toteutusstrategia ja työsuunnitelma

• 6. Budjetti• 7. Oletukset ja riskit

• oletukset, joihin onnistuminen perustu• riskien tunnistaminen ja varasuunnitelmat

• 8. Organisaatio ja johtaminen• johtamismalli ja vastuuhenkilöt

• 9. Arviointi ja raportointi

1. Projektin tausta ja tarvelähtökohdat ja perustelut (käytäntö ja tutkimus)

• Tarve- mistä tarve

nousee?- mitä esimerkkejä

tarpeesta on?- kenen tarve?- miten tarvetta on

koitettu aikaisem-min täyttää?

• Projektin tausta- mitä tutkimustietoa aiheesta on?

- mitä vastaavia pro-jekteja on tehty?

- miten muut projektit sujui, mitä ongelmia, miten ne resurssoitiin?

2. Asiakkaat ym. sidostahotasiakkaat kohderyhmänä, muut hyödynsaajat

• Asiakkaat kohde-ryhmänä

- mitä erityistä- mitä ominais-

piirteitä?esim. ikä, sairaus,

• Muut hyödynsaajat

esim. koulutettiin perhetyöntekijöitä hankkeessa, myöhemmin koulutus yleistyi ja perhetyöntekijöitä palkattu neuvoloihin

- lapsiperheet

3. Tarkoitus ja tavoitteettoiminta-ajatus, pitkän ja lyhyen ajan tavoitteet

• Toiminta-ajatus• Arvot ja visio• TA -kertoo, miksi

projekti on olemassa ja mikä on toiminnan tarkoitus

• Päätavoite ja välitavoitteet

- kaikki hyväksyvät

- tavoite on saavutettavissa

- tavoite on mitattavissa

4. Tuotoksetkonkreettiset palvelut, toimintamuodot, tieto

• http://www.oulu.ouka.fi/sote/sakke/tuotokset.htm

• tuloksia• osaamista

5. Toteutusstrategia ja työsuunnitelma

• esim. opetuksen hankkeistamisena

• vastuualueet ja -henkilöt nimetty (ryhmät)

• tehtävät kuvattu• ohjelma

aikataulu-tettuna• kokousaikataulut

6. Budjetti

• Projektin vaiheistaminen ja osittaminen. Projektin hallintatekniikkaa, perusajatus on, että projekti etenee suunnitelmallisesti

• Toteutuksen etenemisen seuranta suhteessa aikatauluihin ja budjettiin

• Tehtäväkokonaisuuden osittaminen• Jokaisessa vaiheessa täytyy tietää, mikä

on tavoite, jotta arviointi on mahdollinen

7. Oletukset ja riskit

• tavallisimmat riskit• ennakointi (SWOT,

kriittinen polku)• tunnistaminen,

merkittävyys, toteutumisen todennäköisyys

• johtopäätökset (mihin tarvetta kiinnittää huomiota)

7. Oletukset ja riskit

• Riskien hallinta-keinojen valinta• siedettävä riskitaso• hallittavien riskien

priorisointi• varasuunnitelmat• ennakoiva seuranta

(seurataan merkkejä)• muutetaan

suunnitelma• siirto, jakaminen

(vakuutukset, sopimus)

8. Projektiorganisaatio

• Perustetaan määräajaksi• Projektin asettaja= projektin omistaja• Johtoryhmä=projektin ulkoinen hallinta• Ohjausryhmä=ulkoinen hallinta• Projektipäällikkö=projektin sisäinen

hallinta• Projektiryhmä, ydinryhmä • Projektisihteeri (suurissa hankkeissa)

(8.) Projektin omistaja (asettaja)• Päättää projektin perustamisesta ja

lopettamisesta• Toimeksianto• Luo organisaation ohjausrakenteeksi • Nimittää ohjaus- ja johtoryhmän,

määrittää tehtävät ja päätösvaltuudet• Nimittää projektipäällikön

• Huolehtii projektille resurssit: rahoituksen hankkiminen, henkilö-, työaika-, työtila- ja laitekustannukset

• Kantaa vastuun viime kädessä riskeistä

• Vastaa siitä, että projektin tulokset ja kokemukset julkaistaan rahoittajien vaatimusten mukaan

(8.)Johtoryhmä ja ohjausryhmä

• Kootaan ottaen huomioon projektin tarkoituksen ja toiminnan luonne

• Seuraa ja arvioi projektin kokonaisuuden toteutumista, päättää budjetista

• Hyväksyy muutokset projektin tavoitteisiin, aikatauluihin ja toteutusstrategioihin

• Valvoo, ohjaa ja tukee projektipäällikön työtä, hoitaa tiedotuksen omiin taustoihi

(8.) Projektipäällikkö

• Projektin sisällön kehittäminen, jäsentäminen ja muuntaminen käytännön toiminnaksi

• Pitää projektipäiväkirjaa• Asioiden edistäminen

yhteistyötahojen kanssa• Toiminnan toteutuksen johtaminen• Projektin tulosten koonti ja raportointi

9. Projektin arviointi

• Käyttötarpeisiin vastaaminen: arvioinnin tarkoitus, tavoitteet ja tulosten käyttö

• Arviointi kohdistuu arviointitiedon käyttäjien kannalta keskeisiin kysymyksiin

• Käyttäjät osallistuvat arvioinnin suunnitteluun

• Arviointi hyödyntää projektin toiminnan kehittämistä

• Tarkoituksenmukaiset painotukset: kohteet priorisoidaan, mukana olennaiset puolet projektista, arvioidaan sekä onnistumista että ongelmia ja tuloksia sekä vaikutuksia

• Aineiston pätevyys: näkökulmien, intressien ja arvojen moninaisuus, aineistot koskevat niitä ilmiöitä joita on tarkoitus arvioida, sekä laadullista että määrällistä tietoa

9. Arvioinnin kohdistaminen projektissa

• Kuka käyttää arvioinnissa saatua tietoa?• Uskottavuus lisääntyy, kun arvioidaan

useista näkökulmista• Mikä on oleellista projektissa?• Monitorointi=seurataan tunnuslukuja

esim. asiakkaiden määrää ja työllistymistä

• Auditointi=katsotaan laajasti etukäteen asetettuja kriteereitä

• Kohdentuva arviointi= projektin toteutumi-sen myötä valitaan arvioinnin kohteet, lisänä hyvin kohdennettu itsearviointi

• Yleisarviointi= kokoava arviointi esitetään yleisesti eri kohdista ja katsotaan kokonai-suutta, yritetään tehdä johtopäätöksiä

• Kokonaisarviointi= kallista, onko tarpeen?

9. Arvioinnista

• Arvioinnin pitäisi kehittää projektia• Projektin käyttöön pitää saada tietoa

sen aikana, eikä ainoastaan jälkikäteen• Lähtökohta -analyysi on yksi tapa

suhteuttaa tuloksia• Projektia voidaan arvioida asiakkaan,

tuotoksen, henkilöstön osaamisen, hyvinvoinnin sekä prosessin näkökulmasta

9. Projektin raportointi ja päättäminen

• Projektin valvonnan ja seurannan työkalu• Väliraportteja, loppuraportti• Loppuraportti on historiikki projektin

elinkaaresta, siinä kuvataan suunnitelman lisäksi yksityiskohtaisesti projektin toteutuminen, tulokset ja budjetin toteutuminen sekä pohdintaosa

• Tiedotustilaisuudet yleisölle ja medialle

9. Raportointi ja päättäminen

• Lopetusvaiheeseen liittyy eniten tiedottamista: Prosessissa on opittu ja oppia on hyvä jakaa

• Projektin onnistumista mitataan prosessin onnistumisella ja saavutetuilla lopputuloksilla

• Projektissa on opittu uusi menetelmä tai toimintatapa, tieto pitää saada käyttöön

• Raportissa kuvataan toteutettu suunnitelm

Projektiraportin rakenne

1. Projektin lähtökohdat ja tavoitteet• tarve, käsitteet,

kirjal-lisuuskatsaus, projektisuunnitelma

2. Projektin kuvaus3. Projektin tulokset ja

arviointi• tutkimusmenetelmät• tulosten vertailu

viite-kehykseen, tulosten hyödyntäminen

Lähteet

• http://hosted.kuntaliitto.fi/intra/julkaisut/pdf/p071005095633P.pdfPaavo Viirkorpi. Onnistunut projekti. Kuntaliitto

• http://kehittaminen.turkuamk.fi/msuni/Tyossa/Projektisuunnitelma-malli.pdf

• http://jakkau.site50.net/files/tjmharjoitus.pdfProjektiraportti Satumetsän päiväkoti

• http://www.seta.fi/perheprojekti/Sateenkaariperhetyön projekti