Upload
widiefree
View
56
Download
9
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Open Journal System
Citation preview
PANDUAN SINGKAT
PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS)
TIM PENGEMBANG JURNAL
Oleh: Widiyanto, S.Pd.
PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS) UNNES
W I D I Y A N T O | T I M P E N G E M B A N G J U R N A L
1
A. PROSEDUR PENGELOLAAN JURNAL PRODI
Dengan adanya edaran Ditjen Dikti nomor 152/E/T bulan Januari 2012
tentang kewajiban publikasi artikel ilmiah, maka mahasiswa S1 diwajibkan
untuk membuat artikel dan menerbitkannya di jurnal ilmiah. Untuk mahasiswa
S2 diwajibkan menerbitkan artikel ilmiah diharapkan ke jurnal nasional yang
terakreditasi. Sedangkan untuk mahasiswa S3 diwajibkan untuk memasukan
artikelnya yang diterima untuk diterbitkan ke jurnal internasional.
Unnes telah menyiapkan jurnal-jurnal program studi sebagai wadah
untuk menerbitkan hasil penelitian mahasiswa. Selain itu juga telah disiapkan
pedoman pengelolaan jurnal online, pedoman implementasi publikasi ilmiah,
serta sandar layout untuk jurnal baru prodi. Jurnal ilmiah tidak harus dicetak,
tetapi dapat dionlinekan. Dengan adanya jurnal online maka akan mengurangi
biaya cetak yang cukup besar dan kemudahan akses bagi pengguna.
B. PENGELOLAAN E-JOURNAL PRODI
Dalam e-journal yang menggunakan OJS (Open Journal System) proses
pengumpulan manuskrip, editing, review, dan publikasi dilakukan secara
online. E-journal digunakan untuk menerbitkan masukrip yang sudah di review
dan di-layout sehingga layak terbit dalam jurnal. Cukup dua jenis user saja yang
melakukan pengelolaan, yaitu journal manager dan editor. Journal manager
melakukan quick submit yang bertujuan untuk mengunggah artikel secara
instant. Sebelum mengunggah manuskrip, editor menyiapkan issue atau
nomor terbitan jurnal. Editor dapat melakukan manajemen issue pada jurnal
masing-masing. Dalam manajemen issue, editor dapat membuat (create), edit
data, menerbitkan (publish) , unpublish, dan menghapus (delete) issue. Untuk
melakukan segala aktifitas di e-journal, pengelola harus login terlebih dahulu
baik sebagai editor atau journal manager. Menu Login berada pada sidebar
kanan atau pada menu utama.
PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS) UNNES
W I D I Y A N T O | T I M P E N G E M B A N G J U R N A L
2
Gambar 1. Login User
1. Membuat Nomor Terbitan (Create Issue)
Membuat nomor terbitan (issue) merupakan tugas dari editor. Pastikan
terlebih dahulu user yang digunakan login ke e-journal adalah editor. Pada
user editor terdapat menu editor pada halaman User Home.
Gambar 2. Halaman User Home
Menu Login
Menu editor
PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS) UNNES
W I D I Y A N T O | T I M P E N G E M B A N G J U R N A L
3
Pada halaman User Home terdapat menu [Create Issue] yang digunakan
untuk membuat nomor terbitan (issue). Setelah kita klik menu tersebut
maka akan menuju pada halaman Create Issue seperti pada Gambar 3.
Gambar 3. Halaman Create Issue
Pada halaman ini terdapat dua bagian, Identification dan Cover. Pada
bagian Identification berisi data nomor terbitan seperti Volume, Number,
Year, Issue Identification, Title dan Description. Volume disini merupakan
volume terbitan yang urut setiap tahunnya, number merupakan nomor
terbitan dengan jumlah yang disesuaikan dengan lulusan masing-masing
program studi sedangkan Year adalah tahun terbit.
Issue Identification bertujuan untuk identifikasi atau penamaan issue. Jika
dilipih semua (Volume, Number, Year dan Title) maka semua data tersebut
akan muncul pada daftar issue, misalkan Volume 1, Number 1, 2012, Nama
Jurnal. Jika salah satu di dihilangkan maka tidak akan muncul pada daftar
Issue, misalkan hanya dimunculkan volume dan nomornya saja.
PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS) UNNES
W I D I Y A N T O | T I M P E N G E M B A N G J U R N A L
4
Title merupakan nama jurnal, jika issue tersebut merupakan edisi khusus
dapat dituliskan pada title tersebut. Sedangkan description dapat diisi
mengenai informasi tentang jurnal.
Bagian Cover digunakan untuk pengaturan sampul yang dapat
dimunculkan pada daftar issue sehingga tampil lebih menarik. Agar issue
mempunyai sampul maka pada tahap pertama klik check box
sehinga muncul tanda check .
Kemudian klik Browse pada Cover Image untuk memilih sampul yang
dikehendaki. Setelah dipilih gambarnya klik Open untuk memilinya.
Setelah semua pengaturan diisi, maka klik tombol save untuk menyimpan
issue yang telah dibuat. Issue yang telah dibuat akan masuk ke Future
Issue. Future Issue merupakan issu yang telah dibuat tetapi belum
diterbitkan.
2. Menerbitkan Nomor Terbitan (Publish)
Penerbitan issue ini dilakukan setelah artikel telah mencapai minimal 20.
Jumlah minimal tersebut berlaku tentunya jika pada setiap issue
mempunyai artikel lebih dari jumlah tersebut.
Untuk menerbitkan issu maka terlebih dahulu masuk pada halaman Editor
Home. Halaman Editor Home dapat diakses melalui halaman User Home
dengan mengklik menu Editor.
PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS) UNNES
W I D I Y A N T O | T I M P E N G E M B A N G J U R N A L
5
Gambar 4. Halaman Editor Home
Halaman Editor Home terdapat dua bagian, yaitu bagian Submissions dan
Issues. Bagian Submissions digunakan untuk memantau artikel yang belum
disetuji, dalam tahap review, editing atau yang sudah terbit. Sedangkan
bagian Issues digunakan untuk manajemen issues. Create Issue digunakan
untuk membuat issue baru. Notify Users digunakan untuk
memberitahukan pengguna, misalkan tentang adanya issue baru beserta
daftar isinya yang dapat dikirim dan diterima melalui email.
Untuk menerbitkan issue yang belum terbit, terlebih menuju ke halaman
Future Issue dengan terlebih dahulu mengklik menu Future Issue pada
halaman Editor Home.
Pada halaman Future Issue kita dapat melihat issue yang telah dibuat
tetapi belum diterbitkan. Pada halaman ini kita juga dapat mengetahui
banyaknya artikel di setiap issue pada kolom Item. Sedangkan pada kolom
Action terdapat menu Delete untuk menghapus issue.
PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS) UNNES
W I D I Y A N T O | T I M P E N G E M B A N G J U R N A L
6
Gambar 5. Halaman Future Issue
Setalah masuk ke Future Issue, kemudian pilih issue yang akan diterbitkan
sehingga masuk ke dalam halaman issue yang dipilih seperti pada gambar
6. Untuk menerbitkan issue tersebut klik tombol Publish Issue . Jika
sudah sudah diterbitkan, maka issue tersebut akan pindah ke dalam BACK
ISSUE.
Gambar 6. Halaman Issue
Issue yang telah terbit dapat dilihat pada halaman Archive. Untuk menuju
kehalaman tersebut klik ARCHIVER pada menu bar dibagian atas seperti yang
terlihat pada gambar 7.
Gambar 7. Menu Bar
Menu Bar
PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS) UNNES
W I D I Y A N T O | T I M P E N G E M B A N G J U R N A L
7
3. Unpublish Issue
Untuk melakukan unpublish issue, maka kita menuju ke halaman issue
yang telah terbit, yaitu back issue. Pilih issue sehingga muncul ke halaman
issue, dan kemudian klik Unpublish Issue.
Gambar 8. Halaman Back Issue
Gambar 9. Unpublish Issue
PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS) UNNES
W I D I Y A N T O | T I M P E N G E M B A N G J U R N A L
8
4. Merubah Data Nomor Terbitan (Edit Data)
Merubah data issue dapat dilakukan terhadap issue yang telah dibuat baik
issue yang telah terbit maupun yang belum terbit. Pilih salah satu issue
sehingga muncul halaman issue tersebut, seperti pada gambar 8. Klik issue
data sehingga muncul halaman seperti pada gambar 10. Pada halaman
tersebut sama dengan halaman pada saat membuat issue, tetapi telah
berisi data issue yang telah dibuat. Setelah data telah diubah, klik save
untuk menyimpannya.
Gambar 10. Issue Data
5. Menghapus Nomor Terbitan (Delete)
Menghapus issue juga dapat dilakukan terhadap issue yang belum terbit
ataupun yang telah terbit. Masuk kehalaman future issue atau back issue
PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS) UNNES
W I D I Y A N T O | T I M P E N G E M B A N G J U R N A L
9
seperti pada Gambar 5 dan Gambar 8. Klik delete pada kolom action issue
yang akan dihapus sehingga muncul dialog box seperti pada gambar 11.
Klik Ok untuk menghapus issue tersebut. Issue yang telah dihapus tidak
dapat dikembalikan lagi.
Gambar 11. Dialog Box Delete Issue
6. Mengunggah Manuskrip (Quick Submit)
Unngah artikel dilakukan oleh dari journal manager. Pastikan sudah login
menggunakan user sebagai journal manager atau jika satu user
mempunyai dua peran (Editor dan Journal Manager), kita dapat kehalaman
User Home, maka akan muncul menu sebagai Journal Manager dan Editor.
Klik menu Journal Manager untuk menuju ke halaman Journal
Management seperti yang ditunjukan pada gambar 12.
Gambar 12. Halaman User Home
Pada halaman journal management terdapat tiga bagian, yaitu
management pages, user dan roles. Management pages berisi meliputi
pengaturan-pengaturan dan fasilitas yang dapat dilakukan oleh journal
Menu Journal Manager
PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS) UNNES
W I D I Y A N T O | T I M P E N G E M B A N G J U R N A L
10
manager ada di e-journal. Pada halaman ini journal manager dapat
melakukan pengaturan section, bahasa, halaman about, email, reading
tools, tampilan, kebijakan-kebijakan di e-journal, aplikasi tambahan dan
berbagai pengaturan yang lainnya.
Pada bagian User digunakan untuk pengaturan pengguna. Journal
Manager dapat membuat user, merubah data user, menggabungkan user,
mengaktifkan dan menonaktifkan user, ataupun menghapus user. Bagian
roles tidak jauh beda dengan bagian user. Pada bagian ini telah direkap
user berdasarkan jenis usernya. Pada bagian ini, journal manager dapat
melakukan management user, baik edit data, aktivasi, dan mengurangi
peran user.
Gambar 13. Halaman Journal Management
Untuk mengunggah manuskrip, klik menu Import/Export Data pada
bagian managament pages sehingga muncul halaman Import/Export Data
seperti pada gambar 14.
PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS) UNNES
W I D I Y A N T O | T I M P E N G E M B A N G J U R N A L
11
Gambar 14. Halaman Import/Export Data
Pada menu Import/Export Data, klik QuickSubmit Plugin sehingga menuju
pada halaman QuickSubmit Plugin seperti pada gambar 15.
PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS) UNNES
W I D I Y A N T O | T I M P E N G E M B A N G J U R N A L
12
Gambar 15. Halaman QuickSubmit
PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS) UNNES
W I D I Y A N T O | T I M P E N G E M B A N G J U R N A L
13
Pilih Issue yang telah dibuat oleh editor sebelumnya. Untuk memilih issue
terdapat pada menu Add to an existing issue pada bagian Submission
Destination.
Submission Data berisi tentang data artikel beserta penulisnya. Untuk
mengunggah manuskrip yang telah dilayout, klik browse pada menu
Upload submission file untuk memilih file yang akan diunggah. Jangan
lupa untuk mengkilik Upload untuk mengunggah file tersebut. Selanjutkan
mengisi data penulis First name, Middle name, Last name, Affiliation,
Country, Email, URL, Competing interests CI Policy, Bio statement. Pada isian
tersebut yang bertanda asterik (*) harus diisi. Jika nama penulis hanya
satu kata, maka nama depan diisikan juga pada nama belakang. Affiliation
dapat disikan kelembagaan penulis, mulai dari Prodi, Jurusan, Fakultas,
Universitas, Kota, Provinsi, Negara dan Kode Pos. Email diisikan dengan
email penulis tersebut. Untuk menambahkan penulis kedua atau ketiga,
klik Add Author sehingga akan muncul form tambahan seperti pada
pengisian penulis pertama.
Pada bagian Title and Abstract diisikan data artikel yang diunggah. Judul
dan abstak dapat di copy dan paste dari file yang diunggah, sehingga tidak
perlu mengetiknya. Untuk mengindekan isikan keyword dengan katakunci
yang dipisahkan dengan titik koma(;) pada setiap kata kunci. Ketikan id
(Indonesia) pada language jika artikel menggunakan bahasai Indonesia
dan isikan en (English) jika artikel menggunakan bahasa Inggris.
Pada bagian Supporting Agencies kita dapat memasukan lembaga atau
badan yang mensponsori penelitian yang menghasilkan manuskrip yang
diunggah.
Bagian References diisikan dengan daftar pustaka dari artikel yang
diunggah. Pisahkan satu referensi dengan referensi yang lainnya dengan
baris kosong seperti yang ditunjukan pada gambar 15. Jangan lupa untuk
menyimpan dan melanjutkan dengan mengklik Save and Continue.
PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS) UNNES
W I D I Y A N T O | T I M P E N G E M B A N G J U R N A L
14
Gambar 16. References
Untuk memastikan artikel yang diunggah telah masuk ke issue, maka kita
dapat mengakses halaman issue yang telah kita isi dengan manuskrip
sebelumnya. Tentunya untuk mengakses halaman tersebut user yang
digunakan adalah editor. Jika issue yang kita isi dengan manuskrip belum
terbit, maka pilih future issue pada halaman Editor Home seperti gambar
4. Pada halaman future issue, pilih issue yang telah kita isi dengan
manuskrip seperti pada gambar 5 dan gambar 8. Setelah dipilih issue maka
akan muncul daftar isi artikel dari issue tersebut seperti pada gambar 17.
Gambar 17. Table of Content
PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS) UNNES
W I D I Y A N T O | T I M P E N G E M B A N G J U R N A L
15
Jika terdapat kesalahan data artikel, tentunya data yang diunggah
tersebut masih dapat dirubah. Untuk merubahnya pilih salah satu judul
artikel yang akan diedit sehingga muncul halaman Summary seperti pada
gambar 18.
Gambar 18. Halaman Summary Manuskrip
Klik Edit Metadata sehingga muncul halaman Edit Metadata seperti pada
gambar 19. Setelah di edit, jangan lupa menyimpannya dengan mengklik
tombol Save Metadata.
PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS) UNNES
W I D I Y A N T O | T I M P E N G E M B A N G J U R N A L
16
Gambar 19. Halaman Edit Metadata
Sedangkan untuk file PDF yang telah diupload, pilih menu Editing pada
halaman Summary sehingga menuju pada halaman Editing seperti pada
gambar 20. Pada halaman tersebut terdapat beberapa bagian, yaitu
Submission, Copyediting, Scheduling, Layout, dan Proofreading. Lihat pada
bagian Layout, maka akan muncul file PDF yang telah diunggah pada
Galley Format. Data yang salah dapat di edit atau file PDF dalam Galley
Format dapat di hapus. Untuk merubah data, klik edit sehingga muncul
halaman Edit a Layout Galley seperti pada gambar 21. Pada halaman
tersebut kita dapat mengganti file PDF yang telah diunggah dengan file
PDF yang baru. Untuk mengunggah file PDF klik Browse, pilih file PDF dan
PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS) UNNES
W I D I Y A N T O | T I M P E N G E M B A N G J U R N A L
17
klik Open. Jangan lupa untuk menekan tombol Save untuk menyimpan
perubahan.
Gambar 20. Halaman Editing
Gambar 21. Halaman Edit a Layout Galley
PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS) UNNES
W I D I Y A N T O | T I M P E N G E M B A N G J U R N A L
18
Jika file Galey lebih dari satu, maka kita dapat mengupload kembali file
PDF pada bagian Layout. Klik radio box Galley sehingga bagian Upload File
to berubah pada radio box Galley seperti pada gambar 22.
Gambar 22. Galley
Pilih file PDF yang akan diupload dengan mengklik tombol Browse, pilih
file, klik Open, dan jangan lupa klik Upload. Setelah berhasil di upload,
galley format akan bertambah.