Cadena de Valor

Sistema Integrado de Mejora Continua InstitucionalServicio Nacional de Aprendizaje SENA

Regional Caldas

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROSVersin: 03

Cdigo: P01-15-2020

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PROCESO: GESTION DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROSObjetivo del Procedimiento:

Aplicar las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica en el Estado para garantizar la adecuada conservacin y preservacin de la memoria institucional.

Responsables: Lder del proceso (Coordinador del Grupo Mixto de Apoyo Administrativo). Grupo de Administracin Documental de la Direccin General Unidades de Correspondencia y Archivo Central de la Regional Caldas y Centro Pecuario y Agroempresarial de la Dorada Caldas.

Unidades de Archivo de Gestin Director Regional / Subdirectores de Centro / Coordinadores de Grupo.

Comit SIMCI.

Alcance: Toda la documentacin del SENA de valor administrativo, fiscal, jurdico -legal, cientfico, econmico, histrico o cultural registrada en cualquier tipo de soporte.

Proceso / Procedimiento Proveedor:

Todos los procesos

Proceso / Procedimiento Cliente:

Todos los procesos

Entradas: Documentacin que recibe o produce la entidad Salidas: Documentacin del SENA manejada de acuerdo a las polticas archivsticas del estado

Indicadores:

Riesgos:

Ver matriz de Indicadores Ver Mapa de Riesgos

DEFINICIONES Y TERMINOS Para la aplicacin de este procedimiento es necesario tener en cuenta los siguientes trminos:Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo Total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Archivo De Gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados. En el SENA - Regional Caldas , el archivo de gestin se concentra en las Secretarias de cada Centro de Formacin, las Secretarias de las Coordinaciones y Secretaria de Direccin.Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Archivo Histrico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservacin permanente

Funcin Archivstica. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.Fondos Acumulados. Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningn criterio archivstico de organizacin, sin las mnimas condiciones de conservacin y con pocas posibilidades de ser fuente de informacin y de consulta eficiente para los usuarios.

Gestin Documental: se define como el conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.Documento Original. Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.Inventario Documental, es un registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes que existen en un archivo, y tiene como principal utilidad, el poder expedientar correctamente los documentos existentes o nuevos.Patrimonio Documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural.

Soporte Documental. Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.

Tabla De Retencin Documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tablas De Valoracin Documental. Definidas por el Archivo General de Distrito AGD como: Producto del anlisis y organizacin de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotacin de sus fechas extremas, su valoracin, su disposicin final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposicin final.

REQUISITOS BASICOS MINIMOS: Talento humano con capacitacin y experiencia en los procesos de gestin de documentos en el estado, de acuerdo con lo establecido por la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos y su reglamentacin. Contar con la infraestructura fsica y tecnolgica que garantice la adecuada gestin documental de la entidad.FLUJOGRAMA

PASOSIMBOLOACTIVIDADPRECEDERESPONSABLEREGISTRO

1Inicio0No AplicaNo Aplica

2Regular y Normalizar los Procedimientos para Produccin de Documentos1Grupo de Administracin Documental de la Direccin General

Unidades de Correspondencia y Archivo Central de la Regional Caldas Gua Bsica Gestin Documental

Acuerdos / Resoluciones / Circulares

Ley General de Archivo

3Recepcionar Documentos Recibidos y Producidos por la Entidad2Unidades de Correspondencia y Archivo Central de la Regional Caldas y

Centro Pecuario y Agroempresarial de la Dorada Caldas.

Consecutivos de Correspondencia Recibida y Producida

Consecutivos de Resoluciones

4Distribuir Documentos Recibidos y Producidos por la Entidad3Unidades de Correspondencia y Archivo Central de la Regional Caldas y

Centro Pecuario y Agroempresarial de la Dorada Caldas.

Comprobante de Recorrido a Dependencias

Planillas de Control de Entrega Interna

Solicitud de Envos Especiales, Reclamaciones y Prdidas de Red Postal

Reporte de ON- BASE

5Tramitar Documentos Oficiales4Director Regional / Subdirectores de Centro / Coordinadores de Grupo.Planilla de Control y Ruta de Tramite ON-BASEndice de Resoluciones

6Organizar la Documentacin Institucional5Unidades de Archivo de Gestin Gua Bsica Gestin Documental Tablas de Retencin Documental

Inventarios Documentales.

7Consultar Documentacin Institucional6Unidades de Correspondencia y Archivo Central de la Regional Caldas y

Centro Pecuario y Agroempresarial de la Dorada Caldas.

Registro, control, prstamo de Documentos

8Conservar la Documentacin Institucional 7Unidades de Correspondencia y Archivo Central de la Regional Caldas y

Centro Pecuario y Agroempresarial de la Dorada Caldas.Unidades de Archivo de Gestin

Gua Bsica Gestin Documental Tablas de Retencin Documental Tablas de Valoracin Documental

9Aplicar la Disposicin Final a la Documentacin Institucional 8Unidades de Correspondencia y Archivo Central de la Regional Caldas y

Centro Pecuario y Agroempresarial de la Dorada Caldas.

. Gua Bsica Gestin Documental Tablas de Retencin Documental Tablas de Valoracin Documental Acta de Eliminacin de Documentos

Inventarios Documentales

10Fin11No Aplica No Aplica

DESCRIPCION DE ACTIVIDADESACTIVIDADDESCRIPCION

1Produccin Documental

La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de la entidad o de cada dependencia.

Produccin Documental Creacin y diseo de documentos.

Medios y tcnicas de produccin y de impresin (mquinas de escribir y procesadores de texto).

Determinacin y seleccin de soportes documentales (cintas magnticas, CD-ROM, discos pticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).

Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.

Instructivos para el diligenciamiento de formularios.

Determinacin de uso y finalidad de los documentos.

Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.

Adecuado uso de la reprografa.

Normalizacin de la produccin documental

Identificacin de dependencias productoras.

Definicin de tipologas documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD (Tabla de Retencin Documental).

Directrices relacionadas con el nmero de copias.

Control de la produccin de nuevos documentos.

Determinacin de la periodicidad de la produccin documental.

2Recepcin de Documentos

Se refiere al conjunto de operaciones de verificacin y control que se deben realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica.

Este procedimiento se encuentra a cargo de las Unidades de Correspondencia de las Regionales y Centros de Formacin Profesional y del Grupo de Administracin de Documentos en la Direccin General.

En la recepcin de documentos se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de diferentes medios tales como: mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos de la entidad.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

Recepcin de Documentos

Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo tradicional, correo electrnico, pgina web, otros.

Recibo de documentos oficiales.

Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.

Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

Radicacin de documentos Asignacin de un nmero consecutivo a los documentos en los trminos establecidos en el artculo 2o del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo.

Impresin de rtulo de la radicacin.

Registro impreso de planillas de radicacin y control.

Registro de documentos

Recibo de documentos oficiales.

Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.

Constancia de recibo.

Asignacin de datos conforme al artculo 2o del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Conformacin del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.

Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelacin de documentos recibidos y enviados.

3Distribucin de DocumentosActividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Este procedimiento se encuentra a cargo de las Unidades de Correspondencia de las Regionales y Centros de Formacin Profesional y del Grupo de Administracin de Documentos en la Direccin General.

La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:

Distribucin de documentos externos

Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

Clasificacin de las comunicaciones.

Organizacin de documentos en buzones o casilleros.

Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

Reasignacin de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos (Aplicativo ON BASE)

Distribucin de documentos internos

Identificacin de dependencias.

Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

Registro de control de entrega de documentos internos.

Distribucin de documentos enviados

Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo tradicional, correo electrnico, trmite en lnea, pgina web, otros.

Control del cumplimiento de requisitos del documento.

Mtodos de empaque y embalaje.

Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial.

Control y firma de guas y planillas de entrega.

Control de devoluciones.

Organizacin mensajera externa.

Registro de control de envo de documentos.

4Trmite de Documentos

Curso del documento desde su produccin o recepcin en las oficinas productoras o receptoras hasta el cumplimiento de su funcin administrativa.

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.

De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en cuenta los tiempos mximos establecidos para el trmite oportuno de las comunicaciones.

En este proceso se identifican actividades de:

Recepcin de solicitud o trmite

Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite. Identificacin del trmite.

Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias.

Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

Respuesta

Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin.

Proyeccin y preparacin de respuesta.

Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la culminacin del asunto.

5Organizacin de Los Documentos

Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de la Entidad, como parte integral de los procesos archivsticos.

Este procedimiento involucra a todos los funcionarios de la Entidad, en cualquiera de las fases de organizacin de los archivos: gestin o de oficina, central e histrico.

El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organizacin de los archivos comprende los procesos archivsticos de:

Clasificacin documental. Proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad

Actividades:

Identificacin de unidades administrativas y funcionales.

Aplicacin de la tabla de retencin y/o valoracin de la dependencia.

Conformacin de series y subseries documentales.

Identificacin de tipos documentales de la tabla de retencin y/o valoracin y de los documentos de apoyo.

Control en el tratamiento y organizacin de los documentos.

Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

Actividades:

Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.

Conformacin y apertura de expedientes.

Determinacin de los sistemas de ordenacin.

Organizacin de series documentales de acuerdo con los pasos metodolgicos.

Foliacin.

Descripcin documental: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la gestin o la investigacin.

Actividades:

Anlisis de informacin y extraccin de contenidos.

Diseo de instrumentos de recuperacin como Guas, Inventarios, Catlogos e ndices.

Actualizacin permanente de instrumentos.

Organizacin y archivo de documentos: Un instrumento archivstico que permite la normalizacin de la gestin documental y la institucionalizacin del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de Retencin Documental, la cual acta como regulador de las decisiones en materia documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilizacin de nuevas tecnologas en los archivos.

Para estos efectos, la retencin de documentos: Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencin y de valoracin documental.

La organizacin de los documentos permite una rpida identificacin de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenacin fciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposicin final.

Actividades:

Elaboracin de inventarios documentales.

Organizacin y entrega de transferencias documentales.

Aplicacin de la disposicin final de las TRD y/o TVD.Control y registro de documentos: En las tablas de retencin documental se incorporar la serie documental Control y Registro de Documentos del Sistema de Gestin De Calidad que se aprueben por el Comit de Mejora Continua de la Gestin Institucional.

6Consulta de Documentos

Acceder a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen.

Este procedimiento involucra a todos los funcionarios de la Entidad, en cualquiera de las fases de organizacin de los archivos: gestin o de oficina, central e histrico.

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la informacin contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propsito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefnica, correo electrnico o remitiendo al usuario al funcionario competente.

La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes.

Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, stas debern ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y slo se permitir cuando la informacin no tenga carcter de reservado conforme a la Constitucin y a las leyes.

La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del rea, o al funcionario responsable del Archivo de Gestin, Archivo Central o Histrico.

La recuperacin de los documentos entendida como la accin y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualizacin de stos, ya sean inventarios, guas, catlogos e ndices.

Las actividades bsicas en esta fase son:

Formulacin de la consulta Determinacin de la necesidad y precisin de la consulta.

Determinacin de competencia de la consulta.

Condiciones de acceso.

Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones por reserva o por conservacin.

Reglamento de consulta.

Estrategia de bsqueda

Disponibilidad de expedientes.

Disponibilidad de fuentes de informacin.

Establecimiento de herramientas de consulta.

Ubicacin de los documentos.

Respuesta a consulta Atencin y servicio al usuario.

Infraestructura de servicios de archivo.

Sistemas de registro y control de prstamo.

Uso de testigos y formatos para el control de devolucin. Implantacin de medios manuales o automticos para localizacin de informacin

7Conservacin de Documentos

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

Este procedimiento involucra a los funcionarios de la Entidad, a cargo de los archivos central e histrico.En este proceso se deben garantizar las condiciones mnimas encaminadas a la proteccin de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de informacin en sus distintos soportes.

El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservacin apropiadas.

En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin del Sistema Integrado de Conservacin que conlleva las siguientes acciones:

Diagnstico integral.

Sensibilizacin y toma de conciencia.

Prevencin y atencin de desastres.

Inspeccin y mantenimiento de instalaciones.

Monitoreo y control de condiciones ambientales.

Limpieza de reas y documentos.

Control de plagas.

Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia.

Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernacin (Determinacin de espacios y reas locativas, determinacin de mobiliario y equipo, determinacin de Unidades de conservacin y almacenamiento).

Apoyo a la reproduccin.

Intervenciones de primeros auxilios para documentos.

Establecimiento de medidas preventivas.

Implantacin de Planes de contingencia.

Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes

8Disposicin Final de los Documentos

Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental.

Este procedimiento involucra principalmente a los funcionarios de la Entidad, a cargo de los archivos central e histrico y excepcionalmente a los funcionarios de los archivos de gestin.Dentro del formato utilizado para la presentacin de las TRD para la Administracin Pblica Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposicin Final, implica que a cada serie o subserie se le aplic previamente el proceso de valoracin para definir su conservacin permanente, reproduccin a travs de tecnologas y soportes, en cuya aplicacin se observen principios y procesos archivsticos, la eliminacin cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigacin o la seleccin de algunas muestras representativas.

Para definir la disposicin final se debe tener en cuenta:

Adems de definir la conservacin permanente de una serie se debe analizar la aplicacin conjunta de una tcnica de reprografa cuyo objetivo es facilitar el acceso a la informacin, evitando a la vez que la manipulacin constante sobre originales pueda facilitar su deterioro.

La decisin de eliminar expedientes en los archivos de gestin, es una opcin vlida en casos tales como el de los informes de gestin en los que se conserva una copia en las unidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeacin quienes conservan el total de la serie y la transferirn al archivo central correspondiente.

Microfilmar o digitalizar algunas series con el propsito de destruir los documentos originales debe ser una decisin que en la prctica garantice que la informacin reproducida y guardada por dichos medios ser perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarn hasta tanto no se venzan los periodos de prescripcin aplicables en cada caso.

Aun cuando se apliquen tcnicas de reprografa vlidas sera conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomticos.

Las actividades bsicas a realizar son:

La conservacin total. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en testimonio de su actividad y trascendencia. As mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura.

Recepcin de transferencias secundarias.

Organizacin de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.

Conservacin y preservacin de los documentos.

Eliminacin de documentos. Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.

Aplicacin de lo estipulado en la TRD o TVD.

Valoracin avalada por el Comit de Archivo.

Levantamiento de acta y determinacin del procedimiento de eliminacin.

Seleccin documental. Actividad de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter representativo, para su conservacin permanente. Aplicacin de mtodo elegido.

Eleccin de documentos para conservacin total y/o reproduccin en otro medio.

Microfilmacin. Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula.

Determinacin de metodologa y plan de trabajo.

Fines en la utilizacin de la tcnica.

Control de calidad durante todo el proceso.Digitalizacin. Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra de manera analgica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que slo puede ser leda o interpretada por computador. (GRGA)

Determinacin de la metodologa y plan de trabajo.

Definicin de calidad, segn la fase del ciclo vital en la cual se requiere.

Control de calidad durante todo el proceso.

DOCUMENTOS ASOCIADOS Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos. Resolucin 239 de 2008 . Pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales en el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, y se dictan otras disposiciones relacionadas con la gestin documental.

Gua Bsica Gestin Documental. Registros asociados al proceso descritos en el flujograma.CONTROL DE DOCUMENTOS

Nombre CargoFecha

ElaborMartha Ines Ruiz

Nini Jhoana SotoSecretaria Direccin Regional

Unidad de Correspondencia y Archivo Central.Julio de 2011

Revis

Alexandra Amador ColoniaApoyo Gestin Documental SIMCIAgosto de 2011

Aprob

Claudia Patricia SanchezLder de Calidad RegionalAgosto de 2011

CONTROL DE CAMBIOS

Versin Fecha de AprobacinDescripcin del cambio

03Agosto de 2011Se incluyen trminos y definiciones , y se ajustan las actividades descritas.