PanduanInternalControlSystem (ICS)

Kelompok Tani Sumber Urip

Untuk Produksi Kopi Organik Lestari

Desa Oi Bura, Kecamatan Tambora,Kabupaten Bima, Provinsi Nusa TenggaraBarat

Disahkan tanggal : 13 April 2018

Manajer Internal Control System (ICS)

Raja Mutahir

OI BURA, TAMBORA, KABUPATEN BIMA,NUSA TENGGARA BARAT, INDONESIA

DAFTAR ISIDAFTAR DOKUME

1.1. PENDAHULUAN.............................................................................................................................5

1.1 Visi, Misi, dan Komitmen Kelompok...............................................................................5

1.2 Ruang Lingkup..............................................................................................................6

1.3 Acuan............................................................................................................................6

2. ISTILAH DAN DEFINISI.................................................................................................................6

3. URAIAN SINGKAT KEGIATAN

3.1 Gambaran Lahan...........................................................................................................6

3.2 Gambaran Pembelian dan Penanganan Paska Panen..................................................7

4. STRUKTUR ORGANISASI DAN PERSONIL

4.1 Struktur Organisasi ICS Lestari.....................................................................................7

4.2 Kualifikasi dan Tanggung Jawab Personil......................................................................7

4.3 Bebas KonflikKepentingan....................................................................................................8

5. PENGENDALIAN DOKUMEN

5.1 Penerbitan Dokumen.....................................................................................................9

5.2 Revisi Dokumen............................................................................................................9

5.3 Pengesahan dan Identifikasi Dokumen.......................................................................10

5.4 Pengendalian Rekaman..............................................................................................10

5.5 Distribusi Bantuan ICS.................................................................................................11

7. STANDAR INTERNAL....................................................................................................... 11

8. MANAJEMEN RISIKO ORGANIK LESTARI..................................................................... 13

9. PROSEDUR PENGAWASAN INTERNAL DAN KOMITE PERSETUJUAN INTERNAL

9.1 Pendaftaran Petani......................................................................................................13

9.2 Inspeksi Internal..........................................................................................................13

9.3 Komite Persetujuan Internal........................................................................................14

9.4 Tidak Memenuhi Persyaratan dan Tindakan Perbaikan (Sanksi).................................14

9.5 Perkiraan Hasil............................................................................................................15

10. PELATIHAN..................................................................................................................... 15

11. PENGONTROLAN ALUR PRODUK................................................................................ 16

0. DAFTAR DOKUMEN

2 / 23

No Nama dokumen Nodokumen

NoRevis

i

TanggalPengesahan

1 Panduan Internal Control System (ICS) 0

2 Prosedur Penerimaan Anggota (Petani)Baru

P.01

3 Prosedur mengeluarkan Anggota P.024 Prosedur Inspeksi Internal P.035 Prosedur Persetujuan Internal P.046 Prosedur Pemberian Sanksi P.057 Prosedur Penanganan Banding P.068 Prosedur Penangan Keluhan atau

PengaduanP.07

9 Prosedur Penerbitan-Revisi Dokumen P.0810 Prosedur Kebersihan Peralatan P.0911 Prosedur Pengendalian Hama dan Penyakit P.1012 Prosedur Kebersihan Gudang Penyimpanan P.1113 Prosedur Pembelian P.1214 Prosedur Keamanan Pangan P.1315 Prosedur Sistem Ketelusuran Produk P.1416 Prosedur Tanggap Darurat P.1517 Prosedur Kebersihan Dasar P.1618 Prosedur Teknis Pembelian atau Penjualan

dan PemasaranP.17

19 Prosedur Teknis Penanganan ProduksiParalel

P.18

20 Prosedur UTZ Premium P. 1921 Struktur Organisasi ICS F.01 31 Agustus 201722 Struktur Organisasi UTZ F.0123 Daftar Riwayat Hidup Personil ICS F.02 31 Agustus 201724 Kriteria Kualifikasi Personil ICS F.03 31 Agustus 201725 Kontrak Personil ICS F.04 31 Agustus 201726 Kontrak Personil UTZ F.0427 Daftar Konflik Kepentingan F.05 31 Agustus 201728 Surat Pernyataan Konflik Kepentingan F.05 31 Agustus 201729 Standar Internal Kopi Organik Lestari F.0630 List Kriteria Anggota ICS F.07 02 Mei 201731 Formulir Pendaftaran Petani F.08 03 September 201732 Peta Lahan ICS Sumber Urip F.08 03 September 201733 Kontrak Petani F.09 03 September 201734 Daftar Petani Diterima (AFL) F.10 31 Agustus 201735 Ringkasan Manajemen Risiko F.11 02 Mei 201736 Daftar Pelanggaran dan Sanksi F.12 31 Agustus 201737 Daftar Sanksi Anggota F.13 31 Agustus 201738 Dokumen Pelatihan F.14 02 Mei 201739 Dokumen Perkiraan Hasil F.15 03 September 201740 Catatan Pembelian dan Penjualan F.16 03 September 201741 Catatan Pembelian di tingkat ICS F.1642 Formulir Inspeksi Internal F.17 31 Agustus 201743 Control Point Inspeksi Internal F.17

3 / 23

No Nama dokumen Nodokumen

NoRevis

i

TanggalPengesahan

44 Daftar Satwa Dilindungi F.18 02 Mei 201745 Dokumen Penggunaan Benih F.19 02 Mei 201746 Dokumen Penggunaan Input F.19 03 September 201747 Catatan Penggunaan Alat F.20 03 September 201748 Daftar Pekerja F.20 03 September 201749 Catatan Pembuatan Pupuk Organik F.21 03 September 201750 Catatan Panen F.22 03 September 201751 Catatan Gudang Penyimpanan F.2252 Catatan Serangan Hama dan Penyakit F.2253 Form Laporan Kecelakaan Kerja F.2254 Catatan Penjemuran F.23 03 September 201755 Daftar Hadir Pertemuan Anggota F.24 22 Agustus 201756 Formulir Pengajuan Banding F.24 31 Agustus 201757 Program Pelatihan Organik Lestari F.25 31 Agustus 201758 Sistem Ketelusuran Produk F.26 31 Agustus 201759 Surat Pemberitahuan Sanksi F.27 31 Agustus 201760 Formulir Jadwal Inspeksi Internal F.28 31 Agustus 201761 Formulir Penerbitan dan Distribusi

DokumenF.29

62 Daftar Keluhan atau Pengaduan F.3063 Daftar Instansi Terkait F.3164 Surat Pernyataan Bebas Kimia65 Surat Keterangan Lahan66 Gambaran Produk Kopi67 Diagram Alir Produksi68 Regulasi – regulasi Lingkup Standar69 Analisis Resiko Kerja

1. PENDAHULUAN

Kelompok Tani Sumber Urip adalah sekumpulan petani perkebunan khususnyakomoditas kopi yang berasal dari Desa Oi Bura, Kabupaten Bima. Kelompok tani Sumber Uripberdiri pada tahun 2008.

Kelompok Tani Sumber Urip didirikan untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas kopidari Desa Oi Bura sehingga dapat meningkatkan harga dan kesejahteraan petani.

1.1. VISI, MISI DAN KOMITMEN KELOMPOK

Visi :

Mewujudkan kewirausahaan petani dalam pengelolaan kopi unggulan daerah, berbasisproduk organik yang berdaya saing tinggi dan baik dalam aspek budidaya, ekologi, dansosial

Misi :

4 / 23

Meningkatkan kualitas dan kuantitas komoditi unggulan daerah berbasis produkorganik yang ramah lingkungan dan sosial

Menjalin hubungan kewirausahaan yang baik antar petani guna mencapaikesejahteraan ekonomi dan sosial secara bersama

Mengembalikan kejayaan kopi Tambora Kabupaten Bima, Nusa Tenggara Barat

Komitmen:

Untuk mencapai visi dan misi kelompok, Kelompok Tani Sumber Urip memiliki komitmenuntuk:

1. Menghasilkan kopi organik yang berkualitas baik dan aman dikonsumsi2. Meningkatkan kesejahteraan anggota dan masyarakat.3. Mendukung kelestarian alam4. Merekatkan tali persaudaraan antar anggota tani Sumber urip

Untuk itu, Kelompok Tani Sumber Urip membentuk Internal Control System (ICS) yangbertugas untuk melakukan pembinaan dan pengawasan produksi kopi sesuai standar danpersyaratan sertifikasi organik lestari.

Oi Bura, 13 April 2018

Raja Mutahir

(Manager Internal Control System Lestari)

1.2. RUANG LINGKUP

Pedoman ini memuat ketentuan mengenai persyaratan penerapan jaminan mutu kopiorganik lestari sehingga menjamin bahwa kopi yang dihasilkan sesuai dengan standar organiklestari. Pedoman ini sebagai acuan bagi pembinaan dalam melakukan pembinaan penerapanjaminan mutu kopi organik lestari. Pedoman ini berlaku untuk produksi kopi yang dihasilkan diDesa Oi Bura, Kecamatan Tambora, Kabupaten Bima.

Dokumen terkait: F.08 Peta Lahan Kelompok Tani Sumber Urip

1.3. ACUAN

1.3.1 Standar Organik : Standar Nasional Indonesia (SNI) 6729 : 2016 Sistem Pertanian Organik Peraturan Menteri Pertanian (Permentan) Nomor 64 tahun 2013 tentang Pertanian

Organik

5 / 23

Perka BPOM No. 1 tahun 2017 : Pengawasan Pangan Olahan Organik CAN – CGSB – 32.310 – 2017 : Standard CAN – CGSB – 32.311 – 2017 : Permitted substances list BOAS (BIOCert Organic Agriculture Standard) UTZ – Certification Protocol v4.1 UTZ – Core Code of Conduct Group 2015 UTZ – Code of Conduct Coffee Module 2015

2. ISTILAH DAN DEFINISI

Organik Biasanya berhubungan dengan sertifikasi sesuai standar organik

Organik Lestari Sistem pertanian organik dengan mempertimbangkan aspek lingkungan dan aspek sosial

Pertanian konvensional / non-organik / non-sertifikasi

Pertanian yang dikelola menggunakan bahan kimia atau pertanian yang tidak masuk lingkup sertifikasi organik

Produk non organik/non-sertifikasi

Produk pertanian yang tidak termasuk dalam lingkup sertifikasi organik

Panduan ICS Panduan operasional ICS dalam menjalankan program sertifikasi organik lestari produk kopi Kelompok Tani Sumber Urip

Agrokimia Bahan kimia pertanian [pupuk kimia, pestisida, herbisida] yangdilarang digunakan dalam program sertifikasi organik.

3. URAIAN SINGKAT KEGIATAN3.1 GAMBARAN LAHAN

Kebun kopi berlokasi di daerah daratan Tinggi yang berada di Desa Oi Bura denganketinggian berkisar 600 – 700 Mdpl. Petani umumnya memiliki kebun kopi seluas 1 – 4hektar yang dikelola secara organik tanpa menggunakan bahan-bahan kimia (agrokimia).

Pemupukan alami dari pupuk kompos buatan sendiri dari kotoran sapi dan daungamal, pohon pisang yang telah melalui proses pengomposan secara organik. Pengendaliangulma dilakukan dengan cara pembabatan dan atau dengan mesin potong rumput dengansyarat meminimalkan tumpahan oli dan bensin di kebun kopi. Pada beberapa kondisi, upayapengendalian serangga atau hama di kebun kopi dengan menggunakan musuh alami yaitudengan menggunakan semut untuk mengendalikan penggeret (hama) tanaman kopi. Selainitu, pengendalian hama penyakit menggunakan agen pengendali hayati (APH) dan pestisidanabati.

6 / 23

Manager ICSRaja Mutahir

Pendaftaran/Pelatihan (Falentinus

Maan)

Inspektor InternalI Komang Edy S, Muhammad

Nasir

Unit Pembelian/ Pemasaran

Endi, Bambang S.S

Komite Persetujuan InternalSarimah, Ersan, Samsudin

Sekretaris ICS ( SInardi)

Dokumen terkait:F.08 Peta Lahan Kelompok Tani Sumber Urip

3.2 Gambaran pembelian dan penanganan paska panen

Buah kopi dipanen raya satu kali dalam setahun berkisar di bulan agustus. Petanihanya memanen hasil (kopi) yang sudah tua atau masak. Setelah dipanen, pada buah kopidilakukan proses penjemuran dengan menggunakan alas yang bersih dan bebaskontaminasi kimia. Kemudian pada biji kopi digiling untuk memisahkan kulit dan biji kopi.Setelah dipisahkan dari kulitnya, biji kopi siap untuk dijual.

Kemudian biji kopi dijual menggunakan sistem satu pintu ke unit pembelian ICS yangditunjuk oleh kelompok tani. kemudian disimpan pada tempat yang bersih dan bebaskontaminasi kimia. Kemudian unit pembelian ICS akan mencari pasar dan atau menjualhasil kelompok tani ke konsumen atau pengepul yang bersedia membeli hasil panenanggota dengan harga yang sesuai.

4. STRUKTUR ORGANISASI DAN PERSONIL4.1 STRUKTUR ORGANISASI ICS KT SUMBER URIP

4.2 KUALIFIKASI DAN TANGGUNG JAWAB PERSONIL

No Posisi Kualifikasi Tugas dan tanggungjawab1 Manajer ICS Memiliki kemampuan

manajemen yang baik Memahami sistem pertanian

organik dan standar internal Dikenal oleh seluruh anggota Memiliki jiwa kepemimpinan

yang baik, tegas, dan bertanggung jawab

Mengawasi keseluruhan kegiatan ICS

Menyediakan sumberdaya dan mempekerjakan staf

Membuat kontrak dengan subkontraktor yang terlibat dalam produksi organik

2 Komisi PersetujuanInternal

Tegas dan bersifat objektif Memahami sistem pertanian

organik dan standar internal

Mengawasi petugas lapangan

Mengembangkan dan

7 / 23

No Posisi Kualifikasi Tugas dan tanggungjawab Memiliki kemampuan manajemen

yang baik Tidak memiliki konflik

kepentingan/independen Disegani oleh anggota Bijak dalam memberikan

keputusan

menjalankan pengawasan internal

Berkomunikasi dengan manajer ICS

Mengkaji dan memutuskan hasil inspeksi internal

Memutuskan sanksi kepada petani

3 Petugas Pendaftaran dan pelatihan

Memiliki kemampuan komunikasi dan manajemen yang baik

Teliti dan cekatan Memahami sistem pertanian

organik dan standar internal Dapat menyampaikan materi ke

seluruh anggota Dapat berkomunikasi dengan

baik

Mendaftar dan mengontrak petani anggota

Mengurus peta dan catatanuntuk petani

Memberitahu petani tentang standar organik lestari

Melatih petani dalam produksi kopi organik lestari

4 Inspektor Internal Memiliki kemampuan komunikasi yang baik

Mampu menulis dan membaca dengan baik

Banyak mengungkapkan pertanyaan kritis

Memahami sistem pertanian organik dan standar internal

Disegani dan dikenal oleh seluruhanggota

Menyukai lapangan dan mudah bergaul

Masih berusia muda Memiliki banyak informasi

mengenai kopi

Melakukan inspeksi internal terhadap seluruh anggota

Mengembangkan dan menjalankan pengawasan internal

Berkomunikasi dengan manajer ICS

Mengkaji dan memutuskan hasil inspeksi internal

5 Unit Pembeilan Memiliki kemampuan manajemen yang baik

Memiliki koneksi yang luas mengenai pemasaran kopi organik

Memahami sistem pertanian organik dan standar internal

Memiliki jiwa kewirausahaan

Memastikan hanya produk organik yang dibeli sebagai kopi organik

Membersihkan tempatpenyimpanan dan menghindari kontaminasi

Memasarkan produk organik dengan mencari pangsa pasarnya

Menandatangani tanda terima produk organik

BAGAN STRUKTUR ORGANISASI UTZ

8 / 23

Penanggung JawabKoordinator Tim

Raja Mutahir

Penanggung jawab Komite Manajemen

Sarimah, Ersan, Samsudin

Penanggung jawab Komite Praktek - praktek Pertanian

I Komang Edy

Penanggung jawab Komite Kondisi Kerja

dan Tempat Kerja

Muhammad Nasir

Penanggung jawab Komite

Lingkungan HidupEndi

KELOMPOK TANI SUMBER URIP

Posisi Nama Tanggung JawabKoordinatorTim

Raja Mutahir Mengontrol segala bentuk pelaksanaan bidang

Manajemen, Praktik – praktik pertanian, Kondisi Kerja dan tempat tinggal, serta Lingkungan Hidup

Mengkoordinir seluruh pelaksanaan bidang

Manajemen, praktik-praktik pertanian, kondisi kerja dan tempat tinggal serta lingkungan hidup

Alamat: Desa Oi Bura,Kecamatan Tambora,Kabupaten Bima

Penanggungjawab bidangManajemen

1. Sarimah

2. Ersan

3. Samsudin

Mengupayakan tercapainya kualitas produksi

sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditetapkan

Mampu melaksanakan dan mengevaluasi

pedoman perilaku sesuai dengan standar kepatuhan

Mampu melacak, mengidentifikasi, dan

memisahkan produk dari tingkat petani hingga pengolahan

Melaksanakan pelatihan-pelatihan baik bidang

Manajemen, praktik-praktik pertanian, kondisi kerja dan tempat tinggal, serta lingkungan hidup

Alamat:Desa Oi Bura, KecamatanTambora, Kabupaten Bima

Penanggungjawab bidangpraktik-praktikpertanian

I Komang Edy S Memonitor perkembangan produksi dan ikut

bertanggung jawab terhadap percapaian produksi secara kuantitas dan kualitas

9 / 23

Optimalisasi pengolahan dan pemanfaatan

sumber daya tanah, sumber daya tanaman dan sumber daya lingkungan

Perbaikan tata laksana pengolahan kebun,

menyangkut jenis tanaman, bahan tanaman, pembibitan, pemeliharaan tanaman, dan pengendalian hama penyakit

Penambahan dan peningkatan jumlah dan mutu

SDM

Alamat:Desa Oi Bura, KecamatanTambora, Kabupaten Bima

Penanggungjawab bidangkondisi kerjadan tempattinggal

Muhammad Nasir Melaksanakan ketentuan yang telah ditetapkan

dalam standar internal, antara lain mengenai hakpekerja dan upah

Menjamin keamanan praktik-praktik pertanian

Menjamin dan melaksanakan program

keselamatan kerja untuk pekerja atau petani dan mampu melaksanakan tanggap darurat

Memastikan kondisi kerja yang sehat dan aman

untuk para pekerja dan petani

Alamat :Desa Oi Bura, KecamatanTambora, Kabupaten Bima

Penanggungjawab bidanglingkunganhidup

Endi Menjamin dan melaksanakan pengelolaan

limbah dengan baik Melakukan pengawasan yang efektif terhadap

seluruh bidang pemeliharaan tanaman Melindungi dan mengidentifikasi spesies langka

dan tanaman punah Melindungi dan menjaga habitat dan ekosistem

sekitar kebun

Alamat:Desa Oi Bura, KecamatanTambora, Kabupaten Bima

Dokumen terkait: F.01 Struktur Organisasi ICS KT Sumber UripF.01 Struktur Organisasi UTZF.02 Data Personil ICS KT Sumber UripF.03 Kriteria Kualifikasi Personil ICS KT Sumber Urip F.04 Kontrak dan Deskripsi Kerja Personil ICS KT Sumber Urip

4.3 BEBAS KONFLIK KEPENTINGAN

Kebijakan: Personil ICS tidak boleh mempunyai konflik kepentingan agar dapatmenjalankan tugas dan kewajibannya dengan baik (netral dan obyektif). Untuk itu, merekaharus menandatangani Daftar Konflik Kepentingan dan Surat Pernyataan KonflikKepentingan.

Manajer ICS bertanggung-jawab menjaga agar tidak terjadi konflik kepentingan dengancara tidak menugaskan personil yang mempunyai konflik kepentingan dalam aktifitastertentu. Inspektor internal tidak boleh melakukan inspeksi ke lahan milik sendiri, lahantetangga (lahan yang berdekatan dengan lahan miliknya), lahan milik keluarganya. Inspektorinternal tidak boleh merangkap sebagai petugas pembelian untuk menjaga obyektifitasdalam inspeksi jika dibayar oleh pembeli berdasarkan jumlah yang berhasil dia setorkan kepihak pembeli. Inspektor internal tidak melakukan pembinaan pada saat inspeksi internaldilakukan.Dokumen terkait: F.05 Daftar Konflik Kepentingan Personil ICS KT Sumber Urip

10 / 23

F.05 Surat Pernyataan Konflik Kepentingan Personil ICS KT Sumber Urip

5. PENGENDALIAN DOKUMEN

5.1 PENERBITAN DOKUMEN

Panduan ICS terdiri dari panduan, prosedur, formulir dan dokumen pendukunglainnya seperti instruksi kerja dan gambar. Semua dokumen yang diterbitkan oleh ICSmerupakan bagian dari dokumentasi sistem mutu.

Semua dokumen baru/revisi dari Pedoman ICS disahkan oleh Manajer ICS dengansebelumnya berkonsultasi dengan Komite Persetujuan Internal. Tanggal pengesahandokumen sebagai tanggal penerbitan dokumen.

Dokumen terkait:P.08 Prosedur penerbitan dan revisi dokumenF.29 Formulir penerbitan/revisi dan distribusi dokumen

5.2 REVISI DOKUMEN

Panduan ICS harus mencerminkan kenyataan ICS, standar dan persyaratansertifikasi organik lestari. Oleh karena itu, Pedoman ini perlu diperiksa secara teratur untukdisesuaikan dengan kenyataan ICS. Pedoman ini dapat diubah apabila diperlukan (misalnya:jika standar sertifikasi berubah atau jika prosedur-prosedur tidak bisa berjalan dengan baik).Revisi pedoman sedikitnya sekali dalam setahun, sebelum musim panen kopi (setiap tahunPedoman ini dalam versi terbaru). Perubahan-perubahan yang dilakukan terhadap pedomanini harus disosialisasikan kepada semua pihak/personil yang terlibat dalam programsertifikasi.

Dokumen terkait:P.08 Prosedur Penerbitan dan Revisi DokumenF.29 Formulir Penerbitan dan Distribusi Dokumen

5.3 PENGESAHAN DAN IDENTIFIKASI DOKUMEN

Dokumen harus diidentifikasi berupa tanggal penerbitan dan atau revisi (Formulirdaftar dokumen), penomoran halaman, jumlah keseluruhan halaman, masa berlaku, danpihak berwenang yang menerbitkan/mengesahkan.

Kode dokumen Keterangan

P = ProsedurF = Formulir/ Dokumen pendukung

Penomoran kode dokumen mengikuti penomoranpedoman ini.

Dokumen terkait:F.29 Formulir Penerbitan dan Distribusi Dokumen

5.4 PENGENDALIAN REKAMAN

ICS menetapkan dan memelihara prosedur untuk identifikasi, pengumpulan,pemberian kode, pengarsipan, penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan rekaman.

11 / 23

Rekaman berupa: Laporan audit eksternal, Laporan audit internal dan Rekaman tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan

Semua rekaman disimpan oleh ICS selama minimal 3 tahun dalam bentuk hard copy dansoft copy.

Dokumen terkait:P.08 Prosedur Penerbitan-Revisi DokumenF.29 Formulir Penerbitan dan Distribusi Dokumen

5.5 DISTRIBUSI PANDUAN ICS

Panduan ICS yang lengkap diberikan kepada: Dinas Pertanian dan Perkebunan Provinsi Nusa Tenggara Barat Pendamping Lapangan Manajer dan personil ICS Lembaga Sertifikasi Organik

Salinan dari panduan ICS dapat diakses oleh petani yang berminat.

Dokumen terkait:F.25 Formulir Penerbitan dan Distribusi Dokumen

Dokumen yang harus ada di petani: F.09 Kontrak Petani Buku Harian Petani :

- F.06 Standar Internal Kopi Organik Lestari KT Sumber Urip- F.15 Dokumen Perkiraan Hasil- F.19 Catatan Penggunaan Input- F.20 Catatan Penggunaan Alat- F.20 Catatan Pekerja- F.22 Catatan Panen- F.23 Catatan Penjemuran dan Catatan Penyimpanan

Dokumen yang harus ada di unit pembelian: F.10 Daftar Petani Diterima F.06 Standar Internal Kopi Organik Lestari KT Sumber Urip F.16 Nota Pembelian F.16 Catatan Pembelian F.22 Catatan Gudang F.23 Catatan Penyimpanan

Dokumen yang harus ada di ICS (minimal): F.09 Kontrak petani F.08 Peta Lahan Kelompok Tani Sumber Urip F.08 Sketsa Lahan F.08 Formulir Pendaftaran petani F.17 Formulir Inspeksi Internal F.14 Dokumen Pelatihan F.12 Formulir Pelanggaran F.10 Daftar Petani diterima F.13 Daftar Sanksi Anggota Surat Bebas Bahan Kimia Surat Keterangan Lahan Anggota ICS

12 / 23

6. PENANGANAN KELUHAN, PENGADUAN DAN BANDINGKebijakan: ICS menerima, menangani dan mendokumentasikan semua pengaduan danbanding yang diterima (dari petani, unit pembelian, masyarakat dan pihak terkait lainnya).

Dokumen terkait:P.06 Prosedur Penanganan BandingP.07 Prosedur Penanganan Keluhan atau PengaduanF.24 Formulir Pengajuan BandingF.29 Daftar Keluhan atau Pengaduan

7. STANDAR INTERNAL

Kebijakan: Standar internal merupakan acuan yang harus dijalankan oleh seluruh amggotadan personil ICS agar sesuai dengan standar dan persyaratan sertifikasi organik lestari.

F.06 Standar Internal Kopi Organik Lestari KT Sumber Urip

A. PERSIAPAN LAHAN

Status lahan legal (ada surat hak milik/surat keterangan tanah garapan) milik sendiri,sewa, dll

Mempunyai surat ijin garap, jika lahan yang digunakan milik orang lain atau instansipemerintah dan atau swasta

Status lahan bukan termasuk dalam area hutan lindung, cagar alam, dan area yangmemiliki nilai konservasi tinggi

Perlakuan di lahan organik tidak boleh menggunakan bahan kimia dan tidak bolehmelakukan pembakaran bahan-bahan organik (sisa tanaman, serasah daun, rumput)maupun non organik (plastik) di lahan, Lahan sudah melewati masa konversi lahan,untuk tanaman tahunan dikonversi selama 3 tahun serta dapat dipersingkat menjadi18 bulan, jika terdapat bukti bahwa beberapa tahun sebelumnya lahan sudah tidakmenggunakan bahan kimia yang disertai dengan bukti berupa surat pernyataan resmidari pihak ketiga seperti desa, dinas pertanian dan balai pertanian setempat.

Terdapat tanaman penyangga atau batas tanaman minimal 4 meter pada kasusdimana lahan organik bersebelahan dengan bukan organik dan terdapat perlakuankimia didalamnya, atau lahan organik berada dekat saluran limbah rumah tangga,untuk menghindari adanya kontaminasi kimia

Terdapat tanaman naungan dan tanaman sisipan pada lahan organik minimal 30%dari tanaman utama

Pupuk yang digunakan pada lahan organik berasal dari pupuk organik seperti pupukkompos dan pupuk kandang

Pembuatan pupuk kompos harus sudah sempurna (sudah hancur dan remah, sudahtidak berbentuk kotoran, dan tidak berbau) harus dikomposkan minimal 3 bulan,kotoran kambing tidak diperbolehkan digunakan secara langsung pada tanaman

Pada lahan organik diwajibkan membuat rorak untuk menimbun sampah- sampahorganik seperti daun kering, ranting, dll

13 / 23

Sumber air yang digunakan berasal dari air tadah hujan atau dan Mata Airpegunungan yang dialirkan menggunakan pipa paralon menuju rumah dan kebun.

Pembuatan filterisasi air, jika lahan berdekatan dengan badan air seperti mata air,sungai, dll

B. PEMBIBITAN

Asal bibit harus berasal dari indukan atau tanaman induk milik petani atau anggotakelompok, jika bibit beli diluar atau dipasar harus bibit yang sudah memiliki sertifikasiorganik

Bibit bukan hasil dari rekayasa genetika

C. PENANAMAN ATAU PENYULAMAN

Peralatan yang digunakan pada saat penanaman baru atau penyulaman harus dicuciterlebih dahulu untuk menghindari kontaminasi peralatan

Jarak tanam kopi (2.5x2.5 M atau 4x4 M atau 3x3 M)

Untuk penanaman atau penyulaman menggunakan pola tanam yang sudah adasebelumnya dari penanaman lama, tujuan dari penentuan pola tanam yaitu :

a. Mengoptimalkan jumlah tanaman per hektar

b. Mengoptimalkan fungsi pohon pelindung

c. Meminimalkan kerugian yang timbul pada nilai kesuburan tanah

Pembuatan lubang tanam, lubang tanam yang optimal adalah yang 60 x 60 x 60 cm

Setelah lubang tanam dibuat, lubang tanam diberi pupuk dasar berupa pupukkandang atau pupuk kompos sebanyak 2 – 3 kg per lubang dan ditutupi denganserasah atau dedaunan kering selama 2 minggu sebelum penanaman bibit

Penanaman dilakukan dengan memasukkan polybag ke dalam lubang tanam,kemudian plastik polybag disayat dengan menggunakan pisau dan dilepaskan darimedia bibit. Cara ini dilakukan untuk mencegah bibit kopi stres karena rusaknyamedia semai. Setelah itu lubang ditutup menggunakan tanah dan dipadatkan. Tanahdisekitar batang dibuat lebih tinggi agar air hujan tidak menggenang dan untukmencegah pembusukan akar bibit kopi

D. PEMELIHARAAN

Sebelum atau sesudah peralatan pertanian yang digunakan dicuci terlebih dahulu diair mengalir dan tanpa menggunakan bahan kimia apapun.

14 / 23

Alat pertanian yang digunakan harus terpisah untuk produk organik dan produk nonorganik atau dilakukan pencucian alat terlebih dahulu jika menggunakan di kedualahan tersebut

Melakukan pencatatan mengenai alat pertanian yang digunakan pada lahan, dalampenanaman, pemeliharaan, maupun pengendalian hama penyakit

Pengendalian gulma tanaman dilakukan dengan cara pemangkasan secara manualatau menggunakan mesin pemotong rumput

Jika pengendalian gulma menggunakan mesin pemotong rumput maka petani ataupekerja wajib menggunakan alat pelindung diri sesuai standar yaitu sarung tangan,kaca mata, dan sepatu boots

Dalam menggunakan mesin pemotong rumput, petani atau pekerja wajib memastikanbahwa tidak ada tumpahan atau ceceran oli mesin dan bahan bakar di lahan organik.Disarankan mengisi atau mengganti oli mesin dan bahan bakar diluar lahan organikuntuk menghindari kontaminasi

Jika petani atau pekerja melakukan pemeliharaan dengan pemupukan kandang ataukompos, maka petani atau pekerja wajib memastikan bahwa pupuk tersebut tidakmencemari badan air atau sumber air

Melakukan pencatatan mengenai seluruh bahan yang digunakan pada lahan, dalamhal pemeliharaan, penanaman, maupun pengendalian hama penyakit

Melakukan jadwal pembersihan sampah plastik disekitar lahan organik minimal 1bulan sekali

E. PENGENDALIAN ORGANISME PENGANGGU TANAMAN (OPT)

Melestarikan dan memanfaatkan musuh alami hama penyakit sebagai pengendalianhama secara alami

Bagian- bagian tanaman yang terkena hama penyakit dilakukan pemangkasansecara berkala

Membuat dan menggunakan perangkap hama buatan (feromon), kondomisasi(penyarungan buah), pembuatan sarang semut, serta pemetikan dan pembenamanbuah busuk

Menanam tanaman peranggap atau tanaman repellen (penolak) seperti tanamankembang tegetes, tanaman yang berbunga cerah, dll

Penggunaan pestisida nabati dalam membasmi hama dan penyakit yang menyerangtanaman

Pada pembuatan pestisida nabati dilarang menggunakan campuran detergen ataubahan kimia lainnya

15 / 23

Dalam pembuatan pestisida nabati, petani wajib menggunakan alat pelindung diri(APD) seperti masker, sarung tangan, dan sepatu atau boots.

Melakukan pencatatan serangan hama dan penyakit pada tanaman serta carapengendaliannya

Melakukan pencatatan mengenai seluruh bahan yang digunakan pada saatpembasmian hama dan penyakit tanaman

F. PEMANENAN

Area panen harus jauh dari bahan kimia

Kriteria kopi yang dipanen harus berumur tua dan berwarna merah

Peralatan panen tidak terkontaminasi bahan kimia, sebaiknya alat yang digunakandikhususkan untuk produk organik, atau dapat dilakukan pencucian setelah alattersebut dipakai

Tidak menggunakan wadah bekas bahan kimia/ karung bekas pupuk kimia, untukdigunakan sebagai tempat hasil panen

Pemisahan wadah atau tempat hasil panen antara produk organik dan non organikagar tidak terjadi pencampuran produk

Pencucian peralatan tidak menggunakan bahan yang mengandung kimia, sebaiknyadicuci di air mengalir saja

Dilakukan pencatatan hasil panen dan perkiraan hasil panen untuk menjaga adanyapencampuran hasil panen dengan yang bukan organik

Tempat pengemasan sebaiknya diberikan label organik dan kode petani sehinggatidak terjadi pencampuran produk

Hasil panen tidak tercemar kotoran, oli, bensin dll

G. PELABELAN PRODUK DI TINGKAT PETANI

Hasil panen produk organik diberi label pada karung atau kemasan atau wadah,dengan mencantumkan informasi berupa kode lahan dan tanggal panen,

misal : SU-05. – 02042018

Pemisahan produk organik dan bukan organik (termasuk area penyangga), denganpemberian label yang berbeda dan secara jelas dapat dibedakan mana produkorganik dan non organik,

misal : SU-05. – 02042018 (untuk label organik) dan 02042018NON (untuk label nonorganik)

Pencantuman label harus terlihat jelas di sisi karung atau kemasan atau wadah danmenggunakan alat tulis yang tidak mudah hilang atau luntur

16 / 23

Jika di tingkat petani terdapat timbangan berat, maka petani wajib mencantumkanhasil panen pada label kemasan atau wadah,

misal : SU-05. – 02042018 – 50kg

H. PENGANGKUTAN HASIL PANEN

Hasil panen Kopi organik dan bukan organik di angkut menggunakan wadah ataukarung atau kemasan yang berbeda

Pada saat pengangkutan dari kebun ke rumah petani atau dari rumah petani ke unitpembelian ICS, karung atau wadah yang digunakan harus tertutup rapat untukmengurangi resiko kontaminasi dari udara maupun tumpahan bensin dan olikendaraan atau kotoran hewan

Posisi karung atau wadah saat diangkut jangan melebihi beban maksimumkendaraan atau jangan ditumpuk, karena untuk mengurangi resiko kerusakan padahasil panen

I. PASCA PANEN

Pemisahan kegiatan pasca panen antara produk organik dan bukan organik untukmengurangi resiko pencampuran produk

Pengeringan Buah kopi (Dijemur selama ± 2 Minggu) hingga kering (Tergantungpanas matahari)

Penggilingan untuk memisahkan kulit dan Bii Kopi

kemasan yang digunakan tidak mengandung bahan kimia, jika terpaksamenggunakan karung bekas kimia harus dicuci terlebih dahulu hingga bersih untukmengurangi sisa residu bahan kimia

Penempatan karung atau kemasan untuk fermentasi harus dijauhkan dari bahan-bahan kimia seperti semprotan nyamuk, cairan pembersih lantai dll serta diletakkantidak langsung ke lantai, dapat menggunakan alas atau papan.

Penjemuran biji kopi menggunakan alas untuk mengurangi kontaminasi dari kotoranhewan

Penjemuran tidak dilakukan di pinggir jalan yang ramai, untuk mengurangi resiko darilalu lalang kendaraan bermotor

Tempat penyimpanan kopi organik terpisah dengan kopi yang bukan organik

Pengendalian hama tempat penyimpanan tidak boleh dilakukan penyemprotan bahankimia seperti obat nyamuk

J. PEMBELIAN DAN PEMASARAN

17 / 23

Unit Pembelian ICS KT Sumber Urip membeli produk organik dari semua petani

peserta program organik yang tergabung dalam ICS KT Sumber Urip Produk yang dibeli oleh ICS KT Sumber Urip adalah kopi yang memiliki status

organik dan termasuk dalam lingkup sertifikasi organik Semua produk kopi organik yang masuk ke Unit Pembelian ICS KT Sumber Urip

akan dibayar jika menyertakan kelengkapan administrasi sebagai pendukung produkorganik, yaitu :a. Catatan produksi petani (mencakup perkiraan hasil, panen, penjemuran, dan

penjualan) Setiap produk organik yang masuk ke Unit Pembelian ICS KT Sumber Urip , harus

ditimbang dan dicatat berat per karung nya lalu dicatat dalam buku pembelian Petani atau anggota ICS yang menjual produk kopi ke unit pembelian, harus

mendapatkan nota penjualan atau bon sebagai bukti bahwa telah menjual hasilproduk ke ICS.

produk selanjutnya disimpan di gudang unit pembelian.

K. DOKUMENTASI

Seluruh kegiatan pertanian dilakukan pencatatan oleh petani dan kelompok secararutin mulai dari persiapan lahan hingga penyimpanan sesuai dengan Panduan ICS.

L. SOSIAL (TENAGA KERJA)

Tidak melakukan pemaksaan kerja terhadap anak dibawah umur 17 tahun atauwanita hamil dan menyusui untuk membantu proses budidaya dan pemanenan

Jika terdapat pekerja anak atau wanita hamil dan menyusui maka harus adapengawasan dari personil ICS mengenai kegiatan pekerjaan yang dilakukan, tidakboleh melakukan pekerjaan berat dan/atau menggunakan peralatan tajam atauberbahaya yang dapat membahayakan fisik, mental, atau kesejahteraan moralmereka

Tidak boleh melakukan diskriminasi diantara para pekerja (membedakan tenaga kerjapria dan wanita), misal perbedaan dalam upah, uang makan, ataupun uang rokok

Pengupahan sesuai dengan UMK masing-masing wilayah atau dengan sistem sewatenaga kerja yang dilakukan, bersifat borongan atau tenaga harian

Standar jam kerja maksimal yaitu 8 jam per hari, tidak melampaui 48 jam per minggudan setidaknya mempunyai satu hari libur setelah bekerja 6 hari

Jika tenaga kerja melakukan lembur, maka si penyewa atau petani yang menyewawajib memberikan upah lembur sesuai dengan jam lemburnya, dan jam lembur tidakmelewati 12 jam per minggu

Pekerja harus mengutamakan keselamatan kerja, menggunakan APD (Alat PelindungDiri) seperti sepatu dan sarung tangan saat kegiatan di lahan serta APD sepertimasker, sarung tangan, dan sepatu saat pengaplikasian pestisida nabati

Petani yang menggunakan pekerja wajib mencatat di catatan Daftar Pekerja Petani wajib mengikuti kegiatan pelatihan atau sosialisasi yang diadakan oleh ICS

Memastikan kondisi kerja yang sehat dan aman bagi pekerja atau petani

18 / 23

Pekerja atau petani wajib membawa atau memiliki akses air minum yang bersih

M. LINGKUNGAN

Tidak merusak atau mencemari badan air (seperti sungai, laut, danau) dan sumberair dari segala aktivitas yang dilarang, seperti membuang sampah plastik, buanghajat, mambuang aliran limbah rumah tangga dll

Kebun atau lahan yang berada di sekitar rumah, wajib memiliki saluran air atau paritdan lubang septic tank yang sesuai standar untuk menghindari kontaminasi darilimbah rumah tangga

Wajib melakukan penanaman di pinggir badan sungai atau lahan-lahan yangberpotensi terjadi longsor

Dilarang melakukan penanaman atau penebangan di wilayah yang termasuk zonahutan lindung

Dilarang berburu dan memakan satwa dilindungi

Memiliki akses fasilitas pertolongan pertama di rumah, seperti betadine, kapas,alkohol, plester dll serta akses fasilitas kesehatan seperti puskesmas

Rumah pembuatan pupuk kompos minimal memiliki jarak sekitar 25 meter dari badanair dan sumber air seperti sungai, mata air, dll karena untuk menghindari kontaminasidari kotoran hewan. Jika rumah pembuatan pupuk berdekatan dengan badan air,maka ICS wajib membuat kolam filterisasi yang ditanami eceng gondok untukmengurangi kontaminasi

Dokumen terkait:F.06 Standar Internal Kopi Organik Lestari

8. MANAJEMEN RISIKO ORGANIK LESTARI Kebijakan: Manajemen risiko diarahkan untuk mengidentifikasi potensi risiko pelanggaranterhadap keorganikan produk berdasarkan standar internal yang telah disepakati kelompok,melakukan tindakan pencegahan/perlindungan dan perbaikan dalam jangka pendek [>3bulan], menengah [3-12 bulan] dan panjang [1-3 tahun] agar sesuai dengan standar organiklestari.

Pengelolaan risiko dilakukan untuk menjamin produksi kopi organik, aman untukdikonsumsi, kelestarian lingkungan dan peningkatan kehidupan sosial. Manajer ICSbertanggungjawab melakukan koordinasi bagi pelaksanaan program manajemen organiklestari. Evaluasi pelaksanaan program tersebut dilakukan minimal sekali setahun.

Dokumen terkait:F.11 Ringkasan Manajemen ResikoF.18 Daftar Satwa DilindungiF.19 Dokumentasi Penggunaan BenihF.21 Catatan Pembuatan Pupuk Organik

19 / 23

9. PROSEDUR PENGAWASAN INTERNAL DAN KOMISI PERSETUJUAN INTERNAL

Kebijakan umum: Pendaftaran petani dan inspeksi internal merupakan upaya untukmelakukan pengawasan internal untuk program kopi organik lestari. Berdasarkan data hasilpendaftaran petani dan inspeksi internal, seorang petani bisa disetujui atau tidak disetujuimenjadi peserta program sertifikasi.

9.1 PENDAFTARAN PETANI

Kebijakan: Semua petani yang akan ikut program sertifikasi harus mendaftarkan diri sertamenandatangani kontrak sebagai peserta program.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melakukan registrasi petani adalah:

Petani calon anggota wajib memenuhi kriteria anggota ICS Pendaftaran petani dilakukan dengan menggunakan formulir pendaftaran petani Pada waktu pendaftaran kepada petani harus dijelaskan standar internal organik

lestari kelompok KT Sumber Urip Saat pendaftaran, petani diminta kesediaannya untuk menandatangani surat pernyataan

yang dilampiri aturan internal dan persyaratan mutu. Pastikan kontrak petani telahdipahami oleh calon anggota.

Dokumen terkait:P.01 Prosedur Penerimaan Anggota (petani) BaruF.07 List Kriteria Anggota KT Sumber UripF.08 Formulir Pendaftaran PetaniF.09 Kontrak PetaniF.06 Standar Internal Kopi Organik Lestari KT Sumber Urip

9.2 INSPEKSI INTERNAL

Kebijakan: Semua petani yang mendaftar sebagai anggota ICS harus bersedia diperiksabaik oleh inspektor internal dan inspektor/auditor eksternal. Inspeksi tidak terbatas di lahan,tetapi juga di gudang/rumah, pemeriksaan dokumen petani.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melakukan Inspeksi Internal:

Inspeksi dilakukan menggunakan formulir inspeksi internal

Petani baru dapat menjadi anggota dari program sertifikasi setelah dinyatakanlulus berdasarkan hasil inspeksi internal.

Inspeksi dilakukan terhadap semua kebun dan fasilitas paska panen milikpetani peserta program sertifikasi. Bagi petani yang mempunyai potensi risiko tinggi atausudah melanggar standar perlu mendapatkan perhatian khusus dalam inspeksi.

Inspeksi dilakukan terhadap proses produksi kopi (persiapan lahan, pembibitan,penanaman, pemeliharaan, pemanenan dan penanganan pasca panen, pengangkutan),aspek sosial dan lingkungan yang disyaratkan dalam standar internal kopi organik.

Inspektor internal tidak diperbolehkan untuk melakukan pembinaan saatsedang melakukan inspeksi internal

Dokumen terkait:P.03 Prosedur Inspeksi InternalF.17 Formulir Inspeksi InternalF.28 Jadwal Inspeksi Internal

9.3 KOMITE PERSETUJUAN INTERNAL

20 / 23

Kebijakan: Semua hasil inspeksi internal harus diperiksa oleh komite persetujuan untukmendapatkan pengesahan status sertifikasi, rekomendasi tindakan perbaikan dan sanksi(jika ada).

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam rapat komisi persetujuan:

Komisi Persetujuan melakukan rapat untuk menetapkan: petani-petani yang diusulkanuntuk diterima sebagai anggota ICS tanpa syarat, diterima dengan syarat (petanitersebut harus melakukan perbaikan atau menerima sanksi), dan tidak diterima denganberpedoman pada :

- Standar internal

- Resiko manajemen

- Daftar pelanggaran dan sanksi yang sudah disepakati kelompok

- Rekomendasi inspektor internal yang tertuang dalam formulir inspeksi internal.

Hasil keputusan tersebut dituangkan menjadi dokumen Daftar petani yang diterima

Daftar tersebut dikirim ke Lembaga Sertifikasi untuk memperoleh persetujuan akhirtentang petani yang berhak memperoleh sertifikat dan petani yang tidak berhakmemperoleh sertifikat.

Dokumen terkait:P.04 Prosedur Persetujuan InternalF.06 Standar Internal Kopi Kopi KT Sumber UripF.11 Penilaian Analisi Resiko KT Sumber UripF.12 Ringkasan Manajemen ResikoF.17 Formulir Inspeksi InternalF.10 Daftar Petani Diterima KT Sumber UripF.13 Daftar Petani Kena SanksiF.27 Surat Pemberitahuan Sanksi

9.4 TIDAK MEMENUHI PERSYARATAN DAN TINDAKAN PERBAIKAN (SANKSI)

Kebijakan: Bila ada petani tidak memenuhi standar dan persyaratan wajib dikenakan sanksi.Sanksi yang dikenakan didokumentasikan (siapa petani yang menerima sanksi? Apasanksinya? Bagaimana cara-cara penerapan sanksinya?)

Dokumen tersebut harus diinformasikan kepada petani yang bersangkutan untukmenjadi perhatian dan pelajaran. ICS memiliki daftar pelanggaran dan sanksi yang mungkindilakukan oleh petani atau personil ICS. Setiap pelanggaran sudah dkategorikan tingkatpelanggarannya (pelanggaran ringan, sedang dan berat) dan Komite Persetujuan dapatmenetapkan skala sanksi (ringan, sedang dan berat) kepada setiap pelaku pelanggaran.

Dokumen terkait:P.05 Prosedur Pemberian SanksiF.12 Daftar Pelanggaran dan Sanksi KT Sumber UripF.13 Daftar Sanksi Anggota KT Sumber UripF.12 Formulir PelanggaranF.10 Daftar Petani Diterima KT Sumber UripF.27 Surat Pemberitahuan Sanksi

9.5 PERKIRAAN HASIL

Kebijakan: Data perkiraan hasil kopi setiap petani harus tersedia sebelum musim panen.Perkiraan hasil yang tepat sangat penting terutama pada saat pembelian, hasil yang dijual

21 / 23

oleh petani dapat dibandingkan dengan data perkiraan hasil dari petani yang bersangkutan.Jika data perkiraan hasil tersedia dan tepat, maka petugas pembelian dapat memastikanbahwa petani menjual produknya berasal dari lahan milik sendiri.

Untuk memperoleh data perkiraan hasil yang tepat bukan perkara mudah karenadipengaruhi oleh banyak faktor (terutama oleh kondisi musim). Oleh karena itu, untukmemperoleh data perkiraan hasil yang tepat perlu dilakukan:

Catat hasil panen masing-masing lahan petani pada tahun sebelumnya Catat hasil maksimal dan minimal per tahun di masing-masing lahan petani, jika perlu

didasarkan pada umur dan jarak tanam. Amati kondisi pohon kopi dan kondisi musim untuk memperkirakan apakah hasilnya

akan lebih baik/lebih tinggi atau lebih buruk/lebih rendah dari tahun sebelumnya. Berdasarkan data-data tersebut petani bisa melakukan perkiraan produksi tahun

berjalan Inspektor internal juga harus melakukan perkiraan produksi tahun berjalan untuk

memeriksa apakah perkiraan yang dilakukan petani sudah tepat atau belum. Jikabelum perlu dilakukan perbaikan dengan persetujuan/diketahui oleh petani yangbersangkutan.

Perkiraan hasil panen bisa dilakukan saat inspeksi internal dan diulangi menjelangpembungaan atau panen.

Dokumen terkait:F.15 Dokumen Perkiraan HasilF.10 Daftar Petani Diterima KT Sumber Urip

10. PELATIHAN Pelatihan anggota dan personil ICS sangat penting agar mempunyai pemahaman yang

jelas tentang produksi kopi organik lestari dan penerapan sistem pengawasan internal didalam ICS. Pelatihan diadakan apabila terdapat perubahan-perubahan dalam prosedur,standar atau format, maka personil ICS akan dilatih/minimal diberikan informasi tentangperubahan-perubahan yang terjadi.

Kebijakan: Personil ICS harus menerima pelatihan sekali setahun sesuai dengan bidang

tugasnya.

Dalam program sertifikasi ini bukan sekedar memperoleh sertifikat organik, tetapi yanglebih penting adalah mampu meningkatkan kesadaran petani mengenai pentingnyaproduksi kopi yang berkualitas, yang organik lestari, dan aman dikonsumsi. Untuk ituperlu dilakukan pelatihan-pelatihan yang berkelanjutan bagi petani.

Materi pelatihan didokumentasikan termasuk tanggal dan lokasi pelatihan, nama dankualifikasi pelatih, daftar kehadiran peserta pelatihan

Dokumen terkait:F.29 Program PelatihanF.14 Daftar PelatihanF.14 Daftar Hadir PelatihanF.24 Daftar Hadir PertemuanF.24 Risalah Hasil Pertemuan

11. PENGONTROLAN ALUR PRODUK

22 / 23

Kebijakan: ICS memastikan tidak terjadi pencampuran produk kopi organik (bersertifikat)selama proses pemanenan dan penanganan paska panen, pengangkutan hingga ke unitpembelian.

Prosedur pembelian agar kualitas kopi terjamin:

Unit pembelian membeli kopi pada musim panen.

Unit pembelian memastikan petani yang menjual produk masuk daftar petani yangditerima ICS, jumlah yang dijual dibandingkan dengan jumlah perkiraan produksi.

Unit pembelian mengecek kelengkapan dokumentasi di petani (buku harian petani). Bilapetani tidak lengkap mencatat produksinya dan tidak membawa kartu petani, maka kopidari petani tidak dapat dibeli.

Jumlah pembelian dicatat dalam catatan pembelian, kartu petani dan petanimemperoleh nota pembelian sebagai bukti setoran dan pembayaran.

Unit pembelian melakukan pelabelan pada karung kopi yang dibeli dengan nomor kodepetani.

Unit pembelian tidak boleh memiliki konflik kepentingan

Dokumen terkait:Gambaran Produk KopiDiagram Alir ProdukP.12 Prosedur PembelianP.13 Prosedur Keamanan PanganP.14 Prosedur Sistem Ketelusuran ProdukP.17 Prosedur Teknis Pembelian atau Penjualan dan PemasaranP.18 Prosedur Teknis Penanganan Produksi ParalelF.26 Sistem Ketelusuran ProdukF.22 Catatan PanenF.16 Catatan PembelianF.22 Catatan Panen F.22 Catatan Gudang

23 / 23