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Agile Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement11. Bonner Microsoft-Tag
Jakob Brix, Chief [email protected]
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Agenda
• ScanJour – Erfahrung & Kunden• Das Konzept ”Future Digital Ministry”• Erfolgreiches Informationsmanagement
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Wer ist ScanJour?
• Softwarehaus für Informationsmanagement, gegründet im Jahre 1984• 20 Mio. EUR Umsatz in FY 09, 140 Mitarbeiter• Dänischer Marktführer im Öffentlichen Sektor, Wachstum in den Bereichen
Utility und Transport, wissensintensive Branchen
• Zentrale in Kopenhagen + erstes deutsches Büro in Hamburg• Microsoft Certified Gold Partner in Dänemark• 75.000 Information Worker, 100 dänische ’Bundesbehörden’ – 70 bis 80 %
Marktanteil• 14 nichtstaatliche Organisationen, 5 dänische Kommunen, 10 Kommunen auf
Grönland/Färöer Inseln• 20 Kunden in den Branchen Professional Services, Life Science, Transport,
Utility in Dänemark, Großbritannien, USA und Kanada
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Öffentliche Organisationen ARKEN Museum für moderne Kunst, Dänische Bahn 100 Nutzer, Dänisches Forschungsinstitut für Umweltschutz, Außenministerium 1.500 Nutzer, Integrationsministerium 230 Nutzer, Verwaltung für Staatsangehörigkeit, Staatliches Krankenhaus, Dänische Polizei 14.000 Nutzer, Finanzministerium 200 Nutzer, Personalbehörde 120 Nutzer, Verwaltung für Schlösser und Häuser 125 Nutzer, Das Innen- und Gesundheitsministerium 200 Nutzer, Institut für Datenaufsicht, Institut für Finanzaufsicht 140 Nutzer, Justizministerium 170 Nutzer, Amt für Gefangenenfürsorge 700 Nutzer, Gerichtsärztekammer, Instanz für Prozessbewilligung, Presseverwaltung, Zivilbehörde, Krankenhaus Kreis Kopenhagen in Herlev, Kultusministerium 400 Nutzer, Mediensekretariat, Dänische Bibliothekschule, Nationalmuseum, Königliches Theater, Ministerium für Beschäftigung 2.000 Nutzer, Instanz für Arbeitsaufsicht, Ministerium für Familien- und Verbraucherangelegenheiten 110 Nutzer, Nahrungsmittelbehörde 220 Nutzer, Ministerium für Lebensmittel, Landwirtschaft und Fischerei 120 Nutzer, Amt für Fischerei 100 Nutzer, Amt für Nahrungsmittelgewerbe, Instanz für Pflanzen 429 Nutzer, Landwirtschaftsforschung Dänemark 400 Nutzer, Ministerium für Transport und Energie 200 Nutzer, Dänisches meteorologisches Institut, Staatliches Luftfahrtswesen, Verkehrsbehörde, Instanz für Energiebeschwerden, Fluggsicherungsdienst/Naviair, Flughafen Bornholm, Ministerium für Umweltschutz 1.800 Nutzer, Institut für Umweltschätzung, Katasteramt, Forstbehörde, Instanz für Naturbeschwerden, Instanz für Umweltbeschwerden, Umweltbehörde, Geologische Untersuchungen Dänemark und Grönland, Zentrum für Konzernverwaltung, Ministerium für Bildung, Sekretariat des Rektorkollegiums, Sozialministerium 120 Nutzer, Berufungsinstanz 300 Nutzer, Behörde für soziale Sicherung, Staatliches Museum für Kunst, Staatliches Seruminstitut 375 Nutzer, Steuerministerium 150 Nutzer, Verteidigungsministerium inklusive 23 Behörden 10.000 Nutzer, Wissenschaftsministerium 450 Nutzer, Dänisches Forschungsinstitut für Fischerei, Arbeitsvermittlung in Nordjütland, Behörde für Arbeitsunfälle, Gesundheitsbehörde 350 Nutzer, Behörde für Kulturerbe, Behörde für Kunst 100 Nutzer, Behörde für Unternehmen und Baugewerbe 100 Nutzer, Verkehrsbehörde, Dänische pädagogische Universität 150 Nutzer, Dänische pharmazeutische Fakultät, Dänische technische Universität, Energiebehörde 190 Nutzer, Sekretariat für Energiemarke, Nordseeeinheit, Finanzbehörde 340 Nutzer, Kanzlei des Ministerpräsidenten, Die Konkurrenzbehörde 120 Nutzer, Instanz für Energieaufsicht, IT-Universität, Region der Hauptstadt 1.500 Nutzer, Region des Seeland 900 Nutzer, Sicherheitsbehörde, Soziale Hochschule West, Staatliche Behörde 600 Nutzer, Steuerbehörden 9.600 Nutzer, Süddänische Universität, Odense, Umweltkontrolle Kopenhagen, Universität von Aalborg, Universität Kopenhagen 1.200 Nutzer, Universität Roskilde, Universität Århus, Verbraucherbehörde, Verwaltung des dänischen Parlaments, Wirtschaftsuniversität Kopenhagen, Wirtschaftsuniversität Århus, Ferienfonds des Arbeitsmarkts, Institut für Arbeitsklima, Nordisch Ministerrat 120 Nutzer, Straßenverkehrsamt, Selbstverwaltung von Grönland 550 Nutzer, Ombudsmann Grönlands, Ombudsmann Färöer, Arbeitsvermittlung Färöer, Regierung Färöer, Sozialamt Färöer, Sozialverwaltung Färöer, Loius Real School Divison, Canada, Pembina Trails School Division, Canada Gemeinden Gemeinde Brøndby 500 Nutzer, Gemeinde Gentofte 1.200 Nutzer, Gemeinde Holstebro 1.200 Nutzer, Gemeinde Horsens 1.000 Nutzer, Gemeinde Frederikssund 600 Nutzer, Gemeinde Slagelse 1.100 Nutzer, Gemeinde Ilulissat, Grönland 200 Nutzer, Gemeinde Qasigiannguit, Grönland 250 Nutzer, Gemeinde Sisimut, Grönland 200 Nutzer Interessenorganisationen Arbeitslosenversicherung der Akademiker, Dänisches Gewerbe 100 Nutzer, Dänische Industrie 100 Nutzer, Instanz für Ausbildung, Verwaltung der Pensionskassen, FTF Arbeitslosenversicherung, Landesverband der Sozialpädagogen 100 Nutzer, Organisation für dänisches Metall, Verband dänischer Apotheker, Verein dänischer Allgemeinärzte 160 Nutzer, Verein dänischer Fachzeitschriften, Verband dänischer Gymnasiallehrerschaft 100 Nutzer, Verein dänischer Lehrerschaft, Verein internationaler Kraftfahrzeugversicherung Dänemark, Chartered Institute of Housing, UK, EEDA, UK Unternehmen/Organisationen Kraftfahrzeugsinspektion, DONG Energy 2100 Nutzer, LEGO Juris A/S, Vattenfall 650 Nutzer, J. Lauritzen, Lane 4, UK, Purdue Pharma, USA, Symphogen
Referenzen
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Dänisches Verteidigungsministerium 11.000 Anwender, 12 Installationen – 11 kleinere Installationen, 1 Installation mit > 8.000 Anwendern SAP-Integration
Justiz Dänische Polizei – 14.000 Anwender, ein System, SOA-Projekt mit DMS/ECM als zentrales System Dänisches Justizministerium inkl. aller untergeordneten Behörden – 1 konsolidierte Lösung
Dänisches Außenministerium 1.500 Anwender, 5 Mio. Dokumente
Dänisches Amt für Steuern 9.600 Anwender, eAkte mit vollständiger Office-Integration
Dänische Ministerien Umweltministerium inkl. aller untergeordneten Behörden, 1.200 Anwender Arbeitsministerium inkl. aller untergeordneten Behörden, 1.800 Anwender Kultusministerium mit vielen untergeordneten Behörden, 800 Anwender Gesundheitsministerium mit vielen untergeordneten Behörden, 700 Anwender Lebensmittelministerium inkl. aller untergeordneten Behörden, 1.700 Anwender Technologieministerium inkl. aller untergeordneten Behörden, 600 Anwender Sozialministerium inkl. aller untergeordneten Behörden, 900 Anwender
Ausgewählte Referenzen
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Agile Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement
User ExperienceDie Lösungen ScanJour Captia,ScanJour iBox und die MicrosoftOffice-Suite sind flexibelmiteinander kombinierbar undermöglichen ein effizientesArbeiten.
ERSTELLUNGOffice &
SharePoint
ZUGRIFFiBox & BI
VERWALTUNGCaptia
AVDM
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ErstellungOffice &
SharePoint
ZugriffiBox & BI
VerwaltungCaptia
UNTERNEHMENS-AGILITÄT
Agilität für Bundesbehörden- mithilfe einer agilen Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement
Verwaltung von Content & Compliance
Einfache und effiziente Verwaltung von Content & Compliance-Anforderungen innerhalb des Geschäftsprozesses
Wertvolle Informationen innerhalb des Prozesses durch unternehmensweiten und transparenten Zugriff auf Geschäftsdaten aus unterschiedlichen Quellen
Verbesserte Arbeitsprozesse
Verbesserte und optimierte Arbeits-prozesse durch gesteigerte Effizienz und schnelle Reaktion
AVDM
Optimierter Zugriff auf Informationen
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Framework – Agile Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement
AVDM Nutzen
AVDM Fähigkeiten
AVDM Komponenten
Captia ServerScanJour iBox
Captia Advanced Process Support
Captia Office-Client & SharePoint Services
Captia Business Insight Server
Erfassen & Speichernvon Content
Verwaltung von ComplianceVerbesserte Zusammenarbeit
Präsenz in Office-Tools
Optimierter Zugriff auf Informationen
Verwaltung von Content & Compliance
Verbesserte Arbeitsprozesse
Captia Advanced Rendition Server
Bereitstellung & Verteilung
Optimierung von Workflow & Geschäftsprozess
Agile Arbeitsprozesse
AVDM
Automatische Klassifizierung
Navigation
Aktivierung von Informationen
Schneller Datenzugriff
SharePoint 2010SQL Server 2010 Office 2010
Risikokontrolle
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VATTENFALL
Valentinskamp 24 · 20354 Hamburg · www.scanjour.de C.F. Richs Vej 107 · DK-2000 Frederiksberg
FUTURE DIGITAL MINISTRY- Lösung für effektive digitale Arbeitsprozesse im Öffentlichen Sektor
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Herausforderungen• Ministerien verfügen über eine Vielzahl zeitkritischer Prozesse mit starkem Fokus
auf die Bearbeitung von externen Anfragen (kleine Anfragen, Bürgeranfragen, …)• Schnelle Reaktionszeiten, Flexibilität und eine erhöhte Kontrolle sind erforderlich,
um den effizienten Ablauf dieser Prozesse zu gewährleisten• Heutzutage befinden sich alle Daten im E-Mail-System und die Erstellung einer
Übersicht ist nicht möglich• Hoher Ressourcenaufwand für die Kontrolle dieser Prozesse erforderlich
FUTURE DIGITAL MINISTRY- Konzept für effektive digitale Arbeitsprozesse im Öffentlichen Sektor
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Lösung• Einhaltung von Compliance durch den Einsatz einer DMS-/VBS- Plattform als Archiv/Engine• Einführung eines neuen Konzepts für den Einsatz von Workflows, die es ermöglichen, die
Geschäftsprozesse zu kontrollieren und die jederzeit flexibel angepasst werden können – Adaptive Workflows
• Unterstützung der Benutzer durch die Arbeit direkt in Microsoft Office & Outlook während des gesamten Prozesses – ermöglicht eine hohe Benutzerakzeptanz
• Möglichkeit des Hin- und Herschaltens zwischen digitaler Bearbeitung und Papierform erhöht die Benutzerakzeptanz auf allen Ebenen
• Vollständige Übersicht aller Prozessestati und -probleme direkt von Microsoft Outlook aus• Stufenweise Implementierungsszenarien möglich• Verwendung von Standard-Microsoft-Technologie als Basis – Microsoft Office, Microsoft
Workflow Engine
FUTURE DIGITAL MINISTRY- Lösung für effektive digitale Arbeitsprozesse im Öffentlichen Sektor
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Digitalisierung von Prozessen
Verteilung BehandlungMit-
zeichnungAus-
lieferung
Prozesstyp Kleine Anfrage
Beschreibung und Implementierung des Prozesses innerhalb eines Workflow bis zur zulässigen Ebene
Ergebnis: Kontrolle und Überblick
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Architektur – Adaptiver Workflow
Verteilung
A
Anhörung Mitzeichnung
Verteilung BehandlungMit-
zeichnungAus-
lieferung
A
A
AA
AA
A
Prozesstyp – Kleine Anfrage
eAkte – der Rahmen für Prozesse, Beteiligte, Dokumentationen, etc.
Phasenweiter Mainflow
RichFlows mit spezifischem Unterprozess
RichActivities - spezifische Aktivitäten
Vorgang anpassen
VersendenStatus ändern
Ein spezifischer Prozess
wird beschrieben als
Progression
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Systemüberblick
Process Services
Work Item Provider
Microsoft Outlook
Captia
Cap
tia S
erve
r
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Pragmatische Digitalisierung
Mitzeichnung/ Kommentare
Vorlage ausdrucken
Ich bin nicht digital!
Vorlegung Mitzeichnung/ Kommentare
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Papierbasierte Vorlage
Vorlage ausdrucken
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Einfache Prozessinitiierung
Kleine Anfrage
Bürgeranfrage
Mitzeichnung
Gesetzentwurf
Generell
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Die Aufgabe
A
BAufgabenaktivitäten – z.B. mitzeichnen, ablehnen, kommentieren
Prozess- und Aufgabendaten, z.B. Mitzeichnungsprozess mit Informationen zu früheren Kommentaren, Dokumenten, Weiterleitungen etc.
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Überblick in Outlook
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Ergebnis• Kontrollierter und gesteuerter Prozess• Benutzerakzeptanz durch intuitive
Benutzeroberfläche in Outlook• Lösung, die vollständig mit eAkte kompatibel ist• Sicherstellung von Agilität und Compliance
Future Digital Ministry- Konzept für effektive digitale Arbeitsprozesse im Öffentlichen Sektor
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VATTENFALL
Valentinskamp 24 · 20354 Hamburg · www.scanjour.de C.F. Richs Vej 107 · DK-2000 Frederiksberg
SCANJOUR IBOXErfolgreiches Informationsmanagement
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• Mitarbeiter finden nicht die benötigten Informationen
• Mitarbeiter wissen nicht, was sie nicht wissen• Problem: Wie stelle ich die richtigen Fragen?• Informationen sind über unterschiedliche
Systeme verteilt,- die unterschiedlich arbeiten- mit jeweils unterschiedlichen Metadaten
• Studien zufolge sind wissensorientierte Mitarbeiter bis zu 10 Stunden pro Woche auf der Suche nach wichtigen Daten oder produzieren redundante Informationen.Quelle: The Hidden Costs of Information Work IDC, April 2006
Herausforderungen beim Informationsmanagement
IBOX
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Wenn Sie nicht wissen, was Sie suchenund wo Sie anfangen sollen
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VATTENFALL
Valentinskamp 24 · 20354 Hamburg · www.scanjour.de C.F. Richs Vej 107 · DK-2000 Frederiksberg
SCANJOUR IBOX LIVEInformationen schnell finden und effizient nutzen
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Herleitung von MetadatenStrukturierte Daten iBox Metadaten Modell
UnstrukturierteInformationen
Kunden-typ
Branche
Ort
Autor
Thema
Projekt-typ
Abteilung
Projekt
Kunde
Lokation
Rolle
Dokumen-tentyp
DMS
File Server
SharePoint
SharePoint
Active Directory
ERP
SQL
Andere
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Beziehungen
Automatische Klassifizierung
IBOX
Kunden-typ
Branche
Ort
Titel: ”Proposal ....”
Projekt-typ
Abteilung
Kunde
Lokation
Rolle
Projekt
Ort
Dokumen-tentyp
Eigenschaft
ThemaInhalt Autor
Autor
iBox erstellt eine LibraryCard in der Datei: ”Proposal ....”
Autor
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FINDABILITY™ FORMEL
IBOX
Metadaten- Modell Klassifizierung NavigationX XFindability™=
Unternehmensweit
Alle Metadaten in
Listen
Taxonomien
Ontologien
Rechten
Dynamischen Veränderungen
Historie
Unternehmensweit
Existierende Metadaten verwalten
Metadaten über Systemgrenzen hinweg
Verschiedene Methoden zur automatischen Klassifizierung (Orte, Beziehungen, Inhalt, Properties)
Dynamische Reklassifizierung bei Änderung der Metadaten
Unternehmensweit
Strukturierte Suche und Navigation
Übersicht
Präzise, effizient, schnell und gefiltert
Intuitive Benutzeroberfläche
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Ergebnis• Effizientes Arbeiten -> messbare Zeitersparnis -> hoher ROI
• Intelligenter Zugriff auf Dokumente, Informationen und Wissen• Gesamtüberblick über relevante Informationen• Neuer Perspektiven und Blickwinkel auf Informationen
• Benutzerakzeptanz, da• gespeichertes Wissen leicht aktiviert werden kann,• Mitarbeiter bei Veränderungen wie gewohnt
arbeiten können, • nur ein minimaler Schulungsaufwand erforderlich ist.
ScanJour iBox- Erfolgreiches Informationsmanagement
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Unternehmensagilität- mithilfe einer agilen Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement
AVDM
AgilitätComplianceAktivierung von DatenHohe Benutzerakzeptanz
Jakob Brix, Chief [email protected]
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Immaterialgüterrecht Dieses Dokument ist Eigentum der Firma ScanJour A/S. Die in diesem Dokument enthaltenen Daten dürfen weder in Teilen noch als Ganzes vervielfältigt oder für andere Zwecke genutzt oder weitergegeben werden, die nicht zur Abwicklung von Geschäften oder für die technische Bewertung dienen. Das Recht des Empfängers, die in den Daten enthaltenen Informationen zu nutzen, bleibt von dieser Einschränkung unberührt, wenn die Informationen aus einer anderen Quelle stammen, für die keine Nutzungseinschränkungen gelten.
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