Upload
others
View
29
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Proses Mengemaskini Rekod Peribadi1
PANDUAN MENGEMASKINI REKOD PERIBADI
PEMILIK KOMPETENSI
Jabatan Perkhidmatan AwamMalaysia
Proses Mengemaskini Rekod Peribadi
Disediakan oleh :Bahagian Pengurusan MaklumatJabatan Perkhidmatan Awam Malaysia
Julai 2009
Proses Mengemaskini Rekod Peribadi
KANDUNGAN
Pengenalan
Objektif Panduan
Tujuan Kemas Kini Rekod Peribadi
Kaedah Pelaksanaan
Capaian Laman Web HRMIS
Langkah-Langkah Kemas Kini Rekod Peribadi
Menyemak Status Penghantaran Rekod Peribadi
1
1
2
2
3
6
18
Proses Mengemaskini Rekod Peribadi
Rekod Peribadi mengandungisemua maklumat asas berkaitan denganperibadi penjawat awam atau dikenalisebagai pemilik kompetensi dalamHRMIS seperti maklumat peribadi,keluarga, akademik, kecacatan, bahasa,pengalaman bekerja sebelum menyertaiperkhidmatan awam, persatuan,anugerah yang diterima, akaun bankdan maklumat lain yang berkaitan.
PENGENALAN
Proses mengemaskini maklumat rekod peribadi ke dalam aplikasi
HRMIS perlu dilakukan oleh setiap pemilik kompetensi kerana ianya
adalah merupakan data asas bagi memastikan modul-modul yang lain
boleh dilaksanakan.
Objektif Panduan
Buku panduan ini bertujuan untuk membantu pemilik kompetensi
mengemaskini rekod peribadi masing-masing ke dalam HRMIS. Proses
pengemaskinian rekod peribadi ditunjukkan secara langkah demi
langkah supaya pemilik kompetensi dapat mengemaskini rekod melalui
konsep layan diri dengan mudah.
1
Proses Mengemaskini Rekod Peribadi
Tujuan Kemas Kini Rekod Peribadi
Kaedah Pelaksanaan
Setiap pemilik kompetensi perlu mengemaskini rekod peribadi
masing-masing ke dalam HRMIS kerana ia merupakan maklumat asas
kritikal bagi membolehkan modul-modul lain dapat dilaksanakan
secara berintegrasi. Contohnya maklumat akaun bank perlu
dikemaskini ke dalam HRMIS bagi membolehkan pelaksanaan Modul
Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran yang melibatkan proses
pengurusan gaji, pinjaman, imbuhan tahunan dan saraan.
Maklumat mengenai rekod peribadi
perlu dimasukkan oleh pemilik kompetensi
sendiri. Jika berlaku sebarang perubahan
kepada data peribadi, maklumat keluarga
dan maklumat lain, pemilik kompetensi
bertanggungjawab mengemas kini
maklumat tersebut pada bila-bila masa.
Maklumat yang telah dikemas kini perlu dihantar secara atas talian
atau ‘online’ kepada pegawai yang dilantik sebagai pengesah rekod
oleh Ketua Jabatan. Salinan dokumen berkaitan perlu dikemukakan
kepada pengesah rekod sama ada dalam bentuk ‘muat naik’ ke dalam
sistem atau pun dengan mengemukakan salinan dokumen bagi tujuan
pengesahan. Jenis dokumen sokongan yang wajib dikemukakan adalah
sijil perkahwinan/perceraian, sijil kelahiran anak dan sijil pencapaian
akademik pemilik kompetensi.
2
Proses Mengemaskini Rekod Peribadi
AKSES KE LAMAN WEB HRMIS
Dari skrin laman web HRMIS, klik
Skrin ID Pengguna dan Kata Laluan akan dipaparkan
Laman web HRMIS boleh dicapai melalui alamat berikut:
http:s//hrmis.eghrmis.gov.my
3
Proses Mengemaskini Rekod Peribadi
Masukkan No. Kad Pengenalan Baru anda pada ID Pengguna dan
Kata Laluan.
Klik
Sekiranya makluman di bawah muncul pada skrin, sila hubungiPentadbir Sistem atau Bahagian Sumber Manusia di Bahagian/Jabatananda bagi tujuan mengaktifkan ID Pengguna dan mewujudkan rekodanda.
Sekiranya ID Pengguna anda telah diwujudkan, mesej gesaan
berikut akan dipaparkan.
Klik untuk menukar kata laluan.
No Kad Pengenalan baru telah ditetapkan sebagaiNo ID Pengguna kepada semua pemilik kompetensi.No kad pengenalan baru juga telah disetkansebagai kata laluan anda ketika pertama kalimemasuki laman web HRMIS.
4
!
Proses Mengemaskini Rekod Peribadi
Tukar kepada Kata Laluan Baru
Klik Hantar
Mesej makluman berikut akan dipaparkan di skrin
Klik OK
Seterusnya Laman Utama Aplikasi HRMIS dipaparkan di skrin
5
Proses Mengemaskini Rekod Peribadi
LANGKAH-LANGKAH MENGEMAS KINI REKOD PERIBADI
Klik
Laman utama Pengurusan Rekod Peribadi akan dipaparkan pada skrin anda.
Klik Kemaskini Rekod Peribadi pada bahagian kiri Menu —Pengurusan Rekod Peribadi.
Klik Kemaskini Rekod Peribadi
Paparan Kemaskini RekodPeribadi akan muncul di skrinseperti di bawah menunjukkanelemen-elemen rekod peribadiuntuk tujuan kemaskini.
LANGKAH 1
LANGKAH 2
6
Proses Mengemaskini Rekod Peribadi
Klik pada tajuk rekod peribadi yang anda ingin kemas kini. Andaboleh memilih untuk mengemaskini mana-mana maklumat rekodperibadi yang berkaitan dengan diri anda sahaja. Jika sekiranyamaklumat seperti persatuan, kecacatan, anugerah dan permit kerjatidak berkaitan dengan diri anda, sila abaikan.
1. Klik Data Peribadi
Kemas kini Maklumat
Kemas kini semua maklumat data peribadi anda dengan mengisiruangan yang disediakan. Pastikan anda merujuk dari dokumen-dokumen berkaitan seperti Surat Beranak bagi memastikan tidakberlaku kesilapan maklumat ketika memasukkan data.
Contoh maklumat data peribadi yang telah dikemaskini
a. Kemas Kini Data Peribadi
LANGKAH 3
7
Proses Mengemaskini Rekod Peribadi
b. Kemaskini Maklumat Keluarga
1. Klik Keluarga
2. Klik
Skrin Tambah Maklumat Keluarga akan dipaparkan
8
Proses Mengemaskini Rekod Peribadi
3. Klik Hantar, apabila semua maklumat telah lengkap.
Mesej gesaan seperti berikut akan muncul di skrin
Mesej gesaan seperti berikut akan muncul di skrin
5 Klik Yes
Paparan berikut akan muncul di skrin
4. Klik OK
! Maklumat Umur tidak perlu dikemas kini. Sistem akanmengira umur secara automatik setelah maklumat tarik lahirdimasukkan.
Status Perkahwinan telah disetkan secara default sebagaiBelum Berkahwin kepada setiap pemilik kompetensi.Maklumat ini hanya akan ditukarkan secara automatikstatusnya apabila rekod keluarga (isteri/suami) dikemaskini,dihantar dan disahkan oleh Pengesah Rekod yang dilantikoleh Ketua Jabatan anda.
9
Proses Mengemaskini Rekod Peribadi
Buat pilihan untuk mengemaskini maklumat ahli keluarga dari senaraipilihan yang disediakan. Anda dinasihatkan untuk mengemaskinimaklumat suami/isteri anda terlebih dahulu.
b. Kemas kini Maklumat Ahli Keluarga
1. Klik Hantar, apabila semua maklumat berkenaan telah dikemaskini
Paparan berikut akan muncul di skrin
2. Klik Yes
3. Klik OK
! Maklumat mengenai anak kandung masih belumdapat dikemaskini sehingga maklumat mengenaiisteri/suami telah disahkan oleh Pengesah Rekod. Apabilamaklumat isteri/suami telah disahkan, barulah maklumattentang anak kandung boleh dikemaskini.
10
Proses Mengemaskini Rekod Peribadi
Seterusnya paparan berikut akan keluar di skrin memaklumkan statusmaklumat yang telah berjaya dihantar kepada Pengesah Rekod.
4. Klik Keluar
Skrin akan kembali kepada paparan asal Kemaskini Rekod Peribadi.
Ulangi prosedur yang sama untuk mengemaskini maklumat rekod
peribadi yang lain.
11
Semua maklumat yang baru dikemaskini tidak akanberubah serta-merta secara automatik dalam paparanskrin sebaik saja anda mengemaskininya. Ini adalahkerana maklumat yang telah dikemaskini dan dihantarsedang melalui proses untuk pengesahan oleh PengesahRekod. Maklumat yang baru dikemas kini hanya akandipaparkan setelah maklumat tersebut disahkan olehPengesah Rekod. Anda dapat menyemak maklumattersebut melalui Papar Rekod Peribadi di bawah Menu –Pengurusan Rekod Peribadi.
!
Proses Mengemaskini Rekod Peribadi
Seterusnya paparan Mesej Aliran Kerja berikut akan muncul di skrinmemaklumkan status maklumat yang telah berjaya dihantar kepadaPengesah Rekod.
Skrin akan kembali kepada menu Kemaskini Rekod Peribadi —Keluarga seperti di bawah
5. Klik Keluar
Teruskan dengan mengemaskini maklumat rekod peribadi yang lain.
12
Proses Mengemaskini Rekod Peribadi
d. Kemaskini Maklumat Lesen
1. Klik Lesen
2. Klik Tambah
3. Kemas kini maklumat
Masukkan semua maklumat lesen memandu anda pada ruangan yangdisediakan.
4. Klik Hantar, apabila semua maklumat telah diisi.
13
Proses Mengemaskini Rekod Peribadi
Seterusnya Mesej Aliran Kerja seperti berikut akan dipaparkanmemaklumkan status maklumat yang telah berjaya dihantar kepadaPengesah Rekod.
Teruskan dengan mengemaskini maklumat rekod peribadi yang lain.
14
Klik Yes
Klik OK
Proses Mengemaskini Rekod Peribadi
1. Klik Akaun
2. Klik Tambah
3. Kemaskini Maklumat
Kemaskini maklumat akaun bank anda pada ruangan yang disediakan. Pastikan anda merujuk buku akaun bank bagimemastikan tiada kesilapan maklumat berlaku.
Contoh maklumat akaun bank yang telah dikemaskini
Teruskan dengan mengemaskini maklumat rekod peribadi yang lain.
d. Kemas kini Maklumat Akaun
15
Proses Mengemaskini Rekod Peribadi
Seterusnya Mesej Aliran Kerja seperti berikut dipaparkan
4. Klik Keluar
Paparan akan kembali semula ke menu Kemaskini Rekod Peribadi —Lesen.
e. Kemaskini Maklumat Peribadi Yang Lain
Teruskan mengemaskini maklumat rekod peribadi yang lain sekiranyaada dengan mengikuti langkah-langkah seperti berikut::
1) Klik elemen maklumat rekod peribadiyang hendak dikemaskini di bawah menuKemaskini Rekod Peribadi
2) Klik Tambah
3) Kemaskini semua maklumat dalamruangan yang disediakan
4) Klik Hantar
5) Klik Keluar
16
Proses Mengemaskini Rekod Peribadi
BAHASAMaklumat mengenai bahasa-bahasa yang diketahui(contoh: Bahasa Inggeris/Arab/Mandarin/Jepun/.......)
KECACATANMaklumat kecacatan tubuh badan yang boleh memberi kesan dari segipenempatan tempat bertugas(contoh: buta/kudung/pekak/........)
ANUGERAHMaklumat mengenai anugerah yang diterima semasa berkhidmatdalam perkhidmatan awam(contoh: AMN/Anugerah Perkhidmatan Cemerlang/Pekerja Cemerlang/........)
PENDIDIKANMaklumat mengenai taraf pendidikan tertinggi yang dicapai(contoh: Sijil Tinggi Pelajaran/Ijazah Sarjana/Diploma ........)
PENGALAMAN KERJAPengalaman kerja sebelum memasuki perkhidmatan awam(contoh: Pegawai Bank/Penyelia Kilang Elektronik/...... )
PERSATUANMenganggotai persatuan bertaraf profesional yang ada kesanlangsung kepada dalam perkhidmatan Pemilik Kompetensi dari segifaedah dan kelayakan yang diterima sebagai ahli persatuan tersebut(contoh: Persatuan Arkitek Malaysia/Persatuan PTD/Ahli Majlis .......)
SEJARAH PERUBATANMaklumat mengenai penyakit yang pernah dan sedang dialami bagimemudahkan urusan penempatan di masa akan datang.(contoh: lemah jantung/darah tinggi/lelah/........)
PERMIT KERJA Dan PASPORTMaklumat permit kerja dan pasport khusus untuk Pemilik Kompetensiyang bukan warga negara Malaysia
Penerangan Maksud Data ElemenRekod Peribadi
17
Proses Mengemaskini Rekod Peribadi
Menyemak Status Penghantaran
Klik Status Penghantaran Rekod di bawah Menu — Pengurusan RekodPeribadi
Klik Status Penghantaran Rekod Peribadi
Maklumat Status Penghantaran Rekod seperti di bawah akandipaparkan pada skrin. Maklumat dengan ‘tab’ yang berwarna birumuda adalah merupakan maklumat yang telah dihantar kepadaPengesah Rekod.
Klik mana-mana ‘tab’ elemen rekod peribadi yang berwarna biru mudauntuk melihat perincian maklumat yang telah dihantar kepadaPengesah Rekod.
18