PA 02 03 Manual de Adquisición de Bienes y Contratacion de Servicios

7/25/2019 PA 02 03 Manual de Adquisición de Bienes y Contratacion de Servicios

http://slidepdf.com/reader/full/pa-02-03-manual-de-adquisicion-de-bienes-y-contratacion-de-servicios 1/36

MANUAL DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DESERVICIOS

Sistema de Gestión de Calidad y Seguridad AlimentariaMarzo 2015

Elaborado por Revisado por Aprobado por

Jefe de Compras Gerente de SGCSA Gerente GeneralEmisión Código Fecha de revisión

02 PA.03.02 10/03/2016



Manual de adquisición de bienes y contratación de serviciosPA.03.02

E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016

2 de 36 Sistema de Gestión de Calidad y Seguridad Alimentaria

INDICEI. PROPOSITO ............................................................................................................................. 4

II. OBJETIVO ................................................................................................................................. 4

III. ALCANCE .............................................................................................................................. 4

IV. RESPONSABILIDADES ...................................................................................................... 4

V. POLÍTICAS ................................................................................................................................ 5

5.1 Políticas generales ........................................................................................................... 5

5.2 Solicitudes de compras de productos o servicios ............................................................. 6

5.3 De las cotizaciones ................................................................................................................ 6

5.4 Autorizaciones de adquisición de suministros y servicios ......................................... 7

5.5 De las órdenes de compra .............................................................................................. 85.6 De los tipos de compras .................................................................................................. 8

5.7 De la clasificación de productos y servicios ................................................................. 9

5.7.1 Productos y servicios críticos .......................................................................................... 9

5.7.2 Productos y servicios normales ................................................................................ 10

5.8 De los requisitos, aprobación y expediente de los proveedores ............................. 11

5.9 Criterios de aprobación Proveedores de Bienes y Servicios................................... 12

5.10 Guía de Oferta o Términos de Referencia y Convocatoria ................................................ 13

5.10.1 De la elaboración de la guía de oferta y los términos y referencia .................... 13

5.10.2 Convocatoria ............................................................................................................... 14

5.10.3 Presentación de ofertas ............................................................................................ 14

5.10.4 De la apertura de las ofertas .................................................................................... 14

5.10.5 Evaluación de la contratación del proveedor ........................................................ 14

5.10.6 Recomendación de la adjudicación ........................................................................ 15

5.10.7 Notificaciones .............................................................................................................. 15

5.10.8 Contratos .................................................................................................................... 15

5.11 Supervisión de la Contratación........................................................................................ 16

5.12 Recepción del producto o servicio ................................................................................. 16

5.13 Reclamo ........................................................................................................................... 17

5.14 De la documentación original de los proyectos remitida a contabilidad ................ 17

5.15 Gestión de Pago. ............................................................................................................ 18




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


5.16 Prohibiciones en el proceso de contratación ............................................................. 19

VI. PROCEDIMIENTOS .......................................................................................................... 20

6.1 PROCEDIMIENTOS DE COMPRA .................................................................................. 20

VII. FLUJO DE PROCESOS .................................................................................................... 21

7.1 De procedimiento de compras ........................................................................................... 21

VIII. ANEXOS .............................................................................................................................. 22

Anexo 1: Solicitudes de Compras PA.03.01.RE01 ............................................................... 22

Anexo 2: Orden de Compra -Bienes o servicios PA.03.01.RE02 ....................................... 23

Anexo 3: Lista de productos y servicios críticos .................................................................... 24

Anexo 4: Inscripción y actualización de proveedores PA.03.01.RE04 .............................. 25

Anexo 5: Cuestionario de aprobación de proveedores de Materia Prima y envases

PA.03.01.RE05 ........................................................................................................................... 26

Anexo 6: Auditoria de proveedores de Materia Prima y envases PA.03.01.RE06 .......... 27

Anexo 7: Evaluación de desempeño de proveedores PA.03.01.RE07 ............................. 28

Anexo 8: Selección y Evaluación de proveedores PA.03.01.RE09 ................................... 29

IX. DOCUMENTOS RELACIONADOS Y/O LISTA DE PRE-REQUESITOS .................. 32

X. PROTOCOLO DE REGISTRO ............................................................................................. 32

XI. DEFINICIONES .................................................................................................................. 33

XII. BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................... 34

XIII. HISTORIAL DE CAMBIO .................................................................................................. 34




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


I. PROPOSITO

Establecer políticas y procedimientos para la realización de gestionestransparentes de la adquisición de bienes y contratación de servicios que

cumpla con los requerimientos de calidad, seguridad y legalidad.

Cualquier recomendación a su contenido debe ser notificado a la Jefe deCompras, quien es el responsable de su actualización.

Este documento es propiedad única y exclusiva de CUKRA INDUSTRIAL, S.A.Su contenido es de carácter confidencial, por tanto, el usuario es elresponsable de su implementación, custodia y buen uso, así como de nopermitir su salida de las instalaciones de la empresa.

II. OBJETIVO

Definir un sistema efectivo de aprobación y seguimiento de proveedores quegarantice que cualquier riesgo potencial procedente de materias primas quepueda afectar a la seguridad, la legalidad y la calidad del producto final escomprendido y gestionado.

III. ALCANCE

Este manual involucra al Responsable de compras,Gerencias/Jefes/Responsables de áreas, Gerente de finanzas, Contralor yGerente General, entre otros.

IV. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad de:

1. Jefe de Compras:

a) Mantener actualizado el procedimiento por cambios en políticas

internas de la empresa o por normas regulatorias externas.b) Implementar y hacer cumplir lo descrito en este documento.c) Enfocar el contenido del documento a la mejora continua.d) Notificar cambios en los diferentes procesos, normativas o

regulaciones que pudiesen afectar lo establecido en estas políticas.




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


V. POLÍTICAS

5.1 Políticas generales

1. Los Gerentes/Jefes/Responsables de procesos deberán detectar las

necesidades de inversión o contratación de proveedores de producto yservicios, para tal efecto deberán presentar dicha propuesta al GerenteGeneral para incluirlo dentro del presupuesto anual o plan de inversiónanual y de esta manera garantizar la planificación de sus necesidadesanuales.

2. La Gerencia General debe:

a) Establecer y autorizar programas sobre las inversiones, para lacontratación de proveedores de servicios acorde con los requerimientosy prioridades de los objetivos estratégicos de la empresa.

b) Garantizar y/o delegar a un Colaborar con los conocimientosnecesarios para que realice la supervisión y cumplimiento de lascontrataciones celebradas con los proveedores de productos yservicios.

3. El Responsable de compras debe:

a) Garantizar la existencia de inventarios justo a tiempo (JIT) paramantener la continuidad en las operaciones, con el cumplimiento delos criterios establecidos (precio-calidad-servicio-monto de

existencias en bodega) durante la adquisición y contratación de losmismos.

b) Establecer y asegurar que en los procedimientos de adquisición debienes y contratación de servicios, se incluya un sistema de controlestándar, eficaz y operativamente factible.

c) Incluir proceso de mejora continua en las actividades de contrataciónde proveedores de productos y servicios.

d) Obtener información necesaria y pertinente que permita solicitar y

evaluar correctamente el producto, servicio y el proveedor queparticipar en el proceso de compras.

4. Toda compra de activos fijos será aprobada por el Gerente Generalaunque este se encuentre dentro del presupuesto.

5. Los Gerentes/Jefes/Responsables de áreas involucrados en el procesode mantenimiento y acopio que requieran suministros del extranjero




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


deberán solicitar sus compras y/o pedidos al departamento de comprasa más tardar en julio de cada año.

5.2 Solicitudes de compras de productos o servicios

1. Los Gerente/Jefe/Responsable de área solicitarán al Departamento deCompras, sus requerimientos de adquisición de suministros y/o serviciospresupuestadas y/o autorizadas a través de la elaboración de la“Solicitud de compra” PA.03.01.RE01 (ver anexo 1) en el Sistema deEXACTUS, la cual debe contener pero no se limita a la siguienteinformación:

a) La descripción técnica del producto que se necesite adquirir.b) El grado de prioridad: Media cuando es una compra planificada, Alta

cuando sea urgente.c) Fecha requerida del producto.d) Concepto de su uso y aplicación, deberá estar claro e identificado

correctamente para gestionarse, de lo contrario no continuara elproceso.

e) Deberá estar en estado No asignado en el sistema en señal deaprobado.

1.1 De ser un suministro o servicio complejo el Gerente de área coordinarálos detalles con el Responsable de compras.

1.2 Los Gerentes/Jefes/Responsables de áreas que no hubiesen incluidoalgún suministro, activo fijo o servicio en el presupuesto, deberá solicitarde previo el visto bueno del Gerente General.

2. Las solicitudes de compras deberán ser autorizadas de forma electrónicaen el sistema de EXACTUS, por el Gerente/Jefe facultado para dichaárea.

5.3 De las cotizaciones

1. El Departamento de compras revisará y procesará las Solicitudes deCompras si están debidamente autorizadas y presupuestadas (s/a).

2. El Responsable de compra organizará su trabajo de adquisiciones deacuerdo a la prioridad de las compras, según el siguiente detalle:

a) Alta: Programada y no programada que urge su ejecución.




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


b) Estándar: Compras frecuentes que sean contratadas a través deconsignaciones, compras por punto de re-orden, convenios con elproveedor, los mantenimientos preventivos y correctivos que seanadjudicados a los mismos que proveyeron equipos y/o maquinarias parael funcionamiento operativo de la empresa.

c) Media: Programada y que es necesaria en fecha indicada su ejecución.

d) Baja: Programada y que no urge su ejecución en fecha prevista.

3. El Responsable de compras, deberá realizar la gestión de solicitud decotización de compras con proveedores autorizados.

4. Las gestiones de compra deberán poseer al menos tres cotizaciones dediferentes proveedores excepto en los siguientes casos:

a) Proveedor único del mercado.b) Proveedor exclusivo.c) Proveedor de repuestos o servicios de maquinarias adquiridas.

5. Las cotizaciones deberán ser analizadas, el cual deberá ser justificado yautorizado por los funcionarios facultados, según el nivel de autorización.

5.1 Algunos de los criterios a considerar para seleccionar la cotización podránser:

Especificación del producto o

servicio.

Tiempo de entrega

Alcance (s/a) Negociación de pago

Calidad del servicio Sistema de Seguridad Alimentaria

Precio Seguros

Garantías Supervisión

Servicio técnico Términos legales

Descuento

Otros relevantes.

5.4 Autorizaciones de adquisición de suministros y servicios

1. Los funcionarios facultados para la autorización de Ordenes de Compras debienes y servicios estarán limitados a los siguientes montos ytransacciones:




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


AutorizaciónAutoriza

Desde Hasta

Jefe de Compras $ 0.01 $ 600.00

Gerencia Financiara $ 601.00 $ 5,000.00

Contralor $ 5,001.00 $ 10.000.00

Gerencia General Inversiones, licitaciones

1.1 En caso de ausencia de alguno de los funcionarios establecidos, elfacultado para autorizar será el superior inmediato; excepto en el casode ausencia del Gerente General que por defecto autorizará elContralor.

2. El Responsable de Compras podrá autorizar aquellas Órdenes de Comprascon montos mayores a $600.00 (Seiscientos dólares), cuando fuerannegociadas y autorizadas con anticipación, por periodos y convenios.

5.5 De las órdenes de compra

1. El Departamento de compras elaborará la Orden de Compra de Bienes oservicios PA.03.01.RE02 (Ver anexo 2) a nombre del oferente de lacotización que cumpla con los requerimientos de la empresa.

2. Las órdenes de compras deberán ser remitidas a los proveedores a travésde correo electrónico para agilizar el proceso, de la misma forma elproveedor deberá enviar su confirmación de la orden de compra.

2.1 En caso de que el proveedor lo solicite el Departamento de comprasdeberá remitir la Orden de compra de forma física.

3. El Responsable de compras deberá remitir de forma física la orden decompra aceptada por el proveedor al Responsable de Bodega deSuministro con el fin de recibir los suministros a satisfacción de acuerdo adetalle de la misma.

5.6 De los tipos de compras

1. Las compras se clasificarán por su tipo, ubicación y tiempo de entregasegún detalle a continuación:




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


Tipo Ubicación Entrega Observación

Nacional y/oLocal

León 4 días hábiles Las compraslocales se puedeconvertir en

“Compras nodisponible” estodependerá de laentrega delproducto por partedel proveedor.

Chinandega 1 vez por semanaManagua

Importación En dependencia delpaís, disponibilidad otérminos denegociación.

2. El Responsable podrá negociar con el proveedor el tipo de pago por lacompra, la cuales estarán sujetas a:

a) Compras de créditos:

El Responsable de compras deberá negociar con los proveedores losplazos ofrecidos.

b) Compras de contado:

El Responsable de compras gestionará el pago a través de cheque,

según autorización e indicaciones de la Gerencia Financiera.

5.7 De la clasificación de productos y servicios

1. Los productos y servicios se clasificarán por críticos y normales.

5.7.1 Productos y servicios críticos

1. Los Productos críticos se determinarán por:

a) Calidad: Cuando los productos o servicios sean indispensables pararealizar las actividades que determinan la calidad de nuestrosproductos.

b) Inocuidad: Cuando los productos o servicios sean indispensablespara garantizar la inocuidad de nuestro producto o proceso.

c) Producción: Cuando los productos o servicios sean indispensablepara la productividad.




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


d) Seguridad laboral: Cuando los productos o servicios seanindispensable para mitigar los riesgos laborales del trabajador.

2. Los Gerente/Jefes/Responsables de área, deberán seleccionar, analizary justificar la lista de productos y servicios críticos, estos deberán

registrarse en el formato Lista de producto y servicios críticosPA.03.01.RE03 (Ver Anexo 3).

3. Las listas de productos críticos deberán ser revisadas y autorizadas porel Gerente General y remitidos al Departamento de compras.

3.1 Dichas autorizaciones deberán ser por escrito.

4. Todo producto que se requiera clasificar como critico deberá serautorizado previamente, antes de ingresarlo al listado maestro.

5. Los proveedores determinados para los productos críticos relacionadosa la inocuidad y calidad del producto deberán ser evaluados y aproado através de los siguientes métodos:

a) Cuestionarios de aprobación de proveedores.b) Auditoría Interna de Calidad y seguridad alimentaria.c) Certificaciones de calidad.d) Certificados de seguridad alimentaria. (HACCP).e) Certificación de calidad y seguridad alimentaria.

5.7.2 Productos y servicios normales

1. Se clasificará como productos y servicios normales todos aquellos queno ingresen dentro de la clasificación de productos críticos.

2. Los productos y servicios normales que fueron presupuestados deberánser autorizados por el Gerente de área.

2.1 El Responsable de Compras podrá solicitar al Gerente de área elvisto bueno de la Gerencia General, para proceder gestionar elproceso de adquisición del producto y/o servicio, en caso que lo

considere conveniente.

3. Los productos y servicios normales que no estén presupuestadosdeberán ser autorizados por el Contralor y/o en su defecto por elGerente General.

4. El Responsable de compras deberá evaluar a los proveedores deproductos y servicios normales de acuerdo a la cantidad de quejas,




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


reclamos o rechazos de productos y servicios, recibidos por loscolaboradores de la empresa.

5. El responsable de compras deberá llevar estadísticas de las quejas,reclamos y/o rechazos de los productos.

6. Los Gerentes/Jefes/Responsables de áreas deberán notificar vía correoelectrónico las quejas, reclamos o rechazo de productos y servicios.

5.8 De los requisitos, aprobación y expediente de los proveedores

1. El Responsable de compras deberá solicitar la siguiente información a losproveedores de productos y/o servicios nacionales:

a) Completar el formato de Inscripción y actualización de proveedores1 (Ver

anexo 4)b) Cedula RUC o Cedula de Identidad (Según aplique)c) Escritura de constitución inscrita en el Registro Público Mercantil (Según

aplique).d) Constancia de no retención en la fuente IR (Si es gran contribuyente).e) Copia de Certificado de Inscripción DGI.f) Constancia de Recaudador.g) Poder o certificación para el Representante Legal (según aplique).h) Estados financieros de la empresa (no indispensable)i) Licencia sanitaria (según aplique)

j) Registro del INSS (según aplique)

k) Emitir facturas según legislación.l) Permiso de operaciones, si lo requiere (Marco Regulatorio) (según aplique)m) Dos Referencias comerciales o bancarias.n) Otras particulares de acuerdo a la contratación requerida

1.1 Adicionalmente los proveedores de productos críticos deberán completary/o cumplir con los siguientes requisitos:

a) Certificado sanitario vigente.(S/A)b) Cuestionarios de aprobación de proveedores de materia prima y

envases PA.03.01.RE05. (Ver anexo 5).

b.1) Certificaciones de calidad. (s/a) ob.2) Certificados de seguridad alimentaria. (HACCP). (s/a) oEn caso de no tener certificación se requerirá realizar:

b.4) Auditoria de Proveedores de Materia Prima y EnvasesPA.03.01.RE06 (ver anexo 6).

1 El formato inscripción y actualización de proveedores será sustituido por el cuestionario de aprobación de proveedores demateria prima y envases, en el caso de los proveedores críticos.




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


1.2 El caso de proveedores críticos extranjeros solo deberá completar losrequisitos establecidos en el inciso 1.1.b del presente acápite.

2. El proveedor que cumpla con los requisitos establecidos deberá seraprobado por el Responsable de Compras, dicha autorización deberá

quedar plasmado en el formato del inciso a) del presente acápite cuandocomo mínimo el proveedor presente:2.1 Proveedor Local: cuando este presentare copia de Registro único de

contribuyente ( RUC)2.2 Proveedor Crítico: Cuando presente un certificado de calidad o inocuiday Cuando este no contara con los requisitos mínimo, será probadomediante auditorias en el sitio y la presentación de su Licencia Sanitaria

3. Cuando el Cliente indique un proveedor de su agrado, este debe pasar suautorización por escrito a la Gerencia de comercialización y este a su vez alGerente General con copia al Responsable de Compras y a la Gerencia de

Operaciones.

3.1 El Gerente General debe brindar su visto bueno a lo indicado por elCliente.

4. El Responsable de compras deberá elaborar un expediente por cadaproveedor autorizado, el cual deberá contener al menos la informacióndescrita en el inciso 1 del presente acápite.

5.9 Criterios de aprobación Proveedores de Bienes y Servicios.

1. Los proveedores de materia prima y envases serán aprobados por lossiguientes criterios:

a) Inocuidad.b) Calidad.c) Legalidad

1.1 Estos criterios son evaluados inicialmente según lo establecido en elacápite 7.7; inciso 1.1 y/o 1.2 (s/a),

2. Los proveedores de bienes y servicios críticos relacionados a la inocuidad

y calidad serán evaluados anualmente a través del formato “Evaluaciónde desempeño de proveedores” PA.03.01.RE07 (Ver anexo 7).

2.1 Algunos de los criterios a considerar pero no se limitará son: precio,calidad, inocuidad, tiempo de pago, tiempo de entrega, garantía yservicios, entre otros.




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


2.1.1 Si el proveedor es apto y/o necesita mejora su gestión con laempresa, se renovará automáticamente su autorización en períodosiguales, caso contrario deberá ser eliminado de los proveedoresautorizados.

3. El Responsable de compras deberá realizar auditoria de proveedores demateria prima cuando hubiese reclamo durante la compra o bien comoparte del seguimiento al proveedor.

5.10 Guía de Oferta o Términos de Referencia y Convocatoria

5.10.1 De la elaboración de la guía de oferta y los términos y referencia

1. El Responsable de compras elabora la Guía de oferta o términos de referencia

sobre una compra o servicios en los siguientes casos:

a) Solicitado por el Gerencia General.b) Adquisición igual o mayor a $5,000.00 (Cinco mil dólares),

2. Los aspectos mínimos a considerar en la Guía de oferta, Término deReferencia y/o Convocatoria serán los siguientes

Especificación del producto oservicio.

Tiempo de entrega

Alcance (s/a) Negociación de pago

Calidad del servicio Sistema de Seguridad Alimentaria

Precio Seguros

Garantías Supervisión

Servicio técnico Términos legales

Descuento Otros relevantes.

2.1 El Gerente/Jefe/Responsable solicitante deberá remitir especificaciones,alcance, calidad, entre otros aspectos requerido.




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


3. La revisión de los términos y referencias deberá realizarla el Solicitante y unfuncionario interno experto en la materia con el fin de verificar que elcontenido de la misma este correcta.

5.10.2 Convocatoria

1. Las convocatorias a los oferentes deberán ser remitidas por el Responsablede compras y/o el Gerente General.

2. Las convocatorias serán enviadas a los proveedores por los mediosdisponible (correo electrónico, fax, etc.).

3. Se invitará a reunión extraordinaria a los oferentes, cuando la Guía de

Oferta o Términos de Referencia del servicio sea compleja, con el fin deque los proveedores de servicios dilucide cualquier duda al respecto.

5.10.3 Presentación de ofertas

1. Las ofertas de los proveedores de servicios nacionales deberánpresentarse por escrito en original y 1 copia, firmadas en sobre cerrado, encaso de proveedores extranjeros por correo electrónico y entregado entiempo y forma según indicaciones precisas en la Guía de Oferta oTérminos de Referencia según el caso.

2. Las ofertas deberán ser presentadas en lugares neutros, tales como larecepción y en el correo establecer en los términos de referencia, con el finde que la información no pueda ser manipulada antes de su apertura.

5.10.4 De la apertura de las ofertas

1. La apertura de las ofertas deberá realizarse en presencia de al menos detres funcionarios de la empresa y efectuar:

Apertura de las ofertas. Cuadro de análisis de acuerdo a la información proporcionada. Recomendación de adjudicación de la licitación.

5.10.5 Evaluación de la contratación del proveedor

1. El Responsable de compras deberá evaluación integral todos los riesgos




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


relacionados con la Compra del Bien o Servicios, incluyendo factorescuantitativos y cualitativos mediante el método “Cumple o No Cumple” establecido en el formato “Selección y Evaluación de Proveedores” PA.03.01.RE09 (ver anexo 8).

2. Los procesos de evaluación variaran en dependencia de la naturaleza de lacontratación contemplada.

5.10.6 Recomendación de la adjudicación

1. El Responsable de Compras, Gerente solicitante y un experto en la materia(s/a), realizarán el análisis para selección de ofertas, y determinar larecomendación de la adjudicación de acuerdo al tipo de contratación asolicitar.

2. La adjudicación deberá estar soportada por el análisis de tres ofertas comomáximo y una oferta como mínimo en el caso de no existir otro proveedoren el mercado.

3. El Gerente General será el facultado para autorizar la oferta seleccionada yrecomendada (s/a), a través de firma física, en su defecto previaautorización electrónica podrá firmar el Contralor.

5.10.7 Notificaciones

1. El Responsable de compras deberá notificar de forma general a losoferentes que el proyecto fue adjudicado o nulo de acuerdo a los resultadosobtenidos en la evaluación del mismo.

1.1 Al Oferente seleccionado deberá enviarle notificación especial donde seindique plazo para la firma del contrato.

5.10.8 Contratos

1. Los contratos deben ser presentados como soporte de un servicio en lossiguientes casos:

a) La obra Civilesb) Servicios presiónales.

2. Estos deberán incluir todas las obligaciones contenidas en las leyesvigentes en nuestro en nuestro país.

3. El Responsable de compras solicitara la elaboración del Contrato deServicios al área solicitante del proyecto, el que deberá contener al menos




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


las siguientes cláusulas:

Información legal de ambas empresas. Objeto del contrato. Objeto y alcances del presente contrato:

Proyecto. Supervisión: Obligaciones de las partes: Precio y forma de pago Impuestos. Plazo de entrega: Penalización Garantías Eventos de casos fortuitos y de fuerza mayor Otras obligaciones del contratista Buena fe y solución de diferencias.

Jurisdicción Acuerdo de equidad.

4. El Gerente que elabore el contrato remitirá al Contralor y/o GerenteGeneral, el contrato para su revisión, aprobación y firma, según el caso.

5. La contratación de los proveedores de servicios será legal una vez que sefirme el contrato donde se aceptan los deberes y obligaciones de ambaspartes.

5.11 Supervisión de la Contratación

1. La Empresa podrá monitorear a través del Responsable de Compras, Controlinterno, proyectos, Gerente solicitante o funcionario delegado por instanciassuperiores, las contrataciones de servicios u operaciones para asegurarse queel servicio está siendo proporcionado de la forma esperada y de conformidadcon los términos del contrato.

5.12 Recepción del producto o servicio

1. La recepción de los servicios deberán ser efectuada por el funcionario quesolicito la contratación, Gerencia General, supervisor de la obra, lo que

estará en dependencia de la magnitud y complejidad del servicio adquirido.

2. El Gerente de proyectos deberá supervisar el servicio y emitir unaConformidad de Servicios PA.03.01.RE13 (ver anexo 9) firmada por elGerente del área beneficiada y las partes involucradas.




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


3. La Recepción de Compras de equipos y maquinarias deberá ser recibida yavaluada por el Responsable del proyecto.

3.1 El Responsable de Bodega de Materiales y suministro recibirá ladocumentación y conformidad de servicios/recibido del responsable del

proyecto.

4. Los materiales y suministros, materia prima y envase deberán ingresados yser recibidos a través de Bodega de Materiales y Suministros (verprocedimiento “Recepción de Materia Prima (PA.06.01) el cual dará fe delrecibido conforme con sello de recibido en la factura y dando ingreso alsistema a la orden de compras cambiando el estado de Transito haRecibido, deberá garantizar que la orden de compras, factura, ficha técnicay productos exprese lo mismo al momento de la entrega por el proveedor ygestor de compras.

5. El Responsable de Bodega de materiales y suministros deberá solicitar laforma de aceptación de los productos críticos relacionados a la inocuidad,al personal de Calidad y/o Seguridad alimentaria (s/a), quienes deberánbrindarán repuesta en un lapso no mayor a 24 horas laborales con el finde aceptado o rechazo del producto.

5.1 Aplica únicamente para los productos críticos de inocuidad complejos yque no puedan ser avalados de forma simple por el Responsable debodega y suministros.

5.13 Reclamo 1. El Responsable de bodega de materiales y suministros y/o

Gerente/Jefe/Responsable de área que reciba productos críticos, deberáremitir al Responsable de compras la No conformidad, derivada de losproductos que no cumplan con las especificaciones técnicas ordenadas.

1.1 El formato utilizado para dicha gestión será el Informe de ReclamoPA.03.01.RE14 (ver anexo 10).

5.14 De la documentación original de los proyectos remitida a

contabilidad

1. El Responsable de compras deberá enviar a contabilidad los originales dela obra contratada durante el último pago, el que deberá contener:

Solicitud Orden de compra




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


Ofertas autorizadas. Facturas Adendum (s/a) Conformidad de los servicios. Otros relacionados.

2. Esta información variará de acuerdo a los arreglos obtenidos en lanegociación que tenga el servicio.

5.15 Gestión de Pago.

1. Es responsabilidad de Compras gestionar todos aquellos pagos que hayasido adquiridos a través de un servicio profesional, tales como:

2. Es responsabilidad de las cuentas por pagar: Recibir, revisar, registrar yprogramar los pagos por servicios profesionales, servicios básicos,contratos programados por el año o ciclo, según arreglos y fechas devencimiento, ejemplo de estos pagos son:




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


2.1 Las solicitudes de pago por servicios gestionados a través del personalde cuentas por pagar, deberá contener, Solicitud de compra, y Factura.

3. Los pagos por compras de materiales y suministros deberán presentarSolicitud de compra, cotización/ofertas, Orden de compras, Factura y sello

de recibido por el responsable de Bodega, los documentos deberán seguirel siguiente Flujo grama.

3.1 El pago deberá realizarse bajo la modalidad de cheques y seránentregados lunes y martes a más tardar al mediodía según lo estipuladoy/o convenido con el proveedor.

4. El Responsable de compras deberá realizar la gestión de solicitudes depago de flete, impuestos, transferencias al exterior y anticipos, los cualesdeberán ser atendido por el personal de contabilidad designado, conprioridad alta, para cumplir con los tiempos de entregas de producto oconvenios.

5. Las personal de Cuentas por Pagar o Tesorería procesaran los pagos quecumpla con los lineamientos definidos en este procedimiento caso contrariodeberán detener aquellos pagos que hayan sido solicitados con soportesincompletos.

5.16 Prohibiciones en el proceso de contratación

1. El personal facultado para decidir y/o recomendar sobre la contratación,tienen prohibido recibir de los proveedores descuentos o regalía a su favorque cause perjuicio económico o ético a la empresa o que ponga en duda lahonestidad de sus funcionarios.




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


2. No se deberá efectuar solicitudes y/o contrataciones de servicios a nombrede la empresa para beneficios de personas particulares o empleados de laempresa

VI. PROCEDIMIENTOS

6.1 PROCEDIMIENTOS DE COMPRA

Nº Ejecutor Actividad Documentos

1 Usuario Revisa Físico en Stock

Elabora solicitud de Compra Solicitud decompra

2 Compra Recibe y revisa solicitud de compra3 Solicita cotización a los proveedores

relacionadosCotización

4 Elaborar la orden de Compra Orden de Compra

5 Autorizar orden de Compra según montos

6 Enviar orden de compra a proveedor

7 Proveedor Recibe orden de compra

8 Prepara la orden de compra para entrega.

9 Entrega producto a bodega Factura

10 Bodega Recibe según procedimiento establecido debodega y suministro

11 Fin del proceso




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


VII. FLUJO DE PROCESOS

7.1 De procedimiento de compras

Envía el pedido.Elaboración de solicitud de compras.

Red de proceso de Adquisición de bienes y contratación de servicios.

Departamento Solicitante Almacén Compras Proveedor.

Confirma

Existencia.

Lleva la

requisición a

Compra

Elaboración de

solicitud de

compras.

Proceso de

cotización

Elaboración de

orden de compras

Selecciona

proveedor

Recibe Orden de

compras

Prepara el pedido

Envía el pedido.

Inicio

Fin

Identificación

de la

necesidad.

Verifica

existencia

Fin

Recepción

materiales

Recepción

solicitud de

compras o

servicios

Reclamo.

Conforme

No Conforme

si

Materialde uso no continuo

No

Entrega de

finiquitos

Elabora solicitud

de compra

Elabora solicitud de

servicios

Material de uso continuo

Solicita a bodega

la compra

Retira de bodega

Envia orden

autorizada




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


VIII. ANEXOS

Anexo 1: Solicitudes de Compras




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


Anexo 2: Orden de Compra -Bienes o servicios




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


Anexo 3: Lista de productos y servicios críticos

Catalogo de Productos Críticos.

AREA. PROVEEDOR Contacto Telefono Nombre de producto Producción Tipo de productos / Servicios N I C a li d a d P r o du c c i ón I n o c u id a d S e

PPT ACEITERA EL REAL RICARDO ERNESTO CALDERON 2294-0656 Aceite de Soya / vegetable oil Materias Primas x - - X

PPT AGRICOR 2255-7860 Azúcar./ Sugar Materias Primas x - - X

PPT BALTIMORE SPECE MARCOS PINTEL 506-2267-1773 Chile,/Chili Materias Primas X - - X

PPT BALTIMORE SPECE MARCOS PINTEL 506-2267-1773 Limon Sal Materias Primas x X

Control de Calidad CAM INTERNATIONAL Sandra Caseres. 2270-7055 TOLUENO CERTIFIED ACS Reactivo x x

Control de Calidad CAM INTERNATIONAL Sandra Caseres. 2270-7055 ETHER ETILICO Reactivo x x

Control de Calidad CAM INTERNATIONAL Sandra Caseres. 2270-7055 FLORISIL Reactivo x x

Control de Calidad CAM INTERNATIONAL Sandra Caseres. 2270-7055 ALUMINA Reactivo x x

Control de Calidad CAM INTERNATIONAL Sandra Caseres. 2270-7055 CLORURO DE CALCIO Reactivo x x

Control de Calidad CAM INTERNATIONAL Sandra Caseres. 2270-7055 ACETONA GRADO HPLC Reactivo x x

Control de Calidad CAM INTERNATIONAL Sandra Caseres. 2270-7055 METHANOL HPLC Reactivo x x

Control de Calidad CAM INTERNATIONAL Sandra Caseres. 2270-7055 ETHER DE PETROLEO lt Reactivo x x

Control de Calidad CAM INTERNATIONAL Sandra Caseres. 2270-7055 ÁCIDO ACÉTICO Reactivo x x

Control de Calidad CAM INTERNATIONAL Sandra Caseres. 2270-7055 CLOROFORMO Reactivo x x

Control de Calidad CAM INTERNATIONAL Sandra Caseres. 2270-7055 PAPEL FILTRO DE 18.5CM Reactivo x x

Control de Calidad CAM INTERNATIONAL Sandra Caseres. 2270-7055HIDRÓXIDO DE SODIO0.25N lt

Reactivo x x

Control de Calidad CAM INTERNATIONAL Sandra Caseres. 2270-7055HIDROXIDO DE SODIO 0.1N. 4 LT SS276-4

Reactivo x x

Control de Calidad CAM INTERNATIONAL Sandra Caseres. 2270-7055 YODURO DE POTASIO Reactivo x x

Control de Calidad CAM INTERNATIONAL Sandra Caseres. 2270-7055 METANOL ACS 200LT Reactivo x x

Control de Calidad CAM INTERNATIONAL Sandra Caseres. 2270-7055

PIPETAS DESECHABLES DE3 ML 13-711-9D (500 UND)

Reactivo x x

Control de Calidad CAM INTERNATIONAL Sandra Caseres. 2270-7055

FILTER, MEMBRANE;WHATMAN; NYLON;0.45µM PORE SIZE (CODE.09-902-10)

Reactivo x x

Compra

Nac. /

Imp.

Criterio Afectado




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


C U K R A IN D U S T R I A L S . A .

Exportadora de Maní

Razón Social: Nº de NIT

País de origen.:

Apartado

postal

Teléfonos: Celular: Fax. Moneda: Garantía.

Dirección:

Crédito

(días) Contado

Departamento Municipio

Bodega

proveedor:

Bodega

Clientes:

Nombre:

Identificación

G e r e n te G e n e r a l .

Nombre:

Identificación:

E- mail:

Nombre:

E- mail:

Cumple Con ley 185, Capitulo VI, articulo 17 9-180, MITRAB

Firma y Sello. (Elaborado y Cargo)

Cumple con Decretro 974, 975, Aticulo1, inciso a, segundo parrafo Ley del INSS.

PA.03.01.RE04

INSCRIPCION Y ACTUALIZACIONES DE PROVEEDORES.

Cues t iona r io p roveedo res de se rv ic ios .

Si usted es proveedor de servicio Marcar con una X la casilla que se ajuste a su perfil. Y adjuntar certificado si cumple con alguna de ellas.

R e p r e s e n ta n te l e g a l :

D a to s d e v e n d e d o r a s i g n a d o s .

D a to s p a r a

t r a n s fe r e n c i a s

e l e c t r ó n i c a s

F o r m as de pagos

Entrega de producto.

Marque con X los términos

de pago

Cheque a nombre:

(Si acept a Cheque)

La empresa tiene planes o programas de certificaci ón

Cumple con el Arto 18, numeral 9, 33, 34,35 de la ley 618, Ley de segurida d Industri al .

Cuenta con programas de Control de Plagas debidamente autorizados.

El servicios de transporte brindado esta en buen estado.

La empresa cuentas con planes de limpieza.

N o m b r e y n u m e r o d e l a c u e n ta

Anexo 4: Inscripción y actualización de proveedores




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


Anexo 5: Cuestionario de aprobación de proveedores de Materia Prima y envases




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


Anexo 6: Auditoria de proveedores de Materia Prima y envases




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


Anexo 7: Evaluación de desempeño de proveedores




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


Anexo 8: Selección y Evaluación de proveedores




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


Anexo 9: Conformidad de Servicios




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


Anexo 10: Informe de Reclamo




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


IX. DOCUMENTOS RELACIONADOS Y/O LISTA DE PRE-REQUESITOSDocumento Código

N/A

X. PROTOCOLO DE REGISTRO

Nombre del registro Código Responsablede la

elaboración

Distribución Frecuencia Forma deenvío

Forma deResguardo

Tiempo deretención

Solicitud de compras PA.03.01.RE01 Jefe deCompras

N/A Cada compra N/A Físico 2 años

Ordenes de compras PA.03.01.RE02 Jefe deCompras

N/A Cada orden N/A Físico 2 años

Inscripción y actualización deproveedores

PA.03.01.RE04 Jefe deCompras

N/A Cadaactualización

N/A Físico 2 años

Cuestionario de aprobación deproveedores de materia prima yenvases


N/A Cada vezque se

aprueba unproveedor

N/A Físico 2 años

Auditoria de proveedores deMateria Prima y envases


N/A Cadaauditoria

N/A Físico 2 años

Avaluación de desempeño deproveedores


N/A Cadaevaluación

N/A Físico 2 años

Selección y evaluación deproveedores


N/A Cadaevaluación

N/A Físico 2 años

Conformidad de servicios PA.03.01.RE13 Jefe deCompras

N/A Cadaconformidad

N/A Físico 2 años

Informe de reclamo PA.03.01.RE14 Jefe deCompras

N/A Cadareclamo

N/A Físico 2 años




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


XI. DEFINICIONES

Evaluador: Es aquella persona designada para llevar a cabo la evaluaciónde un proveedor específico, dependiendo de las cualidades del producto oservicio.

Evaluación de campo: Es la evaluación realizada por el evaluadorasignado para el proveedor y realizada en las instalaciones del proveedor.

Evaluación del desempeño del proveedor: Medición del cumplimiento deentregas de productos críticos en calidad, inocuidad, tiempo, cantidad ydocumentación de soporte requerida.

Productos críticos: Es todo aquel producto que afecta directamente la

inocuidad del producto. Productos/servicios relevantes: Es todo aquel producto/servicio que tienealto impacto en la operación de la empresa y/o que su monto de comprasea alto.

Proveedor: Persona natural o jurídica que proporciona un producto oservicio.

Proveedores internacionales: Es todo aquel proveedor que se encuentrafuera del territorio nacional.

Selección de proveedores: Es el mecanismo para conocer la capacidadde los proveedores en cumplir con los requisitos.

Servicio: Es el resultado de llevar a cabo necesariamente al menos unaactividad en la interface entre el proveedor y el cliente y generalmente esintangible.

Servicio crítico: Es todo aquel servicio que afecta directamente la calidade Inocuidad del producto terminado.

Proveedor aprobado: Es

el proveedor de productos y/o servicios que ensu evaluación de selección o desempeño alcanza una puntuación mayor oigual a la mínima aceptable.

Proveedor rechazado: Implica que un proveedor no está facultado paraproporcionar productos y/o servicios críticos, ya que no ha alcanzado laclasificación de “Proveedor aprobado”.




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


Proveedor restringido:

Es un proveedor aprobado que debido a bajosresultados obtenidos en la Selección o Evaluación de Desempeño estácondicionado a mejorar la calificación en sus próximas evaluaciones deldesempeño.

Criterio de evaluación (cumple, no cumple): Este criterio es por mediodel cual sólo se adjudica a quien cumpla los requisitos establecidos por elconvocante.

BPM: Buenas Practicas de Manufacturas.

BPA: Buenas Prácticas Agrícolas.

HACCP: Análisis de puntos críticos de control (Hazard Analysis & CriticalControl Points).

FSP: Food Safety Plan.

FSAP: Food Safety Awarenees Program.

POES: Procesos Operativo Estandarizados de Sanitización.

EPP: Equipos de protección personal.

XII. BIBLIOGRAFIA

Norma mundial de seguridad alimentaria Edición 6, julio 2011. Capítulo 3 Acápite3.5.

XIII. HISTORIAL DE CAMBIOEmisión Referencia Fecha

2 PA.03.02 10/03/2015

I. Se modificaLa numeración de los acápites.La posición del acápite de las definiciones cambiando denumeración del 4 pasando al XI.

II. Se sustituyóSe sustituye el logotipo en portada y en encabezado de pie depágina.




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016


III. Se unifica:N/A

IV. Se sustituye:N/A

V. Se elimina:N/A

Nota: No se hizo cambio en la codificación de los formatos y logo delos mismos hasta el segundo trimestre del presente años, en lanueva revisión del documento.

Emisión Referencia Fecha1 PA.03.02 10/01/2014

Se realiza actualización del Manual de adquisición de bienes y contratación deproveedores servicios, a continuación detalle:

1. De forma general en todo el documento:

a) Presentación de portada.b) Revisor firmante.c) Tipo y tamaño de letra. (Contenido, encabezado y pie de página).d) Numeración de capítulos, acápites, incisos y literales.e) Redacción de políticas.

Se agregan:

Nuevas políticas en todos los acápites. Acápite 11. Historial de cambios

Se sustituyó:

Los anexos 8; 10 y 11 de la versión anterior; por los anexos de secuencia quequedaron activos.

Se eliminó:

Anexo 8 Guía de oferta u términos de referencia PA.03.01.RE08. Anexo 10 Acta de comité de compras PA.03.01.RE10 Anexo 11 Adjudicación de contrato PA.03.01.RE.11

La actualización del documento es radical por eso no se detallan los cambios.

Emisión Código Fecha




E2: 10/03/2015 – Rev.: 10/03/2016

0 PA.03.02 20/05/2013Oficialización del Manual de adquisición de bienes y contratación de servicios.

Documents

PA 02 03 Manual de Adquisición de Bienes y Contratacion de Servicios