Panduan Internal Control System (ICS) ICS KT Mule Paice.pdf · Panduan Internal Control System (ICS) Kelompok Tani Mule Paice Untuk Produksi Kopi Organik Lestari Dusun Prabe, Desa

Panduan

Internal

Control

System (ICS) Kelompok Tani Mule Paice

Untuk Produksi Kopi Organik Lestari

Dusun Prabe, Desa Batu Mekar, Kecamatan Lingsar, Kabupaten Lombok Barat, Provinsi Nusa Tenggara Barat

Disahkan tanggal : 13 April 2018

Manajer Internal Control System (ICS)

Misbah Hultirta

BATU MEKAR, LINGSAR, LOMBOK BARAT, NUSA TENGGARA BARAT, INDONESIA

2 / 22

DAFTAR ISI

0. DAFTAR DOKUMEN

1. PENDAHULUAN..............................................................................................................................5

1.1 Visi, Misi, dan Komitmen Kelompok ............................................................................. 5

1.2 Ruang Lingkup ............................................................................................................. 6

1.3 Acuan .......................................................................................................................... 6

2. ISTILAH DAN DEFINISI.................................................................................................................6

3. URAIAN SINGKAT KEGIATAN

3.1 Gambaran Lahan ......................................................................................................... 6

3.2 Gambaran Pembelian dan Penanganan Paska Panen ................................................ 7

4. STRUKTUR ORGANISASI DAN PERSONIL

4.1 Struktur Organisasi ICS Mule Paice ............................................................................. 7

4.2 Kualifikasi dan Tanggung Jawab Personil .................................................................... 8

4.3 Bebas Konflik Kepentingan....................................................................................................11

5. PENGENDALIAN DOKUMEN

5.1 Penerbitan Dokumen ..................................................................................................11

5.2 Revisi Dokumen ..........................................................................................................11

5.3 Pengesahan dan Identifikasi Dokumen .......................................................................11

5.4 Pengendalian Rekaman ..............................................................................................12

5.5 Distribusi Bantuan ICS ................................................................................................12

6. PENANGANAN KELUHAN DAN PENGADUAN............................................................... 13

7. STANDAR INTERNAL....................................................................................................... 13

8. MANAJEMEN RISIKO ORGANIK LESTARI..................................................................... 18

9. PROSEDUR PENGAWASAN INTERNAL DAN KOMITE PERSETUJUAN INTERNAL

9.1 Pendaftaran Petani .....................................................................................................18

9.2 Inspeksi Internal ..........................................................................................................19

9.3 Komite Persetujuan Internal ........................................................................................19

9.4 Tidak Memenuhi Persyaratan dan Tindakan Perbaikan (Sanksi) ................................20

9.5 Perkiraan Hasil............................................................................................................20

10. PELATIHAN..................................................................................................................... 21

11. PENGONTROLAN ALUR PRODUK................................................................................ 21

3 / 22

0. DAFTAR DOKUMEN

No Nama dokumen No dokumen

No Revisi

Tanggal Pengesahan

1 Panduan Internal Control System (ICS) 0 13 April 2018

2 Prosedur Penerimaan Anggota (Petani) Baru

P.01 13 April 2018

3 Prosedur mengeluarkan Anggota P.02 13 April 2018

4 Prosedur Inspeksi Internal P.03 13 April 2018

5 Prosedur Persetujuan Internal P.04 13 April 2018

6 Prosedur Pemberian Sanksi P.05 13 April 2018

7 Prosedur Penanganan Banding P.06 13 April 2018

8 Prosedur Penangan Keluhan atau Pengaduan

P.07 13 April 2018

9 Prosedur Penerbitan-Revisi Dokumen P.08 13 April 2018

10 Prosedur Kebersihan Peralatan P.09 13 April 2018

11 Prosedur Pengendalian Hama dan Penyakit P.10 13 April 2018

12 Prosedur Kebersihan Gudang Penyimpanan P.11 13 April 2018

13 Prosedur Pembelian P.12 13 April 2018

14 Prosedur Keamanan Pangan P.13 13 April 2018

15 Prosedur Sistem Ketelusuran Produk P.14 13 April 2018

16 Prosedur Tanggap Darurat P.15 13 April 2018

17 Prosedur Kebersihan Dasar P.16 13 April 2018

18 Prosedur Teknis Pembelian atau Penjualan dan Pemasaran

P.17 13 April 2018

19 Prosedur Teknis Penanganan Produksi Paralel

P.18 13 April 2018

20 Prosedur UTZ Premium P.19 13 April 2018

21 Struktur Organisasi ICS F.01 13 April 2018

22 Struktur Organisasi UTZ F.01 13 April 2018

23 Daftar Riwayat Hidup Personil ICS F.02 13 April 2018

24 Kriteria Kualifikasi Personil ICS F.03 02 Maret 2018

25 Kontrak Personil ICS F.04 13 April 2018

26 Surat Pernyataan Konflik Kepentingan F.05 13 April 2018

27 Standar Internal Kopi Organik Lestari F.06 13 April 2018

28 List Kriteria Anggota ICS F.07 02 Maret 2018

29 Formulir Pendaftaran Petani F.08 13 April 2018

30 Peta Lahan ICS Mule Paice F.08 06 April 2018

31 Kontrak Petani F.09 13 April 2018

32 Daftar Petani Diterima (AFL) F.10 13 April 2018

33 Ringkasan Manajemen Risiko F.11 02 Maret 2018

34 Daftar Pelanggaran dan Sanksi F.12 02 Maret 2018

35 Daftar Sanksi Anggota F.13 13 April 2018

36 Dokumen Pelatihan F.14 02 Maret 2018

37 Catatan Produksi Petani F.15 13 April 2018

38 Catatan Produksi dan Pembelian F.16 13 April 2018

39 Formulir Inspeksi Internal F.17 13 April 2018

40 Control Point Inspeksi Internal F.17 13 April 2018

4 / 22

No Nama dokumen No dokumen

No Revisi

Tanggal Pengesahan

41 Daftar Satwa Dilindungi F.18 02 Maret 2018

42 Dokumen Penggunaan Input Pertanian F.19 02 Maret 2018

43 Catatan Pekerjaan Petani F.20 13 April 2018

44 Daftar Pekerja F.20 13 April 2018

45 Catatan Pembuatan Pupuk Organik F.21 02 Maret 2018

46 Catatan Gudang Penyimpanan F.22 13 April 2018

47 Catatan Serangan Hama dan Penyakit F.22 13 April 2018

48 Catatan Serangan Hama dan Penyakit di gudang

F.22 13 April 2018

49 Daftar Hadir Pertemuan Anggota F.23 13 April 2018

50 Formulir Pengajuan Banding F.24 13 April 2018

51 Program Pelatihan Organik Lestari F.25 13 April 2018

52 Sistem Ketelusuran Produk F.26 13 April 2018

53 Surat Pemberitahuan Sanksi F.27 13 April 2018

54 Jadwal Inspeksi Internal F.28 13 April 2018

55 Formulir Penerbitan dan Distribusi Dokumen

F.29 13 April 2018

56 Daftar Keluhan atau Pengaduan F.30 13 April 2018

57 Kartu Penjualan Petani F.31 13 April 2018

58 Daftar Instansi Terkait F.32 13 April 2018

59 Surat Pernyataan Bebas Kimia 13 April 2018

60 Surat Keterangan Lahan 13 April 2018

61 Gambaran Produk Kopi 13 April 2018

62 Diagram Alir Produksi 13 April 2018

63 Analisis Resiko Kerja 13 April 2018

5 / 22

1. PENDAHULUAN

Kelompok Tani Mule Paice adalah sekumpulan petani perkebunan khususnya komoditas kopi robusta yang berasal dari Dusun Prabe, Desa Batu Mekar, Kecamatan Lingsar, Kabupaten Lombok Barat. Kelompok tani Mule Paice berdiri pada tahun 2005 yang pada awal pembentukannya terdiri dari sekitar 40 orang anggota.

Kelompok Tani Mule Paice didirikan untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas kopi robusta dari Dusun Prabe sehingga dapat meningkatkan harga dan kesejahteraan petani.

1.1. VISI, MISI DAN KOMITMEN KELOMPOK

Visi :

Mewujudkan kewirausahaan petani dalam pengelolaan kopi unggulan daerah, berbasis produk organik yang berdaya saing tinggi dan baik dalam aspek budidaya, ekologi, dan sosial

Misi :

Meningkatkan kualitas dan kuantitas komoditi unggulan daerah berbasis produk organik yang ramah lingkungan dan sosial

Menjalin hubungan kewirausahaan yang baik antar petani guna mencapai kesejahteraan ekonomi dan sosial secara bersama

Mengembalikan kejayaan kopi Dusun Prabe, Desa Batu Mekar, kecamatan Lingsar

Komitmen:

Untuk mencapai visi dan misi kelompok, Kelompok Tani Mule Paice memiliki komitmen untuk:

1. Menghasilkan kopi robusta organik yang berkualitas baik dan aman dikonsumsi 2. Meningkatkan kesejahteraan anggota dan masyarakat. 3. Mendukung kelestarianan alam 4. Merekatkan tali persaudaraan antar anggota tani Mule Paice

Untuk itu, Kelompok Tani Mule Paice membentuk Internal Control System (ICS) yang bertugas untuk melakukan pembinaan dan pengawasan produksi kopi robusta sesuai standar dan persyaratan sertifikasi organik lestari.

Dusun Prabe, 13 April 2018

Misbah Hultirta

(Manager Internal Control System Mule Paice)

6 / 22

1.2. RUANG LINGKUP

Pedoman ini memuat ketentuan mengenai persyaratan penerapan jaminan mutu kopi robusta organik lestari sehingga menjamin bahwa kopi robusta yang dihasilkan sesuai dengan standar organik lestari. Pedoman ini sebagai acuan bagi kelompok dalam melakukan pembinaan penerapan jaminan mutu kopi robusta organik lestari. Pedoman ini berlaku untuk produksi kopi robusta yang dihasilkan oleh Kelompok Tani Mule Paice di Dusun Prabe, Desa Batu Mekar, kecamatan Lingsar, Kabupaten Lombok Barat.

Dokumen terkait:

F.08 Peta Lahan Kelompok Tani Mule Paice

1.3. ACUAN

1.3.1 Standar Organik :

Standar Nasional Indonesia (SNI) 6729 : 2016 Sistem Pertanian Organik

Peraturan Menteri Pertanian (Permentan) Nomor 64 tahun 2013 tentang Pertanian Organik

Perka BPOM No. 1 tahun 2017 : Pengawasan Pangan Olahan Organik

CAN – CGSB – 32.310 – 2017 : Standard

CAN – CGSB – 32.311 – 2017 : Permitted substances list

UTZ – Certification Protocol v4.1

UTZ – Core Code of Conduct Group 2015

UTZ – Code of Conduct Coffee Module 2015

2. ISTILAH DAN DEFINISI

Organik Biasanya berhubungan dengan sertifikasi sesuai standar organik

Organik lestari Sistem pertanian organik dengan mempertimbangkan aspek lingkungan dan aspek sosial

Pertanian konvensional / non-organik / non-sertifikasi

Pertanian yang dikelola menggunakan bahan kimia atau pertanian yang tidak masuk lingkup sertifikasi organik

Produk non organik/non-sertifikasi

Produk pertanian yang tidak termasuk dalam lingkup sertifikasi organik

Panduan ICS Panduan operasional ICS dalam menjalankan program sertifikasi organik lestari produk kopi Kelompok Tani Mule Paice

Agrokimia Bahan kimia pertanian [pupuk kimia, pestisida, herbisida] yang dilarang digunakan dalam program sertifikasi organik.

3. URAIAN SINGKAT KEGIATAN

3.1 GAMBARAN LAHAN

Kebun kopi robusta berada di lokasi lahan milik KPH Rinjani Barat dengan ketinggian berkisar 400 mdpl. Lahan yang digunakan oleh petani sudah mempunyai ijin dari KPH Rinjani Barat dalam kegiatan pengolahan lahan di kawasan tersebut. Lahan yang dikelola

7 / 22

oleh petani umumnya seluas 0,25 – 0,5 hektar yang dikelola secara organik tanpa menggunakan bahan-bahan kimia (agrokimia) sejak awal mengelola lahan tersebut dengan sistem tumpangsari tanaman lainnya seperti kopi, pisang, durian, manggis, sengon, dll.

Pemupukan alami dari pembusukan serasah, dan pupuk kompos buatan sendiri dari kotoran sapi atau kambing yang telah melalui proses pengomposan secara organik serta pupuk organik yang bahannya berasal dari air kelapa, air beras, bongkol pisang, dan gula merah. Pengendalian gulma dilakukan dengan cara pembabatan secara manual. Pada beberapa kondisi, gulma tersebut dibakar di beberapa titik di kebun untuk pengasapan upaya pengendalian serangga atau hama di lahan kopi. Selain itu, pengendalian hama penyakit menggunakan agen pengendali hayati (APH) dan pestisida nabati.

Dokumen terkait: F.08 Peta Lahan Kelompok Tani Mule Paice

3.2 Gambaran pembelian dan penanganan paska panen

Buah kopi dipanen raya satu kali dalam setahun. Petani hanya memanen kopi robusta yang sudah tua atau masak. Setelah dipanen, petani akan menjual ke ICS dalam bentuk buah cerry atau biji beras. Di ICS, buah cerry atau biji beras akan diolah hingga menjadi kopi bubuk dalam kemasan. Proses pengolahan yang dilakukan di ICS, yaitu :

1. Buah cerry dicuci dan direndam selama 5 menit

2. Buah cerry kopi yang mengapung saat perendaman akan dibuang

3. Proses pengupasan kulit ari

4. Penjemuran biji kopi selama 3-4 hari jika cuaca panas dan sekitar 10 hari jika cuaca

hujan

5. Pengupasan kulit lendir pada biji kopi

6. Proses penyortiran biji kopi :

- Grade A : biji bundar, warna kuning atau agak kehijauan, mengkilap

- Grade B : biji pecah-pecah

- Grade C : biji hitam

7. Proses sangrai atau penggorengan selama ± 1 jam, hingga berwarna cokelat tua

8. Diproses ke mesin pendingin selama 2 menit

9. Proses penggilingan (menghaluskan biji kopi menjadi bubuk)

10. Disimpan dalam toples besar ± 1 jam

11. Proses pengemasan produk kopi

Kemudian unit pembelian ICS akan mencari pasar dan atau menjual hasil kelompok tani ke konsumen yang bersedia membeli hasil panen anggota dengan harga yang sesuai atau mengikuti pameran UKM yang diselenggarakan oleh Dinas terkait.

4. STRUKTUR ORGANISASI DAN PERSONIL

4.1 STRUKTUR ORGANISASI ICS KT MULE PAICE

8 / 22

4.2 KUALIFIKASI DAN TANGGUNG JAWAB PERSONIL

Posisi Nama Tanggung Jawab

Manajer ICS Misbah Hultirta Mengawasi keseluruhan ICS

Menyediakan sumber daya dan mempekerjakan

staf

Membuat kontrak dengan subkontraktor yang

terlibat dalam produksi organic

Alamat: Dusun Prabe, Desa Batu Mekar, Kec.Lingsar, Kab. Lombok Barat

Komite Persetujuan internal

Amrullah Mengawasi petugas lapangan

Mengembangkan dan menjalankan Pengawasan

Internal

Berkomunikasi dengan manajer ICS, mengkaji

dan memutuskan hasil inspeksi internal

Memutuskan sanksi kepada petani


Petugas Pendaftaran dan pelatihan

1. M. Alfian Wiraguna

2. Suhendi

3. Fuadul Khair

Mendaftar dan mengontrak petani

Mengurus peta dan catatan untuk petani

Memberitahu petani tentang standar organik

yang diperlukan dalam memperbaiki sistem

pertanian petani

Melatih petani dalam produksi organik

Alamat:

Dusun Prabe, Desa Batu Mekar, Kec.Lingsar, Kab. Lombok Barat

Inspektor Internal

1. Seniman

2. Wahyudi

3. Nurahad

Melakukan inspeksi internal

Melakukan inspeksi secara objektif dan

mencakup kesesuaian lahan serta dokumen

Inspektor internal bisa dari petugas pelatihan Alamat: 1. Dusun Prabe, Desa Batu

Mekar, Kec.Lingsar, Kab.

Lombok Barat

Unit Pembelian

1. Hirman

2. Sapoan Ali Imran

Memastikan hanya produk organik yang dibeli

sebagai produk organik

Manajer ICS

Misbah Hultirta

Pendaftaran/ Pelatihan


2. Suhendi

3. Fuadul Khair

Inspektor Internal

1. Seniman

2. Wahyudi

3. Nurahad

Unit Pembelian

1. Hirman

2. Sapoan Ali Imran

Unit Pengolahan

1. M. Sanusi

2. Rahmawani

3. Imbawadi

4. Hulasia

Komite Persetujuan Internal

1. Amrullah

9 / 22


Membersihkan tempat penyimpanan dan

menghindari kontaminasi

Memasarkan produksi organik

Mencari pemasaran/ pangsa pasar produk

organik

Menandatangani tanda terima produk organik

Unit Pengolahan

1. M. Sanusi

2. Rahmawani

3. Imbawadi

4. Hulasia

Membersihkan tempat pengolahan dan jalur

pengolahan serta menghindari kontaminasi

Memastikan tempat atau jalur pengolahan bersih

Memastikan pengolahan telah mengikuti standar


BAGAN STRUKTUR ORGANISASI UTZ

KELOMPOK TANI MULE PAICE

Posisi Nama Tanggung Jawab

Koordinator Tim

Misbah Hultirta Mengontrol segala bentuk pelaksanaan bidang

Manajemen, Praktik – praktik pertanian, Kondisi

Kerja dan tempat tinggal, serta Lingkungan

Hidup

Mengkoordinir seluruh pelaksanaan bidang

Manajemen, praktik-praktik pertanian, kondisi

kerja dan tempat tinggal serta lingkungan hidup


Penanggung jawab bidang Manajemen

1. Amrullah


3. Suhendi

4. Fuadul Khair

Mengupayakan tercapainya kualitas produksi

sesuai dengan target dan sasaran yang telah

ditetapkan

Mampu melaksanakan dan mengevaluasi

Penanggung Jawab

Koordinator Tim

Misbah Hultirta

Penanggung jawab Komite Manajemen

1. Amrullah


3. Suhendi

4. Fuadul Khair

Penanggung jawab Komite Praktek - praktek Pertanian

1. Seniman

2. Wahyudi

3. Nurahad

Penanggung jawab Komite Kondisi Kerja dan

Tempat Kerja

1. M. Sanusi

2. Rahmawani

3. Imbawadi

Penanggung jawab Komite Lingkungan

Hidup

1. Hirman

2. Sapoan Ali Imran

3. Hulasia

10 / 22


pedoman perilaku sesuai dengan standar

kepatuhan

Mampu melacak, mengidentifikasi, dan

memisahkan produk dari tingkat petani hingga

pengolahan

Melaksanakan pelatihan-pelatihan baik bidang

Manajemen, praktik-praktik pertanian, kondisi

kerja dan tempat tinggal, serta lingkungan hidup

Penanggung jawab bidang praktik-praktik pertanian

1. Seniman

2. Wahyudi

3. Nurahad

Memonitor perkembangan produksi dan ikut

bertanggung jawab terhadap percapaian

produksi secara kuantitas dan kualitas

Optimalisasi pengolahan dan pemanfaatan

sumber daya tanah, sumber daya tanaman dan

sumber daya lingkungan

Perbaikan tata laksana pengolahan kebun,

menyangkut jenis tanaman, bahan tanaman,

pembibitan, pemeliharaan tanaman, dan

pengendalian hama penyakit

Penambahan dan peningkatan jumlah dan mutu

SDM

Alamat:


Penanggung jawab bidang kondisi kerja dan tempat tinggal

1. M. Sanusi

2. Rahmawani

3. Imbawadi

Melaksanakan ketentuan yang telah ditetapkan

dalam standar internal, antara lain mengenai hak

pekerja dan upah

Menjamin keamanan praktik-praktik pertanian

Menjamin dan melaksanakan program

keselamatan kerja untuk pekerja atau petani dan

mampu melaksanakan tanggap darurat

Memastikan kondisi kerja yang sehat dan aman

untuk para pekerja dan petani

Alamat :


Penanggung jawab bidang lingkungan hidup

1. Hirman

2. Sapoan Ali Imran

3. Hulasia

Menjamin dan melaksanakan pengelolaan

limbah dengan baik

Melakukan pengawasan yang efektif terhadap

seluruh bidang pemeliharaan tanaman

Melindungi dan mengidentifikasi spesies langka

dan tanaman punah

Melindungi dan menjaga habitat dan ekosistem

sekitar kebun

Alamat:


Dokumen terkait: F.01 Struktur Organisasi ICS KT Mule Paice F.01 Struktur Organisasi UTZ F.02 Data Personil ICS KT Mule Paice F.03 Kriteria Kualifikasi Personil ICS KT Mule Paice F.04 Kontrak dan Deskripsi Kerja Personil ICS KT Mule Paice

11 / 22

4.3 BEBAS KONFLIK KEPENTINGAN

Kebijakan: Personil ICS tidak boleh mempunyai konflik kepentingan agar dapat

menjalankan tugas dan kewajibannya dengan baik (netral dan obyektif). Untuk itu, mereka

harus menandatangani Surat Pernyataan Konflik Kepentingan.

Manajer ICS bertanggung-jawab menjaga agar tidak terjadi konflik kepentingan dengan

cara tidak menugaskan personil yang mempunyai konflik kepentingan dalam aktifitas

tertentu. Inspektor internal tidak boleh melakukan inspeksi ke lahan milik sendiri, lahan

tetangga (lahan yang berdekatan dengan lahan miliknya), lahan milik keluarganya. Inspektor

internal tidak boleh merangkap sebagai petugas pembelian untuk menjaga obyektifitas

dalam inspeksi jika dibayar oleh pembeli berdasarkan jumlah yang berhasil dia setorkan ke

pihak pembeli. Inspektor internal tidak melakukan pembinaan pada saat inspeksi internal

dilakukan.

Dokumen terkait: F.05 Surat Pernyataan Konflik Kepentingan Personil ICS KT Mule Paice

5. PENGENDALIAN DOKUMEN

5.1 PENERBITAN DOKUMEN

Panduan ICS terdiri dari panduan, prosedur, formulir dan dokumen pendukung lainnya seperti instruksi kerja dan gambar. Semua dokumen yang diterbitkan oleh ICS merupakan bagian dari dokumentasi sistem mutu.

Semua dokumen baru/revisi dari Pedoman ICS disahkan oleh Manajer ICS dengan sebelumnya berkonsultasi dengan Komite Persetujuan Internal. Tanggal pengesahan dokumen sebagai tanggal penerbitan dokumen.

Dokumen terkait: P.08 Prosedur penerbitan dan revisi dokumen F.29 Formulir penerbitan/revisi dan distribusi dokumen

5.2 REVISI DOKUMEN

Panduan ICS harus mencerminkan kenyataan ICS, standar dan persyaratan sertifikasi organik lestari. Oleh karena itu, Pedoman ini perlu diperiksa secara teratur untuk disesuaikan dengan kenyataan ICS. Pedoman ini dapat diubah apabila diperlukan (misalnya: jika standar sertifikasi berubah atau jika prosedur-prosedur tidak bisa berjalan dengan baik). Revisi pedoman sedikitnya sekali dalam setahun, sebelum musim panen kopi (setiap tahun Pedoman ini dalam versi terbaru). Perubahan-perubahan yang dilakukan terhadap pedoman ini harus disosialisasikan kepada semua pihak/personil yang terlibat dalam program sertifikasi.

Dokumen terkait: P.08 Prosedur Penerbitan dan Revisi Dokumen F.29 Formulir Penerbitan dan Distribusi Dokumen

5.3 PENGESAHAN DAN IDENTIFIKASI DOKUMEN

Dokumen harus diidentifikasi berupa tanggal penerbitan dan atau revisi (Formulir daftar dokumen), penomoran halaman, jumlah keseluruhan halaman, masa berlaku, dan pihak berwenang yang menerbitkan/mengesahkan.

Kode dokumen Keterangan

P = Prosedur F = Formulir/ Dokumen pendukung

Penomoran kode dokumen mengikuti penomoran pedoman ini.

12 / 22

Dokumen terkait: F.29 Formulir Penerbitan dan Distribusi Dokumen

5.4 PENGENDALIAN REKAMAN

ICS menetapkan dan memelihara prosedur untuk identifikasi, pengumpulan, pemberian kode, pengarsipan, penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan rekaman.

Rekaman berupa:

Laporan audit eksternal,

Laporan audit internal dan

Rekaman tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan

Semua rekaman disimpan oleh ICS selama minimal 3 tahun dalam bentuk hard copy ataupun soft copy.

Dokumen terkait: P.08 Prosedur Penerbitan-Revisi Dokumen F.29 Formulir Penerbitan dan Distribusi Dokumen

5.5 DISTRIBUSI PANDUAN ICS

Panduan ICS yang lengkap diberikan kepada:

Dinas Perkebunan Provinsi Nusa Tenggara Barat

Dinas Perkebunan Kabupaten Lombok Barat

Manajer dan personil ICS

Lembaga Sertifikasi Organik

Salinan dari panduan ICS dapat diakses oleh petani yang berminat.

Dokumen terkait: F.25 Formulir Penerbitan dan Distribusi Dokumen

Dokumen yang harus ada di petani: F.09 Kontrak Petani Buku Harian Petani :

- F.06 Standar Internal Kopi Organik Lestari KT Mule Paice - F.15 Catatan Produksi Petani - F.19 Catatan Penggunaan Input Pertanian - F.20 Catatan Pekerjaan Petani - F.20 Catatan Pekerja - F.31 Kartu Penjualan Petani

Dokumen yang harus ada di unit pembelian:

F.10 Daftar Petani Diterima

F.06 Standar Internal Kopi Organik Lestari KT Mule Paice

F.16 Catatan Produksi dan Pembelian

F.22 Catatan Gudang Penyimpanan

F.22 Catatan Serangan Hama dan Penyakit di Gudang

Dokumen yang harus ada di ICS (minimal): F.09 Kontrak petani F.08 Peta Lahan Kelompok Tani Mule Paice F.08 Sketsa Lahan F.08 Formulir Pendaftaran petani F.17 Formulir Inspeksi Internal F.14 Dokumen Pelatihan F.10 Daftar Petani diterima

13 / 22

F.13 Daftar Sanksi Anggota Surat Bebas Bahan Kimia Surat Keterangan Lahan Anggota ICS

6. PENANGANAN KELUHAN, PENGADUAN DAN BANDING

Kebijakan: ICS menerima, menangani dan mendokumentasikan semua pengaduan dan banding yang diterima (dari petani, unit pembelian, masyarakat dan pihak terkait lainnya).

Dokumen terkait: P.06 Prosedur Penanganan Banding P.07 Prosedur Penanganan Keluhan atau Pengaduan F.24 Formulir Pengajuan Banding F.30 Daftar Keluhan atau Pengaduan

7. STANDAR INTERNAL

Kebijakan: Standar internal merupakan acuan yang harus dijalankan oleh seluruh amggota dan personil ICS agar sesuai dengan standar dan persyaratan sertifikasi organik lestari.

F.06 Standar Internal Kopi Organik Lestari KT Mule Paice

A. PERSIAPAN LAHAN

Status lahan legal (ada surat hak milik/surat keterangan tanah garapan) milik sendiri, sewa, dll. Surat keterangan berupa SKT, Sertifikat tanah, P2, atau SPPT

Mempunyai surat ijin garap, jika lahan yang digunakan milik orang lain atau instansi pemerintah dan atau swasta

Tidak membuka lahan di dalam area hutan lindung, cagar alam, dan area yang memiliki nilai konservasi tinggi serta tidak membuka lahan dengan cara dibakar

Perlakuan di lahan organik tidak boleh menggunakan bahan kimia dan tidak boleh melakukan pembakaran bahan-bahan organik (sisa tanaman, serasah daun, rumput) maupun non organik (plastik) di lahan, kecuali untuk kegiatan pengasapan yang bertujuan sebagai pengusiran hama tetapi harus dengan pengawasan dari petani atau ICS

Lahan sudah melewati masa konversi lahan, untuk tanaman tahunan dikonversi selama 3 tahun serta dapat dipersingkat menjadi 18 bulan (SNI), jika terdapat bukti bahwa beberapa tahun sebelumnya lahan sudah tidak menggunakan bahan kimia yang disertai dengan bukti berupa surat pernyataan resmi dari pihak ketiga seperti desa dan dinas perkebunan setempat

Lahan diperlakukan secara organik dan telah melalui masa konversi selama 4 tahun [standar COR (ekspor)]

Terdapat tanaman penyangga atau batas tanaman minimal 4 meter (SNI), 8 meter (COR). Penyangga dapat berupa lahan kosong, jalan, sungai, lahan yang ditanami tanaman pagar yang tingginya melebihi tanaman utama, tanaman kayu atau tanaman kopi itu sendiri dengan catatan ketika panen hasilnya dipisahkan

Terdapat tanaman naungan dan tanaman sisipan pada lahan organik minimal 30% dari tanaman utama

Pupuk yang digunakan pada lahan organik berasal dari pupuk organik seperti pupuk kompos dan pupuk kandang

Pembuatan pupuk kompos harus sudah sempurna (sudah hancur dan remah, sudah tidak berbentuk kotoran, dan tidak berbau) harus dikomposkan minimal 3 bulan, kotoran kambing tidak diperbolehkan digunakan secara langsung pada tanaman

Pada lahan organik diwajibkan membuat rorak untuk menimbun sampah- sampah organik seperti daun kering, ranting, dll

Sumber air yang digunakan berasal dari air tadah hujan atau mata air

14 / 22

Pembuatan filterisasi/penyaringan air minimal 0,1% dari luas lahan, jika lahan berdekatan dengan badan air seperti mata air, sungai, dll

B. PEMBIBITAN

Asal bibit harus berasal dari indukan atau tanaman induk milik petani atau anggota kelompok, jika bibit beli diluar atau dipasar harus bibit yang sudah memiliki sertifikasi organik

Apabila bibit/benih tersertifikasi tidak ada dapat menggunakan bibit/benih non organik yang diproduksi secara organik

Bibit bukan hasil dari rekayasa genetika

C. PENANAMAN ATAU PENYULAMAN

Peralatan yang digunakan pada saat penanaman baru atau penyulaman harus dicuci terlebih dahulu untuk menghindari kontaminasi peralatan

Jarak tanam berkisar 2,5 x 2,5 meter

Untuk penanaman atau penyulaman menggunakan pola tanam yang sudah ada sebelumnya dari penanaman lama, tujuan dari penentuan pola tanam yaitu : a. Mengoptimalkan jumlah tanaman per hektar b. Mengoptimalkan fungsi pohon pelindung c. Meminimalkan kerugian yang timbul pada nilai kesuburan tanah

Pembuatan lubang tanam, lubang tanam yang optimal adalah yang berukuran 30 x 30 cm

Setelah lubang tanam dibuat, lubang dibiarkan terlebih dahulu selama 15 – 30 hari (tergantung musim)

Penanaman dilakukan dengan memasukkan polybag ke dalam lubang tanam, kemudian plastik polybag disayat dengan menggunakan pisau dan dilepaskan dari media bibit. Cara ini dilakukan untuk mencegah bibit kopi stres karena rusaknya media semai. Setelah itu lubang ditutup menggunakan tanah dan dipadatkan. Tanah disekitar batang dibuat lebih tinggi agar air hujan tidak menggenang dan untuk mencegah pembusukan akar bibit kopi

D. PEMELIHARAAN

Sebelum atau sesudah peralatan pertanian yang digunakan dicuci terlebih dahulu di air mengalir dan tanpa menggunakan bahan kimia apapun.

Alat pertanian yang digunakan harus terpisah untuk produk organik dan produk non organik atau dilakukan pencucian alat terlebih dahulu jika menggunakan di kedua lahan tersebut

Melakukan pencatatan mengenai alat pertanian yang digunakan pada lahan, dalam penanaman, pemeliharaan, maupun pengendalian hama penyakit

Pengendalian gulma tanaman dilakukan dengan cara pemangkasan secara manual

Jika petani atau pekerja melakukan pemeliharaan dengan pemupukan kandang atau kompos, maka petani atau pekerja wajib memastikan bahwa pupuk tersebut tidak mencemari badan air atau sumber air

Melakukan pencatatan mengenai seluruh bahan yang digunakan pada lahan, dalam hal pemeliharaan, penanaman, maupun pengendalian hama penyakit

Melakukan jadwal pembersihan sampah plastik disekitar lahan organik minimal 1 bulan sekali

E. PENGENDALIAN ORGANISME PENGANGGU TANAMAN (OPT)

15 / 22

Melestarikan dan memanfaatkan musuh alami hama penyakit sebagai pengendalian hama secara alami

Bagian- bagian tanaman yang terkena hama penyakit dilakukan pemangkasan secara berkala

Menggunakan pupuk cair, dengan bahan berupa : bongkol pisang, gula merah, air kelapa, dan air beras

Membuat dan menggunakan perangkap hama buatan (feromon), kondomisasi (penyarungan buah), pembuatan sarang semut, serta pemetikan dan pembenaman buah busuk

Menanam tanaman peranggap atau tanaman repellen (penolak) seperti tanaman kembang tegetes, tanaman yang berbunga cerah, dll

Penggunaan pestisida nabati dalam membasmi hama dan penyakit yang menyerang tanaman

Pada pembuatan pestisida nabati dilarang menggunakan campuran detergen atau bahan kimia lainnya

Dalam pembuatan pestisida nabati, petani wajib menggunakan alat pelindung diri (APD) seperti masker, sarung tangan, dan sepatu atau boots

Pengendalian hama dan penyakit dilakukan dengan cara memotong langsung bagian yang terkena hama atau penyakit

Melakukan pencatatan serangan hama dan penyakit pada tanaman serta cara pengendaliannya

Melakukan pencatatan mengenai seluruh bahan yang digunakan pada saat pembasmian hama dan penyakit tanaman

F. PEMANENAN

Area panen harus jauh dari bahan kimia

Kriteria kopi yang dipanen buahnya harus sudah matang berwarna merah

Peralatan panen tidak terkontaminasi bahan kimia, sebaiknya alat yang digunakan dikhususkan untuk produk organik, atau dapat dilakukan pencucian setelah alat tersebut dipakai

Tidak menggunakan wadah bekas bahan kimia/ karung bekas pupuk kimia, untuk digunakan sebagai tempat hasil panen

Pemisahan wadah atau tempat hasil panen antara produk organik dan non organik agar tidak terjadi pencampuran produk

Pencucian peralatan tidak menggunakan bahan yang mengandung kimia, sebaiknya dicuci di air mengalir saja

Dilakukan pencatatan hasil panen dan perkiraan hasil panen untuk menjaga adanya pencampuran hasil panen dengan yang bukan organik

Tempat pengemasan sebaiknya diberikan label organik dan kode petani sehingga tidak terjadi pencampuran produk

Hasil panen tidak tercemar kotoran, oli, bensin dll

G. PELABELAN PRODUK DI TINGKAT PETANI

Hasil panen produk organik diberi label pada karung atau kemasan atau wadah, dengan mencantumkan informasi berupa kode lahan dan tanggal panen, misal : MP-01 – 15042018

Pemisahan produk organik dan bukan organik (termasuk area penyangga), dengan pemberian label yang berbeda dan secara jelas dapat dibedakan mana produk organik dan non organik, misal : MP-01 – 15042018 (untuk label organik) dan 15042018NON (untuk label non organik)

Pencantuman label harus terlihat jelas di sisi karung atau kemasan atau wadah dan menggunakan alat tulis yang tidak mudah hilang atau luntur

16 / 22

Jika di tingkat petani terdapat timbangan berat, maka petani wajib mencantumkan hasil panen pada label kemasan atau wadah, misal : MP-01 – 15042018 – 50kg

H. PENGANGKUTAN HASIL PANEN

Hasil panen kopi organik dan bukan organik diangkut menggunakan wadah atau karung atau kemasan yang berbeda

Pada saat pengangkutan dari kebun ke rumah petani atau dari rumah petani ke unit pembelian ICS, karung atau wadah yang digunakan harus tertutup rapat untuk mengurangi resiko kontaminasi dari udara maupun tumpahan bensin dan oli kendaraan atau kotoran hewan

Posisi karung atau wadah saat diangkut jangan melebihi beban maksimum kendaraan atau jangan ditumpuk, karena untuk mengurangi resiko kerusakan pada hasil panen

I. PASCA PANEN

Pemisahan kegiatan pasca panen antara produk organik dan bukan organik untuk mengurangi resiko pencampuran produk

Alat yang digunakan bersih dan bebas kontaminasi bahan kimia

Proses pengolahan kopi : 1. Buah cerry dicuci dan direndam selama 5 menit

2. Buah cerry kopi yang mengapung saat perendaman akan dibuang

3. Proses pengupasan kulit ari

4. Penjemuran biji kopi selama 3-4 jika cuaca panas dan sekitar 10 hari jika cuaca

hujan

5. Pengupasan kulit lendir pada biji kopi

6. Proses penyortiran biji kopi :

- Grade A : biji bundar, warna kuning atau agak kehijauan, mengkilap

- Grade B : biji pecah-pecah

- Grade C : biji hitam

7. Proses sangrai atau penggorengan selama ± 1 jam, hingga berwarna cokelat tua

8. Diproses ke mesin pendingin selama 2 menit

9. Proses penggilingan (menghaluskan biji kopi menjadi bubuk)

10. Disimpan dalam toples besar ± 1 jam

Setelah menjadi bubuk, baru dikemas ke dalam kemasan yang sudah siap

Penjemuran biji kopi menggunakan para-para atau alas untuk mengurangi kontaminasi dari kotoran hewan

Penjemuran tidak dilakukan di pinggir jalan, untuk mengurangi resiko dari lalu lalang kendaraan bermotor

Tempat penyimpanan kopi organik terpisah dengan kopi yang bukan organik

Pengendalian hama tempat penyimpanan tidak boleh dilakukan penyemprotan bahan kimia seperti obat nyamuk

J. PEMBELIAN DAN PEMASARAN

Unit Pembelian ICS Mule Paice membeli produk organik dari semua petani peserta

program organik yang tergabung dalam ICS Mule Paice

Produk yang dibeli oleh ICS Mule Paice adalah kopi yang memiliki status organik dan

termasuk dalam lingkup sertifikasi organik

17 / 22

Semua produk kopi organik yang masuk ke Unit Pembelian ICS Mule Paice akan

dibayar jika menyertakan kelengkapan administrasi sebagai pendukung produk

organik, yaitu :

a. Catatan produksi petani (mencakup perkiraan hasil, panen, penjemuran, dan

penjualan)

Setiap produk organik yang masuk ke Unit Pembelian ICS Mule Paice, harus

ditimbang dan dicatat berat per karung nya lalu dicatat dalam buku pembelian

Petani atau anggota ICS yang menjual produk kopi ke unit pembelian, harus

mendapatkan nota penjualan atau bon sebagai bukti bahwa telah menjual hasil

produk ke ICS.

produk selanjutnya disimpan di gudang unit pembelian

K. DOKUMENTASI

Seluruh kegiatan pertanian dilakukan pencatatan oleh petani dan kelompok secara rutin mulai dari persiapan lahan hingga penyimpanan sesuai dengan Panduan ICS.

L. SOSIAL (TENAGA KERJA)

Tidak melakukan pemaksaan kerja terhadap anak dibawah umur 17 tahun atau wanita hamil dan menyusui untuk membantu proses budidaya dan pemanenan

Jika terdapat pekerja anak atau wanita hamil dan menyusui maka harus ada pengawasan dari personil ICS mengenai kegiatan pekerjaan yang dilakukan, tidak boleh melakukan pekerjaan berat dan/atau menggunakan peralatan tajam atau berbahaya yang dapat membahayakan fisik, mental, atau kesejahteraan moral mereka

Tidak boleh melakukan diskriminasi diantara para pekerja (membedakan tenaga kerja pria dan wanita), misal perbedaan dalam upah, uang makan, ataupun uang rokok

Pengupahan sesuai dengan UMK masing-masing wilayah atau dengan sistem sewa tenaga kerja yang dilakukan, bersifat borongan atau tenaga harian

Standar jam kerja maksimal yaitu 7 jam per hari, tidak melampaui 48 jam per minggu dan setidaknya mempunyai satu hari libur setelah bekerja 6 hari

Jika tenaga kerja melakukan lembur, maka si penyewa atau petani yang menyewa wajib memberikan upah lembur sesuai dengan jam lemburnya, dan jam lembur tidak melewati 12 jam per minggu

Pekerja harus mengutamakan keselamatan kerja, menggunakan APD (Alat Pelindung Diri) seperti sepatu dan sarung tangan saat kegiatan di lahan serta APD seperti masker, sarung tangan, dan sepatu saat pengaplikasian pestisida nabati

Petani yang menggunakan pekerja wajib mencatat di catatan Daftar Pekerja

Petani wajib mengikuti kegiatan pelatihan atau sosialisasi yang diadakan oleh ICS

Memastikan kondisi kerja yang sehat dan aman bagi pekerja atau petani

Pekerja atau petani wajib membawa atau memiliki akses air minum yang bersih

M. LINGKUNGAN

Tidak merusak atau mencemari badan air (seperti sungai, laut, danau) dan sumber air dari segala aktivitas yang dilarang, seperti membuang sampah plastik, buang hajat, membuang aliran limbah rumah tangga dll

Kebun atau lahan yang berada di sekitar rumah, wajib memiliki saluran air atau parit dan lubang septic tank yang sesuai standar untuk menghindari kontaminasi dari limbah rumah tangga

18 / 22

Wajib melakukan penanaman di pinggir badan sungai atau lahan-lahan yang berpotensi terjadi longsor

Dilarang melakukan penanaman atau penebangan di wilayah yang termasuk zona hutan lindung

Dilarang berburu dan memakan satwa dilindungi

Memiliki akses fasilitas pertolongan pertama di sekretariat ICS atau unit pengolahan, seperti betadine, kapas, alkohol, plester dll serta akses fasilitas kesehatan seperti puskesmas

Rumah pembuatan pupuk kompos minimal memiliki jarak sekitar 25 meter dari badan air dan sumber air seperti sungai, mata air, dll karena untuk menghindari kontaminasi dari kotoran hewan. Jika rumah pembuatan pupuk berdekatan dengan badan air, maka ICS wajib membuat kolam filterisasi yang ditanami eceng gondok untuk mengurangi kontaminasi

Dokumen terkait: F.06 Standar Internal Kopi Organik Lestari KT Mule Paice

8. MANAJEMEN RISIKO ORGANIK LESTARI

Kebijakan: Manajemen risiko diarahkan untuk mengidentifikasi potensi risiko pelanggaran terhadap keorganikan produk berdasarkan standar internal yang telah disepakati kelompok, melakukan tindakan pencegahan/perlindungan dan perbaikan dalam jangka pendek [>3 bulan], menengah [3-12 bulan] dan panjang [1-3 tahun] agar sesuai dengan standar organik lestari.

Pengelolaan risiko dilakukan untuk menjamin produksi kopi robusta organik, aman untuk dikonsumsi, kelestarianan lingkungan dan peningkatan kehidupan sosial. Manajer ICS bertanggung jawab melakukan koordinasi bagi pelaksanaan program manajemen organik lestari. Evaluasi pelaksanaan program tersebut dilakukan minimal sekali setahun.

Dokumen terkait: F.11 Ringkasan Manajemen Resiko F.18 Daftar Satwa Dilindungi F.19 Dokumentasi Penggunaan Input Pertanian F.21 Catatan Pembuatan Pupuk Organik

9. PROSEDUR PENGAWASAN INTERNAL DAN KOMISI PERSETUJUAN INTERNAL

Kebijakan umum: Pendaftaran petani dan inspeksi internal merupakan upaya untuk melakukan pengawasan internal untuk program kopi organik lestari. Berdasarkan data hasil pendaftaran petani dan inspeksi internal, seorang petani bisa disetujui atau tidak disetujui menjadi peserta program sertifikasi.

9.1 PENDAFTARAN PETANI

Kebijakan: Semua petani yang akan ikut program sertifikasi harus mendaftarkan diri serta menandatangani kontrak sebagai peserta program.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melakukan registrasi petani adalah: Petani calon anggota wajib memenuhi kriteria anggota ICS Pendaftaran petani dilakukan dengan menggunakan formulir pendaftaran petani Pada waktu pendaftaran kepada petani harus dijelaskan standar internal kopi organik

lestari kelompok ICS Mule Paice

19 / 22

Saat pendaftaran, petani diminta kesediaannya untuk menandatangani surat pernyataan yang melampirkan aturan internal dan persyaratan mutu. Pastikan kontrak petani telah dipahami oleh calon anggota.

Dokumen terkait: P.01 Prosedur Penerimaan Anggota (petani) Baru F.07 List Kriteria Anggota KT Mule Paice F.08 Formulir Pendaftaran Petani F.09 Kontrak Petani F.06 Standar Internal Kopi Organik Lestari Kelompok Tani Mule Paice

9.2 INSPEKSI INTERNAL

Kebijakan: Semua petani yang mendaftar sebagai anggota ICS harus bersedia diperiksa baik oleh inspektor internal dan inspektor/auditor eksternal. Inspeksi tidak terbatas di lahan, tetapi juga di gudang/rumah, pemeriksaan dokumen petani.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melakukan Inspeksi Internal:

Inspeksi dilakukan menggunakan formulir inspeksi internal

Petani baru dapat menjadi anggota dari program sertifikasi setelah dinyatakan lulus berdasarkan hasil inspeksi internal.

Inspeksi dilakukan terhadap semua kebun dan fasilitas paska panen milik petani peserta program sertifikasi. Bagi petani yang mempunyai potensi risiko tinggi atau sudah melanggar standar perlu mendapatkan perhatian khusus dalam inspeksi.

Inspeksi dilakukan terhadap proses produksi kopi (persiapan lahan, pembibitan, penanaman, pemeliharaan, pemanenan dan penanganan pasca panen, pengangkutan), aspek sosial dan lingkungan yang disyaratkan dalam standar internal kopi organik.

Inspektor internal tidak diperbolehkan untuk melakukan pembinaan saat sedang melakukan inspeksi internal

Dokumen terkait: P.03 Prosedur Inspeksi Internal F.17 Formulir Inspeksi Internal F.28 Jadwal Inspeksi Internal 9.3 KOMITE PERSETUJUAN INTERNAL

Kebijakan: Semua hasil inspeksi internal harus diperiksa oleh komite persetujuan untuk mendapatkan pengesahan status sertifikasi, rekomendasi tindakan perbaikan dan sanksi (jika ada).

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam rapat komisi persetujuan:

Komisi Persetujuan melakukan rapat untuk menetapkan: petani-petani yang diusulkan untuk diterima sebagai anggota ICS tanpa syarat, diterima dengan syarat (petani tersebut harus melakukan perbaikan atau menerima sanksi), dan tidak diterima dengan berpedoman pada :

- Standar internal - Resiko manajemen - Daftar pelanggaran dan sanksi yang sudah disepakati kelompok - Rekomendasi inspektor internal yang tertuang dalam formulir inspeksi internal.

Hasil keputusan tersebut dituangkan menjadi dokumen Daftar petani yang diterima Daftar tersebut dikirim ke Lembaga Sertifikasi untuk memperoleh persetujuan akhir

tentang petani yang berhak memperoleh sertifikat dan petani yang tidak berhak memperoleh sertifikat.

Dokumen terkait: P.04 Prosedur Persetujuan Internal

20 / 22

F.06 Standar Internal Kopi Organik Kelompok Tani Mule Paice F.11 Penilaian Analisi Resiko KT Mule Paice F.12 Ringkasan Manajemen Resiko F.17 Formulir Inspeksi Internal F.10 Daftar Petani Diterima KT Mule Paice F.13 Daftar Petani Kena Sanksi F.27 Surat Pemberitahuan Sanksi

9.4 TIDAK MEMENUHI PERSYARATAN DAN TINDAKAN PERBAIKAN (SANKSI)

Kebijakan: Bila ada petani tidak memenuhi standar dan persyaratan wajib dikenakan sanksi. Sanksi yang dikenakan didokumentasikan (siapa petani yang menerima sanksi? Apa sanksinya? Bagaimana cara-cara penerapan sanksinya?)

Dokumen tersebut harus diinformasikan kepada petani yang bersangkutan untuk menjadi perhatian dan pelajaran. ICS memiliki daftar pelanggaran dan sanksi yang mungkin dilakukan oleh petani atau personil ICS. Setiap pelanggaran sudah dkategorikan tingkat pelanggarannya (pelanggaran ringan, sedang dan berat) dan Komite Persetujuan dapat menetapkan skala sanksi (ringan, sedang dan berat) kepada setiap pelaku pelanggaran.

Dokumen terkait: P.05 Prosedur Pemberian Sanksi F.12 Daftar Pelanggaran dan Sanksi KT Mule Paice F.13 Daftar Sanksi Anggota KT Mule Paice F.12 Formulir Pelanggaran F.10 Daftar Petani Diterima KT Mule Paice F.27 Surat Pemberitahuan Sanksi

9.5 PERKIRAAN HASIL

Kebijakan: Data perkiraan hasil kopi setiap petani harus tersedia sebelum musim panen. Perkiraan hasil yang tepat sangat penting terutama pada saat pembelian, hasil yang dijual oleh petani dapat dibandingkan dengan data perkiraan hasil dari petani yang bersangkutan. Jika data perkiraan hasil tersedia dan tepat, maka petugas pembelian dapat memastikan bahwa petani menjual produknya berasal dari lahan milik sendiri.

Untuk memperoleh data perkiraan hasil yang tepat bukan perkara mudah karena dipengaruhi oleh banyak faktor (terutama oleh kondisi musim). Oleh karena itu, untuk memperoleh data perkiraan hasil yang tepat perlu dilakukan:

Catat hasil panen masing-masing lahan petani pada tahun sebelumnya Catat hasil maksimal dan minimal per tahun di masing-masing lahan petani, jika perlu

didasarkan pada umur dan jarak tanam. Amati kondisi pohon kopi dan kondisi musim untuk memperkirakan apakah hasilnya

akan lebih baik/lebih tinggi atau lebih buruk/lebih rendah dari tahun sebelumnya. Berdasarkan data-data tersebut petani bisa melakukan perkiraan produksi tahun

berjalan Inspektor internal juga harus melakukan perkiraan produksi tahun berjalan untuk

memeriksa apakah perkiraan yang dilakukan petani sudah tepat atau belum. Jika belum perlu dilakukan perbaikan dengan persetujuan/diketahui oleh petani yang bersangkutan.

Perkiraan hasil panen bisa dilakukan saat inspeksi internal dan diulangi menjelang pembungaan atau panen.

Dokumen terkait: F.15 Catatan Produksi Petani

21 / 22

F.10 Daftar Petani Diterima KT Mule Paice

10. PELATIHAN

Pelatihan anggota dan personil ICS sangat penting agar mempunyai pemahaman yang

jelas tentang produksi kopi organik lestari dan penerapan sistem pengawasan internal di

dalam ICS. Pelatihan diadakan apabila terdapat perubahan-perubahan dalam prosedur,

standar atau format, maka personil ICS akan dilatih/minimal diberikan informasi tentang

perubahan-perubahan yang terjadi.

Kebijakan:

Personil ICS harus menerima pelatihan sekali setahun sesuai dengan bidang

tugasnya.

Dalam program sertifikasi ini bukan sekedar memperoleh sertifikat organik, tetapi yang

lebih penting adalah mampu meningkatkan kesadaran petani mengenai pentingnya

produksi kopi yang berkualitas, yang organik lestari, dan aman dikonsumsi. Untuk itu

perlu dilakukan pelatihan-pelatihan yang berkelanjutan bagi petani.

Materi pelatihan didokumentasikan termasuk tanggal dan lokasi pelatihan, nama dan

kualifikasi pelatih, daftar kehadiran peserta pelatihan

Dokumen terkait:

F.29 Program Pelatihan

F.14 Daftar Pelatihan

F.14 Daftar Hadir Pelatihan

F.24 Daftar Hadir Pertemuan

F.24 Risalah Hasil Pertemuan

11. PENGONTROLAN ALUR PRODUK

Kebijakan: ICS memastikan tidak terjadi pencampuran produk kopi organik (bersertifikat) selama proses pemanenan dan penanganan paska panen, pengangkutan hingga ke unit pembelian.

Prosedur pembelian agar kualitas kopi terjamin:

Unit pembelian membeli kopi pada musim panen.

Unit pembelian memastikan petani yang menjual produk masuk daftar petani yang diterima ICS, jumlah yang dijual dibandingkan dengan jumlah perkiraan produksi.

Unit pembelian mengecek kelengkapan dokumentasi di petani (buku harian petani). Bila petani tidak lengkap mencatat produksinya dan tidak membawa kartu petani, maka kopi dari petani tidak dapat dibeli.

Jumlah pembelian dicatat dalam catatan pembelian, kartu petani dan petani memperoleh nota pembelian sebagai bukti setoran dan pembayaran.

Unit pembelian melakukan pelabelan pada karung kopi yang dibeli dengan nomor kode petani.

Unit pembelian tidak boleh memiliki konflik kepentingan

Dokumen terkait: Gambaran Produk Kopi Diagram Alir Produk P.12 Prosedur Pembelian P.13 Prosedur Keamanan Pangan P.14 Prosedur Sistem Ketelusuran Produk P.17 Prosedur Teknis Pembelian atau Penjualan dan Pemasaran P.18 Prosedur Teknis Penanganan Produksi Paralel

22 / 22

F.26 Sistem Ketelusuran Produk F.15 Catatan Produksi Petani F.31 Kartu Penjualan Petani F.16 Catatan Produksi dan Pembelian F.22 Catatan Gudang Penyimpanan

Documents

Panduan Internal Control System (ICS) ICS KT Mule Paice.pdf · Panduan Internal Control System (ICS) Kelompok Tani Mule Paice Untuk Produksi Kopi Organik Lestari Dusun Prabe, Desa