Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota … dan...Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu - 4 - Pendahuluan Pelaksanaan aktiviti adalah tindakan dan peranan

Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti

Politeknik Kota Kinabalu

Penulis:

Md Syadiqin Bin Awg Adi @ Jumaat

Dhya Alysha Valdez

Wahadhir Bin Hamdan

Edisi 2015

Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu

- 1 -



Panduan ini dikeluarkan untuk rujukan para pelajar dan kakitangan


Edisi 2015

Catatan: Panduan ini sentiasa dikemas kini mengikut keperluan, sila pastikan edisi dan bilangan

terkini sebelum membuat sebarang keputusan. Sebarang kekeliruan boleh merujuk pihak

Pengurusan, JSKK dan JHEP.


- 2 -

Terima Kasih

Kepada

Jabatan dan Unit Politeknik Kota Kinabalu

yang telah memberi kerjasama

Penyelaras


Ketua Kursus Kokurikulum


Penulis


Ketua Kursus Kokurikulum

Merangkap Ketua Unit Kokurikulum

Dhya Alysha Valdez Abdullah

Penolong Pegawai Belia dan Sukan

Merangkap Bendahari JSKK

Wahadhir Bin Hamdan

Pembantu Operasi

Merangkap Penyelia Logistik & Infrastruktur

Jabatan dan Unit

Jabatan Hal Ehwal Pelajar

Unit Kewangan

Unit Instruktional & Multimedia

Unit Teknologi Maklumat


- 3 -



Isi Kandungan Muka Surat

Pendahuluan 4

Prosedur Perlaksanaan Aktiviti

1.0 Pengenalan 5

1.1 Sumber Kewangan Aktiviti

1.2 Prosedur Penawaran dan Agihan Kewangan 6

1.2.1 Panduan Penawaran Hadiah Dalam Penganjuran

1.2.2 Panduan Agihan Wang Hadiah Kemenangan

1.3 Panduan Asas Penyediaan Kertas Kerja Dan Laporan Aktiviti 8

1.3.1 Kandungan Dalam Penulisan Kertas Kerja Aktiviti

1.3.2 Kandungan Dalam Penulisan Laporan Aktiviti

1.3.3 Agihan Laporan Aktiviti

Prosedur Penggunaan Fasiliti Semasa Aktiviti

2.0 Pengenalan

2.1 Penempahan 11

2.2 Kemudahan Yang Disediakan 12

2.3 Waktu Operasi 12

2.4 Perkara Yang Perlu Dipatuhi 13

2.5 Persiapan Tempat 13

2.6 Pengurusan Jamuan Dan Katering 14

Prosedur Pengendalian Aktiviti

3.0 Pengenalan 15

3.1 Urusan Dan Tanggungjawab Pegawai Pengiring / Penasihat

Semasa Menyertai Pertandingan/Kejohanan 16

3.2 Urusan Pelaksanaan Penganjuran Aktiviti 17

3.3 Urusan Pelaksanaan Penglibatan dan Penyertaan 18

3.4 Urusan Pinjaman Peralatan 19

3.5 Urusan Penggunaan dan Sewaan Kemudahan

Aktiviti Dalam dan Luar 20

Rujukan

Lampiran

Borang-Borang Berkaitan

A : Borang Jabatan Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan

B : Borang Unit Kewangan

C : Borang Unit Instruktional dan Multimedia

D : Borang Unit Teknologi Maklumat

E : Borang Unit Pentadbiran


- 4 -

Pendahuluan

Pelaksanaan aktiviti adalah tindakan dan peranan semua pihak yang terlibat

sama ada bermula daripada pihak atasan, pengurusan, pegawai sehinggalah kepada

pelajar atau peserta. Setiap pelaksanaan memerlukan perancangan, strategi, maklumat

lengkap, pengurusan berkesan, komunikasi, dan mungkin memerlukan sedikit kajian

jika perlu.

Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu ini adalah

panduan bagi membantu memudahcara dalam melaksanakan aktiviti di Politeknik

Kota Kinabalu (PKK) terutamanya bagi pegawai yang terlibat secara langsung

dengan aktiviti pelajar.

Bagi memudahkan penerangan dalam urusan-urusan pelaksanaan, panduan ini

lebih merujuk kepada penggunaan carta alir agar dilihat lebih senang difahami dan

mengikut urutan keutamaan. Setiap urutan pelaksanaan dinyatakan sekali pihak yang

perlu dihubungi atau dipertanggungjawabkan dan maklumat-maklumat penting yang

perlu ada dalam setiap urusan.

Dengan harapan Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti PKK ini dapat mambantu

pegawai yang terlibat secara langsung dengan aktiviti pelajar. Seterusnya dapat

mengurangkan masalah dalam sistem pengurusan pelaksanaan setiap aktiviti.


- 5 -

Prosedur Pelaksanaan Aktiviti Oleh: Md Syadiqin Bin Awg Adi @ Jumaat

1.0 Pengenalan

Panduan ini melibatkan tiga pengurusan asas iaitu merangkumi penerangan

berkaitan prosedur kewangan, prosedur pelaksanaan aktiviti dan prosedur penawaran

serta agihan wang hadiah kemenangan. Bagi prosedur kewangan, penerangan lebih

kepada sumber kewangan aktiviti pelajar iaitu Pemberian Dalam Negeri (Objek

Sebagai 42000) dan Tabung Aktiviti (sumber daripada Yuran Pelajar). Seterusnya

penerangan berkenaan prosedur pelaksanaan sebelum, semasa dan selepas aktiviti

dilaksanakan iaitu merujuk kepada langkah-langkah atau tindakan yang perlu diambil

oleh setiap pegawai dan pelajar yang terlibat daripada urusan pentadbiran, logistik

sehinggalah keurusan pelaporan.

1.1 Sumber Kewangan Aktiviti

Sumber kewangan aktiviti secara umumnya boleh dibahagikan kepada dua iaitu

peruntukan Pemberian Dalam Negeri dan Tabung Aktiviti. Peruntukan Dalam Negeri

atau lebih dikenali dan bahasa yang sering digunakan adalah Objek Sebagai (OS)

42000 iaitu peruntukan kawangan khas untuk aktiviti berkaitan pelajar sahaja.

Peruntukan ini juga diagihkan dalam bentuk-bentuk tertentu antaranya pengagihan asas

iaitu Dasar Sedia Ada atau Pemberian Dalam Negeri yang diberikan oleh kementerian

atau pihak atasan kepada pihak pengurusan politeknik setiap awal tahun. Terdapat juga

peruntukan yang diagihkan melalui aktiviti khas penganjuran iaitu untuk aktiviti besar

dan peringkat tertinggi sahaja.

Sumber kewangan kedua adalah daripada Tabung Aktiviti iaitu hasil kewangan

yang dikumpul daripada yuran pendaftaran pelajar sama ada pelajar baharu atau senior.

Konsep pungutan yuran ditentukan oleh pihak pengurusan PKK dan mengikut panduan

kementerian. Sumber kewangan ini di uruskan oleh jabatan dan unit yang

dipertanggungjawabkan iaitu Jabatan Hal Ehwal Pelajar (JHEP)dan Jabatan Sukan,

Kokum dan Kebudayaan (JSKK) kerana terlibat terus dengan aktiviti pelajar. Pada sesi


- 6 -

Disember 2014 pememantauan kewangan telah diperluaskan mengikut jabatan atau

unit merujuk keperluan semasa pihak pengurusan PKK. Bagaimanapun pemantauan

keseluruhan perbelanjaan masih dikawal oleh JHEP dan JSKK melalui akaun Koperasi

Politeknik Kota Kinabalu Berhad.

Sistem dan konsep agihan peruntukan hasil daripada kedua-dua sumber

kewangan di atas akan ditentukan oleh pihak pengurusan untuk diagihkan kepada

jabatan-jabatan, unit-unit dan jawatankuasa tertentu yang terlibat dengan urusan aktiviti

pelajar. Perancangan agihan akan dikemaskini dari semasa ke semasa mengikut

keperluan dan keutamaan.

1.2 Prosedur Penawaran Dan Agihan Kewangan

1.2.1 Panduan Penawaran Hadiah Dalam Penganjuran

Setiap kejohanan dan pertandingan biasanya terdapat penawaran hadiah sama

ada berbentuk medal, tropi, hamper dan sebagainya. Bagaimanapun prosedur yang

perlu dipatuhi adalah penawaran hadiah yang menggunakan wang tunai dan maksimum

penggunaan kewangan untuk membeli hadiah iringan tersebut di atas seperti medal,

tropi dan hamper.

Kategori pemberian hadiah boleh dibahagikan kepada dua (2) iaitu kategori

individu dan berkumpulan. Manakala kategori berkumpulan dipecahkan lagi kepada

dua (2) iaitu merujuk kepada bilangan peserta. Kumpulan pertama adalah tidak

melebihi daripada lima (5) peserta dan kumpulan kedua adalah enam (6) peserta dan

keatas.

Penganjuran aktiviti juga dipecahkan kepada dua (2) iaitu aktiviti dalaman dan

aktiviti luar atau penganjuran jemputan. Bagi aktiviti dalaman, hadiah kebiasanya tidak

melibatkan wang tunai manakala aktiviti penganjuran luar sahaja yang menawarkan

hadiah wang tunai. Antara tujuan utama penawaran wang tunai kepada aktiviti luar

adalah untuk menarik minat peserta agar dapat menyertai kejohanan tersebut dengan

bilangan penyertaan semaksimum mungkin.


- 7 -

Panduan asas konsep agihan pembelian hadiah dan penawaran hadiah berbentuk

wang tunai telah dibincangkan melalui pihak pengurusan dan surat pekeliling yang

berkaitan dengan pemberian hadiah dan wang tunai. Semua perkara yang melibatkan

hadiah adalah tertakluk kepada budibicara pihak pengurusan dan arahan daripada pihak

atasan. Bagaimanapun panduan asas terhadap konsep penawaran hadiah adalah

merujuk jadual berikut:-

Jadual 2: Kadar Maksimum Asas Pemberian Hadiah Mengikut Kategori

Kategori Hadiah

Aktiviti Dalaman Penganjuran/Jemputan Luar

Individu Kumpulan Individu Kumpulan

Medal RM10 RM20

Tropi RM50 RM100 RM80 RM150

Hamper RM50 RM100 RM80 RM150

Wang Tunai - - RM400 RM1,000

Semua penawaran hadiah yang dinyatakan di atas adalah merujuk kepada kadar

maksimum yang boleh digunapakai. Manakala penawaran dan keputusan pemberian

hadiah juga bergantung kepada sumber kewangan yang diperuntukan, bersesuaian dan

sewajarnya. Ini disebabkan setiap penganjuran mempunyai peruntukan yang telah

diluluskan atau dihadkan merujukan kepada peruntukan kewangan. Segala bentuk

hadiah adalah mengikut budibicara pihak penganjur serta kebijaksanaan dalam

perbelanjaan berhemah.

1.2.2 Panduan Agihan Wang Hadiah Kemenangan

Satu penyelarasan dalam prosedur Pelaksanaan aktiviti telah diwujudkan

berdasarkan keperluan semasa bagi menyeimbangkan peruntukan kewangan aktiviti

pelajar. Oleh itu, bagi kakitangan yang terlibat dengan aktiviti pelajar sama ada sebagai

penasihat, pegawai pengiring, pengurus, jurulatih, atau pegawai yang

bertanggungjawab terhadap Pelaksanaan sesuatu aktiviti, perlu merujuk prosedur yang

telah ditetapkan terutamanya prosedur-prosedur tertentu yang sentiasa akan ada

perubahan dan penambahbaikan.

Mulai Januari 2013, terdapat Agihan Wang Hadiah Kemenangan daripada apa-

apa jenis aktiviti yang dipertandingkan dan disertai yang melibatkan peruntukan


- 8 -

daripada aktiviti pelajar. Perkara ini dirujuk melalui Kajian Tinjauan Terhadap Agihan

Wang Hadiah Kemenangan Aktiviti Pelajar IPT & Persatuan Di Malaysia Bagi

Penyesuaian Penggunaannya Di Politeknik Kota Kinabalu (PKK) dan telah

dipersetujui dalam Mesyuarat Pengurusan bil.16/2012. Peratus agihan pengurusan akan

dimasukkan dalam Tabung dan digunakan untuk keperluan aktiviti terancang pelajar

yang diuruskan oleh Jabatan Hal Ehwal Pelajar (JHEP) dan Jabatan Sukan, Kokum &

Kebudayaan (JSKK). Jadual agihan wang hadiah kemenangan seperti ditunjukkan di

bawah:-

Jadual 1: Peratus Asas Agihan Wang Hadiah Kemenangan

Kategori Peserta Tabung Asas Agihan

Individu 70% 30% > RM 300.00

Kumpulan 80% 20% > RM 500.00

Asas agihan bagi individu adalah bermula dari RM300.00 keatas dan bagi

kumpulan adalah RM500.00 keatas. Bilangan peserta bagi kategori kumpulan adalah

dikira sama rata iaitu dari dua orang peserta dan keatas. Pembahagian 70 peratus

individu dan 30 peratus tabung bagi kategori individu dan 80 peratus kumpulan dan 30

peratus tabung bagi kategori kumpulan adalah kaedah yang terbaik untuk pertimbangan

antara kedua-dua belah pihak.

1.3 Panduan Asas Penyediaan Kertas Kerja Dan Laporan Aktiviti

Asas penting dalam melaksanakan aktiviti adalah mengetahui kaedah penulisan

kertas kerja dan pelaporan. Perkara ini sangat penting kerana setiap aktiviti

memerlukan perancangan yang teratur yang mana biasanya melibatkan peruntukan

kewangan.

Oleh itu, bagi memudahkan proses penulisan kertas kerja serta

mempercepatkan permohonan pelaksanaan aktiviti, beberapa perkara penting dan

urutan penulisan perlu dipatuhi mengikut kaedah yang biasa digunapakai dan

memenuhi kehendak piawaian penulisan kertas kerja dan laporan aktiviti di PKK.


- 9 -

1.3.1 Kandungan Asas Dalam Penulisan Kertas Kerja

1. Muka Hadapan Kertas Kerja ( Tajuk / Tarikh/Pelaksana/Nama

Penasihat)

2. Pengenalan

3. Objektif / Tujuan / Matlamat

4. CLO:Course Learning Outcomes/ PLO:Programme Learning

Outcomes (untuk Aktiviti Akademik : Kursus Kokurikulum)

5. Maklumat Penting Aktiviti (Tarikh/Masa/Tempat)

6. Sasaran / Impak

7. Jawatankuasa Induk / Perlaksana

8. Anggaran Perbelanjaan

9. Sumber Kewangan (Objek Sebagai / Tabung Aktiviti /

Sumbangan)

10. Rumusan / Penutup / Kesimpulan

11. Lampiran (Senarai Tugas / Perbelanjaan Lengkap / Tentatif &

dokumen berkaitan)

1.3.2 Kandungan Asas Dalam Penulisan Laporan

1. Muka Hadapan Laporan

2. Pengenalan

3. Objektif / Tujuan / Matlamat

4. Maklumat Penting Aktiviti (Tarikh/Masa/Tempat)

5. Sasaran / Impak Sebenar

6. Jawatankuasa Induk / Perlaksana

7. Perbelanjaan Sebenar (Ringkasan)

8. Sumber Kewangan (Objek Sebagai / Tabung Aktiviti /

Sumbangan)

9. Rumusan Pelaksanaan Aktiviti (Keputusan Pertandingan / Perjalanan

Aktiviti)

10. Lampiran

a. Perbelanjaan Lengkap Sebenar (Resit dan Bil Asal): WAJIB

b. Gambar-gambar Aktiviti : WAJIB

http://soes.curtin.edu.my/civil-construction-engineering/course-learning-outcome/




- 10 -

1.3.3 Agihan Laporan Aktiviti

Pengagihan laporan aktiviti perlu dipatuhi bagi memudahkan pihak yang

dipertanggungjawabkan membuat rujukan dan simpanan untuk proses

pengauditan dokumen. Oleh yang demikian, tindakan pengagihan laporan dan

salinan perlu dilakukan mengikut kehendak pihak pengurusan PKK iaitu dua (2)

minggu selepas selesai aktiviti dilaksanakan. Berikut adalah rujukan agihan

laporan mengikut keutamaan:-

1. Laporan WAJIB

a. Laporan asal yang mempunyai tandatangan pelapor dan

penyemak asal, mengandungi resit-resit dan gambar-gambar

aktiviti asal.

b. Diserahkan kepada Jabatan / Unit Pemberi Sumber Kewangan

i. OS42000 – Unit Kewangan PKK

ii. Tabung Aktiviti (JHEP atau Bendahari JSKK)

2. Salinan Laporan

a. Jabatan Hal Ehwal Pelajar : WAJIB

b. Pemohon / Pelaksana aktiviti (sebagai rujukan jika diperlukan ;

untuk semakan audit)


- 11 -

Prosedur Penggunaan Fasiliti Semasa Aktiviti Oleh:Wahadhir Bin Hamdan

2.0 Pengenalan

Fasiliti PKK termasuk banggunan, padang, gelanggang dan peralatan-peralatan

yang berada didalam kawasan PKK. Prosedur penggunaan fasiliti semasa aktiviti perlu

diterangkan agar para pengguna dapat mematuhi peraturan dan sebagai panduan urutan

proses melaksanakan sesuatu aktiviti sama ada sebelum, semasa atau selepas aktiviti

berlangsung. Oleh yang demikian, konsep pemantauan akan dapat dikurang sekiranya

para pengguna tahu prosedur penggunaan fasiliti dan tidak menjadi perbahasan atau

teguran kesalahan sekiranya tindakan tatatertib atau bayaran gatirugi dikenakan keatas

kesalahan yang dilakukan.

2.1 Penempahan

Setiap urusan tempahan perlu mengisi borang tempahan dan boleh diambil dari

pejabat Jabatan Sukan, Kokurikulum dan Kebudayaan (JSKK) ataupun muat turun

daripada internet. Bagi pengguna-pengguna PKK, urusan tempahan adalah secara terus

melalui JSKK atau melalui unit Pentabdiran manakala pengguna-pengguna luar,

penempahan boleh dibuat melalui Unit Pentadbiran dengan kadar bayaran yang

ditetapkan.

Sebelum membuat sebarang penempahan, pemohon boleh membuat semakan

terlebih dahulu kekosongan ruang penggunaan ( availability ) atau jadual penggunaan

dengan membuat panggilan ke JSKK atau diemail PKK. Pemohon perlu memastikan

menerima salinan Borang Tempahan selewat-lewatnya 3 hari selepas permohonan dibuat,

bagi memastikan status kelulusan permohonan. Pengesahan kelulusan tempahan akan

dikemaskini dan diemailkan untuk rujukan.


- 12 -

2.2 Kemudahan Yang Disediakan

Setiap kemudahan mempunyai ciri-ciri penggunaan yang berbeza. Maklumat

terperinci boleh dirujuk melalui dokumen Kemudahan Fasiliti Dewan-Dewan PKK.

Setiap lokasi telah disediakan dengan kemudahan asas sahaja. Sebarang pertambahan

peralatan dan kemudahan perlulah dirujuk dengan JSKK atau UIDM terlebih dahulu dan

dimaklumkan dengan terperinci. Bagi pengguna dari pihak luar, kadar bayaran tambahan

akan dikenakan. Perkara ini perlu dibincangkan dengan terperinci diantara pihak

pemohon dan JSKK.

Pihak JSKK dan UIDM menasihatkan agar perancangan dibuat dengan lebih awal

dan terperinci bagi memudahkan setiap kerja dan persiapan dapat disusun atur dengan

sempurna mengikut spesifikasi perkhidmatan. Bagi sebarang program diperingkat Unit

atau Jabatan di PKK, maka sebarang kerja persiapan adalah tanggungjawab unit atau

jabatan yang berkenaan. Kerja-kerja persiapan teknikal audio, video, projection,

pencahayaan pentas, dan bekalan soket elektrik adalah dibawah bidang kuasa UIDM.

Sebarang pertambahan yang melebihi dari apa yang dapat disediakan oleh UIDM, maka

ianya adalah dibawah tanggungjawab urusetia program. Sebarang pertambahan peralatan

teknikal yang akan dibuat oleh Urusetia Program perlu mendapat kelulusan UIDM.

Bagaimanapun, setiap persiapan keperluan peralatan dan kemudahan adalah berdasarkan

hanya dari senarai tempahan yang telah dipersetujui.

Bagi penggunaan penghawa dingin di Dewan Rafflesia hanya akan diluluskan

dengan kapisiti minimum pengguna seramai 150 orang manakala bagi pengguna-

pengguna luar, kadar penggunaan penghawa dingin dengan kadar bayaran akan

ditetapkan oleh pihak pengurusan.

2.3 Waktu Operasi

Setiap pengguna atau pemohon perlu membuat perancangan terperinci jadual

operasi dewan dan perlu membuat perancangan jadual bagi kerja-kerja Persiapan atau

Raptai. Dokumen ini perlu diserahkan bersama-sama dengan Borang Tempahan Dewan

dan dilampirkan juga tentatif program.


- 13 -

Masa dan jadual operasi biasa adalah 8:00 pagi hingga 12:00 malam. Sekiranya

pihak urusetia program ingin memohon pengoperasian diluar jadual masa yang

dibenarkan, maka Pengurus Program perlu membuat permohonan rasmi dan mendapat

kelulusan seterusnya bertanggungjawab sepenuhnya terhadap program tersebut.

2.4 Perkara Yang Perlu Dipatuhi

Masa setiap pengguna dihadkan untuk tujuan persiapan, latihan, raptai seperti

yang dinyatakan dalam Borang Tempahan. Pengguna juga tidak dibenarkan sama sekali

membawa masuk bahan mudah terbakar/bahan kimia berbahaya ke dalam dewan tanpa

Kelulusan Rasmi oleh pihak berwajib. Ketidak patuhan pihak penganjur akan dikenakan

tindakan atau bayaran kos baik pulih sepenuhnya. Jika diberi kebenaran, adalah menjadi

tanggungjawab kepada pihak penganjur bagi membuat persiapan dan perancangan untuk

sebarang kes kemalangan yang mungkin berlaku.

2.5 Persiapan Tempat

Pengurusan fasilti tidak menyediakan khidmatan kerja-kerja persiapan tempat dan

hanya menyediakan kemudahan dan peralatan berdasarkan keperluan asas sahaja. Pihak

Pengguna perlu menyatakan perincian peralatan dan kelengkapan tambahan yang

diperlukan. Bagi kerja-kerja persiapan tempat hanya boleh dibuat berdasarkan waktu

operasi yang telah dinyatakan di dalam Borang Tempahan Dewan. Bagi pengguna luar,

tempoh masa tempahan dewan akan melibatkan Kos Sewaan yang mana akan ditetapkan

semasa proses penempahan dewan.

Setiap Penganjur dibenarkan membuat persiapan tempat sehari sebelum tarikh

program berlangsung, walaubagaimanapun ianya bergantung kepada jadual penggunaan

yang telah dipersetujui oleh pihak Unit Pentadbiran atau JSKK. Bagi sebarang peralatan,

kelengkapan yang ditinggalkan di dewan selepas program selesai perlu diambil atau

dituntut selewat-lewatnya satu hari yang berikutnya. Sebarang kehilangan atau kerosakan

bukan tanggungjawab Pengurusan Dewan.


- 14 -

2.6 Pengurusan Jamuan Dan Katering

Perkhidmatan urusan catering adalah urusan Penganjur. Pengurusan Jamuan

atau katering juga tertakluk kepada syarat-syarat kebersihan seperti yang telah

ditetapkan. Kawasan PKK adalah kawasan larangan Penggunaan Bekas Pakai Buang

(Polystyrene/ Styrofoam) . Sekiranya pihak penganjur/katering masih menggunakan

bekas-bekas ini, maka adalah menjadi tanggungjawab urusetia/penganjur untuk

membuang sampah berkenaan diluar kawasan.

Persiapan makanan haruslah disediakan ( dimasak ) diluar kawasan. Hanya kerja-

kerja menghidangkan makanan sahaja dilakukan di kawasan dewan (di lokasi yang telah

ditetapkan). Ruang kerja dengan kemudahan meja yang disediakan haruslah dijaga.

Manakala sisa makanan harus dikumpulkan dan dibawa keluar. Sisa ini walaupun telah

dimasukkan kedalam plastik sampah, ianya masih dibawah tanngungjawab pengurus

makanan untuk dibuang diluar kawasan. Kawasan belakang pentas adalah kawasan

larangan makan minum.


- 15 -

Prosedur Pengendalian Aktiviti Oleh: Dhya Alyhsa Valdez Abdullah

3.0 Pengenalan

Dalam konsep pengendalian aktiviti seorang pegawai atau penasihat perlu

peka dan menguasai urutan-urutan tugas. Seterusnya memahami prosedur urusan

yang melibatkan jabatan dan unit. Oleh itu, gambaran melalui carta alir adalah yang

terbaik bagi memudahkan pemahaman terhadap urutan kerja.

Bagi memudahkan urusan-urusan dalam melaksanakan dan mengendalikan

aktiviti-aktiviti pelajar, buku panduan ini lebih memfokuskan kepada urutan

pelaksanaan merujuk kepada langkah-langkah tindakan yang digambarkan melalui

carta alir. Setiap carta alir disertakan penerangan ringkas dan pegawai yang

bertanggungjawab bagi memudahkan proses merujuk. Carta alir setiap urusan

perlaksanaan boleh dirujuk pada Lampiran.

Antara urusan-urusan Pelaksanaan yang biasa dan penting dilakukan oleh

pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk mengurus aktiviti pelajar adalah seperti

berikut:-

i. Urusan dan Tanggungjawab Pegawai dan Penasihat Dalam Penyertaan

ii. Urusan Pelaksanaan Penganjuran Aktiviti Dalam dan Luar

iii. Urusan Pelaksanaan Penglibatan dan Penyertaan Aktiviti Dalam dan Luar

iv. Urusan Pinjaman Peralatan termasuk;

a. Peralatan Sukan Kokurikulum dan Kebudayaan

b. Peralatan Multimedia

c. Peralatan Di Jabatan Akademik dan Unit

v. Urusan Penggunaan dan Sewaan Kemudahan

a. Kemudahan Sukan Kokurikulum dan Kebudayaan

b. Kemudahan Jabatan dan Unit


- 16 -

3.1 Carta Alir Urusan Dan Tanggungjawab Pegawai / Penasihat

Dalam Penyertaan

Setiap aktiviti pelajar mestilah dipantau oleh pegawai pengiring atau penasihat

yang telah dilantik, iaitu samada terdiri daripada kakitangan akademik Pegawai

Pendidikan Pengajian Tinggi (PPPT) atau kakitangan bukan akademik (sokongan). Ia

bergantung kepada skop kerja dan arahan daripada pihak pengurusan. Pegawai pengiring

hendaklah bersama mengiringi pelajar pergi dan balik dan semasa aktivit berjalan.

Pegawai pengiring juga boleh menuntut tuntutan perjalanan mengikut kelayakan

menggunakan peruntukan jabatan/unit.

Pegawai pengiring atau penasihat terlebih dahulu perlu mendapatkan Surat

Jemputan yang telah disahkan oleh pihak pengurusan daripada Pentadbiran/JHEP/JSKK

untuk tindakan. Perbincangan bersama dengan pihak JSKK perlu dilakukan bersama-

sama dalam mengkaji dan menyenaraikan keperluan dari segi peralatan, insuran,

jurulatih, sewaan dan seterusnya permohon sumber kewangan atau peruntukan melalui

Kertas Kerja.

Kertas kerja disediakan oleh Jawatan Kuasa Pelajar /Pegawai Pengiring /

Penasihat dan disemak oleh Ketua Jabatan / Pegawai diberi Kuasa sebelum dihantar ke

JHEP untuk Sokongan, Kelulusan Program daripada Timbalan Pengarah Sokongan

Akademik / Timbalan Pengarah Akademik. Ia juga bertujuan untuk kemaskini rekod.

Proses kelulusan ini biasanya akan mengambil masa 5 hari bekerja selepas dihantar ke

JHEP.

Setelah menerima surat kelulusan aktiviti, pegawai pengiring atau penasihat perlu

menyediakan dokumen ap96 jika menggunakan sumber kewangan Objek Sebagai 42000

(OS42000) dan menyerahkan Kertas Kerja kepada Bahagian Kewangan PKK atau

Bendahari Jabatan untuk proses pengeluaran peruntukan daripada Tabung Aktiviti. Satu

salinan kertas kerja dan surat pengeluaran wang Tabung aktiviti perlu diserahkan kepada

JSKK untuk tujuan simpanan rekod.

Selesai aktiviti dilaksanakan, pegawai pengiring atau penasihat perlu

memaklumkan kepada Ketua Jabatan / Pihak Pengurusan diatas sebarang Pencapaian

Terbaik. Jika Hadiah yang diterima adalah dalam bentuk wang tunai, hadiah tersebut


- 17 -

adalah milik pengurusan PKK dan perlu dilaporkan. Pemberian insentif kepada

pelajar/peserta adalah mengikut prosedur yang ditetapkan dan merujuk keputusan pihak

pengurusan PKK.

Akhir sekali, pegawai pengiring atau penasihat wajib membuat laporan bertulis

aktiviti. Laporan tersebut perlu mengandungi Ringkasan aktiviti, Pencapaian, Maklumat

Perbelanjaan Lengkap, Resit Perbelanjaan Asal dan Gambar Aktiviti. Jika laporan

bertulis menggunakan sumber kewangan OS42000, laporan asal untuk Unit Kewangan

PKK dan salinan akan diberikan kepada Penyelaras Jabatan/Unit, JHEP serta untuk

simpanan Pegawai Pengiring. Manakala jika menggunakan sumber kewangan Tabung

Aktiviti, laporan asal disempan oleh Bendahari HEP/JSKK dan salinan untuk Penyelaras

Jab/Unit, JHEP serta simpanan Pegawai Pengiring

3.2 Urusan Pelaksanaan Penganjuran Aktiviti

Pelaksanaan aktiviti dalam dan luar biasanya akan berlaku apabila Ketua

Jabatan/Unit atau pegawai yang diberi kuasa mengedarkan surat atau mengeluarkan

memo kepada pegawai yang terlibat. Satu jawatankuasa pelaksana aktiviti akan dibentuk

untuk bermesyuarat dan berbincang tentang hal-hal yang perlu dipertimbangkan dan

perlu dalam pelaksanaan aktiviti berkenaan.

Pensyarah/Penasihat akan menyiapkan kertas kerja dan perlu disemak untuk

kelulusan oleh Ketua Jabatan/Unit atau pegawai yang diberi kuasa. Sekiranya perlu,

Pensyarah/Penasihat akan membuat pembetulan dan pindaan sehingga kertas kerja

tersebut diluluskan oleh pihak berwajib.

Pengarah / Timbalan Pengarah akan mohon kelulusan penganjuran ativiti dan

bajet daripada Majlis Tertinggi diperingkat JPP. Jika penganjuran melibatkan jemputan

daripada pasukan luar, surat jemputan aktiviti juga perlu diedarkan. Pensyarah/Penasihat

akan menyerahkan kertas kerja kepada Bahagian Kewangan (OS42000) / Bendahari

(Tabung Aktiviti) untuk proses bajet. Insuran perlindungan tambahan juga perlu dimohon

sekiranya ia melibatkan aktiviti Ekstrem / Berisiko tinggi dan mengedarkan surat

jemputan jika memerlukan Bantuan Khidmat Luar.


- 18 -

Jawatankuasa Aktiviti seterusnya yang akan menjalankan aktiviti yang telah

diluluskan. Aktiviti Wajib dipantau dan dilaksanakan oleh Pegawai Bertauliah merujuk

kepada aktiviti yang dilaksanakan. Ketua Jabatan/Unit atau pegawai yang diberi kuasa

juga perlu melaksanakan pemantauan terhadap aktiviti yang sedang dijalankan untuk

memastikan kelangsungan aktiviti tersebut.

Setelah aktiviti selesai dilaksanakan, Pensyarah / Penasihat perlu menyediakan

dan menyerah laporan aktiviti asli kepada JSKK dan satu salinan kepada HHP. Jika

melibatkan sumber kewangan OS42000, JSKK / HEP / Penganjur masing-masing perlu

menyimpan laporan aktiviti berkenaan.

3.3 Urusan Pelaksanaan Penglibatan dan Penyertaan Aktiviti

Pelaksanaan penglibatan dan penyertaan aktiviti dalam dan luar biasanya wujud apabila

Ketua Jabatan/Unit atau pegawai yang diberi kuasa mengedarkan surat atau

mengeluarkan memo kepada pegawai yang akan terlibat. Pegawai/penasihat sukan dan

persatuan yang terlibat akan mangambil tindakan dengan mengenalpasti dan

mendapatkan maklumat pelajar-pelajar yang akan terlibat untuk tujuan

penyertaan/penglibatan daripada politeknik.

Sekiranya ada penyertaan, pegawai/penasihat akan menyediakan kertas kerja dan

perlu disemak untuk kelulusan oleh Ketua Jabatan/Unit atau pegawai yang diberi kuasa.

Sekiranya perlu, Pensyarah/Penasihat akan membuat pembetulan dan pindaan sehingga

kertas kerja tersebut diluluskan oleh pihak berwajib.

Pegawai/penasihat akan menyerahkan kertas kerja kepada Bahagian Kewangan

Politeknik Kota Kinabalu (OS42000) / Bendahari (Tabung Aktiviti) untuk proses bajet.

Insuran perlindungan tambahan juga perlu dimohon sekiranya ia melibatkan aktiviti

Ekstrem / Berisiko tinggi dan mengedarkan surat jemputan jika memerlukan Bantuan

Khidmat Luar. Dalam masa yang sama, pegawai/penasihat akan mengendalikan sesi

latihan dan keperluan persiapan yang dirasakan perlu untuk aktiviti yang akan disertai. Ia

turut melibatkan kerjasama dengan Pegawai Psikologi / kaunseling / kerjaya untuk

mengadakan sesi motivasi bersama peserta.


- 19 -

Ketua Jabatan/Unit atau pegawai yang diberi kuasa perlu melaksanakan

pemantauan terhadap aktiviti yang dijalankan untuk memastikan kelangsungan aktiviti

tersebut. Setelah aktiviti selesai dilaksanakan, pegawai/penasihat perlu menyediakan dan

menyerah laporan aktiviti asli kepada JSKK dan satu salinan kepada HHP. Jika

melibatkan sumber kewangan OS42000, JSKK / HEP / Penganjur masing-masing perlu

menyimpan laporan aktiviti berkenaan.

3.4 Urusan Pinjaman Peralatan Peralatan JSKK, UIDM, ICT Dan

Jabatan Akademik

Setiap aktiviti penganjuran, penglibatan mahupun penyertaan daripada mana-

mana sukan dan persatuan memerlukan peralatan samada melalui pinjaman daripada

Jabatan Sukan, Kokurikulum Dan Kebudayaan, Unit Pembangunan Instruksional &

Multimedia (UIDM), Unit Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT) dan Jabatan

Akademik.

Pegawai Pengiring / Penasihat /Wakil Individu akan mengisi Borang Pinjaman

ataupun menghantar surat permohonan bertulis Penyelia Logistik & Infrastruktur

sekiranya memerlukan peralatan dan kemudahan. Pegawai / Penyelia Logistik &

Infrastruktur akan menilai permohonan untuk diluluskan mengikut keperluan. Jika

diluluskan, Pembantu Am Pejabat dan Penyelia Logistik & Infrastruktur akan

mengeluarkan dan merekod peralatan yang akan dipinjam dan menyerahkannya kepada

Pegawai pengiring/Penasihat/wakil individu yang disahkan.

Selesai aktiviti dijalankan, Pegawai pengiring/Penasihat/wakil individu perlu

mengembalikan semula semua peralatan yang dipinjam kepada Pembantu Am Pejabat

dan Penyelia Logistik & Infrastruktur untuk direkodkan semula ke dalam rekod peralatan

masuk (telah dikembalikan). Semasa proses pemulangan semula peralatan, Pegawai

pengiring/Penasihat/wakil individu perlu memeriksa peralatan tersebut samada berada

dalam keadaan baik atau sebaliknya. Sekiranya ada kerosakan pada peralatan, laporan

kerosan perlu dilakukan. Pembantu Am Pejabat dan Penyelia Logistik & Infrastruktur

seterusnya akan merekod dan melaporkan kerosakan tersebut dan mengambil tindakan

susulan yang dirasakan perlu.


- 20 -

3.5 Urusan Penggunaan dan Sewaan Kemudahan Jabatan dan Unit

Proses urusan pengunaan dan sewaan kemudahan Sukan, Kokurikulum,

Kebudayaan, Kemudahan Jabatan dan Unit boleh dibahagikan kepada 2 jenis iaitu

daripada pengunaan dalaman PKK dan sewaan dan pengguna luar.

Penyelia Logistik & Infrastruktur akan menyemak senarai permohonan

kepengunnaan kemudahan yang diterima untuk mengasingkannya mengikut kategori.

Jika maklumat pada surat permohanan lengkap, penyelia terlebih dahulu akan

memastikan samada kemudahan atau peralatan yang dipinjam oleh pemohon ada dalam

senarai kemudahan PKK atau sebaliknya dan menyemak samada ia mencukupi seperti

yang dimohon atau sebaliknya. Sekiranya semua lengkap, baharula Penyelia Logistik &

Infrastruktur meluluskan permohonan tersebut. Penyelia Logistik & Infrastruktur perlu

merekodkan kemudahan dan peralatan yang telah digunapakai sebelum dan selepas

penggunaan. Setelah selesai aktiviti, Penyelia Logistik & Infrastruktur akan membuat

pemeriksaan kebersihan dan memastikan kemudahan dan peralatan yang digunapakai

berada dalam keadaan baik. Laporan perlu dilakukan sekiranya perlu.

Bagi sewaan dan pengunaan kemudahan daripada pihak luar, borang permohonan

terlebih dahulu disemak untuk memastikan kemudahan berkaitan tidak digunakan pada

tarikh yang dipilih. Sekiranya tidak ada pertembungan aktiviti Penyelia Logistik &

Infrastruktur akan menghantar surat makluman Lulus Program kepada pihak berkenaan.

Penyelia Logistik & Infrastruktur dan Unit Kewangan akan mengendalikan proses

pembayaran sewaan. Sama seperti pengunnan dlaman, Penyelia Logistik & Infrastruktur

perlu merekodkan kemudahan dan peralatan yang telah digunapakai sebelum dan selepas

penggunaan. Setelah selesai aktiviti, Penyelia Logistik & Infrastruktur akan membuat

pemeriksaan kebersihan dan memastikan kemudahan dan peralatan yang digunapakai

berada dalam keadaan baik. Laporan juga perlu dilakukan sekiranya perlu.


- 21 -

Rujukan:

Md Syadiqin Bin Awg Adi @ Jumaat (2012),

Kajian Tinjauan Terhadap Agihan Wang Hadiah Kemenangan Aktiviti Pelajar

IPT & Persatuan Di Malaysia Bagi Penyesuaian Penggunaannya Di Politeknik

Kota Kinabalu (PKK) : 38 m/s

Minit Mesyuarat Pengurusan bil.16/2012 (17 Dis 2012), Politeknik Kota

Kinabalu

Buku Garis Panduan Organisasi (2012), Jawatankuasa Perwakilan Pelajar

Politeknik Kota Kinabalu: 91 m/s

Buku Panduan Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar (2009),

Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni)

Universiti Putra Malaysia: 130 m/s http://www.hep.upm.edu.my/esas/iso/GARIS%20PANDUAN%20Kertas%20Kerja.pdf

Buku Peraturan Aktiviti Pelajar UTM (2007),

Pejabat Hal Ehwal Pelajar

Universiti Teknologi Malaysia: 143 m/s http://web.utm.my/hep2/images/stories/documents/activityguidebook2.pdf

Prosedur Kerja Jabatan Sukan, Kokurikulum Dan Kebudayaan (2012)


Unit Kewangan


Unit Instruktional Dan Multimedia






Jabatan-Jabatan Dan Unit-Unit


http://web.utm.my/hep2/images/stories/documents/activityguidebook2.pdf


- 22 -

Carta alir Urusan perlaksanaan

aktiviti


- 23 -

Pindaan

Carta Alir Urusan Dan Tanggungjawab Pegawai / Penasihat Dalam

Penyertaan

Tamat

Tidak

Mula

Mendapatkan Surat Jemputan yang telah disahkan oleh pihak pengurusan daripada PENTADBIRAN/JHEP/JSKK untuk tindakan.

Kertas Kerja disemak oleh Ketua Jabatan / Pegawai diberi Kuasa.

Hantar Kertas Kerja ke JHEP untuk Sokongan, Kelulusan Program dan tujuan kemaskini Rekod.

Menyediakan dokumen ap96 jika OS42k, Menyerahkan Kertas Kerja kepada Bahagian Kewangan PKK (OS42k) / Bendahari Jab. (Tabung Aktiviti) untuk proses bajet. Satu salinan kepada JSKK.

Jika Hadiah melibatkan WANG TUNAI, hadiah tersebut adalah MILIK PENGURUSAN PKK dan perlu diLAPORKAN. Pemberian INSENTIF kepada pelajar/peserta adalah mengikut prosedur yang ditetapkan dan merujuk keputusan pihak pengurusan PKK.

Menyerahkan / Menyimpan Laporan :- 1. Jika OS42k : Ori – Unit Kewangan PKK

: Salinan – *Penyelaras Jab/Unit : Salinan – HHP (Rekod Perlaksanaan) : Salinan – Pegawai Pengiring

2. Jika Tabung Aktiviti: : Ori – Bendahari HEP/JSKK : Salinan – *Penyelaras Jab/Unit : Salinan – HHP (Rekod Perlaksanaan) : Salinan – Pegawai Pengiring * Disimpan Oleh Jabatan/Unit yang menganjur

Lulus

Ambil Kertas Kerja di Pejabat HEP selepas 5 hari bekerja.

Memaklumkan kepada Ketua Jabatan / Pihak Pengurusan diatas sebarang

Pencapaian Terbaik.

Mengkaji / menyenarai keperluan (peralatan, insuran, jurulatih, sewaan dll) seterusnya memohon sumber kewangan /

peruntukan melalui Kertas Kerja.

Membuat Laporan bertulis aktiviti (WAJIB):- (Ringkasan aktiviti, Pencapaian, Maklumat Perbelanjaan Lengkap, Resit Perbelanjaan

Ori dan Gambar Aktiviti).

AKTIVITI DILAKSANAKAN

Pegawai Pengiring adalah terdiri daripada Pegawai Pendidikan Pengajian Tinggi (PPPT) : Skop Kerja & Arahan Pihak Pengurusan


- 24 -

Pindaan

Carta Alir Urusan Pelaksanaan Penganjuran Aktiviti Dalaman dan Luar

* Jika menjemput pasukan luar

Tamat

Jawatankuasa Aktiviti

Memantau aktiviti yang dijalankan

Tidak

Mula

Mengedar surat / Mengeluarkan memo kepada pegawai terlibat. Mengadakan mesyuarat / Perbincangan

Hantar / Menyerahkan kertas kerja aktiviti kokurikulum

Mengkaji / menyemak kertas kerja

Menyerahkan kertas kerja kepada Bahagian Kewangan (OS42) / Bendahari (Tabung) untuk proses bajet.

Menjalankan aktiviti yang telah diluluskan. (Wajib dipantau / dilaksanakan oleh Pegawai Bertauliah merujuk kepada aktiviti)

Menyediakan dan menyerah laporan aktiviti Asli kepada JSKK dan Salinan kepada HHP.

Menyimpan laporan

Lulus

Pembetulan / Pindaan kertas kerja

Memohon Kelulusan Aktiviti / Bajet & Boleh Edar Surat Jemputan*

Pengarah / Timbalan Pengarah

Pensyarah / Penasihat

Jawatankuasa Aktiviti

Ketua Jab / Unit / Peg. Diberi Kuasa


JSKK / HEP / Penganjur / Unit Kewangan (OS42k)


Pensyarah / Penasihat / Wakil Pelajar

Ketua Jab / Unit Peg. Diberi Kuasa

Ketua Jab / Unit /Peg. Diberi Kuasa


Memohon Insuran perlindungan tambahan. (Jika Aktiviti Ekstrem / Berisiko tinggi) dan Bantuan Khidmat Luar / Edar Surat Jemputan*


- 25 -

Pindaan

Carta Alir Urusan Pelaksanaan Penglibatan dan Penyertaan Aktiviti Dalam

dan Luar

Ada Tiada

Tamat

Pegawai / Penasihat

Memantau aktiviti yang dijalankan

Tidak

Mula

Mengedar surat / Mengeluarkan memo kepada pegawai terlibat.

Ambil tindakan bagi penyertaan / penglibatan.

Hantar / Menyerahkan kertas kerja untuk menyertai

Mengkaji / menyemak kertas kerja

Menyerahkan kertas kerja kepada Bahagian Kewangan PKK (OS42k) / Bendahari Jab.

(Tabung Aktiviti) untuk proses bajet.

Aktiviti Berlangsung / dilaksanakan

Menyediakan dan menyerah laporan aktiviti kepada Jab./Unit dan Salinan kepada HHP.

Menyimpan laporan

Lulus Pembetulan / Pindaan kertas kerja

Memohon Kelulusan Aktiviti / Bajet Pengarah / Timbalan Pengarah

Pegawai / Penasihat

Pegawai / Penasihat

Ketua Jab / Unit / Peg. Diberi Kuasa

Pegawai / Penasihat

JSKK / HHP / Penganjur / Unit Kewangan (OS42k)

Pegawai / Penasihat

Pegawai / Penasihat



Pegawai / Penasihat

Memohon Insuran perlindungan tambahan.

(Jika Aktiviti Ekstrem / Berisiko tinggi)

Mendapatkan maklumat dan pelajar terlibat. Pegawai / Penasihat

Sesi Motivasi bersama peserta.

(Unit Psikologi / kaunseling / kerjaya)

Pegawai Psikologi / kaunseling / kerjaya

Pegawai / Penasihat

Sesi Latihan / Persiapan


- 26 -

Carta Alir Urusan Pinjaman Peralatan Peralatan JSKK / UIDM / ICT /

Jabatan Akademik

Pegawai Pengiring / Penasihat / Surat permohonan / Isi Borang pinjaman Wakil Individu (serah kepada Penyelia Logistik) Tidak

Lengkap

Pegawai / Meluluskan / Kebenaran. Penyelia Logistik & Infrastruktur Tidak

Dibenarkan LULUS

Pembantu Am Pejabat / Mengeluarkan dan Merekod peralatan Penyelia Logistik & Infrastruktur keluar Pegawai Pengiring / Penasihat / Proses Peminjaman Wakil Individu Aktiviti Dilaksanakan Pegawai Pengiring / Penasihat / Proses Pemulangan Wakil Individu. Pembantu Am Pejabat / Merekod peralatan masuk Penyelia Logistik & Infrastruktur Pembantu Am Pejabat / Memeriksa Peralatan. Penyelia Logistik & Infrastruktur Keadaan Rosak Baik Pegawai Pengiring / Penasihat / Buat Laporan Wakil Individu Kerosakan Pembantu Am Pejabat / Rekod / Lapor / Penyelia Logistik & Infrastruktur Ambil Tindakan Susulan

Catatan: Jika Terdapat Pertindihan Maklumat, Sila Rujuk Terus Jabatan atau Unit.

Mula

Tamat


- 27 -

Carta Alir Urusan Penggunaan dan Sewaan Fasiliti

Wakil Pegawai Luar Surat Rasmi (Pengguna Luar) Pegawai Pengiring / Penasihat Surat permohonan / sewaan Wakil Individu

Penggunaan Sewaan /

Dalaman Pengguna Luar

Penyelia Logistik & Infrastruktur

Pegawai / Penyelia Logistik & Infrastruktur Tidak Ada /

Tidak Lengkap

Penyelia Logistik Semakan Borang Permohonan & Infrastruktur

Lengkap

Semakan

Penyelia Logistik & Penggunaan / Infrastruktur LULUS Sewaan

TIDAK TIDAK Makluman / surat LULUS Gagal balas

Penyelia Logistik & Proses Infrastruktur/Unit Kewangan

Pembayaran

Penyelia Logistik & Rekod Infrastruktur

Proses Penggunaan/ Sewaan

Periksa Kebersihan/ Penyelia Logistik & Kemudahan dalam Infrastruktur keadaan baik &

Buat Laporan Jika Perlu.

Catatan: Jika Terdapat Pertindihan Maklumat, Sila Rujuk Terus Jabatan atau Unit.

Mula

Tamat


- 28 -

Rujukan:

Md Syadiqin Bin Awg Adi @ Jumaat (2012),

Kajian Tinjauan Terhadap Agihan Wang Hadiah Kemenangan Aktiviti Pelajar

IPT & Persatuan Di Malaysia Bagi Penyesuaian Penggunaannya Di Politeknik

Kota Kinabalu (PKK) : 38 m/s

Minit Mesyuarat Pengurusan bil.16/2012 (17 Dis 2012), Politeknik Kota

Kinabalu

Buku Garis Panduan Organisasi (2012), Jawatankuasa Perwakilan Pelajar

Politeknik Kota Kinabalu: 91 m/s

Buku Panduan Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar (2009),

Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni)

Universiti Putra Malaysia: 130 m/s http://www.hep.upm.edu.my/esas/iso/GARIS%20PANDUAN%20Kertas%20Kerja.pdf

Buku Peraturan Aktiviti Pelajar UTM (2007),

Pejabat Hal Ehwal Pelajar

Universiti Teknologi Malaysia: 143 m/s http://web.utm.my/hep2/images/stories/documents/activityguidebook2.pdf

Prosedur Kerja Jabatan Sukan, Kokurikulum Dan Kebudayaan (2012)


Panduan Asas Prosedur Pelaksanaan Aktiviti Dan Kaedah Agihan

Wang Hadiah Kemenangan, Politeknik Kota Kinabalu (2014)

Unit Kewangan


Unit Pembangunan Multimedia






http://web.utm.my/hep2/images/stories/documents/activityguidebook2.pdf


- 29 -

BORANG-BORANG BERKAITAN

Jabatan SUKAN, KOKUM & KEBUDAYAAN


- 30 -


- 31 -


- 32 -


- 33 -


UNIT KEWANGAN


- 34 -

PERMOHONAN KELULUSAN PERUNTUKAN DI BAWAH OS 42000 - PUSAT PENGAJIAN TINGGI (PEMBERIAN MENGURUS)

UNTUK MENJALANKAN PROGRAM / AKTIVITI / ELAUN HARIAN PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU (ap96)

PROGRAM / AKTIVITI :

TARIKH PROGRAM :

TEMPAT PROGRAM :

I. MAKLUMAT PEMOHON

a) Nama (Huruf Besar) :

b) No.Kad Pengenalan :

c) Gred/Jabatan/Unit :

d) Jawatan

:

II. JUMLAH RM YANG DIPOHON :

……………………………

…………………………….

(TANDATANGAN)

(Tarikh)

* Sila sertakan kertas kerja / arahan Program / Aktiviti.

II) PERAKUAN KETUA JABATAN / UNIT ( DISOKONG / TIDAK DISOKONG )

……………………………………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………

( Tandatangan )

Nama :

Jawatan :

Tarikh :……………………………………………

III) PENGARAH : DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN

……………………………………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………

…………………………….

Pengarah

(Tarikh)


SABAH

IV) PROSES PEMBAYARAN

Saya ……………………………………………………………………..., No.K/P (Baru) :……………………..……………….mengakui menerima

wang berjumlah RM…………..………………. Dari Unit Kewangan Politeknik Kota Kinabalu bagi tujuan pembayaran menjalankan Aktiviti /

Program / Elaun Harian yang akan / telah dilaksanakan.

T/t Penerima,

Unit Kewangan PKK,

………………………………….

………………………………….

Nama :

Nama :

No. K/P :

Np. K/P :

Tarikh :

Tarikh :

AP96(a)


- 35 -

( Isikan dalam 2 salinan )

POLITEKNIK KOTA KINABALU PERMOHONAN KELULUSAN MEMBUAT LAWATAN / TUGAS RASMI

BULAN : _ TAHUN : _ _

Permohonan ini adalah dibuat oleh kerana saya terpaksa membuat perjalan rasmi. a) Nama :______________ b) Jabatan : c) No. KP : d) No. HP : e) Jawatan & Gred : f) Gaji Pokok : g) Butir-butir / sebab-sebab perjalanan dibuat :-

* Sila sertakan salinan Surat Arahan Membuat Lawatan / Tugas Rasmi

g) Cara Perjalanan : *KERETA JABATAN / KERETA SENDIRI / TEKSI /KAPAL TERBANG h) Adakah ini cara perjalanan yang paling murah ? ___________ ______________ i) Jika tidak nyatakan sebab mengapa tidak menggunakan perjalanan yang paling murah ________________________________________________________________________ j) Anggaran Perjalanan :

i. HOTEL / LOJING RM __________ ii. ELAUN HIDUP / MAKAN RM __________

iii. ELAUN BATUAN / TAMBANG # ( AIR ASIA / MAS ) RM ___________ iv. LAIN-LAIN : FERI / TOL / TEKSI RM ___________

# TERMASUK TAMBANG KAPAL TERBANG ________________

JUMLAH RM ===============

k) PERUNTUKAN : ____________________ l) BAKI : ____________________ _______________________ _________________________ Tandatangan Tandatangan Pemohon Penolong Akauntan / Pem. Akauntan Tarikh : Tarikh : ________________

KEPADA : PENGARAH POLITEKNIK KOTA KINABALU

Lawatan-lawatan perlu / boleh tangguh / tidak diperlukan kerana _______________________________________ ___________________________________________________________________________________________

Tarikh : TANDATANGAN KETUA JABATAN / UNIT : _______________

DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN Tarikh : ________________ _______________________________________

PENGARAH POLITEKNIK KOTA KINABALU * RUANGAN TANDATANGAN KETUA JABATAN/UNIT MESTILAH DIBERI KOMEN DAN DITANDATANGANI SEBELUM DIHANTAR KE UNIT KEWANGAN PKK.

Tarikh* Tempat Melawat* Jenis Tugas*

MAS AIR ASIA

CATATAN (Penerbangan):


- 36 -


- 37 -


UNIT multimedia

(UIDM)


- 38 -

BORANG PERMOHONAN PERKHIDMATAN BORANG L1

UNIT PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL DAN MULTIMEDIA, POLITEKNIK KOTA KINABALU

BAHAGIAN A:

MAKLUMAT PEMOHON Nama

Jabatan / Unit Ext / Telefon Bimbit :

No Kad Pengenalan

Tujuan / Program

Tarikh Permohonan Tarikh Diperlukan : Masa Program:

Lokasi Program Dewan Kuliah Utama

Dewan Rafflesia

Dewan Serbaguna

Lain-lain: (Nyatakan)

……………………………..

Perkhidmatan yang dipohon

Pinjaman Peralatan

Khidmat Teknikal

Videografi

Fotografi

PENGARKIBAN Penyerahan Mendapatkan Bahan Arkib Bahan Arkib

PERCETAKAN Bilangan Dicetak A4 A3

REKAAN GRAFIK

Tandatangan dan cop jawatan pemohon

* Tandakan √ pada ruang yang berkenaan. * Pemohon yang ingin mendapatkan bahan arkib perlu menyediakan DVD sendiri untuk tujuan salinan. Peminjaman salinan asal, salin melalui storan boleh alih (pendrive, external hard disk dan lain-lain) adalah tidak dibenarkan.

BAHAGIAN B (Untuk Pinjaman Peralatan/ Khidmat Teknikal):

BUTIRAN PERALATAN BIL SENARAI PERALATAN NO INVENTORI JUMLAH

Tarikh Jangka Dipulangkan:

* Jika ruangan tidak mencukupi sila sertakan lampiran dan kepilkan bersama borang ini.

MAKLUMAT PENERIMAAN PERALATAN Nama


No Kad Pengenalan/ No Matrik

Tandatangan Penerima

* Sila kembalikan peralatan dalam keadaan baik dan kemas. Segala kerosakan/kehilangan adalah tanggung jawab peminjam

BAHAGIAN C:

UNTUK KEGUNAAN PEJABAT Permohonan pinjaman peralatan yang tersebut di atas adalah diluluskan / tidak diluluskan

Tandatangan dan cop

Pegawai bertugas : *catatan :

(Pegawai UIDM) Tarikh :

Tarikh :

*potong mana yang tidak berkenaan

UNTUK KEGUNAAN PEJABAT Tarikh Dikembalikan/Selesai : Pegawai Bertugas:

Tandatangan Pemohon: Tandatangan Pegawai:

Ulasan Pemohon: Ulasan Pegawai


- 39 -

* Jika ada sebarang kerosakan atau kehilangan sila nyatakan dengan Jelas

KEBENARAN MEMBAWA ASET KERAJAAN KE LUAR PEJABAT BORANG L2

UNIT PEMBANGUNAN INSTRUKTIONAL DAN MULTIMEDIA, POLITEKNIK KOTA KINABALU

MAKLUMAT PEMOHON Nama


No Kad Pengenalan

Tujuan/ Program

Tarikh Permohonan Tarikh Diperlukan : Jangka Dipulangkan:


BUTIRAN PERALATAN BIL SENARAI PERALATAN NO INVENTORI JUMLAH

MAKLUMAT PENERIMAAN PERALATAN Nama


No Kad Pengenalan/ No Matrik

Tandatangan Penerima

* Sila kembalikan peralatan dalam keadaan baik dan kemas. Segala kerosakan atau kehilangan adalah tanggung jawab peminjam

PENGESAHAN PENGELUARAN Saya memberi kebenaran kepada pemohon untuk membawa aset kerajaan yang tersebut di atas

keluar dari pejabat dan mengesahkan bahawa tujuan pengeluaran adalah atas tujuan rasmi.

Tandatangan dan Cop :

Pegawai Bertugas :

(Pengarah Politeknik Kota Kinabalu)

Tarikh :

Tarikh :

UNTUK KEGUNAAN PEJABAT Tarikh Dikembalikan : Pegawai Penerima

Ulasan :

* Jika ada sebarang kerosakan atau kehilangan sila nyatakan dengan Jelas


- 40 -

BORANG LAPORAN KEROSAKAN/KEHILANGAN PERALATAN BORANG L4

UNIT PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL DAN MULTIMEDIA, POLITEKNIK KOTA KINABALU

MAKLUMAT PELAPOR Nama


No Kad Pengenalan

Tarikh

Lokasi Peralatan

Jenis Laporan Kerosakan Kehilangan


BUTIRAN PERALATAN BIL ITEM ULASAN

* Sekirannya ruangan tidak mencukupi, sila sertakan lampiran dan kepilkan bersama borang ini.

UNTUK KEGUNAAN PEJABAT

Pegawai penerima : Tarikh :

Ulasan : Cadangan Penyelengaraan :


- 41 -


UNIT teknologi maklumat (ICT)


- 42 -

UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI

PERMOHONAN PINJAMAN PERALATAN(Daftar Harta Modal / Inventori) ICT , PKK

Kepada UNIT ICT

PERMOHONAN PINJAMAN PERALATAN (Daftar Harta Modal / Inventori) ICT, PKK Saya , ……………………………………................ Jawatan ……………………………..

daripadaJabatan/Unit.………………………………………………………………………. telah

menerima (Jenis/Jenama/Model) ……………………………………………………. bernombor

pendaftaran ……………………………………………………………………. untuk melaksanakan

tugas rasmi di pejabat.

Dimajukan untuk kelulusan

…………………………………………… Tarikh : …………… (tandatangan pemohon)

Nama : ……………………………………

Jawatan : ……………………………………

DISOKONG/TIDAK DISOKONG** (Pegawai Pengeluar) Ulasan : ..................................................................................................

...................................................................................................

Tandatangan :............................................... Tarikh :...................

Nama :...............................................

Jawatan :...............................................

DILULUSKAN/TIDAK DILULUSKAN** (Ketua Unit ICT) Ulasan : ....................................................................................................

....................................................................................................

Tandatangan :................................................ Tarikh :...................

Nama :................................................

Jawatan :................................................ ** Potong yang tidak berkenaan


- 43 -


UNIT pentadbiran


- 44 -

BORANG PERMOHONAN KENDERAAN RASMI POLITEKNIK KOTA KINABALU, SABAH (KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA)

( 2 Salinan )

SYARAT : *Permohonan hendaklah dikemukakan 7 hari sebelum lawatan bagi perjalanan dekat

** Permohonan hendaklah dikemukakan 30 hari sebelum lawatan bagi perjalanan jauh (melebihi 30 km)

A. PERMOHONAN KENDERAAN JABATAN UNTUK LAWATAN /AKTIVITI RASMI

1. TEMPAT LAWATAN :

NAMA : ALAMAT :

2. TUJUAN :

3. TARIKH/MASA : TARIKH/MASA PERGI TARIKH/MASA BALIK

4. PEGAWAI PENGIRING/PENSYARAH : -

5. JABATAN : - NO. TEL/ H.P:

Nama :

No. Pend. :

No. K/P : Tandatangan Ketua Jabatan/Ketua Unit

Jabatan :

Tarikh : Tarikh :

B. JENIS KENDERAAN : (potong yang mana tidak berkenaan)

WIRA BAS COASTER PAJERO KIA

CARNIVAL LAND

CRUISER INVADER

LORI HICOM

Nama Pemandu

No. Kenderaan No. Telefon Ulasan :

Pegawai Kenderaan Unit Pentadbiran PKK Tarikh :

C. KELULUSAN PENGARAH

Lawatan dibenarkan / tidak dibenarkan Ulasan :

Pengarah

6. BIL. KAKITANGAN :________-________ BIL. PELAJAR : ______-_________ (Sila sertakan senarai nama pelajar/kakitangan dalam lawatan)

Tandatangan Pemohon (Ulasan Ketua Jabatan/Ketua Unit)

Tarikh Borang Diterima ____________________

Documents

Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota … dan...Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu - 4 - Pendahuluan Pelaksanaan aktiviti adalah tindakan dan peranan