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¡¡¡BIENVENIDOS!!!¡¡¡BIENVENIDOS!!!

Rueda 2, Año1: Rueda 2, Año1: Proyecto EDUGÉSProyecto EDUGÉS

ConsultorConsultor

AFHA grupo de asesores y consultoresAFHA grupo de asesores y consultores

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PROGRAMA DE LA SESIÓNPROGRAMA DE LA SESIÓN

Parte 1: Objetivos del Proyecto EdugésParte 1: Objetivos del Proyecto Edugés Parte 2: La Gestión por Procesos. Conceptos generales. Parte 2: La Gestión por Procesos. Conceptos generales.

Clasificación y Mapa de ProcesosClasificación y Mapa de Procesos Parte 3: Estructura Organizativa del Centro. OrganigramaParte 3: Estructura Organizativa del Centro. Organigrama DINÁMICA: Definición de un Catálogo de Procesos de un Centro DINÁMICA: Definición de un Catálogo de Procesos de un Centro

Educativo. Clasificación de Procesos Clave, de Soporte y Educativo. Clasificación de Procesos Clave, de Soporte y Estratégicos. Elaboración del MAPA de Procesos.Estratégicos. Elaboración del MAPA de Procesos.

REVISIÓN DE TAREAS: Definición Misión, Visión y Valores REVISIÓN DE TAREAS: Definición Misión, Visión y Valores “ajustados”. Estructura organizativa para la Gestión de Calidad.“ajustados”. Estructura organizativa para la Gestión de Calidad.

TAREA DE MEJORA: Elaboración del Organigrama del Centro. TAREA DE MEJORA: Elaboración del Organigrama del Centro. Elaboración del Catálogo y Mapa de Procesos de cada Colegio.Elaboración del Catálogo y Mapa de Procesos de cada Colegio.

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Parte 1: Parte 1: Presentación ObjetivosPresentación Objetivos

PROYECTO EDUGÉSPROYECTO EDUGÉS

JORNADA 2 PROYECTO EDUGÉSJORNADA 2 PROYECTO EDUGÉS

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Alu

mn

os / Fa

milia

s

A P

C DMisión, Visión y ValoresRecursos G.C.CPlan de Mejora

Revisión Dirección

EncuestasPlan de SeguimientoNo Conformidades

ReclamacionesAcc. Correctivas y Pr

Auditor. Internas

PersonalInfraestructura

Mapa ProcesosFichas de Procesos

(Proceso Clave)Procedimientos(Subprocesos)

Satisfacción

Requisitos

Entrada Salida

Gestión Documental (Documentos / Registros)

Alu

mn

os / Fa

milia

s

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PLANES DE MEJORA(Grupos de Mejora)

PLAN DE SEGUIMIENTO YMEDICIÓN

M/V/V

MAPA PROCESOS

FICHAS DE PROCESOS(Procesos Clave)PROCEDIMIENTOS

(Subprocesos)

ProyectoCurricular

ObjetivosEstratégicos:Relación con

Titular del Centro

PlanificaciónNuevas Líneasy Actividades

GestiónPresupuestaria

ProcesosPedagógicos

“en aula”

Tutoría yseguimiento

alumnos

ActividadesExtra-escolares

PastoralAtención

de padres yfamiliares

Otros servicios en el Centro (comedor, autobús, etc.)

Organizaciónde Personal

(Planificaciónde Horarios)

Administraciónde RecursosEconómicos

Relacionesy despacho con

la Admón.

Mantenimientode

instalaciones

Marketing Educativo

DC

PA

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Parte 2: Parte 2: La Gestión por Procesos: La Gestión por Procesos:

Conceptos generales.Conceptos generales.Clasificación y Clasificación y

Mapa de ProcesosMapa de Procesos

RUEDA 2 PROYECTO EDUGÉS RUEDA 2 PROYECTO EDUGÉS

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Definición general PROCESO:

Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en elementos de salida, con valor añadido para el elementos de entrada en elementos de salida, con valor añadido para el

cliente (destinatario del proceso)cliente (destinatario del proceso)

Según el tamaño de las actividades, incluiremos prefijos: Según el tamaño de las actividades, incluiremos prefijos:

““sub”proceso, “micro”proceso, “macro”proceso, etc.sub”proceso, “micro”proceso, “macro”proceso, etc.

PROCESO

Proveedores

ENTRADAS(INPUTS)

Clientes

SALIDASSALIDAS(OUTPUTS)(OUTPUTS)

RECURSOSRECURSOS

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GESTIÓN POR PROCESOSGESTIÓN POR PROCESOS

Constituye un sistema de trabajosistema de trabajo enfocado a perseguir la mejora continuamejora continua del funcionamiento de las actividades de una organización, mediante la identificación y selección de procesos y la descripción, documentación y mejora de los mismos.

El Centro debe conocer perfectamente sus procesos y éstos deben llevarse a cabo teniendo en cuenta las necesidades y expectativas de sus clientesnecesidades y expectativas de sus clientes (internos o externos)

Es fundamental la relaciónrelación existente entre los procesos de gestión y su organigramaorganigrama

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GUÍA PARA LA GESTIÓN POR PROCESOS GUÍA PARA LA GESTIÓN POR PROCESOS Definir el organigrama del CentroDescribir las funciones/puestos relacionados con el

organigramaDefinir las actividades de cada función/puestoRepartir las actividades en procesos estratégicos / claves / de

soporte.Interrelacionar los procesos (realizar el MAPA DE

PROCESOS)Establecer para cada proceso sus indicadores y sistema de

medidaDeterminar los Factores Críticos de Éxito (FCE’s) del

Centro, y los procesos críticos relacionados

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ETAPAS PRÁCTICAS PARA LA ETAPAS PRÁCTICAS PARA LA GESTIÓN POR PROCESOS GESTIÓN POR PROCESOS

Identificaciónde Procesos

Inventariode Procesos

Clasificaciónde Procesos

Mapa deProcesos

Selección deProcesos

La GESTIÓN DE PROCESOS constituye un sistema de trabajo La GESTIÓN DE PROCESOS constituye un sistema de trabajo enfocado a perseguir la mejora continua del funcionamiento de las enfocado a perseguir la mejora continua del funcionamiento de las actividades del Centro Educativo, mediante la identificación y actividades del Centro Educativo, mediante la identificación y selección de procesos desarrollados por el Centro, y la selección de procesos desarrollados por el Centro, y la descripción, documentación y mejora de los mismos.descripción, documentación y mejora de los mismos.

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IDENTIFICACIÓN DE PROCESOSIDENTIFICACIÓN DE PROCESOS Identificaciónde Procesos

Inventariode Procesos

Clasificaciónde Procesos

Mapa deProcesos

Selección deProcesos

No confundir los procesos con personas o departamentos

Debemos identificar el FLUJO de las propias actividades

PRIMERO, realizar un análisis de las principales actividades desarrolladas por la Organización

Pudieran ser “Procesos”, a partir de los cuales se desarrollen otros procesos de “segundo nivel” (“subprocesos”)

Al avanzar en el análisis es necesario identificar las DEPENDENCIAS entre éstos

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CLASIFICACIÓN DE PROCESOSCLASIFICACIÓN DE PROCESOS Identificaciónde Procesos

Inventariode Procesos

Clasificaciónde Procesos

Mapa deProcesos

Selección deProcesos

PROCESOS ESTRATÉGICOS. Procesos responsables de analizar las necesidades y condicionantes de la sociedad, del mercado y de los Titulares de la Organización, para emitir las guías adecuadas al resto de procesos de la organización y asegurar la respuesta a las necesidades demandadas.

PROCESOS CLAVE. Procesos que tienen contacto directo con el cliente, de hecho son los procesos a partir de los cuales el cliente percibirá y valorará la calidad de nuestro Centro

PROCESOS DE SOPORTE. Procesos responsables de proveer a la organización de todos los recursos necesarios, para poder generar el valor añadido deseado por el cliente

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INVENTARIO DE PROCESOSINVENTARIO DE PROCESOS Identificaciónde Procesos

Inventariode Procesos

Clasificaciónde Procesos

Mapa deProcesos

Selección deProcesos

Elaboración de un CATÁLOGO DE PROCESOS (puede ser conveniente citar Procesos y Subprocesos)

Debe indicarse: TÍTULO o nombre identificativo del Proceso

Clasificación o TIPO de Proceso

Suele representarse en forma de TABLA

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MAPA DE PROCESOSMAPA DE PROCESOS Identificaciónde Procesos

Inventariode Procesos

Clasificaciónde Procesos

Mapa deProcesos

Selección deProcesos

Elaboración de un DiagramaDiagrama en el que se reflejan las categorías e interrelaciones entre los procesos identificados y clasificados.

Es una herramientaherramienta de gran utilidad para la Dirección del Centro: representa una visión global del Proceso Educativovisión global del Proceso Educativo

Antes de su representación gráfica, es necesario definir la INTERRELACIÓN DE PROCESOSINTERRELACIÓN DE PROCESOS, esto es:

Qué dependencia o precedencia cronológica existe entre procesos

Qué procesos suministran recursos necesarios a otros procesos

Qué, proceso, es “ENTRADA/SALIDA” de otro

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DemandasDemandasGrupos Grupos Interés:Interés:-ClientesClientes-PersonalPersonal-PropiedadPropiedad-SociedadSociedad-LegislaciónLegislación

P. ESTRATÉGICOS(PLANIFICACIÓN)

P. CLAVE(Atención directa

al cliente)

P. SOPORTE(GESTIÓN)

EXTERIOR

LA ORGANIZACIÓN COMO CONJUNTO DE PROCESOSLA ORGANIZACIÓN COMO CONJUNTO DE PROCESOS

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MAPA DE PROCESOS: EjemplosMAPA DE PROCESOS: Ejemplos

ProyectoCurricular

ObjetivosEstratégicos:Relación con

Titular del Centro

PlanificaciónNuevas Líneasy Actividades

GestiónPresupuestaria

ProcesosPedagógicos

“en aula”

Tutoría yseguimiento

alumnos

ActividadesExtra-escolares

PastoralAtención

de padres yfamiliares

Otros servicios en el Centro (comedor, autobús, etc.)

Organizaciónde Personal

(Planificaciónde Horarios)

Administraciónde RecursosEconómicos

Relacionesy despacho con

la Admón.

Mantenimientode

instalaciones

Procesos Estratégicos Procesos Clave Procesos de Soporte

MP-02: Mapa Procesos Colegio ESTÁNDAR Fecha:30-09-01

Marketing Educativo

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SELECCIÓN DE PROCESOSSELECCIÓN DE PROCESOS Identificaciónde Procesos

Inventariode Procesos

Clasificaciónde Procesos

Mapa deProcesos

Selección deProcesos

Es necesario PRIORIZAR la sistematización y mejora de los procesos

Determinar los FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO (FCE’s) del Centro: aquellos que inciden directamente en la satisfacción del cliente, contribuyen al desarrollo de la Misión y Visión del Centro

Empleo de matricesmatrices para la determinación del Índice de Índice de Prioridad:Prioridad: impacto sobre el cliente, volumen de trabajo, facilidad de implantación, consumo de recursos, etc.

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Parte 3: Parte 3: Estructura Organizativa del Estructura Organizativa del

Centro. Organigrama del Centro. Organigrama del CentroCentro

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Concepto

Un organigrama es la

representación gráfica de la

estructura orgánica de una

organización

Objeto

Son el instrumento idóneo

para plasmar la

composición de una

organización

Criterios fundamentales para su preparación

• Precisión

• Sencillez

• Uniformidad

• Presentación

• Vigencia

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VENTAJAS1. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las

relaciones de trabajo en el Centro. 2. Muestra quién depende de quién.

3. Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las

relaciones de trabajo del Centro4. Son apropiados para lograr que los principios de la

organización operen 5. Indica a la Dirección y al personal nuevo la forma como se

integran a la organización

DIRECCIÓNDIRECCIÓN

DIRECCIÓNDIRECCIÓN

DIRECCIÓNDIRECCIÓN

DEPTO.DEPTO.

DEPTO.DEPTO.

DEPTO.DEPTO.

DEPTO.DEPTO.

DEPTO.DEPTO.

DEPTO.DEPTO.

DEPTO.DEPTO.

DIR. GENERALDIR. GENERAL

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ORGANIGRAMA VERTICALORGANIGRAMA VERTICAL

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ORGANIGRAMA HORIZONTALORGANIGRAMA HORIZONTAL

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ORGANIGRAMA MIXTO ORGANIGRAMA MIXTO VERTICAL/HORIZONTALVERTICAL/HORIZONTAL

DEPTO. ADEPTO. A DEPTO. A

DEPTO. B

DEPTO. A DEPTO. A

DEPTO. BDEPTO. BDEPTO. BDEPTO. B

DEPTO. CDEPTO. C

DEPTO. D

DEPTO. CDEPTO. C DEPTO. C

DEPTO. E

DEPTO. D DEPTO. D DEPTO. D

DIR. GENERAL

DIRECCIÓN A DIRECCIÓN B DIRECCIÓN C DIRECCIÓN D DIRECCIÓN E

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Símbolos y ReferenciasLÍNEAS LLENAS 1.- Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que

indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.

2.- Las líneas llenas verticales:: indican autoridad sobre. 3.- Las líneas llenas horizontales: señalan especialización

y correlación 4.- Cuando la línea llena cae sobre la parte media y

encima del recuadro indica mando 5.- Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura

geométrica indica relación de apoyo

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OTROS1.-Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas

que indican relación de coordinación y relaciones funcionales

2.-Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un numero en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo numero

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RELACIÓN LINEAL IRELACIÓN LINEAL I

INCORRECTO CORRECTO

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RELACIÓN LINEAL IIRELACIÓN LINEAL II

INCORRECTO CORRECTO

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RELACIÓN LINEAL IIIRELACIÓN LINEAL III

INCORRECTO CORRECTO

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Parte 4: Parte 4: TAREA para la MEJORA:TAREA para la MEJORA:Definición del MAPA DE Definición del MAPA DE

PROCESOS de cada COLEGIO PROCESOS de cada COLEGIO

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PLAZOS TAREAS Jornada 2PLAZOS TAREAS Jornada 2

Envío de los Resultados de las Tareas realizadas:

a) Catálogo de Procesos del Centrob) Mapa de Procesos del Centroc) Organigrama del Centro

PLAZO DE ENTREGA TAREAS (e-mail):

Aprox.: una semana antes próxima jornadaDía: